THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ VĨNH QUANG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày một phát triển, kéo theo đó các cơ quan, tổ chức cũng không
ngừng đi lên để hoàn thiện và bắt kịp được đà phát triển đó. Trong những năm gần
đây, Việt Nam đang tích cực tham gia vào các tổ chức kinh tế, thương mại, văn
hóa, y tế, quân sự, ngoại giao… trong khu vực và thế giới. Ngày càng khẳng định
được vị thế của một nước có nền kinh tế đang phát triển trên trường quốc tế. Điều
này chứng tỏ rằng, Việt Nam đang vươn mình mạnh mẽ và hội nhập vào sự phát
triển chung của thế giới. Để bắt kịp với sự phát triển đó, các tổ chức, đơn vị cần
phải làm tốt công tác quản lý trong đó có hoạt động quản lý nhà nước cũng như
quản lý hành chính và để giảm bớt được gánh nặng của những người đứng đầu
trong cơ quan, tổ chức và cũng là đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý. Nghề
văn phòng ra đời như một tất yếu khách quan của xã hội cũng như mọi ngành nghề
khác trong xã hội, nghề văn phòng ngày càng phát triển có xu hướng hiện đại hóa,
xuất hiện ở khắp mọi nơi trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, công ty, xí nghiệp….
Thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước về cải cách nền hành
chính quốc gia trong thời kì mới. Công tác văn phòng đã góp phần tích cực vào
việc thực hiện chủ trương đó, là cầu nối giữa các cơ quan, tổ chức, giữ vai trò then
chốt trong việc quản lý điều hành và được phát triển ở mỗi cơ quan, đơn vị nhất là
đất nước ta đang trong quá trình xây dựng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng, Nhà nước ta đang giữ gìn, bảo vệ
trong suốt quá trình phát triển đất nước. Bên cạnh đó, thực hiện tốt công tác văn

phòng sẽ đem lại những hiệu suất trong hoạt động quản lý, lãnh đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, tổ chức.
Nhận thấy được tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của xã hội trong việc
sử dụng công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
( tiền thân của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW1) đã đưa vào giảng dạy
Chuyên ngành Hành chính văn phòng, Để đào tạo, bồi dưỡng ra những nguồn nhân
lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao trong lĩnh vực văn phòng. Từ ngày đưa
chuyên ngành Hành chính văn phòng được đưa vào công tác đào tạo, đến nay Nhà
2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trường đã đào tạo ra hàng nghìn sinh viên, học sinh có trình độ chuyên môn làm
việc tại các cơ quan, tổ chức, bổ sung cho đất nước một đội ngũ cán bộ, nhân viên
văn phòng với số lượng lớn, nhằm đáp ứng được yêu cầu của các loại hình văn
phòng trong thời kỳ mới.
Để giúp cho sinh viên có thể nắm rõ các công việc sau này ra trường mình
phải làm gì. Và nắm bắt được các kỹ năng quản lý trong công tác văn phòng.
Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên, học sinh những kiến thức chuyên môn tại
giảng đường, Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên các ngành học đi thực tập ngành
nghề tại các cơ quan, tổ chức trong và ngoài Nhà nước, giúp cho sinh viên học sinh
nắm bắt được các chuyên môn, nghiệp vụ, làm quen được với môi trường công
việc. Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý của Đảng và Nhà nước về giáo dục - đào tạo
trong giai đoạn hiện nay là “ Học đi đôi với hành”, lý thuyết luôn đi kèm với thực
tiễn. Ngay từ đầu, Nhà trường đã xác định thực tập ngành nghề là một môn học
nằm trong chương trình đào tạo. Với mục đích giúp cho sinh viên học sinh làm
sáng tỏ những lý thuyết đã học trong giáo trình, sách vở bước đầu giúp cho sinh

