Bước đầu nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ của HĐND và UBND phường Xuân La nhiệm kì 2011 2016

Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

Danh mục từ viết tắt
HĐND : Hội Đồng Nhân Dân
UBND : Ủy Ban Nhân Dân
DMHS : Danh mục hồ sơ
TS : Tiến sĩ
GVC: Giảng viên chính
HC: Hành Chính
KHKT : Khoa học kĩ thuật

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

A.MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nhà nước, hiểu theo nghĩa pháp luật, là một tổ chức xã hội đặc biệt của
quyền lực chính trị được giai cấp thống trị thành lập nhằm thực hiện quyền lực
chính trị của mình. Gắn với nhà nước là hoạt động quản lý, nó cùng song song tồn
tại phát triển và tồn vong cùng với nhà nước.
Để nhà nước của mình thực hiện đúng vai trò là phục vụ lợi ích của giai cấp
cầm quyền thì nhà nước đó phải có một cơ cấu tổ chưc bộ máy hợp lý từ trung
ương đến địa phương, quản lý nhà nước là phải quản lý từ cấp nhỏ nhất cho đến
cấp lớn nhất. Hiện nay nhà nước ta có bộ máy quản lý từ cấp xã (phường), cấp
huyện (thành phố), cấp tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương), đến cấp Trung

ương.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói ‘ Cấp xã là cấp gần gũi nhân dân nhất,
là nền tảng của hành chính. Cấp xã làm được việc thì mọi việc đêu xong xuôi ’
trích thư gửi Ủy Ban Nhân Dân tỉnh và huyện ba tỉnh Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng
Sơn Ngày 09 tháng 02 năm 1948. Như thế có thể thấy rằng chính quyền cấp xã là
cấp quan hệ gần nhất, trực tiếp với nhân dân, là nơi đầu tiên giải quyết các yêu cầu
chính đáng của nhân dân, tạo điều kiện cho công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ
của mình, đồng thời đó cũng là nơi thực hiện các đường lối, chủ trương pháp luật
của đảng và nhà nước và thông qua đó nhà nước thực hiện đúng vai trò của mình là
phục vụ lợi ích của giai cấp cầm quyền (giai cấp vô sản – đại đa số tầng lớp nhân
dân trong cả nước).
Văn bản giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, bởi không
ai có thể nói suông và bắt người ta thực hiện mệnh lệnh của mình một cách tuyệt
đối nhất là trong quản lý nhà nước. Văn bản giấy tờ cũng là phương tiện để các cơ
quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình, đó
là nguồn tài nguyên quý báu của dân tộc, là nguồn sử liệu quý báu cho thế hệ sau,
vì thế để ủy ban nhân dân ( UBND ) cấp xã (phường ) thực hiện tốt vai trò và vị trí
của mình thì nên chú trọng vào công tác quản lý văn bản công văn giấy tờ, hay nói
chung là công tác văn thư lưu trữ ở cấp xã (phường).
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản
giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các
cơ quan,tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư
chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt
động khác của cơ quan. Trong số những nội dung của công tác văn thư thì có thể
nói công việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng. Bời vì văn bản giấy tờ hình thành
rất nhiều trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc tổ chức khoa học tài liệu là
cần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu của các cá nhân, đơn vị cũng như cho công
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

tác lưu trữ của cơ quan. Để tổ chức được khoa học tài liệu thì việc lập được danh
mục hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu đó là rất quan trọng. Có thể nói lập (DMHS)
là công việc đầu tiên để tiền hành lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vào
chất lượng của (DMHS) được lập.
Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị cấp xã, các cán bộ chuyên
môn chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó hầu hết các
cơ quan, đơn vị không tiến hành lập (DMHS) hoặc nếu có được lập thì chỉ mang
tính chất đối phó. Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) không đảm bảo đầy đủ
những tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có.
UBND phường Xuân La là nơi có vị trí quan trọng trong cơ cấu của UBND
quận Tây Hồ, tuy nhiên cũng như một số cơ quan cấp xã khác thì vấn đề xây dựng
danh mục hồ sơ ở đây chưa thực sự được quan tâm và chú ý, vì thế chưa có ai tìm
hiểu hay nghiên cứu về vấn đề này ở cơ quan, thực tế để giúp cơ quan có cái nhìn
toàn diện hơn, tổng quan hơn về công tác văn thư lưu trữ và toàn bộ hoạt động của
cơ quan thì chúng tôi đã chọn đề tài là: Bước đầu nghiên cứu xây dựng Danh
mục hồ sơ của HĐND và UBND phường Xuân La nhiệm kì 2011- 2016
2. Đối tượng nghiên cứu đề tài
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
3. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu:
* Mục tiêu cơ bản của đề tài này là:
- Bước đầu xây dựng được bản Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân phường Xuân La
* Phạm vi nghiên cứu của đề tài là:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân phường Xuân La
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:
Nghiên cứu về công tác lập DMHS đã được đề cập đến rất nhiều trong các
sách giáo trình, sách hướng dẫn nghiệp vụ và các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư
lưu trữ, trong các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận sinh viên. Tuy nhiên
để vấn đề này nghiên cứu thành một đề tài khoa học thì hầu như là chưa có, và
nghiên cứu cụ thể về một cơ quan cấp xã thì lại càng chưa có. Vậy nên đề tài mà
chúng tôi nghiên cứu là hoàn toàn mới.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Để hoàn thành đề tài khoa học này, chúng tôi đã sử dụng một số phương
pháp như:
- Phương pháp biện chứng của chủ nghĩa Mác – Lênin: Chủ nghĩa duy vật
biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

3


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

- Phương pháp luận lưu trữ học: bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc
toàn diện và tổng hợp;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp mà chúng tôi vận
dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Dựa trên những thông tin đã thu được,
chúng tôi tiến hành phân tích tổng hợp, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá một
cách cụ thể, khoa học;

- Phương pháp điều tra khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và cán bộ
phụ trách công tác lưu trữ ở UBND. Với phương pháp này, các số liệu, nhận xét
được đưa ra trong đề tài có được tính thực tiễn và tính khách quan.
6. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận , nội dung của đề tài được chia làm 3
chương :
Chương I : Cơ sở khoa học về xây dựng danh mục hồ sơ
I.

Cơ sở lý luận

II.

Cơ sở pháp lý

III.

Cơ sở thực tiễn

IV.

