Nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản HCM

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HCM

: Hồ Chí Minh

TNCS

: Thanh niên Cộng sản

BCH

: Ban Chấp hành

BTV

: Ban Thường vụ

BBT

: Ban Bí thư

UV

: Ủy viên

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài :
Văn bản là phương tiện, là công cụ cho hoạt động quản lý. Bất cứ cơ quan ,
tổ chức nào cũng phải ban hành văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý của
mình. Để phát huy hiệu quả vai trò và chức năng của văn bản, công tác quản lý và
giải quyết văn bản phải được quan tâm đúng mức.
Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị xã hội trong hệ thống chính trị, là môi trường thuận lợi cho các thế hệ thanh niên
cống hiến và trưởng thành.Đây cũng là nơi cung cấp những luận cứ khoa học cho
việc hoạch định đường lối, chiến lược, kế hoạch và chính sách phát triển thanh
niên đáp ứng yêu cầu đổi mới của đất nước và hội nhập quốc tế. Trong quá trình
hoạt động, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đã ban hành và
thường xuyên nhận được nhiều loại văn bản của các cơ quan và tổ chức gửi đến để
chỉ đạo, phối hợp công tác hay tham mưu xin ý kiến về các vấn đề của đời sống xã
hội liên quan trực tiếp đến thanh niên và chức năng nhiệm vụ của Trung ương
Đoàn. Để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý được kịp thời, chính xác, trong
nhiều năm qua Trung ương Đoàn đã có nhiều cố gắng và tích cực đổi mới, thực
hiện hiệu quả hơn công tác quản lý và giải quyết văn bản. Bởi quản lý và giải
quyết văn bản trong cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
nếu được thực hiện tốt và tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước sẽ góp phần
nâng cao hiệu quả trong quản lý và giải quyết công việc của cơ quan; đồng thời
khẳng định vị trí và tầm quan trọng của cơ quan trong hệ thống chính trị.
Với sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và một số cơ sở giáo dục khác,
việc nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn nói
riêng và các tổ chức chính trị - xã hội nói chung là vấn đề mới hầu như chưa có đề
tài nào nghiên cứu.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng em chọn đề tài “Nghiên cứu công tác
quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng
sản Hồ Chí Minh”làm đề tài nghiên cứu khoa học với mong muốn góp phần tìm
hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại một trong những tổ chức chính trị xã hội và hiểu rõ hơn môn học “Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức
Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội” mà chúng em được học trong nhà trường.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Vấn đề quản lý và giải quyết văn bản đã có nhiều đơn vị, cá nhân nghiên cứu:
+ Nhóm tài liệu của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn
1


công tác văn thư - lưu trữ Trung ương Đảng.
+ Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên, học viên Khoa Văn thư lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
+ Các đề tài khóa luận, luận văn thạc sĩ của giảng viên, sinh viên Khoa Lưu
trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Như vậy, đã có nhiều bài viết, luận văn, báo cáo và các công trình nghiên
cứu khoa học về vấn đề quản lý và giải quyết văn bản.
Đề tài đã có sự kế thừa những công trình nghiên cứu, về cách thức tiếp cận
khảo sát và xây dựng kết cấu nội dung
3. Mục đích nghiên cứu của đề tài:
- Tìm hiểu các loại văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan và công
tác quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ
Chí Minh.
- Kết quả của đề tài là tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy và học tập của
giảng viên, sinh viên trong trường về các học phần “Quản lý và giải quyết văn
bản trong hoạt động quản lý” và học phần “Công tác văn thư trong các cơ quan,
tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội”.
4. Đối tượng nghiên cứu:
- Các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn.
- Việc áp dụng các quy trình nghiệp vụ trong công tác quản lý và giải quyết
văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
5. Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Văn
phòng và khối các ban phong trào nhiệm kỳ Đại hội toàn quốc lần thứ 9 (20072012) (Do thời gian hạn chế nên nhóm tác giả không có điều kiện nghiên cứu việc

quản lý và giải quyết văn bản trong các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, báo
chí, xuất bản).
6. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Thực trạng việc quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn
Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; một số giải pháp và kiến nghị nâng cao chất
lượng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn.
7. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này chúng em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
như sau:
- Phương pháp thống kê: phương pháp này được sử dụng để thống kê số lượng
2


