công tác văn thư và quản trị văn phòng tại trường đại học nông lâm đại học huế

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng và phát triển của đất nước hiện nay. Học tập là một
nhiệm vụ hàng đầu và hoc tập để tích lũy tri thức nhưng học tập tích lũy tri thức phải có
trọng tâm có định hướng.Tri thức nghề nghiệp là quan trọng nhất và nó cũng là vốn tri thức
vô hạn. Muốn đi sâu vào nghề nghiệp, muốn đóng góp nhiều cho xã hội trước hết phải có
vốn tri thức phong phú trên lĩnh vực mình công tác, và vốn tri thức này chỉ có ích khi
chuyển thành năng lực nghề nghiệp, chuyển thành hoạt động thực tiễn, phục vụ xã hội; gắn
tri thức với lao động, học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn là tri thức hữu
ích. Chính vì lẽ đó mà Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra phương châm đào tạo rằng:"Lý
thuyết gắn với thực tiễn". Nhận thức được điều này mỗi sinh viên Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội nói chung và đối với mỗi sinh viên
Ngành Lưu trữ học và Quản Trị Văn Phòng nói riêng cần có sự quan tâm đúng mức tầm
quan trọng của lý luận và thực tiễn.
Về bản thân, tôi muốn mình làm tốt và thành thạo tất cả các công việc chuyên môn
nghiệp vụ, đồng thời qua đó rèn luyện cho mình được tác phong, kỹ năng làm việc và
phẩm chất đạo đức của một người cán bộ làm việc trong cơ quan hành chính Nhà nước.
Đây cũng là dịp để sinh viên học hỏi và phát huy hết những khả năng của mình mà có lẽ
trong quá trình học tập tại trường chưa nhận thấy được điều đó.
Để củng cố thêm kinh nghiệm thực tế cho sinh viên, được sự đồng ý của Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội và Trường Đại học
Nông Lâm Huế Huế, tôi đã được tham gia thực tập tại Nhà trường. Trong quá trình thực
tập, tôi đã được tìm hiểu về hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan, cũng như trực
tiếp thực hiện một số công việc được giao từ đó rút ra được rất nhiều điều bổ ích cho bản
thân mình. Dưới đây là bản Báo cáo quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế tại Văn phòng
Trường Đại học Nông Lâm Huế.
Trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của các cán bộ hướng dẫn cũng như của Nhà
trường, quý cơ quan nơi tôi thực tập, để giúp tôi có một bài Báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời chúc, lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tới Lãnh đạo cơ quan,
các cán bộ trong cơ quan cùng thầy, cô giáo đã giúp tôi hoàn thành xong Báo cáo thực tập

tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 1
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Phần I
CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
I. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nông Lâm
Huế và Phòng Tổ chức - Hành chính
Trường Đại học Nông Lâm, Đại học Huế (tiền thân là Trường Đại học Nông nghiệp
II Hà Bắc) thành lập ngày 14 tháng 8 năm 1967 tại huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang (Hà
Bắc cũ) theo Quyết định số 124/CP của chính phủ.
Ngày 5/8/1983 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) ra
quyết định số 213/CP sáp nhập với trường Cao đẳng Nông nghiệp Huế thành Trường Đại
học Nông nghiệp II Huế.
Ngày 4/4/1994, Thủ Tướng Chính phủ ra Nghị định 30/CP thành lập Đại học Huế,
trường Đại học Nông nghiệp II Huế được đổi tên thành Trường Đại học Nông Lâm Huế và
là một trường thành viên của Đại học Huế.
1.1. Vị trí, chức năng của Trường
Trường Đại học Nông Lâm, Đại học Huế có sứ mạng đào tạo cán bộ kỹ thuật ở bậc
Đại học và bậc Sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hỗ trợ phát triển
nguồn lực về Nông Lâm Ngư nghiệp và phát triển nông thôn cho các tỉnh miền Trung và
cả nước.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn hoạt động của Nhà trường
1.2.1. Công tác chính trị tư tưởng
Tổ chức tốt đợt học tập chính trị đầu các năm học, phổ biến, quán triệt các Nghị
quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy chế của Bộ giáo dục & đào tạo, các nội quy,
quy định của Đại học Huế và của Nhà trường, cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho
cán bộ, viên chức và lao động. Tổ chức tốt các ngày lễ tết và các phong trào Thể dục-Thể
thao, Văn hóa văn nghệ.
Hầu hết cán bộ, viên chức và lao động đã chấp hành nghiêm túc các Nghị quyết của

Đảng, các chủ trương, chính sách và pháp luật của Nhà nước. Nhà trường đã tạo được
không khí chính trị lành mạnh, ổn định, giữ vững được sự đoàn kết nhất trí và xây dựng
được mối quan hệ tốt trong cộng đồng.
1.2.2. Công tác đào tạo và công tác sinh viên
Tuyển sinh hàng năm, hệ đại học chính quy đã tuyển mới tăng 10% so với năm
trước, nâng tổng số sinh viên chính quy hiện nay lên trên 4686 sinh viên. Hệ đại học không
chính quy (VHVL) hàng năm tuyển mới giảm chỉ tiêu, chỉ được 70 - 75% chỉ tiêu theo kế
hoạch, đưa số lượng sinh viên không chính quy của trường đến nay là 1800 sinh viên. Hệ
sau đại học tuyển hàng năm tăng lên 10 - 20% riêng năm học 2009 - 2011 đã tuyển mới
được 113 học viên cao học cho 8 ngành đào tạo. Hiện tại Trường đang đào tạo 13 nghiên
cứu sinh và 232 học viên cao học.
Tổ chức hàng năm bình quân 95 buổi dự giờ, 56 buổi giảng thử cho giảng viên mới
hợp đồng, 65 buổi sinh hoạt học thuật ở cấp khoa và bộ môn. Hầu hết các giảng viên tập sự
đã được các đơn vị tổ chức giảng thử ít nhất là từ 2 lần. Nhờ đó, các giảng viên mới đã
hoàn thành tốt nhiệm vụ tập sự giảng dạy và thông qua thời gian tập sự đúng thời hạn.
Toàn trường tích cực chuẩn bị chuyển đổi phương thức đào tạo, từ đào tạo theo
niên chế sang đào tạo tín chỉ. Tổ chức tốt hội thảo: “CBVC và lao động Trường Đại học
Nông lâm với công tác đào tạo trong thời kỳ hội nhập”.
Đáp ứng việc đào tạo theo tín chỉ, nhà trường đã nhanh chóng hoàn chỉnh khung
chương trình mới của các ngành đào tạo theo tín chỉ. Đã chuyển đổi giờ lên lớp cho tất cả
các khoa trên giảng đường (từ 45 phút/tiết thành 50 phút/tiết). Tích cực biên soạn giáo
trình, bài giảng và đã nghiệm thu 26 giáo trình, 40 bài giảng mới đưa vào giảng dạy cho từ
năm học 2005 đến nay.
Hiện tại nhà trường đã nỗ lực để tin hóa đào tạo, đã hoàn thiện hệ thống máy chiếu
trên giảng đường để phục vụ giảng dạy, trong tương lai gần sẽ điện tử hóa các giáo trình,
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 2
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
bài giảng.
Thư viện trường đã tin hóa được một phần, đang tiếp tục đổi mới phương thức hoạt
động. Đã tổ chức, sử dụng có hiệu quả các tài liệu hiện có, đang thường xuyên bổ sung tài

liệu mới, giáo trình mới phục vụ kịp thời cho nhu cầu học tập và nghiên cứu của giảng viên
và sinh viên.
Các phòng, ban chức năng đều có nhiều cố gắng đảm bảo phục vụ ngày một tốt hơn
các nhu cầu đào tạo của trường. Quản lý và sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị phục vụ
cho đào tạo.
Các trại thực hành thí nghiệm Hương Bằng, Thủy An và Trung tâm nghiên cứu cây
trồng Tứ Hạ đã tổ chức lại thành lập Viện nghiên cứu phát triển và đã đi vào hoạt động tốt.
Tổ chức tốt kỳ thi tốt nghiệp Đại học hệ chính quy với số lượng 3.808 sinh viên,
trong đó bình quân các năm 39,62% sinh viên đạt loại khá, giỏi. Thi tốt nghiệp Đại học hệ
không chính quy (VHVL) được 2.405 sinh viên, trong đó bình quân các năm 25,17% sinh
viên đạt khá, giỏi.
Đa số giảng viên đã thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế giảng dạy. Tổng số giờ giảng
của giảng viên toàn trường đã hoàn thành bình quân hàng năm trên 95.000 giờ chuẩn, (đã thanh
toán vượt giờ với tổng số tiền gần 11tỷ đồng).
Công tác quản lý sinh viên đã và đang đi vào nền nếp theo phương thức quản lý để
phục vụ tốt việc đào tạo theo hệ thống tín chỉ. Nhà trường đã tăng cường công tác giáo
viên chủ nhiệm lớp, đang từng bước hoàn thiện hệ thống cố vấn học tập, ban hành quy chế
sinh viên, mã hóa giảng đường, mã hóa sinh viên phục vụ việc đăng ký học theo tín chỉ
Các chế độ và chính sách của sinh viên được đáp ứng kịp thời và đầy đủ. Nhà
trường vẫn duy trì sự liên lạc giữa địa phương với gia đình, thông báo kịp thời kết quả rèn
luyện và học tập của sinh viên. Điều này đã có tác dụng trong giáo dục đối với sinh viên.
1.2.3. Công tác nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế
Nghiên cứu khoa học là một trong hai nhiệm vụ chính của nhà trường. Năm học
nào công tác NCKH ở Trường vẫn giữ được nền nếp tốt, hầu hết các giảng viên và nghiên
cứu viên đều tham gia nghiên cứu khoa học.
Nguồn kinh phí NCKH hàng năm Trường được cấp và liên kết với các cơ quan
ngoài trường trên 30 tỷ đồng. Nhà trường đã trích quỹ tự có cho các đề tài NCKH của
giảng viên, sinh viên từ năm 2005 đến nay là 319 triệu đồng. Toàn trường hàng năm đã
triển khai 04 đề tài cấp Nhà nước, 24 đề tài cấp Bộ, 04 đề tài cơ bản, 85 đề tài cấp trường,
11 đề tài liên kết, 14 đề tài Hợp tác quốc tế, 98 đề tài NCKH của sinh viên. Nhìn chung các

