Thực trạng tổ chức công tác văn thư tại ban tuyên giáo tỉnh ủy thái bình
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.13 MB, 65 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT...........................................................5
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài........................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài....................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.........................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................3
7. Bố cục đề tài..............................................................................................3
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BAN TUYÊN
GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH............................................................................4
1.1. Khái quát về Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình..................................4
1.1.1. Chức năng............................................................................................4
1.1.2. Nhiệm vụ.............................................................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình.....................6
1.2. Vài nét về Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình....................6
1.2.1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng......................................................6
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ban Tuyên
giáo Tỉnh ủy Thái Bình..................................................................................7
1.2.2.1. Chức năng.........................................................................................7
1.2.2.2. Nhiệm vụ:.........................................................................................7
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình
.......................................................................................................................8
1.2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả vị trí việc làm trong Văn phòng cơ quan.
.......................................................................................................................8
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN
TUYÊN GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH...........................................................15
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1. Lý luận chung về công tác văn thư.......................................................15
2.1. 1. Khái niệm và yêu cầu của công tác văn thư.....................................15
2.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư............................................................15
2.1.1.2. Yêu cầu của tổ chức công tác văn thư............................................15
2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư...................................................15
2.1.2.1. Vị trí của công tác văn thư.............................................................15
2.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.........................................................15
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái
Bình.............................................................................................................16
2.2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái
Bình.............................................................................................................16
2.2.2. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư................................................16
2.2.2.1. Soạn thảo văn bản...........................................................................16
2.2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...........................................24
2.2.2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu..............................................28
2.2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ, tài liệu vài lưu trữ cơ quan......30
2.2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác văn thư.....33
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................35
3.1. Đánh giá chung.....................................................................................35
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................35
3.1.2. Hạn chế..............................................................................................37
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................39
3.2. Đề xuất, kiến nghị.................................................................................40
KẾT LUẬN........................................................................................................51
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................60
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trong thực tế, không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự
hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của mọi người xung
quanh. Trong suốt thời gian từ khi học tập ở giảng đường đại học đến nay, tôi đã
nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của quý thầy cô, gia
đình và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin được gửi đến quý thầy, cô trong
khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức
và tâm, huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng tôi trong
suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong năm cuối cùng đại học,
Khoa và Nhà trường đã tổ chức cho chúng tôi được đi thực tập tốt nghiệp, nhằm
áp dụng lý luận vào trong thực tiễn và học hỏi, giao lưu và trau dồi kinh nghiệm
cho bản thân - đó chính là những nền tảng vững chắc cho chúng tôi bước vào
tương lai.
Tôi xin chân thành cảm ơn ThS. Lâm Thu Hằng – người đã tận tâm
hướng dẫn và giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực tập và viết báo cáo.
Đồng thời, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Mạnh Cường, tôi
ơn thầy vì đã luôn quan tâm, theo sát và giúp đỡ chúng tôi rất nhiều trong quá
trình thực tập. Nếu không có những lời chỉ bảo, sự giúp đỡ nhiệt tinh của thầy,
cô thì bài báo cáo này chắc sẽ không thể hoàn thiện được. Một lần nữa, tôi xin
chân thành cảm ơn thầy, cô.
Sau cùng, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Ban
Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình cùng toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức
và nhân viên trong cơ quan đã quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tôi thực hiện tốt công
việc trong suốt thời gian thực tập. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến đồng chí Chánh
Văn phòng Ban Tuyên giáo đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành
tốt mọi nhiệm vụ trong suốt qua trình thực tập tốt nghiệp. Và đặc biệt, tôi xin
gửi lời cảm ơn chân thành đến chị Đinh Thị Thi Hiền – Cán bộ văn thư Ban
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tuyên giá Tỉnh ủy, cảm ơn chị đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi
thực hiện tất cả các công việc của Văn phòng cơ quan và truyền đạt cho tôi rất
nhiều kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ và phong cách làm việc của một
người làm công tác văn phòng thực thụ.
Tôi xin được gửi lời cảm ơn sự giúp đỡ, những ý kiến đóng góp quý
báu của các bạn trong lớp QTVP K12D và các bạn trong Khoa Quản trị văn
phòng K12 trong thời gian hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này.
Tuy thời gian thực tập không được dài cho lắm nhưng tôi đã học hỏi được
rất nhiều điều bổ ích, những kinh nghiệm quý giá, rút ra được cho bản thân
những bài học thú vị, từ đó tôi có cơ hộ phát huy được những kiến thức đã học
khi ngồi trên ghế nhà trường và củng cố, trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm 4ong
quý báu.
