THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN…!.................................................................................................4
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng............5
1.1.Chức năng ....................................................................................................................5
1.2.Nhiệm vụ ......................................................................................................................5
1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: ........................................................................................6
1.3.1 Lãnh đạo ban..............................................................................................................7
1.3.2 Các phòng chuyên môn..............................................................................................7
1.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó
trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên...................8
1.3.4 Chế độ làm việc của lãnh đạo ban, phòng................................................................10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG...............................12
2.1 Hoạt động quản lý......................................................................................................12
2.2 Hoạt động nghiệp vụ ..................................................................................................15
2.2.1 Công tác văn thư......................................................................................................15
2.2.1.1 Soạn thảo và trình ký văn bản...............................................................................15
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi................................................................................................16
2.2.1.3 Quản lý văn bản đến..............................................................................................17
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu..................................................................................17
2.2.1.5. Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành:......................................................18
2.2.2 Công tác lưu trữ.......................................................................................................19
2.2.2.1 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:.......................................................19
2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ..................................................................................20
2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ........................................................................20

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ
CAO BẰNG........................................................................................................21


3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Ban Dân vận
Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng............................................................................................22
3.1.1. Ưu điểm...................................................................................................................22
3.1.2. Hạn chế...................................................................................................................22
3.2. Giải pháp:...................................................................................................................23
3.3. Kiến nghị....................................................................................................................24

C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................25
D. PHỤ LỤC......................................................................................................27


LỜI NÓI ĐẦU
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt
động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu
trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác
quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng
đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là
loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý
và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của
công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thể hiện
trên những khía cạnh cụ thể sau: 1. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối
với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng,
hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Thứ nhất, việc khai thác
thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều
nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng

vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan
trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu
cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương,
đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ.
Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó,
để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết
bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi,
sát hợp với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh
qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển
của đời sống xã hội . vì rằng toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên
cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm,
lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản. Thứ hai, dựa trên những thông tin
được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng
phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự
tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và
1


quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được
văn bản .Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời
sống xã hội và định hướng Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp
luật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp
luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những
thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để
kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp
nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn
bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ
thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống các văn bản đó được
lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật
đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp lụật hiện hành. Quá

trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, được
thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết
kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhà
nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc
đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điển hoá) được
tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các
văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế
nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng
hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói
chung. 2. Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia (các tài liệu lưu trữ chứng minh
Hoàng Sa, Trường Sa là của Việt Nam,…). Điều đó đã được chứng minh qua
những cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về
phim ảnh…qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm
lược, là cơ sở để cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch
sử cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.
2


Để thực hiện tốt phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với
thực tế” và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đào tạo của nhà trường. Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt kiến tập để sinh viên có thể hiểu rõ hơn về
công tác Văn thư – Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Dựa vào kế hoạch đào tạo
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Kế hoạch đào tạo bậc Đại học
hệ chính quy khóa học 2013 – 2017, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tổ chức đợt
kiến tập ngành nghề bậc Đại học cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học hệ
chính quy khóa học 2013 – 2017.
Thời gian kiến tập từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 17 tháng 6 năm 2016.

Trong quá trình tìm hiểu và được tư vấn, em đã đăng ký kiến tập tại Ban
dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng và được tiếp nhận kiến tập tại đây.
Địa chỉ cơ quan: số 001, Đường Hoàng Như, phường Hợp Giang, Thành
phố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng.
Những thuận lợi, khó khăn trong thời gian kiến tập:
Trước khi bước vào đợt kiến tập ngành nghề, bản thân em đã có một số
thuận lợi đó là đã được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội – nơi có bề
dày kinh nghiệm về công tác văn thư – lưu trữ. Và quan trọng hơn nữa là được
thầy cô dạy giỗ, trau dồi kinh nghiệm, trang bị kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ tốt.
Cuối cùng đó là sự quan tâm giúp đỡ tận tình của các cô chú, các anh chị ban
dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng.
Tuy nhiên, khi thực hiện đợt kiến tập em cũng gặp một số khó khăn như:
chưa được tiếp xúc thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, kinh nghiệm thực tế còn
non nớt, nhiều hạn chế. Do thời gian kiến tập khá là ngắn và không đúng đợt chỉnh
lý tài liệu của Ban nên em chưa thật sự được tìm hiểu kỹ các khâu nghiệp vụ.

