Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của sở nội vụ tỉnh ninh bình

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT............................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................3
1.Lý do chọn đề tài .....................................................................................3
2.Mục tiêu của đề tài ..................................................................................3
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ..............................................................3
4.Nguồn tài liệu tham khảo ........................................................................3
5.Lịch sử ngiên cứu ....................................................................................4
6.Phương pháp nghiên cứu ........................................................................4
7.Bố cục của để tài.......................................................................................5
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............6
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ
Tỉnh Ninh Bình............................................................................................6
1.1.1 Vị trí, chức năng: ...............................................................................6
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:........................................................................7
1.1.3Cơ cấu tổ chức...................................................................................14
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
Văn phòng của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình ............................................15
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở ......................................16
1.2.2Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Sở Tỉnh Ninh Bình.....................................................................................21
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị
trí trong Văn phòng Sở ............................................................................24
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG

TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH”..............................28
2.1 Khái quát chung về Công tác văn thư...............................................28
2.1.1 Khái niệm công tác văn thư............................................................28
Sinh viên: Lê Thị Thủy

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

2.1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư..........................................................28
2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư..........................................................28
2.2 Nội dung cơ bản của công tác văn thư...............................................29
2.3 Khảo sát về công tác văn thư Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình...............29
2.3.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình
.....................................................................................................................29
2.3.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của Sở............................................................................30
2.2.3 Hoạt động tổ chức công tác văn thư của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh
Bình.............................................................................................................31
2.3.4 Nhận xét:...........................................................................................36
PHẦN III: KẾT LUẬN VẢ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................39
3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của Sở Nội Vụ Ninh Bình ...........................................39
3.3.1 Ưu điểm ............................................................................................39
3.3.2 Nhược điểm ......................................................................................40
3.3.3 Nguyên nhân ....................................................................................41
3.2Đề xuất, kiến nghị ................................................................................41

KẾT LUẬN........................................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................45
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................46

Sinh viên: Lê Thị Thủy

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

LỜI CẢM ƠN
“Bài báo cáo thực tập” là bài được sử dụng để nêu lên các kết quả của
hoạt động thực tập về kiến thức chuyên ngành Quản trị văn phòng tại Sở Nội Vụ
Tỉnh Ninh Bình. Để hoàn thành bài báo cáo này tôi đã có quá trình làm việc, học
hỏi các kiến thức ngành trực tiếp tại Sở. Tuy nhiên tôi sẽ không thể hoàn thành
một cách chỉnh chu nếu không có sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn và các cán
bộ của cơ quan ban ngành Sở. Qua đây, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới
cô giáo hướng dẫn Ths.Lâm Thu Hằng-người đã hướng dẫn, động viên, góp ý và
chỉ bảo tận tình để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo này!
Và đồng kính gửi lời cảm ơn tới các cán bộ của các ban ngành Sở Nội Vụ
Ninh Bình.
Trong quá trình tổng kết làm báo cáo vì trình độ, khả năng và thời gian có
hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự
cảm thông, góp ý xây dựng của quý thầy cô để bài báo cáo này được hoàn thiện
hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội 3/2016

Sinh viên

Lê Thu Thủy

Sinh viên: Lê Thu Thủy

1 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1

UBND

Uỷ ban nhân dân

2

HĐND

Hội đồng nhân dân

Sinh viên: Lê Thu Thủy

2 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức
năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về nội vụ, gồm: Tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự
nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị
trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhà
nước về thanh niên; tôn giáo; thi đua, khen thưởng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài nghiên cứu nhằm đạt được những mục tiêu sau:
- Nghiên cứu, khảo sát hoạt động của Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Nình.
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác văn thư tại Sở.
+ Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Sở
+Chỉ rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt đông của công tác văn thư trong Sở.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu lịch sử hình thành của Sở.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội Vụ, đặc biệt là công
tác tổ chức văn thư tại cơ quan.
- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Sở về công tác tổ chức văn thư.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Sở Nội Vụ Tỉnh về ưu
điểm, nhược điểm và nguyên nhân. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm
hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.
- Phạm vi nghiên cứu: Do sự mở rộng của đề tài nên trong bài báo cáo
thực tập này tôi chỉ tập trung vào công tác tổ chức, điều hành của Văn phòng Sở
trong tổ chức công tác văn thư.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong khi nghiên cứu và thực hiện đề tài, tôi có sử dụng một số tài liệu
tham khảo sau:
Sinh viên: Lê Thu Thủy

