Thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại công ty cổ phần phi khoa

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Chuyên đề tốt nghiệp, với đề tài “Thực trạng xây dựng văn
hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa”, là kết quả tìm hiểu và nghiên cứu của
riêng em, dưới sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Đăng Việt. Các số liệu và kết quả nêu
trong bài tiểu luận là trung thực. Các thông tin trong bài tiểu luận đã được chỉ rõ nguồn
gốc.

1


MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN............................................................................................................................................5
Trong thời gian thực tập em đã tìm hiểu được rõ hơn một số vấn đề thực tế về thực trạng xây dựng
văn hóa công sở tại doanh nghiệp. Điều đó làm cho kiến thức của em dần được củng cố hơn. Trong
khi thời gian học ở trường là tương đối ít. Nhưng những kiến thức lý thuyết cũng là nền tảng phục vụ
lâu dài cho quá trình học tập, nghiên cứu và làm việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn ban giám
đốc Công ty cổ phần Phi Khoa đã tạo điều kiện cho em được làm việc và học hỏi trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn người trực tiếp chỉ dẫn
chúng em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn các thầy cô trong khoa động lực, các thầy cô
của trường Đại học nội vụ Hà Nội đã giảng dạy nền tảng cho em suốt những năm qua. Bài báo cáo
thực tập là một số kiến thức nhỏ em học hỏi trong quá trình làm việc. Em rất mong nhận được ý kiến
đóng góp của quý thầy cô. ......................................................................................................................5
Em xin chân thành cảm ơn!.....................................................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................................6
1. Lý do lựa chọn đề tài.......................................................................................................................6
2. Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................................6
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài.........................................................7
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu...................................................................................................7
5. Các phương pháp nghiên cứu..........................................................................................................7
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.............................................................................................8
7. Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................................8

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA.....................................9
1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty cổ phần Phi Khoa........................9
1.1. Thông tin chung về Công ty......................................................................................................9
1.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................................................10
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ
phần Phi Khoa....................................................................................................................................13
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.............................................................13
2.2. Sơ đồ bố trí các phòng, ban của Công ty.................................................................................15
3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty...........................................................................................15
4. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành của
Công ty..............................................................................................................................................17

2


5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty................................................24
5.1. Nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.....................................24
5.2. Bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng...........................24
PHẦN II. PHẦN NỘI DUNG.....................................................................................................................28
CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI DOANH NGHIỆP..........28
1.1. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của công sở...............................................................................28
1.1.1. Khái niệm.............................................................................................................................28
1.1.2. Đặc điểm của công sở hành chính.......................................................................................29
1.1.3. Nhiệm vụ của công sở hành chính.......................................................................................29
1.2. Văn hoá tổ chức..........................................................................................................................29
1.2.1. Văn hoá................................................................................................................................30
1.2.2. Văn hoá tổ chức...................................................................................................................30
1.3. Văn hoá công sở ........................................................................................................................30
1.3.1. Khái niệm văn hoá công sở .................................................................................................30
1.3.2. Những yếu tố của văn hóa công sở......................................................................................32

1.3.2.1. Hệ thống các giá trị.......................................................................................................32
1.3.2.2. Đạo đức của cán bộ công chức.....................................................................................33
1.3.2.3. Tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ........................................................34
1.3.2.4. Giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức trong công sở.................................................34
1.3.2.5. Phương pháp, cách thức quản lý, phong cách tổ chức điều hành, mối quan hệ, lề lối
làm việc......................................................................................................................................34
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI KHOA.............36
2.1. Về qui chế làm việc và việc thực hiện qui chế làm việc nơi công sở...........................................36
2.2. Về thời gian làm việc và việc sử dụng thời gian làm việc............................................................36
2.3. Về cách bài trí công sở và nơi làm việc.......................................................................................37
2.4. Về trang phục, lễ phục................................................................................................................37
2.5. Về giao tiếp, ứng xử, quan hệ trong công sở..............................................................................38
2.5.1. Về cách xưng hô trong công sở............................................................................................38
2.5.2. Về thái độ ứng xử................................................................................................................38

3


2.5.3. Về quan hệ đồng nghiệp......................................................................................................38
2.6. Về môi trường làm việc..............................................................................................................39
2.7. Một số ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân....................................................................................39
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHI
KHOA.....................................................................................................................................................41
3.1. Thường xuyên tổng kết, đánh giá thực tiễn về văn hoá công sở trong Công ty..........................41
3.2. Tăng cường cở sở vật chất, kỹ thuật và tài chính cho việc thực hiện văn hoá công sở tại Công ty
..........................................................................................................................................................42
3.3. Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục ý thức thực hiện văn hoá công sở cho cán bộ tại Công ty.....42
KẾT LUẬN...............................................................................................................................................43
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................................44

