Báo cáo kiến tập Quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy

Mục lục
Mục lục............................................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................................................2
1. Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của cơ quan và văn phòng ( phòng hành chính tổng hợp)..........3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan........................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền han và cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phòng hành chính)...5
1.3. Nhận xét,đánh giá.................................................................................................................9
2. Soạn thảo và ban hành văn bản....................................................................................................9
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành..........................................................................9
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản...........................................................................................10
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..............................................................................10
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản...............................................................................................11
2.5. Nhân xét, đánh giá..............................................................................................................13
3. Quản lý văn bản đi ....................................................................................................................13
3.1. Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản.............................13
3.2. Đăng ký văn bản.................................................................................................................14
3.3. Nhân bản và đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn..................................................................14
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi....................................14
3.5. Lưu văn bản đi....................................................................................................................15
3.6. Nhận xét, đánh giá..............................................................................................................15
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến.............................................................................................15
4.1. Tiếp nhận văn bản đến........................................................................................................16
4.2. Đăng ký văn bản đến..........................................................................................................16
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến..........................................................................................16
4.4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến......................................................16
4.5. Nhận xét, đánh giá..............................................................................................................17
5. Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................................................................17
5.1. Các loại con dâu cơ quan....................................................................................................17
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................18
5.3 Bảo quản con dấu.................................................................................................................19
5.4. Nhận xét, đánh giá..............................................................................................................19

6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan..................................................................20
1


6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức..................................................................20
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.............................................................................20
6.3. Phương pháp lập hồ sơ........................................................................................................21
6.4. Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan................................................................................26
6.5. Nhận xét, đánh giá..............................................................................................................29
7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp..................................................................30
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở.......30
7.2. Nhận xét đánh giá...............................................................................................................31
8. Tìm hiểu về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng........32
8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động cơ quan, tổ chức....................32
8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng...............................................................32
8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng...........................................................33
8.4. Nhân xét, đánh giá..............................................................................................................34
KẾT LUẬN....................................................................................................................................37
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................38

LỜI CẢM ƠN

Được sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Đào tạo trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, tiếp thu những yêu cầu và nội dung mà Ban Đào tạo đã triển khai tới toàn thể
sinh viên Đại học Quản trị văn phòng k13 tại trường, em đã tham gia kiến tập tại
Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn Phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh
Thái Bình từ ngày 1/6 đến ngày 22/6/2016.

2

Trong thời gian trực tiếp về kiến tập, được sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều
kiện của cấp lãnh đạo, các bác, các anh chị cán bộ, công chức tại cơ quan, em đã
được quan sát và học hỏi rất nhiều điều về nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức,
chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của những người làm công tác
quản lý, thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước ở cơ quan hành chính cấp huyện; có
cơ hội tiếp xúc và thực hành trực tiếp các kiến thức đã học vào hoạt động thực tế
tại cơ quan.
Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công chức làm việc tại Ủy
ban nhân dân huyện Thái Thụy đã tạo điều kiện cho em trong quá trình kiến tập,
cũng như đã cung cấp tư liệu cần thiết giúp em hoàn thành bài báo cáo kiến tập
này. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa quản trị văn
phòng- trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho em được đi kiến tập.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến giảng viên, ths- Nguyễn
Đăng Việt đã hướng dẫn,chỉ bảo nhiệt tình để báo cáo kiến tập của em được hoàn
thiện đúng thời hạn.
Hà Nội, tháng 6 năm 2016
Sinh viên kiến tập
Nguyễn Thị Nhi

NỘI DUNG
1. Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của cơ quan và văn phòng ( phòng
hành chính tổng hợp).
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
huyện Thái Thụy được thể hiện qua quyết định số 02/2015/QĐ-UBND về việc ban
shành quy chế làm việc của uỷ ban nhân dân huyện ngày 30 tháng 10 năm 2015.
3

- Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy do Hội đồng nhân dân huyện Thái Thụy
bầu ra theo quy đinh của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân số
11/2003/QH11 ngày 26/11/2003. Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy là cơ quan
quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân
dân huyện và cơ quan hành chính Nhà nước cấp trên về việc tổ chức thực hiện các
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện đề ra và Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Bình
giao cho.
- Uỷ ban nhân dân huyện hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
ở địa phương, góp phân đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến địa phương.
- Tổ chức cơ quan chuyên môn Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy gồm:

Văn
phòng Uỷ
ban nhân
dân

Phòng Lao
động Thương
binh và xã
hội

Phòng Tài
chính - Kế
hoạch
4

Phòng
Nội vụ

Phòng
Giáo dục
và Đào tạo

Ủy ban nhân dân

Thanh tra
Huyện

Phòng Y tế

Phòng Văn
hóa và
Thông tin

Phòng Tài
nguyên và
Môi
trường

Phòng Nông
nghiệp và phát
triển nông thôn
Phòng Tư
pháp

Phòng
Công
thương

Sơ đồ tổ chức cơ quan chuyên môn
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền han và cơ cấu tổ chức của văn phòng
( Phòng hành chính).
* Chức năng:
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy là cơ quan chuyên môn của
Uỷ ban nhân dân huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho
hoạt động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của Hội
đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện.
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phối
hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân, Thường trực
Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện; bố trí công chức làm việc theo chế
độ chuyên viên giúp thường trực Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua,
khen thưởng, dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc phòng.
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc
và con dấu riêng.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Hội đồng nhân dân - Uỷ ban
nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện đảm bảo chủ trương, đường lối của
Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước.
- Xây dựng các chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân
dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các
5

cơ quan chuyên môn thuộc Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện và các xã
thực hiện chương trình công tác đó.
- Theo dõi các phòng ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân trong việc
chuẩn bị các đề án và tham gia góp ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong
quy trình soạn thảo các đề án đó.
- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện
và Uỷ ban nhân dân cấp xã trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Uỷ
ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định.
- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân với Hội đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân huyện
với Uỷ ban mặt trận tổ quốc và các đoàn thể, các cơ quan trực thuộc Hội đồng
nhân dân huyện, các cơ quan đóng trên địa bàn huyện.
- Phối hợp với Thanh tra huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết
đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức việc công bố truyền đạt các quy định của pháp luật, Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân, Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân huyện, cấp trên
đến các ngành, các cấp, các phòng ban và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện đó.
- Tổ chức phục vụ hoạt đông của các kỳ họp của Ủy ban nhân dân, các
phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, các Đoàn thể, với các đại
biểu Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều
kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo huyện đón tiếp các đoàn khách trong, ngoài
huyện đến thăm, làm việc tại huyện theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật.
6


- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy

ban nhân dân huyện phân công theo sự cần thiết hoặc được ủy nhiệm.
- Ngoài ra Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện còn có trách nhiệm giúp đỡ
Văn phòng Ủy ban nhân dân các xã về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy:
- Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ
trưởng theo sơ đồ sau:

Chánh
Văn phòng

Phó Chánh Phó Chánh
Văn phòng Văn phòng

Bộ phận
một 7cửa,
tiếp dân

Bộ phận
kế toán,
thủ quỹ

Bộ phận
biên tập,
tổng hợp

Phó Chánh
Văn phòng

Bộ phận
văn thư,

lưu trữ

Bộ phận
bảo vệ

Bộ phận
lái xe


- Chánh Văn phòng - đ/c Lê Văn Nghiên
+ Là thủ trưởng, chủ tài khoản cơ quan, chịu trách nhiệm trước Thường trực
Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
+ Phụ trách chung, lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động của
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Trực tiếp tham mưu, đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện Quy chế hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện.
+ Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xử lý, tổng hợp, báo cáo tình hình
hoạt động trong tuần và dự kiến chương trình kế hoạch công tác tuần sau để
Thường trực Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, lãnh đạo UBND huyện phê duyệt.
Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện về việc cung cấp thông tin cho cơ
quan báo, đài theo quy định.
+ Theo dõi, đôn đốc và khâu nối, phối kết hợp Văn phòng Huyện ủy, các cơ
quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân các xã,
thị trấn thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt.
- Phó Chánh Văn phòng gồm các đồng chí: Nguyễn Quang Vinh, Phạm
Anh Tuấn, Đỗ Thị Thủy
+ Giúp việc cho Chánh Văn phòng, thực hiện một số lĩnh vực nhất định theo
sự phân công của Chánh Văn phòng.
+ Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các nội dung công việc thuộc
lĩnh vực được phân công, tham gia ý kiến về những công việc chung của Văn

