BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN Thanh Hóa

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể
thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn lực vừa có chuyên môn để thực
hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn rất
thiếu.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường,năm
2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ra Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24
tháng 04 năm 2012 thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: lấy
lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại là thực tiễn bổ
sung những kiến thức mới, cập nhật mới và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện Kế
hoạch kiến tập cho sinh viên thuộc hệ Đại học khóa 2012 – 2016 tại các cơ quan, đơn
vị, tổ chức từ ngày 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015. Việc Kiến tập này giúp cho sinh
viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được
học khi ngồi trên nghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp
để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo
đức của một quản tri viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm
việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, cùng tất cả các thầy giáo, cô giáo đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ em trong suốt
quá trình học tập, nghiên cứu.
Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Uỷ ban nhân
dân huyên Triệu Sơn đã dành thời gian quý báu của mình để trả lời các câu hỏi, tìm
kiếm và cung cấp tư liệu, tư vấn, giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
1


Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi thiếu sót.

Rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo và các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn!

2


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
PHỤ LỤC......................................................................................................................4
VĂN BẢN TRÍCH DẪN..............................................................................................5
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT...............................................................................6
NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG..............7
PHẦN I..........................................................................................................................7
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN TRIỆU SƠN....................................................7
1.Khái quát chung:........................................................................................................................7
1.1. Vị trí địa lý:.............................................................................................................................7

Phần II...........................................................................................................................9
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
TRIỆU SƠN..................................................................................................................9
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn :...9
1.1 Chức năng của UBND huyện Triệu Sơn:..................................................................................9
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:............................................................................................................9
1.3.4 Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Triệu Sơn:..........................................................18
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND
huyện Triệu Sơn:......................................................................................................................................18
2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ:..............................................................................18
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ:....................................18
2.1.1.1 Chức năng của Phòng Nội vụ:.........................................................................................18

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng Nội vụ:...........................................................................................18
2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Nội vụ:...........................23
3. Tìm hiểu công tác Văn thư, Lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn:..........................24
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức:...........................................................................................................24
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn:.........................................................24
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn:...............26
3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Triệu
Sơn:.........................................................................................................................................................26

3


3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Triệu Sơn:..............33
3.3.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện
Triệu Sơn:.................................................................................................................................................37
3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá:..................................................38
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản:............................................................38
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến:..............................................38
3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:.....................................................38
3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến:.....................................................38
3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn:..........................39
3.4.2.1 Khái niệm:.......................................................................................................................39
3.4.2.2 Thực trạng lập hồ sơ hiện hành của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn:........................39
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn:....................................40
3.5.1 Hệ thống các văn bản quản lý công tác lưu trữ của cơ quan:.............................................40
3.5.2 Số lượng cán bộ: 01 người.................................................................................................41
3.5.3 Diện tích kho: 50m²............................................................................................................41
3.5.4 Tình trạng kho và phương tiện bảo quản:..........................................................................41
4.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thết bị Phòng Nội vụ :.........................................41

4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Nội vụ:...........41
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thết bị trong một phòng làm việc của Phòng Nội vụ.
Đề xuất mô hình phòng làm việc mới tối ưu:...........................................................................................42
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng của cơ quan ( Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính, vv).
Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại:....................................................................................42

PHẦN III.....................................................................................................................45
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ................................................................45
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan:
.................................................................................................................................................................45
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm:....................47

PHỤ LỤC......................................................................................................................1
PHỤ LỤC

4


VĂN BẢN TRÍCH DẪN

1.Luật của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số
11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân.
2.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

5

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1.

UBND

Uỷ ban nhân dân

2.

HĐND

Hội đồng nhân dân

6


NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
PHẦN I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN TRIỆU SƠN
1.Khái quát chung:
Huyện Triệu Sơn được thành lập theo Quyết định 177/QĐ-CP ngày 16-12-1964
của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, đến ngày 25/2/1965 Đảng bộ, chính
quyền huyện Triệu Sơn chính thức ra mắt và đi vào hoạt động. Ngày đầu mới thành

