Công tác văn thư – lưu trữ tại uỷ ban nhân dân (UBND) quận tây hồ, hà nội

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Những kết quả và số
liệu trông đề tài đều được thực hiện tại Ủy Ban Nhân Dân quận Tây Hồ, Tp. Hà
Nội và chưa từng được công bố trước đây.
Ký tên

Nguyễn Thanh Thủy


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài “ Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND
Quận Tây Hồ, Hà Nội”, Để hoàn thành đề tài này, tôi xin chân thành cảm ơn tập
thể cán bộ, nhân viên Ủy Ban Nhân Dân quận Tây Hồ, Tp. Hà Nội đã giúp đỡ và
tạo mọi điều kiện thuận lợi.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn TS. Bùi Thị Ánh Vân – Giáo viên hướng
dẫn đã chỉ dạy tận tình để đề tài của tôi hoàn thành một cách nhanh chóng và hoàn
thiện hơn.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.
Song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế còn
hạn chế nên tôi rất mong được sự góp ý của quý thầy, cô và các bạn.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

TỪ VIẾT TẮT
UBND
HĐND

VT-LT

TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT
Ủy Ban Nhân Dân
Hội Đồng Nhân Dân
Văn thư – Lưu trữ

MỤC LỤC


LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT..................................................................................3
MỤC LỤC................................................................................................................3
CHƯƠNG 1..............................................................................................................4
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC....................................................4
VĂN THƯ – LƯU TRỮ.........................................................................................4
1.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ...........................4
1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu
trữ......................................................................................................................5
1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội.6
CHƯƠNG 2..............................................................................................................8
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ.......................................8
TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.................................................................................8
2.1 Nội dung công tác văn thư.........................................................................8
2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư..........................................................8
2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ...........................9

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:.............................................10
2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản.................................................................11
2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi................................................15
2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.............................................19
2.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND & UBND
quận Tây Hồ.......................................................................................................24
2.2 Nội dung công tác lưu trữ........................................................................26
2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ..........................................................26
2.2.2 Tài liệu lưu trữ..........................................................................................27
2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ............................................................................27
2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ..............................................................29
2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ...............31
2.4 Những thành tựu đã đạt được của UBND Quận Tây Hồ trong công tác
Văn thư-Lưu trữ............................................................................................32
2.5 Những hạn chế còn tồn tại.......................................................................33
CHƯƠNG 3............................................................................................................35


BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT
ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ............................................................................35
3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ............35
3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ....35
KẾT LUẬN............................................................................................................38
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................40
PHỤ LỤC...............................................................................................................41


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong tất cả các cơ quan tổ chức đều có công tác Văn thư – Lưu trữ

(VT_LT) và lập ra đơn vị làm công tác VT-LT. VT-LT là việc đảm bảo hoạt động
quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Ngày nay cùng với sự phát
triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính
nhà nước cũng có sự phát triên. Với vai trò quan trọng của công tác VT-LT, trong
lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ trương. Chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm phục vụ
tốt nhất cho hoạt động quản lý hành chính trong mỗi cơ quan.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác VT-LT, Hồ Chí Minh đã chỉ
rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh
giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu
tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và
phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học
kỹ thuật”. Do đó việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng.
Mặc dù công tác VT-LT đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch
sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan tổ chức và trách nhiệm
thực hiện thuộc về tất các cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong
suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có một vài năm gần đây
và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu
trữ, nên chưa có sự quan tâm, chú trọng xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm
chưa đúng khi đánh giá về công tác VT-LT, cần thiết phải nhìn nhận lại.
Từ những vấn đề trên, nên tôi đã chọn đề tài: “ Công tác Văn thư – Lưu trữ
tại Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) Quận Tây Hồ, Hà Nội” làm đề tài ngiên cứu khoa
học của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Văn thư – Lưu trữ được Đảng và Nhà nước quan tâm, thể hiện qua các Luật,
Thông tư, Nghị định…
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (03/06/2008).
1

