Báo cáo kiến tập : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
HĐND
UBND
TTGDTX
PTTH
THPT DT
TT
CT
SXKD

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
ỦY BAN NHÂN DÂN
TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN
PHỔ THÔNG TRUNG HỌC
TRUNG HỌC PHỔ THÔNG DÂN TỘC
THỊ TRẤN
CHỦ TỊCH
SẢN XUẤT KINH DOANH


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị Lê
Phương Liên – Cán bộ Phòng Văn thư và các anh, chị trong Văn Phòng UBND
đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết Báo cáo kiến tập.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong quá trình

học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền
tảng cho quá trình đi kiến tập mà còn là hành trang giúp em khi ra trường có một
công việc tốt hơn.
Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo HĐND-UBND Huyện Nho Quan và
chú Chánh Văn Phòng Nguyễn Xuân Trường đã cho phép và tạo điều kiện
thuận lợi để em kiến tập tại HĐND-UBND huyện Nho Quan-Tỉnh Ninh Bình.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp giảng dạy và học tập. Đồng thời, em xin kính chúc các Cô, Chú,
Anh, Chị trong HĐND-UBND huyện Nho Quan-Tỉnh Ninh Bình luôn dồi dào
sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Thị Dung


PHẦN MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết bất kỳ một cơ quan nào cũng đều có Văn phòng.Văn
phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của
ban lãnh đạo một cơ quan , đơn vị. Văn phòng là địa điểm giao tiếp đối nội và
đối ngoại của cơ quan đơn vị.Hiện nay nước ta đang bước vào thời kì
“Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”, nên công tác văn thư cũng đóng góp
một phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh. Mỗi cơ quan,
văn phòng đều phải thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Do đó,
văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ
quan. Văn phòng cũng là yếu tố được quan tâm như một trọng điểm quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Là một sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành là
Quản trị Văn phòng, tôi đã được thầy cô giảng dạy hướng dẫn rất nhiều về công
tác Văn phòng và các công việc liên quan tới hoạt động của Văn phòng như:

Văn thư – Lưu trữ, Kế toán, hành chính Văn phòng,…Bên cạnh đó, thông qua
tìm hiểu tôi phần nào cũng hiểu được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các
họa động của Văn phòng phục vụ cho công việc sau này của tôi, đồng thời lần
kiến tập này Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên
chúng tôi tiếp cận với những công việc của Quản trị Văn phòng một cách thực tế
nhất, rèn luyện thêm cho sinh viên các kỹ năng: Giao tiếp, Nghe,..nhằm nâng
cao trình độ cho sinh viên đúng với phuong châm: “ Học đi đôi với hành”.
Qua đợt kiến tập này tôi đã lĩnh hội được thêm rất nhiều kiến thức, thông
tin cũng như kinh nghiệm bổ ích. Đồng thời, tôi cũng dần định hình được phong
cách làm việc tại cơ quan Nhà nước, các hoạt động điều hành, làm việc của một
cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, tôi cũng rèn luyện cho mình được các kỹ năng
mềm, khéo léo trong các công việc của mình sau này.

PHẦN NỘI DUNG
4


CHƯƠNG I :
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN NHO QUAN
1. Giới thiệu chung
Thị trấn Nho Quan là huyện lỵ của huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình. Thị
trấn này cùng với thị trấn Phát Diệm là 2 thị trấn của Ninh Bình được quy hoạch
để trở thành thị xã trong giai đoạn 2015 - 2020. Thị trấn Nho Quan nằm trên
giao điểm quốc lộ 12B và tỉnh lộ 479, cách thành phố Ninh Bình 31 km.
Thị trấn Nho Quan được thành lập từ năm 1953 trên cơ sở tách ra từ
xã Lạng Phong. Hiện tại, Thị trấn này rộng 2,8126 km2 và có 8623 nhân khẩu
(tháng 11/2008).
Thị trấn Nho Quan dưới thời Pháp thuộc là phủ lỵ của phủ Nho Quan.
Trước cách mạng tháng 8/1945, phố Nho Quan thuộc xã Lạng Phong, tổng Lạng

Phong (sau này là huyện Nho Quan). Đến năm 1953, phố Nho Quan được chia
tách từ xã Lạng Phong để thành lập thị trấn Nho Quan thuộc huyện Nho Quan.
Tuy trải qua nhiều thay đổi về địa giới hành chính và tên gọi nhưng thị trấn Nho
Quan luôn là thị trấn, huyện lỵ, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội của
huyện, có ảnh hưởng lớn đến việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế- xã hội của toàn
huyện.
HĐND – UBND huyện Nho Quan nằm ở Phố Phong Lạc – Thị trấn Nho
Quan – Huyện Nho Quan – Tỉnh Ninh Bình (Số điện thoại : 3.866.555. Số Fax:
3.866.555).
1.1. Vị trí địa lý
Nho Quan có diện tích tự nhiên gần 460 km² và dân số 148.514 người,
trong đó đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 17%, chủ yếu là người dân tộc Mường
với 17%.Nho Quan gồm có thị trấn Nho Quan và 26 xã.
Nho Quan có dòng sông Bôi nối với sông Hoàng Long ra sông Đáy.
Ngoài ra còn có sông Lạng và sông Bến Đang. Huyện có quốc lộ 12B, 45, tỉnh
lộ 438, 477, 492 chạy qua.
5


