Công tác Quản trị Văn phòng tại HDND UBND thành phố Lai Châu

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................4
BẢNG CHỨ CÁI VIẾT TẮT.................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
...................................................................................................................................2
PHẦN 1.....................................................................................................................2
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ
VĂN PHÒNG...........................................................................................................2
1. Giới thiệu chung về thành phố Lai Châu.......................................................2
1.1 Đặc điểm hành chính...................................................................................2
1.2 Lịch sử hình thành.......................................................................................2
2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của HDND UBND.....................4
2.1 Khái quát về ngành quản trị văn phòng.......................................................4
2.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của UBND...........................................5
2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế..............................................................................5
2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp.................................................................................................6
2.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải............................................6
2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao..........7
2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương,.....................................................................................8
2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo,............8
2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật...................................................................8
2.3 Cơ cấu của VP UBND TP Lai Châu...........................................................9
2.3.1 Tổ chức lãnh đạo......................................................................................9
2.3.2 Các phòng ban chuyên môn...................................................................10
PHẦN 2...................................................................................................................11
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN........................................................11
1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.................................................11

2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản........................................................11
2.1 Kỹ thuật trình bày văn bản........................................................................11
2.1.1 Phông chữ trình bày văn bản..................................................................12
2.1.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày.........12
2.1.2.1. Khổ giấy.............................................................................................12
2.1.2.2. Kiểu trình bày.....................................................................................12
2.1.2.3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)......................................12
2.2 thể thức trình bày.......................................................................................12


2.2.1 Quốc hiệu................................................................................................12
2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.................................................13
2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản..........................................................................14
2.2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản...................................15
2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản............................................16
2,2,5. Nội dung văn bản...................................................................................16
2.2.6. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.........19
2.2.7 Dấu của cơ quan, tổ chức.......................................................................21
2.2.8 Nơi nhận.................................................................................................22
2.2.9 Các thành phần khác...............................................................................23
2.2.10 sơ đồ bố trí các thành phần...................................................................26
2.3 Quy trình soạn thảo văn bản......................................................................28
PHẦN 3...................................................................................................................31
QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN...................................................................31
1 Các yêu cầu chung trong quản lý công tác Văn thư lưu trữ:........................31
2 Giải quyết văn bản đến:................................................................................31
2.1 Tiếp nhận công văn đến:...........................................................................32
2.2 Đăng ký công văn đến:.............................................................................33
2.3. Trình văn bản đến:....................................................................................33
2.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:...........................................33

2.5. Phân phối chuyển giao văn bản:..............................................................33
3 Quản lý văn bản đi........................................................................................33
3.1 Giải quyết hồ sơ công văn đi:...................................................................34
3.2. Thẩm tra pháp chế hành chính:................................................................35
3.3 Ký tắt: .......................................................................................................35
3.4 Ký duyệt:...................................................................................................35
3.5 Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành:........................................35
PHẦN 4...................................................................................................................37
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU.................................................................37
1 Các loại dấu của cơ quan..............................................................................37
2 Nguyên tắc quản lý và sửa dụng con dấu.....................................................37
2.1 Nguyên tắc.................................................................................................37
2.2 Sử dụng con dấu........................................................................................37
2.3 Bảo quản con dấu......................................................................................38
PHẦN 5...................................................................................................................39
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ...........................39
CƠ QUAN..............................................................................................................39
1 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ........................................................39
2. Phương pháp lập hồ sơ................................................................................40
PHẦN 6...................................................................................................................44
NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP..................................44


1. Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước..........................................44
1.1 Các hành vi bị cấm....................................................................................44
1.2 Trang phục.................................................................................................44
1.3 Lễ phục......................................................................................................44
1.4 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức.............................................................45
1.5 Giao tiếp và ứng xử...................................................................................45
1.6 Giao tiếp và ứng xử với nhân dân.............................................................45

1.7 Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp........................................................45
1.8 Giao tiếp qua điện thoại.............................................................................45
1.9 Treo Quốc huy...........................................................................................45
1.10 Treo Quốc kỳ...........................................................................................46
1.11 Biển tên cơ quan .....................................................................................46
1.12 Phòng làm việc........................................................................................46
1.13 Khu vực để phương tiện giao thông........................................................46
2 Đánh giá về văn hóa công sở tại cơ quan.....................................................46
PHẦN 7...................................................................................................................47
THIẾT BỊ VĂN PHÒNG,CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG...............................................................................................47
1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan tổ chức...............47
PHẦN 8:.................................................................................................................50
THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN.........................................................................50
1. Thu hoạch của bản thân...............................................................................50
2 Nhận xét đánh giá và một số kiến nghị........................................................51
2.1 Nhận xét :..................................................................................................51
2.2 Một số đề xuất kiến nghị:..........................................................................54
PHẦN 9...................................................................................................................56
KẾT LUẬN............................................................................................................56