văn bản được hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn theo quy định.
- Phương pháp so sánh: phương pháp này được sử dụng để so sánh thực
trạng việc quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn với lý thuyết chúng
em được học trong nhà trường.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng để phân
tích, rút ra những ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý và giải quyết văn bản
tại Trung ương Đoàn, từ đó đưa ra các biện pháp để giúp cho công tác quản lý và
giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn được thực hiện tốt và nề nếp hơn.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng để phân
tích, rút ra những ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý và giải quyết văn bản
tại Trung ương Đoàn, từ đó đưa ra các biện pháp để giúp cho công tác quản lý và
giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn được thực hiện tốt và nề nếp hơn.
- Phương pháp khảo sát: Quan sát, phát bảng hỏi, tìm hiểu về thực trạng
công tác soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn
Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
8. Đóng góp của đề tài:
- Đóng góp một số ý kiến, giải pháp giúp cho việc quản lý và giải quyết

văn bản tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh được thuận lợi
và hiệu quả hơn.
- Là tài liệu nghiên cứu, phục vụ cho việc dạy và học môn học “Quản lý
và giải quyết văn bản trong hoạt động quản lý” và học phần “Công tác văn thư
trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội” của trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và một số cơ sở giáo dục có đào tạo các học phần này.
9. Kết cấu đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm những phần sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý và giải quyết văn bản
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ
quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nâng cao chất lượng công tác
quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn.
Nhân đây chúng em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các
thầy cô giáo trong trường, các thầy cô giáo trong khoa Văn thư - Lưu trữ đặc biệt
là cô giáo Trịnh Thị Năm đã hướng dẫn, trang bị cho chúng em những kiến thức
và kỹ năng nghiệp vụ cần thiết cho việc khảo sát và hoàn thành báo cáo đề tài một
cách thuận lợi và hoàn thiện nhất. Xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán bộ công
3


chức tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đã nhiệt tình giúp
đỡ, cung cấp thông tin, số liệu giúp chúng em hoàn thành đề tài khoa học này.
Tuy nhiên, mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do khả năng, kinh nghiệm
của chúng em nhiều còn hạn chế nên đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót. Rất
mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và quý bạn đọc.
Chúng em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 16 tháng 8 năm 2012

4

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
1.1. Khái niệm
- Văn bản: Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi
bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận
và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá,
hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học
hoặc khoa học kỹ thuật; công căn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ
quan đều được gọi là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong
giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các
tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các
hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án
công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một
cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng
trong đề tài này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.
- Quản lý là tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý một cách
gián tiếp và trực tiếp nhằm thu được những diễn biến, thay đổi tích cực.
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm phát hành, tiếp
nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành
trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.(Tập bài giảng công tác Văn thư,
lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.Năm 2008).
- Văn bản đi: Là toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và gửi đi .
(Tập bài giảng công tác Văn thư, lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Đảng.Năm 2008).
- Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.(Công
văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước).
- Văn bản của Đoàn là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để
ghi lại hoạt động của các tổ chức Đoàn,do các cấp bộ Đoàn, tổ chức,cơ quan có
thẩm quyền của Đoàn ban hành theo quy định của Điều lệ Đoàn và Ban Bí thư
Trung ương Đoàn (Quyết định số 1836QĐ/TWĐTN ngày 23/6/2006 của Ban Bí thư
5


Trung ương Đoàn về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn).
- Bản thảo văn bản là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá
trình soạn thảo văn bản của cơ quan, tổ chức (Dương Văn Khảm, Từ điển giải
thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam,NXB văn hóa thông tin,H.2011).
- Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ
quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền .
- "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và
được cơ quan, tổ chức ban hành"
.
- Giải quyết là làm cho vấn đề không còn là vấn đề nữa (Theo từ điển Tiếng
Việt, NXB Đà Nẵng, Năm 2004).
- Giải quyết văn bản là thực hiện các nội dung mà văn bản nêu ra phục vụ
hiệu quả cho hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức.
1.2.Các quy định của Nhà nước về quản lý và giải quyết văn bản
1.2.1. Các văn bản quy định về công tác quản lý và giải quyết văn bản:
Công tác văn thư là nghiệp vụ quan trọng và cần thiết đối với mỗi cơ quan,
tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động của Nhà nước. Vì vậy, Nhà
nước ta đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn để thống nhất các khâu
nghiệp vụ trong công tác văn thư và có thể áp dụng chung cho tất cả các cơ quan,
tổ chức. Đó là các văn bản sau đây:

- Luật số: 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 của Quốc hội ban hành
Luật ban hành văn bản Qui phạm pháp luật.
- Luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 của Quốc hội ban
hành Luật ban hành văn bản Qui phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân.
- Nghị định số: 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ
Qui định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản qui phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lí và sử dụng con dấu.
6


- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đối, bổ sung một số điều của Nghị định số điều của Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lí và sử dụng con dấu.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức trình bày và kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính.
- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp
luật liên tịch
- Chỉ thị số: 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng

Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ
quan hành chính Nhà nước.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng
dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng.
- Công văn số: 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng qui chế công tác văn
thư, lưu trữ cơ quan.
1.2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Công tác quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến theo Nghị định số:
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư bao
gồm các công việc sau đây:
1.2.2.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi
chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
a.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,
tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
b.Trình, chuyển giao văn bản đến
7


1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển
giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản.

c. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp
thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo
giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn
bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho
đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định
của cơ quan, tổ chức.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những
công việc sau:
+ Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng,
khẩn cấp;
+ Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1.2.2.2. Quy trình quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản
đi) được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
+ Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh.
- Lưu văn bản đi
8

+ Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ
chức và một bản lưu trong hồ sơ.
+ Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự
đăng ký.
3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ
quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in
bằng mực bền lâu.
1.3. Các quy định của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hướng
dẫn công tác quản lý và giải quyết văn bản trong các tổ chức chính trị-xã hội
Theo quyết định số 20-QĐ/BCHTW ngày 20/9/1987 và Quy định số 210QĐ/TW của Ban chấp hành Trung ương Đảng ngày 06 tháng 3 năm 2009 về
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thuộc Phông Lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam. Bởi vậy, công tác văn thư, lưu trữ Trung ương Đoàn đều thực
hiện theo các quy định, theo sự chỉ đạo của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Đảng. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cũng đã ban hành nhiều văn bản
hướng dẫn công tác văn thư Lưu trữ tại Trung ương Đoàn:
- Quy định số 210-QĐ/TW của Ban chấp hành Trung ương Đảng ngày 06
tháng 3 năm 2009 về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng
Trung ương Đảng hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng.
- Hướng dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Văn phòng
Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
các cơ quan, tổ chức Đảng các cấp.
1.4. Các văn bản quy định hướng dẫn của Trung Ương Đoàn TNCS Hồ
Chí Minh:
Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành ra rất nhiều
văn bản chỉ đạo về công tác văn thư nói chung, công tác quản lý và giải quyết văn
bản nói riêng giúp cho các cán bộ công nhân viên của cơ quan đặc biệt là các cán

bộ văn thư dễ dàng thực hiện, hoàn thành tốt công việc của mình.
- Quyết định số: 1836QĐ/TWĐTN ngày 23 tháng 6 năm 2006 của Trung
ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ban hành quy định về thể loại,
thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn.
- Quyết định số: 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng 5 năm 2009 Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định quy trình tiếp nhận,
9


xử lý, chuẩn bị và ban hành văn bản của cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh.
- Hướng dẫn số: 29DH/VP ngày 20 tháng 5 năm 2009 Hướng dẫn thể thức
văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
- Quyết định số: 1340QĐ/TWĐTN ngày 11 tháng 8 năm 2010 Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định về công tác văn thư
lưu trữ của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
- Thông báo số: 444/TB-TWĐTN ngày 06 tháng 4 năm 2011 Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh về việc thông báo ý kiến của Ban Bí thư
Trung ương Đoàn về việc uỷ quyền ký thừa lệnh Ban Bí thư Trung ương Đoàn.
Tham mưu cho Bộ Công an ban hành Thông tư 20/2012/TT-BCA ngày
13/4/2012 quy định về mẫu dấu trong các tổ chức Đoàn.
Nhận xét: Như vậy, công tác quản lý và giải quyết văn bản đã có đầy đủ cơ
sở lý luận và hành lang pháp lý để đáp ứng yêu cầu quản lý và giải quyết văn bản
trong cơ quan một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo an
toàn văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn TNCS Hồ
Chí Minh. Vậy thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung
ương Đoàn như thế nào? Có đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý hay không? Sẽ
được nhóm tác giả khảo sát và giới thiệu tại chương 2.