Địa hình huyện Nho Quan hầu hết là đồi núi, bao gồm các xã phía Tây
Bắc và Tây Nam và phía Bắc huyện, bên cạnh đó còn có một số xã thuộc bán
sơn địa và đồng chiêm trũng. Địa hình thấp dần từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang
Đông, độ cao so với mặt nước biển từ +3 đến +5 độ. Rừng Nho Quan chiếm
20% diện tích tự nhiên, có nhiều cây cối và cầm thú có giá trị. Rừng đồi chạy
dài tới 40 km từ Xích Thổ, Thạch Bình đến Sơn Hà, Quảng Lạc.
1.2. Kinh tế
Nho Quan có các đô thị sau: Thị trấn Nho, Thị trấn Rịa, Thị trấn Ngã ba
Anh Trỗi, Thị trấn Gia Lâm. Nho Quan có các chợ sau là được xếp hạng chợ
loại 2, 3 ở Ninh Bình: Chợ Đế - Xã Gia Tường, Chợ Đồng Phong - Xã Đồng
Phong, Chợ Lạc - Xã Xích Thổ, Chợ Lam - Xã Sơn Thành, Chợ Na - Xã Gia

Lâm, Chợ Ngã Ba Anh Trỗi - Xã Quỳnh Lưu, Chợ Nho Quan - Thị Trấn Nho
Quan, Chợ Rịa - Xã Phú Lộc, Chợ Vĩnh Khương - Xã Quảng Lạc.
Kinh tế- xã hội của huyện trong những năm gần đây đã có nhiều khởi sắc,
tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân 5 năm trở lại đây đạt 10,7%. Năm 2008, giá
trị sản xuất công nghiệp đạt gần 30%, nông nghiệp đạt gần 42%, thương mại
dịch vụ đạt trên 28%, thu ngân sách trên địa bàn đạt 57,66 tỷ đồng.
1.3. Du lịch
Huyện Nho Quan Nổi tiếng với Vườn Quốc gia Cúc Phương là một khu
bảo tồn thiên nhiên, khu rừng đặc dụng nằm trên địa phận ranh giới 3 khu vực
Tây Bắc, châu thổ sông Hồng và Bắc Trung Bộ thuộc ba tỉnh: Ninh Bình, Hòa
Bình, Thanh Hóa. Vườn quốc gia này có hệ động thực vật phong phú đa dạng
mang đặc trưng rừng mưa nhiệt đới. Nhiều loài động thực vật có nguy cơ tuyệt
chủng cao được phát hiện và bảo tồn tại đây. Đây cũng là vườn quốc gia đầu
tiên tại Việt Nam. Vườn quốc gia Cúc Phương được thành lập theo Quyết định
số 72/TTg ngày 07/7/1962 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 139/CT
ngày 09/5/1998 của Chính phủ. Vườn thuộc địa giới hành chính của ba
tỉnh: Ninh Bình (hầu hết xã Cúc Phương, một phần xã Kỳ Phú, Văn Phương,
Yên Quang của huyện Nho Quan), Thanh Hóa (phần lớn núi đá vôi, núi đất,
thung lũng các xã Thạch Lâm, Thạch Yên, Thành Mỹ, Thành Yên của
6


huyệnThạch Thành), Hoà Bình (toàn bộ rừng núi đá vôi các xã Lạc Thịnh, Yên
Lạc, Phú Lai, Yên Trị, Ngọc Lương của huyện Yên Thủy, xã Yên Nghiệp, Ân
Nghĩa thuộc huyện Lạc Sơn).
Từ nay đến năm 2015, Nho Quan dự kiến tập trung thực hiện các dự án
nâng cấp, hoàn chỉnh các tuyến đường giao thông phục vụ cho các tua du lịch;
dự án tuyến hồ Yên Quang - đình Mống Lá (với sản phẩm du lịch là vui chơi
bằng xe ngựa, du thuyền, câu cá); dự án du lịch đường sông Nho Quan - động
Vân Trình bằng tàu thuỷ, kết hợp xây dựng khu công viên vui chơi thể thao, giải

trí thị trấn Nho Quan; đầu tư nâng cấp các điểm di tích lịch sử khu căn cứ cách
mạng Quỳnh Lưu, nâng cấp đền Phủ Đồi, quy hoạch phục vụ khách du lịch tâm
linh; các dự án khách sạn 3 sao ở thị trấn Nho Quan
1.4. Văn hóa – Giáo dục
Chất lượng giáo viên 53,25% giáo viên mầm non Cơ sở vật chất : 43,35%
phòng học mầm non được xây dựng kiên cố; 55,42% phòng học tiểu học
94,85% phòng học trung học cơ sở, 100% phòng học trung học phổ thông được
xây dựng kiên cố cao tầng; 90,8% giáo viên tiểu học; 94,14% giáo viên trung
học cơ sở và 100% giáo viên trung học phổ thông đạt chuẩn. Chất lượng giáo
dục mọi mặt ngày càng được nâng cao tỷ lệ học sinh cuối cấp tốt nghiệp đạt từ
98 - 100%, toàn huyện đã phổ cập song trung học cơ sở.