4


LỜI CÁM ƠN
Trong thời gian thực tập em đã tìm hiểu được rõ hơn một số vấn đề thực tế về
thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại doanh nghiệp. Điều đó làm cho kiến thức của
em dần được củng cố hơn. Trong khi thời gian học ở trường là tương đối ít. Nhưng
những kiến thức lý thuyết cũng là nền tảng phục vụ lâu dài cho quá trình học tập,
nghiên cứu và làm việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc Công ty cổ
phần Phi Khoa đã tạo điều kiện cho em được làm việc và học hỏi trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn người trực
tiếp chỉ dẫn chúng em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn các thầy cô trong
khoa động lực, các thầy cô của trường Đại học nội vụ Hà Nội đã giảng dạy nền tảng
cho em suốt những năm qua. Bài báo cáo thực tập là một số kiến thức nhỏ em học hỏi
trong quá trình làm việc. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

5


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Xuất phát từ bản chất của Nhà nước ta và từ mục đích chung của cả chương trình tổng
thể cải cách hành chính, vấn đề xây dựng văn hóa công sở đã được đặt ra trong giai đoạn cải
cách hành chính từ năm 2010 – 2015. Thực chất của việc xây dựng văn hóa công sở là công
khai, minh bạch về thủ tục trong giải quyết các công việc cho các tổ chức, công dân, cũng như
về các quy định quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ;
xây dựng lề lối, mối quan hệ làm việc thật sự khoa học, hiệu quả, thiết thực nhằm bảo đảm kỷ
cương, kỷ luật trong cơ quan nhà nước; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở (thực hành dân
chủ) nhằm phát huy tính chủ động, tích cực, sự tương trợ, đồng thuận và trách nhiệm của mọi

cán bộ, công chức.
Xây dựng văn hóa công sở là nhằm đáp ứng yêu cầu chung của cán bộ, công chức:
mong muốn được làm việc, được đánh giá, đãi ngộ và phát triển trong môi trường dân chủ, công
bằng theo tinh thần Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Không sợ thiếu mà chỉ sợ không công
bằng”. Mặt khác xây dựng văn hóa công sở là một đòi hỏi khách quan đối với Nhà nước trong
điều kiện nước ta tham gia hội nhập kinh tế quốc tế.
Xây dựng văn hóa công sở còn nhằm khắc phục các thói tệ quan liêu, lộng quyền,
cửa quyền, gia trưởng, đặc quyền, đặc lợi, thành kiến, chụp mũ, trù dập người trung thực,
thẳng thắn. Thông qua đó khơi dậy ở người cán bộ, công chức tinh thần yêu nước, ý thức
trách nhiệm xã hội và thái độ trung thực, dũng cảm, kiên quyết đấu tranh bảo vệ công lý, lẽ
phải, bảo vệ lợi ích của Nhà nước. Đó chính là nền tảng giúp cho công tác thanh tra, kiểm
tra từ trong nội bộ cũng như từ trên xuống đối với các cơ quan nhà về thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí, tham nhũng cũng như các sai phạm khác đạt được hiệu quả thiết thực.
2. Lịch sử nghiên cứu
Văn hoá công sở, nói một cách khái quát là các hành vi và quy ước mà con
người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ của mình với người khác. Văn hoá
công sở bao gồm cả những quy định chính thức, được ghi nhận thành văn bản của một
Công ty và những quy định bất thành văn. Do vậy, đây là một vấn đề mà các nhà khoa
học, các nhà văn hoá và các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Lĩnh vực này đã có một số
6


công trình khoa học đã được đăng tải trên các giáo trình, sánh chuyên khảo, luận văn,
tạp chí. Chuyên đề nêu ra những thực trạng kế thừa các bài nghiên cứu trước nhằm
hoàn thiện thực trạng văn hóa công sở.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu xây dựng văn hóa công sở tại
Công ty cổ phần Phi Khoa về phương diện lý luận và thực tiễn.
- Phạm vi nghiên cứu.
+ Không gian: Thực tiễn của việc xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần

Phi Khoa.
+ Thời gian: Khảo sát thực tế tại Công ty từ ngày 16/07/2016 đến 16/09/2016.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn của việc xây dựng văn hóa công sở tại
Công ty cổ phần Phi Khoa. Từ đó đưa ra những quan điểm và giải pháp để nâng cao
văn hoá công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa đạt hiệu quả cao đáp ứng yêu cầu thiết
yếu của Công ty.
Để đạt được mục tiêu trên, chuyên đề có các nhiệm vụ sau đây:
- Làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ
phần Phi Khoa;
- Phân tích, đánh giá và thực tiễn của việc xây dựng văn hóa công sở tại Công ty
cổ phần Phi Khoa;
- Trên cơ sở quá trình phân tích, đánh giá thực trạng đó đề xuất những giải pháp
để nâng cao văn hoá công sở tại Công ty cổ phần Phi Khoa.
5. Các phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát thực tiễn
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử; phương pháp lịch sử;
đồng thời có sử dụng tổng hợp các phương pháp phân tích- tổng hợp; phương pháp so
sánh; lấy mẫu, phỏng vấn khảo sát thực tế trong quá trình giải quyết những vẫn đề đặt
ra của chuyên đề.
7


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Chuyên đề góp phần đánh giá xây dựng thực tiễn về văn hoá công sở tại Công
ty cổ phần Phi Khoa, tạo thêm nguồn dữ liệu thực tiễn làm cơ sở cho việc hoạch định
những chính sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế về văn hoá công
sở trong Công ty. Kết quả nghiên cứu có thể trở thành tài liệu tham khảo cho văn hoá
công sở tại Công ty.

