Công TÁC văn THƯ tại hội nông dân TỈNH TUYÊN QUANG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (291.74 KB, 51 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I..................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HND TỈNH TUYÊN QUANG. 3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HND tỉnh
Tuyên Quang..................................................................................................3
1.1.Chức năng.....................................................................................3
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...................................................................3
1.3. Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang.................................4
2.Tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của HND tỉnh..................................................................................................4
1.2.Tổ chức và hoạt động của văn phòng.............................................4
1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng....................4
2.1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành chính
văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang...........................................................7
2.1.2.1, Các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ
của HND tỉnh Tuyên Quang............................................................................7
2.1.2.2, Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang.7
2.1.2.3, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của HND tỉnh Tuyên
Quang.............................................................................................................8
2.1.2.4, Quy trình quản lý và giải quyêt văn bản.................................11
2.1.2.5, Công tác tổ chức lưu trữ HND tỉnh........................................16
2.1.2.6, Tìm hiểu về công tác tổ chức,sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan................................................................................................16
2.1.2.7, Tìm hiểu và thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong
công tắc văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang...........................................18
2.1.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc trong
văn phòng.....................................................................................................18
2.1.3.1 Chánh Văn phòng..................................................................18
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.3.2Kế toán...................................................................................19
2.1.3.3Văn thư- thường trực..............................................................19
2.1.3.4Thủ quỹ- tạp vụ......................................................................20
2.1.3.5Nhân viên lái xe......................................................................20
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN..................................................................21
1, NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI HND TỈNH TUYÊN QUANG..............................................................22
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác Văn thư.........22
1.1.1.Vị trí của công tác Văn thư.......................................................22
1.1.2.Ý nghĩa của Công tác văn thư...................................................22
1.1.3.Yêu cầu của Công tác văn thư...................................................23
1.1.4. Nội dung của Công tác Văn thư...............................................24
2,THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HND TỈNH
TUYÊN QUANG.........................................................................................25
2.1. Công tác Quản lý văn thư tại Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
.....................................................................................................................25
2.1.1.Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác văn thư........................................................25
2.1.2. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư tại Văn
phòng HND tỉnh Tuyên Quang......................................................................25
2.1.3. Công tác thanh tra kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Văn
phòng HND tỉnh Tuyên Quang......................................................................26
2.2 Quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng HND tỉnh
Tuyên Quang................................................................................................26
2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư tại văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
.....................................................................................................................26
2.2.2 xây dựng và ban hành văn bản..................................................27
2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản...................................................29
2.2.3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi............................................29
2.2.3.2.Quản lý văn bản đến..............................................................32
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu......................................................33
2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...............34
3. GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG HND TỈNH TUYÊN QUANG.......................................35
PHẦN III.............................................................................................................37
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN..................................................................37
1.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC
ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HND TỈNH TUYÊN
QUANG.......................................................................................................38
1.1. Ưu điểm:....................................................................................38
1.2. Nhược điểm...............................................................................39
2. ĐỀ XUẤT....................................................................................40
3. LỜI CẢM ƠN...............................................................................42
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................43
PHỤ LỤC............................................................................................................44
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta đều có công
tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng.Công tác văn phòng luôn giữ
vị trí, vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của các cơ quan và đơn vị làm công tác
văn phòng là nguồn nhân lực không thể thiếu. Họ là cầu nối giữa cấp trên và cấp
dưới, giữa lãnh đạo và nhân dân.
Với tư cách là những người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong từng lĩnh vực
chuyên môn nhất định, cán bộ văn phòng đã và đang cố gắng nâng cao hơn nữa về
trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm phục vụ tốt công tác
hành chính trong các cơ quan, tổ chức.
Đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cán bộ, giảng viên và toàn thể học sinh, sinh
viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng cố gắng, chủ động, sáng
tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu
quả công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành trung tâm đào tạo nhân lực chất
lượng cao, góp phần xứng đáng vào sự phát triển của ngành Nội vụ và của đất nước
trong thời gian tới.
Trong quá trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các
cơ quan. Thông qua đó sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức và kỹ năng
đã được học vào công việc thực tế ở từng cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, sinh viên có
thể tự đánh giá được trình độ, năng lực của bản thân trong môi trường làm việc mới,
đồng thời có thời gian tập dượt, rèn luyện, học hỏi thêm về chuyên môn nghiệp vụ
của người cán bộ trong công tác văn phòng ở các cơ quan.
Được sự đồng ý của khoa Quản trị văn phòng : Giáo viên hướng dẫn Lâm
Thu Hằng và sự đồng ý tiếp nhận của Văn phòng Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang
em được thực tập tại Văn phòng Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang từ ngày 04 tháng
01 năm 2016 đến ngày 11tháng 03 năm 2016. Được sự đồng ý của Nhà trường và sự
tiếp nhận của HND tỉnh Tuyên Quang, em đã được phân công đến phòng Văn thưthường trực, em đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như thực hành
các nội dung mà bản đề cương thực tập đã đề ra. Với thời gian thực tập không phải là
dài nhưng đã đem lại cho em những kiến thức bổ ích, nhất là những kinh nghiệm
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực tế mà em đã rút ra được bổ sung vào chuyên môn nghiệp vụ của mình dưới sự
hướng dẫn giúp đỡ tận tình của cán bộ văn phòng trong đợt thực tập, là một cán bộ
Văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bị cho em những kiến thức cơ
bản.
Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn phòng cũng như nhận thức
được tập quan trọng của công tác Văn phòng đối với sự phát triển của đất nước, thấy
được những bất cập trong cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm,nghĩa vụ của cán bộ
trẻ như chúng em là rất lớn. Có thể nói đợt thực tập này cũng là đợt để sinh viên
củng cố lại kiến thức, tập hợp rèn luyện phẩm chất đạo đức, là cơ hội để đúc kết
những kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công tác sau này, cụ thể hóa và
nắm chắc hơn kiến thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ
quan.Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát cùng với sự kết hợp lý luận
chuyên môn mà em đã rút ra tại cơ quan thực tập. Báo cáo gồm 3 phần chính: Phần
I-Khảo sát công tác Văn phòng tại HND tỉnh Tuyên Quang; Phần II- Chuyên đề tự
chọn; Phần III-Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HND TỈNH TUYÊN QUANG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HND tỉnh
Tuyên Quang.
1.1. Chức năng.
Cơ quan Hội Nông dân tỉnh là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, chỉ đạo cán bộ, hội viên nông dân
các cấp trong tỉnh thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước, các chỉ thị, nghị quyết của Hội xây dựng tổ chức Hội và phong trào nông dân
trong tỉnh.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Nghiên cứu nắm vững Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam, các chủ trương,
nghị quyết của Đảng, nghị quyết của Ban Chấp hành Hội Nông dân Việt Nam, của
Tỉnh ủy, pháp luật của Nhà nước để tham mưu giúp cho Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ Hội Nông dân tỉnh về công tác xây dựng tổ chức Hội và phong trào nông
dân trong tỉnh; trọng tâm là nhiệm vụ phát triển hội viên, xây dựng Hội, đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ Hội các cấp, nhất là cấp cơ sở; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo
dục cán bộ, hội viên.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc hoạt động của Hội Nông dân các
huyện, thành phố và cơ sở trong việc thực hiện Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam và
các chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh.
- Tham mưu tổ chức phong trào thi đua của Hội; phối hợp với các ngành,
đoàn thể tỉnh, các huyện, thành ủy vận động hội viên, nông dân thi đua lao động, sản
xuất, công tác góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội của tỉnh.
- Nắm tâm tư, nguyện vọng chính đáng, hợp pháp của hội viên để phản ảnh
kịp thời với cấp ủy Đảng và chính quyền; vận động hội viên, nông dân tham gia xây
dựng Đảng, xây dựng chính quyền và xây dựng tổ chức Hội Nông dân cơ sở vững
mạnh.
- Tổ chức dạy nghề và hỗ trợ việc làm cho nông dân theo quy định.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Tổ chức phục vụ các hoạt động của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội
Nông dân tỉnh, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, công tác tài chính, quản trị,
quản lý và sử dụng tài sản cơ quan.
1.3. Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang
Cơ quan Hội Nông dân tỉnh là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, chỉ đạo cán bộ, hội viên nông dân
các cấp trong tỉnh thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước).
1. Lãnh đạo cơ quan gồm: 04 người (01 chủ tịch và 03 phó chủ tịch).
2. Ban Tổ chức-Kiểm tra: 03 người (Trưởng ban, Phó trưởng ban và 01
chuyên viên).
3. Ban Tuyên huấn: 03 người (Trưởng ban và 02 chuyên viên).
4. Ban Kinh tế-Xã hội: 05 người (Trưởng ban, Phó trưởng ban và 03 chuyên
viên).
5. Văn phòng: 06 người (Chánh Văn phòng và 05 cán bộ nhân viên).
6. Trung tâm Dạy nghề và Hỗ trợ việc làm nông dân: 10 người.
Sơ đồ bộ máy HND tỉnh Tuyên Quang ( xem phụ lục 01)
2. Tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của HND tỉnh.
1.2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.2.1. Chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
a, Chức năng, nhiệm vụ.
- Tham mưu giúp việc Thường trực, Ban Thường vụ chỉ đạo, điều hành hoạt
động của cơ quan và hệ thống Hội, xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tháng,
quý, năm.
- Tổng hợp, phát hành, lưu trữ văn bản, xây dựng các nghị quyết của Ban
Chấp hành.
- Giữ mối quan hệ với các Ban chuyên môn trong cơ quan và cơ sở, các Ban,
ngành, đoàn thể cấp tỉnh có liên quan.
- Theo dõi, quản lý công tác hành chính, quản trị, phục vụ, bảo vệ, đảm bảo
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mọi hoạt động của cơ quan và Ban Chấp hành.
b, Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang bao gồm 01 Chánh văn phòng, 01 nhân
viên kế toán, 01 nhân viên văn thư- thường trực, 01 nhân viên thủ quỹ- tạp vụ, 02
nhân viên lái xe.
*Sơ đồ cơ cấu bộ máy văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
( xem phụ lục 02)
• Ban tổ chức- kiểm tra
- Tham mưu cho Ban Thường vụ về xây dựng củng cố tổ chức Hội và đội ngũ
cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và thực hiện chính sách cán
bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
- Tham mưu về chỉ đạo thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của cấp
trên về công tác tổ chức, đề xuất phương hướng, giải pháp kiện toàn củng cố xây
dựng tổ chức Hội vững mạnh.