7


CHƯƠNG II:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn
phòng (Phòng Hành chính)
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Ủy ban nhân dân là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành
chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp luật
tại các cấp: tỉnh, huyện, xã. Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồng
nhân dân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng
nhân dân. Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Ủy ban nhân dân,
thường là phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng. Quyền
hạn của Ủy ban nhân dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội
chủ nghĩa Việt Nam và Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Ủy ban nhân dân các cấp có các cơ quan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng

(cấp huyện), Ban (cấp xã).
a.

Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên
tắc tập trung dân chủ.

b.

Nhiệm vụ và quyền hạn
Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng,
chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu,
tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ
8


quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn Huyện.
Quyết định quy hoạch phát triển hệ thống tổ chức khuyến công, khuyến
nông, khuyến lâm, khuyến ngư, mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch, mạng
lưới giao thông trên địa bàn Huyện theo quy định của pháp luật;
c.

Cơ cấu tổ chức
Đây là chính quyền của các địa phương cấp huyện, quận, thành phố trực
thuộc tỉnh, thị xã. Ủy ban nhân dân cấp huyện có từ 7 đến 9 thành viên, gồm:
Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch và các ủy viên. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện
gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện
là Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trên danh nghĩa là do Hội đồng nhân dân huyện sở
tại lựa chọn, cử ra giúp việc cho HĐND. Thông thường, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện sẽ đồng thời là một Phó Bí thư Huyện ủy.
Các cơ quan giúp việc của chính quyền địa phương cấp huyện thông
thường gồm các phòng, ban trực thuộc, bao gồm:

-

Văn phòng Ủy ban Nhân dân
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Nội vụ
Phòng Tài nguyên - môi trường
Phòng Công thương
Phòng Nông nghiệp – PTNT
Phòng Tư pháp
Phòng Giáo dục- Đào tạo
Phòng Y tế
Phòng Lao động- Thương binh xã hội
Thanh tra huyện
Phòng Văn hóa - thông tin
Một số cơ quan nhà nước ở cấp huyện như bao gồm:

-

Chi cục Thuế

Chi cục Thống kê
Ban chỉ huy Quân sự Huyện
Công an Huyện
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN
CHỦ TỊCH UBND
(BÙI THỊ QUẾ)

PHÓ CHỦ TỊCH UBND
(TRỊNH ĐỨC HƯNG)

PHÓ CHỦ TỊCH UBND
(TRẦN VĂN SÍNH)

PHÓ CHỦ TỊCH UBND
9
(ĐINH VĂN TRANG)


NÔNG NGHIỆP

LAO ĐỘNG TB & XH

KINH TẾ
TÀI NGUYÊN & MÔI
TRƯỜNG

GIÁO DỤC & ĐÀO
TẠO
VĂN HÓA THÔNG
TIN

Y TẾ

THỐNG KÊ
VĂN PHÒNG

TÀI CHÍNH - KẾ
HOẠCH
NỘI VỤ

THANH TRA

TƯ PHÁP

CÔNG AN

QUAN SỰ

10


1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
(phòng Hành chính)
a.

Chức năng
Văn phòng UBND Huyện có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lý tập
trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UBND và đảm bảo
cơ sở vật chất cho UBND hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở
hai loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải

nghiên cứu, đề xuất ý kiến để UBNDtổ chức công việc, điều hành bộ máy thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.
- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có
ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban.
- Tổ chức phục vụ hội nghị, lễ tân, khánh tiết và tiếp khách của cơ quan.
Quản lý trụ sở cơ quan, vật tư, tài sản, các trang thiết bị phương tiện, tiện nghi
làm việc; đảm bảo an ninh trật tự và vệ sinh môi trường trong cơ quan. Thu và
quản lý sử dụng các loại phí, lệ phí theo quy định.

b.

Nhiệm vụ và Quyền hạn
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao
ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu
cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội
nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi
biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.

-

Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ:

11

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,
trình Chủ tịch UBND duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực hiện; Đôn
đốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn
phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực
hiện chương trình.
-

Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND
Huyện trong việc chỉ đạo thực hiện.
Văn phòng giúp UBND Huyện tổ chức công tác thông tin và xử lý thông
tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của
các xã trong địa bàn Huyện. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý,
chỉ đạo của UBND Huyện và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông
tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực
hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; …

-

Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của UBND:
Ở UBND Huyện thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp
Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh
đạo Uỷ ban với các chánh văn phòng, phó chánh văn phòng và các thành viên
khác của HĐND khi có công việc cần giải quyết; Cuộc họp của lãnh đạo UBND
với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong
các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối
hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung;
Ghi biên bản cuộc họp.

- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng:

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng
có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng
trong cơ quan UBND và các xã; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm;
Làm thủ tục đề nghị UBND khen thưởng theo thẩm quyền hoặc UBND đề nghị
lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong
phong trào thi đua.
12


-

Tổ chức công tác tiếp dân:
Theo quy định của UBND , văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu
nại của nhân dân gửi đến UBND . Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo
UBND trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.
Đồng thời, chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của UBND và hướng
dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.

- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa UBND với cơ
quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”:
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành
chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên
tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp
luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi
- bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
- Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND Huyện với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân:
Mối quan hệ công tác giữa UBND Huyện với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể

gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn
thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có
trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo UBND đồng
ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc:
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND Huyện gồm có: Đất
đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...
Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ
thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân
công, văn phòng trực tiếp mua sắm. Văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các
tài sản thuộc cơ quan UBND .
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của UBND
13


Công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện bao gồm:
Công tác hành chính của UBND Huyện bao gồm: Lễ tân, khánh tiết,
thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng đối
với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của
cấp trên gửi cho UBND . Biên soạn, trình lãnh đạo UBND ban hành văn bản
mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế hoạt động
của UBND.
- Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ:
Văn phòng giúp Chủ tịch UBND Huyện thực hiện nghiệp vụ công tác tổ
chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc
UBND . Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động
thuộc thẩm quyền quản lý của UBND Huyện. Giúp Chủ tịch UBND thực hiện
chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.
c.

Cơ cấu tổ chức
Ta có bảng sau về cơ cấu và nhiệm vụ của Văn phòng tại UBND huyện
Nho Quan:
STT

HỌC VÀ TÊN

1

Nguyễn Xuân Trường

2

Bùi Đào Hồng

3

Nguyễn Văn Nam

CHỨC VỤ

NHIỆM VỤ
Chịu trách nhiệm trước chủ
tịch, phó chủ tịch, phó chủ
tịch HĐND và UBND, đồng
Chánh văn phòng thời chịu trách nhiệm trước
pháp luật, thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao.
Giúp việc cho chánh văn

phòng, giúp chánh văn phòng
Phó chánh văn
điều hành các công việc được
phòng
phân công và chịu trách
nhiệm trước tránh văn phòng
về các côn việc được giao,
thay chánh văn phòng quản
lý công việc khi chánh văn
phòng đi công tác,…
Phó chánh văn
Phụ trách các công việc: phụ
phòng
trách công tác văn thư, lưu
trữ, tiếp dân, tham mưu cho
chánh văn phòng về các văn
14


4

Lê Trần Hương

5

Hoàng Thanh Tân

6
7

Hoàng Tuấn Khôi
Lê Xuân Nam

8

Ngô Dương Dinh

9

Đồng Thị Minh

10

Phạm Quan Quân

11

Nguyễn Hoài Thu

12

Đinh Công Minh

13

Đào Thị Thùy

14

Nguyễn Đức Thành

bản liên quan đến văn hóa, xã
hội, dân tộc, tôn giáo,…
Phụ trách công việc như:
Tham mưu cho chánh văn
phòng các công tác bày trí
Phó chánh văn
trang thiết bị, cơ sở vật chất
phòng
trong văn phòng, phụ trách
về các mảng an ninh, quốc
phòng, thanh tra, tư pháp,..
Phụ trách công việc: tổng
hợp thu, chi của văn phòng
Kế toán
theo tuần, tháng, quý, năm để
báo cáo cho chánh văn
phòng.
Cán bộ
Lái xe
Cán bộ
Lái xe
Thường xuyên giúp lãnh đạo
liên hệ các phòng, ban trong
Cán bộ hành
HĐND & UBND
chính
Dự các cuộc họp nếu được
mời
Thực hiện các báo cáo định

kỳ về tài chính với Sở Tài
chính; báo cáo tài chính công
Cán bộ kế toán 1
khai trong hội nghị cán bộ
cửa
CNVC cơ quan hàng năm.
Thực hiện các nhiệm vụ khác
do lãnh đạo Ban phân công.
Chuyên viên tổng Tổn hợp các mảng về kinh tế,
hợp
tài chính,…
Tổng hợp văn bản, soạn thảo
Viên chức tổng
văn bản do phó chánh văn
hợp
phòng yêu cầu,…
Chịu trách nhiệm về quản lý,
Viên chức HĐND truyền đạt ý kiến của HĐND
đến các phòng ban.
Chịu trách nhiệm về quản lý,
Công chức
truyền đạt ý kiến của HĐND
HĐND
đến các phòng ban, tiếp
khách,…
Cán bộ Văn thư Các công việc như: chuyển
phát văn bản đi đến bưu điện.
Chia báo, đóng dấu và
chuyển giao văn bản đến cho
15

