Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

LỜI CAM ĐOAN
Em thực hiện đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng
Bộ Khoa học và Công nghệ”. Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu
của nhóm trong thời gian qua. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự
không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Phương


MỤC LỤC


DANH MỤC BẢNG

Biểu đồ 2.1. Các loại hình hội nghị của Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn
2012 – 2015.........................................................................................................23
Biểu đồ 2.1. Các hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức giai đoạn 2012 – 2015.....28


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Hội nghị là một trongnhững
hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làm việc, bởi lẽ đây
là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong việc truyền đạt và
kiểm soát công việc. Nếu một cơ quan, đơn vị, có hoạt động tổ chức, điều hành
và tham gia một hội nghị hiệu quả, thì các cá nhân trong cơ quan sẽ nắm bắt
thông tin và xử lý thông tin nhanh chóng. Đồng thời khi tổ chức Hội nghị không
chỉ nhằm mục đích giải quyết công việc mà còn là nơi trao đổi, học hỏi, tiếp thu

để tìm ra các giải pháp tốt nhất cho mọi vấn đề. Tăng cường thiết lập các mối
quan hệ mở.
Sau khi được học lý thuyết về nghiệp vụ thư ký văn phòng và các kỹ năng
quản trị văn phòng, em muốn được nghiên cứu và tìm hiểu về công tác tổ chức
hội nghị của một Văn phòng/Phòng Hành chính của một cơ quan. Để hiểu sâu
hơn về công tác tổ chức Hội nghị nhằm so sánh lý thuyết và so sánh thực tiễn,
em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ” mong rằng những thông tin em mang đến sẽ giúp cho
các sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng và bạn đọc hiểu rõ hơn về công
tác tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức nói chung và Bộ Khoa học và Công
nghệ nói riêng.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
- Tình hình nghiên cứu trong nước:
Công tác tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác
giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các
giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đề
tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ thể.
Đầu tiên các sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị tại các
cơ quan, tổ chức có một số giáo trình tiêu biểu như:
- Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Văn hóa Thông tin, hà
4


Nội, 2009.
- Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và
Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 1996.
- Trần Hoàng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989.
- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu
Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí
Minh, 2009.

- PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội,
2010.
- Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009.
Cùng với đó là các Công trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn tốt nghiệp
nghiên cứu về tổ chức hội nghị như:
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị ở Tổng cục Thuế – Trần
Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội họp cụ thể ở các
cơ quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức – Trần Thị
Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một số loại hình Hội họp tại phòng
Thông tin khoa học Quân sự Trường Học viện Kỹ thuật Quân sự – Hoàng Thị
Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND –
HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài nhằm tìm hiểu
5


thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị
của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài có rất nhiều nhiệm vụ
được đặt ra trong đó tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Thứ nhất: Làm rõ Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị trong cơ
quan, tổ chức;
- Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị
của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ
chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ.
Phạm vi nghiên cứu:
Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa
hoạc và Công nghệ.
-Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ;
-Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ từ năm 2012 – 2015.
- Về nội dung: Công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và
Công nghệ.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã
rất tốt vì đã ứng dụng tin học vào tất cả các khâu.
7. Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp thống kê điều tra khảo sát
- Phương pháp so sánh
-Phương pháp mô tả
6


- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp
- Phương pháp phỏng vấn

8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung
chính của đề tài bao gồm những phần sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị
Chương này cho thấy những lý luận chung về hội nghị và nêu nên những
nội dung của quy trình của công tác tổ chức hội nghị.
Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ
Chương này trình bày về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ và các
loại hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức.Tiến hành khảo sát công tác tổ chức hội
nghị tại Văn phòng Bộ, đánh giá những ưu điển, hạn chế và tìm ra nguyên nhân.
Chương 3. Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ
Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng
cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ, trong đó nổi lên
các giải pháp như: hoàn thiện thể chế có liên quan đến tổ chức hội nghị; giải
pháp về công nghệ; giải pháp về cơ sở vật chất.

