Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở HND tỉnh tuyên quang
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (290.46 KB, 55 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH TUYÊN
QUANG
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT..........................................................................4
SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH.............5
TUYÊN QUANG.....................................................................................................5
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài............................................................................................2
2.Mục tiêu của đề tài.........................................................................................2
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu......................................................................3
4.Nguồn tài liệu tham khảo...............................................................................3
5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu..............................................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu................................................................................4
7.Bố cục của đề bài............................................................................................4
Phần I........................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.................................4
1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.. 4
1.1.1 Chức năng.................................................................................................4
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang............................................6
1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan.............................................................................................8
1.2.1Tổ chức và hoạt động của văn phòng........................................................8
1.2.2Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng...............10
1.2.3Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng ..............................................................................................................11
Phần II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN......................................................................13
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..............................................13
B. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VĂN THƯ Ở HND TUYÊN QUANG.......17
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan tỉnh về công tác văn thư,
lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang................................................................18
2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan......................................................18
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.............................19
2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ
quan.................................................................................................................20
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan..........20
2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan.
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá...................................21
2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.................................24
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến..................24
2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị.............................30
2.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.........................................................31
PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................33
3.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của cơ quan...........................................................................................33
3.1.1.Ưu điểm..................................................................................................34
3.1.2.Nhược điểm............................................................................................36
3.1.3 Nguyên nhân ..........................................................................................37
3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.................................................................................................................37
3.2.1Định hướng chung...................................................................................38
3.2.2 Một số giải pháp cụ thể..........................................................................40
KẾT LUẬN............................................................................................................43
DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................43
PHẦN III: PHỤ LỤC..............................................................................................1
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN III: PHỤ LỤC
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
Từ, cụm từ viết tắt
HND
CBVT
PCT
TT
ND
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B
Từ, cụm từ viết đầy đủ
Hội nông dân
Cán bộ văn thư
Phó chủ tịch
Trung tâm
Nông dân
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH
TUYÊN QUANG
STT
Họ và Tên
Chức danh
1
Đỗ Hồng Hạ
Chánh Văn phòng
2
Bùi Thị Thanh Nga
Cán bộ Văn thư
3
Trần Thúy Hằng
Kế toán
4
Lương Thị Tự
Thủ quỹ, tạp vụ
5
Trần Văn Dũng
Lái xe
6
Trần Tiến Sơn
Lái xe
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Song song với quá trình học tập và rèn luyện kiến thức trên lý thuyết, các
sinh viên đều được nhà trường tổ chức cho các buổi thực hành thực tế dưới sự
hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn và được thực tập tại các cơ quan trong
kì thực tập. Đây là cơ hội giúp sinh viên bổ sung và nâng cao những kiến thức
thực tế bên ngoài ghế nhà trường và làm quen với môi trường làm việc mới từ đó
rèn luyện cho bản thân những kiến thức, kĩ năng cần thiết cho cuộc sống cũng như
công việc sau này.
Thực tập tốt nghiệp là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình
thành, phát triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theo
mục tiêu đào tạo đã đề ra. Hoạt động này có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ
với quá trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh viên sau này. Thực tập tốt
nghiệp là cơ hội để sinh viên có thể áp dụng các kiến thức học được trong nhà
trường vào thực tế công việc, giúp sinh viên nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu
của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu
công việc.
Trong năm học 2015-2016, thực hiện kế hoạch đào tạo của nhà trường khoa
Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập tốt
nghiệp cho sinh viên khóa 1205 QTVB, kéo dài gần 3 tháng (từ ngày 04/01/2016
-11/3/2016). Là một sinh viên của lớp Quản trị văn phòng K1b em đã liên hệ được
và được Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang tiếp nhận là nơi thực tập của mình.
