THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG tại tạp chí của Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên học sinh: Lương Thị Vân Kiều

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K17
KHÓA HỌC (2014 - 2016)

Tên cơ quan: Tạp chí của Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Việt Nam
Địa chỉ: 105A phố Quán Thánh, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình,
Thành phố Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Trần Thị Môn

HÀ NỘI - 2016


MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
TẠP CHÍ LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC HỮU NGHỊ VIỆT NAM................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.4
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị..............................4
2. Cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.........................................................6
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ
quan................................................................................................................................. 7
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng..........................................................................7

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;........................................................................7
1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của Tào soạn Tạp chí Hữu
Nghị.Nhận xét nhưng ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu;.................................8
1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của
cơ quan nói chung;.......................................................................................................... 9
1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội
thảo, cuộc họp) của cơ quan;...........................................................................................9
1.5. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của Văn
phòng:............................................................................................................................ 11
1.6. Tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan:....11
1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan;..............................................12
2. Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................................14
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm)...........14
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản...............................................................................16
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn
bản:................................................................................................................................ 16
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan ( mô tả các bước)..........17
2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung:......................................19


2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị:.................20
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ
quan; nhận xét ưu, nhược điểm.....................................................................................20
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận
xét ưu, nhược điểm........................................................................................................23
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan:....26
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.................................................28
2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng. ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu
cầu công tác của cơ quan).............................................................................................29
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về

các nội dung:.................................................................................................................. 31

PHẦN II.............................................................................................................35
THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG............................35
1.Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc cuộc
họp của cơ quan............................................................................................................ 35
2. Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ
lãnh đạo cơ quan, đơn vị...............................................................................................36
3. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan:......................................................36
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị:....................37
5. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................................................................37

PHẦN III............................................................................................................40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................40
I. Nhận xét đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng
của cơ quan thực tập.....................................................................................................40
1. Nhận thức, thái độ:.....................................................................................................40
2. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm:.....................................................................40
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.........43

PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh có nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn thách
thức cả ở trong nước cũng như trên thế giới, với sự nỗ lực của toàn Đảng, toàn
dân, Việt Nam đang ngày càng hội nhập với Thế giới trên tất cả các lĩnh vực. Có
thể nói, trong quá trình ngày càng phát triển này thì nhu cầu thu hút học sinh,
sinh viên và Cán bộ tham gia nghiên cứu học tập về các bộ môn khoa học ngày

càng nhiều. Bộ môn Khoa học nghiên cứu về công tác công văn giấy tờ là trong
những ngành khoa học như thế.
Hai năm học dưới mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian không
phải là nhiều và cũng không phải là quá ít cho em và các bạn sinh viên khác.
Qua sự dạy bảo tận tình và kinh nghiệm truyền đạt của các thầy giáo, cô giáo đã
cung cấp một phần không nhỏ những kiến thức về Văn hoá, Xã hội, Kinh tế, con
người của đất nước và trên Thế giới nói chung và công tác Văn thư- Lưu trữ,
Hành chính Văn phòng nói riêng.
Đất nước ta đang tiến nhanh, tiến mạnh trên con đường Công nghiệp hóaHiện đại hóa, Công tác Văn thư - Lưu trữ cũng như chuyên ngành Hành chính
Văn phòng , em đang theo học chiếm một vị trí vô cùng quan trọng và đòi hỏi
phải được đặt ngang tầm với các ngành khoa học khác.
Như chúng ta đã biết, Sinh thời Bác Hồ đã dạy: " Học phải đi đôi với
hành". ở bất kỳ một môi trường nào, có lý luận thì phải có thực tiễn. Thực tiễn
sẽ giúp con người vận dụng những lý luận một cách khoa học và hiệu quả nhất.
Nhận thức rõ được điều này, Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ văn phòng và dậy
nghề đã tổ chức cho các sinh viên đi thực tập thực tế tại các cơ quan để hiểu rõ
hơn về ngành nghề mà mình đang theo học và làm quen nhuần nhuyễn với các
khâu nghiệp vụ chuyên môn trước khi Tốt nghiệp.
Sau khi nhận được chuyên đề hướng dẫn của Trung tâm em đã đến liên hệ
và thực tập tại Tạp chí của Liên Hiệp các Tổ Chức Hữu Nghị Việt Nam - 105A
Phố Quán Thánh - Phường Trúc Bạch - Quận Ba Đình - Hà Nội.
Qua gần 2 tháng thực tập tại Tạp chí Hữu Nghị ( Từ 17/ 5 đến 01/7/2016)
em đã được làm quen, khảo sát nghiên cứu các nghiệp vụ công tác Văn thư 1


Lưu trữ - Văn phòng, có cơ hội để vận dụng lý thuyết đã học trong Nhà trường
vào thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ - Văn phòng tại cơ quan . Điều đó giúp
em bổ sung thêm những kiến thức còn thiếu hụt về nghiệp vụ và tạo cơ hội tốt
cho em khi xây dựng một phong cách làm việc của một Cán bộ làm công tác
Văn phòng

