Công tác lưu trữ tài liệu tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

LỜI CẢM ƠN
Mọi sự thành công của mỗi bản thân chúng ta luôn gắn liền với sự cố
gắng, sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người
khác. Trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy, hướng dẫn của
Giảng viên bộ môn, em đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi làm một
bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học.
Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Khoa Văn thư
– Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho em được tiếp cận với
môn học mà theo chúng em nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiên
cứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận. Đó là môn học “Phương pháp
nghiên cứu khoa học”
Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn Giảng viên TS. Bùi Thị Ánh Vân đã
tận tâm hướng dẫn em qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò
chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này. Nếu không có sự hướng
dẫn, tận tình chỉ bảo của cô thì em khó có thể hoàn thành được bài tiểu luận này.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô!
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2016
Tác giả


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Mọi
thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn
trung thực và được ghi rõ nguồn gốc.
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2016
Tác giả


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với các cơ quan hành chính
nhà nước nói chung và đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng. Công
tác lưu trữ ra đời là do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị. Nó là một ngành hoạt động trong công tác
quản lý nhà nước, đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản
lý.Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá
cao ý nghĩa, tầm quan trọng của Công tác Lưu trữ. Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu
trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu
lưu trữ là tài sản quý báu có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình,
tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương
châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học, kỹ
thuật.” Ngày nay công tác lưu trữ có tầm quan trọng đối với các lĩnh vực của
đời sống xã hội bởi thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có
độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, tính pháp lý và tính lịch sử của tài liệu
đã được pháp luật quy định. Do vậy việc lưu giữ công văn, tài liệu là một công
tác hết sức quan trọng.
Vai trò của công tác lưu trữ đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được
thể hiện cụ thể như sau: Thứ nhất, trong quá trình thực hiện công việc, phát sinh
ra rất nhiều nhiệm vụ cần phải giải quyết như hướng dẫn, tham mưu tư vấn cho
các cấp về công tác sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác ở
cấp mình, định kỳ đánh giá tình hình hoạt động của Trung tâm, đề xuất kiến
nghị, nêu biện pháp đẩy mạnh hiệu quả công việc trong từng năm từng giai
đoạn, đôn đốc kiểm tra và giám sát việc thực hiện, xét chọn các tập thể hoặc cá
nhân có thành tích xuất sắc để thực hiện chủ trương chính sách về thi đua – khen
thưởng cho cán bộ công nhân viên trong Trung tâm. Cho nên phải lưu trữ lại
toàn bộ tài liệu liên quan đến công việc để phục vụ công tác tra cứu, khai thác

thông tin vì nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có tính chính xác, độ tin cậy cao,
thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.
4


Toàn bộ nguồn thông tin trong tài liệu sử dụng để nghiên cứu đều đã qua
các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, tra tìm, loại bỏ
những văn bản trùng lặp không có giá trị về mặt thông tin, pháp lý để lựa chọn,
tổ chức khai thác sử dụng văn bản. Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu
trữ trong tài liệu cần nghiên cứu để xem xét, nhìn lại những vấn đề còn tồn đọng
từ đó tìm ra hướng giải cho phù hợp với các quy định trong tương lai. Quá trình
thu thập thông tin trong tài liệu lưu trữ thông qua nhiều khâu trung gian, được
thực tiễn kiểm chứng, nguồn thông tin có sự chọn lọc, phong phú đa dạng,
nhanh chóng, tiết kiệm sẽ giúp cho người tra cứu nhanh chóng tiếp cận được
thông tin cần thiết cho công việc của mình.
Là sinh viên của Khoa Văn thư – Lưu trữ sau khi đã được học tập và
trang bị đầy đủ những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại nhà trường chúng em
đã có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định. Với phương châm “học
phải đi đôi với hành”, lý luận gắn liền với thực tiễn, vì vậy chúng em muốn chọn
đề tài này để có thể vận dụng hết các kiến thức đã học vào thực tiễn, cụ thể là tại
Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương.
Do trước em trước đây đã đi thực tế ở đây một vài lần nên em dễ dàng
tiếp cận được nhiều nguồn thông tin khác nhau để làm nên được bài tiểu luận
này . Qua đó, em mong muốn đóng góp một số những ý kiến để xây dựng công
tác Lưu trữ cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện một cách có hiệu quả.
Với tất cả những lý do trên, em xin chọn đề tài “Công tác Lưu trữ tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài của bài tập tiểu luận.
2. Lịch sử nghiên cứu:
Khi thực hiện đề tài này, chúng em đã tìm đọc 1 số tài liệu như: Luật lưu
trữ (2011); Giáo trình Lưu trữ học của trường Cao đẳng Nội vụ (2009). Bên