Đây là kết quả đầu tiên đánh dấu bước trưởng thành của em sau thời gian
học tập và rèn luyện ở trường. Do kiến thức bản thân còn hạn chế so với công việc
thực tế và sự thiếu kinh nghiệm nên em cũng không tránh khỏi những thiếu sót và
hạn chế. Em rất mong nhận được sự thông cảm, đóng góp của thầy cô giáo và của
cán bộ trong cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, giúp em có
thêm những kinh nghiệm trong công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong
quá trình công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 1
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,
nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù
hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào văn bản, giấy tờ luôn
là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế,
giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy công tác
văn thư có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp,
các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào
đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Có thể nói
công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho ãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình
hình hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ,
chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra
được những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan tổ chức của mình.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của nghành, trong đợt thực tập tốt
nghiệp vừa qua tại văn phòng của Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang em có điều kiện
tìm hiểu về tình hình và thực trạng của công tác văn thư của Hội nông dân vẫn còn
một số hạn chế. Điều đó đặt ra nhiệm vụ phải tập trung đổi mới, củng cố để nâng
cao hơn bộ máy và các nghiệp vụ của văn phòng để hoạt động hành chính được tốt
nhất. Với lý do trên em xin chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn thư” của Hội
nông dân tỉnh Tuyên Quang.
2. Mục tiêu của đề tài.
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư.
Nghiên cứu cơ sở lý luận về hoạt động của công tác văn thư trong quản lý
văn phòng của HND.
Đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư trong công tác văn phòng,
hoạt động kiểm tra, hướng dẫn.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 2
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đề xuất các giải pháp và một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công
tác văn thư trong hoạt động tổ chức quản lý.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Công tác văn thư của cán bộ, công chức, viên chức trong công tác văn phòng
của HND tỉnh Tuyên Quang.
Thực trạng hoạt động của HND tỉnh về công tác văn thư.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Phòng Nội vụ về ưu điểm, hạn
chế, và nguyên nhân hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số đề xuất kiến nghị nhằm
hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư.
Thời gian từ 04/01/2016 đến 11/3/2016.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
- Một số báo cáo của khóa trước.
- Đề tài dựa vào các tài liệu thu thập được từ HND tỉnh .
- Các tài liệu về công tác văn thư và một số quy định của cơ quan.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
- Hiện nay, công tác văn thư đã trở thành một vấn đề nổi bật trong các cơ
quan hành chính nhà nước. Nhà nước cũng đã có nững quy chế, quy định cụ thể về
công tác văn thư giúp cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
của mình.
- Đã có khá nhiều tác giả đã tìm hiểu và nghiên cứu về vấn đề nổi bật này
và cũng đã thu được nhiều kết quả đáng kể như là một số quấn sách:
+ Giáo trình “Nghiệp vụ văn thư-lưu trữ”- Trường CĐ VTLTTWW I
(2006).
+ Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ của Hoàng Lê Minh.
+ Các tập bài giảng về “Lưu tữ TL KHKT”, “Lưu trữ TLNN”, “Lưu trữ TL
Đảng và các tổ chức chính trị, xã hội” – Khoa Lưu trữ thường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội (2008).
+Các văn bản của Đảng và Nhà nước ban hành về công tác văn thư.
+ Và một số bài khóa luận nghiên cứu về công tác văn thư: Thực trạng và
biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81; Quá
trình khảo sát, thực hiện công tác văn thư- lưu trữ Tại Ủy ban nhân dân huyện
Vình Tường…
Tuy nhiên, vấn đề áp dụng vào trong đời sống thực tế hay nói cách khác là
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 3
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
áp dụng vào hành chính nước ta hiện nay vẫn còn gặp rất nhiều vướng mắc. Chính
về lẽ đó mà tất cả những người đã nghiên cứu về vấn đề này thấy rằng cần phải đi
sâu vào tìm hiểu về hệ thống công tác văn thư hiện nay, tìm ra nững ưu khuyết
điểm trong việc áp dụng và thực hiện quy chế trong quản lý trên cơ sở đó dề xuất
những giải pháp và hướng đi cụ thể, rõ ràng, chính xác, thuận tiện hơn.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Để hoàn thành bài báo cáo em đã sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp thu thập thông tin.
- Phương pháp tổng hợp, thống kê, phân tích.
- Phương pháp so sánh, đánh giá.
Ngoài ra báo cáo còn sử dụng các phương pháp bổ trợ như: phương pháp
phỏng vấn, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế...
7. Bố cục của đề bài.
Nội dung của bài báo cáo gồm có 3 phần chính:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan.
Phần II: Chuyên đề tự chọn.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
thực tập.
