Báo cáo thực tập thư ký tại viện phát triển năng lực cộng đồng và môi trường
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (297.91 KB, 43 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................................... 1
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................................... 2
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT...............................................................................................3
VĂN BẢN ĐÍNH KÈM.............................................................................................................. 4
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG.......................................4
CHƯƠNG 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VIỆN PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC
CỘNG ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG...........................................................................................4
I.GIỚI THIỆU VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG.....4
II.CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG, CƠ SỞ VẬT CHẤT........................................................7
1.Cách bố trí văn phòng:..................................................................................................7
2.Cơ sở vật chất:............................................................................................................. 9
3.Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính:...........................................10
4.Cơ cấu tổ chức, nhân sự:...........................................................................................10
5.Trưởng phòng:............................................................................................................ 11
6.Bộ phận Văn thư – lưu trữ:.........................................................................................12
7.Bộ phận hậu cần, nội vụ:.............................................................................................13
8.Bộ phận Y tế, chính sách xã hội:.................................................................................15
9.Bộ phận bảo vệ:.......................................................................................................... 16
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ................................................................17
I.Ngành thư ký:.............................................................................................................. 17
II.Nhiệm vụ của người thư ký trong việc đón tiếp khách:...............................................18
1. Tổ chức tiếp khách trong công ty..............................................................................19
2. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách:....................................................................20
3. Tổ chức các buổi hẹn:...............................................................................................20
III.Tổ chức hội nghị:.......................................................................................................21
1. Lập kế hoạch hội nghị:..............................................................................................21
2. Chuẩn bị hội nghị.......................................................................................................22
3. Tiến hành hội nghị:.....................................................................................................22
4. Công việc sau hội nghị:..............................................................................................22
IV.IV. Thu thập và cung cấp thông tin quản lý chương tình kế hoạch công tác cho lãnh
đạo:................................................................................................................................ 23
1. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo:...23
2. Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại:............................................................23
SV: Nguyễn Thị Hà
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Thư ký trong việc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đạo:................................24
V.Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư kí khi lãnh đạo đi vắng:
....................................................................................................................................... 25
1. Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc:..........................................................25
2. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác:.......................................................................25
3. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác:....................................................................25
4. Nhiêm vụ vủa thư ký trong khi lãnh đạo công tác đi vắng:.........................................26
VI.10 qui tắc giao tiếp dành cho thư ký:.........................................................................27
VII.Giao tiếp qua điện thoại:...........................................................................................29
1.Cách giao tiếp qua điện thoại:.....................................................................................31
2.Mô tả nghiệp vụ điện thoại:.........................................................................................32
3. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại:...............................................................................33
4.Cách nghe điện thoại:.................................................................................................34
5.Kết thúc cuộc gọi:........................................................................................................36
VIII.Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề:..................................................................37
IX.Đánh giá, nhận xét chung:.........................................................................................38
CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..............................................................................39
I. Kết luận ( về quá trình thực tế ):..................................................................................39
1. Thuận lợi:................................................................................................................... 39
2. Khó khăn:................................................................................................................... 39
3. Những kinh nghiệm tích lũy được:.............................................................................40
II. Kiến nghị:................................................................................................................... 40
1. Đối với cơ sở thực tế:................................................................................................40
2. Đối với nhà trường:....................................................................................................40
SV: Nguyễn Thị Hà
Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa
có chuyên môn để thực hiện tốt các nghệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý
tại các cơ quan còn rất thiếu.
Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp
hóa hiện hóa nước ta nên ngành thư ký văn phòng đã trở thành một công cụ
quản lý có hiệu quả.
Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuất
hiện của người thư ký văn phòng lãnh đạo là không thể thiếu được , thư ký văn
phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên
môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Phục vụ
cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà
thư ký văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước
nói chung. Trong văn phòng, người thư ký là một nội dung quan trọng không thể
thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng
nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới.
Cũng chính vì điều đó mà người thư ký văn phòng trong cơ quan, các tổ
chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong cuộc cải cách hành chính
Nhà nước, thư ký văn phòng là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà
trường, trong thời gian kiến tập tìm hiểu vị trí người thư ký văn phòng tại Viện
Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường. Em đã lựa chọn được đề tài cho
báo cáo của mình. Việc thực tế này cũng giúp cho sinh viên làm quen với công
việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức, lý thuyết đã được học khi ngồi trên
ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh
viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của
một quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc,
giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
SV: Nguyễn Thị Hà
1 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn tới anh Thẩm Thế Tân, anh Tạ
Văn Mây và toàn thể cô chú cán bộ, anh chị nhân viên tại phòng Tổ chức hành
chính – Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường đã giúp đỡ tôi rất
nhiệt tình trong suốt thời gian tôi về thực tập tại phòng.
Và báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của cô Nguyễn
Thị Thu Hường - Giáo viên hướng dẫn, cô đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi
trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến đi kiến tập này.
