Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Sinh viên: Lê Thị Luận

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Qua
thực tế đó, những năm gần đây công tác quản trị văn phòng đã có những bước phát
triển mạnh mẽ nhằm đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất kì cơ quan tổ chức nào cho
dù là cơ quan quản lí nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia…
Văn phòng được coi như “ bộ mặt” của các cơ quan, doanh nghiệp, đóng vai trò
quan trọng góp phần tạo nên sự thành công trong hoạt động của cơ quan cũng như
doanh nghiệp. Bên cạnh đó yếu tố nguồn lực thuộc văn phòng cũng có vai trò quan
trọng nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được quy định. Tuy nhiên để đáp ứng
một đội ngũ nhân lực cho văn phòng có chất lượng tốt cần trải qua các khóa đào
tạo về cả kĩ năng lẫn nghiệp vụ cùng sự trải nghiệm thực tế của mỗi cá nhân…
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và năng lực đáp ứng của Nhà trường. Trường
Đại học Nội vụ Hà nội đã chủ trương triển khai kế hoạch tổ chức cho sinh viên
năm thứ tư chuyên nghành Quản trị văn phòng đi thực tập nghành nghề. Hoạt động
này nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và giúp cho sinh viên có cơ hội tiếp cận

với hoạt động thực tế trước khi kết thúc hành trình 4 năm học tại Trường. Và cá
nhân em đã có khoảng thời gian thực tập tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
nghệ trong thời gian từ 04/01/2016 đến 11/03/2016.
Thực tập tốt nghiệp là một hoạt động, là một cơ hội và cũng là một thách
thức đối với tất cả các sinh viên Trường Đại học Nội vụ nói chung và sinh viên
Khoa Quản trị văn phòng nói riêng. Đây là dịp để sinh viên được củng cố, tổng
hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức,
là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, có khả năng xử ly
tình huống, phong cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở thích nghi với công việc văn
phòng, các nghiệp vụ chuyên môn một cách khoa học phục vụ cho công tác sau
này.
Sinh viên: Lê Thị Luận

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong quá trình thực tập tại Văn phòng Bộ, dưới sự giám sát và hướng dẫn
nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị là các cán bộ văn phòng em đã được tiến hành
thực tập những nghiệp vụ hành chính cơ bản như một nhân viên văn phòng thực
thụ. Qua đợt thực tập này, em đã được rèn luyện và nâng cao y thức cũng như
trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng từ đó rút ra được
những kỹ năng cũng như những bài học hữu ích cho bản thân mình. Đặc biệt là em
đã có khoảng thời gian làm việc thật sự nghiêm túc, cố gắng hết mình và đã đạt
được một số kết quả nhất định tạo cho em có niềm tin, sự yêu nghề đối với công

tác văn phòng.
Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em xin bày tỏ lời cảm ơn đầu tiên tới tất
cả các cán bộ, nhân viên đang công tác tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ,
đặc biệt là anh Trương Khánh Toàn, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức thuộc
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn cho
em được tiếp xúc với thực tế công việc để phát hiện ra những những thiếu sót của
bản thân, học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt
thực tập của mình.
Và hơn hết em xin gửi lời cám ơn tới giáo viên hướng dẫn kiến tập cô Lâm
Thu Hằng và các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị Văn phòng cũng như các thầy
cô bộ môn trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiến
thức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tích
lũy được kiến thức làm hành trang bước vào cuộc sống.
Một lần nữa em xin cảm ơn tất cả các thầy cô cùng các anh chị đã giúp đỡ
em hoàn thành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho
học tập cũng như công việc của bản thân sau này.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Người thực hiện

