Báo cáo kiến tập QTVP tại chọn phòng Nội vụ huyện Nho Quan – tỉnh Ninh Bình

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn các cán bộ, chuyên viên phòng Nội vụ huyện
Nho Quan đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành đợt kiến tập nay. Nhờ
sự giúp đỡ của các bác và các anh chị, tôi đã học hỏi và đúc kết được nhiều kinh
nghiệm hơn về công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước.
Đặc biệt, tôi xin cảm ơn chị Nguyễn Thị Thanh Hằng – chuyên viên
phòng Nội Vụ huyện Nho Quan đã làm cán bộ hướng dẫn cho tôi trong đợt kiên
tập ngành nghề vừa qua.
Tôi xin cảm ơn !


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

-

UBND: Ủy ban nhân dân
HĐND: Hội đồng nhân dân
VP: Văn phòng
PCVP: Phó chánh văn phòng
QH: Quốc hội
LĐTB & XH: Lao động thương binh và xã hội
GD&ĐT: Giáo dục và đào tạo


PHẦN MỞ ĐẦU
Trong chương trình giảng dạy của các trường đại học và cao đẳng hiện

nay trên toàn quốc, việc học đi đôi với thực hành luôn được ưu tiên hàng đầu. Vì
thế các chương trình cử sinh viên học sinh đi tham gia vào các khóa kiến tập hay
thực tập chuyên nghành đều được các trường phát triển tối đa. Điều này giúp
cho sinh viên có thể thực hành những thứ đã được học trên lớp và học cả những
thứ các thầy cô không dạy. Một ngày thực hành bằng một năm học lý thuyết,
chính vì vậy, các sinh viên từ năm thứ ba trở đi đã bắt đầu chương trình kiến tập
của mình và đó chính là một trong nhữn môn học bắt buộc trong học phần.
Việc chọn cơ quan và nơi kiến tập rất quan trọng, vì đó là nơi mà sinh
viên sẽ có cơ hội học hỏi kinh nghiệm thực tế để áp dụng cho sau này. Là một
sinh viên của khoa Quản Trị Văn phòng của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, tôi
đã chọn phòng Nội vụ huyện Nho Quan – tỉnh Ninh Bình là nơi kiến tập của
mình. Trong 22 ngày kiến tập tại đây, với sự hướng dẫn của các anh chị cán bộ
công nhân viên tại cơ quan, tôi đã học hỏi được rất nhiều điều về kỹ năng nghiệp
vụ văn phòng và văn thư. Được trực tiếp tham gia các khâu trong công tác xử lý
tài liệu, đã giúp cho tôi có thêm rất nhiều kinh nghiệm thực tế cho việc học và
phục vụ cho việc kiến tập sau này
1.

Mục đích
Việc sinh viên tham gia kiến tập ngành nghề giúp thực tế hóa các lý
thuyết trên lớp và trong sách vở, tạo cơ hội làm quen và giao lưu với môi trường
cơ quan nhà nước. Lấy kinh nghiệm và các tài liệu phục vụ cho công tác học tập

2.

sau này.
Ý nghĩa
Giúp sinh viên hiểu được hầu như tất cả các lý thuyết đã học, nâng cao
trình độ nghiệp vụ ngành nghề sau khi ra trường, nắm vững kỹ năng nghiệp vụ

3.
-

và biết cách xử lý các văn bản hồ sơ liên quan đến chuyên môn đã học.
Nội dung khảo sát.
Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng

-

( phòng hành chính)
Soạn thảo và ban hành văn bản
Quản lý văn bản đi
Quản lý và giải quyết văn bản đến
4


-

Quản lý và sử dụng con dấu
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp
Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn
phòng.

5


PHẦN NỘI DUNG
I. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG ( PHÒNG HÀNH

CHÍNH)
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ
quan.
Theo Nghị định số 37/2014 NĐ-CP ban hành ngày 5/5/2014. Có nêu rõ
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như sau:
1.1.
-

Chức năng.

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện chức năng
tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về ngành, lĩnh
vực ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền
của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo

-

đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý
về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công
tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh.
1.2.

-

Nhiệm vụ, quyền hạn

Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước

-

được giao.
Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê
duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực

-

thuộc phạm vi quản lý được giao; theo dõi thi hành pháp luật
Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm
định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền
của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của Ủy
6


-

ban nhân dân cấp huyện.
Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập
thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn

-

thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên

-

môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin,
lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơ

-

quan chuyên môn cấp huyện.
Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện
nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và sở quản lý

-

ngành, lĩnh vực.
Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức, cá
nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu nại, tố
cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân

-

công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công
chức, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ
luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức thuộc
phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật, theo phân công của Ủy ban nhân

-

dân cấp huyện.

Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính của cơ quan chuyên môn theo quy

-

định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hoặc theo
quy định của pháp luật.
Ngoài ra, còn có quản lý công tác văn thư; đôn đốc các bộ phận nộp hồ sơ
lưu trữ, đảm bảo bí mật, an toàn; chịu trách nhiệm trong việc phát hành các loại
văn bản thuộc thẩm quyền quản lý của Ban; tổ chức lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Liên hệ với Bộ kế hoạch và Đầu tư trong việc xây dựng và quản lý hệ
thống thông tin điện tử phục vụ hoạt động của cơ quan; Quản lý mạng thông tin
nội bộ (LAN), website.
2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng ( phòng Hành chính )
7


2.1 chức năng và nhiệm vụ.
•

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.

•

Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
8


lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
•

Lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.

•

Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

•

Lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh
trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
9


Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ du lịch trên địa bàn.
•

Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.

•

Lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
10


Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng
•

Lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập

ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.

•

Việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân
huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
11


giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
•

Việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
ơ

•

Việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nho Quan
Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nho Quan:
12


Chủ Tịch
Các phó Chủ Tịch
Phòng nội vụ
Phòng Tư
phápTC-KH
Phòng

VănĐài
phòng
HĐND
truyền
hình và
UBND
Phòng Y tế
Phòng
Thanh
travà ĐT
Phòng
GD

Phòng VHTT

Phòng LĐTB và XH

Ban Quản lý Dự Án
Phòng Công Thương
Phòng TN-MT
• Phòng Nội Vụ
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà
Phòng
PTNT
nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm;
biênNN
chếvàcông
chức và cơ cấu ngạch
công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ
cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các
Phòng Dân Tộc
đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao
động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động không
chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn
giáo; thi đua - khen thưởng; công tác thanh niên.
Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc
làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân
dân cấp huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
•

môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
Phòng Tư pháp

Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Thuỷ
Nguyên, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật,
kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở
13


cơ sở và các công tác Tư pháp khác trên địa bàn huyện theo quy định của pháp
luật.
Phòng Tư pháp chịu sự chỉ đạo toàn diện của UBND huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư
•

pháp.
Phòng Tài chính kế hoạch
Phòng Tài chính - Kế hoạch là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện),
có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
Việc thực hiện chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh
doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh
tế tư nhân của Phòng Tài chính - Kế hoạch do Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Nội
vụ hướng dẫn.
Phòng Tài chính - Kế hoạch chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực tài chính của Sở Tài

•

chính.
Phòng văn hóa thông tin
Phòng Văn hoá và Thông tin là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện quản lý Nhà nước về Văn hoá; Gia đình; Thể dục, thể thao; Du lịch; Bưu
chính, viễn thông và Internet; Công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; Phát
thanh; Báo chí; Xuất bản; Kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng.
Phòng Văn hoá và Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Uỷ ban nhân dân
huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

•

vụ của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Sở Thông tin và Truyền thông.
Phòng Công thương
Phòng Công Thương là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có
chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước
về công thương ở địa phương (đối với những lĩnh vực khác thuộc Phòng Công
14


Thương hoặc Phòng Kinh tế do Bộ quản lý ngành tương ứng hướng dẫn).
Phòng Công Thương có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự quản lý trực tiếp của Uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự
•

chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Công Thương.
Văn phòng HĐND và UBND
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp
cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân.
Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

•

Phòng Thanh tra
Thanh tra huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là
Thanh tra huyện) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện)
có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về
công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng; tiến
hành thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo
quy định của pháp luật.
Thanh tra huyện có con dấu, tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện mà trực tiếp là
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo về công tác,
15

•

hướng dẫn về nghiệp vụ của Thanh tra tỉnh.
Phòng Y tế
Phòng Y tế là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện,
có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà
nước về y tế, bao gồm: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức
năng; y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm;
an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình trên địa bàn.
Phòng Y tế chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động
của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra,

•

thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Y tế.
Phòng Lao động thương binh và xã hội
. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân cấp huyện, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân
dân cấp huyện quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương;
tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự
nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội;
bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội.
. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội có tư cách pháp nhân, có
con dấu và tài khoản; chịu sự chỉ đạo, quản lý và điều hành của Ủy ban nhân dân
cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,