3


LỜI CẢM ƠN…!
Sau 1 tháng kiến tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy thành phố cao bằng, với sự
hướng dẫn tận tình của Ban lãnh đạo, các cô, chú, anh chị trong cơ quan đã
giúp em tiếp xúc với thực tế công tác lưu trữ, học hỏi, tiếp thu, bổ sung thêm
nhiều kiến thức mới đã được khẳng định vào thực tế công tác. Những kinh
nghiệm quý báu phục vụ cho việc học tập và công việc sau này của mình một
cách dễ dàng hơn.
Xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể Lãnh đạo Ban Dân
vận nói chung và cùng với những cô chú, anh chị đã trực tiếp hướng dẫn, dìu
dắt tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em kiến tập trong thời gian qua đồng
thời có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này.

Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban Lãnh đạo nhà
trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ và cô giáo chủ nhiệm đã tạo điều kiện tốt nhất
để em tiến hành đợt kiến tập ngành nghề một cách thuận lợi nhất.
Trong quá trình kiến tập tại Ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng, em
vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ và sai sót, kính mong lãnh đạo ban cảm thông và góp
ý, chia sẻ để em có thể hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề này.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng.
1.1. Chức năng
Là cơ quan tham mưu của tỉnh ủy mà trực tiếp thường xuyên là ban
thường vụ và thường trực tỉnh ủy về công tác dân vận ( bao gồm cả công tác dân
tộc và tôn giáo).
1.2. Nhiệm vụ
* Nghiên cứu, đề xuất
- Những chủ trương, giải pháp về công tác dân vận của tỉnh ủy và ban
thường vụ tỉnh ủy. Chủ trì hoặc tham gia chuẩn bị nghị quyết đại hội, các nghị
quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, chương trình công tác dân vận của
tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy.
- Tham mưu cho tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy cụ thể hóa các chủ
trương, nghị quyết, chỉ thị, quy định, quyết định quy chế, kết luận của Đảng,
pháp luật của nhà nước về công tác dân vận, dân tộc, tôn giáo, phát huy quyền là
chủ của nhân dân.
- Theo dõi, tổng hợp tình hình nhân dân ( bao gồm cả tình hình dân tộc,
tôn giáo, các giai tầng xã hội, các vấn đề bức xúc trong nhân dân) để báo cáo và
tham mưu với tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy.

- Sơ kết, tổng kết về công tác dân vận
* Hướng dẫn, kiểm tra giám sát
- Việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định,
quy chế, kết luận của đảng về công tác dân vận.
- Phối hợp với các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nhân dân nắm tình hình
tư tưởng, tâm trạng, nguyện vọng trong nhân dân và phong trào quần chúng để
kịp thời báo cáo, tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo tốt công tác dân vận và xử lý
những vấn đề mới phát sinh.
- Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác dân vận cho
cấp ủy và cán bộ làm công tác dân vận cưa các cấp trong đảng bộ tỉnh.
- Tham gia ý kiến với các coq quan chính quyền trong việc thể chế hóa
nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, kết luận của Đảng về công tác
dân vận; phát huy quyền là chủ của nhân dân.
5


* Phối hợp
- Với ban tổ chức tỉnh ủy trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và
việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao
động của ban dân vận tỉnh ủy. Tham gia ý kiến về công tác cán bộ đối với đội ngũ
cán bộ trong khối và cán bộ dân vận cấp ủy trực thuộc theo phân cấp quản lý.
- Chủ trì, phối hợp với các ban, ngành liên quan trong các hoạt động
chung về công tác dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng,
thông tin…về công tác dân vận ở địa phương.
- Với Mặt trận Tổ quốc tỉnh để vận động nhân sĩ, trí thức, người có uy tín
trong đồng bào các dân tộc thiểu số và chức sắc trong tôn giáo.
- Với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội và hội quần chúng
cấp tỉnh tham gia công tác xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền.
* Thẩm định, thẩm tra
- Các đề án, văn bản về công tác dân vận trước khi trình tỉnh ủy, ban

