THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA BÁO YÊN BÁI

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, cho phép tôi được bày tỏ lòng tri ân sâu sắc tới Ths. Nguyễn
Mạnh Cường, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo thực
tập tốt nghiệp này. Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô trong
Khoa Quản trị văn phòng, những người đã tận tình truyền đạt kiến thức cho tôi
trong suốt những năm học vừa qua.
Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn các cán bộ, nhân viên phòng Hành chính –
Trị sự, đặc biệt là đồng chí Vũ Thị Hoài – nhân viên văn thư - lưu trữ đã hướng
dẫn, chỉ bảo rất nhiều trong thời gian tôi thực tập tại Tòa soạn Báo Yên Bái.
Xin trân trọng cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO YÊN BÁI.....................2

1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của báo Yên Bái...........................2
1.1 Chức năng.....................................................................................................................2
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................................................2
1.3 Cơ cấu tổ chức...............................................................................................................3
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Báo
Yên Bái...............................................................................................................................5
2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Trị sự.................................................5
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức........................................................................5
2.1.2 Vị trí việc làm và bản mổ tả công việc......................................................................6
2.2 Công tác văn thư, lưu trữ..............................................................................................8
2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Báo Yên Bái về công tác văn thư, lưu trữ....8
2.2.1.1 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác văn thư.....................................................8
2.2.1.2 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác lưu trữ......................................................9
2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác...........................................10
2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................11
2.2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Báo Yên
Bái.....................................................................................................................................11
2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Báo Yên Bái..................11
2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý..................................12
2.2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến........................................14
2.2.4.3 Sơ đồ hoa quy trình lập hồ sơ hiện hành...............................................................15
2.2.4.5 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Báo Yên Bái...............................................16
2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Báo Yên Bái.........................................................17
2.2.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ..........................................................................17
2.2.5.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ....................................17
3. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan Báo Yên Bái
...........................................................................................................................................18
3.1 Tìm hiểu về cơ sở vật chất của phòng Hành chính – Trị sự........................................18
3.3 Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng....................19

PHẦN 2...............................................................................................................20
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................20
VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN CỦA BẢO YÊN BÁI.................20
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................................21
2. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................................21
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài...............................23
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................23
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu...........................................24
6. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài..............................................................................25
7. Cấu trúc của đề tài.........................................................................................................25

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN NỘI DUNG............................................................................................25
CHƯƠNG I........................................................................................................25
CƠ SỞ KHOA HỌC TRONG TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN TẠI..........25
BÁO YÊN BÁI...................................................................................................26
1.1 Các khái niệm cơ bản..................................................................................................26
1.1.1 Khái niệm văn bản và hệ thống văn bản..................................................................26
1.1.2 Yêu cầu nội dung của văn bản.................................................................................27
1.1.3 Yêu cầu về thể thức..................................................................................................28
1.2 Khái niệm tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa văn bản.................................................28
1.2.1 Tiêu chuẩn hóa.........................................................................................................28

1.2.2 Tiêu chuẩn hóa văn bản...........................................................................................28
1.3 Khái niệm ISO............................................................................................................29
1.3.1 Khái niệm ISO.........................................................................................................29
1.3.2 Khái niệm ISO 9001: 2008......................................................................................29
1.4 Mức độ và cấp độ tiêu chuẩn hóa văn bản..................................................................29
1.4.1 Mức độ tiêu chuẩn hóa.............................................................................................29
1.4.2 Cấp độ tiêu chuẩn hóa văn bản................................................................................30

CHƯƠNG 2........................................................................................................33
THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN THEO TIÊU
CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA BÁO YÊN BÁI...............................................33
2.1 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng và tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất
lượng tại Báo Yên Bái.......................................................................................................33
2.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng....................................................................................33
2.1.2 Tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng....................................................34
2.1.3 Mô hình hóa quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008..........................................................................................................................35
2.1.4 Chính sách chất lượng của Báo Yên Bái..................................................................35
2.1.5 Hệ thống tài liệu.......................................................................................................35
2.2 Nội dung tiêu chuẩn hóa văn bản................................................................................36
2.2.1 Chuẩn hóa thành phần văn bản:...............................................................................36
2.2.2 Chuẩn hóa mối quan hệ giữa các văn bản:...............................................................36
2.2.3 Chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các văn bản:..................36
2.2.4 Chuẩn hóa thể thức văn bản:....................................................................................36
2.2.5 Chuẩn hóa văn phong văn bản:................................................................................37
2.3 Quy trình Soạn thảo văn bản - theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.................................38
2.3.1 Mục đích và phạm vi áp dụng..................................................................................38
2.3.2 Các bước soạn thảo văn bản.....................................................................................38
2.3.3 Thể thức và bố cục văn bản......................................................................................38
2.3.3.1 Thể thức văn bản...................................................................................................38

