Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A.LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo. Quản trị văn
phòng là một ngành rất rộng, nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan
đơn vị. Hiện nay nước ta đang bước vào giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại
hóa đất nước cho nên công tác văn phòng cũng đóng góp một phần lớn vào công
tác xây dựng đất nước. Văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một
cơ quan nào. Nó góp phần rất lớn đến hoạt động của cơ quan. Công tác văn
phòng nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức
và ngược lại. Nếu hoạt động không hiệu quả sẽ có thể tác động tiêu cực đến quá
trình phát triển của cơ quan.
Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 của
Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,
công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng
được nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị

Văn phòng.
Quản trị Văn phòng là một ngành rất rộng lớn. Nhằm trang bị cho sinh
viên những kỹ năng và kiến thức và hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên khoa Quản trị
Văn phòng được đi kiến tập ngành nghề tại các cơ quan tổ chức, nhằm khép kín
quy trình đào tạo cán bộ thực hành – có lý luận.
Trong quá trình đi kiến tập sinh viên sẽ được củng cố lại kiến thức nâng
cao trình độ của bản thân, vận dụng lý luận và thực tiễn một cách hiệu quả nhất,
là tiền đề để sinh viên đến các cơ quan đi thực tập tự tin trong giao tiếp, và có
kinh nghiệm thực tế đưa vào trong bài học của mình. Rèn luyện được kỹ năng
nghề nghiệp, xây dựng được phong cách làm việc khoa học ngành Quản trị Văn
phòng.
Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn
luyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra trường có thể hoàn
2
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành tốt công việc được giao.
Nhận được sự giúp đỡ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa Quản
trị Văn phòng, cũng như sự tiếp nhận của Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân, em
đã được nhận kiến tập tại cơ quan, thời gian bắt đầu từ ngày 20/4/2015 đến hết
ngày 25/5/2015.
Trong suốt thời gian kiến tập em đã được cán bộ phòng Nội vụ tận tình
chỉ dạy.Trong một tháng đi kiến tập tại phòng của Nội vụ huyện Lý Nhân, mặc

dù còn nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc. Nhưng với sự hướng dẫn và
chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng Nội vụ nên em đã hoàn thành tốt được công
việc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tích lũy được nhiều kiến thức
cũng như kinh nghiệm làm việc thực tiễn về công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sỹ LÂM THU HẰNG
– giảng viên hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin
cảm ơn tới Lãnh đạo cùng các cán bộ UBND huyện Lý Nhân, nhất là Chú Đào
Trọng Vương – Phó trưởng phòng phòng Nội vụ UBND huyện Lý Nhân đã giúp
đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lý Nhân, ngày 22 thán 5 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Liễu

3
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN LÝ NHÂN
Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Lý Nhân.
- Vị trí địa lý: Huyện Lý Nhân là một trong 06 đơn vị hành chính của tỉnh
Hà Nam. Vị trí địa lý nằm ở phía Đông tỉnh, trong toạ độ 20 0,35’ độ vĩ Bắc,

106,5 độ kinh Đông. Phía Nam giáp tỉnh Nam Định và huyện Bình Lục, phía
Tây giáp huyện Bình Lục và Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng là tỉnh Hưng
Yên và Thái Bình, phía Bắc giáp huyện Duy Tiên.
Diện tích tự nhiên toàn huyện là 167,045 km2
-Địa hình: Vốn là đất hình thành tại chỗ và do đất phù sa sông Hồng bồi
đắp. Đất đai tương đối đồng đều, hình thành 3 vùng sinh thái khác nhau: vùng
bãi bồi ngoài đê sông Hồng và bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm
2/3 diện tích); vùng đất màu và cây công nghiệp.
-

