Nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh

MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài :
Văn bản là phương tiện, là công cụ cho hoạt động quản lý. Bất cứ cơ quan ,
tổ chức nào cũng phải ban hành văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý của
mình. Để phát huy hiệu quả vai trò và chức năng của văn bản, công tác quản lý và
giải quyết văn bản phải được quan tâm đúng mức.
Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị-xã hội trong hệ
thống chính trị, là môi trường thuận lợi cho các thế hệ thanh niên cống hiến và
trưởng thành. Đây cũng là nơi cung cấp những luận cứ khoa học cho việc hoạch
định đường lối, chiến lược, kế hoạch và chính sách phát triển thanh niên đáp ứng
yêu cầu đổi mới của đất nước và hội nhập quốc tế. Trong quá trình hoạt động,
Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đã ban hành và thường xuyên nhận được
nhiều loại văn bản của các cơ quan và tổ chức gửi đến để chỉ đạo, phối hợp công
tác hay tham mưu xin ý kiến về các vấn đề của đời sống xã hội liên quan trực tiếp
đến thanh niên và chức năng nhiệm vụ của Trung ương Đoàn. Để đảm bảo thông
tin cho hoạt động quản lý được kịp thời, chính xác, trong nhiều năm qua Trung
ương Đoàn đã có nhiều cố gắng và tích cực đổi mới, thực hiện hiệu quả hơn công
tác quản lý và giải quyết văn bản. Bởi quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan
Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh nếu được thực hiện tốt và
tuân theo đúng quy định của Nhà nước sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong quản
lý và giải quyết công việc của cơ quan; đồng thời khẳng định vị trí và tầm quan
trọng của cơ quan trong hệ thống chính trị.
Với sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội và một số cơ sở giáo dục khác,
việc nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn nói
riêng và các tổ chức chính trị-xã hội nói chung là vấn đề mới hầu như chưa có đề
tài nào nghiên cứu.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng em chọn đề tài “Nghiên cứu công tác
quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn thanh niên cộng

sản Hồ Chí Minh” làm đề tài nghiên cứu khoa học với mong muốn góp phần tìm
hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại một trong những tổ chức chính trịxã hội và hiểu rõ hơn môn học “Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức
Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội” mà chúng em được học trong nhà trường
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu:
Đã có nhiều đề tài nghiên cứu, luận văn, luận án của sinh viên nghiên cứu
về vấn đề quản lý và giải quyết văn bản. Tuy nhiên, trong các tổ chức chính trị-xã
hội chưa có một đề tài nào nghiên cứu về vấn đề này
3. Mục đích nghiên cứu của đề tài:
- Tìm hiểu các loại văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan và
công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn TNCS HCM
- Kết quả của đề tài là tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy và học tập
của giảng viên, sinh viên trong trường trong các học phần “Quản lý và giải quyết
1


văn bản trong hoạt động quản lý” và học phần “Công tác văn thư trong các cơ
quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội”
4. Đối tượng nghiên cứu:
- Các loại văn bản,tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung ương
Đoàn
- Việc áp dụng các quy trình nghiệp vụ trong công tác quản lý và giải quyết
văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
5. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Văn
phòng và khối các ban phong trào nhiệm kỳ Đại hội toàn quốc lần thứ 9 (20072012) (do thời gian hạn chế nên chúng em không nghiên cứu việc quản lý và giải
quyết văn bản trong các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, báo chí, xuất bản)
6. Nội dung nghiên cứu
Thực trạng việc quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn
Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; một số giải pháp và kiến nghị nâng cao chất
lượng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn

7. Đóng góp của đề tài:
- Đóng góp một số ý kiến, giải pháp giúp cho việc quản lý và giải quyết
văn bản tại Trung ương Đoàn TNCSHCM được thuận lợi và hiệu quả hơn.
- Là tài liệu nghiên cứu, phục vụ cho việc dạy và học môn học “Quản lý và
giải quyết văn bản trong hoạt động quản lý” và học phần “Công tác văn thư trong
các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội” của trường Đại học Nội vụ và
một số cơ sở giáo dục có đào tạo các học phần này.
8. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này chúng em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
như sau:
- Phương pháp thống kê: tác giả sử dụng phương pháp này để thống kê số lượng
văn bản được hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn theo quy định
- Phương pháp so sánh: phương pháp này được sử dụng để so sánh thực
trạng việc quản lý và giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn với lý thuyết chúng
tôi được học trong nhà trường
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng để phân
tích, rút ra những ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý và giải quyết văn bản
tại Trung ương Đoàn, từ đó đưa ra các biện pháp để giúp cho công tác quản lý và
giải quyết văn bản tại Trung ương Đoàn được thực hiện tốt và nền nếp hơn
9. Danh mục tài liệu tham khảo:
- Giáo trình môn Nghiệp vụ công tác văn thư của trường CĐ Nội vụ Hà Nội;
- Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Nội
2


vụ, Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
có liên quan tới vấn đề.
- Một số đề tài nghiên cứu, luân văn cao học, khóa luận tốt nghiệp có liên
quan tới vấn đề.
10. Kết cấu đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của luận văn gồm những
phần sau:
Chương I: Một số nét khái quát về Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh và đặc điểm văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan
Trung ương Đoàn
Chương II: Khảo sát công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan
Trung ương Đoàn
Chương III: Một số nhận xét và giải pháp nâng cao chất lượng công tác
quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn
Nhân đây chúng em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các
thầy cô giáo trong trường, các thầy cô giáo trong khoa Văn thư - Lưu trữ đặc biệt
là cô giáo Trịnh Thị Năm đã hướng dẫn, trang bị cho chúng em những kiến thức
và kỹ năng nghiệp vụ cần thiết cho việc khảo sát và hoàn thành báo cáo đề tài một
cách thuận lợi và hoàn thiện nhất. Xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán bộ công
nhân viên tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đã nhiệt tình
giúp đỡ, cung cấp thông tin số liệu giúp chúng em hoàn thành đề tài khoa học này.
Tuy nhiên, mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do khả năng, kinh nghiệm
của chúng em nhiều còn hạn chế nên đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót. Rất
mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn.
Chúng em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 16 tháng 8 năm 2012