lập huyện có 33 xã, đến nay qua nhiều lần sáp nhập và chia tách, huyện có 35 xã, 1 thị
trấn, trong đó có 4 xã miền núi. Ra đời trong bối cảnh cuộc kháng chiến chống Mỹ
cứu nước bước vào thời kỳ quyết liệt nhất, do vậy đến ngày 25-2-1965 Đảng bộ,
chính quyền huyện Triệu Sơn chính thức ra mắt và đi vào hoạt động, đây là bước
ngoặt lịch sử đối với nhân dân các dân tộc huyện Triệu Sơn.
Triệu Sơn là huyện đồng bằng tiếp nối với vùng núi phía Tây của tỉnh Thanh
Hóa. Đây là huyện mới thành lập vào ngày 25 – 2 – 1965 trên cơ sở sát nhập 20 xã
bắc Nông Cống và 13 xã nam Thọ Xuân ( theo Quyết định số 177 của Chính phủ ).
Trung tâm huyện lỵ ở Quán Giắt cách thành phố Thanh Hóa 20km về phía tây theo
Quốc lộ 47.
1.1. Vị trí địa lý:
Tọa độ địa lý từ 19˚52’ - 20˚52’ vĩ độ bắc và 105˚24’ - 105˚42’ kinh độ đông.
Phía bắc giáp với huyện Thọ Xuân và Thiệu Hóa, phía nam giáp huyện Như Thanh và
Nông Cống, phía tây giáp huyện Thường Xuân, phía đông giáp huyện Đông Sơn.
Diện tích tự nhiên của toàn huyện là 291,96 km² ( 2,62 % tổng diện tích tự hiên của
Tỉnh ). Dân số có 233.521 người ( số liệu năm 2004 của Chi cục Thống kê ), bình
quân 765 người/km² ( gấp 2,3 lần so với mật dộ dân số trung bình của Tỉnh ).Trong
huyện có 3 dân tộc anh em: Kinh, Mường, Thái cùng chung sống.Trong đó tổng số 36
xã, thị trấn có 4 đơn vị được công nhận là xã miền núi là : Bình Sơn, Thọ Bình, Thọ
Sơn, Triệu Thành.
Là huyện chuyển tiếp giữa vùng đồng bằng với vùng miền núi phía tây của
7


Tỉnh, có Quốc lộ 47 và Tỉnh lộ 506, 504, 501 chạy qua nên Triệu Sơn có thể liên hệ,
giao lưu với nhiều địa bàn trong, ngoài tỉnh.
Và hiện nay, với vị trí địa lý thuận lợi và hệ thống giao thông được mở mang
rộng khắp cũng giúp cho huyện Triệu Sơn giao lưu, hội nhập và phát triển kinh tế - xã
hội một cách nhanh chóng, bền vững gấp nhiều lần so với thời quá khứ ngày xưa.
1.2.Một số thông tin về Kinh tế - Văn hóa – Xã hội:

Tốc độ tăng trưởng kinh tế: 9,1%/năm, trong đó: nông - lâm nghiệp tăng: 5,5%;
công nghiệp - xây dựng cơ bản tăng: 24%; dịch vụ tăng: 12,5% - Cơ cấu kinh tế: nông
- lâm nghiệp 55%; công nghiệp - xây dựng cơ bản 18%; dịch vụ 27%. Tại xã Dân
Quyền đã có khu tập trung sản xuất với các nhà máy sản xuất tre, luồng, mì chính.
Kinh tế duy trì tốc độ tăng trưởng khá, trung bình đạt 12,4%/năm; cơ cấu kinh
tế tiếp tục chuyển dịch đúng hướng; sản xuất nông - lâm - thủy sản phát triển ổn định
và đạt kết quả tương đối toàn diện; giá trị sản xuất toàn ngành đạt 651,9 tỷ đồng,
trung bình đạt 62 triệu đồng/ha.
Nhiều tiến bộ khoa học - kỹ thuật được triển khai áp dụng, góp phần quan trọng
nâng cao năng suất và giá trị cây trồng, vật nuôi; công nghiệp duy trì tốc độ tăng
trưởng khá; giá trị sản xuất năm 2014 đạt 810,6 tỷ đồng, năm 2015 phấn đấu đạt
961,6 tỷ đồng (gấp 3,5 lần so với năm 2010), tốc độ tăng trưởng giá trị sản xuất bình
quân hàng năm thời kỳ 2011-2015 là 28,3%; nhiều công trình phục vụ sự nghiệp phát
triển văn hóa, giáo dục và dân sinh... được đưa vào khai thác, sử dụng.

