Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại công ty cổ phần hưng quốc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................4
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................6
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HƯNG QUỐC.........................................................................................1
I. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
HƯNG QUỐC...................................................................................................................................1
1. Thông tin chung..........................................................................................................................1
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty............................................................................2
2.1 Ngành nghề kinh doanh của công ty.........................................................................................3
2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty:.....................................................................................................5
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN
HƯNG QUỐC...................................................................................................................................5
1, Chức năng của phòng hành chính nhân sự công ty Cổ phần Hưng Quốc....................................5
2, Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính nhân sự công ty cổ phần Hưng Quốc...............6
2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo.....................................................................................6
2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.................................................................................6
2.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường..........................................................................7
2.4. Về công tác quản lý tài sản.......................................................................................................7
III, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty....7
1, Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng Hành chính nhân sự (HCNS).........................................................7
Phụ lục 02.......................................................................................................................................7
2, Tổ chức và hoạt động văn phòng của phòng HCNS.....................................................................7
2.1 Điều kiện làm việc của phòng HCNS..........................................................................................7
2.1.1 Trang thiết bị của phòng........................................................................................................7
2.1.2 Môi trường làm việc của văn phòng......................................................................................8

2.2. Tổ chức.....................................................................................................................................9

Hoàng Văn Thuận

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3, Hoạt động quản lý và công tác văn phòng của phòng HCNS..................................................12
2.3.1 Công tác văn thư..................................................................................................................12
2.3.2 Công tác lưu trữ...................................................................................................................17

PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG
SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC..............................................20
I, Thực trạng Kỹ năng giao tiếp của cán bộ, nhân viên công ty Cổ phần Hưng Quốc.....................20
1, Kỹ năng giao tiếp.......................................................................................................................21
1.1, Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ..............................................................................................21
1.2, Văn hóa giao tiếp bằng ngôn ngữ nói.....................................................................................24
II, Thực trạng văn hóa công sở trong công ty Cổ phần Hưng Quốc...............................................30
1, Văn hóa ăn mặc, trang phục......................................................................................................30
2, Văn hóa giờ giấc làm việc..........................................................................................................31
3, Thái độ làm việc........................................................................................................................32
4,Văn hóa giao tiếp với khách hàng...............................................................................................33
5,Văn hóa quan hệ với đồng nghiệp..............................................................................................34
6, Ứng xử với đồng nghiệp............................................................................................................36
7, Văn hóa nơi làm việc.................................................................................................................37
8, Văn hóa sử dụng tài sản công...................................................................................................39

9,Văn hóa làm việc, cộng tác cho công ty khác.............................................................................40
10, Văn hóa hội họp......................................................................................................................41

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................42
I, Kiến nghị và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, kỹ năng giao tiếp và văn
hóa công sở..................................................................................................................................42
1, công tác văn phòng...................................................................................................................42
1.1, Giải pháp về công tác thông tin..............................................................................................42
1.2, Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ...................................................................................43
1.3, Giải pháp về công tác tổ chức hội nghị..................................................................................44
1.4, Giải pháp về công tác hậu cần................................................................................................45

Hoàng Văn Thuận

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5, Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ......................................................................................45
1.6, Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của CBNV văn phòng.............46
1.7, Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBNV
......................................................................................................................................................46
1.8, Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận...............46
II, Kỹ năng giao tiếp và ăn hóa công sở.........................................................................................47
1, Đề xuất kiến nghị nâng cao kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở............................................47
2, Giải pháp thực hiện..................................................................................................................48

KẾT LUẬN........................................................................................................49
PHỤ LỤC 01......................................................................................................50

