THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI VĂN PHÒNG ĐÀI TIẾNG NÓI VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (590.32 KB, 67 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC...........................................................................................................
...............................................................................................................................
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................
PHẦN I.................................................................................................................
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................
CỦA ĐÀI TIẾNG NÓI VIỆT NAM..................................................................
3. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................................
4. Cơ cấu tổ chức................................................................................................................
5. Lãnh đạo Đài Tiếng nói Việt Nam....................................................................................
I. Lý do chọn đề tài...........................................................................................
II. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................
III. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu.............................
IV. Phương pháp nghiên cứu............................................................................
V. Những đóng góp của đề tài..........................................................................
VI. Cấu trúc đề tài............................................................................................
2. Vai trò của quản trị nhân sự...........................................................................................
3. Chức năng của quản trị nhân sự...................................................................................
II. Nội dung chủ yếu của công tác quản trị nhân sự trong văn phòng..............
1. Hoạch định nhân lực......................................................................................................
2. Phân tích công việc.......................................................................................................
3. Tuyển dụng nhân sự......................................................................................................
4. Đào tạo và phát triển nhân lực.......................................................................................
5. Đánh giá kết quả công việc...........................................................................................
6. Tiền lương và chế độ đãi ngộ........................................................................................
7. Quan hệ lao động..........................................................................................................
III. Những nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân sự........................................
1. Yếu tố bên trong...........................................................................................................
2. Các yếu tố bên ngoài.....................................................................................................
CHƯƠNG II.......................................................................................................
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI VĂN PHÒNG
ĐÀI TIẾNG NÓI VIỆT NAM..........................................................................
Nguyễn Phú Trọng
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
I. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................
II. Quy mô và cơ cấu nhân sự..........................................................................
1. Thống kê tổng số nhân sự Văn phòng qua các năm....................................................
2. Đặc điểm cơ cấu nhân sự của Văn phòng.....................................................................
III. Thực trạng công tác quản trị nhân sự của Văn phòng Đài.........................
1. Hoạch định nhân sự......................................................................................................
2. Phân tích công việc.......................................................................................................
3. Tuyển dụng....................................................................................................................
4. Tổ chức đào tạo.............................................................................................................
5. Đánh giá kết quả thực hiện công việc............................................................................
6. Tiền lương và phụ cấp...................................................................................................
7. Quan hệ lao động..........................................................................................................
IV. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản trị nhân sự tại Văn phòng Đài
..........................................................................................................................
V. Đánh giá công tác quản trị nhân sự tại Văn phòng Đài...............................
1. Ưu điểm.........................................................................................................................
2. Hạn chế.........................................................................................................................
KẾT LUẬN........................................................................................................
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ...........................................................................
PHẦN III............................................................................................................
PHỤ LỤC...........................................................................................................
Nguyễn Phú Trọng
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Sau hành trình 71 năm hình thành và phát triển (28 tháng 8 năm 1945 –
28 tháng 8 năm 2016), ngành công tác Văn phòng hành chính ở nước ta đã trở
thành một ngành vô cùng quan trọng và thiết thực trong việc quản lý hoạt động
của mọi cơ quan, tổ chức. Hiện nay, đất nước ta đang trên hành trình hội nhập
với thế giới, khối kinh tế doanh nghiệp ngày càng phát triển, và ngành Văn
phòng – Hành chính không chỉ dừng lại ở việc quản lý hoạt động các cơ quan
nhà nước, mà còn trở thành một thành phần không thể thiếu trong hoạt động tổ
chức, điều hành của các doanh nghiệp tư nhân. Đây là xu hướng phát triển tất
yếu của xã hội. Tuy vậy, nguồn nhân lực về lĩnh vực Văn phòng – Hành chính
chuyên nghiệp, vừa đáp ứng được trình độ chuyên môn, vừa có trình độ quản lý
ở nước ta vẫn chưa đáp ứng được với nhu cầu của xã hội.
Là khoa đầu ngành trong lĩnh vực đào tạo Văn phòng – Hành chính, từ
lâu, khoa Quản trị Văn phòng thuộc trường đại học Nội vụ Hà Nội đã nhận thức
rất rõ nhu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực ngành Văn phòng – Hành chính có
trình độ của xã hội hiện nay. Vậy nên, khoa Quản trị Văn phòng luôn tạo điều
kiện cho sinh viên có cơ hội được đi khảo sát, kiến tập, thực tập trong quá trình
theo học tại trường. Đây vừa là cơ hội để sinh viên vận dụng những lý thuyết
trên giảng đường vào thực tiễn công việc. Vừa giúp cho sinh viên có điều kiện
học hỏi, làm quen với môi trường công tác thật sự, qua đó giúp các em tích lũy
kinh nghiệm chuyên môn cũng như rèn luyện tác phong làm việc chuyên nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc thực tập trước khi tốt nghiệp, em
đã có thời gian thực tập tại Văn phòng Đài tiếng nói Việt Nam và sau này được
phân công về Văn phòng Liên chi Hội nhà báo Đài tiếng nói Việt Nam. Chuyến
thực tập này giúp em làm quen với môi trường làm việc của văn phòng, là cơ
hội để em vận dụng những kiến thức được học vào thực tế. Mặt khác, việc đi
thực tập còn giúp em tích lũy thêm kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm trong
giao tiếp xã hội và kỹ năng xử lý tình huống.
Nhân đây, em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh
Nguyễn Phú Trọng
1
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cường, thầy cô thuộc khoa Quản trị Văn phòng, ban Lãnh đạo văn phòng Đài
tiếng nói Việt Nam và các cô chú, anh chị tại Văn phòng của Đài cũng như của
Văn phòng liên chi hội nhà báo đài Tiếng nói Việt Nam đã tạo điều kiện, tận
tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tại trường và thực tập tại
Đài Tiếng nói Việt Nam.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 9 năm 2016
Sinh viên thực tập
Nguyễn Phú Trọng
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA ĐÀI TIẾNG NÓI VIỆT NAM
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài Tiếng
nói Việt Nam
1. Vài nét về Đài tiếng nói Việt Nam
Nguyễn Phú Trọng
2
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đài tiếng nói Việt Nam ( tên tiếng Anh là “ Voice of Vietnam”, viết tắt là
VOV) chính thức ra đời vào lúc 11h30 ngày 07 tháng 9 năm 1945. Nội dung
buổi phát thanh đầu tiên bằng tiếng Việt bắt đầu bằng câu: “Đây là Tiếng nói
của Việt Nam, phát thanh từ Hà Nội, thủ đô nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa”.