8


Phần II
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
TRIỆU SƠN
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân
huyện Triệu Sơn :
1.1 Chức năng của UBND huyện Triệu Sơn:
Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp được Quốc hội thông qua ngày
26 tháng 11 năm 2003 thì UBND huyện Triệu Sơn có những chức năng sau:
- UBND là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự
chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ
sở.
- UBND do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND và cơ

quan hành chính Nhà nước cấp trên; chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương, kế hoạch phát triển KT-XH, củng cố quốc phòng-an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Luật Số: 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 của Quốc Hội về tổ chức
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân có quy định như sau:
Điều 97:
Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1.Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra thực hiện kế
hoạch đó;
2.Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và
báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
9


3.Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị
trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra Nghị quyết của HĐND xã, thị trấn
về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
4.Phê chuẩn kế hoạch kinh tế-xã hội của xã, thị trấn.
Điều 98
Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai UBND thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
2.Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh

tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát trển
ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
3.Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
4.Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
5.Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy lợi
vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Điều 99
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1.Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2.Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các xã, thị trấn;
3.Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,
thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh.
10


Điều 100
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1.Tổ chức lập trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng
thị trấn; điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch
đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu cơ sở hạ
tầng theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và

quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp
của UBND tỉnh.
Điều 101
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên
địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Điều 102
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao,
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được
11


cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các
trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc
xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào
về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể thao bảo vệ và phát
huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh cho địa phương quản
lý;

4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia
đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân
đạo.
Điều 103
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn
12


chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
Điều 104
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý
lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác
huấn luyện dân quân tự vệ;

2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng
lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các
biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Điều 105
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND huyện
có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự
án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng
sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
13


quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và
chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Điều 106
Trong việc thi hành pháp luật, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền

hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước
cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo
vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo
vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác
của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng
dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Điều 107
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy
định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
14


Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định.
Điều 108
UBND thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy

định tại các điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật này và
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh trình
HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
2. Thực hiện các nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng và
phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh trên cơ sở quy hoạch chung, kế
hoạch xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng,
giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện pháp
quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;
3. Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước
trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết định xử lý
vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;
4. Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giao
trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sử
dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị,
nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
5. Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam
thắng cảnh do thị xã, thành phố thuộc tỉnh quản lý.
Điều 109
UBND quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các điều 97, 98,
99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật này và thực hiện những nhiệm
15


vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát
triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;
2. Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa
bàn theo sự phân cấp của Chính phủ;

3. Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ
chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai
theo quy định của pháp luật;
4. Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao
trên địa bàn quận.
Điều 110
UBND huyện thuộc địa bàn hải đảo thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại các điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật này và
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp để xây dựng, quản lý, bảo vệ đảo, vùng biển theo
quy định của pháp luật;
2. Thực hiện các biện pháp để quản lý dân cư trên địa bàn;
3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Triệu Sơn:
- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003.
- Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ Quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp.
UBND huyện Triệu Sơn được cơ cấu tổ chức gồm có: Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch và các thành viên khác của UBND huyện, cụ thể như sau:
1.3.1 Chủ tịch UBND huyện: Lê Quang Hùng.
- Là người đứng đầu và lãnh đạo, điều hành UBND huyện.
- Phụ trách chung, chủ tài khoản UBND huyện; trực tiếp phụ trách công tác Tổ
16


chức, tôn giáo; thi đua khen thưởng, hoạt động khối nội chính; quy hoạch, kế hoạch
phát triển KT-XH; đất đai; trực tiếp chỉ đạo các dự án có nguồn vốn đầu tư xây dựng
tập trung; an ninh quốc phòng; thanh tra, khiếu nại tố áo; cải cách hành chính và an
toàn giao thông. Chịu trách nhiệm và báo cáo về hoạt động quản lý Nhà nước trên địa