cạnh đó, bài tiểu luận còn được dựa trên những thông tin từ bài tiểu luận chung
của nhóm 2 Lớp Đại học Liên thông Lưu trữ học 15A.
Ngoài những tài liệu trên, nhóm chúng em còn truy cập vào trang web
Trung tâm để tìm hiểu thêm các thông tin quan trọng làm cơ sở hoàn thiện nội
dung trong bài tiểu luận này
5


3. Mục tiêu nghiên cứu:
-

Nghiên cứu về Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cụ thể:
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Thực trạng Công tác lưu trữ tại đơn vị
Đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện nâng cao
công tác lưu trữ.
4. Đối tượng nghiên cứu:
Công tác lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.
5. Phạm vị nghiên cứu:
Không gian: Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.
Thời gian: Từ năm 1995 đến nay.
6. Phương pháp nghiên cứu:
Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên

-

cứu phù hợp với nội dung và yêu cầu. Gồm nhưng phương pháp sau:
Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn.
Phương pháp điều tra, phỏng vấn.
Phương pháp thu thập xử lý thông tin.

Phương pháp tư duy logic.
Phương pháp phân tích tổng hợp.
7. Bố cục đề tài:
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, phụ lục. Đề tài được
bố cục thành 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về Công tác Lưu trữ và Tổng quan về
Trung tâm Lữu trữ Quốc Gia III.
Chương 2: Thực trạng Công tác Lưu trữ tài liệu tại Trung tâ Lưu trữ
Quốc Gia III.
Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của Công tác Lưu trữ
tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.

Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG
QUAN VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1 Một số vấn đề lý luận về Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc Gia III
6


1.1.1. Khái niệm lưu trữ
Nhắc đến Văn thư – Lưu trữ nói chung và Lưu trữ nói riêng chúng ta
không thể bỏ qua những định nghĩa về tài liệu. Nó chính là khái niệm nguồn để
giải quyết về khái niệm chuyên ngành cũng như giải quyết các vấn đề liên quan
đến nghiệp vụ và quản lý Nhà nước. Có quá nhiều định nghĩa về tài liệu được
đưa ra dưới góc nghiên cứu của các tác giả khác nhau, ở đây chúng em đưa ra
một định nghĩa tương đối dễ hiểu được trích từ Chương I của Luật Lưu trữ được
Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11 tháng 11
năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế,

bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản
phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác
phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay;
tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [Luật lưu trữ, 2011]
Từ khái niệm về tài liệu, khái niệm tài liệu lưu trữ đã được sinh sôi: “Tài
liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân,
được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, xã hội...của toàn xã hội.” [Giáo
trình Lưu trữ học Trường Cao đẳng Nội vụ, 2009]
Bổ sung, hoàn hiện thêm khái niệm tài liệu lưu trữ là định nghĩa tài liệu
lưu trữ Quốc gia:
“Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc
phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được
hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt
động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân
dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu
phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi
7


trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc
các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được
thay thế bằng bản sao hợp pháp.” [Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, 2001]
Bộ môn Lưu trữ học đã cung cấp cho những sinh viên đang chập chững
bước vào con đường nghiên cứu như chúng ta những khái niệm cơ bản như:
“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học

tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.” [Giáo trình Lưu trữ
trường cao đẳng Nội vụ, 2009], từ đó chúng ta biết được hướng nghiên cứu về
công tác lưu trữ của một đơn vị cụ thể, và đơn vị cụ thể trong bài tiểu luận này là
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác Lưu trữ
Nếu ai đó hỏi rằng nguyên nhân tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội
là gì? Chúng em sẽ nói rằng đó chính là sự bùng nổ của cách mạng khoa học
công nghệ. Sở dĩ nói như vậy bởi thực tế đã chứng minh được những tác động
tích cực của các cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, công nghệ đó chính là làm
biến đổi triệt để về chất của lực lượng sản xuất, đòi hỏi ngày càng nâng cao trình
độ học thức chuyên môn, trình độ văn hóa, tổ chức, làm thay đổi thói quen, tập
tục lỗi thời cũng như thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của kinh tế, văn hóa, xã
hội. Hay nói một cách ngắn gọn nhất thì cách mạng khoa học công nghệ thúc
đẩy xu hướng toàn cầu hóa.
Xuất phát từ nhận thức trên, vận dụng vào ngành nghề chúng em đang
theo đuổi – ngành Lưu trữ học có thể nhận định: Lưu trữ học tồn tại song hành
với sự bùng cháy của cách mạng khoa học công nghệ; của xu thế toàn cầu hóa;
của thời đại công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Nói như vậy có nghĩa Lưu
trữ học theo thời gian luôn có những bước phát triển mới đáp ứng nhu cầu của
toàn xã hội.
Vị trí của công tác lưu trữ đã đạt được đến tầm cao nhất định, không thể
thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, tổ
8


chức nói riêng. Chức năng chính của Lưu trữ được nói đến ở đây chính là
nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý Nhà nước về lưu trữ;
thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ; nghiên cứu khoa học về lưu trữ. Hay nói
cách khác công tác lưu trữ có những nhiệm vụ chính như:

-

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ;
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đó là phân loại, xác định giá trị
tài liệu, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học chính là các khâu nghiệp
vụ cơ bản của nhiệm vụ này. Việc tổ chức khoa học tài liệu sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu. Tài liệu được sắp xếp khoa học sẽ giúp
việc tìm kiếm trở nên chính xác, nhanh chóng hơn rất nhiều; nhiệm vụ bảo quản
an toàn tài liệu, đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác
lưu trữ. Điều cần lưu ý nhất ở nhiệm vụ này đó là cần chú ý đến tính cơ mật của
tài liệu lưu trữ. Phải tùy vào từng đối tượng độc giả để áp dụng những hình thức
công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu khác nhau. Khía cạnh lớn nhất
của công tác lưu trữ được nói đến ở đây là khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin
của xã hội. Tuy vậy, không phải tài liệu nào khi được khai thác cũng đạt được
mục đích như mong muốn.
1.1.3. Vai trò của công tác Lưu trữ
Như chúng ta đã biết, các phương thức truyền đạt và ghi tin một cách thô
sơ nhất đã được con người khám phá và sử dụng ngay từ hình thái kinh tế xã hội
đầu tiên. Trải qua các hình thái kinh tế xã hội, con người đã chế tạo, sáng tạo ra
nhiều phương tiện ghi và truyền đạt thông tin mới tiện lợi hơn. Trong số đó
không thể không kể đến tài liệu giấy (hay còn gọi là thuật ngữ văn bản). Theo
dòng chảy của thời gian, nhu cầu cung cấp thông tin cứ thế lớn lên đòi hỏi con
người phải tìm tòi cách lưu giữ thông tin để ghi lại thông tin quý giá phục vụ
thực tiễn cũng như để lưu giữ lại thông tin để truyền đạt cho thế hệ sau này. Kể
từ khi Nhà nước ra đời cho đến nay, văn bản đóng vai trò thiết yếu trong hoạt
động quản lý Nhà nước. Bởi thế, nhận thức của con người đối với nó ngày một
lớn mạnh, từ đó họ luôn có ý thức gìn giữ tài sản quý giá đó để phục vụ nhu cầu
9

khai thác sử dụng. Lưu trữ được manh nha từ đó.
Công tác lưu trữ là một trong số những hoạt động nhà nước có từ rất lâu
đời, nó tồn tại song song với chiều dài lịch sử dân tộc. Công tác lưu trữ là một
lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và
pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý. Công tác lưu trữ
không chỉ được Nhà nước ta quan tâm mà còn được hầu hết các nước trên thế
giới quan tâm.
1.2 Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Quá trình xây dựng và phát triển
Đó là tựa đề cuốn sách được xuất bản nhân Kỷ niệm 15 năm ngày
thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (10/6/1995-10/6/2015).
Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam). Một khối
lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các
cơ quan, tổ chức nhà nước. Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối
tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được
10


thành lập theoQuyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ
chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ).
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Trung tâm có chức năng sưu
tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa

quốc gia hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung
ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng
hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình
trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước.
Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã từng bước phát
triển, mở rộng cơ cấu tổ chức, hoàn thiện về chức năng nhiệm vụ để phù hợp với
từng giai đoạn phát triển của đất nước. Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng, đến
nay Trung tâm đã có 12 phòng. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc
Trung tâm được điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên môn
nghiệp vụ của lưu trữ quốc gia hiện nay. Trung tâm chú trọng công tác đào tạo,
bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức. Số cán bộ công chức,
viên chức đã tăng lên đáng kể, năm 1995 là 32 người, năm 2005 là 70 người,
hiện nay, Trung tâm có 119 người. Trải qua 20 năm, Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III đã đạt được những thành tựu quan trọng trên nhiều phương diện, góp phần
vào sự trưởng thành của Trung tâm nói riêng và sự phát triển của ngành lưu trữ
nói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu
cầu của xã hội.
Nhân kỷ niệm 20 năm thành lập, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức
biên soạn sách “Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Quá trình xây dựng và
phát triển”. Đây là cuốn sách giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, lịch sử hình thành và phát triển
và thành phần tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm, những thành tích nổi bật
Trung tâm đã đạt được.
Với rất nhiều tài liệu, tư liệu, hình ảnh thể hiện khách quan, cụ thể những
11


chặng đường hoạt động của Trung tâm, cuốn sách“Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III - Quá trình xây dựng và phát triển” góp phần khẳng định tầm quan

trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia, tôn vinh niềm tự hào nghề nghiệp, giữ gìn
những truyền thống tốt đẹp của ngành lưu trữ nói chung, Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III nói riêng và để tri ân các thế hệ cán bộ viên chức, ôn lại những ký
ức, kỷ niệm về Trung tâm, về hoạt động lưu trữ, về các thế hệ cán bộ đã có
những đóng góp đối với sự trưởng thành của Trung tâm. Sách do nhà Xuất bản
Đại học Quốc gia Hà Nội xuất bản năm 2015, dày gần 100 trang, khổ 20 x 28
cm.

Trang bìa cuốn sách
Nội dung cuốn sách gồm 4 phần:
Phần I: Quá trình thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Phần mở đầu cuốn sách giới thiệu một số văn bản về thành lập và cơ cấu
tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

12


Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Bộ
trưởng,Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc thành lập
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trực thuộc Cục Lưu trữ nhà nước.
Phần II: Một số hình ảnh về hoạt động của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III (1995 - 2015)
Bao gồm những hình ảnh về lãnh đạo Đảng, Nhà nước thăm Trung tâm,
một số hoạt động nghiệp vụ và hoạt động của các tổ chức, đoàn thể của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong 20 năm qua (1995 - 2015).

Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam

Phó Chủ tịch Nước Trương

Nguyễn Minh Triết thăm Trung tâm

Mỹ Hoa cắt băng khai mạc

Lưu trữ quốc gia III, ngày 26/12/2007. Triển lãm “Hồ sơ, kỷ vật
cán bộ đi B” do Trung tâm

13


Lưu trữ quốc gia III tổ
chức tại Bảo tàng Hồ Chí
Minh, Hà Nội, năm 2006.

Lễ tiếp nhận tài liệu của Nhà viết kịch Lãnh đạo UBND tỉnh Hà
Lưu Quang Vũ -Nhà thơ Xuân Quỳnh Tĩnh, Thái Bình và Thừa
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Hà

Thiên Huế, Cục Văn thư

Nội, ngày 06/12/2012.

và Lưu trữ nhà nước và
Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III chụp ảnh lưu niệm
trong Lễ giao nhận Hồ sơ,
kỷ vật cán bộ đi B của 3
tỉnh: Hà Tĩnh, Thái Bình
và Thừa Thiên Huế, Hà
Nội, ngày 05/12/2014.

14


Cán bộ Trung tâm biểu diễn văn nghệ chào mừng 15 năm Ngày
thành lập Trung tâm (1995 - 2010), ngày 10/6/2010.

Phần III: Thành tích tiêu biểu
Phần này giới thiệu những thành tích tiêu biểu đạt được của Trung tâm,
cũng như các đơn vị và các công chức, viên chức thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III trong 20 năm qua.
Phần IV: Tài liệu tiêu biểu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Phần cuối của cuốn sách giới thiệu một số tài liệu tiêu biểu đang được bảo
quản tại Trung tâm như: tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu
nghe nhìn; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.

15


Thông đạt số 1-C/VP ngày

Bản “Quốc ca Việt Nam”, năm

03/01/1946 của Chủ tịch Hồ Chí

1955

Minh yêu cầu phải giữ gìn công Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,
văn, tài liệu.

