Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại UBND huyện nghi lộc – tỉnh nghệ an
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.79 MB, 56 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài.....................................................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................4
7. Bố cục của đề tài.........................................................................................................................4
CHƯƠNG I..........................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................5
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ
An...................................................................................................................................................5
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Nghi Lộc...............................................5
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc.........................................................................10
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan
......................................................................................................................................................11
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.................................................................................11
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng...........................................11
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng..........15
CHƯƠNG II.......................................................................................................20
TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI
UBND HUYỆN NGHI LỘC – TỈNH NGHỆ AN...........................................20
2.1 Cơ sở lý luận về giao tiếp và văn hóa công sở.........................................................................20
2.1.1 Khái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, văn hóa, công sở và văn hóa công sở.................20
2.1.2. Yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp và văn hóa công sở.....................................................21
2.2. Vai trò, ý nghĩa của giao tiếp, văn hóa công sở đối với nền hành chính ở nước ta hiện nay..27
2.2.1. Vai trò của giao tiếp trong tổ chức và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.........27
2.2.2. Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước
......................................................................................................................................................27
2.3. Thực trạng thực hiện kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc, tỉnh
Nghệ An........................................................................................................................................29
Võ Thị Hà
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.4. Phân biệt văn hóa hành chính và văn hóa tổ chức...............................................................32
2.5. Khái quát văn hóa công sở của một số nước trên thế giới.....................................................34
2.5.1. Văn hóa công sở ở Nhật Bản...............................................................................................34
2.5.2. Văn hóa công sở ở Mỹ .......................................................................................................35
CHƯƠNG III.....................................................................................................39
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.......................................................39
3.1. Đánh giá chung....................................................................................................................39
3.1.1. Những điểm đạt được trong việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở tại UBND huyện
Nghi Lộc........................................................................................................................................40
3.1.2. Những mặt hạn chế............................................................................................................41
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................................................42
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện giap tiếp ứng xử và văn hóa công sở tại UBND
huyện Nghi Lộc.............................................................................................................................43
3.2.1. Xây dựng và nâng cao vai trò của văn hóa công sở trong việc phát huy tính tích cực lao
động của CBCCVC.........................................................................................................................44
3.2.2. Tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, hoàn thiện cơ chế, chính sách và hệ thống pháp
luật...............................................................................................................................................44
3.2.3. Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức....................45
3.2.4. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cán bộ......................................................................45
3.2.5. Cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất và điều kiện làm việc cho CBCCVC trong cơ
quan..............................................................................................................................................46
KẾT LUẬN........................................................................................................47
PHỤ LỤC...........................................................................................................48
Võ Thị Hà
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC VIẾT TẮT
STT
TỪ VIẾT TẮT
1
TW
2
UBND
Ủy ban nhân dân
3
HĐND
Hội đồng nhân dân
4
UBMTTQ
Uỷ ban Mặt trận tổ quốc
5
VKSND
Viện Kiểm sát nhân dân
6
CBCCVC
Võ Thị Hà
NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT
Trung ương
Cán bộ công chức viên chức
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Xuất phát từ vị trí, vai trò, tầm quan trọng của nền hành chính nhà nước
và yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước để xây dựng một nền hành chính
dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa. Trong đó kỹ
năng giao tiếp, văn hóa công sở là một vấn đề quan trọng, không thể thiếu. Vì
công sở là bộ mặt của nhà nước, của nhân dân, tại đó mọi phép tắc, luật lệ phải
được tuân thủ. Chính vì vậy, để xây dựng và nâng cao chất lượng văn hóa giao
tiếp, văn hóa công sở ngày 02/08/2007 Thủ tướng Chính Phủ đã ban hành Quyết
định số 129/QĐ-TTg kèm theo Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chính
nhà nước.
