Phân tích và hoàn thiện công tác kế toán tại cục bảo trợ xã hội

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT .....................................................
DANH MỤC BẢNG BIỂU ..................................................................................................
DANH MỤC HÌNH ..............................................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 1
CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP ............................................................................................ 4
1.1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp .............................................................. 4
1.1.1: Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp ............................................................. 4
1.1.2. Hoạt động tài chính kế toán và cách thức quản lý kế toán tại cơ quan HCSN...... 5
1.1.3. Đặc điểm của kế toán HCSN .................................................................................... 6
1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp .......................................................... 9
1.2. Công tác kế toán trong đơn vị HCSN ...................................................................... 10
1.2.1. Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc cơ bản của công tác kế toán ........................... 10
1.2.1.1. Khái niệm............................................................................................................... 10
1.2.1.2. Ý nghĩa ................................................................................................................... 10
1.2.1.3. Những nguyên tắc cơ bản của công tác kế toán .................................................... 11
1.2.2. Nội dung công tác kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp................................... 12
1.2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy kế toán .......................................................................... 12
1.2.2.2. Công tác lập dự toán và kiểm soát nguồn ngân sách nhà nước cấp theo nội dung
dự toán ................................................................................................................................ 15
1.2.2.3. Công tác kế toán trong quá trình lập, thu thập và kiểm tra chứng từ (khâu chấp
hành dự toán)...................................................................................................................... 16
1.2.2.4. Quy trình hạch toán ghi sổ .................................................................................... 21
1.2.2.5. Lập và nộp báo cáo tài chính (Khâu quyết toán ngân sách)................................ 24
1.2.2.6. Quy trình bảo quản, lưu trữ chứng từ ................................................................... 28
1.3. Các tiêu chí đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tại đơn
vị hành chính sự nghiệp ................................................................................................... 29


1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự

nghiệp ................................................................................................................................. 32
1.4.1 Các yếu tố bên ngoài ................................................................................................ 32
1.4.2. Các yếu tố bên trong đơn vị..................................................................................... 32
1.5. Kinh nghiệm tổ chức công tác kế toán tại một số cơ quan hành chính sự nghiệp
ở Việt Nam ......................................................................................................................... 33
1.5.1. Kinh nghiệm tại Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em – Bộ Lao động ............................. 33
1.5.2. Kinh nghiệm tại Cục Viễn thông Việt Nam ........................................................... 34
TÓM TẮT CHƢƠNG I ................................................................................................... 35
CHƢƠNG II. PHÂN TÍCH VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC BẢO TRỢ XÃ
HỘI. ................................................................................................................................... 36
2.1. Khái quát về Cục Bảo trợ xã hội .............................................................................. 36
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................................ 36
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Cục Bảo trợ xã hội ................................................................. 38
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Cục Bảo trợ xã hội ................................................... 39
2.1.4. Tình hình tài chính tại Cục Bảo trợ xã hội ............................................................ 41
2.2. Thực trạng công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội .............................................. 41
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị .......................................................................... 41
2.2.2. Công tác lập dự toán và kiểm soát nguồn ngân sách nhà nước cấp theo nội dung
dự toán tại phòng tài chính kế toán .................................................................................. 46
2.2.3. Quy trình lập chứng từ kế toán, thu thập và kiểm tra chứng từ tại Cục Bảo trợ xã
hội ....................................................................................................................................... 49
2.2.3.1. Chứng từ kế toán về lao động tiền lương .............................................................. 49
2.2.3.2. Chế độ chứng từ về tài sản cố định ....................................................................... 52
2.2.3.3. Chế độ chứng từ về tiền tệ ..................................................................................... 53
2.2.4. Quy trình hạch toán và ghi sổ ................................................................................. 58
2.2.4.1. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại đơn vị ................................................... 58
2.2.4.2. Tổ chức lựa chọn hình thức sổ kế toán và quy trình hạch toán ghi sổ.................. 59
2.2.5. Lập và nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước .......... 63
2.2.6.Hoạt động kiểm tra, kiểm soát thu, chi NSNN tại Cục Bảo trợ xã hội .................. 69
2.2.7. Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị .......................................................... 70

2.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội ....... 71
2.3.1. Các yếu tố bên ngoài ............................................................................................... 71