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công
chức, nhân viên trong cơ quan và ThS Lâm Thu Hằng đã giúp tôi hoàn thành tốt
thời gian thực tập và hoàn thiện bản báo cáo này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 11 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Đặng Thị QuỳnhTrang
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
Chữ cái viết tắt/ ký hiệu
CTVT
VP
Ban, BTGTUTB
CB,CC,NV
CNTT
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
Cụm từ đầy đủ
Công tác văn thư
Văn phòng
Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình
Cán bộ, công chức,nhân viên
Công nghệ thông tin
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu đối với một
cơ quan, tổ chức và được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung, là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ
chức kinh tê, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ tranh nhân dân nói riêng.
Hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức phần nào phụ thuộc vào sự hiệu
quả của công tác văn thư.Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư ngày càng
được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong lĩnh vực quan lý và cải cách nền hành
chính quốc gia, công tác văn thư là một những trọng tâm được Đảng và Nhà
nước chú trọng tập trung đổi mới.
Trong Văn phòng các cơ quan, tổ chức công tác văn thư là một phần thiết
yếu và là nội dung quan trọng chiếm một phần lớn nội dung của công tác văn
phòng. Bởi vậy, công tác văn thư gắn liền với mọi hoạt động của cơ quan, được
xem là hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý Nhà
nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, chính xác những thông tin
cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước và làm tốt công tác văn thư tạo điều
kiện tốt cho công tác lưu trữ.
Ngày nay trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất
nước, công tác này đòi hỏi phải xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã
hội khác. Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư nên nhiều ngành,
nhiều đơn vị đã giúp đã giúp cho hoạt động của đơn các cơ quan, đơn vị mình
triển khai có hiệu quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển.
Vì vậy mà mỗi cơ quan, đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn thư.
Vì những lí do trên nên tôi chọn đề tài: “Tổ chức công tác văn thư” làm
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
báo cáo tốt nghiệp. Đây là một lĩnh vực tương đối lớn nên tôi xin phép chỉ đề
cập đến công tác văn thư ở nơi tôi thực tập đó là Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái
Bình.
2. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu của đề tài báo cáo của tôi hướng đến là làm rõ thực trạng công
tác văn thư ở Văn phòng Ban và cơ quan nơi tôi thực tập. Từ đó, đưa ra những
đánh giá khách quan, chính xác nhất với thực trạng trong công tác văn thư tại cơ
quan, đồng thời đưa ra những đề xuất, kiến nghị của bản thân góp phần nhỏ bé
vào công cuộc cải cách nền hành chính công của đất nước.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: đối tượng nghiên cứu của đề tài là việc tổ chức
công tác văn thư tại Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình và cơ quan.
- Phạm vi nghiên cứu: phạm vi nghiên cứu của đề tài là lĩnh vực công tác
văn thư của các cơ quan Nhà nước, đặc biệt là công tác văn thư ở cơ quan Đảng.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Để hoàn thiện bài báo cáo này, tôi đã tham khảo một số nguồn tài liệu
như:
- Tài liệu nội bộ bồi dưỡng nghiệp vụ công tuyên giáo lĩnh vực văn
phòng,
- Quy chế công tác thư - lưu trữ của Tỉnh ủy Thái Bình;
- Quyết định số 31- QĐ/TW của Bộ Chính trị, Quyết định số 91- QĐ/TW
của Ban Bí thư và Hướng dẫn số 11- HD/VPTW của Văn phòng Trung ương;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4//2004 của Chính phủ về công
tác văn thư…
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư, hay công tác văn thư –
lưu trữ tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình, tuy nhiên mỗi nghiên cứu có
những cách nhìn cụ thể trong từng giai đoạn của nền hành chính nhà nước.
Những nghiên cứu đó là nền tảng để tôi có những cái nhìn chân thực, khách
quan nhất về công tác văn thư tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình.
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong suốt thời gian thực tập và nghiên cứu về đề tài này, tôi chủ yếu
dung những phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát khoa học,
-Phương pháp tiếp cận, thu thập thông tin;
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp phân tích, tổng kết kinh nghiệm …
7. Bố cục đề tài
Nội dung đề tài nghiên cứu của tôi có bố cục 4 phần:
Phần I: Tổng quan về công tác văn phòng của Ban Tuyên giáo Tỉnh
ủy Thái Bình
Phần II: Thực trạng tổ chức công tác văn thư tại Ban Tuyên giáo Tỉnh
ủy Thái Bình
Phần III: Kết luận và đề xuất kiên nghị
Phần Phụ lục
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BAN TUYÊN
GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH
1.1. Khái quát về Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình.
1.1.1. Chức năng
Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình là cơ quan tham mưu của Tỉnh uỷ,
trực tiếp và thường xuyên là Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ về công tác
xây dựng Đảng thuộc các lĩnh vực chính trị; tư tưởng - văn hoá; khoa giáo;
nghiên cứu, biên soạn lịch sử đảng bộ địa phương. Đồng thời, Ban cũng là cơ
quan chuyên môn nghiệp vụ về công tác tuyên giáo của Tỉnh uỷ.