15
16

Nguyễn Tiến Lực
Quách Văn Tình

Cán bộ
Cán bộ

17

Bùi Ngọc Hà

Cán bộ

18

Lê Phương Liên

Cán bộ văn thư

19

Đinh Tiến Hoàng

Cán bộ kế toán
tổng hợp

20

Nguyễn Thế Việt

Cán bộ tiếp công
dân 1 cửa

21
22
23
24

Trịnh Thị Nhung
Đào Văn Thông
Nguyễn Văn Hoạt
Nguyễn Thị Thu

LĐHĐ
LĐHĐ
LĐHĐ
LĐHĐ

lãnh đạo và các phòng, ban
tại HĐND & UBND.
Trưởng ban Dân vận, phụ
trách công tác dân quân tự
vệ, quân sự,…
Lái xe
Lái xe
Photo tài liệu, văn bản cho

văn phòng và các phòng, ban
khác tại UBND.
Tiếp nhận, đăng ký. Chuyển
công văn đến đi theo quy
định
của
Nghị
định
110/2004/NĐ-CP
ngày
08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
Quản lý con dấu, trực điện
thoại, đóng dấu văn bản khi
đã đủ các yêu cầu thể thức và
nội dung quy định.
Nhập dự toán thu, chi vào
phầm mềm dành riêng, sau
đó làm bản word trình lên
lãnh đạo.
Tổ chức quản lý và điều hành
hoạt động của bộ phận “Một
cửa” theo đúng Quy chế hoạt
động đã được ban hành,
nhiệm vụ gồm:
Tiếp tổ chức, công dân khi tổ
chức, công dân có yêu cầu
giải quyết công việc thuộc
các lĩnh vực giải quyết theo
cơ chế “Một cửa”.

Quét dọn
Bảo vệ
Bảo vệ
Quét dọn, phục vụ nhà khách

16


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND HUYỆN

CHÁNH VĂN PHÒNG
(NGUYỄN XUÂN
TRƯỜNG)

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
(LÊ TRẦN HƯƠNG)

Quản lý
trang thiết
bị văn
phòng

Bộ
phận
tổng
hợp,
kế
toán
thu chi

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
(NGUYỄN VĂN NAM)

Bộ phận
tiếp
nhận và
trả kết
quả hồ
sơ hành
chính

Quản lý
công tác
soạn thảo
văn bản,
chỉnh sửa
văn bản

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
(BÙI ĐÀO HỒNG)

Tiếp công
dân và
giải đáp
các thắc
mắc

Phụ trách
thủ tục
giấy tờ,
hồ sơ, lưu
trữ và
công tác
văn thư

Quản lý
nhân sự
trong văn
phòng

1.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp
a.

Ưu điểm: Bộ máy cơ quan tổ chức là một thể thống nhất, giải quyết công việc
theo quy trình, giải quyết công việc nhanh, chính xác, mỗi nhân viên luôn có

b.

trách nhiệm giúp đỡ, trợ giúp lãnh đạo của mình hoàn thành công việc.
Nhược điểm: Ý thức trách nhiệm của một số ít cán bộ, nhân viên còn chưa tốt,
không biết hy sinh vì cái chung, làm việc còn thiếu tinh thần trách nhiệm, kinh

c.

nghiệm và kỹ năng chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu công việc.
Giải pháp: Lãnh đạo cơ quan nên cho các cán bộ đi học, đào tạo nâng cao tay
nghề về tin học và kỹ năng mềm trong xử lý công việc, nâng cao ý thức trách

nhiệm của cán bộ, nhân viên trong ủy ban….v.v.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
17


2.1. Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành(văn bản đi)
LOẠI
VĂN
BẢN

NĂM
2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

Quyết
định

149

243

979

102

365

480

589

413

951

2175

Thông
báo

794

561

873

110

746

1103

986

167

330

652

Kế hoạch

1110

986

746

589

687

561

875

964

356

446

Công văn

956

845

360

412

658

302

435

781

664

597

Báo cáo

1152

2102

1456

1254

2410

1657

1900

1420

987

1102

Giấy mời

986

456

578

412

698

748

201

114

478

785

Tờ trình

56

87

85

64

54

89

75

87

57

58

2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
-

Chủ tịch (Bùi Thị Quế) ban hành: Ban hành và ký tất cả các loại văn bản( trừ

-

những loại văn bản ủy quyền khi vắng mặt).
Các phó chủ tịch(Trịnh Đức Hưng, Trần Văn Sính, Đinh Văn Trang) ban hành:
Ai quản lý lĩnh vực nào thì ban hành văn bản tại lĩnh vực đó, hoặc ủy quyền cho

-

cấp dưới mình khi vắng mặt.
Chánh văn phòng ( Nguyễn Xuân Trường) ban hành: giấy mời, thông báo,..
Phó chánh văn phòng ( Nguyễn Văn Nam, Bùi Đào Hồng, Lê Trần Hương) ban
hành: Hầu như không ban hành văn bản, tổng hợp văn bản, hay là quản lý về
mặt hành chính.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

-

Quốc hiệu

Tác giả văn bản
Số và ký hiệu văn bản
Địa danh, ngày, tháng, năm
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nội dung văn bản
Chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan tổ chức
Nơi nhận văn bản
Dấu mức độ mật, khẩn của văn bản.
18


-

Ngoài các yếu tố trên đối với công văn công điện, giấy giới thiệu, giấy mời,
phiếu gửi, phiếu chuyển, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email
số điện thoại, số telex, Fax.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản

-

Quy trình soạn thảo văn bản là các bước cần tiến hành trong quá trình soạn thảo
để ban hành văn bản, bao gồm:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản mà đưa ra văn bản
cho phù hợp.
Bước 2: Xác định mục đích, giới hạn, đối tượng và thức hiện văn bản đó
như thế nào.
Bước 3: Chọn tên loại văn bản.
Bước 4: Xác định hình thức, nội dung và mức độ quan trọng của văn bản
cần soạn thảo.