đề tài NCKH đã nghiệm thu đều đạt kết quả khá và tốt, số còn lại từ nay đến hết tháng 12
năm 2010 sẽ được tổ chức nghiệm thu đúng kế hoạch.
Đặc biệt, Khoa Thuỷ sản tuy mới thành lập nhưng đã mạnh dạn triển khai và đã
thành công chế phẩm: “Bokashi trầu” . Sản phẩm đã được ứng dụng vào sản xuất và đang
có khả năng thương mại hóa cao.
Hợp tác quốc tế là một thế mạnh của trường, nhiều tập thể và giảng viên rất năng
nổ trong công tác này. Trung tâm phát triển nông thôn miền Trung đã phát huy tốt khả
năng tìm kiếm nguồn hợp tác quốc tế và đã mang lại hiệu quả rất tốt, góp phàn nâng cao vị
thế của trường ở khu vực miền Trung và trên phạm vi cả nước. Khoa Chăn nuôi thú y,
Khoa Nông học, Khoa Thủy sản là những đơn vị có thế mạnh về hợp tác quốc tế và đã
mang lại nhiều kết quả đáng trân trọng.
1.2.4. Công tác bồi dưỡng và phát triển đội ngũ
Nhà trường luôn coi trọng công tác bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ giảng
dạy và cán bộ quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, viên chức đi học, nâng cao trình
độ chuyên môn và năng lực nghiệp vụ.
Hiện nay, tổng số cán bộ viên chức và lao động của trường là 428 người, trong đó
số giảng viên là 287 người (chiếm 60,48%). Số cán bộ có trình độ trên đại học của trường
gồm 187 người (chiếm 66,42% tổng số giảng viên), trong đó Tiến sĩ 61 người (tăng so với
năm trước 04 người), Thạc sĩ 127 người và 76 giảng viên chính. Hiện tại đang có 20 cán
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 3
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
bộ đang làm NCS, 10 người học Thạc sĩ ở nước ngoài.
Về cơ cấu tổ chức, trường có 8 khoa với 40 tổ bộ môn, đang đảm nhận trên 200
môn học; có 7 phòng chức năng, 01 thư viện, có 02 trại thực hành thí nghiệm và 04 trung
tâm, 01 Viện nghiên cứu phát triển phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu
khoa học. Hiện tại nhà tường đang đào tạo 18 chuyên ngành bậc đại học, 8 chuyên ngành
bậc thạc sĩ và 02 chuyên ngành bậc tiến sĩ.
1.2.5. Chăm lo đời sống và thực hiện các chế độ chính sách
Công tác chăm lo đời sống, bảo đảm việc làm, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp,
chính đáng của người lao động là nhiệm vụ đồng thời là mục tiêu quan trọng để đảm bảo

ổn định về chính trị và đảm bảo sự phát triển vững bền của Nhà trường.
Trong các năm qua Nhà trường luôn chú trọng đến các biện pháp từng bước cải
thiện đời sống vật chất tinh thần cho CBVC, đã bố trí công việc và đảm bảo mọi quyền lợi
cho người lao động, đồng thời còn tìm thêm nhiều việc làm, nâng cao thu nhập cho CBVC
như tham gia các chương trình dự án, hợp đồng đào tạo hệ không chính quy
Nhà trường đã ban hành văn bản và điều chỉnh sửa đổi “ Quy chế Chi tiêu nội bộ,
Quy chế điều hành, Quản lý nội bộ. Quy chế thi đua - KT ; Hoàn thiện các tiêu chí về
tuyển dụng giữ nguồn lao động ”, nhằm đáp ứng được nguyện vọng của đại đa số CBVC.
Trong những năm qua, từ nguồn quỹ phúc lợi trường đã chi hỗ trợ cho cán bộ công
chức đón các ngày lễ tết với tổng số tiền bình quân 2.200.000 đ/ người/ năm. Cũng từ
nguồn quỹ này trường đã sử dụng chi tiêu cho nhiều hoạt động TDTT, VHVN tạo khí thế
vui tươi, phấn khởi trong cán bộ viên chức và lao động toàn trường. Năm nào Nhà trường
cũng trích gần 100 triệu đồng để hỗ trợ cho CBVC đi tắm biển (trong đó đã tổ chức được
cho hàng trăm lượt người đi tham quan trong và ngoài nước). Việc sử dụng quỹ tự có và
quỹ phúc lợi đã được tiến hành công khai, dân chủ và đúng các nguyên tắc kế toán tài
chính.
Nhà trường đã thực hiện tốt các chế độ chính sách về nâng lương, trợ cấp, độc hại,
chế độ bảo hiểm xã hội, chế độ nghĩ dưỡng sức nhà trường cũng đã thực hiện tốt việc
thăm hỏi CBVC và lao động lúc ốm đau, hoạn nạn, thực hiện tốt các quy định về hiếu hỉ.
Bên cạnh sự quan tâm của Nhà trường là sự cố gắng nổ lực rất cao của mỗi đơn vị,
của từng CBVC - lao động và từng gia đình trong việc chăm lo cải thiện đời sống. Tính
đến nay, hầu hết các gia đình đều có đủ các phương tiện thiết yếu như: máy vi tính, tivi, xe
máy. Trên 70% gia đình đã xây được nhà lầu và nhà kiến cố, một số CBVC đã mua được
xe ôtô.
Ban Thanh tra nhân dân trường đã hoạt động đúng chức trách và hết sức tích cực từ
năm học 2005 đến nay không có sự vi phạm nào về chế độ chính sách, không có đơn thư
khiếu kiện, nên Ban thanh tra TTNH trường không phải thanh tra, xử lý.
Thông qua các cuộc kiểm tra, kiểm toán của Bộ giáo dục & Đào tạo, Bộ tài chính
và sự kiểm tra của các cấp, Trường ĐHNL Huế luôn luôn được đánh giá là đơn vị thực
hiện tốt, đúng quy định về quản lý tài chính và bảo hộ an toàn lao động.

1.2.6. Công tác xây dựng cơ sở vật chất, thiết bị
Tuy khó khăn về kinh phí do ngân sách cấp nhưng nhà trường đã thực hành tiết
kiệm, chống lãng phí, cân đối thu chi hợp lý.
Trong những năm qua Nhà trường đã cơ bản hoàn thành các hạng mục về xây dựng
cơ sở vật chất theo dự kiến của năm học trước. Trang Web của trường đã hoạt động và
phục vụ tốt đối với CBVC và sinh viên. Trường đã làm thêm 02 nhà xe cán bộ đã đưa vào
sử dụng. Đã xây dựng và đưa vào sử dụng nhà để hoá chất khoa Cơ bản, giảng đường E, D,
nhà thí nghiệm trung tâm, ba nhà làm việc cho các khoa Thủy sản, Lâm nghiệp, Tài
nguyên đất & môi trường nông nghiệp
Nhà trường đã tăng cường mua sắm các chiết bị phục vụ đào tạo (trang bị mới màn
chiếu cho tất cả các giảng đường A,B,C,E,D; lắp đặt máy chiếu projector cho một số giảng
đường B7, B8, B9, B10, B11). Hệ thống các phòng thí nghiệm, các phòng đa chức năng
của các khoa và phòng làm việc của các bộ môn ngày càng được tăng cường cơ sở vật chất
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 4
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
hiện đại.
1.2.7. Công tác thi đua, phong trào và công tác xã hội, từ thiện
Năm học 2009 - 2010 là năm có nhiều phong trào thi đua sôi nổi. Phong trào “Dân
chủ, kỷ cương, tình thương, trách nhiệm”, phong trào “Giỏi việc trường, đảm việc nhà”
phong trào “Xây dựng gia đình nhà giáo văn hóa”, phong trào “Vì sự tiến bộ của phụ
nữ” tiếp tục được triển khai thực hiện và được đông đảo CBVC và lao động hưởng ứng.
Tổ chức thực hiện tốt cuộc vận động “Nói không với tiêu cực trong thi cử và bệnh
thành tích trong giáo dục”, “Nói không với đào tạo không đạt chuẩn, không đáp ứng yêu
cầu xã hội” do Bộ giáo dục & đào tạo tổ chức.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nông Lâm Huế (Có phụ lục I kèm theo)
Trường có 8 khoa (Khoa Nông học, chăn nuôi - Thú y, Lâm nghiệp, cơ khí - công
nghệ, Tài nguyên đất và Môi trường Nông nghiệp, Thủy sản, Khuyến Nông và Phát triển
nông thôn và khoa cơ bản), 8 phòng (Phòng Kế hoạch- Tài chính, Tổ chức - Hành chính,
Khoa học Công nghệ - Hợp tác quốc tế, Đào tạo Đại học, Đào tạo sau đại học, Kiểm định -
Đảm bảo chất lượng, Công tác sinh viên, Thông tin - Thư Viện, Kế hoạch - Tài chính). 05

trung tâm và Viện nghiên cứu (Trung tâm phát triển Nông thôn miền Trung, Tung tâm
nghiên cứu phát triển công nghệ Nông Lâm nghiệp, Trung tâm nghiên cứu biến đổi khí
hậu, Trung tâm nghiên cứu xử lý chất thải Nông nghiệp và Viện nghiên cứu phát triển).
Tổng số cán bộ viên chức và lao động của trường là 450 người trong đó 287 cán bộ
giảng dạy với 66% là phó giáo sư, tiến sĩ và thạc sĩ. Hiện đang đào tạo 21 ngành, chuyên
ngành ở bậc đại học, 8 ngành cao học, 2 ngành tiến sỹ.
Trong suốt chặng đường trên 45 năm qua, tập thể cán bộ công chức và lao động của
Trường đã nỗ lực phấn đấu, xây dựng nhà trường không ngừng lớn mạnh về nghiên cứu
khoa học nông nghiệp và chuyển giao công nghệ, nâng cao chất lượng đào tạo cán bộ khoa
học của nhà trường, phát triển hợp tác quốc tế nâng cao vị thế của nhà trường, góp phần
vào sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước, công cuộc xoá đói giảm nghèo và sự
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Trải qua gần 45 năm xây dựng và trưởng thành Đại học Nông lâm Huế đã đào tạo
hơn 17.000 kỹ sư; 500 thạc sĩ kỹ thuật các ngành Nông – Lâm – Ngư nghiệp và Cơ khí –
Công nghệ; hàng trăm tiến sĩ. Các cán bộ của Trường đào tạo ra đã đáp ứng có hiệu quả sự
nghiệp phát triển của đất nước đặc biệt góp phần từng bước thực hiện thắng lợi nghị quyết
“Tam nông”, đóng góp đáng kể vào sự thành công sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại
hóa đất nước, đặc biệt là các tỉnh miền Trung – Tây Nguyên.
Trong những năm sắp tới để đáp ứng yêu cầu về phát triển của đất nước trong xu
thế hội nhập, đảm bảo vấn đề an ninh lương thực và và an toàn thực phẩm, vấn đề công
nghiệp hoá và hiện đại hoá nông thôn đòi hỏi công tác đào tạo đội ngũ phải có những bước
nhảy vọt về chất. Phải tạo được những chuyển đổi hợp lý về ngành nghề, về chất lượng đội
ngũ về cơ sở vật chất đáp ứng kịp thời sự thay đổi nhanh chóng của nền kinh tế thị trường
về lao động có trình độ cao. Trường Đại học Nông Lâm - Đại học Huế phải khẳng định vai
trò hàng đầu ở miền Trung về đào tạo nguồn nhân lực phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá -
hiện đại hoá nông nghiệp - nông thôn; góp phần xây dựng Đại học Huế ngày càng lớn
mạnh.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 5
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nông Lâm

ĐẢNG ỦY
HỘI ĐỒNG
KHOA HỌC - ĐÀO
TẠO
CÔNG ĐOÀN
BAN THANH TRA
NHÂN DÂN
BAN GIÁM
HIỆU
ĐOÀN
TNCS HCM
PHÒNG
TỔ CHỨC HÀNH
CHÍNH
HỘI
SINH VIÊN
PHÒNG
ĐÀO TẠO ĐẠI
HỌC
HỘI
CỰU CHIẾN BINH
PHÒNG
CÔNG TÁC SINH
VIÊN
KHOA
CƠ BẢN
PHÒNG
KHẢO THÍ &
ĐBCLGD
KHOA