1.1.2. Nhiệm vụ
Nghiên cứu, đề xuất:
- Nghiên cứu, theo dõi, tổng hợp tình hình tư tưởng trong cán bộ, đảng
viên và các tầng lớp nhân dân, những âm mưu, thủ đoạn chống phá của các thế
lực thù địch trên lĩnh vực tư tưởng - văn hoá trên địa bàn tỉnh; dự báo những
diễn biến, xu hướng tư tưởng có thể xảy ra, kịp thời báo cáo, kiến nghị với Ban
Thường vụ Tỉnh uỷ phương hướng, nhiệm vụ, nội dung, biện pháp giải quyết.
- Các đề án, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của Tỉnh
uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về công tác tuyên giáo và công tác sưu tầm, nghiên
cứu, biên soạn lịch sử đảng bộ địa phương.
- Đánh giá hoạt động, nghiên cứu, đề xuất phương hướng, chính sách, cơ
chế, giải pháp trên lĩnh vực tuyên giáo.
- Tham gia với các cơ quan quản lý nhà nước trong việc vận dụng, thể
chế các quy định của cấp trên về các lĩnh vực có liên quan đến công tác tuyên
giáo.
- Sơ kết, tổng kết công tác tuyên giáo.
Tuyên truyền, giáo dục và hướng dẫn, kiểm tra, giám sát:
- Tổ chức nghiên cứu, tuyên truyền, quán triệt, hướng dẫn triển khai thực
hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của Đảng; kiểm tra,
giám sát các tổ chức đảng, các ban, ngành, đoàn thể trong việc thực hiện các văn
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh trong lĩnh vực tuyên giáo.
- Tổ chức bồi dưỡng lý luận chính trị, thông tin thời sự, tuyên truyền
chính sách theo chương trình của Trung ương và Tỉnh uỷ. Bồi dưỡng và hướng
dẫn nghiệp vụ công tác tuyên giáo cho ban tuyên giáo các cấp, các đảng bộ cơ
sở, trung tâm bồi dưỡng chính trị các huyện, Thành phố.
- Tổ chức mạng lưới báo cáo viên, tuyên truyền viên, cộng tác viên từ tỉnh
đến cơ sở; theo dõi, định hướng nội dung thông tin của các phương tiện thông
tin đại chúng, các nhà xuất bản do địa phương quản lý.
- Sưu tầm, nghiên cứu, biên soạn lịch sử đảng bộ tỉnh; hướng dẫn sưu tầm,
nghiên cứu, biên soạn lịch sử đảng bộ, huyện, Thành phố, các đảng uỷ trực
thuộc Tỉnh uỷ, lịch sử đảng bộ các ban, ngành, đoàn thể.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục phát huy truyền thống cách mạng của địa
phương.
Thẩm định, thẩm tra:
Đề án của các cơ quan, tổ chức đoàn thể của tỉnh có liên quan đến lĩnh vực tư
tưởng - văn hoá, khoa giáo, lịch sử đảng bộ địa phương trước khi trình Ban
Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ.
Phối hợp:
- Phối hợp với các cơ quan hữu quan đề xuất về chủ trương, cơ chế, chính
sách đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng, quản lý và đãi ngộ đối với đội ngũ trí
thức và văn nghệ sĩ ở địa phương.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng tham gia công tác xây dựng Đảng đối
với
các đảng bộ thuộc khối tuyên giáo.
- Phối hợp với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên
chế Ban tuyên giáo của các cấp uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ và Trung tâm bồi dưỡng
chính trị các huyện, Thành phố. Tham gia ý kiến về công tác cán bộ đối với đội
ngũ cán bộ trong khối theo phân cấp quản lý.
Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ
giao:
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình
Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình gồm có: 1 Trưởng ban, 4 Phó Trưởng
ban, 5 phòng chuyên môn và 1 đơn vị.