Hoàng Văn Thuận

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Bước sang thế kỷ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,
đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập.Hơn thế nữa thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh
gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất
phải luôn nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.Để quản lý quá
trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt
các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu
trong bất kì doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng
là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối ngoại
trong văn bản đi, đến, văn bản nội bộ.đồng thời các hoạt động tham mưu tổng
hợp. Hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với
vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng
ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần
thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm
nỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.
Hiểu được tầm quan trọng đó của công tác văn phòng, khoa Quản trị văn

phòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội với mục đích gắn liền nhà trường với
xã hội, lý luận với thực tiễn, hằng năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức cho
sinh viên đi thực tập thực tế ở các cơ nhà nước và doanh nghiệp tư nhân. Qua
đợt thực tâp này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, củng cố
kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm
và phong cách làm việc của một nhân viên lam công tác văn phòng.
Được sự đồng ý của lãnh đạo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Quản
trị văn phòng và lãnh đạo công ty Cổ phần Hưng Quốc, em về thực tập tại phòng
Hành chính Nhân sự (HCNS) của công ty từ ngày 4/01/2016 đến ngày
11/3/2016. Mà dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập có hạn
nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của lãnh đạo và các anh chị trong phòng
Hoàng Văn Thuận

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

HCNS công ty, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng sự cố gắng
của chính bản thân, em đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.
Trong quá trình trình thực tập tại công ty em nhận thấy công tác văn
phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đạt được thì vẫn còn bộc lộ những
mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác văn phòng là
chưa cao, một trong những mặt hạn chế đó là “ Kỹ năng giao tiếp và văn hóa
công sở”. chính vì vậy được sự hướng dẫn tận tâm của cô giáo Lâm Thu Hằng
và sự giúp đỡ của toàn thế các cán bộ, nhân viên trong công ty Cổ phần Hưng
Quốc, em đã chọn đề tài “ Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở” tại công ty Cổ
phần Hưng Quốc. với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao

nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và nâng
cao hiệu quả giao tiếp và văn hóa công sở trong hoạt động của văn phòng tại
công ty được tốt hơn

Hoàng Văn Thuận

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên cho em xin gửi tới quí thầy cô khoa Quản trị văn
phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em
trong thời gian qua để em có thể hoàn thành tốt quá trình thực tập này.
Và hơn hết em xin cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn cô Lâm Thu Hằng.
Sau khi kết thúc thời gian thực tập, em đã thu thập tài liệu, thông tin dựa
trên yêu cầu của Nhà trường, Khoa đề ra cùng với sự học hỏi và trải nghiệm của
bản thân. Em đã tổng kết lại thành bài báo cáo với các nội dung sau:
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng – phòng Hành chính của công ty Cổ
phần Hưng Quốc.
Phần II. Chuyên đề kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại công ty Cổ
phần Hưng Quốc.
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị
Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các anh chị,
cô chú đang làm việc tại công ty Cổ phần Hưng Quốc, bạn Trịnh Văn Hưng đã
cùng em sát cánh trong thời gian thực tập vừa qua. Em xin chân thành cảm ơn.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn

hạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ còn nhiều thiếu sót.Nhưng với sự nghiên
cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được sự chỉ bảo
tận tình của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn
Hà Nội, ngày tháng năm 2016
Sinh viên

Hoàng Văn Thuận

Hoàng Văn Thuận

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HƯNG QUỐC

I. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC
* Giới thiệu vài nét về công ty.
1. Thông tin chung.
TÊN CÔNG TY :

CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC

TÊN GIAO DỊCH :

HUNG QUOC JOINT STOCK COMPANY

TÊN VIẾT TẮT :

HUNG QUOC., JSC

ĐỊA CHỈ

SỐ A8, TT BGD & ĐT, P. XUÂN LA, Q. TÂY HỒ, TP.