LỜI CẢM ƠN
Được sự nhất trí của nhà trường , ban chủ nhiệm khoa Quản Trị Văn Phòng,
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. Tôi tiến hành đợt kiến tập ngành nghề, tại HĐND
- UBND thành phố Lai châu.
Trong suốt quá trình kiến tập ngành nghề tại tại HĐND - UBND thành phố
Lai Châu, ngoài sự nỗ lực của bản thân cùng với những kiến thức đã học tại trường
Đại Học Nội Vụ Hà Nội toàn thể các phòng ban, cán bộ, công nhân viên chức của
HĐND - UBND tp Lai Châu đã tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp tài liệu,

số liệu giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề.
Nhân dịp này cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội là những người đã trực tiếp trang bị cho tôi lượng
kiến thức cơ bản của ngành, cùng toàn thể phòng ban, cán bộ, công nhân viên của
HĐND - UBND Thành phố Lai Châu, đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình
kiến thoàn thành tốt nhiệm vụ của trường giao.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn và gửi tới toàn thể thầy cô Trường
Đại Học Nội Vụ Hà Nội, cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên HĐND - UBND tp
Lai Châu, lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc và tốt đẹp nhất.
Do thời gian trình độ chuyên môn còn hạn chế trong quá trình nghiên cứu và
thực hiện đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Tôi rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các giảng viên và các bạn để bản đề tài
này được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


BẢNG CHỨ CÁI VIẾT TẮT
UBND
TP
HĐND
VP UBND
CBCC
VTLT
QTVP

ủy ban nhân dân
Thành phố
Hội đồng nhân dân
Văn phòng ủy ban nhân dân
Cán bộ công chức

Văn thư lưu trữ
Quản trị văn phòng


LỜI MỞ ĐẦU
Công tác Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc
biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. Dù ở bất cứ
thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ
chức.
Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước ta
chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệu
lực. Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “ Quản trị Văn phòng” cho đội
ngũ cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị cũng được
quan tâm đặc biệt.
Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi.
Vì vậy, kiến tập chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của các
trường đại học nói chung và Trường Đại Học Nội Vụ. Việc kiến tập giúp cho sinh
viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vào thực
tiễn và cũng là bước giúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụ của
mình.
Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong Khoa và sự giúp
đỡ của cán bộ, nhân viên HĐND - UBND, bản thân tôi đã hoàn thành các nội dung
kiến tập mà Trường đã đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng báo cáo, do sự
tiếp thu và nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những
thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các Thầy, Cô. Qua đây,
tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình giảng dạy của Thầy, Cô giáo Khoa
Quản trị Văn phòng đã truyền đạt cho tôi những kiến thức chuyên môn, nâng cao
trình độ để thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao.

1


PHẦN 1
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ
VĂN PHÒNG
1. Giới thiệu chung về thành phố Lai Châu
1.1 Đặc điểm hành chính
Thành phố Lai Châu là trung tâm hành chính, kinh tế, chính trị của tỉnh Lai
Châu, Việt Nam. Cả thành phố có bảy đơn vị hành chính cấp xã, đó là năm phường
là Quyết Thắng, Đoàn Kết,Tân Phong, Đông Phong, Quyết Tiến và hai xã là Nậm
Loỏng, San Thàng.
1.2 Lịch sử hình thành
Năm 2004, Chính phủ Việt Nam chia tỉnh Lai Châu cũ thành hai tỉnh Điện
Biên và Lai Châu mới. Thị xã Lai Châu cũ (trước năm 2004) thuộc địa phận của
tỉnh Điện Biên và được đổi tên thành thị xã Mường Lay vào năm 2005. Toàn bộ thị
trấn Phong Thổ (cũ) của huyện Phong Thổ được chuyển thành một phần của thị xã
Lai Châu mới vào năm 2004 để làm tỉnh lỵ của tỉnh Lai Châu mới, ban đầu gồm 3
phường: Quyết Thắng, Đoàn Kết, Tân Phong và 2 xã: Nậm Loỏng, San
Thàng Ngày 2 tháng 12 năm2012, thành lập thêm 2 phường Đông Phong (tách ra
từ phường Tân Phong) và Quyết Tiến (tách ra từ phường Quyết Thắng).
Ngày 1 tháng 2 năm 2013, thị xã Lai Châu được Bộ Xây dựng ký quyết định công
nhận là đô thị loại 3. Ngày 27 tháng 12 năm2013, Thủ tướng Chính phủ ký Nghị quyết
số 131/NQ-CP nâng cấp thị xã Lai Châu thành thành phố Lai Châu thuộc tỉnh Lai Châu. Hiện
nay, thành phố Lai Châu có diện tích 70,77 km², gồm 5 phường: Đoàn Kết, Đông

