Báo cáo kiến tập QTVP tại phòng Nội vụ huyện Nho Quan

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình kiến tập, tôi xin chân thành cảm ơn bác Quách Văn
Từ- trưởng phòng Nội Vụ, bác Nguyễn Văn Dự- Phó phòng Nội vụ, chị Nguyễn
Thị Bích Hằng – Chuyên viên phòng Nội vụ và các anh chị chuyên viên của
phòng Nội vụ huyện Nho Quan đã giúp đỡ tôi hoàn thành đợt kiến tập một cách
thuận lợi và tốt đẹp.
Tôi xin cảm ơn !


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Mục đích kiến tập ngành nghề.....................................................................................................1
2.Ý nghĩa việc kiến tập....................................................................................................................1
3.Nội dung khảo sát........................................................................................................................2

PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
CHƯƠNG I: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG ....................................................3
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan............................................3
1.1.1Chức năng...............................................................................................................................3
1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................................................3
1.1.3 Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................................5
1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng.......................................10
1.2.1 Chức năng............................................................................................................................11
1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn............................................................................................................11
1.2.3 Cơ cấu tổ chức.....................................................................................................................15
1.3Nhận xét, đánh giá...................................................................................................................16

CHƯƠNG II: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN............................17
2.1Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành ...........................................................................17
2.2Thẩm quyền ban hành văn bản................................................................................................18
2.3Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................................................................19
2.4Quy trình soạn thảo văn bản...................................................................................................21
2.5Nhận xét, đánh giá...................................................................................................................21

CHƯƠNG III: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI........................................................22
3.1 Tìm hiểu thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản.....................................22
3.2 Đăng ký văn bản ....................................................................................................................22
3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn..............................................................22
3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi........................................23


CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI .......................24
4.1 Tiếp nhận văn bản đến...........................................................................................................24
4.2 Đăng ký văn bản đến...............................................................................................................26
4.3 Trình và chuyển giao văn bản đến .........................................................................................27
4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.........................................................28
4.5 Nhận xét, đánh giá..................................................................................................................29

CHƯƠNG V: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU....................................30
5.1 Các loại dấu của UBND Huyện Nho Quan...............................................................................30
5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan............................................................31
5.3 Bảo quản con dấu...................................................................................................................33
5.4 Nhận xét, đánh giá..................................................................................................................33

CHƯƠNG VI: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
CƠ QUAN..........................................................................................................34

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại phòng Nội vụ............................................................................34
6.2 Xây dựng và ban hành văn bản...............................................................................................34
6.3 Phương pháp lập hồ sơ...........................................................................................................34
6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào liệu vào lưu trữ cơ quan.....................................................................34
6.5 Nhận xét, đánh giá..................................................................................................................35

CHƯƠNG VII: NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP
TRONG UBND HUYỆN NHO QUAN............................................................36
7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở...........36
7.2 Nhận xét, đánh giá chung.......................................................................................................36

CHƯƠNG VIII: TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN
MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG............................37
8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của phòng Nội vụ.......................37
8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng.............................................................................38
8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng...............................................................39
8.4 Nhận xét, đánh giá..................................................................................................................39

PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................40
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................41


DANH MỤC VIẾT TẮT
-

UBND : Uỷ ban nhân dân
HĐND: Hội đồng nhân dân
QH : Quốc Hội
NN & PTNT: Nông nghiệp và phát triển nông thôn
TC-KH: Tài chính – kế hoạch

TN & MT: Tài nguyên và môi trường
LĐ & TBXH: Lao động và thương binh xã hội
GD & ĐT: Giáo dục và đào tạo


