Thực trạng công tác Văn thưLưu trữ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (296.52 KB, 33 trang )
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
B.NỘI DUNG.......................................................................................................2
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức............................................2
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của
Viện Khoa học tổ chức nhà nước..................................................................2
1.1.1.Lịch sử ra đời........................................................................................2
1.1.2. Vị trí và Chức năng của Viện khoa học tổ chức nhà nước..................2
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Khoa học tổ chức nhà nước..........2
1.1.4.Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.........................5
1.1.5.Lãnh đạo Viện......................................................................................9
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư
Viện Khoa học tổ chức nhà nước..................................................................9
1.2.1.Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của Viện Khoa học tổ chức nhà
nước...............................................................................................................9
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn thư Viện..........................10
1.2.3.Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư tại Viện....................................11
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư-Lưu trữ của Viện Khoa học tổ
chức nhà nước....................................................................................................12
2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện......12
2.2. Mô hình tổ chức công tác lưu trữ của Viện.........................................12
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..............................................12
2.4. Quản lý văn bản đi................................................................................16
2.5. Quản lý văn bản đến.............................................................................23
2.6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Viện..........................24
2.7. Quản lý và sử dụng con dấu.................................................................25
2.8. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Viện....................................26
Chương 3: Một số giải pháp về kiến nghị về công tác quản lý văn bản đi tại
Viện khoa học tổ chức nhà nước......................................................................27
3.1. Nhận xét đánh giá.................................................................................27
3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ của Viện.27
3.3. Một số kiến nghị...................................................................................28
KẾT LUẬN........................................................................................................30
BẢNG KÊ PHỤ LỤC........................................................................................31
Sinh viên: Trần Lệ Thu
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. LỜI NÓI ĐẦU
Kiến tập là một hoạt động bổ ích dựa trên cơ sở gắn lý luận với thực tiễn,
giúp sinh viên có dịp được tiếp cận, hình dung được phần nào về ngành nghề và
môi trường làm việc sau này. Chính vì vậy, Khoa Văn thư – Lưu trữ thuộc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập thực tế cho sinh viên đại
học chính qui khóa học 1305LTH sau khi đã học xong phần lý thuyết về công
tác văn thư và một số nghiệp vụ về lưu trữ.
Cha ông ta có câu “Học đi đôi với hành” , thông qua đợt kiến tập lần này,
là một cơ hội quý báu giúp cho sinh viên có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tế
về công tác văn thư, công tác lưu trữ, nhờ đó sinh viên có thể vận dụng những
kiến thức đã học ở trong nhà trường vào thực tế công việc của cơ quan nơi thực
tập. Đồng thời đây cũng là dịp để các sinh viên tập dượt và rèn luyện ý thức đạo
đức và tác phong nghề nghiệp của người công chức, viên chức sau khi tốt
nghiệp ra trường.
Trong quá trình học tập, tôi đã tiếp thu được những kiến thức cơ bản về
công tác văn thư, lưu trữ, nhưng chỉ khi đến với hoạt động kiến tập lần này và
được bắt tay vào làm thực tế thì các công việc mới được khắc họa rõ nét hơn bao
giờ hết. Bản thân tôi cảm thấy luôn chủ động, sẵn sàng khi có cơ hội được tiếp
cận với môi trường công sở. Với những hành trang đó tôi đã chọn Viện khoa học
tổ chức nhà nước là cơ quan kiến tập.
Trải qua đợt kiến tập tại Viện khoa học tổ chức nhà nước, tuy thời gian
không dài nhưng đây là thời điểm thuận lợi để chúng tôi có điều kiện và cơ hội
để vận dụng những kiến thức đã học trong trường để so sánh, đối chiếu với công
việc thực tế tại cơ quan công tác. Do đó, bước đầu tôi đã hình thành được những
kiến thức về thực tế công tác của một cơ quan nhà nước nói chung và vai trò, vị
trí quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan đó nói riêng.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Sinh viên: Trần Lệ Thu
1
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
B.NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ
chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
1.1.1. Lịch sử ra đời
Viện Khoa học tổ chức nhà nước tiền thân là Trung tâm Nghiên cứu Khoa
học và Thông tin (thành lập năm 1990) của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
Năm 1995, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học và Thông tin được chuyển thành
Viện Nghiên cứu Khoa học tổ chức nhà nước theo Quyết định số 15/TCCP ngày
11/3/1995. Năm 2008, Viện được đổi tên thành Viện Khoa học tổ chức nhà
nước theo Quyết định số 1501/2008/QĐ-BNV ngày 02/12/2008 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ. Ngày 15/4/2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số
684/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Viện Khoa học tổ chức nhà nước. Viện Khoa học tổ chức nhà nước có tên giao
dịch quốc tế là Institute on State Organizational Sciences (viết tắt là INSOS).
1.1.2. Vị trí và Chức năng của Viện khoa học tổ chức nhà nước
Viện Khoa học tổ chức nhà nước là đơn vị sự nghiệp Khoa học công lập
phục vụ quản lý nhà nước thuộc Bộ Nội vụ; là Viện nghiên cứu đầu ngành về
Khoa học tổ chức và tổ chức nhà nước; là đầu mối quản lý hoạt động khoa học
và công nghệ của Bộ Nội vụ;
Viện Khoa học tổ chức nhà nước có chức năng nghiên cứu cơ bản; nghiên
cứu chiến lược, chính sách phục vụ quản lý nhà nước; giúp Bộ trưởng quản lý,
tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học và ứng dụng kết quả nghiên
cứu khoa học trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ; thực hiện các
dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
Viện Khoa học tổ chức nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu và tài
khoản riêng; tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ nghiên cứu khoa học;
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện nhiệm vụ đầu mối quản lý hoạt
động khoa học và công nghệ của Bộ;
+ Quản lý công tác nghiên cứu khoa học của Bộ;
Sinh viên: Trần Lệ Thu
2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Là cơ quan thường trực Hội đồng khoa học của Bộ
+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển khoa học của ngành;
+ Xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học dài hạn, 5 năm, hàng năm của
Bộ, tổ chức thực hiện, quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học;
+ Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác nghiên cứu khoa học phục vụ
các nhiệm vụ của Bộ, ngành.
- Nghiên cứu cơ bản về khoa học tổ chức và tổ chức nhà nước.
