Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực tại UBND xã Hòa Phú, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang

Lời cảm ơn
Để hoàn thiện bài báo cáo này em xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các thầy, cô
giáo trong Khoa Hành Chính học, cô Đỗ Thị Thanh Nga giáo viên hướng dẫn đã
truyền đạt cho em những kiến thức của các môn học nhằm phục vụ cho quá trình
kiến tập.
Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ, công chức làm việc tại Ủy ban nhân
dân xã Hòa Phú đã tạo điều kiện cho em trong quá trình kiến tập, cũng như đã cung
cấp tư liệu cần thiết cho em.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Ma Thị Vân - người hướng
dẫn, đã tận tình và hướng dẫn em trong suốt thời gian kiến tập, từ định hướng cụ
thể, chi tiết để dần dần tháo gỡ những khó khăn trong suốt qua trình nghiên cứu.
Và em cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện cho em
hoàn thành bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Diệp
Ma Thị Diệp


BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Cụm từ viết tắt

Cụm từ đầy đủ

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

HĐND

Hội đồng nhân dân

3

QLNN

Quản lý nhà nước

4

ĐTNCSHCM

Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh

5

NĐ-CP

Nghị định – Chính phủ

6

BTP

Bộ Tư pháp

7

QĐ

Quyết định


MỞ ĐẦU
1. Lý do viết báo cáo
Công tác quản lý nhà nước về chứng thực là một nhiệm vụ quan trọng của
hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Công tác này được Đảng và Nhà nước ta
đặc biệt quan tâm, cụ thể là đã có những văn bản pháp quy quy định đầy đủ, chi
tiết về những quyền và nghĩa vụ của các cơ quan quản lý nhà nước trong việc quản
lý nhà nước về chứng thực. Như Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí, Nghị định số
23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí và chứng thực hợp đồng
giao dịch.
Trong thời gian về kiến tập tại địa phương, cá nhân em nhận thấy hoạt động
chứng thực được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em kiến tập – UBND xã Hòa
Phú, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng
thực chữ ký là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá
trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài:
"Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực tại UBND xã Hòa Phú,
huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang" làm đề tài báo cáo kiến tập của mình. Để
làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND xã Hòa Phú khi thực
hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại xã Hòa Phú thấy được vai trò
của công tác quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực và đưa ra những đề xuất
kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực tại UBND xã

Hòa Phú. Qua đó bản thân em có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến
nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách
tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.
2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là những vấn đề liên quan đến công tác chứng thực tại
UBND xã Hòa Phú.
2.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian là ở địa bàn xã Hòa Phú, huyện
Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang.
Thời gian nghiên cứu 30/5/2016 đến 20/6/2016.
3. Mục tiêu
Mục tiêu của báo cáo nhằm làm rõ thực trạng trong công tác quản lý nhà
nước vể chứng thực, tìm hiểu được địa vị pháp lý của cơ quan nơi kiến tập, các văn
bản quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của cơ quan; sơ đồ cơ cấu tổ
chức; chất lượng đội ngũ nhân sự, trang thiết bị của cơ quan để từ đó .


Trên cơ sở đó đưa ra những biện pháp góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả
của quản lý nhà nước về công tác chứng thực trên địa bàn xã trong thời gian tới.
4. Nhiệm vụ
- Vận dụng được những kiến thức đã học, các kĩ năng vào thực tiễn trong
hoạt động quản lý nhà nước.
- Thu thập tài liệu, số liệu, bảng biểu liên quan đến hoạt động của đơn vị
- Phân tích những vấn đề cơ bản về chứng thực theo quy định của pháp luật
hiện hành đó là các nội dung: thẩm quyền, địa điểm, thủ tục, thời hạn, lệ phí,...
- Trên cơ sở thực trạng, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng việc
thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn xã Hòa Phú
hiện nay.
5. Phương pháp

- Phương pháp tổng hợp, khái quát trên cơ sở các số liệu báo cáo và tài liệu liên
quan.
- Phương pháp thu thập thông tin qua quan sát.
- Nghiên cứu từ mạng Internet, tài liệu liên quan.
- Phương pháp lịch sử
- Phương pháp hệ thống
- Phương pháp quy nạp
- Phương pháp diễn dịch
6. Kết cấu của báo cáo
Gồm có 3 chương
Chương 1: Khái quát chung về UBND xã Hòa Phú, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên
Quang
Chương 2: Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực tại UBND xã Hòa
Phú, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang
Chương 3: Đề xuất, kiến nghị
Ngoài 3 chương còn có phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: Khái quát chung về UBND xã Hòa Phú, huyện Chiêm Hóa, Tỉnh
Tuyên Quang
1.1 Khái quát chung về UBND xã Hòa Phú
1.1.1 Địa vị pháp lý
- Uỷ ban nhân dân xã do Hội đồng nhân dân xã bầu là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực
thi các chính sách khác trên địa bàn mình quản lý.

- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
Trung ương tới cơ sở.
1.1.2 Vị trí địa lý
Xã Hòa Phú là một xã thuộc huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang, gồm có
17 thôn, bản và 7 dân tộc anh em.
Nằm ở phía Nam của huyện Chiêm Hóa, phía Bắc giáp xã Tân An, phía
Nam giáp xã Yên Nguyên, phía Đông giáp xã Tân Thịnh, phía Tây giáp. có vị trí
địa lý vô cùng quan trọng trong an ninh - quốc phòng, trong thực hiện chính sách
nông thôn mới.
1.1.3 Điều kiện tự nhiên và Kinh tế - Xã hội
Xã Hòa Phú mấy năm gần đây, đổi thay nhiều, an ninh, chính trị, kinh tế,
văn hóa xã hội ổn định, đời sống nhân dân đã có của ăn, của để. Nhiều hộ đã xây
nhà kiên cố 2, 4 tầng, mua sắm được ô tô làm phương tiện đi lại, đường làng ngõ
xóm được bê tông hóa, từ có đường giao thông tốt, nên tạo điều kiện cho việc giao
lưu vận chuyển hàng nông sản đi các nơi tiêu thụ, trao đổi học hỏi lẫn nhau về
phong tục tập quán văn hóa rất thuận lợi, đời sống văn hóa được củng cố phát triển.
Xã có tổng diện tích là 5.802 ha, trong đó 2.500 ha rừng đặc dụng, 2.300 ha
rừng sản xuất, với 6000 dân, 1.368 hộ, gồm mười dân tộc anh em quần tụ về đây
sinh sống, như: Tày, Dao, Nùng, La Chí, Mông, Hán, Kinh…với số dân như thế
,nhưng, chỉ có 262,2 ha diện tích ruộng lúa gieo cấy được 2 vụ, 50 ha cây màu,
diện tích sản xuất. chật hẹp, để làm thế nào vừa đảm bảo phân phối đồng đều ruộng
đồng, lại làm thế nào ổn định được cuộc sống cho người dân địa phương, đấy là bài
toán khó, nhưng xã quyết tâm chỉ đạo các thôn thay thế giống mới có năng suất,
chất lượng về gieo trồng hết diện tích đất ở Hòa Phú, bên cạnh đó đẩy mạnh phát
triển trồng rừng, cây ăn quả, chăn nuôi gia súc, gia cầm, thủy cầm, mở rộng phát
huy nghề truyền thống tiểu thủ công nghiệp, từ đó xã đã thoát đói.


Mấy năm gần đây, đưa cây con giống mới về địa phương sản xuất, cùng với sự cần

cù lao động, chăm sóc tốt cho cây trồng nên, năng suất và sản lượng lúa màu đạt
cao, bình quân cây lúa lai đạt năng suất 65 tạ /ha, ngô lai đạt 41 - 42 tạ/ ha, các loại
cây màu cũng tăng năng suất, vụ đông xuân năm nay, xã chỉ đạo các thôn gieo cấy
170 ha lúa nước, còn lại các diện tích gieo cấy tiếp ngô vụ đông, và cây màu.
Hiện xã có trên 60 % hộ khá giàu, không còn hộ đói, nếu tính theo tiêu chí mới,
giờ chỉ còn 170 hộ nghèo, 100% hộ được dùng điện lưới quốc gia, 100% thôn đã
được bê tông hóa đường giao thông liên thôn, 85% kênh mương nội đồng được
được xây dựng kiên cố hóa, đủ đưa nước tưới tiêu cho 2 vụ lúa, màu.
Trật tự an ninh ổn định, văn hóa - xã hội được phát triển, thôn nào cũng có đội
văn nghệ quần chúng để phục vụ các dịp lễ tết, cưới hỏi, nhất là về hát Then của
người Tày, Páo dung của người Dao đang được giữ gìn phát triển ở các thôn bản,
100% thôn có nhà văn hóa, 96% hộ gia đình đạt gia đình văn hóa mới.
1.2. Hệ thống văn bản của cơ quan đơn vị
Quyết định số 89/2011/QĐ-UBND về Ban hành nội quy, quy chế của
UBND xã Hòa Phú
Quyết định số 110/2011/QĐ-UBND Về việc ban hành quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan chuyên môn, các đơn vi sự nghiệp thuộc
UBND xã Hòa Phú.
Thông báo số 21/TB-UBND về danh mục các thủ tục hành chính được thực
hiện tại UBND xã Hòa Phú
1.2.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
1.2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã
1. Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã.
2. Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân
cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên
ủy quyền.
4. Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã.
5. Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm

chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh
tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã.
6. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy định
và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã.
7. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
8. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,
ủy quyền cho Ủy ban nhân dân


1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã
Ủy ban nhân dân xã gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự,
Ủy viên phụ trách công an.
Ủy ban nhân dân xã loại I có không quá hai Phó Chủ tịch; xã loại II và loại III có
một Phó Chủ tịch.
1.2.2 Nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch:
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành công
việc chung của UBND xã, phân công và điều hành hoạt động của các phó chủ tịch,
ủy viên ủy ban, các bộ phận chuyên môn, giải quyết công việc mà phó chủ tịch.
thành viên ủy ban đã xử lý nhưng có ý kiến khác nhau, đồng thời trực tiếp phụ
trách một số ngành, lĩnh vực công tác theo quy định.
+ Thường xuyên giữ mối liên hệ với Đảng ủy, thường trực HĐND, Chủ tịch Ủy
ban MTTQ và người đứng đầu các tổ chức đoàn thể quần chúng của xã.
+ Định kỳ tiếp công dân và chỉ đạo việc xem xét giải quyết các kiến nghị, khieesuu
nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
- Các Phó chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm một số mặt công tác quản lý
và lĩnh vực được phân công. Có trách nhiệm cùng với Chủ tịch UBND xã xây
đựng công tác trọng tâm hàng tháng, hàng năm và cùng giải quyết thực hiện. Ngoài
ra được thay mặt Chủ tịch để điều hành công tác chung và ký các văn bản thuộc
quyền của Chủ tịch khi Chủ tịch vắng mặt hoặc ủy quyền.

* Các ủy viên UBND phải đề cao trách nhiệm công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao, cùng với chủ tịch và phó chủ tịch xã chỉ đạo hòn thành các nhiệm vụ
trọng tâm, đột xuất của xã do Đảng và Nhà nước cấp trên giao cho.
- Mỗi thành viên UBND xã có trách nhiệm tham gia giải quyết công việc
thuộc tập thể UBND. Tham gia chống tham nhũng, cải cách thủ tục hành chính
trong phsjm vi công tác được phân công. có quan hệ tốt với các ngành của UBND
huyện, với Đảng ủy, HĐND xã để lấy ý kiến về vấn đề mình phụ trách làm tốt
nhiệm vụ được phân công.
UBND xã chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ, thẩm quyền theo chương trình
công tác tháng, quý, năm theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quy định.
- Chương trình công tác năm của UBND xã được xây dựng sau khi có chỉ
tiêu, kế hoạch công tác của UBND huyện và dựa trên cơ sở Nghị quyết của HĐND
xã, BCH Đảng ủy xã.
- Trong chương trình công tác cần nêu rõ những vấn đề trọng tâm chỉ đạo và
thực hiện công việc.
* Hàng tháng Chủ tịch, các Phó chủ tịch, các ủy viên UBND họp kiểm điểm
công tác tháng và triển khai công tác tháng sau.