3


CHƯƠNG I
MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ TRUNG ƯƠNG ĐOÀN THANH NIÊN
CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH VÀ ĐẶC ĐIỂM VĂN BẢN, TÀI LIỆU HÌNH
THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN
1. Một số nét khái quát về Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh là tổ chức chính trị - xã hội của
thanh niên Việt Nam do Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch Hồ Chí Minh sáng
lập, lãnh đạo và rèn luyện. Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, phấn đấu vì
mục tiêu, lý tưởng của Đảng là độc lập dân tộc gắn liền với chủ nghĩa xã hội, dân
giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh.
Đoàn được 26/3/1931 , tại Hội nghị Ban chấp hành Trung ương Đảng lần
thứ 2, Trung ương Đảng đã giành một phần quan trọng trong chương trình làm việc
để bàn về công tác thanh niên và đi đến quyết định thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh. Đó là sự vận động khách quan phù hợp với cách mạng nước ta; đồng thời,
phản ánh công lao trời biển của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh vô cùng kính yêu
- Người đã sáng lập và rèn luyện tổ chức Đoàn. Được Bộ Chính trị Ban chấp hành
Trung ương Đảng và Bác Hồ cho phép, theo đề nghị của Trung ương Đoàn thanh
niên Lao động Việt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ 3 họp từ ngày 22 - 25/3/1961
đã quyết định lấy ngày 26/3/1931 (một ngày trong thời gian cuối của Hội nghị
Trung ương Đảng lần thứ 2, dành để bàn bạc và quyết định những vấn đề rất quan
trọng đối với công tác thanh niên) làm ngày thành lập Đoàn hàng năm. Ngày 26/3
trở thành ngày vẻ vang của tuổi trẻ Việt Nam, của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ
Chí Minh quang vinh.
Từ ngày 26/3/1931 đến nay, để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của từng thời
kỳ cách mạng, Đoàn đã đổi tên nhiều lần:
Từ 1931 - 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương
Từ 1937 - 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương
Từ 11/1939 - 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương
Từ 5/1941 - 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam
Từ 25/10/1956 - 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam
Từ 2/1970 - 11/1976: Đoàn Thanh niên lao động Hồ Chí Minh
Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
Được xây dựng, rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ đấu tranh cách
mạng, Đoàn đã tập hợp đông đảo thanh niên phát huy chủ nghĩa anh hùng cách

mạng, cống hiến xuất sắc cho sự nghiệp giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước,
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy những
truyền thống quý báu của dân tộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế tục trung thành,
xuất sắc sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh; thường
4


xuyên bổ sung lực lượng trẻ cho Đảng; tổ chức động viên đoàn viên, thanh niên cả
nước đi đầu trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước và bảo vệ Tổ
quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiến
đấu anh dũng vì độc lập tự do của Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội đã liên tiếp lập nên
những chiến công xuất sắc và trưởng thành vượt bậc.
1.2.Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn TNCS
Hồ Chí Minh
1.2.1.Chức năng
Trung ương Đoàn là cơ quan chuyên trách của Đoàn Thanh niên Cộng sản
Hồ Chí Minh ở Trung ương, có chức năng cấp hoạch định và tổ chức thực hiện các
chủ trương, kế hoạch, chương trình công tác của Đoàn và phong trào thiếu nhi.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Nghiên cứu cụ thể hoá các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước để tổ chức thực hiện trong hệ thống Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh và cơ quan Trung ương Đoàn.
+ Đề xuất với Đảng, Nhà nước các chủ trương, đường lối, chính sách liên quan
đến thanh niên, thiếu niên, nhi đồng, công tác đoàn và phong trào thanh thiếu nhi.
+ Tham mưu cho Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban chấp hành Trung ương
Đoàn các chủ trương, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác Đoàn và phong
trào thanh thiếu nhi.
+ Hướng dẫn. kiểm tra việc triển khai, thực hiện các chủ trương, nghị quyết
của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước trong hệ thống Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh và cơ quan Trung ương Đoàn.

+ Hướng dẫn. kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chủ trương nghị quyết
chương trình công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi; các chương trình phối
hợp, các nghị quyết liên tịch giữa Trung ương Đoàn với các Bộ ngành, đoàn thể,
các tổ chức kinh tế - xã hội.
+ Tổ chức thực hiên các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách pháp
luật của Nhà nước; các chủ trương, nghị quyết, kế hoạch, chương trình công tác
Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi.
+ Tổ chức thực hiên công tác tổng hợp thông tin về tình hình thanh niên,
thiếu niên, nhi đồng, công tác đoàn và phong trào thanh thiếu nhi phục vụ công tác
chỉ đạo điều hành của Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn .
+ Thực hiện mối quan hệ làm việc với các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các
bộ, ngành, đoàn thể, các tổ chức kinh tế - xã hội trong và ngoài nước; các địa
phương để tiến hành công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi, những nội dung
công tác có liên quan.
+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên
Việt Nam, Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam, Hôi đồng Trung ương Đội Thiếu
niên Tiền phong Hồ Chí Minh, Uỷ ban kiểm tra Trung ương Đoàn và Uỷ ban Quốc
5


gia về thanh niên Việt Nam.
+ Công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, lao động tiền lương đối với
cán bộ và người lao động
+ Tài chính và tài sản của cơ quan Trung ương Đoàn.
+ Công tác nghiên cứu khoa học liên quan đến thanh niên, thiếu nhi, nhi
đồng, công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi.
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng cãn bộ Đoàn, Hội, Đội.
+ Hoạt động đối ngoại thanh niên.
+ Công tác bảo vệ chính trị nội bộ của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và cơ quan
Trung ương Đoàn.