Đài Tiếng nói Việt Nam ( sau đây xin gọi là Đài) là đài phát thanh quốc
gia trực thuộc Chính phủ Việt Nam, có nhiệm vụ thông tin, tuyên truyền đường
lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam và pháp luật của Nhà nước Cộng
hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; góp phần giáo dục, nâng cao dân trí, phục vụ
đời sống tinh thần của nhân dân.
Hiện nay, Đài Tiếng nói Việt Nam có đủ bốn loại hình báo chí: phát
thanh, truyền hình, báo in, báo điện tử. Đây là nhà đài phát sóng rađio lâu đời
nhất và lớn nhất của nước ta. Trụ sở của đài đặt tại 58 phố Quán sứ, Hà Nội.
Tại Nghị định số: 55/2014/NĐ-CP Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài Tiếng nói Việt Nam như sau:
2. Vị trí và chức năng
2.1. Đài Tiếng nói Việt Nam là đài phát thanh quốc gia, là cơ quan thuộc
Chính phủ, thực hiện chức năng thông tin, tuyên truyền đường lối, chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước, góp phần nâng cao dân trí, phục vụ đời
sống tinh thần của nhân dân và công chúng bằng các chương trình phát thanh,
phát thanh trên Internet, báo hình và báo in.
2.2. Đài Tiếng nói Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là:
Voice of Vietnam, viết tắt là VOV.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Đài Tiếng nói Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
3.1. Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định, sửa đổi, bổ sung chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài Tiếng nói Việt Nam.
3.2. Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,
năm năm, hàng năm và các dự án, đề án quan trọng khác của Đài Tiếng nói Việt
Nam; tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, dự án, đề án sau khi
được phê duyệt.
3.3. Quyết định chương trình, thời lượng, phương án và địa điểm sản xuất,
Nguyễn Phú Trọng
3
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phát sóng của Đài Tiếng nói Việt Nam theo quy định của pháp luật.
3.4. Tổ chức sản xuất các chương trình và thực hiện truyền dẫn, phát sóng;
thu thập tin tức, tư liệu, sản phẩm nghe - nhìn, sản phẩm truyền thông đa
phương tiện; thực hiện quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia các tư liệu
phát thanh, truyền hình.
3.5. Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả hệ thống kỹ thuật chuyên
dùng của Đài Tiếng nói Việt Nam.
3.6. Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa
học và công nghệ phát thanh.
3.7. Hướng dẫn các đài phát thanh, đài phát thanh - truyền hình địa
phương về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành phát thanh;
tư vấn và ứng dụng kỹ thuật, công nghệ phát thanh.
3.8. Thực hiện hợp tác quốc tế về phát thanh, truyền hình theo quy định
của pháp luật.
3.9. Quản lý các dự án đầu tư và xây dựng thuộc thẩm quyền theo quy
định của pháp luật.
3.10. Tham gia xây dựng các chương trình, đề án, dự án liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Đài Tiếng nói Việt Nam theo yêu cầu
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
3.11. Tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển của hệ thống
phát thanh Việt Nam.
3.12. Thực hiện các quyền của chủ sở hữu nhà nước đối với doanh nghiệp
nhà nước thuộc Đài Tiếng nói Việt Nam theo quy định của pháp luật.
3.13. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính
của Đài Tiếng nói Việt Nam theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách
hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
3.14. Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ
cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật; thực hiện chế độ, chính sách, đào
Nguyễn Phú Trọng
4
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Đài Tiếng
nói Việt Nam.
3.15. Tổ chức thực hiện dự toán ngân sách hàng năm của Đài Tiếng nói
Việt Nam sau khi được phê duyệt; quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy
định của pháp luật.
3.16. Quản lý, sử dụng ngân sách, tài sản được giao ở trong và ngoài
nước; điều phối các nguồn tài chính giữa các đơn vị trực thuộc Đài Tiếng nói
Việt Nam theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các quy định có liên
quan.
3.17. Tổ chức các hoạt động dịch vụ theo quy định của pháp luật.
3.18. Thực hiện chế độ báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các
cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
3.19. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
4. Cơ cấu tổ chức
4.1. Các đơn vị giúp việc Tổng giám đốc Đài Tiếng nói Việt Nam:
- Ban Thư ký biên tập và Thính giả;
- Ban Tổ chức cán bộ;
- Ban Kế hoạch - Tài chính;
- Ban Hợp tác quốc tế;
- Ban Kiểm tra;
- Văn phòng.
4.2. Các đơn vị sản xuất chương trình:
- Hệ Thời sự - Chính trị - Tổng hợp (VOV1);
- Hệ Văn hóa - Đời sống - Khoa giáo (VOV2);
- Hệ Âm nhạc - Thông tin - Giải trí (VOV3);
- Hệ Phát thanh dân tộc (VOV4);
- Hệ Phát thanh đối ngoại quốc gia (VOV5);
- Trung tâm Tin;
- Trung tâm Kỹ thuật phát thanh;
- Trung tâm Âm thanh;
- Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ truyền thông đa phương tiện (VOV
AMS);
- Trung tâm Ứng dụng tin học và Phát triển công nghệ phát thanh (RITC);
- Báo Điện tử VOV (VOV.VN);
- Báo Tiếng nói Việt Nam (Báo VOV);
- Kênh VOV Giao thông Quốc gia (VOVGT);
Nguyễn Phú Trọng
5
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kênh Truyền hình Quốc hội Việt Nam;
- Kênh Truyền hình Đài Tiếng nói Việt Nam (VOVTV);
- Cơ quan thường trú khu vực Tây Bắc;
- Cơ quan thường trú khu vực miền Trung;
- Cơ quan thường trú khu vực Tây Nguyên;
- Cơ quan thường trú tại thành phố Hồ Chí Minh;
- Cơ quan thường trú khu vực đồng bằng sông Cửu Long;
- Các cơ quan thường trú tại nước ngoài do Tổng giám đốc Đài Tiếng nói
Việt Nam quyết định sau khi được Thủ tướng Chính phủ cho phép.
