THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN TIỀN HẢI

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI NÓI ĐẦU

Công tác Văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực hành chính quản lý Hành chính
Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư luôn được quan tâm bởi đó là
công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản - tài
liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác , bí mật cho mỗi cơ quan .
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư trong lĩnh vực quản lý Hành
chính, Đảng và Nhà Nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất hoạt động
Quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan .
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế ” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã được

học để vận dụng vào thực tế . Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện
cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan , tổ chức .
Được sự quan tâm, giúp đỡ của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
HĐND-UBND huyện Tiền Hải , em đã được tiếp nhận kiến tập tại Văn Phòng
HĐND-UBND huyện Tiền Hải, kể từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 19/6/2016 .
Trong khoảng thời gian này , bản thân em cũng đã nỗ lực , cố gắng không ngừng
học hỏi kinh nghiệm cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ
sở áp dụng những lý thuyết đã học và sự hướng dẫ tậ tình của cán bộ văn phòng
nơi đây.
Là một các bộ văn phòng tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho em
một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư
cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với sự phát
triển của đất nước , thấy được những bất cập trong cơ quan. Từ đó thấy được
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trách nhiệm , nghĩa vụ của cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn . Có thể nói đợt
kiến tập này giúp cho em cụ thể hóa nắm chắc hơn kiến thức của mình , trưởng
thành hơn sau khi kiến tập ở cơ quan . Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình
khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lỹ luận chuyên môn mà em đã đúc rút được
từ cơ quan kiến tập.
Do thời gian kiến tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo

cáo này em còn nhiều thiếu sót khó tránh . Vì vậy em rất mong nhận được nhiều
ý kiến đóng góp của thầy cô giáo, để em có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và
có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này .
Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND – UBND huyện Tiền
Hải , cán bộ Văn phòng HĐND-UBND huyện Tiền Hải đã tạo điều kiện giúp đỡ
em hoàn thành tốt đợt kiến tập và các thầy cô đã giúp em hoàn thành bản báo
cáo kiến tập này.
Xin chân thành cảm ơn !
Tiền Hải, ngày 17 tháng 6 năm 2016
Sinh Viên

Hoàng Mạnh Hùng

Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.
1.1.1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Tiền Hải
UBND huyện Tiền Hải là cơ quan hành chính cấp huyện , thực hiện chức
năng, nhiệm vụ quy định Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015

UBND huyện Tiền Hải nhiệm kỳ 2016-2021 do Hội Đồng Nhân Dân khóa XIX
bầu ra , là cơ quan chấp hành của HĐND , cơ quan hành chính địa phương chịu
trách nhiệm và báo cáo các mặt công tác với HĐND huyện và UBND tỉnh , chịu
sự lãnh đạo tòa diện của Huyện Uỷ , chỉ đạo của UBND tỉnh
UBND huyện Tiền Hải chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm đảm
bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an
ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định của Pháp luật
trên địa bàn huyện.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ Trung ương tới địa phương.
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy định
của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện.
- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc, bảo đảm dân chủ trong mọi hoạt động theo đúng quy định
Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế, nông
nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, môi trường,
thể dục thể thao, truyền thanh, truyền hình….
- Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng Kế hoạch
phát triển kinh tế- xã hội của huyện, phê chuẩn Kế hoạch kinh tế- xã hội của xã,
thị trấn; lập dự toán chi tiêu ngân sách Nhà nước trên địa bàn.
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng các quy hoạch thủy
lợi, chương trình khuyến khích phát triển Nông- Lâm- Ngư; xét duyệt quy
hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.
- Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển các
cơ sở CN- TTCN trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng các
chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng.
- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch.
- Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hoá- xã hội, Thông tin - thể thao:
Xây dựng, tổ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hoá, giáo
dục, thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Trong lĩnh vực Khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Thực hiện
các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời
sống nhân dân ở địa phương.
- Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện
nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an
huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạo
việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
-Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND Huyện Tiền Hải
* Về cơ cấu: Hiện tại, UBND huyện Tiền Hải bao gồm 7 thành viên: 01
Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, 02 Uỷ viên UBND huyện.