7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận chuyên đề thực tập được chia thành 02 phần và 03
chương:
- Phần 1. Khảo sát công tác văn phòng của Công ty cổ phần Phi Khoa.
- Phần 2. Phần nội dung:
+ Chương 1. Những lý luận chung về xây dựng văn hóa công sở tại doanh
nghiệp.
+ Chương 2. Thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Phi
Khoa.
+ Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao văn hóa công sở tại Công ty cổ
phần Phi Khoa.

8


PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
PHI KHOA
1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty cổ phần Phi
Khoa
1.1. Thông tin chung về Công ty
- Tên Công ty: Công ty cổ phần Phi Khoa
- Tên giao dịch: PHI KHOA CORP
- Mã số thuế: 0304506905
- Địa chỉ: 149B Trương Định, Phường 9, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Đại diện pháp luật: Trương Đình Thạc
- Ngày cấp giấy phép: 27/07/2006
- Ngày hoạt động: 01/09/2006 (Đã hoạt động 10 năm)
- Điện thoại: 0838112209 / 0838110786
- Ngành nghề kinh doanh chính: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu
động.

9


1.2. Cơ cấu tổ chức
 Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Phi Khoa
Ban giám đốc

Phòng
tổ chức
hành
chính

Khách
sạn 1

Các kiốt
bán hàng

Phòng
kế toán

Trung
tâm lữ
hành
quốc tế

Khách
sạn 2

Cắt tóc
gội đầu

Phòng
kinh
doanh

Phó
giám
đốc 1

Quản lý
nhà hàng
1-6

Bar
karaoke

Phó
giám
đốc 2

Trung tâm
CNTT

Trung
tâm
thương
mại

10

Cửa hàng
lưu niệm

Phó
giám
đốc 3

Xây dựng
cơ bản

Trung
tâm vật
lý trị liệu


(Nguồn : Phòng nhân sự)
 Chức năng và nhiệm vụ:
Để tồn tại và phát triển, Công ty cổ phần Phi Khoa đã phải luôn thay đổi cơ cấu
tổ chức quản lý phù hợp với tình hình kinh tế. Hiện nay công ty có một cơ cấu tổ chức
theo mô hình quản lý chức năng.
- Bộ phận điều hành:
Ban giám đốc bao gồm 1 giám đốc công ty và 3 phó giám đốc chịu trách nhiệm
về hoạt động kinh doanh của công ty. Trong đó giám đốc là người đứng đầu công ty,
đề ra và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh, thực hiện kế hoạch kinh doanh của
khách sạn, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của công ty. Giúp việc
cho giám đốc là 3 phó giám đốc chịu trách nhiệm theo dõi kiểm tra đôn đốc thực hiện
nội quy, quy chế, thi đua … của công ty, giúp giám đốc theo dõi mua sắm đầu tư các

thiết bị, các công tác đầu tư liên doanh liên kết…
- Phòng tổ chức hành chính tổng hợp:
Chịu trách nhiệm tổ chức sắp xếp cán bộ, công nhân viên trong công ty, giải
quyết các vấn đề về chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm y tế, các chế độ khen
thưởng, kỷ luật, công tác tuyển dụng cho công ty và các chế độ khác cho công nhân
viên.
- Phòng kế hoạch nghiệp vụ:
Có chức năng lập kế hoạch kinh doanh tham mưu cho giám đốc, xây dựng
các kế hoạch kinh doanh hàng năm, xây dựng các chỉ tiêu, định mức chi phí … và giao
cho cho các bộ phận thực hiện, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện tại các
bộ phận, cung ứng vật tư hàng hoá thiết bị của công ty
- Phòng kế toán thu ngân:
Chịu trách nhiệm quản lý tiền vốn và tài sản của công ty, tổ chức hạch toán
các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty đúng với chế độ kế toán hiện
hành của nhà nước.
- Bộ phận lễ tân:
11


Là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của khách sạn, là
trung tâm đầu mối của khách sạn, là bộ phận thường xuyên và là nơi đầu tiên tiếp xúc
với khách hàng do đó có ảnh hưởng rất lớn đến sự cảm nhận đầu tiên của khách. Tại
đây diễn ra hoạt động đặt phòng, đăng ký giữ phòng, trao đổi thông tin, cung cấp thông
tin về nhà buồng, giá phòng cho khách hàng; chuyển phát thông tin đến các bộ phận
khác trong khách sạn, là người đại diện cho khách sạn trong việc quan hệ với khách
hàng, mở rộng các mối quan hệ liên doanh liên kết, hợp tác kinh doanh. Lễ tân cũng là
nơi nắm rõ các thông tin về khách và giải quyết các phàn nàn thắc mắc của khách hàng.
- Bộ phận buồng:
Thực hiện chức năng kinh doanh buồng ngủ. Chịu trách nhiệm chăm lo nơi nghỉ
ngơi cho khách trong suốt thời gian khách lưu trú tại khách sạn, tiếp đón khách ân cần nhiệt

