Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại uỷ ban dân tộc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội – 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội – 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng công bố trong
bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ

Nguyễn Thị Hạnh


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo trong Khoa Lưu
trữ và Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Hà Nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa
học và đề tài nghiên cứu này.
Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Lệ Nhung
đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu này.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân
tộc, Lãnh đạo chuyên viên Phòng Văn thư, Lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc;
Lãnh đạo Trung tâm Thông tin, Phòng Tích hợp Dữ liệu Trung tâm Thông tin Ủy
ban Dân tộc đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu
đề tài.
Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi
mặt để tôi hoàn thành luận văn này!
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Hạnh


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
VIẾT ĐẦY ĐỦ

VIẾT TẮT

Công tác lưu trữ

CTLT

Công nghệ thông tin

CNTT

Cơ sở dữ liệu

CSDL

Dân tộc thiểu số

DTTS

Nghị định

NĐ

Nhà xuất bản

Nxb

Quyết định

QĐ

Ủy ban Dân tộc

UBDT


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.................................................................................................................... 1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................ 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 3
4. Lịch sử nghiên cứu................................................................................................................. 3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................ 6
6. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................... 6
7. Nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................................................... 7
8. Bố cục của đề tài .................................................................................................................... 7
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC ..................................................................................................8
1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................................................... 8
1.1.1. Một số khái niệm ...............................................................................................8
1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan ................11

1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ ...............................................15
1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu .......................................................................... 19
1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ .............................................................19
1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ ...................................................................21
1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc....................................................................................... 23
1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................23
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................................24
1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ....................................................................25
1.4.Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc .................................................................25
1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..................................................25
1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..............................................28
1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc ...........29
Tiểu kết chƣơng 1 ....................................................................................................32


Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN
DÂN TỘC ................................................................................................................34
2.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lƣu trữ tại
Ủy ban Dân tộc ....................................................................................................................... 34
2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc .......................................36
2.2.1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc .......................................36
2.2.2. Lựa chọn tài liệu để số hóa .............................................................................40
2.2.3. Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” ................................................41
2.2.4. Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc: .................................................62
2.2.5. Khai thác, sử dụng tài nguyên số ....................................................................64
2.2.6. Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân ...................................................64
2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên
nhân ......................................................................................................................................... 71
2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ....................71
2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế ...................................................................73

Tiểu kết chƣơng 2 ....................................................................................................75
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC ................................................................................................76
3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lƣu trữ............................................................... 76
3.1.1. Mục tiêu ..........................................................................................................76
3.1.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................76
3.1.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................77
3.2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ .................................................. 79
3.2.1. Mục tiêu ..........................................................................................................79
3.2.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................79
3.2.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................79
3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................ 82
3.3.1. Mục tiêu ..........................................................................................................82
3.3.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................82


3.3.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................83
3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ ................ 88
3.4.1. Mục tiêu ..........................................................................................................88
3.4.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................89
3.4.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................90
3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ .................. 94
3.5.1. Mục tiêu ..........................................................................................................94
3.5.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................94
3.5.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................94
Tiểu kết chƣơng 3 ....................................................................................................97
KẾT LUẬN ..............................................................................................................99
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................101

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ,
phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ
lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc,
các nhà khoa học nổi tiếng... Vì vậy, tài liệu lưu trữ không chỉ có vị trí, vai trò trong
việc lưu giữ những thông tin quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội
của một quốc gia, mà còn góp phần giáo dục lịch sử truyền thống của dân tộc và
phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, đã xuất hiện nhiều
phương thức lưu trữ tài liệu, trong đó số hoá tài liệu lưu trữ được coi là một phương
pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác bảo quản tài liệu. Số hoá
tài liệu đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin từ các vật mang
tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu
trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào nhằm thực hiện các mục tiêu
khác nhau của công tác lưu trữ. Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hoá tài liệu, do
tính ưu việt của nó, đang được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện.
Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - một cơ quan
ngang Bộ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi
toàn quốc thì cùng với quá trình hình thành và phát triển, tài liệu lưu trữ về lĩnh vực
công tác dân tộc cũng ngày một lớn. Hiện tại, hầu hết các tài liệu lưu trữ của UBDT
đều là bản cứng, được bảo quản trong kho lưu trữ. Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư
hỏng, mất mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc
nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc và chủ trương, chính sách dân tộc của
Đảng, của Nhà nước ta. Để khắc phục những hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc đã tiến
hành số hoá một số tài liệu, trong đó chủ yếu là số hóa loại hình tài liệu hành chính,
nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai và tổ chức thực hiện công tác dân tộc
đạt hiệu quả.

