Mẫu Mô tả công việc Nhân viên nhân sự đơn vị

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VÀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ
Mã tài liệu: HC-MTCV-06
Ngày ban hành: 15/04/08
Lần sửa đổi: 02
Chức danh : Nhân viên Hành chính đơn vị Mã nhân viên : ……………………….
Họ và tên : Đơn vị :
E mail : …………………………………………. Mobile : ……………………….
Người thay thế khi vắng mặt: Trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách
CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC
1. Mối quan hệ bên trong công ty.
1.1. Chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của cấp trên.
1.2. Kết hợp cùng các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ chung.
1.3. Phối hợp chặt chẽ với CBNV trong công ty.
2. Mối quan hệ bên ngoài công ty.
1.1. Khách đến liên hệ công tác.
1.2. Các nhà cung ứng
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, HỌP
1. Báo cáo công việc theo quy định cho Trưởng phòng hoặc Phó phòng phụ trách.
2. Báo cáo trực tiếp cho cấp trên khi công việc không thể tự giải quyết hoặc khi cấp trên yêu
cầu.
3. Họp, trao đổi công việc trong bộ phận khi được yêu cầu.
NHIỆM VỤ CỤ THỂ N/vụ Tài liệu ISO
HC-NV-1.
Phụ trách công việc Lễ tân, tiếp khách. Chính
1.1. Trực tổng đài điện thoại, Fax: Quy định tiếp
khách.
(HC-07)
 Tiếp nhận các cuộc gọi đến. Tìm hiểu nhu
cầu công việc và tên khách để chuyển máy
đến đúng người, đúng bộ phận

 Ghi chép và chuyển tin nhắn trong trường
hợp người nhận cuộc gọi vắng mặt.
1.2. Hướng dẫn khách liên hệ đúng người, đúng
bộ phận cần gặp:
HC-NV-2.
Quản lý hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu. Chính Quy trình quản lý
hồ sơ, tài liệu
2.1. Lưu trữ hồ sơ tài liệu của đơn vị.
2.2. Quản lý, cung cấp biểu mẫu văn bản. Quy định quản lý
sử dụng biểu mẫu
HC-NV-3.
Quản lý văn bản đến, đi. Chính
3.1. Tiếp nhận và phân phối văn bản đi và đến. Quy định quản lý
văn bản đi, đến.
3.2. Thực hiện chuyển phát nhanh tài liệu, thư từ,
bưu kiện.
HC-NV-4.
Soạn thảo văn bản hành chính (Thông báo, Giấy Chính Quy định soạn
Nhóm công việc: Quản trị Hành chính Số trang: 1 / 2
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VÀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ
Mã tài liệu: HC-MTCV-06
Ngày ban hành: 15/04/08
Lần sửa đổi: 02
mời, Biên bản, Công văn…) theo yêu cầu của phụ
trách đơn vị.
thảo văn bản
(HC-13)
HC-NV-5.
Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp, các

chuyến công tác.
Chính
5.1. Tổ chức, chuẩn bị thực hiện các cuộc họp tại
VP đơn vị.
Quy trình quản lý
và tổ chức cuộc
họp.
(HC-05)
 Thông báo mời họp
 Chuẩn bị đồ dùng phục vụ các cuộc họp:
nước uống, chè, café, bánh, kẹo, bút viết
bảng…
 Kiểm tra trước cuộc họp.
5.2. Chuẩn bị thủ tục đi công tác trong nước cho
CBNV tại đơn vị.
Quy định về chế
độ công tác, công
tác phí
 Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tàu, xe.
HC-NV-6.
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm. Chính
Quy trình quản lý
và cấp phát văn
 Đề xuất văn phòng phẩm của đơn vị.
 Quản lý và cấp phát theo định mức, hợp lý.
HC-NV-7.
Quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị Chính Quy trình quản lý
tài sản
(HC-02)
7.1. Chuyển lý lịch máy móc, thiết bị lên P.HC.

7.2. Bàn giao tài sản cho người sử dụng.
7.3. Hàng tháng kiểm đếm và cập nhật số liệu tài
sản của đơn vị gởi lên P.HC.
7.4. Phối hợp P.HC kiểm kê đối chiếu tài sản định
kỳ của đơn vị.
7.5. Quản lý việc duy tu, bảo trì hạ tầng cơ sở tại
đơn vị như: Hệ thống điện; nước; điều hòa;
kiến trúc; xây dựng…
7.6. Báo cáo định kỳ tổng hợp tài sản tháng, quý
năm và đột xuất lên P.HC.
HC-NV-8.
Quản lý về việc mua, cấp phát, bảo trì, bảo
hành, sửa chữa thiết bị, công cụ dụng cụ văn
phòng.
Chính
8.1. Tổ chức mua và cấp phát trang thiết bị máy
văn phòng.
Quy trình mua và
cấp phát trang thiết
bị máy văn phòng
 Đề xuất nhu cầu sử dụng của đơn vị.
 Thực hiện theo phê duyệt của P.HC và GĐ.
Nhóm công việc: Quản trị Hành chính Số trang: 2 / 2
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VÀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ
Mã tài liệu: HC-MTCV-06
Ngày ban hành: 15/04/08
Lần sửa đổi: 02
 Bàn giao, thực hiện thủ tục thanh toán.
8.2. Thực hiện việc bảo hành, sửa chữa trang thiết