Lê Thị Luận
Sinh viên: Lê Thị Luận

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Quản trị văn phòng là một trong những nội dung kiến tập, thực tập đối với
mỗi sinh viên nghành quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ nói riêng và nội
dung của công tác quản trị văn phòng là một trong những đối tượng được sử dụng
để nghiên cứu, tìm hiểu. Đối với cá nhân em cũng vậy là một sinh viên năm thứ 4
của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ, trải qua những năm tiếp cận
với toàn bộ ly luận mà khi ngồi trên ghế nhà trường cùng với thời gian kiến tập,
thực tập tiếp cận với thực tế tại cơ quan thực tập, để thể hiện được những nội dung
được tìm hiểu, quan sát trong thực tế cũng như trong quá trình học tập thì một bài
báo cáo hoàn chỉnh về cả nội dung cũng như hình thức là một yếu tố không thể
thiếu và đóng vai trò quan trọng đối với cá nhân em.
Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan mà em lựa chọn làm điểm đến thực
tập. Là một cơ quan hành chính nhà nước hoạt động trong lĩnh vực khoa học công
nghệ nằm trên khu vực thuận lợi về các dịch vụ thương mại, cùng những cơ quan
khác như: Tổng Kiểm toán Nhà nước, Cục Tần số, Trung tâm Hội nghị Quốc gia,
các trung tâm thương mại… với môi trường làm việc nghiêm túc, đội ngũ cán bộ
năng động có chuyên môn cũng như kinh nghiệm là nơi cá nhân em có thể quan
sát, học hỏi và thực hành một số nghiệp vụ hành chính cơ bản.
Trong nội dung hoạt động của công tác văn phòng theo sự quan sát thực tế
thì em nhận thấy công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng, hỗ trợ tạo
nên hiệu quả cho hoạt động của công tác văn phòng cũng như trong hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức. Cùng với sự phức tạp của nó có thể nói đây là một lĩnh vực
có khá nhiều thông tin để khai thác, đi sâu vào tìm hiểu vì vậy, em đã lựa chọn
“Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ”
làm chuyên đề cho bài báo cáo của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chung: khảo sát thực tiễn công tác của Bộ KH&CN nói chung và
công tác văn phòng nói riêng của Văn phòng Bộ KH&CN.

Sinh viên: Lê Thị Luận

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mục tiêu cụ thể: qua thực tiễn công tác văn phòng thì lựa chọn chuyên đề tổ
chức công tác văn thư tại văn phòng Bộ KH&CN từ đó tìm hiểu sâu hơn về nội
dung, đối tượng, phương pháp thực hiện, đưa ra những đánh giá và kiến nghị. Đi từ
ly luận cho đến thực tiễn vấn đề và đưa ra kết luận hay kiến nghị. Dựa vào thực
tiến em nhận tháy công tác năn thue Nó như theea nào thì em cjhojn chủ đề naỳ
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo này là công tác văn thư của Bộ
KH&CN.
Phạm vi nghiên cứu: hoạt động tổ chức và điều hành trong công tác văn thư
tại Văn phòng Bộ KH&CN.
4. Nguồn tài liệu tham khảo đã tham khảo
- Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư – Nguyễn Ngọc Đĩnh (biên tập);
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ, sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ hướng dẫn
thực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA, ngày 13/9/2002 của bộ công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 của Chính phủ;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản ly và
sử dụng con dấu;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP, ban hành ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 42/8/2001 về
quản ly và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Sinh viên: Lê Thị Luận

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn
quản ly văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Quyết định 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng
Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 06/2015/TT-BNV, ngày 08/12/5015 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ

quan ngang Bộ;
- Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh lớp Thư Ky Văn phòng
k1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;
- Báo cáo thực tập của sinh viên Đồng Thị Huệ lớp Thư Ky Văn phòng k1
trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư như:
- Tạp chí văn thư, lưu trữ;
- Báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh lớp Thư Ky Văn phòng
k1 trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;
- Báo cáo thực tập của sinh viên Đồng Thị Huệ lớp Thư Ky Văn phòng k1
trường ĐHNV Hà Nội tại Bộ KH&CN;
Trên đây là một số bài nghiên cứu về công tác văn thư tuy nhiên những đề
tài này hầu hết là nghiên cứu công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức một cách
chung, khi mà vẫn còn kết hợp với các nội dung khác chứ chưa đi sâu vào nghiên
cứu những nội dung cụ thể của công tác văn thư. Vì vậy, đối với bài báo cáo này
của em thì đó là sự kế thừa, phát triển và đi sâu vào tìm hiểu công tác văn thư trong
cơ quan nhà nước mà cụ thể đó là công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và
Công nghệ.

