báo cáo kiến tập: CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
----------

NGUYỄN VĂN LONG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGHÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13D
NĂM HỌC 2015 - 2016

Tên cơ quan: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Địa chỉ : 36 Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Ths. Trần Hương Xuân
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Nguyễn Đăng Việt

Hà Nội - 2016


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.......................................................................................... 3
1.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHƯC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
HÀ NỘI.................................................................................................................................................................3
1.. Lịch sử hình thành và phát triển:.....................................................................................................................3
2.. Khái quát cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................6
1Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội...........................................................................................6
2Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................................................7

CHƯƠNG II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ....................................................10

HÀ NỘI.................................................................................................................... 10
2.1. Khái quát tổ chức và hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường..............................................10
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học
Nội Vụ Hà Nội....................................................................................................................................................10
2.1.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng.................................................................11
2.1.3.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu
cần cho cơ quan...................................................................................................................................................17
2.2. Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan..........................................................18
2.2.1. Các thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng........................................................................18
2.2.2. Các đồ dùng văn phòng...........................................................................................................................19
2.3. Khái quát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường..................................................................................20
2.3.1.Tìm hiểu về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội...........................................................20
2.4.Tìm hiểu về công tác lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.................................................................25
2.4.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ...............................................................................................25
2.4.2.Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ..............................................................................................................27
2.4.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ..............................................................................................................27
2.4.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...................................................................................................27
2.4.5.Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:.......27
2.5.Khái quát về Khoa Quản Trị Văn Phòng......................................................................................................28
2.5.1.Khái quát quá trình hình thành và phát triển.............................................................................................28
2.5.2.Khái quát cơ cấu tổ chức, vị trí, chức năng và nhiệm vụ của Khoa Quản trị văn phòng..........................28

CHƯƠNG 3

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..............................................36

3.1. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội..............................................................................................................................................36
3.1.1 Công tác Quản lý Nhân sự:.......................................................................................................................36
3.1.2 Công tác Văn phòng:................................................................................................................................36

3.1.3 Công tác Văn thư – Lưu trữ:.....................................................................................................................37
3.2. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.........................................39

KẾT LUẬN............................................................................................................... 42
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................ 43


PHỤ LỤC................................................................................................................. 44


LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là khu vực hoặc bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan,
doanh nghiệp, nên vấn đề quản trị văn phòng - được hiểu là việc tổ chức, điều
hành hoạt động của toàn bộ khu vực hoặc bộ phận văn phòng sao cho hiệu quả là nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả những người đứng đầu các cơ quan, doanh
nghiệp.
Đối với các cơ quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu quản trị văn phòng
đã được coi là một ngành khoa học mang tính liên ngành và được đặc biệt coi
trọng, áp dụng phổ biến trong lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị kinh doanh.
Việc đào tạo nguồn nhân lực về quản trị văn phòng (gồm nhân lực quản lý, phụ
trách văn bản giấy tờ và nhân viên làm việc trong các văn phòng) vì thế, trở
thành một nhu cầu tất yếu.
Trên nhu cầu thực tiễn của xã hội, Trường Đại học Nội vụ được thành lập
dựa trên sự nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội mà tiền thân là Trường
Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I. Trường đào tạo nhiều ngành nghề tạo ra
nguồn nhân lực dồi dào đáp ứng với nhu cầu của xã hội như các ngành: Văn thư
– Lưu trữ, Quản trị nhân lực, Hành chính học … đặc biệt là Ngành Quản trị văn
phòng.
Quản trị văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng trong công tác quản lí, tổ
chức và thực hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, ban ngành
đoàn thể. Trong cơ quan, tổ chức thì văn phòng là nơi tiếp nhận và xử lý mọi

thông tin một cách nhanh chóng và chính xác để cung cấp mọi thông tin cần
thiết trong thời gian nhất định và đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trọng trong chương trình đào
tạo dành cho sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, có thể nói học lý thuyết trên giảng đường của Nhà trường là
chưa đủ chính vì thế Nhà trường và Khoa đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập ở
các cơ quan tổ chức để tích lũy và học hỏi thêm kinh nghiệm, tạo điều kiện giúp
cho sinh viên sau khi ra trường không bỡ ngỡ trước công việc. Kiến tập giúp
sinh viên vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học tại trường đưa vào áp
1