Phong, Quyết Thắng, Quyết Tiến,Tân Phong và 2 xã: Nậm Loỏng, San Thàng.
Sau khi tách tỉnh, Lai Châu là một trong những tỉnh khó khăn. Tuy nhiên,
nền kinh tế Lai Châu đã phát triển và đạt được những kết quả quan trọng, tốc độ

tăng trưởng kinh tế cao, cơ cấu kinh tế chuyển biến tích cực, cơ sở hạ tầng kinh tế xã hội phát triển khá. Tốc độ tăng trưởng kinh tế GDP bình quân 13%/ năm, thu
nhập bình quân đầu người năm 2010 đạt 8 triệu đồng, tăng 2,4 lần so với năm
2005. Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, tỷ trọng nông, lâm nghiệp
2


đạt 34% (giảm 11,3%); công nghiệp – xây dựng 35% (tăng 9,6%); dịch vụ 31%
(tăng 1,7%). Các ngành, lĩnh vực kinh tế đều có sự phát triển theo hướng sản xuất
hàng hóa. Đã hình thành một số vùng sản xuất nông, lâm nghiệp tập trung, có triển
vọng về hiệu quả kinh tế và xã hội; Sản xuất lương thực tăng cả về diện tích, năng
suất và sản lượng, tổng sản lượng lương thực có hạt đạt 157 nghìn tấn, lương thực
bình quân đầu người đạt 400 kg/ người/ năm. Cây cao su được đầu tư trồng mới
gần 7000 ha, tiếp tục thâm canh vùng chè và đưa thêm giống mới vào sản xuất.
Kinh tế rừng phát triển với việc đã thu hút được một số doanh nghiệp đến đầu tư,
phát triển rừng kinh tế. Trong 5 năm đã khoán bảo vệ 141 nghìn ha, khoanh nuôi
tái sinh 117 nghìn ha, trồng mới trên 19 nghìn ha, tỷ lệ che phủ rừng đạt 41%, tăng
9,3% so với năm 2005; Văn hóa - xã hội tiếp tục có bước chuyển biến rõ nét, dân
trí được nâng lên, công tác xóa đói giảm nghèo đạt kết quả tích cực; Quốc phòng An ninh được đảm bảo, quan hệ đối ngoại được mở rộng; Năng lực lãnh đạo, sức
chiến đấu của Đảng bộ được nâng lên…
- Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thuỷ sản: Xây dựng các vùng sản xuất hàng
hóa tập trung, có những vùng đạt 30–50 triệu đồng/ha/năm tại các cánh đồng
Mường So, Bình Lư, Mường Than. Duy trì và cải tạo, thâm canh và phát triển cây
chè và cây thảo quả, đây là hai loại cây có thế mạnh trong việc xuất khẩu hàng hoá
của tỉnh. Xã hội hoá nghề rừng, chuyển cơ bản từ lâm nghiệp truyền thống sang
phát triển lâm nghiệp xã hội mang tính cộng đồng, phát triển rừng kinh tế để phục
vụ cho ngành công nghiệp chế biến. Tổ chức sản xuất nông thôn theo hướng phát
triển kinh tế trang trại, lấy kinh tế hộ làm đơn vị tự chủ, các DN, hợp tác xã nông
lâm nghiệp là đơn vị dịch vụ hai đầu cho kinh tế hộ phát triển.
- Công nghiệp: Đối với Lai Châu có thể coi đây là một ngành kinh tế mũi
nhọn, kết hợp phục vụ sản xuất nông – lâm nghiệp. Tỉnh đã thông qua quy hoạch

chi tiết các điểm có thể xây dựng nhà máy thuỷ điện, đặc biệt là công trình thủy
điện Lai Châu. Công nghiệp chế biến nông lâm sản cũng cần được quan tâm đúng
mức. Công nghiệp khai thác và sản xuất vật liệu xây dựng tránh làm theo phương
thức vụn vặt để dễ quản lý và khai thác có hiệu quả. Tiểu thủ công nghiệp với các
ngành nghề truyền thống của địa phương như: mây tre đan, dệt thổ cẩm, lương
3