Sinh viên: Lê Thị Luận

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6. Phương pháp nghiên cứu
Quan sát
Phỏng vấn
Thống kê, thu thập tài liệu, ghi chép
So sánh, đối chiếu
Phân tích tổng hợp
7. Bố cục của đề tài
Bố cục đề tài: ngoài phần mở đầu và phần phụ lục thì gồm 3 phần :
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ
Phần II. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị

Sinh viên: Lê Thị Luận

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Bộ Khoa học và Công nghệ ( Bộ KH&CN ) có trụ sở tại địa chỉ số 113, Trần
Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà Nội. Tiền thân là Ủy ban Khoa học Nhà nước được
thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ tịch nước Việt Nam Dân

chủ Cộng hòa thành lập Ủy ban Khoa học Nhà nước. Bộ Khoa học và Công nghệ
đã trải qua 5 lần đổi tên: Ủy ban Khoa học Nhà nước (4/3/1959); Uỷ ban Khoa học
Nhà nước tách thành 2 cơ quan: Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước và Viện
khoa học Xã hội Việt Nam (11/10/1965); Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước
đổi tên thành Ủy ban Khoa học Nhà nước (31/3/1990); Bộ Khoa học, Công nghệ
và Môi trường (12/10/1992); Bộ Khoa học và Công nghệ (8/2002).
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN
1.1.1. Vị trí, chức năng
Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN
(phụ lục số 01) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản ly nhà nước
về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển
tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng;
năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản ly nhà nước các dịch vụ
công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản ly theo quy định của pháp luật.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại
Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN và Nghị định
số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm
vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

Sinh viên: Lê Thị Luận

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp
lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết,
nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng
năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5
năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngành thuộc lĩnh
vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản ly.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác
thuộc lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản ly.
3. Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ chủ
yếu 5 năm và kế hoạch khoa học và công nghệ hàng năm, các chương trình nghiên
cứu phát triển thuộc phạm vi quản ly nhà nước của Bộ phù hợp với chiến lược phát
triển khoa học và công nghệ và theo phân cấp, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ.
4. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm vi
quản ly nhà nước của Bộ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản
ly của Bộ sau khi được ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo
dục pháp luật về khoa học và công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền trong các ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản ly nhà nước của Bộ.
5. Hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc
ngành, lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định; quản ly việc cấp, điều
chỉnh, thu hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ky trong
phạm vi quản ly nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp
luật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh vực

quản ly nhà nước của Bộ.
6. Chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, chứng nhận hoạt động,
hướng dẫn, quản ly, kiểm tra, giám sát về hoạt động khoa học và công nghệ.
Sinh viên: Lê Thị Luận

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7. Chủ trì, phối hợp, quản ly và phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ.
8. Quản ly, hướng dẫn, chủ trì giải quyết, phối hợp, tổ chức, thiết lập, duy trì
về sở hữu trí tuệ.
9. Quản ly, thiết lập, duy trì bảo quản và chủ trì phối hợp với cơ quan có liên
quan về hệ thống tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.
10. Quản ly, huongs dẫn, tổ chức, kiểm soát và xử ly về năng lượng nguyên
tử, an toàn bức xạ và hạt nhân trong phạm vi cả nước.
11. Hướng dẫn, xây dựng, quản ly các dịch vụ công thuoccj ngành, lĩnh vực
uản ly.
12. Quản ly công chức, viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ.
13. Thực hiện tppr chức và chỉ đạo trong lĩnh vực hợp tác quốc tế về khoa học
và công nghệ.
14. Hướng dẫn, kiểm tra, quản ly và giải quyết công tác thanh tra, kiểm tra,
phòng chống tham nhũng của cơ quan.
15. Công nhận ban vận động thành lập hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ
(gọi tắt là Hội) hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản ly nhà nước của