dụng thực tiễn tại các cơ quan; là tiền đề để sinh viên đến các cơ quan đi thực
tập sau này tự tin trong giao tiếp và có kinh nghiệm thực tế đưa vào trong bài
học của mình và thông qua kiến tập ngành nghề sinh viên biết vận dụng lý
thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra trường
có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Được sự đồng ý và tạo điều kiện của Nhà trường và lãnh đạo Khoa Quản
trị văn phòng, em đã được tiếp nhận kiến tập nghề nghiệp tại Khoa Quản tri văn
phòng – thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 01/5/2016 đến hết ngày
22/6/2016.
Trong thời gian kiến tập tại Khoa Quản trị văn phòng em xin chân thành
cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô và lãnh đạo Khoa đã giúp em tiếp
cận với công việc ngoài thực tế, học hỏi được kinh nghiệm làm việc trong văn
phòng và rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu. Đặc biệt hơn, em xin chân
thành cảm ơn đến các thầy cô trong Khoa đã tạo điều kiện để em có thể hoàn
thành bài báo cáo này.

2

CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHƯC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1. . Lịch sử hình thành và phát triển:
- Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo
Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo
Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của
ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán
bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
- Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ
là đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành văn
thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày
3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư,
lưu trữ ở phía Nam). Quyết định 95/BT ra đời kết thúc một giai đoạn đào tạo của
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở ra một giai đoạn mới - giai đoạn vừa
trực tiếp đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở miền Bắc (từ Quảng Bình
trở ra) vừa đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở Phân hiệu miền Nam.
- Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong
đào tạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ
(nay là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa
điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).
Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội tốt cho
Trường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, cũng như
tạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ
cán bộ công chức của ngành và của đất nước.
- Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn
phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường

lại mang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó
3


không làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.
- Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng
phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả
năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo
viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định
số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
- Ngày 21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
- Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số
1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án
nâng cấp trường lên đại học.
- Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCB
gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập
Trường Đại học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến hành lấy ý kiến các đơn vị có
liên quan và ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ trình số 277/TTrBGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
- Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số
1160/TTg-KGVX về đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
- Ngày 23 tháng 7 năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ do Bộ Giáo dục

và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành thẩm
định thực tế các điều kiện và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Thủ
tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp
4


Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định, ngày
10/10/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ
tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đến tháng 11/2011, tổng số cán bộ viên chức, giảng viên, giáo viên của
Trường là 224 người. Trong đó giảng viên, giáo viên cơ hữu là 147 người trong
đó có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên
cao học và 46 đại học.
- Ngoài ra Trường còn có 199 giảng viên thỉnh giảng, trong đó có 23 giáo
sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ các viện
nghiên cứu, các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, một số trường đại học, học viện khác
đã có cam kết tham gia giảng dạy.
- Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành và phát triển của Nhà
trường(18/12/1971-18/12/2011) mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế
hệ cán bộ công chức, viên chức và sinh viên, học sinh có quyền tự hào về thành
tích 40 năm hoạt động:
- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm
1983);
- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng
Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;

- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm
1989);
- Nhiều Bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn
5


thanh niên, Liên đoàn Lao động.
- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn,
Đoàn thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.
- Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên,
học sinh các bậc, loại hình đã và đang học tập tại Trường là 45.737 người, trong
đó đã đào tạo 71 học sinh, thực tập sinh CHDCND Lào.
- Với bề dày kinh nghiệm 45 năm chúng ta có quyền hy vọng và tin tưởng
rằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách, phát
huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồi
dưỡng với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội
vụ và cho xã hội đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước.
2. . Khái quát cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
1 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Cơ cấu tổ chức gồm có:
a) Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng và 03 Phó Hiệu trưởng
b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính – Tổng hợp

- Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
d) Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
6


- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Trung tâm Nghề
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường – Phụ lục 01)
2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
• Chức năng
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
7


công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
• Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo
nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,
cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,
cán bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
8


- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử

dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao cho.

9


CHƯƠNG II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
HÀ NỘI
2.1. Khái quát tổ chức và hoạt động công tác hành chính văn phòng
của trường.

