PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ THÔNG
THƯỜNG
6.1. Soạn thảo Quyết định cá biệt
*Khái niệm
Quyết định cá biệt dùng để tổ chức, điều chỉnh đối tượng cụ thể, là phương
tiện thực hiện mệnh lệnh và nội dung quản lý ở một cơ quan, tổ chức cụ thể.
*Loại Quyết định cá biệt
-Quyết định có nhiều loại, song tựa trung có 4 nhóm Quyết định chính:
-Quyết định ban hành chính sách(đặt ra hoặc thay đổi quy định)
-Quyết định thành lập tổ chức bộ máy
-Quyết định nhân sự
-Quyết định điều chỉnh văn bản (sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ văn bản)
*Bố cục của Quyết định
Quyết định cá biệt được trình bày theo thể văn “điều, khoản”
Điều : Nội dung chính
Điều khác: Mỗi điều một nội dung hoặc tác động đến đối tượng khác nhau
Điều cuối: Là điều thi hành.
*Đặc điểm của một số Quyết định cụ thể:
+ Quyết định thành lập
-Phần căn cứ
.Nêu quyền hạn và trách nhiệm
.Nêu sự phân cấp
.Nêu đề xuất(là đơn vị cơ sở hay bộ phận chức năng)
-Phần nội dung
Điều 1:
Thành lập đơn vị (có tên gọi chính xác, đầy đủ và nếu là đơn vị kế thừa về
mặt lịch sử thì ghi xuất cứ từ nơi nào)
Điều 2:
Nêu rõ thứ bậc của đơn vị mới được thành lập trong bộ máy tổ chức
Điều 3:
Nêu chức năng nhiệm vụ

Điều 4:
Giao nhiệm vụ(nêu rõ các đối tượng phải thực hiện Quyết định)
-Phần thẩm quyền ký
Loại văn bản này thông thường là thủ trưởng cơ quan ký.
+ Quyết định bổ nhiệm
Nội dung chính:
Quyết định
v/v bổ nhiệm cán bộ
Tên cơ quan ban hành văn bản
-Căn cứ…
-Căn cứ…
-Xét yêu cầu công tác và khả năng cán bộ;
-Xét đề nghị của …
Quyết định
Điều 1: Nay bổ nhiệm ông…
Cán bộ…
Giữ chức vụ…
Điều 2: Ông…
Được hưởng phụ cấp chức vụ bằng…
Kể từ…
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3: Các đơn vị (đối tượng)
Cá nhân(đối tượng) chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
+ Quyết định điều chuyển văn bản
Phải nói rõ tên văn bản điều chỉnh, sau đó nêu cụ thể nội dung cần điều
chỉnh(nêu rõ tại điều, khoản nào). Nếu chỉ điều chỉnh một nội dung thì phải nêu:
giữ nguyên các nội dung khác của văn bản được điều chỉnh một phần. Điều cuối
cùng là trách nhiệm thi hành.
Ví dụ:
-Nếu điều chỉnh toàn bộ một văn bản

Điều 1 ghi: Bãi bỏ (hoặc hủy bỏ) Quyết định số…
Ngày…. của… về việc…
Điều 2 ghi: Ngày có hiệu lực của Quyết định (chẳng hạn quyết định này có
hiệu lực kể từ ngày ký).
Điều 3: Trách nhiệm thi hành(trình bày giống như Quyết định bổ nhiệm).
-Nếu điều chỉnh một phần văn bản
Điều 1 ghi: Nay bổ sung (hoặc sửa đổi) nội dung tại điều… của Quyết định
số…ngày…của…về việc…
Ở điều cuối của Quyết định (trách nhiệm thi hành, nếu là cá nhân thi ghi đích
danh, nếu là cơ quan thì ghi chức danh người đứng đầu).
Chẳng hạn: Giám đốc sở… chủ tịch quận và ông Nguyễn Văn A chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này.
6.2. Soạn thảo Tờ trình
*Khái niệm
Tờ trình là loại văn bản đề xuất lên cấp trên có thẩm quyền nhằm được phê
chuẩn một chủ trương, một đề án mới hoặc thay thế quy định, quy chế, định mức…
Khi cơ quan cấp trên duyệt mới được thực hiện.
Cần lưu ý rằng nếu vấn đề trình cấp trên phê duyệt không có tính chất mới
thì không lamg Tờ trình mà làm Công văn đề nghị.
*Bố cục của Tờ trình
+ Phần thứ nhất
-Nêu lý do đưa ra vấn đề trình
-Phân tích thực trạng của vấn đề trình
+ Phần thức hai
-Nêu nội dung của vấn đề trình
-Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi
-Nêu bật khó khăn, thuận lợi và đề ra các giải pháp
+ Phần thứ ba
-Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình
-Kiến nghị cấp trên phê chuẩn

Tờ trình thông thường được trình bày theo thể “văn chương mục”
Phần I, II, III…
Điểm 1, 2, 3…
6.3. Soạn thảo Công văn
*Khái niệm
Công văn là lọai văn bản dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan với cơ
quan, giữa cơ quan với công dân, giải quyết công việc vì lợi ích chung.
*Loại công văn
+ Công văn cấp trên gửi xuống cấp dưới
-Công văn chỉ đạo, yêu cầu
-Công văn đôn đốc, nhắc nhở
-Công văn trả lời, hướng dẫn
-Công văn chấp thuận, cho phép
+ Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên
-Công văn đề nghị
-Công văn xin ý kiến
-Công văn hỏi
+ Công văn ngang cấp (các cơ quan trao đổi Công văn với nhau)
-Công văn đề nghị phối hợp
-Công văn trao đổi, giao dịch
+ Công văn Nhà nước gửi cho công dân
-Công văn hướng dẫn, giải thích
-Công văn trả lời
*Bố cục của một Công văn
-Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn
-Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi
Công văn
-Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào)
*Ngôn ngữ sử dụng trong Công văn
Công văn là thể hiện văn hành chính, nên có một số đặc điểm chung như sau