7


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

1. Khái niệm hội nghị
Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo
điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức. Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo

luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số
vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.
Để hiểu được những cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị, ta cần làm sáng tỏ
các khái niệm có liên quan đến Hội nghị như: hội nghị là gì, hội họp là gì, phân
biệt hội nghị và hội họp. Khi đi làm sáng tổ được các khái niệm này thì những lý
luận có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị sẽ trở lên dễ hiểu hơn.
Hội nghị là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan
trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết
hoặc các quyết định. [2;149]
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp
thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các
công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của
pháp luật.[10]
Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc
chung [2;149]
Quan điểm trên, đã tìm thấy một điểm thông nhất giữa khái niệm hội nghị
8


và hội họp đó là sự tập hợp của nhiều người ở một nơi để thực hiện một mục
đích đã đặt ra. Chỉ khác nhau ở chỗ là kết thúc hội nghị sẽ đưa ra các nghị quyết
hoặc các quyết định còn hội họp thì không. Như vậy có thể suy ra rằng khái
niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn
bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề
này có thể được thống nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp. Còn hội
nghị thì nghĩa của nó chặt chẽ hơn, ở đây ta có thể hiểu hội nghị cũng là việc tập
hợp mọi người lại một nơi để bàn bạc, thảo luận thống nhất một vấn đề gì đó,
mà kết quả cuối cùng của một hội nghị là bản nghị quyết hoặc quyết định được
thông qua. Tức là kết thúc hội nghị thì việc ra một văn bản kết luận hội nghị là

một yêu cầu bắt buộc, các văn bản đó có thể là: nghị quyết, quyết định, các
thông báo kết luận những nội dung được thống nhất trong hội nghị.
2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị
- Hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người
bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho Lãnh đạo có quyết định
đúng đắn. Qua hội nghị, một số quyết định được ban hành, một số tư tưởng quan
điểm mới được thừa nhận.
- Khi cơ quan, tổ chức mở các Hội nghị sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh
giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong một năm, để từ đó phát huy
những ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động.
Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó
khăn, vướng mắc và đưa ra phương hướng hoạt động cho năm tới.
- Tổ chức Hội nghị là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao
lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong
nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu. Thông qua các giai
đoạn của tổ chức hội nghị các đơn vị, cá nhân tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ
chức hội nghị sẽ học hỏi được những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
nhiệm vụ chuẩn bị, tiến hành cũng kết thúc hội nghị. Từ đó việc tổ chức hội nghị
của các đơn vị được tốt hơn.
- Hội nghị là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi,
9


đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt
động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn
định và bền vững.
3. Phân loại tổ chức hội nghị
Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại hội nghị trong đó điển hình có
một số căn cứ phổ biến sau:

a. Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị thì có thể phân thành:
- Hội nghị phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các
chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động nhằm
nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương,
đường lối và chính sách đó.
- Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham dự
để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức.
- Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến
về các chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có
thông tin cao và hành động thống nhất trước khi triển khai.
- Hội nghị bàn bạc, giải quyết vấn đề:
+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể đểthống nhất ra một
quyết định tập thể. Ví dụ như hội nghị đề xuất hình thức và mức độ khen thưởng
hay kỷ luật đối với một cá nhân, đơn vị hoặc hội nghị bàn bạc thảo luận cách
tháo gỡ khó khăn về giải quyết tình trạng vỡ ống nước tại Thành phố Hà Nội
chẳng hạn.
+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết
định mà là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định. Ví dụ như Hội nghị
bàn bạc thảo luận các vấn đề công tác.
b. Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý
- Hội nghị bàn bạc ra quyết định
- Hội nghị phổ biến, triển khai: quyết định ban hành cần được phổ biến, tổ
chức thực hiện. Loại hội nghị này nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan điểm
chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong các trong quyết định đến
các đối tượng (tùy phạm vi và nội dung của quyết định). Mặt khác thông qua
10