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chức năng, nhiệm vụ:
- Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông
tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo
chương trình, kế hoạch làm việc.
Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn
bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
10


đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;

- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an
toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường
• Cơ cấu tổ chức:
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành Chính- Tổng hợp-xem phụ lục số 02)

2.1.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng.
Đối với Lãnh đạo
a. Bà Trần Thị Hạnh- Trưởng phòng
- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về các
mặt hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp;
- Xây dựng kế hoạch, qui hoạch phát triển Phòng;
- Phụ trách công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng của Phòng;
- Theo dõi kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực
thuộc Trường;

11


- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp
của Hiệu trưởng; Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi đường
cho khách từ các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.
b. Ông Hoàng Văn Thanh- Phó trưởng phòng
Giúp trưởng phòng và chịu trách nhiệm với các hoạt động sau:
+ Phụ trách công tác thi đua – khen thưởng; Phối hợp thực hiện theo dõi kế
hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường; Lịch
công tác tuần của Trường; kết luận giao ban; tổng hợp, báo cáo;
+ Phụ trách và điều hành công tác văn thư, lưu trữ;
+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban Giám hiệu; Chuẩn bị nội
dung, cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết khác phục vụ cho các cuộc họp của
Ban Giám hiệu;
+ Phụ trách thông tin, quảng bá hình ảnh của Trường; Phụ trách công tác in
các ấn phẩm văn phòng;
+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được phân cấp;
+ Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong
năm; quản lý và theo dõi công tác phục vụ: các phòng họp, hội trường và phòng làm
việc của Ban Giám hiệu; Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao.
Đối với chuyên viên
a. Bà Dương Thị Dung- Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường; Kiểm tra,
theo dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của CBVC
Nhà trường;
+ Thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong

năm;
+ Thực hiện quản lý, theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket
trong toàn Trường;
+ Phối hợp thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và

12


báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các
Bộ, Ban, Ngành liên quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
b. Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa- Chuyên Viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện
các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành liên quan;
+ Theo dõi việc thực hiện giờ giấc các cuộc họp giao ban; kiểm tra phòng
họp, chuẩn bị tài liệu, giấy mời… các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, 6 tháng
đầu năm; Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết luận giao ban của các đơn
vị;
+ Soạn thảo lịch công tác hàng tuần của Trường. Sau khi được Hiệu trưởng
phê duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị, trang website của Trường và theo dõi, đôn
đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;
+ Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc của
Ban Giám hiệu, của Phòng;
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công
sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; Công tác cải cách hành chính; công
tác thi đua – khen thưởng; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
c. Ông Nguyễn Văn Dũng- Giảng viên

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tiếp nhận, phân loại và chuyển văn bản, tài liệu, báo chí, bưu phẩm… đến
Ban Giám hiệu;
+ Tiếp nhận các văn bản của các đơn vị trình Ban Giám hiệu ký duyệt;
+ Phối hợp thảo kết luận giao ban, lịch công tác tuần và theo dõi thực hiện;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; công tác thi đua – khen thưởng; tổng
hợp – báo cáo; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
+ Soạn thảo công văn khi Ban Giám hiệu yêu cầu; Giảng dạy theo qui định;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,

13


tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
d. Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;
+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,
tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
e. Ông Nông Trương Ngọc Sơn- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa
công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+ Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban
Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu...);

+ Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn, tài
liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;
+ Cập nhật, báo cáo kịp thời các văn bản Quy phạm pháp luật mới ban hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển
giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và chuyển
phát qua bưu điện các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc
thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ, Ban, Ngành…;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
+ Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy
định của Nhà nước, của Nhà trường;
+ Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ

14


theo quy định của Nhà nước;
+ Quản lý các con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức
đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục
hành chính;
+ Cấp giấy đi đường cho cán bộ viên chức đi công tác được Ban Giám hiệu
phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức, học sinh sinh viên;
+ Xây dựng các qui định nhằm quản lý thống nhất công tác Văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
f. Bà Nguyễn Thị Thanh- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong và
ngoài Trường;

+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí các loại văn bản của Phòng theo qui định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi
biên bản các cuộc họp, nhận các văn bản…) của Phòng;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
g. Bà Hoàng Thị Thúy Lan- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip thời
thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh;
+ Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và
học sinh – sinh viên toàn trường;
+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám chữa
bệnh trong Nhà trường;

15


+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập lành
mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn. Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ
côn trùng gây bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
h. Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

+ Thường trực phòng y tế tại Cơ sở Đông Ngạc trong và ngoài giờ hành
chính theo lịch học; Kịp thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học
sinh – sinh viên tại Cơ sở bị bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho CBVC và học sinh – sinh
viên toàn trường;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh… tại Cơ sở;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như phòng
chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A (H1N1), sốt
xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên tại Cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip thời
thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và học
sinh – sinh viên toàn trường;
+ Kiểm tra, tình trạng vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác khám, chữa bệnh
của Nhà trường. Báo cáo và xây dựng kế hoạch thanh lý những vật tư đã quá hạn sử dụng;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về môi trường trong Nhà trường, thực hiên
tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và
phòng chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