Bộ; hướng dẫn, tạo điều kiện cho các Hội tham gia vào hoạt động của ngành; tổ
chức lấy y kiến của Hội để hoàn thiện các quy định của pháp luật về khoa học và
công nghệ; kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với
Hội hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản ly của Bộ; xử ly theo thẩm
quyền hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử ly các hành vi vi phạm
pháp luật của Hội theo quy định của pháp luật.
16. Quản ly và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền của
Bộ theo quy định của pháp luật.
17. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng
tiến bộ khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản ly.
18. Thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp
có vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định.

Sinh viên: Lê Thị Luận

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

19. Tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính, của Bộ theo chương trình
cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
20. Quản ly tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên
chức và số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định việc
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, cách chức, từ chức, miễn nhiệm,
biệt phái; thực hiện chế độ tiền lương, các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen

thưởng, kỷ luật và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng
và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối
với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản ly của Bộ theo quy định của
pháp luật.
21. Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ và của
ngành khoa học và công nghệ; phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng, tổng hợp dự
toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản ly của Bộ Khoa
học và Công nghệ để Chính phủ trình Quốc hội; quản ly, tổ chức thực hiện quyết
toán ngân sách nhà nước; thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sách nhà nước, tài
chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
22. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Bộ trưởng là người đứng đầu cơ quan Bộ, chịu trách nhiệm trước Thủ tướng
Chính phủ, Quốc Hội và pháp luật về quản ly nhà nước các ngành, các lĩnh vực,
công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển
ngành khoa học và công nghệ, công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen
thưởng, công tác xây dựng Đảng, quan hệ phối hợp với trung ương Đảng, Quốc
Hội, Chính phủ, ban cán sự Đảng các Bộ, ngành trung ương và địa phương, các tổ
chức chính trị – xã hội, tham gia giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của
các thứ trưởng khi được đề nghị hoặc thấy cần thiết.
Các Thứ trưởng (6 thứ trưởng) là những người có trách nhiệm giúp Bộ
trưởng thực hiện điều hành, quản ly và giải quyết các công việc hằng ngày của Bộ
Sinh viên: Lê Thị Luận
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong phạm vi quyền hạn do Bộ trưởng quy định, mỗi Thứ trưởng đều được Bộ
trưởng phân công phụ trách các lĩnh vực khác nhau.
Theo nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học
và Công nghệ thì cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN bao gồm:
1. Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;
2. Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật;
3. Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;
4. Vụ Công nghệ cao;
5. Vụ Kế hoạch - Tổng hợp;
6. Vụ Tài chính;
7. Vụ Pháp chế;
8. Vụ Tổ chức cán bộ;
9. Vụ Hợp tác quốc tế;
10. Vụ Thi đua - Khen thưởng;
11. Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương;
12. Văn phòng Bộ;
13. Thanh tra Bộ;
14. Cục Công tác phía Nam;
15. Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ;
16. Cục Năng lượng nguyên tử;
17. Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;
18. Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ;
19. Cục An toàn bức xạ và hạt nhân;
20. Cục Sở hữu trí tuệ;
21. Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;
22. Ban Quản ly Khu công nghệ cao Hòa Lạc;
23. Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và công nghệ;

24. Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước;
Sinh viên: Lê Thị Luận

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

25. Báo Khoa học và Phát triển;
26. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
27. Trung tâm Tin học;
28. Trường Quản ly khoa học và công nghệ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ KH&CN (phụ lục 01)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng Bộ KH&CN
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ KH&CN
Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và
Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch
công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng điều phối, tổng hợp,
theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việc
của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, an ninh bảo vệ,
quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng; quản ly cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản,
kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt
động của Cơ quan Bộ.
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN được quy định chi tiết tại

Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Kha học và Công nghệ ban hành
kèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 24/04/2013 của Bộ trưởng Bộ
KH&CN (Phụ lục số 03).
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
văn phòng Bộ KH&CN
Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và
Công nghệ được quy định tại Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 24/04/2013
của Bộ trưởng Bộ KH&CN.
1.2.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tham mưu cho Bộ trưởng công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Bộ;
xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ và Lãnh
Sinh viên: Lê Thị Luận

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo Bộ; lập báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện công tác
của Bộ; ban hành thông báo, biên bản các hội ghị, cuộc họp của Lãnh đạo Bộ; tiếp
nhận, thẩm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức văn bản, hồ sơ trình Lãnh
đạo Bộ; theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉ thị, kết luận và các
nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộc Bộ; làm đầu mối quan hệ
công tác với Bộ, ngành trung ương, địa phương và các cơ quan Đảng, Quốc hội,
Chính phủ theo phân công của Bộ trưởng.
Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội

bộ khác của Bộ, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi được ban
hành.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ; quản ly và chỉ đạo nghiệp vụ
công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; tiếp nhận, luân
chuyển công văn đi, đến, bao gồm cả văn bản mật theo quy định và quản ly việc sử
dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh ly, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ; định kỳ nộp tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng, các
tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng.
Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối với
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Cơ quan Bộ; cán bộ, công
chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản ly cán bộ của Bộ; thực
hiện việc thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ trưởng.
Quản ly kinh phí hoạt động của Cơ quan Bộ; lập dự toán và tổ chức thực
hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách của Cơ quan Bộ theo quy định; quản ly
các nguồn kinh phí khác được Bộ trưởng giao.
Quản ly và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và
điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ.

Sinh viên: Lê Thị Luận

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chủ trì quản ly đầu tư, xây dựng đối với các dơn vị trực thuộc Bộ; hướng
dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch đầu tư có vốn đầu tư từ ngân sách
nhà nước và các nguồn vốn hợp pháp khác trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
tổng hợp, bố trí và thông báo vốn cho các dự án đầu tư xây dựng theo kế hoạch
năm; thực hiện các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn của Bộ theo quy định
của pháp luật.
Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị, làm
việc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc
tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ các đoàn công tác của Bộ.
Chủ trì tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt, bão, cháy
nổ, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh lao động; bảo vệ và chăm sóc sức
khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức cho Cơ quan Bộ; phòng chống ma túy và
các tệ nạn xã hội tại Bộ.
Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản ly của Bộ.
Quản ly cán bộ, tài sản, tài liệu của Văn phòng Bộ theo phân cấp quản ly của
Bộ và quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao.

Sinh viên: Lê Thị Luận

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức
Chánh Văn phòng
Bùi Thế Duy

Phó Chánh Văn
phòng
Trần Thị Thu Hương

Phó Chánh Văn
phòng
Nguyễn Thị Huệ

Phó Chánh Văn
phòng
Đoàn Hồng Quân

Phòng Tổng hợp
Phòng Hành chính - Tổ chức
Phòng Kiểm soát thủ tục
hành chính
Phòng Lưu trữ
Phòng Tài vụ
Phòng Quản trị - Y tế
Phòng lễ tân
Phòng Quản ly xe
Phòng Quản ly đầu tư xây
dựng
Ban Quản ly Trụ sở 2 của Bộ

Sinh viên: Lê Thị Luận

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng
Trong Văn phòng các hoạt động chính bao gồm:
- Công tác soạn thảo văn bản: tại Văn phòng Bộ khi văn bản thuộc trách
nhiệm giải quyết của đơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm soạn thảo. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo
quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn
bản quy phạm pháp luật liên tịch. Đối với văn bản hành chính: Thể thức văn bản
hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính. Đối với các văn bản chuyên ngành được thực hiện theo
Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của Bộ KH&CN. Quy trình chung bao gồm các
bước sau:
• Soạn thảo văn bản;
• Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt;
• Kiểm tra văn bản trước khi ky ban hành;
• Ky văn bản và làm thủ tục phát hành.