3 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

- Giáo trình Quản trị văn phòng, trường Đại học kinh tế Quốc dân xuất
bản năm 2012;
- Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội;
- Một số bài giảng về môn Nghi thức nhà nước;
- Một số văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ như:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;

+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu;
- Ngoài ra trong quá trình thực hiện đề tài tôi còn tham khảo thêm một số
báo cáo của sinh viên khóa trước về công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư trong cơ quan.
5. Lịch sử ngiên cứu
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về Văn phòng, công tác Quản trị văn
phòng. Nhưng có rất ít những đề tài nghiên cứu sâu về công tác văn thư trong cơ
quan như : Tạp chí văn thư-lưu trữ, các bài báo cáo, tham luận của các sinh viên
khóa trước…
Từ những cơ sở trên, tôi sẽ kế thừa và phát triển thêm để đem đến cho
mọi người một cái nhìn đầy đủ về công tác văn thư tại cơ quan mà tôi thực tập “
Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình’’.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu và thực hiên tốt đề tài này tôi đã sử dụng những phương
pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
- Phương pháp điều tra, quan sát;
- Phương pháp thống kê;
Sinh viên: Lê Thu Thủy

4 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

- Phương pháp so sánh, đối chiếu;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp;
- Phương pháp phỏng vấn.
7. Bố cục của để tài
Ngoài phần mở đầu, mục lục, tài liệu tham khảo, nội dung bài báo cáo
được chia thành 3 phần như sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình.
Phần II: Chuyên đề tự chọn “ Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của
Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình ”.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Sinh viên: Lê Thu Thủy

5 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ
Tỉnh Ninh Bình
1.1.1 Vị trí, chức năng:
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức
năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp
nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn;
tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác thanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử
của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh,
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Bộ Nội vụ.
Trụ sở làm việc của Sở Nội vụ tại: Km số 2, đường Trần Hưng Đạo,
phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình.

Hình ảnh 1: Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình

Sinh viên: Lê Thu Thủy

6 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Thông tư
số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ
thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, cụ thể:
- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự an, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước được giao.
- Về tổ chức bộ máy:
Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ
máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
Thẩm định và trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các chi cục thuộc cơ quan
chuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; đề án
thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân
dân tỉnh để Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định theo quy định;
Thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành
lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định
của pháp luật.
Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án thành lập, sáp
nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban
nhân dân cấp huyện theo quy định để Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội đồng
nhân dân tỉnh quyết định theo thẩm quyền.
Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Uỷ ban nhân
dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các phòng
Sinh viên: Lê Thu Thủy

7 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướng
dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan hành chính,
đơn vị sự nghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
Xây dựng và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch biên chế của địa
phương để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định tổng biên chế sự nghiệp ở
địa phương và thông qua tổng biên chế hành chính của địa phương trước khi
trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên chế
hành chính, sự nghiệp nhà nước.
Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên môn
thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị sự
nghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Về tổ chức chính quyền:
Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương
các cấp trên địa bàn.
Tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các
cấp; phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử
đại biểu Quốc hội theo quy định của pháp luật; tổng hợp kết quả bầu cử đại biểu
Hội đồng nhân dân các cấp.
Thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kết quả bầu cử Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban hân dân cấp huyện. Giúp Hội
đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủ
tướng Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.
Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công

tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê số lượng,
chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân và thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp
để tổng hợp, báo cáo theo quy định.
- Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:
Sinh viên: Lê Thu Thủy

8 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy định
của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuẩn bị các đề án, thủ ục liên quan
tới việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành
chính, nâng cấp đô thị trong đại bàn tỉnh để trình cấp có thẩm quyền xem xét,
quyết định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có quyết định phê chuẩn cảu
cơ quan có thẩm quyền. Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướng
dẫn và quản lý việc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của pháp
luật.
Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính của
tỉnh theo hướng dẫn và quy định của Bộ Nội vụ.
Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố theo
quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ.
Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Quy chế dân chủ
tại xã, phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước
trên địa bản tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Về cán bộ, công chức, viên chức:

Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán bộ,
côgn chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã.
Tham mưu trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản về tuyển
dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối
với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cấp xã theo
quy định của pháp luật.
Thống nhất quản lý và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước ở tỏng và ngoài nước sau khi được Uỷ ban nhân
dân tỉnh phê duyệt. Hướng dẫn, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng và
việc thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong
tỉnh.
Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định theo
thẩm quyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân
chuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ,
Sinh viên: Lê Thu Thủy

9 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

công chức, viên chức nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức danh
và cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tuyển dụng, quản lý và sử
dụng công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã thuộc tỉnh theo
quy định của pháp luật và của Bộ Nội Vụ; việc phân cấp quản ý hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức theo quy định của pháp luật.