10

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN
2.1. Khái quát về Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị - xã hội của
thanh niên Việt Nam do Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch Hồ Chí Minh sáng
lập, lãnh đạo và rèn luyện. Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, phấn đấu vì
mục tiêu, lý tưởng của Đảng là độc lập dân tộc gắn liền với chủ nghĩa xã hội, dân
giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh.
Ngày 26/3/1931, tại Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng lần thứ 2,
Trung ương Đảng đã giành một phần quan trọng trong chương trình làm việc để
bàn về công tác thanh niên và đi đến quyết định thành lập Đoàn Thanh niên Cộng
sản Hồ Chí Minh. Đó là sự vận động khách quan phù hợp với cách mạng nước ta;
đồng thời, phản ánh công lao trời biển của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh vô
cùng kính yêu - Người đã sáng lập và rèn luyện tổ chức Đoàn. Được Bộ Chính trị
Ban Chấp hành Trung ương Đảng và Bác Hồ cho phép, theo đề nghị của Trung
ương Đoàn thanh niên Lao động Việt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ 3 họp từ
ngày 22 - 25/3/1961 đã quyết định lấy ngày 26/3/1931 (một ngày trong thời gian
cuối của Hội nghị Trung ương Đảng lần thứ 2, dành để bàn bạc và quyết định
những vấn đề rất quan trọng đối với công tác thanh niên) là ngày thành lập Đoàn
hàng năm. Ngày 26/3 trở thành ngày vẻ vang của tuổi trẻ Việt Nam, của Đoàn
Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh quang vinh.
Từ ngày 26/3/1931 đến nay, để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của từng thời
kỳ cách mạng, Đoàn đã đổi tên nhiều lần:
Từ 1931 - 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương
Từ 1937 - 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương
Từ 11/1939 - 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương
Từ 5/1941 - 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam

Từ 25/10/1956 - 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam
Từ 2/1970 - 11/1976: Đoàn Thanh niên Lao động Hồ Chí Minh
Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
Được xây dựng, rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ đấu tranh cách
mạng, Đoàn đã tập hợp đông đảo thanh niên phát huy chủ nghĩa anh hùng cách
mạng, cống hiến xuất sắc cho sự nghiệp giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước,
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy những
truyền thống quý báu của dân tộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế tục trung thành,
xuất sắc sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh; thường
xuyên bổ sung lực lượng trẻ cho Đảng; tổ chức động viên đoàn viên, thanh niên cả
11


nước đi đầu trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước và bảo vệ Tổ
quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiến
đấu anh dũng vì độc lập tự do của Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội, liên tiếp lập nên
những chiến công xuất sắc và trưởng thành vượt bậc.
2.1.2. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn
TNCS Hồ Chí Minh.
2.1.2.1. Chức năng.
Trung ương Đoàn là cơ quan chuyên trách của Đoàn Thanh niên Cộng sản
Hồ Chí Minh ở Trung ương, có chức năng cấp hoạch định và tổ chức thực hiện các
chủ trương, kế hoạch, chương trình công tác của Đoàn và phong trào thiếu nhi.
2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Nghiên cứu cụ thể hoá các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước để tổ chức thực hiện trong hệ thống Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh và cơ quan Trung ương Đoàn.
- Đề xuất với Đảng, Nhà nước các chủ trương, đường lối, chính sách liên quan
đến thanh niên, thiếu niên, nhi đồng, công tác đoàn và phong trào thanh thiếu nhi.
- Tham mưu cho Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương

Đoàn các chủ trương, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác Đoàn và phong
trào thanh thiếu nhi.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai, thực hiện các chủ trương, nghị quyết
của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước trong hệ thống Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh và cơ quan Trung ương Đoàn.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chủ trương nghị quyết
chương trình công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi; các chương trình phối
hợp, các nghị quyết liên tịch giữa Trung ương Đoàn với các Bộ ngành, đoàn thể,
các tổ chức kinh tế - xã hội.
- Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách pháp
luật của Nhà nước; các chủ trương, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác
Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi.
- Tổ chức thực hiện công tác tổng hợp thông tin về tình hình thanh niên,
thiếu niên, nhi đồng, công tác đoàn và phong trào thanh thiếu nhi phục vụ công tác
chỉ đạo điều hành của Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn.
- Thực hiện mối quan hệ làm việc với các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các
bộ, ngành, đoàn thể, các tổ chức kinh tế - xã hội trong và ngoài nước; các địa
phương để tiến hành công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi, những nội dung
công tác có liên quan.
- Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên
Việt Nam, Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam, Hội đồng Trung ương Đội Thiếu
niên Tiền phong Hồ Chí Minh, Uỷ ban kiểm tra Trung ương Đoàn và Uỷ ban Quốc
gia về thanh niên Việt Nam.
12


- Công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, lao động tiền lương đối với
cán bộ và người lao động.
- Tài chính và tài sản của cơ quan Trung ương Đoàn.
- Công tác nghiên cứu khoa học liên quan đến thanh niên, thiếu nhi, nhi

đồng, công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Đoàn, Hội, Đội.
- Hoạt động đối ngoại thanh niên.
- Công tác bảo vệ chính trị nội bộ của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí
Minh và cơ quan Trung ương Đoàn.
- Các cơ quan báo chí, xuất bản, các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp
thuộc Trung ương Đoàn.
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức.
Theo Điều lệ Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh:
* Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc: là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đoàn,
do Ban Chấp hành Trung ương Đoàn triệu tập thường lệ 5 năm một lần. Đại hội có
nhiệm vụ thảo luận và biểu quyết thông qua các báo cáo của Ban Chấp hành Trung
ương Đoàn; quyết định phương hướng, nhiệm vụ công tác của Đoàn và phong trào
thanh, thiếu nhi; bầu Ban Chấp hành Trung ương Đoàn.
* Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh: là
cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳ đại hội. Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc có nhiệm vụ:
- Lãnh đạo công tác xây dựng Đoàn, Hội, Đội.
- Tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc và chỉ đạo, hướng
dẫn các tổ chức Đoàn cấp dưới thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Đảng và Trung
ương Đoàn.
- Định kỳ báo cáo về tình hình hoạt động của Trung ương Đoàn với Ban
Chấp hành Trung ương Đảng và thông báo cho các tổ chức Đoàn cấp dưới.
- Kiến nghị, đề xuất và phối hợp với các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể,
các tổ chức kinh tế, xã hội ở Trung ương để giải quyết những vấn đề có liên quan
đến công tác Đoàn và phong trào thanh niên, thiếu nhi.
* Ban Thường vụ Trung ương Đoàn: thay mặt Ban Chấp hành Trung ương
Đoàn lãnh đạo các cấp bộ Đoàn trong việc thực hiện nghị quyết của Đại hội Đoàn
toàn quốc và các nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn.
* Ban Bí thư Trung ương Đoàn: là cơ quan thường trực của Ban Thường vụ
Trung ương Đoàn gồm Bí thư thứ nhất và các Bí thư, thay mặt Ban Thường vụ

Trung ương Đoàn tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các nghị
quyết của Đoàn; chuẩn bị các vấn đề trình Ban Thường vụ xem xét quyết định các
chủ trương công tác Đoàn, phong trào thanh thiếu nhi và giải quyết các công việc
hàng ngày của Đoàn.
13


* Các cơ quan, tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đoàn gồm
39 ban, đơn vị, trong đó:
a. Khối các ban phong trào (11 đơn vị):
Ban Thanh niên Trường học
Ban Thanh niên xung phong
Ban Công tác thiếu nhi
Ban Kiểm tra
Ban Tuyên giáo
Ban Đoàn kết tập hợp Thanh niên
Ban Quốc tế
Ban Thanh Niên Công nhân và Đô thị
Ban Thanh niên Nông thôn
Ban Tổ chức
Văn phòng
b. Khối các đơn vị sự nghiệp (21 đơn vị):
Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm Thanh niên Trung ương Đoàn
Trung tâm Thanh thiếu nhi miền Trung
Trung tâm dạy nghề và Dịch vụ việc làm Thanh niên khu vực sông Hồng
Trung tâm Thanh thiếu nhi miền Nam
Trung tâm hỗ trợ phát triển Thanh niên Nông thôn
Trung tâm Hướng dẫn hoạt động Thiếu nhi Trung ương
Trung tâm Thanh thiếu nhi miền Bắc
Bảo tàng thế hệ trẻ Việt Nam

