Nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân (qua khảo sát một số doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh hưng yên

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài nghiên cứu của mình, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân là
sự quan tâm của thầy cô giáo; sự động viên ủng hộ của bạn bè trong suốt thời
gian học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến cô
Nguyễn Thị Hường, người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện tốt
nhất cho tôi hoàn thành bài khóa luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn
thể quý thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, cũng như tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành đề tài
khóa luận của mình.
Trong quá trình nghiên cứu, do điều kiện khảo sát thực tế còn hạn chế về
mặt thời gian, kinh nghiệm và kiến thức thực tế chưa sâu nên cách nhìn nhận và
đánh giá vấn đề chỉ ở một góc độ nhất định, do vậy không tránh khỏi những
thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy, cô
và các bạn.
Xin chân thành cảm ơn !.
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Hương


MỤC LỤC


DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
VBQL

: Văn bản quản lý

HĐQT

: Hội đồng quản trị


TNHH

: Trách nhiệm hữu hạn

DN

: Doanh nghiệp

DNTN

: Doanh nghiệp tư nhân

QPPL

: Quy phạm pháp luật


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Nước ta đang có những bước chuyển mình để bắt kịp với sự tiến bộ của
thời đại, việc hội nhập kinh tế quốc tế và sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã
đem đến nhiều cơ hội cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta phải không ngừng
đổi mới và phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vực. Cùng với quá trình đi lên của
đất nước, sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các

loại hình doanh nghiệp với quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Các doanh nghiệp có vị
trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, là bộ phận chủ yếu tạo ra tổng sản
phẩm trong nước (GDP). Doanh nghiệp ra đời đã giải phóng và phát triển sức
sản xuất, phát huy nội lực và phát triển kinh tế xã hội, góp phần tăng trưởng
kinh tế, tăng thu ngân sách, giải quyết hiệu quả các vấn đề xã hội. Trong hoạt
động quản lý của doanh nghiệp không thể thiếu hoạt động trao đổi, cung cấp
thông tin và văn bản là một trong những phương tiện để chứa đựng, truyền đạt
thông tin một cách hữu hiệu. Tại doanh nghiệp, văn bản không chỉ thể hiện uy
tín của của người lãnh đạo mà còn là phương tiện giao tiếp và quản lý doanh
nghiệp. Văn bản quy định cụ thể các nhiệm vụ, chức trách và bổn phận của mỗi
cá nhân trong tổ chức hướng họ đến các hoạt động thống nhất. Văn bản còn góp
phần thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Văn bản ban
hành có đạt chất lượng và mục đích đề ra hay không chủ yếu quyết định ở khâu
soạn thảo. Soạn thảo văn bản không đạt yêu cầu thì không những công việc giải
quyết không đạt mà còn ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín và hình ảnh của doanh
nghiệp.
Hiện nay, Nhà nước ta đã có các văn bản quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản áp dụng cả cho các doanh nghiệp như: Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số
01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Mặc dù vậy, chất
lượng soạn thảo văn bản quản lý tại các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp tư
5


nhân vẫn chưa được đảm bảo, các văn bản soạn thảo chưa tuân theo một quy
trình và biểu mẫu cụ thế khiến cho quá trình cung cấp và xử lý thông tin phục vụ
các hoạt động của doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.
Nếu công tác soạn thảo và ban hành văn bản được quan tâm và coi trọng sẽ góp

phần xây dựng hệ thống pháp luật hoàn chỉnh và đồng bộ, tạo ra những văn bản
có chất lượng cao. Công tác này có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các cơ quan, đơn
vị và đặc biệt có vai trò quan trọng trong việc quản lý các doanh nghiệp nói
chung và doanh nghiệp tư nhân nói riêng.
Với tất cả lý do trên tác giả lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng soạn
thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân (qua khảo
sát một số doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Hưng Yên)” làm đề tài khóa luận
của mình với mong muốn đóng góp một phần nào đó trong việc làm rõ hơn về
cơ sở lý luận và thực tiễn công tác soạn thảo văn bản của các doanh nghiệp tư
nhân cũng như các giải pháp góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng của
công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp nói chung và
doanh nghiệp tư nhân nói riêng.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về vấn đề thể thức văn bản, công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hay chất lượng soạn thảo văn bản tại các doanh nghiệp, doanh nghiệp tư
nhân đã có một số công trình nghiên cứu có giá trị và đóng góp không nhỏ cả về
mặt lý luận và thực tiễn cụ thể như:
- Tác giả Nguyễn Huy Thông và Hồ Quang Chính (1995) “ Phương pháp
soạn thảo trong văn bản trong quản lý - giao dịch - kinh doanh”.
- Tác giả Nguyễn Huy Anh, Phạm Thanh Phấn (1997) “ Hướng dẫn soạn
thảo văn bản trong quản lý giao dịch kinh doanh”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà
Nội [33].
-Tác giả Lưu Kiếm Thanh (2002) “ Hướng dẫn ban hành và quản lý văn
bản của doanh nghiệp”;
- Tác giả Nguyễn Thế Phán (2003) “ Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản
kinh tế và quản trị doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Lao động Xã hội [8];
6


