Báo cáo thực tập thư ký: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Sinh viên: Lê Thị Ngọc

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Có thể nói, trong thời kỳ bùng nổ những làn sóng kinh tế mới với sự du
nhập của những tập đoàn đa quốc gia, liên doanh giữa Việt Nam và đối tác quốc
tế hiện nay... thì vai trò của người thư ký không chỉ gói hẹp trong những công
việc liên quan đến hành chính văn phòng, mà còn là sự mở rộng dần sang hướng
Trợ lý, tư vấn trực tiếp cho ban Giám đốc công ty. Ngành Thư ký văn phòng
chính là nghề của sự kết nốt giữa ban quản trị với các đối tác cũng như với tất
cả các thành viên trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Vì vậy, nghề nghiệp này dần
trở thành một trong những chọn lựa tìm kiếm hàng đầu của các nhà tuyển dụng
với mức thu nhập khởi điểm khá hấp dẫn.
Nghành thư ký văn phòng hoàn toàn phù hợp với những bạn trẻ cẩn thận,
yêu thích công việc văn phòng, cũng như sở hữu nhiều kỹ năng liên quan đến
soạn thảo văn bản, quản lý thời gian, viết báo cáo, thu thập và cung cấp thông
tin cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức tiếp khách – đãi khách, tổ chức hội họp, tổ
chức phòng làm việc, tổ chức các chuyến đi công tác, xây dựng và quản lý
chương trình, kế hoạch công tác.
Ngoài ra, sinh viên còn được trang bị những kỹ năng mềm như: kỹ năng

làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết xung đột...
Trong công tác đào tạo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và
khoa Quản trị văn phòng trong đó có ngành Thư ký văn phòng nói riêng: Khoa
Quản trị văn phòng đã thực hiện kế hoạch thực tế ngành Thư ký văn phòng khóa
8 tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen
với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức đã học khi còn ngồi trên
ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để sinh viên
củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất chính trị, đạo đức
nghề nghiệp tốt, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc,
giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

Sinh viên: Lê Thị Ngọc

2

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian kiến tập tại Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường em xin
chân thành cảm ơn sự giúp đỡ rất nhiệt tình của lãnh đạo, chuyên viên các
phòng ban chuyên môn trong cơ quan đã tận tình hướng dẫn, quan tâm, giúp đỡ
chỉ bảo cho em trong xuất quá trình kiến tập, tin tưởng tạo điều kiện cho em tiếp
xúc với công việc của quý cơ quan và xây dựng báo cáo.
Bên cạnh đó em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới qúy thầy cô khoa Quản trị
Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy, không chỉ

truyền thụ cho em những kiến thức nền tảng mà còn cả đạo đức hành chính và
tinh thần của một người công chức.
Tuy nhiên, do vẫn còn đang là một sinh viên ngồi trên ghế nhà trường,
chưa được tiếp xúc với công việc thực tế nhiều lần và còn nhiều hạn chế về nhận
thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình
bày về Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường em rất mong nhận được sự bỏ qua
từ phía cơ quan và sự đánh giá góp ý của thầy cô.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Lê Thị Ngọc

3

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I. TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG
I.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan tham mưu ,
giúp ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương và thực hiện một số nhiệm vụ , quyền hạn theo sự ủy quyền của ủy ban
nhân dân huyện và theo quy định của pháp luật, góp phần bảo đảm sự thống nhất

quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
2. Cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân , có con dấu;
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của ủy ban nhân dân
huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn thuộc ủy
ban nhân dân tỉnh
3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, ngoài việc thực hiện các nhiệm
vụ, quyền hạn cụ thể của từng cơ quan chuyên môn mà còn có trách nghiệm
thực hiện các nhiệm vụ , quyền hạn chung như sau:
- Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành Quyết định, chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính Nhà nước thuộc lĩnh vực quản
lý Nhà nước được giao.
- Tổ chức thức hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê
duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của
cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của ủy ban
nhân dân huyện.
- Giúp ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể,
kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc
các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn
cho cán bộ, công chức xã, thị trấn,
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin,
lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơ
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

4

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ theo quiy định của ủy ban nhân
dân huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực.
- Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công; giải quyết khiếu nại, tố cáo;
phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công
của ủy ban nhân dân huyện.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với
cán bộ công chức, viên chức và người lao động.
- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật và phân công
của ủy ban nhân dân huyện.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do ủy ban nhân dân huyện giao và theo quy
định của pháp luật.
4. Tổ chức và biên chế của mỗi cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện
gồm có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và cán bộ, công chức.
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước ủy ban nhân dân, chủ tịch ủy ban nhân
dân huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan chuyên môn do mình phụ trách.
- Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và
chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng
phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều
hành các hoạt động của cơ quan.
- Số lượng Phó Trưởng phòng không quá 3 người.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật miễn nhiệm, cho

từ chức, thực hiện chế độ, chính sách dối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng
do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật.
- Biên chế của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân quyết định trong tổng biên chế hành chính của ủy ban nhân dân huyện
được tỉnh giao.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Vĩnh Tường: Phụ lục 1.
II.