:

ĐIỆN THOẠI

:

HÀ NỘI
04. 3759 1064

FAX :

04. 3759 0228

GIẤY ĐKKD SỐ :

0102051677

GIÁM ĐỐC:

TRẦN NGỌC TUẤN

EMAIL



:

KINH NGHIỆM :

06 NĂM

BIÊN CHẾ :

371 NGƯỜI

Công ty cổ phần Hưng Quốc là một doanh nghiệp hạch toán độc lập
theo Luật doanh nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty
cổ phần Hưng Quốc là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực
Tư vấn xây dựng, Hoạt động đo đạc bản đồ, Quản lý đất đai, Tư vấn môi
trường.
Đến nay, Công ty đã tham gia thiết kế, giám sát nhiều công trình có
quy mô vừa và lớn. Trước cơ chế thị trường và sự đổi mới chung của cả
nước, Công ty đã không ngừng nâng cao bồi dưỡng trình độ khoa học kĩ
thuật và nghiệp vụ chuyên môn trong quản lý.
Với vốn điều lệ ban đầu là 9.000.000.000 đồng.

Hoàng Văn Thuận

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng
Tổng số cổ phần: 90.000
Công ty đã từng bước phát triển để trở thành một trong những công
ty lớn mạnh và thu hút sự quan tâm cũng như đầu tư của khách hàng.
- Tư vấn lập quy hoạch sử dụng đất, Hoạt động đo đạc bản đồ cho
đội ngũ cán bộ và nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
- Điều này đã tạo cho Công ty có uy tín và có chỗ đứng vững chắc
trên thị trường.
- Các công trình Công ty tư vấn, thiết kế đều đảm bảo chất lượng, kỹ
mỹ thuật, đáp ứng được yêu cầu cao của các chủ đầu tư nên Công ty đã
được các chủ đầu tư đánh giá cao.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
Chức năng của Công ty là hoạt động kinh doanh đa ngành nghề như: tư
vấn xây dựng, hoạt động đo đạc bản đồ, quản lý đất đai, tư vấn môi trường và
một số ngành nghề khác phù hợp với năng lực của công ty, được chủ sở hữu
nhà nước chấp thuận theo quy định của Pháp luật.
- Quản lý chuyên ngành về khảo sát, lập dự án, lập thiết kế kỹ thuậtcác
công trình đo đạc và bản đồ
- Xây dựng cơ sở dữ liệu đo đạc và bản đồ, lập hồ sơ địa chính, cấp

giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
-Bảo toàn và phát triển vốn của chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử

dụng hợp lý các nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy và phát triển công
ty.

Hoàng Văn Thuận

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1 Ngành nghề kinh doanh của công ty
STT Tên ngành nghề kinh doanh
1
Khảo sát, lập dự án, dự toán, lập thiết kế kỹ thuật các công trình đo
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

đạc và bản đồ.
Đo vẽ thành lập bản đồ địa chính, bản đồ địa hình.
Đo vẽ thành lập bản đồ địa giới hành chính, bản đồ thổ nhưỡng và
các loại bản đồ chuyên đề khác.
Xây dựng cơ sở dữ liệu đo đạc và bản đồ, lập hồ sơ địa chính, cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
In các loại bản đồ.
Lập quy hoạch sử dụng đất các cấp.
Lập quy hoạch đô thị, quy hoạch phát triển nông nghiệp nông
thôn, quy hoạch du lịch sinh thái.
Lập quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội các cấp, quy hoạch vùng
và quy hoạch ngành kinh tế
Lập dự án đánh giá tác động môi trường và bảo vệ môi trường.
Dịch vụ công nghệ môi trường và xử lý nước thải.
Khảo sát, lập dự án, thiết kế công trình Giao thông, và Thủy lợi.
Tư vấn trong lĩnh vực thu hồi đất, đền bù GPMB phục vụ dự án.

18

Trồng, chế biến, mua bán hàng nông, lâm sản, hàng lương thực, thực phẩm
và đồ uống.
Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cơ sở
hạ tầng, đường dây và trạm biến áp đến 110KV.
Tư vấn, lập và triển khai các dự án, chương trình phát triển kinh tế nông,
lâm, ngư nghiệp và phát triển nông thôn.
Trồng, chế biến, mua bán hàng nông, lâm sản, hàng lương thực, thực phẩm
và đồ uống.
Trồng, chế biến, mua bán hàng nông, lâm sản, hàng lương thực, thực phẩm
vàđồ uống.