+ Các cơ quan báo chí, xuất bản, các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp
thuộc Trung ương Đoàn.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Theo Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
* Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc: là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đoàn,
do Ban Chấp hành Trung ương Đoàn triệu tập thường lệ 5 năm một lần. Đại hội có
nhiệm vụ thảo luận và biểu quyết thông qua các báo cáo của Ban Chấp hành Trung
ương Đoàn; quyết định phương hướng, nhiệm vụ công tác của Đoàn và phong trào
thanh, thiếu nhi; bầu Ban Chấp hành Trung ương Đoàn.
* Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh: là
cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳ đại hội. Đại hội đại biểu Đoàn toàn quốc có nhiệm vụ:
- Lãnh đạo công tác xây dựng Đoàn, Hội, Đội.
- Tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc và chỉ đạo, hướng
dẫn các tổ chức Đoàn cấp dưới thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Đảng và Trung
ương Đoàn.
- Định kỳ báo cáo về tình hình hoạt động của Trung ương Đoàn với Ban
Chấp hành Trung ương Đảng và thông báo cho các tổ chức Đoàn cấp dưới.
- Kiến nghị, đề xuất và phối hợp với các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể,
các tổ chức kinh tế, xã hội ở Trung ương để giải quyết những vấn đề có liên quan
đến công tác Đoàn và phong trào thanh niên, thiếu nhi.
* Ban Thường vụ Trung ương Đoàn: thay mặt Ban Chấp hành Trung ương
Đoàn lãnh đạo các cấp bộ Đoàn trong việc thực hiện nghị quyết của Đại hội Đoàn
toàn quốc và các nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn.
* Ban Bí thư Trung ương Đoàn: là cơ quan thường trực của Ban Thường vụ
Trung ương Đoàn gồm Bí thư thứ nhất và các Bí thư, thay mặt Ban Thường vụ
Trung ương Đoàn tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các nghị
quyết của Đoàn; chuẩn bị các vấn đề trình Ban Thường vụ xem xét quyết định các
chủ trương công tác Đoàn, phong trào thanh thiếu nhi và giải quyết các công việc
6

hàng ngày của Đoàn.
* Các cơ quan, tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đoàn gồm
39 ban, đơn vị, trong đó:
a. Khối các ban phong trào (11 đơn vị)
Ban Thanh niên Trường học
Ban Thanh niên xung phong
Ban Công tác thiếu nhi
Ban Kiểm tra
Ban Tuyên giáo
Ban Đoàn kết tập hợp thanh niên
Ban Quốc tế
Ban Thanh Niên Công nhân và Đô thị
Ban Thanh niên Nông thôn
Ban Tổ chức
Văn phòng
b. Khối các đơn vị sự nghiệp (21 đơn vị)
Trung tâm Dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên Trung ương Đoàn
Trung tâm Thanh thiếu nhi miền Trung
Trung tâm dạy nghề và Dịch vụ việc làm thanh niên khu vực sông Hồng
Trung tâm thanh thiếu nhi miền Nam
Trung tâm hỗ trợ phát triển thanh niên Nông thôn
Trung tâm Hướng dẫn hoạt động Thiếu nhi Trung ương
Trung tâm Thanh thiếu niên miến Bắc
Bảo tàng thế hệ trẻ Việt Nam
Trung tâm Phát triển khoa học công nghệ và Tài năng trẻ
Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam
Báo Tiền Phong
Báo Thanh niên
Báo Sinh viên Việt Nam

Báo Thiếu niên Tiền phong
Báo Nhi Đồng
Tạp chí thanh niên
Tạp chí Thời trang trẻ
7


Trung tâm truyền hình thanh niên
Ban phát thanh thiếu nhi
Nhà xuất bản Thanh niên
Nhà xuất bản Kim đồng
c. Khối các đơn vị doanh nghiệp (7 đơn vị)
Công ty xuất nhập khầu Tổng hợp Sài Gòn (INCOMEX Sài Gòn)
Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Viêt Nam (DETESCO Việt Nam).
Công ty TNHH một thành viên du lịch Thanh niên Việt Nam (Công ty
FESTIVAL)
Công ty TNHH một thành viên đầu tư và phát triển thương mại Vạn Xuân
Trung tâm Du lịch thanh niên Việt Nam
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Thanh niên Việt Nam (Công ty
VYPEXCO)
Tổng đội Thanh niên xung phong Trường Sơn
Ngoài ra còn có Văn phòng Uỷ ban Quốc gia về Thanh niên Việt Nam được
tổ chức, hoạt động theo quy chế do Uỷ ban Quốc gia về Thanh niên Việt Nam quy
định; BCH đảng bộ, BCH Công đoàn, BCH Đoàn thanh niên cơ quan Trung ương
Đoàn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ xác định trong các quyết định thành lập.
2. Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn
TNCS Hồ Chí Minh
Cơ quan Trung ương Đoàn là cơ quan chuyên trách của Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh ở cấp Trung ương. Hệ thống văn bản của cơ quan gồm
toàn bộ các loại văn bản của Đoàn được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ

chức từ Trung ương đến cơ sở. Văn bản do Trung ương Đoàn ban hành ra rất
phong phú về thể loại gồm:
- Điều lệ Đoàn: Điều lệ Đoàn là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, các
nguyên tắc về tổ chức bộ máy của Đoàn, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền
hạn của đoàn viên và các tổ chức Đoàn.
- Nghị quyết: Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua
đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đoàn các cấp, hội nghị đoàn viên về đường lối,
chủ trương chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
- Quyết định: Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy
định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc
phạm vi quyền hạn của tổ chức, cơ quan của Đoàn.
- Chỉ thị: Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo cấp bộ Đoàn, tổ chức cơ Đoàn
cấp dưới thực hiện các chủ trương, công tác hoặc một số nhiệm vụ cụ thể của cơ
quan lãnh đạo về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công
việc cụ thể.
8


- Kết luận: Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của tổ chức, cơ quan
lãnh đạo về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc
cụ thể.
- Quy chế: Quy chế là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền
hạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn.
- Quy định: Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục
và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ
quan lãnh đạo Đoàn hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức
năng, nhiệm vụ.
- Thông tri: Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp bộ
Đoàn, tổ chức cơ quan Đoàn cấp dưới thực hiện nghị quết, quyết định, chỉ thị…của
cấp bộ Đoàn hoặc của cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp trên.