8


phòng, liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên về những phần việc được phân
công.
- Các bộ phận của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ giúp
lãnh đạo của mình trong việc giải quyết công việc hàng ngày.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chưc của văn phòng được
thể hiện cụ thể trong quết định số 4133/QĐ-UBND về việc phê duyệt quy chế làm
việc của văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện, ngày 27 tháng 8
năm 2014.
1.3. Nhận xét,đánh giá.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy
và văn phòng Ủy ban nhân dân huyên Thái Thụy đều được thề hiện rõ ràng trong
văn bản cụ thể.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn không bị chồng chéo lẫn nhau.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.
Từ tháng 1 năm 2016 đến ngày 22 tháng 6 năm 2016 Ủy ban nhân dân
huyện thái thụy ban hành những văn bản sau:
Tên Loại
Quyết định
Công văn
Báo cáo
Thông báo
Tờ trình
Kế hoạch
Công điện
Chỉ thị

9

Số lượng
901
653
66
83
115
45
05
04


2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.
- Tùy thuộc vào quy định phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn mà
các lãnh đạo có thẩm quyền ban hành và ký các văn bản với những lĩnh vực khác
nhau:
+ Đồng chí: Phan Đình Dực - Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện có quyền ban
hành và ký tất cả các văn bản với nhiêu lĩnh vực khác nhau.
+ Đồng chí: Nguyễn Duy Cam- Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có
thẩm quyền ký và ban hành văn bản liên quan tới lĩnh vực văn hóa xã hội và nội
chính.
+ Đồng chí: Nguyễn Tiến Quyền- Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có
thẩm quyền ký và ban hành văn bản liên quan tới lĩnh vực kinh tế, xây dựng, giao
thông và thương mại.
+ Đồng chí: Bùi Đức Hoàng- Phó chủ tich Ủy ban nhân dân huyện, có thẩm
quyền ký và ban hành văn bản liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp và phát triển
nông thôn, môi trường, xây dựng nông thôn mới.
+ Đồng chí Lê Văn Nghiên - Chánh văn phòng có thẩm quyền ký và ban

hành những văn bản có liên quan tơi lĩnh vực văn phòng.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thể hiện rõ trong quyết định
số 1886/QĐ-UBND về việc ban hành chế độ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo,
hội họp, quản lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc và quan hệ giải quyết
công việc ngày 03 tháng 6 năm 2013.
- Các văn bản Ủy ban nhân dân huyện thái thụy ban hành được trình bày
theo đúng thể thức trong thông tư số 01/2011/TT-BNV của bộ Nôi Vụ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Bao gồm 9 thành phần thể thức bắt buộc:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ;
+ Tên cơ quan ban hành văn bản:
+ Số, ký hiệu văn bản;
+Địa danh, ngày, tháng năm ban hành văn bản;
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Nơi nhận;
10


+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức.
- Văn bản ban hành thống nhất sử dụng phông chữ tiếng việt của bộ mã ký tự
unicode ( Times new Roman) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6906:2001 để trình
bày.
- Hầu như các văn bản mà Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy ban hành phần
thể thức quốc hiệu tiêu ngữ không được căn chỉnh cân xứng với tonà bộ văn bản. Ví
dụ: Quyết định số 907 (phần phụ lục).
- Một số công văn ( là văn bản không có tên loại) nhưng ở phần số lại có ghi
tên loại văn bản. Tuy nhiên, cán bộ ở đây không cung cấp tài liệu vì thể thức sai dễ

nhận thấy.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản.
- Quy trình soạn thảo văn bản được quy định trong quyết định số 1886/QĐUBND về việc ban hành chế độ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản
lý ban hành văn bản; lề lối tác phong làm việc và quan hệ giải quyết công việc
ngày 03 tháng 6 năm 2013.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp
khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây
dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của
từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung đều đảm bảo các nội
dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh
máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và
lưu văn bản. Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể
được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy
văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình

11


tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công
đoạn nhất định. Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể phải trải qua các bước:
- Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa;
- Lựa chọn thông tin, tài liệu;
- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;
- Xây dựng đề cương bản thảo;
- Viết dự thảo;
- Biên tập dự thảo;
- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;
- Hoàn thiện văn bản.
=> Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được

chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản có thể được sư đồ hóa như sau:
Văn phòng soạn
thảo văn bản

Kiểm tra trước khi
ban hành.