2.3.2. Các yếu tố bên trong đơn vị..................................................................................... 72
2.4. Đánh giá chung công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội ....................................... 73
2.4.1. Các mặt đạt được ..................................................................................................... 73
2.4.2. Các mặt hạn chế ...................................................................................................... 74
TÓM TẮT CHƢƠNG II .................................................................................................. 78
CHƢƠNG III. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TẠI CỤC BẢO TRỢ XÃ HỘI ............................................................................ 79
3.1. Phƣơng hƣớng hoạt động của Cục Bảo trợ xã hội trong thời gian tới ................. 79
3.2. Mục đích và nguyên tắc hoàn thiện ......................................................................... 80
3.2.1. Mục đích................................................................................................................... 80
3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện ............................................................................................ 82
3.3. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội. ............................ 82
3.3.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán ....................................................... 82
3.3.2. Hoàn thiện công tác kết hợp lập dự toán ngân sách nhà nước giữa phòng tài
chính kế toán và các phòng ban chuyên môn .................................................................. 84
3.3.3. Hoàn thiện công tác lập, thu thập chứng từ kế toán ............................................. 86
3.3.4. Hoàn thiện hạch toán, ghi sổ, quyết toán và lập báo cáo tài chính ...................... 88
3.3.5. Tổ chức lưu trữ chứng từ........................................................................................ 90
3.3.6. Tăng cường thanh tra, kiểm tra, giám sát công tác quản lý tài chính .................. 91
TÓM TẮT CHƢƠNG III ................................................................................................ 92
KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 93


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BHXH: Bảo hiểm xã hội
BTXH: Bảo trợ xã hội

CQHCNN: Cơ quan hành chính nhà nước
CQHCSN : Cơ quan hành chính sự nghiệp
HCSN: Hành chính sự nghiệp
KBNN: Kho bạc nhà nước
LĐTBXH: Lao động Thương binh và Xã hội
MTQG: Mục tiêu quốc gia
NSNN: Ngân sách nhà nước
QLTC: Quản lý tài chính
TSCĐ: Tài sản cố định


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. So sánh kế toán HCSN và kế toán doanh nghiệp................................................. 7
Bảng 2.1. Danh sách chứng từ tiền lương .......................................................................... 50
Bảng 2.2. Danh sách chứng từ tài sản ................................................................................ 52
Bảng 2.3. Danh sách chứng từ tiền tệ ................................................................................. 54
Bảng 2.4. Danh sách sổ kế toán tại đơn vị ......................................................................... 61
Bảng 2.5. Danh sách các báo cáo cần lập tại đơn vị .......................................................... 64
Bảng 2.6. Số liệu dự toán, thực hiện dự toán, quyết toán kinh phí NSNN năm 2010-2014
của Cục Bảo trợ xã hội ....................................................................................................... 67
Bảng 2.7. Đánh giá chung công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội năm 2015 .................. 77

DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cục Bảo trợ xã hội..................................................... 39
Hình 2.2. Dự toán sử dụng ngân sách Nhà nước năm 2010-2014 ..................................... 47
Hình 2.3. Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ................................................ 60


LỜI MỞ ĐẦU
Bảo trợ xã hội là một trong những hợp phần quan trọng của hệ thống an sinh xã hội