Xây dựng hệ thống điểm đo đạc trọng lực và độ sau.

19

Xây dựng cơ sở dữ liệu đo đạc và bản đồ.

20

Đo vẽ thành lập bản đồ địa hình, địa chính và địa giới hành chính

21

In các loại bản đồ (trong lĩnh vực được Nhà nước cho phép).

22

Mua bán sắt thép, ống thép, kim loại màu

14
15
16
17

Hoàng Văn Thuận

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

23

Cho thuê xe ô tô.

24
25

Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê (không bao gồm
hoạt động tư vấn về giá đất).
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng

26

Phá dỡ.Chuẩn bị mặt bằng.

27

Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ.

28

Xây dựng công trình công ích.

29

Lắp đặt hệ thống điện.

30

Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí.

31

Lắp đặt hệ thống xây dựng khác

32

Hoàn thiện công trình xây dựng

33

Trang trí nội thất công trình.

34

Thiết kế công trình đường bộ.

35

Khảo sát địa hình công trình.

36

Thiết kế công trình cầu hầm.

37

Thiết kế các loại công trình dân dụng, công nghiệp.

38

Thiết kế công trình thủy lợi.

39

40

Giám sát thi công xây dựng loại công trình: Công trình xây dựng giao
thông các cấp không phân biệt vùng, lĩnh vực chuyên môn giám sát cầu
đường.
Hoạt động dịch vụ lâm nghiệp.

41

Xây dựng hệ thống điểm đo đạc trọng lực và độ sau.

Hoàng Văn Thuận

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty:
- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC
- Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HUNG QUOC., JOINT
STOCK COMPANY.

- Trụ sở Công ty: Số A8, Tập thể Bộ GD & ĐT, ngõ 291(cuối ngõ) Lạc
Long Quân, P.Xuân La, Q.Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
Cơ cấu tổ chức công ty gồm:
•

Hội đồng quản trị

•

Ban giám đốc

•

Hội đồng cố vấn

+ Phòng hành chính nhân sự
+ Phòng kế hoạch dự án
+ Ban quản lý dự án
+ Phòng tài chính kế toán

Các phòng ban và các bộ phận khác của Công ty được thành lập, giải
thể theo quyết định của Hội đồng Quản trị hoặc Giám đốc Công ty.
Các phòng ban, bộ phận của Công ty tư vấn và hoạt động trên các lĩnh
vực chính như khảo sát địa hình, đo đạc địa chính, địa hình, tư vấn lập quy

hoạch, giao đất, dịch vụ đất đai, thiết kế công trình, giao thông, thủy lợi…
Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần Hưng Quốc ( phụ lục 1)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG
HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC
1, Chức năng của phòng hành chính nhân sự công ty Cổ phần
Hưng Quốc
* Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty về:
- Tổ chức bộ máy và mạng lưới
- Quản trị nhân sự
- Quản trị văn phòng
- Công tác bảo vệ, an toàn và vệ sinh môi trường .
Hoàng Văn Thuận

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2, Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính nhân sự công ty
cổ phần Hưng Quốc
2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo
- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,
khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế
của Công ty.
- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với
sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn .

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự,
thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển
SXKD.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty
đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách,
chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong
toàn Công ty.
2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài.
- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức
Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong
Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi
đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty.
- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của Toàn Công ty.
- Quản lý xephục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty.
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo
Hoàng Văn Thuận

