XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM

GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................................4
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................................................5
LỜI NÓI ĐẦU...........................................................................................................................................1
PHẦN I....................................................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM..........................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Canon Việt Nam...........3
1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của công ty:..........................................................................3
1.1.1 Chức năng..............................................................................................................................3
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................................................4
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính tại bộ phận Xuất – Nhập
khẩu................................................................................................................................................5
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng........................................................................................5
2.1.1 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng xuất nhập khẩu................................6
2.1.2 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng xuất nhập khẩu...........8
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ tại bộ phận Xuất – Nhập khẩu...........................................10
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của công ty về công tác văn thư, lưu trữ của công ty........10
3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác............................................................11
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...........................................................11
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan..................11
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty.........................................15
3.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản...........................................................................15
3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản................................................................17
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết Văn bản đi - đến được quản lý như sau:.............17
3.4.2 Nhận xét về ưu và nhược điểm của việc lập hồ sơ hiện hành..............................................20
3.5 Tổ chức lưu trữ tại công ty......................................................................................................22
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty............................................25

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng:..................25

Lớp ĐHLTQTVPK14A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng
(hiện đại) và đề xuất văn phòng mới tối ưu..................................................................................25
4.3 Tìm hiều và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng
của công ty là:...............................................................................................................................25
PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...........................................................................................................27
CHỦ ĐỀ : XÂY DỰNG VĂN HÓA CỐNG SỞ TẠI........................................................................................27
CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM.......................................................................................................27
A. MỞ ĐẦU...........................................................................................................................................27
1. Lý do trọn đề tài:.......................................................................................................................27
2. Lịch sử nghiên cứu:...................................................................................................................27
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................................................27
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................................27
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng................................28
6. Giả thuyết khoa học..................................................................................................................28
7.Ý nghĩa luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài...............................................................................28
8. Cấu trúc của đề tài :..................................................................................................................28
B. NỘI DUNG.........................................................................................................................................29
CHƯƠNG I :CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI......................................................................29
CÔNG SỞ..............................................................................................................................................29

1.1 Tổng quan về giao tiếp............................................................................................................29
1.2 Kỹ năng giao tiếp bao gồm:.....................................................................................................30
1.3 Tống quan về văn hóa giao tiếp...............................................................................................32
1.4 Một số thông tin về Công ty TNHH Canon Việt Nam...............................................................33
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP..............................................................................35
TẠI NƠI CÔNG SỞ.................................................................................................................................35
CHƯƠNG III: XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ...............................................................37
3.1 Xây dựng văn hóa nơi công sở:...............................................................................................37
3.2 Phong trào xây dựng văn hóa nơi công sở và các biện pháp ..................................................37
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...........................................................................................................39

Lớp ĐHLTQTVPK14A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

1.NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TẠI BỘ PHẬN XUẤT
NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CANON VIỆT NAM:............................................................................39
2.ĐỀ XUẤT:....................................................................................................................................40
3.KẾT LUẬN :.................................................................................................................................40
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................................42
PHẦN PHỤ LỤC.......................................................................................................................................1

Lớp ĐHLTQTVPK14A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh
LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quý thầy cô khoa Quản Trị Văn Phòng
– Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tâm truyền dạy kiến thức cho tôi trong
thời gian qua để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này.
Em xin cảm ơn giảng viên hướng dẫn đợt thực tập nay. Để báo cáo thực
tập này hoàn thành tốt em cũng xin cảm ơn ban lãnh đạo Công ty trách nhiệm
hữu hạn Canon Việt Nam và tất cả các anh chị làm việc tại phòng hành chính
công ty đã giúp đỡ em trong suôt thời gian thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nhiệm thực tế còn
hạn chế ắt hẳn bài báo cáo thực tập của em sẽ còn thiếu sót. Tuy nhiên với sự
tìm hiểu nghiêm túc, sự đam mê, tìm tòi , học hỏi em rất mong nhận được sự chỉ
bảo tận tình của quý thầy cô
SINH VIÊN THỰC HIỆN
Nguyễn Thị Linh

Lớp ĐHLTQTVPK14A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan : Khoá luận tốt nghiệp với đề tài: xây dựng văn hóa
công sở tại công ty trách nhiệm hữu hạn Canon Việt Nam là công trình nghiên
cứu của cá nhân tôi, không sao chép của bất cứ ai.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình !
Hà Nội, ngày 12 tháng 8 năm 2016
NGƯỜI CAM ĐOAN