1


Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT chưa được triển khai đồng bộ,
bước đầu thực hiện thử nghiệm một số hồ sơ của phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc. Quá
trình số hoá còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính sách, đầu tư kinh phí, cơ sở
vật chất, kỹ thuật đến quá trình tổ chức số hoá. Phạm vi, quy mô còn nhỏ, lẻ; số lượng
tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện số hoá
còn chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu quả số hoá chưa cao...
Trong khi đó, hiện nay kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng ở tất cả các
quốc gia. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ các đối
tượng khác nhau với những mục đích khác nhau ngày càng trở nên đa dạng hơn bao
giờ hết. Cùng với sự tác động mạnh mẽ của nhiều yếu tố ở trong và ngoài nước, thì
yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày càng đòi hỏi cao hơn. Các nhân tố đó tác
động theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới quá trình triển
khai số hóa, đòi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động
tích cực đồng thời hạn chế các tác động tiêu cực đối với quá trình số hóa.
Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, nhằm hoàn
thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công
tác số hoá ở UBDT là một việc rất cần thiết và có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn
đối với công tác lưu trữ tài liệu ở UBDT. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả đã
chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực
thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình, nhằm góp
phần nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc hàng năm ở UBDT.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu:
Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa
tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Dân tộc, đề xuất một số giải pháp cho công tác số hóa tài
liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.

2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu một số vấn đề về số hoá tài liệu lưu trữ;
- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc;

2


- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu:
- Một số vấn đề liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.
- Thực trạng công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Luận văn tập trung nghiên cứu công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban
Dân tộc;
- Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, trong phạm vi luận văn này, tôi
không nghiên cứu công tác số hóa đối với tất cả mọi loại hình tài liệu mà nghiên
cứu về công tác số hoá tài liệu hành chính tại Ủy ban Dân tộc.
4. Lịch sử nghiên cứu
Số hóa tài liệu lưu trữ là một phương pháp ứng dụng công nghệ mới vào
công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu gốc và tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu được nhanh chóng thuận tiện hơn, vì vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của
nhiều tác giả trong nước và trên thế giới. Đã có không ít công trình nghiên cứu đề
cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau.
4.1. Các nghiên cứu ở nƣớc ngoài về số hóa tài liệu
Trên thế giới, công nghệ kỹ thuật số hoá đã được nghiên cứu và ứng dụng một
cách mạnh mẽ với quy mô lớn trong các lĩnh vực như thư viện, bảo tàng, lưu trữ và
đã có nhiều công trình nghiên cứu về công nghệ này.
Cuốn “Số hoá có phải là một phương pháp bảo quản” của tác giả Hartmut
Weber, xuất bản năm 1997 đã đưa ra những vấn đề lý thuyết cơ bản về số hoá tài

liệu. (Hartmut Weber (1997), Digitisation as a method of preservation?, Amsterdam,
Netherland); Cuốn “Cẩm nang cho các dự án số hoá: Công cụ quản lý cho việc bảo
quản và truy cập” của Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Andover - Mỹ, xuất bản
năm 2000 là cuốn cẩm nang hướng dẫn đầy đủ cho việc triển khai thực hiện một dự
án số hoá. (Northeast document conservation center Andover (2000), Handbook for
Digital Projects: A management tool for preservation and access, Massachusetts,
USA); Cuốn “Công bố những nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ trong số hoá

3


tài liệu lưu trữ để bảo quản, số hoá và lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Canada, xuất
bản năm 2002 cũng đưa ra những vấn đề lý thuyết về số hoá tài liệu, những nguyên
tắc và lưu ý khi thực hiện một dự án số hoá. (Canadian Council of Archive (2002),
Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to
preservation of Archival Record, Digitization and Archives, Canada).
4.2. Các nghiên cứu ở trong nƣớc có liên quan đến số hóa tài liệu lƣu trữ
Tại Việt Nam, số hoá tài liệu vẫn còn là vấn đề tương đối mới mẻ . Qua tìm
hiể u, có thể kể đến một số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận tốt nghiệp,
các bài viết trong Hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành.
* Các công trình nghiên cứu:
Đề tài cấp Bộ do Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm (2013), “Nghiên cứu các
giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao
bảo hiểm”, Phòng Thông tin - Tư liê ̣u, Trung tâm Khoa học và công nghệ Văn thư
lưu trữ, Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước.
Luâ ̣n văn tha ̣c si ̃ ngành Lưu trữ ho ̣c và Quản tri ̣văn phòng nghiên cứu về số
hóa như: Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học;
Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam - Thực
trạng và khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học