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỤ THỂ CỦA CÁC
CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND HUYỆN

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện có chức năng tham mưu, tổng hợp cho
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

5

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Uỷ ban nhân dân về hoạt động của Uỷ ban nhân dân; tham mưu giúp Uỷ ban
nhân dân huyện về công tác dân tộc, công tác ngoại vụ trên địa bàn; tham mưu
cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân về chỉ đạo điều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động Uỷ ban nhân dân và các
cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
cuat Uỷ ban nhân dân.

Văn phòng Uỷ ban nhân dân có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giúp Uỷ ban nhân huyện xây dựng chương trình làm việc hàng tháng, quý, năm
của Uỷ ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đóc các cơ quan chuyên môn, các đơn
vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện các
chương trình nói trên.
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn chuẩn bị các báo cáo kinh tế - xã hội và
báo cáo hoạt động của Uỷ ban nhân dân trình Uỷ ban nhân dân huyện.
- Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Hội đồng nhân dân, Thường trực
Hội đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, của Uỷ ban nhân dân
huyện; ghi biên bản các phiên họp của Uỷ ban nhân huyện, các buổi làm việc
của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch với các cơ quan đơn vị liên quan; dự thảo các
thông báo kết quả làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch của Uỷ bân nhân dân
huyện với các cơ quan, đơn vị liên quan. Giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai
các quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện
đến các cơ quan đơn vị liên quan.
- Tổ chức thu thập, cung cấp, tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác để giúp cho
việc chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện.
- Tổ chức và quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật và quy chế hoạt động của Uỷ ban nhân dân
huyện; rà soát văn bản trước khi trình Uỷ ban nhân dân huyện xem xét quyết
định.
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn tổ chức phục vụ lãnh đạo Uỷ ban nhân
dân huyện tiếp dân; tiếp nhận, chuyển đơn, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo cà kiến nghị của công dân mà lãnh đạo Uỷ ban nhân dân
huyện chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

6

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngoại vụ, công tác dân tộc; chủ trì quản lý về hành chính đối với bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả theo cơ chế một của của huyện.
- Quản lý công tác tài chính, tài sản, trụ sở làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện.
Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động của Uỷ ban nhân
dân huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường: Phụ lục 2.
2. Phòng Nội Vụ
Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp việc ủy ban nhân dân huyện
thực hiện quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành
chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền cơ sở, địa giới
hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức, viên
chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo,
thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa
bàn và tổ chức triển khai thực hiện thoe quy định.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Về tổ chức bộ máy:
Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của
cấp trên

Xây dựng đề án thành lập, sap nhập. giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính sự nghiệp hàng năm;
Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp cấp huyện và UBND cấp xã.
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

7

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Về công tác xây dựng chính quyền
Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử Đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện
hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân Tỉnh.
Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,
điều chỉnh đại giới hành chính trên địa bàn để UBND trình các cấp có thẩm
quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản
đồ địa giới hành chính của huyện.
Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và
kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên địa bàn huyện
theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó, thôn, tổ dân phố.

- Về cán bộ, công chức, viên chức.
Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về
chuyện mộn nghệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp.
- Về cải cách hành chính.
Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành cính trên địa bần huyện.
Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo các UBND
huyện và UBND tỉnh.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt
động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Về công tác văn thư – lưu trữ.
Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện, chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ.
- Về công tác tôn giáo.
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

8

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra và tổ chức thực hiện các
hcur trương của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo và công
tác tôn giáo trên địa bàn.
Chủ trì phối hợp giữ các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
tỉnh và theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thi đua khen thưởng
Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực nhiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa
bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua – khen thưởng
huyện.
Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua –
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Qũy thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại. tố cáo và xử lý các vi phạm về
công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND
xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở
quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

