THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
NỘI DUNG...........................................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM..............................4
LƯU TRỮ QUỐC GIA I....................................................................................4
1.1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU...................4
1.1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................................4
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung Tâm...........................5
1.2.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC.........7
1.2.1.Chức năng...............................................................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.........................................................................................8

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA I....................................................................................9
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ...............................................................................................9
2.1.1. Về công tác tổ chức và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ.....................................9
2.1.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở Trung tâm..........10
2.1.3. Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư lưu trữ..................13
2.1.4. Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu trữ.....................14
2.1.5. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức viên chức văn thư lưu trữ, quản lý công tác
thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ....................................................................15
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ.........................................................................................16
2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ.....................................................16
2.2.2. Công tác phân loại hồ sơ tài liệu..........................................................................19
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.........................................................................................22
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu....................................................................................................23
2.2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.........................................................24
2.2.4.1. Công tác thống kê.............................................................................................24

Sinh viên: Trương Thị Nhung

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
2.2.4.2. Hệ thống công cụ tra cứu..................................................................................25
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................................................26
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu................................................................27

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN..............32
TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ..................................................32
3.1. BÁO CÁO TÓM TẮT NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC..............32
3.2. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ.......................33
3.2.1. Đánh giá chung về công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I..................33
3.2.2. Một số giải phápnhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung Tâm Lưu
trữ Quốc Gia I...............................................................................................................................37
3.3. Một số kiến nghị.....................................................................................................38

PHỤ LỤC...........................................................................................................41

Sinh viên: Trương Thị Nhung

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi

A. PHẦN MỞ ĐẦU
LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển nhu cầu trao đổi thông tin của con người
ngày càng cao và nó diễn ra như một nhu cầu tất yếu. Trong việc trao đổi thông
tin, ngoài việc trao đổi trực tiếp con người có nhiều phương tiện và nhiều cách
thể hiện gián tiếp khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan
trọng nhất.
Văn bản đã trở thành phương tiện trong hoạt động quản lý của mình, nó
được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh
lệnh là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp lý để truy cứu
trách nhiệm …
Vì vậy, con người đã nhận thức được vai trò quan trọng của văn bản. Họ
đã biết giữ lại những văn bản quan trọng để sử dụng khi cần thiết, vì nó là
phương tiện chính xác, phản ánh hiện thực, ghi chép lại những bài học kinh
nghiệm trong hoạt động của con người nên đã trở thành tài sản quý giá để lưu
truyền cho đời sau. Đó được gọi là “ Tài liệu lưu trữ”.
“Tài liệu lưu trữ là bộ nhớ của xã hội, của dân tộc. Không một ai muốn
mất đi ký ức của mình, một dân tộc, một xã hội lại càng phải nhớ tất cả, vì đó là
một trong những điều kiện để tồn tại của dân tộc đó.Nhớ, không phải là để hoài
niệm, mà để sống, để phát triển và đi tới tương lai.Một tế bào còn cần phải nhớ
huống chi là một xã hội”- GS.Hà Văn Tấn. Lời của Giáo sư cho chúng ta thấy
được vai trò của tài liệu lưu trữ trong quá khứ, hiện tại cũng như tương
lai.Chúng vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thực tiễn, phục vụ các mặt khác
nhau của đời sống xã hội nói chung và là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý nói riêng. Chính vì vậy đối với đất nước Việt Nam tài liệu lưu trữ được
xem là tài sản chung toàn dân, được Đảng và Nhà nước quan tâm và quản lý
thống nhất. Chính vì thế do đòi hỏi khách quan trong việc quản lý, bảo quản tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu nên “Công tác lưu trữ” ra đời.
Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ

chức sử dụng tài liệu lưu trữ.Ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Chủ
Sinh viên: Trương Thị Nhung

1

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
tịch Hồ Chí Minh đã quan tâm đến công tác lưu trữ.Công tác này được coi là
mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý Nhà nước của nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, ngày 18 tháng 12
năm 1971 Trường Trung học Văn thư-Lưu trữ Trung ương I đượcthành lập theo
Quyết định số: 109/QĐ-BT của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng. Đến ngày 15 tháng 6
năm 2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết định số: 3225/QĐBGD&ĐT-TCCB về việc thành lập trường Cao đẳng Văn thư-Lưu trữ Trung ương
I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư-Lưu trữ Trung ương I. Đứng trước đòi hỏi
ngành và xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng, ngày 14 tháng 11 năm 2011 Thủ
tướng Chính phủ ban hành Quyết định số: 2016/QĐ-TTg về việc thành lập
trườngĐại học Nội vụ Hà Nội dưới sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của Bộ Nội vụ.
Thực hiện theo đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước trong hoạt động quản
lý, trường đã đào tạo các ngành nghề phục vụ cho công tác văn phòng như: Văn
thư-Lưu trữ, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực,…
Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế”sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh
viên chuyên ngành Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức
đợt thực tập cuối khóa cho sinh viên tại các cơ quan kéo dài từ ngày 29 tháng 2
năm 2016 đến ngày 29 tháng 4 năm 2016. Đợt thực tập này tạo cơ hội cho sinh
viên cọ xát với thực tiễn, vận dụng kiến thức lý luận đã học để giải quyết một số