thường vụ tỉnh ủy.
- Tham gia thẩm định các đề án, dự án thuộc lĩnh vực kinh tế, chính trị,
xã hội, quốc phòng an ninh… có liên quan mật thiết đến công tác dân vận; các
đề án, dự án có liên quan đến quyền làm chủ của nhân dân và công tác đan vận
của hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân.
* Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy giao
- Giúp cấp ủy nắm tình hình và tham mưu cho cấp ủy chỉ đạo hoạt động
của Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị- xã hội, hội quần chúng ở địa
phương.
- Là cơ quan thường trực Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở,
nắm tình hình và tham mưu cho cấp ủy chỉ đạo hoạt động công tác dân vận của
các cơ quan nhà nước ở địa phương.
- Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất với Ban thường vụ tỉnh ủy,
Ban dân vận Trung ương theo quy định.
- Thực hiện những công việc khác do tỉnh ủy, Ban thường vụ tỉnh ủy giao.
1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng
(xem trang sau)
6


1.3.1 Lãnh đạo ban
Ban có Trưởng ban, các Phó trưởng ban
1.3.2 Các phòng chuyên môn
- Phòng dân tộc và tôn giáo
- Phòng Đoàn thể và các hội
- Phòng dân vận các cơ quan nhà nước
- Văn phòng

Trưởng ban

Phó trưởng
ban

Phó trưởng
ban

Phó trưởng
ban

Phòng Dân
tộc – Tôn
giáo

Phòng đoàn
thể và các
hội

Phòng dân
vận các cơ
quan nhà
nước

Phó trưởng
phòng

Phó trưởng
phòng

Phó trưởng

phòng

Phó chánh
văn phòng

Chuyên
viên

Chuyên
viên

Chuyên
viên

Nhân viên
văn thư lưu trữ

Văn phòng

7


1.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban,
trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng,
cán bộ, chuyên viên
Trưởng ban là đồng chí ủy viên Ban thường vụ tỉnh ủy, đồng thời là thủ
trưởng cơ quan có trách nhiệm và quyền hạn cụ thể như sau:
- Chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm trước
Ban Thường vụ trực tiếp là Thường trực tỉnh ủy về mọi mặt hoạt động của ban
dân vận tỉnh ủy.

- Phân công, chỉ đạo và kiểm tra các phó trưởng ban thực hiện các nhiệm
vụ được giao. Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp lãnh đạo Ban, các cuộc
họp toàn thể cơ quan.
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ; công tác thi đua – khen
thưởng, kỷ luật; công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác Dân tộc – Tôn giáo.
- Ký các văn bản trình, báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng kết năm gửi tỉnh ủy,
Ban Dân vận Trung Ương, các quyết định điều động cán bộ, bổ nhiệm các chức
danh lãnh đạo, khen thưởng theo phân cấp
- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo hoạt động của văn phòng ban và phòng
dân tộc tôn giáo; là chủ tài khoản cơ quan, quyết định những vấn đề tài chính, tài
sản của cơ quan theo phân cấp.
Các Phó trưởng ban có trách nhiệm:
- Giúp Trưởng ban lãnh đạo, chỉ đạo công việc chung của Ban, đồng thời
được Trưởng ban phân công phụ trách một lĩnh vực công tác của Ban. Chịu
trách nhiệm giúp Trưởng ban tham mưu, đề xuất chủ trương và hướng dẫn của
tỉnh ủy về việc sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, của tỉnh
ủy về lĩnh vực công tác phụ trách.
- Trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng chuyên môn và công tác thuộc
lĩnh vực công tác được giao.
- Tham gia các cuộc họp lãnh đạo ban; có trách nhiệm đề xuất với Trưởng
ban các vấn đề chuyên sâu theo lĩnh vực được giao; báo cáo kịp thời với tập thể
lãnh đạo ban về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.
8


