NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ50

Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b


MỤC LỤC


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



LỜI MỞ ĐẦU
Thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá như hiện nay thì việc học phải đi
đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, nhà trường gắn liền với xã hội. Đó là
phương châm mà nền Giáo dục và Đào tạo nước ta hướng đến, chính vì vậy mà
trong những năm qua các trường Đại học, Cao đẳng, sau khi học sinh, sinh viên
kết thúc khoá học nhà trường đều tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ
quan nhằm củng cố lại kiến thức đã được học tại nhà trường, nâng cao kỹ năng
thực hành nghề nghiệp. Trong quá trình thực hiện kế hoạch đào tạo của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội thì đợt thực tập cuối khóa của sinh viên Khoa Quản trị
văn phòng chúng tôi cũng không nằm ngoài mục đích đó.
Sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết và thực tiễn tạo nên nền tảng vững chắc
cho mỗi học sinh, sinh viên khi ra trường, chính vì vậy mà thực tập tốt nghiệp
không thể thiếu trong mỗi ngành học, khoá học. Để đáp ứng nhu cầu chung của
xã hội, nâng cao hiệu quả làm việc trong công tác hành chính văn phòng, văn
thư, lưu trữ tại các cơ quan Thực tập là thời gian quan trọng để học sinh, sinh
viên tiếp cận, tìm hiểu thực tế công việc tại cơ quan, qua quá trình thực tập sẽ
giúp cho sinh viên cũng cố lại kiến thức, đồng thời cũng là lúc sinh viên có điều
kiện nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, bước đầu rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc khoa học và hiệu quả.
Là một sinh viên năm cuối của Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học
Nội vụ Hà Nội tôi luôn luôn ý thức được tầm quan trọng của vấn đề này đã

không ngừng học hỏi để hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp cho bản thân mình.
Trong khoảng thời gian thực tập không phải là quá dài kể từ ngày 04/7/2016 đến
28/8/2016 tại Phòng Nội vụ huyện Ba Vì đã giúp tôi làm quen với công việc của
người cán bộ văn phòng, góp phần bổ sung và củng cố kiến thức đã học tại
trường, đồng thời tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu phục vụ công tác
chuyên môn sau này.
Trong thời gian thực tập tại phòng Nội vụ UBND huyện Ba Vì, được sự
giúp đỡ của lãnh đạo, cán bộ, công chức đặc biệt là cán bộ chuyên viên phòng
Nội vụ đã tạo điều kiện để tôi thực hành chuyên ngành của mình và hoàn thành
tốt đợt thực tập. Đồng thời qua bài báo cáo này tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân
thành tới các thầy, cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn, giúp đỡ
tôi hoàn thành bài báo cáo này. Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập có
hạn nên tôi không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định, kính mong
1


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và cán bộ
trong cơ quan để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Ba Vì, ngày 03 tháng 9 năm 2016
Sinh viên

Phí Văn Tuấn

2

Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Ba Vì
Ba Vì là huyện thuộc vùng bán sơn địa, nằm về phía Tây Bắc thủ đô Hà
Nội. Với tổng diện tích 424km2, dân số hơn 265 nghìn người (bao gồm 3 dân
tộc Kinh, Mường, Dao), toàn huyện có 31 xã, thị trấn, trong đó có 7 xã miền núi,
một xã giữa sông Hồng. Phía đông giáp thị xã Sơn Tây, phía nam giáp tỉnh Hòa
Bình, phía tây giáp tỉnh Phú Thọ và phía Bắc giáp tỉnh Vĩnh Phúc. Thực hiện
Nghị quyết 15 của Quốc Hội khóa XII, Ba Vì tái nhập Thủ đô Hà Nội tháng 8
năm 2008.
1.1. Chức năng:
UBND huyện Ba Vì là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là cơ quan
hành chính Nhà nước ở cấp huyện, thi hành việc quản lý Nhà nước trong phạm
vi lãnh thổ của huyện mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ
quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện trong tất cả
các lĩnh vực cụ thể là:
- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm
nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí,
Công nghệ môi trường...
- Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của Pháp luật, phối hợp
với cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và
các khoản thu khác
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND các

cấp, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương.
- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ,
xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế
độ chủ nghĩa quân sự. Quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc đi lại
cư trú của người ngoài địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và công
dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ba Vì.
3


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



- Căn cứ vào Mục 2 chương IV Luật tổ chức HĐND-UBND Quốc hội
thông qua ngày 26/11/2003 thì UBND huyện Ba Vì có những nhiệm vụ và
quyền hạn sau:
UBND huyện Ba Vì có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm
vụ chương trình công tác hàng năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các xã,
các đơn vị trực thuộc huyện hoạt động quản lý Nhà nước. Nhiệm vụ cụ thể như
sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng
hàng năm và lâu dài của huyện.
- Xây dựng quy chế của UBND huyện, công tác tổ chức bộ máy và thực
hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
- Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
do UBND huyện quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luật
khiếu nại tố cáo.