UBND xã chỉ xem xét những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình. Có những
vấn đề liên quan đến ngành khác thì cũng bàn để thống nhất phương pháp phối hợp
thực hiện.
Những vấn đề không đúng thẩm quyền hoặc quá thẩm quyền thì hướng dẫn
cá nhân hay tổ chức đến cư quan chức năng, các cấp chính quyền, các tổ chức xã
hội để đề đạt xin giải quyết.
- Hàng tuần, Chủ tịch, Phó chủ tịch phải có lịch tiếp dân rõ ràng. khi giải
quyết công việc thực hiện đúng Luật khiếu nại, tố cáo và quy chế đã được ban
hành.
- Chủ tịch, Phó chủ tịch giải quyết công việc vào các ngày trong tuần. Các
thành viên ủy ban, cán bộ chuyên môn cần bố trí công việc phù hợp với thời gian

tiếp dân của Chủ tịch và Phó Chủ tịch để tiện trao đổi và giải quyết công việc
chung.
- Các thành viên ủy ban ngoài công việc được phân công dành thời gian thích hợp
để học tập, trao đổi kinh nghiệm nâng cao trình độ hiểu biết hoàn thành tốt nhiệm
vụ được giao. Đi sát cán bộ và nhân dân nơi được UBND xã phân công theo dõi,
tiếp thu, giải đáp, bàn biện pháp cùng cán bộ cơ sở thực hiện những công việc mà
UBND đang triển khai.
* UBND xã tổ chức họp thường kỳ một tháng một lần để bàn bạc, thảo luận
tập thể hoặc quyết định theeo đa số những công việc trọng tâm, những việc
phức tạp cần tập trung chỉ đạo. Khi cần thiết có thể triệu tập họp đột xuất.
Tham dự cuộc họp UBND xã là các thành viên UBND. Khi cần thiết mời
thường trực Đảng ủy, thường trực HĐND, trưởng các ban ngành, các đoàn thể đơn
vị phối hợp của phường cùng dự, cùng bàn bạc để UBND tổ chức thực hiện hoặc
phối hợp thực hiện.
* Nội dung buổi họp cần được chuẩn bị tốt.
* Các ngày lễ, ngày tết, ngày cao điểm phải phân công cán bộ trực. Số lượng
cán bộ, thời gian trực là tùy vào yêu cầu công việc do Chủ tịch, phó chủ tịch
quyết định.
* Một tháng UBND giao ban 1 lần với các ban ngành, các đoàn thể của xã để
báo cáo trọng tâm công tác và bàn biện pháp phối hợp.
* Các văn bản pháp luật, pháp quy của nhà nước cấp trên phải tập trung vào
một đầu mối là Trưởng ban Tư pháp xã để quản lý.
Các văn bản có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, báo cáo chung
của UBND xã gửi Huyện ủy, HĐND, UBND huyện quyết định về nhân sự, về tài
chính vầ một số văn bản khác do Chủ tịch ký, Phó chủ tịch được chủ tịch ủy nhiệm
kí thay Chủ tịch những văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch khi Chủ tịch vắng mặt.
Các văn bản do UBND xã ban hành, văn thư phải vào sổ theo dõi và quản lý
bản chính sau khi các văn bản đã gửi đi.

Các văn bản của cấp trên gửi tới thuộc thành viên của ủy ban nào thì chuyển
cho thành viên đó. Bản chính lưu taị văn phòng UBND.
1.2.3 Về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc trong cơ
quan
1.2.3.1 Nguyên tắc làm việc của Uỷ ban nhân dân xã.
1. Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo quy tắc tập trung dân chủ, phát huy vai
trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của chủ
tịch, phó chủ tịch, uỷ viên Uỷ ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ
trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân xã chịu trách
nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
2. Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh
đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã, phối hợp chặt chẽ giữa
Uỷ ban nhân dân với MTTQ và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình
triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
3. Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời
và hiệu quả theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình kế hoạch
công tác của Uỷ ban nhân dân xã.
4. Cán bộ công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiên đóng
góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động
của Uỷ ban nhân dân xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng
chính quyền cơ sở vững mạnh nâng cao đời sống nhân dân.
1.2.3.2 Chương trình việc của Uỷ ban nhân dân.
1. Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân
sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình Hội đồng nhân dân xã quyết
định.
2. Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình
Hội đồng nhân dân quyết định.
3. Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách
của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định.

4. Các biện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế xã
hội, thông qua báo cáo của Uỷ ban nhân dân trước khi trình Hội đồng nhân dân
1.2.3.3 Cách thức giải quyết công việc công việc của Uỷ ban nhân dân xã.
a. Uỷ ban nhân dân xã họp, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các
vấn đề quy định tại khoản 1 điều này tại phiên họp Uỷ ban nhân dân.
b. Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức họp Uỷ ban
nhân dân được, theo quyết định của chủ tịch Uỷ ban nhân dân, văn phòng Uỷ ban
nhân dân xã gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thành viên Uỷ ban
nhân dân để lấy ý kiến. Nếu quá nửa tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân xã nhất


trí thì văn phòng Uỷ ban nhân dân xã tổng hợp, trình chủ tịch Uỷ ban nhân dân
quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân xã tại phiên họp gần nhất.
1.2.3.4 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên ủy ban
nhân dân xã.
1. Trách nhiệm chung:
a. Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của ủy ban nhân dân xã,
tham dự đầy đủ các phiên họp của ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyết định các
vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của ủy ban nhân dân; tổ chức chỉ đạo thực
hiện chủ trương chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; kiên quyết đấu tranh
chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn
đốc cán bộ công chức xã, Trưởng thôn, thường xuyên học tập nâng cao trình độ
nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách đang thi hành
tại cơ sở;
b. Không được nói và làm trái các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, Quyết
định, Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân xã và văn bản chỉ đạo của cơ quan Nhà nước
cấp trên. Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày
ý kiến với Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã.
2. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã:
a). Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã là người đứng đầu Uỷ ban nhân dân, lãnh