và là một tiêu chí được cộng đồng quốc tế sử dụng để đánh giá tiến bộ và công bằng xã
hội của một quốc gia. Trong những năm qua, công tác bảo trợ xã hội và giảm nghèo tiếp
tục nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Chính phủ, lãnh đạo Bộ LĐTBXH, cùng
với sự phối hợp chặt chẽ của các Bộ, ngành liên quan, sự hỗ trợ của các tổ chức quốc tế,
công tác bảo trợ xã hội trong những năm qua đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng.
Cùng với đó, Luật Người cao tuổi, Luật Người khuyết tật đã được Quốc hội thông qua,
Chính phủ cũng đã ban hành các Nghị định hướng dẫn thực hiện. Đề án phát triển nghề
công tác xã hội và chính sách trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội được thực hiện theo
hướng mở rộng, nâng cao mức chuẩn trợ cấp. Đây là một trong những bước tiến quan
trọng trong việc thể chế hóa đầy đủ và toàn diện các quan điểm, chủ trương, chính sách
của Đảng và Nhà nước về người cao tuổi, người khuyết tật, các đối tượng bảo trợ xã hội
nhằm tạo môi trường pháp lý, điều kiện, cơ hội bình đẳng, không rào cản đối với các đối
tượng này.
Tuy nhiên, trong bối cảnh Việt Nam phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức
do tác động bất lợi từ khủng hoảng tài chính, suy thoái kinh tế toàn cầu, Chính phủ cắt
giảm chi tiêu công, thiên tai, dịch bệnh, do tác động của biến đổi khí hậu, công tác bảo trợ
xã hội những năm qua đã gặp phải những khó khăn nhất định, gây ảnh hưởng trực tiếp
đến đời sống người dân, đặc biệt là các đối tượng yếu thế. Điều này gây ảnh hưởng không
nhỏ đến hoạt động của toàn ngành bảo trợ xã hội, mà trong đó Cục Bảo trợ xã hội là cơ
quan chịu trách nhiệm về nghiên cứu, xây dựng, định hướng các chiến lược, chính sách,
chế độ cho toàn ngành. Dưới những khó khăn đòi hỏi Cục Bảo trợ xã hội thực hiện các
biện pháp, cách thức về quản lý, sắp xếp công việc, bố trí vị trí việc làm cho các cán bộ
công chức thuộc cục phải khoa học, phù hợp, tăng hiệu quả sử dụng kinh phí từ ngân sách
nhà nước cấp, chống lãng phí thất thoát. Phòng Tài chính Kế toán của Cục có vai trò
huyết mạch, quản lý nguồn ngân sách nhà nước cấp sao cho đúng quy định, tham mưu
được cho lãnh đạo kế hoạch tài chính sáng suốt, luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý
1


để thuận tiện cho cán bộ chuyên môn thực hiện nhiệm vụ, ghi chép, hạch toán kịp thời

chính xác, báo cáo tài chính công khai đúng kỳ.
Xuất phát từ thực tiễn này, là một cán bộ công chức Nhà nước trực tiếp công tác tại
phòng Tài chính – Kế toán của Cục Bảo trợ xã hội, tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài nghiên
cứu “Phân tích và hoàn thiện công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội” làm đề tài
nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ của mình.
 Mục tiêu nghiên cứu :
- Phản ánh tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội
- Đề xuất những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị
 Đối tượng nghiên cứu trong đề tài là tổ chức công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã
hội.
 Phạm vi nghiên cứu:
-

Phạm vi về không gian: Đề tài nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong nội bộ cơ

quan Cục Bảo trợ xã hội
-

Phạm vi về thời gian: Đề tài nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại Cục Bảo

trợ xã hội tại thời điểm năm 2015.
 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn nhấn mạnh đến việc nghiên cứu lý thuyết là tổng kế thực tiễn, lấy thực tiễn
so sánh với khung lý thuyết về các tiêu chí đánh giá tổ chức công tác kế toán tại các đơn
vị hành chính sự nghiệp để làm luật chứng. Từ đó, đánh giá thực trạng về tổ chức công tác
kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội.
Luận văn sử dụng phương pháp định tính để giải quyết vấn đề, cụ thể là các phương
pháp sau: Phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp hệ thống, so sánh, thống kê
phân tích, đánh giá trên cơ sở các báo cáo tổng hợp về tổ chức công tác kế toán tại Cục
Bảo trợ xã hội.

2


Quan sát cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý, các văn bản chế độ, các quy chế nội bộ, so
sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, với các định mức Nhà nước quy định mức, so sánh
giữa thực tế và chuẩn mực…
Đề tài đi sâu vào việc phân tích tình hình thực tế để thấy rõ được những thành tựu và
những hạn chế trong công tác kế toán. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán
tại Cục Bảo trợ xã hội nhằm cung cấp những thông tin thực sự bổ ích cho việc ra những
quyết định điều hành hoạt động của lãnh đạo Cục.
 Kế cấu luận văn:
Về cấu trức, ngoài phân mở đầu, kết luận và các bảng biểu kèm theo, luận văn chia
làm 3 chương.
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Chương II: Phân tích về công tác kế toán tại Cục Bảo trợ xã hội
Chương III: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Cục
Bảo trợ xã hội.