NÔNG HỌC
PHÒNG
QLKH ĐỐI NGOẠI
KHOA
CHĂN NUÔI THÚ
Y
PHÒNG
ĐÀO TẠO SĐH
KHOA
LÂM NGHIỆP
PHÒNG
KẾ HOẠCH TÀI
CHÍNH
KHOA
CƠ KHÍ CÔNG
NGHỆ
TRUNG TÂM
THÔNG TIN THƯ
VIỆN
KHOA
TN ĐẤT & MTNN
TRUNG TÂM
PTNT MIỀN
TRUNG
KHOA
THỦY SẢN
TRUNG TÂM
NC KH &
CGCNNLN
KHOA

KH.NÔNG & PTNT
TRUNG TÂM
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NCMÔI TRƯỜNG&CT
VIỆN NC PHÁT TRIỂN
TRUNG TÂM NC
BIẾN ĐỔI KHÍ HẬU MT
1.4. Chức năng nhiệm vụ của các phòng chuyên môn của Nhà trường
1.4.1. Phòng Tổ chức – Hành chính: Phòng Tổ chức - hành chính tham mưu giúp Hiệu
trưởng thực hiện các nhiệm vụ như:
- Đảm bảo thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo, tổng hợp định kỳ và đột xuất,
soạn thảo văn bản chung của Nhà trường. Xây dựng kế hoạch hàng năm, chương trình
công tác quý, tháng, tuần của Nhà trường. Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, chương
trình công tác của Nhà trường.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách,
chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng đối với cán bộ, công
chức, viên chức thuộc Nhà trường theo quy định.
- Đề nghị xét kỷ niệm chương của ngành; tổ chức thực hiện công tác cải cách hành
chính; quy chế dân chủ, quy chế làm việc, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm
trong nội bộ cơ quan.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tiếp nhận và quản lý công văn đi,
đến; quản lý các loại dấu của Trường Đại học Nông Lâm.
- Thực hiện công tác Lễ tân, đối nội, đối ngoại đảm bảo lịch sự, văn minh và mang
lại hiệu quả cao.
- Quản lý tài chính, tài sản của Nhà trường theo quy định của Pháp luật.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng trưởng phân công.
1.4.2. Phòng Đào tạo Đại học: Tham mưu cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm tổ chức,
chỉ đạo triển khai thực hiện, kiểm tra và giám sát toàn bộ công tác giảng dạy và học tập các
hệ đào tạo đại học và cao đẳng của trường. Đề xuất hướng giải quyết các vấn đề phát sinh

trong quá trình đào tạo; Phối hợp với các Khoa, các đơn vị chức năng trong lĩnh vực quản
lý sinh viên và trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả đào tạo.
- Cụ thể hóa và triển khai thực hiện các văn bản, quy định của Bộ Giáo dục và Đào
tạo về công tác đào tạo.
- Nghiên cứu xây dựng mục tiêu, định hướng phát triển, cơ cấu ngành nghề, mô
hình đào tạo và quy trình đào tạo đại học và cao đẳng, kể cả các hình thức liên kết đào tạo.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn và kế hoạch đào tạo hàng năm (bao gồm dự
kiến số lượng và marketing về đào tạo) để Hiệu trưởng trình cấp trên phê duyệt.
- Dự thảo các văn bản quy chế, quy định liên quan tới công tác đào tạo đại học để
trình Hiệu trưởng phê duyệt và ban hành.
- Chuẩn bị các dữ liệu liên quan đến công tác đào tạo đại học và cao đẳng cho Hiệu
trưởng làm việc với cơ quan cấp trên, các cơ quan bên ngoài và các đơn vị trong trường.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về công tác đào tạo lên cấp trên hàng tháng và
khi có yêu cầu.
- Phối hợp với các Khoa xây dựng chương trình đào tạo toàn khóa của tất cả các
ngành, chuyên ngành đào tạo trong Trường;
1.4.3. Phòng Công tác Sinh viên
Tham mưu cho Hiệu trưởng và Đảng ủy về công tác chính trị tư tưởng và công tác
sinh viên trong nhà trường. Tổ chức các hoạt động nhằm phục vụ sinh viên và tuyên
truyền, quảng bá hình ảnh của nhà trường.
- Chủ trì xây dựng chương trình kế hoạch về công tác chính trị tư tưởng của sinh
viên; Thường xuyên theo dõi, nắm bắt tình hình tư tưởng của sinh viên trong trường, phản
ánh kịp thời, đầy đủ khách quan cho Ðảng uỷ, BGH, Ban công tác chính trị sinh viên Đại
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 7
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
học Huế; đồng thời đề xuất những chủ trương, biện pháp giải quyết thích hợp những vấn
đề liên quan đến tư tưởng của sinh viên.
- Chủ trì tổ chức học tập tuần sinh hoạt công dân đầu khoá, cuối khoá và đầu năm
học; các đợt sinh hoạt chính trị, học tập nội quy, quy chế, các buổi nói chuyện thời sự trong
nước và quốc tế cho sinh viên, nhằm nâng cao giác ngộ về chính trị, ngăn chặn ảnh hưởng

xấu và tệ nạn xã hội.
- Phối hợp với các Khoa, Đoàn thanh niên, Hội sinh viên, xây dựng môi trường
giáo dục lành mạnh; tổ chức thực hiện các hoạt động phong trào cho sinh viên, các buổi
hội diễn, triển lãm, các hoạt động văn hoá văn nghệ và thể thao của sinh viên.
- Chủ trì tổ chức các buổi đối thoại của sinh viên với lãnh đạo các cấp của
Trường; Thông qua đó để kịp thời giải quyết hoặc nắm được tâm tư, nguyện vọng của sinh
viên.
- Chủ trì và phối hợp với Đoàn TNCSHCM và Hội sinh viên để tổ chức các sinh
hoạt ngoại khóa và các đội tình nguyện của Trường.
- Phối hợp với Văn phòng Đảng uỷ Trường tổ chức các lớp học tập Nghị quyết
của Đảng, tìm hiểu về Ðảng, bồi dưỡng đối tượng kết nạp Ðảng cho sinh viên.
- Tiến hành mọi thủ tục cần thiết cho việc tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vào
Trường sau các kỳ thi tuyển sinh hệ chính quy hàng năm; Xử lý những trường hợp SV
không đủ các điều kiện và các thủ tục, hồ sơ vào trường; Phối hợp với Phòng Đào tạo ĐH
để xếp ngành, xếp lớp và chỉ định ban cán sự lớp (nếu cần).
- In và gửi phiếu báo điểm, giấy gọi nhập học cho thí sinh, chứng nhận kết quả thi
theo yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ của sinh viên theo phân cấp. Cập nhật và quản lý
dữ liệu, lưu trữ hồ sơ, lý lịch sinh viên, đáp ứng yêu cầu tra cứu, xác minh của các cấp, các
khoa và các đơn vị liên quan.
- Chịu trách nhiệm cấp Sổ tay sinh viên; Thẻ sinh viên, Bảng tên sinh viên và điều
động sinh viên khi có yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm xác nhận, chứng thực các loại giấy giới thiệu và các giấy tờ liên
quan đến sinh viên (trừ kết quả học tập).
- Chịu trách nhiệm tập hợp và đề nghị Nhà trường xét khen thưởng, kỷ luật sinh
viên theo quy chế của Bộ GD&ĐT và các quy định của Trường; Soạn thảo các quyết định
khen thưởng, kỷ luật và các quyết định, quy định có liên quan đến sinh viên để Hiệu
trưởng ký ban hành.
1.4.4. Phòng Đào tạo sau Đại hoc:Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc hoạch định
chiến lược phát triển đào tạo sau đại học (thạc sĩ, tiến sĩ và sau tiến sĩ) của nhà trường.

Quản lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát toàn bộ công tác giảng dạy và học
tập của các loại hình đào tạo sau đại học của trường.
- Cụ thể hoá và triển khai thực hiện các quy định của Bộ Giáo dục - Đào tạo và Đại
học Huế về công tác đào tạo sau đại học.
- Định kỳ xây dựng kế hoạch đào tạo SĐH của trường và quản lý các chương trình
đào tạo SĐH trong toàn trường
- Quản lý kết quả học tập, đánh giá chất lượng đào tạo để đề xuất những thay đổi
nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.
- Phối hợp với các khoa chuyên môn phát triển mới chương trình đào tạo SĐH. Đề
xuất với các đơn vị xây dựng các chương trình liên kết đào tạo với các Đại học trong và
ngoài nước. Chịu trách nhiệm khâu nối và làm các thủ tục cần thiết khác.
- Điều phối hoạt động giảng dạy và quản lý chất lượng giảng dạy tại các Trường có
liên kết đào tạo SĐH.
- Tổ chức phát bằng, cấp chứng chỉ và chứng nhận kết quả học tập của học viên và
NCS.
- Tổ chức quản lý việc biên soạn, in ấn giáo trình, tài liệu giảng dạy nhằm phục vụ
công tác giảng dạy và học tập bậc đào tạo SĐH.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 8
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
- Báo cáo định kỳ với cơ quan chủ quản về Đào tạo sau đại học và những vấn đề
liên quan.
1.4.5. Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục:Tham mưu cho Hiệu trưởng xây
dựng kế hoạch, quy trình hoạt động và tổ chức triển khai công tác khảo thí và đảm bảo chất
lượng giáo dục, đào tạo toàn diện trong Nhà trường; Thực hiện các nghiệp vụ về đảm bảo
chất lượng đào tạo trong Nhà trường theo qui định chung của Bộ Giáo dục & Đào tạo, và
của Trường.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng các mục tiêu, chính sách, quy
trình, quy định và các kế hoạch cụ thể của hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng giáo
dục trong Trường;
- Xây dựng và triển khai kế hoạch hợp tác trong lĩnh vực đảm bảo chất lượng với

các tổ chức có liên quan trong và ngoài nước;
- Xây dựng và trình Hiệu trưởng ký ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác
khảo thí và đảm bảo chất lượng giáo dục trên cơ sở các quy chế của Bộ GD&ĐT. Hướng
dẫn và theo dõi thực hiện các văn bản này tại các đơn vị trong Trường.
- Lập kế hoạch trình Hiệu trưởng quyết định và tổ chức thực hiện các hoạt động
đảm bảo chất lượng giáo dục.
- Tổ chức hoặc phối hợp với các cơ quan, các đơn vị trong và ngoài trường thực
hiện việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về khảo thí, đánh giá và
đảm bảo chất lượng giáo dục cho giáo viên và cán bộ có liên quan đến công tác kiểm định.
- Chủ trì việc thực hiện ba công khai về chất lượng giáo dục của nhà trường.
- Tiếp nhận và xử lý các loại đơn từ, hồ sơ, công văn liên quan đến công tác khảo
thí và đảm bảo chất lượng đào tạo.
1.4.6. Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu cho Hiệu trưởng, và chịu trách nhiệm tổ
chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế và
công tác sở hữu trí tuệ của Trường.
- Tổng hợp các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường. Lập các báo
cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm về tài chính theo yêu cầu của Hiệu trưởng
và cấp trên.
- Phối hợp với tổ Quản trị vật tư Phòng TC-HC theo dõi quản lý các giá trị tài sản,
vật tư thiết bị của Trường. Lập thẻ tài sản và các báo cáo TS hàng quý.
- Phối hợp với phòng Tổ chức Hành chính kiểm kê và thanh lý tài sản theo phân
cấp của Đại học Huế; lập thẻ tài sản.
- Tổng hợp các báo cáo thống kê hàng năm theo yêu cầu của Trường và của các cơ
quan chuyên môn.
- Lập báo cáo lao động thu nhập 6 tháng đầu năm và năm theo yêu cầu của cơ quan
cấp trên.
- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính trình Giám đốc Đại học Huế phê
duyệt, giao dự toán hàng năm.
- Khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của trường.
1.4.7. Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế:Tham mưu cho Hiệu trưởng và

chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ,
hợp tác quốc tế và công tác sở hữu trí tuệ của Trường.
- Chủ động mở rộng hợp tác nghiên cứu với các cơ quan, tổ chức trong nước
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về nghiên cứu khoa học,
chuyển giao công nghệ .
- Tổ chức xây dựng, tham gia đấu thầu, tuyển chọn các đề tài, dự án khoa học công
nghệ trong nước.
- Hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch, thực hiện nghiên cứu khoa học và chuyển
giao công nghệ.
- Phối hợp với phòng Kế hoạch tài chính lập phương án phân bổ, quản lý kinh phí
nghiên cứu khoa học công nghệ.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 9
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
- Giám sát tiến độ thực hiện, tổ chức nghiệm thu, đánh giá kết quả các đề tài, dự án
nghiên cứu khoa học trong nước.
- Lưu trữ hồ sơ các đề tài dự án khoa học công nghệ.
II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng
2.1. Về tạo dựng hình ảnh cơ quan
Trụ sở Trường Đại học Nông Lâm nằm trong khuôn viên khá rộng được xây dựng
từ năm 1983 với diện tích 12008m
2
.
Nhìn chung, cán bộ, giáo viên và lao động có lập trường tư tưởng chính trị vững
vàng, luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật
của Nhà nước. Chủ động xây dựng chương trình công tác, đề xuất phương án giải quyết
các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực mình phụ trách theo đúng
thẩm quyền, trình tự, nguyên tắc và thủ tục hành chính Nhà nước.
Thực hiện nghiêm chỉnh Pháp luật về công chức, viên chức. Hoàn thành nhiệm vụ
theo sự phân công của Lãnh đạo nhà trường, chịu trách nhiệm trước pháp luật, lãnh đạo
Nhà trường về việc thi hành nhiệm vụ của mình.

Cán bộ, giáo viên và lao động chủ động thu thập thông tin, các văn bản chỉ đạo của
cấp trên, theo dõi thống kê các số liệu, lưu trữ các tài liệu, tư liệu có liên quan đến công
việc được phân công để tham mưu, đề xuất giải quyết công việc một cách chính xác, có cơ
sở, đúng pháp luật và phù hợp với thực tiễn tình hình.
Giữ gìn đoàn kết, thống nhất và phối hợp giúp đỡ nhau trong công tác, tăng cường
kỷ cương, kỷ luật trong cơ quan. Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công, quản lý, điều
hành của lãnh đạo. Trong khi thi hành công vụ, công chức, viên chức phải phục tùng sự chỉ
đạo, hướng dẫn của cấp trên.
Xây dựng nếp sống lành mạnh, trung thực, cần kiệm, liêm chính, chí công vô tư.
Nêu cao ý thức phê và tự phê bình trên tinh thần cởi mở, chân thành, đoàn kết, xây dựng và
vì lợi ích chung.
Ý thức làm việc phần lớn tương đối tốt, có trách nhiệm; cán bộ công chức, viên
chức đi làm bảo đảm đúng giờ giấc, nghỉ phép theo đúng quy định; có ý thức chấp hành
nghiêm túc nội quy, quy chế làm việc, đấu tranh chống các biểu hiện tiêu cực trong toàn cơ
quan.
2.2. Về trình độ, phương pháp quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan
Bản thân tôi, qua thời gian công tác tìm hiểu thực tế tại đơn vị nhìn một cách tổng
thể, Trường Đại học Nông Lâm Huế có cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với chức năng
nhiệm vụ được thể hiện cụ thể theo sơ đồ đã nêu trên.
Nhà trường làm việc theo chế độ thủ trưởng, cấp dưới phải tuân thủ sự chỉ đạo,
điều hành của cấp trên; đồng thời phát huy dân chủ, nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ
động phối hợp, đoàn kết, kỷ cương và thống nhất trong thực thi công vụ. Hiệu trưởng có
khả năng nhạy bén trong sử dụng nguồn nhân lực hợp lý, có tầm nhìn chiến lược cho tương
lai; căn cứ vào trình độ chuyên môn, lãnh đạo Nhà trường đã có sự phân công hợp lý cán
bộ, công chức, viên chức làm việc tại các phòng chuyên môn đảm bảo đúng trình độ và
năng lực.
Cán bộ, công chức, viên chức tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công
việc theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác đã đề ra hàng tuần,
tháng, quý, năm.
Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động tại Nhà trường được lãnh đạo quan tâm và

giám sát thường xuyên. Hiệu trưởng chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho các Phó hiệu trưởng,
Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính, Trưởng phòng các đơn vị trực thuộc theo dõi, đôn
đốc thực hiện kế hoạch, chương trình công tác hàng tháng, quý, năm cũng như đột xuất tại
đơn vị.
2.3. Về phong cách giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức
Mối quan hệ làm việc giữa cán bộ, công chức, viên chức trong nhà trường: Là quan
hệ cộng tác, phối hợp, hướng vào mục tiêu chung. Các công chức, viên chức có thể làm
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 10
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
việc trực tiếp với nhau, trao đổi ý kiến, lấy số liệu, đề nghị phối hợp (trừ những vấn đề
thuộc bí mật Nhà nước không được phổ biến, trao đổi rộng rãi với nhiều người).
Mối quan hệ của Nhà trường với cơ quan, công dân và tổ chức: Đối với những công
việc mà công dân và cơ quan tổ chức khác đến liên hệ làm việc; Công chức, viên chức tại
Nhà trường trong giao tiếp luôn giữ thái độ lễ phép, vui vẻ, có thái độ văn minh, lịch sự,
phục vụ tận tình, có trách nhiệm, xử lý giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật,
tuyệt đối không có hiện tượng quan liêu, sách nhiễu, gây phiền hà, hách dịch, cửa quyền.
Về trang phục: Công chức, viên chức khi đến cơ quan làm việc ăn mặc gọn gàng,
lịch sự, thực hiện văn hóa nơi công sở. Vào các ngày lễ, hội nghị đều mặc đồng phục: Nữ
mặc áo dài, nam mặc vest có thắt caravat.
2.4. Về cảnh quan và môi trường làm việc
Trường Đại học Nông Lâm Huế đã xây dựng trong khuôn viên với diện tích 12008
m
2
. Xung quanh trụ sở của Nhà trường với nhiều cây xanh, vườn hoa thoáng mát. Đơn vị đã
đầu tư trong việc lắp đặt hệ thống điện, nước, hệ thống báo cháy tự động nhằm đảm bảo an
toàn cho công tác phòng cháy chữa cháy cũng như bảo quản an toàn giấy tờ, tài liệu cũng như
tài sản của nhà trường.
Về tổ chức, bài trí phòng làm việc: Các phòng được bố trí theo kiểu khép kín, độc
lập. Phòng Tổ chức - Hành chính được bố trí tại tầng 01 rất thuận tiện trong giao dịch, tiếp
xúc với cơ quan, đơn vị cũng như người dân đến liên hệ công tác.

Trang thiết bị tương đối đầy đủ đáp ứng được nhu cầu công việc của các phòng
cũng như công việc giảng dạy của các khoa trực thuộc.
Phương tiện làm việc trong các phòng được bài trí khoa học, hợp lý và đảm bảo
diện tích làm việc thoải mái.
2.5. Công tác đón và tiếp khách
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, hàng năm Trường Đại học Nông Lâm Huế
đã tiếp nhận hàng ngàn sinh viên nhập học và nhiều đoàn khách trong tỉnh, ngoài tỉnh và khách
quốc tế đến liên hệ công tác. Do đó công tác đón và tiếp khách được lãnh đạo Nhà trường rất
quan tâm và chỉ đạo thực hiện.
Mặc dù cơ sở vật chất còn hạn chế nhưng Nhà trường đã có sự bố trí hợp lý tạo
thuận lợi cho khách đến tham quan, học tập và liên hệ công tác.
Phòng khách là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách và cơ quan, là nơi sẽ tạo ra ấn
tượng đầu tiên thường rất sâu đậm cho khách. Khu vực tiếp khách được bố trí những vật
dụng cần thiết cho công tác tiếp khách. Có thể kể ra các trang thiết bị chủ yếu sau:
- Bàn ghế tiếp khách, để khách ngồi đợi.
- Sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác.
- Điện thoại.
- Nội quy cơ quan.
- Lịch làm việc.
- Hoa, chậu cây cảnh, tranh
Khu vực tiếp khách được bố trí ở nơi ra vào chính của cơ quan để khách ra vào dễ
thấy, dễ tìm.
Bên cạnh đó, Nhà trường đã bố trí logo và slogan của cơ quan được đặt phía trên phần
lịch công tác đã tạo được cảm giác sang trọng và chuyên nghiệp.
Công tác vệ sinh cơ quan được dọn dẹp sạch sẽ hàng ngày, không có nước và thức
ăn rơi vãi. Hồ sơ và các vật dụng văn phòng cần được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.
Có rất nhiều khách đến liên hệ công tác với cơ quan. Nhưng trong bài viết này, tôi
phân ra làm 3 loại khách:
Khách liên hệ với cơ quan hằng ngày: liên hệ công tác, nghiên cứu tài liệu…
Khách trong cơ quan: liên hệ công tác giữa các phòng ban, gặp lãnh đạo…