viên học sinh làm quen được với áp lực và va chậm được với công việc. Đây cũng
là lần tập dượt cho sinh viên học sinh rèn luyện về đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ
năng nghề nghiệp và tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Được sự đồng ý và giúp đỡ của các anh chị cán bộ UBND xã Vĩnh Quang và
sự phối hợp của Nhà trường đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại bộ phận văn
phòng xã giúp em hiểu rõ hơn về chuyên ngành mà em đang theo học ở trường.
Qua thời gian thực tập gần hai tháng tại UBND xã Vĩnh Quang, đã giúp em làm
quen và tiếp xúc với nhiều công việc của văn phòng, tiếp xúc với các loại văn bản,
giấy tờ, cũng như nắm bắt được một số kỹ năng của một người cán bộ văn phòng.
Để em có những kết quả đánh giá và tổng hợp các kiến thức đã lĩnh hội, trau dồi tại
cơ quan thực tập của cá nhân. Qua đó em cũng xin bày tỏ những đánh giá và đưa ra
một số đề xuất, giải pháp của bản thân đê công tác văn phòng được hoàn thiện hơn.
Để thực hiện tốt được bài báo cáo thực tập này em đã được sự hướng dẫn
của cô giáo Lâm Thị Thu Hằng và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cán bộ Văn
3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng –Thống kê xã. Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã nỗ lực phấn đấu
không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế để tổng hợp và hoàn
thiện bài báo cáo này. Xong nội dung nghiên cứu, tìm hiểu rộng nên không tránh
khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý, đánh
giá và bổ sung của các thầy, cô trong Khoa, cũng như cán bộ Văn phòng –Thống
kê xã để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn về cả nội dung và hình thức
trình bày.
Kết thúc đợt thực tập này cho em gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc sức
khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong Khoa Trung Tâm Đào Tạo Nghiệp Vụ Văn

Phòng Và Dạy Nghề và ban lãnh đạo, các cán bộ,công chức trong Cơ quan đã
giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập tốt nghiệp này. Đặc biệt, cho em xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới anh Hà Văn Phong cán bộ văn phòng –Thống kê xã trực tiếp
hướng dẫn em trong thời gian vừa qua.
Bài báo cáo gồm có 3 chương:
-

Chương I: Khảo sát công tác Hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh

-

Quang.
Chương II: Thực tập nghiệp vụ hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh

-

Quang.
Chương III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Xin chân thành cảm ơn !
Vĩnh Quang,ngày tháng 7 năm 2016
Học sinh
Vàng A Sỹ

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
UBND XÃ VĨNH QUANG
I. Khái quát chung, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của UBND xã Vĩnh Quang.
1. Khái quát chung về UBND xã vĩnh Quang.
Vĩnh Quang là một xã của huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng, Việt Nam.
- Tọa độ: 22°53′18″B 105°35′08″Đ
- Diện tích: 56,27 km²
- Dân số 1999: 4.108 người
- Mật độ: 73 người/km²
- Xã có vị trí
+ Bắc giáp xã Lý Bôn, xã Bảo Toàn của huyện Bảo Lạc.
+ Đông giáp hai xã Hồng Trị và Kim Cúc của huyện Bảo Lạc.
+ Nam giáp xã Vĩnh Phong.
+ Tây giáp xã Vĩnh Phong, xã Lý Bôn.
- Xã Vĩnh Quang được chia thành các xóm như: Ắc È, Bản Cài, Đông Kẹn,
Khau Cưởm, Nà Luông, Khuổi Náy, Khuổi Rò, Bản Miều, Nà Hiên, Nà Lầu, Nà
Ngà, Nà Phiáo, Nà Piao, Nà Tốm, Nậm Lạn, Pác Đoa, Phiêng Rù, Thiêng Nà Bản
Chang, Nặm Uốn, Khau Sáng, Cốc Tém.
- Trên địa bàn Vĩnh Quang có một số ngọn núi như Khuổi Âu, Tát Ma, Phạc
Tà, Phia Cục. Xã Vĩnh Quang có tuyến quốc lộ 34 chạy qua một đoạn nhỏ ở cực
bắc của xã. Vĩnh Quang có suối Cai Kim chảy qua.
2. Chức năng.
UBND xã Vĩnh Quang là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có chức năng
quản lý Nhà nước do HĐND giao cho, vừa do UBND cấp trên giao và chịu sự lãnh
đạo thống nhất của Chính phủ. Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường
xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cả
nước. Như thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà
nước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành những
5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nghị quyết của HĐND và báo cáo công việc trước HĐND cùng cấp và UBND cấp
trên. Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương song UBND không chỉ chịu
trách nhiệm chấp hành những Nghị quyết của HĐND mà còn cả những Nghị quyết
của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nước.
UBND xã Vĩnh Quang thuộc huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng, có tư cách
pháp lý, có con dấu và tài khoản riêng.
3. Nhiệm vụ.
UBND xã Vĩnh Quang thực hiện quản lý Nhà nước tại địa phương trong các
lĩnh vực sau:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã
hội, văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, các
chính sách dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng và thi hành pháp luật ở địa phương.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp
luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng
cấp trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân và công đoàn ở địa phương.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực
lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa
phương và việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước và của công dân, chống
tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội.
- Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương.

- Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp
với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời các loại thuế và
các khoản thu khác ở địa phương.
- UBND xã Vĩnh Quang còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành chính
ở địa phương.
6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng
cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên.
4. Quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên
ủy quyền.
Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực
hiện các nhiệm vụ và quyền hạn của chính quyền địa phương xã.
Quyết định và tổ chức thực hiện các biện phát nhằn pháp huy quyền làm chủ
của nhân dân và huy động các nguồn lực của xã hội để xây dựng và phát triển kinh
tế xã hội để đảm bảo quốc phòng,an ninh, trật tự trên địa bàn xã.
UBND xã Vĩnh quang gồm có cơ cấu tổ chức như sau:
+ Chủ tịch UBND xã
+ Phó chủ tịch UBND xã
+ Chỉ huy quân sự xã
+ Trưởng công an xã.
+ Công chức địa chính xây dựng xã
+Cán bộ văn phòng –Thống kê xã
+Cán bộ tài chính –Kế toán xã

+Cán bộ LĐTBXH xã
+ Cán bộ văn hóa thông tin xã
+ Cán bộ tư pháp –Hộ tịch xã
+ Cán bộ tư pháp-Hành chính xã

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ tổ chức:
Chủ tịch UBND

Cán bộ
Văn
phòng
thống
kê

Cán bộ
Địa
chính
xây
dựng

Cán bộ
Tư
pháp

Hộ tịch

Phó Chủ tịch
UBND
Cán bộ Chỉ huy Trưởng
Kế toán trưởng Công an
tài
quân sự
chính

Cán bộ
Lao
động
TBXH

Cán bộ
Văn
hoá
thông
tin

II. Khảo sát tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND xã Vĩnh Quang.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1 . Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Chức năng của văn phòng.
- Cán bộ Văn phòng –Thống kê UBND xã có chức năng tham mưu phục vụ
sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và
đảm bảo cơ sở vật chất cho UBND xã hoạt động. Chức năng của văn phòng được
thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải nghiên
cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.
- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có ý
kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh
phí, trang thiết bị kỹ thuật của UBND xã.
- Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở
8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản lý,
chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND xã.
Nhiệm vụ của văn phòng.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ.
Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,
trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc
các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng
tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện
chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có
trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần củaUBND xã . Tổ chức cuộc họp giao ban
hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã.
- Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;
Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa
phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã
và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung
vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội,
an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi
mặt và các biến động trong địa phương.
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh
tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo
UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các
ngành, đoàn thể, thôn, bản.
- Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của UBND xã.
Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban;
Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban
9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh
đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc
họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với công
chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản
cuộc họp.
- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có
trách nhiệm giúp UBND xã tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong
cơ quan và ở địa phương.Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển

hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ
ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc
trong phong trào thi đua.
- Tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại
của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả
lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và Nhà nước. Đồng thời
chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân
dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực tục hành chính.
Là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ
hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại
một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện là thủ tục
hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng,
nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Cán bộ Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các cán bộ công
chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải
quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
- Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân
10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân
được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp. Trong
đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân

có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận
nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch
làm việc.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà
cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng ...
Ở cấp xã văn phòng-Thống kê không làm chủ tài khoản của UBND. Bộ
phận bảo đảm kinh phí cho UBND hoạt động lại là Tài chính - kế toán. Tuy vậy
văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho
HĐND và UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn
phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và
phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn
phòng trực tiếp mua sắm. văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc
cơ quan Uỷ ban.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư lưu trữ hành chính của
UBND xã.
Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn
bản đi. Quản lý và giải quyết văn bản đến. Quản lý và sử dụng con dấu. Lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật.
Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực
bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng –thống kê xã đối
với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp
trên gửi cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về
công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.
- Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ
11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng –thống kê xã giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công
tác tổ chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động
thuộc Uỷ ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động
thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ
chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.
- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vị
thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ
quan.
- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất,
trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của UBND xã.nhận
xét ưu điểm nhược điểm.
-Văn phòng làm việc của UBND xã Vĩnh Quang được bố trí các trang thiết
bị văn phòng một cách khoa học và thuận tiện cho việc giải quyết các văn ban
giấy tờ có liên quan đến bộ phận văn phòng -thống kê xã.
Qua tình hình trên em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình bố trí phòng
làm việc của văn phòng như sau :
- Về ưu điểm
+ Trang thiết bị của văn phòng được bố trí như vậy sẽ thuận tiện và giải
quyết về mặt văn bản giấy tờ sẽ nhanh hơn
+ Công việc sẽ được đảm bảo hơn
+ Sẽ giúp cho cán bộ văn phòng -thống kê thực hiện công việc một cách dễ
dàng…
- Về nhược điểm
+ Còn hạn chế về những mặt chưa chưa đạt được và chưa làm được trong
việc quản lý điều hành trong văn phòng
+ Cần phải nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ văn phòng –thống kê

