Báo cáo kiến tập QTVP tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

LỜI CẢM ƠN
Để có những kiến thức thực tế về ngành quản trị văn phòng như ngày hôm
nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong
trường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã cung
cấp cho em những kiến thức chuyên môn và hướng dẫn em trong quá trình kiến
tập để em có thể hoàn thành báo cáo này.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Công ty Cổ phần đầu tư Sông
Đà Sao Việt cùng với các cán bộ công chức trong Công ty đã quan tâm giúp đỡ
em trong thời gian qua, tạo điều kiện cho em có cơ hội trải nghiệm những công
việc một cách thực tế.
Do thời gian có hạn và kiến thức chuyên môn chưa sâu nên dù đã rất cố
gắng nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Kính
mong nhận được sự chỉ bảo, đánh giá, góp ý của các thầy cô để em có thể khắc
phục được những mặt yếu kém để bài báo cáo được hoàn thiện hơn và qua đó có
thêm những kiến thức mới trên con đường học tập sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN

Bùi Xuân Sơn


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Có thể khẳng định rằng, một trong những yếu tố quyết định tới sự phát
triển bền vững của một cơ quan, tổ chức, hay một doanh nghệp đó chính là
nghiệp vụ chuyên môn về hành chính văn phòng.
Văn phòng từ lâu đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu
trong bất cứ một cơ quan tổ chức nào. Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hoá

thì công tác văn phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trong xã
hội.Với Việt Nam, một nước đang trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa –
Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh để giải
quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác , hiệu quả công việc trong nhiều mặt
của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải các hành chính Nhà nước
giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan
trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong
quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị. Chính vì thế, một bộ máy
văn phòng với đội ngũ nhân viên và người lãnh đạo quản lý là không thể thiếu
được ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào.
Vì vậy, tôi xin chọn đề tài “Khảo sát công tác quản trị văn phòng tại
Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” nhằm có thêm những kiến thức bổ
ích cho bản thân mình khi học chuyên ngành quản trị văn phòng.

3


B. PHÂN NỘI DUNG
I. Khái quát về Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và phòng Tổ
chức - Hành Chính của Công ty.
1.1. Khái quát về công ty.
1.1.1. Giới thiệu về công ty.
Tên Công ty:
Tên giao dịch:
Tên viết tắt:
Địa chỉ trụ sở chính:
Điện thoại:
Fax:
Website:
Email:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT
SONG DA VIET STAR INVESTMENT JOINT STOCK
COMPANY
VISTAR.JSC
Phòng 125 – DN5 – CT4 Khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì,
xã Mễ Trì, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
(84 – 4) 37853748 / 37855659
(84 – 4) 37853748 / 37855716



Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt được thành lập 8/3/2006 theo
đăng ký kinh doanh số 0103011179 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế
hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vự lập dự án đầu tư,
đầu tư xây dựng, xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, hạ tầng
kỹ thuật khu đô thị, các dự án kinh doanh phát triển nhà…
Công ty được thành lập bởi các cổ đông đều là những cán bộ có nhiều
năm kinh nghiệm, đã từng hoạt động và làm việc trong các công ty lớn về lĩnh
vực lập dự án, đầu tư, xây dựng. Họ là những người có khả năng lãnh đạo, có
khả năng phân tích thị trường, họ nhận thấy sự phát triển của ngành xây dựng,
tương lai phát triển của thị trường bất động sản nên đã cùng nhau thành lập lên
Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt với mục tiêu xây dựng Công ty thành
một trong những Công ty có năng lực và uy tín cao trong lĩnh vực lâp dự án, đầu
tư và xây dựng.
Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt có lực lượng chuyên gia cán bộ
có trình độ kỹ thuật cao, có năng lực và kinh nghiệm trong quản lý , điều hành
các dự án, được đào tạo chính quy, trình độ chuyên môn cao. Đội ngũ công nhân
và kỹ thuật đông đảo gồm các nghề: thợ nề, thợ mộc, thợ sắt..Bên cạnh đó, với
đội ngũ cán bộ nhân viên năng động, nhiệt tình và chuyên nghiệp về lĩnh vực