Khí hậu thời tiết: Khí hậu huyện Lý Nhân nằm trong vùng nhiệt đới gió

mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng bằng Bắc Bộ, chịu ảnh
hưởng sâu sắc của gió mùa Đông Bắc và gió mùa Đông Nam. Mùa mưa từ tháng
5 đến tháng 10, mùa khô từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau. Nhiệt độ trung bình
năm dao động từ 23,5 độ đến 24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có khi cao
nhất lên tới 36 độ, mùa đông nhiệt độ trung bình 18,9 độ. Độ ẩm các tháng
chênh lệch nhau không lớn, giữa tháng khô nhất và ẩm nhất chỉ chênh nhau
12%. Gió thay đổi theo mùa.
Điều kiện kinh tế xã hội: Cùng với sự phát triển chung của tỉnh Hà Nam,
Lý Nhân đẩy mạnh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, tiếp tục phát triển
nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng mở cửa và hội
nhập quốc tế. Trong bối cảnh như vậy, Lý Nhân có những lợi thế và cơ hội phát
triển to lớn:
4
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Lý Nhân là vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở các thời
vua Hùng mở nước, người Lý Nhân đã từng phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp
thu những tinh hoa của nền văn minh Thăng Long.
Huyện Lý Nhân có một số đình, đền đã được công nhận là di tích lịch sử
- văn hoá - kiến trúc:
Đó là: đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo Lý; đình Đông Lư,
đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương trong chuyện
“Người con gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch). Đáng lưu ý là Lý
Nhân còn có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại Vương Trần
Quốc Tuấn, đền được hành hương từ Kiếp Bạc về quê nhà Trần ở Bảo Lộc. Đây
là lễ hội lớn nhất vùng Lý Nhân, hạt nhân của tuyến du lịch, nội đại, lễ hội được
tổ chức vào ngày 20 tháng 8 âm lịch.
* Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như:
thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam
Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất là
khi hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng và mở rộng quốc lộ 38A. Là nơi
giao lưu kinh tế trọng điểm của các tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam Định,
Thái Bình.
Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân có thể đạt khoảng
12% - 14%/năm. Lý Nhân đã hình thành cụm CN - TTCN tại xã Hòa Hậu, giao
hết diện tích cho 8 nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng ra các địa
phương khác như ở Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút được nhiều nhà đầu
tư đến đầu tư. Nguồn nhân lực dồi dào, là nơi cung cấp nguồn lực có trình độ
cao đáp ứng yêu cầu của quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá của đất nước,
đưa nền kinh tế của Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực.
Lý Nhân còn tập trung xây dựng các làng nghề truyền thống như: dệt ở xã

Hòa Hậu, làm bánh đa nem ở xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc ở xã Nhân Khang,
Xuân Khê, đan cót ở xã Đạo Lý...; khôi phục phát triển cây trồng có nguồn gen
quý hiếm như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý. Sự phát triển nhanh
của nền kinh tế thị trường cũng sẽ tác động mạnh đến kinh tế - xã hội của Lý
5
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhân trên các mặt:
- Tạo ra sự liên kết các thị trường và sự hội nhập của kinh tế Lý Nhân vào
thị trường trong vùng và cả nước. Điều này không chỉ tạo ra cơ hội mở rộng thị
trường tiêu thụ nông sản, thực phẩm là thế mạnh phát triển của Lý Nhân, mà còn
mở ra cơ hội lớn hơn cho việc cung cấp, bổ sung các nguồn lực phát triển cho
tỉnh nhà và tỉnh lân cận.
- Sự phát triển và kết nối các hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng hiện đại
hóa và đồng bộ hóa.
- Tạo nên sự giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa,
giáo dục - đào tạo và các lĩnh vực xã hội khác.
- Mở ra khả năng và xu hướng chuyển dịch các dòng vốn đầu tư, sự phát
triển lan toả của các trung tâm kinh tế, thương mại với sự chuyển dịch của các
cơ sở công nghiệp đến các vùng ngoại vi. Với xu hướng chuyển giao công nghệ
kỹ thuật, thu hút lao động nông nghiệp ở các vùng nông thôn sang các lĩnh vực
công nghiệp, dịch vụ và mở rộng khả năng khai thác các tài nguyên, nguồn lực
trên toàn huyện.