4.3. Các đơn vị tại khoản 1 và khoản 2 điều này được tổ chức cấp phòng.
4.4. Tổng giám đốc Đài Tiếng nói Việt Nam quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức các đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, miễn nhiệm
người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu các đơn vị trực thuộc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( xem tại Phụ lục 01)
5. Lãnh đạo Đài Tiếng nói Việt Nam
5.1. Đài Tiếng nói Việt Nam có Tổng giám đốc và không quá 04 Phó
Tổng giám đốc.
5.2. Tổng giám đốc do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm và
chịu trách nhiệm trước Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ về toàn bộ hoạt động
của Đài Tiếng nói Việt Nam.
5.3. Các Phó Tổng giám đốc do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và miễn
nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc; giúp việc Tổng giám đốc và chịu trách
nhiệm trước Tổng giám đốc về nhiệm vụ được phân công.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Đài Tiếng nói Việt Nam
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
1.1. Vị trí, chức năng:
- Văn phòng Đài Tiếng nói Việt Nam là đơn vị trực thuộc Đài Tiếng nói
Việt Nam, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc Tổng giám đốc Đài
Tiếng nói Việt Nam (sau đây xin gọi tắt là Tổng giám đốc) trong công tác chỉ
đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động chung của Đài Tiếng nói Việt Nam (sau
đây xin gọi tắt là cơ quan).
- Thực hiện quản lý thống nhất trong toàn cơ quan về các mặt công tác:
hành chính, văn thư, lưu trữ, pháp chế, hậu cần, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản),
y tế, phòng cháy, chữa cháy, trật tự an toàn cơ quan;
Nguyễn Phú Trọng
6
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc nói chung cho hoạt động của
lãnh đạo Đài Tiếng nói Việt Nam, các đơn vị thuộc Đài Tiếng nói Việt Nam;
- Làm đầu mối duy trì quan hệ công tác với Chính phủ và các cơ quan
khác;
- Bảo đảm thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng giám
đốc;
- Tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo
quy định của pháp luật;
- Văn phòng Đài Tiếng nói Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu
riêng để giao dịch; được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo
quy định của pháp luật.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Đài Tiếng nói Việt Nam có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của đơn vị giúp việc Tổng giám đốc. Những nhiệm vụ, quyền hạn
được cụ thể hóa như sau:
- Tổng hợp, xây dựng, trình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình, kế
hoạch công tác của lãnh đạo cơ quan và cơ quan;
- Kiến nghị Tổng giám đốc những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập
trung chỉ đạo thực hiện và giúp việc Tổng giám đốc trong công tác chỉ đạo,
hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
cơ các đơn vị theo lĩnh vực được phân công;
- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác
lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị
trực thuộc;
- Chuẩn bị nội dung báo cáo giao ban định kỳ của Đài Tiếng nói Việt
Nam; ghi chép và thông báo nội dung các cuộc họp do lãnh đạo cơ quan chủ trì;
- Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề
án, dự thảo, các văn bản quản lý của Đài Tiếng nói Việt Nam theo sự phân công
của Tổng giám đốc;
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các
quy định của Tổng giám đốc trong toàn cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ của
Văn phòng;
- Biên tập, rà soát về mặt pháp ký, thể thức, thủ tục đối với các văn bản
quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Tổng giám đốc xem xét, ban
Nguyễn Phú Trọng
7
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành;
- Tổ chức quản lý, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ;
- Tiếp nhận, xử lí và phát hành các loại văn bản đi, văn bản đến;
- Soạn thảo, đánh máy, sao y bản chính, sao lục, photo văn bản, tài liệu
phục vụ công tác của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị;
- Quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan và
các cơ quan đơn vị thuộc ngành phát thanh; tổng hợp, thống kê, đánh giá, bảo
quản và khai thác các tài liệu lưu trữ; định kỳ nộp tài liệu lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính,văn thư, lưu trữ,
bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị thuộc cơ quan;
- Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông
tin theo phân công của Tổng giám đốc;
- Phối hợp với Trung tâm ứng dụng tin học và phát triển công nghệ phát
thanh (RITC) trong việc quản lý hoạt động của cơ quan theo yêu cầu mới của
công tác xây dựng chính phủ điện tử;
- Chủ trì xây dựng và trình lãnh đạo cơ quan ban hành các quy chế, nội
quy của cơ quan nhằm tăng cường kỷ cương kỷ luật hành chính, nghiên cứu và
áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của Đài Tiếng nói Việt Nam;
- Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp cơ
quan, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo cơ quan, thông báo kết
luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;
- Tổ chức việc tiếp nhận các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về
quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của cơ quan; nghiên cứu, tổng hợp,
đề xuất với lãnh đạo cơ quan phương hướng, biện pháp xử lý các phản ánh, kiến
nghị; đôn đốc các đơn vị được giao giải quyết, xử lý kịp thời các phản ánh, kiến
nghị và công khai kết quả xử lý các phản ánh, kiến nghị;
- Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin, các đơn vị báo
chí, xuất bản và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức hoạt động thông tin, tuyên
truyền về hoạt động của phát thanh ở trong nước và ngoài nước; giúp Tổng giám
đốc thu thập, xử lý thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan;
- Thực hiện công tác lễ tân của các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, bao
gồm: mời họp, bố trí phòng họp, hướng dẫn nghi thức, thể thức trong việc đón
Nguyễn Phú Trọng
8
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tiếp khách, phục vụ tiếp khách;
- Thực hiện các công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn
phòng được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan, thực
hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo sự phân công của Tổng giám
đốc, các quy định hiện hành của nhà nước và của Đài Tiếng nói Việt Nam;
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và các
trang thiết bị phục vụ công việc dưới dạng hiện vật trong toàn cơ quan theo sự
phân công của Tổng giám đốc, các quy định hiện hành của nhà nước và của Đài
Tiếng nói Việt Nam;
- Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của cơ
quan theo quy định hiện hành của nhà nước và của Đài Tiếng nói Việt Nam;
- Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh và chăm sóc
sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong
toàn Viện;
- Thực hiện công tác đảm bảo trật tự, an toàn, kỷ luật, kỷ cương và văn
hóa công tại trụ sở cơ quan do Văn phòng quản lý, đảm bảo thường trực công
tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Đài Tiếng nói Việt Nam;
- Quản lý công tác tổ chức cán bộ, lao động và thi đua khen thưởng của
Văn phòng theo sự phân cấp của Tổng giám đốc;
- Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thát nghiệp (nếu có), giải quyết chế độ ốm đau,
thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, viên chức và người lao động thuộc Đài
Tiếng nói Việt Nam;
- Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Đài Tiếng nói Việt Nam;
là đơn vị chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Đài Tiếng
nói Việt Nam và các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ
quan khác;
- Được yêu cầu các đơn vị thuộc Đài Tiếng nói Việt Nam, các cơ quan
thường trú cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định;
- Quản lý cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Văn
phòng;
- Có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị giúp việc Tổng giám đốc, các tổ
Nguyễn Phú Trọng
9
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức trong và ngoài ngành để thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đài Tiếng nói Việt Nam bao gồm:
Các phòng chức năng, giúp việc Chánh Văn phòng:
1. Phòng Hành chính.
2. Phòng Thông tin – Biên tập.
3. Phòng Pháp chế.
4. Liên chi Hội nhà báo Đài Tiếng nói Việt Nam.
5. Phòng Tài chính – Kế toán.
6. Phòng Y tế.
7. Phòng Bảo vệ.
8. Phòng Cơ sở vật chất.
9. Đội xe.
10. Nhà khách.
Ngoài các phòng nói trên khi có có nhu cầu công tác cụ thể, Văn phòng có
thể thành lập thêm các tổ hoặc ban giúp việc tạm thời. Việc lập mới, sáp nhập,
giải thể các phòng, ban do Chánh Văn phòng phối hợp với Trưởng ban Tổ chức
Cán bộ đề nghị bằng đề án cụ thể trình lên Tổng giám đốc xem xét và quyết
định.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng xem tại phụ lục 02)
Nguyễn Phú Trọng
10
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Bản mô tả nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng và các vị trí khác
trong bộ máy Văn phòng
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG
I. Thông tin chức vụ
1.
Họ và tên: Nguyễn Chu Nhạc
2.
Chức vụ: Chánh Văn phòng
3.
Mã số công việc: CVP
4.
Hệ số lương: …
5.
Mức lương: ….
6.
Cấp trên trực tiếp: Ban giám đốc Đài Tiếng nói Việt Nam.
7.
Ban ngành trực thuộc: Phòng Hành chính – Tổ chức, Phòng Thông
tin – Biên tập, Phòng Pháp chế, Phòng Lưu trữ, Phòng Tài chính – Kế
toán,Phòng Bảo vệ, Đội xe, Nhà Khách.
8.
Tính chất công việc: Quản lý cấp cao.
II. Khái quát công việc
1. Tóm tắt về công việc của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng Đài Tiếng nói Việt
Nam.
- Chánh Văn phòng điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Văn phòng,
giúp Tổng giám đốc theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan; chỉ đạo, kiểm tra công tác hành
chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động; đảm
bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
2. Tư cách chức vụ
- Trình độ tối thiểu:
+ Thạc sĩ chuyên ngành Hành chính học.
+ Trình độ Tin học và Ngoại ngữ đạt trình độ B trở lên
- Yêu cầu kinh nghiệm: Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm về công tác Văn
phòng và 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Nhu cầu năng lực chung:
+ Có phẩm chất chính trị cao, tư cách đạo đức trong sạch, nắm rõ đường
lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước;
+ Có năng lực lãnh đạo, khả năng tổ chức và sử dụng nguồn nhân lực;
+ Có năng lực chuyên môn tốt và tầm hiểu biết sâu rộng;
+ Luôn chủ động, sáng tạo trong công việc.
3. Nhu cầu thể lực: Có sức khỏe tốt.
4. Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính, từ thứ hai đến thứ sáu
hàng tuần.
5. Nơi làm việc: Văn phòng Đài Tiếng nói Việt Nam.
Nguyễn Phú Trọng
11
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phó Chánh văn phòng
Phó Chánh Văn phòng: Nguyễn Huy Nhã
a. Chức danh và Mã số công việc
- Chức danh: Phó Chánh Văn phòng
- Mã số công việc: PCVP
b. Số lượng và thời gian làm việc
- Số lượng: 01 người
- Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, giờ hành chính theo
quy định của Nhà nước.
c. Nhiệm vụ
- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực
quản lý được phân công.
- Giúp Chánh Văn phòng điều hành công việc chung và theo dõi lĩnh vực
thuộc nhiệm vụ quản lý.
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng chương trình, Kế hoạch và các Báo
cáo công tác thường kỳ (năm, quý, tháng).
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý tổ chức bộ
máy biên chế công chức, viên chức được giao của Văn phòng theo quy định.
- Trực tiếp thực hiện Cải cách hành chính, ISO, ứng dụng công nghệ thông
tin vào hoạt động Hành chính – Văn thư, Lưu trữ.
- Đề xuất chế độ chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
d. Quyền hạn
- Ký một số văn bản thuộc thẩm quyền.
- Giải quyết công việc cấp bách của Chánh Văn phòng khi Chánh Văn
phòng đi vắng.
2.2 Bản mô tả công việc cho các vị trí khác trong bộ máy của văn
phòng.