Nhận Xét

Chương II : Chức năng nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của HĐND , UBND
phường Xuân La và thực trạng công tác văn thư lưu trữ của phường
I, Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường
Xuân La
1. Sự ra đời, vị trí địa lý và những thuận lợi, khó khăn của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La
2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La

2.1. Vị trí pháp lý của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
2.2. Nhiệm vụ, thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc
3.1 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
3.1.1. Hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc
3.2.1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
3.2.2. Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
3.2.3. Các ủy viên Ủy ban
3.2.4. Các cán bộ chuyên môn
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

4


Ti Nghiờn Cu Khoa Hc : Bc u Nghiờn Cu Xõy dng Danh Mc H S Cho HND v
UBND Phng Xuõn La

3.2.5. Cỏc b phn khỏc
3.2.6. Cỏc Ban chuyờn mụn
II. Thc trng cụng tỏc vn th ca UBND phng Xuõn La:
1. Trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
2. Công tác quản lý văn bản
2.1. Sổ văn bản đi, đến
2.2. Chế độ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ cơ quan
2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
3. Tình hình thực hiện nghiệp vụ lu trữ
4. Nhn xột
Chng III. Xõy dng Danh mc h s ca HND v UBND phng Xuõn La

nhim k 2011-2016
I . Cỏc nguyờn tc v phng phỏp xõy dng DMHS ca UBND
1. Khỏi nim
2. Tỏcdng
3. C s xõy dng danh mc h s
4. phng phỏp xõy dng danh mc h s
II . Thnh phn v cu trỳc ca danh mc h s
1. Cu trỳc ca danh mc h s
2. Cỏc thnh phn ca danh mc h s
III . Danh mc h s ca UBND phng Xuõn La
IV. Cỏch s dng danh mc h s

B.NI DUNG
Trng i Hc Ni V H Ni

5


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

CHƯƠNG I:Cơ sở khoa học về xây dựng danh mục hồ sơ
I, Cơ sở lý luận
Lê Nin đã từng nói: “ Đối với một việc cũ hay mới đều phải thu thập tất cả
tài liệu văn kiện lại một cách có hệ thống để lúc nào cần tìm những cái cần thiết là
thấy ngay được dễ dàng.” Trích Lê Nin toàn tập, tập 36, trang570, bản trung văn.
Nhà xuất bản nhân dân năm 1956.
Như vậy theo Lê Nin là lập hồ sơ là công việc rất quan trọng trong công tác
văn thư của cơ quan , tổ chức. Lập hồ sơ là công tác có tính chất khoa học nhất
định, để đảm bảo tính khoa học này cần phải quán triệt nguyên tắc cơ bản của việc

lập hồ sơ là đảm bảo mối liên hệ hữu cơ của lập tài liệu văn kiện theo sự hình
thành khách quan của tài liệu văn kiện.
Cũng như thế để hồ sơ được thống kê một cách khoa học và thuận tiện cho
công tác tra tìm , nghiên cứu. Đồng thời để có căn cứ lập hồ sơ một cách tổng quan
toàn diện, giúp lãnh đạo cơ quan nắm rõ được mọi mặt hoạt động của cơ quan tổ
chức. Sau khi hồ sơ đã được lập và đưa vào lưu trữ, nhưng nếu chỉ để như thế thì
khi tra tìm phân loại sẽ gặp nhiều khó khăn, vì thế nên có phương pháp thông kê
các loại hồ sơ một cách khoa học nhất.
Danh mục hồ sơ là bản thống kê có hế thống các hồ sơ dự kiến lập trong
năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo kí hiệu và thời hạn bảo quản
của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
Điều 25, bản điều lệ của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ năm 1969 có
nói rõ: “Xác định hồ sơ lưu trữ của quốc gia là tài sản lịch sử quý báu của nhà
nước, do đó phải tổ chức thống nhất , quản lý và tập trung bảo quản như các vật
tư quý báu khác.”
Như vậy Hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức, phản ảnh
mọi mặt hoạt động của cơ quan tổ chức đó. Vì thế nó được coi là tài liệu quý báu,
và cần được quản lý một cách thống nhất. Muốn quản lý nó một cách khoa học và
thống nhất thì nên thống kê theo phương pháp khoa học. Hay nói cách khác là phải
lập bản Danh mục hồ sơ để thống kê hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
Theo Nguyễn Xuân Nung- bàn về công tác lập danh mục hồ sơ//VTLT1970-N1-tr 12-15 thì:
“Công tác lập danh mục hồ sơ là một trong những khâu công tác cần thiết
của bộ môn văn thư. Công tác này gắn liền với công tác lập hồ sơ và phải đi trước
lập hồ sơ một bước. Nói một cách khái quát công tác lập danh mục hồ sơ là công
tác kê hoạch hóa việc lập hồ sơ của cơ quan trong năm sắp tới.”
“Danh mục hồ sơ là bản kế hoạch kê khai cụ thể các loại hồ sơ cần lập của
cơ quan hay một đơn vị tổ chức trong cơ quan trong một năm để hướng dẫn cán
bộ làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ cho đúng và đầy đủ.”

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

6


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

Theo Võ Chiến Thắng – Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục
hồ sơ//VTLT-1970-N1. tr25-26 thì :
“Lập danh mục hồ sơ hàng năm trong một cơ quan là một trong những điều
kiện để năm rõ tình hình, kế hoạch công tác của cơ quan trong năm, để quản lý
công văn giấy tờ được chặt chẽ, và là cơ sở để lập hồ sơ nộp lưu được hoàn
chỉnh.”
Khi nói về tác dụng của lập danh mục hồ sơ thì Nguyễn Xuân Nung Có viết
rằng :
- Lập Danh mục hồ sơ giúp chỉ đạo công tác lập hồ sơ của cán bộ làm công
tác công văn giấy tờ được tốt và chủ động , không trùng thừa.
- Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ văn thư lưu trữ nắm được các loại hồ sơ
cần lập trong năm của cơ quan, đơn vị.
- Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ lãnh đạo nắm được công việc và các loại
hồ sơ của mỗi cán bộ để phục vụ cho việc nghiên cứu, giải quyết công việc hàng
ngày.
- Danh mục hồ sơ là căn cứ để hướng dẫn và kiểm tra việc lập hồ sơ từ đầu
năm tới cuối năm.
Trong Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ Chiến
Thắng đã nêu ra một mẫu danh mục hồ sơ, đây là căn cứ để ta xây dựng mẫu danh
mục hồ sơ như hiện nay:
Số kí
hiệu

đơn vị
tổ chức

Tiêu đề hồ
sơ

Thuộc loại
HC

Dự kiến
Độ mật thời hạn bảo
KHKT
quản

Họ và
tên và
người
lập

Ghi
chú

- Theo Luật số: 01/2011/QH13 luật lưu trữ quốc gia thì tài liệu lưu trữ là :
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ
sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi
hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký,
hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin
khác.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa
học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

7


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc,
bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
- Theo tập bài giảng về xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội thì :
Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn
thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi
hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
II. Cơ Sở Thực Tiễn
Nhà nước ta đang ngày càng quan tâm đến công tác văn thư-lưu trữ, thể hiện
bằng việc các văn bản quy phạm pháp luật chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các khâu
nghiệp vụ về công tác văn thư, cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác
này ở các cơ quan hành chính nhà nước, ví dụ:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về
công tác văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bay văn bản hành chính.
Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn thư
lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi đến.
Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng
dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.