cuộc họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp thực hiện các
quyết định. Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương

hướng nhiệm vụ năm 2015. Trong hội nghị này, Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phổ
biến, hay thông báo những kết quả đã đạt được trong năm cũ và tiến hành triển
khai nhiệm vụ công tác năm mới.
- Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể
xảy ra các tình huống: các đơn vị triển khai thực hiện tốt, có nhiều sáng kiến,
biện pháp sáng tạo, thực hiện tốt các quyết định, ngược lại cũng có những đơn vị
thực hiện chưa tốt các quyết định do chưa hiểu đúng tinh thần, hoặc chưa tích
cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện. Chính vì vậy cần phải tổ chức những hội
nghị để triển kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý của cơ
quan. Ví dụ như các hội nghị sơ kết, hội nghị đánh giá công tác ứng dụng tin học
trong công tác hành chính, hội nghị đánh giá tiến trình ứng dụng hệ thống quản
lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ Khoa học và Công
nghệ năm 2014.
- Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều có
mục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể. Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết
để đánh giá việc thực hiện quyết định trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệch
lạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau. Ví dụ hội nghị sơ kết
công tác thanh tra 6 tháng đầu năm 2014.
c. Căn cứ vào hình thức tổ chức
- Hội nghị không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị
các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết, hội nghị
được tổ chức nhưng không chính thức công bố. Cũng có khi một tổ chức muốn
họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín. Ví dụ như các cuộc
họp của Lãnh đạo Bộ với các cán bộ chủ chốt.
- Hội nghị chính thức, công khai: đây là những hội nghị do các đơn vị,
những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức một cách công khai theo đúng chương
trình kế hoạch. Hội nghị này được phổ biến công khai nên số lượng người biết và
tham gia vào quá trình tổ chức hội nghị cũng là rất lớn. [2;149-151]
11

Còn theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của
Thủ tướng Chính phủ thì hội họp trong cơ quan nhà nước bao gồm các loại sau:
- Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước
nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp
dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ
sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.
- Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới
để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của
cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ
công tác của cấp dưới.
- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên
môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.
- Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để
nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực
hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán
triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ
trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành
hoạt động kinh tế - xã hội.
- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá
tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương
hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
- Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp
để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách
quan trọng.[10]
4. Quy trình tổ chức hội nghị
5.

Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức

Các hội nghị nội bộ, bình thường không nghi thức như các cuộc các hội
nghị giao ban tuần, tháng, các hội nghị giải quyết vấn đề, các hội nghị thông
báo,… các hội nghị này do các cấp quản trị trong cơ quan triệu tập và chủ trì.
Đối với các hội nghị bình thường không nghi thức thì việc tiến hành tổ chức
hội nghị cũng tương đối dễ dàng đối với các cán bộ, nhân viên của các đơn vị.
12


Sơ đồ 1.1. Các công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không
nghi thức
Các công việc cần làm khi tổ chức hội nghị không nghi thức
Theo dõi
Đăng ký phòng họp
Thông báo cho người tham dự
Chuẩn bị tài liệu
Chuẩn bị công cụ nghe nhìn
Chuẩn bị nước giải khát
Ghi biên bản

- Đăng ký phòng hội nghị: Thông thường các hội nghị được tổ chức tại Văn
phòng của các cấp quản trị hoặc tại phòng hội nghị chung của cơ quan, tổ chức.
Thư ký phải đăng ký phòng hội nghị với bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý
phòng hội nghị để chuẩn bị phòng hội nghị gọn gàng, sạch sẽ.
- Thông báo cho người tham dự hội nghị Mời những người tham dự thông qua
lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax hoặc email.
- Chuẩn bị tài liệu: Đôi khi hội nghị cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư ký cần
chuẩn bị:Tài liệu phát tại chỗ
- Chuẩn bị công cụ nghe nhìn: Dụng cụ nghe nhìn máy chiếu ( overhad
projector, video, bảng viết, sơ đồ)