Khách quan trọng: liên hệ kí kết hợp đồng, thanh tra, kiểm tra…
Tất cả khách đến cơ quan đều được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự. Sau
lời chào hỏi ban đầu người lễ tân phải tỏ thái độ quan tâm đến công việc khách cần và chủ
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 11
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
động hỏi để nắm bắt nhu cầu khách.
Khi có những lời phàn nàn của khách, cán bộ Nhà trường luôn giữ thái độ bình tĩnh
và lịch sự, chăm chú nghe lời phàn nàn, bày tỏ thái độ thông cảm với khách, xin lỗi khách,
không bào chữa và tránh tranh luận, cảm ơn khách đã bày tỏ ý kiến, góp ý của mình, giải
thích những việc có thể, báo cáo lại với thủ trưởng hoặc các đơn vị có liên quan để xử lý
kịp thời.
2.6. Đánh giá chung và kiến nghị
Qua tìm hiểu và khảo sát, em thấy rằng công tác Hành chính văn phòng tại Trường
Đại học Nông Lâm Huế được tổ chức rất nghiêm ngặt. Có chế độ giao ban rõ ràng, chặt
chẽ. Chế độ làm việc theo quy chế, các lãnh đạo Nhà trường được quy định rõ ràng về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình Việc thực hiện tốt công tác văn phòng đã
giúp cho hoạt động của Nhà trường tiến hành một cách suôn sẻ, không chồng chéo nhiệm
vụ, công việc giữa các phòng với nhau. Chế độ giao ban chặt chẽ, đi từ thấp đến cao (từ
giao ban tuần, tháng, quý, năm ) đã thắt chặt quy trình công việc thực hiện kế hoạch đã đề
ra, giúp quá trình tiến hành kế hoạch luôn đi đúng hướng, sớm phát hiện ra sai sót trong
quá trình công việc và có quyết định, định hướng giải quyết kịp thời, không gây ảnh hưởng
xấu đến công việc.
2.6.1. Ưu điểm
- Lãnh đạo Nhà trường đã từng bước quan tâm đến việc xây dựng văn hóa công sở
tại đơn vị. Vì vậy, cán bộ, viên chức và Lao động luôn có ý thức làm việc, nhận thức rõ
chức trách của bản thân và luôn có tinh thần đoàn kết, thống nhất cao trong toàn cơ quan;
thực hiện công việc có chất lượng, hiệu quả và hoàn thành tốt nhiệm vụ được cấp trên giao
phó.
- Lãnh đạo Nhà trường biết khai thác, sử dụng tài năng của cán bộ nên phương
pháp quản lý, điều hành, bố trí cán bộ linh hoạt tại các phòng chuyên môn tạo cho Cán bộ,

viên chức và Lao động chuyên một việc nhưng biết nhiều việc.
- Cán bộ, viên chức và lao động có nhận thức cao trong công việc, yêu nghề và có
đạo đức nghề nghiệp tốt, phong cách giao tiếp cũng như tác phong giao tiếp, ứng xử thân
thiện, lịch sự và tôn trọng lẫn nhau; không có thái độ hách dịch, gây khó khăn, phiền hà
cho người dân khi đến liên hệ công tác.
- Được sự quan tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của lãnh đạo Đại học Huế nên
môi trường làm việc của Nhà trường tương đối rộng rãi, thoáng mát; phương tiện, trang
thiết bị tại các phòng làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo thực hiện công việc có hiệu quả
và chất lượng.
2.6.2. Nhược điểm
- Bên cạnh những ưu điểm, qua quá trình khảo sát bản thân tôi nhận thấy một số
nhược điểm trong văn hóa công sở của Trường Đại học Nông Lâm Huế, cụ thể như sau:
- Đơn vị chưa ban hành Quy chế văn hóa công sở riêng mà chỉ vận dụng trong quy
chế làm việc một cách chung chung nên nội dung của quy chế chưa được đầy đủ cụ thể và
rõ ràng.
- Chất lượng đội ngũ cán bộ,viên chức và Lao động chưa đồng đều, một số công
chức, viên chức làm việc đôi lúc còn bị động. Một số cán bộ, viên chức và Lao động còn
vô tâm, đi làm muộn, về sớm; đùn đẩy trách nhiệm trong công việc được giao.
- Một số cán bộ, viên chức và Lao động nữ đôi lúc đi làm còn mặc quần jean, áo
thun khi đến công sở; một số cán bộ, viên chức và Lao động nam đến cơ quan còn hút
thuốc tại trụ sở làm việc.
2.6.3. Kiến nghị
- Nhà trường cần sớm xây dựng và ban hành Quy chế văn hóa công sở của đơn vị
nhằm cụ thể hóa các nội dung cơ bản về văn hóa công sở mang tính đặc thù riêng.
- Cán bộ, công chức, viên chức cần nâng cao hơn nữa nhận thức về văn hóa công sở
để từ đó hoàn thiện được bản thân đồng thời xây dựng được lề lối làm việc chuẩn mực.
- Lãnh đạo Nhà trường cần tăng cường kiểm tra, kiểm soát cán bộ, công chức, viên
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 12
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
chức như: đi làm, đi họp có đúng giờ không?, ăn mặc áo quần lịch sự và đúng theo quy

định không?, sử dụng trang thiết bị như thế nào?
- Cần có chế tài thích hợp đối với cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên vi
phạm những nội dung trong quy chế, đồng thời khen thưởng và khích lệ động viên những
cá nhân thực hiện tốt nội quy, quy chế.
- Hàng năm, Đơn vị cần tổ chức các buổi tọa đàm để trao đổi những vấn đề cụ thể
về văn hóa công sở.
- Tăng cường cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia học các lớp ngắn hạn về
kỹ năng giao tiếp công vụ.
III. Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách
Trường Đại học Nông Lâm Huế là một đơn vị hoạt động về công tác giáo dục và
đào tạo trực thuộc Đại học Huế, với tổng số cán bộ văn thư 01 biên chế. Ngoài ra các
phòng, khoa chuyên môn đều có phân công một cán bộ quản lý công tác văn thư, hồ sơ tài
liệu của phòng, khoa. Sự bố trí này là phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của Nhà
trường, đảm bảo tính chặt chẽ trong công tác văn thư và quản lý văn bản của cơ quan.
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Phòng Tổ chức - Hành chính với mục
đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu
cầu thực tế của Nhà trường, công tác văn thư được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của
lãnh đạo; cán bộ, công chức của Nhà trường đã làm tốt công tác này.
Trong quá trình hoạt động Nhà trường thường xuyên quan tâm chỉ đạo ban hành
các văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan như: Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ, Công văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào
lưu trữ cơ quan, kế hoạch thu nhận tài liệu vào lưu trữ hện hành… Cuối mỗi năm hoạt
động, Nhà trường thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ
quan nhằm đánh giá và đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác
văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt động
của cơ quan .
- Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác văn thư của Nhà trường đã được tổ chức
thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự
kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, củng như cán bộ công chức
trong cơ quan nhiều hơn.

Do tính chất là đơn vị giáo dục và đào tạo nên nhà trường rất quan tâm đến việc đào
tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư của cơ quan, cử cán bộ văn
thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh.
Văn thư của Nhà trường bố trí ở gần cửa ra vào, được trang bị đầy đủ các thiết bị
cần thiết để tiến hành chuyên môn, với một bàn làm việc, trên bàn có một máy điện thoại,
máy fax, máy Scan… đây là phương tiện thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh nhất, là
cầu nối thông tin giữa cán bộ văn thư với lãnh đạo cơ quan.
Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Phòng Hành chính
Về trang thiết bị làm việc của Phòng Hành chính gồm: 03 máy vi tính, 02 tủ đựng
hồ sơ, 01 máy in, 01 máy photocopy, 01 máy lạnh; các máy vi tính đều được kết nối mạng
lan và mạng internet; các trang thiết bị làm việc được bố trí một cách khoa học thuận tiện
cho quá trình làm việc của các cán bộ trong phòng.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 13
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
IV. Quản lý văn bản
4.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư
Công tác văn thư có vị trí hết sức quan trọng hoạt động của cơ quan, tổ chức nói
chung và cơ quan hành chính Nhà nước nói riêng. Đặc biệt, Việt Nam là một nước đang
trong quá trình phát triển hội nhập với thế giới thì công tác văn thư lại càng cần thiết và
quan trọng. Công tác văn thư cung cấp thông tin chủ yếu cho hoạt động của cơ quan. Vì
vậy, mỗi cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển được thì không thể thiếu công tác văn
thư.
Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói
chung, nâng cao hiệu lực, hiểu quả, hoạt động quản lý của hệ thống hành chính Nhà nước nói
riêng. Bởi lẽ làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin trong suốt, chính xác, kịp thời
cho hoạt động quản lý của cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt
như: Tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, soạn thảo văn
bản đảm bảo chất lượng, đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ, lập hồ sơ hiện
hành được hợp lý, các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu
quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nới riêng và hoạt động quản lý Nhà nước nói chung.

Công tác văn thư của Trường Đại học Nông Lâm Huế: Tất cả công văn đến và công
văn đi của các đơn vị gửi đến đều phải đăng ký thống nhất ở bộ phận văn thư. Cán bộ văn thư
chỉ trình lãnh đạo những công văn đã đăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn đi và
đến đã đăng ký tại bộ phận văn thư.
- Đối với công văn đến: Cán bộ văn thư có nhiệm vụ bóc bì (trừ bì có đóng dấu
Mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C) và bì gửi đích danh hoặc ghi rõ: “Chỉ người có tên
trên bì mới được bóc” phải chuyển cả bì), làm thủ tục đăng ký tất cả công văn đến (kể cả
công văn không được bóc bì), sau đó chuyển cho Hiệu trưởng. Đối với đơn, thư khiếu tố
nặc danh… người có trách nhiệm bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm vào thư.
- Đối với công văn đi: Cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, đăng
ký vào sổ công văn đi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng các phụ lục kèm thư (nếu có),
gửi công văn theo địa chỉ đăng ký. Ngoài một bản lưu tại cán bộ văn thư, cán bộ soạn thảo
phải lưu một bản chính ở hồ sơ công việc. Công văn đi phải được chuyển kịp thời trong
ngày. Những văn bản có đóng dấu “ Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được chuyển
ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi trên phong
bì. Số đăng ký công văn đến và số đăng ký công văn đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số
01 cho công văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn
cuối cùng của ngày làm việc cuối năm.
- Nhận xét ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Hệ thống quản lý về công tác văn thư rất chặt chẽ. Lãnh đạo Nhà
trường trang bị cơ sở vật chất cho bộ phận văn thư khá đầy đủ: Máy tính, Máy photocopy,
máy in, máy Fax, máy điện thoại, máy Scan…; đã nhận thức được tầm quan trọng về công
tác văn thư, việc quản lý văn bản đi, đến đã đi vào nề nếp.
+ Nhược điểm: Cơ sở vật chất đầy đủ nhưng còn hạn chế về nhân lực, nên rất khó
khăn trong việc phân công từng mảng công việc cho cán bộ; việc đào tạo cán bộ không
đúng chuyên ngành nên trong việc soạn thảo văn bản còn gặp không ít khó khăn, việc sử
dụng con dấu chưa đúng quy định; về thể thức văn bản đi chưa thống nhất, chưa tuân thủ
theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 9/01/2011 của Bộ Nội vụ, trong văn bản gửi cấp
trên sử dụng một số từ không đúng với văn phòng hành chính, sử dụng số công văn không
theo thứ tự ngày, tháng, nhất là các văn bản xác minh hóa đơn, chứng từ thường là trùng

hoặc không số…
4.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Nông Lâm Huế được thực
hiện theo đúng các quy trình thủ tục ban hành một văn bản do Nhà nước quy định. Văn bản
được ban hành đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp
giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước. Cụ thể
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 14
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
quy trình soạn thảo văn bản của Văn phòng như sau:
4.2.1. Văn bản của Nhà trường ban hành
Sơ đồ: Văn bản do Nhà trường ban hành
- Bước 1: Theo chức năng nhiệm vụ, chương trình công tác của Nhà trường các
chuyên viên tiến hành thu thập các thông tin và soạn thảo các văn bản được phân công.
- Bước 2: Trình lãnh đạo phòng kiểm tra nội dung và thể thức văn bản, ký duyệt nội
dung văn bản.
- Bước 3: Trình Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính kiểm tra thể thức và nội dung
văn bản và ký duyệt thể thức văn bản.
- Bước 5: Trình Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt.
- Bước 6: Chuyên viên chuyển xuống bộ phận văn thư để lấy số và đăng ký vào sổ
văn bản đi; nhân bản văn bản theo đúng số lượng.
- Bước 7: Văn thư đóng dấu vào văn bản, Chuyên viên soạn thảo văn bản đó có
nhiệm vụ phối hợp với cán bộ văn thư để làm các thủ tục phát hành văn bản một cách
nhanh chóng và kịp thời.
- Bước 8: Văn thư đóng dấu bản gốc và lưu trữ theo đúng quy định.
4.3. Quản lý văn bản đến
Việc quản lý văn bản đi, đến tại Nhà trường được thực hiện theo quy định tại Công
văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến.
Trường Đại học Nông Lâm Huế thường tiếp nhận các văn bản đến của các cơ quan
Nhà nước như: Bộ Giáo dục và Đào tạo; Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Đại học

