Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác văn thư tại cục trồng trọt

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................3
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................3
2. Lịch sử nghiên cứu.....................................................................................4
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài..................................................................4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.............................................4
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài...........................................................5
6. Cấu trúc của đề tài......................................................................................5
PHẦN I.................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC TRỒNG TRỌT............6
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt.6
1.1.1. Chức năng............................................................................................6
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.......................................................................6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt (Phụ lục 01)...................................9
1.2. Tình hình tổ chức và quản lý công tác hành chính Văn phòng tại Cục
trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn..................................14
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, của Văn Phòng...............................................14
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng và vị trí việc làm của các vị trí trong
văn phòng.....................................................................................................17
PHẦN 2...............................................................................................................20
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI CỤC TRỒNG TRỌT................................................................................20
2.1. Cơ sở lý luận chung về công tác Văn thư.............................................20
2.1.1. Tổng quan về Công tác văn phòng....................................................20
2.1.2. Lý luận chung về công tác văn thư....................................................21
2.1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư........................................................21
2.1.2.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư..........................................21
2.1.2.3. Yêu cầu của công tác văn thư.........................................................22

2.2. Thực trạng Quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt................23
2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản..........................................................23
2.2.1.1. Soan thảo văn bản...........................................................................24
2.2.2. Quản Lý văn bản................................................................................28
2.2.3. Quản lý hồ sơ.....................................................................................37
2.2.4. Quản lý con dấu.................................................................................39
2.3. Những giải pháp nhằm nâng cao về tổ chức, quản lý về công tác văn
thư tại Cục Trồng trọt..................................................................................41
2.3.1. Trong công tác xây dựng và ban hành văn bản..................................42
2.3.2. Trong công tác quản lý văn bản.........................................................43
PHẦN 3...............................................................................................................44
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................44
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................45
PHỤ LỤC...........................................................................................................46


LỜI NÓI ĐẦU
Có thể thấy rằng bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
đã đóng một vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào. Nhất là trong giai đoạn phát triển như hiện nay, thời kỳ mà
được xem như là thời kỳ“bùng nổ thông tin”, khoa học kỹ thuật đang trên đỉnh
cao,sự tồn tại của văn phòng được xem như là yếu tố then chốt trong việc hỗ trợ
thông tin giúp cho việc đưa ra các quyết định của nhà quản lý được sáng suốt,
kịp thời mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, tổ chức và cho xã hội. Tuy
nhiên, để có nguồn nhân lực vừa có chuyên môn, trình độ để thực hiện tốt các
nghiệp vụ văn phòng đáp ứng với sự biến đổi không ngừng của xã hội thì tại các
cơ quan còn rất thiếu. Nhận thức được vấn đề và tầm quan trọng của văn phòng,
công tác văn phòng, từ nhiều năm nay ở các cơ quan nhà nước cũng như các
doanh nghiệp, các tổ chức khác, công tác này đã được chú ý hoàn thiện.

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường,
năm2012, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã ban hành Quyết định Số : 214/QĐĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 Quyết định Thành lập Khoa Quản trị văn
phòng thuộc trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội từ đó cho phép khoa tiến hành
tuyển sinh và đàotạo chuyên ngành Quản trị văn phòng.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạo
của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nà Nội nói chung và khoa Quản Trị văn phòng
nói riêng. Trường và khoa đã tạo điều kiện cho sinh viên khóa 12 của khoa được
đi thực tế tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Thực tập tốt nghiệp được xem như là một môn học bắt buộc mà hầu hết các
ngành học đều phải có. Nó là một môn học thực tế thay vì “Thầy giảng, trò
nghe” mà nó đòi hỏi sự tương tác giữa con người với con người là sự “Cầm tay
chỉ viêc”. Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen được với công việc của
cơ quan, vận dụng những kiến thức đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà
trường vào thực tế của cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng
hợp những kiến thức, tập dượt, rèn luyên phẩm chất đạo đức của một quản trị
viên, là cơ hội để cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc và giao tiếp
phục vụ cho công tác sau này. Đồng thời, Thực tập cũng được xem như là góp
1


phần đánh giá thiết thực nhất năng lực của bản thân mỗi sinh viên và là bằng
chứng thiết thực nhất để đánh giá công tác đào tạo của một trường Đại Học.
Được tạo điều kiện cho thực tập tại Văn phòng cục Trồng trọt – Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôntại đó tôi đã có dịp được quan sát, học hỏi và
được tiếp xúc trực tiếp với công việc ở đây, được vận dụng những kiến thức đã
được trau dồi khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào trong công việc của mình.
Tại đây đã giúp tôi hiểu hơn rất nhiều về đặc thù công việc sau này của mình,
với thời gian gần 3 tháng đi thực tập tại Cơ quan tôi đãluôn cố gắng học
hỏi,quan sát và ghi chép những gì nhìn thấy và những công việc đã được
giao.Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn

thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá
trình thực tập tại Văn phòng Cục Trồng trọttôi xin đưa ra đề tài“ Thực trạng và
giải pháp quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt ” để giúp cho mọi
người có cái nhìn sâu hơn về công tác văn thư tại Cục nói riêng và văn phòng
cơ quan của một Bộnói chung để có thể dễ dàng đưa ra những sự so sánh điểm
giống và khác nhau trong hệ thống Quản lý Văn thư của một cơ quan thuộc cấp
Bộ với các cơ quan cấp cơ sở và cơ quan khác.
Qua đây cho phép tôi gửi lời cảm ơn đến Đồng chí Nguyễn Hoàng Việt
-Chánh Văn phòng cục; Đồng chí Vũ Việt Hải- chuyên viên tại Văn phòng cục;
Đồng chí Lê Hải Vân- nhân viên Văn phòng cục đã giúp đỡ tôi rất nhiệt tình
trong suốt thời gian tôi về thực tập tại văn phòng. Ngoài ra cho tôi cảm ơn tất cả
các chuyên viên, nhân viên hiện đang công tác tại nơi tôi thực tập đã cùng làm
việc và hướng dẫn tôi về các nghiệp vụ chuyên môn.
Và bài báo cáo này sẽ không thể hoàn thành tốt nếu không có sự hướng
dẫn, giúp đỡ của cô Ths.Lâm Thu Hằng thuộc khoa Quản Trị Văn phòng đã tận
tụy truyền đạt kiến thức cho tôi thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá
trình thực tế này.Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, nên bài
nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô đóng
góp ý kiến để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

2


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể khẳng định, công tác văn thư, có vai trò rất quan trọng đối với tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư,
cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động

đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều
được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Do đó, khi các cơ quan, tổ
chức được thành lập, công tác văn thư sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết
mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan tổ chức.
Mặc dù công tác văn thư, đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài
lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và
trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức.
Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới
có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của
những người làm văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng
đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá giá về công tác văn
thư cần thiết phải được nhìn nhận lai.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý
văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó, việc
tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con
dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến
chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm
quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là
trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc…
Với một cơ quan Thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, một cơ
3


quan được xem như là quan trọng và chủ chốt của Bộ. Hằng ngày, với khối
lượng văn bản cần ban hành và xử lý có thể lên tới hàng trăm văn bản thì Công
tác tổ chức văn thư là rất cần thiết và quan trọng.Chính vì thế, trong bài báo cáo

này tôi xin chọn và nghiên cứu đề tài “ Thực trạng và giải pháp quản lý về
công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt ” để tìm hiểu những thuận lợi và khó khăn
trong công tác văn thư, đồng thời đưa ra giải pháp để phát triển ngành Văn thư
tại cơ Văn phòng cục đáp ứng nhu cầu thực tiễn và xã hội.
2. Lịch sử nghiên cứu.
Đã từng có một số văn bản có nghiên cứu về vấn đề này như Tạp chí Văn
thư Lưu trữ; Báo Nông nghiệp Việt Nam.
Hiện nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu sâu về Công tác Văn thư tại
Văn phòng Cục Trồng trọt. Nên tôi xin được tiến hành nghiên cứu về vấn đề
này.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Khái quát, đánh giá tình hình thực tế về vấn đề tổ chức công tác Văn thư
tại Văn Phòng cục Trồng trọt. Những vấn đề cơ bản về công tác Văn thư của cơ
quan.
- Tìm hiểu về nguyên nhân và hạn chế trong công tác Văn thư tại Văn
phòng Cục trồng trọt.
- Đưa ra giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng về công tác Văn
thư.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Lý thuyết về văn thư và thực tiễn hoạt động văn
thư tại Cục trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Đó là Nghiên
cứu lịch sử hình thành; cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Cục Trồng trọt và đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ; Đánh giá
hiệu quả hoạt động của công tác Văn thư về Ưu điểm, nhược điểm và nguyên
nhân.
- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu trên tất cả các hoạt động văn thư như:
Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... của
4

Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Để đưa ra các dẫn chứng xác thực
chứng minh cho đề tài nghiên cứu;
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Để tìm hiểu và thu thập thông tin phục vụ
cho việc trình bày luận cứ thực tế của đề tài.
- Phương pháp thống kê: Tổng hợp các số liệu để phân tích trong quá trình
nghiên cứu đề tài;
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm các tài liệu phục vụ cho mục đích
nghiên cứu.
6. Cấu trúc của đề tài
Đề tài gồm 3Phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan;
Phần II: Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng
trọt
Phần III: Kết Luận và đề xuất Kiến nghị

5


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC TRỒNG TRỌT
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
trồng trọt
Căn cứ Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26/11/2013 của Chính phủ
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn;
Căn cứ vào Điều 19 Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của
Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ- Quy định
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Trồng trọt
như sau:
1.1.1. Chức năng
Cục Trồng trọt là tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
thực hiện chức năng tham mưu giúp cho Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chức
thực thi pháp luật đối với chuyên môn ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý
nhà nước của Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng.
Cục Trồng trọt có tư cách pháp nhân, có tài khoản có con dấu riêng, có kinh
phí hoạt động theo quy định của Pháp luật.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1.1.2.1. Trình Bộ trưởng
a. Trình Bộ trưởng các dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc Hội; Các
chương trình- kế hoạch xây dựng hằng năm của Bộ và các cơ chế, chính sách,
dự án theo sự phân công của Bộ trưởng;
b. Các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng
năm và các dự án công trình quan trọng của Quốc gia theo sự phân công;
c. Trình Bộ ban hành các quyết định, chỉ thị, các văn bản quản lý chuyên
ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theo phân công của Bộ
và Pháp luật;
6