- Nghị định Số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm
2001 về quản lý sử dụng con dấu.
- Nghị định Số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị Định Số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư
- Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Hiện nay, có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về công tác Văn thư –
Lưu trữ
- ThS. Nguyễn Văn Báu (2009) đề tài: “ Lịch sử lưu trữ của chính quyền Việt Nam
Cộng Hòa (1955-1967)”
- ThS. Đỗ Văn Học (2013) đề tài: “ Tổ chức thực hiện các sản phẩm khoa học và
hướng dẫn khoa học công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Công ty Điện lực Long
An”.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Chỉ ra những ưu nhược điểm trong công tác VT-LT tại UBND Quận Tây
Hồ, Hà Nội
Đưa ra biện pháp để hoàn thiện công tác VT-LT, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của công tác này.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu sự hình thành và phát triển của công tác VT-LT tại UBND Quận
Tây Hồ, Hà Nội
Chi ra ưu điểm, thành quả đạt được cũng như những khó khăn, hạn chế của
công tác VT-LT
Từ đó đưa ra những biện pháp giải quyết để thực hiện công tác văn thư lưu
trữ một cách khoa học
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ

2


Phạm vi nghiên cứu
Thời gian: 2011-2014
Không gian:Tại UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương Pháp thu thập thông tin trực tiếp: Phỏng vấn, quan sát thực tế
- Phương pháp thu thập thông tin gian tiếp: Phân tích tài liệu, tổng hợp số liệu
6. Ý nghĩa của đề tài
Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn, chuẩn hóa, nâng cao
hiệu lực , hiệu quả về công tác VT-LT
Mơ rộng thêm mô hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho hệ thống thuộc
UBND Quận Tây Hồ
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần MỞ ĐẦU, KẾT LUẬN, DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO, PHỤ
LỤC, đề tài được chia làm 03 chương:
CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội
1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ
1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác Văn thư – Lưu trữ đối với cơ quan
và xã hội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN
TÂY HỒ

2.1 Nội dung công tác Văn thư
2.2 Nội dung công tác Lưu trữ
2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ
2.4 Những thành tựu đã đạt được của UBND Quận Tây Hồ trong công tác

Văn thư-Lưu trữ
2.5 Những hạn chế còn tồn tại
CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT
ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ

3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ
3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ
3


CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ
Thực hiện đường lối mới của Đảng, những năm 1990 của thế ký XX, cùng
với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà Nội diễn ra ngày
càng nhanh. Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô trong thời ký công
nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động mở rộng nội thành –
Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính phủ ra Nghị định Số 69/CP về việc
thành lập Quận Tây Hồ. Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi vào hoạt động từ
tháng 1/1996. Đến nay bộ máy đã được kiện toàn đầy đủ và vững vàng hoạt động
(Phụ lục 1)
Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc thành phố Hà Nội; phía nam giáp quận
Ba Đình; phía đông bắc và đông nam giáp huyện Đông Anh và huyện Gia Lâm;
phía Tây giáp quận Bắc Từ Liêm và Quận Cầu Giấy. Trên địa bàn có những di tích
và dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nên tinh hoa văn hóa
Thăng Long – Hà Nội. Nơi đã và đang tỏa sáng trở thành khu du lịch nổi tiếng của
Thủ đô.
Sau khi thành lập, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân Quận Tây Hồ vừa tiến
hành xây dựng, củng cố, kiện toàn tổ chức, vừa tập trung cho việc thực hiện nhiệm

vụ tước mắt và lâu dài. Dưới sự lãnh đạo của Thành Ủy, HĐND,UBND thành phố,
sự phối hợp giúp đỡ của các cơ sở, ban nghành thành phố, cùng các quận, huyện
bạn, Những năm qua Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ luôn luôn đoàn kết nỗ lực
phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, giữ vững an ninh chính trị,
tăng cường quốc phòng. Hệ thống chính trị được xây dựng, củng cố và phát huy
hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao
Với tinh thần quyết tâm xây dựng Quận phát triển toàn diện vững chắc, phát
huy thành tích đã đạt được và sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân, của hệ
thống chính trị và các nguồn lực, Đang bộ và nhân dân quận Tây Hồ đã có những
bước đi vững chắc.
4