PHẦN MỞ ĐẦU
Người xưa có câu “đi một ngày đàng học một sàng khôn”, “học phải đi
đôi với hành”. Đúng vậy, là một sinh vên ngay từ khi ngồi trên ghế nhà trường
phải luôn có nhận thức về quá trình học một cách hiệu quả. Trong ba năm học
luôn phải kết hợp giữa lý thuyết với thực hành để nâng cao kỹ năng mềm và
chuyên môn nghiệp vụ, cá nhân tự đi thực hành hay nhà trường mở các chuyến
đi khảo sát thực tế, giúp cho sinh viên hiểu và nắm rõ các nghiệp vụ và mở rộng
hơn tầm quan trọng của ngành mình học. Kết thúc năm ba là học phần nhà
trường tổ chức cho sinh viên tiếp xúc với thực tế công việc và quá trình quan
sát, học việc các chuyên môn nghiệp vụ một cách trực tiếp. Qua quá trình kiến
tập thực tế, sẽ là tiền đề, nền tảng cho năm tư thực tập của sinh viên, tạo tâm thế
cho sinh viên khi đi xin việc, làm việc một cách thuận lợi hơn. Cũng như sinh
viên cần một môi trường để trải nghiệm thực tế, các cơ quan, doanh nghiệp cũng
cần một nhân viên có kinh nghiệm chứ không phải là mớ lý thuyết nhồi nhét
rỗng tuyếch mà không có thực tế, thực hành áp dụng thực tiễn. Trong xã hội
phát triển đầy những khó khăn, cơ hội, thử thách này, cần phải trang bị vững
những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và thực hành tốt các kỹ năng nghiệp vụ
để bước ra cổng trường tự tin với năng lực của mình.
1. Mục đích kiến tập ngành nghề
Trong quá trình kiến tập, sinh viên phải làm quen được các công việc tại
nơi liên hệ kiến tập, nắm vững cac thao tác nghiệp vụ trong những lần được giao
nhiệm vụ. Biết và sử dụng được các thiết bị máy móc văn phòng.
2. Ý nghĩa việc kiến tập
- Giúp cho sinh viên có cơ hội thực hành một cách trực tiếp và thực tế
nhất.

- Là nền tảng cho sinh viên chuẩn bị đi thực tập và đi làm.
- Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng vào thực tiễn.
- Giúp sinh viên hiểu và nắm rõ các công việc mà nhân viên văn phòng
cần phải thực hiện.

1


3. Nội dung khảo sát
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn
phòng.
-

Soạn thảo và ban hành văn bản.
Quản lý văn bản đi.
Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu.
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp.
Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác

văn phòng.

2


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Quyết định số1248/2008/QĐ-UBND ngày 25/06/2008 của UBND
tỉnh Ninh Bình về việc ban hành Quy định về phân công, phân cấp,quản lý tổ
chức bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về
Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Xét đề nghị của Trưởng Phòng Nội vụ huyện, UBND ban hành Quyết
định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện Nho Quan như sau:
1.1.1 Chức năng
- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về ngành,
lĩnh vực ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy
quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần
bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công
chức và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc
UBND cấp tỉnh.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà
nước được giao.
3


2. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi

được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý được giao; theo dõi thi hành pháp luật.
3. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc
thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm
quyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công
của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
4. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức
kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên
địa bàn thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của
pháp luật.
5. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan
chuyên môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là
cấp xã).
6. Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ
của cơ quan chuyên môn cấp huyện.
7. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và
sở quản lý ngành, lĩnh vực.
8. Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ
chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu
nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và
phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
9. Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu
ngạch công chức, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công
chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật, theo phân công của Ủy
ban nhân dân cấp huyện.
10. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính của cơ quan chuyên môn
4

theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
11. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao
hoặc theo quy định của pháp luật.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

• Cơ cấu tổ chức: gồm 01 chủ tịch và 03 phó chủ tịch
- Phòng Nội vụ
Chức năng, nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu
ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc
làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc
trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên
5


chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp
công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán
bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn
thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 03 phó trưởng phòng, 04 chuyên
viên, 01 nhân viên.
- Phòng Tư Pháp
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp

luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính,
phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi,
hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp khác theo quy
định của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành
chính.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 chuyên viên, 01 nhân
viên.
- Phòng TC-KH
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về; Tài chính; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp và
thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 02 phó phòng, 04 chuyên viên, 01 nhân
viên.
- Phòng GD và ĐT
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo
và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường
6


học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất
lượng giáo dục và đào tạo.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 2 phó phòng, 6 chuyên viên.
- Phòng TN-MT
Chức năng nghiệm:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; biển
và hải đảo (đối với các huyện có biển, đảo).

Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 02 phó phòng và 04 chuyên viên
- Phòng LĐ và TBXH
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã
hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất
nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ
em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 02 phó phòng, 05 chuyên viên
- Phòng VHTT
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo; bưu
chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình; báo chí; xuất
bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng thông tin.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 02 chuyên viên
- Văn phòng HĐND và UBND
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban
nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
7


các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạo
hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa
liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh
vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ

đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và
nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
Đối với những huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống nhưng chưa
đủ tiêu chí để thành lập cơ quan làm công tác dân tộc, Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm
không tổ chức Hội đồng nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
Đối với đơn vị hành chính cấp huyện có đường biên giới lãnh thổ quốc
gia trên đất liền, trên biển và hải đảo, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội
đồng nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 Chánh Văn phòng, 02 phó Chánh Văn phòng, 02
chuyên viên,02 cán sự, 01 kế toán viên, 02 lái xe, 01 nhân viên.
- Thanh tra huyện
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản
lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định
của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 chánh thanh tra , 01 phó chánh thanh tra,01 thanh
tra viên chính, 01 thanh tra viên.
- Phòng NN và PTNT
Chức năng nhiệm vụ:
8


Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về:
Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn,

phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tê hợp tác xã nông, lâm,
ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn trên địa bàn xã.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 03 phó trưởng phòng, 02 chuyên
viên, 01 cán sự.
- Đài truyền hình
Chức năng nhiệm vụ:
Đài Truyền thanh - Truyền hình cấp huyện chịu sự quản lý trực tiếp của
Ủy ban nhân dân cấp huyện, quản lý nhà nước của Sở Thông tin và Truyền
thông, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật của Đài Phát thanh và
Truyền hình cấp tỉnh.
Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của Đài Truyền thanh - Truyền hình cấp huyện theo quy định của pháp
luật.
Sản xuất và phát sóng các chương trình truyền thanh bằng tiếng Việt và
bằng các tiếng dân tộc trên hệ thống loa truyền thanh, thiết bị phát sóng phát
thanh được trang bị nhằm tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước, tập trung vào sự chỉ đạo, điều hành của chính quyền địa
phương, các hoạt động tại cơ sở, phổ biến kiến thức khoa học kỹ thuật, kinh tế,
văn hóa, xã hội, công tác an ninh trật tự, gương người tốt, việc tốt, điển hình tiên
tiến tới nhân dân theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01
- Phòng Y tế
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược
cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực
phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình.
Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng và 01 phó phòng.
9

- Phòng Dân Tộc
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác dân tộc.
Việc thành lập Phòng Dân tộc do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp quyết định căn cứ tiêu chí quy định tại Điểm a Khoản 3
Điều 2 Nghị định số 53/2004/NĐ-CP ngày 18 tháng 02 năm 2004 của Chính phủ
về kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác dân tộc thuộc Ủy ban nhân dân các
cấp.
- Cơ

cấu tổ chức: Gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng.

- Phòng Công Thương
Chức năng nhiệm vụ:
Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về:
Công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; xây dựng; phát triển đô thị; kiến
trúc, quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; vật liệu xây dựng; nhà ở và công sở;
hạ tầng kỹ thuật đô thị ( gồm cấp thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công
viên, cây xanh; chiếu sáng, rác thải; bến, bãi dỗ xe đô thị ); giao thông; khoa học
và công nghiệp.
Cơ cấu tổ chức: 01 trưởng phòng, 02 phó phòng, 02 chuyên viên, 01 cán
sự.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về
Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ huyện, Quyết định ban hành Quy
định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, biên chế của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Nho Quan như sau:

10


1.2.1 Chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp HĐND huyện, UBND huyện tổ chức các hoạt động chung của HĐND
huyện, UBND huyện; tham mưu, giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều hành
các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương ; bảo đảm cung cấp
các thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện,
Chủ tịch UBND huyện và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp
luật ; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND huyện,
UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện.
1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn
Văn phòng HĐND và UBND huyện thục hiện nhiệm vụ quyền hạn quy
định tại Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ Quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, xã với những nhiệm
vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
1. Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện. Đôn đốc,
kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc thực
hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác
phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy
định của pháp luật;
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ

đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo
quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất
được giao theo quy định của pháp luật;
3. Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện;
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
11


tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy
ban nhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định;
6.Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối
quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp
huyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn
địa phương;
7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân
dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có
liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên
môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;
8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,
lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện;
9. Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy

ban nhân dân huyện;
10. Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn
về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà
nước theo quy định của pháp luật;
11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
12. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt
động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức có
12


liên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện;
13. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan;
14. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện;
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội
đồng nhân dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
có các nhiệm vụ sau đây:
1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
2. Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công

việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của
Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy
kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên
hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động
đối ngoại;
3. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức
phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân
dân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị
tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng
nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;
4. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây
13


dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo
cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn
thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
5. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát;
theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận
giám sát;
6. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử
lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
7. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng
nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến,

kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
8. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp
vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường
trực Hội đồng nhân dân thành phố;
9. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;
10. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho
đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
11. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và
huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn
thể ở địa phương;
12. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt
14


động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng
nhân dân;
13. Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác
hành chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội
đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng
nhân dân thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;
14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân
giao.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
• Sơ đồ tổ chức:

• Cơ cấu tổ chức
1. Lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND huyện
- Văn phòng HĐND và UBND huyện có Chánh Văn phòng và không quá
15


03 Phó Chánh Văn phòng;
- Chánh Văn phòng, phó Chánh Van phòng HĐND & UBND huyện do
Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy
định của pháp luật;
- Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện là người đứng đầu, chịu
trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và truiwsc pháp luật về
toàn bộ hoạt động của Văn Phòng; đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn
phòng HĐND & UBND huyện;
- Phó Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện được Chánh Văn phòng
phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách. Khi
Chánh Văn phòng vắng mặt, một phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng
ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND.
2. Cơ cấu tổ chức
Các bộ phận chuyên môn bao gồm:
- Bộ phận hành chính – quản trị ( bao gồm quản lý cả lái xe );
- Bộ phận tổng hợp.
1.3 Nhận xét, đánh giá
Văn bản ban hành Quyết định về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nho Quan và Văn phòng HĐND &
UBND huyện được ban hành theo căn cứ của nghị định 37/2014/NĐ-CP, về cơ
bản nội dung chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rất sát với cơ cấu tổ chức của
cơ quan và Văn phòng, phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của UBND huyện.

Tuy nhiên, một số chức năng, quyền hạn chưa được quy định cụ thể và chi tiết
để các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và Văn phòng thực hiện tốt các
nhiệm vụ công việc được giao.

16


CHƯƠNG II: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Số lượng văn bản ban hành: Phòng nội vụ ban hành từ 500 đến dưới 2000
văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
- Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại
thường);
- Sổ đăng ký văn bản mật đi.
Cơ quan ban hành văn bản:
Phòng Nội vụ ban hành các văn bản như: quyết định, báo cáo, chỉ thị,
thông tư, kế hoạch, thông tri, công văn…… và nhiều loại văn bản khác.
Ví dụ:
• Báo cáo
Thuộc tính văn bản:
Số/Ký hiệu
Ngày ban hành
Người ký
Trích yếu
Cơ quan ban
hành
Phân loại