Quá trình tìm hiểu thực tế và thực tập tại cơ quan Tạp chí Hữu Nghị em
xin trình bày cụ thể trong bản báo cáo dưới đây:

2


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian thực tập tại Tòa soạn Tạp chí Hữu Nghị, làm một
thực tập sinh, được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo, cán bộ
phòng Tổ chức – Hành chính em đã tiếp thu được những kinh nghiệm và bài học
rút ra từ thực tế và đã giúp em hiểu rõ hơn về cái nhìn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Tạp chí.
Qua quá trình thực tập, em nhận thức rõ hơn và đầy đủ hơn về tầm quan
trong, ví trí của văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng đóng vai trò
quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan , tổ chức nào.
Thực tập tại Tạp chí Hữu Nghị - Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt
Nam em đã được các cô, chú, anh chị là Lãnh đạo vụ, chuyên viên giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình. Đặc biệt là được sự hướng dẫn trực tiếp của cô Trần Thị
Môn - chuyên viên, em đã được hiểu rõ hơn về công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài
liệu, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hơn trong hoạt động làm việc của
mình sau này về công tác hành chính văn phòng. Đây được gọi là bài học quý
báu, là cơ hội cho em rèn luyện thêm kĩ năng làm việc, chuẩn bị hành trang khi
sắp ra trường.
Bên cạnh đó đây cũng là cơ hội để em làm quen với môi trường làm việc
mới và hơn thế nữa quá trình thực tập đã củng cố cho em lòng tin và yêu nghề
nghiệp đã chọn, từ đó có ý thức phấn đấu vươn lên trong nghề nghiệp.
Em xin kính chúc Ban Giám hiệu, tập thể giáo viên nhà trường mạnh
khoẻ, thành đạt, chúc cho Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là nơi đào tạo ra
những cán bộ văn phòng xuất sắc.
Trong khuôn khổ của bài báo cáo này, do kinh nghiệm thực tế của bản

thân còn hạn chế, đồng thời đây cũng là một trong những chuyên ngành mở
rộng, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong thầy, cô giáo
cùng toàn thể các cán bộ, công chức trong cơ quan đóng góp ý kiến để bài báo cáo
thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2016
Sinh viên
Lương Thị Vân Kiều

3


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
TẠP CHÍ LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC HỮU NGHỊ VIỆT NAM
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tào soạn
Tạp chí Hữu Nghị.
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.
*Chức năng:
Là cơ quan tuyên truyền của Tạp chí, các thông tin nổi bật của thế giới.
Quyết định các chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác;
phương hướng, nhiệm vụ của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây
dựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của cơ quan.
Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn
khóa trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng.
Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của
Đảng, báo cáo các phương án nổi bật trên thế giới, quy định các chức danh
thuộc thẩm quyền theo quy định.
* Quyền hạn:
Tuyên truyền tôn chỉ, mục đích hoạt động của Liên hiệp.

Thiết lập các mối quan hệ hoà bình, đoàn kết, hữu nghị, hợp tác với các
tổ chức tương ứng, các tổ chức phi chính phủ, cá nhân nước ngoài; được cử các
đoàn ra nước ngoài và đón các đoàn nước ngoài vào Việt Nam theo quy định
của pháp luật.
Phối hợp với các bộ, ngành, đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung
ương và cấp uỷ, chính quyền địa phương các cấp để thực hiện nhiệm vụ của
Liên hiệp theo quy định của pháp luật.
Tham gia ý kiến các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnh
vực công tác đối ngoại nhân dân; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền
đối với các vấn đề liên quan tới sự phát triển và lĩnh vực hoạt động của Liên
hiệp; Được tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức các hoạt
4


động dịch vụ khác theo quy định của pháp luật.
Được thành lập các pháp nhân trực thuộc theo quy định của pháp luật.
Được gia nhập các tổ chức quốc tế tương ứng và ký kết, thực hiện thỏa
thuận quốc tế theo quy định của pháp luật và báo cáo cơ quan có thẩm quyền
của Đảng và Nhà nước về việc gia nhập tổ chức quốc tế hay ký kết, thực hiện
thỏa thuận hợp tác.
Kiến nghị về việc thành lập hoặc giải thể các tổ chức hoạt động hoà
bình, đoàn kết, hữu nghị và hợp tác với nhân dân các nước.
* Nhiệm vụ:
Mở rộng, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ đối tác nhằm góp phần
củng cố, tăng cường quan hệ hữu nghị và hợp tác giữa nhân dân Việt Nam với
nhân dân các nước, tranh thủ sự đồng tình, ủng hộ rộng rãi của nhân dân thế giới
đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của nhân dân Việt Nam.
Tham gia vận động, đấu tranh dư luận trên các vấn đề dân chủ, nhân
quyền; quảng bá hình ảnh của Việt Nam trên trường quốc tế. Tham gia công tác
vận động, tập hợp người Việt Nam ở nước ngoài hướng về Tổ quốc và các hoạt