1.1.1 Chức năng
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 4
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cơ quan Hội Nông dân tỉnh là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, chỉ đạo cán bộ, hội viên nông
dân các cấp trong tỉnh thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật
của Nhà nước, các chỉ thị, nghị quyết của Hội xây dựng tổ chức Hội và phong trào
nông dân trong tỉnh.
Vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ, tích cực học
tập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt.
Đại diện giai cấp nông dân thham gia xây dựng Đảng và Nhà nước, cụ thể
là:
+ Tham gia xây dựng đường lối chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật
của Nhà nước liên quan đến nông nghiệp, nông thôn, nông dân.
+ Tổ chức tuyên truyền, vận động nông dân thực hiện các chủ chương, chín
sách, pháp luật.
+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật.
+ Lựa chọn, giới thiệu những cán bộ, hội viên có đủ tiêu chuẩn để Đảng xem
xét, kết nạp; tham gia các cơ quan Nhà nước, đóng góp ý kiến phê bình cán bộ,
đảng viên.
Chăm lo bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của nông dân, cụ thể
là: Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng chính đáng của nông dân để kịp thời phản ánh,
kiến nghị, đề xuất với Đảng, Nhà nước những chủ trương chính sách và các biện
pháp giải quyết những bức xúc vướng mắc trong sản xuất và đời sống của nông
dân.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Nghiên cứu nắm vững Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam, các chủ trương,
nghị quyết của Đảng, nghị quyết của Ban Chấp hành Hội Nông dân Việt Nam, của
Tỉnh ủy, pháp luật của Nhà nước để tham mưu giúp cho Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ Hội Nông dân tỉnh về công tác xây dựng tổ chức Hội và phong trào
nông dân trong tỉnh; trọng tâm là nhiệm vụ phát triển hội viên, xây dựng Hội, đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ Hội các cấp, nhất là cấp cơ sở; đẩy mạnh công tác tuyên
truyền, giáo dục cán bộ, hội viên.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 5
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc hoạt động của Hội Nông dân các
huyện, thành phố và cơ sở trong việc thực hiện Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam và
các chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh.
Tham mưu tổ chức phong trào thi đua của Hội; phối hợp với các ngành,
đoàn thể tỉnh, các huyện, thành ủy vận động hội viên, nông dân thi đua lao động,
sản xuất, công tác góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội của tỉnh.
Nắm tâm tư, nguyện vọng chính đáng, hợp pháp của hội viên để phản ảnh
kịp thời với cấp ủy Đảng và chính quyền; vận động hội viên, nông dân tham gia
xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền và xây dựng tổ chức Hội Nông dân cơ sở
vững mạnh.
Tổ chức dạy nghề và hỗ trợ việc làm cho nông dân theo quy định.
Tổ chức phục vụ các hoạt động của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội
Nông dân tỉnh, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, công tác tài chính, quản trị,
quản lý và sử dụng tài sản cơ quan.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang
- Lãnh đạo cơ quan gồm: 04 người (01 Chủ tịch và 03 Phó Chủ tịch).
- Ban Tổ chức – Kiểm tra: 03 người (Trưởng ban, Phó ban và 01 chuyên
viên).
- Ban Kinh tế - Xã hội: 05 người (Trưởng ban, Phó ban và 03 chuyên viên).
- Ban Tuyên huấn: 03 (Trưởng ban và 02 chuyên viên)
- Trung tâm dạy nghề và hỗ trợ việc làm nông dân: 10 người
- Văn phòng: 06 người (Chánh Văn phòng và 05 cán bộ nhân viên).
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan:
( Xem phụ lục 01 ).
Chức năng, nhiệm vụ của từng ban ở HND tỉnh:
• Ban tổ chức- kiểm tra
- Tham mưu cho Ban Thường vụ về xây dựng củng cố tổ chức Hội và đội
ngũ cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và thực hiện chính
sách cán bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
- Tham mưu về chỉ đạo thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của cấp
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trên về công tác tổ chức, đề xuất phương hướng, giải pháp kiện toàn củng cố xây
dựng tổ chức Hội vững mạnh.
- Tham mưu cho Ban Thường vụ về công tác kiểm tra thực hiện Điều lệ Hội,
các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Trung ương Hội Nông dân Việt Nam; kiểm tra
tài chính của Hội, các chương trình, dự án, quỹ Hội, quỹ hỗ trợ nông dân.