Phông Phủ Thủ tướng, hồ sơ

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,

590, tờ 05.

Phông Phủ Thủ tướng,hồ sơ 02.

Bản thảo bài thơ “Tiếng thu” của Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng các
16


nhà thơ Lưu Trọng Lư viết trước vị lãnh đạo Đảng và nhà nước ra
Cách mạng tháng Tám năm

mắt quốc dân đồng bào sau ngày

1945.

miền Bắc hoàn toàn

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,

giải phóng tại Quảng trường Ba

Phông Nhà thơ Lưu Trọng Lư,

Đình, ngày 01/10/1955.

hộp 01, hồ sơ 01

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,
Tài liệu ảnh giai đoạn
(1954 - 1985) (LIV), SLT 1439

Thông qua cuốn sách, bạn đọc sẽ hài lòng khi tìm được những thông tin
cần thiết, bổ ích và có thể hiểu thêm về Trung tâm cũng như công tác văn thư,
lưu trữ nói chung.
1.2.2. Địa lý, dân cư
Hiện tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở địa chỉ 34 Phan Kế Bính,
phường Cống Vị, Ba Đình , Hà Nội. Đây là nơi tập trung nhiều cơ quan quan
trọng của Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng.
Về vị trí địa lý, địa giới hành chính quận này như sau: bắc giáp quận Tây
Hồ, nam giáp quận Đống Đa, đông giáp sông Hồng, đông nam giáp quận Hoàn
Kiếm, tây giáp quận Cầu Giấy.
Diện tích: 9,248 km 2.
Dấn số: 225,282 người.
Mật độ dân số: 24.360 người/km 2.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III
- Cơ cấu tổ chức:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có 10 phòng gồm:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.

17

5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tổ chức.
9. Phòng kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.
- Hoạt

động của bộ máy làm Công tác lưu trữ:

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các
nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân
chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh
thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên
khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976;
hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp
theo qui định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

* Thu tập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá
nhân ở trong nước thuộc thẩm quyền được giao.
* Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc
nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
đúng theo quy định của Nhà nước.
* Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ đã nộp vào Trung tâm.
* Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản sao

bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
* Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn
18


thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử
trùng, khử axit đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
* Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ, thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước.
* Thực hiện thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư
liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
* Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học công
nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III.
* Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo đúng quy định của pháp luật và qui định phân cấp của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
* Tiểu kết
Trong chương 1 nhóm em đã trình bày một số vấn đề lí luận về công tác
lưu trữ, một vài nét khái quát về địa lí dân cư, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức
và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gai III. Đây sẽ là cơ sở để nhóm em
triển khai những vấn đề trong Chương 2 và chương 3 một cách có hiệu quả hơn.

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III
2.1. Tình hình chung
Hiện tại, Trung tâm có 12 phòng chức năng và nghiệp vụ, hơn 100 viên

chức, đang quản lý trên 15 km giá tài liệu gồm 4 loại hình cơ bản: Tài liệu hành
chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu có nguồn gốc cá
nhân. Bên cạnh đó, Trung tâm còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá nhân cùng một số
kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ.
19


Trong 20 năm hình thành và phát triển, Trung tâm đã được Đảng, Nhà
nước quan tâm, tạo điều kiện đầu tư hệ thống kho tàng, trang thiết bị hiện đại.
Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và sự nhận thức đánh giá
cao của toàn xã hội đối với vai trò của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ Tổ quốc.
Bên cạnh đó, với những bàn tay, khối óc, trái tim yêu nghề, được đào tạo
chuyên nghiệp, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III vẫn đang
hàng ngày cần mẫn bên những trang tài liệu, những thước phim đã thu thập,
chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học để đưa vào bảo quản, tu bổ, bảo hiểm.
Đồng thời đưa ra tổ chức sử dụng, phát huy giá trị của những tài liệu, những kỷ
vật vô giá, làm cho nó có một sức sống lâu bền, trường tồn cùng thời gian. Qua
đó, cung cấp cho các nhà khoa học, những độc giả, học giả trong và ngoài nước
nguồn tri thức đồ sộ, nguồn tài liệu, tư liệu vô giá, để chắt lọc thành những công
trình nghiên cứu khoa học có ích cho đời.
2.2. Lưu trữ tài liệu giấy.
Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá
tài liệu các Phông thuộc nguồn nộp lưu. Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau
quá trình đưa đi tu bổ phục chế. Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài
liệu, hơn 4000 hồ sơ, trên 600 hộp và hơn 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các
công việc như: chỉnh lý, khử a xít, sao lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ
độc giả khai thác, sao trả hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B… Trung tâm đã thực hiện tu
bổ trên 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc các phông. Đặc
biệt, Trung tâm luôn bảo vệ an toàn và vệ sinh thường xuyên kho tài liệu,