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định mức quy định.
- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các
vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.
2.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường
- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an
toàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty.
- Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty
(Nghiên cứu hướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm )
2.4. Về công tác quản lý tài sản
-Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu
cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,
theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế)
- Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, lán trại, kho tàng,
sân bãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp)
- Quản lý điện năng, lượng nước tiêu thụ và xác định tiền nước, tiền điện
của từng đơn vị và các hộ tiêu thụ hàng tháng phải thu cho Công ty.
- Quản lý việc di tu, bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản cố định do Công ty
trực tiếp quản lý (Trừ các TSCĐ đã giao cho các đơn vị trực thuộc quản lý)
- Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quy
định của Pháp luật.
III, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của công ty
1, Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng Hành chính nhân sự (HCNS)
Phụ lục 02.
2, Tổ chức và hoạt động văn phòng của phòng HCNS
2.1 Điều kiện làm việc của phòng HCNS
2.1.1 Trang thiết bị của phòng
Yếu tốhiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc.đây là

nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành hiệu quả. Máy móc thiết bị
Hoàng Văn Thuận

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được trang bị đầy đủ, hiện đại phù hợp với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp năng
suất lao động tăng lên. Phòng HCNS công ty được bố trí ở tầng 1 của dãy nhà 5
tầng.các trang thiết bị trong phòng được trang bị khá đầy đủ bao gồm các loại
sau:
- các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu truyền các thông
tin xử lý như: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại…
- các phương tiện làm việc như: bàn ghế, giá, tủ đựng tài liệu, các loại file
đựng hồ sơ…
- các trang thiết bị đảm bảo công việc của văn phòng được diễn ra bình
thường, an toàn và hiệu quả như: các thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió,
thiết bị chiếu sáng…
- Các trang thiết bị dùng trong phòng HCNS
+ máy vi tính: 05 bộ
+ máy photo: 01 cái
+ máy in:02 chiếc
+ máy fax:

01 chiếc

+ điện thoại:

01 chiếc

+ tủ đựng hồ sơ: 02 cái
+ giá đựng tài liệu: 03 cái
+…….
2.1.2 Môi trường làm việc của văn phòng
Lãnh đạo công ty đã nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là
yếu tố thúc đẩy sự phát triển của công ty, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để
cho cán bộ nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo phát huy được
hết khả năng của mỗi cá nhân như trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho
công việc, thường xuyên cử CBNV đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các
nước phát triển, tạo điều kiện cho các kỹ sư, của nhân kinh tế tham gia các khóa
đào tạo văn bằng 2 chuyên nghành kỹ thuật và quản lý…
Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũng
Hoàng Văn Thuận

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

như vật chất cho người lao động. công ty có nhà ăn được trang bị sạch đẹp, có
chế độ ưu tiên đối với phụ nữ, các chế độ lương thưởng và phúc lợi xã hội. công

ty cũng thường xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi du lịch, tổ chức tặng
quà cho học sinh nghèo vượt khó là con em cán bộ nhân viên trong công ty.
2.2. Tổ chức
a) Trưởng phòng: ông Nguyễn Danh Hiệu
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty. Kiểm tra, đôn
đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
- Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm
vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc
công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
+ Đối nội, đối ngoại
+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
Hoàng Văn Thuận

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã được
giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chữa bệnh, giấy công tác của CBCNV
và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành
chính khác.
+ Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày
b) Phó phòng: Bà Nguyễn Thị Thanh Thủy
- Trách nhiệm
Tùy thuộc vào yêu cầu thực tế, khả năng và sự phân công của Trưởng
phòng có thể chia sẻ một số công việc với Trưởng phòng. Quản lý và giám sát
thực hiện thủ tục hành chính của Công ty trong việc chăm lo cho đời sống Công
– Nhân – Viên trong Công ty.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự,
an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
Thay mặt trưởng phòng trực tiếp điều hành và quản lý Nhân viên hậu cần,
nhân viên Bảo vệ và nhân viên sản xuất phụ.
Thay mặt cho Trưởng phòng tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ, nội
quy quy định của Công ty; kiểm tra và đề xuất việc kỷ luật Công – Nhân – Viên
vi phạm nội quy, quy định của Công ty.
- Quyền hạn:
Có toàn quyền phân công và chỉ đạo nhân viên trong phòng về lĩnh vực
hành chính khi Trưởng phòng vắng mặt.
Đề xuất Trưởng phòng xử lý các sai phạm của Công – Nhân – Viên căn

cứ nội quy Công ty và pháp luật của Nhà nước.
Xây dựng kế hoạch và giám sát nhân viên trực thuộc thực hiện công việc.
Có quyền quyết trong kế hoạch công việc (đã trình Trưởng phòng ký ) và tham
mưu phương pháp quản lý với Trưởng phòng.
c) Nhân viên tổ chức, hành chính:
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Hoàng Văn Thuận