KHXH&NV Hà Nội; Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; …
* Các bài viết trong các Hội thảo khoa học:
Năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với Hiệp hội Lưu trữ
khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) đã tổ chức Hô ̣i
thảo Khoa học quốc tế với chủ đề : “Số hóa tài liê ̣u lưu trữ - chia sẻ kinh nghiê ̣m”.
Hội thảo đã tâ ̣p hơ ̣p đươ ̣c những bài viế t của các nhà nghiên cứu

, cán bộ văn thư,

lưu trữ và các bộ ngành liên quan trong và ngoài nước chia sẻ kinh nghiệm trong
lĩnh vực số hoá tài liệu lưu trữ, với 4 mảng chuyên đề chính: Số hoá tài liệu giấy; Số

4


hoá các loại hình tài liệu khác; Quản lý và khai thác tài liệu số hoá; Đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực phục vụ công tác số hoá.
Bên cạnh đó , có thể kể đến một số bài viết được đăng tại Kỷ yếu hội thảo
khoa ho ̣c “Thố ng nhấ t các tiêu chuẩn nghiê ̣p vụ trong các Trung tâm Lưu trữ Quố c
gia”, do Cu ̣c Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2011 có đề cập đến phương
pháp số hóa tài liệu lưu trữ , trong đó, đáng chú ý là các bài viết như: “Số hóa tài
liê ̣u và những vấ n đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Thi ̣Thu Hoài ; “Công nghê ̣ lập bản
sao bảo hiể m trên microfilm kế t hợp với lập bản sao sử dụng kỹ thuật số ”, của tác
giả Nguyễn Thị Phương Mai ; “Vài ý kiến bước đầu về số hóa tài liệu tại trung tâm
lưu trữ quố c gia III”, của tác giả Vũ Văn Tâm…
* Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành:
Tiêu biểu có một số bài viết như: “Công tác số hóa tài liê ̣u lưu trữ - những nỗ
lực tự thân của Lưu trữ Quảng Ngãi ”, của Hạnh Dung và Ngọc Linh (2001), Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 7; “Số hóa tài liê ̣u - con đường hội nhập của lưu

trữ trong nề n kinh tế tri thức ”, của các cán bộ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
(2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 9; “Những vấ n đề cơ bản trong số
hóa tài liệu lưu trữ ”, của tác giả Lưu Văn Phòng (2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Viê ̣t Nam, số 10; “Thiết lập siêu dữ liệu - công việc quan trọng nhất của một dự án
số hoá tài liệu lưu trữ”, của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Dấu ấn thời
gian, số 1; “ “Số hoá tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ”,
của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.
Như vậy, các công trình khoa học đã nghiên cứu những vấn đề chủ yếu sau :
- Nghiên cứu làm rõ một số vấn đề cơ bản về lý luận số hóa và số hóa tài liệu
lưu trữ.
- Nghiên cứu thực trạng số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ ở một số địa phương
hoặc một, một số cơ quan, đơn vị.
- Nghiên cứu đề xuất một số mô hình và giải pháp triển khai số hóa tài liệu ở
nước ta hiện nay.

5


Đó là nguồn tài liệu quý giá để chúng tôi tham khảo và tiếp tục nghiên cứu
bổ sung, hoàn thiện và làm rõ hơn trong luận văn của mình. Tuy nhiên cũng còn
nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn về số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ cần tiếp tục
được nghiên cứu:
- Các công trình khoa học mới nghiên cứu một số vấn đề cơ bản và khái quát
một số nội dung chủ yếu về số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ, chưa có công trình nào
nghiên cứu sâu sắc, toàn diện về số hóa tài liệu lưu trữ.
- Chưa có công trình khoa học nào đi sâu nghiên cứu việc triển khai số hóa
tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ.
- Các công trình nghiên cứu cũng mới tâ ̣p trung nghiên cứu việc số hóa tài
liệu lưu trữ trên vật mang tin là giấ y , còn các loại vật mang tin khác chưa được quan
tâm nghiên cứu.

Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn nội dung “Nghiên cứu
triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” làm
luận văn thạc sĩ của mình. Lựa chọn nghiên cứu đề tài, luận văn về số hóa tài liệu
lưu trữ, khảo sát thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT, trên cơ sở đó đề xuất
một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT. Do đó, đề tài không
trùng lắp với bất cứ công trình khoa học nào đã được công bố.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu của Luận văn, tác giả đã đề ra nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về số hoá tài liệu lưu trữ
- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn được tiến hành trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy
vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lê nin và quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể được sử dụng là phương pháp
lịch sử (nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của Ủy ban Dân tộc);
phương pháp phân tích chức năng, mô tả, hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm

6


vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc); phương pháp tổng hợp, khảo sát thực tế (để
nghiên cứu thực trạng tài liệu và công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc);
phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, đối chiếu (để tìm hiểu những ưu
điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân và đề ra giải pháp)... Đây cũng là quá trình
vận dụng các phương pháp một cách kết hợp, đan xen nhằm đạt kết quả nghiên cứu
tốt nhất cho đề tài.
7. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá triǹ h thực hiê ̣n đề tài , tôi đã sử du ̣ng mô ̣t số tư liệu , tài liệu tham
khảo sau:

- Hệ thống các văn bản của Đảng, Nhà nước ban hành chỉ đạo, hướng dẫn về
công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
- Các hồ sơ, mục lục hồ sơ hiện đang được lưu trữ tại Kho lưu trữ Ủy ban
Dân tộc.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Cục
Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, luận văn chuyên ngành Lưu trữ học và quản
trị văn phòng.
- Các bài viết trong các kỷ yếu hội thảo, các tọa đàm khoa học.
- Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt
Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian.
Những nguồn tài liệu quan trọng mà tác giả tham khảo trong quá trình viết
luận văn là những tài liệu quý và có giá trị đã giúp cho việc định hướng nghiên cứu
của tác giả. Đồng thời, các tài liệu này cũng đã giúp tác giả rất nhiều trong việc sưu
tầm và hệ thống hoá các tư liệu, tài liệu có liên quan.
8. Bố cục của đề tài
Luận văn gồm: phần mở đầu, ba chương và kết luận.
Chương 1: Sự cần thiết của việc số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Chương 2: Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Chương 3: Giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

7


Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Số hóa
Đến nay, có rất nhiều quan niệm về “Số hoá”. Trong cuốn “Số hoá và Lưu
trữ” (Digitalization and Archives) do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002

có đưa ra: “Số hoá là việc chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống (từ bất kỳ hình
thức nào và bất kỳ mục đích nào) sang định dạng số” [1, tr.01] (Digitalization is
the transformation of analog information (from whatever form and from whatever
support) to digital code). Theo Luật CNTT năm 2006: “Số hoá” là việc biến đổi các
loại hình thông tin sang thông tin số.
1.1.1.2. Số hóa tài liệu lưu trữ
Theo nghĩa thông thường, số hoá tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi
thông tin tài liệu lưu trữ ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành những thông
tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (máy
quét/chụp hình) mà máy tính có thể hiểu được.
Từ cách tiếp cận trên có thể quan niệm: Số hoá tài liệu là quá trình chuyển
các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, sang
chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được như tài liệu ban đầu.
Số hoá tài liệu lưu trữ là việc ứng dụng CNTT để chuyển đổi cách thức lưu
trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử, trực tiếp góp phần giảm tải
không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu. Đây là hình thức, phương pháp
lưu trữ tài liệu mới, đem lại hiệu quả cao không chỉ đối với công tác bảo quản,
quản lý tài liệu mà còn đáp ứng tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Cùng với sự
phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ kỹ thuật số, số hóa tài liệu lưu trữ
càng tạo ra những biến đổi nhanh chóng trong CTLT cũng như mọi lĩnh vực của
đời sống xã hội. Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về tỷ lệ của tài nguyên số
và tài nguyên truyền thống vì mỗi loại tài nguyên này đều có những ưu điểm và