Nguyễn Thị Linh

Lớp ĐHLTQTVPK14A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh
LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay đất nước ta đang trên con đường hội nhập nền kinh tế của thế
giới vì vậy trước mắt chúng ta có rất nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức
đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao khả
năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng những cơ hội trong công tác điều hành
và quản lý xã hội về mọi lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả
của bộ máy lãnh đạo, cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả. Bên cạnh đó
xã hội ngày càng phát triển nên đã kéo theo sự đa dạng của các nghành nghề và
con người buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì
mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội.
Trước những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công

nghệ của thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng
không thể thiếu của mỗi cơ quan hay tổ chức. Do vậy văn phòng phải có ý thức đi
trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới văn phòng . Để làm
được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự quan tâm và đầu
tư hơn nữa để văn phòng có thể phát huy hết tiềm năng thế mạnh của mình
Với chức năng quyền hạn của mình Trường Đai học Nội vụ Hà Nội là
ngôi trường đào tạo công tác hành chính với các nghành học phong phú như :
Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Văn thư lưu trữ , .....đặc biệt hơn cả là
nghành Quản trị văn phòng là một trong những nghành rất cần thiết của xã hội
hiện đại, phục vụ nguồn nhân lực dồi dào trong quá trình hội nhập của đất nước.
Sau khi tuyển sinh và đào tạo nghiệp vụ hành chính văn phòng nhằm đáp ứng
nguồn nhân lực có trình độ cao về nghiệp vụ nên khi hoàn thành xong chương
trình đào tạo trên ghế nhà trường, lớp ĐHLTQTVPK14A được nhà trường tạo
điều kiện để học sinh mang kiến thức đã học áp dụng vào thực tế. Bên cạnh đó
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến sự phát triển toàn diện của nghành Giáo
dục. Đó là mô hình đào tạo không những trang thiết bị cho sinh viên về mặt lý
thuyết mà còn giúp sinh viên có thời gian thực hành tại cơ quan, đơn vị. Mục
đích của đợt thực tập này chủ yếu làm sang tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp
cho mỗi học viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng những kiến thức đã học
vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng khi ra công tác. Qua đó cũng là dịp để
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

1

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

sinh viên tập dượt, rèn luyện kỹ năng và tác phong nghề nghiệp của một cán bộ
văn phòng trong tương lai.
Qua đợt thực tâp tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho sinh viên vận dụng các
kỹ năng thực hành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được
nhiều kinh nghiệm thực tế năng cao năng lực của bản thân.
Thực tập tốt nghiệp là một môn học thực tiễn bất cứ nghành nào cũng trải
qua. Nó đòi hỏi sinh viên phải vận dụng tư duy, những kiến thức đã học trên ghế
nhà trường trước khi tiếp xúc với công việc tai cơ quan. Sinh viên cũng có thể
kiểm chứng lại những gì đã học ở trường và biết cách áp dụng kiến thức đó vào
công việc một cánh nhuần nhuyễn. Đồng thời qua quá trình này nhà trường có
thể đánh giá được năng lực thực sự của sinh viên trong quá trình học tập và giải
quyết công việc thực tế.
Đối với bản thân tôi thì thực tập tốt nghiệp đã giúp tôi vững vàng hơn cả
trong trình độ chuyên môn , kiến thức công việc cũng như kỹ năng giao tiếp
ngoài xã hội. Thực tập tốt nghiệp giúp tôi lĩnh hội được nhiều kiến thức mới
cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì mà mình học được ở nhà
trường qua thầy cô, bạn bè, qua những đàn anh đàn chị đi trước về đức tính cần
thiết cho một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của tôi tại công ty
TNHH Canon Viet Nam. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà
tôi đã làm được và chưa làm được tại đây. Qua đây cho tôi gửi lời cảm ơn, lời
chúc sức khỏe đến các anh chị làm tại văn phòng xuất nhập khẩu của công ty,
các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng và nhà trường đã tạo điều kiện nhiệt
tình giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp. Tôi kính
mong các thầy cô giáo và các bạn cho ý kiến đóng góp để bản báo cáo thực tập
tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện và đầy đủ hơn./.
Tôi xin trân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 12 tháng 08 năm 2016.

SINH VIÊN
Nguyễn Thị Linh
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

2

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CANON
VIỆT NAM
* Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
TNHH Canon Việt Nam
Doanh nghiệp thương mại : là một đơn vị kinh doanh được thành lập hợp
pháp, nhằm mục đích thực hiện các hoạt dộng kinh doanh trong lĩnh vực thương
mại .
Như vậy một tổ chức kinh tế được coi là một doanh nghiệp thương mại
phải có đủ 2 điều kiện sau:
- Phải được thành lập theo đúng luật định.
- Phải trực tiếp thực hiện chức năng thương mại với mục đích kiếm lời.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của công ty:
1.1.1 Chức năng

• Thực hiện chức năng lưu chuyển hàng hóa :
Sản xuất ra sản phẩm là khâu đầu tiên, nhưng sản phẩm mới ra chỉ là sản
phẩm ở trang thái khả năng, chỉ khi nào sản phẩm được đưa vào quá trình sử
dụng (trong sản xuất hoặc tiêu dùng cá nhân ) thì sản phẩm mới thực sự được
hoàn thiện.
Thực hiện chức năng lưu thông hàng hóa một cách chuyên nghiệp, công
ty tổ chức quá trình lưu thông một cách hợp lý, nhanh chóng đảm bảo thỏa mãn
nhu cầu của khách hàng, do đó cần phải quan tâm đến giá trị sử dụng của hàng
hóa ( Sử dụng hàng hóa như thế nào, sử dụng làm gì? đối tượng sử dụng? thời
gian và địa điểm mua bán ) và chi phí lưu thông hàng hóa để có giá cả hàng hóa
hợp lý, khách hàng cảm thấy hài lòng.