Bước 5: Thu thập và xử lý thông tin.
Bước 6: Xây dựng và viết văn bản.
Bước 7: Duyệt,nhân bản, duyệt, kiểm tra kỹ thuật và hoạn thiện văn bản.
2.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp

a.

Ưu điểm: Tất cả các văn bản đều được ban hành theo đúng quy định của pháp
luật, văn bản ban hành chính xác, đúng thể thức, nội dung và hợp pháp trong

b.

giải quyết công việc.
Nhược điểm: Văn bản đôi khi còn xảy ra sai xót, chậm muộn trong trả lời công

c.

văn trả lời đơn thư của người dân,…
Giải pháp: Cần soạn thảo văn bản đúng tên loại và nội dung, người soạn thảo
phải là người có chuyên môn, người có thẩm quyền ban hành.
3. Quản lý văn bản đi
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản

-

Cán bộ văn thư lập sổ đăng ký văn bản theo từng năm, con số bắt đầu từ ngày
đầu tiên cho tới kết thúc ngày cuối cùng của năm( căn cứ phuong pháp ghi số,
ngày tháng năm ban hành văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày
19/01/2001 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức và ký thuật trình bày văn

-

bản hành chính. Tại điểm a, khoản 2, điều 18 quy chế này).
Trước khi chuyển giao văn bản, gửi tới các cơ quan cán bộ văn thư phải ghi số,

19


ngày tháng năm ban hành văn bản vào văn bản, sau đó đăng ký văn bản đó vào
sổ đăng ký văn bản đi theo hệ thống số chung do UBND thống nhất quản lý (trừ
-

trường hợp pháp luật có quy định khác).
Các loại văn bản: Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào

-

cùng một sổ theo ngày tháng và theo từng năm ban hành văn bản.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ riêng phù hợp với

-

tính chất công việc. Văn bản mật được đánh số và có sổ riêng.
Theo nơi nhận ghi bên dưới văn bản, cán bộ văn thư nhân bản ra, sau đó mới
đóng dấu cơ quan ban hành văn bản khi có đầy đủ chữ ký của cán bộ chuyên
môn và người ban hành văn bản, nếu là văn bản giải quyết công việc thông

-

thường thì gửi phong bì thông thường thông qua đường bưu điện.

Đối với các văn bản mật(mật, tối mật, tuyệt mật), khẩn, hỏa tốc: trước khi gửi
cán bộ văn thư ghi ký hiệu theo quy định của pháp luật về ký hiệu của văn bản
mật, bên ngoài phong bì đóng dấu văn bản mật và gửi nhanh theo mức độ của
từng văn bản sao cho văn bản không bị chậm hay có sai xót gì.
3.2. Đăng ký văn bản

-

Đăng ký văn bản theo hình thức bằng Sổ: Theo tính chất làm việc của từng cơ
quan mà có cách chọn đăng ký theo sổ, UBND là cơ quan thuộc nhà nước, việc
đăng ký văn bản cũng mang đặc thù riêng, mỗi năm cơ quan ban hành rất nhiều
văn bản các loại như: quyết định, báo cáo, thông báo,...Vì vậy, việc đăng ký văn
bản vào sổ là phương pháp đơn giản và dễ thực hiện, cũng thuận tiện cả cho việc
quản lý và sử dụng văn bản. Bởi lẽ, cũng do điều kiện cơ sở vật chất của từng cơ
quan, tổ chức và cũng còn tùy thộc vào trình độ, năng lực chuyên môn của cán
bộ văn thư. Đa số các cơ quan đều chọn cách đăng ký văn bản theo cách truyền

-

thống là “đăng ký vào sổ”.
Đăng ký văn bản trên máy tính: Cách này thì thường những cơ qua, tổ chức đặc
thù mới sử dụng phương pháp này, ví dụ: quân đội, viễn thông, bưu điện,… vì
văn bản tại những cơ quan, tổ chức này quản lý rất nhiều văn bản nên dùng
phương pháp này sẽ quản lý được nhiều văn bản, tài liệu, số liệu hơn, đỡ tốn
thời gian tìm tài liệu vì có phần mềm riêng quản lý văn bản sẽ bảo mật hơn, tiện
cho việc tra cứu, tìm tài liệu.