2.3.3.2 Bố cục văn bản......................................................................................................39
2.3.3.3 Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản....................................................39
2.4 Ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn bản phục vụ cho hoạt động của Báo Yên Bái.........39

CHƯƠNG 3........................................................................................................41
GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC TIÊU
CHUẨN HÓA VĂN BẢN.................................................................................41
3.1 Mẫu hóa một số văn bản thường được sử dụng..........................................................41

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2 Chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ.................................................41
3.3 Nâng cao chất lượng các hoạt động thẩm định, kiểm tra văn bản được soạn thảo và
ban hành............................................................................................................................42

KẾT LUẬN........................................................................................................44
PHẦN 3.................................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................1

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Trong tất cả các cơ quan, tổ chức đều có công tác văn phòng và lập ra đơn
vị làm công tác văn phòng. Xã hội ngày càng phát triển, hoạt động văn phòng
cũng được nâng cao và coi trọng hơn, đòi hỏi cấp thiết một đội ngũ cán bộ, công
nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo bậc đại học các ngành liên quan tới công
tác văn phòng, trong đó có chuyên ngành Quản trị văn phòng.Với phương châm
“ Học đi đôi với hành” gắn liền nhà trường với xã hội, sau 4 kỳ học, nhà trường
kết hợp cùng với khoa đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tốt nghiệp nhằm
giúp sinh viên có thể áp dụng lí thuyết vào môi trường thực tiễn, công việc cụ
thể. Sinh viên sẽ củng cố thêm kiến thức đã học, rèn luyện kĩ năng, nâng cao
năng lực nghề nghiệp và ý thức trách nhiệm.
Được sự đồng ý, tiếp nhận của Báo Yên Bái, theo sự phân công của khoa
em về thực tập tại phòng Hành chính – Trị sự từ ngày 04/07/2016 đến ngày
28/08/2016. Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập còn ngắn
nhưng với sự quan tâm, tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng Nguyễn Văn
Miền, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên khác trong phòng
em đã hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu
nghiệp vụ của công tác văn phòng em đã tích lũy thêm được rất nhiều kinh
nghiệm, tạo nền tảng vững vàng cho công việc sau khi em ra trường.
Bản báo này được viết theo đề cương chung của khoa và dựa trên những
kết quả đạt được trong quá trình thực tập. Qua bản báo cáo này em cũng xin
được đề xuất kiến nghị một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác văn phòng
của Báo Yên Bái.

Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nôi, ngày 27 tháng 08 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Hoài Thu
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO YÊN BÁI
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của báo Yên Bái
1.1 Chức năng
Báo Yên Bái của đảng bộ tỉnh ủy Yên Bái có chức năng là cơ quan ngôn
luận của đảng bộ, chính quyền và nhân dân, đồng thời là cầu nối thông tin giữa
đảng, chính quyền với nhân dân địa phương, là đơn vị sự nghiệp có thu, hoạt
động báo chí theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Thông tin, tuyên truyền về đường lối, chủ trương, nghị quyết của Đảng,
chính sách, pháp luật của Nhà nước; các nghị quyết,chỉ thị, quyết định của đảng
bộ, chính quyền địa phương, giáo dục lòng yêu nước, lí tưởng độc lập dân tộc và
chủ nghĩa xã hội, lối sống lành mạnh, truyền thống tốt đẹp, góp phần thực hiện
mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh.
Tham gia phát đông và tổ chức các phong trào thi đua yêu nước, phát hiện

nêu gương các tập thể, cá nhân điển hình tiên tiến. Tham gia tổng kết thực tiễn,
đúc rút và phổ biến kinh nghiệm, góp phần bổ sung hoàn thiện quản điểm đường
lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, và quy định của địa phương;
đua đường lối, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước vào
cuộc sống.
Tổ chức, tiếp nhận, xử lí, đăng tải thông tin kịp thời, chính xác, thực hiện
là diễn đàn của dân theo quy đinh của pháp luật. góp phần xây dựng đảng bộ và
các tổ chức trong hệ thống chính trị ở địa phương vững mạnh.
Chủ động đấu tranh kiên quyết, sắc ben với những âm mưu và hoạt động
phá hoạt của các thế lực thù địch, bảo vệ chue nghĩa Mác – Lênin, Tư tưởng Hồ
Chí Minh, đường lối chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước.
Tích cực, giám sát phát hiện tiêu cực, góp phần định hướng tư tưởng và dư luận
xã hội.
Xây dựng cơ quan báo vững mạnh, xây dựng đội ngũ công chức viên
chức, và người lao động có lập trường, quan điểm vững vàng, giỏi về chuyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

môn, nghiệp vụ và có đạo đức nghề nghiệp.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Tổ chức bộ máy gồm các cán bộ , phóng viên, biên tập viên, kĩ thuật
viên , viên chức Báo Yên Bái.