Sinh viên: Lê Thị Ngọc

9

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Phòng nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn có chức năng tham mưu, giúp
UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về nông nghiệp; thủy lợi; thủy sản;
phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế
hợp tác xã nông nghiệp, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề ở nông thôn
và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND huyện
và theo quy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành, lĩnh
vực công tác ở địa phương:
Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn có các nhiệm vụ và quyền hạn
sau:
- Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
dài hạn;5 năm và hàng năm; chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp ,
thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn; chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được
giao
- Tổ chức thực hiện công tác phát triển sản xuất nông, ngư nghiệp; công tác
phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, sâu bệnh, dịch bệch trên địa bàn.
- Đầu mối phối hợp tổ chức và hướng dẫn thực hiện nội dung liên quan đến phát
triển nông thôn; tổng hợp tình hình, báo cáo ủy ban nhân dân huyện việc xây
dựng và phát triển nông thôn trên địa bàn huyện về các lĩnh vực: phát triển kinh
tế hộ, trang trại, kinh tế hợp tác, hợp tác xã nông nghiệp; phát triển ngành, nghề,
làng nghề nông thôn; khai thác và sự dụng nước sạch nông thôn; chế biến nông
sản, thủy sản .
- Thống kê diễn biến đất nông nghiệp , mặt nước nuôi trồng thủy sản; tổ chức
thực hiện các biện pháp canh tác phù hợp để khai thác và sử dụng hợp lý tài
nguyên đất, nước cho sản xuất nông nghiệp, nuôi trồng thủy sản.
- Quản lý các hoạt động dịch vụ phục vụ phát triển nông nghiệp, thủy sản; vật tư
nông nghiệp, phân bón và thức ăn chăn nuôi, nuôi trồng thủy sản trên địa bàn
huyện

- Tổ chức thực hiện công tác khuyến nông, khuyến ngư, chuyển giao tiến bộ
KHKT theo lĩnh vực của ngành và các dự án phát triển nông thôn, thủy sản,
thủy lợi và phát triển nông thôn trên địa bàn huyện
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

10

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện và chịu trách nghiệm về việc thẩm định,
đăng kí, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nghiệm và thẩm quyền của
cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của ủy ban
nhân dân huyện
- Phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra và thanh tra việc thi hành pháp luật;
tham mưu chu ủy ban nhân dân huyện giải quyết các tranh chấp, khiếu nại , tố
cáo về nông nghiệp,thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn theo quy định của
pháp luật
4. Phòng Tài nguyên – Môi trường
Phòng Tài nguyên – Môi trường có chức năng tham mưu, giúp UBND
huyện thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài
nguyên khoáng sản, môi trường và đo đạc, bản đồ.
Phòng Tài nguyên – Môi trường có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Trình UBND huyện ban hành các văn bản hướng dẫn việc thực hiện các quy
hoạch, kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước về quản lý tài nguyên và
môi trường, kiểm tra việc thực hiện sau khi UBND huyện ban hành.

- Lập quy hoạch sử dụng đất, điều chỉnh quy hoạch.
- Thẩm định hồ sơ về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử
dụng đất, chuyển quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và
quyền sở hữu,…
- Theo dõi biến động đất đai, cập nhật, chỉnh lý các tài liệu và bản đồ về đất đai;
hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện thống kê, kiểm kê, đăng ký đất đai…quản lý
hồ sơ địa chính, xây dựng hệ thống thông tin đất đai của huyện.
- Phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường và các cơ quan có liên quan trong
việc xác định giá đất , mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất vcuar địa phương;
thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư theo quy định.
- Tổ chức thực hiện việc bảo về tài nguyên đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên
khoáng sản (nếu có).
- Tổ chức đăng ký, xác nhận và kiểm tra thực hiện cam kết bảo vệ môi trường và
đề án bảo về môi tường trên địa bàn; lập báo cáo hiện trạng môi trường theo
định kỳ; đề xuất các giải pháp xử lý ô nhiễm môi trường làng nghề, các cụm
công nghiệp….tạo điều kiện tổ chức tự quản về bảo vệ môi trường hoạt động có
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

11

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiệu quả.
- Thực hiện kiểm tra và tham gia thanh tra, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố
cáo về lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo phân công của UBND huyện.

- Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư
nhân và hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các hội, các tổ chức phi chính phủ
hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên môi trường.
- Thực hiện tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, thông tin về tài nguyên môi
trường và các dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên môi trường.
5. Phòng Tài chính – Kế hoạch
Phòng Tài chính – Kế hoạch có chức năng tham mưu, giiusp UBND
huyện thực hiện quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu
tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh
tế tập thể, kinh tế tư nhân theo quy định của pháp luật.
Phòng Tài chính – Kế hoạch có các nhiệm vụ sau:
5.1.