20

3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
-

Trước khi nhân bản thì cán bộ văn thư ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản

-

sau đó photo đủ số lượng người nhận ghi bên dưới văn bản, lưu lại bản gốc.
Đóng dấu cơ quan khi đã có đủ chữ ký của người có thẩm quyền, chỉ chuyển
phát và gửi văn bản photo có dấu đỏ của cơ quan ban hành văn bàn, không đogs

-

dấu vào văn bản gốc.
Văn bản mật, khẩn thì phải đóng dấu bên ngoài phong bì, ghi ký hiệu theo quy
định của pháp luật, gửi đi theo mức độ của từng loại văn bản.
3.4. Làm thủ thục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

-

Làm thủ tục chuyển phát: Thông thường thì sau khi nhân bản, đóng dấu cơ quan
và dấu mật, khẩn ( nếu có) thì cán bộ văn thư sẽ chuyển phát văn bản đi theo

-

đường bưu điện, qua email hoặc là máy Fax.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Cán bộ văn thư phải thường xuyên cập
nhật thông tin với bên bưu điện và người nhận nếu có thông tin chưa nhận được
hoặc là có sai xót trong quá trình gửi, nếu trường hợp đó là giấy mời thì văn thư
trực tiếp gọi điện tới các phòng ban hoặc phòng văn thư của cơ quan đó xác

nhận thông tin. Trường hợp chưa nhận được thì phải gửi lại nhanh nhất có thể,
tránh ảnh hưởng tới công việc của cơ quan.
3.5. Lưu văn bản đi

-

Cán bộ văn thư trước khi lưu văn bản đi phải ghi số và ngày, tháng năm ban

-

hành văn bản theo đúng quy định.
Chỉ lưu văn bản gốc, không lưu bản sao, không đóng dấu, chỉ lưu không tránh

-

trường hợp bên nhận mất thì có thể xin lại, rồi đóng dấu cơ quan.
Trường hợp có các bản đính kèm cũng phải lưu hết, lưu theo thứ ngày, tháng năm
ban hành văn bản và theo từng loại văn bản thuận tiện cho việc tra tìm.
3.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp

a.

Ưu điểm: Ưu điểm việc đăng kí văn bản đi bằng sổ ở UBND huyện Nho Quan
rất dễ làm , các Văn bản được đăng ký vào sổ chính xác , đủ thể thức . Cán bộ

b.

Văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ .
Nhược điểm:Bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký Văn bản bằng sổ lại gây khó
khăn cho việc tra tìm như : Mất thời gian , tốn công khi cần thiết .

21


c.

Giải pháp:Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài , các Văn bản đi cuả tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản : Một
bản lưu ở Văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của
nhân viên soạn thảo . Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học, dẽ
tra tìm. Chuyển giao Văn bản Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh
chóng hiệu quả , các Văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ,
làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng nơi nhận.
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo số liệu thu thập được các loại văn bản đến bắt đầu từ tháng 1/2016
đến 6/2016 như sau:
STT
TÊN LOẠI VĂN BẢN
1
Thông báo
2
Báo cáo
3
Quyết định
4
Kế hoạch
5
Chỉ thị
6
Phiếu chuyển
7

Giấy xác nhận và giấy chứng nhận
8
Thông tư, thông tri
9
Nghị quyết
10
Đơn
11
Điện
12
Tờ trình
4.1. Tiếp nhận văn bản đến

-

SỐ LƯỢNG (văn bản)
84
107
243
131
7
5
3
2
9
2
1
28

Tiếp nhận , bóc bì văn bản: Qua khảo sát tôi thấy việc tiếp nhận , bóc bì văn bản

ở UBND huyện Nho Qua được tiến hành rất tốt. Nhân viên văn thư chịu trách

-

nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra, phân loại các văn bản đến này.
Khi nhận được văn bản , Nhân viên Văn thư kiểm tra một cách cẩn thận xem
phong bì có bị bóc trước không , kiểm tra xem có đúng Văn bản gửi cho UBND
huyện không, số lượng Văn bản có đầy đủ không , có bị rách thủng không. Với
những trường hợp có sai sót thì Nhân viên văn thư sẽ báo ngay cho Chánh Văn

-

phòng xử lí kịp thời.
Sau khi đã kiểm tra xong thì Nhân viên văn thư tiến hành phân ra hai loại là loại
22


những Văn bản cần đăng ký vào sổ và loại thư từ riêng. Việc bóc bì văn bản
được tiến hành cẩn thận. Nhân viên Văn thư đã dùng kéo để bóc bì và đảm bảo
không mất dấu bưu điện, không làm mất số , kí hiệu đã ghi ngoài bì văn bản.
Nhân viên văn thư luôn bóc bì những Văn bản có dấu khẩn hay hoả tốc trước để
đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời. Với văn bản mật thì Uỷ ban
huyện giao trách nhiệm bóc bì cho Chánh Văn phòng.
4.2. Đăng ký văn bản đến
Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ: Để tạo điều kiện cho việc quản
lí Văn bản được chặt chẽ , tất cả công văn đến cơ quan đều được nhân viên Văn
thư đóng dấu đến và ghi rõ ràng lên đó các thông tin về số đến, ngày tháng năm
đến. Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến số cuối
cùng của tất cả các Văn bản đến Uỷ ban trong một năm.
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến

Nhân viên Văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “ Nơi nhận ,
người nhận ” rồi trực tiếp chuyển Văn bản đến tất cả các phòng Ban, bộ phận ,
cá nhân theo ý kiến đã cho. Khi chuyển Văn bản đến ai thì Nhân viên Văn thư
đến xin chữ ký vào cột “ ký nhận ” để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để
quản lí Văn bản được chặt chẽ đồng thời làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra ,
theo dõi việc giải quyết Văn bản.
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Các văn bản đến UBND huyện Nho Quan đều được tổ chức giải quyết
nhanh chóng , khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn
cũng đảm bảo đúng quy định , đúng địa chỉ của đơn vị , cá nhân...
Việc kiểm tra theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyền của
Chủ tịch cùng với Chánh Văn phòng và nhân viên Văn thư. Nhân viên văn thư
luôn quan tâm việc giải quyết văn bản đến cuả các bộ phận , có những chắc trở
kịp thời khi văn bản chưa được giải quyết đặc biệt là văn bản có dấu mật hoặc
khẩn .
4.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp

23


a.

Ưu điểm: Nhanh, chính xác và đúng quy trình theo quy định của pháp luật và

b.
c.

quy định của cơ quan.
Nhược điểm: Đôi khi vẫn xảy ra sai xót, chậm muộn.
Giải pháp: Cần phải giải quyết nhanh, đúng thủ tục, ưu tiên những văn bản có

tính chất mật, khẩn giải quyết trước và trước khi trình lên lãnh đạo hoặc các
phòng ban liên quan thì phải cho vào phong bì đóng dấu mật khẩn.
5. Quản lý và sử dụng con dấu
5.1. Các loại con dấu cơ quan
Các lại con dấu trong cơ quan bao gồm:

-

Dấu chức danh: Chủ tịch(Chủ tịch UBND &HĐND), các phó chủ tịch, chánh

-

văn phòng và phó chánh văn phòng,…
Dấu văn bản đến, đi.
Dấu của UBND Huyện Nho Quan
Dấu của văn phòng
Dấu mời họp
Dấu mật, khẩn, hỏa tốc
Dấu “chỉ người có tên trong danh sách mới được bóc bì”
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

-

Dấu là do văn thư quản lý, giữ và sử dụng con dấu tại cơ quan, xử lý văn bản

-

đến, đi, chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cư quan.
Cán bộ văn thư không được mang con dấu ra khỏi phòng, hay cơ quan trừ

-

trường họp lãnh đạo yêu cầu.
Con dấu phải được đóng theo đúng quy định, xem xét văn bản trước khi đóng
dấu cơ quan, đóng dấu đúng quy trình theo Nghị định số 58/2001/NĐ – CP
ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số
31/2009/ NĐ – CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 của Chính phủ sửa đổi, bố
sung một số điều của nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 về quản lý

-

và sử dụng con dấu bảo quản con dấu.
Con dấu luôn được giữ gìn và bảo quản cận thận sau khi sử dụng.
Khi ra về cán bộ văn thư phải có trách nhiệm cất con dấu vào tủ, hộp đựng con
dấu tránh mất hay hư hại con dấu.
5.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp

a.

Ưu điểm: Dấu của UBND huyện Nho Quan được bảo quản cẩn thận, lau chùi
24


sạch sẽ , đặt vào ngăn tủ tại cơ quan , có khoá tủ chắc chắn . Dấu chỉ đóng vào
những Văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ . Dấu đóng đúng quy định
b.

của Nhà nước.
Nhược điểm: Chưa có tủ bảo quản con dấu riêng, do vậy Uỷ ban nhân dân xã

c.

Ngũ Hùng cần làm tốt hơn nữa việc bảo quản con dấu của cơ quan.
Giải pháp: Trong khi quản lý và bảo quản thì người cán bộ văn thư không được
sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu, mà phải ngâm vào xăng rồi dùng chổi lông để
rửa dấu. Dấu của Uỷ ban được đựng vào hộp làm bằng gỗ, khi cán bộ văn thư
làm xong việc đã cất vào tủ phải khoá lại chăc chắn, trong giờ làm việc cũng
như ngoài giờ làm việc.
6. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
Theo bản điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 18/9/1963
của Văn phòng chính phủ về công tác công văn -giấy tờ quy định :” Cán bộ ,
Nhân viên làm công tác công văn -giấy tờ và cán bộ làm công tác chuyên môn
khác nhưng đôi khi có việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ
công việc mình đã làm”.
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện Nho Quan đảm bảo yêu
cầu , tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, Văn bản trong hồ sơ
chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm
bằng chứng pháp lí.
6.2. Phương pháp lập hồ sơ
Cứ sau mỗi công việc được giải quyết thì các phòng , Ban chuyên môn ,
các cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc của mình. Tuy nhiên chỉ có một
số phòng ban làm tốt , nhiều bộ phận khác chưa làm tốt công tác này .
Tuy cơ quan đã có quy định về lập hồ sơ hiện hành nhưng công tác này
chưa được thực hiện tốt , một số tài liệu nộp lưu vẫn đang ở trong tình trạng bó
gói, chưa được sắp xếp , biên mục rõ ràng .
6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Các hồ sơ đã được lập vào cuối năm được nộp lưu vào bộ phận Lưu trữ
25