Ban Biên tập
Tổng biên tập

Bùi Anh Túy
Bút danh: Trường Túy

Phó tổng biên tập

Trình độ: Cử nhân báo chí
Phí Văn Nam
Bút danh: Hoài Nam

Phó tổng biên tập

Trình độ cư nhân báo chi
Trần Quỳnh Liên

Phó tổng biên tập

Phụ trách Báo Yên Bái hằng ngày
Trần Minh Đức
Phụ trách báo điện tử; Truyền hình Internet

Phòng Tòa soạn
Trưởng phòng

Trần Quỳnh Liên

Phó phòng

Bút danh: Thụy Anh
Lê Thanh Hương

Phó phòng

Bút danh: Quế Hương
Lê Thành Trung
Bút danh: Khánh Linh

Phòng Phóng viên Kinh tế
Trưởng phòng

Nguyễn Đình Tứ

Phó phòng

Bút danh: Đình Tứ
Nguyễn Ngọc Trúc
Bút danh: Thanh Trúc

Phòng phóng viên văn xã – xây dựng Đảng
Trưởng phòng

Bùi Minh Đức
Bút danh: Đào Minh

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phó phòng

Phạm Văn Tuấn
Bút danh: Hà Tĩnh

Phòng vùng cao – nội chính
Trưởng phòng

Nguyễn Tuấn Anh

Phó phòng

Bút dannh: Quốc Khánh
Nguyễn Văn Giang
Bút danh: Minh Hằng

Phòng Báo Yên Bái điện tử
Trưởng phòng

Trần Quang Tuấn

Phó phòng

Bút danh: Minh Quang
Phạm Minh Thúy
Bút danh: Phạm Minh

Phòng hành chính – trị sự
Trưởng phòng

Nguyễn Văn Miền

Phó phòng

Bút danh: Thanh Miền
Tô Đức Thành
Bút danh: Việt Lâm

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BÁO YÊN BÁI

BAN BIÊN TẬP

P.Tòa
soạn

P.Phóng
viên kinh
tế

P.Phóng
viên văn xã
- xây dựng
đảng

P.Vùng
cao - nội
chính

P.Báo điện
tử

P. Hành
chính-trị sự

2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Báo Yên Bái
2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Trị sự
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
Chức năng, nhiệm vụ
Phòng Hành chính – Trị sự có chức năng, nhiệm vụ quản lí công tác hành
chính của cơ quan, công tác tài chính, tài sản công tác văn phòng và các sự vụ
thuộc lĩnh vực trị sự của cơ quan Báo Yên Bái, theo dõi công tác phát hành báo.

Chịu trách nhiệm pháp lí về công tác tổ chức cán bộ, đáp ứng yêu cầu về chính
sách, chế độ cho cán bộ, phóng viên, biên tập viên, kĩ thuật viên, công nhân viên,
cộng tác viên. Thực hiện soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của Ban biên tập.
Giúp ban biên tập xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình công tác của
Ban biên tập. Tổng hợp tình hình, dự thảo báo cáo, công văn, công tác thư viện,
dự án thuộc nhiệm vụ của phòng Hành chính – Trị sự.
Tổ chức điều hành mọi hoạt động trong phòng Hành chính – Trị sự, phục
vụ các hoạt động của ban biên tập. Dự và ghi chép đầy đủ các ý kiến trong các
cuộc họp của Ban biên tập (trừ các cuộc họp nội bộ lãnh đạo Ban biên tập).
Thông báo kết luận cuộc họp, ý kiến chỉ đạo của Ban biên tập tới các
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng theo sự chỉ đạo của Tổng biên tập; thừa lệnh Ban biên tạp chắp nối, phối
hợp công việc với các phòng. Có trách nhiệm xem lại toàn bộ nội dung và thể
thức các văn bản của Ban biên tập trước khi lãnh đạo Ban biên tập kí phát hành.
Tham mưu giúp lãnh đạo Ban biên tập trong công tác đối nội, đối ngoại,
các mặt công tác nội bộ cơ quan, công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen
thưởng. Giúp Ban biên tập về hoạt động hành chính, quản trị của cơ quan.
Phối hợp với các phòng chuyên môn kí kết hợp đồng chuyên trang,
chuyên mục, đôn đốc thu tiền, quảng cáo các chuyên trang, chuyên mục… và
các công tác tài chính khác của cơ quan.

