Tiểu luận: Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở UBND huyện quỳnh lưu

LỜI CAM ĐOAN
Để hoàn thành bài tiểu luận kết thúc học phần này, tôi có tham khảo một
số tài liệu liên quan đến nghành Văn Thư – Lưu Trữ nói chung và Công tác Văn
Thư nói riêng.
Tôi cam đoan đề tài này là do tôi thực hiện, các thông tin, số liệu trong bài
nghiên cứu “ Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở UBND
huyện Quỳnh Lưu” là đúng sự thật. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về các
nôi dung trong đề tài nghiên cứu.
Sinh viên thực hiện


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có thành công nào mà không có sự giúp đỡ, chỉ bảo dù
ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp của người khác.
Lời đầu tiên em xin phép gửi lời cám ơn sâu sắc nhất đến cô TS. Bùi Thị
Ánh Vân – giảng viên bộ môn “ Phương pháp nghiên cứu khoa học” đã tận tâm
hướng dẫn và trang bị cho chúng em những kiến thức, kĩ năng cơ bản cần có để
hoàn thành đề tài nghiên cứu này.
Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến tập thể các bác, cô, chú và anh
chị ở UBND huyện Quỳnh Lưu đã hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện cho em trong
suốt quá trình tìm hiểu và thu thập tài liệu để em có thể hoàn thành bài tiểu luận.
Tuy nhiên, trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài, do kiến thức chuyên
nghành của em còn hạn hẹp nên em không thể tránh khỏi việc thiếu sót khi tìm
hiểu, trình bày và đánh giá về bài nghiên cứu về công tác văn thư ở UBND
huyện Quỳnh Lưu. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy, cô
giáo và các bạn về bài nghiên cứu của em để bài nghiên cứu của em được đầy đủ
và hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC VIẾT TẮT

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ai dù đi đâu xa đi chăng nữa thì cuối cùng nơi mình muốn về nhất đó
chính là quê hương, nơi mà mình đã sinh ra và tôi cũng vậy. Đứng trước tình
hình phát triển của thời đại thì tôi cũng muốn đóng góp chút sức lực của mình để
làm cho quê hương mình thêm giàu đẹp hơn, phát triển hơn.
Công tác văn thư chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý
hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng. Công tác văn
thư của UBND huyện Quỳnh Lưu trong thời gian qua đã có những đóng góp
tích cực vào kết quả của hoạt động công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó
cũng tồn tại những điểm thiếu sót.
Với đề tài nghiên cứu về “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công
tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu” thì tôi muốn đóng góp chút sức của
mình vào việc nghiên cứu thực trạng công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh
Lưu và qua đó đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để nhằm hoàn thiện hơn về
công tác văn thư ở quê mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng. Đã có nhiều người nghiên

cứu đề tài này nên nó đã không còn quá xa lạ đối với mọi người, tuy nhiên dó
chỉ là mới dừng lại ở quá trình nghiên cứu chung về bộ máy của các của các cấp
chưa đi sâu vào nghiên cứu về công tác cũng như công việc của từng cấp, từng
ban, đơn vị. Vì vậy, đề tài này tôi sẽ tập trung nghiên cứu về công tác văn thư ở
UBND huyện.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Qua việc nghiên cứu đề tài “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công
tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu”. Qua đó nhằm xác định ý nghĩa, tầm
quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan, chỉ ra được những mặt tốt và hạn
chế, những mặt tích cực và tiêu cực trong công tác văn thư của huyện. Từ đó có
thể tìm ra được nguyên nhân và giải pháp khắc phục để nhằm nâng cao công tác
văn thư tại UBND huyện Quỳnh Lưu.
5


4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
*Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở UBND huyện
Quỳnh Lưu.
*Phạm vi nghiên cứu
Về thời gian: Nghiên cứu trong giai đoạn 2012 – 2014
Về không gian: Nghiên cứu tại UBND huyện Quỳnh Lưu, tỉnh Nghệ An.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để có thể thực hiện và hoàn thành tốt bài nghiên cứu này tôi có sử dụng
các phương pháp nghiên cứu như sau:
Phương pháp nghiên cứu và công tác thư viện: kế thừa những tài liệu,
thông tin đã có, tìm hiểu những điều cần thiết cho bài tiểu luận.
Phương pháp khảo sát thực tiễn, phương pháp điều tra, phương pháp phân
tích, phương pháp thống kê, phương pháp thu thập tài liệu, phương pháp sắp
xếp, phương pháp so sánh đánh giá, phương pháp logic.