- Được ký công văn đôn đốc, hướng dẫn kiểm tra, phối hợp thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách, sau khi đã trao đổi thống nhất với truongr Ban
hoặc tập thể lãnh đạo Ban.
Trưởng phòng có trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo ban về thực hiện chức năng, nhiệm vụ

của phòng đã được quy định.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch coong tác tuần, tháng, quý, 6 tháng,
năm của phòng.
- Chủ động tham mưu đề xuất những vấn đề công tác của phòng: phối
hợp với các phòng trong ban và cơ quan có liên quan thực hiện công tác của
phòng, của ban. Có trách nhiệm dự các cuộc họp của ban, của lãnh đạo ban khi
được triệu tập.
Phó trưởng phòng có trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về một hoặc một số lĩnh vực công
tác được phân công theo chức năng, nhiệm vụ của phòng; được trưởng phòng ủy
quyền dự các hội nghị, hội thảo của các cơ quan liên quan
- Thục hiện nhiệm vụ của trưởng phòng khi được ủy quyền; khi cần thiết
được làm việc trực tiếp với lãnh đạo Ban, sau đó báo cáo cho trưởng phòng biết.
Chánh văn phòng có trách nhiệm:
- Tổng hợp báo cáo và xử lý thông tin; thừa lệnh lãnh đạo ban phối hợp
sắp xếp công việc giữa các phòng theo chương trình công tác của ban.
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, đánh máy, nhân sao tài
liệu.chịu trách nhiệm về thể thức văn bản và phát hành văn bản.
- Dự họp và ghi biên bản các cuộc họp của lãnh đạo ban và các cuộc làm
việc của lãnh đạo ban với cơ quan liên quan.
- Trực tiếp phụ trách công tác thi đua khen thưởng; tặng kỷ niệm chương
“ Vì sự nghiệp Dân vận”; theo dõi về việc thực hiện chế độ chính sách đối với
cán bộ, công chức cơ quan; làm các thủ tục hành chính về tuyển dụng, bổ nhiệm
cán bộ, kỷ luật cán bộ khi đã được bàn bạc thống nhất trong lãnh đạo hoặc tập
thể cơ quan.
9


- Được thừa lệnh trưởng ban ký các: giấy giói thiệu, giấy công tác đối với
cán bộ, công chức trong ban và lện điều xe…

Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên:
- Mỗi cán bộ, chuyên viên được trưởng phòng phân công theo dõi một
lĩnh vực công tác hoặc đảm nhiệm một số nhiệm vụ để thực hiện chức năng
nhiệm vụ chung của phòng theo sự phân công của trưởng phòng.
- Thường xuyên theo dõi, nắm tình hình, nghiên cứu, đề xuất, báo cáo kịp
thời với lãnh đạo phòng về lĩnh vực công tác được phân công. Chịu trách nhiệm
đề xuất nội dung, kế hoạch công tác theo nhiệm vụ được phân công.
- Khi có yêu cầu các chuyên viên được làm việc trực tiếp với Trưởng ban
hoặc Phó ban phụ trách. Các chuyên viên được cung cấp nguồn thông tin, tư
liệu; được dự các cuộc hội nghị khi được lãnh đạo Ban hoặc trưởng phòng giao
nhiệm vụ nhưng chỉ được phát biếu ý kiến với tư cách cá nhân, không được phát
biểu nhân danh Ban Dân vận Tỉnh ủy; được đề xuất ý kiến để cơ quan tạo điều
kiện thuận lợi trong công tác
1.3.4 Chế độ làm việc của lãnh đạo ban, phòng
- Mỗi tuần lãnh đạo ban họp một lần; họp bất thường khi cần. Tùy nội
dung mỗi cuộc họp có thể mời trưởng phòng và các lãnh đạo phòng, văn phòng
tham dự; Trưởng ban hoặc phó trưởng ban thường trực hoặc phó trưởng ban
được ủy nhiệm chủ trì cuộc họp, kết luận rõ từng nội dung và thông báo kịp thời
những vấn đề cần thiết đến các phòng để thực hiện.
- Ngoài các cuộc họp của tập thể lãnh đạo ban, khi cần thì hội ý lãnh đạo
ban để trao đổi thông tin, phối hợp thực hiện nhằm thực hiện tốt chương trình
công tác của Ban hoặc các nhiệm vụ đột xuất do Tỉnh ủy giao.
- Cuối tháng 6 hàng năm, Lãnh đạo ban họp toàn thể cán bộ, công chức cơ
quan để sơ kết công tác 6 tháng đầu năm và bàn chương trình công tác 6 tháng
cuối năm. Cuối năm lãnh đạo ban chỉ đạo các phòng và cán bộ, công chức cơ
quan tổng kết công tác năm, rút kinh nghiệm và bàn chương trình công tác năm
tới; xét các danh hiệu thi đua; đầu năm phối hợp với ban chấp hành công đoàn
cơ sở tổ chức hội nghị cán bộ, công chức cơ quantheo quy chế dân chủ trong
10

hoạt động cơ quan.
- Các phòng: Hàng tháng, quý có trách nhiệm kiểm điểm, đánh giá rút
kinh nghiệm việc thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác theo kế hoạch
đột xuất do Lãnh đạo Ban giao.