trong việc bố trí các trang thiết bị trong văn phòng hơn nữa …
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình kế
12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạch công tác thường kỳ của cơ quan.
Các bước trong việc xây dựng chương trình công tác của UBND xã nói
chung được xây dựng theo tháng của một năm bắt đầu từ tháng một mà xây dựng
chương trình công tác đó để phân công thực hiện công việc và nhiệm vụ của
mình.
Để xây dựng một kế hoạch công tác thường kỳ cho cơ quan thì phải có đầy
đủ về các mặt như:Mục đích yêu cầu của kế hoạch đó.Nội dung của kế hoạch.
Phân công người thực hiện để kế hoạch của cơ quan được thuận tiện một cách
khoa học.
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị
của cơ quan:
Như chúng ta đã biết thì một cơ quan dù lớn hay nhỏ thì việc tổ chức Hội
nghị là không thể không diễn ra.
Tổ chức Hội nghị là một khâu quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ
quan.
Trong quá trình thực tập tại văn phòng UBND xã Vĩnh Quang em cũng đã
có dịp được tham gia một số Hội nghị do cơ quan tổ chức. Qua đó em biết được
rằng quy trình tổ chức Hội nghị được tiến hành như sau:
* Trước Hội nghị:
+ Lập kế hoạch cho hội nghị
+Quyết định tổ chức

+Quyết định thành lập ban tổ chức.
+ Dự trù kinh phí, bộ phận Tài chính –kế toán chuẩn bị kinh phí.
+ Giấy để nghị tạm ứng.
+ Kế hoạch.
+ In ấn tài liệu.
- Văn phòng UBND chuẩn bị cơ sở vật chất, lễ tân.
* Trong khi diễn ra Hội nghị
+ Lãnh đạo điều hành theo kế hoạch..
13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Sau khi kết thúc Hội nghị
+Tổng hợp kết quả
+Quyết toán
+Lập hồ sơ
+Xây dựng chương trình, củng cố lại ý kiến đã thảo luận trong Hội nghị
+Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
1.5. Sơ đồ hóa chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. ( nếu có).
1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng
cho lãnh đạo.
Để chuẩn bị cho một hội nghị diễm ra trong cơ thì người làm văn phòng cần
phải cung cấp những thông tin mà liên quan đến hội nghị đó một cách đầy đủ
chính xác và minh bạch để cho hội nghị đó được diễm ra một cách thành công như
mong muốn thì người làm văn phòng phải chuẩn bị trước được những gì cần và
những gì không cần…
1.7. Các biện pháp hiện đại hóa của văn phòng trong cơ quan.

Để giúp cho công tác văn phòng trong UBND xã từng bước được hiện đại
hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng
một cách đồng bộ.
UBND xã đã trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng một cách đồng
bộ như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để hỗ
trợ thêm cho công việc. Thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm 1 máy
photocopy hiện đại tốc độ cao…
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã Vĩnh Quang được thực hiện
một cách chặt chẽ và hiệu quả trong công tác quản lý các văn bản giấy tờ.
Về ưu điểm.
- Công tác văn thư luôn được Phòng Nội vụ huyện Bảo Lâm quan tâm , chỉ
đạo, kiểm tra và hướng dẫn; quán triệt đến từng cán bộ trong Ủy ban và trong văn
14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng.Tạo mọi cơ sở vật chất , trang thiết bị đảm bảo cho công tác văn thư của cơ
quan hoạt động một cách hiệu quả.
- Thực hiện tốt quy chế, nội quy đã đề ra về công tác văn thư lưu trữ
-Thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ văn thư theo đúng quy định của nhà nước
nhằm phát huy nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trư theo quy định của luật lưu
trữ .
-Công tác tiếp nhận và chuyển giao văn bản đều được thực hiện theo đúng quy
trình và thủ tục; các văn bản được sắp xếp tương đối hợp lý; một số văn bản đã được
lập hồ sơ; văn bản có giá trị đã được biên mục và bảo quản trong tủ lưu trữ.