đạo và điều hành mọi công việc của Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 127 Luật tổ chức Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003; đồng thời, cùng Uỷ ban nhân dân xã chịu
trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dân trước Đảng uỷ, Hội đồng
nhân dân xã và ủy ban nhân dân huyện;
b. Chủ tịch ủy ban nhân dân xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội
nghị khác của ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì uỷ quyền Phó chủ tịch chủ trì
thay, bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp
trên, Nghị quyết của Đảng uỷ và Hội đồng nhân dân xã;
c. Căn cứ vào các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân xã và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng
Chương trình công tác năm, quý, tháng của ủy ban nhân dân xã;
d. Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, phân công nhiệm
vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên ủy ban nhân dân xã và các cán bộ, công chức
khác thuộc ủy ban nhân dân xã, Trưởng thôn trong việc thực hiện nhiệm vụ được
giao;
đ. Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn, những vấn đề còn ý kiến khác
nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và Uỷ viên ủy ban nhân dân xã;
e. Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân xã và
thẩm quyền của Chủ tịch ủy ban nhân dân theo quy định của Pháp luật;


g. Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của xã, hoạt động của ủy ban nhân dân
xã với Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân xã và ủy ban nhân dân huyện,
h. Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng
nhân dân, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp
xã; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác, nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất
của Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của ủy ban nhân
dân; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;

i. Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại tố cáo và kiến nghị
của nhân dân theo quy định của pháp luật;
4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Uỷ viên ủy ban nhân dân xã.
a. Uỷ viên ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ đựơc phân
công trước Chủ tịch ủy ban nhân dân xã, cùng Chủ tịch và Phó Chủ tịch chịu trách
nhiệm tập thể về hoạt động của ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân xã và ủy
ban nhân dân huyện; nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch ủy ban nhân dân
xã về lĩnh vực công tác của mình và các công việc khác có liên quan;
b. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân
công trên địa bàn; chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt công việc đó;
c. Phối hợp công tác với các thành viên khác của ủy ban nhân dân, các cán
bộ, công chức có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn
của ủy ban nhân dân huyện để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình;
d. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch ủy ban nhân dân giao;
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán bộ không chuyên trách cấp xã,
trưởng thôn.
1. Cán bộ không chuyên trách cấp xã chịu trách nhiệm trước ủy ban nhân
dân và Chủ tịch ủy ban nhân dân xã về nhiệm vụ chuyên môn được Chủ tịch phân
công, thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 Quy chế này.
2. Trưởng thôn chịu trách nhiệm trước Chủ tịch ủy ban nhân dân xã về mọi
mặt hoạt động của thôn; tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ công tác trên địa bàn;
thường xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách; đề
xuất giải quyết kịp thời những kiến nghị của công dân, tổ chức và các thôn
1.2.3.5 Chế độ hội họp, làm việc của Ủy ban nhân dân xã.
1. Phiên họp Ủy ban nhân dân xã.
a. Ủy ban nhân dân xã mỗi tháng họp ít nhất một lần, ngày họp cụ thể do
Chủ tịch quyết định.
Thành phần tham dự phiên họp gồm có: Chủ tịch, Phó chủ tịch và các Uỷ
viên Ủy ban nhân dân xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân mời Thường trực Đảng uỷ,
Thường trực Hội đồng nhân dân cùng tham dự. Chủ tịch Mặt trận tổ quốc, người

đứng đầu các đoàn thể nhân dân, cán bộ không chuyên trách, công chức cấp xã và
các Trưởng thôn được mời tham dự khi bàn về các công việc có liên quan. Đại biểu
mời tham dự được phát biểu ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết;


b. Nội dung phiên họp.
Nội dung phiên họp của Ủy ban nhân dân xã gồm những vấn đề được quy
định tại khoản 1 Điều 3 Quy chế này.
c. Trình tự phiên họp.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ toạ phiên họp. Khi chủ tịch vắng mặt uỷ
quyền Phó Chủ tịch chủ toạ phiên họp;
- Văn phòng Ủy ban nhân dân báo cáo số thành viên Ủy ban nhân dân có
mặt, vắng mặt, đại biểu được mời và dự chương trình phiên họp;
- Chủ đề án báo cáo tóm tắt đề án, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau,
những vấn đề cần thảo luận và xin ý kiến tại phiên họp;
- Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến;
- Chủ toạ phiên họp kết luận từng đề án và lấy phiếu biểu quyết, đề án được
thông qua nếu được quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân biểu quyết tán
thành.
- Trường hợp vấn đề thảo luận chưa được thông qua thì chủ toạ yêu cầu
chuẩn bị thêm để trình lại vào phiên họp khác;
- Chủ toạ phát biểu ý kiến kết luận phiên họp.
2. Giao ban của Chủ tịch và Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
a. Hàng tuần, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban một lần theo quyết
định của chủ tịch để kiểm điểm tình hình, thống nhất chỉ đạo các công tác, xử lý
các vấn đề mới nảy sinh; những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của Ủy ban nhân
dân, Hội đồng nhân dân xã, Ủy ban nhân dân huyện, chuẩn bị nội dung các phiên
họp của Ủy ban nhân dân, các hội nghị, cuộc họp khác do Ủy ban nhân dân xã chủ
trì triển khai. Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người
đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã và cán bộ công chức được mời tham dự