Xác định được tầm quan trọng và ý nghĩa của Quy chế, các cơ quan hành
chính đã chủ động xây dựng quy định riêng cho cơ quan, đơn vị mình và bước
đầu đã thu được những kết quả khả quan. Các hoạt động giao tiếp, ứng xử, bài
trí khuôn viên, công sở, tình trạng công chức đi muộn về sớm, làm việc riêng
trong giờ làm việc đã hạn chế và dần đi vào nề nếp. Chất lượng, hiệu quả công
việc được nâng lên, bộ mặt cơ quan dần thay đổi. Song kết quả đó mới chỉ là
bước đầu, thiếu ổn định, ở nhiều cơ quan, đơn vị còn thực hiện nửa vời, dẫn đến
chất lượng làm việc thấp. Không ít công sở diễn ra cảnh tượng làm việc lộn xộn,
đường đi lối lại thiếu biển chỉ dẫn, trong phòng làm việc vẫn còn hiện tượng
giấy tờ bề bộn, tác phong, thái độ khi tiếp dân không đúng mực. Một trong
những nguyên nhân của tình trạng trên là do ý thức, thái độ thực hiện chưa
nghiêm túc của những cán bộ công chức được nhà nước giao nhiệm vụ, bên
cạnh đó là sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo một số cơ quan chưa sát sao, cụ
thể.
Từ những lý do trên và để thấy được những nguyên nhân dẫn đến hạn chế
về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính ở nước ta
hiện nay. Để từ đó tìm ra những giải pháp để giúp cho việc thực hiện kỹ năng
giao tiếp, văn hóa công sở tốt hơn, tôi chọn đề tài “ Tìm hiểu về kỹ năng giao
tiếp, văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ An”.
Võ Thị Hà
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Mục tiêu của đề tài
Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở của nước ta hiện nay còn nhiều hạn
chế và yếu kém. Tùy vào hoàn cảnh, điều kiện từng nơi, nhận thức của mỗi cán
bộ công chức mà mỗi nơi đều có những yếu kém và hạn chế nhất định về bộ mặt
văn hóa công sở cũng như vấn đề giao tiếp, ứng xử trong cơ quan nhà nước. Vì
vậy, việc nghiên cứu và tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở sẽ giúp
chúng ta thấy được thực tế vai trò và tầm quan trọng của giao tiếp, văn hóa công
sở cũng như những ưu điểm, hạn chế của chúng cần tránh. Từ đó, đưa ra những
giải pháp thích hợp để xây dựng bộ mặt văn hóa công sở phù hợp với quy định
của pháp luật hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Bài viết đi vào nghiên cứu và phân tích về kỹ
năng giao tiếp, văn hóa công sở của UBND huyện Nghi Lộc biểu hiện thông qua
các chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp trong hoạt động công vụ, tác phong
làm việc, ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài công sở của cán bộ công chức,
cơ sở vật chất kỹ thuật, việc bài trí công sở và đời sống văn hóa tinh thần của
cán bộ, công nhân viên.
- Phạm vi nghiên cứu: Do điều kiện còn hạn chế nên phạm vi nghiên cứu
bài viết được giới hạn trong một số vấn đề cơ bản về phát triển văn hóa công sở
tại UBND huyện Nghi Lộc, tỉnh Nghệ An trong hai năm gần đây.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính
phủ quyết định ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính
nhà nước.
- Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
- Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy
chính quyền địa phương ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ- BNV
ngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ Nội vụ.
- Quyết định số 01/2015/QĐ – UBND ngày 27 tháng 04 năm 2015 của
UBND huyện Nghi Lộc về Ban hành một số quy định về hoạt động văn hóa
Võ Thị Hà
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công sở.
- Quy định về hoạt động văn hóa công sở ban hành kèm theo Quyết định
số 01/2015/QĐ – UBND ngày 27 tháng 04 năm 2015 của UBND huyện Nghi
Lộc.
- Các văn bản, tài liệu khác liên quan từ UBND huyện Nghi Lộc.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Văn hóa công sở được xem như một biện pháp hữu hiệu ngày càng hiệu
quả hoạt động cơ quan hành chính nhà nước. Xây dựng được một nền văn hóa
công sở sẽ góp phần xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương dân
chủ, nhờ đó góp phần tạo ra một sự đoàn kết quả, chống lại sự lệch lạc, quan
liêu, tạo ra niềm tin của cán bộ công chức với cơ quan, nhân dân đối với cán bộ
hành chính, góp phần nâng cao vai trò của công sở và hiệu quả hoạt động công
sở cao hơn. Văn hóa công sở góp phần làm cầu nối giữa nhân dân và cơ quan
nhà nước thắt chặt mối quan hệ giữa nhân dân và nhà nước. Văn hóa công sở
vừa là mục tiêu là nền tảng để phát triển công sở, xây dựng một nền hành chính
hiện đại, hiệu quả.