vấn đề cụ thể về công tác văn thư lưu trữ. Mặt khác bước đầu rèn luyện cho sinh
viên một phong cách làm việc khoa học, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp của
người cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ trong tương lai, tránh bỡ ngỡ khi tiếp xúc
với công việc sau này. Bởi lẽ người xưa có câu “Trăm hay không bằng tay
quen”, tuy được đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ nhưng những kiến
thức đã học được từ các thầy cô và sách vở chỉ là một nền tảng được trang bị
trên ghế nhà trường. Những vốn kiến thức ấy chỉ có thể là của bản thân khi mỗi
người có một sự trải nghiệm trên thực tế công việc để thực sự hiểu và ứng dụng
được tất cả những gì mà các thầy cô đã trang bị cho mình vào thực tế công việc,

Sinh viên: Trương Thị Nhung

2

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
từ đó gặt hái cho mình những kinh nghiệm cần thiết tạo cho mình một sự bắt đầu
mới trọn vẹn và tự tin.
Được sự giới thiệu của Nhà trường, của Khoa Văn thư-Lưu trữ em đã đến
liên hệ và nhận được sự đồng ý tiếp nhận thực tập tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc
Gia I với chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ. Trong lần thực tập này em đã có cơ
hội đi sâu vào tìm hiểu: “Thực trạng công tác lưu trữ ở Trung Tâm Lưu Trữ
Quốc Gia I”. Lựa chọn nội dung này nhằm mục đích giúp em hiểu sâu hơn về
tầm quan trọng của công tác lưu trữ, hiểu rõ hơn về từng khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ cũng như các khâu nghiệp vụ này được thực hiện ở các cơ quan,
tổ chức như thế nào.
Sau đây là bài báo cáo thu hoạch thực tập thể hiện kết quả của em sau gần 2

tháng thực tập tại Trung Tâm Lưu trữ Quốc Gia I. Trong bài báo cáo này ngoài
phần mở đầu, kết luận và phụ lục nội dung báo cáo được chia làm ba chương:
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA I
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG
TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ LÀM ĐƯỢC VÀ ĐỀ XUẤT,
KHUYẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên việc
phân tích báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy rất mong
được các thầy cô giáo trong trường, cán bộ, nhân viên trong Trung tâm giúp đỡ,
nhận xét và đóng góp ý kiến để bản báo cáo này của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin gửi lời cám ơn chân thành nhất tới các thầy cô trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ, cùng các
cán bộ nhân viên Trung tâm lưu trữ Quốc Gia I đã nhiệt tình hướng dẫn em
trong suốt thời gian thực tập tại trường và cơ quan.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2016
Sinh viên: Trương Thị Nhung

3

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
Sinh viên
Trương Thị Nhung

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA I

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia trực thuộc Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước.
- Trủ sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tại địa chỉ: Số 18 phố Vũ
Phàm Hàm – phường Yên Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội
Số điện thoại: 0438252527
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN, CƠ CẤU
1.1.1 . Lịch sử hình thành
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịch
Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thông
Sinh viên: Trương Thị Nhung

4

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện
kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép
của cơ quan có thẩm quyền.
Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời
kỳ xây dựng Chủ nghĩa xã hội. Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khối
lượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.
Lúc này, kho lưu trữ Trung ương chức, bộ máy nhà nước cũng như lề lối làm

việc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp.Vì vậy, việc xúc tiến thành lập Cục
Lưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết. Đến ngày 4/9/1962Hội đồng chính phủ đã
ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp
nhận kho lưu trữ Trung ương do Bộ Văn hoá chuyển giao.
Đến ngày 23/3/1963 kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoá
tên gọi.
Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia. Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 của Hội Đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Lưu trữ Nhà nước và quyết định 223-CT ngày 08/8/1988 của chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng về các Trung tâm lưu trữ. Cục lưu trữ Nhà nước cũng ra Quyết định
385/QĐ-TC thực hiện việc đổi tên các kho lưu trữ nhà nước Trung ương thành
các trung tâm lưu trữ Quốc gia, tại Điều 1 của quyết định này thì Kho lưu trữ
Trung ương ở Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I .
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung
Tâm
a. Vị trí và chức năng:
Theo Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I thìTrung tâm có Vị trí và chức
năng như sau:

Sinh viên: Trương Thị Nhung

5

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954
trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp
luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài
khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
 Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan tổ chức cá nhân:
 Tài liệu thời kỳ phong kiến;
 Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Bắc kỳ;
 Tài liệu của chính quyền than Pháp ở trong vùng tạm bị chiếm từ năm
1946 đến năm 1954;
 Tài liệu khác được giao quản lý.
 Thực hiện hoạt động lưu trữ
 Sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ, tư liệu lưu trữ đối với các phông,
sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
 Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
 Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.
 Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm
 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh

phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục Trưởng.
 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp
luật và quy định của Cục trưởng.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
c. Cơ cấu tổ chức:
Sinh viên: Trương Thị Nhung

6

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
 Lãnh đạo Trung tâm
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám
đốc.
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I do Cục trưởng Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
- Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ
nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước
pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
 Cơ cấu tổ chức: gồm 08 phòng chức năng
- Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu.
- Phòng Bảo quản tài liệu.
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
- Phòng Đọc.
- Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị.

- Phòng Kế toán.
- Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I quy định cụ thể chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm.
1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG
HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC
Theo Quyết định số 243/QĐ-TTLTI ngày 19 tháng 11 năm 2013 của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của
phòng Hành chính- Tổ chức- Quản trị như sau:
1.2.1.Chức năng
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc công tác tổ chức và cán bộ, thông
tin tổng hợp; quản lý công sản, công tác quản trị; bảo đảm cơ sở vật chất và điều
kiện làm việc phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Sinh viên: Trương Thị Nhung

7

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi đôn đốc các đơn vị
thuộc Trung tâm trong việc triển khai thực hiện kế hoạch công tác; thu thập, xử
lý thông tin và xây dựng báo cáo công tác của Trung tâm
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm
- Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và độc giả
- Xây dựng, cải tiến tổ chức bộ máy làm việc của Trung tâm đáp ứng yêu
cầu của từng giai đoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm và

các đơn vị thuộc Trung tâm
- Quản lý biên chế lao động, tiền lương; thực hiện các chế độ chính sách
của nhà nước đối với viên chức của Trung tâm
- Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm vụ
bảo vệ chính trị nội bộ
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, xe ô tô, vật
tư, tài sản, máy móc thiết bị và cơ sở vật chất của Trung tâm
- Đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ
quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho viên chức theo điều
kiện thực tế của Trung tâm
- Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua, sáng kiến cải tiến kỹ thuật của
Trung tâm
- Thực hiện các công việc về đối ngoại
- Tham gia nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
thực tiễn của đơn vị
- Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị
- Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy, chữa cháy và phòng
chống lụt bão của Trung tâm
- Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị để Trung tâm ban hành
- Thực hiện các công việc cụ thể khác do Trung tâm.
Sinh viên: Trương Thị Nhung

8

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA I
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
2.1.1. Về công tác tổ chức và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một khâu công tác kế tiếp công tác văn thư. Nó ra đời
là do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ cho nghiên cứu khoa học lâu dài cũng như trước mắt những tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Do đặc thù, Trung tâmLưu trữ Quốc gia I là một trong những hệ thống
lưu trữ lịch sử, vì thế cơ quan đã bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ tài liệu
hiện hành của cơ quan và bố trí 01 phòng Bảo quản tài liệu (lưu trữ lịch sử).
Bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thuộc phòng Hành
chính – Tổ chức – Quản trị . Mảng lưu trữ của cơ quan do Phó phòng Hành
chính - Tổ chức - Quản trị phụ trách.và được bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác
lưu trữ đã tốt nghiệp Trung học Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Trung ương I, được
bố trí làm việc tại phòng văn thư, sự kết hợp đó tạo nên sự thuận lợi trong trao
đổi nghiệp vụ cũng như công việc văn thư lưu trữ của cơ quan. Viên chức làm
công tác lưu trữ của Trung tâm được trang bị đầy đủ các vật dụng bảo hộ lao
động như: áo blu, giày, khẩu trang, mũ vải,… Ngoài ra, cũng được trang bị các
phương tiện làm việc hiện đại như: Máy vi tính kết nối mạng và sử dụng phần
mềm chuyên biệt để quản lý văn bản phục vụ nhập dữ liệu, tra cứu thông tin,
máy in, máy điện thoại, máy photo, xe đẩy chuyên chở tài liệu, các loại văn
phòng phẩm,…tạo điều kiện thuận lợi trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và
giúp phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành tại cơ quan đạt được hiệu quả
cao nhất, thông tin được tra tìm nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Ngoài ra
viên chức lưu trữ con được hưởng chế độ độc hại theo quy định của Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà Nước.