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân, thành viên của UBND huyện hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND huyện.
UBND huyện Ba Vì làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập thể lãnh đạo cá
nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương, quyết định theo đa số.
Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế CNXH, ngăn
chặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí tham nhũng, cửa quyền hách dịch và một
số biểu hiện tiêu cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công chức trong bộ
máy cơ quan.
1.3. Cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND Huyện:
HĐND&UBND huyện Ba Vì là cơ quan hành chính Nhà nước thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức
HĐND&UBND ngày 26/11/2003. Bộ máy UBND huyện là toàn bộ hệ thống
các Phòng ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.
+ Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch UBND, là người phụ trách chung,
là người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND huyện, đôn
đốc kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành
viên cấp dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ các
vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND huyện. Mặt khác, Chủ tịch UBND
4


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



huyện phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao
riêng cho mình và cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạt
động của UBND trước HĐND huyện và cấp trên.

* Phó Chủ tịch UBND huyện gồm 3 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch.
Các Phó Chủ tịch UBND huyện phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác;
chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của UBND
huyện.
* UBND huyện Ba Vì có 13 phòng, ban chuyên môn cụ thể:
1.Vănphòng HĐND&UBND
8. Phòng Tài chính – Kế hoạch
2. Phòng Thanh Nhà nước
9. Phòng Kinh tế
3. Phòng Dân tộc
10. Phòng TN&MT
4. Phòng LĐTB&XH
11. Phòng Tư pháp
5. Phòng GD&ĐT
12. Phòng Quản lý đô thị
6. Phòng Y tế
13. Phòng Nội vụ
7. Phòng Văn hóa –Thông tin
Ngoài ra còn có các đơn vị sự nghiệp như: Ban quản lý dự án ĐTXD cơ
bản, Đài truyền thanh, Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội – chi nhánh huyện Ba
Vì, Trung tâm Thể dục thể thao, Ban bồi thường giải phóng mặt bẳng…
Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Huyện hoạt động theo
chức năng và nhiệm vụ của mình, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
- Lãnh đạo gồm:
+ 01 Chủ tịch
+ 01 Chánh văn phòng
+ 03 Phó Chủ tịch
+ 03 Phó Chánh văn phòng
+ Các ủy viên
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Ba Vì

(Xem phụ lục 01)
2.
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1. Chức năng:
Là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân huyện, có chức năng tham
mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về
5


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan
nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức năng tham mưu tổng
hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBND
huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch
UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch
UBND huyện; cung cấp phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND&UBND và
các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
HĐND&UBND huyện. Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện cải cách hành
chính, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông của UBND huyện.
2.1.2. Nhiệm vụ:
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác

hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện. Đôn
đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công
tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy
định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo
quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất
được giao theo quy định của pháp luật;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy
ban nhân dân cấp xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ
trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định;
6


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối
quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp

huyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn
địa phương;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân
dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có
liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên
môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,
lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện;
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước
theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt
động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức có
liên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, Văn phòng UBND huyện có tổng số cán bộ, công chức, nhân

viên là 41 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 15 người, chiếm tỷ lệ
7


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



36,6 %, hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ
12,2 %, số cán bộ nữ là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%, số cán bộ có trình độ Đại
học là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh
thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác.
Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 03 Phó
Văn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp
các lĩnh vực.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia
thành các bộ phận sau:
- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành
chính (5 người)
- Bộ phận tiếp dân (02 người)
- Bộ phận công nghệ thông tin (4 người)
- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (3 người)
- Bộ phận văn thư - lưu trữ (05 người)
- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (13 người)
- Bộ phận lễ tân (03 người)
Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng UBND huyện Ba Vì
(Xem phụ lục 02)
2.2 Vị trí các việc làm và bản mô tả công việc các vị thuộc Văn phòng
UBND huyện Ba Vì

* Các vị trí việc làm trong văn phòng bao gồm:
Lãnh đạo văn phòng
Nhóm hỗ trợ, phục vụ
1. Chánh văn phòng
8. Cán bộ phụ trách bộ phận lái xe
2. Phó chánh văn phòng
9. Cán bộ phụ trách bộ phận tạp vụ
Nhóm chuyên môn nghiệp vụ
thủ kho
3. Cán bộ phụ trách bộ phận tổng hợp
10. Cán bộ phụ trách bộ phận hậu
4. Cán bộ phụ trách bộ phận hành chính một
cần, nhà ăn
cửa
11. Cán bộ phụ trách bộ phận bảo
5. Cán bộ phụ trách bộ phận Văn thư – Lưu trữ
vệ
6. Cán bộ phụ trách bộ phận công nghệ thông
tin
7. Cán bộ phụ trách bộ phận tài vụ
8