Với những vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động
quản lý hành chính nhà nước, văn hóa công sở đã được nhiều nhà khoa học, các
học giả quan tâm nghiên cứu như:
- Võ Nguyên Giáp – “ Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa Việt
Nam” NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 1998.
- Trần Quốc Hải – “ Cải cách các chương trình đào tạo công vụ hiện nay”,
Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2004.
- Nguyễn Trọng Điều, Đinh Văn Mậu – “ Giao tiếp ứng xử hành chính”,
NXB Công an Nhân dân, năm 2002.
- Du Long – “ Văn hóa công chức”, Báo Tuổi trẻ Chủ nhật, năm 2004.
- Trần Thanh Thủy, “ Văn hoá tố chức và một số giải pháp phát triến Văn
hóa công sở”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2006.
- Trịnh Thanh Hà, “ Những vấn đề cần được công vụ”, Tạp chí Tổ chức
nhà nước, năm 2007.
Võ Thị Hà
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trên công sở các công trình nghiên cứu về văn hóa công sở trong các cơ
quan hành chính ở nước ta hiện nay. Đây là chuyên đề nghiên cứu một cách độc
lập nhằm đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng, từ đó đưa ra các giải
pháp, phương hướng cụ thể để thực hiện có hiệu quả về văn hóa giao tiếp, văn
hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng phương pháp luận của phép biện chứng duy vật kết
hợp với các phương pháp của các môn khoa học cụ thể và chuyên nghành khác
như kinh tế học, quản trị học, xã hội học, đã thực hiện nghiên cứu định tính,
tổng hợp, thống kê, phân tích, nghiên cứu mô tả, phương pháp quan sát, phương
pháp điều tra khảo sát để làm rõ thực trạng văn hóa giao tiếp, văn hóa công sở
tại UBND huyện Nghi Lộc - tỉnh Nghệ An đồng thời đưa ra những đề xuất, kiến
nghị phù hợp.
7. Bố cục của đề tài
Báo cáo gồm 3 chương:
Chương I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
Chương II: Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại
UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ An
Chương III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Võ Thị Hà
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ An
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Nghi Lộc
* Lĩnh vực kinh tế, UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
* Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai,
UBND huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Võ Thị Hà
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
* Lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện có những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
* Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND huyện có những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND huyện có những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
Võ Thị Hà
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao,
UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
Võ Thị Hà
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND huyện
có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
* Lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, UBND huyện có
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND huyện
có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
Võ Thị Hà
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
* Việc thi hành pháp luật, UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn
sau:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
* Việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND
huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
Võ Thị Hà
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc
Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch huyện, giúp việc cho Chủ tịch có 3
Phó chủ tịch phụ trách 3 mảng khác nhau: về nông nghiệp, về kinh tế và về văn
hóa - xã hội.
UBND huyện Nghi Lộc gồm 12 phòng giúp việc tham mưu cho công tác
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc trong toàn huyện:
1. Phòng Nội vụ
2. Phòng Tư pháp
3. Phòng Tài chính – Kế hoạch
4. Phòng Tài nguyên – Môi trường
5. Phòng Lao động – Thương binh và xã hội
6. Phòng Văn hóa thông tin
7. Phòng Giáo dục – Đào tạo
8. Phòng Y tế
9. Phòng Thanh tra huyện
10.
Văn phòng HĐND – UBND
11.
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
12.
Phòng Kinh tế hạ tầng
Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan – Phụ lục số 01
Võ Thị Hà
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng HĐND – UBND huyện Nghi Lộc trong quá trình hoạt động
các phòng, ban, nghành, đơn vị trong văn phòng đều có sự phối hợp điều hành,
quản lý chặt chẽ với nhau tạo ra sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Để cùng nhau hướng tới những mục tiêu chung, các hoạt động của văn phòng
UBND phải được sắp xếp càng gọn nhẹ càng hiệu quả, không những đảm bảo
được hoạt động tổ chức mà vẫn bảo đảm được tính hợp lý, sáng tạo của tổ chức
bộ máy.