6. Bố cục nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, đề tài gồm có
03 chương như sau:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI
PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN
QUỲNH LƯU.
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN
QUỲNH LƯU.
Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở
UBND HUYỆN QUỲNH LƯU.

6


Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU.
1.1 Cơ sở lý luận chung
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc soạn thảo văn bản, ban hành
văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ
hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức.
1.1.2 Vị trí và tác dụng của công tác văn thư
*Vị trí: Hiện nay, văn bản đang là phương tiện thông tin, liên lạc của các
tổ chức, cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin từ nơi này qua nơi
khác, phục vụ cho lãnh đạo điều hành và chỉ đạo trong tất cả các mặt công việc,
cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ vủa mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, chính
trị - xã hội dù lớn hay nhỏ. Dưới sự phát triển một cách nhanh chóng của xã hội,

thì nhu cầu cũng như tư duy của con người cũng ngày một phát triển, phong phú
theo và từ đó cũng hình thành các hình thức văn bản như soạn thảo, phê duyệt,
ký văn bản, chuyển, tiếp nhận văn bản ………
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu trong việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức. Sử dụng các loại văn bản,
tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,
trao đổi, báo cáo, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những hoạt động, sự kiện
diễn ra trong hoạt động hằng ngày để kịp thời phát hiện những sai sót để có thể
khắc phục một cách nhanh nhất.
*Tác dụng: Công tác văn thư rất quan trọng, nhằm đảm bảo cho tất cả các
hoạt động của quản lý của cơ quan. Trong tất cả các hoạt động của cơ quan từ
việc đề ra các chủ trương, chính sách đến việc xây dựng kế hoạch, phản ánh, nêu
kiến nghị với cấp trên. Tất cả những vấn đề đó công tác văn thư đều đóng vai trò
7


hết sức quan trọng. Công tác văn thư còn góp phần quan trọng cho hoạt động
quản lý, cung cấp tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích kinh tế,
chính trị, văn hóa, xã hội. Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao được
hiệu suất công việc, xử lý và giải quyết nhanh chóng giúp đáp ứng được các yêu
cầu của các tổ chức, cơ quan, các nhân. Hồ sơ, tài liệu đã là một phương tiện
không thể thiếu trong công tác theo dõi, kiểm tr xử lý cho tất cả các cán bộ, công
chức để nhằm xử lý công việc một cách có hệ thống nhất để từ đó đúc rút ra
được kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt công tác quản lý công việc.
Công tác văn thư còn là công cụ để nhằm kiểm soát thực thi quyền lực của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng về
hoạt động của các tổ chức, cơ quan, cá nhân phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát
phòng bệnh tệ nạn quan liêu giấy tờ.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và bí mật quốc gia.

1.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư
*Trong quá trình thực hiện công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cần
đảm bảo những yêu cầu sau:
Tính nhanh chóng: Là yêu cầu đối với hiệu suất của công tác văn thư. Quá
trình giải quyết công việc ở các cơ quan, tổ chức Đảng chính trị - xã hội phụ
thuộc nhiều vào việc tổ chức văn bản, xây dựng văn bản và giải quyết văn bản.
Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét đến mức độ khẩn cấp, mức độ quan
trọng của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản một cách nhanh chóng nhất,
chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết,
không để chậm việc, sai sót đồng thời phải quy định rõ thời hạn giải quyết và
đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
Tính chính xác: Chính xác về nội dung, cách thức, nội dung văn bản phải
đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với văn bản quy phạm pháp
luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, số liệu đầy đủ, chứng cứ đầy đủ, dẫn
chứng phải trung thực. Văn bản phải ban hành đúng thể loại, chính xác về thẩm
quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính
8


trị - xã hôi quy định. Ngoài ra còn có chính xác nghiệp vụ văn thư, thực hiện
đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ như soạn thảo văn bản,
duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ
……………..
Tính bí mật: bí mật đó là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu
hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong một số văn bản
đến, văn bản đi, các công văn của các cơ quan, tổ chức Đảng, chính trị - xã hội
có một số nội dung, vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và nhà nước, chiến
lược phát triển của công ti ……Để đảm bảo yêu cầu này cần phải thực hiện
đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước như việc bố trí phòng làm việc,
sử dụng máy tính, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn, ……