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



* Mô tả các vị trí việc làm trong văn phòng UBND huyện Ba Vì
• Chức danh: Chánh Văn phòng
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

• Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND Huyện Ba Vì
• Nhiệm vụ chính:
Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện về
toàn bộ công tác của Văn phòng, phân công nhiệm vụ cho các đồng chí Phó
Chánh văn phòng và cán bộ Văn phòng. Trực tiếp chỉ đạo các công việc cụ thể
sau:
Tổ chức nắm tình hình, xử lý các thông tin, trực tiếp phụ trách công tác tổng
hợp và xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất phục vụ
sự chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện bảo đảm
kịp thời, đúng quy định.
Kiểm tra, rà soát các văn bản của HĐND, UBND huyện trước khi ban hành,
theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo giải quyết thực hiện các văn bản cấp trên gửi về.
Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Chỉ
thị, Quyết định, Nghị quyết của Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện trong cơ quan
Văn phòng.
Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán bộ trong cơ quan.
Chủ tài khoản phần kinh phí khoán chi của Văn phòng theo chế độ và quy định của
Nhà nước.
Thừa lệnh UBND huyện ký các văn bản hành chính thông thường thuộc
phạm vi điều hành: Triệu tập hội nghị, thông báo của HĐND và UBND huyện, ký
sao lục văn bản theo thẩm quyền của cấp huyện. Phối hợp, đôn đốc các cơ quan,
đơn vị, các xã, thị trấn chuẩn bị báo cáo, đề án… trình Huyện uỷ, HĐND, UBND
huyện. Phụ trách công tác tin học, CNTT trong cơ quan Văn phòng; trực tiếp chỉ
đạo, điều hành và duy trì hoạt động của cổng thông tin điện tử huyên Ba Vì (gọi tắt
là Website).
Theo dõi tình hình, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn trong
việc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của HĐND huyện, UBND

9

Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



huyện.
hiện các nhiệm vụ của đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Thường trực UBND
huyện giao.
• Chức danh: Phó Chánh Văn phòng
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
• Nhiệm vụ chính:
Trực tiếp giúp Chánh văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận tổng hợp và
chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác thông tin tổng hợp. Chỉ đạo chuyên viên
trong bộ phận tổng hợp thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các loại thông tin.
Dự thảo các báo cáo, xây dựng chương trình công tác, công văn chỉ đạo.... của
HĐND – UBND huyện. Đôn đốc các cơ quan chuẩn bị nội dung phục vụ các kỳ
họp. Dự, ghi chép nội dung các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện và
tham mưu ban hành kết luận hoặc thông báo kết luận sau mỗi phiên họp.
Tham mưu công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của
công dân; đôn đốc các cơ quan chức năng trong việc giải quyết đơn thư, tiếp dân
theo đúng quy định của pháp luật. Trực tiếp phụ trách bộ phận “một cửa”.
Giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện thẩm định, kiểm tra
các loại văn bản của các ngành, cơ quan do Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND huyện ký ban hành. Trực tiếp thẩm định các báo cáo, kế hoạch, chương
trình, quyết định... thuộc lĩnh vực kinh tế, sản xuất . Ký các công văn của
HĐND, UBND huyện và một số văn bản của Văn phòng HĐND – UBND
huyện khi được ủy nhiệm.
Thay Chánh Văn phòng điều hành cơ quan khi Chánh Văn phòng đi vắng.
Trực tiếp giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận hành chính

quản trị và chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hành chính quản trị như: Văn
thư, lưu trữ, lái xe, bảo vệ, hành chính, tạp vụ, hậu cần... Có trách nhiệm chỉ
đạo, phân công các cán bộ thuộc bộ phận phụ trách, phục vụ các hoạt động của
HĐND, UBND huyện như: hội họp, duy trì giờ giấc làm việc, bảo vệ cơ quan,
phân trực và chỉ đạo, theo dõi trực cơ quan; công tác đảm bảo vệ sinh chung, vệ
sinh các phòng làm việc của các đồng chí lãnh đạo; phụ trách nhà ăn; điều xe
phục vụ các đồng chí lãnh đạo đi công tác, theo dõi nhật ký điều xe, lịch trình
xe. Tổ chức đón tiếp khách đến làm việc với HĐND, UBND huyện đảm bảo chu
10