Trình lãnh đạo ký

12


Xuống văn thư lấy
số, đóng dấu, ghi
ngày tháng

Sao văn bản và ban
hành văn bản

2.5. Nhân xét, đánh giá.

- Ưu điểm:
+ Mặc dù quy định cụ thể về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nhưng
cán bộ vẫn có thể linh hoạt trong các khâu.
- Nhược điểm:
+ Chính vì có thể linh hoạt trong các khâu nên một số cán bộ còn xem nhẹ
tầm quan trọng của nó dẫn đến thiếu sự kết hợp giữa các phòng ban. Điều này gây
ảnh hưởng tới quá trình soạn thảo và giải quyết văn bản.
- Giải pháp:

+ Cán bộ cơ quan cần nâng cao ý thức trong quy trình soạn thảo văn bản để
tránh những sai sót.
3. Quản lý văn bản đi .
- Được quy định rõ ràng trong quyết định số 1886/QĐ-UBND về việc ban
hành chế độ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản lý ban hành văn
bản; lề lối tác phong làm việc và quan hệ giải quyết công việc ngày 03 tháng 6 năm
2013.
3.1. Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn
bản.
- Sau khi soạn thảo văn bản thì văn bản được kiểm tra lại một lần nữa về thể
thức xem có đúng hay chưa.
13


- Tuy nhiên bước này các cán bộ thường bỏ qua vì vậy mới dẫn đến tình
trạng sai thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Các khâu soạn thảo và trình ký hoàn thành thì xuống văn thư lấy số và ghi
ngày tháng ban hành văn bản.
3.2. Đăng ký văn bản.
Trình tự các bước ban hành một văn bản được thể hiện cụ thể như sau:
Soạn thảo văn bản -> trình lãnh đạo ký -> xuống văn thư lấy số và ghi ngày
tháng năm ban hành văn bản -> Chuyển phát văn bản.
3.3. Nhân bản và đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn.
- Sau khi xin số và đóng dấu cơ quan thì nhân bản văn bản, để một bản chính
lưu tại văn thư cơ quan, còn bản sao thì gửi tơi các cá nhân, đơn vị có liên quan.
- Dấu mật, khẩn được đóng ở góc bên trái của văn bản:
+ Đối với văn bản không có tên loại thì đóng dấu ngay bên dưới phần trích
yếu nội dung.
+ Đối với văn bản có tên loại thì dấu được đóng dưới phần số, ký hiệu.
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Hình thức chuyển phát văn bản:
+ Đối vơi các phòng ban và cá nhân trong cơ quan thì ghi tên phòng ban, cá
nhân nhận văn bản lên góc trái văn bản và văn thư chuyển trực tiếp tới.
+ Đối với các đơn vị và cá nhân ở xa thì văn bản được cho vào trong bao bì
và gửi qua bưu điện.
- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản đi.

14


3.5. Lưu văn bản đi.
- Sau khi scan văn bản cho lên mạng văn phòng thì văn bản đi được lưu theo
số trên phần mềm máy tính.
- Ngoài ra phòng văn thư còn có sổ đăng ký văn bản đi nhưng chỉ là sổ phụ .
3.6. Nhận xét, đánh giá.
- Ưu điểm:
+ Quản lý văn bản đi chủ yếu trên phần mềm máy tính nên dễ dàng hơn
trong việc tra cứu và bảo quản văn bản.
+ Trình tự làm thủ tục chuyển phát và lưu văn bản đi không có văn bản quy
định cụ thể của cơ quan nên có thể linh động thuận tiện hơn cho việc ban hành văn
bản.
- Nhược điểm:
+ Một số cán bộ xem nhẹ tầm quan trọng của quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản.
+ Chủ yếu lưu văn bản trên phần mềm máy tính nên khó khăn trong việc
kiểm tra văn bản thực tế.
- Giải pháp:
+ Cán bộ cơ quan cần nâng cao ý thức trong quá trình soạn thảo và ban hành
văn bản để tránh những sai sót.
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến.

