CHƯƠNG III.PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

CHƯƠNG III.
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
3.1. Văn bản hành chính thông thường.
3.1.1. Quyết định.
a) Khái niệm, nội dung:
Quyết định là văn bản được cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, cá nhân
có thẩm quyền ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành
hoạt động, quy định chế độ làm việc và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của cơ
quan, tổ chức đó.
Quyết định còn để giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể.
(như các quyết định lên lương, khen thưởng , kỷ luật, điều động, bổ nhiệm..) gọi là
quyết định ban hành trực tiếp
Quyết định còn được ban hành nhằm hợp lý hóa các văn bản phụ như điều lệ quy
chế, quy định... và các phụ lục kèm theo (nếu có). Gọi là quyết định ban hành (gián
tiếp)
b) Bố cục.
- Phần mở đầu:
+ Quốc hiệu;
+ Tên cơ quan ban hành;
+ Số và kí hiệu:
Số: .../ QĐ - Viết tắt tên cơ quan ban hành
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành;
+ Tên loại văn bản: QUYẾT ĐỊNH
+ Trích yếu nội dung;
- Phần triển khai:
+ Thẩm quyền ban hành quyết định; cá nhân, tổ chức (Hiệu trưởng, Chủ tịch
hội đồng...)
+ Căn cứ ban hành: Nhóm thẩm quyền ban hành, viện dẫn văn bản quy định cơ
cấu tổ chức, chức năng quyền hạn của cơ quan, cá nhân. Nhóm căn cứ nội dung quyết
định, (Các văn bản PL và VB HC khác có liên quan.). Cơ sở thực tiễn: Nhu cầu, năng

lực, xét đề nghị của ....)
+ Loại hình mệnh lệnh: QUYẾT ĐỊNH:
36


Nội dung Quyết định được viết theo văn điều khoản. Điều 1về nội dung của
quyết định, hệ quả pháp lý liên quan đến nội dung. Điều 2, quyền lợi, hiệu lực văn
bản, xử lý văn bản (Có thể tách thành 2 điều). Đìều 3 (hoặc cuối) nói về đối tiếp nhận.
Khi quyết định ban hành kèm theo một văn bản khác thì thường không quá 5
điều, trong đó Điều 1 là: “Ban hành kèm theo Quyết định này ...(Quy chế.)..”. Các
điều được trình bày cô đọng không dùng các câu và từ chuyển tiếp; sắp xếp theo trình
tự nhất định.
- Phần kết:
+ Thẩm quyền kí: Hình thức đề kí; Thủ trưởng kí hoặc phó thủ trưởng kí thay;
Ký thay mặt tập thê (tổ chức) TM;
+ Con dấu của cơ quan ban hành;
+ Nơi nhận.
c) Mẫu Quyết định (phần cuối)
Ví dụ: Dựa vào thông tin cho dưới đây hãy soạn một Quyết định tuyển dụng và
bố trí công tác cho Ông: Nguyễn văn A; Kỹ sư Cầu đường bộ; công tác tại Khoa
Công trình. Trường Đại học Công nghệ GTVT, trực thuộc Bộ GTVT,
Tại: Hà Nội từ ngày 01 tháng 04 năm 20...
Ngạch: Giảng viên;

Mã ngạch: 15.111,

Mức lương: bậc 1/9 hệ số lương: 2,34.
3.1.2. Báo cáo
a) Khái niệm, nội dung.
Là VB trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên quyết
định quản lý phù hợp.
Báo cáo phải có nội dung trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời. Báo cáo có loại
thường kỳ, đột xuất; báo cáo sơ kết, tổng kết; báo cáo chuyên đề.
b) Bố cục:
- Phần mở đầu;
Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn
bản (ô 3)
Số:…../ BC- Viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắt đơn vị soạn thảo (nếu cần);
Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); Tên loại văn bản: BÁO CÁO; trích yếu nội dung
Báo cáo (ô 5a) ;
- Phần triển khai: (Ô 6)
37


+ Đặt vấn đề: Nêu điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao,
hoàn cảnh thực hiện
+ Nội dung báo cáo:
Kiểm điểm việc đã làm, đã hoàn thành, chưa hoàn thành; ưu khuyết điểm trong
quá trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công thất bại, phương
hướng
Báo cáo trung thực không thêm bớt, không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật;
khách quan đánh giá tình hình, có thông tin cụ thể trọng điểm.
Có thể dùng biểu mẫu, sơ đồ, bảng đối chiếu để minh họa cho các luận điểm làm
tăng độ tin cậy của báo cáo.
Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc cụ thể không cầu kỳ khoa trương sa vào chi
tiết rườm rà. Báo cáo là VB mô tả chứ không phải suy luận, không đưa ra luận giải
mang tính sáng tạo mà chỉ được trình bày những đánh giá, nhận định dựa trên kết quả
đã mô tả. Các vấn đề đươc ra phải được mô tả đầy đủ chính xác, có tính khái quát,
đồng thời phải cụ thể.

Khi sọan thảo, nhiều khi phải theo mẫu quy định của cấp trên (nơi nhận báo cáo).
Người báo cáo không tự ý cắt bỏ các yêu cầu, thay đổi cột mục đã quy định.
Trong trường hợp không có mẫu quy định, người viết báo cáo phải tự xác định lấy
các yêu cầu nội dung và thu thập tài liệu viết một báo cáo tương ứng với thực trạng
công tác.
+ Kết thúc: Nêu phương hướng, giải pháp khắc phục tồn tại trong hoạt động tiếp
theo, nhận định triển vọng, kiến nghị.
Một báo cáo phải nêu được 2 yếu tố: tường trình vấn đề và kiến nghị về vấn đề.
- Phần kết:
+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu.
+ Nơi nhận: (9b) Ghi gửi các nơi để báo cáo….; Lưu bộ phận, có thể tên người
đánh máy, số lượng nhân bản.
+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;
c) Phần kỹ thuật trình bày, mẫu theo mẫu quy định.
Ghi chú: Các Báo cáo (nếu không quy định mẫu) thường viết theo các mục
I.

Nội dung kết quả công tác đã thực hiện

II.

Nguyên nhân, tồn tại

III.

Phương hướng công tác thời gian ….

IV.

Kiến nghị.