Sinh viên: Trương Thị Nhung

9

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
2.1.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở
Trung tâm
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là đơn vị có lịch sử hình thành và phát triển
lâu đời nhất trong số các lưu trữ lịch sử ở nước ta, Trung tâm hiện đang bảo
quản một khối lượng tài liệu và tư liệu lớn gồm:
- Khối tài liệu lưu trữ Hán Nôm (thời kỳ phong kiến): tiêu biểu là Châu
bản triều Nguyễn (1802-1945): là những văn bản hành chính của triều đình
Nguyễn do các cơ quan chính quyền từ trung ương đến địa phương soạn thảo và
trình lên Hoàng đế “ngự lãm”, “ngự phê” bằng mực son để truyền đạt ý chỉ hoặc
giải quyết các vấn đề về chính trị, quân sự, ngoại giao, kinh tế, văn hoá, xã
hội…;
- Tài liệu Châu bản triều Nguyễn từ Gia Long (1802) đến Bảo Đại (1945);
- Tài liệu Địa bộ: gồm trên 10.000 tập về các loại đất đai, kích thước, vị
trí, chủ sở hữu v.v... các làng xã từ Miền Bắc đến Miền Nam được lập trong hơn
30 năm đầu của triều Minh Mạng (1806-1837)
- Tài liệu Nha huyện Thọ Xương: là tài liệu thuộc thành nội Hà nội;
- Tài liệu Phông Nha Kinh Lược Bắc Kỳ: là tài liệu của cơ quan đại diện
của triều đình nhà Nguyễn ở Bắc Kỳ trong những năm cuối thế kỷ XIX;
- Sưu tập Tài liệu Hương Khê: từ Hậu Lê (1619) đến Tự Đức;
- Khối Sách Hán - Nôm: gồm chục ngàn cuốn - Sách Kinh Phật.
- Khối tài liệu lưu trữ tiếng Pháp (thời kỳ thuộc địa): Là khối tài liệu được
hình thành trong các cơ quan chính quyền thuộc địa Pháp ở Đông Dương trước
đây (gồm Việt Nam - Lào và Cămpuchia) và các sở chuyên môn của chính

quyền thuộc địa Pháp ở Bắc Kỳ. Cụ thể các phông tài liệu như sau:
+ Khối tài liệu hành chính:
Phông Đô đốc và Thống đốc (Fonds des Amiraux et des Gouverneurs).
Phông Toàn quyền Đông Dương (Fonds du Gouvernement général de
l'Indochine).
Phông Nha Nông - Lâm - Thương mại Đông Dương (Fonds de la Direction de
l'Agriculture, des Forets et du Commerce)
Phông Sở Địa dư Đông Dương (Fonds du Service géographique de
l'Indochine).
Sinh viên: Trương Thị Nhung

10

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
Phông Tổng Thanh tra Công chính Đông Dương (Fonds de I'Inspection
générale des Travaux publics de l'Indochine).
Phông Sở Tiếp tế và Vận tải biển Đông Dương (Fonds du Service du
Ravitaillement et des Transports maritimes de l'Indochine).
Phông nha Tài chính Đông Dương (Fonds de la Direction des Finances de
l'Indochine).
Phông Sở Kiểm tra Tài chính Đông Dương (Fonds du Controle financier
de l'Indochine).
Phông Nha Thương chính Đông Dương (Fonds de la Direction des
Douanes etRégiesdel'Indochine).
Phông Sở Trước bạ và Tem Đông Dương (Fonds du Service de
I'Enregistrement, des Domaines et du Timbre de l'Indochine)

Phông Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương (Fonds de la Direction des
Archives et des Bibliothèques de l'Indochine).
Phông Tổng Thanh tra Y tế Đông Dương (Fonds de I'Inspection générale
I'Hygiène et de I'Indochine de la Santé publique de I'Indochine ).
Phông Tổng hội Viên chức Đông Dương (Fonds de I'Inspection genéral
syndicale des Fonctionnaire et Agént de I'Indochine).
Phông Hạm đội Đông Dương (Fonds de la Flotte indochinoise).
Phông Công ty Đường sắt Đông Dương- Vân Nam (Fonds de la
Compagnie franầasie des Chemins de Fer de I'Indochine et du Yunnan).
Phông Toà Thượng Thẩm Hà nội (Fonds de la Cour d'Appel de Hà nội).
Phông Thống sứ Bắc Kỳ (Fonds de la Residence Supérieure au Tonkin).
Phông Sở Nông nghiệp Bắc Kỳ (Fonds du Service de I'Agriculture du
Phông Sở Địa chính Bắc Kỳ (Fonds du Service du Cadastre et de la
Topographie du Tonkin).
Phông Sở Công chính Bắc Kỳ (Fonds des Travaux publics du Tonkin).
Phông Sở Học chính Bắc Kỳ (Fonds du Service de I'Enseignement au
Tonkin).
Sinh viên: Trương Thị Nhung