- Được quy định cụ thể trong quyết định số 1886/QĐ - UBND về việc ban
hành chế độ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, quản lý ban hành văn
bản; lề lối tác phong làm việc và quan hệ giải quyết công việc ngày 03 tháng 6 năm
2013.
15


4.1. Tiếp nhận văn bản đến.
- Văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến.
- Văn bản đến được chuyển đến văn thư, văn thư bóc bì và trình lên lãnh
đạo.
4.2. Đăng ký văn bản đến.
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến thì văn thư lấy số và đăng ký văn bản đến.
- Hình thức đăng ký văn bản đến: Đăng ký trên sổ đang ký văn bản đến, văn
bản đến không đăng ký và lưu trên phần mềm máy tính như văn bản đi. ( Trong
quyết định có ghi văn bản đến được scan lên mạng văn phòng xong mới sao chép,
chuyển giao đến phòng ban, cá nhân có liên quan nhưng văn thư ở đây chỉ lưu trên
hồ sơ chứ không lưu trên mạng văn phòng)
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Hồ sơ trình văn bản đến được thể hiện trên sổ, trong đó có ghi cụ thể tên
văn bản, ngày tháng năm đăng ký văn bản đến, trích yếu nội dung văn bản, phòng
ban hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản.
- Dựa vào hồ sơ trình văn bản đến cho thấy từ ngày 1/1/2016 đến ngày
22/6/2016 Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy có 130 văn bản đến bao gồm tất cả
các loại văn bản khác nhau nhưng chủ yếu là công văn và quyết định.
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm trình văn bản đến cho cho lãnh đạo.
- Đối tượng chuyển giao văn bản đến là những người chịu trách mhiệm trực
tiếp giải quyết những nội dung trong văn bản.
4.4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến.
- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm theo dõi, giải quyết, đôn đốc văn bản

đến.

16


- Hình thức theo dõi, giải quyết và đôn đốc là hình thức trực tiếp kiểm tra.
Sau khi cán bộ văn thư chuyển giao văn bản đến các cá nhân, đơn vị có trách
nhiệm liên quan thì cán bộ văn thư phải trực tiếp đôn đốc họ giải quyết.
4.5. Nhận xét, đánh giá.
- Ưu điểm:
+ Hồ sơ trình văn bản đến ghi cụ thể các nội dung nên dễ dàng trong việc tra
cứu văn bản và truy trách nhiệm nếu có trường hợp không giải quyết văn bản hay
khi việc giải quyết văn bản bị sai sót.
+ Văn thư là nơi tiếp nhận cũng là nơi trình và chuyển giao văn bản nên dễ
dàng hơn trong việc theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến.
- Nhược điểm:
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến một cách trực tiếp đôi khi
còn sảy ra thiếu sót vì văn thư không thể kiểm soát được hết tình hình giải quyết
văn bản đến khi có quá nhiều văn bản đến trong cùng một ngày.
+ Hồ sơ trình văn bản đến không được lưu trên phần mềm máy tính dễ sảy
ra mất hồ sơ.
- Giải pháp:
+ Cần phải thực hiện theo đúng quy định Ủy ban đã ban hành về việc tiếp
nhận và chuyển giao văn bản đến để dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
5. Quản lý và sử dụng con dấu.
5.1. Các loại con dâu cơ quan.
Ủy ban nhân huyện Thái Thụy có rất nhiều con dấu, nhưng chủ yếu chỉ sử
dụng một số con dấu thông dụng như sau:
17

