Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại UBND xã Lệ Xá

Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
LỜI NÓI ĐẦU
Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuất
hiện vị trí của người Thư ký trong văn phòng Lãnh đạo là điều tất yếu không thể
thiếu được.
Đã qua rồi cái thời kỳ hoàng Kim của Thư ký, cái thời kỳ mà chỉ biết ngồi
vào lòng xếp, thủ thỉ những lời lẽ yêu thương ngọt ngào, cái thời kỳ mà Thư ký
chỉ biết đọc, biết viết, biết lắng nghe.
Ngày nay với vai trò ngày càng quan trọng Thư lý Văn phòng đã dần
vươn lên chiếm lấy vị trí chủ thể của mình trước hết là trong Xã hội sau đó là
củng cố lại vị trí của mình tại các cơ quan, doanh nghiệp.
Khẳng định được vai trò ấy, ngày nay ngoài các công việc thông dụng
thuộc nghiệp vụ chuyên môn Thư ký còn đảm các công việc khác như: kế toán,
nhân sự, tổng hợp....Thể hiện các công việc của Thư ký là đa chức năng.
Trở lại với vấn đề về sự phát triển của nó nghề Thư ký có cách đây hàng
trăm năm sự ra đời của nó gắn liền với Chủ Nghĩa Tư Bản. Nhưng ở Việt Nam
nó thực sự có cơ hội phát triển từ năm 1986 khi Đại hội lần thứ 6 của Đảng diễn
ra thay đổi nền kinh tế cuả ta từ kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền
kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội Chủ nghĩa- cùng với nó là sự thay đổi
nhận thức nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến và nhu cầu xuất hiện những người làm
công tác trợ giúp Lãnh đạo.
Với vai trò là người giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn
nhất định thuộc phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Mặt khác Thư
ký là người giúp Thủ trưởng giải phóng những công việc sự vụ và tạo điều kiện
cho khả năng sáng tạo của Lãnh đạo được phát huy. Theo V.I.Lê-nin thì đây là
loại lao động: ″để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ″.
Thấy được tầm quan trọng của Thư ký Văn phòng trong Xã hội hiện nay,
Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội đã mở nghành đào tạo Thư ký Văn phòng.
Trải qua một quá trình đào tạo trường đã đạo tạo hàng nghìn đội ngũ sinh viên
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
1

Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
trở thành những người Thư ký giỏi về chuyên môn, thành thạo về kỹ năng
nghiệp vụ trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch của
cơ quan. Cung cấp thông tin cho Cơ quan và Lãnh đạo, tổ chức Hội nghị, Hội
họp...Thành thạo, tự tin trong Văn hóa ứng xử và sử dụng thành thạo các nghiệp
vụ Văn phòng.
Là sinh viên chuyên nghành Thư ký Văn phòng bản thân em rất đỗi tự hào
cùng niềm kiêu hãnh với hàng nghìn đồng nghiệp Thư ký khác của trường đã
vươn lên khẳng định nghề của mình cùng với bạn bè năm Châu. Sau hơn hai
năm đào tạo tại trường các thầy (cô) trong Nhà trường đặc biệt là đội ngũ giảng
viên trong khoa Quản lý nhân lực đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức
chuyên môn về nghành Thư ký Văn phòng dưới hình thức lý thuyết nhằm đào
tạo cho sinh vên những kinh nghiệm cơ bản về ngành.
Để khỏi bỡ ngỡ khi đi làm việc Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em
được tiếp cận với thực tế, thực tập chính là cơ hội cho chúng em được học hỏi,
áp dụng cũng như phát huy những lý thuyết bấy lâu nay mình được học tại
trường. Qua đợt thực tập này em được làm việc dưới môi trường thực tế của cơ
quan, tổ chức cũng như quan sát học hỏi kinh nghiệm làm việc, môi trường làm
việc, kỹ năng giao tiếp trong môi trường công sở, điều này rất quan trọng với
em và các bạn những sinh viên sắp ra trường hứa hẹn đầy tương lai trước mắt.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, khoa Quản lý nhân lực cùng với sự nhiệt
tình của UBND Xã Lệ Xá đặc biệt là sự quan tâm, chỉ bảo của đồng chí Tô Thị
Nụ đã tạo điều kiện thưc tập tại cơ quan từ ngày 18/4 đến ngày 12/6/2011.
Trong khoảng thời gian hai tháng tuy thời gian có hạn nhưng thực sự đã tạo
cho em cơ hội học hỏi, trao dồi kinh nghiệm đồng thời bản thân phần nào hiểu
và đánh giá được sơ bộ bước đầu về hoạt động của UBND- HĐND cũng như
Văn phòng UBND Xã Lệ Xá. Đây chính là hành trang bước đầu để em và tất cả
các bạn chuyên nghành Thư ký khác sau khi tốt nghiệp ra trường trở thành
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
2

Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
những người cán năng lực giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo, tự tin,
sáng tạo đáp ứng được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất Nước.
1. Lý do chọn đề tài
Bao giờ cũng vậy sự thành công của một nhân viên Thư ký nói chung hay
một nhân viên Văn phòng bất kỳ nào nó không bao giờ phụ thuộc vào các mối
quan hệ riêng tư của các cá nhân đó mà điều quan trọng có lẽ là hơn cả đó là
trình độ, chuyên môn, năng lực cũng như cách thức tổ chức làm việc và tổ chức
làm việc.
Ngày nay vai trò của Thư ký Văn phòng ngày càng quan trọng trong các
doanh nghiệp, cơ quan ngoài chức năng tham mưu giúp việc Thư ký còn là
người giải phóng Lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ tạo khả năng cho sự
sáng tạo của Lãnh đạo.
Dựa trên cơ sở, chức năng đó Thư ký Văn phòng có hai chức năng cơ bản sau:
Thứ nhất: Là nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin.
Thứ hai: Là nhóm chức năng liên quan công tác tổ chức hành chính.
Với nhóm chức năng thứ hai có liên quan đến công tác tổ chức hành chính
như: Tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội nghị, chuẩn bị công tác cho Thủ
trưởng...Trong đó có hoạt động tổ chức Hội nghị rất quan trọng tới sự phát triển
của cơ quan, doanh nghiệp nó giúp nhà quản lý thực hiện việc điều hành và
kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổng kết, đánh giá đồng thời triển khai phương
hướng nhiệm vụ sắp tới.
Một trong những lý do nữa là quy trình tổ chức Hội nghị hội tụ đầy đủ các
nghiệp vụ chuyên môn cũng như các khâu xử lý của người Thư ký Văn phòng
như: xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, tiếp đãi khách...
Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình xây dựng cũng như tổ chức Hội
nghị tại cơ quan nên em Quyết định chọn đề tài: ″Tìm hiểu công tác tổ chức Hội
nghị tại UBND xã Lệ Xá″ để làm bài báo cáo thực tập cuối khóa của mình.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
3

Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Nhìn nhận một cách khách quan đây là một đề tài khá quan trọng trong các
tổ chức, doanh nghiệp việc tổ chức Hội nghị nhằm nâng cao năng suất và chất
lượng công việc, tiết kiệm thời gian cũng như giúp nhà quản lý ban hành những
Quyết định quản lý chính xác.
2. Lịch sử nghiên cứu
Được sự đồng ý của Nhà trường, khoa Quản lý nhân lực và nhu cầu tiếp
nhận sinh thực tập của UBND xã từ ngày 18/4 đến ngày 12/6 là khoảng thời
gian em thực tập tại UBND Xã Lệ Xá, dù thời gian có hạn chế nhưng bằng lòng
nhiệt huyết và say mê nghề của mình em đẫ cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình.
Từ ngày 18/4 đến ngày 28/4/2011 tìm hiểu về UBND xã về: Tiểu sử cũng
như chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động khác.
Từ ngày 3/5 đến 30/5/2011 tập trung vào nghiệp vụ và đề tài của mình
thông qua tìm hiểu quy trình tổ chức Hội nghị tại UBND dựa vào tài liệu lưu trữ
các năm như:
• Quy trình tổ chức Hội nghị 6 tháng cuối năm 2010 cua HĐND.
• Quy trình tổ chức Hội nghị tổng kết hội 2010.
• Tìm hiểu cách nghi biên bản các cuộc họp, Hội nghị...
Cùng với quá trình tìm hiểu nghiên cứu em còn tham gia vào các các cuộc
họp của UBND đồng thời làm các công việc văn phòng như:
• Đóng dấu, chuyển giao văn bản...
• Tiếp, đãi khách...
• Các công việc tạp vụ khác.
Từ ngày 1/5 đến ngày 12/6 cùng với quá trình làm việc, nghiên cứu tại địa
phương đồng thời nghiên cứu trên sách báo, mạng Internet...
3. Mục tiêu nghiên cứu
Hẳn với ai đó khi bắt tay vào một công việc chắc bạn cũng có những dự
định, những mục tiêu riêng cho mình, với bản thân em cũng vậy đã phải mất rất
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị

4
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
nhiều thời gian khi Quyết định chọn đề tài này. Mục tiêu chính của em khi chọn
đề tài này:
• Nghiên cứu đồng thời đưa ra kết luận những công việc cần thiết của
người Thư ký Văn phòng trong công tác tổ chức Hội nghị.
• Nghiên cứu lý luận với thực tiễn để áp dụng cho hiệu quả công việc cao
hơn trong tổ chức Hội nghị tại các cơ quan, tổ chức.
• Bổ sung thêm kiến thức về công tác Văn phòng đặc biệt hoạt động tổ
chức Hội nghị của Thư ký Văn phòng.
• Nghiên cứu đề tài nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc, tiết kiệm
thời gian và giúp nhà quản lý ban hành những Quyết định quản lý chính xác.
• Thông qua đề tài nhằm khẳng định được vị trí và tầm quan trọng của Thư
ký Văn phòng trong Xã hội và tại các cơ quan doanh nghiệp.
4. Phạm vi nghiên cứu
• Từ kiến thức học tập, nghiên cứu tại trường trên cơ sở lý luận và thực tiễn.
• Thời gian thực tập tại UBND xã Lệ Xá.
• Tìm hiểu trên sách báo, mạng Internet...
• Tìm hiểu thêm quy trình tổ chức Hội nghị tại một số cơ quan khác để bổ
sung cho đề tài của mình.
5. Vấn đề nghiên cứu
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức Hội nghị tại cơ quan,
tổ chức nên vấn đề nghiên cứu ở đây là: ″Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
tại UBND xã Lệ Xá″.
Nghiên cứu về quy trình tổ chức một loại Hội họp tại cơ quan mà phổ biến
là quy trình tổ chức Hội nghị, đòi hỏi người Thư ký phải có trình độ chuyên
môn làm việc trong các khâu sử lý.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở kiến thức được học tập và nghiên cứu tại trường, trên cơ sở thực
tiễn gần hai tháng thực tập tại UBND xã Lệ Xá. Với đề tài này em sử dụng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
5
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
phương pháp mô tả, quan sát thực tế và điều tra nghiên cứu tư liệu trên các văn
bản, tài liệu cùng sách báo tham khảo để phân tích tổng hợp, đánh giá vấn đề so
sánh lý thuyết với thực tiễn được trải qua.
7. Ý nghĩa đề tài
• Đề tài phản ánh một cách chân thực, đầy đủ các công việc trong quy
trình tổ chức Hội nghị để có một Hội nghị thành công.
• Chương trình tổ chức Hội nghị trong đề tài quy tụ đầy đủ các chuyên
môn nghiệp vụ của Thư ký Văn phòng để tổ chức một Hội nghị thành công.
• Đề tài phản ánh các công việc cân thiết của người Thư ký Văn phòng
trong chương trình tổ chức Hội nghị.
• Thông qua đề tài giúp khẳng định được vai trò của người Thư ký trong
các cơ quan, tổ chức và vị trí trong Xã hội.
• Đề tài giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất lao động
và ban hành những quyết định quản lý chính xác khi sử dụng phương pháp này.
8. Kết cấu đề tài
Đề tài gồm 3 chương:
Chương I: Thư ký với việc lập kế hoạch Hội nghị.
Chương II: Thư ký với việc chẩn bị Hội nghị.
Chương III: Thư ký trong việc tiến hành Hội nghị.
Chương IV: Thư ký trong quá trình sau Hội nghị.
Đây là lần đầu tiên trong quá trình học tập em được tiếp xúc thực tiễn trong
cơ quan, tổ chức cho nên việc vận dụng lý luận và thực tiễn còn chưa sâu sắc và
phản ánh dầy đủ một cách chân thực, đầy đủ những vấn đề đã nêu.
Do chưa có kinh nghiệm thực tế và đây là kết quả đầu tiên đánh giá bước
trưởng thành của em sau hơn hai năm học tập tại trường, mặc dù nhận thức được
tầm quan trọng về nghiệp vụ của mình nhưng bài báo cáo của em còn gặp nhiều
thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp cũng như những lời nhận xét