Cơ cấu tổ chức

TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ PHÒNG

Tư liệu
thư viện

Kế toán

Văn thư

Lái xe

Tạp vụ

Bảo vệ

2.1.2 Vị trí việc làm và bản mổ tả công việc
Để nâng cao chất lượng công tác, phục vụ tốt nhiệm vụ quyền hạn được
giao, Phòng Hành chính – Trị sự đã thống nhất và hoàn thiện cơ cấu tổ chức
gồm 10 đồng chí với các chức vụ và nhiệm vụ cụ thể như sau:
Trưởng phòng - Đồng chí Nguyễn Văn Miền
- Lãnh đạo phụ trách chung công việc quản trị hành chính của cơ quan,
các sự vụ mà Ban biên tập giao.
- Thủ quỹ cơ quan, Đảng bộ
- Chế độ nghỉ hưu cùng đồng chí Đức Thành, Nga và các công việc khác
của Ban Biên Tập giao.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phó phòng – Đồng chí Tô Đức Thành
- Làm công tác tổng hợp, thảo các báo cáo, văn bản, quyết định, công văn,
theo dõi, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng của cơ quan, tổng hợp báo cáo
hàng quý, hàng tháng để gủi cho Tỉnh ủy, Tuyên giáo, Sở thông tin Truyền
thông, theo dõi đôn đốc tổng hợp công tác ISO của phòng và của cơ quan.
- Theo dõi và làm các chế độ nâng lương hàng năm, chế độ nghỉ hưu của
cơ quan.
- Quản lí hồ sơ lưu trữ của cơ quan, công tác Bảo về bí mật Nhà nước.
- Công tác phát hành báo chí
- Thực hiện các công việc khác khi lãnh đạo phòng phân công.
Kế toán – Đồng chí Nguyễn Thanh Nga
- Phụ trách kế toán, trực tiếp quản lí kinh phí định mức và kinh phí xuất
bản, quản lí toàn bộ tài sản, tài chính, phương tiện cơ quan, thanh quyết toán các
khoản thu chi tiền báo tại Nhà in, tiền đặt mua báo tại Bưu điện (phát hành báo
chí) theo đúng chế độ chính sách.
- Theo dõi công tác BHXH của cơ quan
- Cùng đồng chí Tô Thành theo dõi chế độ nghỉ hưu của CBCC cơ quan.
- Thực hiện các công việc khác khi lãnh đạo phòng phân công.
Kế toán – Đồng chí Nguyễn Anh Ngọc
- Quản lí kế toán quảng cáo và công tác tài chính thuế, theo dõi các khoản

thu ngoài ngân sách cấp, hợp đồng các ban ngành, CT, CM, quảng cáo tuyên
truyền trên các báo, đôn đốc các khoản tuyên truyền.
- Thu thuế TNCN của CBVC và CTV
- Theo dõi công tác ISO của phòng và cơ quan
- Thực hiện công việc khác mà lãnh đạo phòng phân công.
Cán bộ tư liệu, thư viện – Đồng chí Lê Loan Phượng
- Quản lí thư viện.
- Quản lí, dọn phòng khách tầng 1 và hội trường tầng 3, trước cửa hành
lang hội trường tầng 3.
- Sửa bản in thử mỗi tháng 2 số báo vùng cao.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Làm công việc khác do lãnh đạo phòng phân công.
Nhân viên văn thư – Đồng chí Vũ Thị Hoài
- Công tác văn thư đánh máy.
- Gấp gửi công văn thư báo.
- Làm tạp vụ phòng của ban lãnh đạo BBT
Thực hiện công việc khác do lãnh đạo phòng phân công.
Lái xe – Đồng chí Lý Xuân Thành; Đồng chí Nguyễn Văn Hải
- Lái xe, kiêm công tác điện nước, chăm sóc cây cảnh toàn bộ cơ quan
- Theo dõi kiểm tra các mái nhà cơ quan khi mưa bão.