thường xuyên kiểm tra thiết bị phòng cháy chữa cháy và vận hành các phương
tiện máy móc, kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong kho. Luôn duy tu, bảo dưỡng Hệ
thống điều hòa trung tâm, hệ thống hút ẩm để đảm bảo được nhiệt độ và độ ẩm
thích hợp trong kho.
Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hành
chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III. Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay
20


có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ
quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam. Ở đây bao gồm những hồ sơ,
tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về
các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về
kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương
Chính trị thống nhất tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu
phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của
Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp
đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành
các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước.
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài
liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.
Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát
mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu
thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống
nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay.
Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các
nhóm chính sau:
1. Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các

cuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn
bản pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính
phủ; các loại báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng
Quốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong
trào thi đua ái quốc.
2. Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng
cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh
tra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất;
cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản
động; về tôn giáo và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác...
21


3. Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế
hoạch, báo cáo về quân sự... Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược
quân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự;
về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ
đạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh
chống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù
binh, hàng binh và dân vận..
4. Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt
(1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954)
và Hội nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ
Việt Nam; các hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước
Hiệp định hợp tác quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ
chức quốc tế khác...
5. Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biện
pháp xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam.
Trong đó có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban
Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo

về tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao
thông công chính của các ngành và các địa phương... Trong đó có những tài liệu
phản ánh những đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho
quỹ Độc lập"...
6. Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát
triển văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam. Trong đó có
nhiều tài liệu phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn
hóa nghệ thuật; về các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các
chương trình cải cách giáo dục.
7. Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ
tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước
Trung ương, của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về
kinh tế, văn hóa xã hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau.
22


Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các
Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều
cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương
binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương,
Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân
hàng, Thể thao, Dầu khí. Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu
của các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt
Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V, Uỷ ban Kháng chiến Hành chính
Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam. Mảng tài liệu này phản ánh xác thực
và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vang
của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp.
2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Cuối năm Trung tâm Lưu trữ Quố gia III có tổ chức thu thập toàn bộ tài
liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ, nhưng một số hồ sơ vẫn để từ năm

này qua năm khác chưa được thu thập bổ sung vào Kho lưu trữ.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu đạt hiệu quả, tài liệu sắp xếp khoa học,
chưa biên mục hồ sơ, thành phần tài liệu tương đối đầy đủ. Tuy nhiên một số hồ
sơ, tài liệu vẫn còn lưu giữ tại các phòng ban đã qua thời hạn nộp lưu nhưng vẫn
chưa nộp về kho lưu trữ cơ quan.
Nguồn bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu là các văn bản đi, đến sản sinh ra
trong quá trình hoạt động của cơ quan như: quyết định, tờ trình…
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu tại Trung được xác định ở tài liệu lưu trữ hiện
hành và tài liệu lưu trữ cố định. Thường được xác định giá trị qua quá trình giải
quyết công việc, khi công việc chưa kết thúc tài liệu đó đang có giá trị hiện hành
và được giải quyết trước khi hoàn thành nộp lưu vào kho lưu trữ.
Việc xác định giá trị tài liệu của Trung tâm hình thành ngày từ khi lập
danh mục hồ sơ và trong việc lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ để nộp lưu vào Kho
của Trung tâm. Việc lập danh mục hồ sơ thường do cán bộ văn thư chuyên trách
kiêm nhiệm công tác lưu trữ xác định những hồ sơ cần lập và giá trị sử dụng,
23