•

nghiệp vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Đài phát thanh huyện
Đài Truyền thanh - Truyền hình hoặc Đài Truyền thanh huyện, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Đài Truyền thanh - Truyền hình cấp
huyện) là đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, thực hiện chức năng là
cơ quan tuyên truyền của Đảng bộ, chính quyền huyện.
Đài Truyền thanh - Truyền hình cấp huyện chịu sự quản lý trực tiếp của
Ủy ban nhân dân cấp huyện, quản lý nhà nước của Sở Thông tin và Truyền
thông, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật của Đài Phát thanh và
Truyền hình cấp tỉnh.
Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của Đài Truyền thanh - Truyền hình cấp huyện theo quy định của pháp

•

luật.
Phòng Giáo dục và đào tạo
Là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, có chức
16


năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: Mục tiêu, chương trình, nội dung
giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục;
tiêu chuẩn CSVC, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp
văn bằng, chứng chỉ theo qui định của pháp luật.
Phòng giáo dục và đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp
huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp
•

vụ của Sở GD-ĐT tỉnh.
Phòng tài nguyên và môi trường
Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân huyện Bình Chánh; chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp, toàn diện
của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên
môn, nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố.
Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động.
Chức năng
Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện tham mưu, giúp Ủy ban nhân
dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về: đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên

•

khoán sản, môi trường, đo đạc, bản đồ.
Ban Quản lý dự án.
Chủ đầu tư thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn kể từ giai đoạn chuẩn bị dự án,
thực hiện dự án đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử
dụng bảo đảm tính hiệu quả, tính khả thi của dự án và tuân thủ các quy định của
pháp luật. Ban Quản lý dự án có thể được giao quản lý nhiều dự án nhưng phải
được người quyết định đầu tư chấp thuận và phải bảo đảm nguyên tắc: từng dự
án không bị gián đoạn, được quản lý và quyết toán theo đúng quy định. Việc
giao nhiệm vụ và uỷ quyền cho Ban Quản lý dự án phải được thể hiện trong
quyết định thành lập Ban Quản lý dự án. Chủ đầu tư có trách nhiệm chỉ đạo,
kiểm tra và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ban
Quản lý dự án.
Ban Quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ do chủ đầu tư giao và quyền hạn
do chủ đầu tư uỷ quyền. Ban Quản lý dự án chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư
và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được uỷ quyền.
17

•

Phòng giáo dục và đào tạo
Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân cấp huyện; giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ,
quyền hạn theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật.
Phòng Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy
ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về

•

chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo.
Phòng tài nguyên và môi trường.
Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân cấp huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản
lý nhà nước về: đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường,
biển và hải đảo (đối với những huyện có biển).
Phòng Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy
ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,

•

nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường.
Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ở các huyện và Phòng
Kinh tế ở các quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh là cơ quan chuyên môn thuộc
Uỷ ban nhân dân cấp huyện; tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp;
diêm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh
tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với
ngành nghề, làng nghề ở nông thôn và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn
theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp
luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vực công tác ở địa phương.
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Phòng Kinh tế có tư
cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,
biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Phát triển

•

nông thôn.
Phòng dân tộc
18


Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý
nhà nước về công tác dân tộc.
Phòng Dân tộc có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản; chịu sự
chỉ đạo, quản lý và điều hành của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Ban Dân tộc hoặc
Phòng Dân tộc trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (đối với những
tỉnh không đủ tiêu chí thành lập Ban Dân tộc).
II.

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Mỗi năm, phòng Nội Vụ huyện Nho Quan ban hành khoảng 2.000 văn
-

bản pháp lý khác nhau, bao gồm:
Báo cáo
Công văn
Tờ trình
Giấy mời
Thông báo
Kế hoạch bầu cử.
Vd:
Số vb
001
002

003
004
12245

Tên văn bản

Ngày ban hành

Quyết định 2007/QĐ-TTg năm
2010
Nội dung cơ bản của thông tư

153/2010/TT-BTC hướng dẫn
thực
hiện
Nghị
định
51/2010/NĐ-CP
LUẬT QUẢN LÝ THUẾ
KHÓA XI KỲ HỌP THỨ 10
Văn bản 1
Hội nghị ban chỉ đạo cung ứng
điện tỉnh