Nghị định 09/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của chính phủ sửa
đổi bổ sung một số điều của nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của chính phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của chính phủ sửa
đổi bổ sung một số điều của nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 07/2012/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của bộ công an
quy định chi thực hiện một số điều của nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi bổ
sung một số điều theo nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của
chính phủ.
Thông tư liên tịch số : 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của liên bộ công an
và ban tổ chức cán bộ chính phủ ( nay là bộ nội vụ ) hướng dẫn thực hiện một số
quy định tại nghị định số Nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công An hướng dẫn
mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

8


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

quan, tổ chức theo nghị định số Nghị định số 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp
Ngoài ra nhà nước còn ban hành nhiều văn bản quy phạm quy phạm pháp
luật để hướng dẫn về công tác này ngày càng được thực hiện tốt hơn.
UBND phường Xuân La là một cơ quan quản lý nhà nước cấp xã, phường.
Đồng thời đây cũng là một nơi có vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ. Công tác văn thư lưu trữ ở đây nhìn chung đã có nhiều bước tiến
mới. Giúp cải thiện hoạt động văn thư lưu trữ ở đây. Tuy đã có nhiều biến chuyển,
nhưng do vẫn là cơ quan cấp xã phường, lại đang trong quá trình đô thị hóa mạnh
nên công tác văn thư chưa thực sự được chú trọng như những công tác và các
ngành khác, do đó cũng không tránh khổi những yếu kém trong công tác văn thưlưu trữ ở đây.
Hiện nay có rất nhiều cơ quan nhận thức rõ tầm quan trọng của bản danh
mục hồ sơ đến công tác văn thư nói riêng và hoạt động của cả một cơ quan, tổ
chức nói chung. Vì thế đã có một số cơ quan xây dựng cho riêng mình một bản
danh mục hồ sơ tương đối hoàn thiện và giúp cải thiện công tác văn thư-lưu trữ nói
chung và giúp công tác lập hồ sơ được tốt và khoa học hơn, góp phân nâng cao
hiệu quả hoạt động cho cơ quan, tổ chức đó.
Để giúp UBND thực sự đưa công tác văn thư vào nề nếp khoa học, thì nên
tiến hành xây dựng một bản danh mục hồ sơ, để giúp công tác lập hồ sơ được cải
thiện, tài liệu được nộp lưu đúng thời hạn , giúp ích cho hoạt động của cơ quan tổ
chức

CHƯƠNG II.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của HĐND,
UBND phường Xuân La và thực trạng công tác văn thư lưu trữ của phường
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

9


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và

UBND Phường Xuân La

VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA
I, Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường
Xuân La
1. Sự ra đời, vị trí địa lý và những thuận lợi, khó khăn của Ủy ban nhân dân
phường Xuân La
Xuân La là một phường trực thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội, Việt Nam. Phường
Xuân La nằm ở phía tây của hồ Tây. Đây là vùng đất cổ của Hà Nội, nổi tiếng với
các ngôi chùa: Khai Nguyên, Thiên Niên, Vạn Niên, Ức Niên và gần đây là nghề
trồng đào.
Xã Xuân La được thành lập trong thời kì kháng chiến chống Pháp trên cơ sở
sáp nhập các làng Quán La xã, Quán La sở, Xuân Tảo sở và Vệ Hồ. Khi thành lập,
xã Xuân La thuộc quận Lãng Bạc, sau thuộc huyện Ngoại thành.
Sau khi Hà Nội được giải phóng vào năm 1954, xã Xuân La thuộc quận V
của ngoại thành Hà Nội. Từ năm 1961, xã Xuân La thuộc huyện Từ Liêm.
Ngày 28/10/1995, Chính phủ có Nghị định 69-CP về việc thành lập Quận
Tây Hồ - thành phố Hà Nội. Xuân La từ một xã của huyện Từ Liêm chuyển thành
phường của Quận Tây Hô theo Nghị đinh số 69-CP ngày 28/10/1995 của Chính
phủ và Quyết định số 3631/QĐ-UB ngày 29/10/1995 của UBND Thành phố Hà
Nội.
Phường Xuân La có vị trí địa lý như sau: Phía đông giáp phường Quảng An
(ranh giới trên hồ Tây), phường Bưởi, quận Tây Hồ và phường Nghĩa Đô, quận
Cầu Giấy. Phía nam giáp phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy và xã Cổ Nhuế, huyện
Từ Liêm. Phía tây giáp xã Xuân Đỉnh, huyện Từ Liêm. Phía bắc giáp các phường
Phú Thượng và Nhật Tân, quận Tây Hồ.
Phường Xuân La có diện tích 235,074 ha (khoảng 2,351 km 2), có 2.462 hộ
với 18.903 nhân khẩu, được chia làm 08 cụm dân cư với 49 tổ dân phố. Mật độ dân
số trung bình khoảng 8.040 người/1 km 2. Cơ cấu dân cư khá đa dạng, trong đó số
lao động nông nghiệp chiếm tỷ lệ khá cao trên 40%.

* Thuận lợi:
Những năm gần đây, phường Xuân La là địa bàn có tốc độ đô thị hóa nhanh,
cơ cấu kinh tê, nhất là hoạt động kinh tế nông nghiệp có sự chuyển đổi, giá trị sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ ngày càng tăng. Một loạt các dự án phát triển đô thị được
triển khai cùng lúc trên địa bàn. Nhiều khu chung cư, khu tái định cư, các công
trình văn hóa thể thao, công trình phúc lợi công cộng được xây dựng, tạo sự thay
đổi mạnh về hạ tầng cơ sở, từng bước tạo nên diện mạo đô thị mới ở phía Tây Hồ
Tây. Kinh tế ổn định đã và đang góp phần làm cho đời sống vật chất và tinh thần
của nhân dân được cải thiện và nâng lên rõ rệt. Bên cạnh đó, cơ cấu dân cư cũng có
những biến đổi: Số lượng dân cư tăng cơ học nhanh, hình thành các khu dân cư
mới (các khu chung cư, tái định cư). Thành phần dân cư chủ yếu là cán bộ công
chức cơ quan Nhà nước, lực lượng vũ trang.
* Khó khăn:
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