Những thành tích quận Tây Hồ đạt được là kết quả của quá trình phấn đấu
kiên trì và ý chí quyết tâm kết tinh trí tuệ của Đảng bộ và nhân dân. Kết quả đó
không chỉ đánh dấu chặng đường xây dựng phát triên mà còn là tiền đề quan trọng
cho sự phát triển trong những năm tiếp theo.
UBND quận Tây Hồ hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp quận và có
quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các phòng
ban chức năng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến hoạt động theo Quyết định Số
20/2004/QĐ-UBND ngày 30 tháng 8 năm 2004 cua UBND quận về việc phân
công công tác các thành viên UBND quận Tây Hồ nhiệm kyd 2004 - 2009
1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ
Bộ phận làm công tác VT-LT trực thuộc văn phòng UBND. Theo tính chất
quy mô hoạt động có 3 cán bộ thực hiện công tác này. Tất cả đều được đào tạo sâu
về chuyên nghành VT-LT và thực hiện nhiệm vụ :
Nhiệm vụ của cán bộ văn thư
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND,

UBND quận đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giưới thiệu, giấy mời…;
- Thực hiện các quy định về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản
lý văn ban thuộc thẩm quyền của UBND quận và các phường trực thuộc;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định Số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ
Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của HĐND và UBND quận;
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng
sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vào
kho lưu trữ, tham mưu việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định.
5


Chế độ làm việc
- Cán bộ làm VT-LT thực hiện chế độ làm việc theo giờ hành chính. Ngoài
ra còn có thể đi làm ngoài giờ hoặc các ngày lễ, ngày nghie nếu có yêu cầu;
- Báo cáo, tổng kết tình hình hoạt động chuyên môn với lãnh đạo văn phòng.
1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội
- Bộ phận VT-LT chịu sự chỉ đạo của văn phòng UBND quận trên cơ sở
chức năng, nhiệm vụ được phân công. Là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND
với các mặt trận, đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, nghành chức
năng và các phường;
- Có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo văn phòng UBND quận về
các quy định, thủ tục, trình tự, soạn thảo văn bản giấy tờ phù hợp với luật pháp đã
ban hành;
- Bộ phận VT-LT phối hợp chặt chẽ với tất cả các phòng ban, cá nhân để
thực hiện nhiệm vụ chung đạt hiệu quả.

6


TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Sau 20 năm thành lập và phát triển, UBND quận Tây Hồ đã từng bước phát
triển và ngày càng vững mạnh. Là một trong những trung tâm kinh tế, chính trị, xã
hội của thành phố Hà Nội nói riêng và của cả nước nói chung.
Tổ chức bộ máy ngày càng đầy đủ, hoàn thiện hơn nhất là bộ phận VT-LT
trực thuộc văn phòng quận.

7


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
2.1 Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan. Là mắt xích nối
liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan, giúp văn phòng thực hiện tốt chức năng
nhiệm vụ của mình.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;
- Bảo quản và sử dụng con dấu.
Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.
Nhờ công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp UBND giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
chính xác và có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể
thức và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu

giấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của UBND,
cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ.
Như vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơ
quan nói chung và văn phòng nói riêng. XÁc địn được điều đó nên UBND và văn
phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ luôn chú trọng cây dựng và phát triển công
tá văn thư. Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác và khoa học.
2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư
Được sự qua tâm của UBND, nên tình hình công tác văn thư luôn được đam
bảo. Theo quy chế làm việc của văn phòng quận thì văn thư được tổ chức làm việc
theo cơ chế “ Một cửa”. Vì vậy, mọi văn bản, giấy tờ đến UBND dù bất cứ từ
nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký và chuyển giao. Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòng
tiếp nhận hồ sơ và văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch chịu trách
8


nhiệm giải quyết. Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND
quận làm ra cũng đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.
Hiện nay, có 2 cán bộ làm công tác văn thư. Theo quy chế làm việc của Văn
phòng thì có 1 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đi, 1 cán bộ chuyên tổ chức
quản lý văn bản đến. Cán bộ văn thư của văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ
VT-LT và có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả. Được bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tại
chức do Cục VT-LT Nhà nước tổ chức.
Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại một
phòng riêng, có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác. ĐẶc biệt là được trang
bị các phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống của UBND thành phố.
Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ văn thư đó là:
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND và UBND
quận, đảm bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà nước.

