Nâng cao chất lượng quản lý văn bản quản lý nhà nước tại văn phòng ủy ban nhân dân huyện ý yên

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN Ý YÊN

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN

Họ và tên : Nguyễn Văn Phong
Đơn vị
: Văn phòng UBND huyện
Chức vụ : Chuyên viên
Điện thoại: 03503.503890


Năm 2011
LỜI MỞ ĐẦU
Văn bản quản lý Nhà nước là một trong các loại hình văn bản được quy định rất
chặt chẽ và yêu cầu rất cụ thể cho từng loại hình văn bản. Vì vậy, các cơ quan Nhà nước
từ Trung ương đến chính quyền cơ sở đã quan tâm, đã có nhiều chuyển biến tích cực.
Công tác ban hành, tiếp nhận, xử lý văn bản quản lý Nhà nước của các cơ quan đã đi
nào nề nếp, đảm bảo được những yêu cầu theo quy định, đồng thời đáp ứng được nhu
cầu thực tế khách quan. Bên cạnh đó, một số cơ quan, một số địa phương, một số ngành
và ngay cả cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cao nhất như Quốc Hội cũng ban hành
những văn bản chưa hợp lý, còn phải bổ sung sữa chữa nhiều lần và nói chung hệ thống
văn bản quản lý Nhà nước của các cơ quan Nhà nước ta vẫn chưa ổn định, thường xuyên
thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.
Đối với chính quyền cơ sở, việc ban hành, tiếp nhận, xử lý văn bản quản lý Nhà
nước trong thời gian qua đã đảm bảo được một số yêu cầu, nhưng không thể tránh khỏi
những thiếu sót về qui định này hoặc quy định kia của Nhà nước. Có văn bản chưa đảm
bảo về nội dung, có văn bản sai về thể thức, có văn bản chưa đúng về thẩm quyền nhưng
chưa đến mức nghiêm trọng. Chính vì lẽ đõ mà chính quyền cơ sở cần phải có những giải
pháp để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng và số lượng văn bản, góp phần nâng cao

hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước nói chung, hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước
của chính quyền cơ sở nói riêng.
Nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý văn bản quản lý nhà
nước tại cơ sở tôi chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản quản lý nhà nước tại
Văn phòng UBND huyện Ý Yên”.
Với thời gian công tác tại Văn phòng UBND huyện và thời gian nghiên cứu đề tài
còn ít, nên đề tài nghiên cứu chưa sâu, chưa bao quát được hết thực trạng tại đơn vị và
không tránh được những thiếu sót. Tôi rất mong được sự đóng góp, rút kinh nghiệm từ
Hội đồng khoa học của huyện và ý kiến góp ý của đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện
hơn./.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trang 3/15


A./ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
I. Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước:
I.1. Khái niệm văn bản:
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một loại ngôn
ngữ nhất định.
Văn bản thể hiện ở nhiều trạng thái khác nhau và được ghi trên những chất
liệu khác nhau.
Trạng thái thể hiện của văn bản là: Âm thanh, màu sắc, hình ảnh, chữ viết,
ký hiệu. Chất liệu để ghi chép văn bản có thể là những vật có sẵn trong tự nhiên
như: Vách đá, thân cây, xương động vật, trên mặt đất. Văn bản được ghi trên vật
do con người tạo ra như các loại văn bản khắc trên gỗ, trên đá, trên các loại giấy,
băng ghi âm, ghi hình, đĩa từ của máy vi tính, .v.v...
I.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý và những thông tin
quản lý thành văn (văn bản hoá), do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban

hành, sửa đổi, bãi bỏ, theo thể thức, thủ tục, trình tự luật định. Trong đó có chứa
đựng các quy tắc xử sự chung, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể.
Theo khái niệm trên thì văn bản quản lý nhà nước bao gồm tất cả các văn
bản của tất cả các cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp.
I.3. Các loại văn bản quản lý Nhà nước :
Để phân loại văn bản quản lý Nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu trí khác
nhau. Vì vậy văn bản quản lý nhà nước có thể được chia thành nhiều loại khác
nhau.
Thí dụ: Phân loại văn bản theo loại cơ quan ban hành có thể chia thành 3
loại: Văn bản của cơ quan lập pháp; Văn bản của cơ quan hành pháp; Văn bản của
cơ quan Tư pháp.
Nếu phân loại theo hiệu lực pháp lý, có thể chia văn bản quản lý Nhà nước
thành: Văn bản luật; Văn bản dưới luật; Văn bản áp dụng luật.
Trang 4/15