• Chức năng tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông:
Quá trình sản xuất gồm 4 khâu quan trọng đó là :
- Sản xuất
- Phân phối
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

3

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

- Trao đổi ( lưu thông )
- Tiêu dùng

Tất cả các khâu này đều có mối quan hệ mật thiệt và tác động qua lại với
nhau trong đó mối quan hệ giữa sản xuất và tiêu dùng là mối quan hệ cơ bản
nhất.

• Chức năng dự trữ hàng hóa và điều hòa cung cầu.
Chức năng của kinh doanh thương mại là mua bán hàng hóa để cung ứng
đầy đủ, kịp thời , đồng bộ, đúng chất lượng, số lượng ở những nơi thuận thiện
cho khách hàng. Nhờ có hàng hóa dự trữ mà doanh nghiệp thương mại có thể
thỏa mãn đầy đủ, kịp thời về nhu cầu hàng hóa của khách hàng.
Nhờ có hệ thống mạng lưới rộng (kho, cửa hàng, quầy, siêu thị..vv.) mà
công ty có thể đảm bảo thuận lợi cho khách hàng mua bán những hàng hóa cần
thiết, vừa tiết kiệm được thời gian, vừa không phải di quá xa để mua được sản
phẩm cần dùng.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường trong nước và
ngoài nước;
- Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ,
giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo
nguyen tắc bình đẳng, cùng có lợi;
- Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;
- Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trực tự
xã hội;
- Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hoạch toán thống kê thống nhất
và thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với nhà nước.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Canon Viet Nam
(Xem phụ lục 01).

Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

4

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
tại bộ phận Xuất – Nhập khẩu
Hiện nay tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính tại bộ
phận xuất khẩu diễn ra rất tốt bao gồm quản lý tất cả các giấy tờ liên quan đến
bộ hồ sơ như: hóa đơn, bill, công văn và các giấy tờ liên quan khác. Tổ chức và
sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công
ty.
Quản lý chứng từ hồ sơ liên quan đến công việc thường ngày nhằm lưu
giữ tất cả các giấy tờ quan trọng để khi cần thiết có thể tìm kiếm một cách dễ
dàng và nhanh chóng.
Tại bộ phận xuất nhập khẩu mọi công việc hoạt động dưới sự lãnh đạo
của Trưởng phòng và Phó phòng, những công việc và nhiệm vụ đều phải thông
qua lãnh đạo phòng mới được tiến hành.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng xuất nhập khẩu gồm có 80 người trong đó có 70 người là công
nhân đóng gói sản phẩm và 11 người là nhân viên chuyên môn.
Trong số 11 nhân viên của văn phòng thì có 1 trưởng phòng, 2 phó phòng
và 8 nhân viên khác. Được chia ra làm 3 nhóm và hoạt động dưới sự chỉ đạo của
trưởng và phó phòng
Văn phòng xuất nhập khẩu có 2 nhóm chính đó là:
- Nhóm quản lý hàng nhập.

- Nhóm quản lý hàng xuất.
* Nhóm nhập chuyên quản lý số lượng hàng hóa được nhập vào công ty
để phục vụ cho sản xuất, ví dụ như: nhập các part hàng linh kiện để sản xuất nên
một cái máy hoàn chỉnh và các hàng hóa có liên quan để bảo quản hàng hó
không bị hỏng hóc..vv.
* Nhóm xuất có trách nhiệm xuất hàng cho toàn bộ nhà máy ví dụ như
hàng lỗi xuất trả nhà cung cấp, hàng xuất bán, hàng tạm xuất đi và sau này tái
nhập về và các loại hàng khác…
Mỗi nhóm đều có một trưởng nhóm quản lý công việc diễn ra hàng ngày
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

5

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

và xử lý các công việc phát sinh.
2.1.1 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
văn phòng xuất nhập khẩu
* Chức năng nhiệm vụ
Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo cho công ty đạt đúng chỉ tiêu đề ra.
Bộ phận xuất – nhập khẩu là một trong những bộ phận quan trọng của
công ty bởi ở đây diễn ra nhiều các hoạt đông xuất, nhập khẩu các linh kiện để
chế tạo ra sản phẩm và xuất bán các sản phẩm làm ra đó mang lại nguồn thu

nhập cho công ty .
Chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty.
Tham mưu chính là tư vấn, góp ý kiến cho ban lãnh đạo của của công ty bao
hàm tất cả các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu như hoạch định tổ chức,
quản lý nhân viên, quản lý về công tác văn thư lưu trư hồ sơ, kiểm tra giám sát tất
cả các thủ tục hành chính cho đến hết công đoạn cuối cùng của công ty.
Tham mưu cho giám đốc bộ phận và giám đốc công ty trong việc quản lý
hồ sơ, tài liệu có liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu của công ty Canon.
Quản lý tất cả các giấy tờ liên quan đến bộ hồ sơ như: hóa đơn, bill, công
văn và các giấy tờ liên quan khác. Tổ chức và sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ
sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công ty.
Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cá nhân.
Chuẩn bị nội dung và tất cả các chứng từ lien quan đến bộ hồ sơ xuất
nhập hàng.
Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc công ty và giám đốc bộ phận về các
giải pháp cải cách thủ tục liên quan đến toàn bộ nhà máy.
Báo cáo thống kê định kỳ theo tháng, quý, năm và đột xuất với giám đốc
bộ phận nhằm so sánh tiến độ thực hiện và kết quả của phòng ban giữa các
tháng, quý, năm với nhau. Múc đích nhằm phát hiện ra những điểm mạnh và
điểm yếu của phòng ban để đưa ra phương pháp cải cách mới đem lại hiệu quả
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