4


kinh doanh bất động sản cũng là thế mạnh thực sự của Công ty.
1.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt được thành lập ngày 8/3/2006 theo
đăng ký kinh doanh số 0103011179 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế
hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. Công ty kinh doanh trên nhữn lĩnh vực:
-

Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi;
Kinh doanh vật liệu xây dựng và đồ trang trí nội thất, ngoại thất;
Trang trí nội thất, ngoại thất;
Kinh doanh khai thác dịch vụ về nhà ở, khu đô thị và khu công nghiệp;
Đại lý kinh doanh xăng dầu;
Kinh doanh bất động sản;
Kinh doanh, khai thác và các dịch vụ vệ sinh công nghiệp;
Khoan, thăm dò địa hình, địa chất thủy văn;
Đo đạc bản đồ địa hình, địa chất;
Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị, máy móc ngành công nghiệp,

-

ngành xây dựng và giao thông;
Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa bằng ô tô;
Kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, điện tử, điện lạnh và điện

-

dân dụng;

Mua bán, khai thác các loại khoáng sản ( trừ loại khoáng sản Nhà nước

-

cấm);
Sản xuất, mua bán các sản phẩm đồ nhựa, đồ kim loại;
Kinh doanh phôi thép, thành phẩm các loại sản phẩm và trang thiết bị,
máy móc, dây chuyền công nghệ phụ vụ ngành sản xuất thép, xây

-

dựng công nghiệp và dân dụng;
Sửa chữa, lắp ráp, kinh doanh ô tô các loại;
Dịch vụ môi giới bất động sản;
Dịch vụ định giá bất động sản;
Dịch vụ sàn giao dịch bất động sản;
Dịch vụ tư vấn bất động sản;
Dịch vụ đấu giá bất động sản;
Dịch vụ quảng cáo bất động sản;
Dịch vụ quản lý bất động sản;
Dịch vụ ủy thác đầu tư;

1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty hiện nay gồm:
-

Hội đồng quản trị;
Ban Kiểm soát;
5

-

Ban Giám đốc;
Phòng Tài chính – Kế toán
Phòng Dự án
Phòng Tổ chức Hành chính;
Phòng Kế hoạch – Đầu tư.

1.1.3.1. Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị là cơ quản có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các
quyền nhân danh Công ty như quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy; quyết định
chiến lược đầu tư; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của
Ban Giám đốc và các cán bộ quản lý Công ty…
1.1.3.2. Ban Kiểm soát
Ban Kiểm soát được bầu ra để thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám
Đốc công ty trong việc quản lý và điều hành Công ty. Ban kiểm soát chịu trách
nhiệm trước pháp luật về những công việc thực hiện các nhiệm vụ được giao
như: Kiểm tra sổ sách, kiểm tra tính hợp pháp của các hoạt động sản xuât kinh
doanh và tài chính của Công ty, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyết
định của HĐQT…
1.1.3.3. Ban Giám đốc.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng
ngày của công ty theo mục tiêu, kế hoạch và các nghị quyết , quyết định của Hội
đồng quản trị, phù hợp với Điều lệ công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng
quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Công ty có các Phó Giám đốc được bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng thời hạn
tối đa là 5 năm và có thể được bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng. Các Phó
Giám đốc giúp Giám đốc điều hành công ty theo phân công và ủy quyền của
Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ

được phân công hoặc ủy quyền. Việc ủy quyền có liên quan đến việc ký kết hợp
đồng kinh tế hoặc liên quan tới việc sử dụng con dấu của Công ty đều phải thực
hiện bằng văn bản.
1.1.3.4. Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ.
Các phóng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc
6


cho Giám đốc trong quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt
(phụ lục 1)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành Chính.
1.2.1. Chức năng của phòng Tổ chức - Hành Chính.
Chức năng của phòng Tổ chức – Hành Chính của công ty Cổ phần đầu tư
Sông Đà Sao Việt là tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy và
mạng lưới, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, công tác bảo về an toàn và vệ
sinh môi trường.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
1.2.2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo.
Trong công tác nhân sự, bộ máy và đào tạo, phòng Tổ chức Hành Chính
thực hiện một số nhiệm vụ sau:
Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,
khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế
của Công ty.
Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với
sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự, thiết
lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển sản xuất
kinh doanh.

Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty,
đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn.
Quản lý tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo đúng
chính sách, chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của cán
bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
1.2.2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
Trong công tác hành chính, văn thư, lưu trữ phòng Tổ chức – Hành chính
7


thực hiện những nhiệm vụ sau.
Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bội Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài.
Thực hiện công việc lễ tân, tiếp đón khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội
nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty.
Thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong
Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi
đường, giấy ủy nhiệm của Công ty.
Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của toàn Công ty.
Quản lý cấp phát văn phòng phẩm lam việc cho văn phòng Công ty theo
định mức quy định.
Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các
vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.
1.2.2.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường.
Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn
cơ sở, phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn
Công ty.
1.2.2.4. Về công tác quản lý tài sản.
Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu

cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,
theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế).
Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, kho, sân bãi.
Quản lý việc tu dưỡng, sửa chữa tài sản cố định do Công ty trực tiếp quản lý.
Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quy
định của Pháp luật.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cồ phần đầu
tư Sông Đà Sao Việt.
Phòng Tổ chức – Hành chính của công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao
Việt gồm:
-

Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính;
8


-

Nhân viên lễ tân – văn thư;
Nhân viên Hành chính;
Nhân viên điện nước;
Bảo vệ;
Lái xe;
Tạp vụ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành Chính
Phòng TC – HC
(Trưởng phòng)

Nhân
Tạp vụ

viên lễ
tân – văn
thư

Nhân
viên
Hành
Chính

Nhân
viên điện
nước

Bảo vệ

Lái xe

II. Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.1. Công tác quản lý và ban hành văn bản.
Các phòng, ban trực tiếp soạn thảo văn bản có trách nhiệm phối hợp với
bộ phận văn thư của Công ty trong công tác ban hành, lưu trữ và bảo quản văn
bản của Công ty.
Tất cả các loại văn bản trước khi trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc
Công ty ký và ban hành phải có chữ ký nháy của trưởng hoặc phó hoặc phụ
trách của bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản đó; có trách nhiệm báo cáo trực
tiếp với Lãnh đạo Công ty về nội dung cụ thể của văn bản đó khi có yêu cầu.
Sau khi lãnh đạo Công ty ký văn bản, bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản
đó phải vào Sổ công văn, lấy số văn bản và đóng dấu tại bộ phận văn thư của
Công ty.
Số lượng văn bản phát hành phải phù hợp với số địa chỉ của nơi nhận và

9


lưu giữ văn bản.
Các cá nhân không được tự ban hành văn bản lấy danh nghia Công ty nếu
không được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty; ban hành các văn bản có nội dung
gây ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của Công ty trên thương trường.
Các văn bản được ban hành nếu không có chữ ký gốc của Lãnh đạo Công
ty đều không có hiệu lực pháp lý.
2.2. Các loại văn bản Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành.
Các văn bản do Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành được
ghi chép lại trong sổ đăng ký văn bản đi của công ty và có một số hình thức văn
bản như: quyết định, công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, giấy mời, các hợp
đồng kinh tế và các biểu mẫu chuyên ngành khác…trong đó chủ yếu là công
văn.
Một số văn bản bản mà công ty ban hành:
-

Quyết định: quyết định bổ nhiệm, quyết đinh tăng lương…
Công văn: công văn về việc thanh toán khối lượng cung cấp hàng hóa,
công văn về việc thanh toán khối lượng cung cấp hàng hóa, công văn
xin ngừng cấp điện, công văn thay đổi số tài khoản thanh toán, công
văn thanh toán công nợ theo hợp đồng kinh tế, công văn gia thạn thời

-

hạn nộp thuế…
Thông báo như: thông báo nghỉ lễ tết, thông báo mời họp, thông báo
lùi thời gian kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy, thông báo nội quy
công ty…