11

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
Phông Sở Y tế Bắc Kỳ (Fonds de la Direction de la Santé du Tonkin).
Phông Sở Thú Y Bắc Kỳ (Fonds du Service vétérinaire et des Epizootíe
du Tonkin).
Phông Công ty Than Hòn Gai (Fonds de la Société franầasie des

Charbonnages du Tonkin).
Phông Công ty Bông Bắc Kỳ (Fonds de la Société cotonniere du Tonkin).
Phông Toà án Hải Phòng (Fonds du Tribunal de Première instance de Hai
Phong).
Phông Toà án Đà Nẵng (Fonds du Tribunal de Paix de Tourane).
Phông Toà Đốc lý Hà Nội (Fonds de la Mairie de Ha noi).
Phông Sở Địa chính Hà Nội (Fonds du Service du Cadatre et des
Domaines de Ha noi).\
Phông Toà sứ Bắc Giang (Fonds de la Résidence de Bac Giang).
Phông Toà sứ Hà Đông (Fonds de la Résidence de Ha Dong).
Phông Toà sứ Hoà Bình (Fonds de la Résidence de Hoa Binh).
Phông Toà sứ Lào Cai (Fonds de la Résidence de Lao Cai).
Phông Toà sứ Nam Định (Fonds de la Résidence de Nam Dinh).
Phông Toà sứ Ninh Bình (Fonds de la Résidence de Ninh Binh).
Phông Toà sứ Phú Thọ (Fonds de la Résidence de Phu Tho).
Phông Toà sứ Thái Bình (Fonds de la Résidence de Thai Binh).
Phông Toà sứ Thanh Hoá (Fonds de la Résidence de Thanh Hoá).
Phông Toà sứ Tuyên Quang (Fonds de la Résidence de Tuyên Quang).
Phông Toà sứ Yên Bái (Fonds de la Résidence de Yên Bai).
Các sở chuyên môn thành phố Hà Nội và Sài Gòn.
+ Khối tài liệu Sổ sách về Ngân sách Đông Dương.
+ Khối tài liệu nhân sự.
- Sổ Thuế.
- Tài liệu về điều tra dân số.
- Sưu tập bản đồ.
- Khối tài liệu chính quyền thân Pháp:
+ Phông Bảo Đại Hà Nội.
Sinh viên: Trương Thị Nhung

12

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
+ Phông Bảo Đại Đà Lạt.
+ Phông Sở Học chính Bắc Việt.
+ Phông Sở Thông tin- Tuyên truyền Bắc Việt
+ Phông Toà Thị chính Hà Nội.
- Khối tài liệu kỹ thuật;
- Tài liệu kiến trúc.
- Tài liệu Giao thông đường bộ.
- Tài liệu Thuỷ Lợi.
- Tài liệu Thuỷ Lợi Miền Trung.
- Khối tư liệu (ấn phẩm, báo chí… tiếng Pháp, Việt, Anh, Hán - Nôm).
Hầu hết tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là bản
chính, bản gốc, có giá trị đặc biệt về mặt sử liệu đối với công chúng, nhất là đối
với các nhà nghiên cứu lịch sử. Do đó, công tác bảo quản và phát huy giá trị tài
liệu được Trung tâm rất chú trọng trong hoạt động của mình.
Phông tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I được hình thành trong
quá trình hoạt động của Trung tâm từ năm 1962 cho đến nay, tập trung bảo quản
trong kho lưu trữ bao gồm tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản…Tài liệu thuộc
phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có khoảng 80 mét giá tài liệu.
Hiện tại, tài liệu của Trung tâm I từ khi thành lập đến năm 2007 đã được
chỉnh lý (tổng số khoảng trên 24m trong đó tài liệu vĩnh viễn 50 hộp, tài liệu có
thời hạn 103 hộp, tài liệu loại khoảng 40 hộp) và sắp xếp trên 7 giá sắt chủ yếu
gồm các loại tài liệu sau:Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng; Tài liệu về
công tác kế toán; Tài liệu về công tác Hành chính - Tổng hợp; Tài liệu về công
tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương; Tài liệu về xâng dựng cơ bản; Tài liệu

về công tác thanh tra; kiểm tra, giám sát; Tài liệu về công tác PCCC và phòng
chống lụt bão; Tài liệu về công tác tiếp đón độc giả…
2.1.3. Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư
lưu trữ
Đối với hoạt động của một cơ quan tổ chức việc ban hành văn bản chỉ đạo
hướng dẫn trong bất cứ lĩnh vực hoạt động nào của cơ quan có ý nghĩa vô cùng
quan trọng. Bởi đây là phương tiện để quản lý hoạt động của chính cơ quan đó,
nhằm thể chế hóa và thực hiện sự lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, của cơ quan
Sinh viên: Trương Thị Nhung