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



đáo, lịch sự, trang trọng. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các
nhiệm vụ của cán bộ thuộc phạm vi quản lý.
Theo dõi đôn đốc việc thực hiện nội quy, giờ giấc làm việc, các chính
sách và thực hành tiết kiệm chống lãng phí đối với mọi cán bộ, công chức trong
cơ quan.Trực tiếp kiểm duyệt các văn bản thuộc lĩnh vực văn xã, văn bản của
HĐND.
Thay Chánh văn phòng điều hành công việc khi được uỷ nhiệm.
• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận tổng hợp
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp
• Nhiệm vụ chính:
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó chánh văn phòng tổng hợp và thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện. Mỗi chuyên viên được phân công theo dõi
một khối (hoặc mảng công việc) khác nhau, trực tiếp tổng hợp, tham mưu cho
thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo văn phòng trên lĩnh vực

được phân công phụ trách.
Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụ
thường xuyên, đột xuất theo sự chỉ đạo của thường trực HĐND, Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch UBND huyện và của cấp trên. Trực tiếp làm công tác tham mưu,
tổng hợp, thông tin, báo cáo. Thường xuyên báo cáo kết quả công tác với thường
trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và lãnh đạo văn phòng.
Lưu hồ sơ công việc theo đúng quy định.
Trực tiếp soạn thảo, kiểm duyệt, thẩm định các văn bản do các cơ quan
khác tham mưu thuộc lĩnh vực được phân công.
Đôn đốc, thẩm định các nội dung trên lĩnh vực được phân công phụ trách
phục vụ các kỳ họp của HĐND, các phiên họp của UBND và của BTV, BCH
đảng bộ huyện theo đúng nội dung và thời gian quy định. Nếu để chậm thời gian
theo quy định hoặc sai sót về nội dung, thể thức phải chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo văn phòng. Chuyên viên văn phòng phải dự phiên họp UBND huyện
nếu có nội dung thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi. Chủ động phối hợp với
bộ phận hành chính quản trị để chuẩn bị phòng họp và các điều kiện phục vụ hội
nghị trên lĩnh vực được phân công.
Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng.

11


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận một cửa
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp
• Nhiệm vụ chính:

Thực hiện tốt việc tiếp nhận và trả hồ sơ cho các tổ chức và công dân
theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Quy chế hoạt động của bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả và những quy định hiện hành. Không sách nhiễu,
gây trở ngại, phiền hà cho nhân dân. Phải có thái độ đúng mực khi tiếp xúc với
công dân.
Đồng chí Tổ trưởng bộ phận một cửa chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
Văn phòng và UBND huyện về mọi hoạt động của bộ phận một cửa.
• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận Văn thư – Lưu trữ
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp
Cán bộ phụ trách bộ phận Văn thư – Lưu trữ thực hiện tốt những quy định
về công tác văn thư, quản lý các văn bản của HĐND – UBND huyện và các văn
bản đi, đến theo đúng quy định và theo chương trình công nghệ thông tin; tiếp nhận
và chuyển công văn đi, đến kịp thời, chính xác đúng địa chỉ, theo dõi quá trình vận
hành của văn bản. Thẩm định lại văn bản lần cuối trước khi ban hành, nếu văn bản
chưa được kiểm duyệt (chưa ký nháy) thì không được phát hành mà yêu cầu
chuyển trả lại cho chuyên viên hoặc lãnh đạo văn phòng để thẩm định. Tổ chức sao
in, phát hành các loại văn bản của HĐND – UBND huyện đảm bảo kịp thời; quản
lý tài liệu và con dấu theo chế độ quy định. Thực hiện tốt việc gửi nhận văn bản
điển tử, mỗi ngày phải mở hộp thư điện tử ít nhất 03 lần để lấy công văn.
Lưu trữ nội bộ: Thống nhất quản lý, bố trí sắp xếp tài liệu trong danh
mục lưu trữ nội bộ đảm bảo khoa học, gọn gàng, ngăn nắp theo đúng quy định.
Tổ chức chỉnh lý, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ của HĐND – UBND
huyện, bảo quản tốt các tài liệu lưu trữ nội bộ của HĐND – UBND huyện. Bàn
giao tài liệu lưu trữ nội bộ cho Phòng Nội vụ theo đúng quy định.
• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận Công nghệ thông tin
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp
• Nhiệm vụ chính:
12

Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



Công nghệ thông tin: Cán bộ quản trị mạng có trách nhiệm thực hiện,
kiểm tra, đôn đốc cán bộ sử dụng máy vi tính thực hiện tốt quy định của HĐND
– UBND huyện về xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản mạng
thông tin; cung cấp thông tin, khai thác thông tin trên mạng phục vụ tốt công tác
lãnh đạo chỉ đạo của HĐND – UBND huyện. Thường xuyên kiểm tra, duy tu,
bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị công nghệ thông tin của cơ quan (mỗi tháng
một lần phải kiểm tra định kỳ, diệt vius tất cả các máy trong cơ quan); kịp thời
phát hiện và đề xuất với lãnh đạo văn phòng những sự cố để có biện pháp khắc
phục kịp thời. Thường xuyên học tập, nghiên cứu, cập nhật kiến thức về CNTT,
khoa học kỹ thuật mới đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác. Quản lý, vận hành,
bảo mật, kiểm duyệt tin bài trên Trang thông tin điện tử (WEBSITE) của huyện.
• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận tài vụ
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách quản trị
• Nhiệm vụ chính:
Kế toán: cùng với lãnh đạo văn phòng lập kế hoạch ngân sách hàng năm,
dự toán và quyết toán chi tiêu của của cơ quan. Theo dõi quyết toán chi tiêu của
cơ quan, kiểm duyệt chứng từ, cập nhật chứng từ, sổ sách đảm bảo đúng Luật
ngân sách và các quy định về nguyên tắc tài chính kế toán; đôn đốc, nhắc nhở
mọi người thực hiện đúng quy định về thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
Hướng dẫn, thanh toán đầy đủ, kịp thời sau mỗi nội dung chi. Khi có phát sinh
những việc ngoài dự toán phải chủ động báo cáo đề xuất lãnh đạo văn phòng.
Hàng tháng (vào những ngày cuối tháng), phải yêu cầu các bộ phận nộp chứng
từ, tổng hợp, phân tích các khoản thu, chi trong tháng báo cáo chủ tài khoản,

đồng thời xây dựng kế hoạch thu, chi tháng sau.
Thủ quỹ: Đảm bảo thực hiện đúng quy định về thu, chi theo Luật ngân
sách và các quy định về tài chính. Kiểm tra chặt chẽ chứng từ thu, chi trước khi
nhập quỹ và xuất quỹ. Chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt và các chứng từ
có liên quan. Mỗi quý cơ quan sẽ tiến hành kiểm tra quỹ 01 lần. Trường hợp cần
thiết lãnh đạo văn phòng có thể quyết định kiểm tra quỹ đột xuất.
• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận lái xe
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng bộ phận quản trị
13


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



• Nhiệm vụ chính:
Đảm bảo đưa đón Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện và các
đồng chí lãnh đạo, cán bộ khác (khi được lãnh đạo cho phép sử dụng ô tô) đi
công tác, đi hội họp, đi thăm hỏi... đúng thời gian và tuyệt đối an toàn; đi đúng
nội dung, mục đích, lịch trình; không tuỳ tiện sử dụng xe với mục đích khác khi
không được phép. Thực hiện đúng những quy định về an toàn giao thông, khám
xe theo định kỳ, mua bảo hiểm, lệ phí giao thông... Thường xuyên bảo dưỡng,
sửa chữa những hư hỏng nhỏ, lau chùi, rửa xe sạch sẽ; sử dụng xe đúng quy định
về kỹ thuật máy móc. Mỗi khi có hiện tượng hỏng hóc lớn phải kịp thời báo cáo
với lãnh đạo văn phòng để có biện pháp xử lý.
Chủ động lo xăng dầu và thủ tục thanh toán theo đúng chế độ chính sách
và đúng quy định hiện hành. Khi đi công tác ngoài tỉnh chủ động lấy giấy đi
đường cho cá nhân mình và các đồng chí lãnh đạo cùng đi. Mỗi tháng lái xe
thanh quyết toán với kế toán 01 lần vào cuối tháng, sau khi thanh toán xong với

kế toán cần chủ động thanh toán công tác phí với các đồng chí lãnh đạo (nếu
có). Khi cần thiết phải đề xuất và chủ động lo chi phí phục vụ công tác của lãnh
đạo, lập chứng từ thanh quyết toán kịp thời với bộ phận tài vụ.
• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận tạp vụ, thủ kho
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách quản trị
• Nhiệm vụ chính:
Thực hiện nhiệm vụ tạp vụ theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng,
trực tiếp là đồng chí Phó văn phòng phụ trách hành chính quản trị. Thực hiện tốt
công tác vệ sinh chung cơ quan, vệ sinh các phòng làm việc của lãnh đạo
HĐND, UBND và Chánh Văn phòng. Chuẩn bị phòng họp, phục vụ hội nghị,
phục vụ các phòng làm việc của các đồng chí lãnh đạo, đón tiếp khách... Quản
lý, giữ gìn tài sản cơ quan phải chặt chẽ, tránh để thất thoát, hư hỏng. Khi xuất,
nhập hàng hoá, tài sản phải có phiếu xuất kho hoặc có lệnh của lãnh đạo văn
phòng.
• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận bảo vệ
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách quản trị
• Nhiệm vụ chính:
14