11


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG
2.1 Hoạt động quản lý
*Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ
nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ
phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các
công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực
chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển
trong thời gian tới.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của
tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi
cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu
trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh
đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm

các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của
công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệ
thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và các lưu trữ
chuyên ngành.
Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ
thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan.
Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là
12


một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực
tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu
trữ của các Tổng công ty.
Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộ
phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan,
tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ ban
nhân dân.
Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác
văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập
thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ
quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu
trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn
phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý
của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một
trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy,
công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng.
Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công
tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và
văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ.

* Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên
môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu
trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng
phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan.
Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việc
phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó
tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc
đẩy công tác lưu trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ
13


người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ
văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu
trữ.
Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để bố
trí nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm
bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh
đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp,
tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học đúng
chuyên ngành.
Cách thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ của Ban Dân vận tỉnh ủy Cao
Bằng là theo hình thức tập trung, có tổ chức bộ phận phòng văn thư và nhân sự
gồm 1 cán bộ văn thư kiêm nghiệm lưu trữ.
* Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản
hướng dẫn về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực
hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định

những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống
những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp
lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà
nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn
quốc.
Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn
bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ.
- Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông
qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số:
03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra
đời có sự kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành trước đó có hiệu

14


lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của Hội đồng Chính phủ
ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ. Pháp lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ
tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982. Pháp lệnh
đã làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành như: tài liệu lưu trữ quốc gia;
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Phông
Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Lưu trữ lịch sử; lưu trữ hiện hành; bản gốc;
bản chính; bản sao văn bản… và quy định tương đối đầy đủ những vấn đề về
quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; khen
thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động lưu trữ.
- Tiếp theo là các nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số

111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia. Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưu
trữ mới được ban hành.
- Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên
Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên
soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành một
số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản đó góp phần
thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ
trung ương tới địa phương.
Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng không xây dựng và ban hành
quy chế công tác văn lưu trữ riêng mà dựa vào quy chế 03 quy chế làm việc của
Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng.
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan: theo tài
kiệu tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị
xã hội do văn phòng Tỉnh ủy tổ chức
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác văn thư
2.2.1.1 Soạn thảo và trình ký văn bản
- Văn bản thuộc lĩnh vực công tác nào thì do phòng công tác đó đề xuất
với phó trưởng ban hoặc thông qua tập thể lãnh đạo ban về nội dung, đề cương
15


văn bản và phân công cán bộ biên tập bản thảo
- Trưởng phòng xem bản thảo lần thứ nhất và chuyển qua thư điện tử về
máy Phó trưởng ban phụ trách xem chỉnh sửa, bổ sung rồi trình Trưởng ban
hoặc Phó trưởng ban được ủy quyền xem, bổ sung chỉnh sửa lần cuối, chuyển
cho cán bộ biên tập chỉnh lý, hoàn chỉnh văn bản chuyển cho chánh văn phòng
trình lãnh đạo ký theo quy định
- Đối với các văn bản soạn thảo cho ban Thường vụ Tỉnh ủy ký thì sau khi