Huế; UBND tỉnh Thừa Thiên Huế; Sở Nội vụ; UBND thành phố Huế; Phòng Nội vụ thành
phố Huế; thị xã và các huyện…
Nhà trường hiện đang thực hiện đăng ký văn bản bằng việc thực hiện cách truyền
thống là đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến bằng việc ghi bằng tay. Văn bản đến sau khi
có ý kiến chỉ đạo, phân phối của lãnh đạo thì cán bộ văn thư sẽ chuyển giao văn bản cho
chuyên viên triển khai thực hiện và tiến hành lập hồ sơ công việc. Ngoài ra, vào đầu tháng
3/2012Đại học Huế đã trang bị cho tất cả các trường Đại học thuộc Đại học Huế phần mềm
“Quản lý văn bản và điều hành” và hiện nay Nhà trường đang tiến hành song song giữa
việc quản lý văn bản đến theo phương pháp thủ công với ứng dụng phần mềm và dần tiến
tới áp dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi đến và lập hồ sơ trên môi
trường mạng.
Quy trình giải quyết văn bản đến:
- Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
+ Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thư gửi đến cơ quan.
+ Đối với văn bản gửi đích danh tên cá nhân thì văn thư sẽ chuyển thẳng cá nhân
đó.
+ Đối với phiếu khai thác tài liệu lưu trữ thì văn thư sẽ chuyển thẳng đến bộ phận
khai thác, ghi vào sổ bàn giao công văn.
+ Bộ phận Văn thư ngay sau khi nhận được văn bản đến, kiểm tra địa chỉ gửi văn
bản và nơi nhận, bóc bì; đóng dấu “Công văn đến” vào góc phía trái ngay dưới phần số ký
hiệu hoặc trích yếu của trang đầu văn bản đến; ghi số đến, ngày đến vào khung dấu “công
văn đến”.
+ Đối với những bì thư đến có ký hiệu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, không bóc
bì, chỉ đăng ký vào sổ theo số công văn ghi ngoài phong bì và chuyển đến người có trách
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 15
Chuyên viên
soạn thảo VB
Lãnh đạo
phòng
Phòng Tổ

chức - HC
chính
Hiệu trưởng
Văn thư
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
nhiệm xử lý. Văn bản có độ “mật” sau khi được xử lý xong, được quản lý theo đúng quy
định.
+ Đối với các văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, văn thư bóc bì và
chuyển ngay đến lãnh đạo cơ quan.
+ Đối với những văn bản đến thông thường, hàng ngày bộ phận văn thư trình Lãnh
đạo Sở xử lý 02 lần/ngày.
- Bước 2: Ý kiến đề xuất của Phòng Tổ chức - Hành chính: Các văn bản do văn thư
chuyển đến, lãnh đạo Phòng Tổ chức - Hành chính xem xét những văn bản thuộc phạm vi,
thẩm quyền được phân cấp và đề xuất cho lãnh đạo theo lĩnh vực quản lý ngay trong ngày.
- Bước 3: Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng sẽ chuyển lại
cho văn thư để cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đến, lấy số đến, ngày tháng văn bản đến
và chuyển đến cho lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo.
- Bước 4: Văn thư trình văn bản đến cho lãnh đạo Nhà trường xem xét, cho ý kiến
giải quyết.
- Bước 5: Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận chuyên môn.
- Bước 6: Theo dõi xử lý và đô đốc việc giải quyết văn bản đến: Sau khi tiếp nhận
văn bản đến từ phòng Tổ chức - Hành chính, Lãnh đạo các đơn vị giải quyết theo ý kiến
chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà trường tại phiếu giải quyết văn bản đến; Cán bộ công chức được
phân công giải quyết văn bản đến đọc kỹ nội dung phải trả lời, căn cứ ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo và văn bản liên quan để soạn thảo văn bản giải quyết đúng nội dung và thời gian
quy định.
Căn cứ nội dung văn bản đến, lãnh đạo cơ quan xem xét ghi ý kiến chỉ đạo, căn cứ
chức năng nhiệm vụ của từng ban chuyên môn để thực hiện.
4.4. Việc quản lí và sử dụng con dấu
Các loại con dấu mà Trường Đại học Nông Lâm sử dụng: Dấu trường, dấu chức

vụ, dấu họ tên, dấu đến, dấu chứng thực và các loại con dấu khác.
- Quản lí con dấu: Tại Trường Đại học Nông Lâm việc quản lí và sử dụng con dấu
rất cẩn thận, có hộp đựng riêng để quản lý và có khóa cẩn thận. Tất cả các con dấu của Nhà
trường điều tập trung tại văn thư của Nhà trường quản lý chặt chẽ, do cán bộ văn thư trực
tiếp đóng dấu và bảo quản con dấu Nhà trường theo quy định của Nhà nước.
- Sử dụng con dấu: Nhà trường sử dụng các loại con dấu sau dấu văn phòng, dấu
họ tên, dấu chức vụ, dấu đến và các loại con dấu khác.
- Nguyên tắc đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng
mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái. Với các phụ lục kèm theo văn bản dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một
phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Đóng dấu mức độ khẩn, mật.
- Nhận xét ưu điểm, nhược điểm:
+ Về ưu điểm: Con dấu được cán bộ văn thư bảo quản trong hộp cẩn thận, tránh
thất lạc
+ Về nhược điểm: Cán bộ văn thư chưa thực hệt hết một số quy trình của Nhà
nước đưa ra về cách đóng dấu…
V. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức sắp xếp công
văn, giấy tờ có hệ thống và khoa học, giúp mỗi cơ quan quản lý toàn bộ công việc, tài liệu
của cơ quan và giúp cho việc tra tìm tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác; giúp
cho lãnh đạo quản lý được toàn bộ nội dung công việc trong cơ quan, phân loại giấy tờ
trong cơ quan đơn vị một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, chọn ra
được những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh bỏ sót, thất lạc những hồ sơ
có giá trị và giữ những giấy tờ hết giá trị, không cần thiết.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 16
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Hiện nay, Công tác lập hồ sơ tại Trường Đại học Nông Lâm đang được thực hiện

theo các văn bản sau:
- Chương III mục 3 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành
bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan.
- Công văn số 02/CV-TTLT ngày 23/02/2004 của Trung tâm lưu trữ tỉnh Thừa
Thiên Huế về hướng dẫn lập hồ sơ công việc.
5.1. Trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
- Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra,
đôn đốc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan,
trực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ tham mưu cho Hiệu trưởng, trưởng phòng Tổ chức -
Hành chính về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên
chức trong cơ quan, tổ chức.
- Mỗi phòng, kho, cá nhân phải lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của mình. Cán
bộ phụ trách và cán bộ phần hành được giao nhiệm vụ theo dõi và giải quyết công việc có
trách nhiệm lập hồ sơ những việc mà mình được phân công phụ trách theo dõi, giải quyết.
5.2. Nội dung công tác lập hồ sơ hiện hành
5.2.1. Xây dựng Danh mục hồ sơ
- Hàng năm, phòng Tổ chức - Hành chính xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của
Trường (trước ngày 15 tháng 11).
- Tổ chức lấy ý kiến của các phòng, khoa, cá nhân có liên quan về bản dự thảo
Danh mục hồ sơ (hoàn thành trước ngày 30 tháng 11).
- Hoàn chỉnh dự thảo Danh mục hồ sơ (ngày 05 tháng 12).
- Trình Hiệu trưởng trưởng ký và ban hành Danh mục hồ sơ (thời gian hoàn thành
ngày 10 tháng 12)
- Triển khai Danh mục hồ sơ cho toàn bộ cơ quan (thời gian hoàn thành 20/12).
- Áp dụng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức bắt đầu từ 00 giờ 00 ngày 01 tháng
01 năm sau.

5.2.2. Trình tự các bước lập hồ sơ
Bước 1: Mở hồ sơ
- Phòng Tổ chức - Hành chính cấp phát bìa hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức
để mở hồ sơ.
- Cán bộ, công chức, viên chức ghi đầy đủ các thông tin lên bìa hồ sơ (như tên cơ
quan, tổ chức, tên đơn vị, số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ).
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản đươc viết bằng bút chì, khi kết
thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức
phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ.
- Cán bộ, công chức, viên chức thu thập kịp thời, đầy đủ tài liệu hình thành trong
quá trình giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ.
- Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tài liệu dễ
bị thất lạc (như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo
hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình…). Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay
những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải
quyết vào hồ sơ.
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ kết thúc. Để hoàn chỉnh hồ sơ về công
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 17
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm:
- Thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. Đối với những hồ
sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều nên chia thành các tập, đơn vị bảo quản một cách hợp
lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
- Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã có
bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo văn bản về
những vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý kiến tham gia khác

nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.
- Kiểm tra, chỉnh sữa thời hạn bảo quản của hồ sơ theo quy định tại Thông tư
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải sắp
xếp khoa học, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải
quyết công việc trong thực tế. Tùy vào tình hình thực tế của các cơ quan, tổ chức và mỗi loại
công việc, hồ sơ để sắp xếp cho hợp lý:
- Những tài liệu có khổ giấy lớn phải gấp lại theo kích thước chung của khổ giấy trong
hồ sơ. Đối với tài liệu ghi âm, băng hình phải có chế độ bảo quản riêng và ghi chú thích vào hồ
sơ, khi nộp tài liệu phải nộp kèm theo hồ sơ.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù
hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong danh mục.
d) Biên mục hồ sơ:
- Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài
liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh
bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch
đi và đánh lại ở bên cạnh; Đối với những tờ đã bị bỏ sót thì đánh số trùng với số của tờ
trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự a,b,c ở sau (ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không
đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b). Số lượng tờ tài liệu
có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của
hồ sơ đó.
- Viết mục lục văn bản: Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ
vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ
sơ.
- Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu
được in riêng) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ
kết thúc. Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với
những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm
trở lên).

- Viết bìa hồ sơ: Ghi các thông tin tên phông, tên cơ quan, đơn vị; tiêu đề hồ sơ;
thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo
quản lên bìa hồ sơ.
Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch sẽ và đúng chính tả; Chỉ được viết tắt những từ
đã quy định trong bảng chữ viết tắt; Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc và
biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi và giải quyết.
* Nhận xét:
- Ưu điểm: Lãnh đạo Nhà trường đã đánh giá đúng vai trò và vị trí của công tác lập
hồ sơ trong quá trình hoạt động của cơ quan, từ đó đã có những văn bản, nhắc nhở, đôn
đốc các cán bộ, công chức viên chức trong Nhà trường thực hiện một cách nghiêm túc.
- Nhược điểm: Bên cạnh những cán bộ thực hiện tốt công tác này thì vẫn còn một
số cán bộ làm chưa tốt do chưa có tâm huyết đối với công tác này dẫn đến những hồ sơ của
những cán bộ này là không cao.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 18
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Phần II
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Tài liệu lưu trữ là những tài
liệu đã kết thúc công việc ở văn thư cơ quan; là những tài liệu được lập hồ sơ và tập trung
bảo quản tại các kho lưu trữ của trường.
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức
của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công
tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn
bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế
hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.