chân thành nhất để bài báo cáo của em được đầy đủ hơn.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
6
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Nhân dịp kết thúc đợt thực tập và thông qua bản báo thực tập này cho phép
em đươc gửu tới các thầy (cô) trong Nhà trường, đội ngũ giảng viên trong khoa
Quản lý nhân lực lời cảm ơn và những lời chúc tốt đẹp nhất những người đã tận
tình giúp đỡ chúng em trong những năm tháng ngồi trên giảng đường.
Cho phép tôi cũng xin được gửu lời cảm ơn tới tập thể các đồng chí trong
khối HĐND và UBND XÃ LỆ XÁ. Đồng thời cũng xin được gửu tới đồng chí
Tô Thị Nụ- cán bộ văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong thời gian qua.
Chúc các đồng chí sức khỏe và công tác tốt!
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2011

SINH VIÊN
VŨ VĂN NHÂN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
7
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
PHẦN I
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND
VÀ VĂN PHÒNG UBND XÃ LỆ XÁ
I: VÀI NÉT VỀ CHUNG XÃ LỆ XÁ
Lệ Xá là một 13 xã của toàn huyện Tiên Lữ tỉnh Hưng Yên nằm cách trung
tâm huyện Tiên Lữ 5km và là một xã thuộc ngoại thành thành phố Hưng Yên,
vào đầu thế kỷ 19, Lệ Xá có phần đất thuộc các xã Giai Lệ, Phí Xá, Phù Liễu
thuộc Tổng Canh Hoạch, huyện Tiên Lữ, phủ Khoái Châu, trấn Sơn Lam
Thượng.

Trước đây Lệ Xá sát nhập với xã Trung Dũng thanhh xã Phan Tây Hồ sau
đó tách ra thành xã Lệ Xá như hiện nay.
Đã từ lâu Lệ Xá trở thành trung tâm giao lưu buôn bán trong xã và các xã
lân cận với vị trí địa lý thuân lợi, nguồn nhân lực rồi dào ngày nay Lệ Xá trở
thành xã có nền kinh tế vững mạnh của huyện.
Trong nền Kinh tế - Xã hội phát triển hội nhập như hiện nay Lệ Xá quyết
tâm thực hiện thắng lợi chiến dịch phát triển trên mọi lĩnh vực xứng đáng trở
thành xã Anh hùng của huyện.
Hiện nay toàn xã có:
• Diện tích: 6,35km2
• Dân số khoảng
Được chia làm 3 thôn, các thôn trong xã đều được tỉnh Hưng Yên công
nhận là làng văn hóa:
• Thôn Giai Lệ.
• Thôn Phù Liễu.
• Thôn Phí Xá.
Địa giới hành chính trong xã được huyện phê duyệt với mốc địa giới như sau:
Xã Lệ Xá nằm ở phía Đông nam của huyện Tiên Lữ, phía Đông nam của
tỉnh Hưng Yên và là một xã thuần nông của huyện Tiên Lữ.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
8
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
• Phía Bắc giáp Xã Đoàn Đào huyện Phù Cừ,
• Phía Nam giáp Xã Trung Dũng huyện Tiên Lữ,
• Phía Đông giáp Xã Đình Cao huyện Phù Cừ,
• Phía Tây giáp Xã Đức Thắng và Xã Dị Chế huyện Tiên Lữ,
Trên địa bàn xã hiện nay có 18 phòng ban chức năng và 5 đơn vị sự nghiệp
dưới sự chỉ đạo của UBND các đơn vị đều hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
góp phần vào sự tăng trưởng của xã.

Trự sở: UBND XÃ LỆ XÁ- HUYỆN TIÊN LỮ- TỈNH HƯNG YÊN
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
9
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
II: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND XÃ LỆ XÁ
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
UBND Xã Lệ Xá với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp địa
phương do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND xã Lệ Xá.
UBND xã Lệ Xá chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước,
UBND xã Lệ Xá thực hiện Nghị quyết của HĐND và chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và UBND cấp trên.
Chuẩn bị các kỳ họp của HĐND xã phối hợp các ban nghành chuẩn bị tổ
chức và thực hiện các Nghị quyết của HĐND xã và cấp trên.
Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc quyền mình ở xã thực hiện các chủ
trương phát triển Kinh tê, Văn hóa–Xã hội, An ninh–Quốc phòng...Đảm bảo sự
thống nhất của Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
Xem xét, chỉ đạo giải quyết các vấn đề về đơn thư, khiếu nại... của nhân
dân trong xã.
Ra các Quyết định: kiểm tra, kiểm điểm việc thi hành các Nghị quyết của
cấp trên.
Trong thời gian HĐND không họp xem xét và giải quyết các vấn đề thuộc
nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND: (trừ những quyền hạn nghi trong điều 24 của
Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp).
Căn cứ Luật tổ chức HĐND – UBND các cấp ban hành ngày 26/11/2003
của Quốc hội khóa VI.
Căn cứ Pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và UBND các cấp.
Căn cứ Nghị định số: 19/NĐ-CP ban hành năm 1998 của Chính phủ.
UBND Xã Lệ Xá có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
1.1 Về Chính trị - An ninh - Quốc phòng