- Tác giả Lương Văn Úc (2012) “ Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản

kinh tế và quản trị doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân[15].
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có các công trình nghiên cứu khoa học
của sinh viên về thể thức và hệ thống văn bản của các doanh nghiệp cụ thể là
công trình nghiên cứu của các tác giả:
+ Tác giả Nguyễn Thị Nga (ĐTSV. 2007-2008.12),“ Thể thức văn bản của
một số doanh nghiệp tư nhân ở Thái Bình - Thực trạng và giải pháp”;
+ Tác giả Duôn Thị Thủy (ĐTSV. 2007-2008.12), “ Thể thức văn bản của
doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hà Nội - Thực trạng và giải pháp”.
+ Tác giả Nguyễn Văn Khang (ĐTSV.2008-2009.18) “ Tìm hiểu về hệ
thống văn bản quản lý của một số doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài Thực trạng và kiến nghị”.
- Nghiên cứu về chất lượng soạn thảo văn bản quản lý của doanh nghiệp
tiêu biểu có luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Hân, với đề tài: “
Nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản quản lý tại các doanh nghiệp (Từ thực
tiễn Thành phố Hồ Chí Minh)”. Trong đề tài này tác giả đã nghiên cứu vấn đề
liên quan đến chất lượng soạn thảo văn bản quản lý của các doanh nghiệp tại
thành phố Hồ Chí Minh, đưa ra thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng
soạn thảo văn bản quản lý.
Mỗi công trình nghiên cứu đều được tiếp cận ở góc độ và các khía cạnh
khác nhau phản ánh chất lượng soạn thảo văn bản tại các doanh nghiệp ở các
vùng khác nhau. Tuy nhiên, trên thực tế vấn đề này đòi hỏi cần phải nghiên cứu
để có các giải pháp đồng bộ và cụ thể.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện với mục tiêu là làm rõ thực trạng soạn thảo và ban
hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân (qua khảo sát thực tế một số
doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Hưng Yên) nhằm chỉ ra những kết quả đạt được,
những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó.
Trên cơ sở lý luận về soạn thảo, ban hành văn bản, văn bản quản lý doanh
nghiệp và đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại một số
7

doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, tác giả đưa ra một số đề xuất
và giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các
doanh nghiệp tư nhân, trong đó có đề xuất xây dựng mẫu trình bày cho các loại
văn bản quản lý thông dụng tại các doanh nghiệp tư nhân.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu nói trên tác giả thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu những vấn đề chung về văn bản, văn bản hành chính và công
tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính.
- Nghiên cứu các quy định hiện hành về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý của doanh nghiệp.
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý và thực hiện các nghiệp vụ soạn
thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân.
- Đánh giá, so sánh công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các
doanh nghiệp tư nhân với công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
các loại hình doanh nghiệp khác.
- Phân tích, đánh giá những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân
của những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các
doanh nghiệp tư nhân.
- Nghiên cứu đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo
và ban hành văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng của đề tài nghiên cứu là tình hình công tác soạn thảo và ban hành
văn bản của các doanh nghiệp tư nhân, tình hình tổ chức và quản lý công tác
soạn thảo và ban hành văn bản, giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban
hành văn bản quản lý của một số DNTN trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.
5.2. Phạm vi nghiên cứu
Nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các doanh
nghiệp tư nhân là một đề tài rộng, vì vậy trong giới hạn của khóa luận tốt

nghiệp, đề tài tập trung nghiên cứu:
8


Phạm vi không gian:
Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào một số DN, DNTN trên địa
bàn tỉnh Hưng Yên.
Phạm vi thời gian
Nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh
nghiệp tư nhân, chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của một số
doanh nghiệp tư nhân từ năm 2011 đến năm 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
- Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn
bản góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của
các doanh nghiệp nói chung và DNTN nói riêng.
- Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong doanh nghiệp sẽ nâng cao chất lượng
công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của DN, DNTN, góp phần cải
cách hành chính trong doanh nghiệp.
- Kết quả nghiên cứu sẽ giúp cho các DNTN xây dựng hệ thống văn bản
quản lý có tính đồng bộ và hiệu quả.
7. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Các công trình nghiên cứu khoa học
trước đó liên quan đến đề tài như luận văn, báo cáo khoa học, tạp chí, văn bản
pháp quy và các giáo trình, internet.
- Phương pháp khảo sát và phỏng vấn thực tế:
+ Khảo sát hệ thống văn bản, công tác soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý của một số doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên (từ năm
2011 đến năm 2015). Tác giả sử dụng phiếu khảo sát, phỏng vấn trực tiếp và gửi
email cho những người làm công tác soạn thảo văn bản của các doanh nghiệp

trên địa bàn tỉnh Hưng Yên để có số liệu đầy đủ và cụ thể.