- Công tác quản ly văn bản đến tại Bộ KH&CN được thực hiện theo Quy
chế công tác văn thư – lưu trữ kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN, ngày
30/12/2013 của Bộ trưởng Bộ KH&CN. Bao gồm các bước sau:
• Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và bóc bì;
• Đăng ky văn bản đến;
• Đóng dấu đến và ghi số đến, ngày, tháng, năm nhận văn bản;
• Chánh văn phòng thực hiện giao văn bản cho đơn vị, cá nhân xử ly qua hệ
thống mạng;
• Đăng ky văn bản vào sổ chuyển giao công văn cho các đơn vị;
Sinh viên: Lê Thị Luận

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
- Công tác quản ly văn bản đi được thực hiện theo Quy chế công tác văn
thư – lưu trữ kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN, ngày 30/12/2013 của Bộ
trưởng Bộ KH&CN. Quy trình bao gồm các bước sau:
• Tiếp nhận, phân loại kiểm tra văn bản đi;
• Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản;
• Đăng ky văn đi
• Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các dấu khác;
• Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát;
• Lưu văn bản đi.

- Công tác xây dựng nội quy, quy chế :
• Khảo sát thực tiễn hoạt động trong cơ quan, xác định những quy chế, nội
quy cần xây dựng;
• Dự thảo nội quy, quy chế;
• Họp bàn, xin y kiến dự thảo, hoàn chỉnh dự thảo;
• Trình lãnh đạo xem xét và ky ban hành;
• Ban hành văn bản, tổ chức thực hiện và kiểm tra.
- Công tác lập hồ sơ:
• Mở hồ sơ;
• Thu thập văn bản vào hồ sơ;
• Kết thúc và biên mục hồ sơ;
• Nộp lưu hồ sơ.
- Công tác tổ chức hội nghị:
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan;
• Chuẩn bị giấy mời và gửi đến các khách mời;
• Chuẩn bị công tác lễ tân, hậu cần;
• Thực hiện công tác tiếp đón và hỗ trợ trong quá trình tổ chức;
Sinh viên: Lê Thị Luận

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Thực hiện công tác hậu cần, thanh quyết toán, lập báo cáo và họp bàn rút
kinh nghiệm.

- Công tác quản ly và sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất:
• Khảo sát, kiểm tra và đánh giá thực trạng;
• Đảm bảo hoạt động cung cấp, nâng cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất phục
vụ cho hoạt động của cơ quan;
• Thực hiện báo cáo thống kê tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị;
- Công tác quân sự - quốc phòng:
• Phòng chống lụt, bão, cháy nổ, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh
lao động;
• Thực hiện công tác luyện tập, học tập trong các khóa học về an ninh –
quốc phòng;
- Công tác y tế:
• Đảm bảo công tác bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức,
viên chức;
• Tổ chức khám sức khỏe định kỳ;
• Thực hiện công tác báo cáo, thống kê.
- Công tác lưu trữ:
• Thu thập hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ;
• Chỉnh ly, xác định giá trị tài liệu;
• Thống kê, bảo quản;
• Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
• Định kỳ nộp tài liệu lưu trữ.
- Công tác tổ chức cung cấp thông tin:
• Xác định nhu cầu thông tin;
• Thu thập, xử ly thông tin;
• Cung cấp thông tin.
- Công tác quản ly đầu tư, xây dựng:
Sinh viên: Lê Thị Luận

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Hướng dẫn xây dựng kế hoạch đầu tư có vốn đầu tư từ ngân sách nhà
nước và các nguồn vốn hợp pháp;
• Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
• Tổng hợp, bố trí và thông báo vốn cho các dự án đầu tư xây dựng theo kế
hoạch năm;
• Thực hiện các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn;
• Thực hiện báo cáo thường kỳ.
- Công tác quản ly nhân sự:
• Phối hợp vụ tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán
bộ, công chức, viên chức và người lao động;
• Thực hiện công tác đánh giá cán bộ;
• Thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật;
• Tổ chức các khóa học bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kiến thức cho các cán
bộ, nhân viên;
• Thực hiện việc thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo.
- Công tác tài chính:
• Quản ly kinh phí hoạt động của Cơ quan;
• Lập dự toán và tổ chức thực hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách;
• Quản ly các nguồn kinh phí khác.