2.3. Thẩm quyền ban hành văn bản.
Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định tại Điều lệ của công ty, các
nội dung quy chế và các quy định nội bộ khác dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của từng vị trí.
Giám đốc là người có thẩm quyền ban hành văn bản, tùy theo từng trường
hợp để ủy quyền và thừa lệnh khi ký ban hành. Giám đốc của công ty Cổ phần
đầu tư Sông Đà Sao Việt có thẩm quyền ký các văn bản quyết định liên quan đến
công việc kinh doanh hàng ngày, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức
danh quản lý trong công ty, quyết định lương, phụ cấp đối với người lao động
trong công ty, các quyết định tuyển dụng…các công văn, thông báo khác liên
10


quan đến hoạt động của công ty.
Một số văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Công ty
(phụ lục 2)
2.4.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty Cổ phần Sông Đà
Sao Việt.
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại văn bản của công ty bao gồm khổ
giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể
thức, phông chữ, cỡ chữ kiêu chữ và các chi tiết trình bày khác được áp dụng đối
với văn bản soạn thảo trên máy tính và in ra giấy.
2.4.1. Phông chữ và cỡ chữ trình bày văn bản.
-

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy tính là phông chữ

-

Times New Roman của bộ mã ký tự Unicode.
Cỡ chữ: theo chi tiết từng thành phần của văn bản.

2.4.2. Khổ giấy, kểu trình bày, định lề trang văn bản .
2.4.2.1. Khổ giấy.
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010 mm x 297mm)
2.4.2.2. Kiểu trình bày.
Văn bản được trình bày theo chiểu dài của trang giấy khổ A4 (định hướng
bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)
2.4.2.3. Định lề trang văn bản ( đối với khổ giấy A4).
-

Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 20 – 30 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm;

2.4.3. Tên gọi Công ty và biểu trưng.
Tên Công ty:
Tên tiếng Anh:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT
SONG DA VIET STAR INVESTMENT JOINT STOCK
COMPANY

Tên viết tắt:

VISTAR.JSC

11


Biểu trưng Công ty:

2.4.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày.
2.4.4.1. Phần đầu của các văn bản được ban hành.
* Đối với văn bản ban hành ra ngoài Công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT
Add: P125 – DDN5 – CT4 – KDT Mỹ Đình – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: +84.4.37855659 – Fax: +84.3.37855716
Email: – Web: www.vistars.com.vn

Hà Nội ,ngày ….. tháng ….. năm…..

Số:…/../VISTAR
V/v: ……….

Kính gửi: - Công ty…….

hoặc
Kính gửi: - Công ty …..
- Công ty …..
-

Dòng: Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt: Chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ

•

chữ 12;
Dòng địa chỉ, số điện thoại, số fax, email, web: chữ thường, đứng, cỡ chữ 9.
Số văn bản: số văn bản/chữ viết tắt của loại văn bản/VISTAR, cỡ chữ 13;
Trích yếu nội dung văn bản: chữ thường, đứng, nhạt, cỡ chữ 11.
Đối với các ngày, tháng chỉ có một chữ số , phải thêm số 0 vào phia trước.
Phần kính gửi: canh giữa văn bản.
Nếu chỉ gửi một người hoặc một đơn vị thì viết tên người hoặc đơn vị đó
thẳng hàng với chữ Kính gửi. Kiểu trình bày: chữ in thường, đứng, đậm, cỡ chữ

•

13
Nếu gửi cho nhiều người hoặc nhiều hơn đơn vị thì gạch đầu dòng, mỗi người
hoặc đơn vị trên một dòng khác nhau. Kiểu trình bày: Chữ in thường, đứng,
đậm, cỡ chữ 13.
* Đối với văn bản với nội dung là Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ
trình.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT
Add: P125 – DDN5 – CT4 – KDT Mỹ Đình – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội
Tel: +84.4.37855659 – Fax: +84.3.37855716
Email: – Web: www.vistars.com.vn

Hà Nội ,ngày ….. tháng ….. năm…..

Số:…/../VISTAR
12


THÔNG BÁO

V/v: …………
Hoặc
QUYẾT ĐỊNH
V/v: …………

13


2.4.4.2. Nội dung văn bản.
Phần nội dung văn bản sử dụng cỡ chữ 13; khi xuống dòng, chữ đầu dòng
phải lùi vào 1 default tab; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt;
khoảng cách giữa các dòng (hay cách dòng) chọn dòng đơn.
2.4.4.3. Phần cuối văn bản.
Nơi nhận:
- Như Kính gửi;
- …………….
- Lưu…