- Chuẩn bị nước giải khát: Phục vụ trà, nước suối nếu hội nghị ngắn gọn. Đối với
các hội nghị dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên hoặc giờ giải
lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự.
- Ghi biên bản: Thông thường, các hội nghị không cần nghi thức, biên bản chỉ cần
ghi ý chính và tóm tắt.
13


- Theo dõi: Sau hội nghị thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản
tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký
giữ lại bản chính để lưu. Theo dõi việc thực hiện các quyết định hội nghị.
[2;153-155]
6.

Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức.

Các hội nghị trang trong nghi thức là các cuộc hop:
- Các hội nghị lớn;
- Các hội nghị có ý nghĩa quan trọng các thành viên có các ý kiến khác nhau;
- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính pháp lý mà tất cả các thành viên đều
phải bị ràng buộc tuân theo.
Quy trình tổ chức Hội nghị tại cơ quan, tổ chức thường có 3 giai đoạn như sau:
Lập kế hoạch Hội nghị
Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của cơ quan,
văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho từng năm, tháng, quý [2;153]. Như
vậy theo quan điểm của GS. Nguyễn Thành Độ thì việc xây dựng kế hoạch tổ
chức hội nghị của cơ quan sẽ do Văn phòng đảm nhận. Đây là các quan điểm
đứng trên khía cạnh chức năng của Văn phòng cụ thể là chức năng tham mưu,
tổng hợp. Có quan điểm khác cho rằng: Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và
mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi tổ chức Hội nghị việc lập kế hoạch tổ chức

Hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành hoặc có những yêu cầu đặc
biệt trong kỹ thuật xây dựng.[2;150]
Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những
vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị.
Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+Mục đích, yêu cầu của Hội nghị
+ Tên Hội nghị.
+ Thời gian Hội nghị.
+ Địa điểm Hội nghị.
+ Thành phần Hội nghị.
+ Nội dung Hội nghị.
14


Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị
Sơ đồ 1.2. Các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị có nghi thức.
Bước 1: Xây dựng Chương trình nghị sự
Bước 2: Lập Danh sách khách mời
Bước 3: Soạn thảo và gửi giấy mời
Bước 4: Chuẩn bị địa điểm Hội nghị

Bước 7: Chuẩn bị kinh phí tổ chứên bản Hội nghị
Bước 6: Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị
Bước 5: Chuẩn bị thời gian
Bước 8: Chuẩn bị các yếu tố khác

Bước 1: Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị
Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình công
việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị.
Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng

thành hai mẫu gồm:
+ Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thông báo cho Ban tổ chức và những
người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội nghị.
+ Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu đến
tham gia Hội nghị nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu tiên
chú ý cho những nội dung mà họ quan tâm.
Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông
tin sau:
+ Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự).
15


+ Nội dung vấn đề.
+ Thời gian thực hiện từng vấn đề.
+ Người thực hiện
Bước 2: Lập danh sách khách mời
Bao gồm khách mời và những người có trách nhiệm, nghĩa vụ phải dự hội
nghị. Khi lập danh sách khách mời nên chia theo cơ cấu và ở từng nhóm nên sắp
xếp đại biểu, khách mời theo vị trí và chức vụ. Điều này sẽ tạo điều kiện đảm
bảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như hoạt động của Ban lễ tân khi đăng
ký danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi chào đón đại biểu đến tham dự
hội nghị.
Danh sách khách mời bao gồm các nội dung sau:
+ Số thứ tự.
+ Họ và tên.
+ Chức vụ.
+ Đơn vị.
+ Địa chỉ liên hệ.
+ Số điện thoại/email
Bước 3: Soạn thảo giấy mời

Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ chức, cá nhân
tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó. Bao gồm chi tiết về thời gian, địa điểm
diễn ra sự kiện đó.
Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các
nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau. Sự trang trọng của
giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng
của cơ quan hay quy mô của chính Hội nghị. Thư ký sẽ là người trực tiếp soạn
thảo giấy mời.
Thông thường một mẫu giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau:
+ Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời.
+ Tên hội nghị.
16


+ Họ và tên chức vụ người được mời.
+ Thời gian.
+ Địa điểm.
+ Yêu cầu.
Bước 4: Chuẩn bị địa điểm tổ chức Hội nghị.
Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội nghị được căn cứ vào tính chất, mục
đích của Hội nghị, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham dự,
căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức. Địa điểm tổ chức Hội nghị có thể là ở
trong cơ quan và ngoài cơ quan.
Ngoài hội trường - nơidiễn ra hội nghị thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm
các khu vực cạnh hội trường dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham
gia Hội nghị như khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực
nghỉ giải lao.
Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị thì Ban tổ chức phối hợp
với các cán bộ, phòng, ban, đơn vịchuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh sáng…
để có phương án dự phòng.

Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì
Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa để
đảm bảo an toàn trong quá trình Hội nghị diễn ra.
Bước 5: Chuẩn bị thời gian Hội nghị
Thời gian chi tiết của Hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự,
tuy nhiên để đảm bảo thành công Hội nghị cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Không tổ chức hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ chốt
không tham dự được.
- Thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị.
- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp
các phần trong chương trình nghị sự.
Bước 6: Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị.
Biên bản Hội nghị là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội nghị, là
17


bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội nghị.
Công việc ghi biên bản tại Hội nghị được giao cho một cá nhândo đơn vị
chủ trì hội nghị cử hoặc do Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm.
Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội nghị thì đơn vị chủ trì hội
nghị cần thực hiện các công việc sau:
- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội nghị để giao cho Thư
ký Hội nghị thực hiện tại Hội nghị.
- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội nghị.
- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản như
máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản.
- Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản
Hội nghị.
Bước 7: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Hội nghị.
Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trù

kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội nghị như kinh phí trang trí hội trường (cờ,
hoa, băng rô, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen thưởng…Sau
khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt nguồn kinh phí
để tiến hành việc tổ chức Hội nghị.
Bước 8:Chuẩn bị các yếu tố khác.
Bên cạnh việc chuẩn bị các yếu tố đã kể trên thì Ban tổ chức Hội nghị
phải chuẩn bị thêm các yếu tố khác như; chuẩn bị phương tiện đưa đón đại biểu;
chuẩn bị nước uống; chuẩn bị thẻ đại biểu; chuẩn bị công tác y tế...
Giai đoạn 2: Giai đoạn tiến hành Hội nghị [27;158-160]
Sơ đồ 1.3.Các bước tiến hành Hội nghị có nghi thức.
Bước 1: Đón tiếp đại biểu
Bước 2: Điểm danh đại biểu
Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và giờ đọc báo cáo tham luận
Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị

18


Bước 1: Đón tiếp đại biểu.
Đón tiếp đại biểu là nhiệm vụ đầu tiên được thực hiện trong quá trình diễn
ra hội nghị. Việc thực hiện nhiệm vụ đón tiếp đại biểu sẽ giúp cơ quan thể hiện
thiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị.
Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức có
thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu.
Đối với Hội nghị có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hành
đối với từng đại biểu. Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay một
nhóm người trong đơn vị, cơ quan đảm nhiệm.
Đối với Hội nghị có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu hiệu
chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình.
Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử

chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan.
Bước 2: Điểm danh đại biểu.
Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác số
lượng đại biểu chính thức đến tham dự hội nghị. Điều này còn liên quan tới giá
trị của các Hội nghị. Đối với một số hội nghị, Nghị quyết chỉ có giá trị pháp lý
nếu đảm bảo đủ số lượng đại biểu có mặt biểu quyết nhất trí.
Ban tổ chức Hội nghị có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau để điểm
danh đại biểu. Một số hình thức điểm danh đại biểu trong Hội nghị như:
- Sơ đồ vị trí chỗ ngồi.
- Thẻ đại biểu.
- Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân.
Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn vị
công tác, chức vụ, tham dự hội nghị, thời gian, và có dòng lưu ý “Đề nghị gửi về
cho Ban tổ chức trước... giờ, ngày...tháng...năm...”.
19


Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận.
Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban
tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội nghị để gửi cho các đại biểu có
liên quan. Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì Ban tổ chức
phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan.
Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước
chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vậy việc duy trì giờ giải lao
là rất cần thiết.
Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị.
Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là
Thư ký Văn phòng. Thư ký Hội nghị có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ
chức.
Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản:

- Đúng kỹ thuật.
- Đúng thể thức.
- Phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, người ghi biên bản phải phản
ánh các thông tin, các sự kiện một cách chính xác, không được hư cấu và làm sai
lệch nội dung.
- Phải có trọng tâm, trọng điểm người ghi biên bản cần xác định những
nội dung nào không cần thiết, thông thường các biên bản thường ghi biên cần
tóm tắt nội dung chính.
Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau:
- Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua này
cũng phải được ghi vào biên bản.
- Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên quan.
- Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thì
phải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu. Ngoài ra phải gửi kèm
theo một công văn. Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai.
Biên bản Hội nghị phải gồm các nội dung chính sau đây:
20


-Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại hội nghị.
- Các nội dung được bàn bạc trong hội nghị
- Ý kiến của các đơn vị
- Kết luận của Lãnh đạo cơ quan
Giai đoạn 3: Giai đoạn kết thúc Hội nghị.
Sơ đồ 1.4. Các bước tiến hành sau khi Hội nghị kết thúc.
Bước 1: Thu thập văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan tới Hội nghị
Bước 2: Lập hồ sơ hội nghị
Bước 5: Họp rút kinh nghiệm tổ chức Hội nghị
Bước 4: Thông báo và triển khai kết quả Hội nghị
Bước 3: Lưu hồ sơ Hội nghị

Bước 6: Viết thư cảm ơn

Khi Hội nghị kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau:
- Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy tờ, thủ tục
liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội nghị.
- Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị để
phục vụ công tác lập hồ sơ Hội nghị.
- Lập hồ sơ Hội nghị, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình
tổ chức hội nghị như: biên bản Hội nghị, các báo cáo tham luận, diễn văn khai
mạc, bế mạc…
- Lưu hồ sơ Hội nghị. Đơn vị chủ trì hội nghị tiến hành lưu hồ sơ hội nghị theo
đúng các quy định của nhà nước đã quy định..
- Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của Hội nghị.
21


- Tổ chức hội nghị rút kinh nghiệm sau Hội nghị.
Trên đây là toàn bộ các cơ sở lý luận về các quy trình thực hiện các công
việc có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị trong một cơ quan. Đây sẽ là
những tiền đề quan trong để em thực hiện việc nghiên cứu thực trạng công tác tổ
chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Đồng hời sẽ là căn cứ
giúp em đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội nghị tại Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

Chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
a. Chức năng của Văn phòng Bộ
Tại Điều 1 của Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ

( Ban

hành kèm theo quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ

22


trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ)

(Phụ lục 01) đã quy định rất rõ về vị trí và

chức năng của Văn phòng Bộ như sau:
“Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòng
Bộ) là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ,
Bộ trưởng; điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ
thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp
tình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây
dựng, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảo
phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước,
ngân hàng để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật.” [15]
Như vậy ở đây ta có thể nhận thấy các vị trí cũng như chức năng của Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã đảm bảo đầy đủ các chức năng chính của
một văn phòng như đã được học tại các lý luận về văn phòng và quản trị văn
phòng đã được học trong nhà trường.
Hiện nay Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý 73 cán bộ công
chức viên chức. Trong đó có 60 cán bộ làm việc theo biên chế nhà nước và có 13

cán bộ là nhân viên hợp đồng.