- Hướng dẫn: Hướng dẫn là văn banrgiair thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức
thực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Đoàn hoặc cưa cơ quan lãnh đạo
Đoàn cấp trên.
- Thông báo: Thông báo là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức
thực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Đoàn hoặc cơ quan lãnh đạo Đoàn
cấp trên.
- Tuyên bố: Tuyên bố là văn bản dung để chính thức công bố lập trường,
quan điểm, thái độ của Đoàn thanh niên về một sự kiện, sự việc quan trọng.
- Lời kêu gọi: Lời kêu gọi là văn bản dung để yêu cầu hoặc động viên đoàn
viên, thanh thiếu nhi thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý
nghĩa chính trị.
- Báo cáo: Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động
của một cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn hoặc về một đề án, một vấn
đề sự việc nhất định.
- Kế hoạch: Kế hoạch là văn bản dung để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ
tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện
pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
- Chương trình: Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác,
lịch làn việc cụ thể của tổ chức, cơ quan Đoàn hoặc của các đồng chí lãnh đạo
trong một thời gian nhất định.
- Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình báy có hệ thống về một kế hoạch, giải
pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề cụ thể để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tờ trình: Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một dự án,
một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
- Công văn: Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc
cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan Đoàn.
- Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chếp diễn biến, ý kiến phát biểu và ý
kiến kết luận của đại hội Đoàn, các hội nghị hoặc các cuộc họp của Đoàn.
9

Các loại giấy tờ hành chính: Giấy giới thiệu; Giấy chứng nhận( hoặc giấy
xác nhận, thẻ chứng nhận); Giấy đi đường; Giấy nghỉ phép; Phiếu gửi.
3. Quy định về thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ
Chí Minh
Theo quy định tại hướng dẫn 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của Trung ương
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, mỗi văn bản chính thức của Đoàn cấn phải có đủ các
thành phần thể thức sau:
1.Tiêu đề: tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn. Tiêu đề
trên văn bản của Đoàn là:
“ ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH”.
Tiêu đề được trình bày ở góc trái, dòng đầu, bằng chữ in hoa đứng, chân
phương.
2.Tên cơ quan ban hành văn bản
Văn bản Trung ương Đoàn ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau: Văn
bản Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn Thanh niên
cộng sản Hồ Chí Minh ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG.
Văn bản của ban tham mưu giúp việc Ban Chấp Hành Trung ương Đoàn và
Đoàn trực thuộc Trung ương.
Ví dụ:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
BAN TỔ CHỨC
Văn bản do nhiều cơ quan ban hành, thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng ban
hành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).Ví dụ: Văn bản
liên Ban Tổ chức và Ban Tuyên giáo
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***

BAN TỔ CHỨC- BAN TUYÊN GIÁO
3.Số và ký hiệu văn bản
Số văn bản là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của Đoàn
được ban hành. Số văn bản viết bằng chữ số Ả Rập( 1,2,3…).
Đối với các văn bản nghị quyết, kết luận của Ban Chấp hành, Ban Thường
vụ, các văn bản thực hiện cho cả một nhiệm kỳ Đại hội Đoàn thì số văn bản được
tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần này đến hết ngày bế mạc
Đai hội Đoàn kế tiếp.Các văn bản còn lại của Đoàn, số của văn bản sẽ được tính
10


theo năm. Văn bản của liên cơ quan ban hành, số văn bản ghi theo cùng loại văn
bản được ghi theo cùng loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành
văn bản.
Đối với công văn được ghi số theo năm.
Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản( trừ công
văn) và tên cơ quan( hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, ký hiệu văn bản được
viết bằng chữ in hoa. Giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), phía trên có 03 dấu
sao(***) để phân cách với các cơ quan ban hành văn bản.Ví dụ:
Đối với báo cáo
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
Số: 679 BC/TWĐTN
Đối với công văn:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
Số: 657/TWĐTN
Đối với văn bản của ban tham mưu giúp việc, số và ký hiệu được trình bày

cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐOÀN
***
VĂN PHÒNG
Số: 186 TB/VP
4.Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố mà cơ quan ban hành có trụ sở.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản đó, ngày dưới mùng 10 và tháng dưới 3
thì phải ghi thêm số 0 đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày…tháng…năm….
không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nổi ngang (-) hoặc dấu gạch chéo(/)v.v. để
thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,
bên phải, giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy.