Lãnh đạo văn phòng là cầu nối giữa các nhân viên cán bộ trong văn
phòng. Mọi công việc của văn phòng đều được đưa ra những ý kiến thảo luận,
bàn bạc để đưa ra các quyết định đúng đắn nhất phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ
đã đặt ra.
Văn phòng HĐND – UBND phải nhằm vào tiếp nhận khai thác những
thông tin, xử lý những thông tin để truyền đạt thông tin cho phù hợp với quyết
định, trên cơ sở đó soạn thảo nội dung hoạt động cho lãnh đạo.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND - UBND huyện Nghi Lộc
- Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về các hoạt
động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành
của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý của HĐND, UBND và
các cơ quan nhà nước địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND và UBND.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh.
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Nghi Lộc
Võ Thị Hà
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND
- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các
phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt;
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn,
UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp
luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy
định của pháp luật.
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hằng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách.
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và Chủ tịch
UBND huyện xem xét, quyết định.
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công
tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện, và các cơ quan, tổ chức của
TW, của thành phố đóng trên địa bàn huyện.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành
chính nhà nước của UBND huyện.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện.
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn về nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước theo quy định của
Võ Thị Hà
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
pháp luật.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND huyện; đảm bảo điều kiện hoạt động của UBND,
Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức liên quan theo quy định của UBND
huyện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của UBND huyện.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện;
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện.
Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND huyện, Văn phòng HĐND và
UBND huyện có các nhiệm vụ sau đây:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND và đại biểu HĐND, tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế
hoạch đã được phê duyệt.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HDDND điều hành công việc chung
của HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việc
thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND,
nội quy kỳ họp HĐND; giúp thường trựcHĐND giũ mối liên hệ với Tổ đại biểu
và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong
hoạt động đối ngoại.
Võ Thị Hà
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giúp thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ
họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc cơ
quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của
Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND.
- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác;
phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp thư
ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND, giúp Thường trực HĐND
hoàn thiện các nghị quyết của HĐND.
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân
thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát.
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của
công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
công dân.
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp
xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết.
- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án
Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực
HĐND tỉnh.
- Phục vụ HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại
biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê duyệt kết quả bầu Chủ
tịch, Phó Chủ tịch HĐND xã, thị trấn.
- Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban,
trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp.
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ
công tác với các cơ quan tỉnh và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND,
UBMTTQ Việt Nam, Tòa án nhân dân, VKSND và các cơ quan, tổ chức, đoàn
thể ở địa phương.
Võ Thị Hà
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hằng năm,
tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND.
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,
Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực
HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Nghi Lộc
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng – Phụ lục số 02
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong văn phòng
* Xác định vị trí việc làm trong Văn phòng:
- Chánh Văn Phòng: 01 người
- Phó Chánh Văn phòng: 02 người
- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 02 người
- Bộ phận Hành chính – Quản trị : 03 người
- Bộ phận Kế toán – Tài vụ: 02 người
- Bộ phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ: 02 người
* Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
• Chánh văn phòng UBND huyện
Là người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của đơn
vị và chịu trách nhiệm trước UBND huyện về kết quả hoạt động của đơn vị và
trực tiếp phụ trách các hoạt động công tác: tham mưu, tổng hợp trong phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND, chánh văn phòng có trách nhiệm:
- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, văn
phòng, có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác điều hành.
- Phân công nhiệm vụ đối với các Phó Chánh văn phòng; chỉ đạo, kiểm
tra, đôn đốc công tác đối với các Phó Chánh văn phòng, việc thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng.
- Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp của lãnh đạo văn phòng, các hội
Võ Thị Hà
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghị lớn, toàn thể của cơ quan.
- Quyết định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các Phó Chánh
văn phòng.
- Chỉ đạo việc xây dựng chương trình, xây dựng hoặc tham gia xây dựng
án quy chế làm việc; chỉ đạo việc xây dựng đề án, báo cáo do văn phòng chủ trì
việc văn bản hóa các kết luận, quyết đinh của cơ quan; chỉ đạo, theo dõi, đôn
đốc, thẩm tra việc chuẩn bị đề án, nghị quyết, chỉ thị do các cơ quan chức năng
của ủy ban nhân dân và các đoàn thể chủ trì xây dựng để trình cấp trên về yêu
cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản.