Về tài chính

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế chính sách, các quy
hoạch, kế hoạch, chương trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; thông tin,
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực tài chính trên địa bàn
huyện.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước đối với những khoản thu được phân cấp
quản lý; lập dự toán ngân sách điều chỉnh trong trường hợp cần thiết để trình
UBND huyện; tổ chức thực hiện dự toán ngân sách đã được quyết định.
- Thẩm tra, phê duyệt quyết toán các dự án đầu tư bằng nguồn vốn sự nghiệp có
tính chất đầu tư xây dựng cơ bản thuộc ngân sách huyên quản lý.
- Quản lý tài sản nhà nước tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc cấp
huyện. Quản lý nguồn kinh phí được ủy quyền của cấp trên, quản lý các dịch vụ
tài chính theo quy định của pháp luật. quản lý giá theo quy định của UBND tỉnh;
kiểm tra việc chấp hành niêm yết giá và bán theo niêm yết của các tổ chức, cá
nhân kinh doanh hoạt động trên địa bàn.
5.2.

Về kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh

- Trình UBND huyện các Quyết định, chỉ thị, văn bản hướng dẫn thực hiện cơ
chế, chính sách, pháp luật và các quy định của UBND tỉnh, Sở kế hoạch và Đàu
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

12

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tư về công tác kế hoạch và đầu tư trên địa bàn.
- Hướng dẫn kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan giám sát và đánh giá đầu tư, kiểm
tra, thanh tra việc thi hành pháp luật về kế hoạch và đầu tư trên địa bàn huyện.
Phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ khác của huyện hướng dẫn đầu
tư phát triển kinh tế.
6. Phòng giáo dục và đào tạo
Phòng giáo dục và đào tạo có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện
thực hiện quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục
tiêu chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu
chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiệt bị trường học và
đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử cà cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng
giáo dục và đào tạo.

Phòng giáo dục và đào tạo có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện;
+ Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các
quy định của UBND tỉnh về hoạt động giáo dục trên địa bàn;
+ Dự thảo chương trình, nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh
vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn.
+ Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt
động, giả thể các cơ sở giáo dục công lập
Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương su khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và cán bộ
quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của huyện su khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm vi quản
lý của huyện.
- Phối hợp với phòng Tài chính – kế hoạch lập dự toán và phân bổ ngân sách giáo
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

13

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dục, dự toán chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm về giáo dục của
huyện theo hướng dẫn của Sở giáo dục và đào tạo, và Sở tài chính.

- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu cho UBND huyện trong việc quản lý biên
chế, tuyển dụng viên chức, luân chuyển, bổ nhiệm cán bộ quản lý, đào tạo. bồi
dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công
chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của phòng theo quy
định.
7. Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội
Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội có chức năng tham mưu, giúp
UBND huyện thực hiện quản lý nahf nước về các lĩnh vực: lao động; việc làm,
dạy nghề, tiền công tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, an toán
lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng
chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới.
Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội có các nhiệm vụ và quyền hạn
sau:
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án,
chương trình về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trên địa bàn huyện
sau khi được phê duyệt.
- Giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế
tư nhân đối với lĩnh vực được giao. Hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các
hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh vực lao động,
người có công, trẻ em và Xã hội theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn kiểm tra UBND cấp xã thực hiện quản lý nghĩa trang liệt sý, đài
tưởng niệm, các công trình ghi công liệt sỹ. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ
đối với UBND cấp xã trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực lao
động, người có công và xã hội.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách về lao động, người có công
và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố các, phòng chống tham nhũng, tiêu cực, chỗng
lãng phí trong hoạt động lao động.
8. Thanh tra
Thanh tra huyện có chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

14

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quản lý nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền thanh tra
hành chính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện.
Thanh tra huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp
luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng và các
nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, chương trình, kế hoạch sau khi được
Uỷ ban nhân dân huyện hoặc Chủ tịch UBND huyện phê duyệt.
- Thông tin tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực thanh tra, giải
quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, hướng dẫn chuyên môn,
nghiệp vụ công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống, tham
nhũng cho cán bộ,công chức xã, thị trấn.
- Hướng dẫn dẫn kiểm tra, đôn đốc Chủ tịch UBND cấp xã, Thủ trưởng cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện pháp luật về thanh tra, giải
quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng.
- Chủ trì, phối hợp với UBNDMTTQ huyện gướng dẫn nghiệp vụ công tác cho
các Ban Thanh tra nhân dân xã, thị trấn.
- Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ của UBND xã, thị trấn,
của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
- Hướng dẫn UBND xã, thị trấn và các cơ quan, tổ chức đơn vị thuộc quyền quản
lý của UBND huyện thực hiện việc tiếp công dân, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo,

giải quyết khiếu nại tố cáo.
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phòng chống
tham nhũng của UBND xã, thị trấn và các cơ quan đơn vị thuộc quyền quản lý
của UBND huyện.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và
phòng, chống tham nhũng được thực hiện quyền hạn của thanh tra huyện theo
quy định của pháp luật; đề nghị UBND huyện yêu cầu cơ quan, đơn vị có liên
quan cử cán bộ, công chức tham gia đoàn thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo,
phòng chống tham nhũng.
9. Phòng tư pháp
Phòng tư pháp có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà
nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