thực thực phẩm…
* Du lịch văn hóa
Lai Châu có 20 dân tộc, mỗi dân tộc đều có những nét riêng trong đời sống
văn hoá truyền thống. Chợ phiên vùng cao là nơi biểu hiện rất rõ những nét văn
hoá đặc trưng đó.
- Dinh thự Đèo Văn Long thuộc xã Lê Lợi – huyện Sìn Hồ, là khu dinh thự
của vị chúa Thái thời Chiến tranh Đông Dương. Dinh thự trở thành di tích lịch sử,
giáo dục lòng tự hào dân tộc và là nơi tham quan tìm hiểu những nét kiến trúc đặc
trưng, mang bản sắc văn hóa Thái.
- Bia Lê Lợi: được khắc trên vách đá bờ Bắc sông Đà, nay thuộc xã Lê Lợi –
huyện Sìn Hồ.
- Di chỉ khảo cổ học nền văn minh của người Việt cổ như di tích Nậm Phé,
Nậm Tun ở Phong Thổ; đã tìm thấy công cụ của thời kỳ đồ đá; những công cụ
bằng đồng của nền văn hoá Đông Sơn thời đại Hùng Vương, như trống đồng
2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của HDND UBND
2.1 Khái quát về ngành quản trị văn phòng
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, sử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành
công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung toàn
cơ quan. Quản trị hành chính văn phòng là công tác quan trong đối với bất kì một
cơ quân nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan, nếu công tác này
được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy mọi tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại

nếu thực hiện không hiệu quả sẽ có thể tác động đến quá trình phát triển của cơ
quan.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng, nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của
từng cơ quan đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kĩ năng
trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, để quản lý, điều hành có hiểu
quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình tổ chức, hoạt động của cơ
quan.
Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý và
4


tổ chức thực hiện quyết định cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định cho
phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Chúng ta thấy trong các hoạt động, không khâu nào
là không cần đến văn bản, vì thế việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại các văn
bản và quy định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽ giúp người soạn thảo
văn bản có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục tiêu của việc ban hành
văn bản và đảm bảo văn bản được thực thi. Ngoài ra nhà quản trị văn phòng còn
phải am hiểu về lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội... và phải am hiểu pháp luật và
cách thức tổ chức các cuộc họp, điều hành hoạt động trong văn phòng và các khâu
dịch vụ khác.
2.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của UBND
Ủy ban nhân dân do hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan ban chấp hành của
hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan cấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ chương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng an
ninh và thực hiện chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ

trung ương đến cơ sở.
2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế
Uỷ ban nhân dân, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức
thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
5


-Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn thị trấn và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
tiểu thủ công nghiệp.
Uỷ ban nhân dân thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản

xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi.
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng tại địa phương;.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
2.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải
Uỷ ban nhân dân thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
6


- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao
Uỷ ban nhân dân thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp

với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản
lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
7


địa phương.
2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương,
Uỷ ban nhân dân thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng

phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật
khác ở địa phương;
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo,
- Uỷ ban nhân dân thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực
hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của
nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật
Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

8


2.3 Cơ cấu của VP UBND TP Lai Châu
2.3.1 Tổ chức lãnh đạo
BAN CHẤP HÀNH ĐẢNG BỘ VĂN PHÒNG UBND TỈNH
1. Nguyễn Sỹ Cảnh - Bí thư, Quyền Chánh Văn phòng;
2. Lê Thanh Hải

- Phó Bí thư, Phó Chánh Văn phòng;

3. Nguyễn Thành Đồng

- Ủy viên, Bí thư chi bộ KTN-TĐC;

4. Trần Huy Dương - Ủy viên, Bí thư chi bộ TH-CB;
5. Kiều Hải Nam

- Uỷ viên, Bí thư chi bộ TH-NC-VX;

6. Đặng Thị Diệu Thúy- Ủy viên, Bí thư chi bộ TC-HC;
7. Nguyễn Thị Luyến - Ủy viên, Bí thư chi bộ QT-TV;
ỦY BAN KIỂM TRA
1. Lê Thanh Hải - Chủ nhiệm
2. Phạm Đăng Khoa

- Phó Chủ nhiệm

3. Đoàn Anh Đức- Ủy viên

CÁC CHI BỘ TRỰC THUỘC
CHI BỘ PHÒNG TỔNG HỢP - NỘI CHÍNH - VĂN XÃ
1. Kiều Hải Nam - Bí thư
2. Nguyễn Văn Dũng