- Tham mưu cho Ban Thường vụ về công tác kiểm tra thực hiện Điều lệ Hội,
các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Trung ương Hội Nông dân Việt Nam; kiểm tra
tài chính của Hội, các chương trình, dự án, quỹ Hội, quỹ hỗ trợ nông dân.
- Tổng hợp, thống kê, lưu trữ tình hình tổ chức Hội các cấp trong tỉnh.
- Tiếp nhận, tổng hợp, đề xuất giải pháp xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo
của nông dân, trợ giúp pháp lý và tư vấn pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp
chính đáng của cán bộ, hội viên nông dân.
- Theo dõi và hướng dẫn các chương trình dự án và các chương trình phối hợp
có liên quan.
- Hướng dẫn, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng.
• Ban kinh tế- xã hội
- Tham mưu, triển khai, tổ chức thực hiện các chương trình, nhiệm vụ về phát
triển kinh tế - xã hội có liên quan đến nông nghiệp, nông dân, nông thôn.
- Tham mưu việc chỉ đạo các phong trào nông dân thi đua sản xuất kinh
doanh giỏi, tổ chức thực hiện các chương trình, dự án, xây dựng và tổng kết các mô
hình điểm.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Theo dõi và hướng dẫn các chương trình phối hợp có liên quan.
- Hướng dẫn, theo dõi chỉ đạo các phong trào văn hóa, xã hội, phòng, chống
các tệ nạn xã hội, xây dựng đời sống văn hóa ở nông thôn.
- Theo dõi, hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước, chính sách hậu phương quân đội, an ninh, quốc phòng, tôn giáo,
dân tộc.
• Ban tuyên huấn
- Tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ về công tác phổ biến, tuyên truyền
các nghị quyết, chính sách của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy và Trung ương Hội
Nông dân Việt Nam.
- Theo dõi, phát hiện, tuyên truyền các điển hình tiên tiến trong các phong trào
phát triển kinh tế - xã hội và công tác xây dựng Hội.
- Lưu trữ, tổng hợp, biên soạn lịch sử, truyền thống phong trào nông dân và
Hội Nông dân.
- Theo dõi, phát hiện, tổng hợp tình hình tư tưởng, tâm tư nguyện vọng của
cán bộ, hội viên nông dân, phản ánh kịp thời và định kỳ với Tỉnh ủy và Trung ương
Hội Nông dân Việt Nam.
- Biên tập bản tin nội bộ về hoạt động của Hội.
• Ban điều hành quỹ hỗ trợ nông dân
- Tổ chức dạy nghề, tập huấn nghề, phổ biến kiến thức khoa học công nghệ
tiên tiến cho hội viên nông dân.
- Tổ chức các hoạt động dịch vụ hỗ trợ nông dân về vốn, vật tư, chế biến và
tiêu thụ sản phẩm.
- Tổ chức và xây dựng hệ thống thông tin về các nhu cầu dịch vụ hỗ trợ nông
dân về thị trường giá cả, thị trường lao động, tư vấn giới thiệu việc làm.
- Tổ chức tuyển dụng, dạy nghề, cung ứng lao động phục vụ cho công tác xuất
khẩu lao động.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành chính
văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang
2.1.2.1, Các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ
của HND tỉnh Tuyên Quang.
Công tác Văn thư-lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang thực hiện nghiêm theo
qui định cuả nhà nước ban hành. Ngoài ra cơ quan còn thực hiện theo quyết định số
23/2011/QĐ-HNDT ngày 06 tháng 04 năm 2011 của HND tỉnh Quy định về công
tác lưu trữ của cơ quan tỉnh.
Một số quy định, nội quy,quy chế mà cơ quan ban hành :( phụ lục 03)
2.1.2.2, Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
việc chỉ đạo quản lý,điều hành văn bản của cơ quan. Đối tượng của công tác văn thư
là văn bản, công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn bản giấy tờ. Công
tác văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy nhà nước nói chung và các cơ quan
quản lý nói riêng. Đây là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong công tác văn
phòng, tạo ra quá trình làm việc nhịp nhàng cho cơ quan.
Công tác văn thư đối với HND tỉnh giúp cho quá trình lien hệ giữa nhân viên
với lãnh đạo, giữa các phòng ban với nhau và với các cơ quan khác. Vì vậy công tác
văn thư có tác dụng rât quan trọng đối với hoạt động của cơ quan.
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức và hình thức làm việc theo
chế độ thủ trưởng. Mô hình tổ chức công tác văn thư của HND tỉnh được tổ chức
theo mo hình tập tru ng. Tât cả các văn bản đi,đến của cơ quan đều qua văn thư cơ
quan đăng ký và làm thủ tục chuyển giao.
Tất cả các văn bản đi đến của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác đều được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan. Các công
việc văn thư thường làm như: Nhận công văn đến chuyển giao công văn đi, phân báo
và chia báo. Xử lý thông tin, cho số văn bản, trình lãnh đạo ký, cho ý kiến giải quyết
việc theo dõi giải quyết văn bản,…
Ưu điểm:
- Với mô hình tổ chức văn thư tập trung của cơ quan làm cho việc thống
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhất tập trung mà công văn giấy tờ của cơ quan luôn được giải quyết nhanh chóng
kịp thời, chính xác nằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
- Thông tin truyền đạt chính xác,đúng đối tượng và hiệu quả.