11


5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản do cấp bộ đoàn ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn.
Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề nội
dung của văn bản. Tên loại văn bản được trình bày chính giữa bằng chữ in hoa
đứng đậm. Trích yếu nội dung văn bảnđược trình bày dưới tên loại văn bản bằng
chữ thường đứng, đậm. Ví dụ:
CHỈ THỊ
Về việc sử dụng huy hiệu Đoàn và áo thanh niên Việt Nam
trong sinh hoạt , tổ chức hoạt dộng của Đoàn
Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu bằng chữ

thường, nghiêng không đậm. Ví dụ:
Số 76/TWĐTN
“V/v giới thiệu thanh niên
tiêu biểu năm 2011”
6.Phần nội dung văn bản:
Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản.
Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản. Phần nội dung văn bản
được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung.
7.Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành:
Chữ ký: thể thức trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản
được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký. Người ký
không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức( nên dùng
mực màu đen).
Thể thức đề ký: Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo( Ban Bí thư, Ban
Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn) ghi thể thức đề ký là “TM”(thay mặt).
Ví dụ:
TM.BAN CHẤP HÀNH
BÍ THƯ
(Chữ ký)
Nguyễn Văn V
Đối với văn bản của các ban tham mưu giúp việc các cơ quan lãnh đạo do
cấp trưởng ký trực tiếp. Ví dụ:
CHÁNH VĂN PHÒNG TW ĐOÀN
(chữ ký)
Nguyễn Văn A
12


Nếu cấp phó được phân công hoặc được ủy quyền ký thay ghi thể thức đề ký
là “KT”( ký thay). Ví dụ:

KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký)
Nguyễn Văn B
Với một số văn bản được cơ quan lãnh đạo của Đoàn ủy quyền ký, ghi thể
thức đề ký là “T/L” (Thừa lệnh). Ví dụ :
TL.BÍ THƯ THỨ NHẤT BCH TW ĐOÀN
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký)
Nguyễn Văn T
Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan
ban hành văn bản. Dấu đóng ở phía trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ
ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến ¼ chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi
theo quy định của Bộ Nội vụ.
Thể thức đề ký, chức vụ người ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản
được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.
8.Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được nhận văn bản với mục đích
và trách nhiệm, cụ thể như: để báo cáo, để thực hiện… và để lưu.
Đối với các loại văn bản nơi nhậ được trình bày tại góc trái dưới phần nội
dung văn bản.
Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ “Kính
gửi…” và “ Đồng kính gửi” trên phần nội dung văn bản và còn được ghi như các
loại văn bản khác.
Các thành phần thể thức bổ sung: Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc.
tùy theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết
định bổ sung các thành phần sau:
Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía
dưới và ký hiệu văn bản.
Dấu chỉ mức độ khẩn: Có 3 mức: KHẨN, THƯỢNG KHẨN và HỎA TỐC.

Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày dưới dấu chỉ mức độ mật.
Chỉ dẫn về tài liệu hội nghị, dự thảo văn bản, đường dẫn lưu văn bản.
Văn bản được sử dụng tại hội nghị do cấp bộ Đoàn triệu tập thì ghi chỉ dẫn
“Tài liệu hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đoàn lần thứ…” được trình bày ở
dưới số và ký hiệu.
13


Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo. Chỉ dẫn về
dự thảo gồm tên cơ quan dự thảo và “DỰ THẢO LẦN THỨ…” được trình bày
dưới số và ký hiệu.
Ký hiệu chỉ dẫn lưu văn bản được ghi tại lề trái chân trang.
4. Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan:
Theo Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của
Đoàn ban hành kèm theo Quyết định số: 1836QĐ/TWĐTN của Trung ương Đoàn
TNCS Hồ Chí Minh ngày 23 tháng 6 năm 2006 ban hành quy định về thể loại,
thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn như sau;
Điều 6: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp Trung ương
1. Đại hội đại biểu toàn quốc của Đoàn ban hành:
- Điều lệ Đoàn
- Báo cáo chính trị
- Nghị quyết
- Quy chế
- Thông báo
- Thông cáo
- Tuyên bố
- Lời kêu gọi
2. Ban Chấp hành Trung ương Đoàn ban hành:
- Nghị quyết
- Chương trình

- Quyết định
- Kết luận
- Thông báo
- Thông cáo
- Tuyên bố
- Lời kêu gọi
- Qui chế
- Qui định
- Đề án
- Kế hoạch
- Báo cáo

14


3. Ban Thường vụ ban hành:
- Nghị quyết
- Tờ trình
- Kế hoạch
- Quyết định
- Chỉ thị
- Kết luận
- Qui chế
- Qui định
- Thông báo
- Báo cáo
- Chương trình
- Công văn
- Đề án
4. Ban Bí thư ban hành:

- Kết luận
- Thông tri
- Hướng dẫn
- Thông báo
- Báo cáo
- Công văn
- Chỉ thị
- Kế hoạch
- Tờ trình
- Qui chế
- Quyết định
- Chương trình
- Qui định
- Đề án
Điều 7: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh):
1. Đại hội đại biểu Đoàn thanh niên cấp tỉnh, thành phố ban hành:
- Nghị quyết
15


- Qui chế
- Thông báo
- Báo cáo chính trị
- Thư
2. Ban chấp hành Đoàn tỉnh, thành phố ban hành:
- Nghị quyết
- Quyết định
- Kết luận
- Qui chế

- Qui định
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Chương trình
3. Ban Thường vụ tỉnh, thành Đoàn ban hành:
- Nghị quyết
- Quyết định
- Chỉ thị
- Quy chế
- Quy định
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Chương trình
- Công văn
- Thông tri
- Hướng dẫn
- Kết luận
- Dề án
- Tờ trình
Điều 8: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp huyện, quận, thị, thành phố
thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện):

16


1. Đại hội đại biểu đoàn viên cấp huyện ban hành:
- Nghị quyết
- Quy chế

- Thông báo
- Báo cáo
2. Ban chấp hành Đoàn huyện ban hành:
- Nghị quyết
- Quyết định
- Kết luận
- Qui chế
- Qui định
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Tờ trình
- Công văn
3. Ban Thường vụ huyện Đoàn ban hành:
- Nghị quyết
- Quyết định
- Chỉ thị
- Kế hoạch
- Tờ trình
- Công văn
- Kết luận
- Qui chế
- Qui định
- Thông tri
- Hướng dẫn
- Thông báo
- Báo cáo
Điều 9: Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp cơ sở:
1. Đại hội Đoàn (Đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đoàn viên) ban hành:
17