- Quản lý các văn bản giấy tờ đến và đi
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy đinh tại Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ.
Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự
phân công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh
chóng, chính xác và khoa học. Góp phần cho hoạt động của UBND được thông
suốt.
Công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ do Chánh văn phòng trực tiếp chỉ
đạo, điều hành. Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạt động của văn
phòng. Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác VT-LT đối
với cấp trên.
2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ
Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang
tính pháp lý cao. Đồng thời là công cụ đề cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới
trình lên cấp trên và các cơ sở, ban, nghành trao đổi thông tin với nhau.

9


Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục,
hình thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của
UBND quân. Chính vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện
ngay từ khi mới thành lập theo quy định của HĐND và UBND. Văn bản là sản
phẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều được xây dựng và ban
hành theo quy định cảu văn phòng HĐND và UBND quận.
2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận. Chánh văn phòng và các Phó

văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và ban
hành văn bản. Được thực hiện theo trình tự sau đây:
Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo cơ quan giao cho đơn
vị soạn thảo. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo
văn bản trong đơn vị. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo,
thủ trưởng giao cho tổ chức, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Xây dựng đề cương văn bản: Thông thường cán bộ chuyên môn chỉ lập đề
cương đối với những văn bản phức tạp, còn đối với các văn bản đơn giản thường
xuyên phải soạn thảo và một số loại đã được mẫu hóa thì không cần phải xây dựng
đề cương.
Soạn thảo văn bản: Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản
phải có trách nhiệm, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản
soạn thảo, thu thập thông tin tài liệu có liên quan.
Duyệt văn bản: Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Việc sửa chữa, bổ sung vào bản soạn thảo văn bản đã được duyệt phải trình người
duyệt xem xét quyết định.
Đánh máy, nhân bản văn bản: Văn bản dự thảo sau khi được lãnh đạo cơ
quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. Chỉ được nhân văn bản theo
10


đúng số lượng yêu cầu, không cắt, dán chữ ký để nhân văn bản, đồng thời giữ bí
mật nội dung trong văn bản, thực hiện đánh máy nhân văn bản theo đúng thời gian
yêu cầu.
Ký ban hành: Sau khi các thủ tục trình ký được thực hiện và kiểm tra lại
văn bản lần cuối, nếu đầy đủ và đáp ứng đúng các yêu cầu về thể thức, nội dung và
tính thẩn mỹ thì lãnh đạo ký văn bản theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được phân
công và trong phạm vi giải quyết công việc đã được quy định.
Ban hành văn bản: Văn bản khi ký ban hành sẽ được tập trung tại phòng

văn thư để làm thủ tục phát hành. Trước khi đóng dấu văn thư cơ quan kiểm tra lại
mặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban hành. Nếu sai sót quá nhiều
thì gửi lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban hành.
2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản
Văn bản của UBND quận Tây Hồ phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước
thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản, UBND và
Văn phòng UBND quận Tây Hồ được ban hành 02 loại văn bản:
+ Văn bản quy phạm pháp luật;
+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường.
- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban hành
các văn bản quy phạm pháp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn theo
chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chức
hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường.
- Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có quyền ban hành văn bản
quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định. Văn
bản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
* Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt
mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm trước
UBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn thảo. Nội
dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Pháp
11


luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng trong văn
bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
* Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần: quốc
hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nội

dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do UBND quận Tây Hồ ban hành đều đảm bảo đầy đủ
các thành phần thể thức kể trên. Tuy nhiên, còn một số văn bản chưa được trình
bày theo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 2002.
Cụ thể về thể thức văn bản của UBND quận Tây Hồ :
+ Quốc hiệu:
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dòng đầu, trang đầu của văn
bản. Dòng trên trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, dòng dưới chữ
Vn.Time đứng đậm, cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bên dưới.
Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc
+ Tác giả văn bản:
Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên,
bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Vn.TimeH cỡ 13 đứng
đậm.
- Nếu là văn bản của UBND thì tác giả được trình bày:
UỶ BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ
- Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:
UBND QUẬN TÂY HỒ
VĂN PHÒNG