38


3.1.3. Tờ trình
a) Khái niệm, nội dung.
Tờ trình là VB đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt. Đó có
thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu
chuẩn, định mức hoặc một đề nghị bổ sung, bãi bỏ văn bản đã lỗi thời hoặc vấn đề
không còn phù hợp…
b) Bố cục.
- Phần mở đầu:
Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn
bản (ô 3)
Số:…../ TTr- Viết tắt tên cơ quan ban hành;
Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); Tên loại văn bản: TỜ TRÌNH; trích yếu nội dung
tờ trình (ô 5a); kính gửi… (cơ quan cần trình)
- Phần triển khai: (Ô 6)
+ Đặt vấn đề: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích căn cứ, nội dung
thực tế làm nổi bật nhu cầu cấp thiết của vấn đề trình duyệt.
+ Nội dung trình:
Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ
ràng, không phân tích chung chung; các luận cứ kèm theo tài liệu có thông tin trung
thực, độ tin cậy cao. Phân tích phản ứng có thể xảy ra quanh vấn đề đề nghị, những
khó khăn, thuân lợi khi triển khai, biện pháp khắc phục được trình bày khách quan,
tránh nhận xét chủ quan thiên vị. nêu ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới đối với sản
xuất, đời sống, công tác, quản lý.
+ Kết thúc: Nêu những kiến nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất đã nêu sớm
được thực hiện. Có thể nêu một vài phương án để cấp trên duyện chọn. Kiến nghị phải
xác đáng. Tờ trình có thể kèm theo các văn bản phụ đính kèm để minh họa.

- Phần kết:
+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu.
+ Nơi nhận: (9b) Như kính gửi; nơi nhận để báo cáo, để biết; lưu bộ phận, có thể
tên người đánh máy, số lượng nhân bản.
+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;
c) Phần kỹ thuật trình bày, mẫu theo mẫu của VB thông thường khác.
3.1.4. Thông báo.
a) Khái niệm, nội dung,
Là VB thông tin về các hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, xã hội.
39


Nội dung: Thông báo một hoặc vai vấn đề tong hoạt động công vụ được tạo nên
do một VB quy phạm pháp luật ban hành.
Thông báo một số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra.; thông báo kế
hoạch, những đề nghị mới
Thông báo về kết luận, nội dung hội nghị, cuộc họp..
Thông báo không trình bày phần lý do hoặc mô tả tình hình, không sử dụng cách
hành văn lập luận hay biểu cảm.
b) Bố cục:
- Phần mở đầu;
Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn
bản (ô 3 )
Số:…../ TB- Viết tắt tên cơ quan ban hành;
Địa danh, ngày tháng năm (ô 4);Tên loại văn bản: Thông báo; trích yếu nội dung
thông báo ( ô 5a) ;
- Phần triển khai: (Ô 6)
+ Đặt vấn đề: không trình bày lý do mà giới thiệu trực tiếp những vấn đề cần
thông báo.
+ Nội dung thông báo (giải quyết vấn đề):

Đối với thông báo truyền đạt chủ trương chính sách, quyết định chỉ thị cần nhắc
lại tên VB cần truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản và yêu cầu cần quán triệt, thực
hiện.
Đối với thông báo kết quả hội nghị cuộc hpọ phải nêu ngày giờ họp, thành phần
tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, nghị quyết, quyết định.
Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ,
những yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng triển khai, thực hiện.
Đối với nội dung thông tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động, quản lý, lý do
tiến hành và thời gian tiến hnàh hoạt động đó.
Đối với thông báo về kết luận của cấp có thẩm quyền cần nêu rõ họ tên của người
thuộc cấp đó, nội dung cuộc họp đưa đến kết luận, thnàh phần của báo cáo viên, nội
dung của kết luận và chỉ rõ các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành.
Thông báo viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết
+ Kết thúc vấn đề: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người
đọc hoặc nội dung xã giao cám ơn nếu cần.
- Phần kết:
+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu .
40


+ Nơi nhận: (9b) Ghi gửi các nơi có trách nhiêm để thực hiện, để phối hợp, để
báo cáo….; Lưu bộ phận, có thể tên người đánh máy, số lượng nhân bản.
+ Đóng dấu chỉ mức độ khẩn nếu có.
+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;
c) Phần kỹ thuật trình bày. Mẫu thông báo giống VB thông thường khác.
3.1.5. Biên bản.
a) Nội dung, phân loại
- Biên bản là VB HC dùng để ghi chép lại nghững sự việc đã xảy ra hoặc đang
xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến thực
hiện.

- Phân loại: Biên bản nhiều thể loại.
+ Biên bản hội nghị, cuộc họp: dùng để ghi chép lại diễn biến của hội nghị, cuộc
họp.
Nội dung gồm 2 phần:
* Phần dẫn: Giới thiệu mục đích cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham
dự, chương trình nghị sự, chủ tọa, thư ký, giới thiệu đại biểu tham dự.
* Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu
quyết thông qua các văn kiên, lời kết thúc và bế mạc. Phải ghi tóm tắt nội dung, họ tên
người phát biểu, góp ý; nếu có văn bản thì ghi “xem văn bản kèm theo’…
Biên bản hội nghị là 1 bộ phận cấu thành hồ sơ hội nghị và cần ban hành đúng
quy định.
+ Biên bản sự việc xảy ra: Ghi thời gian địa điểm lập biên bản, thành phần tham
dự, diễn biến vụ việc xảy ra, kết luận bước đầu về nguyên nhân xảy ra sự việc, ai chịu
trách nhiệm chính.
+ Biên bản bàn giao, nghiệm thu công việc: Ghi căn cứ của việc bàn giao, ngày
tháng năm, địa điểm, thành phần tham gia và những nội dung bàn giao, nghiệm thu.
Biên bản nghiệm thu nghiều khi theo tính chất và loại công việc có mẫu quy định
riêng.
+ Các loại biên bản khác: gồm biên bản xử lý (vi phạm), hòa giải...
- Ví dụ nội dung chi tiết:
+ Đối với biên bản Bàn giao công việc, phần triển khai có các nội dung chính:
Căn cứ vào quyết định, chủ trương chỉ đạo tại văn bản... của …về vấn đề….
Địa điểm; Ngày tháng năm tiến hành bàn giao;
Các bên bàn giao, ai giao, ai nhận;
41


Nội dung bàn giao: Nhân sự, tổ chức, tài liệu, cơ sở vật chất, công việc đang triển
khai, các công việc khác có liên qua,
Số lượng các biên bản lập để gửi các nơi;