- Về cải cách hành chính:
Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách các nội dung, công việc của cải cách
hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây
dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại
hoá nền hành chính; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện theo
quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định các chủ
trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì, phối hợp các cơ
quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển khai cải cách hành
chính.
Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân tỉnh và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai công tác cải cách
hành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh đã được
phê duyệt; việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan cấp
tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định của
pháp luật và chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về
chế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế đối với cơ quan nhà nước
và quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên
chế đối với các đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Xây dựng báo cáo công tác cải cách hành chính trình phiên họp hàng tháng
của Uỷ ban nhân dân tỉnh; giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng báo cáo với Thủ
Sinh viên: Lê Thu Thủy

10 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ về công tác cải cách hành chính theo quy định.
- Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ:
Thẩm định và trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép
thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ của hội, tổ chức phi chính phủ trên địa bàn
theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Điều lệ đối với hội, tổ chức phi chính
phủ trong tỉnh. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý theo thẩm quyền đối với các hội,
tổ chức phi Chính phủ vi pạm các quy định của pháp luật, Điều lệ hội.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hỗ trợ định xuất và các
chế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của pháp luật.
- Về công tác văn thư, lưu trữ:
Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp và doanh
nghiệp nhà nước trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn
thư, lưu trữ.
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt “Danh mục
nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh”; thẩm
tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các cơ quan thuộc
Danh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện.
- Về công tác thanh niên:
Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự
án liên quan đến thanh niên và công tác thanh niên; dự thảo các quyết định, chỉ
thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm thuộc phạm vi quản lý nhà

nước về công tác thanh niên trên đại bàn.
Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về thanh
niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt.
Phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan của
Sinh viên: Lê Thu Thủy

11 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên; giải quyết
những vấn đề quan trọng, liên ngành về thanh niên và công tác thanh niên.
Phối hợp với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ, các cơ quan liên quan, Tỉnh Đoàn và
các tổ chức khác của thanh niên trong việc thực hiện cơ chế, chính sách đối với
thanh niên và công tác thanh niên.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thanh
niên và công tác thanh niên; việc thực hiện chính sách, chế độ trong tổ chức và
quản lý thanh niên, công tác thanh niên của tỉnh.
Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về thanh niên được giao do Uỷ
ban ghnhân dân tỉnh giao theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên
quan đến thanh niên và công tác thanh niên được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao
theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thanh niên đối với các sở,
cơ quan ngang sở, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp
xã.

Hàng năm báo cáo tình hình hoạt động công tác thanh niên về Uỷ ban
nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ.
- Về công tác tôn giáo:
Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo
và công tác tôn giáo trên địa bản tỉnh.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác tôn giáo.
Làm đầu mối liên hệ giữa chính quyền địa phương với các tổ chức tôn
giáo trên địa bàn tỉnh.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
chỉ đạo, thống nhất quản lý nhà nước công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hoá
Sinh viên: Lê Thu Thủy

12 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước về thi đua, khen
thưởng phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh; làm nhiệm vụ thường trực của
Hội đồng Thi đua-Khen thưởng cấp tỉnh.
Tham mưu giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và Hội đồng Thi đua Khen thưởng tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; sơ kết, tổng kết thi đua; phối
hợp với các cơ quan liên quan tuyên truyền, phổ biến, nhân rộng các điển hình
tiên tiến; tổ chức thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước;

hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên
địa bàn tỉnh; thực hiện việc tổ chức và trao tặng các hình thức khen thưởng theo
quy định của pháp luật.
Xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định
của pháp luật; quản lý, cấp phát, thu hồi, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phân
cấp và theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thi đua, khen thưởng.
- Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được giao
theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết
khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí
và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dân
tỉnh giao theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực
khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷ
ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức
năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức
của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh.
- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã,
thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức Nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ Nhà
nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vực khác
Sinh viên: Lê Thu Thủy

13 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

được giao.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp vụ
được giao.
- Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh
vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội
vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính
sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn
nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định.
- Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ
máy, mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chức
thuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định
hoặc quyết định theo thẩm quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
a. Ban Lãnh đạo sở:
STT