6

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

cho công ty
Quản lý, sử dụng một số loại sổ sách, biểu thống kê: sổ nhật ký ghi chép
mọi việc phát sinh để đề ra hướng giải quyết. Nhân viên có chuyên môn trực
tiếp xử lý hồ sơ liên quan và giải quyết thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập
khẩu của công ty.
* Cơ cấu tổ chức của văn phòng xuất nhập khẩu công ty Canon Việt
Nam ( Xem phụ lục 02).
Văn phòng xuất nhập khẩu gồm có 80 người trong đó có 70 người là công
nhân đóng gói sản phẩm và 11 người là nhân viên chuyên môn.
Trong số 11 nhân viên chuyên môn thì có 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và
8 nhân viên khác.
• Trưởng phòng xuất nhập khẩu
Làm nhiệm vụ quản lý và đôn đốc nhân viên và công nhân của mình làm
việc hiệu quả, đạt tiến độ của cấp trên đề ra.
Chuẩn bị kế hoạch và lên lịch gặp đối tác bàn chuyện xuất nhập hàng
phục vụ sản xuất.
Giúp giám đốc công ty nắm bắt tình hình tử trên xuống, từ các công ty
hay đối tác bên ngoài phản ánh và tổng hợp các báo cáo cho cấp trên.
Đảm bảo tốt các điều kiện cần thiết phục vụ mọi hoạt động của công ty.
• Phó phòng xuất nhập khẩu
Tham mưu, tổng hợp các ý kiến phản ánh của nhân viên rồi báo cáo lại
cho trưởng phòng nhằm giúp trưởng phòng xử lý và hoàn tất mọi vấn đề
Giúp trưởng phòng quản lý công việc trong phòng ban khi trưởng phòng
vắng cơ quan.
Phó phòng có chức năng và thẩm quyền ký thay khi trưởng phòng đi
vắng.
• Nhân viên chuyên môn phòng xuất nhập khẩu
Từng cá nhân phải chịu trách nhiệm về những công việc mà mình được

giao như : chuẩn bị chứng từ có liên quan để xuất và nhập hàng ( Invoice, PO,
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

7

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

công văn thỏa thuận giữa 2 bên).
Tham mưu đóng góp ý kiến cho cấp trên, quản lý văn bản đi đến tại bộ
phận mình. Theo dõi kiểm tra đôn đốc các bạn công nhân thực hiện các nội quy,
quy định của bộ phận nói riêng và công ty nói chung.
2.1.2 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng xuất nhập khẩu.
Văn phòng xuất nhập khẩu nằm tại khu vực cuối kho của công ty, tại đây
diễn ra các hoạt động liên quan đến nhập và xuất hàng của cả nhà máy. Với diện
tích văn phòng gần 140 mét vuông bao gồm cả phòng họp. Văn phòng được bố
trí rất khoa học và hiện đại thuận lợi cho quá trình giao dịch với các phòng ban
khác đem lại hiệu quả cao trong công việc. Nhân viên trong văn phòng được sắp
xếp vị trí làm việc theo nhóm, mỗi nhóm là một bàn, mỗi bàn có một trưởng
nhóm. Trong quá trình làm việc nếu có vấn đề gì phát sinh hay gặp khó khăn thì
cả nhóm sẽ cùng nhau họp và bàn bạc đưa ra hướng giải quyết đúng đắn nhất.
1. Trưởng phòng xuất nhập khẩu
Lập và triển khai các kế hoạch nhận hang, xuất hang nhằm đáp ứng yêu
cầu của khách hang

Thực hiện giám sát việc mở tờ khai để nhận hang, xuất hang đúng yêu
cầu
Làm nhiệm vụ quản lý và đôn đốc nhân viên và công nhân của mình làm
việc hiệu quả, đạt tiến độ của cấp trên đề ra.
Chuẩn bị kế hoạch và lên lịch gặp đối tác bàn chuyện xuất nhập hàng
phục vụ sản xuất.
Giúp giám đốc công ty nắm bắt tình hình tử trên xuống, từ các công ty
hay đối tác bên ngoài phản ánh và tổng hợp các báo cáo cho cấp trên.
Đảm bảo tốt các điều kiện cần thiết phục vụ mọi hoạt động của công ty.
2. Phó phòng xuất nhập khẩu
Tham mưu, tổng hợp các ý kiến phản ánh của nhân viên rồi báo cáo lại
cho trưởng phòng nhằm giúp trưởng phòng xử lý và hoàn tất mọi vấn đề
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