Trong quản lý Nhà nước, văn bản thường được phân loại theo thể loại kết
hợp với hiệu lực pháp lý và được chia thành 4 loại chính sau:
I.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật:
Văn bản quy pháp pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được
Nhà nước đảm bảo thực hiện, nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng
xã hội chủ nghĩa.
Văn bản quy phạm pháp luật có các đặc trưng chính sau đây:
- Do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo tên loại do luật định.
- Nội dung có chưa dựng các quy tắc xử sự chung, bắt buộc thực hiện.
- Đối tượng tác động rộng, thường là mọi người hoặc nhóm đông người có
chung một đặc điểm nào đó như: Quốc tịch, địa bàn, nghề nghiệp, thành phần.
- Được thực hiện nhiều lần trong thực tế, khi thực hiện văn bản không làm
chấm dứt hiệu lực của nó.

- Có hiệu lực thi hành từ khi văn bản có hiệu lực, nhưng không gian và thời
gian không xác định cụ thể.
- Theo điều 6 luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (sửa đổi) thì trong
phần số và ký hiệu tắt phải có năm ban hành và ghi đủ 4 số, rồi mới ghi các ký hiệu
tắt khác.
I.3.2. Văn bản cá biệt:
Văn bản cá biệt là văn bản do chủ thể có thẩm quyền ban hành theo thủ tục,
trình tự nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật nhằm đưa ra quyết định cá biệt cho
từng trường hợp cụ thể như: Đề bạt, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, xác định
quyền và nghĩa vụ pháp lý cụ thể.
Văn bản cá biệt có những đặc điểm sau:
- Do cơ quan (hoặc chức danh) có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình
tự, tên loại văn bản nhất định.
- Nội dung văn bản nhằm áp dụng quy phạm pháp luật đưa ra quy tắc xử sự
riêng, nhằm giải quyết công việc cụ thể.
- Chỉ đích danh đối tượng phải thi hành.
Trang 5/15


- Được thực hiện 1 lần.
- Hiệu lực không gian, thời gian được xác định rõ trong văn bản.
- Không có năm ban hành trong phần số văn bản và ký hiệu tắt.
I.3.3. Văn bản hành chính thông thường:
Văn bản hành chính thông thường là các văn bản được sử dụng trong các cơ
quan: Đảng, Nhà nước, đoàn thể, tổ chức khắc phục vụ việc giải quyết các quan hệ
giao dịch, trao đổi công tác, nêu các yêu cầu để kết hợp với nhau cùng giải quyết,
ghi chép sự việc, hiện tượng xảy ra trong hoạt động của cơ quan, đơn vị...
- Xét về giá trị pháp lý, văn bản hành chính thông thương tuy thấp hơn văn
bản quy phạm pháp luật nhưng nó có ý nghĩa pháp lý cụ thể trong quá trình quản lý
Nhà nước.

Những văn bản hành chính thông thường là những phương tiện, công cụ
thường xuyên được sử dụng trong quản lý Nhà nước, số lượng nhiều thể loại
phong phú.
Văn bản hành chính thông thường có những đặc điểm sau:
- Thẩm quyền ban hành gồm tất cả các cơ quan, đơn vị.
- Nội dung có chứa đựng thông tin quy phạm của Nhà nước.
- Nhằm cụ thể hoá và thực thi văn bản quy phạm pháp luật hoặc giải quyết
những tác nghiệp trong quản lý.
I.3.4. Văn bản chuyên môn, kỹ thuật:
Văn bản chuyên môn và kỹ thuật là loại văn bản mang đặc thù chuyên môn
và kỹ thuật rất cao, do các cơ quan chuyên môn và các cơ quan kỹ thuật ban hành
nhằm để quản lý các lĩnh vực chuyên môn và kỹ thuật.
Văn bản chuyên môn và kỹ thuật có đặc điểm sau:
- Do cơ quan chuyên môn và kỹ thuật ban hành.
- Mang đặc thù chuyên môn và kỹ thuật cao.
- Được hình thành bộ văn bản gồm nhiều trang, nhiều khổ giấy, nhiều chất
liệu khác nhau.