Về nhược điểm.
- Một số khâu nghiệp vụ văn thư chưa làm tốt như : Công tác lập hồ sơ còn ít
và chưa đảm bảo yêu cầu; tài liệu còn sắp xếp lộn xộn, chưa được phân loại riêng;
đối với những văn bản có giá trị pháp lý cao vẫn chưa được sắp xếp hợp lí và bảo
quản riêng.
-Tài liệu được sắp xếp chưa khoa học và hợp lí; khó cho việc kiểm tra, quản
lí và tra tìm tài liệu.Văn bản đôi khi còn thiếu xót về ngày hoặc không lưu bản
chính, việc ghi số ký hiệu văn bản có sự nhầm lẫn. Công tác lập hồ sơ chưa hiện
hành; Khâu chuyển giao văn bản đôi khi con chưa kịp thời một số cán bộ đào tạo
không đúng chuyên ngành gặp một số ít khó khăn trong việc xử lý các văn bản
mang tính chuyên môn ngành nghề.
-Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được yêu cầu cơ bản về công tác văn thư - lưu
trữ của cơ quan. Chưa áp dụng các phần mềm như quản lí văn bản, lập hồ sơ còn
gặp nhiều khó khăn và hạn chế trong việc bảo quản .
- Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được tiến hành triệt
để, vẫn còn có sự nhắc nhở của lãnh đạo văn phòng. Bên cạnh đó, các hình thức tổ
chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban
hành văn bản.

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đều thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tới các cán

bộ, nhân viên của các phòng vì thế hầu như các văn bản của cơ quan ban hành đều
đảm bảo đúng các yếu tố thể thức cơ bản của thông tư số 01/2011/TT-BNV.
UỶ BAN NHÂN DÂNCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

XÃ VĨNH QUANG
Số:

/QĐ-UBND

Vĩnh Quang , ngày ......tháng.....năm 2016

QUYẾT ĐỊNH
V/v Bổ nhiệm cán bộ
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH QUANG
Căn cứ ...........
Căn cứ............
Theo đề nghị ....
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Khen thưởng ông .................
Điều 2. ..............................
Điều 3. ................
Nơi nhận :
-Như điều 3;
-Lưu: VP.

CHỦ TỊCH
(đã ký)

Triệu Văn Hùng

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Vĩnh Quang.
-Trong công tác soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệpvụ quan trọng. Do đó
công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước .
-Tại UBND xã Vĩnh Quang, công tác soạn thảo , ban hành Văn bản được tiến hành
đúng qui trình thủ tục ban hành một Văn bản. Văn bản được ban hành theo đúng
thẩm quyền và được đảm bảo đúng qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp
lý cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng , đảm bảo đúng quy định
của Nhà nước.
Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng - Thống kê, Đảng ủyHĐND&UBND trực tiếp soạn thảo, đó chủ yếu là những văn bản hành chính thông
thường như: Công văn, Báo cáo, thông báo, tờ trình, quyết định… Văn bản bao
gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách
viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy
định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản.
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gần đây:
Năm
Quyết định
Công văn
Thông báo
Tờ trình
Báo cáo

2012
40
19
6
15
40

2013
38
21
5
18
43

2014
40
30
12
30
57

2015
46
20
13
26
45

Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn
thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được

xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó.Quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá. Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ.

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo…
Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến
chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham
khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng –Thống kê để kiểm tra lại lần
nữa. Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì , Nhân viên Văn thư tiến hành đánh số,
ghi ngày, tháng năm ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi ” sau
đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một cách
nhanh chóng chính xác , Văn phòng giữ lại 01 bản lưu ở bộ phận Văn thư.
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp cán bộ văn phòng –thống kê làm tốt công
tác quản lí Văn bản, tài liệu. Đồng thời Văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ
quan giải quyết tốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn
đọng lien quan đến Văn bản.
Thẩm quyền ban hành : UBND xã Vĩnh Quang có thẩm quyền ban hành các Văn

bản như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Công văn, Giấy mời... các văn bản
ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý.
2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung sau:Thẩm
quyền ban hành văn bản:Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản : Quy trình soạn
thảo văn bản:Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
Nhận xét: Việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản về các hình thức nội dung và
thẩm quyền ban hành văn bản đều theo quy định của Bộ nội vụ hướng dẫn theo
những thông tư như Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Văn
ban hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nôi vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ưu điểm:
- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND xã Vĩnh Quang được ban hành đầy đủ 9
thành phần thể thức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ

-

mức độ mật, khẩn...
1.Quốc hiệu, tiêu ngữ
2.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3.Số, ký hiệu văn bản

4.Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5.Tên loại và trích yếu nội dung
6.Nội dung văn bản
7.Nơi nhận
8.Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
9.Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Nếu là văn bản sao thì có thêm thể thức sao.
Kỹ thuật trình bày văn bản: UBND xã sử dụng trong các văn bản mang ngôn ngữ
hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hành chính.
Nhược điểm:
-Việc soạn thảo chưa thật sự chú ý tới việc trình bày văn bản theo thể thức, kỹ
thuật quy định nên rất nhiều các văn bản soạn thảo trình bày sai thể thức như: sai
về cỡ chữ, kiểu chữ .
2.3.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Vĩnh Quang.
2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của
cơ quan.
- Văn bản đi là tất cả các Văn bản tài liệu do UBND xã Vĩnh Quang gửi đi
các cơ quan khác và địa bàn xã. Tại UBND xã Vĩnh Quang có các loại Văn bản tài
liệu được gửi đi như Quyết định , Chỉ thị Công văn, báo cáo, tờ trình,giấy mời…
Trong hoạt động hàng năm của cơ quan UBND xã Vĩnh Quang Văn bản hình
thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ chức rất tốt,
đúng quy định của Nhà nước. Công tác quản lí Văn bản được tổ chức tốt ở tất cả
các khâu.
Về mặt đánh máy in văn bản:
Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND xã Vĩnh Quang đã
trang bị 02 máy tính và 01 máy in .

19

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cán bộ văn phòng –thống kê đánh máy , nhận Văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà
soát lại bản thảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh
máy nguyên Văn bản đã viết tay và in văn bản . Văn bản khi đã được đánh máy
xong và kiểm tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các
phòng ban đối với văn bản ban hành nội bộ và gửi đi các cơ quan khác đối với Văn
bản gửi đi ngoài cơ quan .
Về mặt trình ký
+Ký Văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực
pháp lý của Văn bản , Văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung
chặt chẽ.
+Tại UBND xã Vĩnh Quang việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên
Văn bản sau khi đã đánh máy , in xong thi cán bộ Văn phòng-Thống kê xã,Đảng
ủy-HĐND&UBND kiểm tra vể thể thức, nội dung Văn bản đã đúng chưa, hoàn
chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui
định trong qui chế hoạt động của cơ quan.
Về mặt công tác đóng dấu lên Văn bản :
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành .
Qua khảo sát thực tế việc đóng dấu ban hành Văn bản ở UBND xã Vĩnh
Quang được tiến hành khá tốt.
Dấu được giao cho cán bộ Văn phòng –Thống kê và nhân viên văn thư của
UBND xã chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản
được kiểm tra về thể thức , ký đúng thẩm quyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3
phần bên trái chữ ký .
UBND xã Vĩnh Quang sử dụng các loại dấu sau:
-Dấu quốc huy (dấu tròn ) của HĐND và UBND
-Dấu văn phòng

-Dấu chức danh: Dấu chủ tịch , phó chủ tịch , dấu tên chủ tịch, Dấu tên phó
chủ tịch...
-Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến , dấu mật , khẩn , hoả tốc...
20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Về mặt đăng ký văn bản đi:
Đăng ký Văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một Văn bản đi như
số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung Văn bản vào trong những phương
tiện đăng kýVăn bản như sổ, máy tính ... nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm Văn bản
được nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi của UBND xã Vĩnh Quang, sau khi đã có chữ ký và
đóng dấu xong thì được đăng ký vào “ số đăng ký Văn bản đi ” của cơ quan. Văn
bản đăng ký rõ ràng chính xác.
Văn bản sau khi dược kiểm tra về thể thức, Nhân viên văn thư ghi số. ký
hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ Văn bản được lấy theo
năm và theo tên loại Văn bản.
Do số lượng Văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập 01sổ Đăng ký
cho tất cả các loại Văn bản đi.
Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi ” của UBND xã Vĩnh Quang theo quy định của Nhà
nước.
Về mặt chuyển giao Văn bản đi.
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả , các Văn bản
sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng
nơi nhận. Việc gửi Văn bản ở UBND xã Vĩnh Quang đến các cơ quan hay cá nhân
ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện, Văn phòng UBND đã chọn sử dụng hai