tình. Quản lý phòng về mặt vệ sinh, trang thiết bị, quản lý khách, cung cấp các dịch vụ
phòng cho khách. Dọn phòng vệ sinh hàng ngày, thay và bổ xung các thiết bị cần thiết theo
tiêu chuẩn của khách sạn và loại buồng khách đang thuê. Giải quyết các phàn nàn thắc mắc
của khách trong phạm vi của bộ phận
- Bộ phận bàn, bếp:
Phục vụ nhu cầu ăn uống của khách, phục vụ các buổi tiệc liên hoan, hội nghị,
hội thảo theo theo yêu cầu của khách theo khảc năng phục vụ; xây dựng thực đơn, tổ
chức mua, bán và nhập kho thực phẩm …
- Bộ phận giặt là:
Làm nhiệm vụ giặt là cho khách khi khách có yêu cầu; đáp ứng yêu cầu giặt là
của các bộ phận khác trong khách sạn.
- Bộ phận bảo dưỡng:
Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng những tài sản, thiết bị của công ty, các
trang thiết bị trong phòng của khách sạn, cung cấp các điều kiện kỹ thuật cần thiết để
khách sạn hoạt động bình thường.
- Bộ phận bảo vệ:
Chịu trách nhiệm về tài sản của khách hàng, tài sản của khách sạn, đảm bảo an
12


toàn trật tự an ninh cho khách sạn.
- Bộ phận các dịch vụ bổ xung:
Bộ phận này có nhiệm vụ đáp ứng các nhu cầu bổ xung của khách như:
massage, cho thuê phòng hội thảo hội nghị, thể thao …
- Trung tâm lữ hành:
Khai thác thị trường khách trong nước và ngoài nước, tìm kiếm nguồn khách
cho khách sạn. Đồng thời tổ chức thực hiện các tour du lịch trong nước và nước ngoài.
Thực hiện việc tìm hiểu thị trường khách, quảng bá và giới thiệu sản phẩm của công ty
với khách hàng, các đại lý lữ hành…
- Trung tâm công nghệ thông tin:

Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa hướng dẫn sử dụng các thiết bị điện tử, viễn
thông, hệ thống điện thoại, tổng đài, internet… cung cấp cho khách hàng. Nghiên cứu
ứng dụng, phát triển mạnh công nghệ tin trong kinh doanh khách sạn …
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
của Công ty cổ phần Phi Khoa
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
 Cơ cấu tổ chức của văn phòng:
Trưởng phòng

Phó phòng

Văn thư – Lưu trữ

Bảo vệ - tạp vụ

 Chức năng, nhiệm vụ:
13

Lái xe – quản lý


Với cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng này đã đảm bảo được các yêu tố của một
phòng Hành chính tổ chức về:
Tính tinh gọn: với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng Hành
chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi sát hơn trong
việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện cho các nhân
viên làm việc hiệu quả hơn.
Tính hiệu lực: với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng đảm bảo tuân thủ
nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng
trong tổ chưc.

Tính linh hoạt: Phòng hành chính tổ chức với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã luôn
nắm bắt và ứng phó kịp thời trước các diễn biến của thị trường cùng với sự thay đổi
của các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho Ban giám đốc
trong hoạt động quản lý và điều hành công ty.
- Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo
chung toàn bộ các hoạt động của phòng. Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm chức vụ
Trưởng phòng Kế toán, là người phụ trách các mặt về hoạt động tài chính của công ty.
- Phó phòng Tổ chức Hành chính: là người giúp Trưởng phòng giải quyết những
công việc thuộc lĩnh vực tổng hợp như:
- Giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác tuần,
tháng, quý, năm.
- Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên và công nhân trong công
ty.
- Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác: tạp vụ, lễ tân, bảo vệ.
- Triển khai công việc được Trưởng phòng phân công.
- Đón tiếp khách, tổ chức hội nghị, các cuộc họp của lãnh đạo.
Ngoài các nhiệm vụ trên, phó phòng còn đảm nhiệm công việc Thủ quỹ của
phòng Kế toán.