Tính thận trọng: Đó cũng là một yêu cầu trong công tác văn thư. Trước
khi làm hay đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng. Đặc biệt
đối với công việc văn thư lại càng cần phải chú trọng hơn, khi phát hiện những
sai sót trong cơ quan, tổ chức về văn bản, hay việc sử dụng sai quy định về con
dấu. Tính thận trọng của cán bộ trong công tác văn thư sẽ giúp họ có những ý
kiến, kiến nghị chắc chắn nhất, tránh những sai phạm không đáng có.
Tính ngăn nắp, gọn gàng: Sự ngăn nắp, gọn gàng luôn gắn liền đối với
người làm văn thư. Làm văn thư thì phải tiếp xúc nhiều với giấy tờ, công văn,
nôi dung phức tạp, nên nếu không ngăn nắp, gọn gàng thì sẽ ảnh hưởng lớn đến
công việc và để lại hậu quả không đáng có. Ngoài ra người làm công tác văn thư
thì không chỉ làm việc với một người mà rất nhiều người thêm nữa là phải tiếp
xúc với nhiều người tới liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, đóng giấu giấy
tờ, tra tìm văn bản …………. Vì vậy người làm công tác văn thư rất cần đến sự
ngăn nắp, gọn gàng.
Tính hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư thường gắn liền với các
phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một
trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và đó ngày
càng trở thành một yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, chính trị xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành
9


từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng tổ chức
cơ quan. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc sử dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện
đại.
1.1.4 Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Làm tốt công tác
văn thư sẽ đảm bảo được việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, góp phần
nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, chính trị
- xã hội. Công tác văn thư gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ

phận. Nên làm tốt công tác văn thư có thể giúp các cơ quan, tổ chức Đảng, chính
trị - xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sai sót,
tránh tệ nạn quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. Góp phần gìn giữ bí mật
của Đảng và Nhà nước. Mọi chủ trương, đường lối, phương hướng, chiến lược
của các tổ chức Đảng và Nhà nước đều được phản ánh trong văn bản. Việc gìn
giữ bí mật, tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý chặt chẽ văn bản, gửi văn bản
đúng đối tượng, không để thất lạc hay mất góp phần gìn giữ bí mật của cơ quan,
tổ chức Đảng và Nhà nước,…. Đảm bảo gìn giữu đầy đủ chứng cứ về các hoạt
động của các cơ quan, tổ chức cũng như các cấp, lãnh đạo. Nếu tài liệu đầy đủ,
chính xác thì khi cần thiết sẽ là bằng chứng pháp lý của các cơ quan, tạo điều
kiện cho công tác văn thư. Tài liệu hình thành của các cơ quan, tổ chức là nguồn
bổ sung thường xuyên cho lưu trữ hiện hành, lưu trữ cấp ủy, chính trị - xã hội.
Vì vậy việc làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ đều được
văn bản hóa, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ nộp vào
sẽ giúp cho công tác lưu trữ được thuận lợi hơn như công việc phân loại, thống
kê, bảo quản giúp cho quá trình khai thác và bảo quản thông tin được lâu dài
hơn về sau.
1.2 Khái quát về UBND huyện Quỳnh Lưu
1.2.1 Tổng quát về UBND huyện Quỳnh Lưu
*Quỳnh Lưu hiện nay là một huyện thuộc phía bắc của tỉnh Nghệ An:
Diện tích đất tự nhiên: 60.706 ha
10


Diện tích đất dùng vào nông nghiệp là: 15.427,64 ha
Dân số tính đến năm 2007 là hơn 360.000 người
Quỳnh Lưu có đường biên giới dài 122 km, trong đó đường biên giới đất
liền là 88 km và 34 km đường bờ biển.
Khoảng cách từ huyện lỵ là thị trấn Cầu Giát đến tỉnh lỵ là thành phố
Vinh là 60 km. Phía bắc huyện Quỳnh Lưu giáp với huyện Tĩnh Gia (Thanh

Hóa), có chung địa giới khoảng 24 km với ranh giớ tự nhiên là khe Nước Lạnh.
Phía nam và tây nam Quỳnh Lưu giáp với Diễn Châu và huyện Yên Thành với
ranh giới khoảng 31km. Vùng phía nam của huyện Quỳnh Lữu có chung khu
vực đồng bằng với hai huyện Diễn Châu và Yên Thành ( thường gọi là đồng
bằng Diễn – Yên – Thành). Phía tây huyện Quỳnh Lưu giáp huyện Nghĩa với
ranh giới khoảng 33 km được hình thành một cách tự nhiên bằng các dãy núi
kéo dài liên tục và giữa chúng có nhiều đèo thấp tạo ra những con đường nối
liền hai huyện với nhau. Phía đông huyện Quỳnh Lưu gipas với biển Đông.
Về núi:
Núi Trụ Hải ở địa phận xã Quỳnh Lâm cũ, nay thuộc xã Quỳnh Văn
Núi Bào Đột ở địa phận xã Bào Giang cũ, nay là xã Quỳnh Lâm
Núi Tùng Lĩnh còn gọi là núi Rừng Thông ở xã Quỳnh trụ cũ nay là xã
Quỳnh Xuân và Quỳnh Văn
Núi Thất tinh, núi Long Sơn ở địa phận làng Nhân Sơn thuộc xã Quỳnh
Hồng
Núi Qui Lĩnh ở trên bờ biển thuộc xã Hiền Lương cũ nay là xã Quỳnh
Lương và Quỳnh Bảng
Núi Tiên Kỳ hay còn gọi là núi Cờ Tiên cũng nằm trên bờ biển thuộc xã
Hoàn Nghĩa nay là Tiến Thủy
Núi Xước thuộc địa phận xã Quỳnh Lộc và Quỳnh Lập, Gò Điệp ở xã
Quỳnh Văn
Về sông: Sông Thái và sông Hoàng Mai
Về khí hậu và thời tiết: Quỳnh Lưu nằm trong khu vực nhiệt đới nhưng lại
ở miền biển nên thường nhận được ba luồng gió:
11