8


hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ
liệu, giảm lãng phí về thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong
hệ thống các dữ liệu, cần có kế hoạch tổng thể về số hoá tài liệu lưu trữ.
Thực hiện số hoá nhằm xây dựng nguồn tài nguyên số là một trong những

mục tiêu quan trọng của công tác lưu trữ, nhằm hướng đến mục tiêu phục vụ thông
tin cho người dùng ở mọi lúc, mọi nơi, không phân định không gian, thời gian. Số
hoá tài liệu đã được phát triển ở các nước phương Tây từ những năm 90 của thế kỉ
XX, còn đối với Việt Nam, thì công nghệ này còn mới mẻ.
Trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ của CNTT và bối cảnh hội nhập quốc tế
như hiện nay, thì nhu cầu khai thác thông tin và cung cấp thông tin được đặc biệt
chú trọng, một trong những nguồn thông tin được quan tâm nhiều nhất là thông tin
từ tài liệu lưu trữ. Mặt khác, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử
dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển
kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hoá… của quốc gia nói chung và của từng địa phương
nói riêng. Do đó, việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản các
tài liệu lưu trữ có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở
thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Vì vậy, để bảo quản lâu dài tài
liệu lưu trữ và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ một
cách nhanh chóng, chính xác thì việc số hoá tài liệu lưu trữ trở nên cấp thiết hơn.
Đồng thời, số hoá tài liệu lưu trữ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ lợi
ích phát triển kinh tế, văn hoá và giáo dục truyền thống lịch sử. Nó giúp giải quyết
vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện
dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin.
Ngày 11/11/2011, Luật lưu trữ do Quốc hội thông qua đã quy định về tài liệu
lưu trữ điện tử, đã quy định tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển
giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử
được hình thành từ hai nguồn chính:
Một là, bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu;
Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.

9


Thực tế, tài liệu số hoá có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất

với tài liệu điện tử. Tài liệu số hoá chỉ có thể trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số
hoá dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết
tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và
được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hoá dữ liệu và chúng trở thành dữ
liệu số. Từ đó, về mặt lý thuyết, chúng ta hiểu số hoá dữ liệu là quá trình chuyển các
dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết.
Số hoá tài liệu sẽ hình thành nên “tài liệu số” tức là vật mang tin mà thông tin trong đó
được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.1.3. Chuỗi số hóa
Chuỗi số hoá là tổng thể các quá trình cùng loại, kế tiếp nhau chuyển các
dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy
tính nhận biết được như tài liệu ban đầu .
Thực chất chuỗi số hoá là tổng thể các quá trình số hoá đối với các loại tài liệu
có liên quan với nhau, được thực hiện kế tiếp ở các cơ quan, đơn vị nhằm thực hiện
một nội dung nhất định. Như vậy, chuỗi số hoá mở rộng phạm vi thực hiện nhằm tập
trung thực hiện một hoặc một số mục đích nhất định nhưng không phải là việc cùng
tiến hành số hoá 1 loại văn bản mà là tiến hành số hoá các văn bản khác nhau nhưng
có nội dung liên quan đến nhau.
1.1.1.4. Cơ sở dữ liệu
Theo từ điển Bách khoa toàn thư thì Cơ sở dữ liệu (CSDL) (viết
tắt CSDL, tiếng Anh là database) được hiểu theo nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là
một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công
nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết
các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu
này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu
trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