Thời gian kết thúc;
Ký xác nhận về bàn giao giữa các bên; Xác nhận cấp ra quyết định bàn giao (có
ký, đóng dấu theo quy định)
Khi lập theo mục I nội dung (gồm gì)
II Những việc khác.
Biên bản này lập thành.. gửi các bên có liên quan:
……………
Biên bản lập tại….. vào hồi ….giờ…ngày..tháng.. năm….
Các đại diện ký
Xác nhận của cơ quan (cấp) ra quyết định (ký và đóng dấu) nếu cần
+ Biên bản Hội nghị cuộc họp: Thời gian, địa điểm; lý do, mục đích tiến hành;
thành phần tham dự, chủ tọa, thư ký; Khai mạc; phần báo cáo, ai báo cáo, nội dung;
thảo luận góp ý kiến, phát biểu..; kết thúc ngày giở; ký biên bản. Ghi theo các mục.
+ Biên bản xử lý: Ngày tháng năm, địa điểm xử lý vi phạm;
Họ tên, chức trách những người có mặt;
Hành vi vi phạm, mức độ vi phạm, mức độ thiệt hại;
Ý kiến của đương sự, của người bào chữa làm chứng;
Ý kiến của đại diện tổ chức công đoàn, đơn vị;
Kết luận về hình thức xử lý vi phạm, mức độ thiệt hại, mức bồi thường và phương
hướng bồi thường;
Đương sự, đại diện các bên, người có thẩm quyền ký vào biên bản. Các bên có
quyền bảo lưu ý kiến của mình (ý kiến khi phát biểu). Nếu không ký phải ghi lý do.
Chú ý biên bản xử lý là bằng cứ để ban hành các quyết định tương ứng, không sử
dụng để thay thế cho những văn bản đưa ra quyết định quản lý về vấn đề này.
b) Bố cục. (Nói chung giống như VB khác)
- Phần mở đầu;
Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn
bản (ô 3)
Số:…../ BB- Viết tắt tên cơ quan lập biên bản
Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); Tên loại văn bản: BIÊN BẢN; trích yếu nội dung

Biên bản (ô 5a) ;
42


- Phần triển khai: (Ô 6)
+ Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham dự.
+ Nội dung: ghi diễn biến sự việc
Nội dung ghi chính xác, cụ thể, trung thực không thêm bớt, không suy diễn chủ
quan, đi vào trọng tâm, trọng điểm, không lan man.
Biên bản có thể ghi chép chi tiết đầy đủ các biểu hiện liên quan đến sự kiện, đặc
biệt là đối với cuộc bàn giao, kiểm tra..Có thể ghi chép tổng hợp hoặc theo cách điền
vào cột mục có sẵn
Ghi biên bản phải đảm bảo yêu cầu: Trung thực, khách quan, chính xác và đầy
đủ.
+ Kết thúc: Ghi thời gian kết thúc.
- Phần kết:
+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người ký, ít nhất có 2 người.
Con dấu đóng trên chữ ký của người chủ tọa phiên họp và chức danh
+ Nơi nhận: (9b) Ghi gửi các nơi để báo cáo….; Lưu bộ phận,
+ Các yếu tố khác nếu có.
c) Kỹ thuật trình bày. Mẫu soạn thảo giống như các văn bản có tên khác với các
thành phần, nội dung đã nêu trên.
3.1.6. Công văn
a) Nội dung, phân loại:
Công văn là loại văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt
động giao dịch, trao đổi công tác … giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các
nhiệm vụ có liên quan. Có thể trong nội bộ một cơ quan.
Các nội dung chủ yếu:
- Thông tin 1 hoặc nhiều vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do 1 văn
bản quy phạm pháp luật đã ban hành.

- Hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên;
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xắp tới; (mở lớp học, bồi dưỡng…)
- Xin ý kiến một vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;
- Trình bày kế hoạch mới, đề nghị kế hoạch lên cấp trên;
- Đề nghị xác nhận các vấn đề có liên quan đến cơ quan, đơn vị;
- Thăm hỏi, cảm ơn…

43


Phân loại Tùy từng loại nội dung có các loại công văn Hướng dẫn, giải thích,
phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề xuất, đề nghị , thăm hỏi, cảm ơn, chối từ…( trình bày
kỹ trong mẫu các loại công văn)
b) Bố cục chung.
Luôn đảm bảo một thể thức chung nhất
- Phần mở đầu;
Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn
bản (ô 3) Số:…../ Viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắt đơn vị soạn thảo;
Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); Đề Kính gửi (ô 9a).
- Phần triển khai: (Ô 6)
Nội dung của công văn:
+ Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành.
+ Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết nội dung cần trình bày cụ thể, rõ
ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Cách hành văn cần phù hợp với các loại công
văn; đảm bảo tính thuyết phục nhằm cho người đọc tin vào điều công văn đã nêu, tạo
điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải quyết các vấn đề nêu ra.
+ Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung đã nêu, hoặc làm
sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cần
thiết. phần này có thể mang sắc thái biểu cảm như:
Rất mong nhận được văn bản góp ý của quý cơ quan cho đề án của chúng tôi.

Xin trân trọng cảm ơn! (chân thành cảm ơn).
Hoặc: Chúc các đồng chí sớm khắc phục hậu quả trận lụt vừa qua để ổn định
cuốc sống nhân dân.. Gửi tới các đồng chí lời chào thân ái!
- Phần kết.
+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu.
+ Nơi nhận: (9b) Ghi gửi các nơi có trách nhiêm để thực hiện, để phối hợp, để báo
cáo….; Lưu bộ phận, có thể tên người đánh máy, số lượng nhân bản.
+ Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật nếu có.
+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;
c) Kỹ thuật trình bày. Theo mẫu
- Nội dung một số loại công văn
(a) Công văn đề nghị, yêu cầu:
Khái niệm: Là VB của cơ quan cấp dưới gửi cấp trên hoặc ngang cấp, ngang
quyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu để giải quyết vấn đề nào đó có liên quan
đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn.
44


Cần phân biệt loại công văn này với tờ trình. (yêu cầu ngang cấp dùng công
văn; Cấp trên yêu cầu cấp dưới bằng công văn, cấp dưới đề nghị ở mức độ xin thực
hiện một vấn đề, xem thêm về tờ trình).
Nội dung gồm:
+ Phần mở đầu: Lý do mục đích đề nghị, yêu cầu, dựa vào các VB nào. Ví dụ:
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho (lý do đề nghị) công tác kiểm tra….
+ Giải quyết vấn đề: Nêu thực trạng, tình hình dẫn đến cần đề nghị, yêu cầu; Nội
dung cụ thể; thời gian, cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó.
Cần lập luận chặt chẽ về đề nghị yêu cầu. Các đề nghị có tính hợp pháp, hợp lý,
có tính khả thi.
Hiện nay việc kiểm tra bị buông lỏng đã ảnh hưởng đến………
Để giải quyết vấn đề nêu trên….(đơn vị, tổ chức ) đề nghị (yêu cầu)….