Trung tâm Phát triển khoa học công nghệ và Tài năng trẻ
Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam
Báo Tiền Phong
Báo Thanh niên
Báo Sinh viên Việt Nam
Báo Thiếu niên Tiền phong
Báo Nhi Đồng
Tạp chí Thanh niên
Tạp chí Thời trang trẻ
Trung tâm Truyền hình Thanh niên
14


Ban phát thanh thiếu nhi
Nhà xuất bản Thanh niên
Nhà xuất bản Kim đồng
c. Khối các đơn vị doanh nghiệp (7 đơn vị):
Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp Sài Gòn (INCOMEX Sài Gòn).
Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam (DETESCO Việt Nam).
Công ty TNHH một thành viên du lịch Thanh niên Việt Nam (Công ty
FESTIVAL).
Công ty TNHH một thành viên đầu tư và phát triển thương mại Vạn Xuân
Trung tâm Du lịch Thanh niên Việt Nam.
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Thanh niên Việt Nam (Công ty
VYPEXCO).
Tổng đội Thanh niên xung phong Trường Sơn.
Ngoài ra còn có Văn phòng Uỷ ban Quốc gia về Thanh niên Việt Nam được
tổ chức, hoạt động theo quy chế do Uỷ ban Quốc gia về Thanh niên Việt Nam quy
định; BCH đảng bộ, BCH Công đoàn, BCH Đoàn thanh niên cơ quan Trung ương
Đoàn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ xác định trong các quyết định thành lập.

2.2 Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn
Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
Cơ quan Trung ương Đoàn là cơ quan chuyên trách của Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh ở cấp Trung ương. Hệ thống văn bản của cơ quan gồm toàn
bộ các loại văn bản của Đoàn được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức
từ Trung ương đến cơ sở. Văn bản do Trung ương Đoàn ban hành ra rất phong phú
về thể loại gồm:
- Điều lệ Đoàn: Điều lệ Đoàn là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, các
nguyên tắc về tổ chức bộ máy của Đoàn, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền
hạn của đoàn viên và các tổ chức Đoàn.
- Nghị quyết: Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua
đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đoàn các cấp, hội nghị đoàn viên về đường lối,
chủ trương chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
- Quyết định: Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy
định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc
phạm vi quyền hạn của tổ chức, cơ quan của Đoàn.
- Chỉ thị: Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo cấp bộ Đoàn, tổ chức cơ sở
Đoàn cấp dưới thực hiện các chủ trương, công tác hoặc một số nhiệm vụ cụ thể của
cơ quan lãnh đạo về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý
công việc cụ thể.
- Kết luận: Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của tổ chức, cơ quan
15


lãnh đạo về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc
cụ thể.
- Quy chế: Quy chế là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền
hạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn.
- Quy định: Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục
và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ

quan lãnh đạo Đoàn hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức
năng, nhiệm vụ.
- Thông tri: Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp bộ
Đoàn, tổ chức cơ quan Đoàn cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị…
của cấp bộ Đoàn hoặc của cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp trên.
- Hướng dẫn: Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức
thực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Đoàn hoặc của cơ quan lãnh đạo
Đoàn cấp trên.
- Thông báo: Thông báo là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức
thực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Đoàn hoặc cơ quan lãnh đạo Đoàn
cấp trên.
- Tuyên bố: Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường,
quan điểm, thái độ của Đoàn thanh niên về một sự kiện, sự việc quan trọng.
- Lời kêu gọi: Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên đoàn
viên, thanh thiếu nhi thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý
nghĩa chính trị.
- Báo cáo: Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động
của một cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn hoặc về một đề án, một vấn
đề sự việc nhất định.
- Kế hoạch: Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ
tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện
pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
- Chương trình: Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác,
lịch làm việc cụ thể của tổ chức, cơ quan Đoàn hoặc của các đồng chí lãnh đạo
trong một thời gian nhất định.
- Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải
pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề cụ thể để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tờ trình: Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một dự án,
một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
- Công văn: Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc

cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan Đoàn.
- Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý
kiến kết luận của đại hội Đoàn, các hội nghị hoặc các cuộc họp của Đoàn.
16