Với thời gian thực tế là 02 tháng (bắt đầu từ ngày 29/02/2016 đến ngày
29/04/2016). Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của GVHD và
CBHD đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết vào công tác thực tiễn. Trong
suốt thời gian kiến tập, tôi đã có cơ hội thực hành các công tác VP như một
nhân viên văn phòng thực thụ. Qua đó tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc
và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, và từ đó nhận
thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác VP.
Tôi viết bản BC này với mục đích gửi tới Nhà trường, Khoa Quản trị văn
phòng để nhận thức được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo phụ trách bộ
môn chuyên ngành giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tôi có cơ sở,
nền tảng kiến thức để phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp phần nhỏ
trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà.
Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn
khổ của bản BC này không tránh khỏi những hạn chế sai sót.
Một lần nữa cho tôi xin cảm ơn GVHD của nhà trường, CBHD tại phòng
Tổ chức hành chính – Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường đã
tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt BC này.
SV: Nguyễn Thị Hà
2 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Từ, cụm từ viết tắt
BC
CBHD
ĐC
ĐT
GVHD
VP
TC-HC
CBCC
HSSV
SV: Nguyễn Thị Hà
Từ, cụm từ viết đầy đủ
Báo cáo
Cán bộ hướng dẫn
Địa chỉ
Điện Thoại
Giáo viên hướng dẫn
Văn phòng
Tổ chức – Hành chính
Cán bộ công chức
Học sinh sinh viên
3 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
VĂN BẢN ĐÍNH KÈM
Có một số văn bản đính kèm theo báo cáo này:
1. Nhật ký thực tập ngành thư ký văn phòng K13A.
2. Phiếu đánh giá quá trình thực tập K13A.
TRANG THÔNG TIN
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Hà
2. Ngày tháng năm sinh: 15/10/1995
3. Số ĐT: 0964964462
4. Số CMND: 017388648
5. Quê quán: Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội
6. ĐC: TDP Hòa Bình, phường Dương Nội, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.
II.THÔNG TIN KHÁC
1. Mã số sinh viên: 1311TKVA007
2. Lớp: CĐ TKVP K13A
3. Ngành học: thư ký văn phòng
4. Khóa học: 2013 – 2016
THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
1. Họ và tên giáo viên: Nguyễn Thị Thu Hường
2. Chức vụ: giảng viên
3. Nơi công tác: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. ĐC nơi công tác: ngõ 36, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội
THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Tên đơn vị thực tế: Phòng Tổ chức – Hành chính (Viện Phát triển Năng
lực Cộng đồng và Môi trường)
2. ĐT: 0466871000
3. Website:
ĐC trụ sở : Số nhà 17, ngách 172/1 Nguyễn Tuân, Phường Nhân
Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG
CHƯƠNG 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VIỆN PHÁT
TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG
I. GIỚI THIỆU VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG
SV: Nguyễn Thị Hà
4 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
VÀ MÔI TRƯỜNG
Địa chỉ trụ sở : Số nhà 17, ngách 172/1 Nguyễn Tuân, Phường Nhân
Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Phó Viện trưởng: Tạ Văn Mây.
Viện trưởng: Tiến sỹ Nguyễn Tiến Tùng.
Chủ tịch hội đồng khoa học Viện: Giáo sư, Viện sỹ viện hàn lâm khoa học
Liên Xô: Đào Vọng Đức.
Trung tâm nghiên cứu phát triển Văn hóa Phương đông:
Phụ trách chung: Tiến sỹ: Nguyễn Tiến Tùng. . Trưởng bộ môn tử vi:
Kim Văn An. . Trưởng bộ môn phong thủy: Hoàng Văn Đàn.
Trung tâm nghiên cứu kinh tế và Công nghệ thông tin:
Giám đốc cơ sở Thái Nguyên: Thẩm Thế Tân . Cán bộ: Nguyễn Thị
Ngọc Anh, Nguyễn Thị Nhung, Nguyễn Thị Thảo.
Trung tâm nghiên cứu phát triển Môi trường:
Viện trưởng: Tiến sỹ Nguyễn Tiến Tùng phụ trách trung tâm. Phụ trách
chuyên môn: tiến sỹ Nguyễn Văn Đàm.
Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường thành lập theo Quyết
định số: 63/QĐ-LHHVN ngày 21 tháng 01 năm 2014 của Đoàn Chủ tịch Trung
ương Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam. VàQuyết định số:
64/QĐ-LHHVN ngày 21 tháng 01 năm 2014 của Đoàn Chủ tịch Trung ương
Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam về việc phê duyệt Điều lệ Tổ
chức và Hoạt động của Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường.
- Với chức năng, nhiệm vụ của mình, Viện đã và đang đẩy mạnh phát
triển những thế mạnh và ngày càng khẳng định vị thế trong các lĩnh vực lập đề
án, phản biện, tham gia điều tra đánh giá tác động môi trường… Trên địa bàn cả
nước. Với đội ngũ các nhà khoa học đông đảo gồm 03 giáo sư, phó giáo sư, 9
tiến sỹnhững người đã từng đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo của các cục, các vụ
tại các Bộ trong hệ thống chính trị và đã và đang tham gia và cống hiến cho
Viện.