10


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

Nếp sống đô thị chưa hình thành rõ, còn ảnh hưởng bởi quan hệ cộng đồng
làng xã. Cơ chế thị trường có tác động rõ rệt tới quan hệ xã hội và ảnh hưởng tới
hoạt động lãnh đạo, điều hành và quản lý Nhà nước của UBND phường.
Quá trình đô thị hóa nhanh, nhiều dự án sử dụng đất, thu hẹp diện tích đất
sản xuất nông nghiệp, chỉ còn lại khoảng trên 30 ha, trong đó nhiều khu đất sản
xuất nông nghiệp bị chia nhỏ, nằm xen kẽ trong các dự án, không đủ điều kiện để
tiếp tục canh tác. Số lao động nông nghiệp dôi dư nhiều. Cần phải chuyển đổi nghề
để sinh sống. Nảy sinh một số vấn đề xã hội như: tranh chấp về đất đai, tài sản,...
Tệ nạn xã hội nảy sinh và có chiều hướng gia tăng nhất là tệ nạn về ma túy; vấn đề

tôn giáo, tín ngưỡng và một số vấn đề khác có ảnh hưởng, tác động trực tiếp tới
hoạt động quản lý nhà nước của chính quyền địa phương như: điều chỉnh địa giới
hành chính, phân chia quản lý các khu dân cư, công tác quản lý đất đai, giải quyết
các vấn đề do lịch sử để lại liên quan đến đất di tích, đất công,...
Việc triển khai các dự án đô thị diễn ra nhanh, cùng lúc song lại thiếu tính
tổng thể, dẫn đến sự thiếu chặt chẽ trong quản lý quy hoạch, tạo ra sự không đồng
bộ về kết cấu hạ tầng, làm ảnh hưởng đến đời sống sinh hoạt của nhân dân. Chế độ
chính sách giải phóng mặt bằng còn có những bất cập, chưa đáp ứng yêu cầu thực
tế dẫn tới nhân dân trong khu vực giải phóng mặt bằng khiếu kiện nhiều,... Mặt
khác chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ công chức phường và cán bộ giúp
việc ở tổ dân phố chưa thỏa đáng, mối quan hệ công tác giữa các cơ quan chức
năng chuyên môn và các tổ chức trong hệ thống chính trị nói chung còn có những
hạn chế... Tất cả những vấn đề trên đều có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động
điều hành quản lý của Ủy ban nhân dân phường.
2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
2.1 Vị trí pháp lý của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
Căn cứ theo Điều 123 Hiến pháp năm 1992: “Uỷ ban nhân dân do Hội đồng
nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính
Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của các cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân.”.
Căn cứ theo Điều 2 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
năm 2003:
“Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp

phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.”
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

11


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

Như vây, Ủy ban nhân dân phường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân; chịu trách nhiệm thi hành
các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước Hội đồng nhân
dân cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp trên. Ủy ban nhân dân chịu sự giám sát của
Hội đồng nhân dân và đôn đốc của thường trực Hội đồng nhân dân.
2.2. Nhiệm vụ, thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật tổ chức Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, các văn bản của cơ quan Nhà nước
cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện
chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân
dân cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp.
Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003: Ủy
ban nhân dân có nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với các lĩnh vực khác nhau của
đời sống địa phương, thực hiện việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp tại các cơ quan Nhà nước,
tổ chức xã hội; bảo đảm an ninh, an toàn trật tự xã hội; thực hiện nhiệm vụ xây
dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương; phòng chống
thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của công dân; chống tham nhữn, buôn lậu,

làm hàng giả, các tệ nạn xã hội; quản lý tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào
tạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ chức thi hành án ở các địa phương; tổ chức chỉ
đạo việc thu ngân sách địa phương; phối hợp với các thường trực Hội đồng nhân
dân chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân; xây dựng các đề án trình
Hội đồng nhân dân xét duyệt và quyết định.
3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc
3.1 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
3.1.1. Hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
Ủy ban nhân dân phường hoạt động theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân năm 2003 thực hiện theo Nghị định số 121/2003/NĐ-CP ngày
21/10/2003; Nghị định 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ, các văn
bản quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định cụ thể của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân cấp trên và Hội đồng nhân dân cùng cấp đối với một số lĩnh
vực.
Các thành viên của Ủy ban nhân dân không nhất thiết phải là Đại biểu Hội
đồng nhân dân, kết quả bầu các thành viên của Ủy ban nhân dân phải được Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp phê chuẩn. Số lượng thành viên của Ủy ban
nhân dân phương có từ 03 đến 05 thành viên.
Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề:
Chương trình làm việc của Ủy ban nhân dân; Kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội,
dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương;
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

12


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách ở địa

phương trình Hội đồng nhân dân quyết định; Các biện pháp thực hiện Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân về kinh tế xã hội, thông qua váo cáo của Ủy ban nhân dân
trước khi trình Hội đồng nhân dân; Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân và địa giới hành chính ở địa phương
(Điều 124 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003).
Ủy ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần. Các quyết định của Ủy ban
nhân dân phải được quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân biếu quyết tán
thành.
Ủy ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát
huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của
Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân. Có sự phân công rõ ràng, cụ thể
quyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên Ủy ban nhân dân phường trong chỉ
đạo, điều hành lĩnh vực công tác được phân công. Mỗi việc chỉ được giao một
người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên Ủy ban nhân dân
phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công về việc chỉ đạo, điều
hành, kiểm tra và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường phân công trước Hội đồng nhân dân và cùng các thành viên khác của Ủy
ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về kết quả hoạt động của Ủy ban nhân dân
phường trước Đảng ủy phường, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Quận và
Quận ủy.
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh
đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường, tuân thủ pháp luật
và đảm bảo lợi ích của nhân dân; phối hợp chặt chẽ giữa Ủy ban nhân dân phường
với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân phường trong quá trình triển khai
thực hiện mọi nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời và
hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định và chương trình, kế
hoạch công tác của Ủy ban nhân dân phương.
Cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân phương phải sâu sát với cơ sở, lắng

nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ,
từng bước đưa hoạt động của Ủy ban nhân dân phường ngày càng chính quy, hiện
đại vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống của
nhân dân.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Xuân La
* Về số lượng:
Căn cứ theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân năm 2003 và quy định về cơ cấu tổ chức đối với Ủy ban nhân dân cấp phường,
trên cơ sở tình hình thực tế, thành viên Ủy ban nhân dân phường Xuân La hiện nay

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

13


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

có 05 đồng chí độ tuổi trung bình 48 tuổi, 4/5 đồng chí tham gia Ban chấp hành
Đảng bộ phường, trong đó có 02 đồng chí là Ủy viên Thường vụ Đảng ủy phường.
Thực hiện quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã
phường, thị trấn. Ủy ban nhân dân phường đã có quyết định số 03/2006/QĐUBND ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường Xuân La, Ủy ban
nhân dân phường cũng đã ban hành quyết định số 105 ngày 10/8/2006 phân công
công tác của các thành viên Ủy ban nhân dân phường, cụ thể như sau:
+ 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường - Phụ trách chung.
+ 02 Phó chủ tịch - Giúp Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội và khối
Kinh tế - Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công.
+ 02 Ủy viên Ủy ban nhân dân:
• 01 Ủy viên phụ trách An ninh trật tự - Trưởng công an phương.