Các loại giấy tờ hành chính: Giấy giới thiệu; Giấy chứng nhận (hoặc giấy
xác nhận, thẻ chứng nhận); Giấy đi đường; Giấy nghỉ phép; Phiếu gửi.
2.3. Quy định về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Theo quy định tại hướng dẫn 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, mỗi văn bản chính thức của Đoàn cần
phải có đủ các thành phần thể thức sau:
2.3.1.Tiêu đề:
Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn. Tiêu đề trên văn
bản của Đoàn là:
“ ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH”.
Tiêu đề được trình bày ở góc trái, dòng đầu, bằng chữ in hoa đứng, chân
phương.
2.3.2.Tên cơ quan ban hành văn bản:
Văn bản Trung ương Đoàn ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau: Văn
bản Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn Thanh niên
cộng sản Hồ Chí Minh ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG.
Văn bản của ban tham mưu giúp việc Ban Chấp Hành Trung ương Đoàn và
Đoàn trực thuộc Trung ương.
Ví dụ:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
BAN TỔ CHỨC

Văn bản do nhiều cơ quan ban hành, thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng ban
hành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).Ví dụ: Văn bản
liên Ban Tổ chức và Ban Tuyên giáo
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
BAN TỔ CHỨC- BAN TUYÊN GIÁO
2.3.3.Số và ký hiệu văn bản:
Số văn bản là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của Đoàn
được ban hành. Số văn bản viết bằng chữ số Ả Rập( 1,2,3…).
Đối với các văn bản nghị quyết, kết luận của Ban Chấp hành, Ban Thường
17


vụ, các văn bản thực hiện cho cả một nhiệm kỳ Đại hội Đoàn thì số văn bản được
tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần này đến hết ngày bế mạc
Đai hội Đoàn kế tiếp. Các văn bản còn lại của Đoàn số của văn bản sẽ được tính
theo năm. Văn bản của liên cơ quan ban hành, số văn bản ghi theo cùng loại văn
bản được ghi theo cùng loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành
văn bản.
Đối với công văn được ghi số theo năm.
Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản (trừ công
văn) và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, ký hiệu văn bản được
viết bằng chữ in hoa. Giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), phía trên có 03 dấu
sao(***) để phân cách với các cơ quan ban hành văn bản.Ví dụ:
Đối với báo cáo
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
Số: 679 BC/TWĐTN

Đối với công văn:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
Số: 657/TWĐTN
Đối với văn bản của ban tham mưu giúp việc, số và ký hiệu được trình bày
cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐOÀN
***
VĂN PHÒNG
Số: 186 TB/VP
2.3.4.Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố mà cơ quan ban hành có trụ sở.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản đó, ngày dưới mùng 10 và tháng dưới 3
thì phải ghi thêm số 0 đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày…tháng…năm….
không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nổi ngang (-) hoặc dấu gạch chéo(/)v.v. để
thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,
18


bên phải, giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,).
2.3.5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản do cấp bộ đoàn ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn.
Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề nội
dung của văn bản. Tên loại văn bản được trình bày chính giữa bằng chữ in hoa
đứng đậm. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại văn bản bằng

chữ thường đứng, đậm. Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về việc sử dụng huy hiệu Đoàn và áo thanh niên Việt Nam
trong sinh hoạt, tổ chức hoạt dộng của Đoàn
Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu bằng chữ
thường, nghiêng không đậm. Ví dụ:
Số 76/TWĐTN
“V/v giới thiệu thanh niên
tiêu biểu năm 2011”
2.3.6.Phần nội dung văn bản:
Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản.
Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản. Phần nội dung văn bản
được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu.
2.3.7.Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành:
Chữ ký: thể thức trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản
được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký. Người ký
không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức (nên dùng
mực màu đen).
Thể thức đề ký: Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo (Ban Bí thư,
Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn) ghi thể thức đề ký là “TM”
(thay mặt).
Ví dụ:
TM.BAN CHẤP HÀNH
BÍ THƯ
(Chữ ký)
Nguyễn Văn V
Đối với văn bản của các ban tham mưu giúp việc các cơ quan lãnh đạo do
cấp trưởng ký trực tiếp. Ví dụ:

19

CHÁNH VĂN PHÒNG TW ĐOÀN
(chữ ký)
Nguyễn Văn A
Nếu cấp phó được phân công hoặc được ủy quyền ký thay ghi thể thức đề ký
là “KT” (ký thay). Ví dụ:
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký)
Nguyễn Văn B
Với một số văn bản được cơ quan lãnh đạo của Đoàn ủy quyền ký, ghi thể
thức đề ký là “T/L” (Thừa lệnh). Ví dụ :
TL.BÍ THƯ THỨ NHẤT BCH TW ĐOÀN
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký)
Nguyễn Văn T
Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan
ban hành văn bản. Dấu đóng ở phía trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ
ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi
theo quy định của Bộ Nội vụ.
Thể thức đề ký, chức vụ người ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản
được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.
2.3.8.Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được nhận văn bản với mục đích
và trách nhiệm, cụ thể như: để báo cáo, để thực hiện… và để lưu.
Đối với các loại văn bản nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội
dung văn bản.
Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ “Kính
gửi…” và “ Đồng kính gửi” trên phần nội dung văn bản và còn được ghi như các

loại văn bản khác.
Các thành phần thể thức bổ sung: Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc.
tùy theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết
định bổ sung các thành phần sau:
Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía
dưới và ký hiệu văn bản.
Dấu chỉ mức độ khẩn: Có 3 mức: KHẨN, THƯỢNG KHẨN và HỎA TỐC.
Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày dưới dấu chỉ mức độ mật.
20


Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị, dự thảo văn bản, đường dẫn lưu văn bản.
Văn bản được sử dụng tại hội nghị do cấp bộ Đoàn triệu tập thì ghi chỉ dẫn
“Tài liệu Hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đoàn lần thứ…” được trình bày ở
dưới số và ký hiệu.
Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo. Chỉ dẫn về
dự thảo gồm tên cơ quan dự thảo và “DỰ THẢO LẦN THỨ…” được trình bày
dưới số và ký hiệu.
Ký hiệu chỉ dẫn lưu văn bản được ghi tại lề trái chân trang.
2.4. Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan.
Theo Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của
Đoàn ban hành kèm theo Quyết định số: 1836QĐ/TWĐTN của Trung ương Đoàn
Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ngày 23 tháng 6 năm 2006 ban hành quy định
về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn như sau:
Điều 6: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp Trung ương
Đại hội đại biểu toàn quốc của Đoàn ban hành:
Điều lệ Đoàn
Báo cáo chính trị
Nghị quyết
Quy chế

Thông báo
Thông cáo
Tuyên bố
Lời kêu gọi
Ban Chấp hành Trung ương Đoàn ban hành:
Nghị quyết
Chương trình
Quyết định
Kết luận
Thông báo
Thông cáo
Tuyên bố
Lời kêu gọi
Quy chế
Quy định
Đề án
21


Kế hoạch
Báo cáo
Ban Thường vụ ban hành:
Nghị quyết
Tờ trình
Kế hoạch
Quyết định
Chỉ thị
Kết luận
Quy chế
Quy định

Thông báo
Báo cáo
Chương trình
Công văn
Đề án
Ban Bí thư ban hành:
Kết luận
Thông tri
Hướng dẫn
Thông báo
Báo cáo
Công văn
Chỉ thị
Kế hoạch
Tờ trình
Quy chế
Quyết định
Chương trình
Quy định
Đề án
Điều 7: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh):
22


Đại hội đại biểu Đoàn thanh niên cấp tỉnh, thành phố ban hành:
Nghị quyết
Quy chế
Thông báo
Báo cáo chính trị

Thư
Ban chấp hành Đoàn tỉnh, thành phố ban hành:
Nghị quyết
Quyết định
Kết luận
Quy chế
Quy định
Thông báo
Báo cáo
Kế hoạch
Chương trình
Ban Thường vụ tỉnh, thành Đoàn ban hành:
Nghị quyết
Quyết định
Chỉ thị
Quy chế
Quy định
Thông báo
Báo cáo
Kế hoạch
Chương trình
Công văn
Thông tri
Hướng dẫn
Kết luận
Đề án
Tờ trình
23