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



Phải đảm bảo bảo vệ tuyệt đối an toàn cơ quan, chủ động xây dựng lịch
trực, đảm bảo trực cơ quan 24/24 giờ trong ngày và những nhiệm vụ do lãnh đạo
Văn phòng HĐND – UBND huyện bổ sung; đồng thời thực hiện tốt các nhiệm
vụ khác khi được lãnh đạo phân công.

• Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận nhà ăn
• Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì
• Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách quản trị
• Nhiệm vụ chính:
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Phó chánh Văn phòng phụ trách
hành chính quản trị. Thực hiện tốt việc phục vụ hội nghị, đón tiếp khách; duy trì
bếp ăn tập thể.
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức:
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ ban hành ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
Công văn số 548/UBND-NV ngày 05/02/2016 của UBND huyện Ba Vì
về việc tăng cường quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ
Kế hoạch tổ chức thực hiện công tác quản lý Nhà nước về Văn thư - Lưu
trữ huyện Ba Vì năm 2016
Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Ba Vì
Ban hành kèm theo Quyết định số: 254/QĐ-UBND ngày 18 tháng 02 năm 2013 của Uỷ
ban nhân dân huyện Ba Vì
Một số văn bản quản lý về công tác văn thư của UBND huyện Ba Vì
(Xem phụ lục 03)
15

Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác tại UBND
huyện Ba Vì
Chương trình công tác là toàn bộ dự kiến những công việc và hoạt động
chủ yếu của UBND huyện có quan hệ chặt chẽ, logic theo một trình tự nhất định
và trong một thời gian nhất định nêu một cách vắn tắt nhằm tổ chức làm việc
một cách chủ động, có định hướng, từng bước cụ thể hóa việc thực hiện các mục
tiêu, nhiệm vụ của Ban lãnh đạo và các phòng, ban thuộc huyện.
Chương trình công tác của UBND huyện Ba Vì có 04 loại sau:
+ Chương trình công tác tuần;
+ Chương trình công tác tháng;
+ Chương trình công tác quý;
+ Chương trình công tác năm;
Quy trình xây dựng chương trình công tác được thể hiện bằng sơ đồ như
sau:
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ tai UBND huyện Ba Vì
(Xem phụ lục số 04)
Có thể đánh giá một số ưu điểm, hạn chế trong việc xây dựng chương
trình công tác tại UBND huyện Ba Vì như sau:
Ưu điểm:
- Các công việc được phân công rõ ràng và sắp sếp theo thứ tự ưu tiên
- Các công việc được thực hiện có trọng tâm trọng điểm.
- Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các phòng ban
chuyên môn trong UBND huyện biết để thực hiện.

- Các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra.
- Chương trình công tác được xây dựng bám sát với tình hình hoạt động
thực tế của cơ quan, thể hiện được phong cách làm việc khoa học.
- Đảm bảo được sự ăn khớp giữa chương trình của cấp uỷ đảng cùng cấp
với chương trình của cơ quan.
- Giúp lãnh đạo phân bổ được thời gian hợp lý khoa học để thực hiện các
công việc
Hạn chế:

16


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



- Việc xây dựng chương trình công tác nhiều khi không phản ánh đúng
thực tế hoạt động của cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng.
- Trong quá trình xây dựng vẫn còn nhiều nội dung không phù hợp;
- Chương trình công tác là một khuôn mẫu, còn quá khô cứng và máy
móc. Vì vậy, khi có công việc đột xuất xảy ra sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các hoạt
động của ngày tiếp theo.
- Do hoàn cảnh nên vẫn con có một số công việc đột xuất xảy ra trong quá
trình hoạt động nên chương trình công tác của cơ quan vẫn còn có sự thay đổi
- Một số phòng, ban còn chậm trễ trong việc giao nộp báo cáo của chính
các phòng, ban đó về cho văn phòng để văn phòng tổng hợp đúng thời hạn.
- Trong quá trình xây dựng vẫn còn một số nội dung chương trình công
tác khi không phù hợp với tình hình của chính cơ quan.
- Trong quá trình thực hiện một số phòng, ban vẫn chưa tuân theo chương

trình công tác đã đề ra.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND
huyện Ba Vì
Nhìn chung tất cả các văn bản của UBND ban hành đều đúng thẩm quyền
theo quy định:
Chủ tịch UBND ký các vản bản chung của cơ quan, các quyết định và văn
bản về tổ chức, thi đua khen thưởng.
Phó chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách hoặc các văn bản được Chủ tịch UBND ủy quyền ký.
Chánh Văn phòng UBND thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các văn bản hành
chính, sao văn bản theo quy định.
Trưởng các đơn vị thuộc UBND huyện ký các văn bản của đơn vị theo
đúng quy định
3.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Ba Vì
Các văn bản của UBND huyện Ba Vì được ban hành ra trình bày đảm bảo
tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy
định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội Vụ và
Văn phòng Chính Phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, và
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
17