động nhằm tăng cường quan hệ hữu nghị và hợp tác giữa Việt Nam với các
nước; góp phần thúc đẩy hợp tác giữa Việt Nam và các nước trên các lĩnh vực
kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, kỹ thuật.
Tham gia các diễn đàn, hoạt động của nhân dân thế giới và các cơ chế khu
vực và quốc tế vì lợi ích của đất nước, góp phần vào cuộc đấu tranh chung vì
hoà bình, phát triển, công bằng, bền vững, dân chủ và tiến bộ xã hội
Là cơ quan thường trực cho Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính
phủ nước ngoài và là đầu mối trong quan hệ và vận động viện trợ phi chính phủ
nước ngoài theo quy định của pháp luật.
Tham gia nghiên cứu các vấn đề quốc tế và tổ chức nghiên cứu về các đối
tác của Liên hiệp làm cơ sở cho việc thực hiện các nhiệm vụ của Liên hiệp để
kiến nghị với Nhà nước và các tổ chức khác liên quan đến công tác đối ngoại
nhân dân.
Hướng dẫn, hỗ trợ các tổ chức thành viên trong hoạt động hoà bình, đoàn
5


kết, hữu nghị, hợp tác quốc tế và vận động, điều phối viện trợ phi chính phủ
nước ngoài.
Quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí của Liên hiệp theo quy định của
pháp luật.
2. Cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.
- Ban biên tập: 1 Tổng biên tập; 1 Phó Tổng biên tập
- Ban thư ký Tòa soạn; Ban thời sự, Ban Bạn đọc, Ban kinh tế, Ban Thanh
niên, Ban Văn xã.
- Phòng Hành chính – Trị sự, phát hành; Phòng Kinh tế - Quảng cáo;
Phòng Tổ chức – Hành chính.Tạp chí Hữu Nghị muốn được hợp tác với các tổ
chức, cá nhân, các doanh nghiệp trong lĩnh vực thông tin, tuyên truyền quảng
cáo, các hoạt động đối ngoại…
Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan

( xem phụ lục 01 )
* Vị trí đứng đầu tổ chức là Hội đồng biên tập là người tham mưu cố vấn
cho Tổng biên tập và Phó tổng biên tập để tạp chí thực hiện những chủ trương,
đường lối, chức năng của Liên hiệp đề ra cũng như những mục tiêu chuyên môn
riêng của Tạp chí.
Tổng biên tập là người chịu trách nhiệm cao nhất, thực hiện công tác
chuyên môn, điều hành và quản lý trực tiếp toàn bộ hoạt động, nhân viên của
Tạp chí.
Mọi mệnh lệnh, quyết định của Tổng biên tập sẽ được cán bộ cấp dưới
chấp hành và thực hiện.
* Vị trí của Phó tổng biên tập là thực hiện công tác quản lý và chuyên
môn, tham mưu cho Tổng biên tập trong công tác quản lý và công tác chuyên
môn phù hợp với tình hình thực tiễn của Tạp chí. Cấp phó chịu điều hành phân
công công tác, nhiệm vụ của Tổng biên tập. Dưới sự giúp đỡ của Phó tổng biên
tập sẽ tránh cho Tổng biên tập sự quá tải về công việc đồng thời phát huy được
tinh thần đoàn kết và sức mạnh tập thể. Tổng biên tập ủy quyền cho cấp phó giải
quyết công việc khi vắng. Khi được sự ủy quyền của Tổng biên tập thì Phó tổng
6


biên tập có thể trực tiếp giải quyết công việc công việc chung của Tạp chí với tư
cách là thủ trưởng cơ quan. Sau đó Phó tổng biên tập phải báo cáo lại cho Tổng
biên tập biết và chịu trách nhiệm về công việc đó.
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;
Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của Tổng biên tập, văn phòng
xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thời Sự và
các ban khác, góp phần vào công việc tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo của

Tổng biên tập.
Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp Tổng
biên tập theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,...thực hiện các nhiệm vụ
chương trình công tác đề ra.
Giúp Tổng biên tập chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ
các cuộc họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục
vụ chu đáo, khoa học. Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết.
Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ
của cơ quan, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho lãnh
đạo, chỉ đạo.
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo các
chuyên đề.
Khi có nhiệm vụ tác nghiệp đi thu thập tin bài, Lãnh đạo Tạp chí họp và
phân công một cá nhân trong Lãnh đạo Tạp chí chịu trách nhiệm triển khai.
Lập kế hoạch theo đúng thời gian cho phép,lựa chọn phương pháp tác
nghiệp phù hợp
Lựa chọn những cá nhân khác cùng tham mưu tác nghiệp thông qua hợp
đồng giao việc bằng văn bản; Đối tưởng chọn thực hiện là cán bộ trong hoặc
ngoài Tạp chí, ưu tiên cán bộ trong Tạp chí trước.