bàn huyện.
1.3.2 Phó Chủ tịch UBND huyện:
- Gồm 04 Phó Chủ tịch:
+ Đào Hữu Cơ
+ Hồ Trường Sơn
+ Lê Xuân Dương
+ Trần Quốc Huy
- Các Phó Chủ tịch thay mặt UBND huyện để giải quyết các công việc khi Chủ
tịch đi vắng; phụ trách công tác thuộc lĩnh vực văn hóa xã hội: Y tế, Giáo dục, Văn
hóa thông tin-thể thao, Đài Truyền thanh – Tiếp hình, Quản lý đô thị, Khoa học công
nghệ và xây dựng nông thôn, Dân số - Gia đình và Trẻ em, Thương binh xã hội, Bảo
hiểm xã hội, Văn phòng HĐND & UBND huyện và công tác đầu tư xây dựng cơ bản
thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
- Phụ trách công tác thuộc lĩnh vực Kinh tế, Tài chính, Công nghiệp, Thương
mại, Du lịch, Nhà đất, Nông – Lâm – Ngư nghiệp, Thuế, Giao thông, Xây dựng, Đền
bù giải tỏa và công tác đầu tư XDCB thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
1.3.3 Các Phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện:
- Văn phòng HĐND & UBND.
- Tài chính – Kế hoạch.
- Tài nguyên – Môi trường.
- Văn hóa và Thông tin .
- Nội vụ.
- Công thương.
- Lao động Thương binh và Xã hội.
17


- Giáo dục và Đào tạo.
- Nông nghiệp.
- Y tế.

- Thanh tra.
- Tư pháp.
Sơ đồ tổ chức bộ máy ( Phụ lục I )
1.3.4 Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Triệu Sơn:
- Trạm khuyến nông.
- Đài phát thanh.
-Trung tâm văn hóa thể dục thể thao.
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của UBND huyện Triệu Sơn:
2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ:
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ:
2.1.1.1 Chức năng của Phòng Nội vụ:
1.Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham
mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức,
biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính
quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước; cán
bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn
giáo; thi đua khen thưởng.
2. Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; chịu sự chỉ đạo, quản
lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng Nội vụ:
1.Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ trên địa bàn
và tổ chức triển khai thực hện theo quy định.
2. Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài
18


hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.

3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau
khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
4. Về tổ chức, bộ máy:
a. Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
tổ chức cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;
b. Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện;
c. Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp
có thẩm quyền quyết định;
d. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp
nhập các tổ chức phối hợp liên ngành theo quy định của pháp luật.
5.Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính,
sự nghiệp hàng năm;
b. Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành
chính, sự nghiệp;
c. Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định và chế độ tự
chủ. Tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp huyện
và UBND xã, thị trấn.
6.Về công tác xây dựng chính quyền:
a. Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu
cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và hướng
dẫn của UBND cấp tỉnh;
b. Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danh
19


lãnh đạo của UBND xã, thị trấn; giúp UBND huyện trình UBND cấp tỉnh phê chuẩn

các chức danh bầu cử theo quy định vủa pháp luật;
c. Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,
điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn UBND trình HĐND cùng cấp thông qua
trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý
hồ sơ, mốc, ghi giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
d. Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và
kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố trên địa
bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, ấp, bản, tổ
dân phố.
7. Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc
thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hanh chính, đơn vị sự
nghiệp xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a. Tham mưu giúp UND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;
b. Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện chính
sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn theo phân
cấp;
9. Về cải cách hành chính:
a. Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc , kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách hành chính địa phương;
b. Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách
hành chính trên địa bàn huyện;
c. Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở đại phương theo báo cáo UBND
huyện và cấp tỉnh.
10. Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của
20

hội và tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế
độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
b. Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và
lưu trữ huyện.
12. Về công tác tôn giáo:
a. Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn
giáo trên địa bàn;
b. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm
vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND cấp tỉnh và
theo quy định của pháp luật.
13. Về công tác thi đua,khen thưởng:
a. Về tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua-khen thưởng huyện;
b. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Qũy thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
14. Thanh tra, kiểm tra giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về
công tác Nội vụ theo thẩm quyền.
15. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện và
Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác Nội vụ trên địa bàn
huyện.
16. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học,công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước về công tác Nội vụ trên
21