- Nghiên cứu xây dựng chiến lược, cơ chế chính sách và các vấn đề khắc
phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ:
+ Nghiên cứu cơ sở khoa học về tổ chức và cơ chế hoạt động của bộ máy
hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương; chức năng, nhiệm vụ, mô
hình tổ chức quản lý nhà nước về dịch vụ công, về hội, tổ chức phi Chính phủ
( xã hội dân sự ) và tổ chức kinh tế;
+ Nghiên cứu cơ sở khoa học về quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ,
công chức, viện chức và chế độ công vụ;
+ Nghiên cứu luận cứ khoa học và các giải pháp, mô hình phục vụ cải
cách hành chính nhà nước;
+ Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn tổ chức lao động khoa
học trong các cơ quan hành chính nhà nước;
+ Nghiên cứu xây dựng các đề án, dự án, văn bản quy phạm pháp luật
thuộc chức năng quản lý nhà nước của Bộ theo sự hướng dẫn của Bộ trưởng;
+ Nghiên cứu các vấn đề cơ bản về tổ chức chính quyền đô thị và chính
quyền địa phương;
+ Nghiên cứu những vấn đề về quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức,
viên chức; về văn hóa giao tiếp và đạo đức trong hoạt động công vụ, hoạt động
nghề nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức.
- Nghiên cứu ứng dụng:
+ Nghiên cứu triển khai ứng dụng các kết quả nghiên cứu của các đề tài,
chương trình, dự án đã nghiệm thu vào thực hiện các nhiệm vụ chính trị và yêu
cầu thực tiễn của Bộ, ngành Nội vụ;
+ Nghiên cứu triển khai ứng dụng các thành tựu mới, hiện đại của khoa
học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Bộ, ngành Nội vụ, bao gồm các
phần mềm tin học phục vụ thi tuyển, thi nâng ngạch và quản lý cán bộ, công
chức, viên chức.
- Thực hiện các dịch vụ công;
+ Ký kết hợp đồng và mở các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ,
Sinh viên: Trần Lệ Thu
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
kỹ năng, phương pháp nghiên cứu cho cán bộ, công chức, viên chức và các lớp
đào tạo, bồi dưỡng theo các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu khoa học cấp
nhà nước do Viện chủ trì;
Ký kết hợp đồng dịch vụ xây dựng đề thi công chức, viên chức, giáo trình,
chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành cho cán bộ, công
chức, viên chức;
+ Thực hiện các dịch vụ công khác theo quy định của pháp luật.
- Đào tạo sau đại học về chuyên ngành khoa học tổ chức và tổ chức nhà
nước; quản trị nguồn nhân lực gắn với nghiên cứu khoa học theo quy định của
pháp luật.
- Hợp tác nghiên cứu khoa học;
+ Thực hiện hợp tác quốc tế trong nghiên cứu khoa học về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;
+ Hợp tác nghiên cứu khoa học và trao đổi kinh nghiệm nghiên cứu khoa
học với các cơ quan, đơn vị ; các Viện nghiên cứu khoa học; các cơ sở đào tạo
bồi dưỡng trong nước về những vấn đề liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước
của Bộ.
+ Phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; các cơ quan, đơn vị trong
ngành tổ chức triển khai và ứng dụng các kết quả nghiên cứu vào thực tiễn công
tác của Bộ, ngành;
+ Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các Hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa
học trong nước và quốc tế có liên quan đến các lĩnh vực quản lý nhà nước của
Bộ.
- Tổ chức và quản lý công tác thông tin - tư liệu khoa học và quản lý thư
viện khoa học của Viện;
+ Xây dựng, quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin
khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và quản lý nhà nước của Bộ;
+ Xuất bản các ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, tổ chức phát hành bản
tin về hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện, của Bộ; phổ biến, tuyên truyền,
ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học vào giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn
của Bộ;
+ Hợp tác, trao đổi thông tin tư liệu khoa học với các cơ quan trong nước
và nước ngoài theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và duy trì hoạt động thư viện khoa học của Viện; đề xuất ứng
dụng các thành tựu khoa học công nghệ - thông tin để nâng cao hiệu quả hoạt
Sinh viên: Trần Lệ Thu
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
động của thư viện.
- Tổ chức biên tập và phát hành định kỳ hàng tháng Bản tin cải cách hành
chính và thực hiện điểm báo tuần phục vụ lãnh đạo Bộ;
- Tổ chức biên tập và phát hành định kỳ Tạp chí nghiên cứu khoa học của Viện.
- Quản lý đội ngũ công chức, viên chức và người lao động, tài chính, tài
sản của Viện theo quy định của nhà nước về cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
của tổ chức khoa học và công nghệ độc lập.
- thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Bộ trưởng.
- Để thực hiện các nhiệm vụ được giao, Viện có các quyền hạn:
+ Tổ chức và hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo quy
định của pháp luật đối với tổ chức khoa học công lập nghiên cứu cơ bản, nghiên
cứu chiến lược chính sách phục vụ quản lý nhà nước;
+ Tham dự các Hội nghị liên quan do Bộ tổ chức;
+Đề nghị Vụ ( Ban ) Tổ chức cán bộ các Bộ, ngành Trung ương, Sở Nội
vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phối hợp nghiên cứu và cung cấp
thông tin về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ để phục vụ
nghiên cứu;
+ Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự án trong nước và các dự
án do các tổ chức quốc tế tài trợ trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
(Theo Quyết định số 684/QĐ-BNV ngày 15/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước
Sinh viên: Trần Lệ Thu
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Trong đó các phòng có chức năng cơ bản sau:
Phòng Tổng hợp
Chức năng: Tham mưu giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức, hành
chính- quản trị và hợp tác quốc tế
Nhiệm vụ cơ bản:
- Giúp viện trưởng quản lý công tác hành chính- quản trị của Viện.
- Giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức của Viện.
- Giúp viện trưởng thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế.
- Chủ trì, tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình,
đề tà chuyên đề nghiên cứu khoa học và tham gia góp ý kiến thẩm định các đề
án, dự án, dự thảo văn bản theo sự phân công của Viện trưởng.
- Tham gia thực hiện các dịch vụ công theo sự phân công của Viện
trưởng.