Gió mùa Đông Bắc nằm sâu trong lục địa lạnh lẽo của vùng Sibia và
Mông Cổ, từng đợt thổi qua Trung Quốc và vịnh Bắc Bộ tràn về, thường được
gọi là gió bắc.

Gió mùa Tây Nam ở tận vịnh Băng-gan tràn qua lục địa, luồn qua các dãy
Trường Sơn, thổi qua mà thường được gọi là gió Lào nhưng chính là gió tây khô
nóng.
Gió mùa Đông nam mát mẻ từ biển Đông thổi vào nhân dân gọi là gió
nồm
Khí hậu Quỳnh Lưu chia làm hai mùa rõ rệt:
Mùa nóng từ tháng 5 đến tháng 10 dương lịch. Mùa này tiết trời nóng nực,
nhiệt độ trung bình 300C, có ngày lên tới 400C
Mùa lạnh từ tháng 11 năm trước đến tháng 4 dương lịch năm sau. Mùa
này thường có gió mùa đông bắc, mưa kéo dài.
Từ khi thành lập đến nay, Quỳnh Lưu đã không ngừng phát triển, từng
bước khẳng định vị trí chiến lược phát triển kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế.
Đời sống nhân dân từng bước được cải thiện hơn, văn hóa xã hội tiên tiến đổi
mới hơn.
Đạt được những thành tựu đó là nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của Đảng ủy,
UBND huyện và nhờ sự ủng hộ, nhất trí đồng lòng của toàn thể nhân dân trong
huyện cùng với lòng yêu nước và tinh thần dân tộc được phát huy cao trong
công cuộc xây dựng đất trong thời kì đổi mới, công nghiệp hóa – hiện đại hóa,
quyết tâm đưa nền kinh tế huyện đạt mức kinh tế cao bền vững, xây dựng huyện
Quỳnh Lưu ngày càng văn minh, giàu đẹp.
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Ủy ban nhân dân huyện Quỳnh Lưu là cơ quan chấp hành của HĐND
huyện, cơ quan hành chính nhà nước ở huyện.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương trong
các lĩnh vực nhà nước, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ,
văn hóa, xã hội, y tế, công nghệ môi trường, báo chí; nhiệm vụ, quyền hạn theo
quy định của hiến pháp, Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
12

HĐND – UBND năm 2003, các quy định của Ủy ban Thường vụ Quốc hội,
Chính phủ và phân công phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh. UBND
huyện là cơ quan hành chính nhà nước cấp trên của UBND 43 xã, thị trấn thuộc
huyện. UBND huyện tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
Chủ tịc UBND là người đứng đầu UBND, lãnh đạo, điều hành hoạt động của
UBND. Chủ tịch UBND phân công công tác cho các phó chủ tịch và các thành
viên khác trong UBND. Từng thành viên chịu trách nhiệm cá nhân trong việc tổ
chức điều hành lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước chủ tịch và
cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy,
UBND huyện và UBND tỉnh. UBND huyện có các cơ quan chuyên môn, đơn vị
thuộc huyện tham mưu giúp UBND huyện thực hiện các chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền của
UBND huyện theo quy định của pháp luật. UBND huyện Quỳnh Lưu thực hiện
chế độ sử dụng con dấu Quốc huy. Số lượng, cơ cấu các thành viên UBND
huyện thực hiện theo quy định của chính phủ và UBND tỉnh. Bảo đảm an ninh
chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xã hội lực lượng vũ trang và
xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ quân sự, …… Tuyên truyền,
giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc tôn giáo, quyết định các biện
pháp ngăn chặn các hành vi xâm phạm tự do tôn giáo.
Tổ chức việc thực hiện thu, chi ngân sách của địa phương theo quy định
pháp luật, phối hợp với các cơ quan để đảm bảo việc thu đúng thời hạn, kịp thời
các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, bảo về tính mạng nhân
dân, tài sản, quyền lợi của nhân dân, phòng chống các tệ nạn xã hội.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị
*Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Quỳnh Lưu do HĐND các cấp bầu ra gồm:
01 Chủ tịch
03 Phó chủ tịch
14 Phòng ban