• 01 Ủy viên phụ trách Quân sự địa phương.
+ Các cán bộ chuyên môn:
• 02 Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch.
• 02 Cán bộ Địa chính.
• 01 Cán bộ Kế toán - Tài chính.
• 02 Cán bộ Văn phòng - Thống kê.
• 01 Cán bộ Văn hóa - Xã hội.
• 01 Cán bộ phụ trách bộ phận tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính theo
cơ chế “Một cửa”.
• 04 Cán bộ Thanh tra xây dựng.
* Về chất lượng:
* Về trình độ lý luận chính trị:
+ Cao cấp: 01 (Chủ tịch Ủy ban nhân dân)
+ Trung cấp: 08 (Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó chủ tịch Hội đồng nhân
dân, 02 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân và 04 cán bộ chuyên môn của Ủy ban nhân
dân phường).
* Về học vấn và trình độ chuyên môn:
+ 12/13 cán bộ biên chế có trình độ Đại học.
+ 01/13 cán bộ đang học Đại học.
+ 01/13 cán bộ biên chế có trình độ Trung cấp.
+ 100% Cán bộ lãnh đạo được đào tạo Trung cấp về quản lý Nhà nước và lý
luận chính trị.
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

14


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

+ 75% cán bộ chuyên môn, hợp đồng đã và đang học tại các trường Đại học
Luật, Học viện hành chính Quốc gia, trung cấp Quản lý Nhà nước.
+ 3/5 cán bộ Trưởng đoàn thể có trình dộ đại học, 02 cán bộ là hưu trí tham
gia.
+ Ở các khu dân cư có 150 cán bộ tổ dân phố và các chi hội đoàn thể, đa số
là cán bộ nghỉ hưu nhiệt tình tham gia công tác, được quần chúng tín nhiệm. Nhiều
đồng chí có kinh nghiệm công tác vận động quần chúng. Đây là đội ngũ cán bộ có
vai trò nòng cốt trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phường.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Xuân La được trình bày tại
Phụ lục I
3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc
3.2.1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường:
- Thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Quy chế làm việc của Ủy ban
nhân. Phụ trách chung, trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động của
thành viên Ủy ban nhân dân phường, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân; cùng tập thể Ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy
ban nhân dân trước Quận ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận và Đảng
ủy, Hội đồng nhân dân phường.
- Trực tiếp phụ trách và thực hiện các nhiệm vẹ sau: Công tác tổ chức, càn
bộ; Công tác nội chính; Thanh tra; Tư pháp; Công an; Quân sự; Cải cách hành
chính; Công tác quản lý địa giới hành chính; Quy hoạch đô thị và đầu tư xây dựng
cơ bản; Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; Quản lý thu chi ngân sách địa phương;
Quản lý tài chính và là chủ tài khoản ngân sách Ủy ban nhân dân.
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng phường, Hộ dồng kê khai cấp
Giấy chứng nhận nhà đất, Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Hội đồng phối hợp công tác
tuyên truyền chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn, Ban chỉ đạo thi hành án, Ban chỉ
đạo chống tham nhũng, Trưởng Ban chỉ đạo chống thất thu ngân sách, Ban chỉ đạo
chống tham nhũng, Trưởng Ban chỉ đạo 197 phường, Trưởng Ban tư vấn thuế
phường. Là Chủ tịch các Hội đồng, Trưởng các ban chỉ đạo khác được thành lập
theo chương trình, kế hoạch công tác đột xuất trong lĩnh vực công tác được phân

công phụ trách.
- Chủ trì các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, đảm bảo mối quan hệ
giữa Ủy ban nhân dân phường với thường trực Hội đồng nhân dân phương và
Quận ủy, Ủy ban nhân dân quận, Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân.
3.2.2. Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường:
Hiện tại phường được bố trí 02 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách lĩnh
vực công tác theo phân công của Chủ tịch và chịu trách nhiêm các nhân về tổ chức
thực hiện công việc được giao như:

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

15


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trọng tâm tháng, quý, năm theo
lĩnh vực được phân công báo cáo với Chủ tịch. Ngoài ra, khi được ủy quyền, điều
hành công tác chung và ký các văn bản thuộc thẩm quyền khi Chủ tịch đi vắng.
- Xử lý các giấy tờ hành chính thông thường, các quyết đinh xử lý vi phạm
hành chính, các quyết định giải quyết Khiếu nại - tố cáo trong lĩnh vực được phân
công.
- Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn bị các
nội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra theo luận tại tập thể
Ủy ban nhân dân, điều hành triển khai các chương trình, kế hoạch được giao theo
chỉ đạo.
- Phụ trách các lĩnh vực cụ thể như: Công tác quản lý văn hóa - xã hội, thông
tin tuyên truyền, giáo dục, y tế, tư pháp hòa giải, lao động thương binh xã hội, xóa
đói giảm nghèo, tư vấn thuế, bảo vệ cham sóc trẻ em, vệ sinh môi trường và vệ

sinh an toàn thực phẩm,... (Đối với Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội).
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, tập thể Ủy ban nhân dân và Hội đồng
nhân dân phương về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực sau: Phát triển
kinh tế phường, kinh tế Hợp tác xã; Công tác giao thông số thị, quản lý nhà đất;
Công tác giải phóng mặt bằng; Công tác khoa học công nghệ, Tài nguyên môi
trường,... (Đối với Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế - Đô thị).
3.2.3. Các ủy viên Ủy ban:
* Ủy viên phụ trách Công an:
+ Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo sự chỉ đạo, phân công
của ngành dọc cấp trên, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác bảo vệ an
ninh chính trị, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trên địa bàn. Thực hiện các nhiệm vụ
được quy định tại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường Xuân La.
+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân, tập thể Ủy ban nhân
dân và Hội đồng nhân dân phường về công tác an ninh chính trị, trật tự an toàn xã
hội trên địa bàn phường. Là Thường trực Ban chỉ đạo 197 quận, Ban chỉ đạo phòng
chống AIDS và các tệ nạn ma túy, mại dâm. Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân
dân chỉ đạo và đảm bảo việc tổ chức trong lĩnh vực được phân công.
+ Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn bị các
nội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra thảo luận tại tập thể
Ủy ban nhân dân phường.
* Ủy viện phụ trách Quân sự:
+ Chỉ đạo thực hiện công tác giáo dục quốc phòng địa phương, xây dựng lực
lượng vũ trang, lực lượng dự bị động viên, đăng ký quản lý nguồn động viên. Chỉ
đạo thực hiện công tác tuyển quân và động viên quân dự bị trên địa bàn phường,
các nhiệm vụ được quy đinh tại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phương.
+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân, tập thể Ủy ban nhân
dân và Hội đồng nhân dân phường về công tác xây dựng và củng cố quốc phòng
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