Thực hiện chức năng của Đảng bộ xã toàn dân trong xã tích cực tham gia
các hoạt động theo đường lối của Đảng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
10
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
điều kiện cũng như hoàn cảnh thuận lợi, khó khăn riêng. Luôn đi sâu bám sát
vào quần chúng tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của dân.
Hiện nay trong toàn xã 100% Đảng viên và Nhân dân trong xã có Chính trị
tốt luôn cố gắng xây dựng xã thành điểm mạnh của huyện.
Tích cực tuyên truyên nhân dân trong xã chính sách pháp luật về chính
sách dân tộc và tôn giáo, chỉ đạo và kiểm tra việc thi hành chính sách dân tộc,
quyền tự do tín ngưỡng của nhân dân. Kiên quyết xử lý những hành vi trái pháp
luật và có tư tưởng phản động.
Tổ chức thực hiện phong trào phòng chống tệ nạn xã hội và các hành vi, vi
phạm Pháp luật.
Kiểm tra sát sao việc quản lý hộ khẩu cư trú và đi lại của Nhân dân trong
xã, xây dựng nền Quốc phòng toàn dân.
Tổ chức khám tuyển nghĩa vụ quân sự cho Thanh niên trong xã, kiên quyết
xử lý các hành trường hợp vi phạm.
Tổ chức các phong trào quần chúng tham gia phong trào xây dựng lực
lượng Vũ trang Nhân dân và Quốc phòng toàn dân, chỉ đạo việc xây dựng lực
lượng Dân quân tự vệ, công tác huấn luyện Dân quân tự vệ.
1.2 Kinh tế
Trong những năm qua nhờ vào vị trí thuận lợi, nguồn nhân lực rồi dào Lệ
Xá ngày càng thay da đổi thịt trên các lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, tiểu
thủ công nghiệp...
Một vài năm trở lại đây nền kinh tế xã có bước phát triển mạnh mức tăng
trưởng từ 5-8% hàng năm góp phần ổn định đời sống Nhân dân.
Hiện nay trên địa bàn toàn xã không còn hộ nghèo, nhà cửa khang trang,
hầu hết các hộ xã viên trong xã đã có xe máy thay thế phương tiện thô sơ cũ như

xe đạp... đường làng ngõ xóm khang trang hơn trước.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
11
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
- Trong lĩnh vực nông nghiệp:
Hiện nay trong lĩnh vực nông nghiệp xã đang sử dụng chính sách giao đất
cho nông dân tự sản suất.
Khuyến khích thay đổi cơ cấu cây trồng hướng dẫn áp dụng khoa học kỹ
thuật vào sản suất.
Khuyến khích nông dân áp dụng mô hình sản suất VAC vào lĩnh vực nông
nghiệp.
Xây dựng các mạng lưới thủy lợi vừa và nhỏ phục vụ tưới tiêu đồng, tăng
cường phòng trừ bệnh dịch với cây trồng và vật nuôi.
- Trong lĩnh vực công nghiệp và tểu thủ công nghiệp:
Trong toàn xã hiện nay đã và đang phát triển các cụm công nghệp vừa và
nhỏ như: dệt kim, sản suất vật liệu...Theo công nghệ tiên tiến và hiện đại.
Tổ chức xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống như: sen, long
nhãn...
Tổ chức áp dụng khoa học kỹ thuật vào phát triển các nghành nghề mới,
đồng thời tham gia với UBND cấp huyện và tỉnh về vấn đề xây dựng, quy hoạch
các cụm công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn.
1.3 Văn hóa– Xã hội
- Giáo dục: thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trong toàn xã
hiện nay luôn là một vấn đề được xã coi trọng. Phối hợp với các ban nghành
chức năng trong việc quản lý và kiểm tra các cấp học trong toàn xã.
Đổi mới về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị đảm bảo chất lượng
giảng dậy.
Thực hiện các quy chế về nghề giáo viên và bệnh thành tích trong thi cử.
Hiện nay trên địa bàn xã không còn học sinh thất học, học sinh yếu kém,
tiến hành phổ cập trung học cơ sở, 100% đạt danh hiệu cháu ngoan Bác Hồ.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
12
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
- Y tế: vấn đề đào tạo trình độ chuyên môn cho đội ngũ y, bác sĩ luôn là
một vấn đề quan tâm trong nghành y tế của xã. Trong những năm qua xã đã thực
hiện tốt chương trình y tê Quốc gia và phong trào truyền thông dân số.
Tổ chức quản lý và kiểm tra các trạm trung tâm y tế, các cơ sở tư nhân
thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình.
Tăng cường nâng cấp và sửa chữa, tăng cường trang thiết bị tại các trung
tâm y tế của xâ đảm bảo về việc bảo vệ sức khỏe cho Nhân dân.
- Văn hóa – Thể thao:
Phong trào văn hóa, văn nghệ cũng được xã quan tâm nhằm khích lệ đời
sống Nhân dân.
Tổ chức các buổi biễu diễn văn nghệ ca, múa...cùng các hoạt động thể thao
như bóng đá, bóng chuyền... trong các dịp 30-4, 2-9...
Đặc biệt hàng năm Đoàn thanh niên của xã tổ chức cắm trại cho các em
Thiếu nhi. Đây là một trong những hoạt động có ích trong việc đào tạo những
mần non tương lai của đất Nước.
1.4 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Toàn dân trong xã tích cực tham gia xây dựng chính quyền từ cơ sở đến
trung ương, điển hình là ngày 22/5/2011 toàn thể nhân dân trong xã nô nức cầm
lá phiếu trên tay đi bầu cử Quốc hội và hội đồng nhân dân các cấp thực hiện
quyền lợi và nghĩa vụ của công dân Việt Nam. Đây chính là một trong những
hành động thiết thực nhất trong việc xây dựng chính Quyền sáng suốt lựa chọn
những người có đức, có tài ghánh vác sự nghiệp.
Quản lý nghiêm trong việc địa giới hành chính với các xã lân cận.
Ranh giới tự nhiên về phía Đông nam là sông nghĩa lý.
5. Giao thông
Lệ Xá có tuyến đường liên huyện 203 chạy qua nối giữa hai tuyến đường
huyết mạch của tỉnh Hưng Yên: Đó là quốc lộ 39A và 39B, tính theo đường

