Công tác Lưu trữ và Quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

CHỮ VIẾT TẮT

GIẢI NGHĨA

01

CB, NV

Cán bộ, nhân viên

05

HC-KT

Hành chính

06

KH- KD

Kế hoạch - Kinh doanh

07

KT

Khen thưởng

08

P.

Phòng

09

QLDALT

Quản lý dự án Lưu trữ

10

QĐ

Quyết định

11

Công ty Lưu trữ HT

Công ty Công nghệ Lưu trữSố hóa tài liệu HT

12

TCCB

Tổ chức Cán bộ

13

VTLT

Văn thư Lưu trữ

14

VP

Văn phòng

15

XDCB

Xây dựng cơ bản


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế.
Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là cơ hội
và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế nữa
trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay các doanh
nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lượng sản

phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.
Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng
hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không thể
thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn
phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối
nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn
bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực
tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng
được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là
công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa
sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.
Trước hiệu quả của công tác quản trị văn phòng đem lại như vậy. Em xin
mạnh dạng đưa ra đề tài khóa luận : “Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT” nhằm phản ánh vị trí và vai trò của
công tác quản trị văn phòng trong doanh nghiệp nói chung và công ty CP Công nghệ
Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT nói riêng.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác Quản trị văn phòng đã được rất nhiều giáo trình đề cập đến như:
Giáo trình Quản trị học - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền,
Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2009. Giáo trình Quản trị văn phòng - Nguyễn Hữu
Tri, Nhà xuất bản Khoa học - Kỹ thuật. Hai giáo trình trên đã nghiên cứu đầy đủ về
mặt lý luận của công tác Quản trị văn phòng .
Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác Quản trị văn phòng còn phải kể
đến một số khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải pháp
3


nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính,
tại các doanh nghiệp và tại trường Cao đẳng. Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp của tác
giả Nguyễn Thu Hiền - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học

Xã hội - Nhân văn là “Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả
Hoàng Thanh Huy - Khoa Quản trị văn phòng là “Công tác quản trị văn phòng của
Hội Luật gia Việt Nam; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Ngọc Thanh “Một số
giải pháp nhằm năng cao hiệu quả Công tác quản trị văn phòng”.
Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiên cứu
về công tác Quản trị văn phòng tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính nhà nước
và tại trường Đại học, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Mai Lan - Trường
Đại học Xã hội và Nhân văn là “Tìm hiểu công tác Quản trị văn phòng tại UBND
Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập của tác giả Đỗ Cường Phú – KH6TC36 “ Công tác
Lưu trữ và Quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa;
Tuy nhiên các đề tài chỉ nghiên cứu khái quát và chưa tìm hiểu hết được tất cả
các khía cạnh của công tác Quản trị văn phòng và cho đến năm 2015 chưa có một đề
tài nào nghiên cứu đầy đủ về công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ
Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác quản trị văn
phòng.
-Mục tiêu cụ thể :
- Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản lý, điều hành hoạt động hành chính tại
Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
- Từ đó đưa ra đề xuất, kiến nghị các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ
chức, quản lý, điều hành tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
4


Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu kể trên, đề tài đặt ra các nhiệm vụ nghiên
cứu cụ thể sau:
- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng, quản trị văn phòng.

- Khảo sát tìm hiểu thực tế, phương pháp, cách thức quản lý, điều hành văn
phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
- Nhận xét, đánh giá về thực tế tại công ty.
- Đưa ra đề xuất, kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công
tác quản trị văn phòng.
5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức, quản lý của lãnh đạo
(Giám đốc, Trưởng phòng hành chính) đối với quản trị văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian và điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài của tôi
chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức công tác quản trị văn phòng tại công ty
CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT thời gian từ năm 2012 đến năm 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu:
- Công tác quản trị văn phòng là vẫn đề then chốt , quyết định đến sự thành
công hay thất bại của văn phòng trong doanh nghiệp
- Văn phòng có vai trò cốt yếu trong việc điều hành công việc hành chính.
7. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp quan sát: được áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều hành của
Lãnh đạo và cách thực hiện công tác quản trị văn phòng.
- Phương pháp thống kê: được áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu
về công tác quản trị văn phòng.
- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại: sử dụng bảng hỏi, mẫu hỏi.. để thu thập thông