d. Ban hành các văn bản, các văn bản cá biệt thuộc chuyên môn, nghiệp vụ
thuộc chuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý. Thông báo kế hoạch chi tiết
thực hiện chương trình, đề án, dự án do Bộ quản lý từng địa phương, đơn vị sau
khi được phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục.
1.1.2.2. Chỉ đạo về các lĩnh vực chuyên môn
a. Về sản xuất trồng trọt: Xây dựng, chỉ đạo thực hiện và tổng kết, đánh giá
kế hoạch sản xuất trồng trọ hàng năm và nhiều năm; Chỉ đạo việc thực hiện cơ

cấu cây trồng, kỹ thuật trồng trọt; đề xuất các biện pháp khắc phục thiên tai, dịch
hại trong sản xuất trồng trọt.
b. Về giống cây trồng nông nghiệp: Trình Bộ trưởng các quy định, Quyết
định công nhận về giống cây trồng cho sản xuất trong nông nghiệp; xây dựng
các chiến lược phát triển giống cây trồng phù hợp với điều kiện tự nhiên và xã
hội; Cấp và thu hồi giấy phép nhập- xuất khẩu nguồn gen, giống cây trồng mới
có giá trị.
c. Về Quản lý và sử dụng đất Nông nghiệp: Trình Bộ Kế hoạch sử dụng,
bảo vệ và cải tạo đất; thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất sản xuất nông
nghiệp và chuyển đổi mục đích sử dụng đất; Ban hành, hướng dẫn các giải pháp,
tiến bộ kỹ thuật về sử dụng bảo vệ và nâng cao độ phì của đất chống xói mòn, sa
mạc hóa, ngập măn; Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chuyển đổi cơ cấu đất.
d. Về quản lý phân bón: Trình Bộ các tiêu chuẩn quy chuẩn về chất lượng,
kiểm nghiệm sản xuất, chế biến bảo quản, kinh doanh phân bón hữu cơ và phân
bón khác; ban hành các văn bản quy định, quy phạm về khảo kiểm nghiệm phân
bón; Thực hiện công tác quản lý sản xuất, kinh doanh, chất lượng phân bón theo
quy định Pháp luật; Chỉ định và quản lý hoạt động các phòng kiểm nghiệm phân
bón;
e. Về quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm: Trình Bộ cơ chế, chính sách
về sản xuất sản phẩm trồng trọt bảo đảo an toàn thực phẩm; Kiểm tra, phân loại
và cấp giấy chứng nhận đối đủ điều kiện đảm bảo an toàn thực phẩm đối với cơ
sở sản xuất trồng trọt dùng để xuất khẩu theo quy đinh; Ban hành các tiêu chuẩn
Quốc gia, VietGAP; quy chuẩn quốc gia về điều kiện đảm bảo chất lượng, an
7


toàn thực phẩm đối với sản phẩm trồng trọt; Thực hiện nhiệm vụ thanh tra
chuyên ngành và xử lý vi pha về an toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của
Cục…
g. Khoa Học công nghệ và môi trường: Trình Bộ các chương trình, kế

hoạch, đề án nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật về
ngành trồng trọt; Chủ trì thẩm định đề cương, đề tại gnhieen cứu ứng dụng các
tiến bộ khoa học công nghệ, kỹ thuật thuộc phạm vi cục; Đánh giá và chỉ định
phòng thử nghiệm, tổ chức chứng nhận hợp quy thuộc phạm vi quản lý; THự
hiện nhiệm vụ quản lý môi trường thuộc chuyên ngành được giao theo sự phân
công của Bộ.
1.1.2.3. Thực hiện các nhiệm vụ về thương mại, thị trường nông sản, xúc
tiến thương mại và xử lý các tranh chấp thương mại liên quan đến sản phẩm
trồng trọt thuộc phạm vi quản lý của Cục; Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức
sản xuất, kinh tế hợp tác, xây dựng nông thôn mới ; Tổ chức chỉ đạo công tác
điều tra, thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu về chuyên ngành trồng trọt theo quy
đinh.
1.1.2.4. Về Hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế : xây dựng và trình Bộ
trưởng các chương trình dự án hợp tác quốc tê. Tham gia đàm phán để ký kết
các điều ước, thỏa thuận quốc tế theo sự Phân công của Bộ trưởng; Tổ chức thực
hiện hợp tác hội nhập kinh tế quốc tế.
1.1.2.5. Về cải cách hành chính: Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch cải
cách hành chính của Cục theo chương trình cải cách hành chính của Bộ và chỉ
đạo của Bộ; Chỉ đạo rà soát, hệ thống hóa và đề xuất, xây dựng hệ thống thể
chế, pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục; Chỉ đạo hoàn
thiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực thuộc Cục theo
hướng phân công, phân cấp; Đề xuất với bộ về kiện toàn tổ chức, phương thức
vận hành quản lý của bộ cách quản lý nhà nước đối với lĩnh vực giao cục quản
lý thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; Chỉ đạo thực hiện các quy định về
chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về hực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên
chế, tài chính và cải cách thủ tục hành chính.
8