khi bàn về các vấn đề có liên quan.
b. Trình tự giao ban;
- Văn phòng Ủy ban nhân dân xã báo cáo những công việc chính đã giải
quyết tuần trước, những khó khăn, tồn tại và các công việc cần xử lý chương trình
công tác tuần;
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch thảo luận, quyết định một số vấn đề thuộc thẩm
quyền và xử lý các nội dung công tác.
3. Khi cần thiết, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã triệu tập
các Trưởng thôn, một số cán bộ, công chức họp để chỉ đạo, giải quyết các vấn đề
theo yêu cầu nhiệm vụ.
4. Sáu tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết, Ủy ban nhân dân xã họp liên
tịch với Thường trực Đảng uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân Chủ tịch Mặt trận
tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã, cán bộ không chuyên
trách và công chức cấp xã, Trưởng thôn để thông báo tình hình kinh tế - xã hội,


kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và triển khai nhiệm vụ công
tác sắp tới.
5. Các hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, cả năm của Ủy
ban nhân dân xã về các nhiệm vụ công tác cụ thể được tổ chức theo hướng dẫn của
cơ quan Nhà nước cấp trên.
6. Làm việc với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện tại
xã;
a. Theo chương trình đã được Ủy ban nhân dân huyện thông báo, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân xã chỉ đạo Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ủy ban nhân dân, các cán bộ,
công chức có liên quan cùng Văn phòng Ủy ban nhân dân xã chuẩn bị nội dung, tài
liệu làm việc với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện;
b. Căn cứ nội dung công tác cụ thể, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã có thể uỷ
quyền cho Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung và
trực tiếp làm việc với cơ quan chuyên môn cấp huyện, báo cáo kết quả và xin ý

kiến Chủ tịch về những công việc cần triển khai.
7. Các cán bộ, công chức cấp xã phải tham dự đầy đủ và đúng thành phần
quy định các cuộc họp, tập huấn do cấp trên triệu tập; sau khi dự họp, tập huấn
xong phải báo cáo kết quả cuộc họp và kế hoạch công việc cần triển khai với Chủ
tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách.
8. Việc tổ chức các cuộc họp và tiếp khách của Ủy ban nhân dân xã phải
quán triệt tinh thần thiết thực, tiết kiệm chống lãng phí.
9. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã trong phục vụ các cuộc
họp và tiếp khách của Ủy ban nhân dân xã.
a. Chủ động đề xuất, bố trí lịch họp, làm việc cùng với các cán bộ, công
chức có liên quan đến nội dung cuộc họp, tiếp khách chuẩn bị các điều kiện phục
vụ,
b. Theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, phối hợp với cán bộ, công
chức liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc họp, làm việc; gửi giấy
mời tài liệu đến các đại biểu; ghi biên bản các cuộc họp.
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Hòa Phú
ĐẢNG ỦY

ỦY BAN NHÂN DÂN

HỘI ĐỒNG NHÂN
DÂN

MẶT TRẬN TỔ QUỐC
- CÁC ĐOÀN THỂ


Chủ tịch
UBND

Phó Chủ
tịch
HĐND

CT.Mặt
trận Tổ
quốc

CT Hội
Phụ nữ

CT. Hội
Cựu
chiến
binh

BT
Đoàn
TNCSH
CM

Hội
Nông
dân

Phó Chủ tịch UBND

Tổ chức
- Thống
kê

Văn
hóa Xã hội

Tư
pháp Hộ tịch

Địa
chính Xây
dựng

Tài chính
- Kế toán

Quân sự

Công an

1.4 Vị trí, chức năng của người đứng đầu và các đơn vị/bộ phận
1.4.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Chủ tịch UBND:
Vị trí, vai trò của Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã được thể hiện qua nhiệm
vụ, quyền hạn, trách nhiệm được Đảng, Nhà nước và Nhân dân giao phó nên phải
chịu trách nhiệm trước Đảng, Nhà nước và Nhân dân về kết quả trong việc thực
hiện nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn
cấp xã của mình phụ trách theo đúng chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật
và ý chí nguyện vọng của nhân dân. Họ chính là cầu nối gắn kết thiết thực giữa
nguyện vọng của Nhân dân với việc thực hiện đường lối, Nghị quyết của Đảng,
chính sách của Chính phủ, pháp luật của Nhà nước; trực tiếp giải quyết mọi công
việc liên quan đến quyền và lợi ích của nhân dân trong xây dựng, phát triển kinh tế
- xã hội ở địa bàn cấp xã.

1.4.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Phó Chủ tịch xã:
1. Phó Chủ tịch UBND xã được Chủ tịch UBND xã phân công phụ trách
một số lĩnh vực công tác, chỉ đạo một số cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc
UBND.
2. Phó Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình
trước UBND, Chủ tịch UBND xã; đồng thời cùng các thành viên khác của UBND


xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND xã trước HĐND xã và UBND
huyện.
3. Trong lĩnh vực công tác được phân công, Phó Chủ tịch UBND xã có
nhiệm vụ, quyền hạn:
a) Chủ động kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, đơn
vị thuộc UBND xã, phường trong việc tổ chức thực hiện Nghị quyết của HĐND
xã, Quyết định, Chỉ thị của UBND xã, Chủ tịch UBND xã, chủ trương, chính sách,
pháp luật Nhà nước về lĩnh vực được phân công;
b) Chỉ đạo việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, đề án thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách phù hợp với Nghị quyết của HĐND xã, Quyết định, Chỉ
thị của UBND xã, quy hoạch ngành, quy hoạch tổng thể của các cơ quan Nhà nước
cấp trên và đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước;
c) Được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch UBND xã trong việc quyết định, giải
quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch về quyết định đó;
d) Báo cáo và đề xuất với Chủ tịch UBND xã xem xét, quyết định xử lý kịp thời
công việc liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách đã phối hợp xử lý
nhưng ý kiến chưa thống nhất.
4. Phó Chủ tịch UBND xã ngoài việc thực hiện trách nhiệm và phạm vi giải
quyết công việc theo quy định của pháp luật còn được Chủ tịch ủy quyền lãnh đạo
công việc của UBND xã khi Chủ tịch đi vắng.
1.4.3 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công chức Trưởng Công an xã