Phòng Kế hoạch tài chính
Chức năng: Tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý công tác kế hoạch, tài
chính, kế toán của Viện theo quy định.
Nhiệm vụ cơ bản:
- Công tác quản lý kế hoạch: Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị
trong và ngoài Viện xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển năm năm;
Sinh viên: Trần Lệ Thu
6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
kế hoạch hoạt động hàng năm của Viện; Lập kế hoạch tài chính hàng năm; Kiểm
tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị thuộc Viện; các đơn vị, cơ
quan ngoài Viện có sử dụng nguồn tài chính do Viện quản lý; Hướng dẫn và
kiểm tra thực hiện chế độ quản lý tài chính, kế toán, tài sản và chế độ chi tiêu
nội bộ theo phân cấp của Bộ và quy định của pháp luật….
- Công tác quản lý vốn và thanh quyết toán: Hướng dẫn các cơ quan, đơn
vị có sử dụng kinh phí nghiên cứu khoa học xây dựng dự toán thu chi ngân sách
hằng năm, thẩm định và tổng hợp dự toán thu, chi để báo cáo với các cơ quan
nghiệp vụ có liên quan; Căn cứ dự toán thu chi Ngân sách nhà nước được giao
hằng năm lập phương án phân bổ cho các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu
khoa học; Quản lý vốn vay, vốn viện trợ, nguồn kinh phí khác có liên quan đến
hoạt động của Viện;
- Trình Viện trưởng ký hợp đồng, giám sát theo dõi việc thực hiẹn hợp
đồng và thanh lý hợp đồng nghiên cứu khoa học và các hợp đồng khác có liên
quan đến hoạt động của Viện.
- Hướng dẫn và phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Viện
đánh giá hiệu quả việc sử dụng kinh phí nhà nước và các nguồn tài chính khác
cho hoạt động khoa học……..
Phòng Nghiên cứu tổ chức :
Chức năng: Phòng Nghiên cứu tổ chức có chức năng tham mưu giúp
Viện trưởng nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của Khoa học tổ chức
và tổ chức bộ máy nhà nước từ trung ương đến địa phương, nghiên cứu triển
khai ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học về tổ chức bộ máy nhà nước vào
thực tiễn công tác của Bộ, ngành và địa phương.
Nhiệm vụ chủ yếu sau:
Nghiên cứu lý luận cơ bản về quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ công
chức
+ Nghiên cứu quan điểm, nguyên tắc quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ,
công chức;
+ Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống
tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức
+ Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc xây dựng và hoàn thiện các quy
định trong tuyển dụng, sử dụng, nâng ngạch, bổ nhiệm, chuyển ngạch; đánh giá,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái,
kỷ luật thôi việc, nghỉ hưu và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công
chức….
Sinh viên: Trần Lệ Thu
7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Nghiên cứu xây dựng chiến lược, cơ chế chính sách phục vụ chức năng
quản lý nhà nước của Bộ
Phòng Quản lý Khoa học
Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng quản lý công tác nghiên cứu
khoa học của Bộ Nội vụ theo quy chế quản lý khoa học của Bộ Nội vụ à quy
định của pháp luật.
Nhiệm vụ chủ yếu:
- Giúp Viện trưởng tổ chức quản lý công tác nghiên cứu khoa học của Bộ;
- Giúp Viện trưởng thực hiện nhiệm vụ của thường trực Hội đồng khoa
học của Bộ và của Viện
- Chủ trì tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình,
đề tài, chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định các đề án,
dự án dự thảo văn bản.
- Tham gia thực hiện các dịch vụ công, hoạt động đào tạo sau đại học gắn
liền với nghiên cứu khoa học, tham gia hợp tác quốc tế trong nghiên cứu khoa
học……...
Phòng Nghiên cứu quản lý cán bộ công chức
Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng nghiên cứu phát triển lý luận cơ
bản, nghiên cứu xây dựng chiến lược cơ chế chính sách; triển khai ứng dụng các
kết quả nghiên cứu khoa học về chế độ công vụ và cán bộ, công chức vào thực
tiễn công tác của các Bộ, ngành và địa phương.
Nhiệm vụ cơ bản:
- Nghiên cứu lý luận cơ bản về quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức
- Nghiên cứu xây dựng chiến lược, cơ chế chính sách phục vụ chức năng
quản lý Nhà nước của Bộ
- Nghiên cứu ứng dụng các kết quả nghiên cứu vào thực tiễn công tác của
Bộ, ngành và địa phương.
- Chủ trì, phối hợp thực hiện nghiên cứu các đề án, dự án chương trình, đề
tài chuyên đề nghiên cứu khoa học; tham gia góp ý, phản biện chính sách liên
quan đến quản lý đội ngũ cán bộ, công chức.
Trung tâm thông tin và thư viện
Chức năng: Giúp Viện trưởng quản lý công tác thông tin khoa học, thông
tin về cải cách hành chính, nghiên cứu và triển khai công nghệ thông tin tại Viện
khoa học tổ chức nhà nước nhằm phục vụ các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ
Nội vụ.
Nghiện vụ cơ bản:
Sinh viên: Trần Lệ Thu
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Xây dựng, quản lý và phục vụ khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin
khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và quản lý nhà nước của Bộ
Nội vụ.
- Biên tập, xuất bản các ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, bản tin về
hoạt động nghiên cứu của Bộ; Phổ biến tuyên truyền việc ứng dụng các kết quả
nghiên cứu khoa hoc vào giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn của Bộ.
- Thu thập, bảo quản hệ thống hoá thông tin, tư liệu về cải cách hành
chính; phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng thông tin, tư liệu về cải cách hành
chính nhà nước; thông tin tuyên truyền về cải cách hành chính.
- Thực hiện các nhiệm vụ công nghệ thông tin:
- Quản lý và duy trì hoạt động Thư viện của Bộ Nội vụ…..