1.1.2.6. Về Thanh tra, Kiểm tra: Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chính

sách pháp luật, phân cấp quản lý về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của
Cục theo quy định; thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành về trồng trọt
theo quy định của pháp luật; Giải quyết hoặc tham gia giải quyết khiếu nai, tố
cáo, kiến nghị của tổ chức, công dân liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý của
Cục, tổ chức việc tiếp công dân theo quy định
Ngoài những nhiệm vụ trên thì Cục Trồng trọt còn phải thực hiện một số
nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và phân công, phân
cấp của Bộ trưởng như : Về quản lý tài chính, tài sản; về quản lý tổ chức, hoạt
động dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Cục; Về tổ chức bộ máy, biên chế
số lượng người làm việc, vị trí việc làm, chế độ chính sách, khen thưởng, kỷ
luật…. Nhằm đảm bảo đáp ứng thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn được Bộ
giao cho và theo đúng quy định của Pháp luật cho phép.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt (Phụ lục 01)
Cục Trồng trọt ngay từ khi ra đời cho đến nay đã trải qua những biến động
về cơ cấu tổ chức lẫn cả sự thay đổi của tên gọi nhằm mục đích thay đổi để phù
hợp với điều kiễn xã hội và kinh tế thị Trường theo từng giai đoạn, biến động
của xã hội. Cho đến thời điểm hiện nay bộ máy tổ chức của Cục trồng trọt gồm
có 8 phòng ban chuyên môn, dưới sự lãnh đạo của 01 Cục trưởng và 06 Phó Cục
trưởng. Được phân định rõ ràng theo đúng chuyên môn, thẩm quyền quy định.
Và được quy định như sau:
1.1.3.1. Cục trưởng
Cục trưởng là người quản lý và điều hành hoạt động của Cục theo chế độ
thủ trưởng theo đó Cục trưởng phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ sau
+Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và Bộ trưởng về các hoạt động
của Cục; Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch, quy hoạch, tài chính, tổ chức,
thanh tra pháp chế, hợp tác quốc tế và những vấn đề chiến lược.
+ Chủ trì thực hiện giao ban định kỳ, sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết năm
và đánh giá việc thực hiện các Nghị quyết của Đảng, nhiệm vụ cơ quan; Quản lý
cán bộ, công chức về tư tưởng, phẩm chất đạo đức; Thực hiện việc đánh giá cán
9

bộ công chức hàng năm theo đúng quy đinh; Phối hợp với công đoàn Cục tổ
chức Hội nghị cán bộ, công chức mỗi năm 1 lần vào cuối năm.
+ Trực tiếp phụ trách các phòng có chuyên môn; Phân công các Phó Cục
trưởng chịu trách nhiệm và điều hành một số lĩnh vực công tác;
+ Có chương trình công tác hàng tuần, hàng tháng và báo cáo kết quả công
việc hàng tháng bằng văn bản cho Bộ trưởng; gửi thông báo cho Phó Cục
trưởng, các phòng, Bộ phận thường trực tại Thành phố Hồ Chí Minh và Bộ phận
thường trực tại Bình Định. Khi đi công tác thời gian dài thì uỷ quyền cho Phó
Cục trưởng trực Cục.
+ Ký duyệt tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền của Cục; Quản lý các cơ
quan, bộ phận chuyên môn, và đại diện tại các cơ sở trên phạm vi cả nước.
1.1.3.2 - Phó Cục trưởng
+ Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng (cùng Cục trưởng chịu trách nhiệm
trước Bộ trưởng) và trước pháp luật về công tác được phân công; Trực tiếp giải
quyết các công việc và các vấn đề phát sinh do Cục trưởng phân công.
+ Khi được Bộ trưởng, Thứ trưởng giao việc trực tiếp, sau khi thực hiện
báo cáo lại nội dung và kết quả công việc cho Cục trưởng biết. Trước và sau khi
đi họp, đi công tác (trong hoặc ngoài nước) phải báo cáo với Cục trưởng.
+Xây dựng chương trình công tác hàng tuần, hàng tháng và thông báo kết
quả công tác hàng tháng cho Trưởng phòng Hành chính, tổng hợp để tổng hợp
thành văn bản trong kỳ giao ban tháng.
+ Khi được Cục trưởng uỷ nhiệm trực cơ quan, Phó Cục trưởng điều hành
công việc thuộc phạm vi của Cục trưởng trong thời gian được uỷ nhiệm, sau đó
báo cáo kết quả công việc cho Cục trưởng biết.
+ Ký và trình ký những văn bản thuộc thẩm quyền theo sự phân công của
Cục trưởng.Chỉ đạo phòng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ theo chức năng,
nhiệm vụ và sự phân công.
+ Lãnh đạo phòng đi vắng thì Phó Cục trưởng chỉ định, phân công cán bộ

trong Cục thực thi công việc. Cán bộ được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực
hiện và báo cáo với lãnh đạo phòng của mình biết.
10