- Nghị quyết
- Báo cáo
2. Ban chấp hành Đoàn cơ sở ban hành
- Nghị quyết
- Quyết định
- Kết luận
- Qui chế
- Qui định
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Tờ trình
- Công văn
3. Ban Thường vụ Đoàn cơ sở ban hành:
- Nghị quyết
- Quyết định
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Kết luận
- Qui đinh
- Thông báo
- Tờ trình
- Công văn

18


CHƯƠNG II

KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠ
QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN
1. Nhận thức của cán bộ, công nhân viên cơ quan Trung ương Đoàn về
công tác văn thư nói chung và công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng
1.1.Về tổ chức:
Bộ phận văn thư trực thuộc Phòng Hành chính Văn phòng Trung ương
Đoàn được hình thành từ rất sớm (Ngay sau giải phóng Điện Biên năm 1954). Đây
chính là nguồn thông tin đầu vào và ra trực tiếp phục vụ cho sự tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng cho lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công tác Đoàn và phong trào
thanh thiếu niên toàn quốc nên đặc biệt được quan tâm. Hiện phòng có 03 chuyên
viên có trình độ Đại học, hai trong số đó đã tốt nghiệp Khoa Lưu trữ học và Quản
trị Văn phòng Trường đại học Khoa học và xã hội nhân văn. Các cán bộ làm công
tác văn thư tại cơ quan có trình độ chuyên môn nghiệp vụ , có kinh nghiệm lâu
năm trong nghề, xử lý công việc nhanh chóng, khéo léo và là một trong những
người đóng vai trò quan trọng trong công tác giải quyết công việc ở cơ quan.
Ngoài ra, công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương Đoàn cũng nhận được
sự chỉ đạo sâu sát của Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Việc kiểm tra
định kỳ và mở các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ của Cục đã
phần nào giúp cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên viên Văn phòng nâng cao nhận
thức về tầm quan trọng của công tác công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động
của cơ quan, đơn vị.
1.2.Về ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư
Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ngoài việc chú trọng
và quan tâm tới công tác văn thư còn ban hành ra rất nhiều văn bản chỉ đạo về
công tác văn thư giúp cho các cán bộ công nhân viên của cơ quan đặc biệt là các
cán bộ văn thư dễ dàng thực hiện, hoàn thành tốt công việc của mình. Có thể kể ra
những văn bản sau:
- Quyết định số: 1836QĐ/TWĐTN ngày 23 tháng 6 năm 2006 của Trung
ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ban hành quy định về thể loại,
thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn.

- Quyết định số: 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng 5 năm 2009 Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định quy trình tiếp nhận,
xử lý, chuẩn bị và ban hành văn bản của cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh.
- Hướng dẫn số: 29DH/VP ngày 20 tháng 5 năm 2009 Hướng dẫn thể thức
văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
- Quyết định số: 1340QĐ/TWĐTN ngày 11 tháng 8 năm 2010 Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định về công tác văn thư
19


lưu trữ của trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
- Thông báo số: 444/TB-TWĐTN ngày 06 tháng 4 năm 2011 Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh về việc thông báo ý kiến của Ban Bí thư
Trung ương Đoàn về việc uỷ quyền ký thừa lệnh Ban Bí thư Trung ương Đoàn.
- Hướng dẫn số 06HD/VP ngày 11 tháng 01 năm 2008 hướng dẫn đăng ký
văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
Tham mưu cho Bộ Công an ban hành Thông tư 20/2012/TT-BCA ngày
13/4/2012 quy định về mẫu dấu trong các tổ chức Đoàn
c. Nhận thức của cán bộ, công nhân viên về công tác văn thư
2.2.Thực trạng công tác Quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan
Trung ương Đoàn
Công tác văn thư của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
được thực hiện đảm bảo nguyên tắc an toàn, bí mật.Công tác văn thư của cơ quan
phải đảm bảo các yêu cầu:
Thống nhất việc tiếp nhận, đăng ký và phát hành công văn đi, đến tại bộ
phận văn thư thuộc phòng Hành chính, Văn phòng Trung ương Đoàn.
Quá trình tiếp nhận, chuyển công văn đi, đến đảm bảo chặt chẽ, kịp thời,
chính xác, tránh mất mát, thất lạc tài liệu.
Quản lý đảm bảo bí mật tài liệu, tổ chức thu hồi đầy đủ và đúng thời hạn

những tài liệu quy định thu hồi.
Lập hồ sơ đầy đủ và giao nộp cho lưu trữ cơ quan đúng thời hạn.
2.2.1.Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi
Công tác quản lý văn bản đi ở Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ
Chí Minh được thực hiện rất chặt chẽ và nghiêm túc, đảm bảo quy trình, đúng đối
tượng, không bị nhầm lẫn, thất lạc văn bản, đảm bảo an toàn bí mật theo quy định
của Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Theo quyết định số 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng 5năm 2009 Ban hành
quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, chuẩn bị và ban hành văn bản của cơ quan
Trung Ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
Điều 6: Chuẩn bị văn bản của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn
Bước 1: Trước hội nghị ít nhất 3 tháng, Ban Bí thư thông báo thành lập tổ
chức công tác hoặc phân công cho một ban, đơn vị chuẩn bị nội dung chuyên đề
theo chương trình làm việc của Ban Thường vụ.
Bước 2: Tổ trưởng tổ công tác hoặc trưởng ban, đơn vị chuẩn bị đề cương,
họp các thành viên thống nhất đề cương, định hướng biên soạn và phân công các
thành viên thực hiện.
Bước 3: Thảo luận, góp ý trong tổ công tác hoặc trong ban, đơn vị hoàn
chỉnh dự thảo lần 1.
20


Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến của cơ sở hoặc các ban,ngành có liên quan.
Bước 5: Tổ công tác hoặc ban, đơn vị tổng hợp ý kiến thảo luận tiếp thu để
hoàn chỉnh dự thảo lần 2.
Bước 6: Trình Ban Bí Thư Trung ương Đoàn.
Bước 7: Chậm nhất 05 ngày, căn cứ kết luận của Ban Bí thư Trung ương
Đoàn, tổ công tác hoặc ban, đơn vị hoàn chỉnh dự thảo trình Ban Thường vụ Trung
ương Đoàn thảo luận quyết định.
Bước 8: Chậm nhất 15 ngày, sau hội nghi Ban Thường vụ Trung ương

Đoàn, tổ công tác hoặc ban, đơn vị có trách nhiệm tiếp thu hoàn chỉnh văn bản
trình Bí thư thứ nhất Trung ương Đoàn ký ban hành.
Điều 7. Chuẩn bị các văn bản của Ban Bí thư Trung ương Đoàn
Bước 1: Ban Bí thư thông báo thành lập tổ công tác hoặc phân công cho một
ban, đơn vị chuẩn bị nội dung chuyên đề theo chương trình làm việc của Ban Bí thư.
Bước 2: Tổ trưởng tổ công tác hoặc trưởng ban, đơn vị chuẩn bị đề cương,
họp các thành viên thống nhất đề cương định hướng biên soạn và phân công các
thành viên thực hiện.
Bước 3: Thảo luận, góp ý trong tổ công tác hoặc trong ban, đơn vị, hoàn
chỉnh dự thảo lần 1.
Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến của các ban, đơn vị có liên quan.
Bước 5: Tổ công tác hoặc các ban, đơn vị tổng hợp ý kiến thảo luận tiếp thu để
hoàn chỉnh dự thảo lần 2 trình Ban Bí thư Trung ương Đoàn thảo luận quyết định.
Bước 6: Chậm nhất 05 ngày, sau cuộc họp Ban Bí thư Trung ương Đoàn tổ
công tác hoặc ban, đơn vị có trách nhiệm tiếp thu hoàn chỉnh văn bản trình Thường
trực Ban Bí thư Trung ương Đoàn ký ban hành.
1. Đánh máy và nhân sao văn bản
Văn bản sau khi đã được cán bộ chuyên môn các đơn vị, phòng ban của
Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đánh máy, hoàn tất, kiểm
tra, rà soát lần cuối cùng về mặt nội dung và thể thức sẽ được trình cho người có
thẩm quyền về từng lĩnh vực chuyên môn ký nháy vào cuối văn bản do cơ quan
đơn vị mình soạn thảo. Khi có chữ ký nháy, tắt của người có thẩm quyền văn bản
được chuyển cho bộ phận văn thư kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày
và ghi số ,ngày tháng trước khi trình cho bộ phận Thư ký của Văn phòng trình Thủ
trưởng cơ quan ký duyệt chính thức.
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về sự
chuẩn xác của văn bản trước khi trình cho lãnh đạo cơ quan ký.
Các văn bản đã được lãnh đạo cơ quan ký duyệt, trước khi phát hành Phòng
Hành chính có trách nhiệm lập sổ đăng ký theo dõi tài liệu; nhân bản, sao chụp
đúng số lượng đã duyệt, đảm bảo các yêu cầu về thời gian, chất lượng in ấn. Khi

sao chụp, in tài liệu Phòng Hành chính có trách nhiệm đảm bảo bí mật, chính xác
21


nội dung văn bản, đồng thời quản lý không để mất mát, thất lạc tài liệu gốc.
* Đối với tài liệu có nội dung mật: ai phụ trách về công việc nào sẽ chịu
trách nhiệm soạn thảo văn bản về công việc đó, không có người chuyên trách phụ
trách văn bản mật trong cơ quan.
2. Kiểm tra thể thức, hình thức, đăng kí văn bản đi
Những văn bản không đúng về thể thức và kỳ thuật trình bày, cán bộ văn thư
cơ quan yêu cầu cán bộ chuyên môn phải hoàn thiện lại trước khi trình ký.
Đây được xem là yếu tố thể thức bắt buộc của một văn bản theo quy định
hiện hành.
Việc ghi số, ngày, tháng rất quan trọng. Tại Trung ương Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh công việc này được giao cho cán bộ văn thư cơ quan thực
hiện xem xét lại và ghi đầy đủ số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Số của Văn bản là số thứ tự đăng ký cho mỗi loại văn bản, đánh số liên tục
từ văn bản đầu tiên đến văn bản cuối cùng của 01nhiệm kỳ Đại hội Đoàn(05 năm).
Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của thủ trưởng cơ quan sẽ được
chuyển lại phòng văn thư để đóng dấu, ghi số, ngày, tháng văn bản.
Tất cả những văn bản do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư
Trung ương Đoàn ban hành đều được đánh số theo từng thể loại văn bản và theo
nhiệm kỳ của Ban Chấp hành.
Các văn bản đã được lãnh đạo cơ qaun ký duyệt, trước khi phát hành Phòng
Hành chính có trách nhiệm lập sổ Đăng ký theo dõi tài liệu; nhân bản, sao chụp
đúng số lượng đã duyệt, đảm bảo yêu cầu về thời gian, chất lượng in ấn. Khi sao
chụp, in tài liệu Phòng Hành , chính có trách nhiệm đảm bản bí mật, chính xác nội
dung văn bản đồng thời không để mất mát, thất lạc tài liệu gốc.
3.Đóng dấu văn bản đi
Được thực hiện theo Thông tư số:20/2012/TT-BCA ngày 13 tháng 4 năm