- Tổng hợp, thống kê, lưu trữ tình hình tổ chức Hội các cấp trong tỉnh.
- Tiếp nhận, tổng hợp, đề xuất giải pháp xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo
của nông dân, trợ giúp pháp lý và tư vấn pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp
pháp chính đáng của cán bộ, hội viên nông dân.
- Theo dõi và hướng dẫn các chương trình dự án và các chương trình phối
hợp có liên quan.
- Hướng dẫn, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng.
• Ban kinh tế- xã hội
- Tham mưu, triển khai, tổ chức thực hiện các chương trình, nhiệm vụ về
phát triển kinh tế - xã hội có liên quan đến nông nghiệp, nông dân, nông thôn.
- Tham mưu việc chỉ đạo các phong trào nông dân thi đua sản xuất kinh
doanh giỏi, tổ chức thực hiện các chương trình, dự án, xây dựng và tổng kết các
mô hình điểm.
- Theo dõi và hướng dẫn các chương trình phối hợp có liên quan.
- Hướng dẫn, theo dõi chỉ đạo các phong trào văn hóa, xã hội, phòng, chống
các tệ nạn xã hội, xây dựng đời sống văn hóa ở nông thôn.
- Theo dõi, hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước, chính sách hậu phương quân đội, an ninh, quốc phòng, tôn
giáo, dân tộc.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 7
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Ban tuyên huấn
- Tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ về công tác phổ biến, tuyên
truyền các nghị quyết, chính sách của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy và Trung
ương Hội Nông dân Việt Nam.
- Theo dõi, phát hiện, tuyên truyền các điển hình tiên tiến trong các phong
trào phát triển kinh tế - xã hội và công tác xây dựng Hội.
- Lưu trữ, tổng hợp, biên soạn lịch sử, truyền thống phong trào nông dân và
Hội Nông dân.
- Theo dõi, phát hiện, tổng hợp tình hình tư tưởng, tâm tư nguyện vọng của
cán bộ, hội viên nông dân, phản ánh kịp thời và định kỳ với Tỉnh ủy và Trung
ương Hội Nông dân Việt Nam.
- Biên tập bản tin nội bộ về hoạt động của Hội.
• Ban điều hành quỹ hỗ trợ nông dân
- Tổ chức dạy nghề, tập huấn nghề, phổ biến kiến thức khoa học công nghệ
tiên tiến cho hội viên nông dân.
- Tổ chức các hoạt động dịch vụ hỗ trợ nông dân về vốn, vật tư, chế biến và
tiêu thụ sản phẩm.
- Tổ chức và xây dựng hệ thống thông tin về các nhu cầu dịch vụ hỗ trợ
nông dân về thị trường giá cả, thị trường lao động, tư vấn giới thiệu việc làm.
- Tổ chức tuyển dụng, dạy nghề, cung ứng lao động phục vụ cho công tác
xuất khẩu lao động.
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan.
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
- Điều kiện cơ sở vật chất của phòng: Điều kiện cơ sở vật chất được coi là
một căn cứ cấu thành tổ chức nói chung và văn phòng của HND tỉnh nói riêng
nhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt động:
+ Các phương tiện kỹ thuật: máy tính, máy in, máy photocoppy, máy hủy tài
liệu, điện thoại, máy fax, máy scan…
+ Các công cụ, dụng cụ làm việc: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, văn phòng phẩm,
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 8
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đồng hồ, quạt, điều hòa… Ngoài ra còn có các điều kiện làm việc khác như là: ánh
sáng, nhiệt đọ, màu sắc, y tế…
Nhìn chung các trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng HND được
trang bị tương đối đầy đủ và hiện đại tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ làm việc.
Được sắp xếp rất hợp lý và khoa học đã tạo được điều kiện thuận lợi tốt nhất cho
các cán bộ thực hiện công việc một cách nhanh chóng, chính xác không bị chồng
chéo lên nhau.
Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của
văn phòng HND tỉnh:
1
13
5
5
4
3
5
7
2
5
8
9
10
6
11
12
1
2
Ghi chú:
1. Cửa ra vào ( trước- sau) 6. Bàn làm việc
10.Máy scaner
2. Tủ đựng hồ sơ, tài liệu.
7. Điện thoại bàn.
11. Ghế làm việc
3. Máy photocoppy.
8. Máy vi tính.
12. Điều hòa.