`

+ Khảo sát một số loại hình doanh nghiệp như CTCP, công ty TNHH để so
sánh, đánh giá và đưa ra đề xuất phù hợp với công tác soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý của các doanh nghiệp tư nhân (chi tiết các doanh nghiệp khảo
9


sát tại phụ lục 01).
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trong phương pháp này, dựa trên các
kết quả khảo sát thực tế tác giả tiến hành so sánh giữa các DNTN có quy mô
lớn, nhỏ khác nhau để có những đánh giá khách quan. Ngoài ra tác giả cũng tiến
hành so sánh các DNTN với CTCP, công ty TNHH để chỉ ra những vấn đề mà
DNTN đã đạt được, chưa đạt được để có những giải pháp phù hợp.
- Phương pháp phân tích, đánh giá: Phân tích đánh giá về chất lượng soạn
thảo văn bản quản lý của một số doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng
Yên từ năm 2011 đến năm 2015.
8. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận được chia làm ba chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về soạn thảo, ban hành văn bản và văn bản
quản lý của doanh nghiệp.
Trong chương này tác giả làm rõ các khái niệm liên quan đến văn bản, soạn
thảo và ban hành văn bản, khái niệm về văn bản quản lý doanh nghiệp. Phân loại
văn bản và văn bản quản lý doanh nghiệp, quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý doanh nghiệp và các yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý doanh nghiệp.
Chương 2.Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các
doanh nghiệp tư nhân.

Tại chương 2 tác giả dựa trên các kết quả khảo sát thực tế công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại một số doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh
Hưng Yên để phân tích, nhận xét, đánh giá về tình hình tổ chức, quản lý công
tác soạn thảo và ban hành văn bản của doanh nghiệp tư nhân; tổ chức thực hiện
nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh nghiệp tư nhân. Trong
chương này tác giả cũng chỉ ra những tồn tại và phân tích những nguyên nhân
của những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các
doanh nghiệp tư nhân.
Chương 3. Một số đề xuất và giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo
và ban hành văn bản quản lý tại các doanh nghiệp tư nhân.
10


Dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn nêu trên, tác giả có một số đề xuất và
giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại các
doanh nghiệp tư nhân như: Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật
quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của các doanh
nghiệp tư nhân, ban hành văn bản chỉ đạo về công tác này; các giải pháp nghiệp
vụ nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản của các doanh
nghiệp tư nhân.

11


Chương 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ VĂN
BẢN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về văn bản, văn bản quản lý doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà nghiên cứu và nhiều ngành

khoa học. Ở những khía cạnh và góc độ nghiên cứu khác nhau mà văn bản có
những khái niệm khác nhau.
Khái niệm về “văn bản” được các tác giả nước ngoài quan tâm, đề xuất thể
hiện ở một số khái niệm sau [31;24]:
“ Văn bản là thông tin, được lập, nhận và duy trì bởi một tổ chức hoặc một
cá nhân với tư cách là chứng cứ và thông tin làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ
pháp lý hoặc trong giao dịch kinh doanh”.
“ Văn bản là một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến
hành các công việc của một người hoặc một tổ chức và được đảm bảo bởi người
hoặc tổ chức đó với mục đích tham khảo trong tương lai”.
Tại Việt Nam khái niệm này được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau giải
quyết vấn đề liên quan đến khía cạnh, lĩnh vực nghiên cứu khác nhau:
Theo từ điển tiếng việt “ Văn bản là bản chép tay hoặc in ấn với nội dung
nhất định”.
Dưới góc độ ngôn ngữ học: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của
hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung
nhằm đạt tới một số giao tiếp nào đó”.
Theo “Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị doanh
nghiệp”, nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012, khái niệm văn bản
được định nghĩa như sau:
Theo nghĩa chung nhất: “Văn bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói
chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang
nội dung, ý nghĩa trọn vẹn. Xét về mặt ngôn ngữ thì văn bản là đơn vị ngôn ngữ
12


lớn nhất, bậc cao nhất mang tính toàn văn, toàn nghĩa”.
Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý
chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích
thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất

định đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo văn bản”.
Nhìn nhận dưới góc độ văn bản học thì văn bản được hiểu theo các nghĩa
sau:
Theo nghĩa rộng: “ Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn
ngữ nhất định” .Với nghĩa rộng này, thì mọi vật liệu có ghi ký hiệu ngôn ngữ
như văn bia, câu đối ở các đền chùa, chúc thư, gia phả, các tác phầm văn học, sử
học, các công trình nghiên cứu khoa học, công văn, giấy tờ... đều là văn bản
[9;57].
Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình
thành trong hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp”.
Như vậy, văn bản được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau nhưng đều có
những điểm chung: Văn bản là phương tiện ghi tin, là vật mang tin, truyền đạt
thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu ngôn
ngữ nhất định, mục đích của văn bản là thông báo cho đối tượng tiếp nhận phải
thực hiện hành động đáp ứng yêu cầu nhất định của người soạn thảo văn bản.
Văn bản bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu, sách báo, các loại văn bia, hoành phi,
câu đối, khẩu hiệu áp phích, băng truyền hình, bản vẽ. Văn bản còn được hiểu là
các tài liệu, công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan tổ
chức, doanh nghiệp.
1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý.
Văn bản quản lý là loại văn bản do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban
hành theo những thể thức, thủ tục, quy chế do luật định để ghi nhận và truyền
đạt các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản
lý, vì vậy văn bản quản lý có chức năng cơ bản đó là thông tin, quản lý và điều
hành.
Một đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý là tính hiệu lực của chúng trong
13