…. (diễn giải lập luận..)
+ Phần kết luận: Thể hiện sự mong mỏi được quan tâm, xem xét đề nghị, yêu cầu
đó.
Vậy chúng tôi (cơ quan) kính đề nghị (tổ chức, ai) xem xét quan tâm giải quyết
giúp đỡ. Nếu có khó khăn hoặc vấn đề gì đề nghị Quý cơ quan cho chúng tôi biếp kịp
thời.
Xin chân thành cảm ơn./.
(b) Công văn chỉ đạo
Khái niệm: Là VB của cơ quan cấp trên thông tin cho cấp dưới cần triển khai, cần
thực hiện. Nội dung gần như chỉ thỉ.
Nội dung gồm:
+ Phần đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu cần triển khai, phải thực hiện
Để tiến hành tổng kết năm học…và phương hướng, kế hoạch công tác năm học…
Ban giám hiệu yêu cầu các …. Chuẩn bị nội dung như sau.
+ Phần giải quyết vấn đề: Nêu yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp áp
dụng để đạt yêu cầu đó. Hành văn dứt khoát, mệnh lệnh rõ ràng, nhất quán: phương
thức thực hiện chỉ dẫn cụ thể.
Nêu các yêu cầu phải thực hiện 1 Nêu tình hình thực hiện kế hoạch….
2 Nêu kết quả các mặt công tác chủ yếu…..
3 …….
4 Phương hướng……
+ Phần kết luận: Nêu yêu cầu cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết quả cho
cấp chỉ đạo; Chỉ rõ tiến độ thực hiện công việc.
45


Các đơn vị phải gửi báo cáo về phòng TCCB nhà trường trước ngày…
Hoặc; Giao cho ... kết hợp với… tổng hợp và dự thảo báo cáo gửi về…. chậm
nhất là ngaỳ ……./.
(c) Công văn hướng dẫn:

Khái niệm: Là VB hướng dẫn thực hiện các văn bản của cấp trên, VB quy phạm
pháp luật.
Nội dung gồm:
- Đặt vấn đề: Nêu tên loại VB, trích yếu cần được hướng dẫn hoặc khái quát vấn
đề cần hướng dẫn. Việc trích dẫn phải rõ ràng, chỉ rõ tên loại, thẩm quyền ban hành.
Nếu hướng dẫn nhiều Vb thì thứ tự theo thời điểm ban hành hoặc theo tính chất vụ
việc theo phương diện nguyên nhân- kết quả.
Thực hiện Nghị định số……..của…..về……đã có nhiều bộ phận áp dụng sai hoặc
khó khăn khi áp dụng……( đơn vị) cần hướng dẫn một số vấn đề…….như sau;
- Giải quyết vấn đề: (Nêu nội dung cần hướng dẫn)
Nêu rõ nguồn gốc xuất xứ của chủ trương, chính sách… cần được hướng dẫn thực
hiện. Phân tích mục đích, ý nghĩa tác dụng của các vấn đề về các mặt, nêu cách thức
thực hiện. Hướng dẫn phải làm sáng tỏ vấn đề, không máy móc nhắc lại nội dung
trong văn bản cần hướng dẫn, nhất là không đưa ra giải pháp trái ngược với văn bản
được hướng dẫn. Các thuật ngữ phải dùng thống nhất. Lập luận chặt chẽ.
- Phần kết luận: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, các nhân liên quan; Có
vướng mắc phản ánh để giải quyết.
Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì vướng mắc (chưa rõ) đề nghị……phản
ánh bằng văn bản về……. theo địa chỉ… hoặc gặp trực tiếp tại…..
Văn bản này thay cho văn bản………..( nếu trước đó đã có Vb về vấn đề này).
(d) Công văn đôn đốc nhắc nhở:
Khái niệm: Là VB của cấp trên gửi cấp dưới để nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động
thi hành nhiệm vụ, hay chấp hành vấn đề về chính sách…mà đã yêu cầu thực hiện.
Nội dung gồm:
- Đặt vấn đề: Nêu tóm tặt nhiện vụ được giao, Vấn đề chấp hành pháp luật... mà
đã yêu cầu thực hiện. Có thể nêu ưu nhược điểm khi thực hiện, nhắc lại chủ trường
nhiệm vụ phải thực hiện. Nêu rõ theo các văn bản đã chỉ đạo thực hiện. (số, trích yếu,
ngày...thẩm quyền)
Thực hiện chủ trương của…. (hoặc Thực hiện chỉ thị về tiết kiệm….số .. ngày….
Của……đơn vị đã triển khai thực hiện………Nhiều bộ phận đã thực hiện nghiêm

chỉnh Tuy nhiên còn nhièu….. chưa nghiêm chỉnh chấp hành…..

46


- Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện, đề ra các biện pháp
thực hiện, thời gian thực hiện, Các sai lệch cần chấn chỉnh sửa chữa. Giao trách nhiệm
cụ thể cho đơn vị, bộ phận trực tiếp thực hiện, giám sát kiểm tra. Mệnh lệnh dứt khoát
tránh nước đôi (Nhiệm vụ có thể hoàn thành vào…; Công việc được giao phải hoàn
thành đúng thời hạn)
- Phần kết luận: Yêu cầu cơ quan, cá nhân có trách nhiệm triển khai kịp thời báo
cáo kết quả vào thời hạn cụ thể.
Đơn vị phải định kỳ báo cáo vào……( trước ngày 15 tháng cuối quý) .
Các đơn vị cần khẩn trương thực hiện các nhiệm vụ được giao. Trong quá trình
thực hiện có vướng mắc… phản ánh về…….. để giải quyết./.
(e) Công văn phúc đáp:
Khái niệm: Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức,
cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản
này.
Nội dung gồm:
- Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành. Thông thường bằng cụm từ: Thực hiện
công văn số..; Phúc đáp công văn số…; Chúng tôi đã nhận được công văn số…
- Giải quyết vấn đề: trình bày yêu cầu giải quyết. nội dung cần trình bày cụ thể, rõ
ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề.
- Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung đã nêu, hoặc làm sáng
tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cần thiết.
Phần này có thể mang sắc thái biểu cảm như: Đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn
đề gì chưa rõ, chưa thỏa đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời.
3.1.7 Hợp đồng
a) Khái niệm, phân loại.