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Tên Công ty: Chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 13;
Phần nơi nhân: Chữ nghiêng, đậm, cỡ chữ 11. Phần bên dưới chữ thẳng,
cỡ chữ 11. Tên các phòng và đơn vị nhận được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chầm phẩy, riêng dòng
cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt của
nơi lưu văn bản.
2.4.5. So sánh thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần
Đầu tư Sông Đà Sao Việt với thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư Sông
Đà Sao Việt và thông tư 01/2011/TT-BNV đều có những điểm chung và các
thành phần văn của một văn bản hành chính như:
-

-

Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4, và trình bày theo chiều
dài của trang giấy.
Đều có định về trang văn bản là:
+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
+Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

-

Các quy định về cỡ chữ.
14


Tuy nhiên, so với thông tư 01/2011/TT/-BNV của Bộ Nội Vụ thì thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty vẫn còn có điểm khác, như không có
phần quốc hiệu, mà thay vào đó là logo của công ty. Đây là một đặc trưng của văn
bản hành chính ở Công ty này.
2.5. Quy trình soạn thảo văn bản.
Công việc soạn thảo văn bản do Giám đốc giao cho bộ phận, các nhân
viên soạn thảo, chủ trì soạn thảo hoặc đề xuất soạn thảo băn bản trình lãnh đạo
Công ty ban hành.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, tính chất, nội dung của công việc, các

phòng, cá nhân chủ động tham mưu cho Lãnh đạo Công ty ban hành các văn
bản.
Các phòng và cá nhân được giao cho soạn thảo văn bản có trách nhiệm
thực hiện các công việc sau:



-

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn

-

bản;
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản;
Trình Trưởng phòng duyệt dự thảo văn bản, kiểm tra thể thức văn

bản;
- Trình Giám đốc duyệt dự thảo văn bản.
Về cơ bản, văn bản được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất.
Trong thời gian qua phòng Tổ chức – Hành chính đã làm tốt nhiệm vụ này,
văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, kịp thời phục vụ kịp thời cho
công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Công ty.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác soạn thảo và
ban hành văn bản của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt vẫn còn một
số thiếu sót như: về thể thức văn bản, nên quy định rõ ràng hơn, chính xác
hơn về thể thức và kỹ thuật trình bày của một văn bản hành chính được quy
định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

III. Quản lý văn bản đi.
15


3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
3.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, nhân viên văn
thư của Công ty sẽ kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của văn
bản trước khi xin chữ ký, đóng dấu và ban hành; nếu phát hiện có sai sót trong
văn bản thì nhân viên văn thư sẽ báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm
xem xét và giải quyết những sai sót để ban hành văn bản.
Văn thư của Công ty sẽ có nhiệm vụ thực hiện sửa văn bản theo yêu cầu
của cấp trên sau khi đã kiểm tra và xem xét.
3.1.2. Ghi số, ngày tháng văn bản.
Đối với việc ghi số văn bản: tất cả các văn bản đi của Công ty đều được
đánh số theo hệ thống số chung do nhân viên văn thư đã thống nhất quản lý. Do
lượng văn bản ban hành trong một năm của công ty khá nhiểu nên đã lựa chọn
phương pháp đánh số theo từng loại nhóm văn bản. Những văn bản có dấu khẩn
mật thì nhân viên văn thư sẽ đánh theo một hệ thống số riêng.
Đối với việc ghi địa danh, ngày tháng của văn bản đi: Công ty thuộc địa
phận thành phố Hà Nội nên tất cả các văn bản đi đều có địa danh là Hà Nội. Văn
bản được phát hành ngày nào sẽ được ghi vào ô ngày tháng năm của văn bản.
Ngày tháng của văn bản được ghi bằng chữ số Ả- rập. Những văn bản được ban
ngày vào các ngày nhỏ hơn 10 và trong các tháng 1, 2 đều có số 0 ở trước.
3.2. Đăng ký văn bản đi.
Tất cả các văn bản được Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban
hành đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi của công ty.
Sổ đăng ký văn bản đi của Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt
(Phụ lục 3)
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.