Họ và tên

Chức danh

Số cố định

1

Ngô Văn Nguyên

2

Vũ Ngọc Hà

3

Trần Đức Minh

4

Bùi Hoàng Hà

5

Vũ Quốc Uy

Phó Giám đốc Sở (030) 3.897.076
Phó Giám đốc Sở (030) 3.891.187

6

Hà Thái Dương

Phó Giám đốc Sở (030) 3.896.225

7

Vũ Tiến Tuấn

Phó Giám đốc Sở (030) 3.882.254

Giám đốc Sở
(030) 3.896.845
Phó Giám đốc Sở (030) 3.886.186
Phó Giám đốc Sở (030)3.896.719

b. Cơ cấu tổ chức và biên chế:
Sinh viên: Lê Thu Thủy

14 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

- Sở Nội vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Chủ tịch UBND tỉnh
bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật. Giám đốc là người đứng đầu
Sở, chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ Nội vụ và trước
pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao. Các Phó Giám đốc giúp Giám đốc Sở chỉ đạo một số mặt công
tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc uỷ

nhiệm điều hành các hoạt động của Sở.
- Cơ cấu tổ chức của Sở gồm:
Các phòng chuyên môn thuộc Sở:
Văn phòng.
Thanh tra.
Phòng Tổ chức bộ máy.
Phòng Quản lý công chức, viên chức.
Phòng Xây dựng chính quyền.
Phòng Cải cách hành chính.
Phòng Đào tạo.
Phòng Quản lý công tác thanh niên.
Các Ban, Chi cục thuộc Sở:
Ban Thi đua, khen thưởng.
Ban Tôn giáo.
Chi cục văn thư, lưu trữ.
Căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình
Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập các tổ chức sự nghiệp thuộc Sở
theo quy định của pháp luật.
- Biên chế:
Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm cụ thể công tác
quản lý ngành, lĩnh vực, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
tỉnh quyết định biên chế của Sở Nội vụ.
chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức, viên chức nhà nước theo
quy định.
( Phụ lục 1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình )
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính Văn phòng của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình
Sinh viên: Lê Thu Thủy

15 trị Văn phòng K1A

Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở
a. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng Sở
Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan:
Trong công tác Văn phòng, chức năng tham mưu tổng hợp là một trong
những chức năng đặc biệt và không thể thiếu trong hoạt động quản lý. Các thông
tin được tổng hợp lại, xử lý, rút ra những nội dung cơ bản, cần thiết tham mưu
cho lãnh đạo để đưa ra những quyết định đứng đắn trong xử lý công việc: Tham
mưu cho Giám đốc Sở và các Phó giám đốc Sở về chỉ đạo, điều hành của Chủ
tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Tỉnh; cung cấp thông tin phục vụ quản
lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương.
Ngoài ra, văn phòng còn đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND
hoạt động. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, điều hành của UBND, vai trò của chức
năng tham mưu tổng hợp tiếp tục phát huy tầm quan trọng thông qua hoạt động
theo dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện để kịp thời phản ánh với UBND Tỉnh
chỉ đạo, và có các chỉ đạo điều hành tiếp theo.

Hình 2: Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình
Chức năng đảm bảo hậu cẩn: Làm việc đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật
và các yếu như: Y tế, vệ sinh môi trường, bảo vệ lễ nghi…để phục vụ hoạt động
quản lý cho tỉnh; giúp việc trong các cuộc họp, giao ban. Trong điều kiện làm
Sinh viên: Lê Thu Thủy

16 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

việc của Sở không thể thiếu được cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, máy
móc, thiết bị, tài chính…Vì vậy, văn phòng đảm bảo cung cấp, đáp ứng kịp thời
mọi lúc mọi nơi.
Văn phòng Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình đã hoàn thành tốt và đạt hiệu quả
đúng với yêu cầu đã đề ra. Nhưng bên cạnh những mặt tích cực thì chức năng
tham mưu, tổng hợp và đảm bảo công tác hậu cần của cơ quan cũng có một số
hạn chế như:
- Một số cán bộ văn phòng chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp
vụ của mình.
- Có sự chồng chéo, trùng lập về phân công chức năng, nhiệm vụ điều
này ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cũng như
công tác hậu cần cho cơ quan.
Cần có sự chuẩn hóa trong công tác đào đạo, bồi dưỡng để các cán bộ còn
thiếu sót về mặt chuyên môn nhiệp vụ có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn
mực và hiện đại.
Tóm lại, chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần thì văn phòng
chính là đầu mối đối với mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND Tỉnh, giúp
hoạt động của UBND được triển khai nhịp nhàng từ cấp chỉ đạo, điều hành tới cơ sở.
b. Một số hoạt động của Văn phòng Sở Tỉnh Ninh Bình
 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Đi công tác là hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan. Các chuyến đi công tác đều có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo

mục đích với các chuyến đi khác.
Thực hiện nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh nghiệm
của các đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết các
hợp đồng trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ…
Mỗi chuyến đi công tác văn phòng đều chuẩn bị quy trình diễn ra 04 giai đoạn:
lập kế hoạch, công tác chuẩn bị trước khi lãnh đạo đi công tác, trong quá trình
lãnh đạo đang đi công tác, sau khi lãnh đạo đi công tác về:
Bước 1: Lập kế hoạch
Sinh viên: Lê Thu Thủy

17 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Văn phòng lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi, xác định mục tiêu, nội
dung công việc, địa điểm đến, tài liệu cần thiết, thời gian thành phần và kinh phí
chuyến đi.
Văn phòng đề xuất ý kiến vào kế hoạch trước khi trình Phó Bí thư phê
duyệt.
Bước 2: Chuẩn bị cụ thể
Liên hệ với nơi công tác
Chuẩn bị nội dung, tài liệu nghiên cứu, tham khảo;
Chuẩn bị giấy tờ và các phương tiện vật chất như: giấy giới thiệu, giấy đi
đường, vé, hộ chiếu,…và kinh phí chuyến đi.
Chuẩn bị phương tiện giao thông.
Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà: thông báo thời gian thủ

trưởng đi vắng, sắp xếp lại các công việc, có thể điều chỉnh hoạc hủy các
chương trình trong thời gian thủ trưởng vắng mặt.
Kiểm tra chuyến đị phút chót: cần phải kiểm tra lại toàn bộ công việc
chuẩn bị chuyến đi công tác.
Bước 3: Trong thời gian thủ trưởng đi công tác
Văn phòng phải liên lạc với thủ trưởng cơ quan, thông báo tình hình của
cơ quan cho thủ trưởng và nhận sự chỉ đạo từ thủ trưởng.
Văn phòng thông báo bằng văn bản về sự phân công lao động trong cơ
quan khi thủ trưởng đi công tác.
Văn phòng hỗ trợ, tham mưu cho người được ủy quyền giải quyết các
công việc của cơ quan thay lãnh đạo.
Văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị về tình hình thực hiện các công
việc của cơ quan.
Bước 4: Sau chuyến đi công tác
Văn phòng báo cáo tóm tắt tình hình công tác của cơ quan trong thời gian
thủ trưởng đi công tác.
Văn phòng thông báo kết quả chuyến đi công tác của lãnh đạo tới các
phòng, ban khác trong Sở .
Sinh viên: Lê Thu Thủy

18 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Lập hồ sơ chuyến đi công tác.
Văn phòng quyết toán kinh phí.

Đưa kết quả chuyến đi công tác vào chương trình công tác tiếp theo của
cơ quan
Phụ lục 2: Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ
quan.
 Công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan.
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công
tác cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơ quan có
những cuộc họp khác nhau như: Hội nghị, hội thảo, đại hội, họp kín, họp báo,
họp giao ban... nhằm phục vụ cho điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm,
khuyến khích tích chủ động, sáng tạo trong công việc.
Để tổ chức một hội nghị (hội thảo, cuộc họp) thành công Sở Nội Vụ
chuẩn bị những công việc như: Lập kế hoạch; tổ chức hội nghị; chuẩn bị tài liệu,
văn bản; thời gian, địa điểm; kinh phí tổ chức cơ sở vật chất(loa đài, điện
nước...)...
Khi hội nghị (hội thảo, cuộc họp) bắt đầu cần thực hiện các công việc
như: Đón tiếp đại biểu; phát tài liệu; triển khai hội nghị; ghi biên bản cuộc họp...
Khi hội nghị bế mạc thực hiện các công việc sau: Lập hồ sơ hội nghị;
thanh quyết toán...
HỒ SƠ HỘI NGHỊ
STT
1
2
3
4
5

Tên hồ sơ lưu
Tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị
Các báo cáo
Chương trình Hội nghị