4. Bàn tiếp khách.
9. Máy in.
13. Cửa sổ.
5. Ghế tiếp khách.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 9
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hoạt động của văn phòng Văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang làm
việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh văn phòng: Là người đứng đầu văn phòng, lãnh
đạo trực tiếp các nhân viên văp phòng như: cán bộ văn thư thường trực, kế toán,
thủ quỹ…, và là người có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn
phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HND tỉnh về toàn bộ kết quả hoạt động của
văn phòng . Với các hoạt động chính như là:
+ Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm
bảo hậu cần.
+ Văn phòng giúp cơ quan HND tỉnh xây dựng các chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan.
+ Văn phòng tổ chức các cuộc hội họp cho cơ quan.
+ Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo HND tỉnh Tuyên Quang.
+ Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
a. Chức năng, nhiệm vụ
- Tham mưu giúp việc Thường trực, Ban Thường vụ chỉ đạo, điều hành hoạt
động của cơ quan và hệ thống Hội, xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
tháng, quý, năm.
- Tổng hợp, phát hành, lưu trữ văn bản, xây dựng các nghị quyết của Ban
Chấp hành.
- Giữ mối quan hệ với các Ban chuyên môn trong cơ quan và cơ sở, các Ban,
ngành, đoàn thể cấp tỉnh có liên quan.
- Theo dõi, quản lý công tác hành chính, quản trị, phục vụ, bảo vệ, đảm bảo
mọi hoạt động của cơ quan và Ban Chấp hành.
b. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang bao gồm:
- 01 Chánh Văn phòng
- 01 Cán bộ Văn thư – Lưu trữ, Thường trực.
- 01 Kế toán.
- 01 Nhân viên Thủ quỹ, Tạp vụ.
- 02 nhân viên lái xe.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 10
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
(Xem phụ lục 02)
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng .
Chế độ công tác: Văn phòng HND tỉnh là một tổ chức thống nhất làm việc
theo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm của từng cá nhân.
Nhiệm vụ của từng cá nhân:
a. Chánh Văn phòng.
- Họ và tên: Đỗ Hồng Hạ
- Chức vụ: Chánh văn phòng HND tỉnh
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Chịu trách nhiệm trước Thường trực cơ quan về mọi hoạt động của Văn
phòng; kiểm tra, đôn đốc các cán bộ phụ trách từng công việc.
- Tổng hợp dự thảo báo cáo thực hiện nhiệm vụ của cơ quan và của Hội theo
tuần, tháng, quý, năm và chuyên đề; ghi chép biên bản họp Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, họp giao ban của Hội Nông dân tỉnh.
- Tổng hợp, soạn thảo các văn bản báo cáo lên cấp trên theo quy định.
- Giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác đối nội, đối ngoại, theo dõi và quản
lý tài sản công.
- Chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ, quản trị, hành chính, đón tiếp khách đến
cơ quan liên hệ công tác.
- Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho Thường trực, Ban Thường vụ, Ban
Chấp hành tỉnh Hội và các Ban chuyên môn hoạt động.
- Ký các văn bản do Thường trực cơ quan uỷ quyền.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực phân công.
b. Cán bộ Văn thư – Lưu trữ thường trực.
Họ và tên: Bùi Thị Thanh Nga
Chức vụ: Cán bộ Văn thư, lưu trữ thường trực của văn phòng HND tỉnh.
Có chức năng và niệm vụ như sau:
- Thực hiện đúng nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ, giữ và bảo quản
các con dấu của cơ quan theo quy định.
- Nhận các loại văn bản, báo chí đến; phát hành các loại văn bản đi, kiểm tra
thể thức văn bản chính xác, kịp thời; tổng hợp số liệu công tác Hội.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 11
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đón tiếp và hướng dẫn khách, cán bộ, hội viên đến cơ quan liên hệ công tác. Phô tô các văn bản khi được Thường trực hoặc Chánh Văn phòng có ý kiến, mở sổ
theo dõi các loại văn bản phô tô.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phân công.
c. Kế toán.
Họ và tên: Trần Thúy Hằng
Chức vụ: Kế toán văn phòng HND tỉnh
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Tham mưu về công tác tài chính, chi tiêu của cơ quan theo chính sách, chế
độ tài chính hiện hành của Nhà nước.