Những tác động trên sẽ tạo cho Lý Nhân có khả năng, cơ hội và nguồn lực
lớn hơn trong việc khai thác, phát huy các nguồn lực nội tại cũng như khai thác,
thu hút các nguồn lực từ bên ngoài để thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế của
huyện theo hướng công nghiệp hóa và đẩy nhanh công nghiệp hóa, hiện đại hóa
nền kinh tế của huyện.
* Trong những năm đổi mới vừa qua và hiện nay, kinh tế xã hội Lý Nhân
đã có bước phát triển quan trọng, tạo nền tảng và tạo đà cho Lý Nhân phát triển
trong giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
* Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục được đổi mới, tăng cường. Các cấp
chính quyền và nhân dân trong huyện đang và sẽ có những nỗ lực, quyết tâm to
lớn trong việc xây dựng và phát triển quê hương Lý Nhân ngày một giàu mạnh.
- Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh,
tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn. Là điểm gần trung
tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam),
6
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông
thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất là khi hoàn thành cầu Yên Lệnh
qua sông Hồng, mở rộng quốc lộ 38A và dự án đường 499 (Đức Lý - Thái
Bình). Bên cạnh đó Lý Nhân còn một số khó khăn đó là hệ thống đường huyện,
đường liên xã, cầu cống qua sông, mương đã xuống cấp cần được đầu tư xây
dựng.

- Về mạng lưới giáo dục đào tạo: của Lý Nhân phát triển cả về quy mô
trường lớp và chất lượng đào tạo, là quê hương của phong trào "hai tốt"; huyện
có 38 trường được công nhận chuẩn Quốc gia, đặc biệt trường THCS Bắc Lý
được Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động. Huyện đã
hoàn thành phổ cập trung học cơ sở vào năm học 1999 - 2000. Hiện nay toàn
huyện có tổng số 88 trường học, trong đó: 26 trường THCS, 31 trường Tiểu học,
24 trường Mầm non, 5 trường THPT và 01 Trung tâm Giáo dục thường xuyên.
- Về mặt xã hội: người dân Lý Nhân có sức chịu đựng gian khổ bền bỉ, có
nghị lực phấn đấu cao, có lòng yêu nước thiết tha, có tinh thần chiến đấu dũng
cảm đồng thời lại có chí hiếu học, sự nghiệp giáo dục ổn định, phát triển vững
chắc (8 năm liền luôn dẫn đầu toàn tỉnh).
- Về y tế: Huyện có 3 cơ sở khám chữa bệnh lớn: Bệnh viện Đa khoa Lý
Nhân - thị trấn Vĩnh Trụ, Trung tâm khám chữa bệnh Nam Lý - Tiến Thắng,
Bệnh viện Tâm thần Cao Đà (của tỉnh) - Tiến Thắng và có 23/23 trạm y tế xã
thuận tiện cho việc khám chữa bệnh cho người dân. Công tác y tế, chăm sóc sức
khoẻ được quan tâm đầu tư, 16/23 trạm y tế xã có bác sỹ, có 18 xã chuẩn Quốc
gia về y tế.
Ngành y tế đã thực hiện tốt công tác khám chữa bệnh, nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn, y đức người thầy thuốc. Công tác kiếm tra, kiểm soát, giám sát
dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường được chỉ đạo, triển
khai có hiệu quả, trong 6 tháng đầu năm 2008 không có dịch bệnh lớn xảy ra
trên địa bàn, tai biến trong chuyên môn.
7
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Về điện: Lưới điện nông thôn phát triển nhanh, 100% số xã, thị trấn, hộ
dân có điện dùng.
-Về các chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xóa
đói giảm nghèo, giải quyết việc làm được các cấp chính quyền của huyện Lý
Nhân tổ chức nghiêm túc, sáng tạo, đa dạng, góp phần ổn định xã hội.
Với tiềm năng kinh tế - xã hội thuận lợi, Lý Nhân chắc chắn sẽ có những
bước tiến nhanh và được đánh giá cao trên con đường công nghiệp hóa.