Hiện nay, Viện Khoa học tổ chức nhà nước đang xây dựng 02 phòng mới
là phòng: Nghiên cứu quản lý viên chức và Trung tâm nghiên cứu xã hội dân sự
và ĐT
1.1.5. Lãnh đạo Viện
Viện Khoa học tổ chức nhà nước hoạt động theo chế độ Thủ trưởng. Viện
Khoa học tổ chức nhà nước bao gồm một Viện trưởng và 02 Viện phó. Viện
trưởng là người đứng đầu Viện và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước
Pháp luật về toàn bộ hoạt động của Viện. Viện trưởng và các phó Viện trưởng
do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật và
của Bộ Nội vụ.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
1.2.1. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của Viện Khoa học tổ chức
nhà nước
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm giúp Viện trưởng
quản lý chỉ đạo trực tiếp công tác Văn thư trong phạm vi của Viện và trực tiếp
chỉ đạo tổ chức thực hiện các nghiệp vụ công tác Văn thư tại Viện theo nguyên
tắc sau:
Toàn bộ Văn bản đi của Viện sau khi soạn thảo đều phải qua sự thẩm định
về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trước khi mang trình Viện trưởng ký. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về phần thể thức cũng như kỹ thuật
trình bày văn bản trước Viện trưởng.
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên kiểm
tra đôn đốc tình hình thực hiện công tác Văn thư tại Viện.
Sinh viên: Trần Lệ Thu
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Cán bộ làm công tác Văn thư phải chịu trách nhiệm thực hiện những nội
dung nghiệp vụ của công tác Văn thư theo đúng quy định hiện hành của công tác
văn thư sau:
- Luật ban hành văn bản QPPL năm 1996 sửa đổi bổ sung các năm 2002,
2008
- Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004
- Nghị định số 24/ 2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 của Chính phủ hướng
dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản QPPL năm 2008
- Nghị định 92/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướng dẫn thi
hành Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004
- Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn
thư
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu và thong tư số 58/2003/TTLT ngày 12/5/2003 của Bộ Công
an về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ
về việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước.
Ngoài những văn bản trrên thì cán bộ làm công tác Văn thư còn phải thực
hiện đúng những quy định nội quy làm việc của Bộ cũng như của Viện.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn thư Viện
Văn thư cơ quan có trách nhiệm :
- Quản lý văn bản đi :
+ Trước khi phát hành văn bản đi, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra lại lần cuối thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản. Nếu có phát hiện sai sót thì
báo cáo lại cho người chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn bản đi để xem xét
và và sửa chữa bổ sung.
+ Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Đăng kí văn bản đi.
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, và các loại dấu khác.
+ Làm thủ tục phát hành và chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
Sinh viên: Trần Lệ Thu
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Lập tập lưu văn bản, theo dõi và phục vụ việc khai thác sử dụng bản
lưu.
- Quản lý văn bản đến :
+ Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày, tháng, năm đến
+ Trình và sao văn bản đến
+ Chuyển giao văn bản đến
+Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Lập các tập lưu văn bản quản lý giấy giới thiệu và giấy đi đường
- Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư tại Viện
Hiện nay, bộ phận văn thư của Viện nằm trong phòng Hành chính - Tổng
hợp bố trí 01 cán bộ làm công tác Văn thư có trình độ cử nhân chuyên ngành
hành chính Văn thư, có phẩm chất chính trị tốt, có ý thức phấn đấu luôn luôn tìm
tòi học hỏi những kinh nghiệm của những người đi trước và hiểu rõ vị trí, ý
nghĩa, tầm quan trọng của công việc, nhiệm vụ nên luôn luôn cố gắng hoàn
thành nhiệm vụ được giao, đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật và
hiện đại của công tác Văn thư- Lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công việc
của Phòng nói riêng và của Viện nói chung.
Sinh viên: Trần Lệ Thu
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư-Lưu trữ của Viện Khoa học tổ
chức nhà nước.
2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện
Hiện nay công tác văn thư, lưu trữ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
được thực hiện theo Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ Nội vụ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 394 /QĐ-BNV ngày 20 tháng 5 năm 2015
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
2.2. Mô hình tổ chức công tác lưu trữ của Viện
Viện Khoa học tổ chức nhà nước là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ
Nội vụ có trụ sở tại Bộ Nội vụ- 37A Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hà Nội. Cũng như
các đơn vị khác thì tại đây Văn thư được bố trí theo hình thức tập trung nghĩa là
toàn bộ văn bản giấy tờ sẽ tập trung tại văn thư Viện. Việc áp dụng mô hình tổ
chức này rất hợp lý bởi vì mô hình tổ chức văn thư tập trung áp dụng đối với các
cơ quan có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức rõ ràng và đang hoạt động và với mô
hình tổ chức văn thư này thì tất cả các thủ tục tiếp nhận chuyển giao văn bản
đều tại bộ phận văn thư.
Tại phòng Hành chính - Tổng hợp bố trí một cán bộ làm công tác Văn
thư kiêm nghiệm công tác Lưu trữ có trình độ cử nhân chuyên ngành hành chính
Văn thư, có phẩm chất chính trị tốt, có ý thức phấn đấu luôn luôn tìm tòi học hỏi
những kinh nghiệm của những người đi trước và hiểu rõ vị trí, ý nghĩa, tầm quan
trọng của công việc, nhiệm vụ nên luôn luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được
giao, đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại của công tác
Văn thư- Lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công việc của Phòng nói riêng và
của Viện nói chung.
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
• Các loại hình và thẩm quyền ban hành văn bản
Tài liệu của Viện khoa học tổ chức nhà nước bao gồm các văn bản hành
chính và khá nhiều tài liệu liên quan đến những đề án, dự án nghiên cứu khoa
học.
Viện Khoa học tổ chức nhà nước là đơn vị sự nghiệp công lập có con dấu
riêng, có tài khoản riêng. Nên thông thường ngoài việc giúp Bộ trưởng soạn thảo
những văn bản Quy phạm pháp luật phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của Bộ
thì Viện thường ngày soạn thảo ra 2 loại văn bản đó là văn bản thuộc thẩm
quyền ký của Viện trưởng (Văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Viện), và
Sinh viên: Trần Lệ Thu
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
những văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo Bộ (Văn bản thuộc thẩm
quyền ban hành của Bộ) phục vụ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn của Viện.
• Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Sau khi văn bản đã được hoàn thiện về mặt nội dung và thể thức thì cán
bộ soạn thảo văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản cho Bộ phận Văn thư của
Viện. Văn thư Viện có trách nhiệm kiểm tra: Thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
Cán bộ Văn thư của Viện sẽ phải phân biệt được nội dung văn bản nào
thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo Bộ hay lãnh đạo Viện, từ đó mới phân biệt
được hình thức cũng như thể thức của Văn bản.