10

1.1.1.5. Siêu dữ liệu
Siêu dữ liệu (metadata) là dạng dữ liệu miêu tả về dữ liệu. Đối với tài liệu thì
siêu dữ liệu là “dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các
thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức”.
Đối với tài liệu lưu trữ thì: sách chỉ dẫn các phông lưu trữ; mục lục hồ sơ; ấn
phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ là một dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu
trữ. Thành phần siêu dữ liệu còn có thể được trình bày trong biểu ghi, vì vậy biểu
ghi này được coi là biểu ghi siêu dữ liệu (metadata record) của đối tượng được cơ
sở dữ liệu quản lý.
1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan
1.1.2.1. Một số công việc thực hiện trước khi tiến hành quy trình số hoá tài
liệu lưu trữ
Trước khi tiến hành quy trình số hoá tài liệu lưu trữ, cần xác định một số việc
cụ thể như: xác định mục tiêu số hoá, lựa chọn tài liệu, lựa chọn công nghệ, số hoá
nguồn tài liệu, bảo quản và cung cấp dữ liệu.
Xác định mục tiêu số hoá: Số hoá để khai thác, sử dụng, số hoá để bảo hiểm hay
số hoá để dùng cho cả bảo hiểm và khai thác sử dụng, đây là vấn đề quan trọng hàng
đầu để nhà quản lý có các quyết định các vấn đề quan trọng trong quá trình số hoá như
đầu tư trang bị, con người, công nghệ và đầu tư kinh phí…
Lựa chọn tài liệu: đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình thực hiện quy
trình số hoá tài liệu, bao gồm việc cân nhắc, lựa chọn và xác định những loại tài liệu
nào được đưa vào số hoá. Cần đưa ra các tiêu chí cụ thể làm cơ sở và căn cứ cho
việc lựa chọn tài liệu như: tác giả, thời hạn bảo quản tài liệu, nội dung tài liệu, điều
kiện để bảo quản tài liệu hiện tại...
Lựa chọn công nghệ: đóng vai trò rất quan trọng bởi đây là công cụ đắc lực giúp
cơ quan thông tin thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành bộ sưu
tập số. Công nghệ để tiến hành số hoá sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho
người dùng tiếp cận; có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá
trình thực hiện, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động; đáp ứng đầy

11


đủ các yêu cầu về nghiệp vụ lưu trữ; dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có
công cụ sao lưu an toàn dữ liệu.
Để bộ sưu tập số phát huy được hết tác dụng, khi thực hiện tạo lập bộ sưu tập
cần phải có cơ sở hạ tầng sau: hệ thống mạng internet được kết nối với đường
truyền đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của kho Lưu trữ; hệ thống máy chủ đủ
mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và
các phần mềm hệ thống có bản quyền; trang web đăng tải và là cổng truy cập của
người dùng vào bộ sưu tập; phần mềm quản lý tài liệu số phải đáp ứng các yêu cầu
như: tạo siêu dữ liệu theo 3 dạng (siêu dữ liệu mô tả: mô tả các thông tin về tài liệu;
siêu dữ liệu cấu trúc: mô tả liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài
liệu như mục lục, phụ lục, hình ảnh minh hoạ… giúp người dùng dễ dàng di chuyển
đến các thành phần của tài liệu; siêu dữ liệu theo tập tài liệu (tệp toàn văn): gồm tạo
kích cỡ tệp tin, định dạng tài liệu (PDF), đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu);
vận hành liên kết (tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp của người dùng trên nhiều
bộ sưu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán như tác giả, thể loại,
từ khoá, tiêu đề); quản lý các nguồn dữ liệu truy cập được cho phép (phân quyền
truy cập vào tài liệu hoặc quản lý chế độ download của tài liệu).
Số hoá tài liệu: đây là công đoạn đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là
khâu dễ dàng thực hiện nhất. Bởi vì hiện nay công nghệ số hoá tài liệu đã tiến bộ rất
nhiều. Nếu như trước đây, khi ta muốn số hoá một cuốn sách khoảng 2000 trang thì
phải mất hàng mấy ngày để quét từng trang sách. Nhưng hiện nay cũng với cuốn
sách đó chỉ mất vài giờ đồng hồ là cho ra một sản phẩm tài liệu số đảm bảo chất
lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống bản gốc 100%.
Vận hành, bảo quản và cung cấp dữ liệu: trong quá trình quét tài liệu, tạo sản
phẩm số và biên mục, tài liệu số nên sao lưu, cất giữ bảo quản. Ủy ban Dân tộc định
kỳ 6 tháng/lần tiến hành sao lưu, lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng máy chủ, ổ cứng ngoài,

đĩa DVD.
Cung cấp, tải dữ liệu lên mạng bao gồm việc đưa bộ sưu tập lên mạng để phục
vụ trực tuyến và thiết kế giao diện với người dùng; tạo ra các công cụ sử dụng, chính