Sinh viên: Lê Thị Luận

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sinh viên: Lê Thị Luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
2.1. Giới thiệu vài nét về phòng Hành chính – Tổ chức Bộ Khoa học và
Công nghệ
2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính
Phòng Hành chính – Tổ chức (gọi tắt là phòng Hành chính) là một đơn vị
trực thuộc Văn phòng Bộ KH&CN, có chức năng đảm bảo nghiệp vụ văn thư
chuyên trách của Bộ KH&CN theo quy định của pháp luật, tham mưu cho Chánh
văn phòng về công tác hành chính, công tác văn thư và bảo vệ cơ quan, giúp
Chánh văn phòng thực hiện công tác tổ chứ cán bộ trong nội bộ văn phòng Bộ.1

Hiện nay tại phòng Hành chính – Tổ chức có số lượng công chức bao gồm
11 cán bộ, đây là đơn vị nằm riêng biệt, tách rời với phòng lưu trữ, nằm ở tầng 1
nhằm thuận lợi cho công tác tổ chức và làm việc của các đơn vị trong Bộ cũng như
những cá nhân, đơn vị ngoài cơ quan đến làm việc.
Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính như sau:
Trưởng phòng
(Trương Khánh Toàn)

PhóTrưởng phòng
(Hoàng Thu Hằng)

Chuyên viên

Cán sự

Nhân viên hợp đồng
1

Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính ban hành kèm theo Quyết định số 18/QĐ-VP, ngày
14/02/2014 của Chánh văn phòng Bộ KH&CN.

Sinh viên: Lê Thị Luận

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của
Phòng Hành chính ban hành kèm theo Quyết định số 18/QĐ-VP, ngày 14/02/2014
của Chánh văn phòng Bộ KH&CN ( phụ lục số 04).
Tại Quy chế Phòng Hành chính quy định có 3 nhiệm vụ, quyền hạn chính
như sau:
•

Công tác văn thư: Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quản

ly công tác văn thư thuộc chức năng của văn phòng; Tổ chức thực hiện các nghiệp
vụ văn thư chuyên trách của Bộ và Văn phòng Bộ; Sắp xếp bảo quản và phục vụ
việc tra cứu; Quản ly sổ đăng ky, quản ly văn bản, làm thủ tục giấy giới thiệu giấy
đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; Cập nhật thông tin về văn bản đi, đến
vào CSDL mạng VP_Net và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin; Bảo
quản và sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, Văn phòng và các loại dấu khác;
•

Công tác hành chính: Tổ chức chuyển phát văn bản đi theo quy định của

Nhà nước và của Bộ; Đảm bảo nhu cầu được cung cấp báo, tạp chí cho các đơn vị
trực thuộc Bộ; Thực hiện việc sao chụp in ấn tài liệu và các ấn phẩm khác; Quản ly
và tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa các máy photocoppy do Văn phòng Bộ quản ly;
Trực tiếp quản ly tổng đài về hệ thống điện thoại, máy fax do Văn phòng Bộ quản
ly; Đảm bảo thông suốt công tác thông tin liên lạc cho cơ quan;
•

Công tác tổ chức cán bộ: Là bộ phận chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh

văn phòng về: tuyển dụng, tiếp nhận và điều động cán bộ thuộc các đơn vị trong
Văn phòng Bộ; Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; Ky kết hợp đồng lao động;
Đảm bảo các chính sách lương thưởng, bảo hiểm….theo quy định; Quản ly hồ sơ
tài liệu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản ly nhân sự;
So sánh với Thông tư số 06/2015/TT-BNV, ngày 08/12/5015 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, ngoài những chức năng nhiệm vụ trong nội dung hoạt
động của Bộ thì các chức năng nhiệm vụ tại Quy chế được thực hiện theo đúng quy
định của Thông tư do Bộ Nội vụ ban hành.
Sinh viên: Lê Thị Luận