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ
quy định số lượng Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân và cơ cấu Thành viên UBND
các cấp;
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Căn cứ Quyết định số 1798/QĐ-UBND ngày 10/8/2015 của Ủy ban nhân
dân tỉnh về việc phê chuẩn kết quả bầu bổ sung Thành viên Ủy ban nhân dân
huyện Tiền Hải, nhiệm kỳ 2011-2016;
l. Đồng chí Phạm Văn Nghiêm, Chủ tịch UBND huyện
Phụ trách chung các hoạt động của UBND huyện và trực tiếp theo dõi, chỉ
đạo điều hành các lĩnh vực sau:
- Khối kinh tế: Trực tiếp là chủ tài khoản, chỉ đạo điều hành công tác quy
hoạch, kế hoạch và đầu tư, xây dựng cơ bản, tài chính ngân sách, cơ chế chính
sách và là Chủ tịch Hội đồng thuế huyện.
- Khối Nội chính, gồm các ngành: Công an, Quân sự, Thanh tra, Viện
kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân huyện và là Chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ
quân sự huyện.
- Về công tác tổ chức, cải cách hành chính, thi đua khen thưởng: Trực tiếp
chỉ đạo công tác sắp xếp tổ chức bộ máy, tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm và
điều động cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính, sự nghiệp

của huyện theo quy định; chỉ đạo công tác cải cách hành chính; ký các văn bản đề
nghị cấp trên khen thưởng, quyết định khen thưởng, giấy khen của UBND huyện
và là chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng huyện.
- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo các hoạt động: Văn phòng HĐND và
UBND huyện, phòng Tài chính Kế hoạch, phòng Nội vụ (Lĩnh vực tổ chức),
phòng Tài nguyên và Môi trường, Ban quản lý dự án Cụm công nghiệp, Công
an, Ban chỉ huy Quân sự huyện.
- Chỉ đạo công tác đảm bảo an toàn giao thông và là Trưởng Ban an toàn
giao thông huyện.
2. Đồng chí Hoàng Văn Tuý, Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện
Giúp đồng chí Chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực văn hoá, xã
hội, cụ thể là:
Văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, du lịch, phát thanh, truyền thanh, giáo
dục và đào tạo, khuyến học, y tế, chữ thập đỏ, lao động TB&XH, phòng chống
tai tệ nạn xã hội, dân số gia đình, trẻ em; Lĩnh vực tư pháp, thi hành án, tôn giáo,
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nhân quyền và thi đua khen thưởng; Là Chủ tịch Hội đồng Giáo dục quốc phòng
huyện, Trưởng ban Chỉ đạo Thi hành án dân sự huyện.
- Phụ trách các cơ quan: Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục và Đào tạo,
Thanh tra, phòng Lao động Thương binh và Xã hội, phòng Nội vụ, Phòng Y tế,

Trung tâm Y tế, Phòng Văn hoá thông tin, Trung tâm Văn hoá Thể thao, Trung
tâm dân số KHHGĐ, Trung tâm dạy nghề, Đài truyền thanh huyện, Ban quản lý
khu du lịch Sinh thái Cồn Vành, Hội chữ thập đỏ, Hội người mù và người tàn tật
- trẻ mồ côi, Hội khuyến học, Hội chất độc da cam, Hội cựu Thanh niên xung
phong, Hội đông y, Hội Cựu giáo chức, Hội tâm năng dưỡng sinh. Là Chủ tài
khoản Quỹ Đền ơn đáp nghĩa, Quỹ bảo trợ trẻ em.
- Chỉ đạo những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của UBND huyện
đối với: Chi cục thi hành án huyện, các Bệnh viện Đa khoa, Bảo hiểm xã hội, Cửa
hàng Dược.
3. Đồng chí Trần Minh Tiến, Phó Chủ tịch UBND huyện
Giúp đồng chí Chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực: Nông
nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, Thuỷ sản, xây dựng nông thôn mới, Tài nguyên
và Môi trường (lĩnh vực môi trường, tài nguyên nước, khoáng sản).
- Phụ trách các cơ quan: Phòng Nông nghiệp và PTNT, Tài nguyên và
Môi trường, Hội làm vườn, Hội sinh vật cảnh.
- Chỉ đạo những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của UBND huyện
đối với: Công ty khai thác các công trình thủy lợi, Trạm bảo vệ thực vật, Trạm
Khuyến nông, Trạm thú y, Cửa hàng thuốc BVTV.
4. Đồng chí Vũ Huy Hoàng, Phó Chủ tịch UBND huyện
Giúp đồng chí Chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực: Tài chính,
thương mại, dịch vụ, quản lý thị trường; quản lý đất đai, công tác giải phóng mặt
bằng; Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp, quản lý các doanh nghiệp, quản lý điện
năng. Cụ thể là chỉ đạo điều hành các lĩnh vực công việc:
- Tổ chức thu ngân sách huyện, quản lý thu chi ngân sách xã, thị trấn và
các nguồn thu khác; là trưởng Ban chỉ đạo thu ngân sách huyện.
- Chỉ đạo hoạt động Khoa học công nghệ, Thương mại dịch vụ, Bưu chính
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

