BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1
Chủ đề: Ưu nhược điểm của các cơ cấu tổ chức phổ biến nhất hiện nay.
BÀI LÀM:
I./ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ:
1. Khái niệm: Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt định,tuyển mộ,tuyển chọn,
duy trì, phát triển, động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức,nhằm
đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức.
- Tài nguyên nhân sự là tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào.
- Tổ chức có thể lớn nhỏ đơn giản hay phức tạp, là chính trị hay tranh cử.
- Quản trị nhân sự hiện diện khắp mọi phòng ban.
II./KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ:
Trong điều kiện nền kinh tế luôn thay đổi với các chính sách hội nhập với thế giới và mở cửa, các tổ
chức cũng phải thay đổi cơ cấu và nhân lực nhằm thích ứng cao nhất với những thay đổi trên. Qui mô và
cơ cấu của bộ phận quản trị nguồn nhân sự trong một tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trước hết, đó
là qui mô của tổ chức xét theo số lượng cán bộ công nhân viên, qui mô về khối lượng sản xuất, qui mô về
thị phần, qiu mô về vốn và cơ sở vật chất (tổ chức mang tính gia đình- qui mô nhỏ, qui mô vừa- doanh
nghiệp hay công ty và qui mô lớn- tổng công ty hay tập đoàn). Tiếp đến là khối lượng công việc cần
được giải quyết phục vụ cho công tác quản lý và các yếu tố thuộc điều kiện bên trong và bên ngoài như
tính chất công việc, trình độ của lực lượng lao động, quan hệ sở hữu của tổ chức và các quan hệ giữa
người lao động với lãnh đạo, các tổ chức đoàn thể và chính trị trong tổ chức, thị trường lao động, hệ
thống chính sách và pháp luật của nhà nước, tình hình phát triển của nền kinh tế và khoa học kĩ thuật,
công nghệ….Khi hình thành bộ phận quản trị nhân sự, các yếu tố trên cần được tính đến nhằm đảm bảo
khả năng hoàn thành nhiệm vụ đặt ra của tổ chức và tính hiệu quả.
1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức :
- Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất,
với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm
việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận cần phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình để đóng góp tốt
nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
- Hiện nay, một doanh nghiệp luôn chịu tác động một cách trực tiếp của nhiều yếu tố, nào là yếu tố
vi mô rồi vĩ mô… vì vậy, doanh nghiệp có rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Mà là một tổ chức thì doanh
nghiệp phải xác định trách nhiệm và quyền hạn nhất định của từng bộ phận, đơn vị để cùng thực hiện

mục tiêu của mình.Vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một cơ cấu tổ chức hợp lý.
- Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn thiện thì quản trị càng tác động một cách có hiệu quả đến sản xuất,
kinh doanh dịch vụ làm tăng lợi nhuận. Ngược lại cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết
kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố
kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận.
- Vì vậy, việc luôn luôn phát triển và hoàn thiện những cơ cấu tổ chức quản trị sẽ đảm bảo cho doanh
nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện
nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất, lao động.
Ai cũng biết rằng mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần sự quản lý, hơn nữa để quản
lý lại cần có tổ chức. Quá trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộ phận nhỏ hơn là chuyên môn
hóa lao động trong quản trị. Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt động tương đối dộc lập và liên quan
giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ
thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo
2
những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích
chung đã xác định của tổ chức .
2. Trong môn quản trị nhân sự cũng có các loại cơ cấu tổ chức như sau:
- Hiện nay, trên thế giới người ta sáng tạo ra khá nhiều kiểu cơ cấu tổ quản trị, nhưng phổ biến nhất
là các loại tổ chức sau đây.
2.1.Cơ cấu tổ chức giản đơn:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức giản đơn:
GIÁM ĐỐC

NV1 NV2 NV3 NV4 NV5
- Đặc điểm: Như đã theo tên gọi cơ cấu này là một cơ cấu đơn giản không phức tạp, ít tính chất
chính thức, quyền hành thì tập trung vào cá nhân duy nhất. Mô hình này thường được áp dụng cho các
doanh nghiệp mang tính chất gia đình có qui mô nhỏ. Ở đây, giám đốc kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ quản
trị nhân sự.
- Ưu điểm:
+ Cơ cấu tổ chức này là nó cho phép trong quá trình vận hành bô máy sẽ thực hiện được nguyên

tắc thống nhất chỉ huy, một nguyên tắc của quản trị, vì những người cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh của
một cấp trên duy nhất, điều đó cũng tạo điều kiện cho cấp dưới thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
+ Một cái ưu điểm của mô hình này nữa là nhanh chóng, linh hoạt,ít tốn kém, sử dụng rất có hiệu
quả ở những cấp quản trị thấp.
- Nhược điểm:
+ Đòi hỏi người lãnh đạo phải giỏi toàn diện vì anh ta là người lãnh đạo đồng thời cũng là người
trực tiếp thực hiện tất cả những công việc thuộc các chức năng quản trị.
+ Mô hình này chỉ áp dụng với những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, với khối lượng công tác quản
trị ít, thường thấy ở các cơ sở sản xuất kinh doanh cá thể, hộ gia đình. Khi doanh nghiệp phát triển, tổ
chức lớn về qui mô thì cơ cấu này sẽ không còn phù hợp. Sự tập trung vào nhà quản trị sẽ gây ra sự tắc
nghẽn do quá tải và doanh nghiệp sẽ không hoạt động được.
+ Ngoài ra, mô hình tổ chức này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu do một biến cố bất ngờ mà
nhà quản trị không còn tiếp tục làm việc thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng.
2.2. Cơ cấu tổ chức chức năng:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức chức năng:
GIÁM ĐỐC