17/11/2010
17/11/2010

23/12/2010
17/11/2010
30/03/2011

2. Thẩm quyền ban hành văn bản
2.1 Thẩm quyền về hình thức.
Thẩm quyền về hình thức của các văn bản của cơ quan do chuyên viên
19


phòng nội vụ hoặc chuyên viên văn phòng kiểm tra và thực hiện, có ký nháy vào
cuối nơi nhận.
2.2 Thẩm quyền về nội dung
Thẩm quyền về nội dung văn bản do trưởng phòng hoặc phó trưởng
phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm và có ký nháy vào cuối nội dung văn bản.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Các loại văn bản do cơ quan tổ chức ban hành đều đúng với quy định của
nhà nước và đủ các thành phần, tuy nhiên có một vài văn bản đã mắc một số lỗi
nhỏ như: hình thức đóng dấu sai ( đóng dấu 2/3 chữ ký thay vì đóng 1/3 theo
như quy định ). Trên phần tên cơ quan ban hành có dấu chấm câu,v…v….

4. Quy trình soạn thảo văn bản.
Hiện tại, phòng Nội Vụ huyện Nho Quan chưa ban hành quyết định về
ban hành văn bản.
4.1 Sơ đồ hóa quy trình ban hành văn bản.
Tìm kiếm, thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin.

Chuyên viên soạn thảo văn bản

20


Trình lãnh đạo kiểm tra, phê duyệt

Cán bộ văn thư ghi số, ngày tháng kiểm duyệt, đóng dấu và vào sổ.

Ban hành văn bản
5. Nhận xét, đánh giá.
Sau khi quan sát và tìm hiểu, em nhận thấy quy trình ban hành văn bản
đầy đủ các bước cần thiết và đúng quy trình.
III.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

3.1Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng văn

bản.
Tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ : Hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nêu:
“ Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản
1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản
theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ
lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối
với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CTTTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như
sau: Số: …/QĐ-HĐND
21


Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BCHĐND
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng,
ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn
thảo: Số: …/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo:
Số: …/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn

thảo: Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo
dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNVVP. ”
Theo đó, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: ghi số, ngày tháng văn ản
của cơ quan đã thực hiện theo đúng quy định. Sau khi soạn thảo văn bản, các
phòng sau khi soạn thảo văn bản đúng thể thức, đã được duyệt và ký và đóng
dấu ( nếu có ), đưa xuống phòng văn thư ghi số, đóng dấu ( nếu cần ) và photo
bản chính, lưu bản chính tại phòng văn thư.
+ Đăng ký văn bản.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND đăng ký văn bản đi bằng sổ đăng
ký văn bản đi. Phòng Nội vụ đăng ký văn bản bằng sổ đăng ký văn bản đi,
không dùng đăng ký văn bản bằng phần mềm máy tính.
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
* Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó;
* Nhân bản đúng số lượng quy định;
*. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản
22


đi) được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,

1.

1.1

tháng của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực
hienẹ theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-

1.2

Cp ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc

2.

phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
b) Đóng dấu độ khẩn, mật.
Việc đóng dấu các độ khẩn (''hoả tốc'' (kể cả ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng
khẩn'' và ''Khẩn'') trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10
Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), dấu (Tài liệu
thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản
được thực hiện theo quy định lại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Văn bản sau khi được phê duyệt, đóng dấu và văn thư vào sổ văn bản đi,
sẽ được gửi đi tùy theo yêu cầu của lãnh đạo, có thể cho vào phong bì hoặc gửi
trực tiếp văn bản không cần bao đựng. Có nhiều cách để gửi văn bản đi, ví dụ
như gửi qua bưu điện, qua fax, qua người đưa thư hoặc chuyên viên gửi trực
tiếp...
Việc theo dõi việc chuyển văn bản đi chủ yếu là do chuyên viên phòng
hoặc nhân viên phòng văn thư đảm nhiệm.
Nhận xét và đánh giá chung.
Việc quản lý văn bản đi được thực hiện chặt chẽ, đúng quy định, có sự
23


linh hoạt trong một số trường hợp giúp giảm bớt công việc của phòng văn thư
nhưng vẫn đảm bảo sự bảo mật và chuẩn xác.
IV.

QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
4.1Tiếp nhận văn bản đến.

Sơ đồ tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận

Xử lý văn

Vào sổ

Gửi văn bản

văn bản

bản

theo dõi

đến các đơn
vị, cá nhân

Việc tiếp nhận văn bản đến của UBND huyện Nho Quan được phòng Văn
Thư thực hiện và chịu trách nhiệm.
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn
thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là.cán bộ văn thư) hoặc người được
giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến
ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình
trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải
kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu ''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây
gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên
bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, v.v…; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
24


đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của các cơ quan, tổ chức thì
cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu
văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn
bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bán đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và
gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
c) Đóng dấu ''Đến", ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn
thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v...
25