viễn thông, các HTX điện năng, công tác chống buôn lậu và gian lận thương mại
trên địa bàn huyện.
- Phụ trách các đơn vị: Phòng Công thương (Lĩnh vực Khoa học công
nghệ, thương mại, dịch vụ, Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp và quản lý điện
năng), Trung tâm phát triển quỹ đất. Cùng với đồng chí Chủ tịch UBND huyện
chỉ đạo hoạt động của phòng Tài chính kế hoạch, Tài nguyên - Môi trường, Ban
quản lý dự án cụm công nghiệp.
- Chỉ đạo những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của UBND huyện
đối với: Ngân hàng thương mại, Ngân hàng chính sách xã hội, Kho bạc Nhà
nước huyện, Chi cục thuế, các Quỹ tín dụng nhân dân, Quản lý thị trường, Chi
cục Thống kê, Xổ số kiến thiết, Bưu điện huyện, Trung tâm Viễn thông.
5. Đồng chí Phạm Đình Tâm, Uỷ viên UBND huyện
Trưởng Công an huyện phụ trách công tác an ninh chính trị, trật tự an
toàn xã hội, phụ trách cơ quan Công an huyện.
6. Đồng chí Hoàng Việt Huy, Uỷ viên UBND huyện
Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, phụ trách công tác tham mưu,
tổng hợp, giúp việc và các công việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Ngoài các nhiệm vụ được phân công như trên, các đồng chí Phó Chủ tịch
và các đồng chí Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện được phân công một số nhiệm
vụ khác theo sự chỉ đạo cụ thể của đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Thông báo này thay thế Thông báo số 37/TB-UBND ngày 20/5/2015 của Ủy
ban nhân dân huyện về việc phân công các đồng chí Thành viên Ủy ban nhân dân
huyện phụ trách các lĩnh vực công tác, nhiệm kỳ 2011-2016.

- Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc
các nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy định. Chủ
tịch UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện, thủ trưởng các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn. Trực
tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có tính chiến
lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện, phụ
trách các lĩnh vực sau :
+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn; công
tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường;
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng,
quân sự địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố
cáo của công dân;
+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế
lề lối làm việc, chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề chung về
công tác thi đua khen thưởng;
+ Công tác đối nội, đối ngoại của huyện;
+ Những giải pháp quan trọng có tính đột phá trong từng thời gian mà
Chủ tịch UBND huyện thấy cần trực tiếp chỉ đạo điều hành;
*Về bộ máy: Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh, hiện nay, UBND huyện Tiền Hải có 14 phòng và 5
đơn vị sự nghiệp.
14 phòng chuyên môn là :
1. Văn phòng HĐND-UBND huyện Tiền Hải
2. Phòng Nội vụ huyện
3. Phòng Tài nguyên và Môi trường
4. Phòng Tài chính – Kế hoạch
5. Phòng Giáo dục và Đào tạo
6. Phòng Văn hoá-Thông tin
7. Phòng Tư pháp
8. Thanh tra huyện
9. Phòng Y tế
10. Phòng Lao động-TB và xã hội huyện
11. Phòng Công Thương
12. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
13. Chi cục Thống kê
14. Trung tâm Dân số - KHHGĐ.
5 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là :
1. Đài phát thanh – truyền hình
2. Trung tâm Thể dục thể thao
3. Trung tâm dạy nghề
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

4.Trạm Khuyến nông.
5. Trung tâm Giáo dục thường xuyên
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực hiện
chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa bàn huyện
theo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc
lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở. Các phòng chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp
của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh. Mỗi phòng có 01 Trưởng
phòng, có từ 01 đến 02 Phó Trưởng phòng và các cán bộ, công chức chuyên
môn. Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh
Văn phòng, Thanh tra huyện có Chánh Thanh tra và 01 Phó Chánh Thanh tra.
Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng
và các viên chức giúp việc.
Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân bổ nằm
trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh giao hàng năm.
(sơ đồ phụ lục 1)
1.2 Chức Năng, Nhiệm Vụ, Quyền Hạn Và Cơ Cấu Tổ Chức Của Bộ
Phận Văn Thư UBND Huyện Tiền Hải.
1.2.1 Vị trí, chức năng:
Phòng Văn Thư-Lưu trữ UBND huyện Tiền Hải là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện Tiền hải, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Văn Phòng
UBND huyện về hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch
UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện; cung cấp thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện và các cơ quan nhà
nước ở địa phương.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Giải quyết kịp thời các văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan

+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình
+ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định
+ Bảo đảm giữ an toàn và bí mật văn bản
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy chế của cơ quan
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.2.2.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
+ Trình văn bản đến
+ Đăng kí văn bản đến
+ Chuyển giao văn bản đến
+ Giúp Chánh văn phòng theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến
1.2.2.2 Đối với việc quản lý văn bản đi
+ kiểm tra thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi
+ Sắp xếp, bảo quản, phục vụ khai thác và sử dụng văn bản lưu
+ Quản lý cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển giao văn bản
1.2.2.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Giúp Chánh Văn Phòng xây dựng dnah mục hồ sơ và hướng dẫn việc
lập hồ sơ theo danh mục
+ Giúp Chánh Văn Phòng kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ , nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ hiện hành
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
1.2.2.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
Bảo đảm an toàn cho con dấu cơ quan
Cán bộ văn thư trực tiếp đóng dấu vào văn bản, giấy tờ khác nhau của cơ
quan tổ chức
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Văn Thư – Lưu Trữ UBND huyện
Tiền Hải:
Hiện nay, Phòng Văn thư – Lưu trữ của huyện Tiền Hải có 01 cán bộ Văn
thư kiêm nghiệm lưu trữ đó là cán bộ : Lê Trung Đức

Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN
TIỀN HẢI
2.1 Hoạt Động Quản Lý
2.1.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ đạo

điều hành công việc của cơ quan. Văn phòng UBND huyện Tiền Hải tổ chức
công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó
sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan
quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc. Tra
cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng
cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư
tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ Trung cấp Văn
thư – Lưu trữ đảm nhận.
Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng
ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại
Văn thư cơ quan.
Phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòng khép kín,
được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn
ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, mày scan văn bản, giá tủ
đựng tài liệu....tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho cán bộ
Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật
của công tác Văn thư.
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức các cấp, các
ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác Văn thư đã được nâng lên rõ rệt.
Hoạt động quản lý nhà nước về Văn thư có nhiều tiến bộ, đặc biệt là công tác
chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị
,phòng ban thuộc Ủy ban Nhân Dân Huyện Tiền Hải từng bước thực hiện đúng
quy trình quản lý văn bản, tài liệu được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và
được chú ý bảo vệ, bảo quản trong kho lưu trữ. Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ
của phường đã và đang từng bước được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nghiệp vụ Văn thư được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư
được nâng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu
cầu cải cách hành chính. Cơ sở vật chất cho hoạt động Văn thư như máy vi tính,
máy fax, máy photocoppy, máy scan; Và đặc biệt là việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học công nghệ vào công tác Văn thư từng bước được các cấp, các ngành
quan tâm đầu tư. Tuy nhiên , bên cạnh những thành tích đó thì công tác Văn thư
của Huyện Tiền Hải trong những năm qua cũng gặp phải không ít những bất
cập hạn chế.Cụ thể như sau: Một số quy định của các văn bản cấp trên khó thực
hiện và chưa rõ như: Hệ thống tổ chức văn thư cấp xã, phường, thị trấn chưa có
biên chế làm công tác Văn thư; nhiều quan hệ mới phát sinh trong hoạt đông
quản lý công tác Văn thư chưa được hướng dẫn thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ
của ngành Công an, Quốc phòng và của ngành khác. Ngoài ra những bất cập và
hạn chế của công tác văn thư đo còn được thể hiện qua những mặt sau: Về mặt
pháp lý Để đảm bảo tính đông bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật, đòi hỏi các
quy định pháp luật về văn thư phải phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành.
Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, được quan tâm, từng
bước kiện toàn nhưng chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và còn bộc lộ nhiều khó
khăn như: tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thông tư chưa phân định rõ chức năng
hành chính, chức năng sự nghiệp nên khó khăn trong việc thực hiện cơ chế tài
chính và bố trí biên chế công chức, viên chức Về nhận thức của xã hội Mặc dù
nhà nước đã ban hành khá nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng

dẫn nghiệp vụ, nhưng trong thực tiễn việc triển khai thực hiện các chế độ, quy
định của nhà nước chưa nghiêm. Tình trạng xây dựng và ban hành văn bản quản
lý nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính còn nhiều lỗi,
ban hành văn bản còn chưa đúng thẩm quyền; việc theo dõi xử lý văn bản ở
khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời. Tình trạng văn
bản không được xử lý trong các cơ quan không phải là cá biệt, trái lại là phổ
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

biến; công tác tổ chức giải quyết công văn đến còn tình trạng lưu văn bản đến ở
văn thư cơ quan; việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn
bản, theo dõi giải quyết văn bản còn chậm, thủ công; lập danh mục hồ sơ và lập
hồ sơ công việc của cán bộ công chức, viên chức từ tỉnh đến huyện, xã phường,
thị trấn chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, công tác này, chưa thực sự được quan
tâm của các cấp, các ngành đi vào nề nếp. Công nghệ thông tin chưa được áp
dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. Tình trạng tài liệu tích
đống, bó gói, lộn xộn chưa được phân loại, xác định giá trị tài liệu hoặc tài liệu
bị hư hỏng chưa được phục chế vẫn còn khá phổ biến. Vì vậy, cần quy trách
nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo và tổ
chức hoạt động nghiệp vụ đối với công tác Văn thư thuộc phạm vi quản lý của
mình. Về tổ chức quản lý nhà nước công tác Văn thư. Nội dung quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây dựng, ban hành và chỉ đạo,

hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu
trữ; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; quản lý nghiên
cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ;
quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm
tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; hợp tác trong lĩnh vực
văn thư, lưu trữ với các phường khác. Đây chính là yêu cầu, là đòi hỏi các cơ
quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cần được cụ thể và đẩy mạnh
thực hiện hơn nữa nhằm tạo điều kiện cho hoạt động công tác văn thư của địa
phương thực hiện đúng quy định của pháp luật , nâng cao hiệu quả hoạt động
của công tác Văn thư và làm cho công tác Văn thư của phường được dần đi vào
nề nếp. Tất cả những điều kể trên là những thành tích , hạn chế và bất cập của
công tác Văn thư của Huyện Tiền Hải về hoạt động quản lí của Ủy ban Nhân
Dân Huyện Tiền Hải trong những năm qua.

Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.1.2. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Văn phòng UBND
huyện Tiền Hải
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng UBND huyện

với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết
công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý Nhà
nước ở địa phương. Công tác Văn thư ở Văn phòng UBND huyện đang rất được
quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo văn phòng cũng như lãnh đạo
của cơ quan, Cán bộ Văn phòng luôn cố gắng để làm tốt công tác này.
- Trong quá trình hoạt động Văn phòng UBND Huyện đang ban hành các
văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các
Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh
vực này. Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 về công tác Văn thư ...Văn phòng UBND huyện cũng luôn quan tâm
cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh để nhằm
nâng cao chất lượng Cán bộ tại UBND huyện, vào cuối mỗi năm hoạt động văn
phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa
bàn toàn huyện, đề ra phương hướng nhiệm vụ nămtới tạo điều kiện cho công
tác Văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực
cho hoạt động của cơ quan .
- Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện đã
được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận
hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán
bộ Văn thư nhiều hơn.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
huyện Tiền Hải cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Tiền Hải
được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính,
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Qua đó UBND huyện Tiền
Hải đã cụ thể hoá quy định vào trong hoạt động của mình, Quy trình soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Tiền Hải được tiến hành theo
trình tự các bước sau:
Bước 1: Đặt tên loại văn bản
Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến
Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo
`Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản
Bước 6: Trình ký văn bản
Bước 7: Đóng dấu
Bước 8: Phát hành và lưu văn bản
Qua khảo sát thực tế tôi thấy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND huyện Tiền Hải đã đảm bảo đúng thể thức, đầy đủ các thành phần của
văn bản quản lý nhà nước, Kỹ thuật trình bày đẹp.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản ở các phòng, ban
trình bày sai về thể thức như phần trình bày tên loại văn bản, thể thức đề ký,
thiếu trích yếu nội dung..v..v...
Ví dụ: Văn bản số 07/2014/qđ-ubnd của ubnd tỉnh ban hành quy định

về hạn mức công nhận, hạn mức giao đất, diện tích tối thiểu được tách thửa trên
địa bàn tỉnh thái bình.
Hàng năm số lượng Văn bản được ban hành ở UBND huyện Tiền Hải
như sau:
Năm
2012
2013
2014
2015 (8 tháng

Quyết định
1749
2122
2192
1044

Chỉ thị
2
3
5
3

Công văn Công điện
1004
8
1100
9
1498
10
963

10

Báo cáo
135
145
154
130

đầu năm )

Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2.2 Quản lý công văn “đi” và “đến”
2.2.2.1 Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi
khác đến. Văn bản đến của UBND huyện Tiền Hải thông thường được gửi đến
bằng đường bưu điện bao gồm tất cả các loại: Công văn, Quyết định, Công điện,
Thư từ, Báo, Tập san... của các cơ quan Đảng, các Sở, ban ngành, tổ chức kinh
tế-xã hội chuyển đến tập trung tại bộ phận văn thư. Nhiệm vụ của văn thư là ký
nhận tất cả các loại văn bản do nhân viên bưu điện gửi đến. Tại đây tất cả các
văn bản đến của UBND huyện được cán bộ văn thư kiểm tra, phân loại sơ bộ.