đối với tất cả các loại Công văn:
Cách hành văn: Một Công văn soạn ra là nhằm giải quyết một số vấn đề.
Người viết Công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ
xoay quanh vấn đề đã nêu.
Câu văn: Đòi hỏi câu văn phải ngắn gọn. Thông thường diễn đạt bằng các
câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ).
Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành chính công vụ. Không dùng từ
quá “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa. Không dùng từ qua
nôm na, quá “bình dân”. Đặc biệt trong Công văn không dùng từ địa phương hay
tiếng lóng.
Tuy nhiên các loại Công văn cũng cần có những nết đặc thù nên khi soạn thảo cần
chú ý những đặc điểm sau về ngôn ngữ:
-Công văn đôn đốc
+ Bảo đảm tính nghiêm túc
+ Nêu hậu quả của công việc, nếu chậm trễ, quan liêu
-Công văn từ chối
Nên có túnh động viên, an ủi, song làm bật tính nguyên tắc của công việc.
-Công văn thăm hỏi
Bảo đảm tính chân thành, đặc biệt tránh khách sao, thờ ơ.
-Công văn tiếp thu
+ Cần chân thành, mềm dẻo
+ Nêu bật được lý do khách quan, chủ quan.
-Công văn hướng dẫn
Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ.
Mẫu Công Văn
Mẫu Công văn (ký thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
------------------------------
Số : ...... /UBND-......

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------------------------------------------------------------------
Về ........................................
TP. Hồ Chí Minh, ngày .... tháng .... năm 20....
Kính gửi:
- ..................................................;
- ..................................................
…….....
…........................................................................................................
………………………………………………………………………………......
............................................................................................……./.
Nơi nhận:
- Như trên;
-..............;
- Lưu: VT,
CHỦ TỊCH
(hoặc KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH)
Họ và tên
Ví dụ 1: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN HƯỚNG DẪN
Chấp hành chỉ đạo của UBND thành phố, Sở địa chính – nhà đất đã chỉnh
sửa và in mẫu mới quyết định xác lập sở hữu nhà của Nhà nước. Các quận, huyện
đã nhận mới và thực hiện hồ sơ trình UBND thành phố đã được hơn một tháng nay.
Tuy nhiên, còn một số quận, huyện, việc ghi chép chưa thể hiện đầy đủ nội
dung ghi trong Quyết định như tên đường, phường, quận ghi trên Mẫu Quyết định
in sẵn nên hồ sơ không trình UBND thành phố được.
Để cho việc trình UBND thành phố xác lập hồ sơ của Nhà nước được nhanh
chóng, đề nghị phòng quản lý đô thị quận, phòng công nghiệp xây dựng giao thông
vận tải huyện khi trình hồ sơ nên kiểm tra và ghi chép đầy đủ theo yêu cầu của

Quyết định xác lập hồ sơ nhà của Nhà nước cụ thể.
Điều 1: Nay xác lập quyền sở hữu Nhà nước đối với:
Nhà số: Nếu không có số nhà thì ghi tên cửa hàng, tên cơ sở sản xuất, bến
bãi…
Đường (Ấp): Nếu không có tên đường thì ghi tên Ấp; tổ dân phố, hương lộ…
Phường (xã, thị trấn): Ghi đầy đủ tên phường hoặc tên xã, thị trấn.
Điều 2: (đã in sẵn)
Điều 3: Chánh văn phòng UBND thành phố…
UBND quận(huyện): đề nghị ghi tên quận, huyện.
Nay, Sở địa chính – nhà đất đề nghị phòng quản lý đô thị quận, huyện, phòng
công nghiệp xây dựng giao thông vận tải thực hiện đúng tinh thần nội dung hướng
dẫn này./.
Ví dụ 2: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC
Chấp hành Chỉ thị số:… /CT-UB-TH ngày…
Của UBND thành phố… về thực hiện quy chế, chế độ báo cáo, UBND quận đã có
Công văn số:…/ UB ngày… về việc chấn chỉnh công tác thực hiện báo cáo đối với
các phòng, ban trực thuộc UBND các phường.
Đến nay, một số đơn vị đã chấp hành tốt. Tuy nhiên cũng còn tình trạng nộp
báo cáo chậm, thực hiện không đầy đủ các loại báo cáo (tuần, tháng, năm) làm ảnh
hưởng đến việc tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình phục vụ công tác chỉ đạo
điều hành của lãnh đạo quận, cũng như khôn gkịp thời báo cáo cho UBND thành
phố.
UBND quận biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo,
đồng thời phê bình nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện tốt và yêu cầu thủ
trưởng đơn vị phải quan tâm theo dõi thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định./.
Ví dụ 3: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ
Năm học 2000-2001 ngành Giáo dục – Đào tạo quận đã đóng góp nhièu
thành tích xuất sắc vào sự nghiệp giáo dục của quận và thành phố. Trong đó có
nhiều đơn vị, cá nhân đã nỗ lực phấn đấu vượt qua khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ
được giao, góp phần quan trọng vào kết quả chung của ngành Giáo dục- Đào tạo.

Để đông viên phong trào thi đua của ngành trong những năm tới, UBND
quận kính đề nghị UBND thành phố…, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng
thành phố, sở Giáo dục –Đào tạo thành phố xét khen thưởng cho các đơn vị cá nhân
thuộc ngành Giáo dục – Đào tạo quận…
<có tên theo danh sách đính kèm>
Kính mong được sự chấp thuận.