3.3.1. Nhân bản.
- Khi nhân bản cần xác định được số lượng cần nhân bản để phát hành
16


- Nơi nhận phải được xác định một cách cụ thẻ trong văn bản trên nguyên
tắc văn bản chỉ gửi đến những đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết văn
bản.
- Không được gửi vượt cấp, không gửi nhiêu bản cho một đối tượng,
không gửi văn bản đến những đối tượng khác chỉ để biết hoặc tham khảo.
- Tất cả các văn bản mà Công ty phát hành đều phải được văn thư nhân
bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
3.3.2. Đóng dấu cơ quan.
Việc đóng dấu của Công ty được nhân viên Văn thư đảm nhiệm và các
văn bản đều được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái, các văn bản có phụ lục
kèm theo thì do Giám đốc quyết định việc đóng dấu và dấu được đóng lên trang
đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục.
Dấu chỉ mức độ mật khẩn: Khi soạn thảo văn bản, cá nhân được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn lên cho Giám đốc công ty
quyết định và sẽ được đóng dấu khẩn, mật tùy theo mức độ của văn bản đó.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Thủ tục chuyển phát văn bản của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao
Việt sẽ được thực hiện qua các bước sau:
-

Lựa chọn bì văn bản:
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản và làm
bằng giấy dai, khó thấm nước và không nhì thấu qua được.

-

Trình bày và viết bì
Vào bì và dán bì:
Tùy theo số lượng và độ dà của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
17


vào bì. Khi gấp văn bản cần để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu nát
văn bản. Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán
kín không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
-

Nếu văn bản có dấu chỉ mức đổ khẩn, mật thì trên bì phải bản cũng phải đóng
dấu mức chỉ mức độ khẩn mật đúng như dấu độ khẩn, mật được đóng trên văn
bản trong bì.
Sau khi hoàn thành thủ tục phát hành Phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trực
tiếp thực hiện việc chuyển phát văn bản đến các phòng ban khác trong nội bộ
công ty và những văn bản chuyển phát cho các công ty bên ngoài việc sẽ được
bưu điện chuyển đến nơi nhận. Khi văn bản được giao cho bưu điện đều được
đăng ký vào sổ, và khi giao văn bản cho nhân viên bưu điện thì nhân viên phòng
Tổ chức – Hành chính sẽ yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào
trong sổ.
Việc theo dõi chuyển phát văn bản đi sẽ do nhân viên văn thư của phòng
Tổ chức – Hành Chính thực hiện và có trách nhiệm cụ thể sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của

người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản để xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với văn bản gửi đi nhưng vì một số lý do mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo
cnguwowif có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
3.5. Lưu văn bản đi.
Các bản lưu văn bản đi tại Công ty được sắp xếp theo thứ tự đăng ký và
theo từng nhóm văn bản. Văn bản được lưu tại tủ lưu văn bản của Công ty để
thuận tiện cho việc sử dụng bản lưu.
Các văn bản lưu có mức độ mật, các tài liệu quan trọng được nhân viên
lưu vào trong két sắt để bảo đảm an toàn.
18


Phương tiện lưu và bảo quản bản lưu tại Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà
Sao Việt
(phụ lục 4)


Trong việc quản lý văn bản đi, Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt đã
quy định rất chặt chẽ, theo đúng quy định của pháp luật. Các khâu trong
công tác quản lý văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, cẩn thận.
Tuy nhiên, hiện nay Công ty đã có phần mềm để quản lý văn bản
nhưng chưa được sử dụng một cách triệt để, mong rằng công ty sẽ áp dụng
phần mềm này nhiều hơn vào công việc để đạt hiệu quả tốt nhất.
IV. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
4.1. Tiếp nhận văn bản đến.
Nhân viên khi trực tiếp nhận được văn bản đến từ các công ty bên ngoài

đều chuyển ngay cho phòng Tổ chức – Hành chính để làm thủ tục tiếp nhận văn
bản.
Phòng Tổ chức – Hành Chính của Công ty sẽ đảm nhiệm việc tiếp nhận
văn bản đến, phân loại và chuyển giao văn bản đến, là đầu mỗi tiếp nhận văn
bản, kiểm tra toàn bộ các văn bản được gửi đến Công ty, Giám đốc, Phó Giám
đốc, Văn phòng hay các chuyên viên trong Văn phòng Công ty, kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong ( nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
Đối với bản fax, văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của
mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi
gửi hoặc người có trách nhiệm để xử lý và phải chụp lại trước khi đóng dấu
Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có
thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải
đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và
ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
Văn bản đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày tết, ngày nghỉ, nhân viên
bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy
19


đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn
hoặc phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, văn bản
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay với người có
trách nhiệm để xử lý.
Sau khi tiếp nhận, phân loại văn bản bóc bì hay không bóc thì nhân viên
sẽ tiến hành bóc bì những văn bản được phép bóc. Sau khi bóc nhân viên sẽ đối
chiếu số , ký hiệu ghi ở bên ngoài bì với số, ký hiệu văn bản bên trong bì để khi
phát hiện có sai sót sẽ báo ngay cho nơi gửi biết để giải quyết.
Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư thì sẽ được đóng
dấu “Đến”

Phòng Tổ chức – Hành Chính chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử
lý văn bản đến.
Nhân viên khi trực tiếp nhận được văn bản đến từ các công ty bên ngoài
đều chuyển ngay cho phòng Tổ chức – Hành chính để làm thủ tục tiếp nhận văn
bản.
4.2. Đăng ký văn bản đến.
Các văn bản đến của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt đều được
đăng ký vào sổ công văn đến . Trong sổ công văn đến sẽ đăng ký tất cả các loại
văn bản đến của Công ty (trừ văn bản mật).

Sổ đăng ký công văn đến của Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt
(phụ lục 5)
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
Khi văn bản đến đã được đăng ký vào sổ công văn đến, văn bản sẽ được
trình cho Giám đốc của Công ty. Từ đó, Giám đốc sẽ cho những ý kiến chỉ đạo
để giải quyết công việc.
Căn cứ vào những ý kiến của Giám đốc, văn thư có trách nhiệm đăng ký
những thông tin bổ sung vào sổ và chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá
nhân giải quyết theo thời gian quy định.
20


Phòng Hành chính sẽ làm các thủ tục để giao cho người nhận:
-

Các văn bản đến sẽ được chuyển đến người nhận ngay trong ngày, hoặc chậm

-

nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Khi chuyển giao văn bản, nhân viên phòng Hành chính sẽ tiến hành kiểm tra,

-

đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và đúng đối tượng. Người
nhận văn bản phải ký vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên để quy trách nhiệm và
tra cứu kịp thời.
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
4.4.1. Giải quyết văn bản đến.
Giám đốc Công ty có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến.
Phó giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ
nhiệm của Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công
phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, Giám đốc sẽ giao cho phòng ban hoặc cá
nhân giải quyết. Phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết
văn bản đến theo thời hạn được quy định tại Công ty.
Giám đốc có thể giao Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao
trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
-

Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan

-

trọng, khẩn cấp;
Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

4.4.2. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.

Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc các cá
nhân, phòng ban giải quyết văn bản theo thời hạn đã được Công ty quy định.
Nhân viên văn thư sẽ có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao
gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến
hạn nhưng chưa được giải quyết…để báo cáo cho trưởng phòng Tổ chức – Hành
chính để có những biện pháp giải quyết kịp thời.
21




Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty cổ phần đầu tư Sông
Đà Sao Việt được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, không để xảy
ra sai sót. Việc tiếp nhận cũng được phân công rõ ràng cho từng cá nhân
trong bộ phận, nên việc giải quyết rất nhanh chóng, kịp thời. Và cũng như
quản lý văn bản đi, văn bản đến của công ty vẫn không đạt hiệu quả cao nhất
vì chưa áp dụng hết được các công nghệ hiện đại vào trong công viêc, mong
rằng trong tương lai Công ty sẽ có những biện pháp để đạt hiệu quả tối đa
trong việc quản lý và giải quyết các văn bản.
V. Quản lý và sử dụng con dấu.
5.1. Các loại con dấu Công ty
-

Dấu họ tên người có thẩm quyền ký
Dấu tên Công ty
Dấu Công văn đến
Dấu của Giám đốc
Dấu của Phó giám đốc

5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.