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



Một số yếu tố thể thức văn bản hành chính của UBND huyện Ba Vì như
sau: - Quốc hiệu: nhìn chung phần trình bày Quốc hiệu của UBND huyện Ba Vì

là đúng, được trình bày bằng chữ in, kiểu chữ đứng, đậm. Tuy nhiên đường kẻ
ngang phía dưới lại chưa được trình bày đúng theo thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Ví dụ: Công văn Số: 197/UBND/VP ngày 07/5/2016.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Theo đúng quy định thì đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài
của dòng chữ và được trình bày như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên cơ quan ban hành văn bản: về nội dung thì đúng, nhưng đường kẻ
ngang ở dưới sai.
Ví dụ: Công văn Số: 198/UBND-VP ngày 07/5/2016.
UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
UBND HUYỆN BA VÌ
---------------------------Theo đúng quy định thì đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3
đến 1/2 độ dài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ, được trình bày như sau:
UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
UBND HUYỆN BA VÌ
- Số, ký hiệu của văn bản: nhìn chung là đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Ví dụ: Số: 21/QĐ-UBND
Số: 186/KH-UBND
3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
Quy trình soạn thảo văn bản: Thực hiện đúng với các văn bản quy định
hiện hành: từ việc phân công soạn thảo, soạn thảo, xin ý kiến xét duyệt, trình ký
đến hoàn thiện, phát hành, chuyển giao văn bản.
- Xác định hình thức, nội dung và tính chất của văn bản cần soạn thảo.
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
- Soạn thảo văn bản

18


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



- Tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan và hoàn chỉnh
bản thảo.
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề
xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Cơ quan
hay lãnh đạo đơn vị ghi rõ trong phiếu trình.
- Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt.
- Đánh máy nhân bản
- Thẩm định và kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành
- Trình kí.
- Đóng dấu và làm thủ tục phát hành
3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản
3.4.1 Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập
hồ sơ hiện hành của UBND huyên Ba Vì
Sơ đồ quy trình
- Quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Ba Vì
- Quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyện Ba Vì
(Xem phụ lục số 05)
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị
Công tác lập hồ sơ của huyện Ba Vì luôn đảm bảo đúng chức năng nhiệm
vụ cơ quan. Các văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính có đầy đủ thể thức
và xác thực. Các văn bản hồ sơ luôn có mối liên hệ với nhau. Hồ sơ phải được
biên mục đầy đủ, chính xác thuận tiện cho việc bảo quản và sử dụng.
Nội dung công tác lập hồ sơ của Huyện Ba Vì gồm:

Bước 1. Xác định danh mục hồ sơ
Bước 2. Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ
Bước 3. Dự kiến tiêu đề hồ sơ
Bước 4. Quy định ký hiệu hồ sơ
Bước 5. Phân công người lập hồ sơ
Bước 6. Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ
Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản
quý của cơ quan và cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống
nhất.

19


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



Hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc công việc được để lại tại các đơn vị sau một
năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan huyện
Ba Vì.
Khi bàn giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan huyện Ba Vì thì phải lập hai bản
mục lục hồ sơ: một bản giao cho cán bộ lưu trữ cơ quan một bản do đơn vị nộp
hồ sơ bảo quản. Mục lục hồ sơ được đính kèm theo biên bản nộp.
Việc lập hồ sơ tại UBND huyện Ba Vì được thực hiện khoa học thuận
tện cho việc khai thác sử dụng, hồ sơ được bảo quản cẩn thận không có tình
trạng nhàu nát.
Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Ba Vì có thể được thể
hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Ba Vì
(Xem phụ lục số 06)