7


1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của Tào soạn
Tạp chí Hữu Nghị.Nhận xét nhưng ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối
ưu;
- Tòa soạn Tạp chí Hữu Nghị gồm có 7 tầng và được chia ra nhiều phòng
ban khác nhau. Tôi thực tập ở Phòng Tổ chức Hành chính.
- Phòng Tổ chức Hành chính là nơi thu thập thông tin, là bộ mặt của cơ
quan vì vậy được đặt ở vị trí trung tâm nhất, nơi gần các phòng của lãnh đạo, nơi

dễ đi lại, dễ quan sát nhất.
- Phòng Tổ chức Hành chính đặc biệt được bố trí một cách hết sức khoa
học để đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan được diễn ra nhanh chóng, chính
xác.
* Sơ đồ phòng làm việc:
( Xem phụ lục 02 )
* Ưu điểm:
- Các phòng được bố trí hài hòa, liền kề nhau giúp cho việc giải quyết
công việc được thuận lợi, đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý nhân viên được
dễ dàng hơn.
- Xử lý thông tin, các văn bản giấy tờ nhanh chóng, chính xác, văn phòng
được bố trí tiết kiệm diện tích, việc chuyển giao văn bản giữa các bộ phận này
với bộ phận khác nhanh chóng.
- Bàn ghế được kê gọn gàng, có khoảng trống để di động, trang thiết bị
văn phòng được trang bị khá đầy đủ phục vụ cho công việc như máy tính, máy
in…
- Tủ kê tài liệu được kê gần bàn làm việc nên thuận tiện cho việc tra tìm
và nghiên cứu tài liệu và công tác bảo mật.
* Nhược điểm:
- Phòng làm việc còn quá nhỏ trong khi đó lại có nhiều ban, đơn vị cùng
làm việc nên ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc, khó khăn cho việc đi
lại và giao dịch.
- Phòng chật nhiều lúc dẫn đến tình trạng quá tải người đến làm thủ tục
8


hành chính quá nhiều.
* Đề xuất:
- Cần phải mở rộng thêm diện tích, trang bị cơ sở vật chất đầy đủ để đảm
bảo hiệu quả công việc.

- Thường xuyên cho cán bộ làm công tác văn phòng đi tập huấn và cử đi
học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn.
- Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất để phục vụ công việc văn phòng. Để đưa
công việc vào hiệu quả cao nhất.
1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác thường kỳ của cơ quan nói chung;
Chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một
cơ quan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Công việc đó do
Văn phòng thực hiện trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được
thực hiện qua các bước:
- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những nhiệm vụ ở đơn vị thuộc thẩm quyền
giải quyết của người đứng đầu cơ quan.
- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận
được, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của cơ quan.
- Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ý
kiến đóng góp.
- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh dự
thảo lần cuối và trình Tổng biên tập phê duyệt, ban hành.
( Xem phụ lục 3 )
1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức
hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan;
Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi
sự phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị
thường có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Mục
đích nhằm tổ chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giá
những kết quả của việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc
9


chức năng , nhiệm vụ và phạm vị hoạt động của cơ quan.

- Chuẩn bị hội nghị:
Lập kế hoạch Hội nghị, căn cứ kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp
Tổng biên tập theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị công việc được phân công,
đúng tiến độ thời gian.
Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dự
thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo…Văn phòng đề xuất với
lãnh đạo phân công đơn vị chuẩn bị các văn bản đó.
Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với Tổng biên tập về
chương trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu
những giấy tờ, tài liệu như: Công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị,
báo cáo chính, báo cáo tham luật, giấy mời và các văn bản khác(nếu có).
Thuộc trách nhiệm của mình, Văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ , tốt nhất
cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công.
- Trong quá trình Hội nghị:
Lãnh đạo văn phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị tổ chức đón tiếp đại
biểu. Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại diện dự hội nghị để phục vụ
việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác
thường trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghị
làm việc.
Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng
hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
- Sau khi Hội nghị bế mạc:
Văn phòng đề xuất với Tổng biên tập nội dung và hình thức thông báo kết
quả hội nghị.
Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoàn
thành hồ sơ theo quy định.
Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung những
công việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.
10

Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị.
1.5. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan của Văn phòng:
Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiết
không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan. Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hưỡng dẫn cơ sở,
đi thăm quan học tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài…
Vì vậy, chuyến đi của lãnh đạo được cán bộ văn phòng chuẩn bị rất chu
đáo như: Lập kế hoạch cụ thể chuyến đi; trình thủ trưởng phê duyệt; liên hệ đến
nơi công tác; đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công;
chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí, văn bản, tài liệu có liên quan; báo cáo công
tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác; khi lãnh đạo đi công tác về thì báo
cáo tình hình giải quyết công việc, thanh quyết toán kinh phí chuyến đi…
* Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
( Xem phụ lục 04 )
1.6. Tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh
đạo cơ quan:
- Thông tin là những tin tức, sự kiện được ghi lại trên các phương tiện
như: văn bản, sách, báo hay ở dạng số hoá. Thông tin trong hoạt động quản lý là
toàn bộ những sự kiện xảy ra và các yếu tố bên ngoài có liên quan đến hoạt động
đó. Thông tin có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề cụ
thể, thậm chí có ảnh hưởng trực tiếp tới hệ thống của cơ quan.
- Trong thời đại Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá của nền kinh tế đất nước
và sự bùng nổ thông tin trong thời đại hiện nay, nếu không chọn lọc thông tin thì
sẽ không thu được nguồn thông tin chính xác. Khi thu thập phải căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của cơ quan. Thông tin được truyền đến cơ
quan có rất nhiều nguồn khác nhau như: Của cấp trên chuyển xuống, của cấp
dưới chuyển lên, của cơ quan khác chuyển đến, của dư luận xã hội, Báo chí…Vì