1.1.3.3.Văn phòng Cục
Có trách nhiệm tham mưu tổng hợp giúp Cục trưởng thực hiện quản lý nhà
nước về tổ chức, biên chế, công chức, viên chức, thi đua- khen thưởng….Có
chức năng tham mưu tổng hợp về các chương trình kế hoạch phục vụ công tác
và phục vụ các hoạt động của cục, giúp Cục trưởng tổng hợp theo dõi, đôn đốc
các phòng thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Cục;
Tổ chức công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, đảm bảo công tác
hậu cần
1.1.3.4.Phòng Kế hoạch- Tài chính:
- Giúp Cục trưởng quản lý tổng hợp về kế hoạch, quy hoạch, tài chính, kế
toán khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Trồng trọt;
-Có nhiệm vụ trình Cục trưởng chiến lược quy hoạch, kế hoạch, chương
trình, dự án, phát triển ngành trồng trọt trên pham vi toàn quốc hoặc vùng sinh
thái;
Tổ chức triển khai hướng dẫn giám sát việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch
dự án đã được phê duyệt;
Trình Bộ các danh mục, chương trình, dự án đầu tư về trồng trọt.
-Công tác tài chính kế toán: Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn của
Cục; Tham gia xây dựng và thẩm đinh tài chính đối với các chương trình dự án
do Cục quản lý;Bảo quản vốn được cấp và tài sản của Cục theo quy định; báo
cáo thường xuyên và định kỳ mọi hoạt động về tài chính, kế toán tài sản của Cục
theo quy định;Thanh toán tổng hợp các nguồn vốn của Cục;
- Công tác khoa học Công nghệ và khuyến Nông: Chủ trương xây dựng các
chương trình hợp tác quốc tế, dự án có sự hỗ trợ của quốc tế thuộc lĩnh vự trồng
trọt; Tham gia đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế.

- Xúc tiến thương mại- Công tác thống kê: Tổ chức các công tác điều
tra,thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu về trông trọt; Tổ chức hội trợ, triển lãm
nông nghiệp, Xây dựng định hướng phát triển thị trường;
1.1.3.5 - Phòng Pháp chế, thanh tra:
Phòng Thanh tra Pháp chế là đơn vị đầu mối giúp Cục thực hiện các chức
11


năng quản lý nhà nước về thanh tra, kiểm tra và pháp chế trong lĩnh vực trồng
trọt.
-Có nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra đột xuất và định kỳ các hoạt động đối với
các tổ chức cá nhân trong việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luậ trong
lĩnh vực trồng trọt;
- Có nhiệm vụ xây dựng, soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật hằng
năm của Cục;
- Thẩm định về mặt pháp lý nội dung các văn bản quy phạm pháp luật;
Kiểm tra các văn ản do cục ban hành theo thẩm quyền, đề xuất biện pháp khắc
phục nếu có sai sót;
- Cập nhật, hệ thống hóa, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật thuộc
lĩnh vực trồng trọt; đề xuất sửa đổi bổ sung các văn bản của các cấp ban hành.
1.1.3.6. Phòng quản lý chất lượng và Môi trường
Là đơn vị đầu mối giúp cho Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về chất lượng sản phẩm, an toàn thực phẩm và môi trường thuộc phạm vi
quản lý của Cục.
- Có nhiệm vụ quản lý chất lượng về vệ sinh an toàn thực phẩm, chất lượng
sản phẩm thuộc lĩnh vực trồng trọt;
- Dự thảo và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các cơ chế chính
sách, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chất lượng sản phẩm trồng trọt và vệ
sinh an toàn thực phẩm;
- Xây dựng VietGAP, tiêu chuẩn quốc gia, chuẩn kỹ thuật quốc gia về điều

kiện đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm;
- Chủ trì xây dựng trình Cục trưởng các chiến lược kế hoạch, chương trình,
đề án, dự án tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về môi trường trong sản xuất trồng
trọt;
- Phối hợp đánh giá chất lượng môi trường và đề xuất giải pháp bảo vệ môi
trường trong sản xuất trồng trọt;
1.1.3.7. Phòng Cây lương thực, cây thực phẩm:
Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với
12


cây lương thực, cây thực phẩm đậu, đỗ, hoa, cây cảnh, cây thức ăn chăn nuôi,
cây nhiên liệu sinh học.
- Có nhiệm vụ trình Cục trưởng các văn bản pháp luật, cơ chế chính sách;
Các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ quản lý thuộc phạm vi của
phòng;
- Phối hợp với phòng Thanh tra pháp chế hướng dẫn kiểm tra việc thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật; các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch… về
lĩnh vực thuộc phạm vi của Phòng;
- Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển giống cây trồng;
Xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia về chất lượng khảo nghiệm, kiểm nghiệm sản
xuất, chế biến, bảo quản, kinh doanh giống cây trồng;
- Chủ động hướng dẫn thực hiện cơ cấu cây trồng, quy trình trồng trọt; đề
xuất biện pháp khắc phục thiên tai, dịch hại;
- Đánh giá kế hoạch sản xuất hàng vụ, hàng năm và nhiều năm đối với cây
trồng; Triển khai áp dụng VietGAP, GAP khác, tiêu chuẩn hữu cơ, chương trình
kế hoạch sản xuất đảm bảo chất lương, an toàn vệ sinh thực phẩm.
1.1.3.8. Phòng Cây công nghiệp, cây ăn quả:
Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với
cây công nghiệp, cây ăn quả, cây dược liệu.