- Hợp đồng là sự thoả thuận (thường bằng văn bản) bị ràng buộc về pháp lý và có
hiệu lực về việc sẽ thực hiện hay không thực hiện một điều gì đó. Nó xác lập, thay đổi
hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia được bảo đảm của pháp luật.
Hợp đồng được pháp luật quy định thể hiện bằng văn bản có công chứng hoặc
chứng thực, phải đăng ký hặc xin phép thì phải tuân thủ theo các quy định đó.
- Phân loại Hợp đồng: Dựa trên các tiêu chí để phân loại
+ Căn cứ vào chủ thể pháp nhân là Tổ chức, tổ hợp, gia đình, cá nhân
+ Căn cứ vào mục đích của hợp đồng gồm:
* Hợp đồng kinh tế là hợp đồng xác lập các quan hệ về kinh tế;

47


* Hợp đồng kinh doanh là hợp đồng trong đó chủ thể kinh tế sử dụng để thực hiện
các hoạt động kinh tế của mình; Hợp đồng xác lập về kinh doanh và kinh doanh giữa
các bên nhằm thu lợi nhuận cao nhất.
Gồm các nhóm HĐ về mua bán hàng hóa, HĐ vận chuyển, HĐ dịch vụ (sửa chữa,
phục vụ sinh hoạt, phục vụ pháp lý.cho thuê tài sản); HĐ Nghiên cứu KH và triển khai
KT. HĐ liên doanh nước ngoài...
* Hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc
chấm dứt quyền nghĩa vụ dân sự. Nó thể hiện việc trao đổi về quyền và nghĩa vụ dân
sự giữa các công dân với công dân hoặc giữa công dân với pháp nhân, nó gắn quyền
và nghĩa vụ dân sự của mỗi bên.
* Có nhiều hợp đồng vừa mang tính dân sự vừa mang tính kinh tế như các đồng
về xây dựng.
Vì vậy ta ghi tên văn bản là Hợp đồng kèm theo cụ thể loại công việc (Ví dụ: Hợp
đồng mua bán hàng hóa; Hợp đồng lao động, Hợp đồng xây dựng...)
b) Hợp đồng kinh tế, kinh doanh:
Văn bản chính
- Phần mở đầu:

+ Quốc hiệu (Hợp đồng ngọai thương quy định riêng) như các VB khác;
+ Tên gọi hợp đồng: Gọi đúng theo chủng loại cụ thể (như văn bản có tên);
+ Số ký hiệu HĐ (ghi dưới tên hợp đồng bằng chữ đứng thường dùng) Viết tắt
chủng loại HĐ số…/ HĐ MHH (hợp đồng mua hàng hóa);
+ Những căn cứ xác lập HĐ Là VB pháp quy NN về điều chỉnh lĩnh vực HĐ, các
thông tư hướng dẫn thực hiện các vấn đề đó;
+ Thời gian, địa điểm ký HĐ (xác nhận sự giao dịch của các chủ thể).
- Phần thông tin chủ thể.
+ Đối với tập thể: Tên tập thể (tên theo quyết định thành lập);
Địa chỉ: chính thức số, đường, phường, quận, tỉnh thành; Số điện thoại, telex,
fax,..; Tài khoản ngân hàng; Mã số thuế;
Người đại diện ký kết: là người đứng đầu cơ quan tổ chức hoặc người được uỷ
quyền.Người được ủy quyền phải có giấy ủy quyền.)
+ Đối với các nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, chứng minh nhân dân...
Hộ khẩu thường trú, Chứng chỉ hành nghề...
Tài khoản... mở tại…
- Phần nội dung
48


Phần chính ràng buộc trách nhiệm của các bên ký kết, vì vậy các điều khoản phải
rõ ràng, cụ thể, đúng pháp luật và có khả năng thực hiện. Tùy hợp đồng có các điều
khoản:
+ Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản bắt buộc được các bên quan tâm thỏa thuận
trước tiên. Ví dụ trong mua bán hàng hóa: phải có số lượng, chất lượng, đơn giá, điều
kiện giao nhận hàng, phương thức thanh toán.
+ Điều khoản thường lệ: là điều khoản mà nội dung đã quy định trong các văn
bản quy phạm pháp luật. Có thể ghi rõ hoặc ghi chung nhất nó vẫn có giá trị pháp lý
(trách nhiệm hình sự, dân sự khi thực hiện...).
+ Điều khoản tùy nghi: Là điều khoản được đưa vào làm căn cứ về nhu cầu, khả

năng để thỏa thuận. Nó có thể chưa có trong quy định của Nhà nước hoặc có nhưng
chỉ được các bên áp dụng linh hoạt theo hoàn cảnh thực tế mà không trái pháp luật.
(Khi hoàn thành kế hoạch trước thời gian sẽ được thưởng, NN không có quy định)
- Phần ký kết
+ Số lượng bản Hợp đồng cần ký. Tùy theo yêu cầu sử dụng thanh toán, lưu. Phải
ghi thể hiện các bản đều có nội dung như nhau, giá trị pháp lý như nhau, được ký trực
tiếp.
+ Đại diện các bên ký kết: mỗi bên cử 1 người đaị diện ký. Người đại diện có đủ
thẩm quyền. HĐ có thể do 1 bên soạn thảo, các bên thỏa thuận, thống nhất và cùng ký.
Chữ ký của các đại diện phải đúng với chữ ký mẫu đã được thông báo sau khi đăng
ký. Nếu chưa đăng ký chữ ký thì không được ký.
- Văn bản phụ lục hợp đồng và biên bản bổ sung hợp đồng
+ Phụ lục hợp đồng cần thiết khi các bên cần chi tiết, cụ thể hóa trong bản hợp
đồng.
* Nội dung phụ lục không được trái với nội dung bản hợp đồng
*Thủ tục ký kết giống như hợp đồng.
* Phụ lục hợp đồng là bộ phận không tách rời hợp đồng, có giá trị pháp lý như hợp
đồng.
+ Biên bản bổ sung: Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể xảy ra các tình
huống đòi hỏi điều chỉnh một số nội dung điều khoản để thực hiện thuận lợi hơn. Biên
bản bổ sung gồm các yếu tố sau:
Quốc hiệu; Tên biên bản bổ sung; Thời gian, địa điểm lập biên bản; Các chủ thể
tham gia hợp đồng; Lý do lập biên bản; Nội dung thỏa thuận thêm bớt hoặc thay đổi
điều khoản nào..; Sự cam kết thực hiện; Ký biên bản (người có quyền hoặc ủy quyền
ký HĐ thì có quyền ký ký biên bản).
+ Biên bản thanh lý hợp đồng.
49


Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu xảy ra những tính huống dẫn đến không

thực hiện được hợp đồng thì các bên phải lập biên bản thanhh lý hợp đồng để chấm
dứt hợp đồng hoặc thực hiện xong hợp đồng, các bên không còn vướng mắc gì sẽ làm
thanh lý hợp đồng. (Đều là chấm dứt HĐ nhưng không thực hiện tiếp và thực hiện
xong)
Kết cấu thanh lý HĐ gồm: Quốc hiệu; Tên biên bản thanh lý hợp đồng; Thời gian,
địa điểm lập biên bản; Những thông tin cần thiết về các chủ thể hợp đồng; xác nhận
của các chủ thể thực hiện hợp đồng; Cam kết (không khiếu nại về thực hiện); ký kết
thanh lý (người ký HĐ sẽ ký thanh lý).
- Kỹ thuật soạn thảo một số loại HĐ. (Mẫu)
Hợp đồng mua bán hàng hóa; Quan trọng soạn các điều khoản chính trong hợp
đồng.
+ Đối tượng HĐ và số lượng hàng hóa: tên hàng hóa, loại hàg, mặt hàng, có hàng
rời kèm theo...
+ Điều khoản về số lượng hàng hóa: ghi số lượng chính xác rõ ràng theo đơn vị
đo lường hợp pháp do Nhà nước quy định. Trong lượng hàng, bì… Nhiều loại phải
ghi rõ từng loại, sau đó ghi tổng cộng.
+ Điều khoản về chất lượng, quy cách: Ghi rõ phẩm chất, quy cách, tiêu chuẩn kỹ
thuật, màu sắc. Tiêu chuẩn tùy theo quy định của Nhà nước, quốc tế hoặc thỏa thuận.
Không dùng các từ chung chung “hàng đúng chất lượng’, “hàng phải khô”...
+ Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu. Cần quy định rõ ràng chất liệu, hình dáng,
kích thước, mỹ thuật, in ấn mà ký hiệu...
+ Điều khoản về giao nhận hàng: thời gian giao nhận hàng, địa điểm. Phương
thức. Ghi rõ cân, đo, đếm theo đúng nguyên tắc đã thỏa thuận (chung cho khi giao,
nhận) Đều khoản sự cố khi nghiệm thu giao nhận, trách nhiệm, phương thức vận
chuyển.
+ Điều khoản bảo hành hàng hóa, hướng dẫn sử dụng. ghi rõ thời hạn bảo hành,
quy chế bảo hành, hướng dẫn sử dụng, thời hạn sử dụng …
+ Điều khoản giá cả: Thể hiện đơn vị tính giá thôn gdụng trên thi trường (theo
trong lượng, thể tích, độ dài, cái chiếc…); giá cơ sở ; giá tính vận chuyển, bảo quản,
lưu kho..; Đồng tiền tính giá: nội tệ, ngoại tệ nào.; Phương pháp định giá.

+ Điều khoản thanh toán: Đồng tiền thanh toán, tiền mặt, séc, ngân phiếu... thanh
toán bằng đổi hàng; số lần thanh toán, số tiền mỗi lần. Việc thanh toán hoàn thành khi
bên bán giao đầu đủ hàng. Hợp đồng ghi rõ thời hạnh thnah toán (sau 15 ngày giao
hàng)
+ Điều khoản trách nhiệm vật chất: Cam kết cụ thể thực hiện các điều khoản, nếu
sai thì hình thức sử lý…phạt đền bù kinh tế. Khi xảy phải lập biên bản để làm căn cứ
đền phạt.
50


+ Điều khoản về hiệu lực; HĐ có hiệu lực từ ngày…Hợp đồng chấm dứt khi lập
thanh lý hợp đồng….
+ Điều khoản khác (nếu cần).
Tùy theo HĐ gì để có điều khoản đưa ra cho phù hợp.
c) Hợp đồng lao động.
- Khái niệm: Hợp đồng lao động quy định quyền và nghĩa vụ của người lao động
và người sử dụng lao động, các tiêu chuẩn, nguyên tắc sử dụng và quản lý lao động.
Để quy định trách nhiệm của các bên trong quan hệ lao động giữa người lao động và
người sử dụng lao động, Luật Lao động đa xquy định phải ký kết hợp đồng lao động.
Phân loại: Có 3 loại hợp đồng lao động: không xác định thời hạn, Có xác định
thời hạn (1 đến 3 năm) và hợp đồng thời vụ ( dưới 1 năm hoặc hợp đồng làm 1 công
việc cụ thể thời gian dưới 1 năm). Ngoài ra còn có hợp đồng đặc biệt quy định theo
tuổi, công việc đặc biệt. (Theo quy định của Luật Lao động, Luật Công chức, Luật
Viên chức và Nghị định của Chính phủ)
- Soạn thảo nội dung hợp đồng lao động:
Bố cục giống như với hợp đồng khác, thường theo mẫu của bộ Lao động thương
binh Xã hội. Phần nội dung chú ý:
Rõ loại hợp đồng dài hạn, ngắn hạn, vụ việc; thời hạn từ.. ..đến….; Nơi làm việc
cụ thể; Chức vụ theo quy định của đơn vị (không được ghi luôn tên công việc); Công
việc ghi rõ, không được ghi chung chung; thời gian làm việc phải ghi rõ giờ quy định,