12


+ Số và ký hiệu văn bản:
- Số và ký hiệu văn bản của UBND quận Tây Hồ được đánh theo thứ tự từ

số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự được
đánh bằng chữ số ảrập.
- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban
hành văn bản, được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13.
- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn bản
có gạch nối.
Ví dụ:
Văn bản của UBND: 10/QĐ- UB
Văn bản của Văn phòng: 5/TB- VP
Văn bản không có tên loại: 28/CV- UB
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:
Ví dụ:

01/2001/QĐ- UB

+ Địa danh và ngày tháng văn bản:
- Địa danh là tên địa phương nơi UBND quận đóng trụ sở
- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh và ngày tháng văn bản của UBND quận Tây Hồ được trình bày
dưới phần quốc hiệu bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 14 nghiêng.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 01 tháng01 năm 2013
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
- Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bản
bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 14 đứng đậm.
- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn, súc
tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Vn.Time, cỡ
chữ đứng đậm.
- Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là công văn thì trích
yếu nội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản bằng phông chữ
Vn.Time, cỡ chữ 12 in nghiêng.

13


+ Nội dung văn bản:
Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể, rõ
ràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến. Nội dung văn bản của
UBND quận Tây Hồ được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu.
+ Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận văn bản được trình bày ở dưới nội dung văn bản, cách từ 2 đến 3
dòng về phía bên trái bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 12 kiểu chữ nghiêng đậm.
Phần các cơ quan, tổ chức nhận được văn bản được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 11.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- UBND Thành phố;
- Lưu

VT.
Đối với văn bản là công văn thì nơi nhận được ghi cả ở phần dưới nội dung

văn bản nh nói trên và cả ở phần đầu của nội dung văn bản, ở giữa và dưới phần
địa danh ngày tháng.
Ví dụ:
Kính gửi : Công ty Thành Long
+ Thể thức đề ký và chữ ký:
- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;
- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và
thể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3 dòng

về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;
- Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ
13 đứng đậm.

14


+ Văn bản do Phó Chủ tịch ký:
TM. UBND QUẬN TÂY HỒ
KÝ THAY CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Văn Phượng
- Văn bản của Văn phòng ban hành và do Chánh Văn phòng ký:
VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ
CHÁNH VĂN PHÒNG
Nguyễn Văn Thắng
2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Số lượng văn bản phát hành của UBND quận Tây Hồ tăng dần theo từng
năm, mỗi năm UBND quận làm ra khoảng 4000 văn bản. Việc tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản đi ở đây cũng được tiến hành trình tự theo từng bước như quy
định Nhà nước.
Việc trình ký văn bản
- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư . Văn bản sau khi
được in thì phải trình chủ tịch, các phó chủ tịch hoặc chánh văn phòng ký theo
thẩm quyền trước khi ban hành.
- Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã
đầy đủ về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư, có
thể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
- Các trường hợp trình ký:
+ Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần

trình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung và
thể thức.

15


+ Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (nh các văn bản quy
phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…) thì phải có các văn bản liên quan
kèm theo khi trình ký. Gọi là Hồ sơ trình ký giúp thủ trưởng thẩm tra nội dung của
văn bản khi cần.
- Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộn chuyên môn
thực hiện trình ký 02 lần vào đầu giê hành chính của buổi sáng và chiều.Việc trình
ký được diễm ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành ngay
trong ngày.
Đóng dấu văn bản:
* Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở đây
cán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần nữa
toàn bộ văn bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không. Sau đó văn thư tiến
hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại văn bản và bắt
đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản được ghi đúng
ngày làm thủ tục ban hành văn bản.
Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng HĐND &
UBND khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức văn bản.
Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là đóng dấu
lên văn bản.
Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân thực
của văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm quyền chữ
ký.
Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có trách nhiệm bảo quản
và sử dụng nhiều loại con dấu: dấu của UBND quận, dấu của Văn phòng, dấu của

Thường trực HĐND quận, các dấu chức danh, dấu tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn,
hoả tốc và một số loại dấu khác theo quy định.
Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để đóng
dấu cho chính xác.
Đối với những văn bản có mức độ Mật, Khẩn thì đóng dấu chữ “Mật”,
“Khẩn” hoặc “Hoả tốc” ở dưới phần số và ký hiệu văn bản.
16