1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa
bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an
xã và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao.
1.4.4 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công chức Chỉ huy trưởng Quân sự:
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên địa
bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân quân
tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan của cơ
quan có thẩm quyền.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
1.4.5 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công chức Văn phòng - Thống kê:
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ


chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh
niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm
việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
b) Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức các kỳ
họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
c) Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân

cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và
báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã và thực hiện
dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế
hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển
công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn cấp
xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
1.4.6 Vị trí, vai trò , nhiệm vụ của công chức Địa chính - nông nghiệp:
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên, môi
trường, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên
địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng các báo
cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng sinh học,
công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông
thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
b) Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất,
bảo vệ môi trường trên địa bàn cấp xã;
c) Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy
ban nhân dân cấp xã;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính trong
việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng ký và sử
dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên địa bàn; xây
dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây dựng các công

trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định hoặc
báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
1.4.7 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công chức Tài chính - Kế toán:
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tài chính, kế toán trên địa
bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cấp xã trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai thác nguồn thu
trên địa bàn cấp xã;
b) Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo hướng
dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách cấp xã và thực hiện báo
cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
c) Thực hiện công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách cấp xã, kế toán
các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế toán tiền mặt, tiền
gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản,...) theo quy định của pháp luật;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra, quyết toán
các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã
theo quy định của pháp luật.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
1.4.8 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công chức Tư pháp - Hộ tịch
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tư pháp và hộ tịch trên địa
bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ nhân

dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn cấp xã trong
việc tham gia xây dựng pháp luật;
b) Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp xã báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định; tham gia
công tác thi hành án dân sự trên địa bàn cấp xã;
c) Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận và theo
dõi về quốc tịch trên địa bàn cấp xã theo quy định của pháp luật; phối hợp với công
chức Văn hóa - xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước ở thôn, tổ dân phố
và công tác giáo dục tại địa bàn cấp xã;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hòa giải ở cơ sở.


3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
1.4.9 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công chức Văn hóa - Xã hội.
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn hóa, thể dục thể
thao, du lịch, thông tin, truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục
theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao, du
lịch, y tế và giáo dục trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời sống văn
hóa ở cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địa bàn cấp xã;
b) Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế - xã hội ở
địa phương;
c) Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn; theo dõi, tổng
hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách lao
động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả các chế độ
đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; quản lý nghĩa trang liệt sĩ
và các công trình ghi công liệt sĩ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội và chương

trình xóa đói, giảm nghèo trên địa bàn cấp xã;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác và trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố xây
dựng hương ước, quy ước ở thôn, tổ dân phố và thực hiện công tác giáo dục tại địa
bàn cấp xã.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
1.5 Đội ngũ nhân sự của cơ quan


Tổn
g số

13

31

22

7

1
7

5

2

8

0

2
0

2

27

2

2
5

0

Trên tuổi nghỉ hưu

Từ 50 đên 60

Từ 31 đên 40

Dươi 30 tuổi
0

Chứng chỉ

Đại học trở lên

Ngoạ
i ngư

khac
Chưng chỉ A, B,C

Tiên
g
Anh
Đại học trở lên

Chưng chỉ

trở lênTrung câp

Sơ câp
2

Ngoại ngữ

Từ 41 đên 50

Chia theo độ tuổi

Tin học

Trung câp

Cử nhân

Chinh trị

Sơ câp

Trung câp

Cao đẳng

Đại học

Chuyên môn

Cao câp

Tôn giao

Trình độ đào tạo chia theo
Dân tộc thiểu ô

Đảng viên

Nư

Trong đó

2

1
5

8

(BẢNG THÔNG KÊ SỐ LƯỢNG VÀ CHÂT LƯỢNG CÁN BỘ CÔNG

CHƯC CÂP XÃ NĂM 2016)

1.5 Cơ sở vật chất
1.5.1 Công sở
Trụ sở của UBND xã Hòa Phú được xây dựng tại vị trí thuận lợi, là trung
tâm của xã. Gồm có: 1 nhà văn hóa xã, trụ sở ủy ban, phòng tiếp nhận hồ sơ.
Thực hiện theo Quyết định só 129/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của
Thủ tướng Chính Phủ ban hành Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành
chính nhà nước, UBND xã Hòa Phú đã thực hiện chuẩn mực, đúng đắn, góp phần
hoàn thiện văn hóa công sở một cách tốt nhất.
1.5.2 Trang thiết bị làm việc
Trang thiết bị làm việc về cơ bản đã được đầu tư và ngày càng trở nên hiện
đại để phục vụ cho công tác quản lý của UBND xã ngày càng có hiệu quả.
Tại các phòng đều được trang bị:

6

0


- 1-2 máy tính làm việc
- Quạt
- Bàn, ghế làm việc
- 01 máy in
- Có mạng Internet
1.5.3Tài chính
Tài chính ổn định, nguồn thu từ lệ phí việc thực hiện các thủ tục hành chính
được cán bộ tổng kết mỗi tháng và giao cho phòng Tài chính quản lý