14


2.2. Sơ đồ bố trí các phòng, ban của Công ty
Sơ đồ bố trí các phòng, ban của Công ty

Phòng kế

Phòng giám
HỘI TRƯỜNG

đốc

Chú ý:

toán

hướng đi

3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty
Công tác văn thư – lưu trữ là đầu mối thông tin không thể thiếu được trong hoạt
động kinh doanh của Công ty. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ của Công ty
không ngừng được cải thiện. Vì vậy việc giải quyết công văn giấy tờ tại Công ty rất
nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao.
- Công tác văn thư, lưu trữ ở đơn vị thực hiện theo phương châm “Bảo quản tài
liệu lưu trữ an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, công văn giấy tờ của
Công ty đều được lưu trữ tốt. Mặt khác, Công ty còn làm tốt công tác bổ sung, sưu tầm,
tiếp nhận những tài liệu về nguồn gốc quá trình hình thành của Công ty, các tài liệu
liên quan đến chiến lược phát triển kinh tế - xã hội…

15


Theo thống kê, số lượng văn bản đến của Công ty cổ phần Phi Khoa từ năm
2012-2015 như sau :
STT
1
2

Loại văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản hành chính

Năm
2012 2013 2014 2015
100 120 150 170
200 240 280 320

Văn bản
Văn bản

Thống kê số lượng văn đi đến của Công ty cổ phần Phi Khoa từ năm 2012-2015,
như sau :
STT
1

Loại văn bản
Văn bản hành chính

Năm
2012 2013 2014 2015
250 370 420 485

Văn bản

- Hiện nay tổ văn thư – lưu trữ được biên chế 02 cán bộ chuyên trách có trình độ
trung cấp về văn thư – lưu trữ, trong đó có một nhân viên có thâm niên 10 năm gắn bó
với công việc ở công ty. Do đó mà họ có kinh nghiệm trong việc xử lý, giải quyết
công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ tại công ty.
- Sổ sách nghiệp vụ của Công ty được tổ chức theo đúng quy định, công văn đi,
đến được đăng ký, chuyển giao kịp thời đúng địa chỉ. Công văn đi ban hành đúng thẩm

quyền, bảo đảm đúng thề thức. Công văn có độ mật được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an
toàn tuyệt đối. Quản lý sử dụng con dấu nghiêm túc, thực hiện việc triển khai các văn
bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong toàn thể cán bộ của
công ty nhằm để nghiên cứu soạn thảo văn bản tham mưu đúng thể thức và nhanh
chóng.
- Hình thức tổ chức văn thư – lưu trữ của cơ quan là tập trung; tất cả các công
việc: Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn,
trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục chuyển giao công văn đi của cấp ủy đều tập
trung ở tại Văn phòng của Công ty.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc của cấp trên, từng cán bộ luôn
thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhận thức sâu chế độ công văn, giấy tờ và chế độ bắt
buộc đối với tất cả cán bộ trong đơn vị.
16


- Trong thời gian qua Đảng và Nhà nước có nhiều quan tâm, đã ban hành nhiều
văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó lãnh đạo Công ty cổ phần Phi
Khoa đã quán triệt thực hiện các quy định của Đảng và Nhà nước, hàng năm cử cán bộ
tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về công tác văn thư cho cán bộ Văn phòng.
- Được sự quan tâm của cấp ủy Đảng, nên công tác văn thư – lưu trữ của cơ
quan đã đi vào nề nếp. Công tác văn thư là hoạt động tất yếu không thể thiếu được của
cơ quan, là tiền đề bảo đảm thông tin phục vụ sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng, đáp ứng
yêu cầu nhiệm vụ, giảm tệ quan liêu giấy tờ góp phần đẩy mạnh hoạt động của các cơ
quan, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước cũng như của cơ quan đơn vị, nâng cao
trình độ khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ. Bên cạnh đó nhờ sự phối hợp nhịp
nhàng giữa các bộ phận trong Công ty có tính khoa học nên công tác văn thư - lưu trữ
của bộ phận văn phòng đơn vị đã thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ.
- Nhìn chung công tác văn thư – lưu trữ ở Công ty cổ phần Phi Khoa được tạo
mọi điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các khâu nghiệp vụ như:
Tham gia các đợt tập huấn do cấp trên tổ chức; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

VĂN BẢN ĐẾN
đi, đến; trong quản lý và sử dụng con dấu đều được thực hiện đúng quy định của Nhà
nước cũng như quy định cụ thể của cơ quan.
- Cán Văn
bộ văn
trò, trao
bảnthư,
phảilưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát
Vănhuy
bảnvai
không
phải
vào
sổ
đổi học tập, đúc vào
kết những
kinh nghiệm của người đi trước để hoàn thành nhiệm vụ.
sổ
- Công tác bảo quản tài liệu tương đối được an toàn, lãnh đạo công ty tích
cực quan tâm đầu tư cho phòng đọc để thuận tiện cho việc nghiên cứu, sử dụng tài
Bóc bì,
Gồm sách báo, tạp chí,
liệu tại chỗ; quan tâm đầu tư đúng mức đến chế độ phòng cháy,thư
chữa
cháy,các
cáchóa
thiết
riêng,
đơn
đóng dấu đến lên văn

nước…
bị điện đủ ánh sáng, có cầu dao ngắt toàn bộ mạch điện khi có sự cố điện,
xảy ra.
bản
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo yêu cầu của cấp trên, từng cán bộ thể hiện
tốt tinh thầnVào
trách
là chế cho
độ bắt
Chuyển
cácbuộc
phòng
sổ nhiệm,
đăng kínhận thức sâu sắc chế độ công tác giấy tờ
ban, đơn vị
đối với tất cả văn
cán bản
bộ, công
đến nhân viên Nhà nước.
4. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ
sơ hiệnTrình
hànhlãnh
củađạo
Công ty