Hiện nay với những nhà khoa học, các chuyên gia hàng đầu đã trở thành
SV: Nguyễn Thị Hà
5 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
những cây đại thụ cho sự phát triển của Viện, đồng thời với hàng chục thạc sỹ,
kỹ sư,cử nhân đang hàng ngày cống hiến vào công sức trẻ, trí tuệ, tài năng và
nhiệt huyết.
Cơ cấu của Viện theo hình thức mở nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của
xã hội bao gồm:
Hội đồng khoa học của Viện: Đây là nơi hội tụ mọi tinh hoa của Viện
với hành chục giáo sư tiến sỹ, thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân là lực lượng đi đầu trong
những nghiên cứu khoa học của Viện.
Ban lãnh đạo Viện: Là những người có tri thức, là đại diện, là nơi gắn
kết cho tập thể là tiếng nói chung cho toàn Viện.
Ngoài ra Viện còn có các trung tâm trực thuộc thực hiện các chức năng và
nhiệm vụ từng phần của Viện, các phòng ban chức năng là nơi hỗ trợ, giúp việc
cho ban lãnh đạo Viện, thực hiện các chức năng theo quy định của Liên hiệp
Hội, đường lối Chính sách và Pháp luật của Đảng và Nhà nước.
Trong quá trình phát triển của Viện, tập thể Trung tâm nghiên cứu phát
triển Môi trường đã cùng những nhà khoa học của Viện đã và đang tham gia
rất nhiều các dự án trên cả nước như:
- Điều tra đánh giá tác động ô nhiễm môi trường kinh tế xã hội trong lưu
vực sông Cầu.
- Điều tra đánh giá tác động môi trường tại các làng nghề truyền thống tại
các tỉnh đồng bằng Bắc bộ.
- Dánh giá, đề xuất phương pháp xử lý bằng hóa chất hiện trạng ô nhiễm
môi trường tại các khu Công nghiệp Bắc thăng Long(Đông Anh, Hà Nội), Sài
Đồng (Gia Lâm, Hà Nội).
- Nghiên cứu đáng giá hiện trạng ô nhiễm nguồn nước, thoái hóa đất, và
phương pháp sử dụng nguồn nước, đất bền vững cho các huyện Mường Chà
(Điện Biên), Lương Sơn (Hòa Bình), Mộc Châu (Sơn La), Mường Tè (Lai
Châu).
Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế và Công nghệ thông tin với nhiệmvụ
đào tạo lực lượng nhân sự trẻ cho Viện, đồng thời phối hợp với các Trường Đại
SV: Nguyễn Thị Hà
6 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
học, Học viện, trên cả nước đào tạo nguồn nhân lực phục vụ cho sự phát triển
của đất nước, Hiện nay Viện đang phối hợp với Học viện Hành chính đào tạo
lớp bồi dưỡng kiến thức chương trình chuyên viên, chuyên viên chính và nâng
cao năng lực lãnh đạo quản lý. Đại học Hòa Bình phối hợp các lớp liên thông,
cao đẳng đại học..
Hiện Viện đang gửi công văn tới các trường đại học, các học viện để phối
hợp đào tạo một số chuyên ngành phục vụ cho nhu cầu phát triển của Viện và xã
hội.
Trung tâm Nghiên cứu Văn hóa phương Đông với nhiệm vụ kế thừa và
phát triển những thành tựu về khoa học gắn liền với những nét tiêu biểu của nền
văn hóa phương Đông, với nhữngnhà nghiên cứu là những tiến sỹ, những nhà
nghiên cứu văn hóa lâu năm đã và đang phát triển những lĩnh vực văn hóa
phương đông vào thực tiễn trong cuộc sống hàng ngày, giúp con người sống hòa
hợp hơn với môi trường và xã hội. Đồng thời trung tâm còn đào tạo, hướng dẫn,
tư vấn về các lĩnh vực của đời sống như: Dịch học, Phong thủy....
Hàng năm Trung tâm còn triển khai những đợt du lịch văn hóa về với
những vùng đất Văn hóa của dân tộc, giúp con người hiểu hơn về cội nguồn, về
gốc rễ của dân tộc, về nhũng nét văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc Việt.
Với lực lượng các nhà khoa học đông đảo, đội ngũ cán bộ trẻ năng động,
nhiệt huyết với công việc. Đồng thời được sự quan tâm, giúp đỡ và nhận thức
đặc biệt của các cấp chính quyền, các địa phương và nhân dân trong vấn đề môi
trường đã tạo ra sự hoạt động của Viện ngày càng hiệu qua. Ban lãnh đạo Viện
kính mong nhận được sự hỗ trợ nhiều hơn nữa trong quá trình hoạt động của
Viện và để đóng góp nhiều hơn nữa cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước.
II. CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG, CƠ SỞ VẬT CHẤT
1. Cách bố trí văn phòng:
Cách bố trí văn phòng của phòng Tổ chức – Hành chính của Viện Phát
triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường theo mô hình khép kín, tạo ra một
không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo tính
SV: Nguyễn Thị Hà
7 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kín đáo, bí mật thông tin.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
\
6
6
6
5
Lối vào
3
2
1
6
4
Chú giải:
1. Bàn làm việc của Trưởng phòng4. Bàn làm việc của chuyên viên 2
2. Bàn làm việc của Phó phòng 5. Bàn tiếp khách
3. Bàn làm việc của chuyên viên 16. Túi đựng hồ sơ
SV: Nguyễn Thị Hà
8 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Trưởng phòng
Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động
của VP, sắp xếp tổ chức, bộ máy VP theo quy định: chịu trách nhiệm trước lãnh
đạo về toàn bộ hoạt động của VP; Trưởng phòng là người lãnh đạo cao nhất của
VP, người trực tiếp điều hành, quản trị mọi công việc, đề ra những chiến lược,
phương hướng cũng như những quyết định cuối cùng về chính sách làm việc của
VP. Sự thành công hay thất bại trong các hoạt động làm việc của VP phụ thuộc
rất nhiều vào khả năng điều hành và quản trị của trưởng phòng. Đồng thời
Trưởng phòng cũng là người chịu mọi trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật.
* Phó phòng
Phó phòng do giám đốc bổ nhiệm, có nhiệm vụ giúp việc cho trưởng
phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và lãnh đạo, chịu sự quản lý trực
tiếp của trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về những việc
được phân công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của
trưởng phòng.
* Chuyên viên
Các bộ phận giúp việc chuyên môn làm việc theo sự phân công của lãnh
đạo.
Công việc cụ thể như sau:
- Công việc chính của chuyên viên là phụ trách công tác văn thư như
soạn thảo văn bản, tiếp nhận xử ký hồ sơ, in ấn , scan, sao chụp, biên tập tài liệu,
văn bản hành chính, quản lý văn bản đi, văn bản đến, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ
sơ, tài liệu theo quy định.
- ngoài công việc chính, chuyên viên thực hiện thêm một số các công
việc khác của văn phòng như: tổ chức các công việc tài chính kế toán của VP.
Thực hiện BC tài chính định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo
có những biện pháp xử lý hợp lý, đón tiếp khách. Ngoài ra bộ phận chuyên viên
còn kiêm cả quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật.
2. Cơ sở vật chất:
Phòng Tổ chức – Hành chính của Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và
SV: Nguyễn Thị Hà
9 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Môi trường là một phòng khép kín, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để
tiến hành các công việc chuyên môn như:
- Các phương tiện kỹ thuật: máy tính( có kết nối Internet), máy in, máy
photocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, ĐT, fax, máy
scan...
- Các công cụ, dụng cụ làm việc: Bàn ghế, túi đựng hồ sơ, bảng biểu, văn
phòng phẩm...
- Các vật dụng khác cần thiết như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy, chữa
cháy...
3. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính:
Phòng TC – HC có chức năng, nhiệm vụ sau:
Quản lý, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của cơ quan.
Quản lý các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản và
lưu trữ hồ sơ văn bản theo đúng quy định.
Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ cho cán bộ.
Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy cho cơ quan.
Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản, kiểm tra trước khi trình ký.
Quan tâm và có biện pháp quản lý tốt khu vực sinh hoạt làm việc của cán
bộ.
Chủ động đề xuất với lãnh đạo trưởng về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng
đội ngũ cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của Viện.
Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng trong các hoạt động và
công tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật.
TRƯỞNG PHÒNG
4. Cơ cấu tổ chức, nhân sự:
Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị mà văn phòng lựa chọn là kiểu cơ cấu trực tuyến
– chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều tổ chức hiện nay.
Theo cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để
chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG TC-HC
Bộ phận y
Bộ phận
Bộ phận
Bộ phận
tế, chính
Bộ phận
hậu cần –
văn thư –
Tổ chức –
sách xã
bảo vệ
vụCĐ Thư ký Văn phòng 13A
SV:lưu
Nguyễn
10nội
Lớp
trữ Thị Hà cán bộ
hội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhân sự
Cơ cấu tổ chức:
Tổng số cán bộ, công nhân viên:16
- Trưởng phòng: Thẩm Thế Tân
- Có 5 bộ phận: Bộ phận văn thư – lưu trữ; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ
phận Hậu cần nội vụ; Bộ phận Bảo vệ.
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có
phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc.
5. Trưởng phòng:
Phòng TC-HC làm theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là trưởng phòng do
Viện trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Viện trưởng và trước pháp
luật. Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động
của văn phòng.