13


Phòng Tài chính – Kế hoạch
Văn phòng HĐND – UBND
Phòng Tư pháp
Thanh tra huyện
Phòng Tài nguyên môi trường
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Công thương
Phòng Thống kê
Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình
Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Y tế
Phòng Giáo dục – Đào tạo
Phòng Lao động thương binh và xã hội
Phòng Nội vụ
*Chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị
Phòng Tài chính – Kế toán: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu
tư; đăng kí kinh doanh, tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh
tế tập thể, kinh tế tự nhiên.
Văn phòng HĐND – UBND: Tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt
động của UBND, tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tha
mưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo điều hành của công tác UBND; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà
nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kinh tế cho hoạt động của HĐND,
UBND
Phòng Tư pháp: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra,

xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân
sự chứng thực, hộ tịch; trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở và công tác tư pháp
khác.
14


Thanh tra huyện: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm
vi quản lý nhà nước của UBND cấp huyện; thực hiện nghĩa vụ quyền hạn thanh
tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy định của
pháp luật.
Phòng Tài nguyên và môi trường: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên
khoáng sản, môi trường; khí tượng thủy văn, đo đạc, bản đồ và biển (đối với
những địa phương có biển).
Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn: Tham mưu giúp UBND cấp
huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy
lợi, thủy sản phát triển nông thôn, phát triển kinh tế hộ, kinh tế trạng trại nông
thôn, kinh tế hợp tác xã nông – lâm – ngư nghiệp gắn với các nghành nghề nông
thôn trên địa bàn.
Phòng Công thương: Tham mưu giúp UBND huyện chức năng quản lý
nhà nước và chức năng tiểu thủ công nghiệp, thương mại, xây dựng; phát triển
đô thị kiến trúc, quy hoạch xây dựng, vệ sinh môi trường đô thị, công viên cây
xanh, rác thải, giao thông, khoa học và con người.
Phòng Thống kê: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý Nhà nước về lĩnh vực thống kê dân số, thống kê tình hình phát triển kinh
tế - xã hội.
Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình: Tham mưu giúp UBND cấp
huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh cực dân số, kế hoạch hóa
gia đình.

Phòng Văn hóa – Thông tin: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, bưu chính, vi
tính và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất
bản.
Phòng Y tế: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về chăm sóc và bảo vệ nhân dân gồm y tế cơ sở, y tế dự phòng; khám
15


chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng bệnh, chữa bệnh
cho người, mỹ phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, trang bị y tế dân
số.
Phòng Giáo dục – Đào tạo: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đầu tư gồm: mục tiêu,
chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn
cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị phòng học và đồ chơi
trẻ em, quy chế thi cử và cấp văn bằng chứng chỉ; đảm bảo chất lượng giáo dục
và đào tạo.
Phòng Lao động thương binh và xã hội: Tham mưu giúp UBND huyện
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực lao động, việc làm, dạy
nghề, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. an toàn lao
động, người có công; bảo hộ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ
nạn, bình đẳng giới.
Phòng Nội vụ: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản
lý Nhà nước các lĩnh vực tổ chức biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp
nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương, cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính
phủ; văn thư – lưu trữ nhà nước, tôn giáo thi đua khen thưởng.
*TIỂU KẾT: Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu
được trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Đảng,

Nhà nước. Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo văn bản, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư nói chung. Đối với sự phát
triển của UBND huyện Quỳnh Lưu thêm phát triển hơn thì nghành công tác văn
thư cũng là một yếu tố không thể thiếu giúp cho huyện thêm phát triển.