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty
+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động
+ Định mức lao động
+ Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân,
Bảo hiểm xã hội)
+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty.
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
+ Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.

- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
d) Nhân viên văn thư:
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty
+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên
+ Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
e) Nhân viên bảo vệ
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
Hoàng Văn Thuận

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa

hoạn.
+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
+ Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh của công ty
+ Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công
cộng
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy
nổ thiên tai
+ Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ,
thiên tai
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên.
f) Nhân viên lái xe
Là nhân viên lái xe cho lãnh đạo công ty, bảo quản và sửa chữa xe đảm
bảo cho ô tô được vận hành liên tục.
Mua sắm xăng dầu, quản lý việc sử dụng xăng dầu, các phụ tùng thay
thế và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng.
2.3, Hoạt động quản lý và công tác văn phòng của phòng HCNS
2.3.1 Công tác văn thư
Ngay từ ngày đầu thành lập, công ty Cổ phần Hưng Quốc đã được chú
trọng đến công tác văn thư. Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách có
hiệu quả tốt nhất. Nó bao gồm các công việc về tổ chức quản lý văn bản, tiếp
nhận, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của công ty.
Trong phòng HCNS công tác văn thư là một trong những nội dung công việc hết
Hoàng Văn Thuận

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản
xuất kinh doanh của đơn vị. từ những nhận thức đó, trong nhiều năm qua công
tác văn thư của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu,
nhiệm vụ của công ty.
Nhiệm vụ chính của văn thư là:
-

Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến
Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành.
Phục vụ tra tìm tài liệu.
Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu.

Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,
lien quan đến nhiều bộ phận, CBNV trong công ty
a)
Soạn thảo văn bản
Công ty cổ phần Hưng Quốc là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu
trong lĩnh vực Tư vấn xây dựng, Hoạt động đo đạc bản đồ, Quản lý đất đai, Tư
vấn môi trường. nên việc soạn thảo ban hành văn bản chủ yếu là dựa trên chức
năng, nhiệm vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và các CBNV kỹ thuật
nghiệp vụ trong công ty.
Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực

hiện theo đúng các bước sau: khi CBNV được phân công giải quyết một văn bản
đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản
mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, CBNV đó tiến hành soạn thảo một văn
bản mới trên máy tính, sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn
bản, chuyển phòng tổ chức hành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký
lãnh đạo công ty. Sau khi văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm
đăng ký số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận
được ghi trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành, công ty được phép ban hành các loại văn bản
sau: quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp đồng
kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ hoạt
động của đơn vị.
Hoàng Văn Thuận

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn
đi của văn thư.
Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án…
trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý
kiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo.
Nhìn chung công tác soan thảo văn bản ở Công ty được tiến hành tương
đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản.

tuy nhiên theo quy trình soạn thảo văn bản của công ty như hiện nay thì còn có
nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban
hành văn bản còn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần
lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách. Do đó dẫn đến nhiều
văn bản xuất bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong
văn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lí cao
như các qui định, qui chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối nghĩa, không rõ rang
nên gây khó khan cho việc thực hiện.
b) Quản lý công văn đi - đến
Công văn đi, đến của công ty Cổ phần Hưng Quốc đều tập trung một đầu
mối ở văn thư của phòng HCNS.
- Đối với công văn đi
Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một qui
trình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban,
đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho trưởng phòng xem xét thể thức,
tính hợp pháp của văn bản, sau khi đã hoàn tất về thể tức văn bản Trưởng phòng
trình lên cho Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho văn thư kí đăng ký số,
ngày, tháng, năm ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu.
bản chính lưu tại văn thư, 01 bản photo chuyển cho bộ phận soạn thảo, còn lại
Sơ đồ quản lý công văn đi
chuyển theo nơi nhận trong văn bản.
Sơ đồ qui trình xử lý công văn đi
Tiếp nhận
công văn
Hoàng Văn
Thuận
tài liệu
xin
trình ký