ghi rõ nếu cần huy động thêm; quy định về dụng cụ trang thiết bị làm việc; Điều kiện
làm việc có độc hại, nặng nhọc hay không. để hưởng chế độ phụ cấp;
Quyền hạn của người lao động theo pháp luật thay đổi, chấm dứt hợp đồng;
Quyền lợi người lao động hưởng lương, ngày nghỉ. Chế độ BHXH, YT. BHTN.
bồi thường, trợ cấp khi thôi việc…
Nghĩa vụ người sử dụng lao động cần được xác định cụ thể. Quyền hạn của người
sử dụng lao động cần xá định rõ theo pháp luật, quy chế pháp lý của đơn vị (điều
chuyển, kỷ luật, tạm ngưng làm việc, chấm dứt hợp đồng.)
Các điều khoản khác được hai bên sử dụng cần xác định ghi rõ ràng cụ thể. Các
điều kiện (tùy nghi) này cần theo quy định của pháp luật hiện hành.
Hợp đồng lao động thực hiện theo quy định mẫu.
3.2. Văn bản Quy phạm pháp luật.
3.2.1. Nghị định:
3.2.1.1. Nghị định là văn bản QPPL do Chính phủ ban hành để hướng dẫn thực
hiện Luật, ban hành chế độ chính sách mới hoặc sửa đổi bổ sung Nghị định đã ban
hành.
51


Khi Luật có hiệu lực sẽ có Nghị định được ban hành để hướng dẫn thực hiện.
3.2.1.2. Bố cục (như văn bản có tên khác)
Số và ký hiệu: Số:... / Năm ban hành/ NĐ-CP.
Thẩm quyền Ký ban hành TM. Chính phủ.
3.2.2. Thông tư.
3.2.2.1. Khái niệm, Nội dung của Thông tư.
Khái niệm: Thông tư là VB được ban hành để hướng dẫn thực hiện các chủ
trương chính sách do Chủ tịch nước, Chính phủ hay Thủ tướng ban hành vào các
ngành, các lĩnh vực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ hay cơ quan thuộc Chính phủ phụ
trách.
Thông tư là văn bản quy phạm pháp luật dùng để phổ biến, hướng dẫn và giải

thích các chế độ, chính sách.
Thông tư quy phạm pháp luật do các cơ quan, cá nhân sau ban hành:
1) Thông tư của Viện trưởng Viện KSNDTC được ban hành nhằm quy định các
biện pháp để đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Viện KSND các cấp,
quy định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Viện trưởng Viện KSNDTC.
2) Thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan
thuộc Chính phủ được ban hành để hướng dẫn thực hiện những quy định được Luật,
Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTV Quốc hội, Lệnh, Quyết
định của Chủ tịch nước, Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ giao thuộc phạm vi
quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách.
3) Thông tư liên tịch giữa các cơ quan cấp Bộ với nhau được ban hành để hướng
dẫn thi hành các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên có
liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chúng; giữa các cơ quan cấp Bộ
với Toà án NDTC và Viện KSNDTC, giữa toà án NDTC với Viện KSNDTC nhằm
hướng dẫn áp dụng thống nhất pháp luật trong hoạt động tố tụng và các vấn đề khác
liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó; giữa các cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền với các tổ chức chính trị - xã hôi để hướng dẫn thi hành những vấn đề khi
pháp luật quy định về tổ chức chính trị - xã hội đó tham gia quản lý Nhà nước.
3.2.2.2. Bố cục của Thông tư.
Bố cục gồm 3 phần như các loại văn bản khác
- Tên cơ quan ban hành: Viện KSNDTC, Toà án NDTC, các cơ quan cấp Bộ, các
tổ chức tham gia quản lý Nhà nước; đối với Thông tư liên tịch thì trước tên các cơ
quan liên tịch đề “ Liên tịch”;
- Số và kí hiệu:
Số:... / Năm ban hành/ TT - Viết tắt tên cơ quan ban hành ( VKS, TAND, các
cơ quan cấp Bộ, các tổ chức tham gia quản lý Nhà nước);
52


Đối với Thông tư liên tịch thì ghi kí hiệu là TTLT/ viết tắt các cơ quan soạn thảo.

- Thẩm quyền kí: Thủ trưởng kí hoặc phó thủ trưởng kí thay; đối với Thông tư
liên tịch thì tất cả các bên liên tịch cùng phải kí.
3.2.3. Chỉ thị.
3.2.3.1. Khái niệm, Nôi dung của Chỉ thị.
Khái niệm: Chỉ thị là VB quy phạm pháp luật mang tính cưỡng chế bắt buộc các
cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc quyền phải thi hành những chủ trương chính sách nêu
trong văn bản cấp trên hay các điều khoản của luật pháp.
Chỉ thị là văn bản mang tính đặc thù, truyền đạt quyết định hành chính của chủ
thể ban hành tới đối tượng tiếp nhận có mối quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể
ban hành. Chỉ thị có thể là văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Chỉ thị
quy phạm pháp luật được ban hành để quy định các biện pháp nhằm chỉ đạo, đôn đốc,
phối hợp và kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý của cơ quan
ban hành chỉ thị; để kiện toàn tổ chức, chấn chỉnh công tác, nâng cao hiệu lực quản lý
Nhà nước.
Các Chỉ thị không chứa nội dung nêu trên; Thí dụ: Chỉ thị về việc phát động
phong trào thi đua; biểu dương người tốt, việc tốt, phát động phong trào trồng cây
nhân dịp đầu xuân… là Chỉ thị cá biệt.
Chỉ thị quy phạm pháp luật do các cơ quan, cá nhân sau ban hành.
1- Chỉ thị quy phạm pháp luật của Thủ tướng Chính phủ được ban hành nhằm
quy định các biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ,
UBND các cấp trong việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước,
các quyết định của Chính phủ.
2- Chỉ thị quy phạm pháp luật của Viện trưởng Viện KSNDTC được ban hành để
đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Viện KSND các cấp, quy định
những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Viện trưởng Viện KSNDTC.
3- Chỉ thị quy phạm pháp luật của Bô trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,
thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ được ban hành để quy định các biện pháp chỉ
đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc ngành,
lĩnh vực do mình phụ trách trong việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của
cơ quan Nhà nước cấp trên hoặc của mình. Hoặc chỉ thị cụ thể công việc nào đó

không mang tính pháp luật (cá biệt)
4- Chỉ thị quy phạm pháp luật của UBND các cấp (cấp xã, phường không dùng
Chỉ thị vì đó là cấp chính quyền cơ sở) được ban hành để truyền đạt các Nghị quyết
của HĐND cùng cấp, các Quyết định của UBND, giao nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra các
cơ quan cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ.
3.2.3.2. Bố cục của Chỉ thị.
Như văn bản có tên khác
53


- Số và kí hiệu:
+ Chỉ thị quy phạm pháp luật: Số:…/ năm ban hành/ CT - Viết tắt tên cơ quan ban
hành;
+ Chỉ thị cá biệt: Số:…/ CT - Viết tắt tên cơ quan ban hành;
- Thẩm quyền ký là thủ trưởng, hoặc ký thay; của UBND thì ký TM.