- Thực hiện công việc khác khi lãnh đạo phòng phân công.
Nhân viên tạp vụ – Đồng chí Lê Thị Loan
- Nấu cơm, tạp vụ cơ quan - Quét dọn hành lang, cầu thang từ tầng 1 đến
tầng 3 toàn cơ quan, trước và sau nhà ăn và các công trình vệ sinh của cơ quan.
- Thực hiện công việc khác mà lãnh đạo phòng phân công.
Bảo vệ - Đồng chí Đào Mạnh Quang
- Bảo vệ cơ quan theo hợp đồng đã kí cam kết
- Thực hiện bảo vệ thời gian từ 16h30 ngày hôm trước đến 7h sáng ngày
hôm sau. Riêng ngày thứ 7 và chủ nhật bảo vệ cả ngày lẫn đêm, ốm phải có
người nhà trông coi bảo vệ giúp.
- Không được để xảy ra mất mát tài sản cơ quan, không được để kẻ gian,
xấu đến gây mất trật tự trong cơ quan. Nếu mất tài sản phải bồi thường theo giá
trị hiện hành.
- Ngoài giờ hàng ngày theo dõi kiểm tra điện nước, có vấn đề gì xảy ra
báo cáo cho lãnh đạo phòng.
2.2 Công tác văn thư, lưu trữ
2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Báo Yên Bái về công tác
văn thư, lưu trữ
2.2.1.1 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác văn thư
Thông Tư số 04/2013/ TT-BNV ngày 16/04/2013 hướng dẫn xây dựng
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 của Văn phòng
Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng
04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng
04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 03 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn thi về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
Quyết định 31- QĐ/TW 01 ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Ban Chấp
hành Trung ương ĐẢng ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và
thể thức văn bản của Đảng.
Quyết định số 91-QĐ/TW của Ban Bí thư (khóa IX) ngày 16 tháng 02
năm 2004 bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản và thể thức văn bản của Đảng.
2.2.1.2 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác lưu trữ
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết một số điều của Luật lưu trữ.

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sơ dữ liệu tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ.
Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng 8 năm 2012 của Bộ Nội
vụ về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ.
Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 03 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu
trữ.
Quyết định số 128/ QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 06 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu
giấy” theo TCVN ISO 9001:2000.
Quyết định số 115/ QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 05 năm 2009 của Cục
Văn tư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành danh mục số 1 các cơ quan, tổ
cức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.
Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 05 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành danh mục số 1 các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng

theo định kỳ. Việc này được lạp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định
như sau một nhiệm kỳ, một năm, quý, tháng, tuần…Chương trình công tác
thường kỳ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động của tòa soạn.
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc
khoa học nói chung, của Báo Yên Bái nói riêng. Tính hoa học thể hiện ở chỗ
thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6
tháng, quý, tháng, tuần. Trong chương trình công tác thường kỳ, các việc được
sắp xếp theo từng lĩnh vực giúp cho việc triển khai được thuận lợi, đảm bảo tính
thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn.
Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến
độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình phải dựa vào các căn cứ như: chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của Báo Yên Bái đang công
tác; Căn cứ vào chủ trương chung của Đảng và Nhà nước; Căn cứ vào chương
trình công tác của Tỉnh Ủy Yên Bái…Dựa vào các căn cứ lập chương trình trên
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cơ sở thu nhận các thông tin cập nhật hàng ngày, phòng Hành chính – Trị sự
trực tiếp soạn thảo chương trình công tác của Báo Yên Bái.Dự thảo xong, phòng
sẽ gửi đến các phòng, ban khác để lấy ý kiến đóng góp.Sau khi có các ý kiến
đóng góp của các bộ phận, đầu mối công tác, phòng Hành chính – Trị sự hoàn
chỉnh bản dự thảo lần cuối rồi trình Tổng biên tập phê duyệt, ban hành (phụ lục

1, phụ lục 2 , phụ lục 3, phụ lục 4).
Sơ đồ hóa quy trình xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của
Báo Yên Bái (Phụ lục 5)
2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của Báo Yên Bái
Công tác văn thư của Báo Yên Bái được tổ chức theo hình thức tập trung,
có cán bộ văn thư chuyên trách. Dưới sự hướng dẫn chỉ đạo của trưởng phòng
Hành chính – Trị sự công tác văn thư ngày càng hoàn thiện và phát triển, đáp
ứng được yêu cầu cải cách hành chính.
Trong công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản được chú trọng.
Đặc biệt là về thẩm quyền ban hành văn bản. Sau thời gian tìm hiểu và nghiên
cứu hồ sơ tài liệu tại Báo Yên Bái, nhìn chung việc ban hành văn bản là đúng
thẩm quyền. Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn
bản giúp cho văn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy đinh. Đồng thời
cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết các văn bản và truy cứu
trách nhiệm các nhân liên quan đến văn bản.
2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Báo
Yên Bái
Áp dụng Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 của
Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng. Vì vậy các yếu tố
thể thức trong văn bản được đảm bảo khá đầy đủ, đúng theo tiêu chuẩn hóa mà
tòa soạn đang áp dụng. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sai lầm
như:
- Dưới dòng chữ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM phải là gạch nét liền
nhưng trong nhiều văn bản của Báo Yên Bái lại được gạch nét đứt (xem phụ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lục 6)
- Nơi nhận được trình bày in nghiêng đậm cỡ chữ 12 nhưng trong văn bản
lại là cỡ chữ 13 hoặc 14 nhiều văn bản cồn không để chữ nghiêng và in đậm
(xem phụ lục 7)
- Phần cuối cùng nơi gửi là lưu ( dưới nơi nhận) là cỡ chữ 11 thì còn tồn
đọng những văn bản có cỡ chữ 13
Chỉ là những lỗi nhỏ nhưng chuyên viên phụ trách soạn thảo cần xem xét ,
chỉnh sửa lại để văn bản ban hành ra là một văn bản tuyệt đối đúng về hình thức.
2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý
Soạn thảo văn bản là một quá trình quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng văn bản. Nhận thức được tầm quan trọng đó, cán bộ, nhân viên
của phòng Hành chính – Trị sự đã thực hiện theo đúng quy trình soạn thảo văn
bản.
Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, Tổng biên tập giao cho
đơn vị soạn thảo. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn
thảo văn bản trong đơn vị. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, trưởng phòng chuyên viên trực tiếp phụ trách soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo.
Xây dựng đề cương văn bản: Thông thường cán bộ chuyên môn chỉ lập đề
cương đối với những văn bản phức tạp, còn đối với các văn bản đơn giản thường
xuyên phải soạn thảo và một số loại đã được mẫu hóa thì không cần phải xây
dựng đề cương.