Đối với những văn bản nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành thì văn thư
đóng dấu giáp lai ở lề phải các tờ văn bản.
Đối với những chương trình, kế hoạch, đề án thì đóng dấu treo dưới phần tác
giả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ. Dấu treo cũng được đóng lên các tê nh
danh sách kèm theo, thu hoạch kết quả trong báo cáo.
+ Ưu điểm: Dấu đóng đa phần là đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3 đến
1/4 chữ ký về phía bên trái và khá ngay ngắn.
+ Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ VTLTNNNVTW nên dấu giáp lai còn đóng ở lề bên phải. Một số dấu dóng còn nghiêng và
nhoè mực.
Đăng ký văn bản:
Việc đăng ký văn bản đi trong cong tác văn thư của Văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập, văn thư
ở đây đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó là lập sổ. Nhưng từ
năm 2005, UBND quận trang bị cho cán bộ văn thư máy vi tính để sử dụng
phương pháp đăng ký khoa học, hiện đại hơn. Đó là dùng phần mềm nhập dữ liệu
vào máy tính theo hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố.
Mỗi năm, UBND quận Tây Hồ ban hành gần 4000 văn bản với nhiều thể
loại khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán bộ văn
thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký riêng vào
một sổ.
Các sổ đó là:

Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Kế hoạch;
Sổ đăng ký văn bản đi(phụ lục 2);
Sổ đăng ký văn bàn đến;
Chuyển giao văn bản đi:
Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời, nhanh
chóng và chính hongVngay sau khi làm xong thủ tục phát hành.
17


Dùa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn
thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngoài UBND
quận thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộc
UBND quận thì văn thư chuyển tay.
Văn bản gửi ra ngoài được bao gãi trong bì in sẳn theo mẫu của UBND
quận. Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền.
Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích
thước bì phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết len
bì và địa chỉ nơi nhận rõ ràng.
Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng dấu
chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì.
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư Văn
phòng HDDND & UBND quận Tây Hồ khá tốt. Đảm bảo nguyên tắc tập trung,
nhanh chóng, chính xác, kịp thời và khoa học.Thực hiện đúng quy ddinhq chung
của Nhà nước. Song vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm trong toàn bộ quy trình.
Không có sổ đăng ký chuyển giao văn bản, gây khó khăn khi có vấn đề về trách
nhiệm giả quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Lập tập lưu văn bản:
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản

đi đối với công tác văn thư. Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu cho các
văn bản mà UBND quận phát hành trong tháng. Tập lưu được lập riêng cho từng
loại văn bản. Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để sau một năm nép
vào lưu trữ trữ quận.
Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và ngày
tháng. Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ.

18


2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Hàng ngày UBND quận nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là các văn
bản hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, UBND Thành phố, các Bộ,
các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi đến.
Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi công việc về hành
chính và Kinh tế- xã hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong
công tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn thành nhanh chóng,
chính xác, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HDDND & UBND quận và áp dụng
cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND quận
đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký.
Tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong quy
trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có
trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đường nào
. Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quan mình hay
không. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóng dấu vào phiếu
gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan mình đã nhận được
văn bản.

Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp trên
gửi xuống. Văn thư còn nhận được những văn bản khác nh: đơn thư, khiếu nại, tố
cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản gửi
có đúng địa chỉ không. Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì để đối chiếu
với ngày gửi văn bản.
* Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký và
loại không phải đăng ký.

19


- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng UBND
quận;
- Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnh
đạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong UBND quận.
* Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại không được
bóc bì và loại được bóc bì.
- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phòng
UBND;
- Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi cac phòng
ban chuyên môn.
Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép ngoài.
Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Chủ tịch ngay
để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và t ác giả của văn bản với thông
tin ghi trên bì xem có chính xác không.
* Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của cán

bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu
đến của UBND quận.
Cách đóng dấu đến
Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với những
văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóng dưới phần
trích yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích yếu
của công văn quá nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phải dưới phần
địa danh ngày tháng văn bản.
Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu
năm cho đến hết. Đánh sè liên tục bằng chữ số ả rập.
+ Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn và
rõ ràng theo quy định. Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và ngày
20