Các văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo như: Chủ tịch, các Phó chủ tịch hoặc các
Phòng, Ban thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp. Đối với những văn bản gửi
chung cho UBND huyện thì bóc bì để tiến hành đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đến và chuyển đến lãnh đạo và các phòng, ban để giải quyết.
Các văn bản đến sau khi được bóc bì thì cán bộ văn thư chuyển cho Chủ
tịch UBND huyện xem xét, ghi ý kiến phân phối, tiếp đến Chủ tịch UBND
huyện chuyển lại cho Chánh văn phòng kiểm tra lại một lần nữa, sau đó Chánh
văn phòng mới chuyển lại cho văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao và cuối cùng
là chuyển văn bản đến lãnh đạo và bộ phận chuyên môn giải quyết.
Đối với những văn bản cần sao gửi thì lãnh đạo ghi ý kiến vào lề trái của
văn bản đó, văn thư làm thủ tục sao gửi văn bản. Sau đó xin chữ ký của Chánh
văn phòng và chuyển cho các đơn vị, cá nhân liên quan.
(Sơ đồ quản lý văn bản đến : Phụ lục 2)
Sau đây là bảng thống kê công văn đến trong 4 năm trở lại đây:
Năm
2012
2013
2.2.2.2
2014
văn bản đi 2015 (8 tháng đầu năm )

Số lượng công văn đến
1604
2731
Quản
2675
1881

lý

Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện hoạt
động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

mình. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời,
tiết kiệm và theo đúng quy trình của nhà nước. Có như vậy các văn bản đi do cơ
quan làm ra mới có tác dụng thiết thực với cơ quan đó.
Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi của
UBND huyện Tiền hải đều được quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư.
Các văn bản đi của UBND huyện Tiền Hải thông thường được giao cho
các phòng, ban tự soạn thảo trên máy vi tính của phòng, ban mình. Văn bản sau
khi được dự thảo xong thì trình Trưởng phòng phê duyệt về nội dung. Sau đó
trình Chủ tịch ký duyệt rồi qua văn thư hoàn thành các thủ tục pháp lý để ban
hành.
Nhiệm vụ của văn thư là tổ chức làm thủ tục để chuyển công văn đi gồm:
đánh số, đăng ký, đóng dấu, chuyển công văn đi.
(Sơ đồ : phụ lục 3)
Sau đây là bảng thống kê công văn đi trong 4 năm trở lại đây:
Năm
2012
2013

2014
2015 (8 tháng đầu năm)

Số lượng công văn đi
2898
3379
3859
2149

2.2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Đối với các công văn đến thì phòng văn thư không lập hồ sơ. Các văn bản
đến sau khi đã được đăng ký vào sổ, vào máy thì được chuyển tới các đơn vị hay
cá nhân giải quyết văn bản đó. Các đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ sơ và lưu
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Đối công văn đi thì cán bộ văn thư sắp xếp thành từng loại văn bản như:
Quyết định, Công điện, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn...rồi được đăng ký vào sổ,
vào máy. Sau khi đã được đăng ký toàn bộ công văn đi trong một năm thì cán bộ
văn thư lập thành báo cáo công và in ra thành một quyển sổ để đưa sang phòng
lưu trữ bao gồm cả công văn để đưa sang phòng lưu trữ của UBND huyện Tiền
Hải . Phòng văn thư chỉ phải lập hồ sơ cho công văn đi bằng cách sắp xếp chúng
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

theo thể loại, ngày tháng, số và ký hiệu rồi chuyển sang phòng lưu trữ cùng với
báo cáo trên. Phòng lưu trữ chịu trách nhiệm phân loại và lập thành từng loại hồ
sơ để lưu trữ.

.

Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG III

THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN, NHỮNG NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ
3.1 Nhận Xét, Đánh Giá
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số
nhận xét về công tác Văn thư tại UBND huyện Tiền Hải như sau:
* Công tác văn thư tại UBND huyện Tiền Hải có những ưu nhược điểm
sau:
a) Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Tiền Hải được thực hiện
tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn
bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông
tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc
giải quyết công việc.

b) Quản lý văn bản đi
Tại UBND huyện Tiền Hải việc quản lý văn bản đi có những ưu điểm,
nhược điểm sau.
* Ưu điểm: Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản đi
được tổ chức rất tốt đúng quy định của Nhà nước, công tác quản lý văn bản
được tổ chức tốt ở tất cả các khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, công tác đóng
dấu.
Việc đăng ký văn bản đi của UBND huyện Tiền Hải được cán bộ văn thư
đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đi.
Qua khảo sát em thấy UBND huyện Tiền Hải đã căn cứ vào số lượng ban
hành văn bản trong một năm mà lập thành các loại sổ. Các loại sổ trên được lập
theo năm, mỗi năm dùng 1 quyển riêng, số thứ tự được đánh từ ngày đầu tiên
đến ngày cuối cùng của năm. Việc đăng ký văn bản đi được tiến hành thường
xuyên theo từng ngày.
Công việc đăng ký văn bản đi ở UBND huyện Tiền Hải được đăng ký vào
sổ chính xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc được giải quyết
nhanh chóng.
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