8

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

Giúp trưởng phòng quản lý công việc trong phòng ban khi trưởng phòng
vắng cơ quan.
Phó phòng có chức năng và thẩm quyền ký thay khi trưởng phòng đi
vắng.
3. Nhân viên mua hàng (Purchasing Official):
- Tìm kiếm nhà cung cấp; thường làm việc tại các công ty thương mại

nhỏ, kinh doanh nhiều mặt hàng, nhà cung cấp không cố định.
- Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá.
- Phân tích Báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải,
thuế nhập khẩu...)
- Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và đàm phán về các điều khoản hợp
đồng.
- Chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền..).
- Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về kho.
- Tiến hành Khai báo Hải quan .
- Đưa hàng về nhập kho.
4. Nhân viên Nhập khẩu (Import Executive):
- Công việc tương tự một Purchasing Official nhưng đa số nhân viên
Nhập khẩu đơn thuần không phải tìm kiếm nhà cung cấp
- Thường làm việc trong các công ty kinh doanh ít mặt hàng và có nhà
cung cấp ổn định, các công ty phân phối độc quyền 1 nhãn hiệu hoặc sản
phẩm nào đó...
5. Nhân viên Sales - Xuất nhập khẩu (Kinh doanh Xuất nhập khẩu)
- Công việc của 1 Nhân viên Sales tương tự như Sales nội địa nhưng phải
tìm kiếm và giao dịch với khách hàng nước ngoài.
- Phải thực hiện các công việc để xuất khẩu hàng như (thuê vận tải, mở
TK xuất khẩu, xin C/O.... )
6. Nhân viên Xuất khẩu (Export Executive)
- Công việc tương tự như Nhân viên Sales XNK nhưng không phải tìm
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

9

Trường Đại học Nội vụ Hà

GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

kiếm khách hàng do công ty đã có đầu ra ổn định. Nhân viên này chỉ thực hiện
các công việc liên quan đến xuất khẩu đơn thuần.
7. Nhân viên chứng từ:
Các nhân viên chứng từ có thể làm việc trong bộ phận chứng từ thuộc
Phòng XNK của 1 công ty lớn (chỉ chịu trách nhiệm soạn thảo chứng từ XNK).
Đa số nhân viên chứng từ làm việc trong các công ty forwarder, các công ty dịch
vụ khai báo Hải quan (chịu trách nhiệm chuẩn bị mọi chứng từ liên quan đến
việc thông quan để nhân viên khác đi làm việc với Hải quan).
8. Nhân viên hiện trường:
Đây là những người trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng
biển (các Chi cục Hải quan) để làm các thủ tục thông quan và xuất/ nhập hàng
cho các đối tác. Nhân viên hiện trường thường làm việc nhiều nhất cho các công
ty forwarder, các công ty dịch vụ khai báo Hải quan.
9. Nhân viên Phòng Thanh toán Quốc tế.
Những nhân viên này làm việc trong các Ngân hàng có Dịch vụ Thanh
toán quốc tế, họ phải có kiến thức chủ yếu về Thanh toán quốc tế, hiểu các quy
định, các chuẩn mực trong Thanh toán quốc tế giữa các ngân hàng, giữa ngân
hàng và khách hàng.
10. Nhân viên tại Văn phòng Đại diện của các công ty đa quốc gia
Làm các công việc giao dịch, chuyển tiếp thông tin giữa bên mua và bên bán
(thường không tham gia vào quá trình vận tải hàng hóa, chỉ tham gia giao dịch
và chuyển giao chứng từ).
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ tại bộ phận Xuất – Nhập khẩu.
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của công ty về công tác văn thư,
lưu trữ của công ty.

* Hệ thống hóa các văn bản mà công ty đang áp dụng đó là:
- Nghị định 110/2004/ NĐ- CP ngày 08-04-2004 của chính phủ về công
tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010 NĐ- CP ngày 08-02-2010 của chính phủ sửa đổi
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

10

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

bổ sung 1 số điều của Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08-04-2004 của
chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/ TTLT- BNV-VPCP ngày 06 tháng 05
năm 2005 và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác
* Chương trình công tác thường kỳ của công ty:
- Do yêu cầu đề xuất của Tổng Giám đốc công ty về việc sản xuất các sản
phẩm không bị lỗi được gửi bằng văn bản cho các Trưởng phòng. Sau đó các
phòng ban tiếp nhận công văn và thực hiện bằng cách thông báo với tất cả các
công nhân viên trong phòng ban mình. Lên kế hoạch, lấy ý kiến tất cả mọi người
rồi chỉnh sửa bản kế hoạch thông qua lãnh đạo phòng và Tổng giám đốc. Sau
khi xong hết thủ tục sẽ tiến hành triển khai và thực hiên. Và cuối cùng là xây
dựng công tác và tiến hành thực hiện.