- Có nhiệm vụ Xây dựng các chiến lược, kế hoạch về giống cây trồng; Dự
thảo các văn bản, các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất
lượng giống;
- Thực hiện tổng kết đánh giá kế hoách ản xuất hàng vụ, hàng năm và nhiều
năm đối với cây trồng; Hướng dẫn thực hiện cơ câu cây trồng, quy trình kỹ thuật
trồng trọt, đề xuất các biện pháp khắc phục thiên tai, dịch hại;
- Triển khai áp dụng VietGAP, GÁP khác, tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia.
1.1.3.9. Phòng quản lý đất, phân bón:
Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với
lĩnh vực đất nông nghiệp và quản lý phân bón
13


- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, kỹ thuật về
quản lý sử dụng đất Nông nghiệp; Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện
các quy định quản lý, sử dụng đất trồng lúa và các đất nông nghiệp khác;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch và chính sách về sản xuất, sử dụng phân
bón; Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các quy trình, quy chuẩn kỹ
thuật về phân ;
- Trình cục trưởng việc thu hồi và cấp giấy phép nhập khẩu phân bón, giấy
phép sản xuất phân bón, giấy chứng nhận CFS phân bón.
- Thực hiện giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về sản xuất sử
dụng phân bón.
1.1.3.10. Văn phòng Bảo hộ giống cây trồng mới
Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về bảo hộ
giống cây trồng mới
- Có nhiệm vụ Kiểm tra hồ sơ, thẩm định, thông báo và làm thủ tục cấp
đình chỉ, thu hồi Bằng bảo hộ giống cây trồng mới.
- Thẩm định kết quả khảo nghiệm DUS

- Tổng hợp, thống kê và lưu giữ hồ sơ và thực hiện các thủ tục hành chính
có liên quan đến lĩnh vực bảo hộ giống cây trồng mới được giao;
- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực của
phòng;
- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy trình quy phạm về bảo hộ giống
cây trồng đối với các tổ chức cá nhân;
1.1.3.11. Văn phòng đại diện cục Phía Nam
Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về trồng
trọ trong phạm vi các tỉnh phía Nam gồm Duyên hải Nam Trung Bộ, Tây
Nguyên và Nam Bộ.
1.2. Tình hình tổ chức và quản lý công tác hành chính Văn phòng tại
Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, của Văn Phòng
a. Chức năng:Văn phòng Cục có chức năng tham mưu tổng hợp cho Cục
14


Trưởng và Phó Cục trưởng về hoạt động của Cục, các hoạt động quản lý nhà
nước về tổ chức, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng, cải cách hành chính, thi đua,…;
Có chức năng tham mưu, tổng hợp về chương trình, kế hoahj công tác và phục
vụ các hoạt động của cục, giúp Cục trưởng tổng hợp theo dõi, đôn đốc các
phòng, các Văn phòng, các Trung tâm thuộc Cục thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Cục. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ, quản trị; phối hợp với các phòng chuyên môn đảm bảo phương tiện, điều
kiện làm việc, tiến độ thực hiện công việc nhằm phục vụ chung hoạt động của
Cục.
b. Nhiệm vụ
Văn phòng Cục đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ sau đây nhằm đảm bảo
duy trì mọi hoạt động của Cục được đảm bảo và diễn ra thuận lợi
Thứ nhất: Đối với công tác tổ chức:Đối với các công tác tổ chức Văn

phòng Cục thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu và trọng tâm sau:
Một là: Chủ trì xây dựng trình Cục trưởng các phương án, đề án về tổ chức
bộ máy, tổ chức nhân sự, biên chế… thuộc Cục trình Bộ theo quy định.
Hai là: Dự thảo, trình Cục trưởng văn bản chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục trình Cục trưởng và trình Bộ theo quy đinh; xây dựng
trình Cục trưởng ban hành quy chế làm việc, điều lệ tổ chức và hoạt động của
các tổ chức thuộc Cục; Tham mưu giúp Cục trưởng quản lý tổ chức bộ máy biên
chế
Ba là: Chủ trì tổng hợp trình Cục trưởng quy hoạch, kế hoạch phát triển đội
nghũ phát triển công chức, viên chức, lãnh đạo quản lý; Thẩm định trình Cục
trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo quản lý tổ chức thuộc
Cục.
Bốn là: Hướng dẫn kiểm tra, tổng hợp và báo cáo về công tác tổ chức cán
bộ, công tác quản lý xất cảnh theo quy định và theo phân cấp thẩm quyền quản
lý.
Thứ hai: Về chính sách lao động và tiền lương,Về đào tạo, Bồi dưỡng;
Một là: Chủ trì xây dựng, trình Cục tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ đối
15


với ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức thuộc Cục do Bộ phân
cấp quản lý; quy chế tăng lương sớm trước thời hạn theo quy định của pháp luật;
Hai là: Tổng hợp trình cục các quyết định tăng lương thường xuyên, tăng
trước thời hạn theo quy định của pháp luật và theo phân cấp thẩm quyền quản
lý.
Ba là: Trình Cục trưởng chến lược quy hoạch phát triển nguồn nhân lực các
đơn vị thuộc Cục, ngành theo quy định; Tham mưu Cục trưởng các đề án,
chương trình, kế hoạch đào tạo, dạy nghề, Bồi dưỡng công chức, viên chức…
Trình Cục trưởng Quyết định cử Cán bộ, công nhân viên chức đi học nâng cao
chuyên môn.