tin

5


- Phương pháp so sánh: Dựa trên kết quả của phương pháp quan sát, phỏng vấn,
thống kê từ đó so sánh việc thực hiện công tác quản trị văn phòng đối với khối cơ
quan Nhà nước và Doanh nghiệp.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được áp dụng để tìm hiểu và phân tích các tư
liệu trong công ty để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá,
nhìn nhận một cách khách quan về tổ chức công tác quản trị văn phòng tại công ty. Từ
đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác quản
trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
8. Kết cấu khóa luận
Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu và Phần Kết luận thì khóa luận của tôi gồm có
3 chương chính như sau:
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG
Trong Chương này tôi tìm hiểu những cơ sở lý luận chung về công tác quản trị
văn phòng dựa trên các cơ sở pháp lý được quy định trong các văn bản của Nhà nước,
trong các giáo trình về công tác quản trị văn phòng.
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI
LIỆU HT
Dựa trên những cơ sở lý luận chung ở Chương 1, Chương 2 tôi đi vào tìm hiểu
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty CP Công nghệ Lưu trữ
- Số hóa tài liệu HT và phòng Hành chính - Kế toán. Khảo sát thực trạng công tác tổ
chức và quản lý công tác quản trị văn phòng. Từ đó phân tích, đánh giá những thực
trạng, ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức và quản lý công tác quản trị văn
phòng.
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ
CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
6


Từ những trang bị lý luận nêu ở Chương 1 và khảo sát thực tiễn đã nêu ở
Chương 2, trong Chương 3 tôi sẽ đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
tổ chức và quản lý công tác quản trị văn phòng.

7


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1 Tổng quan về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng hiểu theo nghĩa đơn giản nhất đó là nơi thực hiện các hoạt động về
công văn giấy tờ. Tuy nhiên cách hiểu này vẫn chưa phản ánh rõ vị trí, chức năng,
nhiệm vụ mà Văn phòng phải thực hiện trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Ở
bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn vị chuyên lo về
các công tác thu thập, xử lý, truyền đạt, các thông tin trong cơ quan và các nguồn
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan và đảm bảo
các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an toàn cho toàn cơ quan, đơn vị,
bộ phận đó được gọi là văn phòng.
Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mà văn phòng có các
tên gọi khác nhau ví dụ như các có quy mô lớn như Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, cơ
quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các cơ quan, tổ chức ở Trung ương
đều đặt tên bộ phận làm những nhiệm vụ trên là văn phòng ví dụ như Văn phòng
Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Công Thương… Còn ở các cơ quan
địa phương và các cơ quan, tổ chức khác như các Sở, Ban ngành, các đơn vị sự
nghiệp, các doanh nghiệp tùy theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong các
văn bản thành lập để đặt tên phù hợp ,ví dụ ở các đơn vị sự nghiệp thì văn phòng có
tên là Phòng Hành chính – Tổng hợp, hay như ở các doanh nghiệp thì văn phòng lại
có tên là Phòng Hành chính – Nhân sự hoặc Phòng Hành chính – Tổ chức.