3


CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1: Tổng quan về tổ chức công tác kế toán
1.1.1: Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí
do ngân sách Nhà nước cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí,
viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ… Đó là các đơn vị
hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã

hội do trung ương và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang.
(Nghiêm Văn Lợi, 2007- Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp, đại học Lao động xã
hội,).
Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau:
* Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm:
- Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy
hành chính nhà nước ( các đơn vị quản lý hành chính nhà nước).
- Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự
nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,…
- Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,…
* Theo phân cấp quản lý tài chính, đơn vị hành chính ự nghiệp được tổ chức theo hệ
thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách phù hợp với công tác chấp hành ngân sách
cấp đó. Cụ thể đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành ba cấp:
- Đơn vụ dự toán cấp I: là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp trực
thuộc Trung ương và địa phương như các Bộ, Tổng cục, Sở, Ban,… Đơn vị dự toán cấp I
trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp
phát. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm:
+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và
quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới.
+ Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới.
4


+Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành.
+Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và
kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới.
- Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp
về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị cấp I. Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần
vốn ngân sách do đơn vị dự toán cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn
vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc. Định kỳ đợn vị phải tổng hợp chi

tiêu kinh phí ở đơn vị và các đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ
quan tài chính cùng cấp.
- Đơn vị dự toán cấp III: trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp
về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực
hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành
các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ
quan tài chính cùng cấp theo định kỳ.
Đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp. Ở các đơn vị chỉ có
một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III. Ở các đơn vị được tổ chức
thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I và đơn vị
dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp III.
Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được
thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát. Đặc biệt nổi bật của đơn vị
HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải SXKD
mà họat động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước.
1.1.2. Hoạt động tài chính kế toán và cách thức quản lý kế toán tại cơ quan HCSN
Đơn vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nước giao, ngoài ra tùy theo
từng loại hình và đặc thù đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt động khác
nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị. Hoạt động tài chính kế toán của đơn vị gồm những mặt
sau:

5


- Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp để thực hiện chức năng nhiệm vụ
được giao.
- Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở cật chất kỹ thuật, lao động sẵn có của đơn vị
để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ.
Đối với đơn vị HCSN, việc quản lý các nguồn kinh phí và sử dụng các nguồn này
phục vụ các hoạt động của cơ quan nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao đó là mục

đích của QLTC. QLTC trong các đơn vị HCSN là sự thiết lập hệ thống quản lý thực hiện
các phương pháp và biện pháp khác nhau của chủ thể quản lý để tác động một cách có ý
thức tới hoạt động tài chính nhằm đạt tới mục đích nhất định. Thông qua QLTC, chủ thể
quản lý không chỉ kiểm soát được toàn bộ chu trình hoạt động của đơn vị mà còn đánh giá
được chất lượng hoạt động của chúng. Tài chính kế toán còn biểu hiện lợi ích của các chủ
thể tham gia và liên quan đến đơn vị. Thông qua QLTC kế toán, chủ thể quản lý sử dụng
được công cụ kích thích lợi ích một cách hữu hiệu.
Quản lý tài chính kế toán tại đơn vị HCSN cần có quy trình quản lý từ khâu lập dự
toán NSNN trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm đền việc tổ chức chấp hành
dự toán NSNN hàng năm theo chế độ chính sách của Nhà nước và khâu quyết toán NSNN.
1.1.3. Đặc điểm của kế toán HCSN
Do tính chất đặc điểm hoạt động cuả các đơn vị HCSN rất đa dạng, phức tạp, phạm
vi rộng và chủ yếu các khoản chi hoạt động của các đơn vị này được đảm bảo bởi nguồn
kinh phí cấp phát của Nhà nước. Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt
động theo chức năng của các đơn vị HCSN và yêu cầu tăng cường quản lý kinh thế tài
chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế độn kế toán đơn vị HCSN có những
đặc điểm riêng.
- Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán
phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt. Kế toán phải căn cứ
vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chiêu tiêu tiền
mặt nói riêng.

6


- Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiền hành
phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị.
- Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vống ngân sách
cấp và nguồn kinh phí khác, tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu
cầu chi tiêu của đơn vị.