15

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng
thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở và cấc công tác tư pháp khác.
Phòng tư pháp có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác tư pháp và tổ chức triển
khai thực hiện trên đjạ bàn thwo quy định.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đã
-

được cấp có thẩm quyền phê duyệt thuộc phạm vi quản lý của phòng.
Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật.
Thi hành văn bản quy phạm pháp luật.
Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật.
Rà soát hệ thống văn hóa văn bản quy phạm pháp luật do UBND huyện ban
hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác rà soát, hệ thống văn hóa văn
bản quy phạm pháp luật đối với UBND cấp xã, các cơ quan chuyên môn thuộc

UBND huyện.
- Phổ biến giáo dục pháp luật.
- Thẩm định dự thảo hương ước, quy ước của nông thôn, tổ dân phố trước khi
trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt.
- Chứng thực: thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản
bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn
bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng việt hoặc từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài;
chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.
- Quản lý và đăng ký hộ tịch.
- Hòa giải ở các cơ ở và trợ giúp pháp ký
- Giúp UBND huyện thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện trong công
tác thi hành án dân sự trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn về công tác tư pháp ở cấp xã.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, thanh tra việc thi hành
pháp luật về hoạt động tư pháp trên địa bàn; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng,
chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong hoạt động tư pháp
trên địa bàn theo quy định của pháp luật và phân cấp cuat UBND huyện.
10. Phòng Y tế
Phòng Y tế có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện quản lý
nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: y tế cơ sở, y tế dự
phòng, khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng

Sinh viên: Lê Thị Ngọc

16

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bệnh, chữa bệnh cho người, mỹ phẩm, an toàn vệ sinh thực phẩm , bảo hiểm y
tế, trang thiết bị y tế; dân số.
Y tế có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Trình UBND huyện: dự thảo biện pháp huy động liên ngành trong quản lý, sử
dụng các nguồn lực để thực hiện công tác phòng, chống dịch bệnh, dân số - kế
hoạch hóa gia đình, an toàn vệ sinh thực phẩm, khắc phục hậu quả của dịch,
bệnh, tai nạn thương tích….
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án,
chương trình phát triển y tế trên địa bàn huyện sau khi được phê duyệt.
- Giúp UBND huyện thẩm định các điều kiện hành nghề y tế trên địa bàn huyện
theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND tỉnh.
- Kiểm tra, thanh tra việc tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
chính sách, kế hoạch, đề án, chương trình, dự án và hoạt động đối với các cơ sở
cung cấp dịch vụ về y tế trên địa bàn huyện.
- Hướng dẫn UBND cấp xã tổ chức thực hiện chương trình y tế cơ sở, dân số - kế
hoạch hóa gia đình, vận động nhân dân giữ gìn về sinh, an toàn thực phẩm,
phòng, chống các dịch bệnh.
11.Phòng văn hóa và thông tin
Phòng văn hóa thông tin có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện

trong việc quản lý nhà nước về: văn hóa, gia đình, thể dục – thể thao, du lịch,
bưu chính viễn thông, internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, phát
thanh, báo chí, xuất bản ở địa phương.
Phòng văn hóa và thông tin có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê
duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực thông tin
và truyền thông.
- Giúp UBND huyện thẩm định đăng ký các loại giấy phép thuộc các lĩnh vực về
thông tin và truyền thông thep quy định của pháp luật và theo phân công của
UBND huyện.
- Chịu trách nhiện theo dõi, tổ chức thực hiện các chương trình, dự án về ứng
dụng công nghệ thông tin trên địa bàn.
- Tỏ chức thực hiện việc quản lý, kiểm tra và hướng dẫn các xã thị trấn quản lý
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

17

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các đại lý bưu chính, viễn thông, internet trên đại bàn theo quy định.
- Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với mạng lưới phát thanh truyền thanh
cơ sở.
- Hướng dẫn các tổ chức, đơn vị và nhân dân trên địa bàn huyện thực hiện phong
trào văn hóa, văn nghệ, phong trào luyện tập thể dục thể thao, xây dựng nếp
sống văn minh trong việc cưới, việc tang, lễ hội, xây dựng phong trào “Toàn dân

đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”, xây dựng gia đình văn hóa, làng văn hóa,
khu phố văn hóa,,,trên địa bàn huyện.
- Giúp UBND huyện quản lý hà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư
nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt
động trên địa bàn thuộc các lĩnh vực văn hóa, gia định, thể dục – thể thao và du
lịch theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, thanh tra việc chấp hành
pháp luật về hoạt động văn hóa, gia đình, thể dục- thể thao và du lịch trên địa
bàn huyện, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo của công dân về lĩnh vực văn
hóa, gia đình, thể dục – thể thao và du lịch theo quy định của pháp luật.
12.Phòng Công thương
Phòng công thương có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực
hiện quản lý nhà nước trên địa bàn huyện về Công thương, Thương nghiệp;
Giao thông, Xây dựng và khoa học công nghệ.
Phòng Công thương có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Về công thương
- Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, đăng ký,
cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của Phòng
theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND huyện.
- Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư
nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổ chức phi chính phủ trên
địa bàn thuộc lĩnh vực công thương theo quy định của pháp luật,
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phe
duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực công
thương.
- Chu trì, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, thanh tra việc thi hành
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

18

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

pháp luật về hoạt động công thương trên địa bàn; giải quyết khiếu nại, tố cáo,
phòng chống tham nhũng, lãng phí trong hoạt động công thương trên điaị bàn
huyên.
Về giao thông
- Trình UBND huyện dự thảo chương trình, giải pháp huy động, phối hợp liên ngành
trong thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn giao thông trên địa bàn.
- Quản lý hoạt động vận tải trên địa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Thực hiện tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, thông tin về giao thông vận
tải và các dịch vụ công trong lĩnh vực giao thông vận tải theo quy dịnh của pháp
luật.
Về xây dựng
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế, chính
sách, các quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án đã được cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
- Giúp UBND huyện thực hiện việc cấp, gia hạn, điều chỉnh, thu hồi giấy phép
xây dựng công trình và kiểm tra việc xây dựng công trình theo giấy phép được
cấp trên địa bàn huyện.
- Thẩm định dự toán thiết kế các công trình thuộc UBND huyện.
- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện việc xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa,
duy trì, quản lý, khai thác, sử dụng các công trình hạ tầng kỹ thaaujt trên địa bàn
huyện.
- Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, thanh tra đối với tổ chức, cá

nhân trong việc thi hành pháp luật thuộc ngành xây dựng, báo cáo UBND huyện
xử lý hoặc trình cấp có thẩm quyền xử lý các trường hợp vi phạm; giải quyết các
tranh chấp, khiếu nại tố cáo, thực hiện phòng chống tham nhũng, lãng phí trong
ngành xây dựng.
Về khoa học Công nghệ
- Trình Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập Hội đồng khoa học và công
nghệ theo quy định, làm thường trực Hội đồng khoa học và công nghệ của
UBND huyện
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, nhiệm vị cải
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

19

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cách hành chính về lĩnh vực khoa học và công nghệ sau khi được ban hành, -phê
duyệt.
- Quản lý hoạt động tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng theo quy định của pháp luật
và hướng dẫn của Sở khoa học và Công nghệ.
- Tổ chức thanh tra kiểm tra và xử lý vi phạm đối với các tổ chức, cá nhân trong
việc chấp hành chính sách, pháp luật về khoa học và công nghệ trên địa bàn theo
quy dịnh.
- Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư
nhân và hướng dẫn kiểm tra hoạt động của các hội, các tổ chức phi chính phủ
hoạt động trong lĩnh vực khoa học công nghệ.

PHẦN II. CHUYÊN NGÀNH NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI
CƠ QUAN UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG
I.

XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ
CÔNG VIỆC CÁC VỊ TRÍ TRONG VĂN PHÒNG
1. Xác định vị trí việc làm.
- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành: Chánh

Văn phòng; Phó Chánh Văn phòng.
- Vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ: Vị trí
tổng hợp; Vị trí quản trị mạng, công nghệ thông tin; Vị trí văn thư; Vị trí lưu trữ;
- Vị trí kế toán; Vị trí thủ quỹ; Vị trí tiếp công dân, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo.
- Vị trí việc làm gắn với công việc phục vụ: Vị trí lái xe; Vị trí tạp vụ nhà ăn; Vị trí bảo vệ.
2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ CHÁNH VĂN PHÒNG
1. Chức danh công việc: Chánh Văn phòng.
2. Thuộc phòng: Văn phòng UBND huyện.
3. Chức danh lãnh đạo trực tiếp: Lãnh đạo UBND huyện
4. Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt: Phó Chánh Văn phòng
5. Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện về việc thực hiện
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