Tại cuốn Giáo trình môn Quản trị văn phòng tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri:
Văn phòng được hiểu như sau:
-

Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Boa gồm toàn bộ bộ máy

quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ
thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường
8


phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn
phòng toàn bộ có tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức.[4;10]
- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy trợ
giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành
trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức
năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.[4;10]
Nói tóm lại, ta có thể hiểu một khái niệm đầy đủ về văn phòng như sau:
Văn phòng là 1 bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan tổ chức mà ở đó diễn
ra các hoạt động về văn thư, lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho hoạt
động của cơ quan tổ chức đó.[4;12]
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
1.1.2.1. Chức năng của văn phòng
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc
doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù
được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham mưu,
tổng hợp và hậu cần.
1.1.2.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu
và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công
tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý

thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung
trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ
trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự
phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác.
Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố
chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn,
mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như
9


những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó
được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung
cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng
đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn
(ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp
xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây
chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng.
Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả
đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà
Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng
hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể.
Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng.
Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy
chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức
thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về
phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn
đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách
nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản...
Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công
việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị

có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu
hoạt động của cơ quan.
Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với
nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó việc lựa
chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp
thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu
vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh
coi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng
chức năng.

10


1.1.2.1.2 Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa,
phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều kiện và phương tiện ấy phải được
quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy
đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức
năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn
phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu phương tiện và
nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử
dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí tiết kiệm và phù
hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông
qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này vừa độc lập,
vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy
trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.

1.1.2.2

Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng nói trên văn phòng gắn với các nhiệm vụ. Ví dụ với chức năng tham
mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ
thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược
kinh doanh, tham mưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự...Đó là những nhiệm
vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mưu. Tương tự như vậy các
chức năng hậu cần và tổng hợp, với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng
tập trung vào các công việc sau đây:

11


1.1.2.2.1

Tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực
hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ
những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ
thống. Văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo hoàn thiện bộ máy bao gồm các phòng
ban giúp việc cho văn phòng.
Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tác
văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt
ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chức
phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó sự nỗ lực lớn nhất
nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong
công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc.

1.1.2.2.2 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những
quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Các điều
kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò,
chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy,
quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo,
ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ
quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn
phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
1.1.2.2.3 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ
quan, đơn vị
Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến
lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian
dài 10 - 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm,
3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần. Cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Ví dụ: kế
hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác
nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính... Mỗi loại kế
12


hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện. Đơn vị
muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một
hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động.
Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong
đơn vị cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ
phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn

thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với chất
lượng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch
chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau
mật thiết và đồng bộ hơn.
1.1.2.2.4 Thu thập, xử lý, sử dụng, (cung cấp) quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao
gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, những thông tin
thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn là
căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Lãnh đạo
không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực
này. Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng.Văn phòng được coi như
“cổng gác thông tin'" vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và
xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ)
đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ.
Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại
trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt
những quy định về công tác văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển
phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách
khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định
nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả,
gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
13


1.1.2.2.5 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản,theo dõi, đôn đốc việc

giải quyết các văn bản ở các đơn vị trong cơ quan. Tổ chức thu thập và xác định giá
trị tài liệu trước khi cho vào lưu trữ cơ quan.

Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh
các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng
liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng
kinh tế, hợp đồng dân sự. Văn băn luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn
vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành
chính.
Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý đúng thẩm quyền, có
tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên
chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được
thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin.
Bộ phận đó chính là văn phòng.
1.1.2.2.6 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn
bộ cơ quan, tổ chức
Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các yếu tố
kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự hoạt động
của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng thời nó còn là
phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của mình
gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin, các công
cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng
cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của cơ quan
mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không được cung cấp đầy đủ về chất
lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao.
Đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng
14


này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng
thực thi nhiệm vụ.

1.1.2.2.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn
phòng nói riêng
Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn
phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa
lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức. Đặc
tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu, tổng
hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng với
hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm việc trong
giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm, làm việc
cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ
quan tổ chức.
Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn
vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng
các nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của mình cho
phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự
phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong toàn cơ quan, tổ
chức.
1.2. Tổng quan về quản trị văn phòng
Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông
qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn
biến động” [5;9]
Theo H.L. Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến
trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Như vậy có thể hiểu quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt các mục tiêu đã đề