12


sách khai thác đối với người dùng, xây dựng các ứng dụng tùy biến, chính sách phát triển
nguồn tài liệu.
1.1.2.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ
Đến nay, có nhiều ý kiến khác nhau về quy trình số hóa tùy theo quy mô,
phạm vi, đối tượng áp dụng. Ở nước ta hiện nay, quy trình số hóa chủ yếu được
thực hiện theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước. Theo Quyết định này, quy trình số hoá tài liệu lưu trữ gồm 12
bước:
Bước 1. Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu
Bước 2. Chuẩn bị tài liệu
+ Nhận tài liệu
+ Bóc tách tài liệu
+ Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt
Bước 3. Thực hiện số hoá
+ Nhận tài liệu
+ Khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện
+ Thực hiện số hoá và lưu ảnh
Bước 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ
Bước 5. Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu
(nếu có)
Bước 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và
đặt tên files ảnh
Bước 7. Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng

Bước 8. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ
Bước 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh
màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu;
+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim
+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
Bước 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

13


Bước 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản
Bước 12. Lập hồ sơ về việc số hoá phông/khối tài liệu.
Các bước này cần bảo đảm thực hiện một cách nghiêm túc với sự phối hợp của
nhiều lực lượng có liên quan nhằm tạo ra dữ liệu số có chất lượng cao, đạt các tiêu
chuẩn kỹ thuật. Đồng thời, các bước có mối quan hệ mật thiết với nhau, chất lượng,
hiệu quả của bước thực hiện trước sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các bước tiếp theo.
Tuy nhiên, sự phân chia các bước trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chỉ mang
tính tương đối. Trong từng điều kiện cụ thể, có thể sử dụng quy trình số hóa khác
nhau cho phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. Quá trình tổ chức thực hiện có thể
áp dụng quy trình chi tiết hay quy trình giản lược nhưng phải bảo đảm các yếu tố
khoa học và các yêu cầu tối thiểu để bảo đảm chất lượng và hiệu quả số hóa.
1.1.3.3. Một số công việc cần thực hiện đồng thời khi tiến hành số hoá tài liệu
lưu trữ
Cùng với quá trình thực hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ, để tạo ra các sản
phẩm số hoá phải thực hiện đồng thời nhiều công việc khác, trong đó chú trọng thực
hiện các công việc chủ yếu sau:
a. Chọn định dạng các file ảnh
Định dạng file là những phần mở rộng ở cuối một tên file (đuôi file), biểu thị file
đó thuộc định dạng nào. Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra
chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương

trình văn bản tương ứng. Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là:
JPEG, TIFF, GIF, PNG, RAW... Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn
chế riêng.
b. Chọn vật mang tin để quản lý tài liệu số hoá
Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất
liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre,
giấy...Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ
mới, tài liệu nghe nhìn, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi
phiếu, ổ cứng máy tính... thì điều quan tâm nhất của CTLT tài liệu là độ bền của từng

14


loại vật mang tin. Với khả năng của cơ quan là chủ sở hữu tài liệu, mỗi một dự án số
hoá tài liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản lý các dữ liệu số của mình.
c. Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu
Siêu dữ liệu (Metadata) là thông tin mô tả nội dung của tài liệu số hoá, thường
được gọi là thông tin cấp II. Siêu dữ liệu cho phép người quản lý tin và dùng tin hiểu rõ
hơn bản chất của dữ liệu mà họ đang có, giúp cho người dùng tin tìm ra được tài liệu
mà họ đang cần và hiểu những thông tin khác có liên quan.
Với sự tối ưu của siêu dữ liệu, có độc giả còn nói là “bể chứa thông tin về dữ
liệu”. Bởi lẽ, thông qua siêu dữ liệu, độc giả có thể nhận biết từng chi tiết kỹ thuật như:
kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục của những loại dữ liệu khác nhau.
Những mô tả này hướng dẫn người dùng tìm đúng loại dữ liệu, hiểu được ý nghĩa của
dữ liệu và phương pháp tiếp cận chúng.
Nhìn chung, siêu dữ liệu bao gồm một số loại thông tin cơ bản như: thông tin
mô tả về bản thân dữ liệu của siêu dữ liệu; thông tin về dữ liệu mà siêu dữ liệu mô
tả và thông tin về cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan đến dữ liệu mà siêu dữ liệu
đã mô tả. Với công cụ truyền thống, chúng ta cũng có thể làm được, thông qua việc
biên mục chi tiết các mục lục hồ sơ lưu trữ, sách hướng dẫn các phông lưu trữ... Giá

trị của việc số hóa tài liệu lưu trữ được coi là quan trọng nhất có thể là tìm tin tự
động thông qua kỹ thuật gắn thông tin của Siêu dữ liệu vào dữ liệu số hoá nhờ một
phần mềm chuyên dụng.
1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ
1.1.3.1. Ưu điểm:
Số hoá tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ tài liệu
của các cơ quan, đơn vị, tổ chức. So với phương pháp lưu trữ truyền thống, phương
pháp số hoá tài liệu lưu trữ có những ưu điểm như sau:
Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp cho việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm
thông tin được nhanh chóng, thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số...