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
kiến tập.
1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân:
Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
- Trách nhiệm của Chủ tịch UBND

8
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chủ tịch UBND (sau đây gọi chung là chủ tich) chịu trách nhiệm quản lý
công tác Văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo công tác văn thư ở các
cơ quan cấp dưới và các đơn vị trưc thuộc trong phạm vi do mình quản lý. Chủ
tịch có thể giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư trong
phạm vi cơ quan mình.
Chủ tịch có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến
của cơ quan. Chủ tịch phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy
định của nhà nước. Chủ tịch có thể giao cho các Phó Chủ tịch ký thay những
văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã được giao hoặc giao cho các Chánh
Văn phòng ký thừa lệnh những văn bản không quan trọng.
- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:
Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác đối với các
phòng ban trong cơ quan.
Chánh Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các phòng, ban, cá nhân
và báo cáo Chủ tịch về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản được Chủ tịch giao và ký những
văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành;
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký
gửi

đi.

Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện
một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
- Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban trong cơ quan
9
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trưởng các phòng, ban trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về
toàn bộ công tác văn thư của phòng, ban mình và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn
đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phòng, ban thực hiện tốt các nhiệm
vụ quản lý hồ sơ tài liệu ở phòng ban.
-Trách nhiệm của công chức, viên chức
+) Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của trưởng phòng,
ban;
+) Dự thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình trình cấp
trên;
+) Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan theo quy định;
+) Giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;
+) Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể khác theo quy chế công tác
văn thư của cơ quan.
-Trách nhiệm của văn thư chuyên trách

a. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
- Nhận văn bản đến;
- Phân loại, bóc phong bì, đóng dấu văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giúp Chánh văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
10
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b. Đối với việc quản lý văn bản đi
- Kiểm tra lại thể thức, ghi số, ngày, tháng,… đóng dấu văn bản đi;
- Viết phong bì và làm thủ tục gửi văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản đi;
- Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
- Lập và bảo quản sổ sách cảu cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ
chuyển giao văn bản….
c. Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập
hồ sơ theo danh mục; đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan;
- Hoàn chỉnh tập lưu văn bản đi để nộp vào lưu trữ cơ quan.
d. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan;
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ
quan.
1. 2 Cơ cấu tổ chức huyện Lý Nhân
Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu của cơ quan huyện, có nhiệm
vụ quản lý, lãnh đạo, điều hành cơ quan.
Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện.
Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp, PCT phụ trách
11
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn xã, PCT phụ trách Kinh tế.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Văn phòng HĐND – UBND huyện
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Công thương
Phòng Tài chính kế hoạch
Phòng Tư pháp
Phòng Nội vụ
Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
Phòng Thanh tra
Phòng Giáo dục
Phòng Y tế

Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Sơ đồ tổ chức bộ máy (Phụ lục I).
2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính phòng
Nội vụ.
2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ.
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của phòng Nội vụ.
* Chức năng
(1). Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà
12
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch
công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ
cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các
đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao
động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động không
chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn
giáo; thi đua - khen thưởng; công tác thanh niên.
(2). Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc
làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân

dân cấp huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
* Nhiệm vụ
(1) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban
hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm;
chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà
nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
(2) Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
(3) Về tổ chức, bộ máy:
a) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành
văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của Phòng
Nội vụ theo quy định và theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình cấp có thẩm quyền
quyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;
c) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
13
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

d) Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp
công lập thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện theo
quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
đ) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc trình Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự
nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của luật
chuyên ngành;
e) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối
hợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện theo quy định của pháp luật.
(4). Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc
trong đơn vị sự nghiệp công lập:
a) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cấp huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc
hàng năm của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý
của Ủy ban nhân dân cấp huyện để Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định;
b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giao biên chế công chức,
giao số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt;
c) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử
dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công
lập theo quy định của pháp luật;
d) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
các cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của
pháp luật.
(5). Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức:
a) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý xây
14

Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án
điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định
của pháp luật và theo chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng
hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức
hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức
trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy bannhân
dân cấp huyện để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhân
dân cấp huyện tổng hợp danh mục vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức,
viên chức của huyện để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định;
c) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí
việc làm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ
chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định, theo phân cấp
hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
(6). Về công tác xây dựng chính quyền:
a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức và
hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân
dân các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh;
b) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Hội đồng nhân dân cấp huyện
bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác

của Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật;
c) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn kết quả bầu cử,
phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theo
quy định. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện bổ nhiệm, bổ nhiệm lại
chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thực
hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân theo quy định;
d) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành
viên Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật;
15
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đ) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy
ban nhân dân cấp huyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân
dân theo quy định;
e) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện đề án liên quan đến việc
thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn
vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn để Ủy ban nhân dân
cấp huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;
g) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn và tổ chức
triển khai thực hiện các đề án, văn bản liên quan đến công tác địa giới hành
chính, phân loại đơn vị hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

h) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ
giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật;
i) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổng
hợp, báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ở cơ
quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc
thực hiện công tác dân vận của chính quyền theo quy định;
k) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn
thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động của
thôn, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; thực hiện việc bồi dưỡng
công tác cho cấp trưởng, cấp phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;
l) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án
liên quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của Ủy
ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật.
(7). Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã:
a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc tuyển dụng,
sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức,
luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực
16
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với

cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
cấp huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh;
b) Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên
môn nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ,
công chức cấp xã theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;
c) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc tuyển dụng, quản lý
công chức cấp xã; thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã
và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã theo quy định.
(8). Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức:
a) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ
quan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải
cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;
b) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách
hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn huyện;
c) Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách
chế độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định.
(9). Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ
chức và hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy định
của pháp luật và theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
(10). Về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và
cấp xã theo quy định của pháp luật;
b) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
(11). Về công tác thi đua, khen thưởng:
a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong
17

Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà
nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua Khen thưởng cấp huyện;
b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
(12). Về công tác tôn giáo:
a) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về
tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật;
c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết những vấn đề
cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
(13). Về công tác thanh niên:
a) Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến
lược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên;
b) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh
niên, công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp;
c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của

thanh niên trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ
chế, chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.
(14). Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành các văn bản hướng dẫn
về công tác nội vụ trên địa bàn; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác
nội vụ đối với các cơ quan, đơn vị ở cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.
(15). Thực hiện việc kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, xử lý theo thẩm
quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm về công tác nội vụ
trong địa bàn huyện theo quy định. Thực hiện công tác phòng, chống tham
18
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phân
công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
(16). Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai
công tác nội vụ trên địa bàn.
(17). Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
(18). Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức
trong cơ quan Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật.
(19). Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ
theo quy định của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

(20). Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy bannhân dân xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và
các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và
hướng dẫn của Sở Nội vụ.
(21). Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ủy ban nhân dân
cấp huyện hoặc theo quy định của pháp luật.
* Tổ chức
Phòng Nội vụ có Trýởng phòng, hai Phó Trưởng phòng và các công chức
thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ:
a) Trưởng phòng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân
cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng
Nội vụ;
b) Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theo
dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp
luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng
phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng;
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen
19
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức và thực hiện chế độ, chính sách khác
đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ do Chủ tịch Ủy