Công việc cụ thể:
- Quản lý chung
- Thiết lập, xậy dựng các quy chế cho phù hợp với từng hoạt động của bộ
phận.
- Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động
tham mưu cho lãnh đạo.
- Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các
đơn vị trong cơ quan.
- Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kỹ thuật,
cơ sở vật chất.
- Chịu trách nhiệm về mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công tác
của cơ quan.
- Chịu trách nhiệm về công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan.
Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm phụ trách tổ chức cán bộ. Cụ thể như
sau:
- Tham mưu cho Phó Viện trưởng trong việc xây dựng bộ máy và tổ
chức điều hành trong cơ quan, các nội quy, quy định về quản lý cán bộ giảng
viên, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn cơ quan.
- Đề xuất việc xây dựng biên chế; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều
động, thuyên chuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ
cán bộ trong cơ quan.
SV: Nguyễn Thị Hà
11 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đề xuấtviệc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy hoạch về đội ngũ
cán bộ (cán bộ chuyên môn và cán bộ quản lý) trong cơ quan.
Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ giảng viên trong Viện,
bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng cán bộ
giảng viên theo quy định.
Ký các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhận
cán bộ giảng viên, giấy giới thiệu...).
Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của
trường.
Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an
ninh trật tự trong cơ quan.
6. Bộ phận Văn thư – lưu trữ:
Nhiệm vụ, chức năng chính
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của cơ quan; quản lý, tổ
chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về
công tác hành chính, văn thư theo quy định của pháp luật.
Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 2 chuyên viên đảm nhiệm các
mảng công việc khác nhau của văn phòng.
Chuyên viên soạn thảo văn bản
Cá nhân phụ trách: Nguyễn Văn Thanh
Nội dung công việc: công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạn
thảo văn bản của cơ quan.
Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc.
Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nâng
lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáo
định kỳ, đấu thầu mua sắm tài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết
bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chế độ các chế độ phụ cấp: thâm niên vượt
khung, thâm niên nhà giáo. Dựa trên nhu cầu nhân sự của cơ quan, lập kế hoạch
tuyển dụng nhân sự cho cơ quan.
- Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý và
SV: Nguyễn Thị Hà
12 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp vụ.
Lưu trữ kiêm văn thư
Nhân viên phụ trách: Đỗ Thị Thùy
Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: quản lý, sắp xếp, chuyển
giao văn bản đến, văn bản đi và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưu
trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định. Quản lý cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu,
giấy đi đường, cho cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan.
Công việc cụ thể:
Xây dựng và đề xuất quy định về công tác văn thư – lưu trữ của cơ
quan; tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản; kiểm tra thể thức, kỹ thuật
soạn thảo, trình bày các văn bản hành chính của trường trước khi ký ban hành;
Quản lý và tổ chức việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu đến
và đi trong phạm vi quyền hạn;
Quản lý và sử dụng các con dấu của cơ quan theo quy định của Nhà
nước; quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo chí;
Soạn thảo quyết định bình xét thi đua quý, năm; các quyết định tổ chức
thi các hoạt động ngoại khóa; báo cáo; công văn; lịch trực bảo vệ hàng tháng;
lịch trực của lãnh đạo ngày lễ.
Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cán bộ
viên chức và học sinh, sinh viên của Viện.
Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ,
công chức, viên chức được cử đi công tác ngoài cơ quan, đóng dấu giấy đi
đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại trường;
Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong
cơ quan, chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định
của Nhà nước;
7. Bộ phận hậu cần, nội vụ:
a. Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị
Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưu
Lãnh đạo trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường;
SV: Nguyễn Thị Hà
13 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản lý và giám sát việc sửa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa – vật
kiến trúc, hệ thống điện – nước – điện thoại; theo dõi, quản lý mua sắm, sử
dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác
giảng dạy, làm việc, học tập, công tác nghiên cứu khoa học của trường.
Công việc cụ thể:
Nhân viên Nguyễn Thị Lan và Nguyễn Văn Lương chuyên phụ trách
mảng âm thanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóa
trong và ngoài trường. Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành theo dõi các
thiết bị nghe nhìn phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt
hằng ngày. Ngoài ra, 2 nhân viên còn đảm nhận công tác giao liên.
CB Hoàng Văn Tùng có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giải
quyết kịp thời các sự cố về máy móc, trang thiết bị. Kiêm phụ trách công tác
kiểm kê tổng hợp tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa - vật kiến trúc, máy móc thiết
bị, công cụ - dụng cụ, vật tư, các tài sảm khác của các đơn vị trong trường học;
tổ chức kiểm kê, lập số tài sản, công cụ, dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuất
khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách; tăng giảm tài sản; thường xuyên trình lãnh đạo
duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng; ghi chép và định kỳ đối chiếu
sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hành báo cáo công tác cho Lãnh đạo
theo quy định.
Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việc
tham mưu cho Phó Viện trưởng việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện mua sắm,
bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, giảng
dạy học tập và sinh hoạt trong toàn trường. Đồng thời thường xuyên theo dõi các
phương tiện dạy học, trang thiết bị nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức
năng đến sửa chữa, bảo trì những tài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ
sung tài sản cho các đơn vị.
b. Tổ tạp vụ
Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường xanh – sạch – đẹp trong phạm vi
khuôn viên của cơ quan; tổ chức quản lý và phát triển cảnh quan góp phần tạo
nên mội trường văn minh, lịch sự, lành mạnh đáp ứng được các yêu cầu thực
SV: Nguyễn Thị Hà
14 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện nhiệm vụ dạy và học, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động giáo dục và
đào tạo.
Công việc cụ thể:
Tổ chức trông và chăm sóc cây xanh, bồn hoa, thu gom rác đưa về
thùng chứa rác.
Thực hiện các công việc vệ sinh hằng ngày như quét dọn sân trường,
tiền sảnh, bãi xe, sàn, sảnh, hành lang cầu thang; quét và thu gom rác, bụi; vệ
sinh làm ssachj tổng thể khu vực toliet; lau chùi bàn ghế và các trang thiết bị
trong phòng, trên tường; vệ sinh định kỳ theo tháng, quý, hỗ trợ công việc phát
sinh theo yêu cầu của cơ quan.
Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của viện đối với học
sinh, asinh viên giữ trật tự, vệ sinh môi trường.
Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện,
sinh hoạt ngoại khóa của Viện.
Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của cơ quan,
đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng cống cháy
nổ.
8. Bộ phận Y tế, chính sách xã hội:
Cán bộ phụ trách: Phùng Thị Hảo (y tế); Mai Danh Hiệp (chính sách).
Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe CBCC, HSSV; tổ chức thực
hiện công tác phòng chống dịch, bệnh tật trong cơ quan; tổ chức tuyên truyền về
những nguy hiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạn
thương tích thường gặp, cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịch
bệnh, vận động giữ gìn vệ sinh, an toàn thực phẩm.
Tổ chức theo dõi, lập danh sách đống bảo hiểm y tế của HSSV và
CBCC và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định của
ngành và pháp luật Nhà nước.
Quản lý và hướng dãn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương,
phụ cấp theo lương; về bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu
trí, mất sức, thôi việc, tử tuất...). Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để
SV: Nguyễn Thị Hà
15 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực hiện chế độ phép năm cho người lao động.
9. Bộ phận bảo vệ:
Thực hiện nhiệm vụ công tác bảo vệ an ninh – trật tự cho cơ quan và
đưa đón lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên chức khi có các chuyến công tác, thực
tế, hội họp...
Công việc cụ thể:
Tổ chức, thực hiện tuần tra, cảnh giác, kiểm soat người, tài sản và
phương tiện ra vào cơ quan theo đúng nội quy, quy định.
Thường trực các cổng ra vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày;
giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi co cán bộ,
giảng viên, HSSV và khách đến làm việc với cơ quan.
Quản lý và điều hành tổ lái xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các
hoạt động của cơ quan; theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹ
thuật của xe trước khi đè xuất tu sửa.
Thường trực cơ quan bảo vệ, cảnh giác phát hiện các hiện tượng kẻ xấu
đột nhập, các loại vật tư, thiết bị ra vào cổng kiểm tra các cửa phòng, các tài sản
trong toàn cơ quan.
Thường trực đón tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫn
khách đến các phòng, khoa, trung tâm gặp cá nhân...
Khi có sự cố xử lý ngay đồng thời báo tin đến cơ quan chức năng gần
nhất và người có trách nhiệm xử lý sự việc xảy ra nhằm đảm bảo an toàn, an
ninh trật tự, ngăn chặn ảnhhưởng lan tỏa...
Luôn ý thức phòng chống cháy, nổ, phòng chống kẻ xấu xâm nhập,
trộm cắp tài sản cơ quan.
Trực báo tín hiệu chuông vào học, giờ nghỉ, giờ thi... đúng quy định.
SV: Nguyễn Thị Hà
16 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ
I. Ngành thư ký:
Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc
của các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành
thư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫn
còn nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của
ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõ
Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng
trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng. Vậy ta
thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của công
việc và là một người thư ký văn phòng người được đảm nhiệm một phần hoặc
toàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng, một lĩnh vực phạm vi
hoạt đông rất lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng rất
quan trọng.
Và sau một thời gian về kiến tập tại văn phòng Tổ chức – Hành chính của
Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường, qua quá trình học hỏi và
làm việc em rút ra được một số kinh nghiệm rất quý báu. Đó là một văn phòng
hoạt động theo cơ chế thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một trong những
công tác quan trọng của công ty. Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủ
trưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thực
hiện những công việc quan trọng. Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả
những vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phin
pha cà phê” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem
lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Người thư ký càng phải hiểu rõ các chức
năng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực
hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu. Có những chức năng chính như:
Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư <
còn gọi là công tác thông tin >.