Trang 6/15


Tóm lại: Văn bản quản lý Nhà nước được chia làm 4 loại chính như trên.
Trong từng loại đó lại có rất nhiều loại hình văn bản khác nhau. Thí dụ văn bản
quy phạm pháp luật có tới 11 loại, văn bản hành chính thông thường có tới trên 20
loại, văn bản chuyên môn kỹ thuật có rất nhiều loại khác nhau (hàng trăm loại). Hệ
thống văn bản quản lý Nhà nước, là sản phẩm của quá trình quản lý Nhà nước, là
chứng cứ để đánh giá về hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước. Nó có vai trò hết
sức quan trọng, là một trong hình thức chủ yếu để quản lý Nhà nước.
II. Các yêu cầu của một văn bản quản lý nhà nước:
II.1. Văn bản quản lý Nhà nước ban hành phải đúng thẩm quyền:

Thẩm quyền ban hành văn bản gồm thẩm quyền pháp lý và thẩm quyền
chuyên môn. Mỗi cơ quan, đơn vị trong hệ thống bộ máy Nhà nước có thẩm quyền
nhất định được Nhà nước quy định cho phép ban hành một số loại văn bản nhất
định, để điều chỉnh một số mối quan hệ nhất định.
Thí dụ: Quốc hội được quyền ban hành 3 loại văn bản quy phạm pháp luật
là: Hiến Pháp, Luật (bộ luật), Nghị quyết; UBND huyện có quyền ra quyết định
cấp giấy quyền sử dụng đất,... Đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật được
Nhà nước quy định thẩm quyền rất chặt chẽ (theo luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật 1996 (sửa đổi).
Các thủ trưởng của các cơ quan từ trung ương đến cơ sở đều có quyền ban
hành các văn bản cá biệt để điều chỉnh các mối quan hệ thuộc thẩm quyền quản lý
của mình.
Thí dụ: Chủ tịch nước ban hành lệnh ân xá cho các phạm nhân, chủ tịch xã
cấp giấy kết hôn, chứng sinh, thủ trưởng cơ quan ra quyết định khen thưởng, kỷ
luật cán bộ, công chức trong cơ quan.
Văn bản chuyên môn và văn bản kỹ thuật chỉ do các cơ quan chuyên môn
hoặc cơ quan kỹ thuật mới có thẩm quyền ban hành.
Thí dụ: Chỉ có Bộ tài chính mới có quyền ban hành “hoá đơn đỏ” , chỉ có Bộ
y tế mới có quyền ban hành y bạ, mẫu bệnh án ; Chỉ có Bộ giáo dục mới có quyền
ban hành mẫu học bạ của học sinh các cấp.
Trang 7/15


Còn văn bản hành chính thông thường thì như phần đặc điểm của nó đã trình
bày là: Tất cả các cơ quan, các đơn vị đều có thẩm quyền ban hành để giải quyết
một số vấn đề trong quản lý như trao đổi thông tin, ghi chép,...
II.2. Yêu cầu nội dung:
Một văn bản quản lý Nhà nước ban hành phải đảm bảo được một số yêu
cầu về nội dung sau:
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với cơ

chế hiện hành.
- Đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi cần điều chỉnh.
- Phù hợp với văn bản cấp trên, không chồng chéo, phù hợp với thực tế
khách quan, đáp ứng được nguyện vọng quần chúng nhân dân.
- Ban hành kịp thời.
- Nội dung văn bản phải có mục đích, đảm bảo tính khoa học, tính đại
chúng, tính bắt buộc thực hiện, tính khả thi và phải đảm bảo tính chuẩn mực.
II.3. Văn bản quản lý Nhà nước phải đúng thể thức Nhà nước quy định:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02
năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Thể thức của văn bản quản lý Nhà nước là các yếu tố cấu thành một văn bản.
Để nghiên cứu thể thức của văn bản chúng ta có thể chia văn bản thành những yếu
tố, những phần khác nhau cho phù hợp với mục đích và phương pháp nghiên cứu.
Với yêu cầu và mức độ của đề tài này thì văn bản có thể chia thành 9 yếu tố sau:
(1). Quốc hiệu và tiêu ngữ: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh
phúc”.
Trang 8/15


Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ

13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm;
được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa,
giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền,
có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh
Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
(2) . Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả)
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng
Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ
quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên
của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, ví dụ:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NAM ĐỊNH

Trang 9/15