chim bay thì Lệ Xá cách tuyến đường 39B là 500m, cách cầu và bến xe Triều
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
13
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Dương là 8km, cách thị Trấn Vương là 5km, cách thành phố Hưng Yên và khu
đô thị Đại học Phố Hiến là 13km.
Tóm lại trong những năm qua nhờ vào sự nỗ lực của Đảng bộ và Nhân dân
xã Lệ Xá. Nên đã được Đảng và Nhà nước trao tặng 80 huân chương kháng
chiến hạng hai, 41 huy chương kháng chiến hạnh ba, 328 huy chương các loại
và 44 bằng khen.
Ngày nay khi bạn đến với Lệ Xá bạn vẫn thấy hình ảnh cây đa, bến nước,
sân đình.
2. Cơ cấu tổ chức
UBND gồm:
• Chủ tịch
• Các phó chủ tịch
• Các Ban chuyên môn
- Chủ tịch:
Nhiệm vụ của Chủ tịch là người phân công nhiệm vụ cho các thành viên
của UBND những vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND. Chủ tịch chịu trách
nhiệm cá nhân và các nhiệm vụ, quyền hạn được giao cho mình cùng các thành
viên khác của UBND chịu trách nhiệm với UBND cấp trên.
- Phó chủ tịch:
Là bộ phận giúp việc cho Chủ tịch gồm hai đồng chí:
+ Phó Chủ tịch phụ trách về Văn hóa xã: Quản lý nhà Nước trên các mặt
hoạt động về Văn hóa- Xã hội trên địa bàn xã như: Ban văn hóa- Thể thao, Ban
tư pháp...
+ Phó chủ tịch phụ trách về kinh tế: Quản lý nhà Nước trong công tác thu
chi ngân sách, hoạt động kinh tế, quản lý đất đai...
- Các Ban chuyên môn:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
14
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Hoạt động dựa trên chức năng và nhiệm vụ được giao đồng thời chịu trách
nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của UBND, tiếp nhận các Nghị quyết của chủ
tịchUBND và có trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình do ban mình phụ trách.
Các Ban thuộc xã gồm:
+ Văn phòng
+ Ban Thanh tra
+ Ban Tư pháp
+ Ban Địa chính
+ Ban Thống kê
+ Ban Dân số gia đình và trẻ em
.......
Bộ máy giúp việc cho UBND huyện gồm: Văn phòng UBND và các
phòng, ban chuyên môn.
Cơ cấu tổ chức của UBND xã được thể hiện qua sơ đồ sau: Phụ lục 01
III: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ LỆ XÁ
1. Chức năng
• Văn phòng là một ban nằm trong khối UBND có chức năng giúp việc cho
Chủ tịch UBND xã.
• Văn phòng là cơ quan tham mưu của HĐND và UBND.
• Văn phòng là nơi tiếp nhận và trả hồ sơ về các thủ tục hành chính.
• Là nơi giữ tất cả các con dấu của Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
• Văn phòng có nhiệm vụ làm tốt công tác tham mưu tổng hợp, công tác
hành chính, tổ chức, công tác tài vụ.
• Tiếp nhận các thủ tục hành chính về mọi vấn đề như: khiếu nại, các công
văn, giây tờ có liên quan... sau đó gửu về các bộ phận chuyên môn hoặc người

có thẩm quyền giải quyết.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
15
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
• Soạn thảo các văn bản giấy tờ, thủ tục hành chính cho cấp trên.
• Nhiệm vụ sở hữu và bảo quản các con dấu phục vụ cho công việc.
• Làm các giấy tờ như: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, giấy đăng ký kết hôn
và các giấy tờ có liên quan thuộc thẩm quyền của mình.
• Giúp việc cho Chủ tịch giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền.
• Theo dõi đôn đốc tình hình hoạt động chung của UBND, phục vụ sự điều
hành của UBND, Chủ tịch, các phó Chủ tịch.
• Truyền đạt các văn bản giấy tờ của cấp trên, HĐND, UBND đồng thời
theo dõi các phòng ban chuyên môn thực hiện các công việc được giao.
• Làm các công việc như công tác văn Thư, lưu trữ hồ sơ, công tác bảo mật
theo quy định của Nhà nước.
3. Cơ cấu tổ chức
Ban Văn phòng gồm hai bộ phận: Bộ phận Văn phòng và bộ phận tiếp
nhận thủ tục hành chính.
• Bộ phận Văn phòng gồm hai người: 01 chịu trách nhiệm giữ con dấu, 01
phụ trách công tác văn Thư.
• Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính: 01 người chịu trách
nhiệm tiếp nhận các thủ tục hành chính sau đó phân tích các thủ tục hành chính,
giải quyết thủ tục nếu đã đầy đủ và đưa ra những thiếu sót nếu trưa đầy đủ.
4. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của Văn phòng
Trong điều kiện phát triển như hiện nay hoạt động của Văn phòng UBND
xã Lệ Xá đã và đang ngày càng góp phần nâng cao hiệu quả năng suất làm việc
của UBND.
Có được sự quan tâm phối hợp thường xuyên của lãnh đạo cấp ủy, công
đoàn và sự nỗ lực chung của toàn cán bộ Văn phòng, đồng thời Văn phòng còn
chủ động hợp tác với các đơn vị có liên quan để hoàn thành nhiệm vụ.