* Nhược điểm:
Tuy nhiên việc đăng ký văn bản đi của UBND huyện Tiền Hải còn tồn tại

một số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu mất thời gian tốn công sức
khi cần thiết. Bên cạnh đó cán bộ văn thư chưa lập được sổ chuyển giao văn bản
đi gây khó khăn cho việc quản lý văn bản.
c) Quản lý văn bản đến
Qua khảo sát tại UBND huyện Tiền Hải em thấy việc quản lý văn bản
đến có những ưu, nhược điểm sau:
* Ưu điểm: Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung vào một
đầu mối thống nhất đó là bộ phận văn thư, tất cả các khâu của quản lý văn bản
đến như tiếp nhận, bóc bì văn bản đến, giải quyết theo dõi, giải quyết văn bản
đều được thực hiện tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước.
Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến.
Cán bộ văn thư tại cơ quan căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm mà lập
thành các loại sổ. Hiện nay, UBND huyện Tiền Hải đã lập thành 2 loại sổ đó là:
- Sổ đăng ký văn bản đến của UBND tỉnh
- Sổ đăng ký văn bản đến của các Sở, ban ngành, cơ quan, tổ chức khác.
Nhìn chung công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ của UBND huyện
Đông Sơn được tiến hành khá tốt theo đúng quy định của Nhà nước. Các văn
bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra
tìm về sau.
* Nhược điểm:
Tuy nhiên công tác đăng ký văn bản đến của UBND huyện Tiền Hải còn
một số hạn chế đó là: chưa lập được sổ theo dõi giải quyết văn bản đến mà chỉ
nhắc nhở cho nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải quyết văn
bản chưa sát sao.
d) Quản lý và sử dụng con dấu
Qua quá trình kiến tập tại UBND huyện Tiền Hải em thấy công tác quản
lý sử dụng con dấu được tiến hành rất tốt, dấu được cán bộ văn thư bảo quản
chặt chẽ, cẩn thận, được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào ngăn tủ sau khi đã sử
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

dụng xong. Dấu chỉ được đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký
hợp lệ. Dấu đóng lên một phần ba chữ ký về bên trái.
* Về chất lượng cán bộ:
UBND huyện Tiền Hải đã có một cán bộ Văn thư trữ có trình độ chuyên
môn, có nghiệp vụ nên công tác Văn thư được tiến hành hiệu quả .
Cán bộ văn phòng có phẩm chất chính trị tốt ( trong đó có 12 đồng chí là
đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, được đào tạo qua các lớp
nghiệp vụ về văn phòng nên không chỉ lãnh đạo tốt công tác Văn thư – Lưu trữ
mà còn làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo khi cần thiết.
* Về sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo UBND:
UBND huyện Tiền Hải luôn có các kế hoạch chỉ đạo, hướng dẫn công tác
Văn thư – Lưu trữ như: đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các Cán bộ
thông qua các hội nghị tổng kết hoặc tập huấn về công tác Văn thư – Lưu trữ
đưa Cán bộ đi tập huấn ở cấp tỉnh.
* Về trang thiết bị :
UBND huyện Tiền Hải đã trang bị được các thiết bị văn phòng hiện đại
như máy tính, máy in, máy scan, giá, tủ đựng tài liệu ...
* Nhược điểm của công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị Văn phòng của
UBND huyện Tiền Hải , đó là:
Trong công tác văn thư, một số hạn chế phổ biến ở tất cả các cơ quan nói
chung và UBND huyện Tiền Hải nói riêng là toàn bộ văn bản – tài liệu trong

quá trình hoạt động chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh. Vì vậy tài liệu nộp lưu của các
phòng, ban khi nộp lưu đang trong tình trạng bó gói, gây khó khăn lớn cho công
tác Lưu trữ.
* Nhược điểm của công tác lưu trữ tại UBND huyện Tiền Hải :
UBND huyện Tiền Hải chưa bố trí được một cán bộ chuyên trách làm
công tác Lưu trữ. Cán bộ lưu trữ hiện nay là do cán bộ Văn thư kiêm nhiệm. Vì
vậy mà công tác Lưu trữ tại UBND huyện còn nhiều hạn chế.
Chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về lưu trữ, tài liệu vẫn bị
phân tán nằm rải rác ở các phòng, ban chuyên môn. Một số tài liệu đã thu hồi thì
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

cán bộ lưu trữ chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá
trị, chỉnh lý tài liệu. Vì vậy phần lớn tài liệu vẫn ở trong tình trạng bó gói lộn
xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu.
Kho lưu trữ của UBND huyện Tiền Hải là một kho lưu trữ địa phương vì
vậy còn thiếu một số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu, bình
ôxi, quạt thông gió... nên chưa đáp ứng và phục vụ được việc thu hồi tài liệu,
bảo quản tài liệu.
3.2 Một Số Đề Xuất
Qua khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác Văn thư, ở UBND huyện
Tiền Hải cần làm tốt một số công việc sau:

- Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác văn
thư –lưu trữ cơ quan. Ban hành các chủ chương, hướng dẫn về nghiệp vụ công
tác này một cách cụ thể, sâu sát hơn. Tổ chức đưa Cán bộ đi tập huấn ở cấp trên,
chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn thư, cần thu
hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này.
- Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ
Văn thư – Lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng, ban
trong cơ quan, cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án
nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về
công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã
làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương
những cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục
những hình thức xử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp
phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ.
- Lãnh đạo UBND huyện đôn đốc kiểm tra thường xuyên các phòng, ban
lập hồ sơ khi công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ.
Ngoài ra lãnh đạo UBND huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành quyết
định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tồn tại trong các phòng,
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ban đưa vào lưu trữ huyện, cần có những biện pháp để việc nộp lưu tài liệu của
các phòng ban theo đúng quy định nộp lưu cuả Nhà nước.
- Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu
trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác
lưu trữ được quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả, cần
xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng.
3.3 Một Số Khuyến Nghị
3.3.1 Đối với cơ quan tổ chức
Cần trang bị thêm các thiết bị văn phòng hiện đại như máy fax, máy
phôtô... phục vụ cho công tác văn thư. Kho lưu trữ huyện cần được trang bị các
thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, bình ôxi, quạt thông
gió, và các biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử
lý kịp thời mọi tình huống xảy ra với tài liệu.
Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều hơn
để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện
đại đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao.
Thủ trưởng cơ quan cần cử cán bộ chuyên môn đi bồi dưỡng nghiệp vụ ,
tập huấn nghiệp vụ để nâng cao thêm trình độ chuyên môn
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường
Cán bộ Văn thư cần có sự tiếp thu nhanh chóng những quy định mới của
Nhà Nước . Sớm đưa vào thực hiện để đảm bảo tính khoa học, thống nhất trong
công tác chuyên môn của mình . Đồng thời cần chú trọng đến tất cả các khâu
nghiệp vụ hơn. Để quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản một cách đầy
đủ chính xác hơn.
Nên đưa vào những loại sổ đăng ký văn bản cụ thể hơn
Nếu làm tốt những việc nói trên, công tác Văn thư sẽ đi vào ổn định,
thống nhất. Góp phần giúp công tác văn thư hoạt động hiệu quả hơn

Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
KẾT LUẬN

Sau 3 tuần kiến tập tại UBND huyện Tiền Hải, tuy thời gian không phải là
nhiều, song đợt thực tập đã mang lại cho em nhiều điều bổ ích, nhiều kết quả
khả quan trong chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
Đợt thực tập này đã cho em có cơ hội được học hỏi kiến thức thực tế, bổ
sung cho phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc của cán bộ Văn phòng, tự
hoàn thiện mình trong công tác chuyên môn để có thể trở thành một Cán bộ
chuyên trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ trong tương lai.
Trước hết, đợt thực tập này đã tạo cho em điều kiện để xâm nhập thực tế,
làm quen và cụ thể hoá những phần lý luận đã học. Tuy thời gian ngắn nhưng
em đã được thực hành khá đầy đủ các khâu Nghiệp vụ về công tác Văn thư –
Lưu trữ đặt ra trong đề cương như:
* Về công tác văn thư:
+ Trực tiếp làm các công việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đi,
đến.
+ Lập hồ sơ hiện hành.
+ Lập sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của văn phòng và văn thư cơ
quan.
+ Thực hành sử dụng một số trang thiết bị văn phòng như: soạn thảo văn
bản trên máy tính, máy phôtô......

Qua thời gian kiến tập đã cho em thấy giữa lý luận và thực tiễn tuy có sự
khác nhau, nhưng luôn bổ sung cho nhau. Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ
không chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần một kiến thức thực tế sâu
rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức năng hoạt động của mỗi cơ quan, áp dụng lý
luận một cách sáng tạo, linh hoạt, không rập khuân, có như vậy công tác Văn
thư – Lưu trữ ở mỗi cơ quan mới thực sự được tổ chức tốt, có hiệu quả.
Về lý luận cần có của cán bộ Văn thư – Lưu trữ đó là: Nắm chắc các khâu
Nghiệp vụ chuyên môn, có kỹ năng thực hành một cách thành thạo các bước
như:
Về văn thư gồm: Soạn thảo văn bản, quản lý Văn bản Đi - Đến, đóng
Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A