ban nhân dân cấp huyện quyết định theo quy định.
2.1.2 Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong phòng Nội vụ.
(1). Ông Nguyễn Đình Hân – Trưởng phòng Nội vụ.
Phụ trách chung chịu trách nhiệm toàn bộ về tổ chức và hoạt động của
Phòng; chỉ đạo công tác chính quyền địa phương; cán bộ, công chức cấp xã và
những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; trực tiếp phụ trách địa giới
hành chính.
(2). Ông Lê Văn Vân – Phó trưởng phòng.
Chỉ đạo công tác cải cách hành chính; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo
và thi đua – khen thưởng; phụ trách công tác tài chính của Phòng.
(3). Ông Đào Trọng Vương – Phó trưởng Phòng.
Chỉ đạo và trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy; vị trí việc làm;
biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành
chính nhà nước, cơ cấu biên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm
việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức,
viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính; chỉ đạo công
tác hội, tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên.
(4). Ông Trần Đức Huấn – Chuyên viên.
Trực tiếp phụ trách công tác chính quyền địa phương; cán bộ, công chức
cấp xã và những người hoạt đông không chuyên trách ở cấp xã.
(5). Ông Lại Văn Bình – Chuyên viên.
Trực tiếp phụ trách công tác hội, tổ chức phi chính phủ; tôn giáo và thi
đua , khen thưởng.
(6). Bà Đoàn Thị Vân – Chuyên viên.
Trực tiếp phụ trách công tác Thanh niên, công tác tài vụ của cơ quan.
(7). Ông Cao Việt Hải – Chuyên viên.
Trực tiếp phụ trách công tác cải cách hành chính, văn thư - lưu trữ, công
tác hành chính của cơ quan.
20
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ bộ máy phòng Nội vụ (Phụ lục II)
2.2 Công tác văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ.
2.2.1 Các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ.
Công tác Văn thư, lưu trữ của phòng thực hiện các văn bản của Bộ Nội
vụ, Cục Lưu trữ Nhà nước và văn bản của UBND ban hành về việc quản lý công
tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.
Phòng thực hiện các quy trình nghiệp vụ soan thảo, ban hành văn bản
đúng thể thức, đúng thẩm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy định tại thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
Thực hiện theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Quản lý văn bản lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào tài liệu lưu trữ cơ quan.
Thực hiện việc quản lý văn bản đi văn bản đến và hướng dẫn, tổ chức lập hồ sơ
công việc, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông
tư số 07/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của phòng.
Tổ chức theo hình thức văn thư tập chung: Hầu hết công việc đối với văn
bản được thực hiện tại bộ phận văn thư chuyên chách của phòng, chỉ một số ít
các văn bản được thực hiện tại các bộ phận chức năng.

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của phòng.
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của phòng.
Phòng Nội vụ có thẩm quyền ban hành những văn bản quy phạm pháp
luật và các văn bản hành chính thông thường nhằm quản lý các công việc trong
phạm vi sử lý của phòng Nộ vụ trên địa bàn huyện Lý nhân.
2.3.2 Thể thức và kỹ năng trình bày văn bản của phòng Nội vụ.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
21
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được đánh giá là đúng so với quy
định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo văn bản ban hành. Phòng Nội vụ huyện
Lý Nhân chủ yếu soạn thảo những văn bản trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được
giao và văn bản hành chính thông thường như quyết định, thông báo, công
văn…để gửi đến các bộ phận có liên quan và các đơn vị trực thuộc phòng Nội
vụ
- Chuyên viên đảm nhiệm công tác văn thư của phòng soạn thảo các văn
bản có tên loại theo đúng thể thức của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19

tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính. Và các văn bản quy định hướng dẫn hiện hành về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Các thành phần thể thức:
•

Quốc hiệu;

•

Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản;

•

Số, ký hiệu văn bản;

•

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

•

Tên và trích yếu nội dung ban hành văn bản;

•

Nội dung văn bản;

•

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
22
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
•

Dấu của cơ quan tổ chức;