soạn thảo song phải họp lãnh đạo ban thông qua (nếu không họp được thì gửi
bản thảo qua thư điện tử để các đồng chí lãnh đạo đóng góp ý kiến) cán bộ biên
tập tiếp thu ý kiến, chỉnh lý, hoàn chỉnh văn bản trình Trưởng ban hoặc Phó
trưởng ban được ủy quyền xem lần cuối chuyển văn thư lập phiếu trình để lãnh
đạo Ban phụ trách và Trưởng phòng ký phiếu trình Tỉnh ủy ký ban hành
- Đối với các văn bản do trưởng ban hoặc phó trưởng ban phụ trách lĩnh
vực công tác đó trực tiếp soạn thảo và trực tiếp ký, sau khi hoàn chỉnh văn bản
thì chuyển Chánh văn phòng cho in ấn, ban hành
- Đối với các văn bản thuộc loại công văn thông thường, báo cáo tháng,
quý, 6 tháng, các văn bản có tính khuôn mẫu, sau khi cán bộ biên tập xong thì
trình Trưởng ban hoặc Phó trưởng ban được ủy quyền xem, chỉnh sửa chuyển
Chánh văn phòng in ấn, ban hành
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi
- Các văn bản: Công văn, báo cáo, điện tín, thư công tác của lãnh đạo…
gửi đi, người dự thảo văn bản phải trình phó trưởng ban phụ trách sửa, cho ý
kiến nhất trí cho ban hành, chuyển văn thư trình ban hành
- Người thảo văn bản phải soát lại, đối chiếu giữa bản thảo với bản chính;
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức, chế độ bảo mật, tài liệu gửi đi
của văn bản
- Người ký ban hành văn bản phải ký 3 bản (01 bản gửi cấp trên, 01 bản
gửi cơ quan trình hoặc báo cáo để giải quyết, 01 bản lưu văn thư). Các văn bản
ban hành của ban phải được gửi đến các lãnh đạo Ban và các phòng để theo dõi,
chỉ đạo thực hiện
16


2.2.1.3 Quản lý văn bản đến
- Nhân viên văn thư vào sổ nhận công văn, trình Phó trưởng ban thường
trực xử lý theo hướng: Các văn bản thuộc lĩnh vực công tác của phòng nào thì
chuyển cho phó trưởng ban phụ trách lĩnh vực công tác đó triển khai, tổ chức

thực hiện, báo cáo kết quả với trưởng ban và thông báo trong cuộc họp lãnh đạo
Ban gần nhất. Các văn bản chung chuyển cho văn phòng để tổng hợp hoặc thông
báo trong cơ quan. Sau khi Phó trưởng ban Thường trực xử lý xong, văn thư
chuyển toàn bộ văn bản cho Chánh văn phòng để nắm tinh thần nội dung, yêu
cầu các văn bản nhằm giúp lãnh đạo ban theo dõi việc triển khai thực hiện
- Những công văn, điện mật, điện khẩn gửi đến trực tiếp tên người nhận,
nhân viên văn thư có trách nhiệm chuyển ngay và xử lý theo trách nhiệm hiện
hành
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
- Văn thư có trách nhiệm quản lý các con dấu, sử dụng các con dấu theo
quy định của pháp luật.
- Văn thư không được đóng dấu đối với những văn bản không theo đúng
thể thức, thủ tục hành chính hoặc còn thiếu các văn bản đính kèm (nếu có). Đối
với bút phê ghi trong công văn, hóa đơn, phiếu thu tiền không có chữ ký của
lãnh đạo Ban, chủ tài khoản và kế toán, không được đóng dấu khống chỉ
- Cán bộ, công chức trong ban không được giao cho người ngoài cơ quan
cầm văn bản có chữ ký của lãnh đạo ban trực tiếp đến đóng dáu của cơ quan
* Lưu trữ và bảo mật
- Mỗi cán bộ, công chức cơ quan phải thực hiện nghiêm pháp lệnh bảo vệ
quốc gia
- Các tài liệu đến và đi trong ngày phải được lưu danh mục vào máy tính,
các công văn tài liệu, điện đến và thuộc loại mật, tuyệt mật,… Văn thư vào sổ
công văn theo dõi riêng từng loại; tùy theo tính chất bảo mật của từng loại tài
liệu, Trưởng ban hoặc Phó trưởng ban thường trực quy định chế độ đọc tại chỗ,
cho mượn, cho ghi nội dung, hoặc sao chụp để phục vụ công tác theo yêu cầu
nhiệm vụ (các bản sao chụp phải theo thể thức văn bản, có người ký bản sao) và
17


lưu giữ theo quy định.