Bảng 1.1. So sánh kế toán HCSN và kế toán doanh nghiệp
Nội dung

Kế toán HCSN

Kế toán Doanh nghiệp

Áp dụng theo quyết định
19/2006/QĐ-BTC của Bộ

Chế độ kế toán áp dụng

Tài chính ngày 30/3/2006

Thông tư số 200/2014/TT-

và Thông tư số

BTC ngày 22/12/2014

185/2010/TT-BTC ngày

hướng dẫn chế độ kế toán

15/11/2010 về việc sửa đổi

doanh nghiệp,

bổ sung chế độ kế toán
HCSN

Hoạt động

- Mục tiêu hoạt động phi

- Mục tiêu hoạt động là vì

lợi nhuận

lợi nhuận

- Cung cấp dịch vụ công

- Cung cấp các hàng hóa,

- Hoạt động của đơn vị gắn

dịch vụ

liền và bị chi phối bởi các

- Hoạt động chịu ảnh

chương trình phát triển

hưởng nhiều bởi tình hình

kinh tế của đất nước

kinh tế

- Toàn bộ hoặc một phần

- Tài chính của doanh

kinh phí hoạt động là được

nghiệp chủ yếu được đầu

Kinh phí cho các hoạt động cấp bởi ngân sách nhà nước tư từ hai nguồn chính đó là
hoặc được nhà nước thành

vốn chủ sở hữu và các

lập trước mà sau đó tự đảm

khoản nợ

7


bảo 100% kinh phí trong
các lĩnh vực như giáo dục,
y tế.
Các cơ quan nhà nước, đơn
vị sự nghiệp, tổ chức có sử

Đối tượng áp dụng

dụng kinh phí, ngân sách

Các đơn vị, doanh nghiệp

nhà nước và các tổ chức

sản xuất, kinh doanh hoặc

không sử dụng ngân sách

tiêu thụ hàng hóa, sản

nhà nước như các đơn vị sự phẩm, dịch vụ với mục tiêu
nghiệp tự cân đối thu chi,

lợi nhuận

các hội, liên hiệp hội tự cân
đối thu chi
-Thu nhận chứng từ có liên

Nhiệm vụ

quan đến tình hình tiếp

- Lập báo cáo tài chính

nhận, sử dụng nguồn kinh

công khai các thông tin về

phí, tài sản

tình hình hoạt động của

- Kiểm tra tình hình chấp

doanh nghiệp ra bên ngoài

hành dự toán, chỉ tiêu kinh

cho các đối tượng bên

tế, các tiêu chuẩn định mức ngoài doanh nghiệp, không
- Cung cấp số liệu cho lập

cần biết chính xác những ái

báo cáo, phân tích quyết

cần thông tin này

toán
Hình thức tổ chức sổ kế Không sử dụng hình thức

Có sử dụng hình thức nhật

toán

sổ nhật kí chứng từ

ký chứng từ.

Tài khoản loại 4: tên gọi là

Tài khoản loại 4 tên gọi là

nguồn kinh phí, phản ánh

vốn chủ sở hữu, phản ánh

nguồn kinh phí từ kinh phí

số hiện có và tình hình

Hệ thống tài khoản

8


nhà nước, các khoản thu

tăng, giảm các loại nguồn

hội phí, lệ phí, thu sự

vốn thuộc sở hữu của chủ

nghiệp, bổ sung từ chênh

doanh nghiệp, của các

lệch thu lớn hơn chi của

thành viên góp vốn trong

các hoạt động theo quy

công ty liên doanh, công ty

định của chế độ tài chính,

TNHH, doanh nghiệp tư

tiếp nhận các khoản viện

nhân, công ty hợp danh

trợ phi dự án, các khoản

hoặc các cổ đông trong

biếu tặng, tài trợ của đơn

công ty cổ phần.

vị, cá nhân trong và ngoài

Có tài khoản xác định kết

đơn vị

quả hoạt động kinh doanh

Không có tài khoản xác
định kết quả hoạt động
kinh doanh vì mục đích
hoạt động phi lợi nhuận
(Nguồn TS. Nghiêm Văn Lợi, 2007, Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp – Giáo trình
kế toán tài chính)
1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu
để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình
hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu,
chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của nhà nước ở đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ:
- Phối hợp với các phòng ban đơn vị trực thuộc lập dự toán kinh phí NSNN năm
sau, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán, quyết toán.
- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp,
được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát
sinh ở đơn vị.
9


- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tư, tài sản
công ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách…
- Lập và nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
1.2. Công tác kế toán trong đơn vị HCSN
1.2.1. Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc cơ bản của công tác kế toán
1.2.1.1. Khái niệm
Khái niệm công tác kế toán là môt trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý

trong đơn vị. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, về
đặc điểm hoạt động cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị HCSN một
cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công
tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản,
tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong
đơn vị.
Công tác kế toán trong đơn vị HCSN cần đáp ứng yêu cầu cầu sau:
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị
- Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu cảu công tác kế toán và
tiết kiệm được chi phí hạch toán.
Công việc tổ chức kế toán ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm của phụ trách kế toán
của đơn vị ( trưởng phòng tài chính kế toán hoặc kế toán trưởng).
1.2.1.2. Ý nghĩa
- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời đáng
tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kế toán tài chính.
- Giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn tiền ngăn ngừa những hành vi làm
tổn hại đến tài sản, nguồn ngân sách của đơn vị.

10


- Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ
trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin tài chính không đầy đủ, không
chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí.
Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm
quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý tài chính ở đơn vị.
1.2.1.3. Những nguyên tắc cơ bản của công tác kế toán
Công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung, ngoài ra còn phải

tuân thủ các nguyên tắc cụ thể đối với công tác tổ chức kế toán.
 Nguyên tắc nhất quán, thống nhất
- Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý của đơn vị
và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận, phòng ban khác.
- Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế
toán hiện hành.
- Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so
sánh đánh giá hoạt động theo nhiệm vụ được giao.
- Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán.
- Các chính sách và phương pháp kế toán đơn vị đã lựa chọn phải được áp dụng
thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm.
 Nguyên tắc phù hợp
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm nhiệm vụ được giao của đơn vị.
- Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành.
- Phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên.
- Phù hợp với thông lệ quốc tế.
 Nguyên tắc hiệu quả:
- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn
bộ hoạt động tài chính của đơn vị.

11


- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu
quả cao nhất.
1.2.2. Nội dung công tác kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy kế toán
Theo quy định của luật kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 của Quốc hội nước cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người
làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán.

Bộ máy kế toán của một đơn vị HCSN là tập hợp những người làm kế toán tại đơn
vị cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông
tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu phối hợp với phòng chuyên môn lập
dự toán hàng năm, thu nhận, kiểm tra, xử lý, thanh quyết toán chứng từ đến khâu tổng
hợp, cung cấp những thông tin tài chính về các nội dung hoạt động của đơn vị theo quy
định. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong
tổ chức kế toán của đơn vị.
Nội dung hạch toán tại mỗi đơn vị bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân
công cho nhiều người thực hiện. Mỗi người thực hiện một hoặc một số phần hành nhất
định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng. Các phần hành kế toán có mối liên hệ
với nhau nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng
thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của đơn vị.
Bộ máy kế toán trong cơ quan hành chính sự nghiệp tổ chức thành các phần hành
sau:
- Phần hành kế toán lao động-tiền lương
- Phần hành kế toán nguyên vật liệu – tài sản cố định
- Phần hành kế toán thanh toán, thu-chi.
- Phần hành kế toán các nguồn kinh phí
- Phần hành kế toán tổng hợp.
Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện
các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ
12


thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường năng
suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
Tổ chức trang bị các phương tiện thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số
liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức. Hiện nay, việc tin
học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp
thông tin được nhanh chóng, thuận lợi mà còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế

toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt
động.
Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên môn:
thiếp lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử
lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễ dàng,
nhanh chóng. Bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng
của hệ thống máy được sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn
nhau, mà vẫn đảm bảo tính bảo mật số liệu kế toán.
 Các hình thức tổ chức công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ
công việc kế toán của đơn vị. Ở các bộ phận khác không có tổ chức kế toán riêng, chỉ bố
trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu về các
nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạch toán ban đầu về phòng kế
toán theo định kỳ để phòng kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kế toán.
+ Ưu điểm: tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ, thuận tiện cho
việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công
tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán đơn vị.
+ Nhược điểm: hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt
động của đơn vị, không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở
từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc.
-

Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
13


Theo hình thức này, ở đơn vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc,
các bộ phận đề có tổ chức kế toán riêng
Tổ chức kế toán ở đơn vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụ thuộc chịu

trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cả phần kế toán tổng
hợp và kế toán chi tiết, định kỳ phải lập các báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung
tâm.
Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các phần hành công
việc kế toán phát sinh tại đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở bộ phận phụ
thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của bộ phận phụ thuộc gửi lên và tổng hợp
số liệu của đơn vị, bộ phận phụ thuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính để lập báo cáo
kế toán toàn đơn vị.
Ưu điểm: tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt
động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ…Ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc, cung
cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phù hợp
với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị.
Nhược điểm: không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ,
biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổ chức công tác kế toán
tập trung.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập chung vừa phân tán
Là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức
theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của đơn vị và các bộ phận kế toán và
nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các
nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế
toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ bộ phận khác có tổ chức kế toán
gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán,
kiểm tra kế toán đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế
toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân
công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu
14


thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về
phòng kế toán trung tâm. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với

những đơn vị có quy mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác
nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công.
- Ưu điểm: Kết hợp được ưu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện
cụ thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý.
- Nhược điểm: Bộ máy còn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thông tin kế toán cũng
còn phải mất thời gian.
 Người làm kế toán
- Người làm kế toán phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định trong luật kế toán không
được bố trí người không được làm kế toán làm kế toán tại đơn vị.
- Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán,
thực hiện công việc theo sự phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của
mình.
- Khi thay đổi người làm kế toán phải thực hiện việc bàn giao kế toán, kế toán mới
chịu trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc, cán bộ kế
toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình phụ trách.
1.2.2.2. Công tác lập dự toán và kiểm soát nguồn ngân sách nhà nước cấp theo nội dung
dự toán
Quy trình lập dự toán kinh phí: Hàng năm, căn cứ vào văn bản hướng dẫn lập dự
toán kinh phí NSNN và số kiểm tra về dự toán kinh phí NSNN của cơ quan có thẩm
quyền, các CQHCNN hướng dẫn cụ thể về nội dung, yêu cầu và thời hạn lập dự toán kinh
phí ngân sách và thông báo số kiểm tra về dự toán kinh phí NSNN cho các đơn vị trực
thuộc, các đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng ngân sách lập dự toán chi tiết kinh phí NSNN
theo quy định, gửi cơ quan cấp trên. Căn cứ vào dự toán kinh phí do các đơn vị trực thuộc
báo cáo (trong đó có nội dung chi thường xuyên NSNN); nhiệm vụ chính trị của ngành;
các chế độ, chính sách, định mức chi, số kiểm tra về dự toán kinh phí ngân sách của đơn

15


vị mình, CQHCNN tổng hợp, thẩm tra và lập dự toán kinh phí NSNN của đơn vị mình

báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Quản lý đối với quá trình lập dự toán kinh phí NSNN là quản lý trước chi tiêu. Do
vậy, phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan đơn vị, phối hợp
với các phòng ban chức năng:
+ Lên nội dung dự toán chi tiết, theo quyết định giao dự toán tổng hợp của cơ quan
tài chính cấp trên.
+ Giám sát việc quản lý sự tuân thủ các căn cứ pháp lý làm cơ sở cho lập dự toán
kinh phí NSNN, quản lý về chấp hành quy trình, thời gian lập dự toán kinh phí NSNN và
quản lý về chấp hành nội dung, phương pháp lập dự toán kinh phí NSNN tại các
CQHCNN.
+ Quản lý việc thẩm tra nội dung dự toán, phân bổ và giao dự toán kinh phí NSNN
của các cấp có thẩm quyền nếu được thực hiện nghiêm túc, có đầy đủ căn cứ khoa học thì
có thể đạt được kết quả tốt là loại bỏ được các nội dung dự toán lập thiếu cơ sở pháp lý
hoặc không có tính khả thi trong thực hiện, hoặc không cần thiết phải chi tiêu.
+ Tập hợp toàn bộ dự toán chi tiết nộp cơ quan kho bạc theo dõi tài chính và lưu
tại phòng làm căn cứ theo dõi, kiểm tra việc chấp hành và quyết toán ngân sách.
1.2.2.3. Công tác kế toán trong quá trình lập, thu thập và kiểm tra chứng từ (khâu chấp
hành dự toán)
 Khái niệm chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán
Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của đơn vị.
Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và qui chế quản lý sử
dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục cần thiết để hình thành bộ
chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập
thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi
sổ kế toán.
16

Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ. Việc thu nhập
thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với tính trung
thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn cứ không thể
thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị.
 Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán
- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp
thông tin tài chính trở lên nhanh chóng để lãnh đạo cơ quan ra các quyết định hợp lý, kịp
thời. Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản
lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động của
đơn vị.
- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới
có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá
thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân
có liên quan đến nghiệp vụ tài chính phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, tổ chức tốt
công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra
thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.


Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ. Tổ

chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh các nghiệp vụ được đúng
đắn, làm cơ sở cho việc xử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác.
 Phân loại chứng từ kế toán
Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần phải phân
loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác
nhau:
- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh:
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ

17


+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu nguồn kinh phí
Ngày nay ngoài chứng từ bằng giấy tờ còn có chứng từ điện tử, chứng từ điện tử là
chứng từ kế toán mà nội dung của nó được thể hiện dưới dạng điện tử đã được mã hoá
không có sự thay đổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật
mang tin như: băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.
Theo các cách phân loại trên tổ chức công tác kế toán là phải xác định số lượng,
chủng loại chứng từ, sau đó tiến hành phân loại, xắp xếp chứng từ để xác định danh mục
chứng từ sử dụng đối với từng loại chứng từ khi được lập để phản ánh một nghiệp vụ tài
chính nào đó.
Bộ chứng từ được hình thành thường bao gồm hai loại chứng từ mệnh lệnh hoặc từ
cơ sở và chứng từ thực hiện như: Chi tiền mặt cần lệnh chi tiền và phiếu chi; hoá đơn bán
hàng và phiếu thu, …
 Quá trình lập chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều
phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh
tế tài chính.
Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập và trách nhiệm hình thành của chứng
từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý và yêu
cầu ghi sổ kế toán.
Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố bổ xung
+ Yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ (tên
chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung
kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những người có
trách nhiệm).
+ Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt của

chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời gian bảo
hành…).
18


- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)
+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ
+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại
+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận
trong đơn vị và các phần hành kế toán.
- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu quy định để ghi nhận đầy đủ
thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ chức luân chuyển
chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên quan thực hiện các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép hạch toán
được kịp thời.
- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong
đơn vị, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin bằng các
chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch toán ban đầu
được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàn
toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các bộ khác trong doanh
nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế
toán đơn vị.
- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi
sổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập. Đơn
vị cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên lập. Doanh
nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với từng loại nghiệp vụ nội sinh
thường phát sinh trong đơn vị (là các nghiệp vụ trích hao mòn tài sản cố định, tính lương
tháng, thu nhập tăng thêm hàng năm, kết chuyển nguồn…)
 Tổ chức thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán

- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại
nghiệp vụ kế toán tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc phải kiểm tra

19


chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán. Tất cả chứng từ kế toán đều phải nộp
về phòng tài chính kế toán của đơn vị để tiến hành kiểm tra, hạch toán và lưu trữ.
- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán phải
kiểm tra).
+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của số
liệu kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm đảm
bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn kịp thời
các hiện tượng tham ô lãng phí.
+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong
chứng từ. Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với kế hoạch,
với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật
thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại.
+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao gồm nội
dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị). Kiểm tra căn cứ và
phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính
xác của số liệu kế toán.
Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một chức
năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ
trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán.
Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ quản
lý kế toán tài chính hiện hành, nắm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định mức chi
tiêu có liên quan đến nội dung hoạt động.
Khi kiểm tra chứng từ nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy

định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, phải từ chối thực hiện đồng thời báo cáo
ngay cho lãnh đạo đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

20