13

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
cấp trên đưa hoạt động cơ quan đi vào nề nếp không trái với khuôn khổ quy định
của pháp luật. Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào trong đời sống xã hội cũng
như trong hoạt động của một cơ quan cũng chịu sự điều chỉnh chung của hệ
thống văn bản này trong đó có công tác lưu trữ. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ:
Ngày 01 tháng 7 năm 2013,Trung tâm I ban hành Quyết định số 122/QĐTTLT1 về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ mới đã sửa đổi, bổ sung
để cho phù hợp với Luật Lưu trữ và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức( phụ lục số 1).
2.1.4. Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu
trữ
Hiện nay Nhà nước ta đã ban hành nhiều các văn bản chỉ đạo và văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức

và thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đoàn thể.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn đã ban
hành của Nhà nước để đảm bảo công việc được diễn ra nhanh chóng, chính xác
và đúng quy định, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I thực hiện các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn của cơ quan cấp trên một cách nghiêm túc và tương đối tốt. Cụ thể
như:
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011
có hiệu lực ngày 01 tháng 7 năm 2012;
− Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ số:
01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011;
− Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức;

Sinh viên: Trương Thị Nhung

14

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
− Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ
Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu
lưu trữ;
− Công văn số: 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;

− Công văn số: 879/ VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 của
Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị;
− Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa
cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
− Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
− Quyết định 246/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2002 về quy trình tu bổ tài
liệu lưu trữ.
2.1.5. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức viên chức văn thư lưu trữ,
quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ
Với chức năng, nhiệm vụ chuyên môn công việc của Trung tâm là bảo vệ
an toàn tài liệu lưu trữ mang tính quốc gia, nên cán bộ lưu trữ của Trung tâm
thường xuyên được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp
vụ; từ đó giúp cán bộ lưu trữ ngày càng nâng cao trình độ của mình để phục vụ
tốt cho công việc.
Khi Nhà nước, cơ quan cấp trên có văn bản mới quy định về lĩnh vực này
thì Giám đốc Trung tâm là người trực tiếp chỉ đạo, triển khai , hướng dẫn, phổ
biến cho cán bộ trong toàn cơ quan hoặc giao cho cấp dưới chỉ đạo dưới nhiều
hình thức:
- Xây dựng thành văn bản quá trình thực hiện công tác văn thư để cán bộ
cơ quan đọc;
Sinh viên: Trương Thị Nhung

15

Lớp: CĐ VTLT K13

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
- Cán bộ văn thư trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban để hướng dẫn
nghiệp vụ cho cán bộ;
-

Mở lớp bồi dưỡng, mời các chuyên gia đến tập huấn;

-

Cử cán bộ nhân viên đi tham dự lớp tập huấn.

Hằng năm Trung tâm kiểm tra các phòng trong cơ quan để kiểm tra tình
hình lập hồ sơ công việc của mỗi cá nhân. Nếu viên chức nào làm tốt sẽ được
khen thưởng và ngược lại nếu viên chức nào chưa làm tốt thì bị xử lý tùy theo
mức độ. Hai viên chức làm văn thư và lưu trữ thường xuyên được khen thưởng
và biểu dương vì hoàn thành tốt các công việc được giao
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
a. Nguồn thu
Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu
Trữ Quốc gia I:
 Từ Ban giám đốc
 Từ các phòng chức năng thuộc Trung tâm:
-

Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu.
Phòng Bảo quản tài liệu
Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
Phòng Đọc
Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị
Phòng Kế toán
Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.

Đây là nguồn thu quan trọng nhất và là nguồn tài liệu bổ sung chính được
hình thành nên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Trung Tâm được lựa chọn và đưa vào kho lưu trữ của cơ quan.
b.Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ
Nội dung chủ yếu của tài liệu trong phông Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
phản ánh các mảng hoạt động của Trung tâm như:
- Tài liệu về công tác văn thư;
- Tài liệu về công tác lưu trữ;
Sinh viên: Trương Thị Nhung

16

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
- Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng;
- Tài liệu về xây dựng cơ bản;
- Tài liệu về công tác kế toán;
- Tài liệu về công tác PCCC và phòng chống lụt bão;
- Tài liệu về công tác Hành chính - Tổng hợp;
- Tài liệu về công tác thanh tra; kiểm tra, giám sát;
- Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương;

- Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học;
- Tài liệu về công tác hợp tác quốc tế;
- Tài liệu về công tác tiếp đón độc giả
Thời gian tài liệu từ năm 1962 đến năm 2015
c. Thời hạn nộp lưu tài liệu
Theo quy định tại Điều 11 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng
11 năm 201: “Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan” được quy
định như sau:
- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này;
- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người
đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Như vậy việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan được Trung
tâm Lưu trữ quốc gia I thực hiện rất nghiêm túc và đúng theo quy định. Hàng
năm, Trung tâm tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan từ
nguồn tài liệu của 08 đơn vị chức năng thuộc Trung tâm cũng như tài liệu của
Ban Giám đốc để phục vụ cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm.
Sinh viên: Trương Thị Nhung