- Nghiêm cấm mọi cán bộ công chức trong cơ quan tiết lộ những bí mật
có liên quan đến công tác chung của cơ quan. Người không có trách nhiệm
không được vào phòng văn thư, đánh máy. Người không có trách nhiệm không
được sử dụng máy vi tính có lưu trữ tài liệu chung của cơ quan.
- Các loại tài liệu trong năm đã gửi đến các phòng hoặc cá nhân để xử lý,
cuối tháng hai năm sau các phòng nộp tài liệu lại cho văn thư để phân loại và
lưu trữ theo quy định
2.2.1.5. Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành:
* Lập hồ sơ hiện hành:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
* Các loại hồ sơ hình thành:
+ Hồ sơ công việc ( các bản báo cáo, công văn,…);
+ Hồ sơ nhân sự: các loại tờ trình, biên bản… về tiếp nhận, bổ nhiệm cán
bộ, luân chuyển, điều động cán bộ
*Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành:
- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ
quan;
- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
theo quy định của pháp luật.
Mặc dù tại Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng hiện tại chưa có cán bộ Văn
thư chuyên trách mà chỉ có cán bộ Văn thư kiêm nhiệm, nhưng công tác văn thư
được thực hiện khá chuyên nghiệp và đúng theo quy định hiện hành.
* Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư của Ban Dân vận tỉnh ủy
Thành phố Cao bang được trang bị khá đầy đủ gồm:
18

TT

Trang thiết bị

01

Máy tính để bàn

Số lượng
01

Đơn vị

Tính năng, công

Chiếc

dụng
Soạn thảo, tra tìm,
quản lý văn bản đi

02
03
04
05
06
07
08

Máy in
Máy photo coppy
Máy fax
Máy scan
Máy điện thoại
Bàn ghế
Giá tủ tài liệu

01
01
01
01
01
02
10

Nt
Nt
Nt
Nt
Nt
Bộ
Bộ

đến, lưu trữ thông tin
In văn bản
Sao chụp văn bản
Nhận gửi fax
Scan tài liệu

Trao đổi, liên lạc
Tiếp khách, làm việc
Lưu trữ bảo quản tài
liệu

2.2.2 Công tác lưu trữ
2.2.2.1 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:
- Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi
quản lý của mình.
- Cán bộ Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm có trách nhiệm:
+ Tham mưu cho Chánh văn phòng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại Ban;
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Phần lớn khối lượng tài liệu tại Ban đều có thời hạn bảo quản Vĩnh viễn
Những tài liệu có thời hạn bảo quản như: Văn bản trả lời hành chính đơn
thuần, giấy mời họp, giấy mời dự hội thảo, hội nghị,… được lưu tại phòng văn
thư từ 1 – 2 năm sau đó sẽ được nộp lưu về Kho Lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy
Cao Bằng.
19


2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ
* Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy: Từ các phòng
ban chuyên môn của Ban Dân vận tỉnh ủy

* Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy :
- Các loại văn bản mà Ban Dân vận Tỉnh ủy ban hành
- Các loại văn bản của Tỉnh ủy mà Ban Dân vận tham mưu, trình Tỉnh ủy
ký ban hành
- Các loại văn bản mà Trung ương, Chính phủ, các bộ, ban ngành các tỉnh
gửi đến
- Các loại văn bản của các sở, ban , ngành, doàn thể, các hội, Ủy ban nhân
dân, Hội đồng nhân dân tỉnh, quần chúng, các huyện, thành ủy, ủy ban nhân dân
các huyện gửi đến
* Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao
Bằng: Hàng năm đến cuối năm cán bộ văn thư thu thập tài từ các lãnh đạo ban
và phòng chuyên môn của ban về lưu trữ tại văn thư.
Đến hết nhiệm kỳ (5 năm) cán bộ phòng lưu trữ của Tỉnh ủy đến hướng
dẫn làm chỉnh lý, bổ sung tài liệu nộp vào kho lưu trữ của cơ quan
2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp kỹ
thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt
nhất cho việc khai thác sử dụng trong hiện tại và tương lai.
Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng đã có kho lưu trữ riêng. Công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ tại Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng khá được chú trọng
- Tài liệu lưu trữ tại kho khi được đưa vào bảo quản hầu hết đã được xếp
trong các hộp, trên mỗi cặp, hộp đều có dán nhãn ghi các thông tin để tra tìm tài
liệu được nhanh chóng. Nhìn chung các hộp tài liệu được sắp xếp thẳng hàng,
đánh số thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuông dưới để tiện cho việc lấy tài liệu
ra. Trên các giá có các bảng chỉ dẫn tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu
- Kho lưu trữ của ban được trang bị khá đầy đủ các trang thiết bị hiện đại
như hệ thống báo cháy tự động, kệ, giá, tủ, hộp… theo đúng tiêu chuẩn các
20