16


+ Vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại phòng làm việc của Ban Giám hiệu hàng ngày;
+ Đóng mở cửa; phụ trách công tác lễ tân các phòng họp, hội trường của Nhà

trường;
+ Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh Phòng thờ tại tầng 7, nhà A;
+ Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà khách, các phòng
họp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các vật
dụng thuộc Nhà khách, phòng họp;
+ Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân của Nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
Thông báo này thay thế cho Thông báo số 25 ngày 06 tháng 6 năm 2014 của
Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Căn cứ nhiệm vụ được phân công trên đây, mỗi cán bộ viên chức, nhân viên
cần nắm vững các quy định của Nhà nước, của Bộ Nội vụ và của Trường về hoạt
động công tác của mình, thường xuyên bám sát chương trình công tác và phối hợp
thực hiện tốt công việc.

2.1.3.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Phòng Hành chình- Tổng hợp là bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng có
chức năng tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của
Hiệu trưởng và đảm bảo về điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt
động:
Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp được thể hiện ở hai loại
công tác:
* Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ
quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên
cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực
hiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ

17


Nội vụ giao cho.
- Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưng
các quy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết.
* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu
trưởng giải quyết các vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất
- Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí,
trang thiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch.
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về
cơ sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp.
- Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiên
cơ sở vật chất phục vụ hội nghị.
2.2. Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan.
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn
phòng. Hiện nay cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng đang và đã được cơ
quan chú tâm đến, là yếu tổ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hẳng ngày, chính
vì vậy mà các trang thiết bị văn phòn đã được ứng dụng rất tốt trong cơ quan.
2.2.1. Các thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng.
Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin ngày càng
phong phú và hiện đại:
-Máy vi tính (Computer): Ngày nay chiếc máy vi tính là vật dụng không
thể thiếu được trong các văn phòng . Nó giúp cho các thư ký trong việc soạn
thảo các văn bản, thống kê, tính toán… và lưu trữ quản lý thông tin một cách
tiện dụng và khoa học. Ngoài ra, chiếc máy tính còn là một phương tiện hữu
hiệu trong việc trao đổi, cập nhật và tìm kiếm thông tin cần thiết với tốc độ cao,
gửi và nhận các văn bản, tài liệu vừa nhanh chóng, không sợ thất lạc, mất mát…

lại vừa ít tốn kém.
- Máy in laser: Là thiết bị không thể thiếu để kết nối với máy vi tính. Đây
là thiết bị bất cần thiết để đưa (truy xuất) những dữ liệu trong máy tính ra giấy
18


để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản giao dịch , quản lý…
- Máy Scanner : Là thiết bị dùng để chụp (nhập) dữ liệu dạng ình ảnh
hoặc chữ viết vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì không
có file của dữ liệu đó.
-Máy photocopy: Là loại máy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính
xác theo bản gốc. Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu
nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.
-Máy fax: Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi
một cách nhất chóng, chính xác
-Máy hủy hồ sơ: Máy hủy hồ sơ dùng để tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu
không còn sử dụng nữa nhưng không được phép để lọt tài liệu này ra ngoài.
-Máy điện thoại: Là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và tiện lợi
nhất. giúp cho các cuộc đàm thoại được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc
được giải quyết nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại
-Máy ghi âm, ghi hình: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển như hiện nay,
việc trang bi máy ghi âm, ghi hình tại văn phòng là một việc cần thiết. Ghi lại
diễn biến của các hội nghị quan trọng, các cuộc hội đàm có tính cam kết, các lời
nhắn khi ra khỏi phòng.
-Thiết bị hội nghị: Tùy điều kiện và yêu cầu của công việc hội nghị mà
người ta bố trí trang bị phục vụ cho hội nghị như: Máy điều hòa, quạt gió, quạt
máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng, thông gió.
2.2.2. Các đồ dùng văn phòng
Các đồ dùng văn phòng gồm các loại thông dụng sau:
-Bàn ghế: Có nhiều loại như bàn ghế dùng cho Giám đốc, loại dùng cho

thư ký, cho nhân viên khác của văn phòng, cho tiếp khách. Tùy theo công việc
của mỗi người mà sử dụng loại bàn ghế thích hợp về kiểu dáng và chất liệu.
-Tủ đựng hồ sơ: Là các loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu. Tùy theo số lượng
và đặc tính của từng loại hồ sơ mà người ta sử dụng các loại tủ khác nhau.
-Giá đựng tài liệu: Nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo
tham khảo thì cần phải trang bị các giá để trưng bày, lưu trữ các tài liệu này.
19