Thông báo kết quả hội nghị
Các hóa đơn vị chứng từ liên quan

Nơi lưu
Văn thư
Văn thư
Văn thư
Văn thư
Kế toán

Thời gian
lưu
2016
2016
2016
2016
2016

Phụ lục 3: Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan
 Hoạt động triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công
sở của Sở Nội Vụ.
Văn hóa công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,
Sinh viên: Lê Thu Thủy

19 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn
hóa của mỗi người. Để bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quy chế
văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, có hiệu lực thi hành từ
ngày 5 – 9 – 2007.
Là cơ quan Hành chính thực hiện chế độ một cửa, cán bộ tiếp dân có cử
chỉ rất mềm mỏng, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ tục, hướng dẫn cặn
kẽ để khách đỡ mất công sức và thời gian đi lại nhiều lần, nhất là cán bộ đi làm
đúng giờ quy định, có trách nhiệm với công việc.
Trong môi trường văn hóa công sở của Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình, văn
hóa công sở luôn được thể hiện trên tất cả mọi phương diện từ trang phục của
cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan, cách giao tiếp cũng như các mối
quan hệ giữa các cán bộ công chức với lãnh đạo và nhân dân.
Các cán bộ ở quận ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp. Nhiều nơi
trong quận đã có nội quy, có bảng “ Cấm hút thuốc lá” gắn trên tường và hiện
tượng hút thuốc trong khi làm việc là không còn.
Giờ giấc làm việc nghiêm túc không còn tình trạng các anh chị các cô
ngồi nói chuyện gẫu, nói xấu nhau gây mất đoàn kết.
Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 thang 8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn háo công sở tại các cơ quan
Hành chính nhà nước. Sở Nội Vụ Tỉnh Ninh Bình nghiêm túc triển khai, xây
dựng quy chế văn hóa công sở.
Thực hiện việc sử dụng trang phục trên cơ sở các quy định yêu cầu đồng
thời phù hợp với ngoại hình và khả năng chi tiêu.
Tuyên truyền sâu rộng mục đích, ý nghĩa tầm quan trọng của việc xây
dựng quy chế văn háo công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên
chức và lao động trong cơ quan, xây dựng quy chế văn háo công sở tại quận đơn
vị gồm các nội dụng về trang phục, đeo thẻ công chức, viên chức, giao tiếp ứng

xử, về bài trí công sở…..
Việc thực hiện lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, việc chấp
Sinh viên: Lê Thu Thủy

20 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

hành kỷ luật lao động, quy chế làm việc được thực hiện nghiêm túc hơn, có
nhiều tiến bộ. Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành
công vụ được quan tâm hơn và trở thành một trong những nội dung tiêu chuẩn
rất quan trọng trong rèn luyện của cán bộ, công chức, viện chức tại cơ quan. Đại
bộ phận cán bộ, công chức viên, viên chức giao tiếp, ứng xử đúng mực với nhân
dân, với đồng nghiệp, khắc phục được tình trạng quan liêu, hách dịch, cửa
quyền, ứng xử thiếu văn hóa…Văn hóa giao tiếp khi sử dụng điện thoại có
chuyển biến tích cực. Hiện tượng cán bộ, công chức, viên chức lạm dụng rượu,
bia làm mất tư cách, ảnh hưởng đến uy tín, gây mất trật tự xã hội đã giảm nhiều,
hầu như không còn.
Tác phong, ứng xử giao tiếp với nhân dân khi giải quyết công việc, với
đồng nghiệp khi trao đổi, hợp tác làm việc được đưa thành nội dung cho mỗi cán
bộ, đảng viên, công chức, viên chức phấn đáu học tập làm theo tấm gương đạo
đức Hồ Chí Minh, góp phần không nhỏ trong việc đổi mới phong cách, lề lối
làm việc của Sở Nội Vụ Tỉnh.
Trang phục khi thi hành công vụ của cán bộ, công chức, viên chức cơ bản
tốt, đảm bảo gọn gàng, lịch sự phù hợp với bản sắc văn hóa dân tộc và việc đeo
thẻ đã dần vào nề nếp.