* Xây dựng chương trình - kế hoạch( Xem phụ lục 03 ).
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của cơ quan.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và theo đúng chức năng của mình.
Nội dung văn bản phải theo đúng quy dịnh của pháp luật, văn bản của cấp
dưới không được trái với chủ trương, đường lối lãnh đạo của cấp trên.
Nội dung là những phần quan trọng mang tính chất quyết định chất lượng
của văn bản. Tại phần này cơ quan ban hành văn bản trình bày những quy định
có tính bắt buộc chung hoặc riêng. Các thông tin thông báo nhằm phản ánh tình
hình hoạt động, kết quả hoạt động , giao dịch với các mục đích khác nhau, ghi
chép các sự việc, hiện tượng nhằm đạt được mục đích khi in ra văn bản.
Nội dung văn bản được trình bày bằng phông chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng. Khoảng cách giữa các đoạn là từ 3 đến 6 point, giữa các
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

11

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

dòng chọn từ 15 đến 22 và khi xuống dòng thì lùi vào 01 tab.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên văn bản, bao
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành

phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản
nhất định theo quy định tại Nghị Định số: 110/ 2004/ NĐ – CP 08/04/2004 của
chính phủ về công tác văn thư và Thông tư liên tịch số: 55/2005/ TTLT- BNVVPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thể thức văn bản phải có đầy đủ những yếu
tố:
Ngoài các yếu tố đó với các loại công văn công điện, giấy giới thiệu, giấy
mời, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ
Email, số điện thoại, số telex, Fax..
* Quốc hiệu :
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm hai dòng chữ:
“ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
“Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ”
Là khái niệm dùng để chỉ tên nước và mục tiêu chính trị của Nhà nước,
quốc hiệu được ghi đầu trang của văn bản về bên phải bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13 kiểu chữ đứng đậm. Dưới có đoạn thẳng gạch ngang nét liền bằng chiều dài
của dòng chữ dưới.
* Tên cơ quan tổ chức ban hành ra văn bản.
Tên cơ quan tổ chức ban hành ra văn bản bao gồm : Tên cơ quan ban
hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy
định của pháp luật hoặc căn cứ vào văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, văn phòng quốc hội, hội đồng dân tộc và
các ủy ban của quốc hội.
Ví dụ :
- Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản không có cơ quan chủ quản:
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

12

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

“ CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM “
- Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản có cơ quan chủ quản:
“CÔNG TY TNHH CANON VIỆT NAM”
XUẤT NHẬP KHẨU “
* Số ký hiệu văn bản :
Số văn bản là số thứ tự của văn bản được đánh từ ngày 01 tháng 01 đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của cuối năm.
Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan, đơn
vị làm ra văn bản.
Số văn bản được trình bày bằng chữ in thường.
Ký hiệu trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13.
Ví dụ :
Số: 15/ TB – CVN ( Thông báo của công ty Canon Việt Nam ).
* Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản :
Địa danh là giới hành chính nơi văn phòng cơ quan đóng trụ sở.
Ngày tháng văn bản là ngày văn bản có hiệu lực, ngày văn bản được đăng
ký vào sổ và phát hành.
Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày phía dưới
quốc hiệu, lệch về phía tay phải, trình bày bằng phông chữ in thường , cỡ chữ 14
kiểu chữ nghiêng, địa danh đặt trước thời gian và viết chữ hoa, sau địa danh có
dấu phẩy.
Ví dụ :
“ Đông Anh, ngày 16 tháng 08 năm 2016.”

*Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành. Khi
ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên
loại trừ công văn.
Trích nội dung văn bản là một câu ngắn gonh, một cụm từ phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

13

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng
đậm.
Ví dụ:
“ QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động nhân viên tháng 08 “
*Nội dung văn bản :
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản trong đó các quy
phạm pháp luật, các quy định được đặt ra các vấn đề, sự việc được trình bày.
*Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền :
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày như sau:
Phải ghi rõ chức vụ, họ tên người ký và phải đúng thẩm quyền, Cơ quan
được tổ chức và hoạt động theo chế độ bổ nhiệm lãnh đạo thì ghi rõ chức vụ

người ký , nếu theo chế độ bầu lãnh đạo thì trước chức vụ người ký phải ghi
thay mặt viết tắt “ TM “.
Thể thức đề ký và chức vụ người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 12 đến 13 chữ đứng đậm.
Ví du:
“ TM. CÔNG TY TNHH CANON VIET NAM
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
FM Mr. Ako
*Dấu của cơ quan tổ chức :
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo nghị định số: 110/
2004 /NĐ- CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
quy định của pháp luật có liên quan. Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng
chiều và chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên tay trái của chữ ký.
*Nơi nhận :
Nơi nhận được xác định là những cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

14

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như: kiểm tra, đánh giá, giám
sát, xem xét, để giải quyết, để thi hành, để trao đổi công việc, để biết và để lưu.