2.2.1 Bản mô tả công việc của phòng Hành chính .
a. Chức năng
Nguyễn Phú Trọng
12
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng, có
trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
b. Nhiệm vụ
1. Tiếp nhận, quản lý, đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi, đến
theo quy định của Nhà nước và cơ quan;
2. Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng những
trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;
3. Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và
cơ quan;
4. Thực hiện việc đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan;
5. Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Văn phòng thực hiện quản lý Nhà
nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Đài Tiếng nói Việt Nam và các
đơn vị thuộc cơ quan; lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn
các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định cuả nhà nước về công tác lưu trữ
cho các đơn vị thuộc cơ quan; phục vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo cơ quan, các
đơn vị và tổ chức, công dân khi có yêu cầu;
6. Quản lý và tổ chức hoạt động của thư viện, phòng truyền thống, và hội
trường của Đài Tiếng nói Việt Nam;
7. Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao.
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng, công
chức, nhân viên trong phòng và xây dựng quy chế làm việc cho phòng.
Hiện nay, phòng Hành chính có tổng số 07 cán bộ, công chức, trong đó
bao gồm:
Cán bộ quản lý: 02. Trong đó 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng.
Cán bộ phụ trách công tác văn thư: 02. Cả hai nhân viên đều trong biên
chế, một nhân viên tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành VTLT, một nhân viên tốt
Nguyễn Phú Trọng
13
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp đại học ngành khác.
Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ: 02. Cả hai nhân viên đều tốt nghiệp cao
đẳng chuyên ngành VTLT.
Cán bộ làm công tác khác: 01. Cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản kiêm
phô tô tài liệu.
III. Công tác Văn thư – Lưu trữ của Đài Tiếng nói Việt Nam
1. Hệ thống các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ của
Đài Tiếng nói Việt Nam
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về
công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;
- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử
các cấp;
Hiện nay bộ phận văn thư của Văn phòng do 02 người chuyên trách.
Dựa trên nhu cầu cần thiết của công việc và chủ trương hiện đại hóa, văn
phòng đã sử dựng phần mềm quản lý văn thư để nâng cao hiệu quả công việc cũng
như công tác điều hành của lãnh đạo và các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, nhân
viên trong cơ quan.
Qua thời gian thực tập tại Đài em thấy công tác văn thư của cơ quan được tổ
chức khoa học, hợp lý, phù hợp với công việc, có tổ chức chặt chẽ. Việc sử dụng
phần mềm quản lý văn thư giúp cho việc quản lý văn bản đi, văn bản đến... được dễ
dàng, chính xác, phục vụ cho việc triển khai hay tìm kiếm được nhanh chóng.
Công tác Văn thư của văn phòng được tổ chức theo hướng tập trung, thống
nhất. Nhưng do đặc thù của Văn phòng là đơn vị đầu mối tiếp nhận tài liệu của tất cả
Nguyễn Phú Trọng
14
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các kênh sóng và cơ quan thường trú của Đài gửi về nên khối lượng công việc rất
lớn.
Về ưu điểm:
- Khối lượng văn bản của Đài ban hành không nhiều như văn bản các cơ quan
quản lý, vì vậy tất cả các loại văn bản do Đài ban hành chỉ theo dõi chung trên một
sổ công văn đi. Việc vào sổ đăng ký công văn đi được thực hiện một cách đơn giản,
thuận tiện.
- Việc xử lý công văn đến của Đài được bộ phận văn thư cơ quan giải quyết
thuận tiện, nhanh gọn.
- Công tác văn thư của Văn phòng Đài được thực hiện theo quy trình khá
khoa học, nhờ vậy giúp cho công tác văn thư luôn hiệu quả, hoàn thành được nhiệm
vụ quản lý tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục vụ tốt cho
công tác tra tìm tài liệu.
Về nhược điểm:
- Do hiện nay Đài Tiếng nói Việt Nam đang thực hiện chủ trương cắt giảm
nhân sự, tinh gọn bộ máy điều hành, tránh lãng phí nên biên chế dành cho vị trí Văn
thư – Lưu trữ bị giảm đi. Mặc dù công tác Văn thư của văn phòng được tổ chức theo
hướng tập trung, thống nhất. Nhưng do đặc thù của Văn phòng là đơn vị đầu mối
tiếp nhận tài liệu của tất cả các kênh sóng và cơ quan thường trú của Đài gửi về nên
khối lượng công việc rất lớn. Những tháng không phải đợt cao điểm của Đài thì bộ
phận Văn thư có thể hoàn thành tốt công việc. Nhưng đến những giai đoạn cao điểm
trong năm như các lễ kỉ niệm, khoảng thời gian đầu hoặc cuối năm, khối công văn
cũng như tài liệu gửi về Văn phòng rất nhiều, chỉ có 02 cán bộ Văn thư nên vẫn có
những lúc công việc quá tải. Nhiều công việc phải tạm thời ngưng lại để tập trung xử
lý công văn. Từ đó dẫn đến có những việc chưa được xử lý, và việc xử lý chậm một
vài văn bản là điều có thể xảy ra.
2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của Đài
Tiếng nói Việt Nam
Xây dựng chương trình công tác thường kỳ là công việc tất yếu của mỗi
cơ quan, tổ chức. Việc xây dựng lịch công tác thường kỳ sẽ giúp cho mỗi cá
nhân, tổ chức xác định được công việc của mình và công việc của cá nhân, tổ
chức khác ở trong cơ quan. Từ đó sẽ có kế hoạch làm việc, phương án phối hợp
Nguyễn Phú Trọng
15
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong một khoảng thời gian cụ thể. Làm việc có kế hoạch chính là yêu cầu đầu
tiên của làm việc khoa học, thể hiện phong cách làm việc khoa học, chuyên
nghiệp của cơ quan. Ngoài ra, làm việc có chương trình, kế hoạch cụ thể sẽ giúp
lãnh đạo có thể quản lý, theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân,
đơn vị.
2.1. Chương trình công tác năm: những nhiệm vụ của Đài được Thủ
tướng Chính phủ, Ban Tổng giám đốc của Đài phân công, giải pháp cho những
vấn đề cần khắc phục trong năm tới. Những đề án của các đơn vị gửi lên đã
được phê duyệt trong năm vừa qua.