vậy, khi thu thập thông tin Văn phòng có trách nhiệm xử lý sơ bộ, phục vụ cho
nhu cầu sử dụng thông tin và giải quyết tin của lãnh đạo nhanh chóng chính xác.
11


1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan;
Văn phòng được khẳng định có một vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào. Văn phòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động
được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được. Nếu bánh xe chạy đều,
không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu. Một văn
phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện
hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt. Một văn
phòng xây dựng tốt đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực
trang bị vật chất, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng.
* Về trang thiết bị kỹ thuật:
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển xu hướng chung của
cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng.
Cơ quan để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, văn phòng đã
nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức
quản lý.
Phù hợp với yêu cầu công việc chuyên môn của từng cán bộ, nhân viên
Văn phòng. Làm việc gì thì phải có trang thiết bị phù hợp với công việc chuyên
môn đó.
Kinh tế: Trên thị trường có rất nhiều loại trang thiết bị, nhiều hang sản
xuất. Việc lựa chọn các trang thiết bị đó phải phù hợp với kinh tế và nguôn kinh
phí được cấp của cơ quan, đơn vị mình.
Để việc sử dụng các trang thiết bị được kinh tế và hiệu quả, khi mua cần
phải lựa chọn xem xét và có sự tham khảo trước. Không nên mua các thiết bị đời
cũ, chạy quá chậm, không hiệu quả, kinh tế.
Bảo mật: một số thiết bị có chức năng bảo mật thông tin như máy vi tính

có chức năng đặt mật khẩu.
Hiện đại: nên lựa chọn và tư vấn với lãnh đạo khi mua các loại trang thiết
bị có nhiều chức năng để phục vụ tốt công tác văn phòng.
Cùng với việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng nhiều mô hình văn
phòng hiện đại cũng đã xuất hiện phù hợp với sự phát triện của kinh tế, khoa học
12


kỹ thuật và công nghệ thông tin. Mỗi cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào quy mô
diện tích, khả năng kinh tế và tính chất công việc có thể tham khảo một số mô
hình văn phòng hiện đại như: Văn phòng mặt bằng mở, văn phòng di động, văn
phòng điện tử, văn phòng không giấy tờ…
* Cán bộ, chuyên viên làm việc công tác văn phòng:
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của
Văn phòng. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn
bao giờ hết. Lao động trong văn phòng được coi là lao động thông tin với tính
sáng tạo và trí tuệ. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình
độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, về kỹ năng giao
tiếp ứng xử để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày
càng cao của thị trường sức lao động. Đề có thể hoàn thiện và nâng cao năng
lực, trình độ người làm công tác văn phòng.
Lựa chọn, tuyển dụng cán bộ đủ trình độ, năng lực làm công tác văn
phòng.
Tăng cường hoạt động bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán
bộ làm công tác Văn phòng.
Tuyển chọn và đào tạo thêm nhân lực, nhân viên Văn phòng có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ tốt, đạo đức, tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, thích ứng
với môi trường làm việc.
* Các nghiệp vụ hành chính văn phòng:
Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ Hành chính văn phòng góp phần nâng

cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Bởi vậy, mỗi cơ quan, đơn vị cần phải xây
dựng và ban hành các quy trình, quy chuẩn xử lý, giải quyết công việc thống
nhất bằng văn bản để việc thực hiện các nghiệp vụ thật sự có nề nếp và đem lại
hiệu quả.
Mỗi công việc văn phòng như xây dựng và ban hành văn bản, xây dựng
chương trình công tác tổ chức hội nghị, một chuyến đi công tác… đều phải đưa
ra những nghiệp vụ, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ
13


thuật với con người làm văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của văn
phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể trở nên hài hoà, biến các tiềm năng văn
phòng thành hiệu quả thiết thực và cụ thể.
Như vậy do vai trò đăc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do
sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đại
hóa công tác văn phòng.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm)
Nhân viên công tác văn thư của Tòa soạn có trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của mình như:
Quản lý công văn đi, đến, bảo quản và sử dụng dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ.
Chức năng nhiệm vụ của nhân viên văn thư nhé: tiếp điện thoại, làm các
thủ tục cho lãnh đạo khi đi công tác....
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý công việc của cơ quan. Vì thế mà
công tác văn thư luôn có vị trí quan trọng trong hoạt động tổ chức bằng văn bản.
Văn phòng Tổ chức-Hành chính là nơi cung cấp nguồn thông tin cho cơ
quan. Văn phòng được đặt tại tầng 4. Nơi làm việc của cán bộ văn phòng được