16

Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

địa phương. Là Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự phường, Thường trực Ban
chỉ huy phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn; Chỉ đạo lực lượng quân sự
phường phối hợp với cơ quan Công an phường trong công tác đảm bảo an ninh
chính trị, trật tự an toàn xã hội.
+ Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân phường, chuẩn bị các
nội dung trong lĩnh vực quản lý theo sự phân công để đưa ra thảo luận tại tập thể
Ủy ban nhân dân phường.
3.2.4. Các cán bộ chuyên môn:
* Văn phòng:
+ Thường trực, tiếp nhận, đăng ký, lưu chuyển các văn bản của cấp trên, các
ngành, báo cáo của Ủy ban phường về các phòng, ban của Ủy ban nhân dân quận,
cấp trên. Đăng ký vào sổ để theo dõi theo quy định lưu trữ hồ sơ.
+ Chuẩn bị mọi mặt cho các Hội nghị của Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân
dân như: Tổng hợp tình hình, dự thảo văn bản; chuẩn bị kinh phí, phương tiện và
ghi biên bản hội nghị; báo cáo kết quả thực hiện tháng, quý, năm các ngành, ban và
Ủy ban nhân dân phường.
+ Giúp Chủ tịch xây dựng lịch công tác tuần, tháng và báo cáo Chủ tịch xem
xét các Quyết định. Giúp Chủ tịch phối hợp công tác giữa các thành viên Ủy ban
và các ban ngành đoàn thể, thực hiện kế hoạch công tác.
+ Quản lý, trang bị cơ sở vật chất, xem xét đề xuất sửa chữa, bổ sung kịp
thời. Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn con dấu của Ủy ban nhân dân phường.
Thực hiện quy định về thủ tục trình ký văn băn.
+ Bố trí lịch tiếp dân, tiếp nhận đơn thư của công dân, xem xét thẩm quyền,
khả năng và bộ phận giải quyết, viết giấy hẹn thời gian trả lời.
* Tài chính - Kế toán:

+ Chịu trách nhiệm về công tác tài chính, thực hiện thu chi đảm bảo nguyên
tắc tài chính. Ghi chép sổ sách rõ ràng, đầy đủ, đúng thủ tục nguyên tắc.
+ Tổng hợp báo cáo, thanh quyết toán kinh phí hoạt động của các ban ngành,
đoàn thể và các cụm dân cư theo đúng luật ngân sách, theo quy định của ngành dọc
cấp trên,
+ Hàng tuần, tháng, quý, năm báo cáo cho Chủ tịch và Văn phòng Ủy ban
nhân dân phường để tổng hợp báo cáo cấp trên.
* Địa chính:
+ Tham mưu cho Chủ tịch về quản lý đất đai, nhà ở. Nắm chắc văn bản của
các cấp về quản lý đất đai, xây dựng. Tổ chức tuyên truyền, thông báo rộng rãi các
vấn đề về Luật đất đai, các quy định về quản lý đất đai, nhà ở của cấp trên theo
thẩm quyền.

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

17


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

+ Quản lý các văn bản, sổ sách, tài liệu, bản đồ thuộc lĩnh vực quản lý sử
dụng đất và quản lý nhà ở. Tổng hợp báo cáo tháng, quý năm về biến động đất đai,
nhà ở trên địa bàn.
+ Tổ chức vận động nhân dân thực hiện các quy định về quản lý đất đai, trật
tự xây dựng đô thị. Tạo điều kiện và hướng dẫn công dân làm hồ sơ xin phép xây
dựng đúng thủ tục.
* Tư pháp - Hộ tịch:
+ Tổ chức việc tuyên truyền phổ biến và thực hiện Pháp luật ở cơ sở. Giúp
Chủ tịch xem xét văn bản, giấy tờ về giải quyết khiếu nại, tố cáo. Xây dựng văn

bản quy định về trình tự, thủ tục giải quyết.
+ Tham mưu giúp cho Chủ tịch, Phó chủ tịch tổ chức ban hòa giải, tổ chức
hòa giải, giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu nại tố cáo của nhân dân kịp thời,
đúng thẩm quyền.
+ Soạn thảo các văn bản quản lý của Ủy ban nhân dân phường, đảm bảo ban
hành đúng pháp luật. Phụ trách công tác hộ tịch, quản lý việc khai sinh, khai tử và
đăng ký kết hôn. Hướng dẫn thủ tục trình tự và tổ chức thực hiện.
* Văn hóa - Xã hội:
+ Tiếp nhận các văn bản chủ trương của cấp trên, Đảng ủy, Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân, các ban ngành đoàn thể. Tổ chức tuyên truyền rộng rãi cho
nhân dân nắm rõ, chấp hành và thực hiện.
+ Giúp Phó chủ tịch các mặt hoạt động về công tác Văn hóa - Thể dục thể
thao - Y tế - Giáo dục.
+ Giúp Chủ tịch trong các lĩnh vực quản lý Văn hóa - Di tích: tôn tạo, tu sửa,
tuyên truyền giáo dục thực hiện chính sách tín ngưỡng và văn hóa.
+ Phối hợp với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể, cụm dân cư triển khai thực
hiện Nếp sống văn minh - Gia đình văn hóa, phòng chống tệ nạn xã hội.
3.2.5. Các bộ phận khác:
- Quản lý trật tự đô thị - xây dựng đô thị:
+ Tuyên truyền hướng dẫn nhân dân thực hiện các chủ trương, đường lối,
các quy định của Nhà nước về quản lý trật tự đô thị. Kiểm tra và tham mưu giúp
Ủy ban nhân dân phường xử lý các trường hợp xây dựng vi phạm quy định.
+ Làm đúng thủ tục cấp trên quy định về xây dựng cơ bản. Giám sát, chịu
trách nhiệm về tiến độ thi công, đảm bảo chất lượng của các công trình xây dựng
trên dịa bàn trong phạm vi phụ trách, được phân công.
- Lao động - Thương binh xã hội:
+ Nắm tính hình đối tượng gia đình chính sách, thương binh liệt sĩ trên địa
bàn. Hướng dẫn lập danh sách, hoàn chỉnh thủ tục hồ sơ xét duyệt chế độ ưu đãi
cho các đối tượng. Thực hiện tốt việc tuyên truyền chính sách về thương binh liệt
sĩ, về ưu đãi cách mạng đảm bảo đúng đối tượng, đúng chế độ.