- Phòng chuyên môn giúp việc:
+ Phòng Tuyên truyền – Báo chí – Xuất bản
+ Phòng Giáo dục lý luận chính trị - Lịch sử Đảng
+Phòng Khoa giáo
+ Phòng Văn hóa – Văn nghệ
+ Văn phòng
-Một đơn vị trực thuộc cơ quan là: Trung tâm thông tin công tác tuyên
giáo
Tính đến thời điểm này, tổng số cán bộ, công chức và người lao động của
cơ quan là 35, 2 nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68; nữ có 16 đồng chí, lãnh
đạo Ban có 5 đòng chí, Trưởng phòng có 5 đồng chí, Phó trưởng phòng và
tương đương có 11 đồng chí. (Xem phụ lục số 01)
1.2. Vài nét về Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình
1.2.1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng
Tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức xã hội doanh nghiệp đều phải có văn
phòng, vì văn phòng là một bộ phận hoặc đơn vị có trách nhiệm giúp đỡ lãnh
đạo tổ chức, điều hành công việc, là đơn vị đảm bảo thông tin, đảm bảo hậu cần
cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
-Văn phòng Ban Tuyên giáo là một tổ chức chuyên môn của Ban Tuyên
giáo, được quy định trong Quyết định số 113-QĐ/TW, ngày 09 tháng 7 năm
2012 của Bộ Chính trị khóa XI và Quy định số 222-QĐ/TW ngày 08 tháng 5
năm 2009 của Ban Bí thư khóa X.
- Văn phòng Ban Tuyên giáo chính là bộ máy giúp việc lãnh đạo Ban
Tuyên giáo trong chỉ đạo, điều hành công việc của Ban, giúp lãnh đạo Ban kiểm
tra, đôn đốc công việc, nắm bắt, tổng hợp tình hình, tổ chức phục vụ và phục vụ
mọi hoạt động của cơ quan. Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy là “bộ nhớ” của
lãnh đạo Ban và cũng là “bộ mặt” của cơ quan.
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ban
Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình
1.2.2.1. Chức năng
Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình có 2 chức năng chính:
chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng phục vụ, đảm bảo mọi điều kiện, cơ
sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
+ Chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh
ủy Thái Bình chủ yếu là về tổ chức, triển khai công tác chỉ đạo, lãnh đạo, điều
hành của lãnh đạo, Thủ trưởng đơn vị.
+ Chức năng phục vụ, đảm bảo hậu cần của Văn phòng là phục vụ trực
tiếp, thường xuyên, hang ngày các hoạt động của cơ quan, của lãnh đạo cơ quan.
1.2.2.2. Nhiệm vụ:
- Thứ nhất, Văn phòng Ban giúp lãnh đạo Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy xây
dựng chương trình, kế hoạch, hướng dẫn công tác và tổ chức thực hiện các
chương trình công tác của Ban theo kế hoạch đã được lãnh đạo cơ quan quyết
định.
-Thứ hai, là thông tin, báo cáo công việc hàng ngày cho lãnh đạo
BTGTU; làm báo cáo kết quả và dự kiến công tác hàng tuần, hàn tháng, hàng
năm của Ban; dự họp và ghi biên bản và ra thông báo kết luận các kết luận các
kỳ họp lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị do cơ quan tổ chức; tham gia ý kiến,
góp phần nâng cao chất lượng những văn bản do lãnh đạo yêu cầu.
-Thứ ba, là tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo
đúng quy định:
- Thứ tư, là đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, phương tiện đi
lại và phương tiện làm việc… phục vụ các hoạt động của cơ quan; phối hợp
phục vụ các đoàn ra, đoàn vào của Ban, tổ chức đón tiếp khách theo sự chỉ đạo
của lãnh đạo cơ quan.
- Thứ năm, giúp lãnh đạo Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy đảm bảo kinh phí, cho
mọi hoạt động, thực hiện các chế độ, chính sách về quản lý tài chính, tài sản của
cơ quan.
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thứ sáu, là phối hợp thực hiện chế độ, chính sách nghỉ hè, nghỉ dưỡng,
chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan và cán bộ hưu trí; phối hợp triển khai công tác thi đua trong cơ quan theo
quy định.
- Thứ bảy, là hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng Ban Tuyên giáo
các cấp.
- Thứ tám, là thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban Tuyên
giáo Tỉnh ủy giao:
-Thứ chín, Văn phòng có nhiệm vụ bảo vệ bí mật của Đảng, Nhà nước và
cơ quan.
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái
Bình
Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình gồmcó: Chánh Văn phòng,
phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính- Tổng hợp, phó Chánh Văn phòng
phụ trách Tài chính- Kế toán; cán bộ văn thư, chuyên viên hành chính- tổng hợp,
nhân viên thủ quỹ kiêm tạp vụ và 03 lái xe theo định biên.(xem phụ lục số 02)
1.2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả vị trí việc làm trong Văn phòng cơ
quan.