Xem xét
thể thức,
nội dung
tính hợp
pháp của
tài liệu

Trình

14ký

Cho số ký
Chuyển
Đóng
hiệu, ngày
công
dấu lưu
tháng, năm
văn tài
công
Lớp:
Quản
trị
Văn
phòng
K1C
ban hành
liệu di
văn tài
văn bản,

các nơi
liệu
nhân bản
nhận


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty ban
hành tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả các
loại văn bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ công văn đi: 1
sổ đăng ký công văn đi nội bộ công ty và 1 sổ đăng ký công văn đi các cơ quan
bên ngoài. Việc vào sổ đăng ký công văn đi được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn
của Cục Lưu trữ Nhà nước.
- Đối với công văn đến.
Công văn, tài liệu đến công ty qua nhiều hình thức: Gửi trực tiếp, gửi
tay, gửi qua bưu điện, fax… từ các đơn vị trong công ty, các cơ quan bên ngoài.
Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận công văn, phân loại, đóng dấu công văn đến
(trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) đối với tất cả các loại tài liệu
công văn đến chỉ trừ công văn gửi đích danh trong phong bì và công văn gửi đến
có dấu mật. Sau đó trình cho Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chỉ đạo theo dõi.
Giám đốc và Phó Giám đốc căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể.
Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty, văn thư vào sổ công
văn đến ( theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước), in sao theo số lượng các
bộ phận cần gửi, khi chuyển công văn cho các bộ phận thực hiện phải có chữ ký
của người nhận.

Hoàng Văn Thuận

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ quản lý công văn đến

T.nhận,
phân loại,
đóng dấu
CVĐ
vàosổ

Trình
công
văn cho
Lãnh
đạo

Tiếp nhận
lại công
văn đã có
ý kiến của
Lanh đạo

Vào sổ
chi tiết

Chuyển
CV theo ý
kiến chỉ
đạo của
Lãnh đạo

Theo dõi
đôn đốc,
nhắc nhở
việc giải
quyết công
văn

Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến công ty đều được theo dõi chung tại
1 số đăng ký công văn đến.
Mọi công văn đến đều được giải quyết trong ngày chậm nhất là buổi sáng
ngày hôm sau, như vậy cách giải quyết, xử lý công văn đến của công ty là hợp
lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tránh
được việc công văn gửi đến bị chồng đống, giải quyết chậm thời hạn ảnh hưởng
đến việc cập nhật thông tin.
Nhìn chung công tác quản lý công văn đi, công văn đến của công ty được
thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnh
đạo công ty cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ; hoàn thành được nhiệm vụ quản
lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục vụ tốt
cho việc tra tìm tài liệu của công ty.
Riêng việc quản lý công văn, tài liệu mật được theo qui chế bảo mật của

công ty và của Cục Lưu trữ Nhà nước. Công văn, tài liệu mật được lưu trữ riêng
và được chuyển trực tiếp cho người nhận không qua trung gian, sau khi giải
quyết xong được thu hồi bảo quản tại lưu trữ của công ty theo chế độ quản lý tài
liệu mật.
- Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã
hội, các lực lượng vũ trang và một số chức danh…. Khẳng định giá trị pháp lý
Hoàng Văn Thuận