Bảng 2.1. Số lượng cán bộ của văn phòng trong giai đoạn 2012 – 2015
(Đơn vị: người)
Cán bộ của Phòng
Lãnh đạo Văn phòng Bộ
Phòng Tổng hợp
Phòng Hành chính
Phòng Lễ tân
Phòng Lưu trữ

Năm 2012
4
12
7
5
4

Năm 2013
4
13
9
5
4
23

Năm 2014
4
11
10

6
5

Năm 2015
4
12
11
6
5


Phòng Tài vụ
Phòng Quản trị - Y tế
Phòng Quản lý Xe
Ban chỉ huy Quân sự Bộ
Phòng Bảo vệ
Phòng Quản lý, Đầu tư –
Xây dựng
Tổng số

9
7
8
3
3
6

10
8
9

4
2
5

10
9
9
3
4
6

10
9
9
3
4
6

64
74
77
79
(Nguồn:Chuyên viên Phòng Hành chính – Tổ chức)

Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy rằng số lượng cán bộ công chức
của văn phòng ngày càng được củng cố theo xu hướng tăng lên. Số lượng cán bộ
được tuyển bổ sung hàng năm sẽ là nguồn lực to lớn giúp cho việc thực hiện các
nhiệm vụ của văn phòng được tốt hơn, đặc biệt là trong công tác tổ chức hội
nghị - công việc cần sự tham gia, phối hợp của nhiều người.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng Bộ đã được quy định tại Điều
2

Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng. Sau đây em xin được tóm tắt lại

các nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng gồm:
- Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của
Bộ;
- Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ
khác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi
được ban hành.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ;
- Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông đại chúng, các
tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng.
- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán
bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; thực hiện thăm hỏi,
thăm viếng, tang lễ theo phân cấp chỉ đạo của Bộ trưởng.
- Quản lý kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ; quản lý các nguồn kinh phí khác
khi được Bộ trưởng giao.
- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều
kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ.
24


- Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ;
- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, Hội nghị làm việc
của Bộ;
- Chủ trì tổ chức công tác quân sự - quốc phòngtại cơ quan Bộ.
- Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ.
- Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của văn phòng Bộ theo phân cấp của bộ và quy

định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao
c. Cơ cấu tổ chức
Theo Điều 3, 4 của Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng có quy
định về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, em xin khái quát lại như sau.
Chánh văn phòng Bộ: người đứng đầu Văn phòng Bộ, là người lãnh đạo
và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ chịu
trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Các Phó Chánh văn phòng Bộ (03 người ) giúp Chánh văn phòng trong
việc lãnh đạo công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc
phạm vi, nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng
về công việc được giao.
Về tổ chức bộ máy của Văn phòng có thể phân thành hai nhóm thực hiện
hai chức năng chính của Văn phòng gồm nhóm đơn vị thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp và nhóm đơn vị thực hiện chức năng hậu cần. (Sơ đồ cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Bộ - Xem tại Phụ lục 2 )
Nhóm đơn vị thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp bao gồm: Phòng
Tổng hợp; Phòng Hành chính-Tổ chức; Phòng Lưu trữ;
Nhóm đơn vị thực hiện chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, an ninh gồm:
Phòng Tài vụ; Phòng Quản trị-Y tế; Phòng Quản lý đầu tư xây dựng; Phòng Lễ
tân; Phòng Quản lý xe; Ban chỉ huy Quân sự Bộ.
Như vậy Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã thực hiện đầy đủ các
chức năng chính của một văn phòng nói chung. Chính vì vậy các nhiệm vụ của
Văn phòng cũng được cụ thể hóa và đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng
chính. Về cơ cấu tổ chức của Văn phòng cũng được tổ chức theo chức năng
chuyên môn, tức là gồm các phòng thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo
chức năng của văn phòng được thực hiện một cách đầy đủ và tốt nhất.
25