địa bàn huyện.
17. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ,
công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của
pháp luật và theo phân cấp của UBND huyện.
18. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của của pháp luật
và theo phân cấp của UBND huyện.
19. Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác dược giao trên cơ
sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ:
1. Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, không quá 03 Phó Trưởng phòng và các
công chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ:
a. Trưởng phòng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND cấp huyện, Chủ
tịch UBND cấp huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động Phòng Nội vụ;
b. Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó Trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng;
c. Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng, kỷ
luật, miễn nhiệm cho từ chức và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Trưởng
phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định
theo quy định.
Bao gồm:
1. Quản Trọng Thể - Trưởng phòng
2. Tô Thị Minh Hoa – Phó trưởng phòng
22

3. Tô Tế Qúy – Phó trưởng phòng
4. Lê Phú Long – Chuyên viên
5. Lê Thị Hương – Chuyên viên
6. Phạm Thị Phượng – Chuyên viên
2. Biên chế:
a. Biên chế công chức của Phòng Nội vụ do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết
định trong tổng biên chế công chức của huyện đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
b. Việc bố trí công tác đối với công chức của Phòng Nội vụ phải căn cứ vào
việc làm, tiêu chuẩn ngạch công chức và phẩm chất, trình độ, năng lực của công chức.
c. Phòng Nội vụ hiện tại có 6 biên chế, bao gồm:
1. Quản Trọng Thể.
2. Tô Tế Qúy.
3. Tô Thị Minh Hoa.
4. Lê Phú Long.
5. Lê Thị Hương.
6. Phạm Thị Phượng.
2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Nội vụ:
2.1.2.1 Trưởng phòng: Quản Trọng Thể
- Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc của cơ quan giao cho.
- Lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng.
2.1.2.2 Phó Trưởng phòng: Tô Tế Qúy
- Quản lý công tác: cán bộ công chức, tôn giáo, các phòng ban chuyên môn,
các đơn vị sự nghiệp.
2.1.2.3 Phó Trưởng phòng: Tô Thị Minh Hoa
- Quản lý công tác: cải cách hành chính, thi đua khen thưởng, lưu trữ.
2.1.2.4 Chuyên viên: Lê Phú Long
- Chuyên viên phụ trách: cán bộ công chức, tôn giáo, các phòng ban chuyên
môn, các đơn vị sự nghiệp.

23


2.1.2.5. Chuyên viên: Lê Thị Hương
- Chuyên viên phụ trách: cải cách hành chính, thi đua khen thưởng.
2.1.2.6. Chuyên viên: Phạm Thị Phượng
- Chuyên viên phụ trách: công tác hội ( Hội đặc thù và phi Chính phủ ), công
tác thanh niên, văn thư lưu trữ bảo hiểm xã hội.
3. Tìm hiểu công tác Văn thư, Lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn:
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn về
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn
thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy
định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và
sử dụng con dấu.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 cảu Bộ Nội vụ về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn
về kho lưu trữ chuyên dụng.
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn:
Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung chính:
+ Xây dựng và ban hành văn bản.
+ Quản lý và giải quyết văn bản.
+ Bảo quản và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ đạo điều

hành công việc của cơ quan . Văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn tổ chức công
24


tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển
giao văn bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát
chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc. Tra cứu thông tin một cách
nhanh chóng, chính xác nhất đồng thời nâng cao tinh thần trách nhệm của nhân viên
khi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán
bộ chuyện trách có trình độ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ đảm nhận.
Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng ký,
chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn thư cơ
quan.
Phòng Văn thư của UBND huyện Triệu Sơn là một phòng khép kín , được trang
bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn ghế ngồi làm việc,
điện thoại, quạt, máy in, máy scan văn bản, giá tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian.
Ưu điểm:
Nhìn chung hình thức văn thư tập chung ở văn phòng UBND huện Triệu Sơn là
hợp lý cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các văn thư cải tiến tổ chức lao
động của người làm công tác văn thư vào trong một số trường hợp, tạo điều kiện cho
việc định mức hoá, chuyên môn hoá đảm bảo cho sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ
chức nghiệp vụ.
Nhược điểm:
Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thư của
UBND huyện Triệu Sơn do cán bộ Văn phòng quản lý với mô hình tổ chức văn thư
tập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến tình trạng
công việc quá nhiều, khiến cán bộ văn phòng kiêm thêm công việc của công tác văn
thư giải quyết công việc còn tồn đọng, làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn
đến sai sót, nhầm lẫn trong công việc

25