Đối với Trường Đại học nông Lâm là một đơn vị nhỏ nên không thành lập tổ,
phòng lưu trữ mà công tác lưu trữ của Nhà trường do phòng Tổ chức - Hành chính Chịu
trách nhiệm chính trong việc tham mưu cho Hiệu trưởng các biện pháp quản lý tốt tài liệu
lưu trữ của Nhà trường, phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ
chỉnh lý, xắp xếp các tài liệu tại kho lưu trữ hiện hành của Nhà trường.
Các cán bộ, công chức, viên chức đang đảm nhận công việc văn thư, lưu trữ ở Nhà
trường đều đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
Tại Trường Đại học Nông Lâm, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết
bị phục vụ cho công tác bảo quản tài rất được lãnh đạo nhà trường quan tâm.
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật
của ngành lưu trữ. Để thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ thì Nhà
trường đã áp dụng trực tiếp các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của trung ương mà không ban
hành thêm các văn bản hướng dẫn trong nội bộ Nhà trường ngoài các văn bản như: Quy chế
văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ.
Lãnh đạo Nhà trường thường xuyên có những kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc, khen
thưởng cho các cán bộ làm tốt công tác này.
II. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan
Trường Đại học Nông Lâm là đơn vị quản lý nhà nước về công tác giáo dục và đào
tạo nên thành phần và nội dung của tài liệu bao gồm những tài liệu được hình thành trong
quá trình hoạt động của Nhà trường, cụ thể:
- Các tài liệu hướng dẫn chỉ đạo về công tác đào tạo của Đại học Huế và Bộ Giáo
dục và Đào tạo ban hành.
- Các Kế hoạch, Chương trình, Đề án về công tác giáo dục và đào tạo.
- Các báo cáo về tình hình công tác hoạt động cảu nhà trường.
- Tài liệu về công tác đào tạo, bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ; ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ
- Tài liệu về giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật.
- Tài liệu các cuộc họp, thảo luận và hội thảo khoa học về chuyên môn nghiệp vụ

của Nhà trường.
- Tài liệu về báo cáo thống kê định kỳ.
- Tài liệu về việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và
các chính sách, chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc Nhà trường theo quy định.
- Hồ sơ dề nghị xét kỷ niệm chương của ngành; công tác cải cách hành chính.
- Tài liệu về công tác tài chính kế toán, đảng, đoàn.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 19
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
III. Công tác chỉnh lý tà liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu trong lưu trữ theo một phương án
phân loại quan trọng. Đây là khâu quan trọng nhất của lưu trữ, đó là bước chuyển mình của
tài liệu từ nguồn trở thành tài liệu lưu trữ. Công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có
kiến thức chuyên môn, được đào tạo cơ bản, có kinh nghiệm nghề nghiệp thì mới đảm bảo
yêu cầu. Là bước cuối cùng hoàn thành hồ sơ tài liệu của cơ quan, nên được tiến hành cẩn
thận, đúng kỹ thuật, chính xác cao.
Với các tài liệu lưu trữ, hàng năm cơ quan đều lập kế hoạch chỉnh lý, nhưng tài liệu
cũng chỉ mới được phân loại xác định giá trị tài liệu ở mức sơ bộ, từ những kinh nghiệm đã
được học tập, vận dụng công tác chỉnh lý tài liệu vào công việc thực tiễn ở địa phương.
Căn cứ vào tài liệu của cơ quan, vì số lượng tài liệu hàng năm không nhiều, việc chỉnh lý
tài liệu được tiến hành chọn: Thời gian- mặt hoạt động.
Quy trình chỉnh lý được tiến hành theo các bước sau:
- Phân loại tài liệu.
+ Phân loại tài liệu thành từng nhóm lớn
+ Từ nhóm lớn phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ theo từng năm
+ Từ các nhóm nhỏ theo năm chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn phân theo tên
loại văn bản.
- Lập hồ sơ.
Là công việc quan trọng nhất của công tác chỉnh lý tài liệu. Sau khi sắp xếp các loại
văn bản thành từng tập thì văn thư tiến hành kiểm tra lại lần nữa đảm bảo độ chính xác

tránh nhầm lẫn tài liệu. Những văn bản không thuộc phông chỉnh lý như giấy mời họp,
thông báo chữ ký… thì để thành một cặp riêng. Kết thúc công việc này thì mỗi nhóm nhỏ
là một hồ sơ, các tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành văn
bản. Trường hợp một số hồ sơ mà có quá nhiều văn bản, quá dày thì phải phân chia thành
các tập cho phù hợp nhưng số thứ tự đánh từ tập đầu cho đến tập cuối cùng.
- Biên mục hồ sơ.
+ Đánh số tờ,
+ Viết mục lục văn bản,
+ Viết chứng từ kết thúc,
+ Viết bìa hồ sơ.
- Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp.
- Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ.
IV. Giao nộp tài liệu vào các kho lưu trữ
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định
nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những
tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung
nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy
định hiện hành của Nhà nước.
Hồ sơ lưu trữ là tài sản Quốc gia, mà trực tiếp của cơ quan sinh ra và quản lý tài
liệu đó. Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách trung thực tình hình phát triển kinh tế xã hội, an
ninh quốc phòng và các lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó việc lưu trữ.
Lưu trữ cơ quan là nơi lưu giữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ thuộc phông lưu trữ cơ quan. Vì vậy, thành phần tài liệu của lưu trữ cơ quan phải phản
ánh đúng và đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những hoạt động
cơ bản của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu
sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Đây

là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 20
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
- Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn
bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, Sau
một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban,đơn vị trong quá
trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc
được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập
hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn.
IV. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu
Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ
cho cơ quan, các ban, ngành, cá nhân có liên quan giải quyết công việc theo nhiệm vụ được
giao. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục
tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, nhằm biến các thông tin cũ thành tư liệu bổ ích để phục vụ
yêu cầu công việc hiện tại.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu luôn được lãnh đạo cơ quan quan tâm chú trọng
nhằm phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của cơ quan, nhờ có tài liệu lưu trữ mà sinh viên thực
tập có tư liệu để nghiên cứu tra tìm để hoàn thành báo cáo thực tập Tốt nghiệp. Tài liệu lưu trữ
còn có tác dụng phục vụ cho việc xây dựng chủ trương, xây dựng đề án, kế hoạch phát triển
kinh tế, văn hóa xã hội, củng cố an ninh quốc phòng, giải quyết chế độ chính sách cho đối
tượng người có công, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ quan Nhà nước cấp trên.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được cơ quan tổ chức dưới nhiều hình thức
như: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc, công bố, giới thiệu tài liệu, cấp bản sao và chứng thực
tài liệu lưu trữ. Tất cả tài liệu khi tổ chức cá nhân có nhu cầu nghiên cứu khai thác đều
được cán bộ văn thư lưu trữ vào sổ đăng ký và giao nhận đầy đủ.
V. Tình hình bảo quản tài liệu
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa
đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất

mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy,
chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng kho lưu trữ, việc nghiên cứu sử dụng chúng
phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử
dụng tùy tiện.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó
chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài
liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.
Bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ công tác
lưu trữ, nếu bảo quản tài liệu lưu trữ mà không được làm tốt thì sẽ dẫn đến hệ quả là không
có tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, sử dụng vào các mục đích phục vụ hoạt động của con
người, vì mục đích cuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa ra để con người khai
thác sử dụng vào những hoạt động của thực tiễn, chứ không phải là bảo quản cho tốt là
được. Trong bảo quản tài liệu chỉ cần lơ là một khâu nghiệp vụ thôi thì hậu quả khó lường,
và nếu để những sai lầm xảy ra thì không thể có cơ hội sửa chữa, sẽ làm mất đi nguồn tài
liệu lưu trữ quý giá - di sản của dân tộc. Chính vì tầm quan trọng của Bảo quản tài liệu lưu
trữ như vậy, nên công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ đã được Nhà nước quy định tại khoản 1,
Điều 17 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia: "Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn
trong kho lưu trữ" và để cụ thể hóa vấn đề này, tại Điều 14 Nghị định 111/NĐ-CP ngày
8/4/2004 đã quy định chi tiết về công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ . Đây chính là thể hiện
sự quan tâm của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác. Bảo quản liệu lưu trữ, nhất là trong
thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay.
Ngoài ra cơ quan còn lưu trữ các văn bản đến của các cơ quan cấp trên, của các đơn
vị khác gửi đến có giá trị nộp lưu.
VI. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ,
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 21
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
yêu cầu bắt buộc cho công tác lưu trữ trong thời đại ngày nay.
Qua quá trình nghiên cứu Quy chế văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nông Lâm
Huế, cũng như quá trình tìm hiểu thực tiễn công tác lưu trữ, và tiến hành thực hành một số

công việc trong lưu trữ em đã nhận thấy rằng: công tác lưu trữ tạiTrường Đại học Nông
Lâm Huế rất được quan tâm. Điều đó được thể hiện ở chổ: Quy chế văn thư, lưu trữ đã quy
định khá cụ thể và chính xác yêu cầu trong thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan(từ: Thu
thập tài liệu vào lưu trữ, chế độ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ,chỉnh lý hồ sơ tài liệu )
cho đến những vấn đề liên quan đến lưu trữ (như: kinh phí hoạt động lưu trữ, trách nhiệm
và quyền hạn của cán bộ công chức làm lưu trữ, ). việc thực hiện công tác lưu trữ đã
khẳng định hơn sự quan tâm của Lãnh đạo nhà trường đối với công tác này. Từ trong thực
tiễn tìm hiểu và thực hành một số khâu trong công tác lưu trữ em thấy được rằng Nhà
trường đã thực hiện tốt công tác lưu trữ tại cơ quan mình theo quy định về công tác lưu trữ
của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia của Chính phủ ban hành tại Nghị định số 111/2004/NĐ-
CP ngày 08/4/2004. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tốt, đúng kỹ thuật, được sắp xếp một
cách khoa học đảm bảo tốt nhất việc bảo quản cũng như khai thác tài liệu lưu trữ một cách
hiệu quả nhất.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 22
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
I. Kết quả cụ thể những công việc đã làm và những mặt hạn chế:
Trong suốt quá trình thực tập tại Trường Đại học Nông Lâm Huế em đã nghiên cứu, tìm
hiểu và đã thu được kết quả tốt trong việc thực tập của mình, cụ thể:
1.1. Về công tác Văn phòng:
- Trường Đại học Nông Lâm Huế là một cơ quan nhà nước quản lý nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ thuộc Đại học Huế nên công tác văn phòng được vạch ra và thực
hiện một cách khá quy củ, không chồng chéo và có cơ cấu tổ chức khá ổn định;
- Hoạt động của toàn cơ quan được quy định cụ thể tại Quy chế hoạt động đã đề ra,
trong quá trình hoạt động được sự giúp đỡ trực tiếp của UBND tỉnh, Đại học Huế nên mọi
hoạt động của Nhà trường diễn ra rất thuận lợi.
- Các cán bộ thuộc các bộ phận chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có
khả năng nghiên cứu, dự thảo, giải quyết công việc theo đúng chuyên môn và yêu cầu của
cấp trên; Được trang bị phòng óc, có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để giải quyết công