Lấy chữ ký

phê duyệt

xác nhận

17

Chuyển giao
và lấy chữ ký xác nhận


Qui trình xử lý văn bản đến tại Công ty cổ phần Phi Khoa
- Công ty đã gộp sổ đăng ký văn bản đến với sổ chuyển giao văn bản làm một
và lấy tên là sổ chuyển giao công văn nội bộ. Việc gộp hai sổ làm một tuy là giúp cán
bộ văn thư giảm bớt quản lý một quyển sổ nhưng đã làm mất đi ý nghĩa của cuốn sổ
chuyển giao văn bản, vì thông qua sổ chuyển giao văn bản Ban lãnh đạo cơ quan có thể
biết được các thông tin như: ngày giờ chuyển, cá nhân hay đơn vị nhận…các yếu tố
này giúp cho việc quản lý quá trình chuyển giao văn bản được chặt chẽ hơn, chính xác
hơn. Theo qui định thì tất cả các cá nhân, đơn vị khi nhân văn bản đều phải ký tên vào
cuốn sổ này.
18


- Sổ đăng ký văn bản đến sử dụng để ghi chép tất cả văn bản giấy tờ đến cơ
quan. Qua cuốn sổ này giúp lãnh đạo cơ quan xác định được số lượng văn bản đến
Công ty hàng ngày, hàng tuần, tháng và nội dung các văn bản đó và ai có trách nhiệm
giải quyết. Chính vì vậy để đảm bảo tính thẩm mỹ, khoa học, chất lượng cho cuốn sổ
cả về nội dung lẫn hình thức nên trong quá trình quản lý, ghi chép cán bộ văn thư cũng
đã đảm bảo được các yêu cầu sau:
+ Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác, không viết tắt những từ không thông
dụng, không sử dụng bút chì để ghi chép. Tuy nhiên khi vào sổ đăng kí văn bản đến và
đi vẫn còn hiện tượng dập xóa.
+ Trong quá trình sử dụng đã chú ý cẩn thận, khéo léo tránh làm ướt hay bẩn,
rách.
+ Hết giờ làm việc cán bộ văn thư cất sổ vào tủ có khóa trước khi về.

+ Số đến (hay số thứ tự văn bản đến) ghi liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến số
cuối cùng ngày 31/12 hàng năm.
 Trình lãnh đạo phê duyệt: Nguyên tắc tất cả các văn bản giấy tờ của Công ty
sẽ không có giá trị khi chưa có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo (gồm TGĐ, các
PGĐ).
 Phân phối và chuyển giao văn bản: sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh
đạo thì văn thư tiến hành chuyển văn bản đến nơi nhận. Trước khi chuyển văn thư luôn
lưu ý:
- Nếu là văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc hẹn giờ” hoặc những văn
bản có đóng dấu mật thì văn thư có trách nhiệm chuyển ngay cho Ban lãnh đạo để kịp
thời giải quyết.
- Còn đối với các văn bản gửi tới cơ quan mang tính chất điều lệ bắt buộc của
Nhà nước ban hành: thông tư, quyết định, hay chính sách thay đổi bổ sung về lĩnh vực
hoạt động nào đó của cơ quan như: vốn, các công trình được phép thi công khi tiến
hành phân phối văn thư lưu giữ lại bản gốc để lưu hồ sơ. Trong nhiều năm gần đây
Công ty thường không có những văn bản mang tính chất mật, khẩn…như trên gửi đến.
 Tổ chức giải quyết văn bản đến: Trong nhiều năm gần đây Công ty không có
19


văn bản mật đến nên việc tổ chức giải quyết văn bản đến của Công ty được tiến hành
theo cách giải quyết văn bản thường đó là nội dung công việc bên trong văn bản thuộc
phạm vi trách nhiệm của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó trực tiếp giải
quyết.
 Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản: Công việc này ít được Lãnh đạo Công
ty cũng như cán bộ văn thư quan tâm đến.
Tóm lại theo qui định của Công ty trong quá trình phân phối văn bản thì cán bộ
văn thư đã chuyển ngay văn bản đến lãnh đạo các đơn vị, phòng ban có trách nhiệm
giải quyết. Tuyệt đối không nhờ người không liên quan nhận hay gửi hộ.

20


Cán bộ văn thư tiếp nhận
VB từ các cá nhân, đơn
vị, phòng ban

Ghi số, ngày tháng, đóng
dấu CQ và dấu chức danh
vào VB

Vào sổ đăng ký
văn bản đi.