quá trình quản lý. Văn bản quản lý có thể thức riêng được quy định bởi các cơ

quan Nhà nước có thẩm quyền. Sự hình thành các văn bản quản lý được thực
hiện theo một quy trình nhất định [4;18-19].
1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao
dịch, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực
hiện các hoạt động kinh doanh. Tổ chức kinh tế là các tổ chức hoạt động sản
xuất - kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất vật chất hay dịch vụ xã hội với mục
đích nhất định, được xã hội cho phép và hoạt động trong hệ thống phân công lao
động. Một tổ chức được gọi là doanh nghiệp phải có các dấu hiệu đặc trưng như:
Phải là tổ chức kinh tế, hoạt động vì mục đích kinh tế; phải có đầy đủ các điều
kiện về hình thức và nội dung để thực hiện các hoạt động như: tên riêng, trụ sở
giao dịch, bộ máy quản lý, mục đích hoạt động; phải có sự công nhận và bảo hộ
của Nhà nước bằng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Các vấn đề liên quan
đến doanh nghiệp được trình bày cụ thể ở chương 2).
Văn bản quản lý doanh nghiệp là các văn bản được hình thành và sử dụng
trong hoạt động của doanh nghiệp. Văn bản quản lý doanh nghiệp là những
quyết định, thông tin quản lý thành văn do các doanh nghiệp ban hành theo đúng
thẩm quyền, thể thức, thủ tục nhất định nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh
doanh và quản lý nội bộ trong các doanh nghiệp.
Nói cách khác, văn bản quản lý doanh nghiệp là phương tiện truyền tin, là
công cụ cho các nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp. Văn bản có giá trị nhất
định buộc các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp tuân thủ theo. Văn bản còn
thể hiện ý chí của chủ thể quản lý doanh nghiệp, là phương tiện giao tiếp giữa
doanh nghiệp với nhà nước, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, với đối tác và
khách hàng.
1.2. Phân loại văn bản và văn bản quản lý doanh nghiệp.
1.2.1. Phân loại văn bản
Hệ thống văn bản của nước ta hiện nay rất đa dạng, phong phú và phức
tạp đòi hỏi phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo và quản lý thích
14

hợp. Theo quy định tại Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì hệ thống văn bản hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được phân làm ba loại: Văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.
Theo quy định hiện hành thì không có bất kỳ doanh nghiệp nào có thẩm
quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành các văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành. Vì vậy, trong khuôn khổ của khóa luận tác
giả chỉ nghiên cứu về văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành cũng như
cách phân loại đối với các văn bản này.
- Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm triển
khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật (văn bản chứa các quy tắc chung
để thực hiện các văn bản luật do cơ quan quản lý hành chính ban hành) hoặc
dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, ghi chép
công việc [13].
Văn bản hành chính chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật,
hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình
quản lý hành chính nhà nước và thông tin về pháp luật. Văn bản hành chính gồm
hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
+ Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được
cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải
quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá
nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người
vi phạm pháp luật, do đó mang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở
quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính
cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt đó; trong một số trường hợp, nó
cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên.

Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt: Không chứa đựng quy phạm
pháp luật mà chỉ mang tính áp dụng pháp luật; chỉ đích danh đối tượng thi hành;
15


hiệu lực cho một lần hoặc một vài đối tượng.
+ Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin,
điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác, hoặc để giải
quyết các công việc cụ thể; phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép ...
công việc trong cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính thông thường chia làm hai
loại: Văn bản hành chính có tên loại và và văn bản hành chính không có tên loại.
Văn bản hành chính không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt
động giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết
các nhiệm vụ có liên quan. Công văn là văn bản không có tên loại. Công văn có
thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến, văn bản đi. Nội dung của công văn là
thông báo về vấn đề nào đó trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn
bản quy phạm pháp luật đã ban hành, hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên,
thông báo cho hoạt động dự kiến xảy ra, xin ý kiến về vấn đề nào đó; trình kế
hoạch, xác lập vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan. Công văn được
sử dụng vào nhiều mục đích như: Công văn hướng dẫn, công văn giải thích,
công văn phúc đáp, công văn đôn đốc, công văn giao dịch, công văn đề nghị,
công văn đề xuất, công văn thăm hỏi, công văn cảm ơn [5].
Văn bản có tên loại bao gồm: Quyết định, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ
trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường,
giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền...), các loại phiếu (phiếu gửi,
phiếu báo, phiếu trình...).
- Văn bản chuyên ngành
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số
cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ

chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định
của các cơ quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức
của những văn bản đã được mẫu hóa.
- Văn bản chuyên môn có trong tất cả các lĩnh vực: Tài chính, tư pháp,
ngoại giao, y tế, văn hóa, giáo dục, xây dựng...
16


- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa,
bản đồ, khí tượng, thuỷ văn...
Hợp đồng là một dạng văn bản đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động
chuyên môn khác nhau. Nếu như văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh
lệnh quản lý đơn phương, thì hợp đồng cần phải thể nguyện sự thống nhất ý chí
của ít nhất hai bên.
1.2.2. Phân loại văn bản quản lý doanh nghiệp
- Theo giá trị pháp lý.
Văn bản hành chính cá biệt: Là các văn bản mà doanh nghiệp ban hành
nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định thẩm quyền và nghĩa vụ cụ thể
của những đơn vị, cá nhân có liên quan. Văn bản hành chính cá biệt mang tính
chất áp dụng luật pháp trên cơ sở quyết định của cơ quan cấp trên hoặc doanh
nghiệp ban hành. Văn bản này bao gồm: Nghị quyết, quyết định, Chỉ thị...
Văn bản hành chính thông thường: Là văn bản có nội dung chứa đựng các
thông tin mang tính chất điều hành hành chính. Doanh nghiệp ban hành các văn
bản hành chính thông thường như: Thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn,
phương án, đề án, kế hoạch, chương trình, hợp đồng, giấy tờ, giấy giới thiệu...
Thư tín: Là văn bản phục vụ cho hoạt động giao dịch trong sản xuất, kinh
doanh. Thư tín không mang tính chất chính thức và thường được viết theo tư
cách cá nhân.
Văn bản chuyên môn nghiệp vụ: Là các văn bản quản lý chuyên môn,
nghiệp vụ do các phòng ban chức năng của bộ máy quản lý ban hành. Các văn

bản này bao gồm bản vẽ kỹ thuật, bản thiết kế, sổ sách chuyên môn, hóa đơn,
chứng từ...
- Phân loại theo mặt hoạt động quản lý.
Các văn bản quản lý tổ chức doanh nghiệp: Là các văn bản tạo nên bộ máy
quản lý doanh nghiệp. Các văn bản này quy định các hoạt động của tổ chức
nhằm thống nhất hành động như: Quyết định, nghị quyết, điều lệ doanh nghiệp,
nội quy, quy chế nghiệp vụ dùng trong doanh nghiệp, các nội quy, quy trình
nghiệp vụ, quy trình quy phạm kỹ thuật, kinh tế. Chức năng, nhiệm vụ của các
17


bộ phận, chức danh và tiêu chuẩn chức danh của cán bộ, công nhân viên trong
doanh nghiệp.
Các văn bản quản lý kinh tế, kỹ thuật: Là các văn bản dùng để quản lý các
hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục đích và hiệu quả kinh tế. Văn
bản này quy định những hoạt động kinh tế diễn ra theo các tính toán nhất định
như: Chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đề án,
dự án, chương trình hoạt động và các giải pháp kinh tế kỹ thuật.
Các văn bản quản lý nghiệp vụ chuyên môn: Là các văn bản ghi chép hệ
thống thông tin, nghiệp vụ chuyên môn phục vụ cho công tác quản lý hoạt động
kinh tế kỹ thuật và tổ chức. Các văn bản này bao gồm: Bản thiết kế, quy trình
công nghệ, tiêu chuẩn kinh tế và tổ chức, bảng biểu, chứng từ...
Các văn bản quản lý hành chính: Là các văn bản hành chính thông thường
nhằm chuyền tải thông tin giữa các tổ chức với nhau, giữa các bộ phận trong tổ
chức và với các cá nhân và ngược lại. Văn bản này bao gồm: Công văn, thông
báo, tờ trình, báo cáo, biên bản, giấy mời, đơn từ, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền,
giấy công tác.
Các văn bản hợp đồng: Là các văn bản ký kết trách nhiệm giữa các bên
trong việc liên kết hoạt động, trao đổi sản phẩm hàng hóa, dịch vụ hoặc liên kết
kinh tế nhằm mục đích kinh doanh, các văn bản này bao gồm: Các hợp đồng

kinh tế, dân sự, hợp đồng lao động [15; 289-290].
1.3. Đặc trưng của văn bản quản lý doanh nghiệp
Theo từ điển Tiếng Việt “ Đặc trưng là nét riêng biệt, được xem là dấu
hiệu để phân biệt với những sự vật khác”. Đặc trưng còn được hiểu lả “ tính
chất nổi bật, khác biệt, giúp phân biệt cá thể đã cho với các cá thể khác mà ta
có thể đem ra so sánh”. Đặc trưng của văn bản quản lý doanh nghiệp là nét
riêng biệt, nổi bật cả văn bản giúp phân biệt với các loại văn bản khác như văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính... Văn bản quản lý doanh nghiệp có
các đặc trưng cụ thể sau:
- Về chủ thể ban hành: Văn bản quản lý doanh nghiệp do các doanh
18


nghiệp, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Không phải ai cũng được
ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được ban hành các loại văn bản nhất
định trong phạm vi thẩm quyền của mình. Các doanh nghiệp không có quyền
ban hành văn bản quy phạm pháp luật
- Về mục đích ban hành: Văn bản quản lý doanh nghiệp ban hành nhằm
mục đích tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt đông của doanh nghiệp.
- Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý doanh nghiệp được soạn thảo và
ban hành để tác động đến các cá nhân, tổ chức có liên quan trong doanh nghiệp,
hay các đối tượng khác tùy theo mục tiêu của văn bản hướng đến.
- Về trình tự ban hành văn bản, hình thức văn bản: Văn bản quản lý
doanh nghiệp được soạn thảo và ban hành dựa theo các văn bản hướng dẫn của
pháp luật. Mỗi văn bản được sử dụng trong những trường hợp cụ thể và có cách
thức trình bày riêng. Sử dụng hình thức của văn bản sẽ tạo ra sự thống nhẩ về
nội dung và hình thức của hệ thống văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử
dụng văn bản.
- Về ngôn ngữ, văn phong: Văn bản quản lý doanh nghiệp được soạn thảo
và ban hành với mục đích truyền đạt thông tin đến đối tượng quản lý một cách