17

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan được tiến hành đều
đặn tại các đơn vị Trung tâm I. Hồ sơ công việc hàng năm được cán bộ phụ
trách nộp cho văn thư cơ quan sau một năm kể từ khi giải quyết xong công việc;
Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ
bản. Cán bộ văn thư phối hợp với cán bộ lưu trữ sẽ đi thu thập hồ sơ, tài liệu tại
các đơn vị để bổ sung vào lưu trữ cơ quan.
Theo Quyết định số 122/QĐ-TTLTI ngày 01 tháng 7 năm 2013về ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quy định rõ nội dung việc lập hồ sơ và
yêu cầu đối với hồ sơ được nộp, việc giao nộp hồ sơ tài liệu, trách nhiệm lập hồ
sơ cũng như việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan của Trung tâm. Để
việc lập hồ sơ hiện hành đạt chất lượng Giám đốc giao trách nhiệm cho Trưởng
phòng Hành chính chỉ đạo cán bộ văn thư phối hợp với cán bộ lãnh đạo các đơn
vị xây dựng danh mục hồ sơ hiện hành tại các đơn vị Trung tâm I hàng năm.
Danh mục (gồm dự kiến tiêu đề hồ sơ việc và thời hạn bảo quản) cho các loại hồ
sơ, tài liệu. Do đó, các hồ sơ, tài liệu thu thập vào lưu trữ Trung tâm I đều có
chất lượng khá cao và tài liệu thu về đều được các đơn vị chức năng sắp xếp
theo thứ tự nhất định.
d. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập
Trong công tác thu thập bổ sung tài liệu cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ sau
đây:
 Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng
kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;
 Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu
trữ cơ quan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những
công việc sau:
- Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;
- Vệ sinh hồ sơ;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp
lưu tại kho lưu trữ;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ.
Sinh viên: Trương Thị Nhung

18

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
e) Thủ tục giao nhận tài liệu:
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc Gia I
được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của Nhà nước.
Khi các phòng , cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ lưu
trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” mỗi bên giữ 01
bản. Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bản phải thể hiện
đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận.
Biên bản giao hồ sơ lưu trữ (Phụ lục số 03)
2.2.2. Công tác phân loại hồ sơ tài liệu
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình thành
tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với
mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Theo lý thuyết khi
tiến hành phân loại tài liệu cần tiến hành những công việc sau:
+ Biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông
(Phụ lục số 4) ;
+ Chọn và xây dựng phương án phân loại. Có 4 phương án phân loại:
Thời gian - Cơ cấu tổ chức;Cơ cấu tổ chức - Thời gian;
Thời gian - Mặt hoạt động;

Mặt hoạt động - Thời gian

Qua quan sát thực tế em nhận thấy tài liệu của phông lưu trữ Trung tâm
lưu trữ Quốc gia I chọn phương án phân loại Thời gian- Cơ cấu tổ chức. Tài
liệu sau khi thu thập về từ các cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưu thì cán bộ
lưu trữ tiến hành phân chia thành các hồ sơ/ đơn vị bảo quản. Do làm tốt công
tác lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư nên việc phân loại dễ dàng.
Bước 1: Tài liệu trong phông được chia về thời gian
Bước 2: Tài liệu được phân về cơ cấu tổ chức:
1. Ban giám đốc
2. Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4.Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5.Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
Sinh viên: Trương Thị Nhung

19

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Hành chính - Tổ chức
8. Phòng Kế toán.
9. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Bước 3: Trong năm hoạt động tài liệu được đưa về các hồ sơ/đơn vị bảo
quản:
1. Ban Giám đốc
- Tập lưu công văn đến;

- Tập lưu công văn đi;
- Hồ sơ đề án xây dựng cơ bản;
- Hồ sơ đề án Châu bản triều Nguyễn;
- Hồ sơ đề án nâng cấp phông;
- Hồ sơ thi đua, khen thưởng;
- Hồ sơ về công tác;
- Tập lưu công văn đến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Tập lưu công văn đến của Bộ Nội vụ.
….
2. Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu
- Hồ sơ đề án nâng cấp;
- Hồ sơ theo dõi công tác thi đua của cán bộ trong phòng;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
- Hồ sơ đề án Châu bản triều Nguyễn;
3. Phòng Bảo Quản tài liệu
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
- Hồ sơ theo dõi công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong kho.
4. Phòng công bố và giới thiệu tài liệu
Sinh viên: Trương Thị Nhung