- Dấu đến.
- Dấu Ủy ban.
- Dấu công đoàn.
- Dấu hội đồng.
- Dấu của đoàn thanh niên.
- Dấu đảng.
- Dấu văn phòng.
- Dấu Ủy ban bầu cử.
* Ngoài những con dấu kể trên thì mỗi phòng ban trong cơ quan đều có một
con dấu riêng, bên cạnh đó còn có dấu mật khẩn.
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu cơ quan thuộc nội dung của công tác văn thư. Nó là một công cụ
quan trọng để các cơ quan ban hành văn bản, để quản lý cơ quan và để khẳng định
tư cách pháp nhân của cơ quan.
- Con dấu đóng lên văn bản khẳng định tính chính xác và giá trị pháp lý của
văn bản. Chúng ta biết việc soạn thảo văn bản trong các cơ quan, tổ chức là một
quá trình từ thông qua đề cương, thu nhập thông tin, khởi thảo văn bản, sửa chữa
bản thảo, phê duyệt và ký ban hành của cấp có thẩm quyền.
Trong các công đoạn soạn thảo văn bản thì công đoạn đóng dấu lên văn bản
là công đoạn cuối cùng, khẳng định nội dung văn bản đã chính xác và văn bản có
hiệu lực pháp lý được thực hiện trong thực tế.
- Con dấu đóng lên văn bản thể hiện quyền lực quản lý của cơ quan tổ chức.
Đối với những cơ quan mới thành lập thì con dấu là công cụ để cơ quan làm văn
bản giao dịch. Cơ quan có văn bản thành lập nếu chưa có con dấu thì chưa hoạt

18

động được. Trái lại những cơ quan, tổ chức hoạt động không đúng luật pháp bị thu
hồi con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải ngừng hoạt động.
- Việc bàn giao chức năng quản lý của cơ quan này cho cơ quan khác hoặc
việc bàn giao công việc giữa thủ trưởng cũ và thủ trưởng mới của cơ quan bao giờ
cũng phải bàn giao con dấu cơ quan.
- Con dấu đóng lưu văn bản còn có tác dụng trong việc làm căn cứ để phân
biệt văn bản thật và văn bản giả. Trong quá trình làm văn bản thì con dấu đóng lên
văn bản là một công việc khó làm nhất. Bởi vì muốn khắc con dấu cơ quan phải
được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép cho nên không phải ai cũng khắc
được con dấu. Những người, những tổ chức khắc con dấu giả là hành vi vi phạm
pháp luật.
- Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy quản lý và sử dụng con dấu tuân thủ
theo nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24/8/2001 của Chính phủ qui
định về quản lý và sử dụng con dấu.
-Người đứng đầu cơ quan- chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy có
trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan mình.
- Tránh văn phòng và phó chánh văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo
cấp cao trực tiếp xem xét quá trình quản lý con dấu.
- Nhân viên văn thư có trách nhiệm trực tiếp quản lý con dấu quan trọng của
cơ quan.
5.3 Bảo quản con dấu.
- Con dấu cơ quan có vai trò quan trọng đối với mọi hoạt động của cơ quan
vì vậy mà được bảo quản cẩn thận.
- Sau khi đóng dấu xong cán bộ văn thư cất dấu vào hòm và khóa lại cân
thận đề phòng mất cắp.
5.4. Nhận xét, đánh giá.
19


- Ưu điểm:

+ Con dấu được văn thư cất giữ cẩn thận nên tránh được mất mát xảy ra.
+ Chỉ văn thư cơ quan và lãnh đạo mới có quyền sử dụng con dấu, điều này
tránh được trường hợp một số kẻ xấu lợi dụng đóng dấu bất hợp pháp.
- Nhược điểm:
+ Con dấu không thường xuyên được đem ra cọ rửa nên dấu đóng không
được rõ nét.
- Giải pháp:
+ Cần cọ rửa con dấu thường xuyên để khi đóng dấu được rõ nét hơn.
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức.
- Theo khảo sát tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy em thấy
được hồ sơ hình thành chủ yếu là những hồ sơ sau:
+ Hồ sơ văn bản đi.
+ Hồ sơ trình và giải quyết văn bản đến.
+ Hồ sơ lịch công tác cho lãnh đạo.
+ Hồ sơ gải quyết công việc.
+ Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm.
- Đây là những hồ sơ chủ yếu mà cán bộ văn thư cơ quan có được.
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.
- Trong quá trình khảo sát cho thấy Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy đã
ban hành danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ bao gồm những nội dung sau:
+ Mở hồ sơ.
+ Tài liệu có liên quan.
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.
20


+ Viết bìa hồ sơ.
6.3. Phương pháp lập hồ sơ.