20

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện và các
công việc được UBND, Chủ tịch UBND huyện phân công hoặc ủy quyền.
- Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng các nhiệm vụ trọng tâm và
chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan và đơn vị, tổ chức thực hiện, kiểm
tra, giám sát và đánh giá việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ
quan, đơn vị; chỉ đạo công tác tổng hợp tình hình hoạt động, điều hành của
UBND huyện.
- Điều hòa phối hợp công tác giữa các phó văn phòng, các bộ phận, các
cán bộ, công chức trong Văn phòng, đảm bảo cho mọi hoạt động của Văn phòng
được thống nhất, hiệu quả.
- Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ
cán bộ, công chức Văn phòng; công tác đảm bảo an ninh trật tự trong cơ quan,
bảo vệ bí mật thông tin, tài liệu.
6. Yêu cầu của công việc:
- Kiến thức: Có kiến thức cơ bản về lĩnh vực quản lý Nhà nước, quản lý
hành chính công và quản trị văn phòng; hiểu biết về các chính sách, quy định
của Nhà nước về lĩnh vực công tác được giao phụ trách.
- Kỹ năng: Có kỹ năng lãnh đạo quản lý; kỹ năng ủy quyền, giao việc; kỹ
năng lập kế hoạch, xây dựng mục tiêu; kỹ năng quản lý, tổ chức thực hiện công
việc, kỹ năng ra quyết định; kỹ năng truyền đạt và giao tiếp tốt, sử dụng thành
thạo tin học văn phòng.
- Giáo dục: Có trình độ đại học trở lên chuyên ngành quản trị văn phòng
hoặc quản lý Nhà nước hoặc quản lý hành chính công.
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo,
quản
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
1. Chức danh công việc: Phó Chánh Văn phòng.

2. Thuộc phòng: Văn phòng UBND huyện.
3. Chức danh lãnh đạo trực tiếp: Chánh Văn phòng
4. Nhiệm vụ:
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

21

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng những công việc
được phân công phụ trách.
- Tham mưu với Chánh Văn phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế
hoạch công tác của Văn phòng như: sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ, chế độ chính
sách, chế độ làm việc của Văn phòng. Chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá kết
quả công tác của các bộ phận, cán bộ, công chức của Văn phòng được phân
công phụ trách.
- Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh
Văn Phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của đơn vị.
5. Yêu cầu của công việc:
- Kiến thức: Có kiến thức cơ bản về lĩnh vực quản trị văn phòng, quản lý
nhà nước, am hiểu các quy định và chính sách của Nhà nước về lĩnh vực công
tác đang phụ trách.
- Kỹ năng: Có kỹ năng lãnh đạo, quản lý; kỹ năng tổ chức thực hiện công
việc; kỹ năng ủy quyền, giao việc; kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo; kỹ
năng truyền đạt và giao tiếp tốt, sử dụng thành thạo tin học văn phòng.

- Giáo dục: Có trình độ đại học trở lên chuyên ngành quản trị văn phòng
hoặc quản lý Nhà nước hoặc quản lý hành chính công.
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo,
quản
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP
1. Chức danh công việc: Chuyên viên tổng hợp.
2. Thuộc phòng: Văn phòng UBND huyện.
3. Chức danh lãnh đạo trực tiếp: Chánh Văn phòng.
4. Nhiệm vụ:
- Tham mưu với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách
trong việc xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng
quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện.
II.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG

- Khái niệm: Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

22

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vưc chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
- Công tác thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ mặt

không thể thiếu giữa lãnh đạo với môi trường làm việc của cơ quan, mối quan hệ
giữa nhân viên với người lãnh đạo.
- Thư ký văn phòng còn chịu các trách nhiệm khác trong lĩnh vực văn phòng như:
soạn thỏa văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách, đãi khách, tổ chức
chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp
vụ chuyên môn khác: văn thư-lưu trữ, vì thế người thư ký phải là người tích cực,
giúp giảm bớt thời gian làm việc cho lãnh đạo. Đồng thời thư ký còn là người
đại diện cho lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị tập thể trong cơ quan,
là mắt xích nối liền người lãnh đạo với cộng sự và các thành viên trong cơ quan.
- Người thư ký văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong
chuyên môn, chu đáo, vững vàng ttrong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi
mở trong giao tiếp.
Tóm lại người thư ký phải đảm bảo cho công việc của lãnh đạo được
thông suốt. thư ký tổng hợp lại công việc và giúp thủ trưởng duy trì được các
mối quan hệ.
III.

TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC KHOA HỌC
Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp nó là sự kết hợp nhiều

yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc
ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí.
Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định,
tùy theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn
vị để đảm bảo công việc của thủ trưởng đạt hiệu quả cao nhất. Việc sắp xếp và
bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng phải đảm bảo các
nguyên tắc: thuận tiện, kinh tế, thẩm mỹ, sự chiếu sáng và các tiền đề bảo đảm
cho việc tiếp khách có hiệu quả.
Phòng làm việc của thủ trưởng phải sắp xếp bố trí khoa học hợp lý: phía gần
cửa ra vào bố trí ghế tiếp khách, phía trong cách xa bàn tiếp khách là bàn làm việc

của thủ trưởng và tủ tài liệu, bất cứ người khách nào đi qua đều nhìn thấy ngay khi
khách bước qua cửa. Các văn bản, tài liệu, sách, báo…tham khảo đều phải sắp xếp
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

23

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hết sức gọn gang ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra tìm, đọc viết…
Ngoài việc sắp xếp, bố trí thiết bị máy móc và trang thiết bị trong
phòng làm việc của thủ trưởng, người thư ký có thể trang trí một vài bức tranh,
đồ vật trang trí mà phù hợp với sở thích của thủ trưởng.
Hàng ngày cần dành mấy phút đầu giờ, cuối giờ để lau chùi quét dọn
bàn ghế, rửa ấm chén, sắp xếp lại những đồ dung cần thiết.
Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc là vấn đề có tính nghệ thuật, đòi hỏi
phải có kiến thức và sự hiểu biết về nhiều mặt. Tùy theo yêu cầu công việc, trình
độ phát triển kinh tế và những điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan mà văn phòng
được tổ chức trang bị những máy móc và đồ dung với những mức độ kỹ thuật
hiện đại khác nhau. Tuy nhiên muốn có công việc đạt hiệu quả cao, bất cứ văn
phòng nào cũng phải được trang bị các máy móc, đồ dung tối thiểu, nhật là biết
cách tổ chức khoa học trong những điều kiện nhất định.
Người thư ký không chỉ cần biết nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải biết
cách trang trí tổ chức phòng làm việc, duy trì sự ngăn nắp sạch sẽ có thẩm mỹ,
… để đảm bảo năng suất, gây tình cảm với khách và tạo sự hấp dẫn cho bản
thâm mình đối với phòng làm việc của thủ trưởng và của chính mình.

IV.

TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN

1. Đón tiếp và chào hỏi khách
Là thủ tục đầu tiên, phải được thực hiện đúng nghi thức xã giao. Người
Thư ký cần phải niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu mình với khách:
- Đối với những khách quen có quan hệ lâu dài và quan trọng với cơ quan,
thư ký phải ghi nhớ tên họ, chức vụ và tên cơ quan, đơn vị, tổ chức.
- Nếu khách không chủ động tự giới thiệu lại thì người thư ký lịch sự hỏi,
hoặc gợi ý cho khách trả lời.
- Do sự đa dạng, tùy văn hóa giao tiếp của từng vùng hay quốc gia khác
nhau của những cử chỉ, cách chào hỏi, thư ký nên để cho khách biểu lộ trước rồi
lịch sự đáp lại ngay sau đó.
2. Tiếp khách
Nguyên tắc chung của việc tiếp khách
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

24

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách khi giao tiếp, yêu
cầu hướng dẫn giải quyết yêu cầu của khách;Chu đáo đón tiếp khách;
- Nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian;

- Tế nghị và kiên quyết khi từ chối;
- Trong bất cứ trường hợp nào, hình tượng tổ chức cũng như quan hệ với
khách cũng phải được giữ gìn tốt đẹp.
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm
đáp ứng nhu cầu giao tiếp, thông tin của mọi người, trên cơ sở những thông tin
thu thập được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.
Vì vậy tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ cơ quan nào, nên chúng
ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là nột hình thức giao tiếp
góp phần nâng cao vị thế của cơ quan trong con mắt của đối tác.
Hoạt động tiếp khách của thư ký diễn ra dưới các hình thức giao tiếp: điện
thoại, văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo… nhưng ở bất cứ hình thức nào cũng
phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp biết lắng nghe, biết kết hợp hài
hòa lợi ích của các bên.
 Khi thủ trưởng làm việc tại văn phòng.
- Khi khách đến điều đầu tiên và được coi là lễ nghi tiếp khách không thể thiếu,
phải chào hỏi khách niềm nở, thân thiện, tạo sự tin tưởng của khách đối với
mình. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào và đến liên hệ về việc gì. Khi khách
đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà người thư
ký đưa ra phương án giải quyết.
- Nếu là công việc có nội dung đơn giản nằm trong khả năng có thể trực tiếp giải
quyết, thì người thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó thông báo lại
với thủ trưởng một cách ngắn gọn.
- Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của thư ký thì thư ký
phải xin ý kiến thủ trưởng và cho gặp thủ trưởng khi đã được thủ trưởng đồng
ý.thương thì công việc quan trọng đều do thủ trưởng là người giải quyết.
 Khi thủ trưởng vắng mặt.
- Trong trường hợp thủ trưởng vắng mặt hoặc vì một lý do nào đó mà không thể
tiếp khách được, khi đó Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách
mà còn trực tiếp giải quyết công việc, yêu cầu của khách, là người chịu hoàn
Sinh viên: Lê Thị Ngọc

25

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A