bố trí bàn đầu tiên, gần chỗ ra vào thuận lợi cho việc xử lý văn bản đi - đến và
các công việc khác.
Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ văn
phòng tương đối đầy đủ, bao gồm các trang thiết bị văn phòng phổ biến và cần
thiết như: Tủ đựng Tài liệu và lưu giữ những giấy tờ quan trọng; Tủ bảo quản
con dấu; Bàn làm việc được bố trí hợp lý với 01 máy tính dành riêng cho cán bộ
văn phòng; máy in; máy photocopy.
Công tác văn thư của Tòa soạn Tạp chí Hữu nghị gồm 04 nội dung sau:
* Soạn thảo văn bản
Các ngành chuyên môn gửi nội dung văn bản cho Văn phòng và trách
nhiệm soạn thảo được phân công cho nhân viên văn phòng.
14


* Quản lý văn bản đi - đến:
Việc quản lý văn bản đi - đến được đảm bảo theo đúng nguyên tắc tập
trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo đúng quy trình.
* Quản lý và sử dụng con dấu của Tòa soạn:
Văn phòng của Tòa soạn Tạp chí cán bộ văn thư là người quản lý các văn
bản và cũng là người sử dụng con dấu.
* Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành:
Hàng năm, cán bộ văn thư đều đã tiến hành sắp xếp bản lưu, ghi mục lục
văn bản và giao nộp đầy đủ cho lưu trữ của Tạp chí.
Công tác văn thư ở Tạp chí Hữu Nghị được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp
của cán bộ văn phòng.
* Ưu điểm:
+ Các công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập
hồ sơ đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.
+ Các quy trình soạn thảo văn bản được các chuyên viên soạn thảo có kỹ năng và
chuyên nghiệp.

+ Cán bộ văn thư đã được đào tạo và thành thạo trong việc quản lý văn
bản phục vụ cho chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo. Cán bộ văn thư có thể
theo dõi được các văn bản gửi đến đã nhận chưa và tiến độ thực hiện văn bản.
Với cách làm mới này các văn bản được xử lý chính xác hơn, tìm kiếm văn bản
dễ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm
kinh phí.
+ Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ. Đóng dấu văn bản phát
hành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu.
+ Lập hồ sơ ít tồn đọng, và theo trình tự quy trình lập hồ sơ của Nhà nước
đề ra.
+ Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và có
phương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ, nhân viên luôn hoàn thành
nhiệm vụ.

15


* Nhược điểm:
+ Sổ đăng ký văn bản đi đăng ký chưa đầy đủ nội dung yêu cầu, khác so
với mẫu.
+ Công tác soạn thảo văn bản còn một số lỗi trong kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Cần bố chí thêm người trong bộ phận văn thư để giữ các con dấu của cơ
quan.
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và
ban hành văn bản:
Các văn bản của Tạp chí Hữu Nghị đều được soan thảo và ban hành theo
những văn bản quy định về công tác văn thư và quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, đó là:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2005 của Chính

phủ về công tác văn thư;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Quyết định số 2097/QĐ-KHCNVN ngày 31 tháng 10 năm 2006 của Chủ
tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế Công tác
văn thư và lưu trữ;
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
16


hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Văn bản do cơ quan ban hành ra phải đảm bảo có mục đích rõ ràng. Nghĩa là
nội dung ban hành phải xoay quanh 1 vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan.
- Nội dung của văn bản phải đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, phù hợp với
điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
- Câu văn trong văn bản phải thể hiện văn phong hành chính, ngắn gọn, dễ hiểu,
phù hợp trình độ dân trí.
- Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định
của Hiến pháp, pháp luật.

2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan ( mô tả
các bước)
Việc soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của cơ quan và những mục đích yều cầu nhất định nào đó để làm ra văn bản
nhằm giải quyết một công việc cụ thể nào đó
Trưởng phòng hoặc phó phòng hoặc chuyên viên của các phòng soạn thảo
văn bản do phòng mình đảm nhận còn các văn bản chung của cơ quan thì do
Chuyên viên của Phòng Tổ chức Hành chính soạn thảo, nhưng chủ yếu là do
Trưởng phòng Tổ chức Hành chính.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan bao gồm 06 bước sau:
Bước 1: Lãnh đạo giao cho cá nhân, đơn vị soạn thảo.
Căn cứ tính chất, nội dung văn bản cần soạn, người đứng đầu cơ quan
giao cho đơn vị, cá nhân hoặc người đứng đầu chủ trì soạn thảo.
Bước 2: Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.
Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, văn
bản mang tính chất gì (trao đổi, mệnh lệnh, bắt buộc...) văn bản có tầm quan
trọng hay không và có cần thiết phải ban hành văn bản đó không.
Bước 3: Xác định, thu thập và xử lý thông tin.
Việc chọn tên loại văn bản (thông báo, báo cáo, quyết định, tờ trình...)
trước hết phải căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành.
17