Chức năng thuộc việc giải quyết các công việc có liên quan trong hoạt
SV: Nguyễn Thị Hà
17 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động văn bản.
Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phải
điều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng như trong mọi
lĩnh vực khác.
II. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc đón tiếp khách:
Tiếp đãi khách tại cơ quan của người thư ký:
Nguyên tắc chung của việc tiếp khách. Thái độ niềm nở, lịch sự, nhã
nhặn, tôn trọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, sốt sắng giải quyết yêu
cầu của khách. Cho dù có thỏa mãn mục đích của khách hay không, cũng phải
chu đáo tiếp đón. Nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian. Tế nhị và kiên
quyết khi từ chối. Trong khi xử lý các cuộc viếng thăm, thư ký có thể phải ứng
phó với nhiều tình huống phát sinh bất ngờ, đặc biệt là khi khách tỏ ra thiếu bình
tĩnh. Tuy vậy, về nguyên tắc, thư ký phải luôn tôn trọng khách, giải quyết tình
huống với thái độ nhẫn nại, lịch sự kiên quyết nhưng khéo léo. Trong bất cứ
trường hợp nào, hình tượng tổ chức cũng như quan hệ với khách cũng phải được
giữ gìn tốt đẹp.
Đón tiếp và chào hỏi khách là thủ tục đầu tiên, phải được thực hiện đúng
nghi thức xã giao. Thư ký cần niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu mình
với khách. Lưu ý:
- Đối với những khách quen thuộc, có quan hệ lâu dài và quan trọng với
tổ chức, thư ký phải ghi nhớ tên họ, chức vụ và tên công ty, tổ chức công tác của
khách nhằm chào hỏi một cách thân mật, chính xác bằng tên hay chức vụ, tránh
khách sáo như đối với khách lần đầu viếng thăm.
- Nếu khách không chủ động tự giới thiệu lại thì thư ký lịch sự hỏi, gợi ý
cho khách trả lời.
- Do sự đa dạng, tùy văn hóa giao tiếp của từng vùng hay quốc gia khác
nhau của những cử chỉ, cách chào hỏi, thư ký nên để cho khách biểu lộ trước rồi
lịch sự đáp lại ngay sau đó.
Tạo điều kiện thoải mái cho khách
- Hướng dẫn khách chỗ để mũ, áo choàng hay các vật dụng cá nhân khác
SV: Nguyễn Thị Hà
18 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
không cần thiết mang theo trong khi hội kiến.
- Mời khách ngồi, tiếp nước cho khách.
- Nếu khách phải chờ do thư ký đang tiếp điện thoại hay có việc quan
trọng không thể dừng lâu, thư ký nên mời khách đọc báo, tạp chí sẵn có tại tổ
chức.
Tìm hiểu mục đích viếng thăm của khách là việc tối cần thiết trong khi
tiếp khách nhằm phân loại khách đến thăm để có cách xử lý thích hợp. Thông
thường, đối với các cuộc hẹn gặp được sắp xếp trước với mục đích gặp gỡ đã có
xác định trước hay với khách đến liên hệ kinh doanh, công tác, khách đến sẽ tự
cho biết chính xác mục đích của họ ngay. Một trong các hình thức tự giới thiệu
phổ biến là trao danh thiếp, thư giới thiệu.
Trong trường hợp khách không chủ động cho biết lý do hoặc cố tình
không nhắc đến mục đích viếng thăm, người thư ký cần hết sức tế nhị, khôn
ngoan, kiên nhẫn tìm hiểu điều đo. Nếu cần thiết, phải làm cho khách hiểu đây
là nguyên tắc làm việc nhưng vừa tránh xúc phạm khách vừa thực hiện với sự
kiên quyết và nụ cười trên môi.
Cách giải quyết
- Đối với khách đến có hẹn trước, thư ký cần nhanh chóng hướng dẫn
khách thực hiện cuộc viếng thăm.
- Đối với khách không có lịch hẹn, trước tiên, mời khách ngồi đợi, tiếp
nước hay có thể đưa báo cho khách đọc trong thời gian thư ký liên hệ, xin ý kiến
giải quyết của Thủ trưởng, cá nhân hay bộ phận có liên quan.
- Sau đó, tùy theo kết quả phản hồi, thư ký sẽ đưa khách gặp Thủ trưởng.
1. Tổ chức tiếp khách trong công ty.
Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí cho khách ngồi đợi
trước khi vào làm việc với công ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với
nội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết số lượng và
yêu cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư ký chuẩn bị kịp
thời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những công việc có liên quan.
Thư ký cần nắm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho
SV: Nguyễn Thị Hà
19 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các đơn vị thực hiện và duy trì.
- Ngày giờ tiếp khách của công ty.
- Việc tiếp khách của Giám đốc và của phó giám đốc.
- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty..
- Trường hợp tiếp nhiều khách của lãnh đạo và không có lãnh đạo.
- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty.
- Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách.
2. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách:
Vai trò của người thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là
người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách, ấn tượng đầu tiên của khách đối
với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên
những thuận lợi cho những công việc tiếp theo... Thư ký không chỉ làm nhiệm
vụ đơn thuần là đón khách mà còn là người trực tiếp giải quyết những yêu cầu
của một số lượng khách khá lớn khi gặp giám đốc.
- Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người công tác.
- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trả, mua sắm các thứ cần thiết...
- Trong những trường hợp cần thiết, thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.
3. Tổ chức các buổi hẹn:
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn
Thư ký nên thường xuyên rà soát lại thời gian của giám đốc để thu xếp
giờ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp
khác thì mời đến phòng chức năng để giải quyết.
- Thu xếp các buổi xin hẹn
Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, công
văn... Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn
và có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp.
Các buổi xin hẹn có thể xin ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể
SV: Nguyễn Thị Hà
20 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ghi vào sổ, phiếu hẹn...
Thư ký cần phải ghi vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn,
trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chương trình hoạch định sẵn cho buổi tiếp
kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận.
Cũng có những cuộc hẹn của khách phải hủy bỏ vì giám đốc đi công tác
chưa về kịp thì thư ký phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các buổi hẹn
thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thông cảm vì sao phải
từ chối cuộc hẹn.
Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng cách
gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những thông tin
chi tiết hơn, đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này thư ký cần hết
sức thân trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiêm vụ phân biệt
rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than phiền... Công
việc này đòi hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những quy định của
công ty.
Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi người
thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau mỗi
cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc này đòi
hỏi người thư ký phải vân dụng khéo léo trong khả năng ứng xử cũng như những
vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòng
thiện cảm đem lại công việc hiệu quả cao nhất.
III.Tổ chức hội nghị:
1. Lập kế hoạch hội nghị:
Để chi hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập kế
hoạch hội nghị. Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ ràng, được
chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả.
Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau:
- Tên hội nghị
- Thời gian hội nghị
SV: Nguyễn Thị Hà
21 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thành phần hội nghị
- Nội dung hội nghị
Thư ký nắm vững được nội dung các bản hội nghị để báo cáo với giám
đốc và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.
2. Chuẩn bị hội nghị
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong
hội nghị.
- Quy định thành phần hội nghị: Thư ký phải lập danh sách những cá nhân
hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đao hoặc những cơ sở cần thiết
mà người thư ký nắm được.
- Xác định thời gian hội nghị: Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải
ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì
thời gian hội nghị. Quy định thời gian hội nghị căn cứ vào tính chất, phạm vi và
thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
- Lựa chọn và trang trí: Nơi hội nghị phải được đặt trước khi gửi giấy mời
và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản. Chuẩn bị đầy đủ bàn ghế,
độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu... Tất cả phải được bố trí khoa học, hợp lý.
- Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc.
- Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tùy theo tính chất của từng hội nghị mà
quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao...
3. Tiến hành hội nghị:
- Đón đại biểu.
- Điểm danh: có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại biểu.
- Giữ đúng thời gian giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay
báo cáo.
- Tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biện bản ngay sau khi kết thúc
hội nghị hoặc chậm nhất là vào ngày hôm sau.
4. Công việc sau hội nghị:
- Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thức
thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc.
SV: Nguyễn Thị Hà
22 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Theo chỉ thị của giám đốc có thể gửi thư trao đổi, công văn hành chính
hoặc các giấy tờ thông báo cần thiết khác.
- Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị.
Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế
mà càng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lượng hội nghị là một yêu cầu của
một nghệ thuật quản lý. Thư ký phải có trách nhiệm giúp giám đốc hoàn thành
một cách xuất sắc công việc này.
IV. IV. Thu thập và cung cấp thông tin quản lý chương tình kế hoạch
công tác cho lãnh đạo:
1. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin
cho lãnh đạo:
- Người thư ký cần phải hiểu ró những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn
của mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động.
- Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thông tin của giám đốc.
- Đánh giá được những ý nghĩa của thông tin mà mình thu thập, xử lý,
phục vụ tin với những người dùng tin.
- Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập
những thông tin cần thiết.
- Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác
khoa học, hợp lý, đúng lúc...
- Các nguồn tin chủ yếu trong công ty: mua thông tin, trao đổi thông tin,
mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng...
2. Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại:
Trong một văn phòng hiện đại điện thoại cùng với máy tính như một trợ
thủ đắc lực của lãnh đạo và các ban ngành. Đây là một trong những phương tiện
thông tin hiện đại nhất mà hàng ngày người lãnh đạo và những cán bộ nhân viên
luôn phải sử dụng để điều hành công việc. Tổ chức tốt việc sử dụng điện thoại
sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong giải quyết công việc của người lãnh
đạo cũng như các ban ngành chức năng có liên quan.
Bố trí điện thoại trong phòng làm việc là cần thiết nhưng phải đảm bảo
SV: Nguyễn Thị Hà
23 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A