- Hình thức văn thư Tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và
phục vụ tra tìm tài liệu một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.
- Tiết kiệm thời gia và công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình thừa
hành công vụ.
Nhược điểm:
Do cơ quan chỉ có một cán bộ văn thư nhưng lại kiêm nhiệm cả lưu trữ và lễ
tân nên công việc nhiều thời gian còn hạn chế gây ảnh hưởng đến quá trình giải
quyết công việc của cơ quan.
2.1.2.3, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của HND tỉnh Tuyên
Quang.
•
Thẩm quyên ban hành các hình thức văn bản quản lí của HND tỉnh
Tuyên Quang.
HND tỉnh Tuyên Quang là cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc cho Ban
chấp hành Ban thường vụ HND tỉnh trong lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động công tác Hội
và phong trào nông dân, xây dựng tổ chức Hội vững mạnh; thực hiện nhiệm vụ
chính trị do tỉnh ủy và Trung ương HND Việt Nam giao; đồng thời là cơ quan
chuyên môn,nghiệp vụ về công tác Hội theo quy định của HND Việt Nam. Hội có
thẩm quyền ban hành 32 loại văn bản hành chính ( trừ Nghị quyết) theo thông tư
01/2011/TT-BNV thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính,ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011. Một số loại văn bản thông dụng
mà cơ quan thường ban hành như Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Tờ trình, Báo cáo,
Đề án, Công văn….
Một số văn bản hành chính do HND tỉnh Tuyên Quag ban hành:
( phụ lục 04)
•
Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của HND tỉnh
Tuyên Quang so với các quy định hiện hành:
Thể thức văn bản do cơ quan ban hành tuân thủ chặt chẽ các quy định có
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ chặt chẽ theo Quy định tại Điều
1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về công tắc văn thư.
Nhận xét:
- Quy trình soạn thảo văn bản được quán triệt theo đúng quy định từ khâu
soạn thảo cho tới đóng dấu phát hành văn bản.
- Lãnh đạo của cơ quan rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản của cơ
quan: Thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, giải quyết công việc.
- Các cán bộ hầu như đã được đào tạo qua lớp chuyên môn nghiệp vụ.
- Tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được quy định
rõ ràng không có sự chồng chéo.
Tuy nhiên bên cạnh đó công tác soạn thảo văn bản còn có tồn tại cần khắc
phục:
Việc soạn thảo văn bản được giao cho các phòng ban chức năng tự soạn thảo,
tức là văn bản của phòng ban nào thì phòng ban đó soạn thảo và nội dung văn bản
được Trưởng phòng ký nháy để thể hiện tính chân thực sau đó đưa xuống van thư
đóng dấu. Vì vậy, nhiều văn bản còn sai chưa được chú ý nhiều về thể thức, kỹ thuật
trình bày. Cần phải qua bộ phận chuyên môn tổng hợp và chỉnh sửa trước khi ban
hành.
• Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So
sánh với quy định hiện hành.
Bước 1. Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản.
• Thu thập thông tin: thu thập một cách đầy đủ từ nhiều nguồn khác nhau:
- Tùy từng loại văn bản mà lựa chọn thông tin cho phù hợp.
- Bên cạnh đó thu thập thêm thông tin từ: Báo cáo, Tờ trình, quá trình hoạt
động….
• Xử lý văn bản
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đọc các thông tin đã thu thập được.
- Xác định độ tin cậy và chính xác của thông tin.
- Bổ xung và loại bỏ các thông tin không cần thiết ( tránh đưa các thông tin
hết hiệu lực vào văn bản).
Bước 2. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.
Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong trường hợp văn bản dài, để từ đó
làm rõ bố cục, sắp xếp các ý được logic đồng thời tránh bỏ sót ý.
Viết bản thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dự
thảo. Sauk hi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến chỉ đạo của các đơn vị có liên
quan.
Bước 3. Trình bản thảo để lãnh đạo duyệt và cho ý kiến chỉ đạo để hoàn
thiện văn bản.
Sau khi soạn thảo văn bản xong, văn bản phải được trình để duyệt:
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp ( Trưởng hoặc phó phòng) duyệt nội dung
bản thảo.
- Chánh văn phòng duyệt thể thức và tính pháp lý.
- Lãnh đạo cơ quan duyệt ký và ban hành.
- Có 3 chữ ký: ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung, ký về thể thức của văn
bản và chữ ký của người có thẩm quyền.
Bước 4. Nhân bản văn bản để chuẩn bị ban hành.
- Trước khi nhân bản phải đưa xuống văn thư để ghi số văn bản, ngày,
tháng, năm.
- Nhân bản sau khi văn bản đã được ký duyệt.
- Dựa vào nơi nhận để nhân bản văn bản.
Bước 5. Hoàn thiện văn bản để ban hành.
Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu sai
sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo văn phòng ký tắt vào
nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng ( Chánh văn phòng) kiểm tra, ký
nháy để đóng dấu ban hành.
*.So sánh với quy định hiện hành.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của HND tỉnh được tuân thủ chặt chẽ so
với quy định tại điều 1,Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010
của chính phủ về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng 04
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Tuân thủ chặt chẽ theo hướng dẫn số 15-HD/VP ngày 24 tháng 11 năm 2011
hướng dẫn về thể thức của HND Việt Nam.