đầy đủ và chính xác nhất. Văn bản quản lý doanh nghiệp vừa có tính chất diễn tả
sự việc, vừa có tính chất lập luận sâu sắc, logic. Vì vậy, cần phải lựa chọn phong
cách ngôn ngữ phù hợp cho mỗi tính chất đó. Văn phong của văn bản mang tính
phổ thông, đơn giản, dễ hiểu.
Văn bản quản lý doanh nghiệp có các đặc trưng khác như:
- Văn bản quản lý có tính khoa học cao, vì bản thân chúng được soạn thảo
trên những luận cứ khoa học và các lý thuyết kinh tế. Do đó cần đánh giá tính
thích ứng của các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật và xác định các lý thuyết kinh tế
ứng dụng một cách chính xác và phù hợp với điều kiện hiện tại của doanh
nghiệp.
- Văn bản quản lý doanh nghiệp mang tính kinh tế cao, tức là trong mọi
vấn đề của văn bản đều phải lấy hiệu quả kinh tế làm căn cứ. Vì vậy, cần phải
hiểu thấu đáo các vấn đề hiệu quả kinh tế để mọi lựa chọn đều đạt được hiệu quả
19


cao.
Từ những đặc trưng trên cho thấy để soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý doanh nghiệp đòi hỏi phải nắm vững các lý thuyết kinh tế và có kinh nghiệm
cao trong quản lý kinh tế, nếu không sẽ dẫn đến của văn bản quản lý sẽ thấp
1.4. Chức năng và vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp.
1.4.1. Chức năng của văn bản quản lý doanh nghiệp
Xã hội ngày càng phát triển thì các mối quan hệ xã hội càng phong phú và
đa dạng. Ngoài mối quan hệ giữa các quốc gia, mối quan hệ trong nước cũng
nhiều tầng, nhiều lớp, đa phương, đa tuyến. Ngay trong các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp đã có các mối quan hệ phức tạp. Hơn nữa, trong thực tế hiện nay
đòi hỏi con người gắn bó mật thiết hơn trong mối quan hệ hợp tác, trao đổi, mua
bán... Sự xuất hiện và phát triển của văn bản quản lý doanh nghiệp là một tất yếu
trong quá trình phát triển của xã hội. Do vậy, Nhà nước sử dụng hệ thống văn
bản để hình thành nền hành chính quốc gia nhằm thống nhất quá trình quản lý

kinh tế, văn hóa, xã hội. Văn bản là phương tiện thông tin để các cơ quan Nhà
nước nắm được tình hình và kết quả thực hiện các quyết định quản lý của mình.
Các doanh nghiệp sử dụng văn bản làm công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý,
sản xuất và kinh doanh. Trong mọi hoạt động giao dịch, sản xuất kinh doanh
giữa doanh nghiệp với các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp với các đối tác,
khách hàng... đều nhờ văn bản làm sợi dây liên lạc chính. Công dân dùng văn
bản để chuyển những nguyện vọng, mong muốn của mình cho nhau hoặc cho cơ
quan có thẩm quyền [16;5]. Như vậy, văn bản có vị trí và chức năng quan trọng,
không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và các doanh
nghiệp nói riêng. Tại các doanh nghiệp, văn bản quản lý có các chức năng tiêu
biểu như:
- Chức năng thông tin.
Thông tin là cơ sở xuất phát hành động, thông tin diễn tả quy cách hành
động, thông tin còn diễn tả kết quả của hành động. Mục tiêu thông tin của một
doanh nghiệp là thể hiện sự kiểm soát, thay đổi để gây ảnh hưởng lên hành động
theo lợi ích của doanh nghiệp. Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức
20


năng quản lý trong nội bộ doanh nghiệp và chính nó là sự tổng hợp các chức
năng quản lý. Ngoài văn bản có nhiều phương tiện thông tin khác như điện
thoại, vô tuyến, máy ghi âm, ghi hình. Mặc dù các phương tiện này có ưu điểm
nhanh, gọn nhẹ nhưng không phải là phương tiện chính thức.
Trong hoạt động hàng ngày của các tổ chức, doanh nghiệp đều không thể
thiếu được hoạt động trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản
lý. Vì vậy, văn bản trở thành công cụ hữu hiệu trong việc truyền đạt thông tin.
Văn bản còn là phương tiện quan trọng để điều hành trong mọi hoạt động của cơ
quan. Trên thực tế, người lãnh đạo ở bất cứ nơi nào cũng là người chịu trách
nhiệm chủ yếu về các hoạt động của lĩnh vực hay cơ quan mà mình phụ trách
trên cơ sở chức trách và thẩm quyền được giao. Như vậy, cùng một lúc họ phải