Vị trí việc làm được hiểu là một vị trí hoặc một chỗ làm việc trong một cơ
quan, tổ chức, đơn vị mà tại đó người công chức thực hiện một công việc hoặc
một nhóm các công việc có tính ổn định, lâu dài, thường xuyên, lặp đi lặp lại, có
tên gọi cụ thể theo chức danh, chức vụ hoặc theo tính chất công việc và được
gắn liền với quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó.
Phòng Hành chính – Tổng hợp có: Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành
chính – Tổng hợp, cán bộ văn thư, chuyên viên tổng hợp. Sau đây là bản mô tả
công việc cho từng vị trí việc làm trong phòng:
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM (VTVL)
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP
I/ PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Tên VTVL: Phó Chánh Văn phòng phụ trách Mã VTVL: 002
Hành chính – Tổng hợp
Ngày bắt đầu thực hiện:01- 22010
Đơn vị công tác tác
Quản lý trực tiếp
Quản lý chức năng
Quan hệ công việc
Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy
Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng
Với lãnh đạo Ban, các cá nhân, đơn vị trong và ngoài
Ban
Với các Văn phòng tuyên giáo cấp trung ương và cấp
ủy, các sở, ban, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân và
Công việc liên quan
Tỉnh ủy…
Thư ký cho Thủ trưởng cơ quan…
Mục tiêu vị trí công việc: Tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng thực
hiện tốt công tác Hành chính – Tổng hợp,
Tỷ trọng
Tiêu chí đánh giá hoàn
Các nhiệm vụ chính
thời
thành công việc
Giám sát, triển khai thực hiện công
gian(%)
15
Hoàn thành tốt
tác hành chính theo đúng chức năng
nhiệm vụ được giao.
Giám sát, kiểm tra, hướng dẫn các
10
Hoàn thành tốt
10
Hoàn thành tốt
nhân viên trong phòng thực hiện công
tác hành chính (văn thư, lưu trữ, lễ
tân, hội nghị, hậu cần…)
Tham gia và phối hợp tổ chức các sự
kiện, chương trình, hội nghị
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giám sát việc áp dụng, triển khai
15
Hoàn thành tốt
15
Hoàn thành tốt
vụ được giao phó.
Thực hiện chế độ báo cáo về công tác
15
Hoàn thành tốt
hành chính cho Chánh VP
Tham gia xây dựng hệ thống các quy
10
Hoàn thành tốt
5
Hoàn thành tốt
10
Hoàn thành tốt
thực hiện công tác hành chính theo
đúng quy trình, quy định hiện hành.
Thực hiện công tác đối ngoại về mặt
hành chính với các cơ quan ban
ngành, tổ chức, đối tác và khách của
cơ quan theo đúng chức năng, nhiệm
trình, quy định liên quan đến công tác
hành chính.
Tham mưu cho Chánh VP tổ chức
thực hiện các công tác hành chính,
quản trị văn phòng
Các công việc khác theo sự phân
công của Quản lý trực tiếp và/hoặc
Ban Lãnh đạo
Tổng
105
Thẩm quyền ra quyết định: Thừa lệnh
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 02
Thẩm quyền tài chính:
Trình độ chuyên môn: Cử nhân Cao đẳng ngành Hành chính…
Kinh nghiệm công tác: 3 năm
Yêu cầu năng lực Năng lực cốt lõi: Khả năng quản lý, tổ chức thực hiện công việc
khoa học.
- Kỹ năng lập kế hoạch, xây dựng mục tiêu.
- Kỹ năng quản lý, điều hành nhóm.
- Kỹ năng truyền đạt và giao tiếp tốt.
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kỹ năng đối thoại, đàm phán, thuyết phục.
- Sử dụng tiếng Anh và vi tính văn phòng thành thạo (có chứng chỉ
IELTS 5.5 hoặc tương đương).
- Có khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm và chịu được áp
lực công việc cao.
Năng lực quản lý: điều hành
Năng lực chuyên môn: hành chính, tổng hợp
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có):
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc:
- Trung thực, tư cách con người, đạo đức nghề nghiệp tốt.
- Giao tiếp thân thiện, giọng nói nhẹ nhàng, tính tình hòa nhã.
- Cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm cao.
- Nhiệt tình, có định hướng làm việc lâu dài, ổn định.