Ngoài ra còn phụ thuộc vào thẩm quyền ban hành và đối tượng áp dụng.
Thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan là một khâu quan
trọng cần được coi trọng đúng mức.
Nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung
văn bản dự định ban hành.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
Xây dựng đề cương văn bản: Là trình bày những nội dung cốt yếu dự

định thể hiện trên văn bản. Đề cương được xây dựng trên cơ sở những văn bản
đã được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản, khái quát được những
ý tưởng hoặc quy phạm dự định đưa vào các phần, chương, mục của văn bản.
Viết bản thảo: Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần bám sát đề cương,
phân chia dung lượng thông tin cho từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử
dụng các từ, cụm từ hợp lý, mạch lạc.
Bước 5: Duyệt bản thảo.
Sau khi văn bản đã thảo xong, phải trình cấp có thẩm quyền, thông
thường người duyệt văn bản cuối cùng thường là người ký văn bản. Tùy theo độ
phức tạp và tầm quan trọng của văn bản và lề lối làm việc của cơ quan mà
việc duyệt văn bản có thể qua nhiều khâu.
Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản.
Văn bản có đầy đủ chữ ký của các lãnh đạo được chuyển xuống bộ phận
văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức: Ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu, đăng
ký vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản, sắp xếp và lưu văn bản.
Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần
tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản: Tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước.
Trình bày đầy đủ và đúng các thành phần của một văn bản thể thức của văn bản
quản lý nhà nước đảm bảo giá trị sử dụng, giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành
văn bản.
Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong
hoạt động quản lý của cơ quan. Đòi hỏi cán bộ văn thư cơ quan phải có trình độ
18


hiểu biết sâu rộng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn
bản của cơ quan mới có chất lượng và hiệu quả. Thực tế, em thấy văn thư Tạp
chí Hữu Nghị làm rất tốt khâu như kiểm tra chất lượng văn bản, ban hành văn
bản nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên vẫn còn một số sai sót ở phần thể thức do

các phòng ban soạn thảo. và vẫn được phát hành văn bản đó.
2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung:
* Thẩm quyền ban hành văn bản:
* Ưu điểm: Công tác ban hành và soạn thảo văn bản của Tạp chí Hữu
Nghị được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Bởi đó là khâu quan
trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước, chất lượng của văn bản ảnh hưởng đến
hiệu lực và hiệu quả công tác của cơ quan, bởi vậy mà công tác soạn thảo văn
bản của xã đã dược tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và được coi là một công
tác khoa học không được xem nhẹ.
* Nhược điểm: Trong việc ban hành các văn bản để diều hành công việc do
đôi khi chưa có sự phân biệt rõ ràng giữa các văn bản do cơ quan ban hành.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo, kỹ
thuật soạn thảo văn bản:
* Ưu điểm: Về mặt thể thức và nội dung văn bản nhìn chung đã đảm bảo
được tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan,
đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, thể hiện được quyền uy
và tinh thần trách nhiệm của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ký văn bản tạo
điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản.
Trong công tác soạn thảo văn bản của Tạp chí luôn tuân thủ theo đúng quy
định của Nhà nước và quy định của Thành phố được lãnh đạo quan tâm chỉ đạo
nên công tác soạn thảo văn bản luôn đảm bảo về mặt thể thức và nội dung thông
tin. Cơ quan có sự thống nhất theo mẫu chung đúng theo thông tư số 01/TT-BNV
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
* Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh việc trình bày đúng và trình bày đủ
các thành phần thể thức văn bản theo đúng quy định, đi sát về mặt nội dung thực
hiện đúng các bước của quy trình soạn thảo văn bản thì vẫn còn một số lỗi mắc
19


phải so với tiêu chuẩn của Nhà nước ban hành đó là: chưa chuẩn về cỡ chữ, kiểu

chữ, phông chữ, cách trình bày các thành phần chưa đúng với quy định của Nhà
nước, chưa theo sát với sự hướng dẫn tại Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM

HỮU NGHỊ VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TẠP CHÍ HỮU NGHỊ

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2011
Số: 15/TB-TCHH
Là một cơ quan thuộc thành Thành phố Hà Nội, Tòa soạn Tạp chí Hữu
Nghị là nơi cập nhật được thông tin khá nhanh và chính xác. Vì vậy mà Tạp chí
đang dần hoàn thiện hơn về thể thức và cách trình bày văn bản theo đúng với
tiêu chuẩn mà Nhà nước ban hành.
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu
Nghị:
Tuân thủ theo quy định của nhà nước, như các thủ tục tiếp nhận, chuyển
giao, phân phối, vào sổ, mẫu các loại sổ, các quy định về quản lý công văn
mật…
Quản lý văn bản đi và đến áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp
cho cơ quan nắm được thành phần nội dung tình hình ban hành, chuyển giao,
tiếp nhận và giải quyết văn bản.
Việc quản lý văn bản tốt sẽ giúp cho việc chuyển giao và phát hành văn
bản kịp thời đầy đủ và an toàn, đóng góp vào sự thành công chung của cơ quan.