2.2. Xây dựng Chương trình công tác quý: Cụ thể hoá chương trình công
tác năm được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc phát sinh,
điều chỉnh cần giải quyết trong quý. Vào ngày 20 của tháng cuối quý, Văn
phòng có trách nhiệm trình lãnh đạo Đài phê duyệt Chương trình công tác quý
tiếp theo của Đài, gửi các phòng ban chuyên môn để thực hiện.
2.3. Xây dựng Chương trình công tác tháng: Là cụ thể chương trình công
tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc
cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng. Chậm nhất vào 25 hàng tháng, Văn phòng
trình lãnh đạo Đài phê duyệt Chương trình công tác tháng tiếp theo, gửi các
phòng ban chuyên môn để thực hiện.
2.4. Xây dựng Chương trình công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công
tác tháng và sự chỉ đạo của lãnh đạo quản lý trực tiếp, các đơn vị xây dựng lịch
công tác tuần tiếp theo chậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể
cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực hiện. Kế hoạch tuần do các đơn vị
thuộc Đài đăng kí với Văn phòng để làm căn cứ lập kế hoạch công tác tuần một
cách hoàn chỉnh.
Những ưu điểm và hạn chế của việc xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác định kỳ:
+ Ưu điểm:
- Xác định được thứ tự thực hiện các công việc, tránh được việc sắp xếp
công việc chồng chéo, không đúng chức năng, nhiệm vụ.
- Xác định được rõ trách nhiệm của từng đơn vị trong các bước thực hiện,
tạo thuận lợi cho việc điều hành, quản lý.
- Đảm bảo thứ tự công việc, xây dựng được chương trình, kế hoạch một
Nguyễn Phú Trọng
16
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cách khoa học giúp cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả.
- Đảm bảo việc lập kế hoạch diễn ra đúng kế hoạch và khoa học.
Tuy nhiên cũng có không ít các nhược điểm như:
- Có sự dập khuôn trong kế hoạch công tác năm và công tác quý. Điều
này thể hiện sự chủ quan, thiếu sáng tạo của cán bộ làm kế hoạch công tác năm.
Một số chương trình chưa có nhiệm vụ cụ thể nên thiếu sự phối hợp giữa các
đơn vị, cá nhân.
( Xem sơ đồ xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại phụ lục 03)
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Đài tiếng nói Việt
Nam
3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
cơ quan:
Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và thực
hiện đúng theo quy định tại khoản 3, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
Theo quy định của chính phủ, Đài Tiếng nói Việt Nam không có thẩm
quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
* Thẩm quyền ban hành văn bản:
+ Các văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn do Phó Tổng giám đốc
phụ trách ký, các Trưởng ban và đơn vị được uỷ quyền theo chức năng
ký và chịu trách nhiệm trước cấp trên. Vì vậy giảm được số lượng văn bản
do Tổng giám đốc ký.
+ Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh
đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo, không có việc ký
vượt thẩm quyền.
Việc ban hành văn bản đúng thẩm quyền khẳng định sự phân công khoa
học, chính xác, giảm thiểu được khối lượng văn bản do Tổng giám đốc ký. Các
văn bản thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đều quy định rõ ràng, thống
nhất, tránh được sự chồng chéo. Quy định này được ban lãnh đạo cũng như các
cán bộ, nhân viên trong Đài thực hiện rất nghiêm ngặt, đúng quy định của luật
pháp và nhà nước.
3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan:
Nguyễn Phú Trọng
17
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan được
thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngảy
19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành.
Theo nhận xét của em thì các văn bản đều được trình bày đúng thể thức
và kỹ thuật so với quy định của Nhà nước. Các cán bộ phụ trách soạn thảo văn
bản đều áp dụng quy định trình bày một cách nghiêm túc và chính xác. Từ đó
đảm bảo được đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước, mang tính khoa
học, trình tự logic và theo một khuôn mẫu nhất định, qua đó thấy được kết cấu
nội dung của văn bản chặt chẽ và sự hợp pháp của mỗi văn bản được ban hành.
- Nội dung văn bản:
+ Về mặt chính trị: Các văn bản phản ánh đúng đường lối của
Đảng, pháp luật của Nhà nước, phản ánh đúng các mặt hoạt động của cơ quan.
+ Về mặt kinh tế: Các văn bản ban hành ra mang tính chiến lược và
sự khả thi trong công việc, mang lại lợi ích cho đất nước, đúng thẩm quyền và
những quy định của pháp luật, hướng dẫn triển khai được các chính sách, đề án,
dự án đã ban hành.
+ Về tính khoa học: Thực hiện đúng quy trình và quy chuẩn kỹ
thuật, văn bản rõ ràng, chính xác, các ý được diễn đạt theo trình tự logic và bám
sát nội dung công việc phù hợp với thực tiễn công việc.
+ Về tính khuôn mẫu: Trước đây kỹ thuật soạn thảo văn bản được
được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện. Hiện nay
được thay thế bằng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Về kết cấu nội dung văn bản: Văn bản được trình bầy theo các
chức năng nhiệm vụ, tính logic về công việc và theo kết cấu trình tự.
- Thể thức:
+ Các văn bản ban hành đều của văn bản đều mang ngôn ngữ tính
hành chính khách quan, chính xác, mạch lạc, thể hiện kỷ cương; ý chí quyền lực
Nhà nước.
Nhìn chung, qua thời gian thực tập, em nhận thấy công tác soạn thảo văn
Nguyễn Phú Trọng
18
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản của Đài tuân thủ chặt chẽ quy định của Nhà nước và không có nhược điểm
gì đáng kể.
3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan. So sánh với những quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Đài được tiến hành theo
đúng thẩm quyền, quy định của Đài và của Nhà nước.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước cụ thể như sau:
- Xác định mục đích, yêu cầu, giới hạn và đối tượng của văn bản:
Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, chức
năng, nhiệm vụ, tính chất và hiệu lực của văn bản ban hành ra. Văn bản ban
hành áp dụng cho đối tượng nào, ở đâu và tính khả thi của văn bản.