15


Việc số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp cho việc chuyển đổi dữ liệu đang lưu giữ
tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức sang các loại dữ liệu số. Sự chuyển đổi phổ biến
nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ứng dụng đó có thể là một chương
trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhưng tích hợp vào chương trình word hoặc là
một ứng dụng on line... dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.
Nếu như đối với CTLT truyền thống, chúng ta gặp khó khăn hơn trong việc
chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu, thì đối với phương pháp số hoá tài liệu thì việc chỉnh
sửa và khả năng tái sử dụng tài liệu sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ở khía cạnh
này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là
không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài
liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa...
Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bản gốc
đang trong tình trạng hư hỏng về tình trạng vật lý và nội dung thông tin bằng cách
sử dụng tài liệu số hoá thay thế việc sử dụng trực tiếp, thường xuyên tài liệu gốc và
áp dụng các biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng đối với tài liệu gốc để kéo dài

tuổi thọ;
Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ góp phần nâng cao việc quản lý và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ của cơ quan lưu trữ phục vụ việc chia sẻ, tra tìm, truy cập nguồn
thông tin của các độc giả một cách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện vượt qua giới
hạn về không gian và thời gian; giữ bản gốc (có tình trạng vật lý, nội dung kém
như: mờ, vết bẩn, thủng…) tốt hơn bằng chương trình phần mềm hiệu chỉnh/đồ hoạ
chuyên dụng như: tăng độ nét, độ sáng tối, xoá vết bẩn trên bề mặt tài liệu gốc…
Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, thì việc số hoá tài liệu
sẽ góp phần hiện đại hoá CTLT của cơ quan lưu trữ. Giúp các cơ quan, đơn vị tối
ưu hoá việc khai thác và sử dụng tài liệu.
Sử dụng kỹ thuật số hoá trong bảo quản tài liệu có thể hỗ trợ lẫn nhau với các
phương pháp khác, đặc biệt là kế thừa những ưu điểm của CTLT truyền thống để
tăng cường khả năng bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một
cách hiệu quả hơn.

16


Như vậy, số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho CTLT hiện nay tại
các cơ quan, đơn vị. Số hoá tài liệu sẽ giảm không gian lưu trữ, tránh việc mất, nhàu
nát tài liệu trong quá trình lưu trữ; quản lý tài liệu vĩnh viễn; giảm thời gian tìm
kiếm tài liệu; chia sẻ thông tin nhanh chóng; nâng cao hiệu quả công việc do tập
hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. Với việc số hoá tài
liệu sẽ giúp CTLT ngày càng phát triển, góp phần quan trọng trong việc giúp các cơ
quan, đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt công việc của mình. Với số hoá tài liệu, tài liệu
lưu trữ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ lợi ích phát triển kinh tế, văn
hoá và giáo dục truyền thống lịch sử. Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài
liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho
người dùng tin. Ở nước ta, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và nhiều địa phương đã tiến hành số hoá

tài liệu lưu trữ để bảo quản và khai thác, sử dụng.
1.1.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi trong khai thác, sử dụng và bảo vệ tài liệu
lưu trữ, thì số hoá tài liệu cũng gặp một số khó khăn và hạn chế sau:
Khác với CTLT truyền thống, khi bắt đầu xây dựng một đề án số hoá tài liệu lưu
trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT và các thiết bị khác, ví
dụ: cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính,
máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi
đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hoá tài liệu có thể
thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Số hoá tài liệu lưu trữ đòi hỏi đầu tư tốn kém
về cơ sở vật chất cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Bởi vì, các cơ quan, đơn vị vẫn phải
chi phí cho việc đầu tư xây dựng các kho để bảo quản an toàn tài liệu bản gốc.
Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người
theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên
chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin. Bởi vì, số hoá tài liệu
đòi hỏi cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi đáp ứng các yêu cầu công việc khác
nhau trong từng khâu của chuỗi số hoá tài liệu.

17