- Phó Bí thư

3. Nguyễn Tiến Thịnh

- Ủy viên

CHI BỘ PHÒNG KINH TẾ NGÀNH - TÁI ĐỊNH CƯ
1. Nguyễn Thành Đồng

- Bí thư

2. Trần Châu Ngọc - Phó Bí thư
3. Đỗ Xuân Đức

- Ủy viên

CHI BỘ PHÒNG QUẢN TRỊ - TÀI VỤ
9


1. Nguyễn Thị Luyến

- Bí thư

2. Nguyễn Văn Hưng

- Ủy viên

CHI BỘ PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC
1. Đặng Thị Diệu Thúy

- Bí thư

2. Nguyễn Văn Hải - Phó Bí thư
CHI BỘ TIN HỌC - CÔNG BÁO
1. Trần Huy Dương - Bí thư

2.3.2 Các phòng ban chuyên môn
- Phòng văn xã
- Phòng tổng hợp - nội chính
- Trung tâm tin học và công báo
- Phòng kinh tế nhành - tái định cư
- Phòng quản trị - tài vụ
- Phòng hành chính - tổ chức
- Ban tiếp công dân

10


PHẦN 2
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh được ban hành để quyết định chủ
trương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, xã hội, văn
hoá, thông tin, thể dục thể thao, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường,
quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc và chính
sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa
giới hành chính trên địa bàn tỉnh .
- Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh được ban hành để thực hiện chủ
trương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, thuỷ lợi, đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải,
xây dựng, quản lý và phát triển đô thị, thương mại, dịch vụ, du lịch, giáo dục và
đào tạo, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, y tế, xã hội, khoa học và công nghệ,
tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện
chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính
quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính trên địa bàn tỉnh
- Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh được ban hành để quy định biện pháp

chỉ đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị
trực thuộc và của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp dưới trong việc thực
hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân cùng cấp và
quyết định của mình.
2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
2.1 Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV bao
gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần
thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng
đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo
bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên
11


giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo,
tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
2.1.1 Phông chữ trình bày văn bản
- Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2.1.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
2.1.2.1. Khổ giấy
- Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu
in sẵn (khổ A5).
2.1.2.2. Kiểu trình bày
- Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
- Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang

giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
2.1.2.3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
- Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
- Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
- Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
2.2 thể thức trình bày
2.2.1 Quốc hiệu
- Thể thức
+ Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
- Kỹ thuật trình bày
+ Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
12


+ Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,
đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết
hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét
liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh
Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
______________
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Thể thức
+ Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng
Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ
quản.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên
của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
+ Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN), ví dụ:
13


- Kỹ thuật trình bày
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
+ Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức
chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng
+ Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản
- Thể thức
+Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và
chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức
danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bảnNghị quyết của
Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ
phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)
+ Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm
chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực
(các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
+ Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức
14


hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
- Kỹ thuật trình bày
+ Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải

ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các
nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,
2.2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Thể thức
+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những
đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì
phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở,
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực
thuộc Trung ương
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh
+Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ,
+ Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của
các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang
nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện
theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành.
15


+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ
ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước
- Kỹ thuật trình bày

+Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có
dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Thể thức
+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
+Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
- Kỹ thuật trình bày
+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ
trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên
loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích
yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ
và đặt cân đối so với dòng chữ
+ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới
số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
2,2,5. Nội dung văn bản
- Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
+ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
+ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
16


+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

+ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và
từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần
xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ
tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản
thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong
dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và
tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần
viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy
định viết hoa trong văn bản hành chính.
- Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban
hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự
nhất định, cụ thể:
+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm
hoặc theo khoản, điểm.
+ Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều
thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
17

- Kỹ thuật trình bày
+ Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản
phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ
1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối
thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu
từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên;
khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
+ Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi
căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng
kết thúc bằng dấu “phẩy”.
+ Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
• Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được
trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên)
của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
• Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh
giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
• Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
• Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng
riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ

đứng;
18


• Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo
thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ
của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
+ Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
• Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
• Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được
trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng
với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
• Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng
riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng, đậm;
• Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,
chương, mục, điều, khoản, điểm.
2.2.6. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Thể thức
+ Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
• Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
• Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết

tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
• Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký
thay cấp trưởng;
19


• Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
• Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
- Chức vụ của người ký
+ Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ
nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám
đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy
định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ
quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức
ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể bằng văn bản.
+ Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ
chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định
chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo
của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng
không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của

người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan,
tổ chức.
+ Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo
của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó
Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG

KT. TRƯỞNG BAN

CHỦ TỊCH

PHÓ TRƯỞNG BAN
20