Ban lãnh đạo quan tâm một cách sát sao nên thúc đẩy sự hoạt động có
hiệu quả.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
16
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Văn phòng tương đối đầy đủ.
Văn phòng có được một đội ngũ cán bộ năng lực, có lòng nhiệt huyết.
Tuy nhiên bên cạnh những mặt thuận lợi trên văn phòng còn gặp phải một
số khó khăn như:
Cán bộ làm việc Văn phòng còn mỏng, tốc độ giải quyết còn rườm rà.
Người dân còn thiếu hiểu biết về thủ tục hành chính gây khó khăn trong
hoạt động của Văn phòng.
Trang thiết bị do lâu năm nên đang ngày càng xuống cấp cần được lãnh đao
UBND quan tâm và xem xét.
5. Ưu, nhược điểm và đề xuất
Văn phòng xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, đội ngũ
làm việc nhiệt tình, Văn phòng bố trí được diện tích, việc chuyển giao văn bản tới các
phong ban chức năng nhanh chóng đặc biệt với các văn bản khẩn, thượng khẩn...
Bên cạnh ưu điểm văn phòng có nhược điểm như phòng hơi chật, chỉ có
một cửa chính nên phòng hơi tối phải dùng bóng đèn, điện, các trang thiết bị
đang dần xuống cấp, thiếu tủ đựng hồ sơ đặc biệt là tủ đựng hồ sơ các loại giấy
tờ quan trọng.
Đề xuất: Thường xuyên cho cán bộ làm văn phòng đi tập huấn các lớp bồi
dưỡng nhiệp vụ chuyên môn để nâng cao năng xuất đồng thời nâng cấp, sửa
chữa cũng như trang thiết bị đầy đủ cơ sở vật chất Văn phòng để phục vụ công
việc của văn phòng được hiệu quả hơn.
văn phòng UBND xã Lệ Xá là cơ quan chuyên môn đảm nhận nhiều chức
năng, nhiệm vụ.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm nhiều bộ phận, nhiều công
việc và rất phức tạp nên Văn phòng làm việc theo nguyên tắc tập trung Dân chủ,
thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cụ thể do nhà

Nước quy định nhằm thực hiện tốt chủ trương, đường lối chính sách của Đảng,
pháp luật của Nhà nước.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
17
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Văn phòng làm việc của UBND xã Lệ Xá được thể hiện qua sơ đồ và hình
ảnh sau: Phụ lục 02, 03
IV: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ TẠI UBND XÃ LỆ XÁ
Nhìn chung trong những năm vừa qua, Lệ Xá vẫn là một trong những xã
nằm ở khu vực nông thôn. Nên các công việc trong khối Uỷ ban làm việc theo
một thể thống nhất giao cho các phòng, ban.
Công tác Thư ký Uỷ ban không có sự tách biệt là chuyên viên Thư ký
riêng mà gọi chung là Thư ký Uỷ ban nằm trong khối văn phòng. Hơn nữa công
tác Thư ký tại Lệ Xá không có chức năng cũng như nhiệm vụ chuyên môn đúng
với nghĩa của nó.
Thực trạng công tác Thư ký tại UBND xã Lệ Xá tuy cũng có sự phát triển
theo thời kỳ có khoảng từ năm nhưng do là một xã vùng quê công việc cũng như
sự vụ giải quyết nhìn chung không có sự phức tạp nên cán bộ Thư ký tại Uỷ ban
cũng không có sự đòi hỏi về nghiệp vụ chuyên môn cung như các yếu tố chuẩn
mực khác mà lẽ đương nhiên người cán bộ Thư ký phải có được.
Qua một thời gian thực tập tại Uỷ Ban Nhân Dân xã Lệ Xá em nhận thấy
rằng công tác Thư ký tại Lệ Xá thực sự chưa đúng với nghĩa của nó. Cán bộ Thư
ký chưa có phòng riêng, cán bộ Thư ký chưa có đủ các yếu tố trở thành cán bộ
Thư ký Văn phòng....... Ngoài ra Thư ký tại Uỷ ban công tác làm việc chưa đảm
nhận hết các công việc chuyên môn của mình đúng như chức năng và nhiệm vụ
của mình.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
18
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TẠI UBND XÃ LỆ XÁ
I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
Hiện nay đối với các cơ quan, tổ chức việc tổ chức Hội nghị phổ biến đặc
biệt là tổ chức theo tháng, quý hay năm nhìn chung Hội nghị là một loại hình mà
hầu hết cơ quan hay tổ chức bất kỳ phải dùng đến nó. Hội nghị nhằm giúp nhà
quản lý đánh giá kết quả làm việc và đưa ra phương hướng hoạt động trong thời
gian tới cho cơ quan, tổ chức song song với nó là Hội nghị còn nhằm xây dựng
tinh thần đoàn kết đảm bảo tinh thần làm chủ của nhân viên trong cơ quan.
1. Khái niệm chung
Hội nghị là một cuộc họp lớn của cơ quan, tổ chức để bàn và Quyết định
những vấn đề quan trọng của cơ quan.
Hội nghị là một biện pháp quan trọng để cơ quan hay tổ chức thực hiện
chương trình công tác. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi
hoạt động của cơ quan mà có những Hội nghị khác nhau.
Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người tham dự, nội dung nhiều về số
lượng, chuyên môn sâu về các vấn đề nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí và việc
tổ chức phức tạp hơn so với các cuộc họp thông thường khác.
Hội nghị gồm có: Hội nghị của một nghành do cơ quan đứng đầu nghành
triệu tập lại, Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng triệu tập hay Hội nghị do các
phòng ban triệu tập.
Như vậy Hội nghị là một cuộc họp lớn, có nhiều người tham dự để bàn
công việc (Hội nghị tổng kết, Hội nghị sơ kết, hội nghị thảo luận...).
1. Mụch đích, ý nghĩa
Văn phòng HĐND và UBND xã Lệ Xá là cơ quan chuyên môn đảm nhận
nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau.Văn phòng là cơ quan tham mưu và chấp
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
19
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
hành sự chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND xã đạt kết quả cao một trong