Chương 2: Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực tại UBND xã
Hòa Phú, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang
2.1 Một số khái niệm
2.1.1 Khái niệm
- Chứng thực là việc căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng
với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản của người yêu
cầu chứng thực.
- Quản lý nhà nước về chứng thực là hoạt động mang tính chất quyền lực
hành chính nhà nước do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
thực hiện nhằm tác động lên quá trình tổ chức và thực hiện chứng thực đưa các
hoạt động này vào khuôn khổ pháp luật, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý trong
quan hệ dân sự trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại, phòng ngừa vi phạm
pháp luật, củng cố và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
2.1.2 Phân loại chứng thực
Về phân loại có 02 cách phân loại hoạt động chứng thực:
* Cách thứ nhất: Nếu căn cứ theo thẩm quyền thực hiện thì hoạt động chứng thực
bao gồm:
- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp huyện gồm: chứng thực bản sao từ
bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của
người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ
tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
bằng tiếng nước ngoài.
- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã: có thẩm quyền chứng thực bản sao
từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các
giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
- Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước
ngoài: có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản
bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
bằng tiếng Việt hoặc tiếng nƣớc ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ
tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

* Cách thứ hai: Căn cứ theo nội dung có thể phân chia hoạt động chứng thực
gồm:
- Chứng thực sao y bản chính: là việc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền căn
cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
- Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực
chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
- Cấp bản sao từ sổ gốc (hoặc được gọi là chứng thực bản sao từ sổ gốc): là
việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.
Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc.
2.1.3 Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực


2.1.3.1 Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi
chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di
sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc theo
quy định, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
2.1.3.2 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban
nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký
người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của
người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng
dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
2.1.3.3 Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan
khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
(sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng
thực các việc quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Viên chức ngoại giao,
viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
2.1.3.4 Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc
quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và
đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung
là tổ chức hành nghề công chứng).
2.1.4 Vai trò của quản lý nhà nước về chứng thực


Quản lý Nhà nước về chứng thực là hoạt động mang tính chất quyền lực
hành chính nhà nước do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
thực hiện nhằm tác động lên quá trình tổ chức và thực hiện công chứng, chứng
thực, đưa các hoạt động này vào khuôn khổ của pháp luật, góp phầm bảo đảm an
toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ khác, phòng
ngừa vi phạm pháp luật, củng cố và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

QLNN là hoạt động của các chủ thể mang quyền lực, bằng pháp luật tác
động tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện những chức năng nhất định. Trong
đó quản lý hành pháp là hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Hoạt động này
được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt
động của các cơ quan nhà nước, cơ quan hành pháp khi thực hiện nhiệm vụ và
quyền hạn được nhà nước giao trong việc quản lý chứng thực. Hoạt động quản lý
mang tính chất quyền lực hành chính của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền do
pháp luật quy định thực hiện. Mục đích của quản lý nhằm tác động lên quá trình tổ
chức và hoạt động chứng thực làm cho quá trình diễn ra trong khuôn khổ của pháp
luật.Trong những năm qua, hoạt động chứng thực ở nước ta đã có những bước phát
triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Hơn nữa,
ngày càng được khẳng định vị trí, vai trò của mình trong đời sống xã hội, đáp ứng
nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng
XHCN. Đồng thời là công cụ đắc lực giúp QLNN có hiệu quả. QLNN về chứng
thực với vị trí là một bộ phận công tác QLNN. Muốn thực hiện QLNN được tốt đòi
hỏi hoạt động quản lý trong tất cả các lĩnh vực cần đồng bộ. Cơ quan giúp Chính
phủ thực hiện công tác QLNN về chứng thực là BTP. Đó là cơ quan chịu trách
nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện QLNN về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. BTP có nhiệm vụ, quyền hạn
trong việc ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản
quy phạm pháp luật; chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện việc tuyên truyền, phổ
biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Ngoài ra, BTP thực hiện
công tác tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác QLNN về chứng thực.
2.1.5 Vai trò của pháp luật chứng thực
2.1.5.1 Pháp luật về chứng thực cung cấp phương tiện để thực hiện quyền của
con người nói chung và quyền của công dân nói riêng (nói cách khác đây là
một dịch vụ):
Để tồn tại, con người cần thỏa mãn các nhu cầu thiết yếu như: ăn, mặc, ở, đi lại...
Xã hội càng phát triển, nhu cầu của con người ngày càng được nâng cao và trở nên

phong phú, đa dạng. Để đáp ứng các nhu cầu về vật chất cũng như tinh thần của
mình, con người phải tham gia các mối quan hệ xã hội thông qua các hoạt động
trong cuộc sống như: học tập, làm việc, kết hôn, thực hiện các giao dịch... Hiến
pháp của tất cả các quốc gia, trong đó có Hiến pháp của Việt Nam cũng đều ghi