•

Nơi nhận văn bản.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tuy nhiên về phần soạn thảo Công văn bộ phận văn thư của phòng đã
không làm theo đúng thể thức ở một số vị trí như:
+ Theo quy định về phần trình bày số và ký hiệu của công văn bao gồm
chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và
chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo công văn đó.
+ Ở phần số và ký hiệu văn bản, ghi thiếu bộ phận soạn thảo Công văn
* Số:06/NV -> Số:06/PNV-VT
+ Hay ở phần trích yếu nội dung Công văn chữ “Về việc” không được
viêt đầy đủ mà phải là chữ viết tắt “V/v”.(Phụ lục III)
2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của phòng
Phòng Nội vụ huyện Lý Nhân ban hành các văn bản hành chính thông

thường, văn bản quy phạm pháp luật trong giải quyết các công việc của mình.
Chính vì vậy chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự,
thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của phòng Nội vụ là rất cần thiết và quan
trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản, mặt khác
đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Có thể khái quát quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:
Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản.
Bước 2. Duyệt thảo bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
Bước 3. Đánh máy, nhân bản.
23
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
Bước 5. Ký văn bản.
Quy trình soản thảo văn bản của phòng có sự khác biệt về số bước trong
soạn thảo văn bản hành chính. So với quy trình soạn thảo văn bản quy định của
nhà nước thì thiếu bước xác định tên loại văn bản và thu thập, sử lý thông tin.
Và các bước trong soạn thảo văn bản của phòng vẫn chưa được chi tiết, cụ thể.
2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
2.4.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến.
* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.
Bước 1: Nhân viên văn thư ( NVVT) tiếp nhận công văn đến theo trình tự
sau:

- NVVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản đó gửi
cho phòng Nội vụ hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại
cho nhân viên Bưu điện.
- Sau đó NVVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách
báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản
tin, ... không phải vào sổ công văn đến thì chuyển trực tiếp cho cá nhân. Đối với
văn bản gửi đến phòng đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai
loại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên của phòng, không
có dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì
NVVT phải chuyển ngay đến trưởng pḥng (hoặc Phó trưởng phòng nếu trưởng
phòng đi vắng, trong thời gian ngắn nhất).
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”
cho lãnh đạo phòng và vào sổ đăng ký văn bản
Bước 2: Sau khi bóc bì, phân loại, NVVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày
24
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đến, vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển xử lý cho Lãnh đạo phòng
Bước 3: Lãnh đạo phòng xem nội dung văn bản và phân cho phó phòng
xử lý công việc. Lãnh đạo phòng xác định xem lĩnh vực công việc do chuyên
viên nào phụ trách thì giao cho chuyên viên đó giải quyết. Nếu văn bản nào cần
phải sao gửi cho các đơn vị khác thì lãnh đạo phòng gửi yêu cầu xuống cho

NVVT xử lý và thực hiện.
Bước 4: Hàng tháng, vào ngày cuối cùng của tháng NVVT có trách nhiệm
lập sổ đăng ký công văn đến.
Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục IV),
* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.
Bước 1: Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý công việc có trách
nhiệm xây dựng văn bản dự thảo, rồi chuyển cho Trưởng phòng xem xét và cho
ý kiến.
Bước 2: Trưởng phòng xem xét cho ý kiến, nếu cần chỉnh sửa thì chuyển
lại cho chuyên viên và quay lại bước 1. Nếu không tham gia ý kiến thì chuyển
văn bản dự thảo cho chủ tịch.
Bước 3: Chủ tịch duyệt, xem xét các văn bản dự thảo, trường hợp văn bản
dự thảo không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung
(quay lại bước 2).
Bước 4: Sau khi chủ tịch ký duyệt, nhân viên văn thư (NVVT) có trách
nhiệm vào sổ đăng ký văn bản đi và xác định số lượng văn bản để nhân bản,
đóng dấu. NVVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản lần cuối về thể thức
văn bản; không để tình trạng ban hành văn bản sai về thể thức, không rõ chữ,
ngược trang, không đóng dấu...
Bước 5: Sau khi đã hoành thành bước 4, NVVT căn cứ nơi nhận gửi văn
bản đi theo đường văn bản
Bước 6: NVVT và chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ, văn bản
có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành. Hàng tháng NVVT in Sổ
đăng ký văn bản đi để lưu và tra cứu.
Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đi (Phụ lục V)
25
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B