thu nhận mọi thông tin của cấp trên, cấp dưới, của đối tác vừa phải có trách
nhiệm báo cáo chuyển thông tin của mình đến các cấp, các ngành và đến đối tác
nghĩa là phải trao đổi thông tin. Có thể nói việc xử lý thông tin một cách khoa
học, nhanh chóng, chính xác để soạn thảo văn bản sẽ là yêu cầu bắt buộc đối với
các nhà lãnh đạo, nhà quản lý.
- Chức năng quản lý và điều hành
Chức năng này phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành của các doanh
nghiệp. Các nhà lãnh đạo, quản lý đều phải ra các quyết định quản lý sau khi đã
thu thập, phân tích đầy đủ và toàn diện những thông tin cần thiết bằng hệ thống
văn bản quản lý, giao dịch. Cấp dưới cũng như người lãnh đạo, đối tác cũng phải
thực hiện những hoạt động theo những quyết định quản lý trong hệ thống văn
bản quản lý. Do vậy, văn bản là công cụ để doanh nghiệp quản lý và điều hành
hoạt động của mình.
- Chức năng văn hóa - xã hội và sử liệu.
Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của các tổ chức,
doanh nghiệp qua quá trình đấu tranh hướng đến “ Chân - Thiện - Mỹ”. Văn bản
thể hiện được sự ứng xử của con người đối với thiên thiên, đối với chính con
người cũng như đối với mọi vấn đề trong thực tiễn. Thông qua hệ thống văn bản,
ta có thể hiểu được những chế định cơ bản trong lối sống, nếp sống văn hóa
21


trong từng thời kỳ lịch sử. Các văn bản ra đời đều dựa vào các nhu cầu của xã
hội, chúng phản ánh các mối quan hệ xã hội.
Chức năng sử liệu của văn bản thể hiện ở chỗ, chúng phản ánh những biến
cố xã hội, những vấn đề, sự kiện đã xảy ra. Chúng như những bức tranh phản
ánh thực tại xã đã xảy ra theo thời gian.
Đối với doanh nghiệp, chức năng văn bản thể hiện trong việc ghi lại, phản
ánh lại những sản phẩm văn hóa, giá trị văn hóa cốt lõi để truyền bá rộng rãi cho
mọi đối tượng nhằm đạt được những mục đích nhất định. Văn bản còn lưu trữ lại

quá trình hình thành, phát triển của doanh nghiệp qua các giai đoạn và các mốc
thời gian khác nhau...
- Chức năng kinh tế
Văn bản quản lý doanh nghiệp có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản
xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động trên thương
trường, các doanh nghiệp phải ổn định các mối quan hệ trong sản xuất, kinh
doanh. Bởi vậy, văn bản là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện được sự ổn
định trong sản xuất, kinh doanh và pháp lý hóa mối quan hệ trong sản xuất, kinh
doanh. Ngoài ra, văn bản quản lý là phương tiện để các doanh nghiệp thực hiện
các giao dịch, trao đổi các công việc với các đối tác, khách hàng.
1.4.2. Vai trò của văn bản quản lý doanh nghiệp
Văn bản quản lý có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh
doanh và giúp các nhà lãnh đạo quản lý và điều hành doanh nghiệp. Văn bản
quản lý của doanh nghiệp tạo ra sự thống nhất về hành động, hướng hành động
theo mục tiêu đã đề ra. Văn bản quy định cụ thể các nhiệm vụ, chức trách và bổn
phận của mỗi cá nhân trong tổ chức hướng họ đến các hoạt động thống nhất.
Đồng thời văn bản quản lý còn tạo ra sự đồng bộ các hoạt động quản lý, thừa
hành và hướng các hoạt động này vào thực hiện có hiệu quả mục tiêu chung của
tổ chức.
1.5. Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp
1.5.1. Khái niệm về soạn thảo văn bản
22


Theo từ điển tiếng việt thì “soạn” có nghĩa là sắp đặt, “thảo” có nghĩa là
viết sơ lược, “soạn thảo” có nghĩa là viết ra, thảo ra một văn kiện quan trọng, có
tính chất chính thức. Ví dụ: Soạn thảo một điều luật để trình quốc hội, soạn thảo
Hiến pháp, soạn thảo hợp đồng. Soạn thảo có thể sử dụng phương pháp viết tay
hoặc dùng máy tính để tạo lập. Ví dụ: Soạn thảo văn bản.
Soạn thảo văn bản bao gồm các công việc liên quan đến ghi chép, tổng hợp

thông tin liên quan đến các sự kiện, sự việc và các hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp. Người soạn thảo văn bản có thể sử dụng hình thức viết tay hoặc sử dụng
các phần mềm soạn thảo văn bản. Hiện nay, phần mềm soạn thảo thông dụng đó
là Microsoft word.
1.5.2. Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
doanh nghiệp.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản có vai trò quan trọng đối với các
cơ quan tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Đối với vấn đề soạn thảo
văn bản, chủ tịch Hồ Chí Minh đã có những phát biểu, lời dạy rất ý nghĩa. Trong
cuốn Lề lối làm việc người đã dạy: “ Khi viết, khi nói phải luôn làm thế nào cho
ai cũng hiểu được, làm sao cho quần chúng đều hiểu, đều tin, đều quyết tâm làm
theo lời kêu gọi của mình. Bao giờ cũng tự hỏi: Ta viết cho ai xem? Nói cho ai
nghe? Chưa điều tra, nghiên cứu, chưa biết rõ chớ nên viết. Trước khi nói phải
nghĩ cho chín, sắp đặt câu cẩn thận... Nếu là tài liệu quan trọng, phải xem lại
chín, mười lần”.
V.I. Lênin đòi hỏi rất nghiêm túc và thận trọng trong việc xây dựng, biên soạn,
thông qua các dự án luật và văn bản pháp quy. Người nói: “ Phải rất thận trọng
trong khi lập pháp, phải thử đi thử lại bảy lần” trước khi quyết định [4].
Có thể nói, để đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản hiểu và làm theo
những nội dung ghi trong văn bản thì cần thận trọng ngay từ khâu đầu tiên là
soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thực
hiện không tốt sẽ làm giảm giá trị của văn bản và ảnh hưởng đến công tác quản
lý, lưu trữ văn bản.
Đối với các doanh nghiệp, công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
23