bị, máy văn phòng.
Quy trình bảo
hành, sửa chữa
trang thiết bị máy
 Tiếp nhận nhu cầu sửa chữa
 Phương án sửa chữa trình P.HC.
 Bàn giao và làm thủ tục thanh toán.
HC-NV-9.
Quản lý và sử dụng xe ô tô Chính Quy định quản lý
và sử dụng xe
9.1. Trực tiếp điều động xe và lái xe tại đơn vị
9.2. Hướng dẫn lái xe tại đơn vị xây dựng kế hoạch
sửa chữa, bảo dưỡng, lập dự toán kinh phí sử
dụng cho xe.
9.3. Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện của các lái xe
về công tác bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm.
9.4. Tổ chức định mức nhiên liệu của các loại ô tô,
xe, thiết bị công trình tại đơn vị.
9.5. Thay mặt công ty làm việc với các cơ quan
chức năng khi xe có xảy ra sự cố.
HC-NV-10.
Thực hiện công tác an ninh, trật tự, giao tế.
Quản lý, kiểm soát hàng hóa, tài sản, khách,
nhân viên ra vào cổng.
Chính
10.1. Quản lý đội bảo vệ của đơn vị
- Lập phương án triển khai thực hiện công
việc cho đội bảo vệ.
- Phân công công việc cho đội bảo vệ.
- Kiểm tra, giám sát công tác bảo vệ.

10.2. Xây dựng phương án an ninh, phòng chống
mất mát tài sản tại đơn vị.
10.3. Thay mặt phụ trách đơn vị xử lý các vấn đề
liên quan đến an ninh nội bộ như: sử dụng ma
tuý, đánh nhau, mất cắp tài sản, cờ bạc …tại
đơn vị.
Nội quy lao động
(6.1)
10.4. Thực hiện các công tác đối ngoại thông qua
việc: xây dựng, gìn giữ và phát triển mối quan
hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh đơn
vị
HC-NV-11.
Thực hiện công tác vệ sinh an toàn lao động;
phòng chống cháy nổ trong đơn vị.
Chính
11.1. Chịu trách nhiệm việc triển khai, kiểm tra,
đôn đốc việc thực hiện các quy định về an
toàn lao động và vệ sinh lao động.
Quy định an toàn
và vệ sinh lao
động.
(6.01)
Nhóm công việc: Quản trị Hành chính Số trang: 3 / 2
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VÀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ
Mã tài liệu: HC-MTCV-06
Ngày ban hành: 15/04/08
Lần sửa đổi: 02
11.2. Quản lý tủ thuốc tại đơn vị. Hướng dẫn sơ cứu

(6.02)
11.3. Lập phương án PCCC, tập huấn, quản lý
dụng cụ PCCC tại đơn vị.
Quy định phòng
cháy chữa cháy.
(6.03)
P.1.
Theo dõi việc thực hiện chấm công, đăng ký ăn
trưa, ăn ca tại đơn vị.
Việc
phụ
P.2.
Thực hiện việc đăng ký, chuyển đổi, thanh toán
tiền điện thoại, internet, Fax, điện, nước sinh
hoạt, nước uống, vệ sinh, tiền thuê nhà, thuế…
Việc
phụ
P.3.
Quản lý việc sử dụng điện thoại Việc
phụ
Quy định quản lý
và sử dụng điện
thoại.
 Giải trình việc sử dụng điện thoại vượt định
mức (nếu có).
P.2.
Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác Hành
chính lên Công ty.
Việc
phụ

TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ
1. Tiêu chuẩn về học vấn
1.1. Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên.
1.2. Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ đào tạo Hành chính văn phòng.
2. Tiêu chuẩn về con người
2.1. Nữ > 24 tuổi.
3. Tiêu chuẩn về kinh nghiệm
3.1. Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Chuyên viên hành chính.
4. Tiêu chuẩn về kỹ năng
4.1. Kỹ năng soạn thảo văn bản.
4.2. Kỹ năng lưu trữ và quản lý hồ sơ.
CAM KẾT THỰC HIỆN
Người ký tên dưới đây đã hướng dẫn kỹ
cách thức thực hiện công việc chi tiết
theo Bản mô tả công việc này.
Người ký tên dưới đây đã hiểu kỹ và cam
kết thực hiện đúng theo Bản mô tả công
việc này.
___________________________________ ____________________________________
Ký, ghi rõ họ tên của người hướng dẫn. Ký, ghi rõ họ tên của người nhận việc.
Nhóm công việc: Quản trị Hành chính Số trang: 4 / 2
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VÀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ
Mã tài liệu: HC-MTCV-06
Ngày ban hành: 15/04/08
Lần sửa đổi: 02
1.3. Quản lý việc sử dụng điện thoại Quy định quản lý
và sử dụng điện
thoại.
(HC-11)

 Đề xuất điều chỉnh định mức sử dụng.
 So sánh thực tế và định mức, lập bảng tổng
hợp vượt định mức trình trưởng phòng duyệt.
Nhóm công việc: Quản trị Hành chính Số trang: 5 / 2