Văn bản gửi
cơ quan ngoài

Văn bản
gửi nội bộ

Gửi qua bưu điện
Lấy chữ kí
xác nhận
Lấy chữ kí xác
nhận hoặc hóa
đơn
Qui trình xử lý văn bản đi tại Công ty cổ phần Phi Khoa
(Nguồn: Phòng văn thư)
 Quy trình giải quyết văn bản đi:
 Tại Công ty cổ phần Phi Khoa thì qui trình giải quyết văn bản được thực

hiện như sau:
- Tất cả văn bản, giấy tờ do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn
21


tất việc soạn thảo thì cán bộ văn thư có trách nhiệm trình lên lãnh đạo ký duyệt , xin ý
kiến. Còn mọi văn bản, giấy tờ do các phòng ban chức năng soạn thảo thì nhân viên tại
phòng ban đó tự mang những văn bản, giấy tờ đó tới Ban lãnh đạo Công ty để xin ký
duyệt, rồi sau đó chuyển tới phòng văn thư hoàn tất mọi thủ tục để gửi đi, cán bộ văn
thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó.
- Tiếp theo cán bộ văn thư tiến hành vào sổ đăng ký “Văn bản đi” của Công
ty. Sổ đăng ký văn bản đi được sử dụng để ghi tất cả các văn bản, giấy tờ mà Ban giám
đốc Công ty cũng như các phòng ban chức năng đã gửi đi. Qua cuốn sổ này sẽ giúp
lãnh đạo Công ty nắm bắt được số lượng văn bản, giấy tờ mà Công ty đã gửi hàng
ngày, hàng tuần, tháng, năm và nội dung những văn bản đó đề cập đến những vấn đề
gì? Nơi nhận là cơ quan, đơn vị nào. Từ đó giúp lãnh đạo Công ty có thể chủ động nắm
bắt được mọi tình hình hoạt động của Công ty.
Việc vào sổ đăng kí văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện như sau
+

Số thứ tự văn bản đi được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến số cuối

cùng ngày 31/12 hàng năm.
+

Tiến hành đóng dấu lên văn bản: Dấu tròn được đóng trùm lên 1/3 chữ ký

về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải. Có bao nhiêu
văn bản thì đóng bấy nhiêu dấu. Khi đóng dấu cán bộ văn thư đã hết sức thận trọng
tránh bỏ sót văn bản, đóng ngược hoặc mờ…

+

Cũng như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi cũng được ghi

chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bằng bút bi…
- Chuyển giao văn bản
+

Chia văn bản theo nơi nhận: Chia văn bản theo nơi nhận có tác dụng giúp

cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian khi chuyển văn bản, hạn chế phải đi lại nhiều
khi đến cùng một nơi nhận. Từ đó sẽ tiết kiệm được công sức cũng như kinh phí đi lại.
°Việc chuyển giao văn bản được cán bộ văn thư trực tiếp chuyển giao nhưng
phòng văn thư Công ty không tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản mà họ chỉ thực
hiện việc chuyển giao một cách hết sức đơn giản là chuyển văn bản cho nhân viên của
phòng ban, đơn vị đó mà không lấy chữ kí xác nhận.
22


- Đóng dấu, ghi số lên bì văn bản
+

Cán bộ văn thư luôn chú ý đóng dấu, ghi số trên bì văn bản: bởi đóng dấu,

ghi số lên bì văn bản là thủ tục hết sức cần thiết trước khi phát hành văn bản đi. Việc
làm này xác định lại một lần nữa đây là văn bản thứ bao nhiêu mà Công ty phát hành
trong ngày, tuần, tháng, năm vừa qua. Giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được mọi tình
hình của Công ty từ đó có kế hoạch giải quyết cho phù hợp.
+

Về bì đựng văn bản: Bì đựng văn bản được xem là một trong những yếu tố

có ảnh hưởng không nhỏ đến danh tiếng cũng như uy tín của Công ty. Trong thực tế thì
rất ít doanh nghiệp coi trọng vấn đề này, đôi khi họ chỉ làm cho được việc mà không
quan tâm đến bì đựng có đúng qui định hay không.
°Bì đựng văn bản của Công ty là loại giấy dầy, không mủn, không nhìn thấu
qua được và khó bóc.
°Khi cho văn bản vào phong bì cán bộ văn thư thực hiện rất nhẹ nhàng, khéo
léo không làm dày quá, chật qúa, khi tem không làm dây hồ vào văn bản. Ngoài bì
đựng văn bản cán bộ văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ chính xác tên, địa chỉ cơ quan nhận và
tên người nhận khớp với nơi nhận ghi trong văn bản.
°Theo qui định khi số lượng văn bản nhiều thì cán bộ văn thư phải sử dụng
phong bì to và lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì đó. Tuy nhiên thực
tế em quan sát được, Công ty rất ít khi gửi văn bản đi với số lượng nhiều, nếu có thì
phòng văn thư cũng không lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì.
- Gửi văn bản đi
Gửi văn bản đi có thể dưới nhiều hình thức chuyển khác nhau nhưng thông
thường văn thư Công ty gửi văn bản đi thông qua các hình thức sau:
+

Gửi qua bưu điện HP: Cán bộ văn thư mang phòng bì đựng văn bản đến

bưu điện và làm thủ tục gửi đi, sau đó lấy hóa đơn xác nhận của bưu điện.
+

Cán bộ văn thư trực tiếp chuyển tới cá nhân, đơn vị:

°Đối với các văn bản chuyển trong nội bộ Công ty: Phòng văn thư không tiến
hành lập sổ giao chuyển giao văn bản nội bộ mà việc chuyển giao chỉ được cán bộ văn
23

thư thực hiện một cách rất đơn giản như sau: cán bộ văn thư trực tiếp chuyển văn bản
tới từng phòng ban, đơn vị nào thì cán bộ phòng ban đơn vị đó nhận văn bản, cán bộ
văn thư lấy chữ kí xác nhận để xác nhận là phòng ban, đơn vị đó đã nhận được văn
bản.
°Phòng văn thư chỉ có 01 cán bộ văn thư (là phó phòng tổ chức hành chính
kiêm công tác văn phòng) và 01 nhân viên văn phòng, công viêc trong văn phòng chủ
yếu do cán bộ văn thư này đảm nhiệm. Nhiều thời điểm cán bộ văn thư quá bận nên đã
giao cho nhân viên văn phòng trực tiếp chuyển tới người nhận nhưng văn bản vì lý do
nào đó đã không được gửi tới người nhận.
+ Thông qua lãnh đạo đi công tác…
Tóm lại dù ở bất cứ hình thức chuyển gửi nào cán bộ văn thư cũng đã cố gắng
đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đúng địa chỉ.
5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty
5.1. Nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
Cơ chế mới đòi hỏi có sự cạnh trang gay gắt trong xu thế chung đó vai trò của
văn phòng ngày càng được khẳng định. Trong đó yếu tố trang thiết bị có tính chất
quyết định sự đứng vững của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế. Công ty cổ phần Phi
Khoa mặc dù đã đã nắm bắt được nhu cầu mới song vẫn chưa mạnh dạn đầu tư trang
thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh,hệ thống trang thiết bị vẫn chưa hiện đại
cho nên năng suất lao động còn bị hạn chế.
5.2. Bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng
Trụ sở Công ty là nơi làm việc của Công ty. Hàng ngày diễn ra các hoạt động
quản lý của Công ty bao gồm các hoạt động bên trong và các hoạt động giao tiếp với
các Công ty khác với nội dung bên ngoài. Trong đó có các công chức thực thi nhiệm
vụ của mình để hoàn thành mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của Công ty. Trụ sở làm việc
của Công ty phải thể hiện đựơc bộ mặt của Công ty, phải phù hợp với nhiệm vụ của
Công ty, không phô trương hình thức và cũng không quá mức. Là một Công ty văn
phòng, tổng công ty thực hiện vai trò quản lý – lãnh đạo, trong việc bố trí trụ sở tổng

công ty đã thể hiện được sự uy nghiêm, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để
24


phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của Công ty. Việc bố trí các phòng ban để
đảm bảo được sự khoa học, hiện đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất
định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối
kết hợp công việc, tránh những chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến
làm việc tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn
giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rất nhiều
vào điều kiện cơ sở vật chất. Bản thân tổng công ty vẫn còn tồn tại một số điểm không
thuận lợi trong việc bố trí mà Công ty đang nghiên cứu để tìm ra những phương án hợp
lý hơn.
Hoạt động của các Phòng ban trong Công ty chủ yếu diễn ra trong các phòng
làm việc. Phòng làm việc của công chức đó là những khoảng không gian nhất định
được trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện và hoàn thành
tốt công việc thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình.
Việc bố trí trang thiết bị trong phòng làm việc có một ý nghĩa khá quan trọng
đối với tinh thần, thái độ của công chức. Nó phải đảm bảo tính khoa học, hiện đại và
hợp lý nhất từ vị trí ngồi cho đến sự phù hợp của trang thiết bị của từng người, và với
công việc. Đồng thời, việc bố trí trang thiết bị cũng cần tính đến điều kiện diện tích nơi
làm việc cho công chức để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất. Diện tích cho mỗi
phòng làm việc cần phải tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của mỗi công chức và khả
năng của mỗi Công ty. Phòng làm việc có thể bố trí nhiều hay ít người và với mỗi cách
bố trí sẽ có những ưu, nhược điểm riêng. Xu thế hiện nay trên thế giới thường sử dụng
phương án phòng nhiều người với ưu điểm là đảm bảo được luồng công việc, khả năng
giám sát lẫn nhau. Hơn nữa còn nhiều người thì những chi phí cho trang thiết bị cũng
sẽ giảm.
Trong việc bố trí trang thiết bị phục vụ làm việc, Công ty đã có nghiên cứu để
tận dụng được không gian sát tường. Bàn ghế, tủ đựng… đều được trang bị khá đồng

bộ và hiện đại. Cơ quan sử dụng loại ghế xoay có thể điều chỉnh cho phù hợp vơi mỗi
người, bàn có ngăn kéo bên khá thuận lợi cho việc cất giữ tài liệu, vật dụng. Tuy nhiên,

25