nhiệm vụ của Văn phòng là đảm bảo công tác tổ chức Hội nghị tại cơ quan.
Hội nghị được coi là một trong những phương tiện giúp nhà quản lý thực
hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổ chức nhìn chung
mỗi Hội nghị đều có quy mô tổ chức khác nhau nhưng các nhà lãnh đạo thường
hướng tới các mục đích sau:
Hội nghị diễn ra để đánh giá tổng kết công việc đồng thời thông qua Hội
nghị để triển khai phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian sắp tới, đây là một
mụch đích quan trọng của nhà quản lý muốn dùng Hội nghị làm phương tiện,
công cụ phục vụ cho hoạt động điều hành của mình.Trong những năm qua
UBND xã đã tổ chức hội nghị ″ Toàn dân xây dựng đời sống Văn hóa tại khu
dân cư″. Đây là một cuộc vân động mang ý nghĩa Chính trị-Xã hội sâu sắc, toàn
diện khơi dậy mọi tiềm năng tạo thành sức mạnh đoàn kết vì mục tiêu: Dân
giàu, nước mạnh, Xã hội công bằng, Dân chủ văn minh trong thời kỳ đổi mới
công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước.
Hội nghị nhằm phát huy nền Dân chủ XHCN, đảm bảo quyền Dân chủ của
nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụ chung, không phân biệt màu da sắc
tộc, không phân biệt theo giới tính, chức vụ và hoạt động theo số đông, trong
suốt quá trình diễn ra Hội nghị Lãnh đạo sẽ phân công cho từng cá nhân, đơn vị
cụ thể cùng nhau hoàn thành công việc. Hội nghị thông qua ý kiến của các cấp
Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan để thực hiện quyền Dân chủ, tiếp
thu ý kiến của tất cả mọi người để từ đó thực hiện nhất trí theo số đông đảm bảo
quyền Dân chủ của nhân viên trong cơ quan.
Hội nghị nhằm xây dựng tinh thần đoàn kết, tạo ra các điều kiện tiếp cận tri
thức mới nhìn chung tất cả các Hội nghi diễn ra đều nhằm mụch đích xây dựng
tinh thần đoàn kết của tất cả mọi người trong cơ quan, bao giờ cũng vậy cơ quan
hay tổ chức được tạo dựng nên bởi những con người làm việc theo một thể
thông nhất, theo quy định và có trách nhiệm với việc mình làm và với Lãnh đạo.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
20
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3

Hội nghị là cũng là một nhịp cầu tri thức để mọi người học tập những tri thức
mới, những kinh nghiệm làm việc có hiệu quả để nâng cao năng suất lao động
của mỗi cá nhân, đơn vị.
Hội nghị nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc của cơ quan,
Trong tháng 6 vừa qua UBND xã đã tổ chức hội nghị ″ Tổng kết công tác 6
tháng đầu năm 2011, nhiệm vụ công tác 6 tháng cuối năm″. Hội nghị đã thông
qua báo cáo của các phòng, ban và đơn vị trực thuộc những thành tựu đã đạt
được cũng như chưa đạt được trong sáu tháng đầu năm từ đó xây dựng những
nhiệm vụ mới trong sáu tháng cuối năm. Hội nghị đã rút ra được những kinh
nghiệm làm việc, tiếp thu những ý kiến đóng góp để phát huy những gì đã đạt
được và khắc phục những hạn chế nhằm nâng cao năng suất lao động và chất
lượng công việc của cơ quan nói chung của cá nhân, đơn vị nói riêng.
Hội nghị tổ chức giúp nhà quản lý ban hành những Quyết định quản lý
chính xác. Hội nghị tiếp thu những ý kiến đóng góp của cá nhân hay đơn vị
nhằm đua ra các Quyết định quản lý mới có hiệu quả hơn phát huy trên nền tảng
những gì đã đạt được.
Tổ chức Hội nghị nhằm đạt tới sự tiết kiệm thời gian, mỗi một Hội nghị
đều phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định nên tất cả các hoạt
động đều phải diễn ra đúng tiến trình, hạn chế các hoạt động phát sinh để tiết
kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo đúng trình tự và đầy đủ.
Bất kỳ một Hội nghị nào muốn diễn ra thành công tốt đẹp đều phải có khâu
chuẩn bị, lập kế hoạch Hội nghị, để không có một sai sót nào khi diễn ra tổ chức
Hội nghị các nhà Lãnh đạo trong cơ quan phải phân công nhiệm vụ cụ thể cho
các đơn vị có liên quan. Phụ thuộc vào từng quy mô của một Hội nghị mà các
nàh lãnh dạo xây dựng một kế hoạch cụ thể, chi tiết, chặt chẽ, thực tế cho thấy
nhìn chung UBND xã Lệ Xá khi tổ chức Hội nghị luôn tổ chức theo quy định
chung bắt đầu bằng việc lập kế hoạch cụ thể cho Hội nghị, chuẩn bị Hội nghị và
tiến hành Hội nghị.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
21

Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
CHƯƠNG I
THƯ KÝ TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
CỦA HỘI NGHỊ
I: LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÁC NGUYÊN TẮC KHI XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
1.Khái niệm và việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị
Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn
đề có liên quan đến tổ chức Hội nghị.
Nhìn chung các cuộc Hội nghị đều có tầm vóc, quy mô lớn nên khi lập kế
hoạch phải chi tiết và cụ thể, chính vì vậy kế hoạch tổ chức Hội nghị có vai trò
quan trọng trong quá trình tổ chứ Hội nghị, bất kỳ một Hội nghị lớn hay nhỏ đều
không thể thiếu kế hoạch tổ chức Hội nghị (trừ những Hội nghị triệu tập đột
xuất hay bât thường).
Nhờ có kế hoạch tổ chức Hội nghị mà các phòng, ban chức năng trong cơ
quan có trách nhiệm hoàn thành những công việc được phân công, đúng tiến độ
thời gian đề ra góp phần tạo nên sự thành công của Hội nghị.Việc lập kế hoạch
là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để
thực hiện mục tiêu đó, kế hoạch được hiểu là một loại văn bản mà nhà lãnh đạo
sử dụng để xác định mục tiêu và phương pháp để thực hiện mục tiêu.
Thông thường kế hoạch tổ chức Hội nghị của UBND xã Lệ Xá gồm những
nội dung sau:
• Mụch đích tổ chức Hội nghị
• Tên Hội nghị
• Địa điểm Hội nghị
• Thời gian tổ chức
• Thành phần Hội nghị
• Nội dung
• Tài liệu Hội nghị
• Kinh phí Hội nghị
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị

22
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
• Phân công nhiệm vụ trong Hội nghị
Kế hoạch tổ chức Hội nghị thông thường có mẫu như sau: Phụ lục 04
Khi lập kế hoạch Hội nghị đầu tiên phải xác định rõ mụch đích của Hội
nghị. Việc xác định được mụch đích sẽ giúp cho việc tổ chức Hội nghị rễ rang
hơn đồng thời việc xây dựng chương trình nghị sự sẽ tốt hơn.
- Tên Hội nghị: (maket, tiêu đề) câu từ ngắn gọn, đúng văn phong hành
chính nhưng phải nói lên được tính chất Hội nghị. Tên Hội nghị phải tương
xứng với thành phần khách mời, tên chương trình để in làm phông chương trình,
băng rôn, khẩu hiệu...
- Thời gian Hội nghị: Là thời gian diễn ra Hội nghị, thời gian trong bản kế
hoạch cũng cần phải hợp lý để thành phần tham dự có thể có thời gian đến dự
Hội nghị được đầy đủ hơn. Có thời gian dự phòng trước và sau thời gian của
Lãnh đạo, như vây Hội nghị mới có tính khả thi.
- Địa điểm Hội nghị: Tùy theo tính chất và quy mô của Hội nghị thư ký có
thể lựa chọn đía điểm Hội nghị như: Hội trường, khách sạn hay nhà truyền
thống...Khi lập kế hoạch Hội nghị thư ký cần điền đầy đủ các thông tin của địa
điểm để thành phần đến tham dự có thể biết được chính xác địa điểm tổ chức.
Thư ký có thể thêm phân bản đồ đương đi ở phần giấy mời để khách có thể dễ
dàng hơn trong việc tham.
- Thành phần tham dự: Do các phòng, ban chủ trì tổ chức Hội nghị quy
định nhưng phải dựa trên tính chất, mụch đích, quy mô tổ chức Hội nghị và phù
hợp với tình hình thực tế, khả năng và điều kiện tổ chức của UBND Xã. Thư ký
phải nhạy bén trong việc nêu ra thành phần tham dự nêu đích danh các thành
phần chủ chốt để thấy được tầm quan trọng của Hội nghị. Ngoài ra có thể nêu
chung chung tất cả các thành phần tham dự.
- Nội dung Hội nghị: Đây là phần quan trọng nhất của bản kế hoạch. Tùy
theo quy mô, mụch đích mà Hội nghị có những nội dung khác nhau, thư ký cân
soạn thảo phần này để khi tổ chức sẽ đồng nhất và không bị vấp lỗi. Nội dung

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
23
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Hội nghị sẽ phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng thành phần tham dự, Hội nghị
thường có nội dung sau:
* Báo cáo thông qua phương hướng
* Khen thưởng cá nhân, tập thể nếu có
* Tham luận, đóng góp của Đại biểu nếu có
* Tham luận thông qua ý kiến của khách mời
* Biểu quyết thông qua nghị quyết
- Tài liệu Hội nghị: Lên kế hoạch tài liệu Hội nghị để phân công cho các
phòng, ban chuẩn bị soạn thảo. Tài liệu thường có: Báo cáo, tham luận...
Việc lập kế hoạch Hội nghị có vai trò rất quan trọng tới sự thành công của
Hội nghị, Khi soạn thảo xong bản kế hoạch và trình cho Lãnh đạo duyệt. Thư
ký nên để ở dạng bản thảo để Lãnh đạo có thể sửa chữa một số vấn đề chưa đạt.
Tuy nhiên cần chuẩn bị giải trình về các nội dung thông tin được trình bày trong
bản kế hoạch.
2. Các yêu cầu khi soạn thảo
Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính chất định hướng trình bày
những vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức Hội nghị, khi lập kế hoạch Hội
nghị Thư ký Văn phòng phải đảm bảo các nội dung cơ bản sau:
2.1 Đảm bảo thể thức văn bản
Thể thức văn bản phải được trình bày theo đúng thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 05 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức văn bản là những yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền ban hành và quy định để đảm bảo cho văn bản có tính pháp
lý thi hành trong thực tiễn.
- Quốc hiệu: Là tên nước và chế độ chính trị của một Nhà nước, thể hiện
được Quốc thể và mục tiêu phấn đấu của Đảng và Nhân dân giành được.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
24
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Quốc hiệu được trình bày ở bên phải trang đầu của văn bản, trình bày
kiểu chữ in hoa, đứng đậm cỡ chữ 12-13 và chữ Độc lập-Tự do- Hạnh phúc in
thường, đứng đậm cỡ chữ 13-14 phía dưới có nét gạch liền.
- Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
là tác giả ban hành văn bản.Yếu tố này giúp người đọc biết được tác giả văn bản
và vị trí của tác giả trong bộ máy cơ quan Nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở bên trái dòng đầu ngang
với Quốc hiệu, in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 12-13 phía dưới gạch liền ½.Đối với
cơ quan có cấp trên trực tiếp thì phải nghi cơ quan cấp trên tuy nhiên đối với
những cơ quan hoạt động độc lập không lệ thuộc vào cơ quan thì không cần
nghi tên cơ quan cấp trên.
- Số, ký hiệu của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự nghi liên tục kể từ
01 đến số cuối cùng cảu một loại văn bản nhất định.Nó giúp việc tra tìm chính
xác và thuận tiện, số của văn bản trực tiếp do văn thư nghi theo thứ tự.
- Ký hiệu văn bản: Là nhóm chữ cái viết tắt của tên loại văn bản và tên
của cơ quan ban hành văn bản.
- Địa danh: Địa danh của văn bản là nơi cơ quan ban hành văn bản đóng
trụ sở giúp cho việc liên hệ được tiện lợi. Địa danh được trình bày ở góc dưới
Quốc hiệu chữ in thường, cỡ chữ 14 nghiêng.
Ngày, tháng ban hành văn bản: Là ngày tháng văn bản đó được chính
thức thông qua và ký ban hành cũng chính là ngày tháng mà văn bản đó có hiệu
lực trừ những văn bản có quy định thời điểm hiệu lực. Trình bày sau địa danh
viết bằng chữ in thường cỡ chữ 14 nghiêng, ngày được phép nghi số 0 trước
dưới 10 và tháng được nghi số 0 trước dưới 3.
- Tên loại: Tên loại là tên các hình thức văn bản như Quyết định, Công
văn, Kế hoạch, Thông tư... giúp cho người đọc xác định được tầm quan trọng
của văn bản cũng như giúp cho tra tìm, sắp xếp văn bản.Tên loại được trình bày

bằng chữ in hoa cỡ chữ 14.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
25