2.1.2.4, Quy trình quản lý và giải quyêt văn bản.
• . Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến.
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi cuả HND tỉnh.
a. Trình ký văn bản đi.
Sau khi văn bản được thảo duyệt lần cuối thì trình cho người có thẩm quyền
ký chính thức,trước khi trình ký cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức và nội dung
văn bản để sửa chữa hoặc bổ sung những thiếu sót, người phụ trách soạn thảo xem
xét và ký nháy.
b. Kiểm tra hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng
ban hành văn bản.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm
tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện ra sai sót phải
báo cho người ó trách nhiệm xem xét giải quyết.
Trình ký văn bản: các văn bản sau khi đã được soạn thảo và kiểm tra về hình
thức,kỹ thuật trình bày xong phải trình cho thủ trưởng cơ quan ký trước khi ban
hành.Trình ký văn bản gặp hai trường hợp sau:
+ Đối với những văn bản ình thường không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản
in đã được kiểm tra về nội dung, thể thức cho người có thẩm quyền ký.
+ Đối với văn bản có nội dung phức tạp như: Kế hoạch, đề án….khi trình phải
kèm theo các văn bản có lien quan để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần
thiết.
Việc trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng, cán bộ chuyên
môn thực hiện nhưng phải thông qua bộ phận hành chính để kiểm tra lại nội dung.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản trước khi trình ký phải được sắp xếp khoa học theo trật tự và đưa vào cặp
trình ký nên trình vào thời gian nhất định trong ngày.
Ghi số và ngày, tháng năm ban hành văn bản: Mỗi văn bản được ghi một số
và ngày tháng nhất định bằng chữ số Ả- rập.
+ Ghi số văn bản: Văn bản được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo
hệ thống chung của cơ quan. Số văn bản được ghi ở phía trên bên trái dưới tác giả
văn bản và đánh số lien tục từ 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hằng năm.
+ Ghi ngày tháng văn bản: Khi văn bản được ban hành qua phòng văn thư thì
ngày tháng đó là ngày tháng chính thức được ghi và có hiệu lực pháp lý. Ngày tháng
văn bản được ghi sau địa danh,dưới Quốc hiệu, đối với những ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1,2 phải gi thêm số 0 ở trước.
c. Đóng dấu văn bản di.
Việc đóng dấu văn bản đi được quy định cụ thể tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001. Khi đóng dấu văn bản phải được thực hiện đúng theo
quy định của pháp luật.
Dấu chỉ được đóng khi đã có chữ ký hợp lệ của người co thẩm quyền,dấu
được đóng rõ rang,ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, đúng mầu mực
theo quy định của nhà nước.
Việc đóng dấu do cán bộ văn thư thực hiện, tất cả các văn bản ban hành ra có
đầy đủ thành phần và chữ ký của người có thẩm quyền đều được đóng dấu đúng theo
quy định của pháp luật.
d. Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đối tượng có lien quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản được
thực hiện theo hai hình thức: Đăng ký vào sổ và Đăng ký trên máy tính.
e. Chuyển giao văn bản.
Chuyển phát văn bản đi và theo dõi việc chuyển phát: Tất cả các văn bản đi
của cơ quan đều phải được gửi tới các đối tượng có lien quan, khi thực hiện phải
đảm bảo yêu cầu: chính xác,kịp thời , đúng đối tượng.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với những văn bản chuyển giao nôi bộ thì được chuyển trực tiếp tới đơn
vị cá nhân nhận văn bản. Đối với những văn bản được chuyển giao qua đường bưu
điện tới cơ quan, tổ chức thì phải lựa chọn bì văn bản để đưa văn bản vào bì.
f. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
Sắp xếp bản lưu: Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động
điều hành, quản lý đều được giữ lại 02 bản chính để lưu, bản gửi cho đơn vị soạn
thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư.
Có 2 các sắp xếp bản lưu:
+ Sắp xếp bản lưu theo thời gian ban hành văn bản.
+ Sắp xếp bản lưu theo tên loại văn bản.
Bảo quản và sử dụng bản lưu:
Cán bộ văn thư có trách nhiệm đưa bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ,viết
mục lục, chứng từ kết thúc vào bìa tập lưu. Tập bản lưu văn bản được sắp xếp theo
một trật tự nhất định sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên tủ nhất định.
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
a. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư thuộc văn bản.
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ nhiều nguồn, người làm văn thư cơ
quan,tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến trong trường
hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ
bộ về số lượng, tình trạng bì,nơi nhận. Đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối
chiếu với nơi nhận trước khi tiếp nhận và ký nhận. Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì,
bì không nguyên vẹn thì cán bộ văn thư phải báo ngay cho Chánh văn phòng biết để
xử lý.
b. Phân loại, bóc bì,đóng dấu đến.
Sau khi tiếp nhận, văn bản đến được xử lý sơ bộ.
+ Loại không bóc bì: Thư riêng sách báo, tài liệu cá nhân, đơn vị nào thì gửi
thẳng cho họ, văn bản gửi cho đơn vị cá nhân, đoàn thể thì chuyển trực tiếp mà
không bóc bì.
+ Loại bóc bì: đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành boc bì và
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đăng ký vào sổ.
- Bóc bì văn bản đến: văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho
cơ quan. Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn được bóc bì trước để giải quyết kịp
thời.
- Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản thuộc diện đăng ký tại văn thư phải
được đóng dấu đến, đối với văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không cần đóng dấu mà chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi
giải quyết.Dấu đến được đóng rõ rang, ngay ngắn vào khoảng trống, dưới số, ký
hiệu( đối với văn bản có tên loại) dưới trích yếu nội dung ( đối với công văn).
c. Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các cơ quan,đơn vị và cá nhân có liên quan.Hiện nay các cơ quan
thường áp dụng hai cách đăng ký văn bản đến:
+ Đăng ký truyền thống.
+ Đăng ký bằng máy vi tính.
Tất cả các văn bản phải được đăng ký vào sổ theo quy định của nhà nước, khi
đăng ký không được dung bút chì, không được tẩy xóa và viết tắt những từ thông
dụng, như vậy sẽ gây khó khan cho việc tra tìm.
Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tùy thuộc vào số lượng văn bản đến hằng năm,
các cơ quan hay tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
d. Trình văn bản đến.
Tùy theo công tác văn thư mà cán bộ văn thư trình ký cho phù hợp,có thể
trình cho thủ trưởng, Chánh văn phòng để lấy ý kiến phân phối và hướng giải quyết.
Những văn bản phức tạp thì xin ý kiến của thủ trưởng cơ quan.
e. Sao văn bản đến.
Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan đơn vị cần phải sao in văn
bản để phục vụ giúp công việc của cơ quan một cách chính xác, sau khi có ý kiến chỉ
đạo của cơ quan, cán bộ văn thư có thể sao văn bản đến.
Phương pháp sao văn bản ở HND tỉnh Tuyên Quang là sao photo, các văn bản
được sao theo đúng quy định của nhà nước.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
f. Chuyển giao văn bản đến.
Khi có ý kiến phân phối của người có thẩm quyền cán bộ văn thư chuyển giao
cho đơn vị cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền, khi
chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, đúng đối tượng,chặt
chẽ.
Các văn bản chuyển giao của HND tỉnh phải được đăng ký vào sổ chuyển
giao văn bản và ký nhận trước khi chuyển giao.
g. Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định cụ thể của cơ quan,tổ chức. Đối với văn
bản có mức độ khẩn phải được giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến giải quyết phải có đính kèm
phiếu giải quyết văn bản đến.
Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết các văn đến HND tỉnh giao cho cán bộ văn
phòng, cán bộ văn phòng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng sau đó trình cho
Chánh văn phòng xin ý kiến và giải quyết.
• . Công tác lập hồ sơ hiện hành.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu, văn bản hình thành trong
quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một tập hoặc nhiều tập, mỗi tập gọi
là một dơn vị.
Ở HND tỉnh có rất nhiều tài liệu văn bản nên cán bộ văn thư thường phân chia
văn bản, tài liệu theo các đơn vị bảo quản.Hồ sơ là một tập toàn bộ văn bản, tài liệu
có lien quan tới nhau về một vấn đề,sự việc,một đối tượng cụ thể hoặc có cùng đặc
điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc cá nhân.
Việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong ở cơ quan và do cán
bộ văn thư cơ quan lập gọi là tập hồ sơ hiện hành. Đây là khâu cuối cùng của công
tác văn thư,mở đầu cho công tác lưu trữ, là nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ưu điểm:
Việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đã được thực hiện nghiêm túc theo quy
định của nhà nước.
Việc lập hồ sơ trước hết được thực hiện ở các phòng,ban do các chuyên viên
đảm nhiệm, như vậy trong quá trình lập hồ sơ các chuyên viên sẽ hiểu rõ hơn về
công việc mình phải làm và lập hồ sơ một cách rõ rang,nhanh chóng.
Nhược điểm:
Việc lập hồ sơ của các phòng ban chưa được triệt để, quy củ, trong quá trình
lạp hồ sơ thường xuyên phải nhờ đến sự giúp đỡ, nhắc nhở của cán bộ lưu trữ.
2.1.2.5, Công tác tổ chức lưu trữ HND tỉnh
Hiện nay, ở HND tỉnh Tuyên Quang việc giải quyết các công việc văn thư lưu
trữ do một cán bộ đảm nhận. Ở đây, chưa có kho lưu trữ tài liệu, văn bản riêng, toàn
bộ các văn bản,tài liệu đều được lưu trữ tại phòng làm việc của cán bộ văn thư lưu
trữ.
Với diện tích 20m2 phòng văn thư lưu trữ vừa là nơi làm việc và là nơi lưu trữ
tài liệu của cơ quan.
Hồ sơ tài liệu được sắp xếp gọn gàng,ngăn nắp tại các tủ đựng hồ sơ tài liệu
trong phòng văn thư lưu trữ.
2.1.2.6, Tìm hiểu về công tác tổ chức,sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan.
• Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.
Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ
cho công việc được hiệu quả hơn. Hiện nay văn phòng đã có máy fax, máy
photocopy, mỗi nhân viên văn phòng được bố trí một máy tính để phục vụ cho công
tác của mình.
a. Điện thoại
- Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật phổ biến và sử dụng thường xuyên
để liên lạc hữu ích giữa hai cơ quan, đơn vị hoặc giữa hai cá nhân.