Phó giám đốc sản xuất phó giám đốc kinh doanh
Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng
3
KH TC KT NS KCS
- Đặc điểm: - Cơ cấu tổ chức chức năng là sự phát triển theo khuynh hướng chức năng để làm
cho nó trở thành một dạng chủ yếu trong toàn tổ chức đó. Cơ cấu này xuất phát từ yêu cầu phù hợp về
chuyên môn giống nhau được nhóm gộp thành bộ phận. Các doanh nghiệp càng lớn thì bộ phận chức
năng càng được chia ra hẹp.Các bộ phận quản lý cấp dưới nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng ban chức năng
khác nhau. Đôi khi các mệnh lệnh này có thể trái ngược nhau hoặc mâu thuẫn với nhau, gây khó khăn
cho cấp thừa hành. Cơ cấu này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và chưa phân định thành
nhiều chức năng riêng lẻ.
- Ưu điểm:
+ Hiệu quả tác nghiệp cao.

+ Phát huy ưu điểm của chuyên môn hóa
+ Đơn giản hóa việc đào tạo chuyên gia.
+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên.
+ Phát huy được tài năng chuyên môn của nhân viên.
+ Làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái và thỏa mãn vì tất cả họ và cấp trên của họ trực tiếp nói
cùng một ngôn ngữ chuyên môn.
- Nhược điểm:
+ Các thành viên trong các bô phận chức năng quá coi trọng công việc chuyên môn và lợi ích của
mình mà xao lãng mục tiêu chung.
+ Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng nghĩa là các nhân viên trong bộ phận chức
năng nào chỉ biết có công việc của mình mà không hề biết và liên hệ gì với những chức năng khác,
không có một chức năng nào chịu trách nhiệm cụ thể về kết quả sau này.
+ Khó phát triển và đào tạo những nhà quản trị chung cấp cao hơn cho tương lai.
+ Do sự phối hợp giữa các bô phận chức năng hầu như không có, nên nhà quản trị cấp trên phải
chịu trách nhiệm về sự phối hợp giữa các chức năng.
+ Cơ cấu này đáp ứng tốt nhu cầu chuyên môn hóa nhưng có thể làm nảy sinh ra
những khó khăn về mặt phối hợp và động cơ thúc đẩy cơ cấu này tập trung quyền quyết định vào người
lãnh đạo.
2.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến:
GIÁM ĐỐC
Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh
PX1 PX2 PX3 CH1 CH2 CH3
- Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhận
mênh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Hệ thống trực tuyến hình thành một đương thẳng rõ ràng về quyền
ra lệnh, trách nhiệm và lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng. Cơ cấu kiểu này đòi hỏi người quản trị ở mỗi
4
cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực.Hệ thống quản trị theo trực tuyến phù
hợp với các doanh nghiệp nhỏ vì một người quản trị cấp trên có thể hiểu rõ được những hoạt động của
cấp dưới và ra những mệnh lệnh trực tiếp một cách đúng đắn cho cấp dưới không cần thong qua một cơ

quan giúp việc theo chức năng nào. Đối với những doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn, người đứng đầu tổ
chức trước khi ra mệnh lệnh cần tham khảo ý kiến của các bộ phận chức năng.
- Mối quan hệ trong hệ thống cơ cấu tổ chức kiểu này được thiết lập chỉ theo chiều dọc, nằm trong
chuỗi xích quyền lực từ cấp cao nhất đến các cấp tiếp theo.
- Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến dọc đã được thiết lập như đã nói trên.
-Ưu điểm:
+ Tuân thủ nhất quán nguyên tắc một thủ trưởng. tạo được sự thống nhất và tập trung cao độ
trong mệnh lệnh, điều khiển.
+ Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm toàn diện về sản phẩm hay dịch vụ do bộ phận mình sản
xuất ra.
+ Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo những nhà quản trị cấp cao.
-Nhược điểm:
+ Đòi hỏi người thủ trưởng phải có kiến thức rộng, toàn diện trên những chức năng chuyên môn
quan trọng, điều này rất khó thực hiện với những tổ chức có quy mô lớn và phức tạp về những lĩnh vực
chuyên môn.
+ Cơ cấu này có sự trùng lắp về các chức năng ở những đơn vị khác nhau.
+Làm phân tán lực lượng lao động, tốn kém thêm thiết bị lao động.
+ Hạn chế việc sử dụng những chuyên gia có trình độ cao trong lĩnh vực chuyên môn.
2.4. Cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến -chức năng:
GIÁM ĐỐC
Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh
Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng
KH TC KT NS KCS
PX1 PX2 PX3 CH1 CH2 CH3
- Đặc điểm: Cơ cấu trực tuyến- chức năng là cơ cấu phối hợp của hai loại cơ cấu tổ chức trực
tuyến và chức năng. Ở đây người lãnh đạo trực tuyến được sự hỗ trợ về mặt chuyên môn dưới hình thức
tham mưu, cố vấn đưa ra các quyết định thuộc những lĩnh vực chuyên môn của các đơn vị chức năng. Do
cơ cấu tổ chức theo trực tuyến và cơ cấu quản lý theo chức năng có những ưu điểm và nhược điểm riêng
nên hiện nay nhiều doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn kiểu cơ cấu quản lý theo trực tuyến – chức năng,

tức là một cơ cấu quản lý kết hợp.
- Về nguyên tắc, trong hệ thống trực tuyến- chức năng, quan hệ quản lý trực tuyến từ trên
xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp cho người quản lý ra các quyết định đúng đắn, có các bộ phận
5