Nơi nhận trình bày ở góc trái tờ cuối cùng của văn bản ngang với thủ tục
ký ở sau từ kính gửi đối với công văn hành chính, phần này ghi tên cơ quan, tổ
chức, cá nhân nhận văn bản
Ví dụ :
Kính gửi : Bộ Tài Chính
Nơi nhân :
- Như trên;
- Lưu văn thư.
* Dấu chỉ mức độ “ Khẩn” và “ Mật “
Với những văn bản có tính chất “ Mật “, “ Khẩn “ cần đóng dấu chỉ mức
độ khẩn, mật ngay vào góc trái tờ đầu dưới số ký hiệu văn bản hoặc dưới trích
yếu nội dung văn bản.
Các thành phần thể thức khác được trình bày theo quy định của thông tư
liên tịch số 55/ TTLT – BNV- VPCP.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty
Công ty TNHH Canon Việt Nam có thẩm quyền ban hành những loại
văn bản sau:
Quyết định, Tờ trình, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Chương
trình, Phương án, Biên bản, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận..vv.
Trên đây là một số văn bản của Công Ty TNHH Canon Việt Nam ban
hành theo đúng thẩm quyền của mình.
Về mặt thể thức của văn bản đã đúng và đầy đủ các thành phần theo quy
định. Tuy nhiên khi đánh công văn nhân viên của công ty vẫn chưa bỏ đi CV
theo như thông tư liên tịch số: 55/ TTLT –BNV – VPCP đã hướng dẫn.
3.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý. Chất
lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công ciệc của cơ
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

15

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

quan quản lý. Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ
mỉ, thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong việc soạn thảo, đảm bảo về
mặt nội dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản.
Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là một công việc rất quan trọng
diễn ra hàng ngày trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp.
Về thể thức văn bản : Thể thức văn bản là hình thức bắt buộc đảm bảo
hiệu lực pháp lý của văn bản, nó phù hợp với thẩm quyền ban hành văn bản theo
quy định của pháp luật tại thông tư liên tịch số : 55/ TTLT –BNV – VPCP ngày
16 tháng 05 năm 2005 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ về thể thức và kỹ
thuật trình bày đảm bảo 09 thành phần thể thức.
Về nội dung văn bản : Đây là thành phần quan trọng nhất, nó phản ánh
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản phải đạt những
yêu cầu.
Về chính trị: Nội dung văn bản phải đúng với đường lối chủ trương của
Đảng và chính sách pháp luật của nhà nước. Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng
của nhân dân, phù hợp với quy định của pháp luật và phát triển của xã hội.
Về pháp lý: Nội dung văn bản phải đúng với pháp luật và phù hợp với
thực tiễn ngoài đời sống, các văn bản của cấp dưới không đặt ra các quy định
trái với quy định của văn bản cấp trên ( Công Ty mẹ bên nước ngoài). Văn bản
phát hành phải đúng với thẩm quyền.
Về kỹ thuật : Phù hợp với đội ngũ cán bộ , cơ sở vật chất nguồn kinh phí

có được, đảm bảo tính khoa học, tính đại chúng.
*So sánh với quy định hiện hành thì văn bản soạn thảo của công ty TNHH
Canon Việt Nam được thực hiện đầy đủ các bước theo quy định soạn thảo và
ban hành văn bản. Các văn bản đều được đảm bảo về thể thức và trình bày theo
đúng tiêu chuẩn của quy định Nhà nước, đó là văn bản được trình bày trên khổ
giấy A4 với đầy đủ các yếu tố thể thức
*Nhận xét và đánh giá.
Ưu điểm: Thẩm quyền ban hành văn bản : Văn bản của công ty có thẩm
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

16

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

quyền ban hành theo đúng quy định của Luật ban hành năm 1996 điều 1 luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản: văn bản ban hành đều đảm bảo về mặt nội
dung và thể thức theo đúng quy định của nhà nước, nội dung của văn bản không
trái với chủ trương đường lối của Đảng và nhà nước và phải sát với thực tiễn,
đúng với thẩm quyền ban hành văn bản được cho phép.
Nhược điểm:
Thể thức và kỹ thuật trình bày : Do thói quen từ trước nên một số ít văn
bản được soạn thảo một số thành phần thể thức không đúng theo quy định của
pháp luât.

Quy định soạn thảo còn chậm chạp, các bước trong soạn thảo không được
liên tục, việc thu thập và xử lý thông tin không nhanh chóng và chính xác.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết Văn bản đi - đến được
quản lý như sau:
* Sơ đồ hóa quy trình quản lí văn bản ( Xem phụ lục 04 ).
+ Các văn bản đi của công ty thông thường được giao cho các chuyên
viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn soạn thảo, sao khi văn bản được lãnh
đạo cấp trên ủy quền ký trước khi ban hành và soạn thảo. Chuẩn bị in ấn xong
và trình ký cho Lãnh đạo hoặc người được Lãnh đạo ủy quyền trước khi ban
hành văn bản.
+ Xem xét thể thức, ghi số ngày, tháng, văn bản:
Nhằm cụ thể tra tìm rà soát lại lần cuối cùng tất cả các yếu tố thể thức văn
bản theo quy định hiện hành , những văn bản không đủ thể thức sẽ được bổ sung
trước khi chuyển giao.Đây sẽ là khâu cuối cùng được thực hiện trước khi ghi số,
ngày, tháng vào văn bản.
Sau khi kiểm tra tiến hành ghi số, ngày, tháng văn bản. Mỗi văn bản được
ghi một số và một ngày nhất định. Số phải được đánh liên tục từ số 01 ngày 01
tháng 01 đến cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm, (ghi số của văn bản từ 1
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