2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí
Minh.
Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư cơ quan phải đối chiếu chữ ký trong văn
bản mẫu đã được đăng ký và tự tay đóng dấu vào văn bản. Dấu đóng ngay ngắn, rõ
ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên phải.
Tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh dấu được quản lý
tại phòng văn thư.Việc sử dụng con dấu được quy định tại Nghị định số:
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu và quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung ương Đoàn
Tuy nhiên đôi lúc việc đóng dấu vẫn chưa được thẳng, dấu trùm quá 1/3
chữ ký; hiện tượng đóng dấu lên giấy khen khi chưa có tên của các đơn vị và cá
nhân được khen thưởng vẫn còn

22


4. Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển văn
bản tới các đối tượng có liên quan. Việc đăng ký văn bản tại Trung ương Đoàn
Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thường được áp dụng đăng ký bằng sổ và phần
mềm trên máy tính.
Tất cả các văn bản chính thức phát hành của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng
sản Hồ Chí Minh phải đảm bảo đúng thể thức, theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn
phòng Trung ương Đoàn, bộ phận văn thư cấp số thứ tự và thống nhất đăng ký bằng
phần mềm Lotus Notes theo quy định của Cục Lưu, Văn phòng Trung ương Đảng.
Tại văn thư của Trung ương Đoàn, mỗi nhiệm kỳ có 04 sổ đăng ký văn bản đi:
- Sổ đăng ký quyết định.
- Sổ đăng ký nghị quyết liên tịch; báo cáo; thông tri.
-Sổ đăng ký kế hoạch, hướng dẫn, chỉ thị, thông báo, quy định, quy chế.
- Sổ đăng ký công văn.

Tại các đơn vị chuyên môn:
Đối với Hội đồng Đội Trung ương, Trung ương Hội Thanh niên Việt Nam,
Trung ương Hội sinh viên Việt Nam sử dụng dấu tròn để giao dịch; mở sổ quản lý
văn bản theo nhiệm kỳ Đại hội của mình cần có những loại sổ sau:
- Sổ đăng ký quyết định.
- Sổ đăng ký các loại văn bản khác như công văn, báo cáo, thông báo, thông
tri…Chia sổ làm nhiều phần để đăng ký riêng cho mỗi loại văn bản hoặc dùng sổ
riêng cho 1 loại văn bản tuỳ vào số lượng văn bản thực tế ban hành tại cơ quan.
Đối với các ban, đơn vị khối phong trào, các đơn vị chức năng khác có sổ
đăng ký văn bản do các ban, đơn vị ban hành (đóng dấu chữ nhật của ban) có thể
sử dụng chung một sổ, chia làm nhiều phần để đăng ký riêng cho mỗi loại văn bản,
còn các văn bản khác (đóng dấu tròn của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn) phải
thống nhất quản lý tại văn thư cơ quan.
Riêng Uỷ ban Kiểm tra; Vụ Tổ chức Cán bộ: quyết định thi đua khen
thưởng; quyết định kiện toàn tổ chức Đoàn do tính chất cần bảo mật của văn bản,
tài liệu được áp dụng việc mở sổ đăng ký văn bản đi riêng gồm: Sổ đăng ký quyết
định; Sổ đăng ký văn bản khác như công văn, báo cáo, thông báo, thông tri…
Tại Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh mỗi ban đều có sổ
đăng ký văn bản đi (Văn bản nội bộ). Văn bản nội bộ là các văn bản do cơ quan
ban hành gửi cho các đơn vị trong cơ quan nhằm ghi lại, truyền đạt lại thông tin
trong hoạt đọng nội bộ cơ quan để trao đổi các công việc.
Tài liệu nội bộ của Văn phòng, các ban, đơn vị thuộc cơ quan Trung ương
Đoàn ban hành phải đăng ký vào sổ “Văn thư đi”, cấp một hệ thống số cho các thể
loại văn bản và xếp thứ tự theo năm văn thư.
23


Các loại văn bản, tài liệu mật phát hành đăng ký theo dõi vào sổ riêng
nhưng lấy cùng hệ thống số, ký hiệu của thể loại văn bản.
Văn thư cơ quan chỉ quản lý những văn bản, công văn quan trọng của cơ

quan. Công văn Đăng ký theo năm văn thư (dương lịch) từ ngày 01 tháng 01 đến
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đã áp dụng phần mềm
quản lý văn bản Lotus Notes một cách triệt để có hiệu quả. Với sự phát triển của
khoa học công nghệ đòi hỏi người cán bộ văn thu phải nhạy bén và thích ứng kịp
thời để đảm bảo hiệu quả công việc.
Việc quản lý văn bản đi của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí
Minh được thực hiện đúng quy định giúp đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, đây là
mắt xích quan trọng và trực tiếp tác động tích cực giúp giải quyết công việc của cơ
quan một cách khoa học.
Mẫu sổ đang ký văn bản đi
Số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn cụ thể
như sau:
Thống kê số lượng văn bản đi
Loại văn bản
Báo cáo

Số lượng ban Số lượng ban
hành năm
hành năm
2008
2009

Số lượng ban
hành năm
2010

Số lượng ban
hành năm
2011

64

89

49

74

Thất lạc số
liệu

1171

1114

1810

Hướng dẫn

14

89

12

18

Kế hoạch

66

01

62

104

Nghị quyết

02

01

03

00

Nghị quyết
liên tịch

03

06

02

02

Quyết định

520

549

433

1222

Thông báo

147

127

91

121

Thông tri

15

05

04

12

Chỉ thị

03

17

0

01

Tổng số

770

2055

1721

3364

Công văn

5. Làm thủ tục gửi văn bản đi
Văn thư cơ quan phải đảm bảo phát hành văn bản, tài liệu kịp thời, chính
xác… Các văn bản, tài liệu hoả tốc, thượng khẩn cán bộ văn thư phải trực tiếp
24