Các hoạt động khác như treo Quốc huy, Quốc kỳ tại quận và trong các
buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ trang trong cơ quan, bài trí khuôn viên
công sở được thực hiện theo quy định, nơi để phương tiện giao thông được quy
định cụ thể, thuận tiện và an toàn. Việc bài trí phòng làm việc khá gọn gàng, hợp
lý.
Mặc dù còn những hạn chế, yếu kém nhưng nhìn chung Sở Nội Vụ Tỉnh
triển khai thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg đã đạt kết quả khá toàn
diện góp phần nâng cao hiệu quả, triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về
văn hóa công sở phù hợp với truyền thống và bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam.
Tạo dựng một nền văn hóa riêng biệt mang đặc thù công sở. Mang lại sự hài
lòng cho nhân dân đối với Sở Nội Vụ Tỉnh.
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Sinh viên: Lê Thu Thủy

21 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Sở Tỉnh Ninh Bình
a.Chức năng
Văn phòng sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc sở chỉ đạo, điều
hành trong công tác: Tài chính, kế toán; kế hoạch, tổng hợp; hành chính quản trị;
tổ chức cán bộ; thi đua khen thưởng; quân sự, dân quân, tự vệ; phòng cháy, chữa
cháy; an ninh, trật tự nội bộ; cải cách hành chính, tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế "một cửa"; ứng dụng công nghệ thông tin, quản trị mạng, quản trị
Website đối với cơ quan Sở Nội vụ và các tổ chức trực thuộc sở.

b. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Chủ trì tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ:
Công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá cán bộ; tổ chức bộ máy
và nhân sự; tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động đối với cán bộ công chức, viên
chức thuộc thẩm quyền quản lý của Sở; các chế độ chính sách tiền lương, bảo
hiểm xã hội, hưu trí, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật; giải quyết khiếu nại, tố
cáo đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan theo đúng quy định pháp
luật.
Tổng hợp chương trình công tác, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ
của cơ quan theo định kỳ; báo cáo công tác thi đua, khen thưởng, cải cách hành
chính, thực hiện Quy chế dân chủ tại cơ quan; sơ kết, tổng kết và các báo cáo
khác theo phân công.
Tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc, quy trình
xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt động của Sở đã được ban hành.
Lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm, quản lý sử dụng, bảo trì, sửa
chữa tài sản, đảm bảo vật tư, văn phòng phẩm, cơ sở vật chất, trang thiết bị,
phương tiện phục vụ công tác theo tiêu chuẩn, định mức và các quy định của
Nhà nước.
Đảm bảo công tác bảo vệ cơ quan, an ninh nội bộ, bảo mật, công tác dân
quân, tự vệ; phòng cháy chữa cháy; phòng chống lụt bão, vệ sinh môi trường.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài
liệu lưu trữ chung và hồ sơ lý lịch cán bộ, công chức, viên chức theo đúng quy
định của pháp luật.
Sinh viên: Lê Thu Thủy

22 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Tổ chức bố trí, phục vụ hội nghị, họp, tiếp khách trong nước, khánh tiết,
nghi lễ trong cơ quan.
Lập dự toán thu, chi, quyết toán tài chính hàng năm, hàng quý phục vụ
cho hoạt động của cơ quan, giao dự toán thu, chi cho đơn vị sự nghiệp trực
thuộc; dự trù kinh phí cho việc chi tiêu thường xuyên và đột xuất đáp ứng yêu
cầu nhiệm vụ của Sở; hướng dẫn, thẩm định, quyết toán tài chính của các
chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu theo đúng quy định của Nhà nước.
Quản lý, tổ chức cập nhật thông tin, đảm bảo an ninh mạng cho Cổng
thông tin điện tử của Sở ; thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin.
Xây dựng, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, báo cáo về tình hình thực hiện
công tác cải cách hành chính; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO tại Sở.
Thường trực về công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật; thư ký của Hội
đồng sơ tuyển công chức.
Thông báo triệu tập các cuộc họp giao ban, họp toàn thể cơ quan; thông
báo ý kiến của Giám đốc Sở và kết luận phiên họp của lãnh đạo Sở theo uỷ
quyền.
Xây dựng công sở văn hoá; là đầu mối giúp Giám đốc Sở giữ mối liên hệ
công tác với các đoàn thể nhân dân tại cơ quan.
Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ do Sở tổ
chức.
- Tham gia, phối hợp với các phòng, đơn vị:
Phối hợp thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát tình hình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị.
- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Sở giao.
c.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh văn phòng và 01 Phó Chánh văn phòng

và các công chức chuyên môn, lao động hợp đồng thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của Văn phòng:
- Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Sở; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về việc thực hiện các
Sinh viên: Lê Thu Thủy

23 trị Văn phòng K1A
Lớp: Quản