Trong quá khảo sát tại Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy em đã được nhân
viên văn thư cung cấp nội dung và phương pháp lập danh mục hồ sơ bao gồm
những phần như sau. (Tuy nhiên đây chỉ là cán bộ văn thư hướng dẫn theo quy
định chung của Bộ Nội Vụ, về phía cơ quan chưa ban hành văn bản cụ thể nào)
- Mở hồ sơ:
+ Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về
hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và
in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
+ Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ
về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa có Danh mục hồ sơ);
+ Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,
khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực;
+ Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên
chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ:
+ Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm;

21


+ Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh
đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy
đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc;
+ Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản
không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết

vào hồ sơ.
Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội
nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau:
Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị;
Chương trình hội nghị;
Lời khai mạc;
Dự thảo báo cáo tổng kết;
Các báo cáo tham luận;
Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
Nghị quyết hội nghị;
Biên bản hội nghị;
Các văn bản liên quan khác (nếu có).
- Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ:
+ Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định,
bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết
công việc trong thực tế. Có thể sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các cách
sau:

22


+ Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: (sắp xếp theo trình tự các văn
bản hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc. Văn bản nào hình thành
trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới). Thường áp
dụng cho các hồ sơ có quá trình giải quyết văn thư liên tục như hồ sơ vụ án, hồ sơ
hội nghị…cụ thể và hoàn chỉnh;
+ Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, rồi
đến số lớn. Cách này áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả bởi văn bản
do một cơ quan ban hành, đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian như tập lưu
văn bản đi của cơ quan (tập quyết định, tập chỉ thị…);

+ Sắp xếp theo theo vần ABC …: tên gọi tác giả, tên gọi địa danh. Cách này
thường áp dụng đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của
các tác giả cùng một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp
nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau (tập đơn thư, tập bản khai cá nhân, các
tập báo cáo của nhiều cơ quan, địa phương cùng cấp);
+ Theo tên gọi của văn bản: Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các
tập lưu văn bản đi, đến;
+ Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn
bản, giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều
vấn đề, nhiều sự việc khác nhau;
+ Theo thời gian: văn bản có ngày, tháng đến sớm xếp trước, văn bản có
ngày, tháng đến muộn xếp sau;
+ Ngoài ra còn có các cách sắp xếp khác theo mức độ quan trọng của loại
văn bản (quyết định, chỉ thị, thông báo...), theo mức độ quan trọng của tác giả văn
bản (Chính Phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh…);
Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết
hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.
23


Khi sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài
liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và
sắp xếp vào cuối hồ sơ.
Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không
nên tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo
quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập,
(ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị
bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).
Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và
thực tế tài liệu trong hồ sơ).

Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong
hồ sơ (nếu cần).
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết
thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Khi đó, trong cột
ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi chuyển tiếp
vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ:
+ Sau khi công việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ,
trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải quyết xong thì để lại năm sau và ghi vào
Danh mục hồ sơ năm sau.
+ Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại:
+ Nếu còn thiếu văn bản, giấy tờ thì bổ sung đầy đủ;
+ Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệu không
cần thiết kèm theo hồ sơ, nếu chưa phân biệt được rõ ràng thì giữ lại để đánh giá
sau;
24


+ Kiểm tra sự sắp xếp trật tự văn bản trong hồ sơ, nếu còn lộn xộn thì sắp
xếp lại;
+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị
thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn
bản bằng bút chì;
+ Ghi mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
phải ghi “Mục lục văn bản” để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm.
+ “Mục lục văn bản” được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ
+ Viết tờ kết thúc: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cán
bộ lập hồ sơ phải viết Tờ kết thúc. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý
của tài liệu trong hồ sơ
+ Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại đơn vị làm việc một

năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó mới nộp lưu.
Ví dụ: Công việc giải quyết xong năm 2012 và hồ sơ cũng lập xong trong
năm 2012 thì để lại ở phòng làm việc năm 2013, đến năm 2014 mới nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan.
- Viết bìa hồ sơ:
Bìa hồ sơ viết theo mẫu tiêu chuẩn. Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ
ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý những
nội dung chính sau:
+ Tên cơ quan: Là tên cơ quan, đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi
đầy đủ không được viết tắt và phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên
(nếu có),
Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY

25