PHẦN MẪU VĂN BẢN
Mẫu 1. Quyết định (quy định trực tiếp)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
Số:

(3)

/QĐ-….(4)...

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ………………….. (6) …………………..

THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7)……
Căn cứ............................................................... (8) ..............................................................;
Căn cứ............................................................... (9)...............................................................;
Xét đề nghị của .....................................................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. .................................................................(10) ..........................................................
................................................................................................................................................
Điều ... ...................................................................................................................................
................................................................................................................................................./.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (11)

Nơi nhận:
- Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. (12) A.xx (13)

(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

54


Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(3) Đối với quyết định cá biệt, không ghi năm ban hành giữa số và ký hiệu của văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.

(5) Địa danh.
(6) Trích yếu nội dung quyết định.
(7) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ
của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…, Viện trưởng Viện
…., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ
chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban
nhân dân….).
(8) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức).
(9) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.
(10) Nội dung quyết định.
(11) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…;
trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức
hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…);
trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước
chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực
hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.
(12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(13) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu 1. Quyết định (quy định gián tiếp) (*)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
___________
Số:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
_______________

/QĐ-….(3)...

…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt) ………………….. (5) …………………..
_____________________
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6)
Căn cứ............................................................... (7) ..............................................................;
Căn cứ...............................................................;
Xét đề nghị của .....................................................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
55


Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này …….. (5) .....................................
................................................................................................................................................
Điều ... ...................................................................................................................................
................................................................................................................................................./.
Nơi nhận:

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8)
(Chữ ký, dấu)

- Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10).

Họ và tên

Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như
quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án...
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung quyết định.
(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người
đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…., Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu
thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ
quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân dân….).
(7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (như ghi chú ở mẫu 1.2).
(8) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký
thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ:
TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người
đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của
người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

56


Mẫu quyết định tuyển dụng (bổ nhiệm) nhân sự.
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC (2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (1)
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:.../ QĐ-…(3)…
…(4)…, ngày…tháng…năm…

QUYẾT ĐỊNH (5)
Về việc tuyển dụng và phân công công tác cho cán bộ viên chức
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ:.............................................................................................;
Căn cứ……………………………………………………………….;
Căn cứ biên bản đánh giá của Hội đồng tuyển dụng. ……...;
Xét đề nghị của …….........................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Tuyển dụng Ông (bà):……………, về công tác tại… kể từ ngày…
Điều 2. Ông (bà) được hưởng… % mức lương khởi điểm của ngạch… mã số…
hệ số… và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành.
Thời gian tính thâm niên giữ bậc để nâng lương lần sau kể từ ngày.....
Điều 3. Thủ trưởng ….,các đơn vị trực thuộc có liên quan và ông ( bà)… chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này. /.
Nơi nhận:(9)
- Như điều 3;

..……(7)……......

-......................;

(Kí tên, đóng dấu) (8) ;

- Lưu: VT …..

Họ và tên
57

Mẫu quyết định thành lập tổ chức:
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
Số:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

/QĐ -….()….

….3, ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập….. (4)…..
THẨM QUYỀN BAN HÀNH.(5)
Căn cứ:............................ (6)..................................................................
.................................................................................................................;
Căn cứ:....................................................................................................
.................................................................................................................;
Xét nhu cầu của cơ quan, năng lực cán bộ;
Xét đề nghị của.......................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập… (4)… trực thuộc… gồm các thành viên sau đây: (có thể
theo danh sách kèm theo)
1.Ông……chức vụ…đơn vị (đang công tác)…..giữ chức vụ trong tổ chức được
thành lập.
2. Ông…… chức vụ.., đơn vị … giữ chức vụ trong tổ chức được thành lập…
3...............................................................................................................

(Phần tên có thể lập danh sách kèm theo)
Điều 2. … (4)… có chức năng, nhiệm vụ như sau:................................
(Cũng có thể ban hành riêng kèm theo)
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày......................................
Điều 4. Trưởng các phòng …đơn vị trực thuộc có liên quan và các ông (bà) có
tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. /.
58


Nơi nhận:
- Như điều 4;
- ..................;
- Lưu: VT,...

….. (7)…..
(Kí tên, đóng dấu)
Họ và tên

Chú giải:
(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức cấp trên ( nếu có). Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
Nhà nước ban hành Quyết định.
(2) Viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành Quyết định.
(3) Địa danh.
(4) Tên cơ quan, tổ chức thành lập.
(5) Nếu thẩm quyền ban hành Quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi
chức vụ người đứng đầu (Ví dụ: Bộ trưởng Bộ…, Cục trưởng Cục…, Giám đốc…, Viện
trưởng Viện…); Nếu thẩm quyền ban hành Quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ
quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (Ví dụ: Hội đồng…, Ủy
ban nhân dân…). Căn cứ và lý do ban hành Quyết định.
(6) Căn cứ thẩm quyền ban hành và lý do ban hành Quyết định

(7) Thẩm quyền kí là thủ trưởng cơ quan hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan kí thay.

59


Mẫu văn bản (ban hành kèm theo quyết định) (*)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
______________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
____________________

TÊN LOẠI VĂN BẢN (quy chế …
………………….. (1) …………………..
(Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-…….
ngày ….. tháng ….. năm 20…… của …….)
_______________
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1..........................................................................................................................
.........................................................................
Điều 2..........................................................................................................................
.........................................................................,
Chương …
………………………………………
Điều ............................................................................................................................
.........................................................................;
Chương …

………………………………………
Điều ............................................................................................................................
.........................................................................;
Điều ............................................................................................................................
........................................................................./.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A

Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có thể
bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.
60