Qua việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản thì về
cơ bản việc xác định thẩm quyền ký cho từng loại văn bản được cán bộ, chuyên
viên xác định rất rõ ràng vì vậy không có hiện tượng sai về phần thể thức giữa
văn bản của Viện cũng như văn bản của Bộ. Tuy nhiên, thì phần thể thức cũng
như kỹ thuật trình bày của cán bộ soạn thảo văn bản còn gặp rất nhiều sai sót
như sau :
Phần tên cơ quan
Sai
BỘ NỘI VỤ
VIỆN KHOA HỌC TCNN
–––––––––––––
BỘ NỘI VỤ
Viện Khoa học tổ chức nhà nước
–––––––––––––
Đúng
BỘ NỘI VỤ
VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC
–––––––––––––––––––––
Hoặc phần số ký hiện của văn bản: Đối với những văn bản mang tính chất
công văn thì hay sai ở phần ký hiệu của văn bản. Theo quy định thì công văn là
văn bản không có tên loại nên sau phần số thì là dấu gạch chéo tiếp đến là tên cơ
quan tổ chức và tên của phòng ban soạn thảo văn bản không như tên của các loại
văn bản có tên loại chỉ đơn giản là tên viết tắt của loại văn bản sau đó đến tên
Sinh viên: Trần Lệ Thu
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
của cơ quan đơn vị như Quyết định thì: Số:……/QĐ-VKH do không có nghiệp
vụ văn thư mà thường dẫn đến những sai sót như sau :
Số, ký hiệu văn bản
Sai
Số:… / CV-VKH
Số:…/ VKH
Đúng
Số:…/ VKH-NCTC
Số:…../ VKH-TH
Số:……/ VKH-QLKH
Phần tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Đối với những văn bản
có tên loại như Quyết định, Kế hoạch thì về cơ bản là đúng theo quy định, tuy
nhiên vẫn còn sai sót phần trình bày trích yếu nội dung của công văn:
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Sai
CÔNG VĂN
Về việc ủng hộ đồng bào lũ lụt miền trung
Số: ……./VKH-NCTC
sau đó là phần kính gửi và nội dung của công văn
Đúng
Số:…../ VKH-TH
V/v ủng hộ đồng bào lũ lụt miền trung
Số:……/ VKH-NCTC
V/v góp ý vào Dự thảo Luật Viên chức
Sai
Nơi nhận
Nơi nhận:
- Như trên
- Bộ trưởng (đê báo cáo)
- Lưu: VT-VKH
Nơi nhận:
- Như trên.
- Các đơn vị thuộc Bộ.
- Lưu: VT-VKH.
Đúng
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (đê báo cáo);
Sinh viên: Trần Lệ Thu
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Lưu: VT,VKH.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Các đơn vị thuộc Bộ;
- Lưu: VT,VKH.
Nhìn chung tại phần trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của
cán bộ soạn thảo còn hạn chế sai sót nhiều nên cán bộ văn thư làm việc rất vất
vả đặc biệt là những văn bản của Bộ. Ở phần thể thức văn bản của Viện vẫn còn
hiện tượng do văn bản không qua văn thư mà trình trực tiếp nên không kiểm
soát được sự sai sót và vì sự nể nang của cản bộ nên có nhiều văn bản sai sót mà
vẫn được cho đi .Đây cũng là một yếu tố dẫn đến chất lượng văn bản của Viện
vẫn còn kém và còn tiêu tốn một lượng thời gian nhất định cho việc chỉnh sửa
văn bản dẫn đến không đảm bảo được tính kịp thời trong việc ban hành của văn
bản.
Sau khi đã kiểm tra và sữa chữa lại phần thể thức, cũng như hình thức kỹ
thuật trình bày văn bản đạt theo quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày
27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch và Quyết định số
1857/QĐ-BTP ngày 26/6/2012 của Bộ Tư pháp về việc đính chính Thông tư số
25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật
liên tịch.
Cán bộ Văn thư phải chú ý tới phần ký nháy về nội dung của Văn bản
trước khi trình lãnh đạo Viện, đối với những văn bản trình lãnh đạo Bộ thì cán
bộ văn thư phải xin ký nháy về nội dung của lãnh đạo (lãnh đạo viện phải ký vào
phiếu trình và ký vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản)
Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Khoa học tổ
chức nhà nước đã đúng và đầy đủ các thể thức của văn bản theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính. Các văn bản đều được cán bộ văn thư cơ
quan kiểm tra kỹ về thể thức, kỹ thuật trình bày trước khi ban hành.
Việc soạn thảo văn bản do các chuyên viên đảm nhiệm theo các quy trình
sau:
Sinh viên: Trần Lệ Thu
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Bước 1: Thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Duyệt văn bản
Bước 4: Đánh máy văn bản
Bước 5: Ký văn bản
• Việc trình ký:
- Đối với văn bản của Viện: Những văn bản mang tính chất sự vụ bình
thường đơn giản thì không cần phiếu trình, còn đối với những văn bản quan
trọng nội dung phúc tạp thì cán bộ soạn thảo văn bản phải làm kèm theo văn
bản. Hồ sơ trình ký là phiếu trình trong đó tóm tắt nội dung của công việc.
- Đối với văn bản trình lãnh đạo Bộ: thì nhất thiết phải kèm theo Phiếu
trình, những văn bản quan trọng thì phải kèm theo cả hồ sơ giải trình công việc
đó. Cán bộ văn thư sẽ là người trực tiếp trình văn bản cho lãnh đạo Bộ thông
qua thư ký, bộ phận thư ký sẽ có trách nhiệm kiểm tra một lần nữa về mặt nội
dung cũng như thể thức, hình thức và kỹ thuật của văn bản và xin ký nháy thẩm
định về mặt hình thức văn bản của lãnh đạo văn phòng trước khi trình trực tiếp
với lãnh đạo Bộ).