- Tham mưu đề xuất, xây dựng kế hoạch, dự toán tài chính của cơ quan hàng
năm và kế hoạch dự toán tài chính theo chuyên đề.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phân
công, cùng lãnh đạo Văn phòng chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của
cơ quan.
d. Thủ quỹ, thủ kho, tạp vụ.
Họ và tên: Lương Thị Tự,
Chức vụ: Thủ quỹ, tạp vụ của HND tỉnh
Có chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Giữ gìn, bảo quản tốt các trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ.
- Trực tiếp quản lý tài sản, cấp phát văn phòng phẩm và các tài sản, vật tư
khác, không để hư hỏng, mất mát; thực hiện nghiêm túc việc thu, chi tài chính theo
quy định. Thường xuyên cập nhật đối chiếu sổ quỹ với kế toán kịp thời.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực và lãnh đạo Văn phòng phân
công.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 12
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
e. Nhân viên lái xe.
Họ và tên: Trần Văn Dũng
Trần Tiến Sơn
Nhân viên lái xe, có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Có trách nhiệm quản lý xe ô tô cơ quan, đảm bảo lái xe an toàn khi đưa
đón lãnh đạo, cán bộ cơ quan đi công tác.
- Chấp hành nghiêm Luật Giao thông đường bộ chịu trách nhiệm trước pháp
luật về an toàn khi lái xe tham gia giao thông.
- Đảm bảo xe sạch, chăm sóc, bảo dưỡng xe định kỳ; phát hiện để tự sửa
chữa nhỏ, đề xuất sửa xe khi vượt quá khả năng của lái xe.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Thường trực và Chánh Văn phòng phân công.
Phần II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
(Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở HND tỉnh Tuyên Quang).
A. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
hoạt động của lãnh đạo quản lý, điều hành công việc trong cơ quan, tổ chức, là một
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 13
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của cơ quan. Nắm bắt được tầm
quan trọng của công tác văn thư lãnh đạo HND tỉnh Tuyên Quang đã chú trọng về
mặt này như cử cán bộ đi học bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ, trang bị đầy đủ trang
thiết bị văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin và trong công tác quản lý công
tác văn thư.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành chính nhà
nước hay hành chính sự nghiệp thì văn phòng luôn giữ một vị trí đặc biệt quan
trọng.nó có chức năng tham mưu tổng hợp nó có chức năng tham mưu,tổng hợp,
giúp việc, hậu cần của một cơ quan tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố
rất quan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo về lề lối
làm việc, nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo. Chính vì vậy việc tăng cường xây
dựng và tổ chức các hoạt động văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào cũng phải được
đặc biệt quan tâm đến.
Hoạt động văn phòng rất đa dạng và phong phú: bao gồm các tác nghiệp và
thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở. Sự am hiểu thuần
thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở để tiến hành có hiệu
quả các hoạt động công vụ khác, trong đó hoạt động văn thư được coi là một nội
dung không kém phần quan trọng để tạo nên sự thành công trong hoạt động trong
văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung.
Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư :
Công tác văn thư quy định tại nghị định này bao gồm các công việc về soạn
thảo,ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan tổ chức,quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là toàn bộ các công
việc xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan và việc xây dựng quản lý,
quản lý giải quyết văn bản trong cơ quan đó và là một trong những phương tiện
cần thiết trong hoạt động của Đảng và nhà nước các đoàn thể,tổ chức xã hội,kinh
tế, đơn vị lực lượng vũ trang để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng nhiệm vụ
của mình.
Công văn giấy tờ của một cơ, tổ chức ,đơn vị của nhà nước dùng để công bố
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 14
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
truyền đạt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước để
liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinh nghiệm đã được đúc
kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay giúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn
giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ của một cơ quan,tổ chức nhiệm vụ và ưu khuyết
điểm của cơ quan đó.
Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dung
quan trọng trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Như vậy công tác văn thư có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan,
tổ chức do đó công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh
chóng chính xác, có năng xuất, và chất lượng đúng đường lối, chính sách, nguyên
tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan được chính xác và
chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một
cơ quan một tổ chức và đối với toàn xã hội.