việc của mình một cách thuận lợi và nhanh chóng; áp dụng nhiều chương trình công nghệ
thông tin phù hợp vào các lĩnh vực công việc.
1.2. Về công tác văn thư:
- Nhà trường đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ; thiết lập được quy trình soạn
thảo, phê duyệt, ban hành văn bản. Hàng năm nhà trường đã tạo điều kiện cho cán bộ trong
cơ quan tham gia các lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cũng như tham gia cá buổi hội
thảo về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và các lớp do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
tổ chức;
- Trang thiết bị của cơ quan hiện đại, đầy đủ đáp ứng được tất cả các nhu cầu của
công tác văn thư; việc tổ chức và quản lý công văn giấy tờ của cơ quan tương đối chặc chẽ,
đặc biệt đã sử dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý công văn đi, công văn đến;
- Công văn phát hành hằng năm đúng theo quy trình, thể thức của luật định.
1.3. Công tác lưu trữ:
- Xây dựng kho chuyên dụng và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ được trang
bị khá đầy đủ, hiện đại. Hằng năm tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác lưu trữ đi học các
lớp bồi dưỡng công tác lưu trữ.
- Phần mềm Lưu trữ đang được xúc tiến hoàn thành nhằm phục vụ tốt hơn cho công
tác lưu trữ tại Nhà trường.
II. Kết quả cụ thể của sinh viên trong quá trình Thực tập:
Trong quá trình thực tập tại Trường Đại học Nông Lâm Huế với là một cán bộ được
cơ quan cử đi học và thực tập tại cơ quan mình đang công tác thì ngoài việc thực hành các
nội dung của đợt thực tập thì em còn phải làm các nhiệm vụ chuyên môn của mình tại
Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, sau đây là một số hoạt động cụ thể trong quá trình
thực tập:
- Đối với công tác văn phòng, em đã tìm hiểu và nắm được một số công việc như:
Phát thảo sơ đồ bố trí phòng làm việc tại nơi mình thực tập tại địa chỉ số 102 đường Phùng
Hưng, thành phố Huế; nắm được quy chế làm việc và lịch giao ban; thống kê cơ cấu tổ
chức nhân sự Nhà trường, tham gia tiếp khách, lễ tân…
- Đối với công tác văn thư, bên cạnh việc tìm hiểu quy chế văn thư, lưu trữ của Nhà
trường thì em đã làm được những công việc cụ thể sau: thực hiện các nghiệp vụ văn thư

như bóc bì công văn, bỏ văn bản vào bì, ngoài ra em còn thiết lập được quy trình xử lý
công văn đi – công văn đến, thống kê số lượng công văn đến và công văn đi tại Nhà trường
trong năm 2010, 2011 và 6 tháng đầu năm 2012.
- Đối với công tác lưu trữ, em đã nghiên cứu tìm hiểu và làm được những công việc
sau: Sắp xếp và ghi nhãn cho tài liệu trong kho ; làm vệ sinh kho; Biên soạn bảng lịch sử đơn
vị hình thành phông và lịch sử phông Trường Đại học Nông Lâm Huế; thành lập được phương
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 23
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
án phân loại tài liệu tại nhà trường…
2.1. Những mặt còn hạn chế: Bên cạnh những mặt đạt được như đã kể trên, trong
suốt quá trình thực tập em cũng đã rút ra được những mặt còn hạn chế trong một số vấn đề
mà mình tiến hành thực tập, cụ thể:
2.2.1. Đối với công tác văn phòng:
Trụ sở của Nhà trường rất rộng nên khi khách đến liên lạc với cơ quan thường phải
đi xa gây ra một số khó khăn trong việc việc tiếp khách cũng như giải quyết công việc.
2.2.2. Đối với công tác văn thư:
Đội ngũ văn thư tại các phòng, khoa phần lớn chưa qua lớp đào tạo cơ bản về văn
thư; Việc phân công giải quyết công văn đến – đi giữa các cán bộ văn thư chuyên trách tại
bộ phận văn thư chuyên trách chưa thật sự rạch ròi;
2.2.3. Đối với công tác Lưu trữ:
Tình trạng tồn đọng ở các Phòng, khoa vẫn còn; chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
hiện hành chưa được tiến hành thường xuyên;
2.2.4. Những mặt hạn chế của sinh viên trong quá trình thực tập:
- Trong quá trình thực tập việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan
còn chiếm thời gian tương đối nhiều so với thực hiện các nhiệm vụ của sinh viên thực tập
(do là cán bộ của cơ quan); Nội dung chủ yếu của quá trình thực tập là về công tác văn thư,
lưu trữ, chưa tìm hiểu sâu về công tác văn phòng;
- Nhóm thực tập đã mắc một số sai lầm nhỏ trong công tác thực hành dán nhãn, sắp
xếp cặp hộp lên giá.
- Một số hồ sơ trong kho vẫn còn chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh; chưa lập được Danh

mục nguồn nộp lưu; chưa thiết lập được danh mục nguồn nộp lưu
III. Kết Luận và đề xuất
3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác Hành chính văn
phòng.
- Công tác văn phòng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác quản lý Nhà
nước nói chung và trong công cuộc xây dựng phát triển nền kinh tế quốc dân hiện nói
riêng.
- Một khi đã hệ thống hoá công tác văn phòng hoàn chỉnh sẽ là tiền đề cho việc xây
dựng chiến lược kinh tế toàn diện, khôi phục sữa chữa những công trình một cách nhanh
chóng và đảm bảo chất lượng cũng như phục hồi nguyên trạng của công trình. Do đó giảm
được công sức của các bộ, công nhân viên, tiết kiệm được vật tư và các phí khác của Nhà
nước.
- Trong lĩnh vực quản lý hành chính khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình ít
nhiều cũng liên quan đến công tác văn phòng, có lúc dùng tài liệu lưu trữ là bằng chứng để
giải quyết những công việc cụ thể hoặc khai thác những thông tin cần thiết và đáng tin cậy
phục vụ cho nghiên cứu tình hình, tổng kết, đút rút kinh nghiệm công tác vạch ra như chủ
trương chính sách các quyết định về quản lý.
- Công tác văn phòng sẽ cung cấp nhiều tài liệu có ý nghĩa lịch sử. Đây là cơ sở dữ
liệu quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, và lịch sử Đảng, lịch sử
kinh tế, văn hoá, tư tưởng và lịch sử của từng địa phương, từng ngành từng cơ quan nói
riêng. Giúp làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử một cách đúng đắn và khách quan nhất
tránh được những sai sót trong việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong
lịch sử. Nhìn chung, công tác văn phòng có ý nghĩa và tác động đến nhiều mặt của đời
sống xã hội hôm nay.
- Qua thời gian tiếp xúc thực tế với sự hướng dẫn của các anh chị trong cơ quan đã
giúp tôi hiểu rõ hơn, hoàn thiện hơn các kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng, việc
trực tiếp tự mình thực hành các nghiệp vụ văn phòng đã giúp cho tôi có cái nhìn một cách
đúng đắn về khả năng của bản thân mình và điều này cũng là tiền đề tạo động lực cho tôi tự
hoàn thiện mình hơn.
- Trong quá trình thực tập tại cơ quan, bản thân tôi nhận thấy Văn phòng Trường Đại

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 24
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
học Nông Lâm Huế có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
3.1.1. Về ưu điểm
- Sự phân công công việc giữa các bộ phận, các nhân viên trong cơ quan tạo nên sự
vận hành thống nhất, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn.
- Các cán bộ, công chức có thái độ hòa đồng trong việc hướng dẫn những công việc
mà tôi chưa biết.
- Việc xây dựng và bố trí văn phòng hiện đại và hợp lý của Nhà trường rất tốt nên
đã giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao.
- Trang thiết bị tương đối đầy đủ đáp ứng được nhu cầu công việc.
- Công tác giải quyết các công văn giấy tờ được các cán bộ thực hiện theo đúng quy
trình.
- Cán bộ làm công tác văn phòng có tư tưởng chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức
tốt, nhiệt tình và có tinh thần, trách nhiệm cao trong công việc.
- Phương pháp quản lý, chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo văn phòng thực hiện chặt
chẽ và khoa học.
- Đặc biệt Lãnh đạo Nhà trường rất quan tâm và luôn xác định công tác Văn phòng
là một trong những khâu quan trọng trong hoạt động của Trường Đại học nông Lâm. Do đó
trong những năm qua đã không ngừng đạo tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn
cho đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ.
- Số lượng văn bản, giấy tờ đến cơ quan được cán bộ Văn thư chuyển đi, giải quyết
nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
- Cán bộ Văn thư quản lý con dấu của cơ quan chặt chẽ, luôn giữ gìn, bảo quản các
loại con dấu cẩn thận.
3.1.2. Về nhược điểm:
- Kinh phí hoạt động, biên chế rất hạn hẹp, còn ít nhân sự nên dẫn đến sức ép công
việc tăng lên. Bộ phận văn thư – lưu trữ chỉ có 1 cán bộ phụ trách và kiêm nhiệm nên phải
đảm nhiệm nhiều công việc.
- Kho lưu trữ của cơ quan chưa được nâng cấp và quan tâm, trang bị đúng mức.

- Trang thiết bị tuy có trang bị đầy đủ nhưng chưa được hiện đại hóa và đôi lúc gặp
trục trặc kỹ thuật nên chưa đáp ứng công việc được giao.
- Công tác đăng ký văn bản đi, đến và quản lý hồ sơ, tài liệu đang được thực hiện
bằng thủ công nên hiệu quả công việc chưa cao.
3.2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm:
3.2.1. Đối với Văn phòng Trường Đại học Nông Lâm Huế.
Qua quá trình thực tập, nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế tại phòng Tổ chức -
Hành chính Trường Đại học Nông Lâm Huế, em đã tiếp thu và học hỏi được rất nhiều kinh
nghiệm cho bản thân nhằm tạo hành trang vững chắc cho công việc sau này của mình, tuy
nhiên bên cạnh đó em cũng xin có một số kiến nghị nhỏ sau:
− Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa trong việc tăng cường đầu tư cung cấp
thêm trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác lưu trữ như máy vi tính, máy hút bụi, máy
điều hòa, quạt ánh sáng, giá hộp và thiết bị phòng cháy chữa cháy.
− Điều chỉnh một số khâu nghiệp vụ còn chưa được thực hiện hoàn chỉnh để đảm
bảo thống nhất với quy định của nhà nước và nâng cao hiệu quả hoạt động chung của cơ
quan.
− Khi lập hồ sơ cần phải ghi mục lục văn bản, đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo
điều kiện thuận lợi cho quản lý và tra tìm.
− Cần sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đăng ký quản lý văn bản đi-
đến, công tác lưu trữ.
− Cán bộ văn thư cần mạnh dạn đề xuất ý kiến cá nhân xây dựng chương trình kế
hoạch nhằm phát triển công tác văn thư - lưu trữ cao hơn nữa đáp ứng yêu cầu đổi mới của
thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước.
− Về công tác chuyên môn cơ quan cần có quy chế cụ thể rõ ràng để tất cả cán bộ trong
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 25