- Điện thoại đang được coi là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi,
nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Máy tính
Là tập hợp 4 đơn vị; thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bị hiển thị và máy in tất
cả cácđơn vị này có thể dưới dạng từng module, đồ họa tất cả đều được kết nối với
nhau. Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ thống hồ sơ,
cung cấp một bản tính,cung cấp module, đồ họa tất cả đều được kết nối với nhau thứ
4 là cung cấp tiện nghi xử lý văn bản.
Các máy xử lý văn bản có thể kết nối với máy in chia làm 2 loại máy in, ma
trận và máy in dùng bánh xe rang cưa tất cả các thông tin về nội dung của một công
văn hay quyết định đều được phả chiếu lên giấy, khi một tờ giấy được đưa vào máy
một trang hoàn chỉnh được in ra.
c. Máy photo
Việc dùng máy photocopy đã gia tang nhanh chóng và trở nên phổ biến rộng
rãi và có nhiều máy photocopy chúng được sử dụng một số nguyên tắc khác nhau để
tạo ra bản sao nó còn tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phóng to so với bản gốc.
d. Máy fax
Là một bộ phận xử lý văn bản có thể truyền thông bằng cách trao đổi văn bản
in đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy tính và máy sao chụp,hữu ích cho
việc trao đổi tài liệu.
e. Máy scanner
Máy scanner là một loại máy khá thông dụng trong các văn phòng, cơ quan
hiện nay.Nó là một thiếu bị có khả năng quét ảnh, quét tài liệu thành các file số hóa
có thể lưu trữ vào đĩa cứng của PC dưới dạng file ảnh.
-Ngoài ra còn có các trang thiết bị phụ khác không có liên quan trực tiếp đến
việc thực hiện công việc của cán bộ công chức, nhân viên nhưng lại có tác dụng tạo
điều kiện thuận lợi cho mọi người trong khi làm việc ( ví dụ: điều hòa,quạt trần,
bóng điện…. và các dụng cụ văn phòng phẩm như ghim cặp tài liệu, giấy bút, …).
Nhận xét: Các trang thiết bị trong văn phòng được trang bị khá đầy đủ, cách
sắp xếp phù hợp đã tạo ra quá trình làm việc hiệu quả cho văn phòng.
Tuy nhiên có một số trang thiết bị đã cũ gây ảnh hưởng tới hiệu quả công
việc của cán bộ văn phòng.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cần thay mới các trang thiết bị đã cũ để mang lại hiệu quả cao nhất cho quá
trình làm việc của văn phòng.
2.1.2.7, Tìm hiểu và thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong
công tắc văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang.
Hiện nay việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của HND tỉnh
Tuyên Quang còn rất hạn chế. Ở cơ quan chưa xây dựng được phần mềm trong công
tác quản lý của văn phòng. Tất cả mọi thủ tục hành chính của cơ quan đều được thực
hiện bằng biện pháp thủ công nên mất nhiều thời gian vào việc này.
Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ
truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản…Hầu hết công
việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, của máy tính và
phương tiện hiện đại. Đặc biệt cơ quan đã sử dụng phần mềm Microsoft Word- một
công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến trong các bộ phận soạn thảo văn bản. Ngoài
ra cơ quan không sử dụng thêm phần mềm nào nữa.
2.1.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc trong văn
phòng.
Chế độ công tác: Văn phòng HND tỉnh là một tổ chức thống nhất làm việc
theo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm của từng cá nhân.
Nhiệm vụ của từng cá nhân:
2.1.3.1 Chánh Văn phòng.
Họ và tên: Đỗ Hồng Hạ
Bộ phận: Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
Chức danh: Chánh văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
Nhiệm vụ:
- Kiểm tra, đôn đốc các cán bộ phụ trách từng công việc.
- Tổng hợp dự thảo báo cáo thực hiện nhiệm vụ của cơ quan và của Hội theo
tuần, tháng, quý, năm và chuyên đề; ghi chép biên bản họp Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, họp giao ban của Hội Nông dân tỉnh.
- Tổng hợp, soạn thảo các văn bản báo cáo lên cấp trên theo quy định.
- Giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác đối nội, đối ngoại, theo dõi và quản lý
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tài sản công.
- Chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ, quản trị, hành chính, đón tiếp khách đến cơ
quan liên hệ công tác.
- Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho Thường trực, Ban Thường vụ, Ban
Chấp hành tỉnh Hội và các Ban chuyên môn hoạt động.
- Ký các văn bản do Thường trực cơ quan uỷ quyền.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực phân công.
2.1.3.2 Kế toán
Họ và Tên: Trần Thúy Hằng
Bộ phận: Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
Chức danh công việc: Chuyên viên kế toán
- Tham mưu về công tác tài chính, chi tiêu của cơ quan theo chính sách chế độ
tài chính hiện hành của Nhà nước.
- Tham mưu đề xuất, xây dựng kế hoạch, dự toán tài chính của cơ quan hàng
năm và các kế hoạch dự toán chuyên đề.
- Kiêm nhiệm kế toán Trung tâm Dạy nghề và Hỗ trợ việc làm nông dân.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phân
công, cùng lãnh đạo Văn phòng chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của cơ
quan.
2.1.3.3 Văn thư- thường trực
Họ và Tên: Bùi Thị Thanh Nga
Bộ phận: Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
Chức danh công việc: Chuyên viên Văn thư
- Thực hiện đúng nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ, giữ và bảo quản các
con dấu của cơ quan theo quy định.