2.4. Quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan tổ chức dù đến hay đi đều phải thực hiện
theo một nguyên tắc thống nhất quy về một đầu mối nghĩa là văn bản sau khi
người có thẩm quyền ký đều tập chung ở bộ phận văn thư cơ quan thuộc văn
phòng hoặc phòng hành chính làm thủ tục phát hành văn bản. Ngoài bộ phận
văn thư không có bất kỳ đơn vị nào được quyền phát hành văn bản . Việc tổ
chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, thống nhất, kịp thời an toàn, bí
mật, tiếp kiệm và đúng quy trình mà nhà nước quy định.
Quản lý Văn bản đi của viện được thực hiện theo đúng quy trình quản lý
văn bản đi được quy định tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Sinh viên: Trần Lệ Thu
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Lưu đồ:
Nội dung công việc
Trách
TL/
Hồ sơ/BM
nhiệm
Tiếp nhận VB đi
Văn thư Viện
Bước 1
hoạc thư ký của
lãnh đạo Bộ
Kiểm tra thể thức,
thẩm quyền ký
Văn thư Viện
Trả lại công
văn
Bước 1
hoạc thư ký của
lãnh đạo Bộ
Trình ký
VB ký thuộc thẩm
Văn thư Viện
quyền lãnh đạo
Bước 1
hoạc thư ký của Bộ
lãnh đạo Bộ
Kiểm tra VB
Bước 2
Văn thư Bộ
Văn thư Bộ
Văn thư Viện
Văn thư Bộ
Văn
thư
Lấy số, ngày
tháng VB
Bước 3
Đăng ký văn bản
đi
Bước 3
Viện
Phô tô, in ấn
Bước 4
Văn thư Viện
Đóng dấu
Bước 5
Văn thư Bộ
Văn thư Viện
Phát hành VB
Bước 6
Văn thư Viện
Sắp xếp,
lưu hồ sơ
Bước 7
Văn thư Bộ
Văn thư Viện
Sinh viên: Trần Lệ Thu
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Theo lưu đồ trên:
Văn bản của Viện được thực hiện các bước sau:
Văn thư Viện tiếp nhận những văn bản từ các phòng, trung tâm của
Viện→ kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký→ với những văn bản thuộc thẩm
quyền ký thì Văn thư Viện trình trực tiếp lãnh đạo Viện ký→ sau khi lãnh đạo
Viện ký thì Văn thư Viện lấy số, ngày tháng văn bản, đăng ký văn bản vào sổ→
phô tô in ấn→ đóng dấu→ làm các thủ tục phát hành văn bản theo dõi quá trình
giải quyết văn bản đi → cuối cùng là sắp xếp lưu văn bản tập lưu theo năm. (bỏ
qua bước 2)
Văn bản của Bộ: Văn thư Viện tiếp nhận văn bản từ các phòng, trung
tâm của Viện→ kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký→ trình lãnh đạo Bộ thông qua
thư ký , tại bộ phận thư ký sẽ tiến hành kiểm tra thể thức và làm các thủ tục trình
ký→ sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền thì Văn thư Viện nhận và
chuyển xuống Văn thư Bộ làm các thủ tục, tại văn thư Bộ sẽ kiểm tra lần cuối
cùng về thể thức, hình thức cũng như thẩm quyền ban hành văn bản lần cuối
đảm bảo đúng quy định→ lấy số ngày tháng văn bản, đăng ký văn bản đi→ Văn
thư Viện sẽ in ấn→ chuyển Văn thư Bộ đóng dấu →Văn thư Viện làm các thủ
tục phát hành→ Văn thư Bộ và văn thư Viện có trách nhiệm sắp xếp và lưu văn
bản (thực hiện tất cả các bước)
Các bước được tiến hành việc quản lý văn bản đi của Viện Khoa học tổ
chức nhà nước được thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
(bước này chỉ dành cho văn bản là của Bộ)
Sau khi văn bản đã được lãnh đạo bộ ký thì cán bộ Văn thư Viện sẽ
chuyển văn bản xuống bộ phận Văn thư Bộ thuộc phòng Hành chính văn thư
Văn phòng Bộ. Tại đây cán bộ Văn thư Bộ sẽ kiểm tra lần cuối cùng về thể thức,
hình thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu có sai sót thì sẽ trả lại đơn vị
soạn thảo văn bản để sửa và trình ký lại.
Qua quá trình quan sát tác giả thấy rằng về nội dung này cán bộ Văn thư
Bộ thực hiện rất tốt tất cả những văn bản có sai sót đều được trả lại đơn vị ( cụ
Sinh viên: Trần Lệ Thu
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
thể là Viện ) để sửa chữa, không có tình trạng bỏ qua theo tình cảm cá nhân.
Việc kiểm tra thể thức của bộ phận văn thư Bộ cũng nghiêm ngặt, chính xác hơn
nên hầu hết văn bản của Viện trình lên Bộ cũng được cán bộ Văn thư cơ quan tại
Viện kiểm tra kĩ càng hơn. Các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ nói chung và Viện Khoa
học tổ chức nói riêng cần phải áp dụng cách thức làm việc này đê góp phần vào
việc nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản của các đơn vị thuộc Bộ tại Bộ Nội
vụ.
Bước 2: Lấy số, ngày tháng văn bản
Sau khi văn bản đã đảm bảo về mặt nội dung cũng như hình thức, thể thức
và kỹ thuật trình bày thì cán bộ Văn thư sẽ căn cứ vào loại văn bản để lấy số
- Tại phòng Hành chính văn thư thuộc Văn phòng Bộ lấy số theo hình
thức lấy hỗn hợp gồm có:
Số văn bản Quy phạm pháp luật
Số của văn bản mật
Số của Quyết định
Số của Báo cáo
Số công văn (chương trình, kế hoạch, công văn)
Số của Giấy mời
- Tại phòng Tổng hợp của Viện cũng lấy số theo hình thức hỗn hợp
Số của Văn bản mật
Số của Quyết định
Số của công văn (gồm báo cáo, chương trình, kế hoạch, hợp đồng……..)
Số của văn bản được lấy từ số 01 vào ngày 01/01 đầu năm đến số cuối
cùng của ngày 31/12 cuối năm.
Ngày tháng của văn bản: Cán bộ văn thư sẽ ghi ngày tháng của văn bản
theo ngày tháng lấy số. Đối với ngày dưới 10, tháng 1,2 thì thêm số 0 đằng
trước.