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn
vị, tổ chức và công dân. Con dấu của công ty Cổ phần Hưng Quốc là dấu tròn
không mang hình quốc huy, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Đối với một số văn bản như bản thảo, chương trình hội nghị… thì đóng dấu treo
ở trang đầu tiên góc trên bên trái của văn bản.văn thư công ty là người trực tiếp
quản lý con dấu và phải chịu trách nhiệm về việc đống dấu vào văn bản. Khi các
văn bản đã được lãnh đạo công ty ký duyệt và ban hành nhưng bắt buộc phải có
chữ ký nháy của lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo thì mới đóng
dấu, nhất là các văn bản quan trong như hợp đồng kinh tế, chứng từ ngân
hàng.Mọi văn bản trước khi đóng dấu đều được soát, xét kỹ về thể thức chữ ký
của cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm con dấu. Nếu phát hiện có trường
hợp văn bản không đúng qui định thì văn thư phải báo cáo Trưởng hoặc Phó

phòng HCNS để có biện pháp chấn chỉnh những thiếu sót đảm bảo việc quản lý
và sử dụng con dấu theo qui định.
Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận trong
tủ có khóa. Không có hiện tượng đóng dấu khống. Ngoài ra công ty còn sử dụng
một số con dấu như dấu chức danh, dấu tên, dấu đã thẩm định, dấu chỉ mức độ
khẩn, mật…. trong những trường hợp văn thư đi vắng thì phải bàn giao con dấu
lại cho Trưởng hoặc Phó phòng HCNS.
2.3.2 Công tác lưu trữ
Về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Trưởng phòng Hành chính:
công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo
quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu huỷ các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị;
Hồ sơ tài liệu lưu trữ là hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã giải
quyết xong và sắp xếp thành hồ sơ và tập trung bảo quản, quản lý tại các kho lưu
trữ.
a, Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Đây là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định
nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phòng lưu trữ cơ quan (cụ thể ở đây
Hoàng Văn Thuận

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

là phòng Hành chính Công ty Cổ phần Hưng Quốc ) theo quyền hạn và phạm vi
được quy định. Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm 04 nội

dung cơ bản sau:
Xác định nguồn thu thập, bổ sung.
Xác định thành phần tài liệu thuộc diện đối tượng nộp lưu.
Phân chia các nguồn tài liệu.
Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu và kho lưu trữ cơ quan.
Ưu điểm: Xác định đúng nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu; Tiến hành
các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện nhanh
chóng và đúng theo quy định.
Nhược điểm: Tuy xác định được nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu nhưng
không thực hiện thu nhập được những tài liệu theo yêu cầu; Thủ tục giao nộp tài
liệu vào kho lưu trữ cơ quan nhiều khi còn chậm chễ, chưa kịp thời.
b, Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt cho công tác
khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Ưu điểm:
- Tài liệu lưu trữ của phòng Hành chính công ty được bảo quản cẩn thận,
an toàn, thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
- Diện tích nơi lưu trữ bảo quản tài liệu tương đối rộng, thoáng và các
thiết bị trong kho hiện đại giúp bảo quản tài liệu được lâu hơn, không bị các yếu
tố bên ngoài tác động nhiều.
- Nhược điểm: khối lượng tài liệu của phòng tương đối lớn các tủ, kệ chứa
tài liệu không được nhiều buộc phải bố trí sắp xếp nhiều các tủ kệ đựng tài liệu
gần nơi làm việc của cán bộ, chuyên viên, tại phòng làm việc điều này làm cho
công tác quản lý và sử dụng gặp nhiều khó khăn.
c, Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
Hoàng Văn Thuận

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu để giải quyết công việc, nhiệm vụ hiện
hành của Phòng, đơn vị và cá nhân.
Ưu điểm: Tra tìm nhanh chóng; phục vụ cho quá trình nghiên cứu và khai
thác.
Nhược điểm: Thực tế tại kho lưu trữ hiện nay của phòng Hành chính công
ty số lượng cán bộ công tác lưu trữ còn thiếu nên chất lượng phục vụ công tác sử
dụng tài liệu không cao.

Hoàng Văn Thuận

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C