20

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi

- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Hồ sơ theo dõi, thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu (từng đợt);
- Hồ sơ công tác xuất bản các ấn phẩm;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác.
5. Phòng tin học và công cụ tra cứu
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Hồ sơ công tác số hóa tài liệu lưu trữ;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
6. Phòng Đọc
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Hồ sơ công tác số hóa tài liệu lưu trữ;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
7. Phòng Hành chính – Tổ chức
- Tập lưu công văn đến của Bộ Nội vụ;
- Tập lưu công văn đến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Tập lưu công văn đến của các Bộ và cơ quan ngang Bộ;
- Tập lưu công văn đi;
- Tập lưu báo cáo công tác hàng tháng;
- Tập lưu báo cáo công tác phòng chống tham nhũng;
- Tập công văn đến hướng dẫn về chế độ tiền lương;
+ Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp gửi cơ quan
+ Kế hoạch và báo cáo công tác lao động, tiền lương hàng năm của cơ quan
+ Báo cáo thống kê tổng hợp về lao động tiền lương hàng năm
- Tập công văn đến hướng dẫn về công tác Bảo hiểm xã hội;
- Tập lưu quyết định của Trung tâm;
- Hồ sơ kỷ luật cán bộ;
Sinh viên: Trương Thị Nhung

21

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
- Hồ sơ nâng lương, chuyển ngạch của cán bộ;
- Hồ sơ về theo dõi quản lý tài sản toàn Trung tâm;
- Hồ sơ theo dõi làm sổ bảo hiểm và bổ sung BHXH;
- Hồ sơ theo dõi thanh toán BHXH;
- Hồ sơ về công tác qui hoạch cán bộ;
- Hồ sơ thăm dò bỏ phiếu tín nhiệm cán bộ lãnh đạo;
- Hồ sơ công tác đào tạo cán bộ;
- Tập Quyết định nâng lương hàng năm;
- Tập hợp đồng lao động hàng năm.
8. Phòng Kế toán
Tập lưu các hợp đồng;
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán;
- Dự toán ngân sách năm;
- Chi tiêu ngân sách năm;
- Báo cáo thực hiện ngân sách/quyết toán chi ngân sách năm;
- Quyết định duyệt quyết toán năm;
- Kế hoạch tài chính năm;
- Chỉ tiêu kế hoạch chi tiêu năm;
9. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Hồ sơ theo dõi công tác PCCC của Trung tâm hàng năm;
- Hồ sơ về công tác bảo vệ an toàn cơ quan
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu của Trung tâm được hiểu là căn cứ vào các
nguyên tắc và tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra, căn cứ vào các quy định và
Sinh viên: Trương Thị Nhung

22

Lớp: CĐ VTLT K13


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi
hướng dẫn của Nhà nước nhằm xác định thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị để
nộp lưu vào lưu trữ; xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; thực hiện các
yêu cầu về xử lý tài liệu không có giá trị.
Tài liệu sau khi được thu thập về, tiến hành chỉnh lý thì đều được xác định
giá trị tài liệu để lựa chọn ra những hồ sơ, tài liệu có giá trị trên mọi mặt hoạt
động của Trung tâm, tạo tiền đề cho việc tra tìm thông tin sau này của cán bộ,
nhân viên Trung tâm.
Trên thực tế việc xác định giá trị tài liệu cần phải thành lập hội đồng xác
định giá trị tài liệu nhưng ở Trung tâm không thành lập hội đồng xác định giá trị
tài liệu mà chỉ dựa vào Thông tư 09/2011/-TT-BNV ngày 3/6/2011 quy định về
thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong cơ quan tổ chức.
Trung tâm cũng chưa có bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của cơ quan việc
này gây khó khăn cho việc xác định giá trị tài liệu.
Hồ sơ tài liệu hết giá trị vẫn chưa được tiêu hủy vẫn còn bảo quản ở trong
kho gây tốn diện tích kho tàng của Trung tâm .

2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, trong đó tiến hành chỉnh sửa,hoàn thiện, phục hồi, lập mới hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phòng hoặc kho lưu trữ đưa ra chỉnh lý.
Trong những khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ thì khâu chỉnh lý chiếm
một vị trí đặc biệt quan trọng. Đó được coi là bước chuyển mình của tài liệu lưu
trữ, là mắt xích gắn kết và tạo nên sự hoàn thiện thành công của công tác lưu trữ.
Tại Trung tâm I việc chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo Công văn
283/VTLTNN-NVTW ngày 19-5-2004 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà Nước về
việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
Tài liệu của Trung tâm năm nào cũng thu thập tuy nhiên do số lượng tài
liệu ít nên thường 2năm thì viên chức lưu trữ và văn thư phối hợp với nhau để
chính lý tài liệu

Sinh viên: Trương Thị Nhung

23

Lớp: CĐ VTLT K13