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc:Trung tâm phòng
Trang thiết bị:tốt
Các điều kiện khác (nếu có):
Tên người thực hiện VTVL:
Tên người quản lý trực tiếp:
Trần Trọng Tuyến
Nguyễn Hoài Đức
Chữ ký:
Chữ ký:
Ngày 10 tháng 3 năm 2016
Ngày10 tháng 3 năm 2016
II/CÁN BỘ VĂN THƯ
Tên VTVL: Văn thư cơ quan
Mã VTVL:002-01VT
Ngày bắt đầu thực hiện:15-4-2009
Đơn vị công tác tác
Quản lý trực tiếp
Quản lý chức năng
Quan hệ công việc
Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng
Với phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính – Tổng
hợp, Chánh Văn phòng, lãnh đạo Ban và các phòng
chuyên môn
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Với Văn phòng cấp Trung ương và cấp ủy, Văn phòng
UBND và Văn phòng Tỉnh ủy
Công việc liên quan
Với các sở, ban, ngành, Đoàn Thanh niên, Báo Thái Bình
Lễ tân, thư ký lãnh đạo
Mục tiêu vị trí công việc: Bảo đảm công tác văn thư, hành chình hoạt động suôn
sẻ
Các nhiệm vụ chính
Soạn thảo văn bản
Tổ chức quản lý văn bản đi
Tổ chức giải quyết văn bản đến
Tổ chức sử dụng và bảo quản con dấu
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Tỷ trọng
Tiêu chí đánh giá
thời gian
hoàn thành công
(%)
30
10
30
10
20
100
việc
Hoàn thành tốt
Hoàn thành tốt
Hoàn thành tốt
Hoàn thành tốt
Hoàn thành tốt
Thẩm quyền ra quyết định:
Số cán bộ thuộc quyền quản lý:
Thẩm quyền tài chính:
Trình độ chuyên môn:Trung cấp ngành văn thư – lưu trữ
Kinh nghiệm công tác:5 năm
Yêu cầu năng lực Năng lực cốt lõi:
- Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
và các đơn vị trực thuộc.
- Hiểu các quy chế của cơ quan về công tác văn thư.
- Nắm vững các quy chế bảo mật trong cơ quan có liên quan đến
công tác văn thư.
- Nắm vững thể lệ gửi, nhận công văn, điện tín theo địa chỉ.
- Biết đánh máy chữ và sử dụng các phương tiện sao in tài liệu.
- Giao tiếp lịch sự văn minh.
Năng lực quản lý:
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Năng lực chuyên môn: thành thạo nghiệp vụ
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có):
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc: trung
thực, tỉ mỉ, giữ gìn bí mật cơ quan.
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc:gần cửa ra vào
Trang thiết bị:đầy đủ, hiện đại
Các điều kiện khác (nếu có):
Tên người thực hiện VTVL:
Tên người quản lý trực tiếp:
Đinh Thị Thu Hiền
Chữ ký:
Ngày10 tháng 3 năm 2016
Trần Trọng Tuyến
Chữ ký:
Ngày10 tháng 3 năm 2016
III/ CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP
Tên VTVL: Chuyên viên tổng hợp
Mã VTVL: 002-02TH
Ngày bắt đầu thực hiện: 23-12-2013
Đơn vị công tác tác
Quản lý trực tiếp
Quản lý chức năng
Quan hệ công việc
Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng
Với Phó CVP, CVP, chuyên viên trong phòng, lãnh đạo Ban,
Công việc liên quan
và các cá nhân, đơn vị trong cơ quan
Hành chính- tổng hợp
Mục tiêu vị trí công việc: Tổng hợp tình hình hoạt động của văn phòng, cơ quan; báo cáo
cho cấp trên
Tỷ trọng
Tiêu chí đánh giá
Các nhiệm vụ chính
thời gian (%)
Tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan
10
Xây dựng các văn bản của Ban (báo cáo gửi 30
hoàn thành công việc
Hoàn thành tốt
Hoàn thành tốt
Trung ương, Tỉnh ủy)
Giúp lãnh đạo Ban, lãnh đạo phòng theo dõi, 20
Hoàn thành
đôn đốc công việc chuyên môn của các phòng
Tham dự các hội nghị và công tác chuyên 20
Hoàn thành
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
môn phục vụ tổng hợp thông tin
Giúp lãnh đạo phòng xây dựng lịch công tác 15
Hoàn thành
cho lãnh đạo Ban
95
Thẩm quyền ra quyết định:
Số cán bộ thuộc quyền quản lý:
Thẩm quyền tài chính:
Trình độ chuyên môn: cử nhân tài năng chuyên ngành văn học
Kinh nghiệm công tác:03 năm
Năng lực cốt lõi:tổng hợp
Yêu cầu năng lực Năng lực quản lý:đôn đốc, theo dõi
Năng lực chuyên môn:hành chính – tổng hợp
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có):
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc:
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc:tốt
Trang thiết bị:hiện đại
Các điều kiện khác (nếu có):
Tên người thực hiện VTVL:
Tên người quản lý trực tiếp:
Trần Thị Loan
Chữ ký:
Ngày 10 tháng 3 năm 2016
Trần Trọng Tuyến
Chữ ký:
Ngày 10 tháng 3 năm 2016
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN
TUYÊN GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH
2.1. Lý luận chung về công tác văn thư
2.1. 1. Khái niệm và yêu cầu của công tác văn thư
2.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
- Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.
