Bài thuyết trình nhóm Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC
TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
THƯ KÝ VĂN PHÒNG

GVHD: Th.S Võ Thị Trương Tâm
Nhóm: Em thân yêu


THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Định nghĩa

Thư ký văn
phòng

Chức năng, nhiệm vụ
Đặc điểm
Tiêu chuẩn


THƯ KÝ


Thư ký là một người chuyên thực hiện các công
việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý,
điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc
liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành
chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp
khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị,
lên kế hoạch cho giám đốc.

Theo IPS (International Professional Scretaries):
Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, nắm vững
nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận
lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần
sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến
và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi
quyền hạn của mình.


THƯ KÝ
VĂN PHÒNG


“TKVP là những người được giao đảm nhận
một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan
đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng
như: quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các yêu
cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp
công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt
động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ
quan, tổ chức hay doanh nghiệp”


Chức năng

Tổ chức
thông tin

Xử lý văn bản đi - đến (đăng ký các văn bản, giúp
lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết
định của thủ trưởng...)

Quản lý Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện
công việc thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,...


Nhiệm vụ
1

Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về
các lĩnh vực mà mình được giao, phụ trách.

2

Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý
văn bản, hồ sơ tài liệu

3

Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo
cơ sở vật chất cho hoạt động của đơn vị.

4

Đóng vai trò trung tâm tin tức.

5

Tổ chức những công việc hàng ngày.

6

Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ
quan liên hệ.


Chuyên môn
Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về
nhiệm vụ mà mình được giao.
Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên
môn đúng yêu cầu.
Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp
vụ chuyên môn cho người khác.
Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản
thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng
hiện đại.


Kỹ năng
1 Kỹ năng quản lý, tổ chức tốt công việc
2

Kỹ năng giao tiếp, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm

3 Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của TKVP
4 Trí nhớ tốt
5 Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

6 Am hiểu nhiều mảng kiến thức
7 Nhạy bén trong công việc


TIÊU CHUẨN


TIÊU CHUẨN
1

Yêu nghề và có ý thức vươn lên

2

Có ý thức kỷ luật,tự giác

3

Cẩn thận và chu đáo

4

Cởi mở và biết tự kiềm chế

5

Năng động và linh hoạt

6

Tương trợ và đoàn kết

7

Ngoại hình “vừa mắt”

8

Kín đáo (Secretary)

9

Có chính kiến

10

Có tính độc lập