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức
UBND huyeenj Ba Vì xây dựng kho lưu trữ theo quy định tại Thông tư
số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ
chuyên dụng
Hiện tại nhân sự tại bộ phận Lưu trữ gồm có 02 cán bộ phụ trách chính và
hai nhân viên hợp đồng thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan.
Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu bao gồm:
- Giá đựng tài liệu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản, giá bằng kim
loại tránh được sự tác động của côn trùng, ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá
đôi), tháo lắp được để tùy theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, chân
giá cao có thể hạn chế sự xâm nhập của côn trùng, mối…
- Tủ tài liệu bao gồm: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng bản can; tủ đựng ảnh; tủ
đựng tài liệu theo khổ. Đối với những tài liệu quan trọng đặc biệt được đựng
trong két sắt chống cháy, ẩm mốc
- Hòm gỗ đựng tài liệu để thuận lợi trong công tác di chuyển tài liệu.
Ngoài ra cơ quan còn trang bị một số thiết bị chuyên dụng như xe vận
chuyển, báo cháy, trang thiết bị chống cháy, quạt thông gió, chống ẩm như
quạt…
20


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng
Công tác văn phòng tại UBND huyện Ba Vì được quan tâm đúng mức vì

thế các trang thiết bị được đầu tư đầy đủ để đạt được hiệu quả tốt nhất, có thể kể
tên một số trang thiết bị trong văn phòng như: Máy vi tính, máy in, máy phôtô
copy, máy fax, máy scan, và một số thiết bị phục vụ công việc như máy điều
hòa nhiệt độ, hệ thống chiếu sáng, hệ thống tủ đựng tài liệu tủ cá nhân, bàn làm
việc, bàn tiếp khách…
Có thể thấy được những ưu điểm như sau: các trang thiết bị đầy đủ và
hiện đại, diện tích làm việc văn phòng rộng, cán bộ có vị trí làm việc cách xa
nhau, có một số phòng riêng biệt nên không gian làm việc thoải mái, vị trí các
phòng bố trí phù hợp tuy nhiên còn một số hạn chế như cần thay thế một số máy
vi tính đã cũ, cần trang bị thêm tủ đựng tài liệu vì số lượng tài liệu của cơ quan
tương đối nhiều.
4.2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng . Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
Trong văn phòng UBND huyện Ba Vì đã có các thiết bị cần thiết phục vụ
công tác văn phòng và được bố trí khoa học đảm bảo cho công việc được thực
hiện một cách nhanh chóng đáp ứng nhu cầu công việc của cơ quan: máy điện
thoại được đặt ở bên trái cạnh bàn làm việc thuận tiện cho việc nghe và ghi chép
thông tin. Vị trí của cán bộ văn thư được bố trí trong phòng riêng biệt, có cửa
chắc chắn và đặt ở tầng một, nơi thuận tiện cho việc tiếp nhận bưu kiện, giấy tờ
từ cơ quan khác gửi đến. Phòng được chia làm hai phần ngăn cách bằng vách
cửa kính để đảm bảo tính bảo mật và giao dịch giấy tờ bên ngoài qua ô cửa nhỏ.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số hạn chế như: số bóng
đèn trong văn phòng còn thiếu nên chưa đủ ánh sáng, cần thay mới một số thiết
bị đã cũ để đảm bảo cho cán bộ làm việc hiệu quả hơn.
Sơ đồ cách bố trí các trang thiết bị
trong một phòng làm việc tại Văn phòng UBND huyện Ba Vì
(xem phụ lục 07)
4.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
UBND huyện Ba Vì, những hiệu quả bước đầu mang lại.
21

Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý của Văn phòng, từng
bước hiện đại hóa công tác văn phòng của cơ quan, năm 2013 UBND huyện Ba
Vì đã trang bị một số phần mềm quản lý chuyên dụng như: phần mềm quản lý
nhân sự: QLNS.Net, phần mềm quản lý văn bản Moffice, phần mềm quản lý tài
sản: QLTS Dtsoft… các phần mềm được sử dụng rộng rãi trong toàn cơ quan và
được cập nhật thường xuyên. Có thể thấy bước đầu hiệu quả mà phần mềm quản
lý đem lại như: với thiết kế giao diện đơn giản thì các cán bộ trong cơ quan đều
có thể sử dụng dễ dàng và đang dần thành thạo, công tác quản lý văn bản thông
qua phần mềm được chia sẻ qua mạng Lan của cơ quan nên các đơn vị có thể tra
cứu văn bản dễ dàng, hệ thống quản lý tài sản giúp văn phòng nắm rõ tình trạng
của các thiết bị để sửa chữa thay thế kịp thời, giúp cán bộ làm việc dễ dàng và
hiệu quả hơn.

22


Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b



Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng

tôi. Các nội dung trong báo cáo có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy
định. Các kết quả nghiên cứu trong báo cáo do tôi tự tìm hiểu, phân tích một
cách trung thực, khách quan. Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất
kỳ nghiên cứu nào khác.

23




Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

UBND

Uỷ ban Nhân dân

2

HĐND

Hội đồng Nhân dân

3

CNTT

Công nghệ thông tin

4

CBCC

Cán bộ, công chức

24