Soạn thảo văn bản: Chuyên viên được giao soạn thảo văn bản phải có
trách nhiệm, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản soạn
thảo, thu thập thông tin tài liệu có liên quan.
Duyệt văn bản: Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Việc sửa chữa, bổ sung vào bản soạn thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét quyết định(thường là trưởng phòng các đơn vị)
Đánh máy, nhân bản văn bản: Văn bản dự thảo sau khi được lãnh đạo cơ
quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. Chỉ được nhân văn bản theo
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đúng số lượng yêu cầu, không cắt, dán chữ ký để nhân văn bản, đồng thời giữ bí
mật nội dung trong văn bản, thực hiện đánh máy nhân văn bản theo đúng thời
gian yêu cầu.
Ký ban hành: Sau khi các thủ tục trình ký được thực hiện và kiểm tra lại
văn bản lần cuối, nếu đầy đủ và đáp ứng đúng các yêu cầu về thể thức, nội dung
và tính thẩn mỹ thì tổng biên tập hoặc người có thẩm quyền ký văn bản theo
đúng nhiệm vụ, quyền hạn được phân công và trong phạm vi giải quyết công
việc đã được quy định.
Ban hành văn bản: Văn bản khi ký ban hành sẽ được tập trung tại phòng
văn thư để làm thủ tục phát hành. Trước khi đóng dấu văn thư cơ quan kiểm tra
lại mặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban hành. Nếu sai sót quá

nhiều thì gửi lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban hành.
2.2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Kiểm
tra văn
bản

Đóng
dấu

Kiểm tra
thể thức
hình thức
kỹ thuật
trình bày

Đóng
dấu
cơ
quan

Ghi số
ngày
tháng
năm

Đóng
dấu
độ
khẩn

mật

Đăng
ký văn
bản đi

Đăng
ký văn
bản đi
bằng số

Đăng ký
văn bản
đi bằng
máy tính

Lưu
văn
bản đi

Làm thủ
tục phát
hành văn
bản

Chuyển
phát
văn bản

Nhân

bản

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

Làm thủ tục
chuyển phát
và theo dõi

Theo
dõi việc
chuyển
phát
văn bản

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận và đăng
ký văn bản đến

Trình văn bản đến và
chuyển giao

Giải quyết và đôn
đốc nhắc nhở văn
bản đến

Tiếp nhận văn bản
đến

Trình văn bản đến

Giải quyết văn bản
đến

Phân loại sơ bộ
bóc bì văn bản đến

Trình văn bản đến

Đóng dấu đến, ghi số,
ngày đến

Chuyển giao văn bản

Theo dõi đôn đốc
việc giải quyết văn
bản đến

Đăng ký

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.4.3 Sơ đồ hoa quy trình lập hồ sơ hiện hành