- Phụ trách công tác tác tổ chức - cán bộ của cơ quan.
Chỉ đạo nhận xét, đánh giá hằng năm đối với cán bộ trong cơ quan theo
đúng quy định và theo phân cấp quản lý cán bộ.
Cử hoặc đề nghị cơ quan thẩm quyền cử cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động trong văn phòng đi công tác, học tập ở trong nước và nước
ngoài; đề nghị với cơ quan có thẩm quyền quyết định nâng lương theo niên hạn
đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
- Đề nghị những vấn đề lớn về tài chính, tài sản của các cơ quan trực
thuộc và của văn phòng mình phụ trách theo nhiệm vụ được giao để lãnh đạo
quyết định. Là chủ tài sản của cơ quan, quyết định những vấn đề về tài chính, tài
sản của văn phòng theo phân cấp.
- Ký các văn bản thừa lệnh, các thông báo, ý kiến chỉ đạo của thường trực
huyện ủy, các văn bản của văn phòng trình lãnh đạo cơ quan; quy chế làm việc
của cơ quan; quyết định hoặc đề nghị cơ quan thẩm quyền quyết định việc bổ
nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chính sách cán bộ…theo phân
cấp.
- Chỉ đạo xem xét, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo theo quy định
của UBND – HĐND huyện.
• Phó Chánh văn phòng UBND huyện
Là người giúp cho Chánh văn phòng UBND huyện thay quyền quản lý và
điều hành cơ quan văn phòng khi Chánh văn phòng đi vắng, được Chánh văn
Võ Thị Hà
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng giao quyền, ủy quyền, được giải quyết mọi công việc và được ký thay
mặt một số loại văn bản mà được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng,
• Bộ phận tham mưu – tổng hợp
Bộ phận tham mưu – tổng hợp là các chuyên viên được Chánh văn phòng
phân công theo dõi, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện
trên tất cả các lĩnh vực công tác; tổng hợp các chế độ thi đua khen thưởng và các
vấn đề kinh tế - quản lý xây dựng đô thị, văn hóa, xã hội, tôn giáo.
Luôn luôn phải theo dõi, nắm bắt mọi tình hình hoạt động của các
nghành, các cơ quan đơn vị trực thuộc sự quản lý của UBND huyện.
Đưa ra những ý kiến, những nội dung chính xác cho chương trình làm
việc, chuẩn bị các dự án, các báo cáo cho UBND huyện chỉnh sửa các nội dung
dự thảo của văn bản theo chỉ đạo cỉa Chánh văn phòng phải đảm bảo tính hợp lý
của các văn bản.
• Lái xe :
- Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư khi có yêu cầu của cơ quan.
- Theo dõi, quản lý tài sản của văn phòng và của cơ quan, đề xuất lên lãnh
đạo về công tác sửa chữa vật dụng.
- Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu
cầu.Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dưỡng, kiểm tra
độ an toàn của xe theo đúng quy định.
- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng.
• Bảo vệ:
- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ
gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể, cá nhân trong cơ quan và của khách đến
làm việc công tác tại cơ quan.
- Thường trực tại cổng 24/24h để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác,
nhắc nhở mọi người các quy định ra vào cơ quan.
- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý của
cơ quan, ngăn chặn người ngoài vào cơ quan khi không có yêu cầu công tác.
- Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong cơ quan, mở và đóng cửa
Võ Thị Hà
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng đúng quy định về giờ làm việc của cơ quan.
• Bộ phận kê toán – tài vụ
Kê toán có trách nhiệm lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của UBND,
các phòng, ban, nghành thuộc quỹ tiền lương Văn phòng UBND huyện. Hướng
dẫn các đơn vị làm các thủ tục hoàn ứng và thanh quyết toán theo quy định hiện
hành của Nhà nước. Giúp cho Chánh văn phòng trong việc thanh quyết toán tài
chính khi thực hiện các dự án mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị.
• Chuyên viên y tế:
- Tổ chức, quản lý công tác y tế cho cơ quan, tổ chức khám chữa bệnh,
khám sức khỏe hằng năm cho cán bộ,nhân viên cơ quan và công tác phòng
chống dịch bệnh tại cơ quan.
- Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế
cho cán bộ công trong cơ quan.