16


Chương 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU
2.1 Công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu
2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Cán bộ công tác văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có nhiều kinh
nghiệm lâu năm trong nghề. Cán bộ văn thư được bố trí mỗi người một nhiệm
vụ, một chức năng nên hiệu quả xử lý công việc nhanh chóng, khéo léo. Công
tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đích nâng cao hiệu
quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu
thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, công tác
văn thư ở văn phòng dang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của
lãnh đạo, cán bộ văn phòng đã làm tốt công tác này. Công tác văn thư là bộ phận
gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, các tổ chức
Đảng, chính trị - xã hội nên những cán bộ làm công tác văn thư có vai trò rất
quan trọng đối với việc xử lý công việc trong vấn đề giải quyết công việc ở các
cơ quan, tổ chức.
2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu
Lãnh đạo UBND huyện Quỳnh Lưu luôn ý thức được tầm quan trọng của
công tác văn thư. Trong quá trình hoạt động văn phòng HĐND – UBND huyện
ban hành văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban

hành các văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên
trách lĩnh vực này. Văn phòng ủy ban luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa
cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh, nhằm nâng cao chất lượng cán bộ tại
ủy ban nhân dân huyện vào cuối năm hoạt động, văn phòng thường tổ chức Hội
nghị tổng kết về công tác văn thư trên địa bàn toàn huyện, đề ra phương hướng
nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động
có nề nếp và có hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan.
Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện
Quỳnh Lưu đã được tổ chức thực hiện tốt và những quy định về công tác văn
thư mà nhà nước ban hành. Lãnh đạo UBND huyện Quỳnh Lưu luôn đôn đốc
17


việc thực hiện công tác văn thư trong mỗi cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện.
2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan. Tại UBND
huyện Quỳnh Lưu thì công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành đúng
quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành đúng, đảm bảo
đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công
việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
*Hình thức văn bản: Các hình thức văn bản bao gồm: Văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính, văn bản cá biệt.
Văn bản quy phạm pháp luật: Nghị quyết do HĐND cung cấp ban hành,
nghị quyết của cấp huyện ban hành để quyết định chủ trương, biện pháp trong
các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, xã hội, đời sống, an ninh thực hiện chính
sách dân tộc, tôn giáo, thi hành pháp luật.
Ví dụ: Nghị quyết số 96/2010/NĐ-HĐND ngày 22/3/2010 của HĐND
huyện Quỳnh Lưu về việc thôi làm nhiệm vụ đại biểu HĐND huyện khóa XVII,

nhiệm kỳ 2004-2010.
Văn bản hành chính: Quyết định, chỉ thị, thông báo, thông cáo, chương
trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công
văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
UBND ban hành thông báo về truyền đạt thông tin về một quyết định
quản lý mới được ban hành, về nội dung tin tức của UBND tới các cơ quan, đơn
vị, cá nhân có liên quan. Ví dụ: thông báo về việc nộp thuế năm 2014.
Báo cáo được ban hành để phản ánh tình hình công việc của UBND hoặc
một đơn vị hoặc cá nhân đã tiến hành trong một thời gian nhất định. Ví dụ như
báo cáo về tình hình phát triển kinh tế xã hội trong địa bàn huyên trong tháng 8
năm 2013.
Kế hoạch được ban hành để thực hiện những công việc phải tổ chức thực
18


hiện của UBND, của đơn vị hay cá nhân trong một thời gian nhất định. Ví dụ:
Thực hiện kế hoạch hóa gia đình của UBND huyện Quỳnh Lưu trong năm 2013.
Công văn được ban hành để giao dịch, truyền đạt, trao đổi thông tin giữa
UBND với công dân, hoặc giữa UBND với các cơ quan tổ chức khác.
*Thể thức văn bản: Thể thức văn bản gồm các thành phần văn bản cần
phải có và cách thức trình bày đó phải phù hợp với thể thức văn bản, thể loại,
thẩm quyền ban hành văn bản do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính gồm các
thành phần sau:
Quốc hiệu;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

Nội dung văn bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận;
Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản khẩn, mật);
Đối với công văn, công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu
chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ
sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Fax.
*Soạn thảo văn bản cần có các yêu cầu sau: Văn bản ban hành phải có
tính mục đích, phải bảo đảm chính xác, cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, văn
bản ban hành phải đảm bảo tính hợp pháp. Tất cả các yêu cầu trên đều được
UBND huyện Quỳnh Lưu thực hiện một cách hợp lý, đúng quy cách, nghiêm
chỉnh, nghiêm ngặt và hợp lý góp phần cho công tác văn thư ở UBND huyện
Quỳnh Lưu được tốt hơn, đảm bảo và chất lượng trong tất cả các công việc cả
trong lĩnh vực kinh tế, chính trị và xã hội.
*Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Quỳnh Lưu
19


Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực
hiện văn bản;
Chọn tên loại văn bản;
Thu thập và xử lý thông tin;
Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
Duyệt bản thảo;
Nhận bản văn bản;
Hoàn thiện văn bản để ban hành;
*Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt, tất cả đều
được thực hiện rất nghiêm túc và nhanh chóng đảm bảo kịp thời quá trình công
việc.