Thứ ba: Về công tác cải cách hành chính
Một là: Xây dựng và thực hiện kế hoạch, chương trình cải cách hành
chính; cải cách chế độ công vụ, công chức, cải cách tổ chức bộ máy; Tham mưu
Quản lý, tổ chức hoạt động dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Cục;
Hai là: Tham gia soạn thảo, góp ý, kiểm soát thể thức văn bản do Cục ban
hành; Xây dựng các nội quy, quy chế làm việc, theo dõi đôn đốc việc thực hiện
các quy chế, nội quy của cơ quan;
Ba là: quản lý lưu tữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện cục
quản lý; hướng dẫn kê khai tài sản theo quy định của pháp luật và phân cấp thẩm
quyền quản lý.
Thứ tư: về hành chính và công tác quản trị
Một là: xây dựng các văn bản quy định, các hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc
việc thực hiện văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Cục theo quy đinh; thực
hiện các nhiệm vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin; Trực tiếp quản lý các
web, văn phòng điện tử; quản lý con dấu, văn bản; Thông báo và tổng hợp các
chương trình công tác, lịch làm việc hàng tuần, tháng, quý năm của lãnh đạo và
các đơn vị của Cục;
Hai là: quản lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật của cục; Thực hiện mua sắm,
sửa chữa máy móc khi cần thiết; Phối hợp với các phòng trong việc tổ chức các
cuộc họp, hội nghị, chuyến đi công tác, tiếp khách của lãnh đạo Cục; Thực hiện
16


công tác vệ sinh, lễ tân, khánh tiết, tang lễ, các hoạt động thăm hỏi của cơ quan
theo quy chế của Cục.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng và vị trí việc làm của các vị trí
trong văn phòng.
Với chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Cục trưởng thì bộ máy
của Văn phòng cần phải đảm bảo được sự đầy đủ và phân bổ khoa học nhằm
giải quyết và thực hiện công việc được hiệu quả nhất đảm bảo cho sự hoạt động

của Cục được xuyên suốt, hiệu quả và không bị gián đoạn. Văn phòng là một bộ
phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị. Trong quá trình hoạt động của
mình thì văn phòng là một bộ nhớ của cơ quan cũng như của lãnh đạo. Vì không
phải lúc nào người lãnh đạo cũng nhớ hết công việc của mình định làm và cần
có một người thường xuyên nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh đạo và là
nơi tiếp nhận thông tin từ mọi phía để cung cấp cho lãnh đạo trong quá trình giải
quyết công việc của cơ quan. Do đó mà hoạt động văn phòng rất quan trọng, và
cần phải có sự hỗ trợ đắc lực của các cán bộ, công nhân viên nhằm đảm bảo
công việc được đáp ứng kịp thời.
Văn phòng Cục Trồng trọt có số lượng cán bộ, Công nhân viên là 9 đồng
chí. Trong đó, có một Chánh văn phòng, 02 chuyên viên, 03 nhân viên và 03 lái
xe. Để đáp ứng với yêu cầu công việc của Văn phòng và nhiệm vụ của Cục giao
cho, Lãnh đạo Văn phòng thống nhất phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng đồng
chí cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng (Căn cứ vào quyết định số 507/QĐTT-VP ngày 13/12/2013 Của Cục trưởng Cục Trồng trọt về việc ban hành Quy
chế làm việc của Cục Trồng trọt) như sau:
Một là: Đồng chí Nguyễn Hoàng Việt – Chánh Văn phòng
- Phụ trách hoạt động chung của Văn phòng;
- Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và các Phó Cục trưởng về hoạt động
của Văn phòng;
- Trực tiếp tham mưu cho Lãnh đạo Cục về công tác tổ chức, cán bộ; Thực
hiện công tác Đảng Vụ;
- Phụ trách công tác cải cách hành chính của Cục;
17


- Kiểm soát số lượng, hình thức văn bản phát hành. Xử lý và ký các văn
bản khi được Lãnh đạo Cục phân công;
Hai là: Đồng chí Ngô Nguyên Nhan- Chuyên viên
- Chủ trì thực hiện công tác cải cách hành chính của Cục;
- Chủ trì thực hiện công tác thi đua khen thưởng- kỷ luật;

- Chủ trì thực hiện côn tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức;
- Thực hiện công việc khác khi có sự phân công của cấp trên;
Ba là: Đồng Chí Vũ Việt Hải- Chuyên viên
- Chủ trì thực hiện công tác hành chính Hải quan 1 cửa; Đầu mối ISO của
Cục;
- Thực hiện công tác Quản trị mạng; Thực hiện ứng dụng công nghệ thông
tin theo kế hoạch của Cục và Bộ;
- Phối hợp thực hiện công tác sửa chữa nhỏ; Phối hợp thực hiện công tác
Bảo hiểm xã hội, thi đua khen thưởng;
- Cập nhật theo dõi lich công tác của lãnh đạo;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phân công
Bốn là: Đồng chí Lê Hải Vân- Nhân viên
- Chủ trì thực hiện công tác Quản lý văn bản đi trước khi đóng dấu, lưu trữ
văn bản;
- Quản lý sử dụng con Dấu;
- Chủ trì thực hiện về chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội;
- Phối hợp thực hiện công tác thi đua khen thưởng – kỷ luật;
- Đầu mối tổng hợp, theo dõi, lưu hồ sơ về việc quản lý tài sản, tham gia
hội đồng thanh lý tài sản của Cục;
- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Cục phân công.
Năm là: Đồng chí Vũ Thị Diệu Thương- Nhân viên
- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ; Quản lý sử dụng con dấu;
- Theo dõi đôn đốc nhắc nhở các đơn vị, phòng giải quyết việc thực hiện
văn bản;
- Kịp thời báo cáo với lãnh đạo các văn bản A, B ; Chủ trì việc thực hiện
18


chế độ chính sách, tiền lương, bảo hiểm xã hội;
- Phối hợp Thực hiện cách cách hành chính, một cưa, ISO;