15


ra một cách có hiệu quả. Cụ thể của từng nội dung công việc gồm các hoạt động như

sau:
- Quản trị văn phòng là quá trình hoạch định các nguồn thông tin, mà hoạch
định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy. Theo
chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng bao
gồm các công việc chủ yếu sau đây: xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
cơ quan và của Văn phòng; hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan
và của văn phòng; hoạch định các chuyến đi công tác - của lãnh đạo cơ quan; hoạch
định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan; hoạch định tài chính, kinh phí
đảm bảo cho cơ quan hoạt động.
- Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ
giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của
tổ chức. Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: khi cơ quan được thành lập, thông
thưòng đơn vị tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập. Có cơ quan gọi đơn vị
đó là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc
phòng Hành chính - Tổ chức. Việc tổ chức bao gồm các công việc sau:
+ Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị
làm công tác Văn phòng
Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy
đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và
của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng. Kết quả của việc
nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình
quản trị.
+ Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng.
Nhân lực làm công tác Văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộc
quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị
cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là bao
16

nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chế
Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới
tính, độ tuổi.v.v...
+ Phân bổ lao động về các tổ chức củaVăn phòng.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế,
trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực
được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp.
- Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm
bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công,
phân nhiệm rõ ràng. Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người
nào đảm nhận. Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung
của cả Văn phòng.
- Quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng (hoạt động lãnh đạo trong quản trị
văn phòng) là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc Văn phòng
cơ quan. Các hoạt động đó bao gồm:
+ Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu
cầu nhân lực trong tương lai.
+ Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn
thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được
người mới.
+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích,
đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức.
+ Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao
khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng.
- Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh,
đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả
và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Các hoạt động đó bao gồm:
17

Nội dung thứ nhất là kiểm tra hành chính. Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục
tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc...Thực chất của
việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị.
Nội dung thứ hai là kiểm tra công việc. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ
tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác
của Văn phòng.
Nội dung thứ ba là kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực
hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán
bộ công nhân viên Văn phòng.
1.3 Nội dung công tác quản trị văn phòng
1.3.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc
1.3.1.1 Tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức hay nói các khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được
thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động của bộ
máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải
xác định rõ ràng.
Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp
trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong
tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự
trùng lặp không cần thiết.
1.3.1.2 Phân công công việc
Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công việc
phải dựa vào những cơ sở sau:
- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định. Mỗi cơ

quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau. Vì vậy đặc điểm hoạt
động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau. Từ
đó việc phân công lao động trong các cơ quan đó cũng khác nhau.
- Phân công theo khối lượng công việc. Việc phân công này phải dựa vào kế hoạch

18


công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công việc
trong thực tế.
- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó là biên chế

cơ quan.
- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm,

không có tổ chức con người sẽ không được phân công nhiệm vụ.
- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người đảm

nhiệm.
1.3.2 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo
1.3.2.1 Khái niệm
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong
hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích
cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho
hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ các
thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao
nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh
lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các
mục đích sau:
- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:
• Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức.

• Lập kế hoạch chi tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
• Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất.
• Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
• Kiểm tra việc thực hiện công việc.

19


20


1.3.3 Xây dựng chương trình kế hoạch công tác
1.3.3.1 Khái niệm:
- Chương trình, kế hoạch là: một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu và các
giải pháp chủ yếu nhằm sử dụng các nguồn lực, tài nguyên có thể khai thác được
trong cơ quan, đơn vị một cách tối ưu trong thời gian xác định.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch là: quá trình xác định những mục tiêu cần
đạt được của đơn vị và những phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu đó
trong từng thời kỳ
1.3.3.2 Mục đích:
- Đảm bảo khai thác một cách tối ưu chi phí thấp nhất các nguồn lực mà tổ
chức đơn vị đang sử dụng hoặc có thể khai thác trong tương lai
- Đảm bảo cho các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định, tạo khả
năng kiểm soát cho mọi hoạt động một cách chặt chẽ
- Tạo khả năng chủ động ứng phó với các tình huống thay đổi của môi trường.
1.3.3.3 Yêu cầu:
Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Xây dựng chương trình kế hoạch phải hướng tới mục đích phát triển tổ chức;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phải được ưu tiên trong số các nhiệm vụ của
các nhà quản lý;

- Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả;
1.3.3.4 Nguyên tắc
Bao gồm: 4 nguyên tắc
+ Nguyên tắc định hướng;
+ Nguyên tắc cân đối;
+ Nguyên tắc hệ thống;
+ Nguyên tắc hiện thực.
1.3.3.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
21


- Bước 1: Chuẩn bị xây dựng chương trình, kế hoạch (Thu thập thông tin);
- Bước 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo;
- Bước 3: Trưng cầu ý kiến về chương trình kế hoạch dự thảo;
- Bước 4: Thảo luận thông qua chương trình, kế hoạch dự thảo;
- Bước 5: Ban hành chương trình kế hoạch trong đơn vị.
1.3.4 Tổ chức công tác Văn thư
Công tác văn thư: là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo và
ban hành văn bản,quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:
- Soạn thảo và bạn hành văn bản
- Quản lý văn bản
- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ.
Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của văn thư sẽ
được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể
thức và quy trình ban hành.
Quản lý văn bản:
Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan.
Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng

dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban
hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi. Văn thư cơ quan
sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi
bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến cơ quan chủ quản trực
tiếp cấp trên, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các cơ quan, đơn vị ngang
hàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đơn vị có liên quan

22


Quản lý công văn đến: Cũng giống như văn bản gửi đi, tết cả các văn bản gửi
đến cơ quan dù bằng con đường nào đều phải qua văn thư cơ quan để dăng ký và quản
lý thống nhất
Lập hồ sơ: Là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc
điểm khác của văn bản, đồng thời săp sếp và bên mục chúng theo phương pháp khoa
học. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, thực hiện sau
khi vấn đề, sự việc được đề cập trong văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường
vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang
một năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới.
Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu vào
văn bản nhằm thế hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực
và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước
ban hành. Sở dĩ phải đặt ra vấn đề quản lý con dấu là đề phòng kẻ xấu sử dụng con
dấu của các cơ quan, tổ chức làm giả maoj để thực hiện những hành vi phạm pháp,
gây tổn hại đến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích của các cơ
quan, tổ chức và công dân; mặt khác bảo đảm tính kỷ cương, ngăn ngừa sự tùy tiện
trong việc ban hành văn bản của cơ quan tổ chức. Chính vì vậy, ở tầm quản lý vĩ mô,
Nhà nước đã ban hành ra Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001

quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công
tác văn thư cũng đã dành một mục để quy định về vấn đề này.
1.3.5 Tổ chức công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả
các vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với
việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.
23


Xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu theo
những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để
xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Thu thập bổ sung tài liệu: Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện biên
pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ
cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu
trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Nội dung công tác thu thập và bổ xung gồm:
Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ;
Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ;
Phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới các kho lưu
trữ;
Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp,
thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích sắp xếp khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách
khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng
tài liệu. Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng

cao hiệu quả sử dụng kho tàng, trang thiết bị và phương tiện bảo quản
Thống kê tài liệu vào lưu trữ: Là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu
và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương
tiện thống kê.
Nội dung của thống kê tài liệu bao gồm:
Thống kê tài liệu hành chính;
24


Thống kê các tài liệu chuyên môn;
Báo cáo thống kê tổng hợp;
Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê;
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thống kê tài liệu lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông
tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra tìm tài liệu lưu
trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa
chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.Ngoài
ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng
tài liệu trong lưu trữ.
Nội dung của công cụ tra tì tài liệu lưu trữ:
Mục lục hồ sơ;
Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ;
Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ;
Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo
dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu.
Nội dung bảo quản tài liệu bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ
thuật bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho và tu sửa, phục chế những tài liệu đã bị hư
hỏng.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết
những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc;
Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ;
Cấp chứng thực lưu trữ;
25