- Công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy lãnh đạo, quản lý,
bao gồm công việc tiếp nhận, xử lý, xây dựng, ban hành, quản lý văn bản, quản
lý và sử dụng con dấu.
2.1.1.2. Yêu cầu của tổ chức công tác văn thư
Để thực hiện đúng quy định của Đảng và Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan Đảng phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật,
hiện đại.
2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
2.1.2.1. Vị trí của công tác văn thư
- Tổ chức công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu
đối với mỗi cơ quan, tổ chức và được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung, là hoạt động đam bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, các đơn vị vũ trang nhân
dân nói chung.
- Việc tiếp nhận xử lý thông tin, tài liệu, việc soạn thảo và tổ chức ban
hành văn bản luôn gắn chặt với hoạt động của lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản
lý.
2.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan,
đơn vị nói riêng.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ
vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp
luật.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi mặt hoạt
động của cơ quan cũng như các hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm
khác trong cơ quan.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy
Thái Bình.
2.2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy
Thái Bình.
Có ba hình thức tổ chức công tác văn thư: tập trung, phân tán và hỗn hợp.
Căn cứ vào đặc điểm, cơ cấu tổ chức, chế độ, quy chế làm việc, các mối quan hệ
công tác, tình hình sản sinh và giải quyết công văn, tài liệu… của Ban Tuyên
giáo Tỉnh ủy Thái Bình, công tác văn thư cơ quan được tổ chức theo hình thức
tập trung thể hiện: thống nhất việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển công văn Đến,
đăng ký, phát hành công văn Đi, quản lý và sử dụng con dấu tập trung vào bộ
phận văn thư cơ quan.
2.2.2. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư
2.2.2.1. Soạn thảo văn bản
Thời gian soạn thảo văn bản
-Thời gian soạn thảo là thời gian được tính từ ngày Trưởng Ban có ý kiến
chỉ đạo tiến hành soạn thảo đến khi hoàn chỉnh văn bản trình ký.
- Chậm nhất sau một tuần kể từ ngày nhận được văn bản, cán bộ, chuyên
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viên theo dõi phải báo cáo với lãnh đạo Ban kết quả xử lý. Đối với những văn
bản cần xử ý gấp, chuyên viên theo dõi phải kiến nghị ngay việc giải quyết và
báo cáo lãnh đạo Ban.
- Những văn bản có vấn đề cấp bách cần ban hành ngay thực hiện theo
thời gian lãnh đạo yêu cầu.
- Những văn bản thông thường, soạn thảo trong thời gian 03 ngày.
- Đối với những chuyên đề cần có thời gian nghiên cứu, bảo đảm chất
lượng, các đồng chí Trưởng phòng căn cứ chương trình công tác để triển khai
bảo đảm hoàn thành đúng kế hoạch; những vấn đề không được ghi trong
chương trình công tác, lãnh đạo Ban chỉ đạo thời gian hoàn thành cụ thể.
Phân công soạn thảo văn bản
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo về việc soạn thảo văn bản.
Căn cứ vào tính chất và nội dung của văn bản cần ban hành, Thủ trưởng cơ quan
phân công soạn thảo văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân trong cơ quan phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực công tác đã phân công.
- Đơn vị, cá nhân được phân công theo dõi lĩnh vực nào thì có trách
nhiệm soạn thảo văn bản có nội dung về lĩnh vực đó.
- Đối với những văn bản quan trọng mà cơ quan cấp trên phân công biên
soạn thì lãnh đạo Ban chỉ định một nhóm cán bộ (có đồng chí trưởng nhóm)
chịu trách nhiệm biên tập văn bản đó.
Quy trình soạn thảo văn bản:
-Bước 1: Xây dựng kế hoạch soạn thảo
+ Xác định mục đích, yêu cầu, giới hạn của văn bản;
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Phạm vi áp dụng văn bản;
+ Chọn thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Thời gian và tiến độ hoàn thành.
- Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin và tổng hợp có liên quan đến nội
dung văn bản cần soạn.