thời gian bảo quản tài liệu để nộp vào lưu trữ cơ quan chứ không có cán bộ
chuyên môn làm công tác lưu trữ thực hiện công việc.
Tuy nhiên việc xác định giá trị tài liệu cũng chỉ đạt mức tuyệt đối vì thời
hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu có thể thay đổi và khi lập danh mục hồ sơ, việc
xác định giá trị tài liệu vẫn trên cơ sở riêng lẻ nên kết quả và độ chính xác chưa
cao.
Việc xác định giá trị tài liệu còn được hình thành chủ yếu trong quá trình
chỉnh lý tài liệu của cơ quan. Tuy nhiên việc chỉnh lý không được thường xuyên
nên còn nhiều tài liệu có giá trị chưa được đưa vào lưu trữ, tài liệu mối mọt, tài
liệu lâu năm chưa được phục hồi làm mất đi giá trị vốn có của tài liệu. Những tài
liệu trùng lập hay hết thời hạn bảo quản chưa được tiêu hủy theo quy định. Đa

phần tài liệu nộp về Kho của Trung tâm được bảo quản vĩnh viễn
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Công tác chỉnh lý tại Trung tâm tuy đã được thực hiện nhưng còn nhiều
hạn chế. Việc chỉnh lý không được tiến hành thường xuyên hàng năm mà thực
hiện chỉnh một số khối tài liệu lớn vì vậy còn gặp nhiều khó khăn.
Theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính, việc hướng dẫn phân loại tài liệu được quy định như sau: “Việc lựa
chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương
pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc khối
tài liệu, qua việc nghiên cứu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông và báo cáo kết quả khảo sát tài liệu. Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và
khai thác sử dụng tài liệu sau này. Tùy thuộc từng phông hoặc khối tài liệu để
lựa chọn các phương án phân loại…”
[ 2, Tr 37]. Phương án được lựa chọn chỉnh lý tại Trung tâm là: phương án
phân loại tài liệu theo “Thời gian – Mặt hoạt động”. Phương án phân loại tài liệu
này được chọn vì trong quá trình hoạt động của Ban có sự thay đổi về mặt cơ
cấu tổ chức nên phương án này là tối ưu nhất phản ánh lịch sử đơn vị hình thành
24


phông mặt hoạt động của cơ quan qua các thời kỳ phát triển.
Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm được Lãnh đạo quan
tâm và chưa có kế hoạch chỉnh lý cụ thể
Những tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý thì đã sắp xếp gọn gàng, ngăn
nắp theo từng mục lên giá. Hiện nay, tại Ban đang sử dụng song song hai loại
giá: Giá sắt truyền thống [Phụ lục, ảnh 4, Tr. 40], giá có tay quay hiện đại [Phụ
lục, ảnh 3, Tr. 39] để thuận tiện cho quá trình tra tìm, nghiên cứu tài liệu, sau đó
được đưa vào kho lưu trữ để bảo quản tránh những nguyên nhân bên ngoài tác

động gây hại cho tài liệu.
2.2.4. Công tác thống kê tài liệu
Công tác thống kê tài liệu là công việc diễn ra thường xuyên ở kho lưu trữ
bao gồm: thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu tài liệu. Việc
thống kê tài liệu lưu trữ đòi hỏi cụ thể và tính chính xác cao. Các số liệu thống
kê về phông lưu trữ, hồ sơ, các bộ tài liệu trên sổ sách phải trùng khớp và chính
xác. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ phải kịp thời, đúng thời gian quy định của
cơ quan quản lý nhà nước, không được chậm trễ làm mất tác dụng của số liệu đã
được thống kê.
Trong kho lưu trữ của Trung tâm tài liệu được thống kê chủ yếu bằng mục
lục hồ sơ,hồ sơ được lập và thông kê theo từng năm, từng phông cụ thể.
Tuy nhiên việc thống kê tài liệu tại Trung tâm nhiều lúc còn chậm, một số
tài liệu hết thời hạn chưa được thống kê để tiêu hủy mà vẫn còn lẫn trong kho
lưu trữ, tài liệu bị nấm mốc, mối mọt chưa được xử lý nên gây ảnh hưởng rất
nhiều cho việc bảo quản cho những hồ sơ, tài liệu khác được lưu trữ trong kho.
Việc thống kê tài liệu chậm gây ảnh hưởng đến quá trình lưu trữ tài liệu, không
xác định được phương hướng bổ sung tài liệu còn thiếu và những tài liệu hư
hỏng.
2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu
VÌ là đầu mối thu nhiều tài liệu quan trọng nên công tác bảo quản tài liệu
nhìn chung đã được Trung tâm chú trọng, bố trí hợp lý cho công tác bảo quản
gồm nhiều kho lưu trữ khá rộng. Trong mỗi kho thì đều đã trang bị những thiết
25