có vai trò nhất định. Theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2014 thì các cá
nhân, tổ chức muốn thành lập doanh nghiệp cần đăng ký thành lập và làm các
thủ tục cần thiết để thành lập doanh nghiệp. Trong hồ sơ doanh nghiệp bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ doanh nghiệp, bản sao các giấy tờ
(tùy theo các loại hình doanh nghiệp khác nhau mà có các văn bản giấy tờ khác
nhau). Để cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người thành lập doanh
nghiệp phải soạn thảo các giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ của mình theo các mẫu
quy định. Sau khi lập đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh, cá nhân, tổ chức nộp hồ
sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm về
tính trung thực, chính xác của nội dung hồ sơ đăng ký kinh doanh. Ngay khi
đăng ký thành lập doanh nghiệp, các cá nhân, tổ chức phải soạn thảo các văn
bản, hoàn thiện hồ sơ của mình. Các văn bản đó sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp
lý của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó sẽ giúp các doanh nghiệp hoạt động và phát
triển. Qua các hệ thống các văn bản quản lý của doanh nghiệp góp phần tạo nên
cơ sở pháp lý và là hành lang cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh
nghiệp [16; 34-35].
Sau khi được thành lập, các doanh nghiệp hoạt động dựa trên những
nguyên tắc nhất định. Đồng thời, mỗi doanh nghiệp đều tìm kiếm và xây dựng
cách thức làm việc phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Các văn bản do
doanh nghiệp soạn thảo, ban hành và sử dụng trong hoạt động của mình phản
ánh những nguyên tắc mà doanh nghiệp phải tuân theo [33; 77].
Văn bản quản lý doanh nghiệp được soạn thảo và ban hành giúp các nhà
lãnh đạo hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động của các cá nhân hay hoạt động của tổ
chức thông qua các cá nhân để hoàn thành các công việc. Ngoài ra, các văn bản
còn giúp các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được các thông tin cũng như tình hình
hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Ví dụ: Công ty TNHH Ngọc Kim hoạt động trong lĩnh vực thời trang công
sở. Công ty mới thành lập không lâu nhưng đã khẳng định thương hiệu của mình
tại thị trường trong và ngoài nước. Các văn bản giao dịch hàng ngày giữa giám
đốc với các bộ phận, chi nhánh và các showroom trong công ty đều sử dụng
24

hình thức gửi thư điện tử (phụ lục 05). Cuối mỗi ngày làm việc các nhân viên
phải soạn thảo và gửi báo cáo cho giám đốc, phó giám đốc để cáo tình hình hoạt
động của chi nhánh cũng như doanh thu trong ngày để lãnh đạo có thể nắm bắt
được tình hình. Mặc dù không trực tiếp quản lý nhưng lãnh đạo công ty cũng có
thể biết được tiến độ, hiệu quả làm việc của nhân viên qua các văn bản, báo cáo
để có những quyết định phù hợp nhằm phát triển doanh nghiệp.
Hiện nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ
công nghệ thông tin, có thể những văn bản điện tử cũng như văn phòng không
giấy sẽ hình thành, các công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành các văn
bản quản lý của doanh nghiệp sẽ được giảm tải nhưng không vì thế mà phủ định
vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp.
1.5.3. Những yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý doanh nghiệp.
- Thứ nhất, về nội dung của văn bản quản lý doanh nghiệp
Một trong những yêu cầu thiết yếu để đảm bảo cho văn bản quản lý của
doanh nghiệp được soạn thảo và ban hành có chất lượng cao thì người soạn thảo
văn bản cần nắm vững nội dung của văn bản. Trong quá trình soạn thảo nội
dung của văn bản cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau:
- Tính mục đích: Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó,
tức là trả lời các câu hỏi ( 5W: What, Who, Where, When, Why): Ban hành văn
bản để làm gì? Ai/ tổ chức nào ban hành? Khi nào ban hành? ở đâu và tại sao lại
ban hành?. Do đó, cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức
giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn bản phải thiết
thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, có
tính khả thi.
Tính mục đích của văn bản quản lý thể hiện ý chí của các tổ chức, doanh
nghiệp, đồng thời truyền tải ý đồ của nhà quản trị và phản ánh đầy đủ những lợi
ích, tâm tư, nguyện vọng của các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Để
văn bản có hiệu lực thì tùy theo loại văn bản, phải viết nội dung phù hợp với chủ
trương đườn lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

25