Công tác văn thư góp phần giữ gìn an toàn tài liệu và bí mật quốc gia nguồn
bổ xung chủ yếu vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước
Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn tài liệu lưu trữ có tác dụng trực
tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo
Những yêu cầu đối với công tác văn thư:
Nhanh chóng :Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh
chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan tổ chức.
Nhưng đối với công tác văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi là một nguyên
tắc trong hoạt động của cơ quan.Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ
thuộc rất nhiều vào hoạt động công tác văn thư nếu diễn ra nhanh chóng thì thông
tin sẽ kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao
hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan
Chính xác : Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động văn
thư của cơ quan,tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 15
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công
việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành
phải có đầy đủ các thành phần thể thức do nhà nước quy định về kỹ thuật nghiệp
vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảm bảo chính xác
từ biên soạn đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn
bản đều phải theo những quy định của pháp luật
Bí mật: Do xuất phát từ đặc thù một số lĩnh vực hoạt động nhất định nên
trong hoạt động của mình công tác văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để
cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật nhà nước.Giữ gìn
bí mật của cơ quan tổ chức là sự thành công của mỗi cơ quan đó
- Hình thức tổ chức văn thư
Hình thức tổ chức văn thư có ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử
lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan do đó trong từng cơ
quan tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân
tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng nhiệm vụ của từng cơ
quan.
Có rất nhiều hình thức tổ chức văn thư nhưng thông thường người ta áp
dụng ba hình thức tổ chức là hình thức tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân
tán và hình thức tổ chức hỗn hợp.
+Hình thức văn thư tập trung : Được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên
môn công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị hình thức này thông
thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp có quy mô nhỏ
số lượng ít.
+ Hình thức phân tán : Được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ được
giải quyết ở các đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị cơ cấu phức tạp, nhiều
văn bản đi đến có có nhiều cơ sở khác nhau.
+ Hình thức hỗn hợp: Được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu như
đánh máy, sao ,in đăng ký văn bản tổ chức thực hiện ở một số nơi còn các khâu
nghiệp vụ như theo dõi giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn
vị bộ phận khác nhau của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tại
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 16
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các co quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính nhà nước.
Ở HND qua tìm hiểu công tác văn thư cũng như tiếp nhận công việc ở đây
thì em thấy ở HND tỉnh áp dụng hình thức văn thư tập trung. Hình thức tổ chức
công tác văn thư này có nhiều phù hợp với đặc thù hoạt động của HND và đã đem
lại nhiều thành công trong hoạt động của cơ quan.
Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư gồm 03 nhóm công việc sau :
- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản
+ Soạn thảo văn bản
+ Trình duyệt và ký văn bản
+ Ban hành văn bản
- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung này bao gồm:
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
+ Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
- Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu.
B. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VĂN THƯ Ở HND TUYÊN QUANG.
Hiện nay việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng cũng như công
tác văn thư của HND tỉnh Tuyên Quang còn rất hạn chế. Ở cơ quan chưa xây dựng
được phần mềm trong công tác quản lý của phòng. Tất cả mọi thủ tục hành chính
của cơ quan đều được thực hiện bằng biện pháp thủ công nên rất mất thời gian vào
việc này.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 17
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhưng ngày nay với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công
nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản. Hầu hết
công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của khoa học thông tin, của máy tính
và phương tiện hiện đại. Đặc biệt cơ quan đã sử dụng phần mềm Microsoft Wordmột công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến trong các bộ phận soạn thảo văn bản.
Ngoài ra thì cơ quan không có phần mềm nào khác nữa.
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan tỉnh về công tác văn
thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang.
Công tác Văn thư-lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang thực hiện nghiêm túc
chặt chẽ và đúng theo quy định cuả nhà nước ban hành về công tác văn thư lưu
trữ. Ngoài ra cơ quan còn thực hiện theo quyết định số 23/2011/QĐ-HNDT ngày
06 tháng 04 năm 2011 của HND tỉnh Quy định về công tác văn thư- lưu trữ của cơ
quan tỉnh.
2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
việc chỉ đạo quản lý, điều hành văn bản của cơ quan. Đối tượng của công tác văn
thư là văn bản, công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn bản, giấy
tờ. Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhà nước
nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng. Đây là bộ phận quan trọng không
thể thiếu trong công tác văn phòng.
Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan ví như một sợi dây chuyền
trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận với nhau,
giữa các cơ quan cấp dưới với các cơ quan cấp trên, giữa các phòng với các ban…
Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không đồng đều sẽ ảnh
hưởng tới toàn bộ hoạt động của cơ quan. Vì vậy công tác văn thư có tác dụng rất
lớn trong hoạt động của cơ quan.
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và hình thức làm việc, mô
hình tổ chức công tác văn thư của HND tỉnh được tổ chức theo mô hình tập trung
(tập trung một đầu mối). Tất cả các công văn đi, đến của cơ quan đều qua văn thư
cơ quan đăng ký và làm thủ tục chuyển giao.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 18
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tất cả các công văn đi, đến của cơ quan trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác đều được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan. Các công
việc văn thư thường làm như là: nhận công văn đến, chuyển giao công văn đi, đăng
ký vào sổ, cho số văn bản trình lãnh đạo ký…
Phòng làm việc của CBVT được bố trí gần cửa ra vào là một vị trí thuận lợi
cho việc tiếp nhận văn bản đến và đảm bảo thông tin bằng văn bản, ngoài ra ra còn
thuận tiện cho việc đón tiếp khách đến liên hệ công tác.
Với mô hình tổ chức văn thư tập trung của cơ quan đã tạo điều kiện rất thuận
lợi cho công văn, giấy tờ của cơ quan luôn được giải quyết nhanh chóng, kịp thời,
chính xác nhằm nâng cao hiệu quả của cơ quan.
Hình thức văn thư tập trung giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và
phục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn. Tiết kiệm thời gian
công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình làm việc.
Bên cạnh ưu điểm trên cũng có một số nhược điểm như là: công tác văn thư
của HND tỉnh do 01 cán bộ văn thư quản lý với mô hình tổ chức văn thư tập trung,
các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến tình trạng công
việc quá nhiều, khiến cán bộ công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng,
làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn đến đôi khi còn sai sót, nhầm lẫn trong
công việc.
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều phải thông qua văn thư, văn phòng
của HND tỉnh Tuyên Quang.Văn thư, văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản
vào sổ công văn và chuyển vào địa chỉ người có trách nhiệm giải quyết.
Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm quyền
giải quyết của HND tỉnh. Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo lên
HND và Chủ tịch; các phó Chủ tịch, phải được chuyển qua văn thư thẩm định về
thể thức, nội dung trước khi trình ký.
Các vấn đề chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp của
HND đều được cụ thể hoá bằng các quyết định, chỉ thị của HND. Văn phòng HND
hoặc cán bộ công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủ tịch
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 19
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoặc phó chủ tịch ký ban hành ngay trong ngày đối với văn bản thông thường và
chậm nhất là 5 ngày đối với văn bản quy phạm kể từ ngày phiên họp kết thúc. Đối
với những văn bản phát hành của HND và Chủ tịch, văn thư phải ghi đầy đủ số,
ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu và gửi đúng địa chỉ, đồng thời lưu trữ
hồ sơ và bản gốc.
2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
cơ quan.
HND tỉnh Tuyên Quang là cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc cho
Ban chấp hành Ban thường vụ HND tỉnh trong lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động công
tác Hội và phong trào nông dân, xây dựng tổ chức Hội vững mạnh; thực hiện
nhiệm vụ chính trị do tỉnh ủy và Trung ương HND Việt Nam giao; đồng thời là cơ
quan chuyên môn,nghiệp vụ về công tác Hội theo quy định của HND Việt Nam.
Hội có thẩm quyền ban hành 32 loại văn bản hành chính ( trừ Nghị quyết) theo
thông tư 01/2011/TT-BNV thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính,ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011. Một số loại văn bản
thông dụng mà cơ quan thường ban hành như Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Tờ
trình, Báo cáo, Đề án, Công văn….
Một số văn bản hành chính do HND tỉnh Tuyên Quag ban hành.
(Xem Phụ lục 03)
2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan.
Thể thức văn bản do cơ quan ban hành tuân thủ chặt chẽ theo các quy định
có trong thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ chặt chẽ theo Quy định tại
Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về
sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Nhận xét:
- Quy trình soạn thảo văn bản được quán triệt theo đúng quy định từ khâu
soạn thảo cho tới đóng dấu phát hành văn bản.
Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 20