lọai phong bì , loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là 15cm x
25cm phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có hai phần:
+Phần nơi gửi : Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì .
+Phần nơi nhận : Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì . Khi làm
thủ tục gửi Văn bản Cán bộ văn phòng tiến hành ghi các thông tin vào hai phần
trên đầy đủ rõ ràng . Đặc biệt phần nơi nhận , ghi rõ tên , địa chỉ của cơ quan , cá
nhân nhận Văn bản theo ý kiến phân phối .
Đối với những văn bản khẩn được đóng “dấu khẩn “để công tác chuyển được
nhanh chóng kịp thời .
21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với những Văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng ban trong Uỷ
ban thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng sau khi
Văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và có chữ ký , con dấu hợp lệ.
Về mặt quản lý bản lưu văn bản đi:
Quản lý bản lưu văn bản đi của cơ quan vẫn chưa được chú trọng, công việc
này được giao cho nhân viên Văn thư bán chuyên tráchnên khó khăn cho việc quản
lý bản lưu văn bản đi.
Việc lưu văn bản đi của cơ quan chủ yếu do cán bộ soạn thảo lưu trữ nên việc
quản lý bản lưu văn bản đi của cơ quan chưa được thống nhất, đúng quy định nên
khó khăn cho việc lập hồ sơ.
Qua việc khảo sát và thực hành tại cơ quan, em xin đưa ra một số nhận xét
về ưu điểm và nhược điểm trong công tác quản lý văn bản đi như sau:
-Về ưu điểm.
+Việc đăng kí văn bản đi bằng sổ ở UBND xã Vĩnh Quang rất dễ làm, các

Văn bản được đăng ký vào sổ chính xác, đủ thể thức. Cán bộ Văn phòng thành
thạo về chuyên môn nghiệp vụ.
- Về nhược điểm.
+ Ngoài những ưu điểm trên bên cạnh đó việc đăng ký Văn bản đi bằng sổ
lại gây khó khăn cho việc tra tìm cụ thể như:Mất thời gian, tốn công tìm kiếm khi
cần thiết.

22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tất cả các văn bản đi đều được đăng ký vào sổ theo biểu mẫu quy định:
Ngày
tháng của
văn bản
(1)

Số và
ký
hiệu
(2)

Tên loại và
trích yếu
nội dung
(3)

Người Nơi
ký
nhận
(4)

(5)

Đơn vị hoặc
người nhận
bản lưu
(6)

Số
lượng
văn bản
(7)

Ghi
chú
(8)

2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
của cơ quan.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản từ các cơ quan khác gửi đến UBND
xã Vĩnh Quang .
UBND xã Vĩnh Quang là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương trong quá trình hoạt động Uỷ
ban phải nhận một khối lượng văn bản đến khá nhiều của các cơ quan chính quyền
cấp trên chỉ đạo hoạt động. Để giải quyết tốt công việc, các văn bản đến đã được tổ
chức, quản lí rất chặt chẽ, đảm bảo thông tin ho hoạt động quản lí và bảo quản tài

liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan.
Hằng ngày UBND xã Vĩnh Quang phải nhận các loại công văn đến của cơ quan
cấp tỉnh, cơ quan cấp huyện, văn bản giao dịch của các huyện, xã và các đơn thư
của công dân trong địa bàn xã. Vì vậy công tác quản lí công văn đi đến được tổ
chức rất cụ thể, đúng quy định của Nhà nước đề ra.
Qua quá trình khảo sát thức tế tôi thấy công tác quản lý công văn đến ở UBND xã
Vĩnh Quang được tiến hành theo trình tự sau:
Về mặt tiếp nhận và bóc bì văn bản:
Qua khảo sát em thấy việc tiếp nhận , bóc bì văn bản ở UBND xã Vĩnh Quang
được tiến hành rất tốt.
Cán bộ Văn phòng- thống kê chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra,
phân loại các văn bản đến này.
Khi nhận được văn bản , Cán bộ Văn phòng –thống kê kiểm tra một cách cẩn
thận xem phong bì có bị bóc trước không , kiểm tra xem có đúng Văn bản gửi
23