Bước 3: Đăng ký văn bản
Hiện nay cả Văn thư Bộ và Văn thư Viện đều dùng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của của Văn phòng chính phủ.
Sinh viên: Trần Lệ Thu
19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Ưu điểm của phần mềm : Thuận lợi dễ sử dụng, tiếp kiệm được thời gian,
công sức cũng như văn phòng phẩm, dễ tra tìm văn bản khi cần thiết.
Hạn chế của phần mềm : Là phần mềm tin học nên không tránh khỏi
những trục trặc của máy móc đôi khi làm ảnh hưởng đến văn bản. Đơn cử như
phần mềm quản lý hoặc hệ thống máy tính của cán bộ Văn thư hỏng thì công
việc đăng ký văn bản phải tạm ngừng điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng
quản lý văn bản đi.
Bước 4: Nhân bản
Sau khi đã hoàn tất thủ tục tại văn thư Bộ, Văn thư Viện thì cán bộ Văn
thư Viện có trách nhiệm phô tô văn bản. Số lượng văn bản phô tô ra căn cứ vào
nơi nhận của văn bản. Khi phô tô tài liệu đã đảm bảo được nguyên tắc giữ gìn
đầy đủ bí mật của tài liệu phô tô, chính xác nội dung của văn bản tránh tình
trạng mất đầu mất đuôi, mất chữ của văn bản ảnh hưởng đến chất lượng của văn
bản khi phát hành ra. Đối với việc nhân bản tại văn thư được đã được quy định
rõ ràng : khi nhân bản thì nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản,
không được vượt cấp, không xuất hiện tình trạng gửi nhiều bản cho một đối
tượng.
Việc phô tô, in ấn tài liệu của Viện Khoa học tổ chức nhà nước nhìn
chung thực hiện rất tốt, không có tình trạng sai sót nhầm lẫn xảy ra.
Bước 5: Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Sau khi các văn bản đã được photo, in ấn xong Văn thư Bộ, Văn thư Viện
có trách nhiệm đóng dấu vào văn bản: Đối với những văn bản của Bộ Ban hành
thì đóng dấu Quốc huy, còn đối với những văn bản của Viện ban hành thì đóng
dấu của Viện.
a. Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm
theo văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
quy định của pháp luật có liên quan.
b. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn: Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn
(“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc hẹn giờ”), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản
Sinh viên: Trần Lệ Thu
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 mục II của Thông tư liên tịch
số 55.
c. Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (mật, tối mật,
tuyệt mật), dấu thu hồi văn bản đối với văn bản có nội dung bí mật Nhà nước do
người ký văn bản quyết định và được thực hiện theo quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước.
Nhìn chung việc đóng dấu được thực hiện rất tốt tại Văn thư Bộ cũng như
Văn thư Viện. Dấu đóng nhanh chóng, chính xác phục vụ có hiệu quả cho công
tác quản lý của Bộ cũng như Viện. Không có hiện tượng đóng dấu sai thể thức,
sai thẩm quyền ký cũng như đóng dấu khống chỉ.
Quy định đóng dấu cơ quan, dấu giáp lai, cũng đã được thực hiện theo
Thông tư số 07/2012/TT-BNV thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Bước 6: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Văn bản sau khi đã được đóng dấu đầy đủ thì Văn thư Viện có trách
nhiệm làm các thủ tục chuyển giao văn bản đi.
Nếu là văn bản gửi các đơn vị thuộc Bộ, thuộc Viện thì cán bộ văn thư
sẽ gửi trực tiếp còn những văn bản gửi ra ngoài cơ quan Bộ thì Văn thư Viện
làm các thủ tục gửi văn bản, văn bản phải gửi ngay trong ngày chậm nhất là
ngày làm việc tiếp theo trừ những trường hợp có ý kiến chỉ đạo của người có
thẩm quyền giải quyết. Tất cả mọi văn bản có đóng dấu “Khẩn”, “Thượng
khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ” phải chuyển ngay sau khi hoàn tất thủ tục
văn thư.
- Đối với những văn bản chuyển cho các đơn vị trực thuộc Bộ thì cán bộ
Văn thư sẽ chuyển trực tiếp vào hòm thư của các đơn vị được đặt trong phòng
Hành chính Văn thư (ví nơi đó diễn ra mọi hoạt động công tác Văn thư của Bộ
cán bộ Văn thư các đơn vị hàng ngày có trách nhiệm nhận văn bản ở đó).
- Đối với những văn bản chuyển giao nội bộ tại Viện thì cán bộ văn thư
vào sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ ( phụ lục )
Sinh viên: Trần Lệ Thu
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Đối với văn bản gửi ra ngoài cơ quan ngoài thì gửi qua đường bưu điện
hoặc thông qua cán bộ đi họp. Văn thư vào bì văn bản, bì văn bản đòi hỏi phải
đảm bảo không nhìn thấy văn bản.Bì văn bản được đặt sẵn với mẫu mã chất
lượng đảm bảo, bì văn bản dai, dày ghi đầy đủ tên Viện, địa chỉ , số điện thoại,
số fax, số văn bản phần nơi gửi và tên địa chỉ chính xác của nơi nhận vào phần
nơi nhận văn bản. Sau khi gián bì cẩn thận thì cán bộ cần làm thủ tục đăng ký
vào sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện( phụ lục )
Đối với công tác chuyển giao văn bản đi nhìn chung cán bộ văn thư thực
hiện rất tốt nhưng do khối lượng văn bản, tài liệu nhiều mà cán bộ văn thư còn
kiêm nhiệm nhiều việc khác nên vẫn còn có những văn bản được gửi đi chậm,
còn tình trạng văn bản gửi đi còn tồn đọng trong ngày nhưng tình trạng này đều
được sự giám sát chặt chẽ của cán bộ văn thư, những văn bản có nội dung quan
trọng cần gửi gấp thì được tiến hành gửi nhanh chóng.
Trong một số trường hợp cần thiết văn bản đi có thể chuyển phát cho nơi
nận bằng Fax hoặc di chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải chuyển văn bản
chính cho nơi nhận nếu văn bản đó đòi hỏi nơi nhận văn bản lưu.
Đối với những văn bản có nội dung gấp, lấy ý kiến thì sau khi gửi văn bản
đi sau một thời gian xác định được thời gian đến của văn bản, mà cán bộ văn thư
có trách nhiệm kiểm tra lại xem quá trình chuyển phát văn bản đã đến nơi chưa.