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

18


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

+ Nắm số liệu lực lượng lao động, phối hợp giải quyết việc làm, vay vốn,
giới thiệu việc làm.
- Chuyên trách dân số - Gia đình - Trẻ em:
+ Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các chương trình bảo vệ, chăm sóc và
giáo dục trẻ em theo quy chế hoạt động của Ủy ban Dân số - Gia đình - Trẻ em
quận Tây Hồ. Phục trách theo dõi công tác Dân số - Kế hoạch hóa giá đình, việc tổ
chức thực hiện triển khai Pháp lệnh dân số trên địa bàn.
+ Thường xuyên theo dõi, nắm chắc tình hình số liệu trẻ em trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các chương trình bảo vệ, chăm sóc và giáo dục trẻ
em.
+ Phối hợp với các ngành, đoàn thể, cụm dân cư thực hiện quản lý và chăm
sóc trẻ em có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt. Tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí,
quản lý trang thiết bị sân chơi cho trẻ em.
- Bộ phận giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”:
+ Chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân loại và xử lý hồ sơ và trả kết quả giải
quyết các thủ tục hành chính của công dân theo quy định bao gồm chứng thực,
công chứng các loại tài liệu theo phân cấp.
- Các cán bộ hiệp quản:
+ Các cán bộ hiệp quản là các cán vộ chuyên ngành hưởng lương của các cơ
quan chuyên ngành xuống làm việc trực tiếp tại phường: 02 cán bộ của Chi cục
Thuế, 01 cán bộ quản lý trật tự xây dựng dô thị Quận tăng cường.
3.2.6. Các Ban chuyên môn:

- Đê thực hiện tốt các công việc thường xuyên và đột xuất, Ủy ban nhân dân
phường Xuân La đã củng cố thành lập các ban chuyên môn do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân hoặc Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân trực tiếp phụ trách cán bộ chuyên
môn trực tiếp thực hiện nhiệm vụ gồm:
+ Ban Tài chính
+ Ban Tư pháp - Hòa giải
+ Ban chỉ đạo 197
+ Ban Văn hóa - Xã hội
+ Ban Thanh tra nhân dân
+ Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn
+ Ban Thực hiện pháp lệnh người có công (Ban chính sách)
+ Ban Dân số - Gia đình và trẻ em
+ Ban chỉ đạo Phòng chống ma túy, mại dâm, HIV - AIDS
+ Ban chỉ đạo Chăm sóc sức khỏe ban đầu.
+ Ban Quản lý di tích
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

19


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

- Và các Hội đồng:
+ Hội đồng Nghĩa vụ quân sự
+ Hội đồng Thi đua - Khen thưởng
+ Hội đồng Tư vấn Thuế
+ Hội đồng Tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật
+ Hội đồng Giáo dục
+ Hội đồng Khuyến học phường và các chi hội khuyến học cụm dân cư

+ Hội đồng Thể dục thể thao
- Các Ban ngành chuyên môn, các Hội đồng hoạt động chuyên sâu theo từng
lĩnh vực, có sự chỉ đạo trực tiếp của cấp trên và sự lãnh đạo, tổ chức thực hiện của
Đảng ủy, Ủy ban nhân dân phường, sinh hoạt theo tháng, quý, định kỳ hoặc đột
xuất.
II. Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La:
1. Trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
+ Tổ chức quản lý văn bản đi:
Quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng quy định, các văn bản
soạn thảo đảm bảo nội dung bám sát với yêu cầu chỉ đạo điều hành, ngôn ngữ rõ
ràng, mạch lạc, đúng với ngôn ngữ quản lý hành chính. Văn bản được soạn thảo
đúng thể thức, ít nhầm lẫn, sai sót, việc in ấn đánh máy đảm bảo đúng yêu cầu tiến
độ.
* Soạn thảo văn bản: Cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản sau đó trình
lãnh đạo ký (theo quyền hạn được phân công).
Đối với văn bản QPPL của HĐND có hiệu lực khi được HĐND phường biểu
quyết thông qua; đối với văn bản QPPL của UBND trước khi có hiệu lực ban hành
phải gửi bản dự thảo tới các ngành thành viên liên quan, các cán bộ ủy viên
UBND, trưởng các đoàn thể để trưng cầu đóng góp ý kiến.
* Trình văn bản đi:
- Đối với văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì trình văn bản
in đã được kiểm tra kỹ.
- Đối với văn bản có nội dung phức tạp, khi trình ký phải kèm theo các văn
bản có liên quan để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản.
Khi trình ký văn bản có thể do cán bộ Văn phòng UBND phường trình hoặc
do cán bộ chuyên môn thực hiện nhưng bắt buộc phải qua Văn phòng UBND
phường để theo dõi, kiểm tra, quản lý.
* Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng: Cán bộ Văn phòng UBND
phường rà soát lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức theo quy định hiện hành.

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

20


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

Những văn bản không đủ thể thức phải sửa lại khi chuyển giao đến các đơn vị có
liên quan.
Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01
ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Đóng dấu văn bản đi: Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn
bản có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND phường.
Dấu đóng vào văn bản rõ ràng, dấu chỉ được đóng trùm lên từ một phần tư đến một
phần ba chữ ký về phái bên trái.
* Đăng ký văn bản đi: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các đơn vị liên quan. UBND phường tiến hành đăng ký
văn bản bằng máy tính, đồng thời vào sổ quản lý văn bản đi.
* Chuyển giao văn bản đi: Việc chuyển giao văn bản đi đảm bảo chính xác,
đúng đối tượng và kịp thời.
* Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu: mỗi một văn bản do
UBND phường ban hành đều lưu 01 bản chính tại Văn phòng UBND phường, số
lượng văn bản hàng năm của UBND phường được lưu theo tên loại văn bản.
2. Công tác quản lý văn bản
2.1. Sổ văn bản đi, đến
UBND phường thực hiện đăng ký văn bản theo phần mềm để quản lý văn
bản đi, đến.
Năm 2009 phường đã tiếp nhận

1357 văn bản đến.

- Khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến thì cán bộ Văn
phòng UBND phường đều xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời, chính
xác và thống nhất theo quy định hiện hành.
- Văn bản đến cơ quan thì sẽ do chánh văn phòng xem xét và cho ý kiến
phân phối và gửi trực tiếp cho các phòng ban có trách nhiệm. Tuy nhiên nếu như
có văn bản gửi đến mà sao chuyển cho các nhiều đơn vị, phòng ban trong cơ quan
thì văn thư cơ quan sẽ sao chép và gửi cho các phòng ban nhưng bản chính sẽ được
giữ lại tại văn thư cơ quan và được lưu trong tập lưu văn bản đến.
- Sau khi nhận được văn bản chỉ đạo, điều hành của Quận, được sự phân
công chỉ đạo của lãnh đạo, cán bộ chuyên môn thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ
soạn thảo văn bản để tham mưu tổ chức triển khai thực hiện Trong quá trình thực
hiện, cán bộ chuyên môn thực hiện quản lý văn bản lưu trữ theo hồ sơ vụ việc, bản
chính lưu tại văn thư của ủy ban.
- Đối với văn bản đến: Uỷ ban nhân dân phường Xuân La lưu trữ theo thời
gian và phân làm 3 loại: Loại văn bản do quận gửi đến; Loại văn bản do Thành phố
gửi đến; Loại văn bản do các đơn vị khác gửi đến. Cuối năm tiến hành lập mục lục
văn bản và đóng sổ