- Nhận các loại văn bản, báo chí đến; phát hành các loại văn bản đi, kiểm tra
thể thức văn bản chính xác, kịp thời; tổng hợp số liệu công tác Hội.
- Đón tiếp và hướng dẫn khách, cán bộ, hội viên đến cơ quan liên hệ công tác.
- Phô tô các văn bản khi được Thường trực hoặc Chánh Văn phòng có ý kiến,
mở sổ theo dõi các loại văn bản phô tô.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phân
công.
2.1.3.4 Thủ quỹ- tạp vụ
Họ và Tên: Lương Thị Tự
Bộ phận: Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
Chức danh công việc: Nhân viên tạp vụ
- Giữ gìn, bảo quản tốt các trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ.
- Trực tiếp quản lý tài sản, cấp phát văn phòng phẩm và các tài sản, vật tư
khác, không để hư hỏng, mất mát; thực hiện nghiêm túc việc thu, chi tài chính theo
quy định. Thường xuyên cập nhật đối chiếu sổ quỹ với kế toán kịp thời.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phân
công.
2.1.3.5 Nhân viên lái xe
Họ và Tên: Trần Tiến Sơn, Trần Văn Dũng
Bộ phận: Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang
Chức danh công việc: Nhân viên lái xe
- Có trách nhiệm quản lý xe ô tô cơ quan, đảm bảo lái xe an toàn khi đưa đón
lãnh đạo, cán bộ cơ quan đi công tác.
- Chấp hành nghiêm Luật Giao thông đường bộ chịu trách nhiệm trước pháp
luật về an toàn khi lái xe tham gia giao thông.
- Đảm bảo xe sạch, chăm sóc, bảo dưỡng xe định kỳ; phát hiện để tự sửa chữa
nhỏ, đề xuất sửa xe khi vượt quá khả năng của lái xe.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và Chánh Văn phòng phân công.
.
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, Văn phòng luôn giữ một vị trí
quan trọng. Với chức năng tham mưu, tổng hợp, điều phối và hậu cần, Văn phòng là
bộ phận then chốt, là yếu tố để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo,
lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo.
Hoạt động của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức rất đa dạng và mang tính
nghiệp vụ, trong đó mảng công tác văn thư và lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, thể
hiện trên những khía cạnh cơ bản sau:
- Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức
được nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lượng; bảo đảm thực hiện đúng
đường lối, chính sách, nguyên tắc, chế độ; bảo đảm quản lý công việc của cơ quan,
tổ chức được chặt chẽ và chính xác.
- Công tác văn thư và lưu lại các văn bản, giấy tờ là bằng chứng cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức phục vụ hữu hiệu cho công tác thanh tra, kiểm tra, đánh
giá hoạt động của cơ quan.
- Công tác văn thư góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để
phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ giúp cho công tác nghiên cứu lịch sử.
Nhìn chung, văn thư là mảng công việc có những nét đặc thù riêng, có những
thao tác nghiệp vụ riêng biệt và cụ thể nhưng không thể tách rời. Hiệu quả và chất
lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng không nhỏ tới công tác lưu trữ; đồng thời
sự hiệu quả trong quá trình phối kết hợp của công tác văn thư và lưu trữ thể hiện rất
rõ ở kết quả công tác quản lý nói chung của cơ quan, tổ chức.
Như vậy, công tác văn thư là không thể thiếu trong hoạt động của mọi cơ
quan, tổ chức, từ cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đến đơn vị vũ trang
nhân dân. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong đợt thực tập cuối khoá học, em
đã đi sâu tìm hiểu về công tác văn thư tại cơ quan Văn phòng HND tỉnh Tuyên
Quang với chức năng quản lý hành chính nhà nước.Qua tìm hiểu thực tế tại phòng
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn thư tại văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang trên cơ sở kết hợp lý luận và thực tế
cơ sở em đã hoàn thành chuyên đề thực tập với 03 nội dung như sau.
- Những vấn để lý luận cơ bản công tác quản lý văn thư lưu tại Văn phòng HND tỉnh
Tuyên Quang
- Thực trạng công tác quản lý văn bản tại HND tỉnh Tuyên Quang
- Giải pháp thực hiện công tác văn thư tại Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang huyện
Kinh Môn
1, NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
HND TỈNH TUYÊN QUANG.
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác Văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đao, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, Đảng, cơ quan Nhà
nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội đơn vị vũ trang nhân dân.
1.1.1.Vị trí của công tác Văn thư
Nói đến công tác Văn thư là nói đến công việc liên quan đến văn bản giấy tờ,
trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức và giải quyết văn bản, lập hồ
sowlaapj hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ
quan, tổ chức.Công tác văn thư được xác định là một mặt của quản lý nói chung, và
là nội dung của hoạt động văn phòng. Trong công tác Văn phòng thì văn thư không
thể thiếu được chiếm một phần lớn trong hoạt động của Văn phòng và là một mắt
xích trong hoạt động quản lý của cơ quan đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền
với hoạt động của cơ quan được xem như là một bộ phận của quản lý Nhà nước.
1.1.2.Ý nghĩa của Công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan đơn vị
nói riêng.Công tác Quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết
thông tin phục cụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung
công việc,có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công
tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ
Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B
22