*Đánh máy nhân bản văn bản;
*Kiểm tra văn bản trước khi ban hành và ký văn bản
2.2.2 Công tác quản lý văn bản đến
Hằng năm đơn vị thực hiện trên 500 văn bản. Những văn bản này được
quản lý theo quy trình nghiệp vụ chung của UBND huyện.
Quy trình nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện
Quỳnh Lưu gồm có:
*Tiếp nhận văn bản đến. Văn bản đến gồm nhiều loại: Văn bản hành
chính thông thường, sách báo, công báo chuyển đến từ nhiều nguồn như UBND
tỉnh Nghệ An, các số ban hành các nghành trong tỉnh, văn bản của Bộ. Tất cả
được tiếp nhận tại bộ phận văn thư.
*Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến và ghi số ngày tháng. Khi văn
bản đến cán bộ văn thư kiểm tra số lượng bì văn bản gửi đến, đồng thời phân
loại bì, nếu bì văn bản gửi đến đích danh hay gửi đơn vị thì chuyển ngay cho cá
nhân hoặc đơn vị có tên ngoài bì. Những văn bản còn lại thì bóc lấy văn bản ra,
nếu văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn thì bóc trước. Thông thường thì văn bản
dùng tay để bóc ra. Sau đó tiến hành đóng dấu đến và ghi số đến, ngày đến.
*Đăng kí văn bản đến. UBND huyện Quỳnh Lưu luôn thực hiện việc đăng
ký văn bản vào sổ, văn bản đến ngày nào thì đăng ký ngày đó. Sổ đăng ký văn
20


bản UBND tỉnh, sổ đăng ký UBND huyện, sổ đăng ký văn của trung ương, sổ
đăng ký văn bản đến của sở ban nghành, sổ đăng ký quyết định của UBND tỉnh,
sổ đăng ký văn bản mật khẩn.
Mẫu bìa sổ đăng ký công văn đến:
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỲNH LƯU

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Năm: ………

Từ số ……..đến số ……..
Từ ngày ……..đến ngày ……..
Quyển số: ……..
Phần đăng ký bên trong:

Ngày
đến

Số
đến

Tác
giả

1

2

3

Số,
ký
hiệu
4

Ngày
tháng
VB

Tên loại

và trích
yếu nội
dung văn
bản

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

5

6

7

8

9

Cách ghi:
1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.

Ngày, tháng, năm văn bản đên
Số thứ tự văn bản đến
Cơ quan ban hành văn bản đến
Số và ký hiệu văn bản đến cần theo dõi
Ngày, tháng, năm đăng ký theo dõi
Tóm tắt nội dung cần giải quyết
Đơn vị hoặc cá nhân giải quyết văn bản đến
Xác nhận của cơ quan, cá nhân giải quyết văn bản
21


9.

Những điều cần thiết khác
*Trình, chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến phải được kịp thời trình
cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhận giải quyết.
Văn băn đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác,
đúng người có trách nhiệm giải quyết văn bản và phải giữ bí mật nội dung văn
bản.
*Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Chủ tịch
UBND có trách nhiệm giải quyết kịp thời văn bản đến. Chủ tịch UBND có thể
giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc người có trách
nhiệm thực hiện những công việc sau:

Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng,
khẩn cấp;
Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết;
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
Ngoài ra, UBND huyện Quỳnh Lưu còn theo dõi và giải quyết các đơn
thư, khiếu nại, tố cáo của công dân gửi đến UBND huyện;
2.2.3 Công tác quản lý văn bản đi
Số lượng văn bản gửi đi của UBND huyện trung bình hằng năm có
khoảng 340 đến 350 văn bản;
Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục
gửi đi. Tất cả văn bản phải được kiểm tra nội dung và hình thức trước khi gửi đi.
Quy trình phát hành văn bản đi:
*Trình ký văn bản đi: Văn bản sau khi được thảo duyệt, đánh máy sẽ được
trình cho chủ tịch, phó chủ tịch hoặc người được chủ quyền ký chính thức văn
bản của phòng ban nào thì phòng ban đó tự trình ký. Thông thường thì văn bản
không được ký tập trung, thống nhất;
*Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày
tháng của văn bản. Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản phải được cán bộ
văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức. Khi hình thức, thể thức đầy đủ
22