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

21


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

- Văn bản đi của cơ quan được tập trung tại văn thư cơ quan và đươc thực
hiện đúng các khâu nghiệp vụ. Bản gốc của văn bản đi được lưu tại văn thư cơ

quan và lưu trong tập lưu văn bản đi. Tuy nhiên ở đây có điều bất cập trong khâu
quản lý văn bản đi là không có sổ chuyển giao văn bản đi, vì thế nhiều khi văn bản
đã đến các phòng ban rồi nhưng bị thất lạc và không có bằng chứng hay minh
chứng để chứng tỏ rằng văn bản đã đến từng phòng ban, đơn vị. Hầu hết các cán
bộ văn phòng ở đây làm việc theo kinh nghiệm là chính, cứ người này nối tiếp kinh
nghiệm mà người trước để lại nên có một số sai sót nhỏ trong các khâu quản ký và
giải quyết văn bản đi, đến
- Đối với văn bản đi: Uỷ ban nhân dân phường Xuân La lưu trữ theo tên loại
văn bản. Cuối năm tiến hành lập mục lục văn bản bao gồm các nội dung: Số thứ tự,
Số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tác giả văn bản, tên loại và trích yếu nội
dung, tờ số, ghi chú. .
UBND phường đã trang bị tủ sắt để lữu trữ bảo quản tài liệu, đặc biệt với
các tài liệu lưu trữ lâu dài được bảo quản an toàn và thuận tiện.
2.2. Chế độ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Hiện nay ở UBND phường Xuân La thì chưa lập được hồ sơ công việc mà
hầu hết các văn bản giấy tờ sau khi đã giải quyết xong công việc thì bó vào một
tập và đưa vào kho lưu trữ vì thế công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan của UBND phường là rất kém.
Hiện nay tài liệu trong kho lưu trữ của phường đang bị bó gói, chất đống,
chưa được phân loại cụ thể rất khó cho công tác tra tìm và nghiên cứu trước mắt
cũng như lâu dài.
2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư lưu trữ của UBND
phường thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, được
giao cho 01 cán bộ Văn phòng UBND phường và đóng dấu tại cơ quan.
- Cán bộ Văn phòng UBND phường thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ:
+ Dấu phải để tại cơ quan UBND phường và phải được quản lý chặt chẽ.
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép của lãnh đạo ủy
ban.
+ Tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị.

+ Chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người
có thẩm quyền. Không đóng dấu khống chỉ.
+ Thực hiện đúng việc đóng dấu văn bản theo quy định hiện hành.
3. Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ:

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

22


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

Các nội dung thuộc về công tác lưu trữ hiện nay tuy đã được UBND Phường
quan tâm và đề cập đến, nhưng chưa có sự quan tâm đúng mực và thích đáng nên
công tác văn thư lưu trữ ở đây còn có nhiều bất cập.
4. Nhận xét
Nhìn chung công tác văn thư –lưu trữ ở UBND phường Xuân La được thực
hiện khá tốt, đầy đủ các khâu nghiệp vụ , tuy nhiên UBND lại chưa chú trọng đến
công tác lập hồ sơ công việc, sau khi các công việc đã được giải quyết xong thì hầu
hết là được lưu lại tại các phòng ban, nhưng lại chưa được lập thành hồ sơ công
việc hoàn chỉnh, thế nên văn bản tài liệu khi đưa vào kho lưu trữ hầu hết là rời rạc,
bó gói, chất đống, và dễ bị thất lạc, đến khi cần tra tìm văn bản của nhiều năm
trước thì đó là 1 điều khó.
Hiện nay kho lưu trữ của UBND phường Xuân La cũng chưa được chú trọng
để bảo vệ khối văn bản tài liệu có trong kho lưu trữ. Vì thế tài liệu trong kho không
được bảo quản một cách tốt nhất để có thể phục vụ cho công tác tra cứu, nghiên
cứu trước mắt và lâu dài của cơ quan.
Thiết nghĩ nên có sự chú trọng hơn nữa đối với công tác xây dựng hồ sơ và
kho lưu trữ của UBND để văn bản tài liệu là nguồn tài nguyên quý giá của dân tộc

chứ không phải chỉ là giấy tờ văn bản thông thường.

Chương III Xây dựng Danh mục hồ sơ của HĐND và UBND phường Xuân
La nhiệm kỳ 2011-2016
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

23


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

I . Các nguyên tắc và phương pháp xây dựng DMHS của UBND
1. Khái niệm:
Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm của
một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và
được xây dựng theo một chế độ đã quy định.
2. Tác dụng:
- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính
xác và có chất lượng.
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và
công việc của từng cán bộ nhân viên.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với
việc lập hồ sơ.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3. Phân loại Danh mục hồ sơ:
3.1. Các loại danh mục hồ sơ :
- Danh mục hồ sơ toàn ngành : là danh mục hồ sơ của một ngành như: Văn
hóa, Giáo Dục, Dân số, Giao thông…. Khi xây dựng danh mục hồ sơ toàn ngành từ
trung ương đến địa phương đều phải áp dụng để lập hồ sơ đối với cơ quan tổ chức

mình. Hiện nay ở nước ta chưa có danh mục hồ sơ toàn nhành của một ngành nào
cụ thể. Vì đây là công việc khó thực hiện và thống nhất.
- Danh mục hồ sơ tổng hợp : là loại danh mục hồ sơ của một cơ quan chủ
quản lớn như Bộ, Tổng cục, UBND tỉnh……..
- Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, tổ chức: là danh mục hồ sơ của một
cơ quan đơn vị khác như: các cục, vụ, viện, UBND xã, phường……..
3.2. Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ
Việc lập danh mục hồ sơ theo loại nào phụ thuộc vào :
- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tập trung, phân tán, hay hỗn
hợp.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị đơn giản hay phức tạp.
- Khối lượng văn bản hình thành nên trong quá trình hoạt động của cơ quan
Trong thực tế hiện nay thì hầu hét các cơ quan đều xây dựng danh mục hồ sơ
theo đơn vị, tổ chức. Mỗi cơ quan, tổ chức tự xây dựng một bản danh mục hồ sơ
riêng.
4. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ
Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động
của cơ quan công ty cần căn cứ vào:
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

24


Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học : Bước Đầu Nghiên Cứu Xây dựng Danh Mục Hồ Sơ Cho HĐND và
UBND Phường Xuân La

- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công
việc của từng cán bộ.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan
công ty...

- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn
vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ
quan.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch,
thời gian .
- Kinh nghiệm làm việc của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan nói chung và của cán bộ lập danh mục hồ sơ nói riêng
- Các văn bản tài liệu quy định thời hạn bảo quản của nhà nước quy định về
thời hạn bảo quản các văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động cua cơ quan tổ
chức.
5. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ :
Có hai phương pháp :
* Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan công ty dự kiến danh mục hồ sơ
cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán
bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ
sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và
ban hành.
Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc
dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán
bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp.
* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế
hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến những hồ sơ
mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến. Cán bộ phụ
trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị
(bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết)
thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp
văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị (bổ sung những hồ sơ
còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp...) thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ
quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.

Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính xác
hơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn
thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ.
Văn phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên các
đơn vị.

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

25