• Nhân viên tạp vụ:
- Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hằng ngày, đảm bảo quét dọn giữ
vệ sinh sạch sẽ.
- Phục vụ nước các phòng họp, phòng khách.
- Chăm sóc các khu vườn của cơ quan, thường xuyên làm tốt công tác vệ
sinh toàn cơ quan.
• Bộ phận văn thư – lưu trữ
Cán bộ văn thư – lưu trữ có nhiệm vụ tiếp nhận và phát hành các loại
công văn giấy tờ, tài liệu của HĐND – UBND huyện đảm bảo đúng trình tự, thể
thức của văn bản hành chính nhà nước.
- Quản lý và viết các loại giấy tờ, giấy mời, thư mời.
- Ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành
và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND huyện.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của HĐND – UBND huyện đảm bảo an toàn.
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác
Võ Thị Hà
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bằng sổ thống kê và máy tính.
- Hằng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị trực
thuộc UBND huyện để đưa vào lưu trữ.
• Bộ phận tiếp dân
Cán bộ tiếp dân có nhiệm vụ:
- Thường trực tiếp giải thích, hướng dẫn cho nhân dân về yêu cầu, kiến
nghị, khiếu nại, tố cáo với UBND huyện theo đúng quy định.
- Tiếp nhận đơn thư tố cáo, khiếu nại của công dân, tham mưu cho
Chánh văn phòng Ủy ban biện pháp giải quyết đối với những vụ việc thuộc thẩm
quyền.
- Chuẩn bị nội dung và xếp lịch cho Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện
tiếp dân hàng tuần theo quy định.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho UBND huyện xử lý,
trả lời đối với các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền theo đúng quy
định của luật giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Võ Thị Hà
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II
TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI
UBND HUYỆN NGHI LỘC – TỈNH NGHỆ AN
2.1 Cơ sở lý luận về giao tiếp và văn hóa công sở
2.1.1 Khái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, văn hóa, công sở và
văn hóa công sở
Giao tiếp là một hoạt động mang tính bản chất của vạn vật. Nó thường
được hiểu một cách phổ biến là một hình thức trao đổi thông tin thông qua việc
sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau, từ ngôn ngữ đến phi ngôn ngữ, từ trực
tiếp đến gián tiếp.
Nói một cách chính xác, giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham
gia tạo ra và chia sẻ thông tin hoặc cảm xúc với nhau để đạt được mục đích giao
tiếp. Do vậy, giao tiếp trong thực thi công vụ là toàn bộ các hoạt động giao tiếp
được thực hiện theo những cách thức nhất định trong bối cảnh thực thi công vụ
do các bên tham gia công vụ thực hiện.
Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết mau lẹ những biểu hiện bên ngoài
và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người. Đồng thời biết sử dụng
phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và
điều khiển quá trình giao tiếp đạt một mục đích đã định.
Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng
nước và giữ nước. Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này với dân tộc
khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập
quán, lối sống và lao động.
Công sở là nơi cán bộ công chức hằng ngày tiếp xúc và giải quyết những
công việc liên quan đến người dân, với các cơ quan hữu quan, đồng cấp và cấp
trên. Đối với những công sở có trụ sở được trang bị hiện đại thì cũng chỉ đóng
vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc, giao tiếp còn yếu tố quan trọng nhất vẫn
Võ Thị Hà
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
là con người. Do vậy, từ nề nếp đến phong cách làm việc và thái độ tiếp cận về
đội ngũ cán bộ công chức đều ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và hiệu lực
quản lý nhà nước.
Bên cạnh những yếu tố mang tính chuyên môn, kỹ thuật tác động trực tiếp
đến hiệu quả giải quyết công việc của người dân thì yếu tố văn hóa công sở giữ
một vai trò rất quan trọng. Môi trường làm việc, thái độ phục vụ cũng như cách
thức giao tiếp, ứng xử đối với người dân của đội ngũ cán bộ công chức sẽ tạo
nên bầu không khí bình đẳng, thể hiện mối quan hệ thân thiện giữa cơ quan hành
chính với công dân, tạo nên nét đẹp văn hóa của một nền hành chính hiện đại.
Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa
cán bộ công chức – người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với nhân
dân, và giữa các cán bộ công nhân viên với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực
để tạo hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ. Khi văn hóa công sở của cán
bộ công chức được nâng cao sẽ tác động thay đổi theo hướng tích cực đối với
văn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm việc. Bên cạnh đó văn hóa công
sở còn là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều
có nề nếp, kỷ cương mỗi công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự
nguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao. Có thể dễ dàng
nhận thấy bản chất văn hóa công sở chứa đựng những giá trị, niềm tin, truyền
thống và những thói quen, bản sắc riêng. Những vấn đề này quy định hành vi
của mỗi thành viên trong công sở, ngày càng phong phú, thay đổi theo từng bối
cảnh cụ thể và mang lại cho mỗi công sở một bản sắc riêng. Biểu hiện văn hóa
công sở có thể thấy trong các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có
tính chất bắt buộc mọi thành viên của cơ quan thực hiện. Nhưng đặc trưng văn
hóa đòi hỏi các quy chế, quy định qua một thời gian áp dụng lâu dài tại công sở
phải tạo nên những thói quen về nề nếp làm việc có tính chuẩn mực mà mọi
người đều tự giác thực hiện.
2.1.2. Yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp và văn hóa công sở
Về văn hóa giao tiếp
Quá trình giao tiếp bao gồm các yếu tố: ngôn ngữ, phi ngôn ngữ (hay còn
Võ Thị Hà
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
gọi là ngôn ngữ cơ thể) và giọng điệu.
* Văn hóa giao tiếp phi ngôn ngữ
Văn hoá trong giao tiếp trước hết được nhận biết qua cảm quan và những
động thái hình thể, được gọi là giao tiếp phi ngôn ngữ hay giao tiếp cơ thể. Đó là
hệ thống tín hiệu đặc biệt, được tạo thành bởi những thao tác, chuyển động của
từng bộ phận cơ thể bao gồm các cử chỉ, sự biểu lộ trên khuôn mặt, sự thể hiện
qua ánh mắt, nụ cười, hành động của bàn tay, giọng điệu, điệu bộ cơ thể,… hoặc
của nhiều bộ phận phối hợp và có chức năng giao tiếp hoặc phụ trợ cho ngôn
ngữ nói trong quá trình giao tiếp. Tục ngữ dân gian ta có câu “Trông mặt mà bắt
hình dong”. Một nghiên cứu xã hội học về kỹ năng giao tiếp ở phương Tây cũng
cho thấy, phong cách giao tiếp phi ngôn ngữ đóng góp khoảng 55% trong việc
giao tiếp giữa con người với nhau.
Một nghiên cứu chỉ ra rằng, trong cuộc đàm phán kéo dài 30 phút, hai
người có thể biểu hiện hơn 800 thông điệp phi lời nói khác nhau. Do tốc độ suy
nghĩ của con người nhanh hơn lời nói (trung bình 1 phút ta nghĩ được khoảng
700 đến 1200 từ trong khi ta chỉ có thể nói với tốc độ khoảng 120 đến 150 từ/ 1
phút). Vì thế, khi lời nói không thể hiện hết thì cơ thể tìm cách bộc lộ ra thông
qua ngôn ngữ cơ thể. Đôi khi ngôn ngữ cơ thể còn là công cụ hữu hiệu để thể
hiện những điều mà vì hoàn cảnh, tình huống nào đó mà con người không thể
diễn đạt bằng lời.
Do đó, hiểu và sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách đúng lúc, đúng chỗ
càng thành công trong công việc. tôn thêm vẻ đẹp và sự tự tin của người giao
tiếp, giúp cán bộ, công chức, viên chức thuận lợi hơn trong cuộc sống cũng như
trong sự nghiệp.
* Văn hóa giao tiếp bằng ngôn ngữ nói
Cùng với sự nhận biết bằng cảm quan, ngôn ngữ là công cụ quan trọng
nhất trong giao tiếp. Giao tiếp bằng ngôn ngữ gần như có mặt trong mọi hoạt
động, sự kiện và diễn ra hàng ngày, hàng giờ nơi công sở. Trong đó, có những
phương diện nhỏ của giao tiếp nơi công sở như cách chào hỏi, xưng hô, nói
chuyện điện thoại… tưởng chừng như rất quen thuộc, đơn giản nhưng lại góp
Võ Thị Hà
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