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bước 3: Xây dựng đề cương văn bản và biên tập bản thảo;
- Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản, tiếp thu, chỉnh
sửa và hoàn thiện bản thảo.
+ Sau khi xây dựng xong dự thảo văn bản, người soạn thảo báo cáo
trưởng phòng để tổ chức lấy ý kiến đóng góp của công chức trong phòng; mời
đồng chí phó trường Ban phụ trách trực tiếp cho ý kiến chỉ đạo.
+ Tổ chức lấy ý kiến góp ý của các cá nhân, đơn vị khác có liên quan
bằng các hình thức: Tổ chức hội nghị hoặc gửi văn bản thảo góp ý trực tiếp theo
sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan.
+ Tiếp thu ý kiến góp ý chỉnh sửa, hoàn thiện bản thảo tổ thức lấy ý kiến
của các đồng chí lãnh đạo cơ quan cấp trên bằng hình thức: tổ chức hội nghị, hội
thảo hoặc lấy ý kiến bằng văn bản theo sự chỉ đạo của lãnh đạo có thăm quyền
duyệt, ký ban hành văn bản.
- Bước 5: Xây dựng tờ trình và trình duyệt dự thảo văn bản
-Bước 6: Duyệt dự thảo văn bản
Cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản trình Chánh Văn phòng hoặc phó
Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính- Tổng hợp kiểm tra lại thể thức, kĩ
thuật trình bày, nếu phát hiện sai sót phải hoàn chỉnh thể thức văn bản theo đúng
quy định của Trung ương Đảng, Tỉnh ủy và Hướng dẫn của Văn phòng Trung
ương Đảng, Văn phòng Tỉnh ủy trước khi phát hành.
- Bước 7: Hoàn thiện văn bản
Một văn bản hoàn chỉnh của Ban Tuyên giáo cần có đầy đủ 09 thành phần
thể thức bắt buộc sau (xem phụ lục số 03)
1. Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”
Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn
bản của Đảng. Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới
có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn
bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1 – phụ lục số 03).
Ví dụ:
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn
bản. Tên cơ quan ban hành được ghi như sau:
Văn bản của cấp ủy từ Trung ương đến cơ sở và chi bộ hoặc đảng bộ bộ
phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:
TỈNH ỦY THÁI BÌNH
BAN TUYÊN GIÁO
3. Số và ký hiệu văn bản
Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn
bản của cấp ủy, văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo
cùng loại văn bản của cơ quan chủ trì ban hành văn bản đó.
Số văn bản viết bằng chữ số Ả Rập.
Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên
cơ
quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản. Ghi đủ tên tắt của cơ quan hoặc liên
cơ quan ban hành; riêng cụm từ “Trung ương” viết tắt là “TW"; giữa số và ký
hiệu có dấu gạch ngang nối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan có dấu gạch
chéo (/).
Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành
và văn bản (ô số 3 – phụ lục số 03).
Ví dụ:
TỈNH ỦY THÁI BÌNH
BAN TUYÊN GIÁO
*
Số 127-QĐ/BTGTU
- Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lắp
khi viết tắt như sau: Quyết định và quy định: QĐ; Chỉ thị: CT; Chương trình:
CTr; Thông tri: TT
- Số và ký hiệu văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm
tra, tổ công tác, … của cấp ủy được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn
bản của từng ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cấp ủy; ký hiệu là
tên viết tắt của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng (BCĐ, TB, HĐ) …
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thể loại quyết định và quy định khi ban hành độc lập của cùng một cơ
quan được đánh chung một hệ thống số - ký hiệu.
4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Địa điểm ban hành văn bản
Văn bản của các cơ quan đảng cấp trung ương và của cấp tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố, hoặc thị
xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.
Ví dụ: Thái Bình, Hưng Hà
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Là ngày ký chính thức văn bản đó. Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi
thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày … tháng … năm
… Không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu ngang nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/)
để thay các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang
đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản. Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban
hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4 – phụ lục số 03).
Ví dụ: Thái Bình, ngày 10 tháng 3 năm 2016
5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như nghị quyết, quyết
định, chỉ thị, thông báo …
Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề
của nội dung văn bản.Cùng một thể loại văn bản mà cấp ủy hoặc ban thường vụ
cấp ủy ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác
giả của văn bản đó.
Tên loại văn bản được trình bày chính giữa; trích yếu nội dung văn bản được
trình bày dưới tên loại (ô số 5a – phụ lục số 03).
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm cán bộ
Ví dụ:
Số 124-CV/BTGTU
V/v quyết toán kinh phí nghiên cứu khoa học năm 2015
Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