5.2.1. Quản lý con dấu:
Con dấu của Công ty phải để trong két sắt tại Công ty và phải được bảo
quản chặt chẽ, không làm biến dạng con dấu.
Trong trường hợp cấn thiết phải mang con dấu ra khỏi Công ty đê giải
quyết các công việc ở xa thì phải được đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Công
ty.
Nhân viên văn thư được giao giữ và đóng dấu là người có trách nhiệm, đủ
tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư và có trách nhiệm thực hiện các quy
định sau:
•

Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Giám đốc

•
•

Công ty.
Người được giao giữ dấu phải tự tay đóng dấu vào những văn bản của Công ty.
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người

•
•

có thẩm quyền.
Không được đóng dấu khống chỉ.
Nếu đê mất con dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử
22


dụng con dấu dể hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố theo

•

quy định của Pháp luật.
Tron trường hợp bị mất con dấu, phải báo ngay cho cơ quan Công an gần nhất
và cơ quan Công an đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải

•

thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
Nếu con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng phải báo cáo cho Trưởng phòng Tổ
chức – Hành chính để xin phép đổi con dấu mới theo quy định của Pháp luật.
5.2.2. Sử dụng con dấu:
Chỉ được đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của cấp có thẩm
quyền.
Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
Khi đóng dấu lên chữ kỹ phải trùm lên khoảng 1/3 chữ kỹ về phía bên
trái.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trù lên một phần tên Công ty
hoặc tên của phụ lục.
5.3. Bảo quản con dấu.
Trong Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt, con dấu phải được bảo
quản ở Công ty một cách chặt chẽ, an toàn trong két sét tại phòng Tổ chức –
Hành chính. Khi làm việc con dấu được treo trên giá để trên bàn làm việc. Khi
hết giờ làm việc, con dấu phải được cất vào két sắt và khóa cẩn thận.
Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm về việc bảo quản con dấu,
không được tự ý giao con dấu cho người khác quản lý khi chưa có lệnh của
Giám đốc. Trường hợp văn thư nghỉ phép phải bàn giao lại con dấu cho người
khác theo lệnh của Giám đốc.

Trong quá trình sử dụng, không được làm rơi con dấu, làm dấu cong vênh,
biến dạng. Phải bảo quản con dấu sạch sẽ để đóng dấu rõ ràng.
VI. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty
23


Lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có ý nghĩa rất lơn đối với từng cơ
quan, doanh nghiệp: giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cán
bộ, giúp cơ quan, doanh nghiệp quản lý được tài liệu chặt chữ; tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác lưu trữ. Vì vậy việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu
được công ty thực hiện một cách rất cẩn thận, không để sai sót ảnh hưởng đến
hoạt động của Công ty
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Công ty.
-

Hồ sơ nhân sự;
Hồ sơ công trình;
Hồ sơ thiết kế thi công;
Hồ sơ nguyên tắc;
Hồ sơ công việc…

6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.
Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan; lấy ý kiến đóng
góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn
phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành.
Danh mục hồ sơ được xây dựng vào cuối năm trước để thực hiện vào năm
sau. Trong trường hợp cần thiết có thể sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm
trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau.
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan duyệt, ký ban hành vào đầu
năm.

Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá
nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục.
Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc
có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá
nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần
Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ
của cơ quan.
6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty.
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các
24


đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn
an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục
vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị của
tài liệu lưu trữ. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ
sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ
gặp khó khăn trong việc tra tìm. Tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt
tất cả các văn bản, tài liệu của Công ty đều được lưu tại tủ hồ sơ tại phòng Hành
chính – Tổ chức. Đây cũng là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực hiện được chặt chẽ, đúng quy định.
Giám đốc Công ty có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
tài liệu vào lưu trữ của Công ty.
Trưởng phòng Tổ chức –Hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Giám
đốc Công ty trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:
-

Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
Phối hợp với các phòng ban, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu

-

thập;
Hướng dẫn các phòng ban, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao

-

nộp;
Chuẩn bị các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “biên bản giao nhận tài liệu”
Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng
hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lạo thời hạn bảo quản,
làm thống kê và sắp xếp lên giá tủ, làm công vụ tra tìm phục vụ cho
khai thác, sử dụng.

VII. Nghi thức Nhà nước, kỹ năng giao tiếp trong công ty Cổ phần Đầu tư
Sông Đà Sao Việt.
Trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp muốn có sự tồn tại và phát triển lâu dài,
bền vững thì yếu tố quan trọng nhất là phải có sự ổn định trong hoạt động; phải
25