23

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư – Bộ Khoa học và Công nghệ
Công tác văn thư tại Bộ KH&CN được thực hiện theo Quy chế công tác văn
thư – lưu trữ kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN, ngày 30/12/2013 của Bộ
trưởng Bộ KH&CN ban hành Quy chế Văn thư – Lưu trữ của Bộ KH&CN (phụ
lục số 05).
2.2.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản do Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ nhận được từ các nguồn khác nhau
của các nơi khác gửi đến được gọi tắt là công văn đến. Quản ly văn bản đến là một
trong những nhiệm vụ quan trọng của Phòng Hành chính – Bộ KH&CN.

Quá trình quản ly và giải quyết văn bản đến của Phòng Hành chính được
thực hiện như sau:
2.2.1.1. Tiếp nhận
Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua bưu điện bằng
chuyển phát nhanh hoặc thường, trực tiếp. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận
các loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và ky nhận với nhân viên bưu
điện. Trong quá trình tiếp nhận nếu bì văn bản không đúng về địa chỉ cơ quan thì
trả lại cho nhân viên bưu điện. Riêng đối với báo hay tạp chí, một số thư chúc
mừng mà nhân viên bưu điện không yêu cầu ky thì không cần ky nhận mà tiếp
nhận và cho trực tiếp vào cốp của các đơn vị (phụ lục số 06).
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn với thời gian ghi trên bì ( đối với văn
bản có đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ), cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm để xử ly. Trong
một số trường hợp nếu văn bản gửi đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì
nhân viên bảo vệ nội bộ của văn phòng Bộ tiếp nhận và có trách nhiệm ky nhận,
đăng ky vào sổ và giao cho văn thư Bộ trong thời gian sớm nhất.
Tiếp nhận những văn bản chuyển qua fax.
2.2.1.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì
Sinh viên: Lê Thị Luận

24

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng bì văn bản và
phân loại thành hai hai loại: loại được bóc bì và loại không được bóc bì.
Loại được bóc bì là những bì văn bản gửi đến Bộ (trừ các bì văn bản có
đóng dấu chỉ các mức độ mật A - B - C)
Loại không được bóc bì là những bì văn bản gửi đến đích danh các cá nhân,
đơn vị trong Bộ các văn bản này được đăng ky vào sổ bì(vẽ mẫu sổ) sau đó các
đơn vị tiếp nhận và ky xác nhận.
Đối với văn bản mật cũng được đăng ky riêng vào sổ đăng ky văn bản mật.
nếu văn bản mật gửi đến Bộ thì được chuyển phòng Tổng hợp trình lãnh đạo Bộ.
Khi bóc bì cần lưu y không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn
bản trong bì…
2.2.1.3. Đăng ký thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB và đóng
dấu đến, ghi số, ngày, tháng đến của văn bản
Đối với những bì văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì và phân
loại theo cơ quan ban hành thì văn bản được scan, máy scan này được kết nối trực
tiếp với máy tính làm việc để quét và hiển thị văn bản đó, từ đó cán bộ văn thư
nhập đầy đủ thông tin yêu cầu vào trong phần mềm quản ly văn bản (Phụ lục số
07) các thông tin này bao gồm: số, ky hiệu văn bản; loại văn bản; cơ quan ban
hành; ngày ban hành; trích yếu nội dung.
Sau khi cập nhật thông tin văn bản thì cán bộ văn thư tiếp tục thực hiện đóng
dấu đến, ghi số đến theo thứ tự trong phần mềm và ghi ngày, tháng, năm đến của
văn bản.
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

VĂN BẢN ĐẾN
Số đến:………………………...
Ngày đến:…./………/………...
Chuyển:………………………..
Mẫu dấu đến
Cách ghi nội dung trên dấu đến:

Sinh viên: Lê Thị Luận

25

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A