Sáu là: Đồng chí Ngô Minh Cường- Nhân viên
- Chủ trì thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, quản trị; Chủ trì quản lý
định mức xăng xe ô tô.
- Trực tiếp tham gia công tác chuẩn bị, thanh toán chi phí tổ chức các Hội
nghị, hội thảo của Cục…
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phân công
Bảylà: Các Đồng chí lái xe
- Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn các chuyến đi công tác của Lãnh đạo
Cục theo quy chế và các quy định của Cục;
- Trực tiếp sử dụng, bảo quản, điều khiển xe Oto được phân công;
- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo phân công.

19


PHẦN 2
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI CỤC TRỒNG TRỌT
2.1. Cơ sở lý luận chung về công tác Văn thư
Công tác Văn thư là một trong những nội dung khá quan trọng có một vai
trò lớn trong việc đảm bảo thông tin cho các hoạt động của cơ quan. Công tác
văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, là
một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy,
để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về
Văn phòng và công tác Văn phòng nói chung
2.1.1. Tổng quan về Công tác văn phòng
Văn phòng có thể được hiểu như sau:
- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng phục vụ cho điều hành của Lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền
chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng

hành chính.
- Thứ hai: Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vi, là
địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó
diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những
công việc có liên quan đến công tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chưc có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của Lãnh đạo, là nơi
chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức
Quản trị,Theo Mary Parker Follet là nghệ thuật làm cho công việc được
thực hiện thông qua người khác. Còn theo James Reist Stoner và Stephen P.
Robbins thì quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát
những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn
lực khác của tổ chức nhằm dạt được mục tiêu đã đề ra. Một định nghĩa tương tự
20


chúng ta có thể đọc trong cuốn sách của Thomas J. Robbins và Wayne D.
Morrison “ Quản lý và kỹ thuật quản lý” rằng đây là hoạt động nhằm đạt được
những mục tiêu đề ra bằng cách sử dụng sự nỗ lực của người khác.
 Quản trị văn phòng được hiểu: Là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị
nói chung, cụ thể là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm
soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu đã
định trước.
2.1.2. Lý luận chung về công tác văn thư
2.1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư.
- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của
các cơ quan tổ chức một phần phụ thuộc vào côn tác văn thư làm tốt hay không

tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong cơ quan, các tổ chức công tác văn
thư gày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành
chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm cần được tập
trung đổi mới.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ
chức kinh tế chính trị - Xã hội dung để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành
nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao,
tiếp nhận văn bản, vào sổ lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là
công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với các cán bộ, viên
chức các cơ quan, tổ chức.
 Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiên hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho các hoạt động quản lý của các
cơ quan tổ chức.
2.1.2.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư
* Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản ly
21


nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong đó
văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong
hoạt động của Văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản
lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của
các cơ quan, được xem như một bộ phận quản lý nhà nhước có ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước
*Ý nghĩa công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị

nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt đọng bảo đảm thông tin
cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt,
phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt dộng của các cơ quan cũng như
hoạt đọng của các các nhân giức các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nêu
trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ nội dung văn
bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết, các
văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một
cách chân thực.
- Công tác văn thư nề nếp sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, sẽ đảm
bảo cho công tác lưu trữ được dễ dàng và khoa học.
2.1.2.3. Yêu cầu của công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý nhà nước, công tác văn thư các
cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ
phải đảm bảo những yếu tổ hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về
nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, tư đó công
tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:
22


- Đảm bảo tính nhanh chóng;
- Yêu cầu chính xác: Chính xác về nội dung văn bản và thể thức văn bản
ban hành;
- Yêu cầu bí mật: Nội dung văn bản có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật
của cơ quan, bí mật nhà nước. Vì vây, cán bộ văn thư phải là người biết đảm
bảo, giữ gìn bí mật;

- Yêu cầu hiện đại: Công tác văn thư phải găn liền với việc sử dụng các
phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.
2.2. Thực trạng Quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt
Công tác văn Thư được hiểu là một hoạt động bao gồm 3 nhóm công việc
đó là:
Thứ nhất:Xây dựng và ban hành văn bản(Là các công việc như: soạn thảo
văn bản, trình duyệt và ký văn bản; Ban hành văn bản).
Thứ hai: Tổ chức giải quyết văn bản, nội dung công viêc gồm (Tổ chức giải
quyết và quản lý văn bản đến, Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi, Tổ chức
quản lý văn ban mật, Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ).
Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu
2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản được hiểu là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một
ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và
soạn thảo văn bản, cán bộ soạn thảo phải đảm bảo thực hiện văn bản theo đúng
thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản,
năm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành.
Trong cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, để
việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình
chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn văn bản, phát
hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Tại cơ quan xây
dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã
thực hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ chức.
Công tác ban hành văn bản tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát
23