-Tủ hoặc mắc áo: dùng để đựng, treo áo, mũ của nhân viên văn phòng và
khách đến làm việc.
2.3. Khái quát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường.
2.3.1.Tìm hiểu về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
• Về thẩm quyền ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
• Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội không có thẩm quyền ban hành văn
bản quy phạm pháp luật, chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính bao
gồm: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
+ Văn bản cá biệt của trường có các văn bản: Quyết định ( chủ yếu là
quyết định thành lập các đơn vị, quyết định khen thưởng cán bộ, quyết định cho
sinh viên thôi học………….)
+ Văn bản hành chính thông thường gồm có: công văn, biên bản, thông
báo, báo cáo….
Là một trường trực thuộc Bộ Nội Vụ, chính vì vậy quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội được lãnh đạo và cán bộ
chuyên môn thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo theo
Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức kỹ thuật và trình bày văn bản được tuân thủ theo quy định của

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2008 của Chính Phủ về công tác văn thư, ký hiệu và quy định các
kiểu (Font) cỡ (size)…. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo hướng dẫn số 11HD/VPTW của Ban Chấp Hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam. Thể thức
văn bản của tổ chức Đoàn Thanh Niên thực hiện theo hướng dẫn số 29-HD/VP
của Trung ương Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh
Thể thức các văn bản được gửi đi nước ngoài được trình bày theo mẫu
20


quy định của cơ quan ( Quy chế văn thư)
Để thống nhất trong việc soạn thảo văn bản, thể thức của trường gồm các
9 thể thức sau:
+ Quốc Hiệu;
+ Tên tác giả văn bản;
+ Địa danh ngày tháng năm;
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Nơi nhận văn bản;
+ Chữ ký người có thẩm quyền;
+ Dấu cơ quan;
+ Thành phần bổ sung: Dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
Ngoài ra tùy thuộc vào nội dung văn bản mà có thêm một số thể thức khác
theo quy định của Nhà nước.
• Soạn thảo và ban hành văn bản
Các bước tiến hành soạn thảo để tiến tới ban hành một văn bản được tiến
hành theo quy trình sau:
Bước 1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo.
Bước 2. Xác định mức độ cần thiết phải phổ biến, mức độ phá lý và yêu

cầu thời gian của văn bản.
Bước 3. Xác định loại văn bản cần sử dụng để thực hiện yêu cầu văn bản
hóa. Phù hợp với mục đích, tính chất và vấn đề cân nhắc tới.
Bước 4. Thu thập và xử lý thông tin cho văn bản. Thông tin có từ nhiều
nguồn khác nhau phải xác định các thông tin pháp lý có những văn bản Quy
phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đang cần thông tin.
Bước 5. Xây dựng đề cương và viết bản thảo. Với loại văn bản quan trọng
cần viết bản thảo và đề cương cụ thể tổ chức, xin ý kiến đóng góp của các đơn
vị, cá nhân.
Bước 6. Duyệt thảo văn bản.
Do người có thẩm quyền sau khi soạn thảo văn bản xong, Thủ trưởng đơn
21


vị duyệt về nội dung và ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Trình
Trưởng phòng Hành Chính tổ chức phê duyệt ký nháy về mặt thể thức tính pháp
lý của văn bản. Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì
văn bản được trình lên Hiệu Trưởng ký ban hành.
Bước 7. Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản
Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu, đăng
ký… sau đó áp dụng các biện pháp kỹ thuật để nhân bản văn bản
( Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản- xem phụ lục 03)
Trình tự quản lý và thực hiện văn bản đến
- Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản
chuyên ngành, văn bản mật, được gửi trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc chuyển qua
mạng Internet, Email, bản Fax và đơn, thư gửi đến Trường được gọi là văn bản
đến.
- Văn bản đến, trừ các loại văn bản đặc biệt có quy định riêng của pháp
luật đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Trường và được
thực hiện theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản đến.
• Tiếp nhận văn bản đến
- Cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,
tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ...; đối với văn bản mật đến, phải
kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Đối với văn bản đến
được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, email, phải kiểm tra về số
lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
• Đăng ký văn bản đến (phụ lục số 04)
- Văn bản đến được nhập vào sổ đăng ký văn bản đến tại chương trình
phần mềm quản lý văn bản của Trường thực hiện theo hướng dẫn sử dụng về ứng
dụng công nghệ thông tin trong văn thư , lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước ban hành. Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết
22