- Xác định thể loại văn bản:
Văn bản ban hành ra là gì ( Chỉ thị, thông tư, quyết định, công văn….)
Căn cứ vào mục đích và tính chất mà bản ban hành ra cần phải được xác định là
loại văn bản gì nhằm phù hợp với mục đích tính chất công việc.
- Thu thập và xử lý thông tin:
Chuyên viên căn cứ vào các nguồn thông tin đã được chọn lọc, các thông
tin pháp lý, có trong những văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việc chỉ
đạo công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý, thông tin về công tác lãnh đạo,
chỉ đạo của cơ quan đề ra. Sau đó chọn lựa những thông tin chính xác và phù
hợp đưa vào khai thác và sử dụng.
- Xây dựng đề cương văn bản và soạn thảo:
Đề cương là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện nội dung
văn bản, trên cơ sở những vấn đề được xác định và xác định giới hạn của văn
bản. Đề cương phải thể hiện được bố cục văn bản và khái quát được những ý
tưởng hoặc quy phạm dự định đưa vào các phần hoặc chương, mục của văn bản.
Viết bản thảo là khâu làm cho những ý tưởng trong đề cương được lần
lượt thể hiện trong câu văn, đoạn văn tạo thành khối liên kết chặt chẽ và logic
với nhau. Cần chú ý nội dung, cách trình bầy, văn phong từ ngữ sử dụng và các
lỗi chính tả... để hoàn thiện các khâu còn lại.
- Trình duyệt bản thảo:
Sau khi văn bản thảo xong, phải trình cấp có thẩm quyền duyệt. Thông
thường người duyệt văn bản cuối cùng là người ký. Tuy nhiên còn tuỳ thuộc vào
độ phức tạp, tầm quan trọng của văn bản và lề lối làm việc. Ở Văn phòng, thủ
Nguyễn Phú Trọng
19
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trưởng đơn vị duyệt qua và ký nháy và trình tiếp Chánh văn phòng duyệt lại.
Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì văn bản được
trình lên lãnh đạo duyệt và ký ban hành.
- Nhân bản văn bản:
Sau khi được duyệt văn bản sẽ được đưa đi nhân bản tùy số lượng văn bản
gửi đi và lưu lại. Tuân thủ các thủ tục sao văn bản như: sao y bản chính, sao
lục...
- Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi văn bản được ký duyệt và nhân bản, người soạn thảo có trách
nhiệm đọc văn bản sửa chữa lỗi do in ấn. Tiếp đó chuyển văn thu đóng dấu, ghi
ngày tháng, đóng số, ghi nơi nhận. Sau đó đăng ký văn bản vào sổ, công bố, gửi,
lưu trữ văn bản.
Nhìn chung, các cán bộ, nhân viên phụ trách soạn thảo văn bản ở Đài đều
được Đài tạo điều kiện đi học nâng cao trình độ chuyên môn. Vậy nên sau khi
nhận được sự chỉ đạo soạn thảo văn bản của lãnh đạo các đơn vị, các cán bộ,
nhân viên phụ trách soạn thảo đã hoàn thành khá tốt công việc được giao.
Theo nhận xét của em, các văn bản của Đài ban hành ra đều đúng theo
quy định của pháp luật, cũng như các hướng dẫn về soạn thảo, ban hành văn bản
của Nhà nước. Không xảy ra trường hợp sai quy định, vượt cấp hay chồng chéo
thẩm quyền.
4. Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản
4.1. Sơ đồ hóa quy trình giải quyết văn bản đi; văn bản đến:
Công tác quản lý văn bản đi của Đài được thực hiện theo nguyên tắc tập
trung, thống nhất, chính xác, kịp thời. Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản
của Đài theo nguyên tắc trên thì tất cả văn bản phải được tập trung tại Văn thư
thuộc phòng Hành chính, Văn phòng Đài. Khi xử lý tốt công tác quản lý văn bản
sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và năng lực quản lý, điều hành của cơ quan.
- Đối với văn bản đi:
Các đơn vị khi soạn thảo văn bản phải tuân thủ các quy định về thể thức,
nội dung và thẩm quyền; theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị ban
hành sau đó trình lãnh đạo Đài hoặc thủ trưởng đơn vị theo thẩm quyền ban
hành. Các văn bản trình ký phụ thuộc vào mức độ quan trọng của văn bản mà có
nhiều cách trình khác nhau.
Văn bản sau khi được soạn thảo được trình cho Chánh Văn phòng kiểm
Nguyễn Phú Trọng
20
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu văn bản trình bày đầy đủ và đúng
với quy định thì Chánh Văn phòng sẽ ký nháy vào văn bản. Sau đó, trình văn
bản lên người có thẩm quyền ký (trường hợp văn bản trình lãnh đạo Đài thì phải
kèm theo phiếu trình và đăng ký trình tại Văn thư của Đài sau đó sẽ gửi lên Văn
phòng Đài để trình Lãnh đạo Đài; khi đã được Lãnh đạo Đài xử lý thì Văn
phòng nhận lại tài liệu chuyển cho Văn thư để trả đơn vị trình).
Khi đã được người có thẩm quyền phê duyệt và ký vào văn bản, Văn thư
kiểm tra lần cuối sau đó lấy số, ký hiệu ngày tháng, nhân bản, đóng dấu và phát
hành. Văn thư trước khi chuyển giao văn bản qua bất kỳ hình thức nào phải giữ
lại một bản gốc để lưu và 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo để tiến hành đăng
ký vào sổ và lưu theo quy định.
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Đài được tiến hành
theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả các văn bản đi được đăng ký vào sổ
theo quy định; đăng nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý văn bản đi của Đài.
( Sơ đồ quy trình tổ chức giải quyết văn bản đi xem phụ lục 04)
- Đối với văn bản đến:
Tất cả các văn bản hàng ngày chuyển tới Đài đều được làm thủ tục đăng
ký văn bản đến tại bộ phận Văn thư. Trừ các trường hợp đặc biệt văn bản được
nhận qua các đường bưu điện, Fax, Telex, Mail vẫn được xử lý như văn bản để
bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để bảo đảm tính
pháp lý.