Danh mục hồ sơ

Mở hồ sơ; Thu thập
tài liệu; Sắp xếp hồ
sơ

Giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan

Tổ chức khoa học và
bảo quản tài liệu

Biên mục hồ sơ

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.4.5 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Báo Yên Bái
Nâng cao chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài
liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Vì vậy, cần có những biện pháp đồng bộ để
góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành. Một
trong những biện pháp cơ bản và quan trọng là sự chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ
quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, cũng như sự chỉ đạo, hướng
dẫn của cơ quan cấp trên. Tại Điều 9, Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Điều 23, Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định trách
nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành; Điều
13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 quy định lập
danh mục hồ sơ.
Thực hiện các văn bản trên, trong thời gian qua Tòa soạn Báo Yên Bái đã
làm khá tốt công tác lập hồ sơ hiện hành. Tài liệu trong hồ sơ có sự gắn bó chặt
chẽ với nhau theo 1 hệ thống nhất định. Các văn bản được lưu trong hồ sơ chủ
yếu là các văn bản gốc mang tính giá trị pháp lý rất cao.
Tuy nhiên, việc lập hồ sơ hiện hành vẫn chưa được quan tâm đúng mức.
Nguyên nhân chủ yếu là do đội ngũ cán bộ, công chức, số lượng cán bộ làm
công tác văn thư vẫn còn “mỏng” - cán bộ làm công tác văn thư kiêm nghiệm
công tác lưu trữ. Việc thu thập tài liệu vẫn còn gặp nhiều khó khăn do các phòng
ban còn còn để các văn bản, giấy tờ nằm rải rác nhiều nơi.
Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ
hiện hành, lãnh đạo Báo Yến Bái cần cụ thể hóa trách nhiệm cho từng cán bộ

chuyên môn, áp dụng triệt để quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tòa soạn cho
từng đơn vị và xem đây là một trong những tiêu chuẩn để xét khen thưởng và
đánh giá công chức hàng năm. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận
thức của cán bộ, công chức về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như tinh thần
trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ lưu trữ. Tổ chức tập
huấn, bồi dưỡng nghiệp cho cán bộ chuyên trách, quan tâm bố trí trang thiết bị,
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bìa hồ sơ, hộp, cặp phục vụ cho công tác lập hồ sơ.
2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Báo Yên Bái
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất ca những vấn đề
lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,
công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
2.2.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ
Cho đến nay, Báo Yên Bái đã áp dụng một hệ thống văn bản khá đầy đủ,
quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý về công tác lưu trữ. Văn bản
có giá trị cao nhất là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và
được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4

năm 2001. Tiếp theo là các Nghị định: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia. Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưu
trữ mới được ban hành. Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các
Nghị định trên Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã biên soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn
thi hành một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản
này góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan,
tổ chức từ trung ương tới địa phương.
2.2.5.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ
Tòa soạn Báo hiện nay, chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ
mà còn kiêm nhiệm (Nhân viên văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc lưu trữ).
Để thuận tiện trong việc tra tìm tài liệu phục vụ cho công tác nên các phòng,
ban, đơn vị đều có một cán bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác
công văn, giấy tờ riêng của phòng, ban mình.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lưu trữ tại phòng Hành chính – Trị sự có 1 tủ 6 buồng diện tích 6m² (Phụ
lục 8)và một kho lưu trữ với tổng diện tích 20m² được trang bị 2 bình cứu hỏa.
Tại kho lưu trữ có một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần là

tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho, tăng khối lượng tài liệu
bảo quản và gây ra nhiều tốn kém về kinh phí, nhâm lực, tài liệu còn ở tình trạng
lộn xộn, tồn đọng nhiều năm chưa được phân loại, gây khó khăn cho việc nộp
vào lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu.
Các phương tiện bảo quản tài liệu được dùng chủ yếu trong kho là các giá
com-pắc, hộp đựng tài liệu chuyên dụng. Sử dụng dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm,
quạt thông gió, bình chữa cháy… Áp dụng các biện pháp chống ẩm, chống nấm
mốc, chống côn trùng, chống chuột,mối mọt… Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân
mà tài liệu vẫn còn tình trạng bị mất mát, hư hỏng không thể phục hồi được.
Tóm lại, Công tác lưu trữ được tổ chức tương đối khoa học đảm bảo được
số lượng lớn tài liệu lưu trữ, chất lượng tài liệu được đảm bảo. Tuy nhiên, Phòng
Hành chính – Trị sự nên đề xuất với ban lãnh đạo về việc xây dựng quy chế lưu
trữ, để góp phần nhất quán công tác lưu trữ theo một hệ thống tập trung thống
nhất chứ không phân tán lưu trữ như hiện nay.
3. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ
quan Báo Yên Bái
3.1 Tìm hiểu về cơ sở vật chất của phòng Hành chính – Trị sự
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, văn phòng sẽ được phát triển
theo hướng “ Văn phòng điện tử hóa”. Do đó, khi mua sắm các trang thiết bị văn
phòng đều tiến hành phù hợp với xu hướng hiện đại hóa văn phòng.

Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

STT
1

Tên thiết bị
Máy tính

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Số lượng
Tính năng
05
Làm các công việc thường nhật: Soạn
thảo văn bản, truy cập internet, tra cứu

2
3
4
5
6
7
8
9

Máy Photocopy
Máy in
Máy scaner
Máy fax
Máy hủy tài liệu
Điện thoại
Tủ hồ sơ

Bàn ghế

02
03
01

thông tin, lưu trữ tài liệu
Photo, sao, chụp văn bản
In văn bản
Scaner các loại (văn bản, hình ảnh) để

01
01
05
01
01

lưu giữ, xử lý trên máy
Gửi- nhận fax
Hủy tài liệu
Liên lạc, trao đổi thông tin
Lưu giữ các văn bản, giấy tờ
Tiếp khách đến cơ quan

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp trong phòng Văn thư
(Ph
BÀN TIẾP KHÁCH

CỬA VÀO

BÀN QUẦY
MÁY IN

MÁY TÍNH

ĐIỆN THOẠI

TỦ HỒ
SƠ
MÁY PHOTOCOPY

MÁY FAX

ụ lục 9, Phụ lục 10)
3.3 Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn
phòng
Phần mềm quản lý nhân sự HR_Paradise Viettinsoft
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quản lý toàn bộ thông tin nhân sự trong Tòa soạn; Quản lý hợp đồng lao
động; Quản lý nghỉ phép và lịch sử nghỉ; Có biểu đồ thống kê, phân tích nhân

sự…
Phần mềm quản lý văn bản Lizard VB Manager
Phần mềm này có chức năng:
- Cập nhật thông tin người sử dụng
- Cập nhật danh mục Loại văn bản; Nơi ban hành
- Cập nhật Văn bản đến
- Cập nhật Văn bản đi
- Cập nhật Văn bản cá nhân
- Tìm kiếm Văn bản đến
- Tìm kiếm Văn bản đi
- Sao lưu, phục hổi dữ liệu
Phần mềm quản lý tài sản MiSa R55
Tính năng của phần mềm là:
- Quản lý tài sản theo từng loại tài sản, theo phòng ban, bộ phận sử dụng
- Cho phép điều chuyển tài sản giữa các bộ phận
- Theo dõi tình trạng của từng tài sản và các thông tin chi tiết như: Năm
sản xuất, năm bắt đầu sử dụng, xuất xứ sản phẩm, đặc tính, nguyên giá, giá trị
hao mòn lũy kế, giá trị còn lại…
- Theo dõi tài sản đang sử dụng, tài sản đang cho thuê hoặc đi thuê
- Theo dõi tài sản đơn vị tự mua sắm, được biếu tặng, tài trợ
- Theo dõi tài sản theo từng nguồn kinh phí
- Theo dõi các khoản hoa hồng, chiết khấu khi mua tài sản
Các phần mềm này đã mang lại hiệu quả cao trong công việc. Nó dễ dàng
sử dụng, độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và sức lao động. Giúp
Toàn soạn bước một bước lớn tới điện tử hóa trong công tác văn phòng.
PHẦN 2
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN CỦA BẢO YÊN BÁI
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.
Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn
chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp
nhất định. Đối cới các cơ quan Nhà nước văn bản dùng để ghi chép, truyền đạt
các quyết định quản lỹ và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo
đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định. Nói cách khác, văn bản hành
chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý và nó phản
ánh kết quả hoạt động của quản lý, đồng thời nó truyền đạt ý chí mệnh lệnh của
các cơ quan Nhà nước cho cấp dưới.
Văn bản hành chính có ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng, nó là thông
tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau. Vì thế việc xây
dựng và thực thi tiêu chuẩn hóa văn bản đang là một vấn đề nhận được rất nhiều
sự quan tâm.
Trên thực tế, không ít người đã quan niệm rằng chuẩn hóa trong văn bản
là việc áp dụng một tiêu chuẩn hoặc một chuẩn nghiệp vụ thống nhất trong toàn
nghành; Nhưng một số người khác lại quan niệm rằng: Chuẩn hóa thực chất là
tiêu chuẩn hóa một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp
đi lặp lại đối với những vấn dề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật
tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. Với quan niệm như vậy tiêu chuẩn
hóa văn bản đồng nghĩa với việc xây dựng, ban hành và áp dụng tiêu chuẩn

trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có
một quan niệm thống nhất về tiêu chuẩn hóa trong văn bản; Vì vậy, tôi chọn
chuyên đề: “Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản của Báo Yên Bái” đề làm bài báo
cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Trong chuyên đề sẽ nêu lên được những vấn đề chung,vai trò ý nghĩa,tình
trạng thực tiễn, và đưa ra những giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng cho
hoạt động tiêu chuẩn hóa công tác văn thư nói chung và tiêu chuẩn hóa văn bản
nói riêng.
2. Lịch sử nghiên cứu
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu

21

Lớp: ĐHLT.QTVP K14A