Đồng thời cũng nhắc nơi nhận về nội dung cũng như thời hạn giải quyết công
việc để góp phần nâng cao chất lượng của văn bản.
Bước 7: Lưu văn bản đi
Trong quá trình hoạt động của cơ quan mình, khi ban hành văn bản đi,
phòng Hành chính Văn thư, Phòng Tổng hợp (nếu là văn bản của Viện) lưu lại
01 bản gốc chất liệu giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, 01 bản lưu tại hồ
sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã trực tiếp soạn thảo văn bản đó. Tại
Phòng Hành chính Tổng hợp, cán bộ văn thư có trách nhiệm sắp xếp các bản lưu
tại phòng một cách khoa học, dễ tra tìm.
- Phòng Hành chính Văn thư Bộ, phòng Hành chính Tổng hợp của Viện
phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng tháng, từng năm lên giá tủ và có
Sinh viên: Trần Lệ Thu
22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Cuối mỗi
tháng phòng Hành chính Văn thư Bộ, Phòng Tổng hợp Viện có nhiệm vụ sắp
xếp kiểm tra đối chiếu tập lưu văn bản của tháng đó với sổ đăng ký công văn đi
để bổ sung kịp thời nếu có sai sót trong văn bản.
- Phòng Hành chính Văn thư- Văn phòng Bộ, Phòng Hành chính Tổng
hợp- Viện Khoa học tổ chức nhà nước có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử
dụng các tập lưu văn bản theo quy định của Bộ cũng như của Viện.
Bên cạnh những việc liên quan đến giải quyết văn bản thì Văn thư Viện
có trách nhiệm làm các thủ tục khác như viết giấy đi đường, giấy xác nhận, giấy
giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ.
Nhìn chung quy trình quản lý văn bản đi của Viện khoa học tổ chức nhà
nước được thực hiện một cách đầy đủ chính xác và nhanh chóng góp phần tích
cực vào hiệu quả của hoạt động quản lý của Viện cũng như của Bộ. Với trường
hợp cần truyền tải thông tin một cách nhanh chóng thì văn bản đi sẽ được
chuyển tới nơi nhân qua máy fax hay qua mạng, bản chính sẽ được chuyển tới
sau. Khi chuyển giao văn bản đi qua đường bưu điện, chuyển trực tiếp hay các
phương tiện truyền tin khác đều được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi
bưu điện. Khi chuyển giao văn bản đi tới các đơn vị trong Viện thì đều được
đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ.
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bằng phiếu
gửi, việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.
2.5. Quản lý văn bản đến
Việc quản lý văn bản đến của Viện được thực hiện khá rõ ràng. Văn thư
đã thực hiện quản lý và đăng kí văn bản đến bằng hệ thống quản lý văn bản và
điều hành tác nghiệp trên máy vi tính. Với số lượng trên một nghìn văn bản đến
trong một năm cho nên việc quản lý văn bản đến ở Viện được thực hiện như sau:
Về quy trình tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến : về nguyên tắc Đảng ủy là
đơn vị riêng vậy nên văn thư của ĐẢng ủy hoặc Cán bộ Đảng vụ mới được bóc
bì đến của Đảng ủy, còn văn thư cúa cơ quan không được bóc.Nhưng căn cứ vào
Sinh viên: Trần Lệ Thu
23
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
tình hình thực tế tại Viện cho thấy Cán bộ Đảng vụ đã ủy quyền cho cán bộ văn
thư cơ quan được bóc bì của văn bản đến Đảng ủy Viện khoa học tổ chức nhà
nước còn việc xử lý văn bản sẽ thuộc về cán bộ Đang vụ.Thành phần bì không
được bóc của Văn thư cơ quan bao gồm : tên riêng, cá nhân; ghi đích danh tên
các đơn vị. Đối
Thực hiện quản lý và đăng ký văn bản đến : quy trình này được thực hiện
trên hệ thống quản lý văn bản và tác nghiệp bằng máy tính.
Văn bản đến được đăng ký đầy đủ, chính xác kịp thời ngay sau khi cán bộ
văn thư được tiếp cận văn bản, nhằm nắm bắt được thông tin, thành phần , số
lượng văn bản.Tiếp theo đó là in ra theo từng ngày để lập thành sổ quản lý văn
bản đến để trình đơn vị, cá nhân được chuyển giao văn bản ký xác nhận.
Trình ,chuyển giao văn bản : sau khi văn thư đăng ký đầy đủ thông tin
vào sổ chuyển giao văn bản đến và có chữ ký xác nhận rõ ràng. Các văn bản tài
liệu cần chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác, từ cá nhân này sang cá nhân
khác hay chuyển ra ngoài cơ quan đều phải làm thủ tục chuyển tiếp ở Văn thư
của Viện và được theo dõi chặt chẽ.
Giải quyết văn bản đến : công việc này tại Viện được thực hiện tương đối
tốt, đảm bảo được tính chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Lãnh đạo Viện có trách
nhiệm trực tiếp đôn đốc chỉ đạo, kiểm tra các đơn vị, cá nhân trong việc giải
quyết văn bản đến. Trưởng phòng hành chính giúp Lãnh đạo Viện kiểm tra và
tổng hợp giải quyết văn bản đến.
Cán bộ văn thư cơ quan lập hồ sơ theo dõi giải quyết những văn bản của
các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết.
2.6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Viện.
Lập hồ sơ được thực hiện như sau :
Văn bản đi, đến được gửi và nhận qua văn thư. Đối với văn bản từ Văn
thư chuyển cho trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp xử lý, sau đó chuyển đến
các phòng có trách nhiệm giải quyết. Thực trạng hiện nay là hầu hết các phòng
còn để văn bản, tài liệu phân tán, chỉ chia thành các năm và tài liệu chưa được
lập thành hồ sơ.
Về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan : Hiện nay hệ thống kho tại
viện đã dừng hoạt động cho nên cá nhân, đơn vị tự bảo quản hồ sơ tại đơn vị
mình
Nhìn chung, tình hình công tác vĂn thư của Viện được thực hiện khá tốt.
Sinh viên: Trần Lệ Thu
24
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