17

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

đến 9 ngày của văn bản dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số 0 đằng trước tránh
trường hợp thêm bớt có thể xảy ra ). Ngày tháng văn bản là ngày văn bản bắt
đầu được ban hành có giá trị pháp lý.
+ Đóng dấu
Sau khi xem xét thể thức văn bản, ghi số, ngày, tháng, năm tiến hành
đóng dấu văn bản thể hiện tính chận thực của văn bản đã có chữ ký hợp lệ tức là
chữ ký tươi của Lãnh đạo văn phòng hoặc người được ủy quyền và không được
phép dóng dấu lên giấy trắng ( Gọi là dấu khống ).
Dấu chức danh dùng để đóng dấu văn bản tại công ty thì mỗi phòng ban
có 3 dấu gồm 01 Trưởng phòng và 02 Phó phòng

Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

18

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

Ví dụ như:
“ TRƯỞNG PHÒNG
Kubo Kenichiro ,,
“ PHÓ PHÒNG
Lê Thị Thanh Thủy ,,
+ Đăng ký văn bản đi :

Đây là công việc phải làm trước khi chuyển giao văn bản cho đối tượng
liên quan theo nguyên tắc thì tất cả các loại văn bản đều phải đăng ký văn bản
vào sổ theo dõi đúng theo quy định của nhà nước, và theo mẫu in sẵn cuae nhà
nước rõ ràng và đầy đủ các danh mục như quy định.
Việc đăng ký văn bản nhằm mục đích quản lý thống nhất chặt chẽ tất cả
các văn bản đi của cơ quan và giúp cho việc tra tìm tài liệu một cách nhanh
chóng, hiệu quả khi cần thiết.
Nguyên tắc của việc đăng ký văn bản vào sổ phải đăng ký đầy đủ các
thông tin của văn bản vào sổ, quá trình đăng ký văn bản không được viết cột nọ
trèo cột kia, không tẩy xóa, không đăng ký văn bản bằng bút chì.
Về ưu điểm :
Tại công ty nói chung và bộ phận xuất nhập nói riêng thì các công việc
nêu trên được các cán bộ chuyên môn, văn phòng thực hiện rất nghiêm túc, đầy
đủ và kịp thời đúng theo quy định của pháp luật và nhà nước.
Về nhược điểm :
- Do số lượng công nhân viên trong công ty quá lớn nên vấn đề đưa công
văn và thư từ đôi lúc còn hạn chế và chưa kịp thời
+ Đăng ký văn bản đến :
Thống nhất đăng ký tại bộ phận của lễ tân theo mẫu sổ quy định. Trước
khi đăng ký, tài liệu phải đóng dấu đến và ghi nội dung cần thiết.
Phân phối và chuyển giao văn bản đến, công văn đến : Phòng hành chính
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

19

Trường Đại học Nội vụ Hà


GVHD : Nguyễn Mạnh Cường

SV: Nguyễn Thị Linh

căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, căn cứ vào nội dung từng
công văn đến để phân loại, rồi chuyển cho lãnh đạo bộ phận phê duyệt.
Kiểm tra, theo dõi và giải quyết văn bản đến : Các bộ phận trong cơ quan
có trách nhiệm giải quyết nhanh chóng, đúng thời hạn và chính xác.
+ Về ưu điểm :
Việc quản lý văn bản đến cũng được thực hiện tốt , tất cả văn bản đến sau
khi được tiếp nhận, phân loại và được chuyển giao nhanh chóng phục vụ cho
việc giải quyết công việc kịp thời.
+ Về nhược điểm :
Cách quản lý văn bản chưa khoa học lắm, gặp nhiều khó khăn trong việc
tra cứu và tìm kiếm văn bản hay tài liệu khi tìm kiếm.
• Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan.
Việc lập hồ sơ hiện hành sẽ giúp cho công việc tra tìm được nhanh chóng,
làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả. Đồng thời
nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của các phòng ban có liên quan
nói riêng và của cả công ty nói chung. Không những thế việc lập hồ sơ còn tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu về
sau này.
a. Lập hồ sơ hiện hành : (Công việc này được thực
hiện cuối mỗi năm )
Để đáp ứng được các yêu cầu của việc lập hồ sơ hiện hành, cán bộ chuyên
môn thực hiện theo các yêu cầu sau :
*Công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ công ty:
Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ là yêu cầu cần thiết đối với mọi cơ
quan, công ty. Tại điều 14 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia quy định: “ Sau 1 năm kể
từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị
được giao vào lưu trữ hiện hành”. Việc giao nộp vào lưu trữ của công ty tạo

thuận lợi cho công tác nộp lưu.
3.4.2 Nhận xét về ưu và nhược điểm của việc lập hồ sơ hiện hành.
Lớp ĐHLTQTVPK14A
Nội

20

Trường Đại học Nội vụ Hà