01/BC-NV
14/01/2016
Quách Văn Từ
V/v thực hiện đóng truy thu, đóng BHXH cán bộ xã là bệnh
binh
Phòng Nội Vụ
Báo Cáo

• Công Văn
Số/Ký hiệu
Ngày ban hành
Người ký
Trích yếu
Cơ quan ban hành
Phân loại

19/NV
21/5/2016
Khương
V/v rà soát cán bộ, công chức cấp xã nghỉ hưu năm 2017
Phòng Nội vụ
Công văn

• Tờ trình
Số/Ký hiệu
Ngày ban hành

02/TTr-NV
23/02/2016
17

Người ký
Trích yếu
Cơ quan ban hành
Phân loại

Quách Văn Từ
Mua máy tính phục vụ công tác bầu cử
Phòng Nội vụ
Tờ trình

• Giấy mời
Số/Ký hiệu
Ngày ban hành
Người ký
Trích yếu
Cơ quan ban hành
Phân loại

01/GM-NV
10/03/2016
Quách Văn Từ
Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
Phòng Nội Vụ
Giấy mời

• Thông báo
Số/Ký hiệu

Ngày ban hành
Người ký

01/TB-NV
18/02/2016
Quách Văn Từ
V/v phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức, viên
Trích yếu
chức phòng Nội vụ
Cơ quan ban hành
Phòng Nội vụ
Phân loại
Thông báo
• Kế hoạch bầu cử
Số/Ký hiệu
Ngày ban hành
Người ký
Trích yếu
Cơ quan ban hành
Phân loại

02/KH-BBC
05/04/2016
Bùi Thị Quế
Thực hiện công tác bầu cử ĐB HĐND tỉnh nhiệm kỳ
2016-2021
Ban bầu cử
Kế hoạch

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền ban hành văn bản bao gồm thẩm quyền về thể thức và thẩm
quyền về nội dung:
- Thẩm quyền về thể thức do cán bộ văn thư kiểm tra và duyệt văn bản;
18


ký nháy vào cuối nơi nhận sau khi duyệt thể thức văn bản.
- Thẩm quyền về nội dung: Do chuyên viên soạn thảo văn bản và trình
văn bản cho lãnh đạo phòng duyệt về nội dung và ký nháy vào cuối nội dung
văn bản khi đã duyệt xong văn bản. Các văn bản của phòng Nội vụ như Quyết
định, công văn….về các vấn đề như Quyết định lương theo ngạch, theo năm;
vấn đề tuyển dụng lao động, hợp đồng lao động, công văn về việc chấm dứt hợp
đồng lao động; Báo cáo tổng kết bầu cử Đại biểu QH và HĐND các cấp nhiệm
kỳ 2016- 2021…..
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Phòng Nội vụ soạn thảo và ban hành văn bản cơ bản đúng về thể thức và
kỹ thuật trình bày. Tuy nhiên còn hay gặp nhiều lỗi cơ bản như đóng dấu hay
trùm lên tên cơ quan ban hành hoặc trùm quá 2/3 chữ ký.
(Có hình ảnh kèm theo)

19


20


2.4 Quy trình soạn thảo văn bản
UBND huyện Nho Quan chưa ban hành Quyết định quy định về ban hành
văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản:

Thu tập thông tin, ý kiến, chỉ đạo
Chuyên viên soạn bản thảo
Trình và duyệt bản thảo
Soạn thảo nội dung văn bản
Trình và duyệt nội dung văn bản
Cán bộ văn thư ghi số , ngày tháng và kiểm
duyệt về thể thức văn bản
Ký , đóng dấu, ban hành văn bản
2.5 Nhận xét, đánh giá
Qua quá trình khảo sát em thấy quá trình soạn thảo và ban hành văn bản
của phòng Nội vụ nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên về thể thức và kỹ thật
trình bày văn bản vẫn còn chỗ còn mắc lỗi cơ bản và phòng chưa có quy định về
ban hành văn bản cụ thể mà chỉ làm theo hướng dẫn chung của UBND.

21