Việc tiếp nhận và xử lý văn bản đến được Văn thư thực hiện theo các
bước sau:
- Phân loại văn bản theo mức độ “ Hoả tốc”, “ Thượng khẩn”, “ Khẩn” và
các văn bản thông thường khác tuy thuộc tính của văn bản mà cán bộ văn thư có
cách xử lý.
- Phân loại, bóc bì văn bản đến: Văn thư phân loại bì thành 2 loại, bóc tất
cả những bì gửi cho Đài, lãnh đạo Đài, Văn phòng Đài, còn lại vào sổ tất cả
những bì gửi cho các đơn vị thuộc Đài, tên riêng.
- Đóng dấu đến cho văn bản, ghi số, ngày tháng, năm của văn bản đến
- Đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn bản đến của cơ quan.
- Trình văn bản đến: Việc chuyển giao văn bản đến đòi hỏi phải được tiến
hành nhanh chóng, chính xác và đúng đối tượng. Đối với những văn bản có mức
độ khẩn, hỏa tốc được chuyển giao đến người có trách nhiệm xử lý chậm nhất là
Nguyễn Phú Trọng
21
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
30 phút. Sau đó căn cứ vào tính chất của văn bản và thẩm quyền xử lý văn bản
trình lãnh đạo Văn phòng Đài để xin ý kiến xử lý.
- Sau khi lãnh đạo Văn phòng xử lý, văn thư nhận lại văn bản, nhập ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng vào chương trình quản lý hồ sơ công việc và
gửi theo địa chỉ đã được lãnh đạo Văn phòng có ý kiến. Đối với văn bản do lãnh
đạo Đài xử lý, văn thư chuyển xuống Ban thư ký để trình lãnh đạo Đài.
- Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Đài, Ban thư ký đăng ký dữ liệu
của mình và chuyển lại văn thư để gửi theo địa chỉ đã được lãnh đạo Đài có ý
kiến để cá nhân đơn vị đó xử lý.
Theo em, công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến của cơ quan đã
được thực hiện một cách thống nhất, tập trung và khoa học. Nhưng như em đã
trình bày ở trên, việc hạn chế về nhân lực của bộ phận Văn thư đôi khi dẫn đến
sự quá tải trong việc xử lý văn bản khi Đài bước vào những tháng hoạt động cao
điểm.
(Sơ đồ quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến xem phụ lục số 05)
4.2. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan:
- Chánh văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Đài, Trưởng phòng
Hành chính có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ của đơn vị.
- Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức, hướng dẫn việc lập
danh mục hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Cán bộ, công chức trong khi xử lý công việc lập hồ sơ theo quy định; hồ
sơ phải phản ánh đúng quá trình giải quyết công việc. Các văn bản trong hồ sơ
được sắp xếp khoa học, hợp lý thể hiện mối liên hệ giữa các văn bản và tiến
trình giải quyết công việc và nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ. Cứ vào đầu năm
hoặc bắt đầu một công việc, tất cả các chuyên viên phụ trách mảng công việc
được giao phải mở hồ sơ, việc mở hồ sơ phải được đựa trên yếu tố công việc và
kết thúc hồ sơ là lúc kết thúc công việc phụ trách được giao về vấn đề đó. Việc
lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ được các đơn vị lập và gửi về cán bộ phụ trách
lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan văn thư sẽ nộp toàn bộ
văn bản, sổ đăng ký văn bản đi, đến của năm đó để lưu trữ cơ quan tiến hành
chỉnh lý. Nếu ai có nhu cầu mượn tài liệu thì vẫn làm thủ tục giao nộp sau đó
mới mượn được theo quy định của cơ quan và của Nhà nước.
Nguyễn Phú Trọng
22
ĐHLT QTVP K14A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hiện nay, việc lập hồ sơ công việc của các chuyên viên ở Đài tuy đã được
tiến hành từ khá lâu, nhưng do một số cán bộ, chuyên viên chưa thực sự hiểu
được tầm quan trọng của lập hồ sơ công việc nên việc lập hồ sơ hiện hành chưa
hoàn chỉnh, chưa đúng với yêu cầu của cán bộ Văn thư đề ra. Cộng thêm với
việc các đơn vị chưa xem trọng việc lập hồ sơ là cần thiết do đó công tác thu
thập, sắp xếp tài liệu đang còn tồn đọng, văn bản còn lộn xộn thậm chí thất lạc.
Hồ sơ sau 01 năm phải nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng chưa biên mục đầy đủ.
Các đơn vị không thống kê các hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu.
Hàng năm đến kỳ hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị còn
có hiện tượng không có hồ sơ giao nộp hoặc giao nộp hồ sơ lộn xộn, tài liệu thô
chưa qua xử lý vì thế gây khó khăn cho cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan.
Tóm lại, việc lập hồ sơ hiện hành của Đài còn nhiều thiếu sót, do các
chuyên viên phụ trách chưa hiểu được giá trị của việc lập hồ sơ, cũng như thiếu
kiến thức về việc lập hồ sơ mặc dù Đài đã tổ chức nhiều buổi tập huấn về công
tác Văn thư – Lưu trữ và lập hồ sơ công việc cho nhân viên. Từ đó dẫn đến việc
lưu trữ và tra tìm tài liệu mất khá nhiều thời gian và khó khăn.
5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan
5.1. Nhận xét hiện trạng công tác lưu trữ tại cơ quan
Trong thời gian thực tập, em nhận thấy công tác Lưu trữ được tổ chức một
cách bài bản, chặt chẽ, thuận tiện theo đúng quy định giúp cho việc sắp xếp, tra
cứu diễn ra nhanh chóng, tiện lợi.
Công tác lưu trữ ở Đài được thực hiện và áp dụng theo hệ thống các văn
bản: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định số:
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;Thông tư số 10/2014/TT-BNV
ngày 01 tháng 10 năm 2014 Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của
các Lưu trữ lịch sử;Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012
của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan;Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014
của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các
Nguyễn Phú Trọng
23
ĐHLT QTVP K14A