nhận những quyền cơ bản đó của con người, VD: quyền có nơi ở hợp pháp; quyền
tự do đi lại và cư trú; quyền tham gia quản lý nhà nước; quyền sở hữu về thu nhập
hợp pháp; quyền thừa kế; quyền tự do kinh doanh trong những ngành nghề mà
pháp luật không cấm; quyền làm việc; quyền kết hôn, ly hôn; quyền học tập, quyền
được nghiên cứu khoa học... Tuy nhiên, để thực hiện được những quyền này, con
người cần thực hiện các thủ tục nhất định. Và, pháp luật chứng thực chính là
phương tiện để con người thực hiện các quyền này hoặc tạo ra phương tiện để con
người thực hiện các thủ tục này. Tùy theo từng loại việc chứng thực cụ thể, hoạt
động chứng thực cung cấp phương tiện thực hiện quyền con người dưới hai mức
độ khác nhau như sau:
+ Cung cấp dịch vụ trực tiếp để các chủ thể thực hiện quyền con người: đó là
hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch. Thông qua việc chứng thực hợp đồng,
giao dịch, người thực hiện chứng thực đã khiến cho hợp đồng, giao dịch đó trở nên
có hiệu lực pháp luật: được pháp luật thừa nhận. Vì vậy, sau khi hợp đồng, giao
dịch được chứng thực hợp lệ, các chủ thể phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của
mình phát sinh từ hợp đồng, giao dịch đó.
+ Cung cấp dịch vụ gián tiếp để các chủ thể thực hiện quyền con người: đó
là các hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký, chứng thực hợp đồng/giấy ủy
quyền... Thông qua kết quả của hoạt động chứng thực là bản sao có chứng thực,
văn bản có chữ ký được chứng thực hoặc hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền... các
chủ thể có thể tiếp tục tiến hành thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo để thực
hiện quyền của mình như: xin học, xin việc, chuyển giao quyền sở hữu tài sản...
2.1.5.2 Tạo ra công cụ hỗ trợ hoạt động hành chính có hiệu quả, giảm phiền
hà cho cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Thông qua hoạt động chứng thực, pháp luật về chứng thực đã tạo độ tin
cậy pháp lý cho các giấy tờ, văn bản:
+ Đối với bản sao được chứng thực - do đã được cơ quan có thẩm quyền đảm bảo
nội dung của bản sao là chính xác so với bản chính và bản chính là có thực và hợp
lệ, vì vậy những trường hợp ở xa có thể nộp hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành
chính với bản sao có chứng thực qua đường bưu điện, như vậy vừa tiết kiệm thời
gian, chi phí, người dân không phải đi lại xa xôi mà vẫn đảm bảo độ chính xác, tin
cậy của giấy tờ. Tuy nhiên, trên thực tế thời gian qua, do tâm lý ỷ lại chính quyền
nên xã hội đã có hiện tượng lạm dụng bản sao có chứng thực, gây phiền hà cho
người dân, lãng phí cho xã hội và Thủ tướng Chính phủ đã phải ban hành Chỉ thị
17/CT-TTg để chấn chỉnh tình trạng này. Như vậy, có thể thấy Chỉ thị của Thủ
tướng không “cấm” sử dụng bản sao có chứng thực mà chỉ yêu cầu phải sử dụng
bản sao có chứng thực một khách hợp lý. Nếu được sử dụng một cách hợp lý thì
bản sao có chứng thực sẽ phát huy vai trò rất hữu ích.
+ Thông qua pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch, hoạt động chứng thực
đã tạo độ tin cậy pháp lý cho văn bản, giấy tờ được dịch, đảm bảo chuyển tải ngôn


ngữ một cách chính xác, đầy đủ. Vì vậy, người tiếp nhận giấy tờ, văn bản bằng
tiếng nước ngoài có thể yên tâm, tin tưởng vào nội dung giấy tờ, văn bản được
dịch. Đặc biệt vào giai đoạn hiện nay, khi nước ta ngày càng hội nhập sâu rộng với
các nước trong khu vực và trên thế giới trên nhiều lĩnh vực thì việc đảm bảo độ tin
cậy của bản dịch ngày càng trở thành một nhu cầu thiết yếu.
- Pháp luật về chứng thực đã tạo ra công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc kết
nối, thực hiện thủ tục hành chính tại những vùng miền có khoảng cách địa lý khác
nhau hoặc trong những điều kiện, hoàn cảnh khác nhau:
+ Cụ thể, thông qua hoạt động chứng thực chữ ký, người có chữ ký được chứng
thực có thể thực hiện các giao dịch tại một địa bàn rất xa xôi mà không cần phải
trực tiếp di chuyển tới đó. VD: một người có thể gửi văn bản có chữ ký được
chứng thực ra nước ngoài để phục vụ việc thực hiện giao dịch tại nước ngoài đó...

Tuy nhiên, tại một số Hội thảo, đã có ý kiến đề nghị nên xóa bỏ hoạt động
chứng thực chữ ký vì trên thực tế hoạt động này dễ bị kẻ xấu lợi dụng. (Một số kẻ
đã lợi dụng hoạt động chứng thực chữ ký để lừa đảo người dân tại những vùng
nông thôn, khó khăn, ... nơi có dân trí thấp. VD: kẻ lừa đảo thường cho người dân
xem văn bản được chứng thực chữ ký với nội dung: tôi là X, cán bộ của cơ quan
Y.... và người dân do không có trình độ nên dễ dàng bị mắc lừa khi thấy chữ ký,
con dấu của chính quyền địa phương). Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi thì
pháp luật phải đặt mục tiêu cao nhất là tạo thuận lợi cho người dân. Vì vậy, không
thể và không nên xóa bỏ hoạt động chứng thực chữ ký mà thay vào đó cần nghiên
cứu kỹ để đưa ra quy định về hoạt động chứng thực chữ ký một cách chặt chẽ hơn.
Có thể nói, cho đến nay, trong các loại việc về chứng thực thì việc chứng thực chữ
ký là loại việc dễ bị lợi dụng (vào các mục đích khác nhau) nhiều nhất do pháp luật
về chứng thực chữ ký quy định còn khá “thoáng”. Bên cạnh đó cần tăng cường
công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật để nâng cao dân trí cho người
dân.
+ Thông qua pháp luật về chứng thực hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, hoạt
động chứng thực đã tạo thuận lợi cho người có nhu cầu thực hiện giao dịch nhưng
do vướng mắc về khoảng cách địa lý, sức khỏe, thời gian... vẫn có thể thực hiện
được các giao dịch một cách thuận lợi nhất.
Như vậy, hoạt động chứng thực là phương thức để cơ quan hành chính công
quyền thỏa mãn một số nhu cầu nhất định của người dân nhằm phục vụ cho việc
thực hiện các quyền, lợi ích hợp pháp của họ. Hay nói cách khác, hoạt động chứng
thực là phương tiện để thông qua đó người dân thỏa mãn các quyền, lợi ích hợp
pháp của mình. Đặc biệt, ở một đất nước còn đang trong giai đoạn phát triển như
Việt Nam, khi điều kiện kinh tế - xã hội phát triển còn chưa đồng đều tại các vùng
miền, thì hoạt động chứng thực càng giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Với mạng lưới
hơn 700 UBND cấp huyện và hơn 11.000 UBND cấp xã trải đều trên toàn quốc, và
hiện nay thêm cả mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng, hệ thống cơ quan