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho UBND xã không, số lượng Văn bản có đầy đủ không, có bị rách thủng
không. Với những trường hợp có sai sót thì Cán bộ Văn phòng –thống kê sẽ báo
ngay cho Chủ tịch UBND xử lí kịp thời. Sau khi đã kiểm tra xong thì Công chức
Văn phòng tiến hành phân ra hai loại là loại những Văn bản cần đăng ký vào sổ
và loại thư từ riêng.
Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận. Cán bộ Văn phòng –thống kê đã
dùng kéo để bóc bì và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất số , kí
hiệu đã ghi ngoài bì văn bản.
Cán bộ Văn phòng –thống kê luôn bóc bì những Văn bản có dấu khẩn hay hoả tốc

trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời.
Về mặt đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ:
Việc đóng dấu đến lên Văn bản là một trong những nguyên tắc quan trọng công tác
Văn thư Tuy nhiên tại cơ quan do Dấu đến dùng đã lâu nămvì vậy dấu đã hỏng
hóc, và gỉ và không thể sử dụng được. Cơ quan đang tiến hành làm thủ tục khắc lại
dấu mới.
Do vậy Cán bộ Văn phòng –thống kê và nhân viên văn thư tiến hành đăng ký văn
bản đến vào “ Sổ đăng ký Văn bản đến ” một cách chính xác đầy đủ.
Tại UBND xã Vĩnh Quang đang quản lí Văn bản bằng sổ hàng năm do số lượng
văn bản đến không nhiều UBND xã Vĩnh Quang lập 01 “ Sổ đăng ký cho tất cả
các loại văn bản đến” của UBND xã Vĩnh Quang .
Về mặt chuyển giao văn bản đến :
Tất cả các văn bản đến , sau khi đã được bóc bì, đăng ký vào sổ để quản lý, Cán
bộ Văn phòng – thống kê sẽ tập hợp lại trình Chủ tịch Uỷ ban xin ý kiến phân phối
đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Sau khi đã ghi ý kiến phân phối của Chủ tịch UBND, Cán bộ Văn phòng – thống
kê và nhân viên văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “ Nơi nhận ,
người nhận ” rồi trực tiếp chuyển Văn bản đến tất cả các bộ phận, cá nhân có liên
quan.
Về mặt tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản:
24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các văn bản đến UBND xã Vĩnh Quang đều được tổ chức giải quyết nhanh chóng,
khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn cũng đảm bảo
đúng quy định , đúng địa chỉ của đơn vị , cá nhân...

Việc kiểm tra theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyền của Chủ tịch
cùng với Cán bộ Văn phòng – thống kê và nhân viên Văn thư bán chuyên trách.
Cán bộ Văn phòng luôn quan tâm việc giải quyết văn bản đến của các bộ phận, có
những chắc trở kịp thời khi văn bản chưa được giải quyết đặc biệt là văn bản có
dấu mật hoặc khẩn.Tuy nhiên văn phòng-thống kê HĐND và UBND xã chưa có sổ
theo dõi giải quyết Văn bản đến mà chỉ nhắc nhở cho nên chưa làm tốt công tác
quản lí Văn bản, tổ chức giải quyết Văn bản chưa sát.
Qua việc khảo sát và thực hành tại cơ quan, em xin đưa ra một số nhận xét
về ưu điểm và nhược điểm trong công tác quản lý văn bản đến như sau:
-Về ưu điểm.
+ Việc đăng kí văn bản đến bằng sổ ở UBND xã Vĩnh Quang rất dễ làm, các
Văn bản đến được đăng ký vào sổ chính xác đủ về thể thức và mặt nội dung . Cán
bộ Văn phòng –thống kê và nhân viên văn thư cũng thành thạo về chuyên môn
nghiệp vụ.
+Ngoài những ưu điểm trên bên cạnh đó việc đăng ký Văn bản đến bằng sổ
lại gây khó khăn cho việc tra tìm cụ thể như:Mất thời gian, tốn công tìm kiếm khi
cần thiết.
Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ công văn đến theo biểu
mẫu quy định:
Ngày
đến
(1)

Số Nơi gửi
đến công văn
(2)

(3)

Số, ký

hiệu

Ngày tháng
công văn

(4)

(5)

Tên loại và Nơi nhận Ký Ghi
trích yếu và người nhận chú
nội dung
nhận
(6)
(7)
(8)
(9)

2.3.3.Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
25