thông số kỹ thuật quy định cho từng loại hồ sơ khác nhau
- Về nhiệt độ, độ ẩm trong kho: cơ quan đã trang bị máy diều hòa và quạt
thông gió để đảm bảo nhiệt độ và môi trường thích hợp cho việc bảo quản tài
liệu an toàn, lâu dài. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho luôn được cán bộ văn thư lưu
trữ theo dõi, kiểm tra, diều chỉnh cho thích hợp
- Phòng chống cháy nổ: kho lưu trữ của cơ quan được trang bị một hệ
thống bình chống cháy trong kho nhắm để phòng chống hỏa hoạn và xử lý kịp
thời khi hỏa hoạn xảy ra
- Vệ sinh tài ệu và phòng chống mối mọt, nấm mốc cho tài liệu: hàng
năm, theo định kỳ các cán bộ văn thư đều tiến hành vệ sinh tài liệu với các công
việc như: vệ sinh hộp đựng tài liệu, dán lại nhãn bị mờ, rách, tháo gỡ những
ghim kẹp tài liệu bị rỉ sắt…
Những nội dung thực hiện trong công tác lưu trữ như: xác định giá trị tài
liệu, tổ chức khoa học tài liệu, chỉnh lý, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu,…
đều được thực hiện sau khi tài liệu nộp về Kho Lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ
CAO BẰNG
21


3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư lưu trữ
của Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng
3.1.1. Ưu điểm
- Nhìn chung công tác văn thư lưu trữ tại Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố
Cao Bằng được thực hiện khá bài bản theo lý luận về công tác văn thư lưu trữ:
nhanh chóng, chính xác, kịp thời và bảo mật.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo trình tự được quy
định.

- Cách đăng ký văn bản vào các mẫu sổ đúng theo quy định.
- Hồ sơ, tài liệu được sắp xếp, bảo quản, cất giữ cẩn thận trên các giá, tủ
để thuận tiện cho việc tra tìm.
- Các quy trình nghiệp vụ thực hiện theo quy định của nhà nước
- Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ đã được đầu tư
khá đầy đủ, đảm bảo thực hiện được các khâu của quy trình nghiệp vụ
3.1.2. Hạn chế
Cùng với những ưu điểm đã nêu ở trên thì công tác văn thư lưu trữ ở Ban
Dân vận Tỉnh ủy còn tồn tại một số hạn chế sau:
Do thiếu cán bộ Lưu trữ chuyên trách nên công tác Lưu trữ chưa được
thực hiện đúng, đủ theo quy trình gây ra tình trạng tài liệu chưa được phân loại,
xác định giá trị tài liệu,… trước khi chuyển về kho lưu trữ gây khó khăn cho
việc tiếp nhận cũng như các khâu nghiệp vụ tại Kho.
Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo,
chưa thống nhất.
Việc quản lý văn bản đi đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. việc
xử lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do
cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng
không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được
22


yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến.
Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn
đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng
thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng
làm việc của cán bộ
Kho lưu trữ của cơ quan còn thiếu nhiều trang thiết bị bảo quản như: máy

hút ẩm, máy đo nồng độ khí độc, máy hút bụi…điều này cũng ảnh hưởng đến
chất lượng tài liệu và vấn đề bảo quản của cán bộ lưu trữ
3.2. Giải pháp:
- Một là đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ
- Hai là đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp lật về công tác
văn thư lưu .
+ Triển khai các văn bản pháp luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ
Tổ chức triển khai các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công tác
văn thư lưu trữ
Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư lưu trữ đến các
bộ phận trong cơ quan
+ Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
Hàng năm, tổ chức thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo công tác văn thư
lưu trữ theo Quyết định số: 14/2005/ QĐ-BNV ngày 6/01/2005 của Bộ Nội Vụ
về việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ
- Ba là củng cố kiện toàn cán bộ và hệ thống quản lý công tác văn thư lưu
trữ
+ Cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn
nghiệp vụ do các cơ quan chuyên môn tổ chức.
+ Thực hiện tốt chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện
vật cho cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành
- Bốn là tăng cường các hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm khắc phục
những sai sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản thì hoạt động kiểm
tra giám sát là không thể thiếu được
23