2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm.
Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản
lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi
đến các đối tượng liên quan.
Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
20


Bước 1. Đánh máy văn băn:
Văn bản là một công cụ thông tin quan trọng nhất trong hoạt động của cơ
quan,đây là một trong những phương tiện quan trọng để quản lý, làm tốt công
tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản sẽ góp phần không nhỏ trong việc
nâng cao năng suất công việc của người cán bộ.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan không thể thiếu những văn bản vì
đây là công tác pháp lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết công việc
đúng pháp luật, nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo tính chính xác. Những yêu cầu
trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là phải đúng thẩm quyền, đúng
công dụng, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày,đảm bảo nội dung, văn phòng
hành chính và công văn phải chình bày rõ, đẹp theo đúng tiêu chuẩn của Nhà
nước quy định.
Việc tuân thủ các quy trình soạn thảo như lý thuyết đã học thì chưa dược
đầy đủ vì quy mô hoạt động của đơn vị vẫn còn nhỏ so với cơ quan quản lý nhà
nước khác. Các khâu như chuẩn bị, xây dựng đề cương và viết bản thảo ít khi
được thực hiện mà dựa vào công việc của mình, dưới sự chỉ đạo của cơ quan,
với sự tham mưu về công việc rõ ràng thì cán bộ soạn thảo văn bản trên máy vi
tính, sau đấy ký nháy vào văn bản và trình cho lãnh đạo duyệt ký.
Chính vì thế tất cả công văn được ban hành luôn đảm bảo về nội dụng và
thể thức văn bản.
Bước 2: Trình ký văn bản:

Văn bản do cơ quan ban hành sẽ mang tính pháp lý nếu soạn thảo văn bản đúng
quy định của nhà nước, và ký đúng thẩm quyền. Có hình thức như sau:
- Ký trực tiếp: do người có chức vụ đứng trong văn bản đã ghi và ký vào
văn bản
Ví dụ: Phần thể thức ký ghi: TỔNG BIÊN TẬP thì Tổng biên tập ký trực
tiếp vào công văn đó. Chỉ có Tổng biên tập mới ký trực tiếp vào công văn. Còn
lại các cán bộ khác thì ký gián tiếp.
- Ký gián tiếp gồm có:
21


+ Ký thay: do Phó Tổng biên tập ký thay Tổng biên tập, Phó trưởng
phòng ký thay trưởng phòng.
+ Ký thừa lệnh: do Trưởng phòng hoặc Phó phòng ký thừa lênh của Tổng
biên tập
Những văn bản nào ký không đúng thẩm quyền sẽ không có tính pháp lý.
Văn bản không có hiệu lực thi hành. Việc ký văn bản này thì cơ quan luôn đảm
bảo tốt tất cả các văn bản đều được ký đúng thẩm quyền.
Bước 3: Ghi sổ, ngày tháng văn bản;
Dựa vào sự tinh tế và kinh nghiệm thực tiễn, sau khi kiểm tra chữ ký là
đúng thẩm quyền thì cán bộ văn thư phải kiểm tra là chữ ký thật hay giả, đây là
việc hết sức quan trọng và trong thời gian qua, cán bộ văn thư đã phát hiện ra
nhiều trường hợp là chữ ký giả.
Sau khi kiểm tra chữ ký là thật thì cán bộ văn thư thực hiện việc đăng ký
công văn đi.
Công văn được chia thành 2 loại, 1 loại là Quyết định, 1 loại là công văn
hành chính thông thường. Nếu là Quyết định thì đăng ký vào sổ riêng, công văn
khác thì đăng ký vào sổ riêng.
Số của công văn không ghi theo thời gian là đầu năm đến cuối năm mà
được ghi bắt đầu từ khi lập sổ, khi nào sổ hết chuyển sang sổ mới thì mới ghi lại

từ đầu. Việc này thuận lợi cho cán bộ văn thư nhưng khó khăn cho việc tra tìm
văn bản. Ghi cả ngày tháng cho văn bản.
Bước 4: Nhân bản văn bản và đóng dấu :
Sau khi đã vào sổ thì phải nhân bản văn bản theo yêu cầu trong văn bản,
nhìn vào phần kính gửi hoặc phần nơi nhận hoặc theo yêu cầu của người ký văn
bản. Nhân bản đủ số lượng để gởi đi còn bản gốc thì lưu tại văn thư. Nhưng đôi
khi cũng có nhiều văn bản quan trọng yêu cầu phải gởi bản gốc đi thì văn thư
lưu bản chính.
Sau đấy đóng dấu vào văn bản, con dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về
phía bên trái, rõ ràng, thẳng đứng, mực dấu không quá đậm hoặc quá nhạt, đóng
dấu đúng chức vụ của người ký văn bản. Không đóng dấu ngược và dấu khống
22