thì ghi số, ký hiệu, ngày tháng; Số được đánh theo tên loại văn bản đều bắt đầu
từ số 01 của ngày đầu tiên đến số cuối cùng của ngày cuối năm. Ví dụ: Số
01/BC-UBND …
*Đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) lên văn bản: Văn bản
khi được xác nhận đúng đầy đủ thể thức, có chữ ký của người có thẩm quyền thì
văn thư sẽ đóng dấu văn bản.
*Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo
nguyên tắc tập trung một đầu mối tức là văn bản sau khi đã được phòng ban

thuộc huyện soạn thảo mang đến phòng văn thư, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra thể
thức của văn bản nếu đúng thì trình lãnh đạo xem xét cho ý kiến sau đó ghi số
ngày tháng vào văn bản và đăng ký vào sổ công văn đi nhằm quản lý chặt chẽ
các văn bản tránh mất mát, thất lạc và nhằm phục vụ cho nhu cầu tìm văn bản
nhanh chóng.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỲNH LƯU

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Năm: ……..
Từ số: ……..đến số ……..
Từ ngày ……..đến ngày ……..
Quyển số: ……

Phần đăng ký bên trong số:

23


Số
Ngày
ký
tháng
hiệu

Tên loại và Người Nơi
trích
yếu ký
nhận

nội dung

Đơn
vị Số
người nhận lượng
bản lưu
bản

Ghi
chú

1

3

6

8

2

4

5

7

Cách ghi:
1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.
8.

Số ký hiệu văn bản đi
Ngày tháng văn bản đi
Tóm tắt nội dung văn bản đi
Người nhận văn bản đi
Cơ quan, cá nhân nhận văn bản
Cơ quan bảo quản văn bản
Số bản văn bản đi
Những điều cần thiết khác
*Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Làm
thủ tục ban hành thì văn thư sẽ xin lệnh tem đủ số lượng văn bản gửi đi ra ngoài,
thường sử dụng loại bì in sẵn, trên bì có một số thông tin như tên ủy ban, từ kính
gửi. Văn bản có thể chuyển nhanh bằng Fax hoặc qua mạng để thông tin nhanh;
*Sắp xếp, bảo quản và phục sử dụng bản lưu: Bản lưu được sắp xếp theo
loại văn bản trong mỗi loại văn bản được sắp xếp theo số, ngày tháng văn bản,
được sắp xếp từ nhỏ đến lớn. Sau khi sắp xếp được mang để vào tủ bảo quản;
2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Ở UBND huyện Quỳnh Lưu có các loại con dấu: Dấu Ủy ban, dấu
HĐND, dấu tên, dấu văn phòng, dấu đến, dấu khẩn, dấu chức danh, dấu mật.
Dấu được bảo quản trong tủ và bảo quản cận thận; Cơ quan văn thư được giao
quản lý và sử dụng con dấu tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ.
Việc sử dụng con dấu của cơ quan: Chỉ được phép đóng dấu vào các loại
24

văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc đóng dấu trên văn bản của cơ quan phải được đóng ngay ngắn, rõ
ràng, đúng chiều, đúng mực dấu quy định; Đóng dấu lên chữ ký trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái; Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ
lục.
2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
của cơ quan tổ chức.
UBND huyện Quỳnh Lưu đã ban hành được danh mục các phòng ban
UBND huyện chưa có danh mục hồ sơ, các cơ quan là nguồn tài liệu nộp đã tiến
hành nộp các tài liệu lưu trữ vào lưu trữ huyện; Đến nay thì các cơ quan đều đã
đăng ký hoàn thiện hồ sơ lưu trữ về kho lưu trữ của huyện.
2.3 Ưu điểm, nhược điểm
2.3.1 Ưu điểm
Thời gian gần đây, công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu đã có
nhiều biến chuyển tốt. Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công
tác văn thư, việc chỉ đạo, điều hành và thực thi công vụ tại các cơ quan, tổ chức
đã có sự thay đổi; Công tác ban hành văn ban chỉ đạo triển khai các hoạt động
văn thư được UBND huyện quan tâm, tạo cơ sở pháp lý, định hướng cho các
hoạt động về văn thư của huyện có trọng tâm, trọng điêm và phù hợp với tình
hình thực tiên;
Công tác tổ chức, cán bộ đã được các nghành, các cấp chú trọng cải thiện
đáng kể, biên chế cán bộ làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và
trình độ của cán bộ được nâng cao hơn một bước;
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm
công tác văn thư được đẩy mạnh;
Các hoạt động về nghiệp vụ văn thư từng bước đi vào nề nếp. Nhìn chung
các cơ quan, tổ chức, địa phương đã thực hiện tương đối đúng quy định hiện
hành của nhà nước về quản lý văn bản, soạn thảo và ban hành văn bản; việc lập

hồ sơ công việc được một số cơ quan chú trọng và triển khi thực hiện; các hoạt
25